SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

SURAT KEPUTUSAN KEPALA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TIMUR NOMOR : 179 TAHUN 2012 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI APARATUR BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TIMUR

KEPALA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TIMUR

Menimbang

: a. bahwa pada hakekatnya Pemerintah adalah abdi negara dan abdi masyarakat, oleh karena itu aparatur birokrasi yang merupakan perwujudan Pemerintah harus bermanfaat bagi negara dan masyarakatnya melalui pemberian pelayanan yang prima berdasarkan kompetensi yang dimiliki; b. bahwa untuk dapat memberikan pelayanan yang prima/optimal maka wajib disusun Standar Operasional Prosedur Pelaksanaan tugas dan fungsi Aparatur baik secara internal maupun secara eksternal; c. bahwa sehubungan dengan maksud tersebut pada huruf a & b, maka perlu ditetapkan Standar Operasional Prosedur Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Aparatur Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur.

Mengingat

: 1. Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1950 tentang Pembentukan Provinsi Jawa Timur (Himpunan Peraturan Peraturan Negara Tahun 1950) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 18 Tahun 1950 tentang Mengadakan Perubahan dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 1950 (Himpunan Peraturan Peraturan Negara Tahun 1950); SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

-22 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian ( Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian ( Lembaran Negara Tahun 1999 nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nonor 3890); 3. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen (Lembaran Negara Tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 42, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3821); 4. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3851); 5. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4844); 6. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038); 7. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4741); 8. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2010 tentang Tata Cara Pelaksanaan Tugas dan Wewenang serta Kedudukan Keuangan Gubernur sebagai Wakil Pemerintah di Wilayah Provinsi (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 25, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5107); 9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2007 tentang Petunjuk Teknis Penataan Organisasi Perangkat Daerah;

SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

-310. Peraturan Menteri Negara Pemberdayagunaan Aparatur Negara nomor Per/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 11. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur nomor 11 Tahun 2005 tentang Pelayanan Publik di Provinsi Jawa Timur (Lembaran Daerah Tahun 2005 Nomor 5, seri E); 12. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Inspektorat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur juncto Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 101 Tahun 2008 Tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur. 13. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 14 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 11 Tahun 2005 tentang Pelayanan Publik di Provinsi Jawa Timur; 14. Peraturan Gubernur Jawa Timur nor 86 Tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Prosedur Tetap Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Aparatur Pada SKPD/BUMD Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota di Jawa Timur.

MEMUTUSKAN

Menetapkan, Pertama :

Kedua

:

Standar Operasional Prosedur Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Aparatur Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur sebagaimana tersebut dalam lampiran. Standar Operasional Prosedur Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Apartur Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur sebagaimana dimaksud dalam Diktum Pertama, dipergunakan sebagai acuan bagi setiap aparatur di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur dalam pelaksanaan pelayanan sesuai tugas pokok dan fungsinya.


-4-

Ketiga

:

Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan : Pada Tanggal :

Surabaya 28 Desember 2012

KEPALA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TIMUR ttd

ZAINAL MUHTADIEN, SH, MM Pembina Utama Madya NIP. 19570825 198303 1 012


-5Lampiran : Keputusan Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur Nomor

:

Tahun 2012

Tanggal

:

Desember 2012

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI APARATUR BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TIMUR

A. PENDAHULUAN :

Standar Operasional Prosedur Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Aparatur Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur Tahun 2012, dipergunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pelayanan sesuai tugas dan fungsi bermanfat untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas bagi setiap Aparatur dilingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur .

B. STANDAR PELAKSANAAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI

1. SUSUNAN ORGANISASI Susunan Organisasi Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur (bagan terlampir) berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Inspektorat Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur juncto Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor : 101 Tahun 2008 Tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik Provinsi Jawa Timur sebagai berikut : 1. Kepala Badan 2. Sekretariat : a. Sub Bagian Penyusunan program b. Sub Bagian Keuangan c. Sub Bagian Tata Usaha 3. Bidang Hubungan Antar Lembaga : a. Sub Bidang Lembaga Politik SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

-6b. Sub Bidang Lembaga Kemasyarakatan 4. Bidang Integrasi Bangsa : a. Sub Bidang Wawasan Kebangsaan b. Sub Bidang Pembauran 5. Bidang Budaya Politik : a. Sub Bidang Demokrasi dan HAM. b. Sub Bidang Pengembangan Etika politik 6. Bidang Kewaspadaan : a. Sub Bidang Pencegahan Konflik. b. Sub Bidang Penanganan Konflik 7. UPT Badan 8. Kelompok Jabatan Fungsional

2. VISI, MISI DAN MOTTO A.

Visi : ” Terwujudnya Masyarakat Jawa Timur Yang Demokratis, Partisipatif, Bersatu, Adil dan Makmur, Aman dan Damai serta Berakhlak Dalam Wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia ”

B.

Misi : a. Mengembangkan Semangat Kebangsaan Dan Kerukunan Bagi Seluruh Lapisan Masyarakat. b. Mengembangkan Budaya Politik sesuai Dengan Nilai-Nilai Dasar Yang Dibangun Untuk Menumbuhkan Semangat Persatuan dan Kesatuan. c. Mewujudkan Terpeliharannya Hubungan Yang Harmonis Dengan/Antar Lembaga Kemasyarakatan Dan Lembaga Politik. d. Mengantisipasi Terjadinya Konflik Dalam Kehidupan Bermasyarakat, Berbangsa dan Bernegara Dalam Rangka Menciptakan Situasi Yang Kondusif. e. Menumbuhkembangkan Kesadaran Tertib Hukum Masyarakat yang Demokratis. f.

Menumbuhkembangkan Kehidupan Masyarakat Yang Demokratis, Partisipatif, Kreatif, Mandiri, Transparan, Tertib dan Aman berdasarkan Moral dan Hukum dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia.


-7C.

Motto Motto Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur adalah : ” Penguatan nilai-nilai kebangsaan dan etika kehidupan berbangsa dan bernegara dalam rangka mewujudkan Jawa Timur yang demokratis, aman, damai, makmur dan berakhlak dalam bingkai NKRI ”

3. TUGAS POKOK DAN FUNGSI Sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Timur Nomor 10 Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan

Tata

Kerja

Inspektorat

Badan

Perencanaan

Pembangunan Daerah Dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Jawa Timur juncto Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor : 101 Tahun 2008 Tentang Uraian Tugas Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur, bahwa Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut : Tugas Pokok : Melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik yaitu dibidang kesatuan bangsa dan politik. Fungsi : - Perumusan kebijakan teknis di bidang kesatuan bangsa dan politik; - Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah; - Pembinaan dan pelaksanaan tugas sesuai dengan lingkup tugasnya; - Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur.

4. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR : A.

Penerbitan Rekomendasi Penelitihan / Research / Survey / PKL / KKN

B.

Singkronisasi Rencana Kerja Sosial dan Politik

C.

Pengolahan Data Rencana Program Sospol

D.

Mekanisme Pendaftaran Organisasi Kemasyarakatan/ Lembaga Sosial Masyarakat

E.

Verifikasi Persyaratan Administrasi Bantuan Keuangan Partai Politik

F.

Verifikasi Persyaratan Administrasi Hibah Fasilitasi Ormas / LSM

G.

Pelayanan Sub Bagian Tata Usaha Badan Kesatuan Bangsa Dan Politik Provinsi Jawa Timur, antara lain : SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

-81.

Penerimaan Tamu

2.

Administrasi Surat Masuk

3.

Administrasi Surat Keluar

4.

Kehumasan dan Keprotokolan

5.

Pengamanan Kantor

6.

Kebersihan Kantor

7.

Kenaikan Pangkat

8.

Kenaikan Gaji Berkala

9.

Pensiun

10. Kartu Pegawai 11. Kartu Suami / Istri 12. Kartu Askes 13. Kartu Taspen 14. Ijin Belajar 15. Inventarisasi Barang 16. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor 17. Pemeliharaan Kendaraan Bermotor

5. PROSEDUR KERJA A.

Standar Prosedur Tetap Penerbitan Rekomendasi Penelitihan / Research / Survey / PKL / KKN, sebagai berikut : 1.

Persyaratan Pelayanan : a.

Proposal penelitian yang berisi latar belakang masalah, maksud dan tujuan, ruang lingkup, jangka waktu penelitian, nama peneliti, sasaran/target penelitian, metode penelitian, lokasi penelitian dan hasil yang diharapkan dari penelitian;

b.

Salinan / foto copy Kartu Tanda Penduduk peneliti / penanggung jawab / ketua / koordinator peneliti;

c.

Surat

pernyataan

untuk

mentaati

dan

tidak

melanggar

ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. d.

Khusus untuk peneliti badan usaha, organisasi kemasyarakatan atau lembaga nirlaba lainnya harus melampirkan juga berkas salinan/foto copy akta notaris pendirian badan usaha/organisasi kemasyarakatan/lembaga nirlaba lainnya. SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

-9e.

Peneliti

mengajukan

surat

permohonan

penerbitan

rekomendasi penelitian yang ditandatangani oleh : -

Lurah/Kepala Desa tempat domisili peneliti bagi peneliti kemasyarakatan untuk peneliti individu yang tidak berasal dari lembaga pendidikan/perguruan tinggi;

-

Pimpinan yang membidangi penelitian dari lembaga pendidikan/ perguruan tinggi yang bersangkutan, untuk peneliti yang berasal dari lembaga pendidikan/perguruan tinggi;

-

Pimpinan yang membidangi penelitian dari badan usaha yang bersangkutan, untuk penelitian badan usaha;

-

Pimpinan

yang

membidangi

penelitian

dari

kementerian/lembaga pemerintah non kementerian yang bersangkutan

bertugas,

untuk

peneliti

aparatur

pemerintahan; -

Pimpinan yang membidangi penelitian dari organisasi kemasyarakatan,

untuk

peneliti

organisasi

kemasyarakatan; -

Pimpinan yang membidangi penelitian dari organisasi nirlaba lainnya, untuk peneliti organisasi nirlaba lainnya.

f.

Surat permohonan penerbitan rekomendasi diajukan kepada Gubernur melalui Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa

Timur,

untuk

penelitian

lingkup

provinsi

dan

kabupaten/kota ; g.

Peneliti mengajukan surat permohonan penerbitan rekomendasi selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kerja sebelum tanggal pelaksanaan penelitian.

2.

Besarnya Tarif / Biaya : Tidak ada Biaya

3.

Prosedur Pelayanan : a.

Peneliti menyerahkan kelengkapan persyaratan rekomendasi penelitian kepada petugas;

b.

Petugas menyerahkan form isian biodata kepada peneliti;


- 10 c.

Petugas meneliti dan memverifikasi sesuai dengan proposal yang diajukan.

4.

Waktu Pelayanan : Penyelesaian surat permohonan rekomendasi penelitian dibutuhkan waktu 30 s.d 60 menit.

5.

6.

Petugas Yang Terlibat : a.

Kepala Bidang Budaya Politik ;

b.

Ka Subbag. Demokrasi dan HAM dan Staf

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Komputerisasi dan alat tulis kantor

7.

Hasil/ Output Pelayanan.: Terbitnya surat rekomendasi penelitian

B.

Standar Prosedur Tetap Singkronisasi Rencana Kerja Sosial dan Politik, sebagai berikut : 1.

Persyaratan Pelayanan : Rencana program harus sudah disetujui oleh masing-masing Kepala Bidang

2.

Besarnya Tarif / Biaya : Tidak ada biaya

3.


Membuat

dan

menyebarkan

format

dalam

rangka

mengumpulkan data rencana program dari bidang-bidang b.

Menghimpun dan mempelajari data rencana program dari bidang-bidang untuk bahan perencanaan

c.

Menginventarisasi, mentabulasi dan merekapitulasi setiap usulan program guna mempermudah pengolahannya

d.

Mempelajari program tahun lalu dan yang sedang berjalan sebagai bahan perbandingan

e.

Menyusun konsep rencana program dalam memaksimalkan pelayanan dinas kepada masyarakat


- 11 f.

Menyusun konsep tujuan-tujuan realistas yang dapat dicapai sesuai dengan kebijakan strategis jangka pendek, menengah dan panjang

g.

Menyusun Program perintis sesuai urgensi kegiatan masingmasing unit kerja pengembangan

h.

Menyusun perkiraan pembiayaan yang akan diperlukan sesuai program yang telah dirumuskan berdasar masukan dari masing-masing bidang

i. 4.

Menyusun perencanaan strategis sesuai dengan visi dan misi

Waktu Pelayanan : Bulan Juni sd Oktober

5.

Petugas Yang Terlibat : Tim Sinkronisasi Sekretariat dan Bidang

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Komputer, Ruangan Kerja dan perlengkapannya, ATK

7.

Hasil / Output Pelayanan : Draft Rencana Kerja Bakesbangpol Provinsi Jatim

C.

Standar Prosedur Tetap Pengolahan Data Rencana Program Sospol, sebagai berikut : 1.

Persyaratan Pelayanan : Data rencana program harus sudah disetujui oleh masing-masing Kepala Bidang

2.


3.


Menghimpun dan mempelajari pelaksanaan program tahun yang telah lalu sebagai bahan perbandingan

b.

Menghimpun dan mempelajari pelaksanaan program tahun berjalan untuk dilakukan analisa

c.

Menganalisa usulan program dengan cara mengkaji data dan fakta serta tujuan dan sasaran dari program SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 12 d.

Merumuskan hasil analisa program berdasar kajian akademik sebagai bahan laporan kepada atasan

e.

Menyusun hasil rumusan informasi kepada atasan sebagai masukan untuk penentuan kebijakan lebih lanjut

f.

Menyusun rumusan program dan kegiatan sesuai hasil rumusan dan penetapan pembahasan rapat penyusunan program dan kegiatan

4.

Waktu Pelayanan : Bulan Januari sd Desember

5.

Petugas Yang Terlibat : Tim pengolahan data Sekretariat dan Bidang

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Komputer, Software, Ruangan Kerja dan perlengkapannya, ATK

7.

Hasil / Output Pelayanan : Draft Rencana Program Bakesbangpol Provinsi Jatim.

D.

Standar

Prosedur

Tetap

Mekanisme

Pendaftaran

Organisasi

Kemasyarakatan / Lembaga Sosial Masyarakat, sebagai berikut : 1.


Orkemas

yang

memiliki

kepengurusan

dengan

struktur

berjenjang : -

Orkemas yang keberadaannya paling sedikit ½ jumlah kabupaten/ kota dalam ruang lingkup provinsi ; atau

-

Gabungan orkemas yang anggotanya terdiri dari beberapa orkemas yang keberadaannya paling sedikit ½ jumlah kabupaten/ kota dalam ruang lingkup provinsi.

b.

Orkemas yang memiliki kepengurusan dengan struktur tidak berjenjang : -

Orkemas yang memiliki potensi atau jaringan tingkat provinsi; dan/atau

-

Memiliki kegiatan secara nyata paling sedikit ½ jumlah kabupaten/ kota dalam ruang lingkup provinsi.


- 13 c.

Pengurus orkemas ruang lingkup provinsi

mengajukan

permohonan pendaftaran kepada Gubernur melalui Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur. d.

Pengajuan permohonan

permohonan yang

pendaftaran

ditandatangani

dengan

surat

Ketua

dan/atau

oleh

Sekretaris atau sebutan lainnya yang sederajat. e.

Permohonan

pendaftaran

Orkemas

harus

memenuhi

persyaratan dokumen kelengkapan Orkemas dan formulir isian meliputi : -

Surat permohonan pendaftaran.

-

Akte pendirian atau status Orkemas yang disahkan notaris.

-

Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang disahkan Notaris.

-

Tujuan dan program kerja organisasi.

-

Surat keputusan tentangg susunan pengurus Orkemas secara lengkap yang sah sesuai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.

-

Biodata pengurus organisasi, yaitu ketua, sekretaris dan bendahara atau sebutan lainnya.

-

Pas foto pengurus organisasi berwarna, ukuran 4x6, terbaru dalam 3 (tiga) bulan terakhir.

-

Foto copy kartu tanda penduduk pengurus organisasi.

-

Surat

keterangan

domisili

organisasi

dari

kepala

desa/lurah/camat atau sebutan lainnya. -

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) atas nama organisasi.

-

Foto kantor atau Sekretariat Orkemas, tampak depan yang memuat papan nama.

-

Keabsahan

kantor

atau

sekretariat

dilampiri

bukti

kepemilikan, atau surat perjanjian kontrak atau ijin pakai dari pemilik/pengelola.


- 14 -

Surat

pernyataan

kesediaan

menerbitkan

kegiatan,

pengurus dan/atau anggota organisasi. -

Surat pernyataan tidak berafiliasi secara kelembagaan dengan partai politik yang ditandatangani oleh ketua dan/atau sekretaris atau sebutan lainnya.

-

Surat pernyataan tidak terjadi konflik kepengurusan, yang ditanda-tangani oleh ketua dan sekretaris atau sebutan lainnya.

-

Surat pernyataan bahwa nama, lambang, bendera, tanda gambar, symbol, atribut, cap stempel yang digunakan belum menjadi hak paten dan/atau hak cipta pihak lain, yang ditandatangani ketua dan sekretaris atau sebutan lainnya.

-

Surat pernyataan bahwa sanggup menyampaikan laporan perkembangan dan kegiatan orkemas setiap akhir tahun yang ditandatangani ketua dan sekretaris atau sebutan lainnya.

-

Surat pernyataan bertanggung jawab terhadap keabsahan keseluruhan isi, data dan informasi dokumen/berkas yang diserahkan dan bersedia dituntut secara hukum, yang ditandatangani oleh ketua dan sekretaris atau sebutan lainnya.

-

Rekomendasi dari Kementerian agama untuk orkemas yang memiliki kekhususan bidang keagamaan.

-

Rekomendasi

dari

Kementerian

dan

SKPD

yang

membidangi urusan kebudayaan untuk Orkemas yang memiliki kekhususan bidang kepercayaan kepada Tuhan Yang Maha Esa. -

Rekomendasi dari Kementerian/ Lembaga dan/atau SKPD yg membidangi urusan tenaga kerja untuk Orkemas serikat buruh dan serikat pekerja dan

-

Surat

pernyataan

untuk

Orkemas

kesediaan yang

dalam

atau

persetujuan,

kepengurusannya


- 15 mencantumkan

nama

pejabat

negara,

pejabat

pemerintahan, dan tokoh masyarakat. f.

Permohonan pendaftaran orkemas ditolak apabila dokumen kelengkapan terdapat : -

Orkemas

tersebut

termasuk

organisasi

terlarang

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. -

Memiliki

asas

organisasi

yang

bertentangan

dengan

Pancasila. -

Tidak sesuai dengan ruang lingkup Orkemas.

-

Terjadi konflik kepengurusan.

-

Berafiliasi secara kelembagaan dengan partai politik atau Orkemas sayap partai politik.

-

Nama, lambang, bendera, tanda gambar, simbol, dan/atau atribut yang mengandung unsur permusuhan, penodaan, penghinaan, bertentangan dengan norma kesusilaan dan ketertiban umum.

-

Menggunakan nama, lambang, bendera, tanda gambar, atribut, simbol, cap stempel, kop surat, yang sama atau menyerupai dengan aparatur negara atau lembaga negara atau instansi pemerintah atau negara lain atau lembaga/ badan internasional atau organisasi atau organisasi gerakan separatis; dan/atau

-

Nama orkemas yg menggunakan bahasa daerah dan/atau bahasa asing, dan tidak mencantumkan arti nama dalam bahasa indonesia

2.


3.


Penelitian dokumen persyaratan 

Penelitian dokumen pendaftaran Orkemas dilakukan oleh petugas peneliti di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur.


- 16 

Petugas

peneliti

dokumen

pendaftaran

Orkemas

ditetapkan dengan keputusan Kepala Daerah. 

Petugas memberikan tanda terima kepada pemohon pendaftaran yang telah memenuhi dokumen kelengkapan.



Dokumen kelengkapan diserahkan oleh petugas peneliti dokumen

kepada

petugas

peneliti

lapangan

untuk

dilakukan penelitian lapangan. b.

Penelitian lapangan 

Penelitian lapangan dilakukan oleh

petugas peneliti

lapangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, ditetapkan dengan keputusan kepala daerah. 

Petugas peneliti lapangan melakukan pengujian dokumen kelengkapan dengan data, informasi, dan fakta lapangan.



Data informasi dan fakta lapangan dapat berupa saran pertimbangan atau rekomendasi dari unit kerja lainnya atau

kementerian/lembaga

dan/atau

SKPD

yang

membidangi urusan sesuai bidang orkemas. 

Petugas peneliti lapangan membuat berita acara hasil penelitian

lapangan

berdasarkan

hasil

penelitian

lapangan. 

Berita acara sebagaimana dimaksud berisi rekomendasi untuk diterbitkan SKT apabila dokumen kelengkapan sama dengan hasil penelitian lapangan.



Berita acara sebagaimana dimaksud berisi rekomendasi untuk tidak diterbitkan SKT apabila dokumen kelengkapan tidak sama dengan hasil penelitian lapangan.

c.

Penerbitan SKT 

Berita acara hasil penelitian disampaikan oleh petugas peneliti lapangan

kepada

pejabat

yang berwenang

menandatangani SKT. 

Pejabat

yang

berwenang

menandatangani

SKT

sebagaimana dimaksud meliputi kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik yang membidangi urusan kesatuan


- 17 bangsa dan politik provinsi atas nama Gubernur untuk Orkemas lingkup provinsi. 

Isi format : -

Nomor SKT ;

-

Nama organisasi ;

-

Tanggal berdiri organisasi ;

-

Bidang kegiatan organisasi ;

-

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) atas nama organisasi ;



-

Alamat organisasi;

-

Masa berlaku SKT;

-

Nama instansi yang menerbitkan ; dan

-

Nama dan tanda tangan pejabat.

Masa berlaku SKT selama 5 (lima) tahun, terhitung sejak tanggal ditandatangani.

4.

Waktu Pelayanan : Waktu Pendaftaran Ormas dibutuhkan 2 (dua) hari

5.

6.

Petugas Yang Terlibat : -

Tim Identifikasi dan Verifikasi Ormas / LSM

-

Bidang Hubungan Antar Lembaga

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Komputer, Database Ormas /LSM

7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya Surat Keterangan Terdaftar (SKT)

E.

Standar Prosedur Tetap Verifikasi Persyaratan Administrasi Bantuan Keuangan Partai Politik sebagai berikut : 1.


Partai politik yang memperoleh bantuan keuangan dari APBD Provinsi Jawa Timur yaitu partai politik yang mendapat kursi di DPRD Provinsi Jawa Timur (sesuai UU No. 2 Tahun 2011 Pasal 34).


- 18 b.

DPW / DPD Partai Politik Tingkat Provinsi mengajukan permohonan

tertulis

kepada

Gubernur

Jawa

Timur

ditandatangani oleh ketua dan sekretaris beserta lampiran persyaratan, yaitu : -

SKEP

DPP

PARPOL

yang

menetapkan

susunan

kepengurusan DPW/DPD Partai Politik Tingkat Provinsi yang dilegalisir oleh Ketua Umum dan Sekretaris Jenderal DPP PARPOL atau sebutan lainnya. -

Fotocopy keterangan NPWP (atas nama DPW/DPD partai politik Tingkat. Provinsi)

-

SKET Autentikasi hasil penetapan perolehan kursi dan suara partai politil hasil pemilu DPRD Tingkat Provinsi Tahun 2009 yang dilegalisir Ketua atau Sekretaris KPU Provinsi

-

Nomor rekening Kas Umum Partai Politik yang dibuktikan dengan pernyataan pembukaan rekening dari bank yang bersangkutan.

-

Rencana penggunaan dana bantuan keuangan

-

Laporan realisasi penerimaan dan penggunaan bantuan keuangan tahun anggaran sebelumnya disertai bukti penyerahan kepada BPK-RI Perwakilan Jawa Timur tentang

Laporan

Pertanggungjawaban

Bantuan

Keuangan. -

Surat pernyataan partai politik yang menyatakan bersedia dituntut sebagai peraturan perundang-undangan apabila memberikan

keterangan

yang

tidak

benar

yang

ditandatangani Ketua dan Sekretaris DPW / DPD atau sebutan lainnya diatas materai dengan menggunakan kop surat partai politik; -

Surat tanda terima uang bantuan keuangan dibuat dalam bentuk kwitansi rangkap 4 (empat) ditandatangani diatas materai oleh Ketua dan Bendahara DPW/DPD partai politik dengan menggunakan kop surat dan cap stempel parpol. SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 19 2.

Besarnya Tarif / Biaya : Tidak ada

3.

Prosedur Pelayanan : Tahapan yang harus dilalui untuk bantuan keuangan partai politik provinsi Jawa Timur, sebagai berikut : a.

Persyaratan

kelengkapan

dalam

pengajuan

permohonan

bantuan keuangan diverifikasi oleh Tim Verifikasi Bantuan Keuangan Partai Politik Provinsi Jawa Timur. b.

Hasil verifikasi kelengkapan permohonan bantuan keuangan partai politik dibuat dalam berita acara.

c.

d.

Tim Verifikasi menerbitkan : -

Pembayaran Langsung (LS)

-

Surat Perintah Membayar (SPM)

-

Pejabat Penata Usahaan Keuangan (PPK-21) – B1

-

Bendahara Pengeluaran (BP) 20, 19, 18, 17

-

Membuat Pengantar SPM (PPK-7)

Berita

acara

hasil

verifikasi

kelengkapan

administrasi

permohonan bantuan keuangan partai politik diserahkan ke BPKAD dengan kelengkapan lampiran : -

BPKAD menerbitkan / membuat sprint pencairan dana (SP2D)

-

BPKAD menstranfer melalui bank sesuai pengajuan parpol

yang

bersangkutan

oleh

Pejabat

Pengelola

Keuangan Daerah (PPKD) Provinsi Jawa Timur. 4.

Waktu Pelayanan : Penyelesaian bantuan keuangan Parpol Provinsi Jawa Timur dibutuhkan waktu 5 hari

5.

Petugas Yang Terlibat : Tim Verifikasi Bantuan Keuangan Partai Politik Provinsi Jawa Timur Bidang Hubungan Antar Lembaga.

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Komputer dan data partai politik.


- 20 7.

Hasil / Output Pelayanan : Dana bantuan keuangan partai politik masuk ke rekening partai politik yang bersangkutan.

F.

Standar Prosedur Tetap Verifikasi Persyaratan Administrasi Hibah Fasilitasi Ormas / LSM, sebagai berikut : 1.


Ormas terdaftar di Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa Timur 3 (tiga) tahun

b.

2.

Mengajukan permohonan dengan melampirkan : -

SK susunan pengurus lembaga/organisasi/panitia

-

Akte Notaris (khusus LSM / Yayasan)

-

Fotocopy Rekening Bank Jatim a.n. Lembaga

-

Fotocopy KTP Ketua Lembaga/Ormas

-

Surat Keterangan domisili Lembaga


3.

Prosedur Pelayanan : 

Persyaratan kelengkapan Ormas / LSM diteliti oleh Tim Pendaftaran dan Verifikasi Ormas / LSM





Ormas melampirkan : -

Naskah Perjanjian Hibah Daerah (NPHD)

-

Fakta Integritas

-

Surat Pernyataan

Bila

sudah

memenuhi

kelengkapan

persyaratan

akan

diteruskan ke BPKAD 4.

Waktu Pelayanan : Prosedur Persyaratan Administrasi Hibah Fasilitasi Ormas / LSM membutuhkan waktu 3 – 4 hari.

5.

Petugas Yang Terlibat : Tim Pendaftaran dan Verifikasi Ormas / LSM Bidang Hubungan Antar Lembaga

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Komputer, database Ormas / LSM SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 21 7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya Surat Perintah Membayar (SPM)

G.

Standar Badan

Prosedur Kesatuan

Tetap

Pelayanan

Bangsa

Dan

Sub

Politik

Bagian Provinsi

Tata

Usaha

Jawa

Timur,

sebagai berikut : I.

Penerimaan Tamu 1.


Lapor di Pos Keamanan/Pos Banpol PP;

b.

Mengisi Buku Tamu sesuai dengan keperluan ;

c.

Menunjukkan/menyerahkan kartu identitas;

d.

Diberikan kartu tamu/keplek;

e.

Menghubungi

Bidang/Sekretariat

yang

berhubungan

dengan tamu f. 2.

Mempersilahkan atau menolak untuk bertemu;

Besarnya Tarif/Biaya : Tidak ada Biaya.

3.


Tamu yang datang melapor pada Banpol PP;

b.

Mengisi Buku Tamu denganmenunjukkan identitas diri;

c.

Tamu diwajibkan memakai kartu pengenal tamu yang diberikan oleh Banpol PP;

d.

Setelah memenuhi ketentuan, tamu diterima di front liner untuk mengetahui keperluan tamu;

e.

Tamu dipersilahkan menunggu di ruang tunggu;

f.

Petugas Frint Liner menghubungi Tempat tujuan tamu melalui jaringan telpon lokal;

g.

Oleh front liner tamu diantarkan ke tempat yang dikehendaki/tujuan tamu;

h.

Setelah tamu selesai keperluannya, kembali melapor ke front liner dan selanjutnya ke pos keamanan untuk menyerahkan tanda pengenal tamu dan Banpol PP mengembalikan identitas diri tamu; SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 22 4.

Waktu Pelayanan : a. Waktu dari tamu datang melapor ke pos Banpol PP sampai dengan ke tempat tujuan tamu 5 – 10 menit; b. Waktu pertemuan/kunjungan tamu sesuai keperluan; c. Waktu selesai bertamu (melapor ke front liner sampai dengan pengembalian identitas di pos satpam) 5 – 10 menit;

5.

Petugas Yang Terlibat : Banpol PP, Petugas Front Liner

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Ruang Banpol PP, Ruang Front Liner, Ruang Tunggu, Meja, Kursi, Alat Tulis Kantor, Buku Tamu, Tanda Pengenal Tamu, Alat Komunikasi, Tempat Parkir.

7.

Hasil / Output Pelayanan : Terlayaninya tamu kantor dengan baik.

II.

Administrasi Surat Masuk 1.

2.


Naskah surat masuk;

b.

Tanda terima surat;


3.


Surat Masuk diterima di Pos Banpol PP dengan membubuhkan paraf pada tanda terimanya;

b.

Surat Masuk disampaikan ke Subbag TU (pada petugas surat masuk);

c.

Selanjutnya diproses sesuai dengan sifat surat sebagai berikut : 

Surat Masuk Rahasia/ Tindak Lanjut 

Diagenda



Dibuatkan Kartu Kendali dan lembar disposisi


- 23 -





Diteruskan ke Pimpinan tanpa dibuka



Didistribusikan sesuai disposisi

Surat Masuk Biasa 

Diagenda



Dihimpun



Dibuatkan lembar disposisi



Diteruskan Ke Kasubbag TU untuk ditelaah dan diparaf



Disediakan kepada Sekretaris untuk ditelaah dan diparaf



Disediakan kepada Kepala Badan (melalui ADC)



Setelah

surat

didisposisi,

melalui

ADC

disampaikan kepada Sekretaris dan diteruskan ke Kasubbag TU untuk didistribusikan sesuai dengan tujuan disposisi dengan tanda terima; 4.

Waktu Pelayanan : Dalam keadaan normal antara 10 – 20 menit

5.

Petugas Yang Terlibat : Banpol PP/Petugas Front Liner, Agendaris Surat Masuk, Kasubag TU, Aspri, Sekretaris, Kepala Badan.

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Buku Agenda Surat Masuk, Kartu Kendali Surat, Lembar Disposisi, Meja, Kursi, Komputer, Printer, Media Komunikasi, Alat Tulis Kantor.

7.

Hasil / Output Pelayanan : Surat Masuk dapat diproses dan mendapatkan tindaklanjut sesuai dengan disposisi pimpinan.

III.

Administrasi Surat Keluar 1.

Persyaratan Pelayanan : a. Naskah Surat Keluar; b. Nota Dinas Pengajuan Surat; SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 24 c. Tanda Terima surat; 2.

Besarnya Tarif/Biaya : Tidak ada Biaya

3.

Prosedur Pelayanan : a. Pengajuan net konsep surat dengan nota dinas dari unit pengolah surat disampaikan kepada sekretaris dengan paraf Kabid/Kasubid pada Bidang dan Kasubbag pada Sekretariat; b. Koreksi dan Paraf Sekretaris, diteruskan kepada Bapak Kepala Badan melalui ADC; c. Surat keluar yang telah ditandatangani disampaikan kepada subbag tata usaha untuk dicatat dan diberikan nomor surat keluar, stempel dinas; d. Arsip surat disimpan oleh arsiparis dan unit pengolah; e. Selanjutnya surat dimasukkan ke dalam amplop yang telah ditulis alamat tujuan surat oleh unit pengolah dan disampaikan kepada caraka untuk dikirim; f. Surat dikirim sesuai dengan alamat/tujuan surat dengan dilengkapi tanda terima surat;

4.

Waktu Pelayanan : Disesuaikan dengan kondisi, dalam keadaan normal 10 s/d 20 menit.

5.

Petugas Yang Terlibat : Unit Pengolah (Bidang/Sekretariat), Caraka, Agendaris surat keluar, Aspri, Kasubag TU, Sekretaris, Kepala Badan.

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Meja, Kursi, Komputer, Printer, Buku Agenda Surat Keluar, Kendali Surat Keluar, Alat Tulis Kantor, Tas Surat, Map, Amplop, Perangko, Stempel Surat, Mesin Ketik, Tanda Terima Surat, Daftar Alamat Tujuan Surat, Staples, Perekat Kertas, Alat Transportasi.


- 25 7.

Hasil / Output Pelayanan : Surat

Keluar

sesuai

dengan

kepentingannya

dan

tersampaikannya sesuai dengan alamat tujuan.

IV.

Kehumasan Dan Keprotokolan 1.

Persyaratan Pelayanan : a. Berita/Informasi terkait Bakesbangpol b. Tamu/kunjungan c. Acara keprotokolan d. Jadwal kegiatan e. Penanggungjawab kegiatan

2.


3.


Menerima Informasi melalui surat/telepon/fax;

b.

Mengkomunikasikan informasi kepada penanggungjawab kegiatan;

c.

Melakukan konfirmasi informasi, jadwal dan agenda kegiatan;

d.

Mempersiapkan souvenir dan keperluan tamu/kunjungan dengan melakukan koordinasi pada penanggungjawab kegiatan;

e.

Memfasilitasi penanggungjawab kegiatan pada acara keprotokolan;

4.

Waktu Pelayanan : Tentative menyesuaikan kegiatan, minimal persiapan H-7

5.

Petugas Yang Terlibat : Pejabat Bakesbangpol terkait, Petugas Keamanan, Petugas Front Liner, Kasubbag TU dan Staf, petugas kehumasan dan keprotokolan.

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Meja, Kursi, Komputer, Printer, Alat Tulis Kantor, alat Transportasi, ruang tamu, ruang pertemuan, data dan informasi SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 26 terkait Bakesbangpol, souvenir, hidangan snack dan makan, peralatan audio visual, peralatan sound system, dekorasi ruangan. 7.

Hasil / Output Pelayanan : Terlayaninya tamu dengan baik sesuai dengan prosedur kehumasan dan keprotokolan.

V.

Pengamanan Kantor 1.

Persyaratan Pelayanan : Sarana dan Prasarana Pengamanan

2.


3.


Menyusun jadwal jaga pengamanan pos Banpol PP dan front liner;

b.

Menyediakan buku tamu dan memberikan tanda pengenal tamu;

c.

Mengadakan Jaga malam Ronda Lingkungan;

d.

Mengisi Buku Piket;

e.

Serah Terima Jaga;

f.

Melaporkan hasil kegiatan pengamanan kepada kasubag TU;

4.

Waktu Pelayanan : 24 jam

5.

Petugas Yang Terlibat : Petugas Keamanan/Banpol PP

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Pos Jaga, Meja, Kursi, Alat Tulis Kantor, alat Transportasi, Jadwal Jaga.


- 27 7.

Hasil / Output Pelayanan : Terciptanya keamanan kantor dan lingkungan kantor, sehingga dapat mendukung keamanan, kenyamanan dalam rangka optimalisasi kinerja instansi.

VI.

Kebersihan Kantor 1.

Persyaratan Pelayanan : Sarana dan Prasarana Kebersihan

2.


3.

Prosedur Pelayanan : a. Mempersiapkan peralatan kebersihan kantor; b. Melaksanakan Tugas Kebersihan secara rutin sebelum jam kerja kantor dimulai; c. Memelihara Kebersihan dan Keindahan Kantor; d. Memelihara dan menjaga peralatan kebersihan kantor.

4.

Waktu Pelayanan : 8 jam

5.

Petugas Yang Terlibat : Petugas kebersihan kantor, KaSubag Tata Usaha dan Staf.

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Peralatan kebersihan : Sapu, Alat pel, bak sampah, gerobak sampah, Lap Kaca, Lap Meja Kursi, Kemucing, Pembersih Lantai, Pembersih Ruangan, Sabun Cuci, Pengki, Ember, Pembersih Kaca, Pengharum Ruangan.

7.

Hasil / Output Pelayanan : Terpeliharanya kebersihan kantor yang dapat menciptakan keindahan dan kenyamanan lingkungan kerja.

VII. Kenaikan Pangkat 1.

Persyaratan Pelayanan : -

Reguler SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 28 -

-

a.

Ijazah

b.

SK Capeg

c.

SK Pengangkatan PNS

d.

SK Pangkat Terakhir

e.

SK Jabatan Terakhir

f.

Daftar Riwayat Hidup (Golongan III/a atau lebih)

g.

DP 3 (2 tahun terakhir)

h.

Karpeg

i.

DRP

j.

Lulus Ujian Dinas

Pilihan a.

Ijazah

b.

SK Capeg

c.

SK Pengangkatan PNS

d.

SK Pangkat Terakhir

e.

SK Jabatan Terakhir

f.

Daftar Riwayat Hidup (Golongan III/a atau lebih)DP 3 (2 tahun terakhir)

-

2.

g.

Surat Keterangan Nilai Angka Kredit

h.

Sertifikat Diklat

i.

Karpeg

j.

DRP

Penyesuaian Ijasah a.

Ijazah

b.

Surat Izin Belajar

c.

SK Pangkat Terakhir

d.

DP 3 (2 tahun terakhir)

e.

Karpeg

f.

DRP

g.

Surat Keterangan Lulus Ujian Dinas

h.

Daftar Riwayat Hidup



- 29 3.


Membuat

surat

edaran

kepada

Bidang/Sekretariat/

Subbid/Subbag b.

Mencatat usulan kenaikan pangkat dan realisasinya ke buku penjagaan

c.

Meneliti Kelengkapan Persyaratan Usulan

d.

Membuat Surat Pengantar

e.

Mengirim Berkas ke Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Timur

f. 4.

Mengirim SK Asli kepada yang bersangkutan

Waktu Pelayanan : H – 3 Bulan

5.

Petugas Yang Terlibat : Sekretaris, Kasubag TU, Staf bagian urusan kepegawaian

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Meja, Kursi, Komputer, Printer, Alat Tulis Kantor, alat Transportasi.

7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya SK Kenaikan Pangkat Pegawai yang telah mencapai masa kerjanya.

VIII. Kenaikan Gaji Berkala 1.

2.


Telah mencapai masanya

b.

Pertimbangan Pimpinan/Atasan Langsung


3.


Membuat Daftar Pegawai yang telah mencukupi masa waktunya untuk kenaikan gaji berkala;

b.

Menyampaikan daftar pegawai kepada Pimpinan/Atasan Langsung; SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 30 c.

Membuat Surat Edaran untuk melengkapi berkas;

d.

Membuat Surat Kenaikan Gaji Berkala;

e.

Mencatat pada buku penjagaan / buku kendali dan realisasinya

f.

Mengerjakan SIMPEG

g.

Menandatangankan Surat Kenaikan Gaji Berkala kepada Pimpinan instansi;

h.

Menerbitkan Surat Kenaikan Berkala;

i.

Menyampaikan Surat Kenaikan Gaji Berkala Kepada pegawai yang bersangkutan dan Subag Keuangan untuk proses realisasi gaji.

4.

j.

Menyampaikan Blanko DP3

k.

Membuat laporan LP2P Tahunan

Waktu Pelayanan : H – 4 bulan

5.

Petugas Yang Terlibat : Sekretaris, Kasubag TU, Staf bagian urusan kepegawaian.

6.


7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya Surat Kenaikan Gaji Berkala.

IX.

Pensiun 1.


KSK

b.

Foto Terbaru Hitam Putih 4 x 6=4 lbr

c.

Taspen

d.

SKPP

e.

Surat Nikah

f.

SK CPNS

g.

SK Pangkat terakhir

h.

SK Tambahan masa kerja SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 31 -

2.

i.

Karpeg

j.

Blanko DPCP,CA,CB


3.


Membuat Daftar Pegawai yang akan pensiun Tahun depan

b.

Mengirim Surat Edaran untuk melengkapi berkas pensiun

c.

Meneliti Kelengkapan Persyaratan

d.

Mengirim Berkas Usulan Ke Badan Kepegawaian Daerah

e.

Mengambil SK Pensiun Asli dari BKD

f.

Meneliti Kesesuaian SK dengan berkas

g.

Menyampaikan Surat Keputusan kepada yang bersangkutan.

4.

Waktu Pelayanan : H – 1 tahun

5.


6.


7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya SK Pensiun Pegawai dan Tersampaikannya SK Pensiun kepada pegawai yang bersangkutan

X. Cuti 1.

Persyaratan Pelayanan : Permohonan cuti

2.


3.


Menerima Permohonan Cuti SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 32 -

4.

b.

Persetujuan Ijin Cuti

c.

Menerbitkan Ijin Cuti

d.

Dicatat pada Kartu dan Buku Cuti

Waktu Pelayanan : H – 1 bulan

5.


6.


7.

Hasil / Output Pelayanan : Terealisasinya

Surat

Ijin

Cuti

Pegawai

sesuai

dengan

kepentingannya

XI.

Kartu Pegawai 1.

2.


Daftar Nominatif (lamp. VIII SE BAKN)

b.

Foto Copy SKC PNS

c.

Foto Copy SK PNS

d.

Foto Copy STTPL Prajabatan

e.

Pas Foto Ukuran 3x4


3.

Prosedur Pelayanan : a. Membuat Edaran di lingkungan kantor untuk pelayanan Kartu Pegawai; b. Membuat Daftar Pegawai yang akan diproses kartu pegawainya; c. Membuat Surat Pengantar Pengajuan Karpeg ke BKD; d. Mengirim berkas ke BKD; e. Mengambil Karpeg yang sudah selesai pembuatannya; f. Menyampaikan Karpeg Asli kepada ybs SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 33 4.

Waktu Pelayanan : H + 1 bulan setelah PNS

5.


6.


7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya Kartu Pegawai bagi PNS.

XII. Kartu Suami/Istri 1.

2.


Foto Copy Surat Nikah

b.

Sk Pangkat Terakhir

c.

Laporan Perkawinan

d.

Format pengajuan Kartu Suami/Istri

e.

Pas Foto 3x4 = 4 lembar


3.


Membuat

Edaran

kepada

seluruh

pegawai

untuk

kepengurusan Kartu Suami dan Istri bagi yang belum memiliki; b.

Membuat

Daftar

Pegawai

yang

mengajukan

Kartu

Suami/Istri; c.

Membuat Surat Pengantar pengajuan Kartu Suami/Istri ke BKD dan menyediakan kepada Kapala Badan;

d.

Mengirim berkas usulan ke BKD;

e.

Mengambil Kartu suami/istri pegawai yang sudah selesai diproses;

f.

Menyampaikan Karis/Karsu kepada ybs.


- 34 4.

Waktu Pelayanan : Mengajukan H + 7 hari setelah pernikahan, proses maksimal 7 hari dalam kondisi normal

5.


6.


7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya Kartu Suami / Istri pegawai.

XIII. Kartu Askes 1.

Persyaratan Pelayanan : a. Foto Copy KTP b. Foto Copy Perincian Gaji c. Foto Copy SK Pangkat Terakhir d. Pas Foto 2x3 = 4 lb

2.


3.


Membuat

Edaran

kepada

seluruh

pegawai

untuk

kepengurusan Kartu Askes bagi yang belum memiliki;

4.

b.

Membuat Daftar Pegawai yang mengajukan Kartu Askes;

c.

Menyiapkan Formulir Askes;

d.

Mengisi Formulir dari Askes;

e.

Mengirim berkas ke Askes;

f.

Mengambil Kartu Askes yang telah diproses;

g.

Menyampaikan Kartu Askes kepada ybs.

Waktu Pelayanan : H + 7 hari pengajuan

5.

Petugas Yang Terlibat : Sekretaris, Kasubag TU, Staf bagian urusan kepegawaian. SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 35 6.


7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya Kartu Askes Pegawai.

XIV. Kartu Taspen 1.

2.


Foto Copy SK CPNS

b.

Foto Copy Gaji Berkala Terakhir

c.

Foto Copy SK PNS

d.

Foto Copy SK Terakhir

e.

Foto Copy Karpeg


3.

Prosedur Pelayanan : a. Menginventarisir data PNS yang belum memiliki Kartu Taspen b. Membuat

Surat

Edaran

untuk

melengkapi

berkas

kepengurusan Kartu Taspen; c. Menghimpun berkas pegawai yang mengajukan; d. Mengirim berkas ke PT Taspen; e. Mengambil Kartu Taspen yang sudah selesai diproses; f. Menyampaikan Kartu Taspen kepada ybs. 4.

Waktu Pelayanan : H + 7 hari pengajuan

5.


6.



- 36 7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya Kartu Taspen Pegawai.

XV. Ijin Belajar 1.

2.


Surat Keterangan dari kampus dan jadwal kuliah

b.

SK Pangkat Terakhir

c.

DP3 Terakhir

d.

SK jabatan terakhir

e.

Ijazah terakhir


3.

4.


Meneliti kelengkapan berkas yang akan diusulkan

b.

Mengusulkan ke BKD Provinsi Jawa Timur

c.

Pertimbangan dari pimpinan

d.

Menyampaikan kepada yang bersangkutan

Waktu Pelayanan : H + 30 Hari

5.


6.


7.

Hasil / Output Pelayanan : Terbitnya surat ijin belajar bagi pegawai yang akan melanjutkan jenjang pendidikan yang lebih tinggi.

XVI. Inventarisasi Barang 1.


SPJ Pengadaan Belanja Modal yang telah selesai, yang dibuktikan dengan Berita Acara Penyerahan Pekerjaan; SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 37 b.

Adanya Realisasi Pengadaan Belanja Modal;

c.

Dokumen

lain

yang

sah

dan

dapat

dipertanggungjawabkan 2.

Besarnya Tarif : Tidak ada biaya

3.


Pengurus Barang/Pembantu Pengurus Barang mencatat/ membukukan barang inventaris yang diterimanya dalam Daftar Kekayaan SKPD, dengan berdasarkan : -

Kontrak

(Kwitansi/Surat

Perintah

Kerja/Surat

Perjanjian). -

Surat

Perintah

Pengeluaran/Penyaluran

Barang

(PB.35) dan Bukti Pengambilan Barang (PB.29). -

Berita Acara Serah Terima Penggunaan Barang Inventaris dari SKPD Lingkup Pemerintah Provinsi.

-

Berita Acara Serah Terima Hibah dari Pihak Lain di luar Pemerintah Provinsi.

-

Dokumen

lain

yang

sah

dan

dapat

dipertanggungjawabkan. b.

Pengurus

Barang/Pembantu

Pengurus

Barang

berkewajiban melakukan pengamanan Fisik meliputi : penyimpanan penurunan

dan

fungsi,

pemeliharaan penurunan

untuk

jumlah

mencegah barang

dan

hilangnya barang serta memberikan labelisasi nomor kode barang

dan

kode

lokasi

sebagai

identitas

barang

dimaksud. c.

Melaksanakan

pemasangan

plang,

pemagaran,

pematokan/tanda batas, tanda kepemilikan (tanah) dan plat nomor bangunan/gedung. d.

Menyusun Laporan Mutasi Barang Inventaris melalui Program SIMBADA.

4.

Waktu Pelayanan : 7 s/d 30 hari SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 38 5.

Petugas Yang Terlibat : Kasubag

TU,

Sekretaris,

Barang/Pembantu

Kepala

Pengurus

Pengeluaran/Bendahara

Badan,

Barang,

Pengeluaran

Pengurus Bendahara

Pembantu,

Kuasa

Pengguna Anggaran. 6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Meja, Kursi, Komputer, Printer, Label, Alat Tulis Kantor, Papan, Alat Transportasi.

7.

Hasil/Output Pelayanan : Tertib Administrasi, Pengamanan Fisik dan Pengamanan Hukum

XVII. Pemeliharaan Sarana Prasarana Kantor 1.

2.


Adanya kerusakan pada sarana dan prasarana

b.

Adanya tuntutan perkembangan teknologi


3.


Inventarisasi sarana dan prasarana yang memerlukan perbaikan dan pemeliharaan

b.

Mengajukan hasil inventarisasi perbaikan dan perbaikan

c.

Melaksanakan perbaikan dan pemeliharaan pada sarana dan prasarana yang telah di invebtarisasi

d.

Melaporkan hasil perbaikan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

yang

telah

dilakukan

perbaikan

dan

pemeliharaan. 4.

Waktu Pelayanan : Tidak dapat ditentukan batasan waktu yang tetap karena sangat tergantung pada jumlah dan tingkat kerusakan sarana prasarana yang harus dilakukan perbaikan dan pemeliharaan.


- 39 5.

Petugas Yang Terlibat : Kasubag TU, Petugas Pemeliharaan sarana prasarana kantor.

6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Kain pel, pembersih lantai, ember, sapu, tempat sampah, gerobak sampah, alat pemotong,

meja, Kursi, Komputer,

Printer, Alat Tulis Kantor, Alat Transportasi, bahan bakar, obatobatan tanaman, cat, kuas, alat pertukangan. 7.

Hasil / Output Pelayanan : Terpeliharanya sarana prasarana kantor.

XVIII. Pemeliharaan Kendaraan Bermotor 1.

2.


Adanya kerusakan pada kendaraan bermotor

b.

Adanya tuntutan perkembangan teknologi


3.


Inventarisasi kendaraan bermotor yang memerlukan perbaikan dan pemeliharaan

b.

Mengajukan

hasil

inventarisasi

perbaikan

dan

pemeliharaan

pada

pemeliharaan kendaraan bermotor c.

Melaksanakan

perbaikan

dan

kendaraan bermotor yang telah di inventarisasi d.

Melaporkan hasil perbaikan dan pemeliharaan kendaraan bermotor

yang

telah

dilakukan

perbaikan

dan

pemeliharaan. 4.

Waktu Pelayanan : Tidak dapat ditentukan batasan waktu yang tetap karena sangat tergantung pada jumlah dan tingkat kerusakan sarana prasarana yang harus dilakukan perbaikan dan pemeliharaan.

5.

Petugas Yang Terlibat : Kasubag TU, Petugas Pemeliharaan sarana prasarana kantor. SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

- 40 6.

Sarana Prasarana Yang Dipergunakan : Alat-alat perbengkelan

7.

Hasil / Output Pelayanan : Terpeliharanya kendaraan bermotor dinas.

Ditetapkan : Pada Tanggal :

Surabaya Desember 2012

KEPALA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TIMUR

ttd ZAINAL MUHTADIEN, SH, MM Pembina Utama Madya NIP. 19570825 198303 1 012


SOP Bakesbangpol Propinsi Jatim

Recommend Documents