Social Collaboration

White paper

Social Collaboration. Sneller, leuke en productiever werken.

© 2014 Avanade Inc. Alle rechten voorbehouden. 1

Avanade white paper ‘Social’ voor het bedrijfsleven. Sneller, leuker en productiever werken.

Enterprise social collaboration is meer dan een platform. De gebruiksvriendelijke oplossingen helpen u om uw bedrijfsprocessen te transformeren, zodat u het maximale kunt halen uit uw mensen en data. Een recente wereldwijd onderzoek, uitgevoerd door Avanade onder 4.000 zakenmensen wereldwijd, toont aan dat 98 procent van alle ondervraagden die gebruik maken van social collaboration daar baat bij heeft. Toch is het de vraag of de mogelijkheden ten volle benut worden. Vormt de sterke focus op technologie een belemmering om social collaboration te zien als iets veel belangrijkers: een middel om onze huidige manier van werken opnieuw vorm te geven? Deze white paper is bedoeld om u te helpen het maximale uit social collaboration te halen. Maar schuif, voordat u verder leest, uw vooroordelen over social collaboration-'technologie' aan de kant en denk in plaats daarvan aan uw medewerkers, uw bedrijfsprocessen en de manieren waarop social collaboration organisatorische veranderingen binnen uw bedrijf teweeg kan brengen. Waarom social? De laatste jaren is een droombeeld ontstaan van een minder strikte, vlakkere bedrijfshiërarchie, mede door de opkomst van nieuwe ‘wonder’ technologieën die samenwerken makkelijker maakten. Eerst zagen we de social network revolutie uitbreken, met in de hoofdrol Facebook, LinkedIn®, Twitter en honderden miljoenen consumenten. Inmiddels is het stof neergedaald en zijn medewerkers over de hele wereld

gewend geraakt aan een nieuwe manier van werken, waarbij instant statusupdates, gebruiksvriendelijke interfaces en eenvoudige online communicatie onderdeel zijn van het dagelijks leven. Nieuwe technologieën en trends veranderen de bestaande zakelijke normen en de manier waarop we werken. Hierdoor worden traditionele processen opnieuw bekeken. Doordat bedrijven meer en meer digitaliseren en virtuele grenzen vervagen, groeit de behoefte aan een nieuwe benadering van de werkplek. Avanade noemt deze verandering in de manier waarop bedrijven werken "Work Redesigned". Work Redesigned geeft opnieuw vorm aan de manier waarop werknemers hun werk uitvoeren en bedrijven zakendoen. Toch kampen de meeste bedrijven met een barrière. Deze barrière bevindt zich meestal tussen medewerkers en de kennis die zij nodig hebben. Deze kennis kan digitaal of analoog zijn of zich in de hoofden van uw medewerkers bevinden. Gegevens worden dagelijks gebruikt en gewijzigd. Wanneer u geen gebruik

maakt van een social collaborationoplossing, of niet op de juiste manier, kan een grote hoeveelheid belangrijke informatie onbekend en onbeschikbaar blijven. Een voorbeeld. Een medewerker van een advocatenkantoor in Amsterdam vraagt advies over wetgeving in Thailand aan een collega van hetzelfde kantoor. Ze willen contact opnemen met het desbetreffende lokale kantoor, maar waar begin je met zoeken als er honderden, zo niet duizenden, contacten zijn? Social collaboration is de beste oplossing om de kennis, ideeën en mankracht die uw organisatie rijk is te kunnen benutten. Het lijkt voor de hand liggend dat de voordelen van enterprise social collaboration-technologieën als slimmer, sneller en makkelijker samenwerken, hoog op het verlanglijstje van veel bedrijven staan. Toch omarmt een aanzienlijk deel van de bedrijven deze technologieën nog niet. Sommige bedrijven zijn voornamelijk bezorgd dat medewerkers een deel van hun tijd verdoen aan prikborden en

Telenor benut de WoW-factor Telenor is het grootste telecommunicatiebedrijf van Noorwegen, actief in heel Europa, Scandinavië en Azië. Met meer dan 200 miljoen abonnees is het een van de grootste aanbieders van mobiele telefonie wereldwijd. Telenor maakt gebruik van een social collaboration-oplossing van Avanade, intern bekend als 'WoW' (Way of Work), om kosten te drukken, best-practices te delen, milieueffecten te verlagen en resources en tijd beter te benutten. Met 93 procent van de werknemers aangesloten op de WoW-oplossing en een indrukwekkend aantal van 1,7 miljoen hits in de eerste zes maanden na de lancering, heeft Telenor haar doel bereikt, namelijk het introduceren van een 'one company'mentaliteit die werknemers met elkaar verbindt en samenwerking en open communicatie mogelijk maakt. Tot nu toe heeft Telenor al het volgende bereikt:

© 2014 Avanade Inc. Alle rechten voorbehouden.

Het delen van kennis is met 20% gestegen. Het aantal reizen is gedaald met 20%, wat gelijkstaat aan een besparing van miljoenen Noorse kronen aan kosten, 200 reisdagen en 1 ton CO2 per werknemer per jaar. Het belangrijkste resultaat voor Telenor is een forse toename van het aantal nieuwe relaties, zowel binnen als buiten de organisatie.


berichtensystemen, die vol zouden komen te staan met meningsuitingen en oppervlakkige gespreksonderwerpen. Anderen hebben te veel vragen bij de ROI om een business case te kunnen maken voor de IT-investering, of zien te weinig concrete bewijzen van de meerwaarde. Er leven dus veel verschillende vragen rondom het onderwerp. Als we naar de grootste mythes rondom enterprise social collaboration kijken, zien we dat de basis hiervan vaak ligt in technische aspecten van de invoering. Social collaboration is echter veel meer mens gedreven dan technologie gedreven. Uiteindelijk draait het om betere samenwerking tussen uw medewerkers en om het maximaal benutten van uw menselijk kapitaal. Daarnaast stelt het u in staan om uw processen veel effectiever te maken. Het huidige zakelijke sociale landschap: Laten we de huidige stand van zaken bekijken. In februari 2012 heeft Avanade in samenwerking met het onderzoeksbureau Vanson Bourne een survey gehouden onder 4.000 zakenmensen uit organisaties met 500 of meer werknemers en gevraagd naar hun gebruik van en opvattingen over social collaboration. De steekproef werd genomen onder alle lagen werknemers van bestuursleden tot net afgestudeerde stagiaires. Eén van de meest voor de hand liggende resultaten van de enquête was dat social collaboration een geliefde oplossing is. Op de vraag: "Heeft uw bedrijf zakelijke sociale netwerktechnologieën geadopteerd?" gaf 67% van de Nederlandse respondenten aan dat dit wel zo was terwijl dat in slechts 33% niet het geval was. Wanneer de gegevens per platform worden geanalyseerd, komt één mogelijke reden voor dit onverwacht hoge adoptiepercentage naar voren. Facebook is het meest geliefde sociale medium dat voor samenwerking wordt gebruikt. Toch mist 's werelds bekendste

sociale netwerk veel essentiële functies gericht op samenwerking, waaronder het delen van bestanden en mogelijkheden om snel deskundigen op een bepaald gebied te vinden. Hierdoor ontstaat de vraag of Facebook met recht kan worden beschouwd als een zakelijke social collaboration-tool. De bedrijven die volledig afhankelijk zijn van Facebook missen mogelijk de kans om de kracht van hun mensen op de meest effectieve manier mogelijk te gebruiken. Deze groep is met 43% van de social collaboration gebruikers aanzienlijk. Wie vormt nu eigenlijk de drijvende kracht achter het invoeren van social collaboration-oplossingen binnen organisaties? Verbazingwekkend genoeg zijn dat geen IT-afdelingen. Zakelijke initiatiefnemers (54%), marketingafdelingen (41%) en gebruikers zelf (32%) worden allemaal vaker genoemd dan IT-afdelingen. Bijzonder interessant is het percentage respondenten dat aangeeft dat de vraag vanuit de gebruikers zelf kwam, waaruit men kan concluderen dat er vaak tegemoet wordt gekomen aan de wensen en behoeften van medewerkers. Avanade heeft de ervaring dat het vaak de senior executives binnen bedrijven zijn die op zoek gaan naar manieren op de bedrijfsefficiëntie te verbeteren en de samenwerking te bevorderen. De gebruikers van social collaborationtools zijn er erg tevreden mee. Het onderzoek toont aan dat 74% van de Nederlandse gebruikers er veel meer mee wil doen en dat 90 procent van de C-level executives gelooft dat zij hiermee hun zakelijke doelen kunnen bereiken. De voordelen van social collaboration, die u kunt lezen in het volgende hoofdstuk, zijn zowel divers als uitgesproken. Opvallend genoeg kampen degenen die geen gebruik maken van social collaboration met juist díe problemen die door social collaboration opgelost kunnen worden. Meer kennis over de voordelen kan dan ook betekenen dat social collaboration voor meer bedrijven interessant wordt.


De voordelen: sneller, productiever en leuker De belangrijkste uitkomst van ons onderzoek is dat 98% van alle respondenten reële en concrete voordelen heeft ervaren dankzij het gebruik van enterprise social collaboration-tools. De meerderheid van de ondervraagde gebruikers geeft aan dat deze tools het werk leuker maken (46%). 35% zegt dat zij hun werkzaamheden sneller kunnen uitvoeren en 28% geeft aan dat het de productiviteit verhoogt.


Enterprise search is een belangrijk onderdeel van de meeste social collaboration-oplossingen. Het is de tool die uw medewerkers nodig hebben om de informatie en expertise te vinden die hen helpt om hun taken snel en efficiënt te kunnen voltooien. Social collaboration is daarom meer dan alleen een zoekmachine; het is dé tool om dingen voor elkaar te krijgen. Brainstormen, ideeënvorming, innovatie hoe u het ook wilt noemen - het creëren van ideeën is een zeer gewilde valuta die overal ter wereld inwisselbaar is, binnen alle bedrijven. Social collaboration maakt het proces van het creëren van nieuwe ideeën makkelijker. 39% van de respondenten die social collaboration-technologie gebruiken, zegt dat dit hun teams en afdelingen helpt ideeën uit te werken op een directe en positieve manier - zonder geploeter en gebrek aan besluitvorming. 45% van de respondenten zegt dat social collaboration-technologie hen in staat heeft gesteld snel de juiste mensen te vinden, waardoor alle benodigde informatie toegankelijk werd 55% van de respondenten zegt dat zij door social collaborationtechnologie aan een groot scala aan grote en kleine projecten kunnen werken, met externe partners, onderaannemers en klanten. En dat alles met aantrekkelijke en professionele workflows.

Social collaboration-tools Wat houdt Avanade’s enterprise collaboration -oplossing in? Wij maken gebruik van drie krachtige softwareapplicaties die elkaar aanvullen om een samenhangend ecosysteem mee te creëren: Microsoft SharePoint, NewsGator ® en Yammer. SharePoint is Microsoft’s collaborati on en sharing tool voor bedrijven. Het is goed mogelijk dat deze tool al binnen uw bedrijf wordt gebruikt, of dat u de licenties al heeft aangeschaft. NewsGator is sinds de start in 2004 uitgegroeid tot leider op het gebied van kennisuitwisseling, collaboration en enterprise social business software, met meer dan vier miljoen betalende gebruikers wereldwijd. Ten slotte maakt Yammer, de favoriete interne microblogging-oplossing voor bedrijven, het aanbod compleet. Deze krachtige tools bieden samen alles wat een organisatie nodig heeft om de kracht van social collaboration te benutten. Waarom Avanade? Waarom is Avanade de juiste keuze voor uw enterprise social collaboration project? Dankzij onze bewezen kennis van alle Microsoft-producten en zakelijke processen hebben wij een unieke kijk op social collaboration-technologie en de implementatie hiervan. Wij helpen uw organisatie graag het maximale uit social collaboration te halen. Avanade heeft de expertise in huis om u te begeleiden door het complexe proces van transformatie en aanpassing. Wij brengen niet alleen IT-kennis maar begrijpen ook wat bedrijven willen en wat hen motiveert. Daarnaast zorgen onze experience design en user interface mensen ervoor dat u een gebruiksvriendelijke en aantrekkelijke social collaboration oplossing krijgt die uw medewerkers aanspreekt. Onze klanttevredenheid spreekt voor zich, 97% van onze klanten is tevreden met onze dienstverlening



Twee derde van alle internetgebruikers maakt gebruik van sociale netwerken. Deze zijn bijna niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Dit heeft zo zijn invloed op de wensen en verwachtingen van medewerkers. Een saai intranet en ouderwetse samenwerkingstools bieden de gebruiker niet wat zij zoeken en worden daarom vaak niet gebruikt. In deze nieuwe sociale wereld willen werknemers snelle en laagdrempelige toegang tot gebruiksvriendelijke oplossingen. Neem bijvoorbeeld het inwerken van nieuwe medewerkers. Het is niet eenvoudig om ze snel en efficiënt op weg te helpen. 36% van de respondenten zegt dat dit door social networking tools makkelijker is geworden. Dit is slechts een voorbeeld van de vele mogelijke toepassingen. Barrières 32% van de respondenten werkt nog niet met social collaboration-tools. Het is waar dat het adopteren van relatief nieuwe technologieën zelden zonder complicaties verloopt. Kan dit de reden zijn? Zevenendertig procent geeft als reden dat zij niet begrijpen hoe het hen kan helpen hun werk te doen. Bovendien zegt 52 procent dat het 'niet past bij hun zakelijke behoeften'. Een logische conclusie kan zijn dat het bijbrengen van meer kennis de twijfel kan wegnemen en zo meer bedrijven overtuigd kunnen worden om social collaboration te omarmen. Ook zorgen over beveiliging kunnen gezien worden als een barrière. Hierbij is het belangrijk om een balans te vinden tussen de behoefte aan controle en de vraag naar een open en democratische werkomgeving. De behoefte aan controle is slechts een van de vele uitdagingen die het gebruik van social collaborationtools in de weg kan staan. Uit ons onderzoek blijkt dat het gebrek aan financiële middelen, training en ondersteuning door het senior management de grootste barrières vormen terwijl de weerstand door medewerkers pas hierna komt.


De route naar ‘Social Succes’ 1.

2.

3.

4.

Bepaal hoe het succes eruitziet. Welke problemen wilt u oplossen? Dit is geen sociale aangelegenheid, dit is puur zakelijk. Zorg dat management overtuigd is van de meerwaarde. Met alleen steun vanuit het management bent u er nog niet. Bedenk een bedrijfsbrede campagne gericht op kennis en begrip. Zorg ervoor dat u de demografie van uw bedrijf kent. De oplossing is voor iedere organisatie anders.

Is u iets opgevallen aan deze vier stappen? Geen enkele is op technologie gericht.


Avanade’s aanpak is erop gericht om deze barrières weg te nemen en om uw werknemers te betrekken zodat zij de mogelijkheden van een nieuwe social collaboration-oplossing zullen omarmen. Wij geloven in de zakelijke voordelen die social collaboration met zich meebrengt gebruiken het daarom ook zelf. Avanade is een organisatie met zo’n 17.000 professionals die voor vestigingen over de hele wereld werken. Daarom hebben wij ons eigen social collaboration-systeem ontwikkeld: Avanade Fabric. De ervaringen die wij hiermee hebben opgedaan delen wij graag met u, om u te helpen uw bestaande of nieuwe social collaboration implementatie tot een succes te maken. Van dagelijkse gebruiksmogelijkheden tot het helpen realiseren van draagvlak binnen uw organisatie en het overtuigen van uw belangrijkste stakeholders. Wat is de toekomst van enterprise collaboration? U heeft kunnen lezen dat bijna zeven van de tien bedrijven gebruikmaken van social collaboration en dat bijna iedereen uit deze groep van de technologie profiteert. Maar wat brengt de toekomst voor deze nieuwe manieren van werken? Hebben wij het punt bereikt waarop wij verzadigd zijn, of blijft de vraag groeien? Het antwoord is, zoals verwacht, volmondig 'ja’. E r is veel meer te halen uit enterprise social collaboration'. 83% van de gebruikers van een social collaboration-tool wil deze veel vaker gebruiken en dit percentage stijgt naar 93 procent onder C-level executives - veel krachtigere reclame dan deze is er niet. Dit gedeelte van het onderzoek toont duidelijk aan dat verdere educatie van gebruikers over de voordelen van de tool op prijs wordt gesteld terwijl de vraag naar meer social collaboration daalt naarmate de laagste rang in de bedrijfshiërarchie nadert: de C-level executives zijn de grootste voorstanders en net afgestudeerden de minste.

Workplace Redesigned Waardoor onderscheiden zakelijke social collaboration-oplossingen van Avanade zich van: Collaboration met klanten en partners Wij betrekken klanten en partners direct bij de zakelijke processen en waardeketens door middel van klantgerichte ondersteuningsportalen en geïntegreerde communicatiekanalen. Kennisbeheer Wij helpen graag om eenvoudig kennis te vinden, te gebruiken en aan te duiden, ongeacht waar deze zich binnen het bedrijf bevindt. Innovatielevenscyclus Laten wij sociaal worden, laten wij ideeën stromen. Waar uw mensen ook mogen zijn, leiden onze social collaboration-oplossingen tot meer creativiteit en betere besluitvorming. Expertise zoeken Het is de beste manier om de juiste bronnen voor een nieuw project te vinden en de deskundigen in uw hele organisatie te identificeren en te belonen. Medewerkers betrekken Haal uw nieuwe medewerkers sneller en eenvoudiger aan boord met behulp van tools variërend van executive blogs die hen op de hoogte brengen van de bedrijfscultuur en -doelstellingen tot praatgroepen voor medewerkers waarin zij gedachten met elkaar kunnen uitwisselen. Social learning Avanade helpt u informatie te betrekken bij groepsinteractie om betere Deze behoefte aan meeren kennis wordt mogelijkUit cijfers blijkt dat degenen die geen kennisuitwisseling teamwork te de maken. verder ondersteund door 38 procent van gebruik maken van deze technologieën de respondenten (de grootste groep dit in de toekomst mogelijk wel gaan respondenten) die zegt niet te weten of doen. Ons onderzoek suggereert dat ongeveer de helft van de 32 procent nietzij social collaboration-tools wel of niet gebruikers van een social collaborationwillen adopteren. tool deze technologieën wel overweegt. Het verhaal van social collaboration is Op de vraag 'Denkt u dat sociale nog lang niet verteld. netwerktechnologieën de manier waarop u werkt in de toekomst zullen verbeteren?' heeft 74 procent van alle respondenten en 90 procent van de Clevel executives het antwoord 'Ja' gegeven. Bovendien gelooft driekwart van de respondenten dat social collaboration-technologie de manier waarop zij hun zakelijke doelstellingen bereiken zal verbeteren; negen van de tien respondenten in deze categorie behoren tot C-level executives.



Belangrijkste conclusies: het begin van een nieuw tijdperk Social collaboration brengt voordelen met zich mee die zich niet door statistische gegevens laten beschrijven. De toegevoegde waarde voor uw bedrijf komt voort uit de eenvoudige, directe en plezierige manier van samenwerking die u voor uw medewerkers mogelijk maakt. De kloof tussen persoonlijke sociale netwerken en het professionele leven wordt steeds kleiner. De beginselen van enterprise social collaboration gaan veel dieper dan kennisuitwisseling of snelle communicatie. Wij bij Avanade geloven dat de manier waarop gewerkt wordt continue in verandering is, momenteel vooral aangedreven door een alsmaar groeiend gebruik van smartphones, de opmars van tablets en de invloeden van sociale netwerken. Mens en technologie zijn tegenwoordig onlosmakelijk met elkaar verbonden.

© 2014 Avanade Inc. Alle rechten voorbehouden. De Avanade-naam en het Avanade-logo zijn gedeponeerde handelsmerken in de Verenigde Staten en andere landen.

Over Avanade Avanade levert bedrijfstechnologische oplossingen en Managed Services op basis van een combinatie van inzicht, innovatie en gedegen kennis van Microsoft® -technologieën om optimale resultaten voor klanten te realiseren. Ons team van getalenteerde professionals heeft duizenden andere bedrijven geholpen de productiviteit te verhogen en de samenwerking te verbeteren, zodat zij sneller kunnen inspelen op veranderingen en de loyaliteit van klanten kunnen verbeteren. Voor meer informatie, kijk op www.avanade.com.

Noord-Amerika Seattle Tel. +1 206 239 5600 [email protected]

Pacifisch Azië Singapore Tel. +65 6592 2133 [email protected]

Zuid-Amerika São Paulo Tel. +55 (11) 5188 3000 [email protected]

Europa Londen Tel. +44 0 20 7025 1000 [email protected]

Afrika Pretoria Tel. +27 12 622 4400 [email protected]

Nederland Almere Tel. +31 (0) 36 547 51 00 [email protected]


Social Collaboration

Recommend Documents