KEMENTERIAN KEUANGAN RI
Nomor: KEP- 151
DIREKTORAT JENDERAL PERBENDAHARAAN
Tanggal Penetapan:
KANTOR WILAYAH DITJEN PERBENDAHARAAN
Tanggal Revisi:
KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA
Nomor SOP: KP/SPAN/070
/PB/2013
Standar Prosedur Operasi/Standard Operating Procedures (SOP) Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Gaji Induk Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (Transisi) Dasar Hukum : 1 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan; 2 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 169/PMK.01/2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan; 3 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 4 Peraturan Menteri Keuangan Nomor 154/PMK.05/2013 tentang Pelaksanaan PilotingSistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara; 5 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-37/PB/2009 tentang Petunjuk Teknis Pengalihan Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai Negeri Sipil Pusat Kepada Satuan Kerja Kementerian Negara/Lembaga; 6 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-88/PB/2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-57/PB/2010 tentang Tata Cara Penerbitan Surat Perintah Membayar dan Surat Perintah Pencairan Dana; 7 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-19/PB/2012 tentang Petunjuk Teknis Penerapan Tanda Tangan Elektronik pada Arsip Data Komputer Surat Perintah Membayar; 8 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-32/PB/2013 tentang Pelaksanaan Piloting Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara; 9 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan mengenaiData Supplier; 10 Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan mengenaiData Kontrak.
No
Uraian Kegiatan
1.
Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Validasi Tagihan) a.
Front Office
Middle Office
Back Office
Menerima SPM dari Petugas Pengatur Dokumen/Petugas Konversi Seksi Pencairan Dana yang dilampiri: 1) Tanda Terima Konversi ADK SPM; 2) Laporan Pendaftaran/Perubahan/ Informasi Suplier; 3) Daftar nominatif untuk penerima yang lebih dari satu rekening; 4) SSP PPh Pasal 21, SSBP, dan/atau SSBP.
b.
c. d.
e.
Mengunduh ADK Resume Tagihan dari file transfer protocol (FTP), melakukan proses simpan dan ekstrak ADK dalam folder yang telah ditentukan berdasarkan Tanda Terima Konversi ADK. Mengunggah ADK Resume Tagihan ke dalam SPAN. Mengembalikan SPM berikut dokumen pendukungnya dan Tanda Terima Konversi ADK apabila ADK Resume Tagihan tidak berhasil diunggah kedalam SPAN sesuai SOP Gagal Unggah ADK Resume Tagihan. Menentukan Nomor Register Supplier (NRS) pada SPAN, berdasarkan Laporan Pendaftaran/Perubahan/Informasi Supplier.
T Y
SOP Gagal Unggah ADK Resume Tagihan
Satker
No
Uraian Kegiatan f.
g.
h.
i.
Menentukan Kelompok Bayar pada SPAN berdasarkan informasi Bank/Pos penerima pembayaran pada SPM. Melakukan proses simpan pada SPAN untuk menjalankan pengujian/validasi secara sistem. Melakukan penolakan tagihan pada SPAN apabila data tagihan tidak berhasil disimpan, dan menyampaikan SPM berikut dokumen pendukungnya kepada Subbagian Umum melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dikembalikan ke Satker sesuai dengan SOP Pengembalian SPM. Melakukan pengujian/validasi secara manual dengan menguji: 1)
Kesesuaian SPM dengan tayangan Resume Tagihan pada SPAN;
2)
Kesesuaian jumlah potongan pajak yang tercantum dalam SPM dengan nilai pada SSP.
Mengisi alasan penolakan pada SPAN apabila data tidak berhasil dalam pengujian/validasi manual, dan menyampaikan SPM berikut dokumen pendukungnya kepada Subbagian Umum melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dikembalikan ke Satker sesuai dengan SOP Pengembalian SPM. k. Memeriksa kesesuaian Kelompok Bayar dengan Detil Rekening Penerima pada SPAN. Apabila tidak sesuai, maka Kelompok Bayar harus disesuaikan. l. Melakukan proses Pengecekan pada SPAN untuk menjalankan pengujian/validasi secara sistem. m. Melakukan penolakan tagihan pada SPAN apabila tagihan tidak berhasil dalam proses Pengecekan, dan menyampaikan SPM berikut dokumen pendukungnya kepada Subbagian Umum melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dikembalikan ke Satker sesuai dengan SOP Pengembalian SPM. n. Melakukan Proses Unggah pada SPAN untuk menjalankan pengujian/validasi secara sistem dalam tabel utama SPAN. o. Melakukan pembatalan tagihan pada SPAN apabila tagihan gagal diunggah ke tabel utama SPAN atau tagihan ditolak oleh Kasi Pencairan Dana dan menyampaikan SPM berikut dokumen pendukungnya kepada Subbagian Umum melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dikembalikan ke Satker sesuai dengan SOP Pengembalian SPM.. p. Membubuhkan Nama Petugas Validasi Tagihan beserta Jam Selesai Validasi pada Tanda Terima Konversi ADK SPM dan menyampaikan: 1) Lembar ke-1 Tanda Terima Konversi ADK kepada Petugas Satker melalui Petugas Konversi; 2) Lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK beserta SPM dan dokumen pendukung kepada Petugas Review.
Front Office
Middle Office
Back Office
T
SOP Pengembalian SPM
Y
j.
T
SOP Pengembalian SPM
Y
T
SOP Pengembalian SPM
Y
T
SOP Pengembalian SPM
Satker
No
Uraian Kegiatan
2.
Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Konversi ADK)
Front Office
Middle Office
Back Office
Menerima lembar ke-1 Tanda Terima Konversi ADK SPM yang telah dibubuhi Nama Petugas Validasi Tagihan beserta Jam Selesai Validasi untuk disampaikan kepada Petugas Satker.
3.
4.
5.
Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Review) a. Menerima SPM berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM dari Petugas Validasi Tagihan. b. Memilih tagihan dari daftar kerja pada SPAN berdasarkan SPM. c. Melakukan review atas uraian SPM dengan uraian tagihan pada SPAN dan ketentuan yang berlaku. d. Menambahkan catatan pada aplikasi SPAN apabila berdasarkan hasil review terdapat ketidaksesuaian sebagai pertimbangan bagi Kepala Seksi Pencairan Dana dalam penolakan tagihan. e. Melakukan persetujuan tagihan pada SPAN dan menyampaikan SPM berikut dokumen pendukungnya kepada Kepala Seksi Pencairan Dana. Kepala Seksi Pencairan Dana a. Menerima SPM berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM dari Petugas Review. b. Memilih tagihan dari daftar kerja pada SPAN berdasarkan SPM. c. Melakukan review atas uraian SPM dengan uraian tagihan pada SPAN dan ketentuan yang berlaku serta catatan yang ditambahkan oleh Petugas Review. d. Memberikan persetujuan tagihan apabila tagihan telah sesuai dan menyampaikan SPM berikut dokumen pendukungnya kepada Petugas Review melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk dilakukan pencetakan SPPT. e. Mengisi alasan penolakan dan melakukan penolakan tagihan pada SPAN apabila berdasarkan hasil review terdapat ketidaksesuaian uraian SPM dengan uraian tagihan pada SPAN dan ketentuan yang berlaku. f. Mengembalikan SPM berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM kepada Petugas Validasi Tagihan melalui Petugas Pengatur Dokumen untuk tagihan yang telah dilakukan penolakan pada SPAN. Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Pengatur Dokumen) a. Menerima SPM berikut dokumen pendukungnya yang telah dilakukan persetujuan/penolakan tagihan dari Kepala Seksi Pencairan Dana. b. Menyampaikan SPM berikut dokumen pendukungnya kepada Petugas Review untuk SPM yang telah dilakukan persetujuan oleh Kepala Seksi Pencairan Dana.
T
Y
SOP Pengembalian SPM
Satker
No
Uraian Kegiatan c.
6.
7.
8.
Menyampaikan SPM berikut dokumen pendukungnya kepada Petugas Validasi Tagihan untuk SPM yang telah dilakukan penolakan oleh Kepala Seksi Pencairan Dana. Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Review) a. Menerima SPM berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM untuk tagihan yang telah dilakukan persetujuan oleh Kepala Seksi Pencairan Dana dari Petugas Pengatur Dokumen. b. Melakukan pencetakan SPPT pada SPAN sesuai dengan SPM. c. Menyampaikan SPPT, SPM berikut dokumen pendukungnya, dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM kepada Petugas Pengatur Dokumen. Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Pengatur Dokumen) a. Menerima SPPT, SPM berikut dokumen pendukungnya, dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM dari Petugas Review. b. Melakukan pemilahan bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) sebagai berikut: 1) Lembar ke-1 dan ke-3 digabung dengan lembar ke-2 SPM; 2) Lembar ke-4 digabung dengan lembar ke1 SPM; 3) Lembar ke-2 disampaikan kepada Pelaksana Seksi Bank. c. Menyampaikan: 1) SPPT berikut lembar ke-2 bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) kepada Pelaksana Seksi Bank; 2) SPM berikut dokumen pendukungnya, dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK SPM kepada Subbagian Umum. Pelaksana Seksi Bank a. Menerima SPPT dari Petugas Pengatur Dokumen Seksi Pencairan Dana. b. Melakukan penayangan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo pada SPAN. c. Mencetak Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank pada SPAN sesuai data kelompok bayar pada Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo. d. Melakukan pemilahanSPPT dan melampirkannya berdasarkanDaftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank. e. Membuat Permintaan Proses Pembayaran (Payment Process Request/PPR)pada SPAN sesuai kelompok bayar pada Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank. f. Melakukan review tagihan pada PPR berdasarkan SPPT. g. Menghapus tagihan dari PPR untuk SPPT yang belum diterima. h. Mengirimkan permintaan proses pembayaran pada SPAN. i. Menyampaikan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT kepada Kepala Seksi Bank.
Front Office
Middle Office
Back Office
Satker
Front Office
No
Uraian Kegiatan
9a.
Bank Operasional yang terkoneksi dengan SPAN Kepala Seksi Bank a.
b. c.
d. e.
10a.
11a.
Menerima Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT dari Pelaksana Seksi Bank. Memilih permintaan proses pembayaran yang akan diproses dari daftar kerja pada SPAN. Melakukan review permintaan proses pembayaran tagihan pada SPAN berdasarkan SPPT. Melakukan persetujuan proses pembayaran pada SPAN. Menyampaikan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT kepada Pelaksana Seksi Bank untuk dilakukan pencetakan Daftar SP2D Untuk Satker.
Pelaksana Seksi Bank a. Menerima Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPTdari Kepala Seksi Bank. b. Mencetak Daftar SP2D Untuk Satker pada SPAN dalam rangkap dua. c. Menyampaikan Daftar SP2D Untuk Satker kepada Subbagian Umum. d. Menatausahakan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT sebagai pertinggal Seksi Bank. Pelaksana Sub Bagian Umum (Back Office): a.
b.
Menerima: 1)
SPM berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK dari Petugas Pengatur Dokumen Seksi Pencairan Dana;
2)
Daftar SP2D Untuk Pelaksana Seksi Bank.
Satker
dari
Menyerahkan: 1) satu rangkap Daftar SP2D Untuk Satker, Lembar ke-2 SPM berikut satu rangkap dokumen pendukungnya, serta bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) lembar ke1 dan lembar ke-3, kepada Petugas Front Office KPPN; 2) satu rangkap Daftar SP2D Untuk Satker, Lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK, Lembar ke-1 SPM berikut satu rangkap dokumen pendukungnya, dan bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) lembar ke-4, kepada Seksi Verifikasi dan Akuntansi (untuk ditatausahakan dan diarsipkan).
c.
Mengirimkan satu rangkap Daftar SP2D Untuk Satker, Lembar ke-2 SPM berikut satu rangkap dokumen pendukungnya, dan bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) lembar ke-1 dan lembar ke-3 melalui jasa pengiriman surat apabila Satker dalam jangka waktu tiga hari tidak mengambil dokumen-dokumen tersebut..
Middle Office
Back Office
Satker
No 12a.
Front Office
Uraian Kegiatan Pelaksana Subbagian Umum (Front Office) Menyerahkan satu rangkap Daftar SP2D Untuk Satker, Lembar ke-2 SPM, berikut satu rangkap dokumen pendukungnya, serta bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) lembar ke-1 dan lembar ke-3 kepada petugas Satker.
9b.
Bank Operasional dengan SPAN
yang
tidak
terkoneksi
Kepala Seksi Bank a. Menerima Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank berikut SPPT dari Pelaksana Seksi Bank. b. Memilih permintaan proses pembayaran yang akan diproses dari daftar kerja pada SPAN. c. Melakukan review permintaan proses pembayaran tagihan pada SPAN berdasarkan SPPT. d. Melakukan persetujuan proses pembayaran pada SPAN. e. Mencetak dan menandatangani SP2D berikut Daftar SP2D per Bank Operasional (dalam rangkap dua). f.
Mengunduh dan menyimpan File Kirim Manual (Excel) SP2D ke dalam lokasi penyimpanan data yang telah ditentukan.
g. Melalui Pelaksana menyampaikan:
Seksi
Bank,
1) SP2D dan Daftar SP2D per Bank Operasional kepada Kepala Seksi Pencairan Dana; 2) SPPT dan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bankuntuk ditatausahakan. 10b.
Pelaksana Seksi Bank a. Menerima SP2D dan Daftar SP2D per Bank Operasional, SPPT sertaDaftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo per Bank dari Kepala Seksi Bank. b. Mengunduh File Kirim Manual (Excel) SP2D dari folder yang telah ditentukan ke dalam media penyimpanan data. c.
Menyampaikan: 1) SP2D dan Daftar SP2D per Bank Operasional kepada Kepala Seksi Pencairan Dana; 2) File Kirim Manual (Excel) SP2D kepada Subbagian Umum; 3) Menatausahakan SPPT dan Daftar Tagihan Disetujui per Tanggal Jatuh Tempo sebagai pertinggal Seksi Bank.
11b.
Kepala Seksi Pencairan Dana a. Menerima SP2D dan Daftar SP2D per Bank Operasional dari Pelaksana Seksi Bank. b. Menandatangani SP2D. c.
Menyampaikan SP2D yang telah ditandatangani berikut Daftar SP2D per Bank Operasional kepada Petugas Pengatur Dokumen untuk disampaikan kepada Kepala Kantor.
Middle Office
Back Office
Satker
Front Office
No
Uraian Kegiatan
12b.
Pelaksana Seksi Pencairan Dana (Petugas Pengatur Dokumen) a. Menerima SP2D yang telah ditandatangani berikut Daftar SP2D per Bank Operasional dari Kepala Seksi Pencairan Dana. b. Menyampaikan SP2D dan Daftar SP2D per Bank Operasional kepada Kepala Kantor.
13b.
Kepala Kantor a. Menerima SP2D dan Daftar SP2D per Bank Operasional dari Petugas Pengatur Dokumen Seksi Pencairan Dana. b. Meneliti kesesuaian SP2D dengan Daftar SP2D per Bank Operasional. c.
Menandatangani Daftar Operasional.
SP2D per
Bank
d. Menyampaikan SP2D dan Daftar SP2D per Bank Operasional yang telah ditandatangani kepada Subbagian Umum. 14b.
Pelaksana Subbagian Umum (Back Office): a. Menerima: 1) SPM berikut dokumen pendukungnya dan lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK dari Petugas Pengatur Dokumen Seksi Pencairan Dana; 2) File Kirim Manual (Excel) Pelaksana Seksi Bank;
SP2D
3) SP2D dan Daftar SP2D per Operasional dari Kepala Kantor;
dari Bank
4) Membubuhkan stempel timbul pada lembar ke-1 SP2D dan Daftar SP2D per Bank Operasional. b. Memilah dan menyampaikan: 1) Lembar ke-1 SP2D, Daftar SP2D per Bank Operasional dan File Kirim Manual (Excel) SP2D ke Bank Operasional/Giro Pos melalui petugas yang ditunjuk; 2) Lembar ke-2 SP2D, Lembar ke-2 SPM, berikut satu rangkap dokumen pendukungnya serta bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) lembar ke-1 dan lembar ke-3 kepada petugas Front Office KPPN untuk disampaikan kepada petugas Satker; 3) Lembar ke-3 SP2D, Daftar SP2D per Bank Operasional, Lembar ke-2 Tanda Terima Konversi ADK, Lembar ke-1 SPM berikut satu rangkap dokumen pendukungnyaserta bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) lembar ke-4, kepada Seksi Verifikasi dan Akuntansi (untuk ditatausahakan dan diarsipkan). c. Mengirimkan Lembar ke-2 SP2D, Lembar ke-2 SPM, berikut satu rangkap dokumen pendukungnyaserta bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) lembar ke-1 dan lembar ke3, melalui jasa pengiriman surat apabila Satker dalam jangka waktu tiga hari tidak mengambil dokumen-dokumen tersebut.
Middle Office
Back Office
Satker
No 15b.
Uraian Kegiatan
Front Office
Middle Office
Back Office
Satker
Pelaksana Sub Bagian Umum (Front Office): Menyerahkan lembar ke-2 SP2D, Lembar ke-2 SPM, berikut satu rangkap dokumen pendukung SPM serta bukti potongan (SSP/SSBP/SSPB) lembar ke-1 dan lembar ke-3 kepada petugas Satker.
Perpindahan dokumen antar tahapan dilakukan setelah keseluruhan proses (manual/sistem) untuk setiap data tagihan pada ADK Resume Tagihan selesai. Disahkan oleh: Direktur Transformasi Perbendaharaan, TTD
Sudarto NIP 19690409 198912 1 001
