SISTEM PEMBAYARAN SISWA TERPADU UNTUK UNIT TATA USAHA SMA N 11 YOGYAKARTA Naskah Publikasi
disusun oleh : Giyan Tirta Puspitasari
07.02.6763
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
Int
regrated Payment System for Student Administrastion Unit of SMA N 11 Yogyakarta Sistem Pembayaran Siswa Terpadu Untuk Unit tata Usaha SMA N 11 Yogyakarta Giyan Tirta Puspitasari Jurusan D3 Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT World of technology continues to advance today than ever before and will continue to grow continuously. Many agencies currently utilizing technology to support their daily activities in work, not only begerak companies in the financial field, but the agencies involved in education also take advantage of technology. In addition to accelerating the performance, effectiveness can work better, not only that by using a computerized system can save time jobs previously done manually are now using computerized systems that test results can be faster, more accurate, thus improving performance significantly. Today many schools that use computerized technology to help improve teaching and learning activities of school facilities as well. Similarly, SMA Negeri 11 Yogyakarta current payment system, students are still using manual systems. So it is still difficult to find data quickly students who have paid or not, also slowed the time to manually record the students who pay a monthly school tuition or other payments in the period which is a school policy. Keywords : system analyst,data student
1.Pendahuluan Banyak instansi-instansi saat ini yang memanfaatkan teknologi untuk membantu kegiatan sehari-hari mereka dalam bekerja, tak hanya perusahaan-perusahaan yang begerak dalam bidang finansial, tapi instansi-instansi yang bergerak di dunia pendidikan pun memanfaatkan teknologi. Selain mempercepat kinerja, efektifitas kerja dapat lebih baik, tak hanya itu saja dengan menggunakan sistem kompurerisasi dapat menghemat waktu yang tadinya pekerjaan dilakukan secara manual kini menggunakan sistem terkomputerisasi yang hasil dapat lebih cepat, akurat sehingga meningkatkan kinerja yang sangat signifikan. Saat ini banyak sekolah-sekolah yang memanfaatkan teknologi komputerisasi untuk membantu meningkatkan kegiatan belajar mengajar juga fasilitas sekolah. Begitu pula dengan SMA Negeri 11 Yogyakarta yang saat ini sistem pembayaran siswa masih menggunakan sistem manual. Sehingga masih kesulitan dalam mengetahui dengan cepat data-data siswa yang telah membayar atau belum, juga memperlambat waktu untuk mendata manual siswa yang membayar iuran sekolah setiap bulan atau pembayaran lain dalam periode yang merupakan kebijakan sekolah. 1.1 Rumusan Masalah Rumusan masalah merupakan pokok permasalahn yang akan dijadikan acuan untuk mencari solusi yang tepat atas permasalahan tersebut.Dalam laporan tugas akhir ini yang menjadi masalah adalah Bagaimana membuat membuat sistem pembayaran siswa terpadu untuk unit Tata Usaha SMA Negeri 11 Yogyakarta untuk meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan pembayaran siswa terpadu untuk unit Tata Usaha SMA Negeri 11 Yogyakarta. 1.2 Batasan Masalah Setelah mengadakan observasi, penulis melihat bahwa permasalahan tentang pengolahan data laporan hasil belajar siswa sangat luas. Oleh karena itu penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas dalam laporan ini. Adapun batasan masalahnya sebagai berikut : 1) Membuat sistem sistem pembayaran siswa terpadu yang dapat digunakan bagi unit Tata Usaha SMA Negeri 11 Yogyakarta. 2) Input data-data pembayaransiswa SMA Negeri 11 Yogyakarta dengan menginputkan NIM siswa. 3) Pembuatan laporan pembayaran, data siswa yang membayar dan yang belum membayar untuk tiap bulan dan per tahun ajaran. 4) Software yang digunakan adalah IDE Netbeans 6.5 dan MySQL. 5) Platform yang digunakan Windows XP. 2 Konsep Dasar Sistem 2.1 Definisi Sistem
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. 2.1.1
Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristi-karateristik atau sifat-sifat yang tertentu, karakteristik itu yaitu menpunyai komponen-komponen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolahan (proses), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). 2.2 Pengertian Administrasi Administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Administrasi dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi deng an ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat. 2.3.
Pengertian Tata Usaha
Tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan. 2.4
Perancangan Sistem
2.4.1
Flowchart
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan uruturutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih lanjut. 2.4.2
DFD
Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data tersebut. Kita
dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru. 2.5 Perancangan Basis Data Basis data adalah sekumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau symbol). 2.5.1. ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas-entitas yang terdapat dalam suatu sistem serta struktur dari entitas-entitas tersebut tersebut. Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu : entity sets, relationship sets, dan attributes. 2.5.2
Normalisasi
Dengan normalisasi kita ingin mendesain database telasional yang terdiri dari tabel-tabel berikut : Berisi data yang diperlukan. Memiliki sedikit mungkin redundansi. Mengakomodasi banyak nilai untuk tipe data yang diperlukan. Mengefisienkan update. Menghindari kemungkinan kehilangan data secara tidak disengaja/tidak diketahui. Alasan utama dari normalisasi database minimal sampai dengan bentuk normal ke tiga adalah menghilangkan kemungkinan adanya insertion anomalies, deletion anomalies, dan update anomalies. Tipe-tipe kesalahan 2.5.3
Bentuk-Bentuk Normalisasi
a. Bentuk tidak normal b. Bentuk normal tahap pertama (1st Normal Form) c. Bentuk normal tahap kedua (2nd Normal Form) d. Bentuk normal tahap ketiga (3rd Normal form) e. Bentuk Normal Tahap keempat dan Kelima f. 2.6.
Boyce Code Normal Form (BCNF) Software dan Hardware yang digunakan
2.6.1. NetBeans 6.5 NetBeans IDE 6.5 adalah Integrated Development Environment (IDE) sebuah
lingkungan pengembangan, sebuah kakas untuk pemrogram menulis, mengompilasi, mencari kesalahan dan menyebarkan program. NetBeans IDE 6.5 ditulis dalam Java, namun dapat mendukung bahasa pemrograman lain. Terd apat banyak modul untuk memperluas NetBeans IDE 6.5. Netbeans IDE 6.5 adalah sebuah produk bebas dengan tanpa batasan bagaimana digunakan. 2.6.2
MySQL
MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris: database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL. 3 TINJAUAN UMUM 3.1
Gambaran Umun SMA Negeri 11 Yogyakarta
SMA Negeri 11 Yogyakarta terletak di Kota Yogyakarta, dengan luas tanah seluruhnya 11.344 m2 dengan pagar permanen. Kota Yogyakarta di kenal sebagai Kota Pendidikan dan Pariwisata sangat mendukung keberadaan SMA Negeri 11 Yogyakarta dalam mengembangkan visi dan misinya. SMA Negeri 11 Yogyakarta terletak di antara beberapa Perguruan Tinggi baik negeri maupun swasta antara lain Universitas Gajah Mada, Universitas Negeri Yogyakarta dan beberapa perguruan tinggi lainnya. Hal ini sangat mendukung dalam menjalin kerja sama dan kemitraan dalam mengembangkan pendidikan menengah untuk melajutkan ke jenjang pendidikan tinggi. SMA Negeri 11 Yogyakarta juga memiliki bangunan cagar budaya berupa Aula Budi Utomo. Pada tanggal 20 Mei tahun 1908 aula (dulu sebagai ruang kelas), digunakan untuk rapat berdirinya Budi Utomo di Yogyakarta yang di pimpin oleh Dr. Wahidin Sudiro Husodo. Ruang tersebut sekarang digunakan sebagai gedung serba guna (aula) dan digunakan untuk segala aktivitas baik kegiatan intrakurkuler maupun ekstrakurikuler bahkan sering digunakan untuk pertemuan-pertemuan dan pameran baik tingkat sekolah, daerah maupun Nasional. Pada tanggal 20 Mei 2008 di ruang Aula Budi Utomo dijadikan tempat peringatan satu abad Budi Utomo oleh Bapak Menteri Pendidikan Nasional Bapak Prof. Dr. Bambang Sudibyo, MBA. Pada peringatan tersebut SMA Negeri 11 Yogyakarta dicanangkan sebagai sekolah Pelopor Pendidikan Kebangsaan oleh Bapak Menteri Pendidikan. 3.1.1
Sejarah SMA Negeri 11 Yogyakarta
Gedung dibangun pada tahun 1897 dan digunakan sebagai gedung Kweekschool (Sekolah Guru Zaman Belanda). Tanggal 3-5 Oktober 1908 dijadikan sebagai ajang Konggres Boedi Utomo yang pertama dan menempati ruang makan Kweekschool (aula). Tahun 1927 kompleks gedung ini digunakan sebagai sekolah guru 4 tahun dan 6 tahun (HIK). Selama penjajahan Jepang dipergunakan untuk SGL dan ditutup pada masa Revolusi Kemerdekaan RI. Tahun 1946 sekolah dibuka kembali dengan nama SGB dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga guru yang berpendidikan 6 tahun pada bulan Nopember 1947, pemerintah membuka Sekolah Guru A (SGA) sehingga kompleks gedung menjadi SGA/SGB dipimpin oleh bapak Sikun Pribadi. Clash II pecah. Sekolah terpaksa ditutup dan dibuka kembali ketika Yogyakarta kembali ke Pemerintah RI (Jumi 1949). SGA/B dibuka kembali dengan menempati ruang-ruang STM Negeri karena kompleks SGA dipakai sebagai asrama tentara. Tahun 1950 dengan bantuan Sri Sultan HB IX, SGA/B kembali menempati kampus Jln. AM Sangaji dan diadakan pemisahan yaitu SGB di Jln. AM Sangaji 38 dan SGA di Jln. AM Sangaji 42. Tahun 1959, SGA kembali menempati kampus Jln. AM. Sangaji 38, karena SGB tidak menerima siswa baru lagi dan berubah fungsi menjadi SMP 6 Yogyakarta menempati Jln. Cemoro Jakar No.1. Dengan meningkatnya kebutuhan tenaga guru pada tahun 1953/1954 dibuka SGA II menempati lokasi yang sama dengan SGA I tetapi masuk sore hari. Tahun 1959/1960 kedua SGA digabung menjadi SPG II. Tahun 1970 SPG Negeri 1 Yogyakarta ditetapkan sebagai pusat latihan guru SD dan pada tahun 1971 dijadikan sebagai home base I di DIY. Pada tahun 1979 di kompleks sekolah didirikan Perpustakaan Perintis. Pada tahun 1989 Pemerintah mengalih fungsikan SPG menjadi SMA, SPG Negeri 1 menjadi SMA Negeri 11 Yogyakarta.
3.1.2
Visi dan Misi
Visi dan misi yang dimiliki oleh Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 11 Yogyakarta adalah : 1. Visi a. b. c.
Membina peserta didik untuk memiliki Intelektualitas yang tinggi Mengembangkan kemampuan peserta didik untuk memiliki Integritas yang utuh. Mewujudkan perilaku peserta didik yang Santun.
2. Misi a. b. c. d.
Meningkatkan efektifitas kegiatan belajar mengajar Meningkatkan disiplin civitas akademika Meningkatkan SDM Guru melalui pelatihan Meningkatkan penghayatan Diptya Aji Paramita
e. Meningkatkan derajat kesehatan dan kebugaran jasmani-rohani seluruh civitas akademika f. Meningkatkan pembinaan dan prestasi akademik dan non akademik g. Meningkatkan prestasi olah raga h. Meningkatkan prestasi kesenian i. Meningkatkan jiwa Nasionalisme 3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.2
Sistem yang Sedang Berjalan
3.2.1
Flowchart
Siswa
Siswa
Membayar Komite
Membayar SPP k.
j.
Siswa
Her Registrasi
Pembuatan Laporan
Laporan Pembayaran Siswa
Gambar 3.2 Flowchart 3.2.2
Penjelasan Flowchart
Sistem Pembayaran yang berjalan saat ini adalah masih manual. Dimana siswa setiap bulannya atau satu periode tertentu membayar baik itu membayar angsuran komite (angsuran uang gedung), SPP (iuran bulanan), dan iuran her registrasi yang dibayar pada saat kenaikan kelas. Hasil data pembayaran yang diinput secara manual itu pun dibuat laporan pembayaran yaitu mengumpulkan data pembaran siswa satu dengan yang lainnya dan menginputkan data ke komputer secara manual sesuai data pembayaran untuk dibuat laporan pembayaran siswa secara keseluruhan.
4 PEMBAHASAN 4.1
Perancangan Basis Data
Perancangan basis data dalam sistem pembayaran siswa terpadu untuk Unit Tata Usaha SMA N 11 Yogyakarta ini menggunakan metode ERD. 4.1.1
ERD yang diusulkan
4.1.2
Relasi Antar Tabel
Relasi atau hubungan antar tabel yang ada dalam database pembayaran dapat dilihat pada tabel sebagai berikut: Tabel 4 Tabel Relasi siswa Siswa kesanggupan Komite Herregistrasi Iuranreguler
kesanggupan komite n-1 1-1
Herregistrasi 1-1 -
Iuranreguler 1-n -
4.1.3 Struktur Tabel Gambar 4.2 Struktur Tabel
4.1.4
Perancangan Tabel Tabel yang terdapat pada basisdata sistem pembayaran yaitu:
a. Tabel siswa Menyimpan semua informasi mengenai admin 4.1 Tabel siswa Kolom Tipedata Nis Int Nama Varchar (45) JK Varchar (9) Alamat Varchar (255) Kelas Varchar (15) ThnAjaran Varchar (9)
semua data siswa yang digunakan oleh Null Not null Not null Null Null Null Null
keterangan PK
b. Tabel kesanggupan Tabel kesanggupan menyimpan semua informasi mengenai semua data kesanggupan.
4.2 Tabel kesanggupan Kolom Tipedata ThnAjaran Varchar (9) Jml Int c. Tabel komite Menyimpan semua informasi mengenai admin 4.3 Tabel komite Kolom Tipedata IDKomite Int Nis Int ThnAjaran Varchar (9) AngsuranKe Varchar (10) Tgl Date JmlAngsuran Int d. Tabel herregistrasi Menyimpan semua informasi mengenai oleh admin 4.4 Tabel herregistrasi Kolom Tipedata IDHer Int Nis Int Kls Varchar (12) Tgl Date PM Int IurKegSis Int Zakat Int Study Int e. Tabel iuranreguler Menyimpan semua informasi mengenai oleh admin 4.5 Tabel herregistrasi Kolom Tipedata IDIR Int Nis Int Kls Varchar (12) Bulan Varchar (8) Tgl Date Jml Int
Null Not null Not null
keterangan PK (auto increment)
semua data komite yang dilakukan oleh Null Not Null Not Null Null Null Null Null
keterangan PK (auto increment) FK
semua data herregistrasi yang dilakukan Null Not Null Not Null Null Null Null Null Null Null
keterangan PK (auto increment)
semua data iuranreguler yang dilakukan Null Not Null Not Null Null Null Null Null
keterangan PK (auto increment)
4.2.1
Flowchart System
Gambar 4.3 Gambar Flowchart System
Gambar 4.4 DFD Level 0
Admin Data_siswa, Data_iuranReg, Data_herReg, Data_kesanggupan, Data_komite, Data_laporan
Data_siswa, Data_iuranReg, Data_herReg, Data_kesanggupan, Data_komite, Data_laporan
Kepala Sekolah
Aplikasi Sistem Pembayaran Siswa Terpadu SMAN 11 YK
Data_laporan
Siswa
Data_laporan
Gambar 4.5 DFD Level 1 Data_herReg Data_iuranReg
Data_siswa
Data_siswa
Siswa
Data_siswa
Data_siswa
1 Olah Data Siswa
Data_iuranReg Data_herReg
Data_siswa
Data_iuranReg
Iuran_Reg Data_iuranReg
Data_herReg
Her_Registrasi
Data_herReg
Data_kesanggupan Data_kesanggupan
Admin
Data_kesanggupan
Kesanggupan Data_kesanggupan
Data_komite Data_kesanggupan
Data_komite
Data_laporan Data_laporan
Kepala Sekolah
2 Olah Data Kesanggupan
Data_laporan
3 Olah Data Komite
4 Olah Data Laporan
Data_komite
Komite Data_komite
Data_komite Data_herReg Data_iuranReg
Data_laporan
Siswa
Gambar 4.6 DFD Level 2 dari Proses 1 Olah Data Siswa Data_siswa
1.1 Olah Data Siswa
Data_siswa
Siswa Data_siswa
Data_siswa
Data_siswa
Admin
Data_herReg Data_herReg
Data_iuranReg
1.2 Olah Data HerRegistrasi
Data_herReg
Her_Registrasi Data_herReg
Data_siswa
Data_iuranReg
1.3 Olah Iuran Reguler
4.3
Perancangan Masukkan dan Keluaran
4.3.1
Rancangan Masukkan
Data_iuranReg
Iuran_Reg
Data_iuranReg
Rancangan masukkan bertujuan sebagai gambaran pembuatan tampilan masukkan dalam sistem. Tampilan masukkan digunakan oleh pengguna untuk memasukkan data ke dalam basis data. Tampilan masukan ini berupa : 1. Form siswa 2. Form kesanggupan 3. Form iuranreguler 4. Form heregistrasi 5. Form komite 6. Form laporan herregistrasi 7. Form laporan iuranreguler 8. Form laporan komite 9. Form about 4.3.2 Rancangan Keluaran Rancangan keluaran digunakan sebagai gambaran pembuat keluaran dalam sistem. Rancangan keluaran ini berupa : a. Laporan data herregistrasi berdasarkan Kls dan seluruh siswa b. Laporan data iuranreguler berdasarkan Kelas dan seluruh siswa c. Laporan data komite berdasarkan Kls dan seluruh siswa 4.4 Manual Program Manual program berupa hasil implementasi dari rancangan masukan dan keluaran yang telah dibuat. Implementasi ini berupa : 1. Form menu utama Adalah tampilan utama saat pertama menjaklankan aplikasi sistem pembayaran ini 2. Form siswa
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Berisi item-item intik mengisi data siswa, terdapat tombol baru, edit, simpan, dan masuk Form kesanggupan Berisi item-item intik mengisi data siswa, terdapat tombol baru, edit, simpan, dan masuk Form iuranreguler Berisi item-item intik mengisi data iuranreguler, terdapat tombol baru, edit, simpan, dan masuk Form komite Berisi item-item intik mengisi data komite, terdapat tombol baru, edit, simp an, dan masuk Form herregistrasi Berisi item-item intik mengisi data komite, terdapat tombol baru, edit, simpan, dan masuk Form laporan herregstrasi berdasarkan kelas dan semua siswa Form laporan iuranreguler berdasarkan kelas dan semua siswa Form laporan komite berdasarkan kelas dan semua siswa
DAFTAR PUSTAKA
Hartati, G. Sri, dkk, 2007. Pemograman GUI Swing Java dengan NetBeans 5 2007. Yogyakarta: Andi Offset. Prof. Dr. Jogiyanto, HM, MBA, Akt, 2005. Analis dan Desain. Yogyakarta, Andi Offset. Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan basis Data. Yogyakarta, Andi Offset. http://one.indoskripsi.com/node/9198 http://netbeans.org/index_id.html http://en.wikipedia.org/wiki/NetBeans
http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?page=4&qual=high&submitval=prev&fname=%2Fjiunkp e%2Fs1%2Finfo%2F2008%2Fjiunkpe-ns-s1-2008-26403108-10417database_medis-chapter2.pdf&submit.x=19&submit.y=17
