SOLIDUS SOFTWARE ROTTERDAM NIEUWS OVER HET BOEKHOUDPAKKET MAART 2013
1
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Woord vooraf.. Grootboekrekening; Grootboekkaartje; Tegenrekening; Kaartje; Tegenr; Nummer. Dit is altijd een nummer uit het grootboekrekeningschema.
2
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Graag laten wij u meegenieten van de vernieuwingen en verbeteringen die wij in het jaar 2013 tot nu toe inbouwden in ons boekhoudprogramma Finca. Solidus schreef en beheert inmiddels meer dan 64.607.008 tekens programmatuur. Dat is een imposant getal. Van deze enorme hoeveelheid tekens programmatuur is 5.351.497 bestemd voor het boekhoudprogramma. De eerste versie van het boekhoudprogramma schreven we in 1990. Onderstaand het menuscherm…
Afgezien van wat aanpassingen in schermteksten omdat de overheid het tarief voor de BTW verhoogde van 19% tot 21% hebben we ons bezig gehouden met het scannen van de inkoopfacturen. Scannen van documenten is standaard bij Solidus, maar toch…
3
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Het scannen van inkoopfacturen doen we direct tijdens het inboeken van de inkoopfactuur. Inkopen boek je in keus 03 INBOEKEN INKOPEN
De eerste keuzen zijn beschreven in het handboek. Als u het vinkje achter FACTUREN SCANNEN! wegklikt, wordt er niet gescand. Als u de instellingen van de computer nog in moet richten op het scannen van documenten, dan moet u even op het icoon rechtsonder klikken. U krijgt dan een apart scherm voor het instellen van de scansoftware en dergelijke. Nu naar het boekscherm.
4
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Het scherm voor het inboeken van een inkoopfactuur zonder intoetsingen.
Zoek de relatie door F3. Toets het bedrag en de tegenrekening in… Check…
5
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET U haalt de BTW uit de factuur door op de F6 voor 6% BTW of de F7 voor 21% BTW te drukken.. Wij kiezen F7..
Druk nu op de enter-toets en de inkoopfactuur is ingeboekt. Opmerkingen… De scan van de factuur geschiedt in de achtergrond. Vergeet niet het model op de glasplaat te leggen en weer van de glasplaat af te halen. Als u niets intoetst bij de omschrijving, zetten wij de naam van de klant in de omschrijving. Achter het kopje KENMERK CRED. kunt u factuurgegevens van uw crediteur intoetsen. Dat is uiteraard niet verplicht.
6
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Nu gaan we op onderzoek uit. Is de scan echt wel gemaakt en kunnen we daar iets mee? We keren terug naar het menu van het boekhoudpakket. We kiezen voor 10 OVERZICHTEN OP SCHERM. Daarna kiezen we voor 4 CREDITEUREN MUTATIES.
We selecteren de betreffende relatie door op
te klikken.
Het kiezen van bedrijven of contactpersonen is allemaal vergaand gestandaardiseerd. Beschrijven hoe dat werkt, hoort niet in deze documentatie. Na selectie wordt een scherm opgeleverd met facturen van de gekozen relatie.
7
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET U ziet achtereenvolgens: de naam van de crediteur; het nummer van de inkoopfactuur; de dagboekgegevens; de factuurdatum; en het factuurbedrag.
Als u op het factuurnummer klikt, krijgt u de factuurgegevens op scherm.
8
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET We hebben op het factuurnummer geklikt en krijgen de factuurgegevens op scherm. Linksonder ziet u een knop met de afbeelding van een scanner.
Als u op de knop met de afbeelding van de scanner klikt, krijgt u de scan van de factuur op scherm…
9
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Onderstaand een gedeelte van de scan van inkoopfactuur 2126106.
10
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Op veler verzoek hebben we ook het splitsen van inkoopfacturen naar verschillende grootboekkaartjes aangepast. Onderstaand een schermpje met als voorbeeld een inkoopfactuur van KPN.
Facturen van KPN moesten altijd op een speciale manier en met zorg behandeld worden. Het BTW-bedrag was in het algemeen niet met 1 toets uit de factuur te halen en vaak moest de factuur ook nog nader gesplitst worden. Als u het veld TEGENREKENING niet invult, komt u automatisch in de splits-/verdeelmodus. Vul de tegenrekening dus niet in als u wilt verdelen. Druk op de enter-toets…
11
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET U bent nu in de splits-/verdeelmodus.
De beschrijving staat in het handboek, maar wij kunnen ons voorstellen dat u toch iets meer wilt weten over deze methode. U heeft op het voorgaande scherm aangegeven dat u een inkoopfactuur met een totaalbedrag van € 118,25 van KPN ontving. Door de boeking op het eerste scherm is het inkoopboek bijgewerkt. Nu moet het grootboek nog bijgewerkt. Omdat er nu een keer bedrijven zijn die u dwingen de factuur regel voor regel in te toetsen moet het boekhoudsysteem u ook die mogelijkheid bieden. U kunt volstaan met het intoetsen van de nummers van de grootboekkaartjes (TEGENR) en de bedragen.
12
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Hieronder het verdeelde scherm…
U moet wel exact wegboeken, anders keurt het systeem uw boekingen af. Om te kunnen controleren of u het bedrag wel goed gesplitst hebt, of u wel goed verdeeld hebt, kunt u op de nieuwe knop met het telraam klikken. De operator heeft op het telraampje geklikt en ziet dat er nog € 10,34 ingetoetst moet worden. Ook een nieuwe functie die ons wel handig leek.
13
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET De laatste vernieuwing die in deze brochure beschreven wordt, is het zoeken van een grootboekkaartje tijdens het boeken. Sinds 1990 hanteren wij voor het zoeken van een grootboekkaartje onze standaard. Die standaard bestaat uit een nummer van 7 cijfers als unieke code voor het grootboekkaartje en een zoekcode van 4 hoofdletters. Die methode is al oeroud, bewezen betrouwbaar en razendsnel, en door onze gebruikers nog nooit als onhandig ervaren. Toch zien wij iedere keer dames worstelen met lijstjes en handboekjes en kladjes en telefoons en iPad’s en tablet’s, op zoek naar het nummer van de gewenste grootboekkaartje. Hieronder ziet u het algemene boekscherm. Een grootboekkaartje, de TEGENREKENING, zoekt u door op de F4 te drukken.
Laten we dat dan maar eens doen… Druk op de F4=KAART.
14
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Onderstaand het scherm dat u opgeleverd krijgt. Dit is een beschrijving van nieuwe functionaliteit en geen handboek. Voor testen van de programmatuur en maken van de schermafdrukken maken we gebruik van testbestanden.
Het nummer van de grootboekkaartje dat u zoekt staat niet in de lijst. U heeft de mogelijkheid op andere manieren te zoeken. Wij bieden u de mogelijkheid, de beschikbare grootboekkaartjes te zeven. Druk op de F2 om de grootboekkaartjes te zeven.
15
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET U heeft op de F2 gedrukt om de grootboekkaartjes te zeven. Onderstaand scherm wordt getoond.
ZOEK EEN KAARTJE MET EEN
U weet inmiddels dat u de kaartjes op naam kunt zoeken. De vier hoofdletters beschreven op bladzijde12.
BEGIN TE BLADEREN VANAF NUMMER
De kaartjes hebben allemaal een uniek 7-cijferig nummer. U kunt ook beginnen te bladeren vanaf een door u gekozen nummer.
U mag de naam én het nummer intoetsen, of alleen de naam of alleen het nummer of helemaal niets. U bent immers aan het zoeken. Hieronder ziet u een zogenaamde balsectie. HIER DE BAL VOOR ALLE KAARTJES
HIER DE BAL VOOR BALANSKAARTJES HIER DE BAL VOOR WINSTKAARTJES
Je hebt kaartjes die voor de balans zorgen én kaartjes die voor de Winst en Verlies Rekening zorgen. Als hier de bal staat, krijgt u alle kaartjes. Als de bal hier staat krijgt u alleen de balanskaartjes. Als de bal hier staat krijgt u de W&V-kaartjes. 16
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET ALLEEN KAARTJES MET BOEKINGEN
Als u de box aanvinkt, krijgt u alleen kaartjes waar inmiddels op geboekt is opgeleverd.
Wij hebben als voorbeeld REPR ingetoetst en daarna op de enter-toets gedrukt. Dat heeft onderstaand resultaat.
U ziet rechtsboven de start van de alfabetische selectie, dat we alle kaartjes willen, maar alleen kaartjes met boekingen. Wij kunnen ons voorstellen dat u dan eigenlijk wel wil weten wát er op de betreffende grootboekkaartje geboekt werd, de mutaties. Klik daarvoor op het nummer van de grootboekkaartje.
17
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET U heeft op het nummer van de grootboekkaartje geklikt en krijgt bijvoorbeeld onderstaand overzicht op scherm.
Dit overzicht werd gekozen omdat er op dit kaartje inkoopfacturen geboekt werden. U ziet dat het kopje FACTUUR geel oplicht ten opzichte van de andere kopjes. Als u bijvoorbeeld op het factuurnummer 2126106 klikt, krijgt u de scan van die inkoopfactuur op scherm. De scan staat afgedrukt op pagina 12 van deze brochure.
18
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET
We vergeten de tulp
. Dat kan niet!
De tulp hanteren we voor het zoeken van woorden. In 2004 introduceerden we een ordersysteem voor bloembinders. In dit ordersysteem bouwden we een zoekfunctie in en sinds die tijd zoeken we woorden met behulp van de tulp. Klik op de tulp…
In dit voorbeeld zoeken we grootboekkaartjes met het woord “pand” in de omschrijving. We toetsen het woord “pand” in en drukken op de enter-toets.
19
VERNIEUWD OF VERBETERD IN HET BOEKHOUDPAKKET Voila…
Makkelijker kunnen we het u niet maken.
© SOLIDUS SOFTWARE ROTTERDAM MAART 2013 20
