Vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 3/2013
Směrnice pro používání motorových vozidel pro potřeby města Dvůr Králové nad Labem Čl. I. Předmět úpravy Tato směrnice stanovuje způsob organizování provozu, oprav, kontroly a údržby osobních motorových vozidel v majetku města Dvůr Králové nad Labem (dále jen město), přidělených Městskému úřadu Dvůr Králové nad Labem (dále jen MěÚ). Směrnice se vztahuje na všechny zaměstnance města zařazené do MěÚ, starostu a místostarosty, strážníky Městské policie Dvůr Králové nad Labem (dále jen MP) a členy zastupitelstva města v případě, že použijí vozidlo města k plnění úkolů vyplývajících pro ně z jejich funkce (dále jen „zaměstnanec“).
Čl. II Používání vozidel
Vozidlo může používat zaměstnanec, který má předepsané oprávnění k řízení vozidla, absolvoval ve stanovených termínech školení řidičů referentských vozidel ke zdokonalování odborné způsobilosti řidiče a školení bezpečnosti práce. V případě nového zaměstnance postačuje platné potvrzení (ne starší 1 roku) od předchozího zaměstnavatele o proškolení řidiče referentských vozidel. Řízení těchto vozidel je považováno za výkon práce a není za něj proto poskytována žádná další odměna. Vozidla mohou rovněž na základě smlouvy o výpůjčce používat příspěvkové organizace zřízené městem. Oprávnění k uzavírání těchto smluv svěřuje rada města odboru všeobecné vnitřní správy. Vzor této smlouvy je uveden v příloze č. 1 tohoto předpisu.
Čl. III Rezervace vozidel
Rezervace vozidel se provádí elektronicky v programu Outlook vždy s dostatečným předstihem. Zaměstnanec po výběru vozidla a dne zapíše délku, cíl cesty, počet a jména osob, které se služební cesty ve vozidle účastní. V případě změny v rezervaci vozidla toto neprodleně oznámí vedoucímu technickohospodářského oddělení odboru VVS (dále jen „vedoucí TH oddělení“). V případě nedostatku vozidel rozhodne o přidělení vozidla tajemník městského úřadu (dále jen tajemník).
1
Vedoucí TH oddělení je povinen organizovat využití vozidel tak, aby provoz byl hospodárný. K tomu je např. oprávněn po dohodě s žadateli sloučit několik žádostí do jedné jízdy apod. Rezervaci vozidel pro příspěvkové organizace zajišťuje vedoucí TH oddělení obdobným postupem, přednostně však zajišťuje potřeby MěÚ a MP. Vozidlo Škoda Octavia 1,8 RZ 4H0 3637 je trvale vyčleněno k používání starosty a místostarostů. V případě nedostatku vozidel jej lze použít pouze s jejich souhlasem.
Čl. IV Povinnosti zaměstnavatele
Za zaměstnavatele níže uvedené povinnosti plní odbor RAF /bod a)/ a technickohospodářské oddělení odboru VVS /bod b - f)/. Zaměstnavatel je povinen zejména: a) sjednat zákonné a havarijní pojištění vozidla, b) zajišťovat školení zaměstnanců pro zdokonalování odborné způsobilosti řidičů, c) dodržovat stanovený postup před předáním vozidla zaměstnanci následovně: − do žadatelem vyplněného tiskopisu Žádanka o přepravu (dále jen „žádanka“) v kolonce Příkaz k jízdě (dále jen příkaz) vyplnit jméno řidiče, použité vozidlo a žádanku potvrdit svým podpisem, − předat řidiči klíče od vozu spolu s knihou jízd a předepsanými doklady k provozu vozidla, − svěřit zaměstnanci vozidlo za účelem vykonání pracovní cesty v řádném technickém stavu a s předepsaným vybavením (zejména platná technická kontrola, předpisově vybavená lékárnička, dálniční známka, náhradní elektrické pojistky, náhradní žárovky, zvedák, klíč na matice kol, náhradní kolo, výstražný trojúhelník, reflexní vesta), d) za účelem doplňování PHM, údržby a opravy vozidla předat zaměstnanci, který vykonává pro zaměstnavatele údržbu příslušného referentského vozidla (dále jen „odpovědný zaměstnanec“), tzv. trvalý příkaz vystavený na jeho jméno a potvrzený vedoucím odboru nebo starostou města, e) provádět kontrolu správnosti používání trvalých příkazů k jízdě vydaných pro odpovědné zaměstnance, f) vedoucí TH oddělení je oprávněn navrhnout v případě nedodržení povinností dle článku VII snížení či odejmutí odměny odpovědným zaměstnancům.
Čl. V Povinnosti zaměstnance
Zaměstnanec je povinen: a) nepoužívat vozidlo k soukromým účelům, b) využívat vozidlo hospodárně, účelně a efektivně (volba optimální trasy, obsazení vozidla, organizace jednání apod.), c) dodržovat určené místo k parkování a garážování vozidla (přehled určených míst k parkování uložen na disku U:/VSICHNI/Vozidla/Prehled_urcenych_mist_k_parkovani). Pokud nelze použít garáž z technických důvodů (např. zablokovaný vjezd atd.), oznámit toto neprodleně vedoucímu TH oddělení, popř. parkovat na nádvoří objektu MěÚ, Ponechání vozidla mimo určené místo parkování (určená garáž) lze posuzovat jako porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci dle vnitřního předpisu - Pracovní řád MěÚ Dvůr Králové nad Labem, V případě naléhavé potřeby a s ohledem na časovou i ekonomickou hospodárnost služební cesty je oprávněn tajemník povolit zaměstnanci, starosta tajemníkovi, zaměstnanci úseku krizového řízení a vedoucímu samostatného oddělení kontroly a interního auditu řízení parkování vozidla před nebo po ukončení pracovní cesty mimo místa určená k parkování (přehled určených míst k parkování je uložen na disku U:/VSICHNI/Vozidla/Prehled_urcenych_mist_k_parkovani). Toto povolení vyznačuje oprávněná osoba (starosta, tajemník) do rubriky Poznámka žadatele na tiskopisu žádanka. Pokud nepostačuje místo kolonky, využívá se rubová strana tohoto tiskopisu. d) uzamknout vozidlo a současně jej zabezpečit, a to i v případě garážování na určeném místě k parkování, instalovaným bezpečnostním zařízením,
2
e)
v případě zahájení jízdy před 6:00 h vyzvednout doklady k vozidlu předcházející pracovní den. V ostatních případech jsou doklady k vozidlu vydány vedoucím TH oddělení nebo jsou uloženy na recepci MěÚ, f) při ukončení jízdy po 18:00 h (po – čt) a po 17:00 h (pá) předat doklady od vozidla následující pracovní den do 7:00 h na podatelnu nebo vedoucímu TH oddělení, g) pokud se zaměstnanec vrátí ze služební cesty po pracovní době podatelny, avšak ještě v pracovní době recepce, zanechá doklady a klíče od vozidla na recepci MěÚ, h) pro každou jízdu řádně a čitelně vyplnit tiskopis žádanky. Vyplněnou žádanku nechat podepsat příslušnému nadřízenému a předat bezprostředně před nástupem jízdy vedoucímu TH oddělení, i) nenastoupit jízdu bez vyplněné žádanky, součástí které je příkaz k jízdě, který schválí vedoucí TH oddělení. Jízdu bez vyplněné žádanky a schváleného příkazu může provést pouze v případě ohrožení života a zdraví zaměstnanců nebo v případě ohrožení majetku města, j) vést záznamy o výkonech vozidla na předepsaném tiskopise - Záznam o provozu vozidla (dále jen záznam). Před započetím jízdy vyplnit cíl cesty, čas odjezdu, číslo žádanky atp. a po dojezdu do cíle cesty dopsat stav počítadla kilometrů, ujetou vzdálenost, čas dojezdu a vše stvrdit svým podpisem, k) upozornit vedoucího TH oddělení popř. odpovědného zaměstnance na závady použitého vozidla a učinit tak i v případě jakékoliv (i drobné) kolize. Pokud se jedná o závadu, která vznikla v průběhu služební cesty a nelze ji odstranit jinak, postupovat dle pokynů uložených u dokladů k vozidlu, l) mít při sobě všechny potřebné doklady a prokazovat se jimi při provozování vozidla na vyzvání oprávněných orgánů (PČR apod.), m) před jízdou upozornit spolucestující na povinnost být při jízdě připoután bezpečnostním pásem (tato povinnost se nevztahuje na osobu, která tak nemůže učinit ze zdravotních důvodů na základě lékařského potvrzení), n) uhradit ze svých prostředků pokuty, uložené mu oprávněnými orgány za prokazatelné porušení předpisů o provozu silničních motorových vozidel na pozemních komunikacích, zaviněné jeho osobou, o) nepřepravovat osoby, které nejsou uvedeny v žádance, p) před každou jízdou provést vizuální kontrolu technického stavu vozidla – vnější osvětlení, odpovídající nahuštění pneumatik, případné poškození karoserie apod. a případné závady ohlásit před odjezdem vedoucímu TH oddělení, případně odpovědnému zaměstnanci, q) po ukončení jízdy upozornit vedoucího TH oddělení popř. odpovědného zaměstnance na nedostatek pohonných hmot. V případě, kdy nebude možno, dle údajů v palubním počítači dojet zpět do garáže MěÚ, je řidič povinen natankovat pohonné hmoty, a to pouze v množství potřebném pro dojetí na MěÚ a neprodleně po příjezdu o tomto informovat vedoucího TH oddělení. Vyúčtování těchto nákladů provede zaměstnanec neprodleně po skončení cesty (předložením paragonu od čerpací stanice vedoucímu odboru VVS, který paragon svým podpisem schválí a tento mu je poté v pokladně MěÚ proplacen), r) uzamykat garáž při výjezdu a ukončení jízdy, s) v případě jakékoliv dopravní nehody neprodleně přivolat Policii ČR a oznámit tuto událost vedoucímu TH oddělení, t) při parkování vozidla během cesty je řidič povinen učinit taková opatření, aby se snížilo riziko poškození nebo odcizení vozidla (např. uzamčení vozidla, použití zabezpečovacího zařízení, parkování vozidel na hlídaném nebo soukromém parkovišti a doklady od vozidla neponechávat ve vozidle).
Čl. VI Povinnosti odpovědných zaměstnanců Odpovědnost za provozuschopnost přidělených vozidel mají odpovědní zaměstnanci města na základě uzavřené dohody o pracovní činnosti. Odpovědní zaměstnanci jsou povinni: a) zajišťovat dobrý technický stav svěřeného vozidla, zabezpečovat odstraňování závad; v případě,
3
b)
c) d) e) f) g) h)
i)
že závada ohrožuje bezpečnost uživatelů vozidla, oznámit toto vedoucímu TH oddělení, vyřadit vozidlo z provozu a zajistit jeho opravu, prostřednictvím příslušného autoservisu, který pro daný kalendářní rok určí vedoucí TH oddělení v souladu s vnitřním předpisem pro zadávání veřejných zakázek, udržovat vozidlo v čistotě a stavu, který zajišťuje spolehlivou provozní způsobilost, hospodárnost provozu a jeho pohotovost k okamžitému použití, dbát na zajišťování řádné údržby vozidla vč. obměny a huštění pneumatik, doplňování a výměny provozních kapalin v předepsaných lhůtách a doplňování PHM, u nového vozidla zajišťovat všechny podmínky stanovené pro uplatnění reklamace, dodržovat stanovené termíny k oznamování ztráty registrační značky, technického průkazu nebo osvědčení o technickém průkazu, sledovat platnost technické kontroly a kontrol emisních limitů a zajišťovat včasné přistavení vozidla ke kontrole v STK, předložit jedenkrát měsíčně vyúčtování provozu vozidla, doklady o doplňování pohonných hmot, žádanky, a to do 5. dne následujícího měsíce vedoucímu TH oddělení. Vzor měsíčního vyúčtování provozu referentského vozidla je uveden v příloze č. 2 tohoto předpisu, po dobu nepřítomnosti zajistit řádný provoz vozidla, a to včasným oznámením nepřítomnosti a předáním karty k čerpání pohonných hmot vedoucímu TH oddělení, který zajistí provozuschopnost vozidla v souladu s tímto vnitřním předpisem, řídit se při vyhodnocování spotřeby PHM normami vypočtenými vedoucím TH oddělení, který letní normu stanoví jako aritmetický průměr z hodnot uvedených v technickém průkazu vozidla. Zimní norma spotřeby je navýšena oproti letní o 10%. Zimní období je stanoveno od 1. listopadu do 31. března. Norma spotřeby pro městský provoz je stanovena v technickém průkazu příslušného vozidla, v případě zjištění překročení stanovené normy spotřeby za uplynulý měsíc pátrat po příčinách překročení. Pokud se je nepodaří zjistit a nadspotřeba (vyšší o 10% stanovené normy) se opakuje dva po sobě následující měsíce, zajistit kontrolu v autorizovaném servisu.
Čl. VII Používání vlastních vozidel
Používání vlastních vozidel pro služební účely upravuje vnitřní předpis Pracovní řád MěÚ Dvůr Králové nad Labem.
Čl. VIII Závěrečná ustanovení Tento vnitřní přepis byl schválen usnesením č. R/1226/2013 – 99. Rada města Dvůr Králové nad Labem dne 23.04.2013. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem 01.05.2013. Současně se tímto vnitřním předpisem ruší vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 9/2010 Směrnice pro používání motorových vozidel pro potřeby města Dvůr Králové nad Labem.
Mgr. Edita Vaňková v.r. starostka města
4
Příloha č. 1
Smlouva o výpůjčce uzavřená podle § 659 a násl. občanského zákoníku č. 40/1964 Sb., ve znění pozdějších předpisů
Město Dvůr Králové nad Labem, náměstí T.G.Masaryka čp. 38, 544 17 Dvůr Králové nad Labem zastoupené vedoucím odboru VVS (dále jen město) jako půjčitel a příspěvková organizace
zastoupená ředitelem ………………… (dále jen organizace) jako výpůjčitel uzavírají po vzájemném projednání níže uvedeného dne, měsíce a roku tuto smlouvu o výpůjčce: I. Předmět výpůjčky 1. 2.
Město je mimo jiné podle zápisu v technickém průkazu vlastníkem silničního osobního motorového vozidla typ…………RZ ……………….(dále jen vozidlo). Touto smlouvou město půjčuje uvedené vozidlo organizaci, aby jej užívala za podmínek, které jsou ve smlouvě dále uvedeny, a organizace se zavazuje vozidlo vrátit městu nejpozději do konce sjednané doby. II. Podmínky výpůjčky
1. 2.
3. 4.
Město předává organizaci výše popsané vozidlo k jeho řádnému užívání za účelem přepravy osob a materiálu a organizace se zavazuje jej užívat řádně v souladu s tímto účelem. Organizace je povinna jej šetrně užívat a chránit před poškozením, odcizením nebo zničením. Během sjednané doby výpůjčky není organizace oprávněna přenechat předmět výpůjčky k užívání třetí osobě. Město zapůjčuje předmět výpůjčky dle bodu I. této smlouvy organizaci bezplatně s tím, že při zapůjčení bude vozidlo obsahovat plnou nádrž pohonných hmot. S plnou nádrží pohonných hmot bude vozidlo vráceno. Město a organizace podpisem této smlouvy potvrzují, že vozidlo v okamžiku převzetí organizací je nepoškozené, ve stavu běžného opotřebení, umyté a s povinnou výbavou. Organizace společně s vozidlem přebírá i doklady nezbytné k provozu vozidla. Organizace se zavazuje, že v případě poškození vozidla uhradí městu výdaje na opravu, podle faktury dodavatelského servisu.
5
III. Doba výpůjčky 1.
Město a organizace se dohodly, že město půjčí organizaci výše popsané vozidlo na dobu od ………. do ………… . Organizace vozidlo městu vrátí v uvedený den nejpozději do konce základní pracovní doby městské úřadu v prostoru zadního traktu městského úřadu ve stavu, v jakém se nacházelo při převzetí. Předání a převzetí vozidla zajistí vedoucí technickohospodářského oddělení odboru VVS. IV. Ostatní ujednání
1. 2. 3.
Obsah této smlouvy lze změnit nebo doplnit pouze na základě písemného, vzájemně odsouhlaseného dodatku. Smlouva se vyhotovuje ve dvou vyhotoveních s platností originálu, z nichž každá ze smluvních stran obdrží po jednom. Smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem podpisu oprávněnými osobami smluvních stran.
Ve Dvoře Králové nad Labem dne ……………..
……………………………………… za město
…………………………………………….. za organizaci
6
Příloha č. 2
Měsíční vyúčtování provozu referentského vozidla města Dvůr Králové nad Labem, RZ . . . . . . . . . za měsíc . . . . . . . . 20 . . . . . . V měsíci . . . . . . . . 20 . . bylo s vozidlem celkem ujeto . . . . km, z toho v městském provozu . . . . km, tj. . . . . %. Vozidlo řídili zaměstnanci městského úřadu pan XY … km, pí AB …. km apod. ………….………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Norma spotřeby PHM stanovená pro letní (zimní) období činí ……l/100 km benzinu Natural. Celkem bylo spotřebováno …… l benzinu Natural, čemuž odpovídá průměrná spotřeba …… l/100 km benzinu Natural. Celkem bylo dosaženo úspory (nadspotřeby) ….. l benzinu Natural, tj. …… %. Zůstatek benzinu v nádrži vozidla byl ke dni …….. xx l – plná nádrž. Stav tachometru k tomuto datu byl ……… km. Vozidlo bylo v průběhu měsíce řádně udržováno a ošetřováno dle potřeby a provozních možností vč. doplňování PHM a ostatních provozních kapalin. (Doplní se případné další události v průběhu měsíce – oprava, STK apod.) Ve Dvoře Králové nad Labem dne Zpracoval: ………….
7
