Smlouva o kontrolní činnosti

Bankovní institut vysoká škola Praha

Smlouva o kontrolní činnosti Bakalářská práce

Barbora Šimková

Duben 2014

Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra Práva

Smlouva o kontrolní činnosti Bakalářská práce

Autor:

Barbora Šimková Právní administrativa v podnikatelské sféře

Vedoucí práce:

Praha

JUDr. Michal Mědílek

Duben, 2014

Prohlášení: Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci zpracovala samostatně a v seznamu uvedla veškerou použitou literaturu. Svým podpisem stvrzuji, že odevzdaná elektronická podoba práce je identická s její tištěnou verzí, a jsem seznámena se skutečností, že se práce bude archivovat v knihovně BIVŠ a dále bude zpřístupněna třetím osobám prostřednictvím interní databáze elektronických vysokoškolských prací.

V Litvínově, dne 5. 4. 2014

Barbora Šimková

Poděkování: Chtěla bych na tomto místě poděkovat vedoucímu své bakalářské práce, panu JUDr. Michalovi Mědílkovi, za vynikající přístup k vedení mé práce a poskytnutí cenných rad. Dále děkuji zaměstnancům Technických služeb města Duchcova, s.r.o. za poskytnutí důležitých informací pro tuto práci. Nakonec je mou povinností poděkovat všem svým blízkým za statečnost a morální i materiální podporu, které se mi dostávalo při vypracování této bakalářské práce i po celou dobu mého studia.

Anotace: Cílem této mé bakalářské práce je prostřednictvím přehledně strukturovaných informací poskytnout čtenářům kvalitní informační materiál ke studiu a seznámení se smlouvou o kontrolní činnosti. Práce je zaměřena především na audit, který je nejběžnějším typem smlouvy o kontrolní činnosti. Při psaní práce jsem postupovala následujícím způsobem. Z odborné literatury jsem shromáždila relevantní data a snažila se je přehledně sepsat tak, aby mohla být jednoduše použita čtenářem/studenty jako informační podklad. V poslední kapitole rozebírám skutečný audit a prezentuji tak postup auditora pro lepší pochopení souvislostí auditu.

Klíčová slova: kontrolní činnost, audit, obchodní zákoník, smlouva, teorie a praxe

Anotation: The aim of my work is to provide quality data for readers or students through clearly structured information for their studying and become familiar with the contract on inspection. The work is mainly focused on the audit, which is the most common type of contract for inspection activities. When writing this thesis, I proceeded as follows. From the literature I have gathered relevant data and tried to write neatly so that it could easily be used by the reader / student as an information base. The last chapter deals actually audit process, presenting the auditor´s procedure to better understand the context of the audit.

Keywords: supervision activity, audit, commercial Code, contract, theory and practice

Obsah Úvod ........................................................................................................................................... 7 1. Význam slova „kontrola“ a „audit“ ........................................................................................ 9 1.1. Kontrola ........................................................................................................................... 9 1.1.1. Statut kontrolního výboru........................................................................................ 11 1.1.2. Jednací řád ............................................................................................................... 13 1.2. Audit .............................................................................................................................. 17 1.2.1. Audit účetních výkazů............................................................................................. 18 1.2.2. Interní (vnitřní) audit ............................................................................................... 18 1.2.3. Audit kvality............................................................................................................ 18 1.2.4. Ekologický audit ..................................................................................................... 19 2. Forma smlouvy o kontrolní činnosti ..................................................................................... 19 2.1. Závazkové vztahy .......................................................................................................... 20 3. Náležitosti smlouvy o kontrolní činnosti .............................................................................. 22 3.1. Označení smluvních stran .............................................................................................. 23 3.2. Předmět smlouvy ........................................................................................................... 23 3.3. Povinnosti smluvních stran ............................................................................................ 23 3.5. Odměna vykonavatele kontroly ..................................................................................... 24 3.6. Odpovědnost za škodu ................................................................................................... 24 3.7. Povinnost mlčenlivosti ................................................................................................... 25 3.8. Závěrečná ustanovení .................................................................................................... 25 3.9. Místo a datum podpisu ................................................................................................... 25 3.10. Podpisy smluvních stran .............................................................................................. 25 3.11. Další ujednání .............................................................................................................. 26 4. Rozsah, způsob, doba a místo kontroly ................................................................................ 26 4.1. Rozsah a způsob............................................................................................................. 27 4.2. Doba ............................................................................................................................... 28 4.3. Místo .............................................................................................................................. 28 5. Kvalita kontroly .................................................................................................................... 28 6. Práva a povinnosti objednatele a vykonavatele .................................................................... 29 6.1. Úplata ............................................................................................................................. 31 6.2. Sankce ............................................................................................................................ 32 6.3. Náhrada škody ............................................................................................................... 33 5

7. Vztah kontroly k třetím osobám ........................................................................................... 34 8. Praxe ..................................................................................................................................... 34 8.1. Definice členění společnosti .......................................................................................... 35 8.1.1. Definice struktury řízení: ........................................................................................ 36 8.1.2. Definice systém managementu................................................................................ 36 8.1.3. Obecný popis vybavení areálu z hlediska životního prostředí ................................ 37 8.1.4. Popis areálu z hlediska životního prostředí emise do ovzduší, vody a odpadů ...... 37 8.2. Kontrola právních a jiných požadavků .......................................................................... 38 8.3. Kontrola environmentálních aspektů, identifikace nebezpečí, posuzování rizik a určení způsobu řízení ....................................................................................................................... 38 8.3.1. Systém řeší oblast obecných rizik s výstupem ve formě registrů ........................... 39 8.3.2. Řeší oblast rizik strojeně-technologických celků. ................................................... 39 8.4. Shrnutí auditu ................................................................................................................. 39 8.4.1. Cíle auditu ............................................................................................................... 39 8.4.2. Přezkoumání z auditů z celého předchozího certifikačního cyklu organizace........ 40 8.4.3. Zjištění auditu .......................................................................................................... 40 8.4.5. Validace předmětu certifikace a přípustná vyloučení ............................................. 41 8.4.6. Kontrola úrovně integrace ....................................................................................... 41 8.4.7. Naplňování politiky a dosahování cílů .................................................................... 41 8.5. Interní audit a přezkoumání systému managementem ................................................... 42 8.6. Řízení identifikovaných procesů, jejich monitorování/měření, zlepšování a trendy ..... 43 8.7.1. Používání certifikační značky ................................................................................. 45 8.8. Závěr auditu a doporučení ............................................................................................. 45 Závěr ......................................................................................................................................... 47 Seznam použité literatury ......................................................................................................... 48 Seznam použitých zkratek ........................................................................................................ 49

6

Úvod V této bakalářské práci se budu snažit o detailní rozbor „Smlouvy o kontrolní činnosti“. Její kořeny bychom mohli najít už římském právu nebo dnes v klasických obchodních zákonících. Při shromažďování informací pro tuto práci jsem čerpala ze zákoníku o mezinárodním obchodu č. 101/1963 Sb. (ZMO). V ZMO byla smlouva o kontrolní činnosti posunuta za komisionářskou smlouvu v § 521 – 535. Byla obsažena v celých patnácti ustanovení oproti dnešním deseti. Konstrukce smlouvy o kontrolní činnosti v ZMO nebyla shodná se současným ObchZ. V obchodním zákoníku je smlouva o kontrolní činnosti upravena v § 591 až § 600. Před účinností zákona č. 513/ 1991 Sb., obchodní zákoník, byla smluvní kontrolní činnost upravena zákonem č. 101/1963 Sb., tj. zákoníkem mezinárodního obchodu, a to pro vymezený okruh vztahů k ověření jakosti, množství zboží nebo ověření prací. Obchodní zákoník upravuje tuto smlouvu obecným způsobem, je tedy obsahově široká. Kontrolní činnost převzal do své úpravy nový občanský zákoník, který nabyl účinnosti dnem 1. 1. 2014. V něm je kontrolní činnost obsažena v § 2652 – 2661 OZ. Jako první bych chtěla poukázat na změnu v novém OZ a to, že název " vykonavatel kontroly" se změnil na " kontrolora". Smlouva o kontrolní činnosti je díky své charakteristice specifickou smlouvou o dílo a nebylo by vyloučeno brát jí za zvláštní případ, subtyp. Podle již zmíněného Zákoníku mezinárodního obchodu se smlouva o kontrolní činnosti řídila podle ustanovení o smlouvě příkazní a to v § 491- 504 ZMO. Což znamená, že smlouvou příkazní se zavazuje příkazník, že pro příkazce obstará určitou záležitost. Znění smlouvy o kontrolní činnosti má dispozitivní charakter a tím nabízí stranám širokou smluvní volnost. Výjimku nalezneme u dvou ustanovení, a to u § 592 ObchZ kde je jasně dána povinnost na nestrannost prováděné kontroly. Poté v § 597 ObchZ se u provedené kontroly nedotýká právních poměrů mezi objednatelem a jinými osobami. Při porovnání s novým občanským zákoníkem se ustanovení § 597 ObchZ nezměnilo. Pouze jeho slovosled, ale význam ustanovení je stejný. Chtěla bych se vrátit k § 592 ObchZ, jehož celé ustanovení je kogentní, neboť formuluje povinnosti, od nichž se strany nesmějí ve smlouvě odchýlit. Toto ustanovení

7

nalezneme i v § 263 odst. 1 ObchZ, který obsahuje ustanovení, od nichž se strany nemohou odchýlit , a to ani pokud by se na tom domluvily ve smlouvě.

8

Podle § 529 ZMO ustanovení smlouvy o kontrolní činnosti, jež ukládají vykonateli povinnosti, které by mohly ovlivnit nestrannost prováděné kontroly nebo správnost kontrolního osvědčení, jsou neúčinná“. Z její citace je jasné, že zákonodárci od neúčinnosti postoupili k její neplatnosti. Zdá se tedy, že neplatnost získala absolutní povahu. Ustanovení § 592 odst. 2 ObchZ, které zakazuje např. to, že bude vykonavateli přikázáno, aby nepřihlížel k určitým informacím, neprováděl některé zkoumání, šetření nebo měření apod. Není ani dovoleno přikázat vykonavateli kontroly, aby zkreslil celkový obraz situace a uvedl do osvědčení tyto údaje. I když takovéto osvědčení nemá povahu veřejné listiny, může sloužit jako důkaz v případném soudním sporu o vadách předmětu určitého plnění. § 592 ObchZ je obsažen v § 2652 odst. 2 OZ, který uvádí, že k ujednání, jímž se kontrolorovi ukládá povinnost, jež by mohla ovlivnit nestrannost kontroly nebo správnost kontrolního osvědčení, se nepřihlíží.

1. Význam slova „kontrola“ a „audit“ Smlouva o kontrolní činnosti je často chápána jako „kontrola“ nebo „audit“. Pokusím se o jejich bližší charakteristiku. Kontrola a audit jsou často zaměňovány, což mnohdy vede k nedorozumění. Kontrola a audit jsou slova přejatá, kontrola z němčiny a audit z angličtiny. Především musíme používat a dodržovat zásady logiky.

1.1. Kontrola Kontrola je nedílnou součástí každé cílevědomé činnosti. Žádná cílevědomá činnost se neobejde bez kontroly. To ale neznamená, že činnost zahrnující kontrolu je sama také kontrolou. Kontrola je i nedílnou součástí řízení podniku, ne proto, že by to bylo její vlastností, ale proto, že tak bylo definováno řízení. Kontrola plní užitečné funkce spočívají v objektivním zjišťování a vyhodnocování skutečného stavu a zda bylo dosaženo určitých cílů. Její původní výraz pochází z latiny „contra“ – proti, „rotulus“ – svitek a znamená to tedy cosi jako protisvitek, protizápis, protilistina. Ze systémového hlediska ji můžeme definovat tak, že kontrola je sledování a prověřování toho, jak funkce objektu odpovídá zákonům, normám, plánům, příkazům, pravidlům atd. Spočívá v pozorování stavu nějaké činnosti (věci), vyhodnocování stavu existujícího se stavem zamýšleným a zjišťování odchylek od stanovených požadavků. Tuto 9

činnost provádí oprávněný orgán, který může činit nápravná opatření k odstranění zjištěných rozdílů. Základní kritérium pro kontrolu je „ účinnost“, tj. účelnost a hospodárnost. Účelnost je např. kvalita, technická úroveň (bezpečnost zdraví), hospodárnost jsou úspory materiálových a mzdových nákladů. Při kontrole je vždy nerovnoprávné postavení. Kontrolující ( řídící) subjekt má vždy vůči kontrolovanému objektu výhodnější postavení. Výsledkem je „kontrolní osvědčení“. Typy kontroly: 

běžně předběžná,



průběžná



následná

dále: 

informační –konfrontace dvou stavů



regulační –protiváha normě, plánu



institucionální –specializovaná



negační (represivní) –donucovací nástroj



dílčí – na jednotlivý problém



komplexní



pravidelná



nepravidelná



přímá



nepřímá

Funkce kontroly: 

obecné o poznávací - informace, informační systémy o ověřovací - porovnávání zdrojů, zkušenosti o hodnotící – předem činností, v průběhu činnosti a po skončení činnosti o realizační - uskutečnění záměru - výsledek 10



specifické o dohlížecí - znalost, odpovědnost, dohled (zápisy) o povzbuzující - stimulace - lepší výsledky, příklady a náměty



brzdící - nežádoucí činnost - nedbalost, krádeže, atd.



výchovná - odměny a tresty, srovnávání

Jako příklad bych uvedla kontrolní činnost tzv. "kontrolní výbor měst a obcí". Tento výbor je zřizován ze zákona a má svůj statut a jednací řád. S tímto druhem "kontrolní činnosti" jsem se setkala při účasti na zastupitelstvech měst, kterých jsem se účastnila a kdy se v programu zastupitelstva probíral bod: kontrola úkolů a informace z kontrolního výboru. Zápis z kontrolního výboru tehdy předkládal zastupitelstvu předseda a řešilo se hodnocení činnosti rady, kontrola zadávání veřejné zakázky a žádost o "získání úkolu" na další kontrolu.

1.1.1. Statut kontrolního výboru Statutem kontrolního výboru se rozumí jeho postavení a působnost vůči městské samosprávě a úřadu.

1.1.1.1 Zřízení kontrolního výboru V souladu s ustanovením § 84 odst. 2 písm. l) a m) ve spojení s § 117 a násl. zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů a pod číslem usnesení a ze dne zasedání zastupitelstva zřídí zastupitelstvo kontrolní výbor na dobu (volební 4 roky).

1.1.1.2. Působnost výboru 

Výbor je iniciativním a kontrolním orgánem zastupitelstva. Svá stanoviska a návrhy předkládá výbor zastupitelstvu města.



Výbor plní úkoly dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích a úkoly, kterými jej pověří zastupitelstvo města či obce. 11



Výbor systematicky kontroluje plnění usnesení zastupitelstva města a rady města.



Výbor kontroluje dodržování právních předpisu ostatními výbory na úseku samostatné působnosti podle plánu kontrolní činnosti.



Výbor provádí neplánované kontroly, které výboru uložilo zastupitelstvo svým usnesením.

1.1.1.3. Informace o činnosti výboru 

Zprávu z činnosti výboru předkládá předseda výboru zastupitelstvu dle potřeby výboru nebo požadavku zastupitelstva.



Roční zprávu o činnosti výboru za uplynulý kalendářní rok je povinen předložit předseda výboru zastupitelstvu nejpozději do 2. zasedání zastupitelstva města následujícího kalendářního roku. V roce, kdy končí funkční období výboru a zastupitelstva města, předloží výbor zprávu o činnosti na posledním zasedání zastupitelstva města v daném funkčním období, nebude-li zastupitelstvem rozhodnuto jinak.



Roční zpráva o činnosti výboru by měla obsahovat: o statistické údaje – počet zasedání, účast členů výboru na zasedání, počet řešených případů o výhled činnosti výboru na další rok o doporučení výboru pro případné změny

Roční zpráva může obsahovat i další informace, a to dle rozhodnutí předsedy výboru.

1.1.1.4. Složení výboru 

Výbor má neurčitý počet členů (dle zákona o obcích). Výbor tvoří předseda výboru a členové výboru.



Zastupitelstvu města je vyhrazeno volit předsedu a členy výboru, odvolávat je z funkce.

12



Výbor si zvolí na svém prvním jednání člena pověřeného zastupováním předsedy výboru v případě jeho nepřítomnosti, a to zástupce předsedy výboru.

1.1.1.5. Závěrečná ustanovení 

Za činnost ve výboru bude předsedovi, zástupci předsedy a členu výboru poskytována odměna dle usnesení zastupitelstva města.



Veškeré změny statutu výboru mohou být provedeny jen usnesením zastupitelstva města, a to formou vydání nového statutu výboru.



Tento statut výboru nahrazuje statut schválený předchozím zasedáním zastupitelstva města usnesením.



Statut výboru je vyhotoven ve stanoveném množství a bývá v jenom originále.

1.1.2. Jednací řád Jednací řád je osnovou zasedání a rozhodování kontrolního výboru.

1.1.2.1. Úvodní ustanovení Jednací rád je vnitřním předpisem kontrolního výboru zastupitelstva upravující: 

přípravu a průběh



způsob jednání a rozhodování výboru



způsob nakládání s dokumenty týkajících se výboru

1.1.2.2. Zřízení výboru V souladu s ustanovením § 84 odst. 2 písm. l), m) ve spojení s ustanovením § 117 a násl. zákona c. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisu, zastupitelstvo města zřídí kontrolní výbor a jeho jednací řád.

13

1.1.2.3. Složení výboru 

Výbor je tvořen předsedou a členy výboru, které volí a odvolává z jejich funkce zastupitelstvo.



Členové výboru zvolí jednoho člena výboru pro zastupování předsedy výboru.



Členství ve výboru je nezastupitelné.

1.1.2.4. Předseda výboru a zástupce předsedy výboru 

Předseda výboru odpovídá za činnost výboru.



Předseda výboru zejména: o navrhuje program zasedání, o svolává zasedání výboru, o řídí zasedání výboru, o plní úkoly, které mu uložilo zastupitelstvo města, o plní úkoly, které vyplynuly ze zasedání výboru, o informuje zastupitelstvo města,



Předsedu zastupuje zástupce předsedy výboru.

1.1.2.5. Práva a povinnosti členů výboru 

Člen výboru je povinen zúčastňovat se zasedání výboru, plnit úkoly, které mu ze zasedání vyplynuly, jednat a vystupovat tak, aby nebyla ohrožena vážnost jeho funkce.



Členové výboru mají zejména právo předkládat návrhy doplnění či změny programu zasedání, vyjadřovat se k projednávaným skutečnostem a hlasovat o všech navrhovaných usneseních.

14

1.1.2.6. Kontrolní činnost výboru 

Kontrolní činnost výboru vykonává výbor jako celek nebo prostřednictvím jednotlivých členů nebo skupiny členu výboru.



Pověření k výkonu kontrolní činnosti v dané záležitosti stanovuje výbor svým usnesením.



Členové výboru jsou v rámci svého pověření zodpovědní výboru za provádění kontrolní činnosti a za přípravu a předkládání kontrolního zápisu a jiných materiálů týkajících se kontrolované oblasti.



Provedené kontrole výbor pořizuje a schvaluje zápis.

Ten předloží

zastupitelstvu; k zápisu připojí vyjádření orgánu. Zápis o provedené kontrole předloží kontrolní výbor na nejbližším zasedání zastupitelstva.

1.1.2.7. Svolání zasedání 

Zasedání výboru svolává předseda výboru.



Výbor si určuje pravidelný termín konání zasedání.



Pozvánku na zasedání výboru, která obsahuje místo, datum, čas, program zasedání obdrží členové před zasedáním výboru.



Program zasedání výboru navrhuje předseda výboru. Návrh programu schvalují členové výboru na počátku zasedání.



Předseda výboru je povinen svolat zasedání výboru, požádá-li o to alespoň jedna třetina členů výboru nebo zastupitelstvo.

1.1.2.8 Příprava a průběh, způsob jednání a rozhodování výboru 

Výbor se schází podle potřeby, nejméně však jedenkrát za 6 měsíců.



Zasedání výboru lze zahájit, je-li přítomna nadpoloviční většina všech členů výboru.



Výbor jedná zpravidla na základě písemných podkladů, které předkládá předseda výboru, popřípadě členové výboru. Návrhy na projednání může výboru

15

předkládat též zastupitelstvo, občané, nebo vlastníci nemovitostí na území města. 

Na začátku zasedání výboru je ustanoven jeden nebo více ověřovatel zápisu.



Rozhodnutí výboru se přijímají ve formě usnesení hlasováním.



Každý člen výboru má právo požádat, aby v zápise byl uveden jeho odlišný názor na projednávanou záležitost, usnesení nebo na formulaci zápisu. Žádosti musí být vyhoveno.

1.1.2.9. Zápis ze zasedání výboru 

Průběhu zasedání výboru pořizuje zapisovatel (tajemník) výboru, popřípadě jiný člen výboru, kterého tím předseda výboru pověřil, zápis. V zápise se vždy uvede: o jmenný seznam přítomných členů výboru o prezenční listina s podpisy každého účastníka



o

schválený program zasedání výboru

o

průběh jednání, výsledek hlasování a přijatá usnesení.

Zápis, musí být uložen na úřadě města či obce k případnému nahlédnutí do zápisu, usnesení výboru a k pořizování si výpisu občany města a fyzickými osobami, které dosáhly věku 18 let nebo vlastní na území obce nemovitost, popřípadě k postupu podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.



Zápis podepisuje předseda výboru, popřípadě jím pověřený ověřovatel zápisu kontrasignuje.



Námitky k zápisu zašlou členové výboru předsedovi výboru a o námitkách člena výboru proti zápisu rozhodne nejbližší zasedání výboru.

16

1.1.2.10. Střet zájmu a mlčenlivost 

Člen výboru, u něhož skutečnosti nasvědčují, že by jeho podíl na projednávání a rozhodování určité záležitosti ve výboru mohl znamenat výhodu nebo škodu pro něj samotného nebo osobu blízkou, pro fyzickou nebo právnickou osobu, kterou zastupuje na základě zákona nebo plné moci (střet zájmu), je povinen sdělit tuto skutečnost před zahájením zasedání výboru, který má danou záležitost projednávat. O tom, zda existuje důvod pro vyloučení z projednávání a rozhodování této záležitosti, rozhoduje tento výbor.



Člen výboru je povinen zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, které se dozvěděl v souvislosti s činností výboru; to neplatí, pokud byl povinnosti mlčenlivosti zproštěn; povinnosti zachovávat mlčenlivost může člena výboru zprostit zastupitelstvo města.

1.1.2.11. Závěrečná ustanovení 

Veškeré změny jednacího řádu výboru mohou být provedeny jen usnesením zastupitelstva a to formou vydání nového jednacího řádu.



Počet vyhotovení jednacího řádu.

1.2. Audit Audit (z lat. auditus, slyšení) je nejběžnější typ smlouvy o kontrolní činnosti. Jejich vykonavatelé kontroly jsou nazýváni "auditoři". Audit znamená přezkoumání a zhodnocení dokumentů, zejména účtů, nezávislou osobou. Účelem je zjistit, zda doklady podávají platné a spolehlivé informace o skutečnosti a obvykle také zhodnotit kvalitu vnitřní kontroly firmy. Kromě finančního auditu se v poslední době zavádí i audit dopadů na životní prostředí, technický audit na kvalitu výrobků nebo bezpečnost procesů a podobně. Pro audity platí ve většině zemí státem stanovená pravidla. Výsledkem práce auditora je "auditorská zpráva". Její náležitosti jsou stanoveny v zákoně o auditorech č. 93/2009 Sb.

17

Audit může být zaměřen na různé druhy oblasti lidské činnosti. V závislosti na tom rozeznáváme různé druhy auditu, z nichž uveďme ty nejznámější:

1.2.1. Audit účetních výkazů Nazývaný také audit účetní závěrky, externí, finanční či statutární audit. Prověřuje správnost závěrečných zpráv a bilancí. Ověřuje kvalitu průběžné vnitřní kontroly firmy. Jeho výsledkem nemá být jen upozornění na nedostatky, ale případně také vyzvednutí „dobré praxe“ v určitých částech firmy.

1.2.2. Interní (vnitřní) audit Nazývaný také interní finanční audit. Má obdobné cíle jako audit účetních výkazů, je však více zaměřen na kontrolu podnikových procesů a provádí ho interní auditor. Jeho cíl je vyjádřit svůj názor na pravdivost a přesnost rozvahy či výsledovky a přirozeně z ní pak vyplyne ověření účetních informací.

1.2.3. Audit kvality Prověřuje systém řízení kvality ve společnosti. Účelem je zjistit, zda společnost plní požadavky mezinárodní normy včetně vybudování systému dokumentace. V současnosti nejznámější příkladem auditu systému řízení kvality jsou podmínky pro získání kvalifikace podle ISO 9001. Tento druh ISA patří mezí základní normy pro řízení společnosti. ISO 9001 je norma na řízení systému kvality a patří do řady norem ISO 9000. Řada standardu ISO 9000 a skládá z těchto částí: 

ISO 9000 - Základy a Slovník



ISO 9001 - Požadavky



ISO 9004 - Návody k zlepšení

18

1.2.4. Ekologický audit Hodnocení souladu s legislativou v oblasti životního prostředí, environmentálního chování podniku, apod. Zahrnuje posouzení dodržování platných právních předpisů v oblasti životního prostředí, vyhodnocení případných nesouladů s platnou legislativou v oblasti životního prostředí, identifikaci a vyhodnocení významných aspektů činností, výrobků a služeb ve vztahu k životnímu prostředí, určení nejzávažnějších aspektů ve vztahu k životnímu prostředí, stanovení priorit opatření k nápravě nevyhovujícího stavu, návrh postupu nápravných opatření, návrhy systému řízení podniku z hlediska ochrany životního prostředí. Dále je možné audit členit podle toho, kdo ho provádí. V tomto smyslu se rozlišuje na "vnitřní audit", prováděný zaměstnanci firmy, a "vnější audit", prováděný externí firmou. Auditoři jsou povinni dodržovat etické normy, naplánovat a provést audit tak, aby získali přiměřenou jistotu, že jejich názor na ověřované ekonomické informace neobsahuje významné nesprávnosti. Auditorské postupy závisí vždy na auditorovi, včetně posouzení rizik, že ověřované informace obsahují nesprávnosti způsobené podvodem nebo chybou. Při posuzován í těchto rizik je přihlédnuto k vnitřním kontrolám, které jsou relevantní pro ověřované ekonomické informace.

2. Forma smlouvy o kontrolní činnosti Mezi ustanoveními věnovanými smlouvě o kontrolní činnosti (§ 591 až 600 ObchZ.) nenajdeme žádné, které by předepisovalo formu smlouvu. Základní ustanovení v § 591 ObchZ, je určeno v § 263 odst. 2 ObchZ, kdy se přitom strany nemohou odchýlit ani od základních ustanovení, která předepisují písemnou formu právního úkonu. Z toho též vyplývá, že kontrolní osvědčení vydané podle § 595 musí být písemné. Totéž vyplývá i z § 2656 odst. 1 OZ. Forma smlouvy se může u každé společnosti lišit, v každém případě by však měla jasně vymezit práva, povinnosti a odpovědnost smluvních stran. Forma smlouvy vyžaduje vždy k platnosti písemnou formu pouze v případech stanovených v § 272 odst. 1 ObchZ. a nebo pokud alespoň jedna strana při uzavírání smlouvy projeví zájem o písemnou formu smlouvy. V novém OZ nalezneme tomu odpovídající ustanovení § 1757, podle něhož pokud je smlouva uzavřena v jiné než písemné formě, mohou se strany rozhodnout, zda si obsah smlouvy následně v písemné formě potvrdí. Povinnost písemné formy je v novém OZ upravena v 19

§ 560, podle něhož je písemná forma vyžadována pouze v případě nakládání s nemovitostí. Abychom si dokázali představit výše uvedený popis ustanovení, rozepíši jako příklad postup u objednávky. Objednávka je nabídka, která slouží k uzavření kupní smlouvy nebo smlouvy o poskytnutí služby. Obchodní zákoník nijak nestanoví přesnou formu objednávky a tedy může být písemná i ústní. Postup, se kterým se setkáváme takřka denně je, že při jakémkoli nákupu v obchodě vyslovíme objednávku prodavači ústně a ten nám požadované zboží nebo službu ihned prodá. Každá objednávka může být z nějakého důvodu odmítnuta resp. zamítnuta. Pokud by byla podána ústně, tak by ústně měla být i odmítnuta. A pokud byla podána písemně, tak písemně zamítnuta.

2.1. Závazkové vztahy

Nejdříve bychom si měli vysvětlit, co jsou závazkové vztahy. Závazkový vztah, který vznikne uzavřením smlouvy o kontrolní činnosti se vždy řídí obchodním zákoníkem a to bez ohledu na to, zda jsou strany podnikateli či nikoliv. Jako základní institut závazkového práva obchodní zákoník upravuje „obchodní závazkové vztahy“. Obchodní závazkové vztahy představují jednu ze základních oblastí předmětu úpravy obchodního zákoníku (§ 1 odst.1 ObchZ) a je jim věnována především jeho samostatná 3. část. Obecně lze obchodní závazkové vztahy charakterizovat jako ty závazkové vztahy, o nichž je stanoveno, že se řídí obchodním zákoníkem. Pro vymezení obchodního závazkového vztahu jsou důležité dva aspekty: 

jde o právní vztah, který je závazkovým vztahem v obecném pojetí



současně jde o závazkový vztah, odlišující se od jiných závazkových vztahů buď povahou subjektů a povahou jejich činnosti nebo povahou vztahu samotného bez ohledu na povahu stran a jejich činnost

Obchodní

závazkový vztah

jako

každý

právní

vztah

vzniká

mezi

konkrétními

individualizovanými subjekty. Tyto subjekty mají vůči sobě vzájemná práva a povinnosti, jsou v postavení dlužníka a věřitele. Obsahem závazkového vztahu je povinnost jednoho subjektu (dlužníka) něco plnit druhému subjektu (věřiteli) a právo věřitele takové plnění od dlužníka požadovat. Odlišnost závazkových vztahů, které mají obchodní povahu přímo ze 20

zákona, záleží především v tom, že jejich subjekty musí být na obou stranách podnikatelé a závazkové vztahy se musí týkat jejich podnikatelské činnosti. Subjektem může být také stát, popř. státní nepodnikatelská organizace (např. státní příspěvková organizace), nebo samosprávné územní jednotky (obce, kraje) za podmínky, že druhou stranou závazkového vztahu je podnikatel, který do závazkového vztahu vstupuje při své podnikatelské činnosti, a závazkový vztah se týká uspokojování veřejných potřeb. Obchodním právem se řídí závazkové vztahy mezi podnikateli, které se týkají jejich podnikatelské činnosti, a vztahy mezi státem nebo samosprávnými územními celky a podnikateli uzavřené za účelem uspokojování veřejných potřeb. Všechny tyto vztahy se v obchodně-právní teorii nazývají relativní obchody. Kromě relativních obchodů se obchodní právo vztahuje na tzv. absolutní obchody. Za takové se považují bez ohledu na právní povahu jejich účastníků závazkové vztahy taxativně vyjmenované v obchodním zákoníku. Kromě relativních a absolutních obchodů se podle norem obchodního práva posuzují vztahy, o jejichž podřízení se obchodnímu právu se jejich účastníci dohodli. Za relativní obchodní závazkové vztahy jsou označovány ty závazkové vztahy, které mají přiznánu obchodní povahu z důvodu svých subjektů a jejich činnosti. Patří sem dvě skupiny závazkových vztahů: 

závazkové vztahy mezi podnikateli navzájem



závazkové vztahy mezi podnikateli na straně jedné a státem nebo státní nepodnikatelskou organizací nebo samosprávnou územní jednotkou na straně druhé.

Pro obě skupiny relativních obchodních závazkových vztahů platí, že pro posouzení povahy subjektů je rozhodující jejich povaha při vzniku závazkového vztahu. Druhý základní druh obchodních závazkových vztahů představující závazkové vztahy označované jako absolutní. Absolutní v tom smyslu, že jejich obchodní povaha se projeví vůči všem subjektům takového vztahu. Rozsah absolutních obchodních závazkových vztahů je vymezen taxativním způsobem v ustanovení § 261 odst. 3 ObchZ. Mezi závazkové vztahy v tomto ustanovení uvedenými je možné rozlišit dvě základní podskupiny: 

závazkové vztahy související se založením a s účastí v obchodní společnosti nebo družstvu



závazkové vztahy vznikají na základě vyjmenovaných smluv nebo jednostranných právních úkonů 21

Do první podskupiny patří například závazkové vztahy: 

mezi zakladateli obchodních společností, mezi společníkem a obchodní společností jakož i mezi společníky navzájem, pokud jde o vztahy týkající se účasti na společnosti



mezi zakladateli družstva a mezi členem a družstvem, jakož i mezi členy družstva navzájem, pokud vyplývají z členského vztahu v družstvu mezi zakladateli a správcem vkladu

Do druhé podskupiny patří například závazkové vztahy: 

ze smluv (úplatných i bezúplatných), jimiž se převádí podíl společníka (např. dle § 115 ObchZ)



ze smluv (úplatných i bezúplatných) o převodu členských práv a povinností (§ 229/1 ObchZ)



z úplatných smluv týkající se cenných papírů ( § 13 a násl. ZCP)



ze smlouvy o prodeji podniku nebo jeho části (§ 476 ObchZ)



ze smlouvy o nájmu podniku nebo jeho části ( § 488b ObchZ)



ze smlouvy o úvěru

Dle § 273 ObchZ se lze část obsahu smlouvy odkázat na všeobecné podmínky vypracované odbornými nebo zájmovými organizacemi nebo na jiné obchodní podmínky, které jsou uzavírajícím stranám známé a ke smlouvě přiložené.

3. Náležitosti smlouvy o kontrolní činnosti Smlouva o kontrolní činnosti musí obsahovat následující náležitosti: označení smluvních stran, předmět smlouvy, povinnosti smluvních stran, trvání smlouvy, odměna vykonavatele kontroly, odpovědnost za škodu, povinnost mlčenlivosti, závěrečná ustanovení, místo a datum podpisu a podpisy smluvních stran, další ujednání.

22

3.1. Označení smluvních stran 

U právnických osob – název firmy, sídlo a místo podnikání, identifikační číslo, statutární orgán.



U fyzických osob – Jméno a příjmení, bydliště, identifikační číslo.

3.2. Předmět smlouvy Předmětem smlouvy o kontrolní činnosti je zjištění stavu určité věci nebo ověření výsledku určité činnosti. Shrnutí zjištění musí mít formu zprávy vykonavatele kontroly.

3.3. Povinnosti smluvních stran Povinnosti vykonavatele : 

Vykonavatel kontroly je povinen provést kontrolu s vynaložením odborné péče.



Vykonavatel kontroly se zavazuje provádět kontrolu zejména v sídle objednatele kontroly v pracovní době zaměstnanců objednatele kontroly.



Vykonavatel kontroly je oprávněn v rámci provádění kontroly kvality využívat technické zařízení a vybavení objednatele kontroly, které mu za tímto účelem bude poskytnuto na vyhrazeném pracovišti.



Vykonavatel kontroly se zavazuje předložit objednateli kontroly kontrolní osvědčení ve dvojím vyhotovení.



Vykonavatel kontroly je povinen zachovat mlčenlivost o všech skutečnostech neveřejného charakteru, s nimiž se seznámil při provádění kontroly kvality.

Povinnosti objednatele : 

Objednatel kontroly je povinen poskytnout vykonavateli kontroly na jeho žádost součinnost nutnou k provedení kontroly, zejména umožnit přístup ke kontrolovaným dokumentům a zajistit možnost konzultace a vysvětlení zaměstnanců objednatele kontroly. 23



Objednatel kontroly se zavazuje umožnit vykonavateli kontroly na jeho žádost přístup na jednotlivá pracoviště.



Objednatel kontroly po vzájemné dohodě umožní vykonavateli provést část kontroly případně v prostorách vykonavatele.

3.4. Trvání smlouvy Smlouva o kontrolní činnosti se zpravidla uzavírá na dobu potřebnou k vykonání kontroly a to například na dobu neurčitou s platností ode dne podpisu obou stran a účinností od daného data s výpovědní lhůtou například jeden rok.

3.5. Odměna vykonavatele kontroly Ve smlouvě nemusí být stanovena výše úplaty ani její určení, ale většinou se předem stanoví. Právo na odměnu vykonavatele kontroly vzniká až po provedení kontroly a vydání kontrolního osvědčení.

3.6. Odpovědnost za škodu

Zpracovatel smlouvy o kontrolní činnosti musí vždy odpovídat za možné škody, které mohou jak v průběhu, tak ve výsledku smlouvy vzniknout. Jedná se například o poskytnutí nesprávných informací, úniků citlivých dat apod. Toto platí i pro objednatele a to zejména při úmyslném zatajení potřebných informací apod. Proto bývá součástí smlouvy o kontrolní činnosti tato doložka, která chrání a zároveň nutí obě strany k poctivosti. Pokud by vykonavatel kontroly porušil svůj závazek provádět kontrolu s vynaložením odborné péče a včas, tj. řádně, a v důsledku toho vznikla škoda, odpovídá za ni podle obecných ustanovení o náhradě škody. Avšak pokud je předmětem kontroly jakost a množství zboží, je odpovědnost vykonavatele kontroly ohledně náhrady škody zvláštní úpravou v § 599 ObchZ. omezena takto: vykonavatel kontroly je povinen nahradit škodu způsobenou 24

porušením povinnosti provést řádně kontrolu, jen pokud tato škoda nemůže být nahrazena uplatněním nároku objednatele vůči osobě odpovědné za dané vadné plnění, které je předmětem kontroly, kterou sjednal objednatel s vykonavatelem.

3.7. Povinnost mlčenlivosti Povinnost zachování mlčenlivosti o všech skutečnostech, o kterých se během provedení kontroly dozvěděl. Povinnost mlčenlivosti se vztahuje i na spolupracovníky vykonavatele a trvá i po skončení smlouvy.

3.8. Závěrečná ustanovení V tomto posledním bodu smlouvy bývá nejčastěji uvedeno, čím se řídí právní vztahy a to například občanským zákoníkem, obchodník zákoníkem apod., dále pak jakým způsoben lze smlouvu doplnit případně opravit (na podnět jedné ze smluvních stran a se souhlasem stran obou), kdy tato smlouva nabývá účinnosti (dnem podpisu smluvních stran či posunutým termínem - datem), počet vyhotovení stejnopisů těchto smluv a v závěru prohlášením, že se smluvní strany seznámili s obsahem smlouvy a že s ním také souhlasí.

3.9. Místo a datum podpisu Místo a datum podpisu musí být ve smlouvě uvedeny z důvodu stvrzení platnosti smlouvy všemi smluvními stranami.

3.10. Podpisy smluvních stran Podpisy smluvních stran vyžadují k platnosti písemnou formu. Podpisy mohou být nahrazeny i mechanickými prostředky pouze tam, kde je to obvyklé. Jiný právní předpis stanoví, jak lze 25

při právním jednání učiněném elektronickými prostředky písemnost elektronicky podepsat ( § 561 odst. 1).

3.11. Další ujednání 

cíl kontroly účetní závěrky



rozsah kontroly, včetně odkazů na odpovídající právní předpisy a standardy, podle nichž vykonavatel kontroly postupuje



způsob sdělení výsledků ověřování



povinnost zajistit neomezený přístup ke všem záznamům a dokumentům, které si vykonavatel kontroly v souvislosti s kontrolní činností vyžádá



určení doby kontroly a termín jeho dokončení



důvody, které mohou vést k odstoupení od smlouvy jak ze strany vykonavatele, tak ze strany společnosti



cena a způsob fakturace



doba platnosti smlouvy a případná výpovědní lhůta

Smlouvu podepisují vykonavatelé kontroly a po seznámení se s jeho obsahem i odpovědný zástupce kontrolované osoby. Dle § 591 ObchZ se zavazuje vykonavatel kontroly provést nestranně zjištění stavu určité věci nebo ověření výsledku určité činnosti a vydat o tom kontrolní osvědčení a objednavatel kontroly se zavazuje zaplatit mu za to úplatu. Vykonavatelem kontroly může být právnická, ale i fyzická osoba. Kdyby se jednalo o tzv. audit, tak by fyzické nebo právnické osobě muselo být vydáno auditorské oprávnění Komorou auditorů České republiky. Objednatelem může být kdokoliv. U této smlouvy by měl být smluven dostatečně předmět závazku, což vyplývá z § 269 odst. 2 ObchZ. K uzavření smlouvy stačí, aby byl závazek provedení kontroly sjednán jako úplatný, aniž by se určila výše úplaty. Ani způsob jejího určení nemusí být určen. Pokud se tak stane, aplikujeme úpravu obsaženou v § 595 odst. 2 ObchZ.

4. Rozsah, způsob, doba a místo kontroly Vykonavatel kontroly je povinen provádět kontrolu s přihlédnutím ke stanovenému způsobu, době, místu a rozsahu kontroly a to tak jak stanoví smlouva. Jinak v rozsahu a způsobem obvyklým při obdobných kontrolách. 26

4.1. Rozsah a způsob Rozsah kontroly je určen obchodním zákoníkem, zákonem o účetnictví a zákonem o auditorech, řády a směrnicemi Komory auditorů. Z § 594 odst. 1 je zřejmé, že rozsah a způsob kontroly by měl být upraven ve smlouvě, zákon stanovuje pouze kritérium obvyklosti. Pokud by se jednalo o kontrolu, která by nebyla obvyklá a díky tomu by bylo kritérium nepoužitelné, tak smluvní úprava by se stala nezbytnou. Obvyklost jako taková souvisí s kogentním ustanovením § 264 ObchZ . Dříve upravoval Zákoník mezinárodního obchodu v § 523 odst. 2 možnost provedení kontroly způsobem a v rozsahu „přiměřené povaze věci“. Dnešní text už takovou možnost neuvádí. Celkově ZMO v § 523 odst. 1 nabízel stranám přesnější řešení, pokud si je samy nedohodly. § 593 ObchZ stanovuje, že vykonavatel kontroly provede kontrolu s odbornou péčí podle předem stanoveného rozsahu, způsobu, doby a místa kontroly s ohledem na stav, ve kterém se předmět kontroly nachází v době jejího provádění. Rozsah a způsob by měl být ve smlouvě uveden a pokud tak není, postupuje se jako při obvyklých kontrolách. Při vymezení jejich rozsahu je vhodné vzít v úvahu následující faktory: 

velikost společnosti, složitost organizační struktury (pokud má firma např. řadu poboček, které realizují obdobné činnosti, je možné provést kontroly jen v některých z těchto poboček)



složitost a důležitost procesů systému řízení (prioritně se zaměřit na klíčové procesy)



předmět, cíl a doba trvání kontroly



požadavky norem a předpisů, resp. požadavky smluv (tyto požadavky budou brány za kritéria kontroly vůči kterým bude posuzována shoda systému)



závěry předchozích kontrol a auditů, potřeba certifikace/ recertifikace



významné změny ve firmě (vysoká fluktuace, zahájení výroby nového produktu, implementace nového informačního systému)

27

4.2. Doba Čas neboli doba plnění je stanovena ve smlouvě. Pokud není doba ve smlouvě určena, je objednatel oprávněn požadovat plnění ihned po uzavření smlouvy. Vykonavatel je povinen splnit bez zbytečného odkladu ( § 340 ObchZ ).

4.3. Místo Místo plnění je obecně uvedeno v §336 ObchZ, kdy je dlužník povinen plnit závazek v místě, kde měl v době uzavření smlouvy své sídlo nebo místo podnikání, popř. bydliště. Odchylná úprava je obsažena v § 594 odst. 2 ObchZ, kdz se kontrola má uskutečnit bez zbytečného odkladu v místě, kde se předmět kontroly nachází. Může se však stát, že předmět kontroly se bude nacházet v jiném místě. V tomto případě je objednavatel povinen zabezpečit dopravu nebo přemístění předmětu kontroly, a pokud tak neučiní včas, dostane se tímto do prodlení. Objednatel oznámí včas vykonavateli, kde se má kontrola uskutečnit a umožní mu potřebný přístup k předmětu kontroly. Pokud nebude vykonavateli kontroly umožněn přístup k předmětu kontroly, tak se stává prodlením objednavatele. V takovém případě se do prodlení nemůže vykonavatel kontroly dostat ( § 365 ObchZ ).

5. Kvalita kontroly Tak, aby byla kontrola řádně realizována, nestačí ji tedy provést jen při zachování odborné péče obecně, ale odbornou péči je třeba vynaložit s přihlédnutím právě ke stanoveným znakům. Nutnost „vynaložení odborné péče“ vykonavatele kontroly je ve prospěch objednatele. Vykonavatel musí osobně kontrolní činnost provést nestranně; nestranné provedení pak znamená, že výsledky kontroly nesmí v kontrolním osvědčení nijak zkreslit, zatajit nebo nijak změnit. Při veškeré své práci a zejména při zpracování kontrolních protokolů nebo osvědčení by měli být vykonavatelé objektivní a nestranní. Jak je zřejmé, neplatnost ustanovení smlouvy není vázána na přímé ovlivnění nestrannosti, ale stačí pouhá možnost takového ovlivnění. Toto kogentní ustanovení ( § 592 ObchZ ) od kterého se nelze odchýlit jiným ujednáním smluvních stran, zvýrazňuje podstatný charakteristický rys smlouvy o kontrolní činnosti – nestrannost.

28

Každé kontrolní akci předchází přiměřená příprava, která je jedním z nezbytných předpokladů pro kvalifikované provedení kontroly. Účelem přípravy je získat co nejvíce informací jak o tématu kontroly, tak o subjektech, u nichž bude kontrola provedena. Součástí výchozí analýzy je i výběr a stanovení kritérií pro hodnocení předmětu kontroly. Vykonavatelé kontroly mají povinnost vykonávat svou činnost na vysoké odborné úrovni. Mají dále povinnost neustále aktualizovat a rozšiřovat své znalosti a dovednosti potřebné k plnění profesních povinností. Obsah kontrolních závěrů vždy vychází z úplných a přesně zjištěných skutečností získaných a shromážděných při kontrole v souladu se zákony. Svou činnost vykonávají v souladu s právním řádem a nezávisle na výkonné a zákonodárné moci, kontrolovaných subjektech a na vnějších zájmových skupinách. Při správné kontrole by neměli vyžadovat ani přijímat dary, služby ani žádná jiná zvýhodnění, která by mohla reálně či zdánlivě ovlivnit rozhodování v rámci jejich činnosti nebo narušit jejich profesionální přístup k věci.

6. Práva a povinnosti objednatele a vykonavatele Mezi povinnosti objednatele patří odpovědnost za věcnou i obsahovou správnost. Úplnost údajů a informací poskytovaných vykonavateli kontroly v rámci plnění předmětu smlouvy. Objednatel je povinen poskytnout zaměstnancům vykonavatele kontroly, resp. auditora příslušné prostory, umožňující výkon činnosti související s prováděnou kontrolou. Povinností je také poskytnutí vykonavateli na základě písemné výzvy vykonavatele součinnost nezbytnou k plnění předmětu smlouvy ( § 596 ObchZ). Součinností se rozumí zejména předání veškerých písemných podkladů, předání informací a poskytnutí potřebných vysvětlení, případně předání dalších dokladů, které jsou dle názoru vykonavatele kontroly pro splnění předmětu kontroly nezbytné. Vykonavateli kontroly musí být umožněna na jeho písemnou žádost fyzická obhlídka jakéhokoli spravovaného majetku. Jak bylo řečeno, objednatel je povinen vykonavateli umožnit přístup k předmětu kontroly. Nesplnění této povinnosti má za následek prodlení objednavatele (§370). Vykonavatel kontroly je pak oprávněn požadovat od objednatele, který je v prodlení, náhradu škody podle §373 ObchZ. Neumožní-li mu přístup k předmětu mohou nastat i ostré formy jako je např. nepředložení důležitých dokumentů, zatajení některých informací apod. Toto může mít za následek vadné provedení kontroly. Situace je poměrně blízká vadnému splnění zhotovitele díla, jestliže vady jsou důsledkem nevhodných pokynů a nebo věcí opatřené objednavatelem kontroly. 29

Objednatel kontroly může po uplynutí doby stanovené pro provedení kontroly od smlouvy odstoupit ( § 598 ObchZ). Dle § 344 ObchZ lze odstoupit od smlouvy pouze v případech, které stanoví smlouva nebo tento zákon. Důvodem odstoupení může být třeba porušení povinnosti provést kontrolu nestranným způsobem. Dalším důvodem může být také provedení kontroly v jiném rozsahu a jiným způsobem než byl sjednán. Důsledkem takovéhoto vadného plnění nastane to, že vykonavatel kontroly nemá nárok na úplatu, ani na náhradu vynaložených nákladů. Co se týče časového prodlení platí obecná úprava § 365 ObchZ. Vykonavatel kontroly je povinen provádět kontrolu s vynaložením odborné péče s přihlédnutím ke stanovenému způsobu kontroly, v době, místu a rozsahu kontroly, jakož i ke stavu, v jakém se nacházel předmět kontroly v době jejího provádění (§ 594). Pokud by se jednalo o smlouvu, v níž by šlo o audit, tak při výkonu musí auditor dodržovat etické podmínky vyplývající ze zákona o auditorech a komoře auditorů ČR a z etického řádu, vydaného Komorou auditorů ČR. Vykonavatel kontroly je povinen svou činnost vykonávat tak, aby byla realizována řádně a včas. Musí zejména dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v průběhu své kontroly. Nesmí sdělovat žádné informace třetím stranám, pokud neobdrží výslovné svolení nebo mu to neukládá zákonná nebo profesní povinnost. Tato povinnost trvá i po skončení realizace předmětu smlouvy. Mezi hlavní povinnosti vykonavatele kontroly patří provedení nestranné kontroly a popsání zjištěného stavu v kontrolním osvědčení. Je důležité, aby pro úplnost osvědčení zahrnoval výsledek kontroly v plném rozsahu. Absolutně neplatná jsou taková ustanovení smlouvy, které obsahují povinnosti pro vykonavatele kontroly, co by mohly ovlivnit správnost kontrolního osvědčení. Kontrolní osvědčení může být různého dohodnutého druhu nebo druhu stanoveného zvláštními předpisy. Může se např. jednat o osvědčení o jakosti a kompletnosti, o atest, revizní zprávy, aj. Vykonavatel je také povinen neprodleně informovat objednatele, když zjistí, že reálný stav realizace kontroly neodpovídá výkazovým údajům. Zprávy vykonavatele kontroly musejí výt řádně zpracovány, protokolárně předávány objednateli a v předstihu projednány. O jejím převzetí bude sepsán protokol a podepsaný smluvními stranami. Obsahovými náležitostmi kontrolního osvědčení by mělo být označení smluvních stran, tj. objednatele a vykonavatele kontroly. Dále přesné vymezení předmětu kontroly, jejího rozsahu a způsobu provedení. V zákoně je požadavek, aby kontrola byla provedena s vynaložením odborné péče v daném rozsahu.

30

6.1. Úplata Jelikož patří smlouva o kontrolní činnosti mezi úplatné, vykonavateli kontroly vzniká ze zákona nárok na odměnu po řádném provedení kontroly a vydání kontrolního osvědčení ( § 598 ObchZ.). Splatnost odměny upravuje ustanovení § 595 ObchZ. Jedná se určení závazku splatit úplatu. Právo na úplatu vzniká vykonavateli kontroly splněním povinností plynoucích z uzavřené smlouvy.

Po splnění poslední skutečnosti nastává její dospělost.

V § 595 ObchZ je povinnost provést kontrolu a vydat kontrolní osvědčení. Pokud by před tím nebyla provedena kontrola, tak samotné vydání osvědčení by nemělo za následek splatnost. Obě povinnosti musejí být splněny řádně, jinak bychom vůbec nemohli mluvit o jejím splnění, jak vyplývá z § 324 dost. 1 ObchZ. Splatnost úplaty nastane v pozdější dobu, budou-li povinnosti splněny opožděně ( § 324 odst. 2 ObchZ ). V případě vadného plnění nastává změna závazku v souladu s nároky věřitele z vadného plnění podle obecného

§ 324 odst. 3. Ustanovení o

smlouvě o kontrolní činnosti (jako i u řady dalších smluvních typů) neobsahuje odpovědnost za vady a neexistuje v obchodním zákoníku. V občanském zákoníku se jedná o § 499 – 507. Znamená to, že odpovědnost za vady je spojena s přenecháním věci jinému za úplatu. Ze smlouvy o kontrolní činnosti v případě závazku se o takový závazek nejedná, a proto nemůžeme aplikovat ani tuto odpovědnost. Jinými slovy můžeme říci, že § 324 ObchZ nebere v úvahu, že odpovědnost za vady neplatí pro všechny druhy závazků. Pro srovnání se smlouvou o dílo – zde je úplata konstruována ve spojení s odpovědností za vady bez ohledu na to, zda z ní vyplývá povinnosti přenechat věc za úplatu či nikoli. Pokud vykonavatel kontroly provede kontrolu neodborně, bude mít kontrola bezpochyby povahu vadného plnění a tím aplikujeme ustanovení § 598 ObchZ. Podle tohoto ustanovení může objednatel odstoupit od smlouvy a vykonavateli nevznikne právo podle § 595, tedy právo na úplatu nebo popř. na náhradu nákladů. V § 598 ObchZ můžeme spatřovat zvláštní ustanovení o odpovědnosti za vady ve vazbě na § 324 ObchZ. Otázkou zůstává, zda se § 598 ObchZ bude vztahovat na případ, kdy byla kontrola sice řádně provedena, ale osvědčení má vady (např. neobsahuje údaje, které má obsahovat). Ani v tomto případě nevzniklo proto právo na úplatu. Je třeba aplikovat § 390 ObchZ z hlediska promlčení. Znamená to, kdyby objednatel kontroly odstoupil až po uplynutí promlčecí lhůty, odstoupení by nemělo účinky vůči vykonavateli kontroly, pokud by ten promlčení namítl. Blíží se to jakési relativní neplatnosti. § 595 odst. 2 ObchZ je dispozitivní úpravou navazující na základní ustanovení o smlouvě o kontrolní činnosti. 31

Jestliže smlouva je uzavřena bez dohody o ceně, je třeba, aby zákonodárci určili ceny i bez smluvního ujednání. V takovém případě bude za závaznou cenu považována cena obvyklá s přihlédnutím k okolnostem. Zákon nedává řešení, kdy žádná obvyklá úplata neexistuje ani kdy obvyklá úplata bude velmi rozdílná od úplaty, která by přihlížela k předmětu, způsobu, rozsahu a místu kontroly v době uzavření smlouvy. Dokonce i v §524 ZMO bylo neúplné řešení, které počítalo s rozsahem a způsobem kontroly podle kritéria přiměřenosti povaze věci, ale přitom přiměřenost nezakotvil v souvislosti s úplatou. V případech, kdy kritérium obvyklosti nedává řešení, lze jen v praxi doporučit, aby se výše úplaty sjednávala ve smlouvách. Pokud je úplata smluvena, bude rozhodující výše úplaty v době uzavření smlouvy bez ohledu na změny cenových relací mezi uzavření smlouvy a splněním závazku . Je to ale dispozitivní úprava a tím pádem mohou strany sjednat závaznost ceny k okamžiku splnění. Vedle práva na úplatu také vzniká právo na náhradu nákladů ( § 595 odst. 3 ). Je otázkou, o jaké náklady půjde, co musí objednatel uhradit vedle úplaty. Ustanovení omezuje právo pouze na náklady nutné a účelně vynaloženy. § 525 ZMO v ustanovení mělo stejnou formulaci jako současné ustanovení § 595 odst. 3 ObchZ. Vykonavatel nemá nárok na náhradu veškerých vynaložených nákladů, je nesporné. Objednatel není povinen uhradit náklady, které byly vynaloženy zbytečně. Pokud by se domníval, že byly náklady takto vynaloženy, odmítl by jejich náhradu. Vykonavatel může na takové omezení přistoupit, anebo by mohl požadovat náhradu a neuhrazení pohledávky považovat za prodlení. Nedošlo-li by k úhradě dobrovolně, muselo by se uplatnit právo soudně v promlčecí lhůtě ( § 392 a § 397 ObchZ).

6.2. Sankce Sankcí za vadné plnění tohoto ustanovení ( § 598 ObchZ ) je právo objednatele odstoupit od smlouvy, přičemž vykonavateli kontroly nevznikne právo na náhradu nákladů a úplatu. Objednatel je oprávněn požadovat po vykonavateli kontroly smluvní pokutu, jestliže porušil povinnosti. Smluvní pokuta může být dalším ujednáním ve smlouvě pro případ porušení smluvené povinnosti. Tím může být například zjištění, že reálný stav realizace kontroly v jakémkoli materiálním ohledu neodpovídá výkazovým údajům. V případě, že vykonavatel porušil povinnost zachovávat mlčenlivost, je objednatel oprávněn požadovat smluvní pokutu. Po zaplacení smluvní pokuty nezaniká povinnost vykonavateli závazek splnit a právo objednatele požadovat náhradu vzniklých škod v plné výši. 32

6.3. Náhrada škody V otázkách neupravených v § 599 je třeba aplikovat § 373 ObchZ. Předmětem úpravy je odpovědnost za vady kontroly a odpovědnost za škodu způsobenou vadným provedením kontroly. Tak jako v kupní smlouvě lze požadovat pouze náhradu škody, která přesahuje věcný rozsah odpovědnosti za vady, je možné požadovat i ve vadně provedené kontrole náhradu škody. Avšak zmenšené o nároky z odpovědnosti za vady třetí osoby vůči objednateli. Přednost práv podle § 598 před právem na náhradu škody tu však stanovena není. Objednatel může uplatnit právo na náhradu škody, aniž by musel odstoupit od smlouvy. Rozsah náhrady škody bude právě omezen podle § 599 ObchZ. Pokud lze alespoň její část pokrýt právem z odpovědnosti za vady vůči třetí osobě, sníží se tím úměrně odpovědnost vykonavatele kontroly. Primární je vždy náhrada škody odpovědnou osobou, sekundární je pak odpovědnost vykonavatele kontroly. Tím by byla odpovědnost vykonavatele kontroly tzv. „subsidiární“. Celé ustanovení § 599 je převzato z § 533 ZMO. Náhradu škody objednatel však nemůže požadovat jako náhradu toho, co opomenul včas oznámit nebo vymáhat vůči odpovědné osobě za vadné plnění předmětu kontroly. Může jít také o případy, kdy je vykonavatel povinen nahradit škodu způsobenou porušením povinnosti provést kontrolu řádně a tím na něho přechází zaplacení této náhrady nároky, které má objednatel vůči odpovědné osobě za vadné plnění předmětu kontroly, jako by mu byly tyto nároky postoupeny. V tomto případě se jedná o zákonnou cessi. Co se ale rozumí škodou způsobenou porušením povinnosti provést kontrolu řádně? Spadat tam bude zejména nedostatek předmětu kontroly, který nesprávně provedená kontrola neodhalila. Při takové škodě nemůže být uplatněn nárok proti vykonavateli, protože objednatel o vadě včas neví. Objednatel by sám vlastní nedbalostí neměl právo na náhradu vůči vykonavateli kontroly. Ustanovení § 600 úzce navazuje na § 599 ObchZ. Z § 373 vyplývá, kdo poruší svou povinnost ze závazkového vztahu, je povinen nahradit škodu způsobenou druhé straně. Může však prokázat, že porušení povinností bylo způsobeno okolnostmi vylučujícími odpovědnost.

33

7. Vztah kontroly k třetím osobám Ustanovení § 599 ObchZ je zvláštní úpravou nároku na náhradu škody. Z tohoto ustanovení plyne, že vztah mezi objednatelem a třetí osobou může ovlivnit vztah ze smlouvy o provedení kontroly, zatímco § 597 ObchZ obsahuje odchylku od pravidla stanoveného v § 599 ObchZ. V § 597 ObchZ vyplývá, že provedení kontroly se nedotýká právních poměrů mezi objednatelem a jinými osobami. Avšak v § 599 ObchZ stojí, že vztah mezi objednatelem a třetí osobou může ovlivnit vztah ze smlouvy. Následující § 600 ObchZ propojuje oba právní vztahy. V novém občanském zákoníku se obsah tohoto ustanovení objevuje v § 2658 OZ.

8. Praxe V poslední kapitole mé bakalářské práce Vám chci představit a zhodnotit audit „certifikační audit“ státní společnosti, která se zabývá údržbou města. Audit proběhl ve společnosti Technické služby města Duchcova, společnost s ručením omezeným se 100% podílovém vlastnictví města (zřizovatele). Jedná se o společnost se 48 zaměstnanci z toho 7 THP (technicko-hospodářský pracovník) a 33 dělníků. Zabývá se celkovou údržbou města. Tyto zmíněné Technické služby fungují od 50. let 20. století původně jako Veřejná údržba města, později se přejmenovaly na Technické služby – rozpočtová organizace. Od 1.1.2000 se pak transformovaly do současné podoby a to na Technické služby města Duchcova, s.r.o. Technické služby města jsou dynamicky se rozvíjející společností, ve které je kladen důraz na kvalitu a stabilitu. Předmět podnikání této společnosti, uvedeném v živnostenském a v obchodním rejstříku jsou činnosti, které bych vyzvedla, jelikož jich se bude audit dotýkat. Z živnostenského rejstříku: 

Silniční motorová doprava nákladní



Silniční motorová doprava osobní



Údržba veřejného prostranství, veřejné zeleně a komunikací



Provozování pohřebišť



Provozování veřejných WC



Údržba vodních toků 34



Podnikání v oblasti nakládání s odpady, vyjma odpadů nebezpečných, včetně odvozu fekálií



Provádění jednoduchých a drobných staveb, jejich změn a odstraňování



Provádění staveb, jejich změn a odstraňování

Tuto společnost jsem si vybrala proto, že má velký rozsah působnosti a audit, který tam byl proveden je zaměřen na více činností tj. ČSN EN ISO 9001:2009 dále ČSN EN ISO 14001:2005 a ČSN OHSAS 18001:2008. Jednatel společnosti se k provedení auditu rozhodl poté, co zjistil, že je nutná úprava veškerých směrnic, pracovních postupů a návazností na normy při realizování jednotlivých činností, kterým se společnost věnuje. Myslím si, že jednatel společnosti se rozhodl správně pro realizování auditu a tím pádem kontrolu právě těch činností, které ve firmě tvoří největší zastoupení v oblastech financí a zatížení administrativních pracovníků THP. Dále pak zatížení po stránce návaznosti na státní aparát (různá povolení a podobné), bezpečnost a ohleduplnost vůči životnímu prostředí a v poslední řadě prioritně nejdůležitější na bezpečnost při práci a dodržování technologických postupů. Bylo rozhodnuto certifikovat a prověřit prioritně tyto činnosti: 

Nakládání s odpady v rozsahu – svoz komunálních odpadů a provozování zařízení ke sběru odpadů na sběrném dvoře, včetně nebezpečných



Výsadbu a údržbu veřejné zeleně



Údržba, oprava a čištění komunikací, včetně dopravního značení



Biologická rekultivace

8.1. Definice členění společnosti Před zahájením auditu musel auditor provést definici společnosti především struktury řízení, systému managementu, vybavení a popis areálu z hlediska životního prostředí.

35

8.1.1. Definice struktury řízení: Definování rozčlenění společnosti, kdy bylo konstatováno, že společnost je rozdělena do osmi úseků: 

Úsek odpadového hospodářství



Úsek péče o zeleň



Vodní toky a čistotu města



Úsek veřejného osvětlení



Úsek údržby komunikací



Úsek zimní údržby



Úsek stavebních prací



Úsek ekonomický

Tyto úseky mají své zástupce, tzv. „mistry“ a všichni jsou přímo podřízeni jednateli společnosti (organizace).

8.1.2. Definice systém managementu Jednatel společnosti se rozhodl zavést audit systému kontroly zvaný IMS. Na tuto činnost si najal externího poradce. Externí poradce je osobou, která připravuje organizaci na audit a je to tzv. fáze zavádění společnosti. Auditor poté zahájí definici organizace, to jest zjištění současného stavu, možné navázání a pokračování v auditu. V Technických službách města Duchcova, s.r.o. bylo jako první zahájeno zavádění systému environmentálního managementu EMS (dle požadavků normy ISO 14001:2004) už v lednu roku 2005. EMS byl po té certifikován certifikační společností v prosinci roku 2007. Zavádění systému managementu kvality QMS (dle požadavků normy ISO 9001:2008) bylo zahájeno v červnu roku 2011 a to ve vazbě na již certifikovaný EMS. Jednatel se pro zahájení certifikace rozhodl díky kladným výsledkům po 1. certifikaci EMS, která se ukázala jako vhodná a účinná osnova v návaznosti na fungování dané části organizace. Zavádění systému managementu kvality SMS (dle požadavků normy OHSAS 18001:2008) bylo zahájeno v říjnu roku 2010, a to ve vazbě na již certifikovaný EMS. SMS byl zaveden již v roce 2011, ale nebyl pouze certifikován. 36

Certifikaci si jednatel společnosti objednal především pro přezkoumání zavedení systému řízení a také pro zvýšení prestiže organizace na okolním trhu se zakázkami v rámci konkurenceschopnosti.

8.1.3. Obecný popis vybavení areálu z hlediska životního prostředí Popisem organizace se myslí, kde se areál společnosti nachází, jakou má velikost a čím je tvořen. Tím je například myšleno, z kolika procent je areál tvořen manipulačními plochami, zatravněnými plochami a budovami. Byl popsán a definován celý provozní úsek společnosti a především sběrný dvůr (zařízení ke sběru a výkupu odpadů, včetně nebezpečných). Zde bylo popsáno, že se jedná o plochy ze zámkové dlažby, ze které je voda svedena přes 3 kusy lapačů ropných látek do veřejné kanalizace (tím je zabezpečena péče o přírodu). Dále bylo popsáno, že na ploše stojí soubor kontejnerů pro tříděný odpad, kovový EKO-sklad na nebezpečný odpad a dva staré kovové sklady hořlavin (oleje a PHM), pojezdová silniční váha (kalibrovaná a certifikovaná).

8.1.4. Popis areálu z hlediska životního prostředí emise do ovzduší, vody a odpadů Ochrana ovzduší byla popsána a definována prozkoumáním stávajících topných zdrojů pro přípravu TUV a vytápění budov (stálá kontrola emisí, komínů a revizních zpráv). Pak byl popsán autopark organizace, kde bylo doporučeno zahájit postupnou obměnu starých nákladních vozidel za nová s možností využití Evropských dotací, jelikož emise ze starých nákladních vozidel s jistotou poškozují životní prostředí. Byl proveden odběr vody z veřejného vodovodu a bylo zjištěno, že se pitná voda (voda z vodovodu) nepoužívá pro zálivku veřejné zeleně ve městě. Používá se voda srážková z retenční nádrže umístěné v areálu organizace.

37

8.2. Kontrola právních a jiných požadavků Organizace doložila potřebné doklady o plnění právních povinností nezbytných pro realizaci svých procesů a to konkrétně: 

Výpis z obchodního rejstříku



Souhlas krajského úřadu k provozování zařízení ke sběru odpadů na sběrném dvoře v provozovně organizace



Rozhodnutí, kterým se mění souhlas krajského úřadu k provozování zařízení ke sběru odpadů na sběrném dvoře



Souhlas krajského úřadu k provozování mobilních zařízení ke sběru výkupu odpadů kategorie N i O



Souhlas městského úřadu k nakládání s nebezpečnými odpady (pro 16 druhů)



Schválení havarijního plánu pro sklad hořlavin



Kolaudační rozhodnutí a schválení provozního řádu lapolu



Povolení nakládání s vodami (vypouštění odpadních vod do kanalizace po předčištění) pro sběrný dvůr v areálu organizace



Rozhodnutí magistrátu města schvalující havarijní plán dle vodního zákona



Rozhodnutí ve věci stanovení imisních limitů



Rozhodnutí kraje o povolení k provozování SZZO (čerpací stanice pohonných hmot)



Souhlasné vyjádření KHS kraje k pravidlům pro práci s hořlavinami



Nájemní smlouvy



Smlouvy o poskytování veřejně prospěšných služeb



Osvědčení o odborné způsobilosti jednotlivých zaměstnanců



Osvědčení k zajištění úkolů v prevenci rizik v oblasti BOZP

8.3. Kontrola environmentálních aspektů, identifikace nebezpečí, posuzování rizik a určení způsobu řízení U environmentálních aspektů bylo konstatováno, že potřebné postupy jsou dodržovány a zdokumentovány včetně její navazující vazbě na právní požadavky. 38

V organizaci byla provedena identifikace nebezpečí a vyhodnocení jejich rizik s vazbou na právní požadavky a jejich řízení v praxi a to za využití vlastního vyvinutého systému. Postup je zdokumentován v směrnici (interní směrnici). Jedná se o dva systémy:

8.3.1. Systém řeší oblast obecných rizik s výstupem ve formě registrů Konkrétně jde o administrativní budovu, nákladní dopravu, zemní stroje, metrická zařízení budov, osobní doprava, ruční nářadí s pohonem, používání chemických přípravků, práce ve výškách atd.

8.3.2. Řeší oblast rizik strojeně-technologických celků. S výstupem ve formě 40 registrů. Konstatovaní zaměstnanci organizace si jsou vědomi svých relevantních pracovních rizik.

8.4. Shrnutí auditu Shrnutím auditu se myslí zjištění a sjednocení jednotlivých skutečností týkajících se této organice k tomu, aby auditor mohl začít s certifikací.

8.4.1. Cíle auditu 

Potvrdit shodu systému managementu kvality organizace normou ČSN EN ISO 9001:2009



Potvrdit shodu systému environmentálního managementu organizace normou ČSN EN ISO 14001:2005



Potvrdit shodu systému managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci organizace s normou ČSN OHSAS 18001:2008

39



Potvrdit shodu mezi dokumentací systému organizace se systémovými normami



Potvrdit shodu mezi dokumentací systému organizace prováděními činnostmi



Potvrdit shodu činností organizace s relevantními požadavky právních předpisů a s jinými požadavky



Prověřit, zda prováděné činnosti jsou efektivní

8.4.2. Přezkoumání z auditů z celého předchozího certifikačního cyklu organizace Auditor uvádí veškeré dříve kontrolované činnosti a postupy, porovnává je, zda byla v daných případech sjednána náprava apod. Zkrátka auditor zde prověřil, že organizace zavedla a udržuje svůj systém managementu v souladu s požadavky normy a prokazuje schopnost systému plnit požadavky na produkty a služby v rámci uvedeného rozsahu, plnit svou politiku a cíle. Auditor dále konstatoval, že potvrzuje efektivní řízení činnosti organizace za účelem zvýšení jeho výkonnosti.

8.4.3. Zjištění auditu Auditor provedl procesně zaměřený audit založený na prověřování významných aspektů, rizik a cílů. Použitými metodami při auditu byly rozhovory, pozorování činností a přezkoumání dokumentů a záznamů. Audit na místě začal zahajovacím jednáním, kterého se zúčastnili vedoucí pracovníci organizace. Zjištění auditu byla oznámena managementu organizace na závěrečném jednání.

40

8.4.4. Přiměřenost příručky systému Zde auditor hodnotí kontrolu, zda je příručka systému řízení kvality dodržována, hodnotí navržené změny a doplnění.

8.4.5. Validace předmětu certifikace a přípustná vyloučení Rozsah QESMS je vymezen, zadokumentován a to doslovným zněním obou rozsahů certifikace z vystavených certifikátů. Rozsah SMS je identický s rozsahem EMS a je zadokumentován. Rozsah certifikace byl ověřen, jeho znění odpovídá aktuální skutečnosti. Na doporučení a po vzájemné domluvě byl vyloučen článek na vývoj, protože organizace žádný vývoj neplánuje a nerealizuje. Služby v oblasti odpadového hospodářství podléhají kontrole orgánů státní správě.

8.4.6. Kontrola úrovně integrace Zde se konstatuje, že integrovaný systém managementu je plně integrován – vysoká úroveň integrace.

8.4.7. Naplňování politiky a dosahování cílů Při každém plnění smlouvy (závěru ze smlouvy o kontrolní činnosti) o auditu má organizace stanovou dokumentaci tzv. integrovanou politiku. Tuto „politiku“ organizace může, nebo by měla rozmísťovat v rámci areálu organizace tak, aby své zaměstnance stále seznamovala s novinkami, se závěry a úkoly smlouvy (auditu). Auditor zde konstatoval nízkou informovanost o výsledcích auditu (veřejné plochy v organizaci- nástěnky), avšak auditovaní zaměstnanci organizace si jsou vědomi existence politiky a cílů, jelikož záznamy o seznámení byly doloženy vedoucími zaměstnanci organizace.

41

Pro vysvětlení bych zde ráda uvedla alespoň prvních sedm cílů z celkového počtu 20 pro představu, co to vlastně cíl je: 

Výměna osvětlení v administrativní budově



Nákup nových mechanismů pro veřejnou zeleň



Vybudování nové skladové plochy



Nákup nového nosiče kontejnerů



Pořízení nového vybavení do autodílny



Generální oprava pracovní jámy v dílně údržby – vyšší bezpečnost oprav



Generální oprava VZV

8.5. Interní audit a přezkoumání systému managementem Tento případ závěrečné kontroly probíhajícího certifikačního auditu, kde auditor certifikační organizace provádí kontrolu interního auditu společnosti mi připadl jako velice prospěšný . Organizace si najímá externího auditora, který ve spolupráci s vedoucími zaměstnanci provádí v organizaci minimálně 4x do roka tak zvaný interní audit (dle předloženého plánu interního auditu) Při tomto auditu například prověřuje dodržování bezpečnosti práce a identifikuje neshody. Interní audity tedy generují stále velké množství podnětů ke zlepšování – desítky neshod, především v oblastech SMS a EMS. Ve velké míře je při těchto interních auditech používáno fotografického dokumentování. Tento příspěvek já osobně považuji za nesporný k odstranění neshod, což je provedeno následnou kontrolou, předložením záznamů k managementu společnosti a ihned napraveno (vyřešení možných budoucích neshod) Certifikační auditor tím pádem konstatoval, že bylo provedeno přezkoumání v návaznosti na interní směrnice a konstatoval, že je prováděno v nadstandardní úrovni a objektivně ohodnotil stav. V tomto bodě chci jen ve stručnosti popsat, jakým způsob externí auditor provádí audit, jelikož u tohoto jsem byla osobně přítomna. Nejprve byl jednateli předložen plán auditu „Ochrany životního prostředí“ dle programu auditů na rok 2013 dle ČSN EN ISO 14001:2005 a QMS ISO 90001:2008. Audit systému ČSN OHSAS 18001:2008 pro certifikační audit „Bezpečný podnik“. 42

Jednatel určil a pověřil externího auditora společně s ekologem a odpadovým hospodářem firmy k zahájení kontroly. Kritériem kontrol bylo splnění nových vnitřních požadavků kladených na společnosti v časovém horizontu, plnění směrnic, vnitřních dokumentovaných postupů dle norem ČSN EN ISO 14001:2005 a ČSN OHSAS 18001:2008. Rizika a jejich prevence, plnění jiných právních požadavků a individuálních právních aktů, rozhodnutí správních orgánů, metoda vzorkování pro oblast prověřování, stanovení kompresního faktoru jako počet relevantních prověřených skutečností identifikovanou neshodou v dané skupině k celkovému počtu prověřovaných skutečností v dané skupině pro stanovení trendu a zajištění analýzy. Externí auditor procházel areál organizace, fotografoval různá bezpečnostní rizika, rizika vůči životnímu prostředí apod. Poté dorazil k jednateli společnosti, předal výsledek kontrol bez závěru avšak s doporučením. Jednatel společnosti společně s auditorem zpracoval závěr včetně nápravných opatření a termínů k jejich vyřešení, pověřil tím dané pracovníky organizace k zajištění nápravy a dodržování budoucích postupů, které vyplynuli ze závěru. Byl zpracován příkaz jednatele společnosti a ten byl začleněn do interních směrnic.

8.6. Řízení identifikovaných procesů, jejich monitorování/měření, zlepšování a trendy Tento bod považuji za nejrozsáhlejší a vlastně samotnou kontrolu organizace ze všech zkoumaných hledisek jejího fungování v návaznosti na normy a právní předpisy. Monitoring a řízení procesů, rizik EA byl a je na dobré úrovni, přičemž byly doloženy analýzy prokazující výkonnost IMS. Výrazně, a to považuji za důležité, vystupuje dokladovaná snaha v oblasti BOZP. Zlepšování výkonnosti bylo prokázáno; zlepšování je cíleně plánováno s důrazem na zlepšení v ekonomické situaci. Zkrátka zde auditor konstatuje a uvádí, že organizace dělá vše pro to, aby mohla obstát na trhu práce, a provádí to investicemi do nemovitostí, strojů a zařízení, ale i do softwarového vybavení a školením svých zaměstnanců. Auditor v tomto bodě kontroluje mnoho činností a postupů a proto poukážu pouze ty, které považuji za nejdůležitější.

43

Patří mezi ně 

Kontrola evidence odpadů ve smyslu zákona pro tři subjekty (původce, oprávněná osoba za svod a za sběrný dvůr). Kontrola jejího hlášení do národních systémů, vyúčtování, kalibrace vah, zakázkové listy atd..



Doložení nového havarijního vodohospodářského plánu dle vyhlášky ministerstva životního prostředí číslo 450/2005 Sb. Tento plán byl schválen příslušným odborem magistrátu a byli s ním seznámeni příslušní zaměstnanci.



Doložení záznamů o kontrolách těsnosti nádrže na naftu, doložení potřebných protokolů a technickém stavu, vizuálních kontrolách, měření tloušťky stěn.



Doložení veškerých revizních správ revizí hromosvodů, elektroinstalace apod.



Byla prověřena práce zaměstnanců; namátková kontrola na různých figurách, kde bylo kontrolováno dodržování BOZP, používání OOPP a technologických postupů při provádění kontrolovaných činností.



Dále byla prověřena oblast personalistiky, využití nového softwaru, jeho účinnost a posouzení, zda nešlo o zbytečnou investici- výstupem bylo konstatování o dobrém kroku managementu.



Záznamy o proškolení zaměstnanců na dané činnosti dle jejich náplně práce a přidělených pracovních prostředků.



Prověřovala se též oblast zdravotní způsobilosti zaměstnanců, kde byly dokládány smlouvy o závodní a preventivní péči, o výkonu pracovnělékařských služeb.

Auditor popisoval i silné stránky kde bylo konstatováno například o pořádku v areálu organizace, zlepšování investování do majetku, registr rizik a interní audity SEMS. Auditor dále neidentifikoval žádné neshody.

8.7. Pozorování a příležitosti ke zlepšování Auditor při realizaci prvního bodu tak zvaného pozorování, namátkově mimo plán pozoruje a kontroluje různá odvětví, kde by mohl vidět návaznost na auditované procesy. 44

Při pozorování například zjistil, že malá digitální váha má propadlé osvědčení o kalibraci, neshodu však nenapsal. Také zjistil, že smlouva s doktorem o závodní preventivní péči nebyla novelizována dle požadavků zákona č. 373/2011 Sb. a také nevydal žádnou nehodu. Dále konstatoval již detailní a řekla bych kosmetické vady při řízení organizace, takže je zde nebudu dále popisovat, jelikož se prakticky nic nestalo a audit na tyto „výtky“ nevydal. U druhého bodu tj. zlepšování auditor navrhuje nutné věci, které považuje za důležité avšak nebránící vydání kladného hodnocení například: 

Dokončení aktualizace rozpracovaných formulářů a napojení na hypertextové odkazy.



Mezi protokoly o revizi elektrických spotřebičů jsou i protokoly pro spotřebiče, které jsou však fyziky odstraněny (ze záznamů to však nijak nevyplývá)



Nejsou vedeny záznamy o odstranění nedostatků vedených v revizních zprávách. Nedostatky jsou odtrhovány vlastními zaměstnanci elektrikáři z údržby veřejného osvětlení.

8.7.1. Používání certifikační značky Bylo prověřeno používání certifikačních značek a certifikačních symbolů. Nebyly zjištěny žádné nedostatky. Toto já osobně považuji za bod, ve kterém jsem si ověřila, že každá společnost, která projde takto důkladným auditem by měla používat dané značky, jelikož sama bych si takovou to společnost vybrala pro realizaci různých činností v různých oblastech na trhu práce.

8.8. Závěr auditu a doporučení Součástí každého a samozřejmě i tohoto vzorového auditu organizace musí být i závěr a nějaké to doporučení. V závěru bych uvedla a trochu cituji i auditora, že dokumentace prokazuje shodu s požadavky systémových norem. 45

Organizace prokázala efektivní implementaci, udržování a zlepšování svého managementu, zavedení a sledování vhodných klíčových výkonností, cílů a cílových hodnot a monitorování pokroku při jejich dosahování. Přezkoumání systému vedení organizace se provádí v souladu s plánovaným uspořádáním a výstupy z přezkoumání vedou k trvalému zvyšování efektivnosti systému. Z hlediska bezpečnosti práce a přístupu k životnímu prostředí auditor konstatoval, že nebylo shledáno žádné porušení právních předpisů, ke kterým se organizace zavázala. Auditor doporučuje pokračovat v auditech dalších činností a zvyšování kvality. Je ale samozřejmé, že každá společnost, která se rozhodne pro uskutečnění auditu, musí počítat se zvýšenými náklady které jsou s tímto spojené. Tyto nálady nejsou zanedbatelné, ale myslím si, že se po čase tato investice společnosti vrátí a to po stránkách: 

Zvýšení bezpečí práce - to znamená zdravý tým, minimalizace pracovních úrazů a nákladů s nimi spojenými



Zkvalitnění organizace práce a tím úspora při realizaci zakázek



Zkvalitnění zásobování a rozdělení nákupu na střediska a na jednotlivé zakázky – to vše uspoří peníze a usnadní práci vedení v pozorování rentability jednotlivých systémových kroků při realizování zakázek a mnoho dalších.

Doporučení z mé strany je pokračovat v tempu, ve kterém tato výše uvedená auditovaná společnost pokračuje a dbát neustále na školení a mít proškolené zaměstnance. Myslím si, že díly této smlouvě o kontrolní činnosti čili auditu má společnost možnost ihned reagovat a objevovat rezervy, sjednávat nápravy a dodržovat normy. Cituji auditora: Doporučený audit proběhl v souladu s plánem auditu, který je součástí dokumentace z auditu. Auditor došel k závěru, že organizace vytvořila a udržuje svůj systém managementu v souladu s požadavky systémové normy a prokázala schopnost systému plnit požadavky na produkt v rámci rozsahu certifikace a v souladu se svojí politikou a cíli. Na základě výsledků z provedeného auditu a prokázaného stupně vývoje a vyspělosti systému managementu, auditor doporučuje organizaci k udělení certifikátu.

46

Závěr Tuto práci jsem psala za účelem poskytnout potencionálním čtenářům přehledný, strukturovaný a úplný studijní materiál o smlouvě o kontrolní činnosti. Teoretickou část jsem zpracovala tak, aby čtenář mohl dle obsahu jednoduše vyhledat informace o daném tématu a okamžitě čerpat požadované data. Sedm kapitol a množství jejich podkapitol je navíc seřazeno od obecných pojednání týkající se významu, až po detailně uspořádaná fakta a pravidla o formách, náležitostech smluv, rozsahu a způsobu kontrolních činností, kvality auditů, práv o povinností zúčastněných stran a nakonec vztahům ke třetím osobám z nich plynoucích. Tato forma tedy umožňuje číst práci od začátku do konce tak, že poskytne i laikovi možnost seznámit se s danou problematikou. Druhá část práce se věnuje skutečnému auditu ve společnosti. Audit se zaměřuje na systém managementu kvality, systému environmentálního managementu, systému managementu bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, a to ve firmě zaměřené na údržbu veřejných prostor. Popisuje postup auditora a jednotlivé kroky, které vedou k získání nezbytných informací potřebných pro zhodnocení auditovaných oblastí ve firmě. Auditor se dostává od definování a popisu současného stavu k právním náležitostem podniku, environmentálních aspektům a dále k potencionálním rizikům a nebezpečí ve společnosti. Z těchto získaných informací auditor zhodnocuje současný stav firmy a dále navrhuje postup, kterým se auditované oblasti ve firmě a zjištěné nedostatky dají zlepšit. Myslím si, že zařazení popisu praktické části čtenářům přiblíží skutečnou práci auditora a poslání smlouvy o kontrolní činnosti, jako nástroje pro odhalení problémových oblastí a nedostatků ve vyšetřovaných oblastech. Cílem a požadovaným výsledkem je pak doporučení pro jejich odstranění nebo zlepšení.

47

Seznam použité literatury Knižní publikace [1] STREJC, P. Interní audit společnosti technických služeb města Duchcova, s.r.o.: 2012. [2] ŠVESTKA, J.; DVOŘÁK, J a kolektiv. Občanské právo hmotné 2: Wolters Kluwer ČR, a.s., 2009. [3] DVOŘÁČEK, J., Audit podniku a jeho operací. Praha: C.H. Beck, 2005, 165 s.; ISBN 80-7179-809-6

Právní předpisy [4] Zákon č. 513/1991 Sb., Obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů : Sagit, 2011. [5] Zákon č. 89/2012 Sb., Občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů : Poradce, s.r.o., 2014. [6] Zákon č. 93/2009 Sb., o auditorech

Elektronické prameny [7] Audit,Wikipedia [online], [cit. 2014-03-29]. Dostupné z: http:/cs.wikipedia.org/wiki/Audit [8] MAREK, K., Smlouva o kontrolní činnosti. ASPI ID: LIT2458CZ [9] Metodická podpora, Komora auditorů České republiky [online], [cit. 2014-03-31]. Dostupné z: http://www.kacr.cz/metodicka-podpora [10] PELIKÁNOVÁ, I., Komentář k zák. č. 513/1991 Sb., Smlouva o kontrolní činnosti. ASPI ID: LIT17837CZ

48

Seznam použitých zkratek ObchZ Obchodní zákoník č. 513/1991 ZMO Zákoník mezinárodního obchodu č. 101/1963 OZ Občanský zákoník č.89/2012 ISO Mezinárodní organizace pro normalizaci IMS Systém informačního managementu EMS Systém environmentálního managementu QMS Systém managementu kvality dle ISO 9001:2008 SMS Systém managementu kvality dle OHSAS 18001:2008 OHSAS Bezpečnost a ochrana zdraví při práci ČSN Česká státní norma QESMS Integrovaný systém řízení PHM Pohonné hmoty TUV Teplá užitková voda N i O kategorie odpadů nebezpečné i ostatní BOZP Bezpečnost a ochrana zdraví při práci OOPP Osobní ochranné pracovní pomůcky SEMS Systém bezpečnosti a environmentálního managementu KHS krajská hygienická stanice

49