SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
PERANCANGAN SYSTEM MONITORING CONTROL (SMC) IT HELPDESK DAN ASSET MANAGEMENT PT KEVINDO PUTRA SEJATI Ani Yoraeni STMIK Nusa Mandiri
[email protected]
Atan Pratama Putra STMIK Nusa Mandiri
[email protected]
ABSTRAK — PT Kevindo Putra Sejati merupakan sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang distributor handphone yang memiliki banyak cabang yang tersebar diseluruh Indonesia dan dalam menangani problem-problem IT perlu adanya sebuah rancangan sistem yang mampu memonitoring dan menkontrol agar dapat memberikan suatu pelayanan terbaik kepada seluruh pengguna sumber daya IT di PT Kevindo Putra Sejati. Oleh karena itu penulis membuat skripsi perancangan system monitoring control (SMC) IT helpdesk dan asset management dalam menunjang aktivitas divisi IT dalam melakukan pencatatan keluhan-keluhan pengguna atau user serta pendataan aset-aset IT Kata Kunci: IT Helpdesk, Monitoring, Control
Asset
Management,
PENDAHULUAN PT Kevindo Putra Sejati (KPS) merupakan salah satu dari beberapa perusahaan yang mendapatkan hak paten dalam pendistribusian produk - produk SAMSUNG khususnya Handphone dengan cakupan pendistribusian sekitar wilayah JABODETABEK sampai pada bulan maret tahun 2015 ini dengan serta didukung oleh lima gudang cabang yang terletak di mall ITC ROXY MAS, mall ITC Kuningan, Pusat Grosir Cililitan (PGC), mall Giant Bekasi, Sentra Grosir Cikarang (SGC) dan satu gudang utama (warehouse) yang terletak di wilayah pergudangan Sunter Jakarta Utara. Seiring dengan kemajuan serta tingginya tingkat pendistribusian handphone yang dilakukan oleh PT Kevindo Putra Sejati dibandingkan dengan perusahaan – perusahaan lainnya yang juga memagang hak paten dalam pendistribusian handphone SAMSUNG, maka pada bulan april 2015 ini, PT Kevindo Putra Sejati memperluas cakupan pendistribusian sampai pada seluruh kota – kota besar yang ada di Indonesia seperti Medan, Surabaya, Kediri, Pontianak, Palembang, dll.
Menurut Ali (2008:146-147) Dalam suatu organisasi yang menggunakan dukungan teknologi informasi di dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, maka operasional di bidang sistem dan teknologi informasi menjadi sesuatu masalah yang kritis. Biasanya lembaga/unit yang menangani sistem dan operasional/implementasi system dan teknologi informasi setiap hari. Untuk menangani berbagai masalah tersebut diperlukan suatu mekanisme pengelolaan dalam rangka member layanan bagi pengguna sistem dan teknologi informasi. Dengan didorong oleh kemajuan perusahaan tersebut, maka turut mendorong pula tingkat permintaan terhadap personil dalam melakukan penanganan – penanganan yang sifatnya dukungan atau support terhadap operasional perusahaan baik dari sisi hardware, software maupun jaringan dan infrasturktur IT yang harus tetap terjaga baik karena PT kevindo Putra Sejati telah menerapkan online system yang telah terintegrasi kepada seluruh gudang cabang perusahaan. Selain dibutuhkannya dukungan atau support dari IT Division terhadap kelancaran operasional perusahaan dan jika kita membahas mengenai hal – hal yang berhubungan dengan hardware terutama yang berkaitan dengan asset – asset IT seperti Printer, Komputer, Router dan yang lainnya, maka diperlukannya suatu pencatattan yang baik dan seragam yang harus dimiliki oleh beberapa divisi terkait lainnya seperti divisi General Affair (pengadaan barang), divisi accounting Finance, dan divisi IT itu sendiri. Menurut Ali (2008:147) Helpdesk adalah sesorang yang memberikan layanan bagi pengguna sistem dan teknologi informasi di suatu institusi tertentu Dalam melakukan kegiatan dukungannya atau support dari Divisi IT kepada operasional selama ini masih menerapkan komunikasi lewat telpon dalam menerima keluhan ataupun case yang dialami oleh user berkaitan dengan aplikasi perangkat lunak, jaringan internet ataupun yang lainnya yang masih dalam cakupan wilayah kerja sistem dan teknologi informasi.Tetapi dengan kondisi personil IT yang terbatas dalam menghadapi permintaan ataupun case dari user dalam penyelesaian case nya tersebut sangat kurang sehingga banyak keluhan ataupun problem yang berkaitan dengan sistem dan
INF-686
SNIPTEK 2014 teknologi informasi terkendala dalam penyelesaiannya. Dan dengan demikian secara tidak langsung juga berdampak kurang lancarnya kegiatan operasional dilapangan akibat dari case user yang masih belum termanajemen dengan baik dalam penyelesaiannya. Selain itu belum adanya penerapan standar operasional prosedur (SOP) dalam hal pelaporan serta penanganan problem yang dialami user sehingga sering sekali user dalam hal ini kepala gudang cabang melaporkan problem yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi langsung kepada direksi dan hal tersebut terkadang membuat Divisi IT dipersalahkan tanpa tahu penyebab problemnya tersebut. Disamping itu, pencatattan aset yang dilakukan oleh Divisi IT dengan divisi Pengadaan Barang sering mengalami perselisihan akibat kurangnya komunikasi satu atap yang kemudian berdampak terhadap lambatnya Divisi Pengadaan Barang dalam menyediakan perlengkapan - perlengkapan yang dibutuhkan oleh Divisi IT dalam menyelesaikan masalah atau case dari user. Bertolak dari pemaparan diatas mengenai latar belakang masalah yang dihadapi dan terjadi pada Divis IT PT kevindo Putra Sejati, maka penulis dan rekan – rekan Divis IT menganggap hal tersebut diatas memerlukan suatu solusi yang baik dalam menunjang kemajuan dan penangganan problem user dan pencatattan aset perusahaan yang berhubungan dengan teknologi informasi. Dari latar belakang permasalahan yang penulis angkat dalam skripsi ini, maka dapat ditarik beberapa identifikasi permasalahan yang terjadi : 1. Belum adanya manajemen penanganan keluhan karyawan berkaitan dengan divisi IT yang baik pada divisi IT 2. Belum adanya manajemen dalam pencatattan aset divisi IT 3. Belum adanya dokumentasi aktivitas penanganan keluhan karyawan yang berkaitan dengan divisi IT 4. Belum adanya standar operasional prosedur dalam melakukan penerimaan keluhan karyawan, penyelesaian keluhan karyawan dan pelaporan penyelesaian keluhan karyawan berkaitan dengan divisi IT Berdasarkan dari latar belakang masalah dan identifikasi permasalahan yang telah penulis angkat pada skripsi ini, maka berikut adalah beberapa perumusan masalah yang akan penulis angkat : 1. Bagaimana menciptakan sebuah aplikasi yang mampu membantu divisi IT dalam menampung, memproses, dan melaporakan hasil dari keluhan karyawan berkaitan dengan penggunaan seluruh aset IT
ISBN: 978-602-72850-5-7 2. 3.
Bagaimana penulis mampu menciptakan sebuah aplikasi yang juga mampu melakukan pencatattan aset yang dimiliki oleh divisi IT Bagaimana penulis mampu menciptakan sebuah standar operasional prosedur dalam penanganan keluhan karyawan dan aset manajemen pada divisi IT kedalam sebuah aplikasi.
Ruang lingkup penulisan skripsi yang membahas mengenai IT Helpdesk dan Aset Manajemen ini mencakup pada seluruh kegiatan divisi IT dalam melakukan penyelesaianpenyelesaian keluhan karyawan yang berkaitan dengan ketidakwajaran penggunaan seluruh sumber daya IT seperti software gudang, hardware, bahkan jaringan dan infrasturktur perusahaan. Selain itu juga mencakup mengenai aset manajemen perusahaan seperti pencatatan aset dan lokasi penggunaan aset, kondisi aset, hingga pertukaran aset antar cabang agar lebih terdokumentasi. Dalam perancangan aplikasi ini, penulis menggunakan sublime text3 sebagai editor atau tool pemprograman yang berbasis PHP, Adobe Dreamwaver CS3 sebagai tool untuk membuat css atau desain aplikasi sekaligus memanfaatkan teknologi bootstrap3 agar aplikasi website lebih terlihat dinamis dan responsive pada layar serta memakai MySQL sebagai databasenya. BAHAN DAN METODE Berkaca pada latar belakang masalah yang penulis angkat pada bagian bab sebelumnya serta melihat maksud dan tujuan dari penulisan skripsi ini yang mengangkat pentingnya sebuah sistem sekaligus aplikasi IT Helpdesk dan Aset Manajemen pada PT. Kevindo Putra Sejati, maka penulis serius untuk mengangkat tema IT Helpdesk dan Aset Manajemen pada skripsi ini karena nilai manfaatnya yang sangat besar pengaruhnya pada kemajuan perusahaan. berikut ini adalah bentuk sistem IT Helpdesk dan Aset Manajamen yang ditinjau dari tinjauan pustaka :Menurut Santoso (2014). Judul yang diangkat adalah Membuat Helpdesk System berbasis OOP dan PDO dengan PHP. Tanggerang. Dalam pembahasannya, aplikasi yang dibuat menerapkan PHP sebagai bahasa pemprograman serta merepkan konsep OOP sehingga halaman website yang tertera pada browser terenkripsi atau tidak dapat terlacak oleh pengguna dan dengan demikian aplikasi helpdesk system lebih aman dari penggunapengguna yang menggunakan aplikasi dengan tidak semestinya. Selain itu aplikasi yang dibuat telah merapkan multiuser dalam praktik penggunaan aplikasinya.
INF-687
SNIPTEK 2014 Menurut Rusmawan (2011). Judul yang diangka adalah Koleksi Program VB.NET untuk tugas akhir dan skripsi. Bekasi. Dalam pembahasaaannya, membahas mengenai pembuatan aplikasi inventory dengan menggunakan bahasa pemprograman Vb.Net. aplikasi yang di buat menitik beratkan pada pengolahan data barang bagaimana memanajamen suatu barang mulai dari permintaan, peneriamaan, dan pengiriman). A. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Menurut Yakub (2012:1), sistem adalah ”suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”. Menurut Rosa (2013:2) sistem berarti ”kumpulan komponen yang saling terkait dan mempunyai tujuan yang ingin dicapai”. Berdasarkan uraian singkat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem adalah sekumpulan elemen– elemen yang erat hubungannya di dalam bisnis dan berfungsi bersama–sama untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Rosa (2013:28) penjelasan dari tahaptahap yang ada pada model waterfall ini sebagai berikut: 1. Perancangan Sistem (system engineering) Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software. Hal ini sangat penting, mengingat software harus dapat berinteraksi dengan elemen-elemen yang lain seperti hardware dan database. Tahap ini sering disebut dengan Project Definition. 2. Analisa Kebutuhan Piranti Lunak (Software Requirement Analysis) Merupakan proses pengumpulan kebutuhan piranti lunak. Untuk memahami dasar dari program yang akan dibuat, seorang analisis harus mengetahui ruang lingkup informasi, fungsi-fungsi yang dibutuhkan, kemampuan kinerja yang ingin dihasilkan dan perancangan antarmuka pemakai piranti lunak tersebut. 3. Perancangan (Design) Perancangan piranti lunak merupakan proses bertahap yang memfokuskan pada empat bagian penting, yaitu: Struktur data, arsitektur piranti lunak, detil prosedur, dan karakteristik antar muka pemakai 4. Pengkodean (Coding) Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain yang telah dirancang harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakan implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer.
ISBN: 978-602-72850-5-7 5. Pengujian (Testing) Proses ini akan menguji kode program yang telah dibuat dengan memfokuskan pada bagian dalam piranti lunak. Tujuannya untuk memastikan bahwa semua pernyataan telah diuji dan memastikan juga bahwa input yang digunakan akan menghasilkan output yang sesuai. Pada tahap ini pengujian ini dibagi menjadi dua bagian, pengujian internal dan pengujian eksternal. Pengujian internal bertujuan menggambarkan bahwa semua statement sudah dilakukan pengujian, sedangkan pengujian eksternal bertujuan untuk menemukan kesalahan serta memastikan output yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. 6. Pemeliharaan (Maintenance) Proses ini dilakukan setelah piranti lunak telah digunakan oleh pemakai atau konsumen. Perubahan akan dilakukan jika terdapat kesalahan, oleh karena itu piranti lunak harus disesuaikan lagi untuk menampung perubahan kebutuhan yang diinginkan konsumen. B. KONSEP DASAR WEB Konsep Dasar Web dapat diuraikan dalam beberapa konsep, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Definisi Web Menurut Yuhefizar (2008:161) mengemukakan bahwa “website adalah kumpulan dari halaman web yang terdapat pada satu domain, yang terdiri dari dua atau lebih halaman web”. Menurut Tim Wahana Komputer (2010:1) website merupakan sebuah halaman berisi informasi yang dapat dilihat jika komputer anda terkoneksi dengan internet”. 2. Pemrograman Terstruktur Menurut Rosa (2013:67) “Pemrograman terstruktur adalah konsep atau paradigm atau sudut pandang pemrograman yang membagi-bagi program berdasarkan fungsi-fungsi atau prosedur-prosedur yang dibutuhkan program komputer”. Berikut konsep dari pemograman terstruktur: 1. Modular Dalam pemrograman secara modular, suatu program akan dipilah kedalam sejumlah modul, dimana setiap modul menjalankan fungsinya sendiri. Tentunya fungsi yang dijalankan oleh setiap modul sangat terbatas sesuai dengan ruang lingkup yang akan dikerjakan. Dengan adanya sejumlah modul program ini tentu saja kesalahan yang timbul dapat dikurangi. Setiap program tentu akan memiliki program utamanya, yang kemudian akan memanggil sejumlah modul-modul yang ada. Pemrograman secara modular ini dapat diimplementasikan dengan penggunaan subroutine, suatu kelompok instruksi yang menjalankan suatu pengolahan yang sifatnya terbatas seperti
INF-688
SNIPTEK 2014 pencetakan, pembacaan untuk proses input atau untuk proses penghitungan. 2. Top Down Analysis Top down analysis merupakan salah satu bentuk mekanisme untuk menyelesaikan suatu masalah dimana permasalahan yang ada dipecah atau dibagi menjadi sub masalah yang lebih kecil atau operasi yang lebih sederhana sampai sub masalah tersebut bisa lebih mudah untuk diselesaikan oleh komputer. Penggunaan pendekatan top down memungkinkan kita mendapatkan hasil pembagian sub masalah secara lebih detail, walaupun, harus diingat bahwa tujuan pembagian sub masalah adalah untuk lebih mudah menyelesaikan suatu masalah. 3. Buttom Up Merupakandesain dengan memfokuskan pada permasalahan-permasalahan kecil sebelum melihat permasalahan yang lebih besar. Dengan menggunakan metode ini, perancangan algoritma yang dimulai dengan memecah masalah utama menjadi beberapa submasalah, dari sub masalah menjadi sub-submasalah sehingga dengan potongan program yang lebih sederhana,dapatmembantuprogrammeratau perancang untuk mempermudah dalam menyusun program, menangani kesalahan, dan mengembangkan program. 4. Total-system Approach Merupakan pendekatan pengembangan sistem serentak secara menyeluruh. Pendekatan ini sulit dilakukan untuk sistem yang kompleks, karena sulit untuk dikembangkan. C. Unified Modelling Language (UML) Menurut Rosa (2013:133) “UML (Unified Modelling Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisi dan design, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek”. Menurut Nugroho (2011:119) “UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa untuk menspesifikasi, memvisualisasikan, serta mengonstruksi bangunan dasar sistem perangkat lunak, termasuk melibatkan pemodelan aturanaturan bisnis”. UML merupakan perkakas utama untuk analisis dan perancangan sistem berorientasi objek. Abstraksi konsep dasar UML terdiri dari structural classification, dynamic behaviour dan model management. Menurut Rosa (2013:140) UML (Unified Modelling Language) dapat dikelompokkan atas: 1. Use Case Diagram Menurut Rosa (2013:155) “Use case merupakan pemodelan untuk tingkah laku (behavior) sistem informasi yang akan dibuat”. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau
ISBN: 978-602-72850-5-7 lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu. 2. Activity Diagram Menurut Rosa (2013:161) “Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktifitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak”. Activity diagram mempunyai peran seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaannya dengan flowchart adalah activity diagram bisa mendukung perilaku paralel sedangkan flowchart tidak bisa. Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem dan interaksi antar subsistem secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum. 3. Component Diagram Menurut Rosa (2013:148) “Component Diagram dibuat untuk menunjukkan organisasi dan ketergantungan diantara kumpulan komponen dalam sebuah sistem”. Sebuah komponen bisa mengakses service yang ada pada komponen yang lain. Komponen ini menyediakan service tersebut di sebut export interface sedangkan yang mengasksesnya disebut import interface. Component Diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) diantara komponen. Komponen piranti lunak adalah modul berisi kode, baik berisi source code maupun binary code, baik library maupun executable, baik yang muncul pada compile time, link time, maupun run time. Umumnya komponen terbentuk dari beberapa class dan/atau package, tapi dapat juga dari komponenkomponen yang lebih kecil. Komponen dapat juga berupa interface, yaitu kumpulan layanan yang disediakan sebuah komponen untuk komponen lain. 4. Deployment Diagram Menurut Rosa (2013:154) “Deployment Diagram menunjukkan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi”. Deployment Diagram juga dapat digunakan untuk memodelkan hal-hal berikut: a. Sistem tambahan (embedded system) yang menggambarkan rancangan device, node dan hardware. b. Sistem client/server. c. Sistem terdistribusi d. Rekayasa ulang aplikasi. Bagian hardware adalah node yaitu nama untuk semua jenis sumber komputasi. Ada dua tipe node
INF-689
SNIPTEK 2014 yaitu processor dan device. Processor adalah node yang bisa mengeksekusi sebuah komponen sedangkan device tidak. Device adalah perangkat keras seperti printer, monitor dan perangkat keras. D. Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Yakub (2012:60) “Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak”. ERD juga menggambarkan hubungan antara satu entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas yang lain dalam suatu sistem yang terintegrasi. Menurut Yakub (2012:60) Komponen-komponen yang terdapat didalam Entity Relationship Model, yaitu: 1. Entiti, merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entitiini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. 2. Atribut, setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. 3. Relasi, hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. 4. Indicator Type a. Indicator Type Associative Object Berfungsi sebagai suatu objek dan suatu relationship. b. Indicator Type Supertipe Terdiri dari suatu object dan satu sub kategori atau lebih yang dihubungkan dengan satu relationship yang tidak bernama. 5. Cardinality Ratio atau Mapping Cardinality, Cardinality Ratio adalah menjelaskan hubungan batasan jumlah keterlambatan satu entity lainya atau banyaknya entity yang bersesuaian dengan entity yang lain melalui relationship. Jenis Cardinality Ratio: a. Satu ke Satu (One to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu juga sebaliknya setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan satu entitas himpunan entitas B. b. Satu ke banyak (one to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dan dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, setiap entitas pada himpunan entitas berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A. c. Banyak ke Satu (Many to One)
ISBN: 978-602-72850-5-7 Yang berarti setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap himpunan entitas pada himpunan entitas B berhubungan banyak entitas pada himpunan entitas A d. Banyak ke banyak (many to many) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A 6. Derajat Relationship Derajat Relationship menyatakan jumlah entity yang berpatisipasi di dalam suatu relationship. a. Unary degree (derajat satu) adalah derajat yang memiliki satu relationship untuk satu entity. b. Binary degree (derajat dua) adalah derajat yang memiliki satu relationship untuk dua buah entity. c. Ternary degree (derajat tiga) adalah derajat yang memiliki satu relationship untuk tiga atau lebih entity. 7. Participation Constraint Menjelaskan apakah keberadaan suatu entity tergantung pada hubunganya dengan entity lain. a. Total Participation, yaitu keberadaan suatu entity tergantung pada hubunganya dengan entity lain. Di dalam E-R di gambarkan dengan dua garis penghubung antar entity dengan relationship. b. Partial Participation, yaitu keberadaan suatu entity tidak bergantung pada hubungan dengan entity lain. E. LRS (Logical Record Structure) Menurut Frieyadie (2007:13) LRS (Logical Record Structure) merupakan ”hasil pemodelan Entity Relationship (ER) beserta atributnya sehingga bisa terlihat hubungan-hubungan antar entitas”. Menurut Frieyadie (2007:14) dalam pembuatan LRS terdapat tiga hal yang dapat mempengaruhi, yaitu: 1. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada satu (one-to-one), maka digabungkan dengan entitas yang lebih kuat (strong entity), atau digabungkan dengan entitas yang memiliki atribut yang lebih sedikit. 2. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada banyak (one-to-many), maka hubungan relasi atau digabungkan dengan entitas yang tingkat hubungannya banyak. 3. Jika tingkat hubungan (cardinality) banyak pada banyak (many-to-many), maka hubungan relasi tidak akan digabungkan dengan entitas manapun, melainkan menjadi sebuah LRS. HASIL DAN PEMBAHASAN
INF-690
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
Dalam proses sistem informasi IT Helpdesk dan Aset Manajemen ini berawal dari user yang melaporkan keluhannya kepada tim IT melalui telepon, email atau bahkan melalui aplikasi Whatshap dan Black Berry Massager. Laporan keluhan user tersebut kemudian langsung dipelajari oleh yang menerima laporan tersebut. Jika laporan tersebut dapat langsung diberi solusi maka penerima laporan tersebut akan langsung menyelesaikan laporan dari user tersebut tapi jika laporan yang diterima memerlukan waktu untuk proses analisa maka laporan tersebut kemudian dipelajari dan setelah menemukan solusi terhadap permasalahannya tersebut maka penerima laporan tersebut akan langsung menghubungi user tersebut untuk proses penyelesaian keluhannya tersebut. Jika keluhannya tersebut berkaitan dengan perangkat keras dan setelah dianalisa ternyata memerlukan perbaikan ataupun pergantian unit, maka penerima laporan user tersebut akan meminta user pelapor untuk dapat membuat Form Perbaikan atau Form Permintaan Barang yang ditujukan kepada bagian GA yang sebelumnya telah diketahui oleh Divisi IT. Setelah proses perbaikan ataupun pengadaan barang tersebut telah selesai maka barang tersebut akan diberikan kepada user setelah terlebih dahulu di data. User
IT Divisi
USE CASE DIAGRAM A. Use Case Diagram IT Helpdesk Halaman User Create Ticket
Sign In <<
extend
<<
>>
include
Open Ticket
<< <<
extend
extend
>>
<<
include
<<
include
Create Kritik dan Saran
>>
Kritik dan Saran
Sign Out
Gambar 2 Use Case Diagram IT Helpdesk Halaman User B. Use Case Diagram IT Helpdesk Halaman Admin Tabel Umum <<
Sign In
<<
Tabel Karyawan
include
extend
<<
>>
<<
>>
include
>> <<
Mengelola Tabel Master
extend
<<
include
<< <<
<<
extend
include
extend
>>
Master Cabang
>>
<<
include
include
<<
include
include
>>
include
Ticket Proses >>
>>
Create Asset
>> <<
include
Create Ticket
View All Ticket
>>
<<
>>
Ticket In
>>
Asset Management extend
Master Data Karyawan
>>
Kategori Problem
<<
extend
include
Master
<<
Ticket Control
<<
Tabel Asset
>>
>>
>>
Open Ticket
<<
include
>>
Mengelola Master Data
GA / Pengadaan Barang
>>
Create User
Mengelola Data User << Menerima Keluhan dari User
View Ticket >>
>>
My Ticket
<<
User melaporkan Keluhannya Via Email Via Telpon Via WA/BBM
>>
include
>>
Change Password
Sign Out
Mempelajari Keluhan User
Dapat Solusi/solve problem
Gambar 3 Use Case Diagram IT Helpdesk Halaman Admin
Menganalisa Keluhan User
Menerima Konfirmasi dari IT
Software Case
Konfirmasi keluhan ke User
B. Use Case Diagram IT Helpdesk Halaman Supervisor
Menganalisa Keluhan User
Hardware Case Menerima Form Perbaikan / Permintaan Barang
Membuat Form Perbaikan Barang / Permintaan Barang
Menerima Konfirmasi dari IT
Konfirmasi keluhan ke User Perbaikan / Pembelian Barang
Pendataan Aset
Gambar 1 Activity Diagram IT Helpdesk dan Aset Manajemen System Monitoring Control IT Helpdesk dan Asset Management berbasis website ini dimana user bisa melakukan pelaporan keluhan-keluhannya berkaitan dengan seluruh sumber daya IT melalui formulir yang tersedia dalam aplikasi ini yang dapat diakses melalui browser. Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari Monitoring Control IT Helpdesk dan Asset Management.
INF-691
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
Tabel Umum
Admin
Tabel Karyawan
Sistem
<< include >> << include >> <<
Sign In
extend >>
<<
Mengelola Tabel Master
Master Cabang
<< include >>
extend >>
Mengelola Master Data
extend >>
Kategori Problem
extend >>
Menyimpan ticket
<< include >>
Create Ticket
<< include >>
Ticket Control <<
Pilih pelapor
Master
extend >> Open Ticket
<<
Open Ticket
Master Data Karyawan
<< include >>
<< include >> <<
Tabel Asset
<< include >>
Ticket In Ticket Proses
<< include >>
<< include
Menampilkan ticket
Ticket Out
View All Ticket << include >>
extend >>
<<
Create Asset
<< include >>
Mengelola Data User
Create User
Kritik dan saran
Masukkan detail problem
Upload screen problem
Simpan ticket
Change Password
<< include >>
extend >>
Masukkan problem title
<< include >> >>
Asset Management <<
Pilih problem kategori
Create Kritik Dan Saran
Browse ticket
<< include >> << include >>
View Kritik Dan Saran
Update ticket
Update status ticket
Sign Out
Gambar 4 Use Case Diagram IT Helpdesk Halaman Supervisor ACTIVITY DIAGRAM A. Activity Diagram IT Helpdesk Halaman User
Update petugas
Simpan update ticket
Gambar 6 Activity Diagram IT Helpdesk Halaman Admin
Sistem
User
C. Activity Diagram Halaman Admin
MEMBUAT TICKET PELAPORAN ATAU OPEN TICKET
PILIH KATEGORI PROBLEM
Asset
Admin
MASUKKAN JUDUL PELAPORAN ATAU PROBLEM
Management
Sistem
MENYIMPAN TICKET PELAPORAN
MASUKKAN DETAIL PELAPORAN ATAU PROBLEM
MASUKKAN SCREEN PELAPORAN ATAU PROBLEM
BROWSE TICKET PELPORAN ATAU PROBLEM
Open asset management MENAMPILKAN TICET PELAPORAN ATAU PROBLEM MERUBAH STATUS PROBLEM
N
Masukkan data asset
Y MENUTUP LAPORAN ATAU CLOSE TICKET
MENYIMPAN LAPORAN ATAU CLOSE TICKET
Simpan data asset
Menyimpan data asset
Update data asset
Menempilkan data asset
Gambar 5 Activity Diagram IT Helpdesk Halaman User B. Activity Admin
Diagram
IT
Helpdesk
Halaman
Gambar 7 Activity Diagram Asset Management Halaman Admin C. Activity Diagram Supervisor
IT
Helpdesk
Halaman
INF-692
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7 gambar
Id_karyawan
Supervisor
Sistem
kode_perusahaan
nama
id_status_karyawan
kode_provinsi
id_aktif_resign
tanggal_lahir id_cabang
id_merek
alamat_karyawan
Menyimpan ticket
tKaryawan
merek
id_jenis_kelamin M M
kode_jabatan_posisi
no_telepon
PUNYA
iId_status_pernikahan
tMerek
1
M PUNYA
Browse ticket
Menampilkan ticket
warna
1 id_warna
kode_perusahaan tPerusahaan perusahaan PUNYA
Update ticket
tWarna
1
M KELOLA kelompok_asset id_kelompok_asset
M PUNYA
Update status ticket tKelompokAsset
1
1
tJenisAsset
M
PUNYA
M
Update petugas
id_jenis_asset
jenis_asset
kode_lokasi_asset lokasi_asset PUNYA M
Simpan update ticket
tLokasiAsset
Gambar 8 Activity Diagram IT Helpdesk Halaman Supervisor
1
M
PUNYA
Kode_asset
gambar
nama_asset
informasi_tambahan
id_kelompok_asset
id_karyawan kode_perusahaan
id_warna
gambar
Id_karyawan
kode_provinsi
kode_perusahaan
provinsi
detail_kondisi
id_merek
id_kondisi kode_lokasi_asset
Id_status_karyawan
Status_karyawan status_pernikahan
nama
kondisi id_kondisi
id_jenis_asset
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM A. ER Diagram IT Helpdesk
tKondisi
1
tAsset
id_status_karyawan
Gambar 10 ER Diagram Asset Management
id_status_pernikahan kode_provinsi
tProvinsi
id_aktif_resign
tStatusKaryawan tStatusPernikahan
tanggal_lahir
1
id_cabang
M
1
PUNYA
alamat_karyawan
1
M
tKaryawan
kode_jabatan_posisi
M M kode_jabatan_posisi
PUNYA
M M
no_telepon
PUNYA
PUNYA
1
PUNYA M
Id_aktif_resign
1
M
Jenis_kelamin
tJenisKelamin M
1
tAktifResign
PUNYA Id_jenis_kelamin
PUNYA
1
USER INTERFACE A. Tampilan Menu Supervisor
tJabatanPosisi
1
iId_status_pernikahan Aktif_resign
jabatan_posisi
PUNYA
id_jenis_kelamin
1 PUNYA
tPerusahaan
perusahaan
tPassword M kode_perusahaan
1 1
M
id_karyawan
PUNYA
PUNYA M
1
username
id_cabang
tMasterCabang
password
tLevel
kode_cabang
nama_lengkap
kode_perusahaan
email
LAPOR level
no_telp
no_telepon
nama_cabang
LAPOR id_level
M
KELOMPOKKAN
blokir
alamat_cabang
M
level_case
level id_level_case
M M
tLevelCase tHelpdesk
1
no_ticket catattan_petugas
M
id_status_problem
MERUBAH
M
id_kategori_problem
KELOMPOKKAN M
username
M tKategoriProblem
problem_detail
1 tStatusProblem
Gambar 11 Tampilan Form Menu Superviosor
id_level_case id_karyawan
keterangan
petugas problem_title
kategori_problem
jam tanggal
id_kategori_problem id_status_problem
status_problem
B. Tampilan Form Open Ticket
Gambar 9 ER Diagram IT Helpdesk B. ER Diagram Asset Management
INF-693
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
Gambar 12 Tampilan Form Open Ticket C. Tampilan Form Proses Ticket Masuk
Gambar 13 Tampilan Form Proses Ticket Masuk
Gambar 15 Tampilan Form Tambah Asset F.
Tampilan Form View Kritik dan Saran
Gambar 16 Tampilan Form View Kritik dan Saran
D. Tampilan Form Asset Control
G. Tampilan Form Kirim Kritik dan Saran
Gambar 14 Tampilan Form Asset Control E. Tampilan Form Tambah Asset Gambar 17 Tampilan Form Kirim Kritik dan Saran KESIMPULAN
INF-694
SNIPTEK 2014 Berdasarkan serangkaian persentasi pengguanaan serta penjabarannya kepada tim IT PT Kevindo Putra Sejati mengenai sistem pada aplikasi IT Helpdesk dan Asset Management ini, maka penulis menarik beberap poin kesimpulan sebagai berikut : 1. Hadirnya aplikasi ini mampu membantu tim IT PT Kevindo Putra Sejati dalam melakukan control problem atau case yang diminta oleh user atau karyawan berkaitan dengan penggunaan seluruh sumber daya IT. 2. Hadirnya aplikasi IT Helpdesk dan Asset Management ini mampu membantu tim IT PT Kevindo Putra Sejati dalam melakukan pendataan terhadap penggunaan asset-asset IT.
ISBN: 978-602-72850-5-7 Yuhefizar. 2008.10 Jam Menguasai Internet. Jakarta: Elex Media Komputindo.
UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada orang tua, kerabat, teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penelitian ini selesai dilakukan. REFERENSI Hakim, Lukmanul. 2013. Proyek Website Super WOW dengan PHP dan jQuery: CV Lokomedia. Harisno dan Freddy Jingga. 2011. Pembangunan Sistem Knowledge Repository Manajemen Penyuluhan Pertanian dalam Rangka Mendukung Revitalisasi Penyuluhan Pertanian: Helpdesk Penyuluhan Pertanian Komuditas Tanaman Pangan. Jakarta. Comtech Binus University, Volume 2, No.1, Juni 20P11: 373-383. Marlinda linda. 2004. Sistem Basis Data. Andi Offset Yogyakarta Pranoto, Fitro Nur Hakim, Victor Gayuh Utomo. 2015. Perancangan Aplikasi Helpdesk Servis Software dan Hardware Berbasis Web (Studi Kasus: PT. Karya Zirang Utama Semarang). Semarang. Indonesia Journal on Networking and security, Volume 2, No.2, April 2015: 1-9. Prasetio, Adhi. 2012. Buku Pintar Pemprograman WEB. Jakarta: Mediakita. Rusmawan, UUS. 2011. Koleksi Program VB.NET untuk Tugak Akhir dan Skripsi. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo. Rosa A.S dan M. Salahuddin. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Informatika Santoso, Hendra. 2014. Membuat Helpdesk System berbasis OOP dan PDO dengan PHP. Yogyakarta: CV Lokomedia. Tarmuji, Ali. 2008. Tinjauan Umum Tentang Helpdesk dan Framework Terkait. Fakultas Teknik Industri Universitas Ahmad Dahlan Program Studi Teknik Informatika. Jurnal Informatika, Vol 2, No.1, Januari 2008: 146-157. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.Yogyakarta: Graha Ilmu.
INF-695
