Služební cesty zaměstnanců

Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra financí a účetnictví

Služební cesty zaměstnanců Právní, daňový a účetní pohled Diplomová práce

Autor:

Antonie Navrátilová Finance, Finanční obchody

Vedoucí práce:

Ing. Petr Valouch, Ph.D

Odborný konzultant:

Mgr. František Píštěk

Praha

Duben, 2010

Prohlašuji, že jsem diplomovou práci zpracovala samostatně, na základě vlastních teoretických a praktických poznatků a pod vedením Ing. Petra Valoucha, Ph.D. V seznamu literatury jsem uvedla všechny použité literární a odborné zdroje včetně webových stránek.

......................................... Antonie Navrátilová V Hodoníně dne 24. dubna 2010

Děkuji především vedoucímu práce panu Ing. Petru Valouchovi Ph.D. za odbornou pomoc při psaní diplomové práce, konzultantovi Mgr. Františku Píšťkovi a svému manželovi JUDr. Janu Navrátilovi za velmi užitečnou metodickou pomoc, kterou mi poskytli při zpracování mé diplomové práce a všem za podporu po celou dobu studia.

Anotace Diplomová práce s názvem Služební cesty zaměstnanců, právní, daňový a účetní pohled si klade za cíl vymezit právní úpravu týkající se této problematiky. V první části jsou definovány základní pojmy např. služební cesty zaměstnanců. V hlavní, praktické části jsou na modelových příkladech specifikovány postupy při provádění výpočtu včetně zaúčtování různých typů cestovních náhrad a jejich následného zhodnocení z pohledu daňově uznatelných nákladů. Poslední kapitola popisuje návrhy a doporučení k odstranění některých nejasností z oblasti cestovních náhrad, které se v současné právní úpravě nalézají.

Abstract The Diploma Thesis entitled Business trips - Legal, Tax and Account view aims to delimitate legal regulation of the issue. The first part defines the basic terminology, e.g. official journeys of employees. The main, practical part deals with model instances to specify calculation procedures including entering various types of travelling allowances and their consequent appreciation in terms of tax allowable expense into the books. The last part describes proposals and recommendations to clear up certain dubious points in the area of travelling allowances present in the current legal regulations.

Obsah Úvod 1. Právní úprava cestovních náhrad .................................................................................... 7 1. 1

Historie vývoje právní úpravy služebních cest ....................................................... 7

1. 2

Vývoj cestovních náhrad ...................................................................................... 15

1. 3

Aktuální právní úprava ......................................................................................... 18

2. Náhrady cestovních výdajů poskytované zaměstnavatelem ......................................... 20 2. 1.

Vymezení pojmů ................................................................................................... 20

2. 2.

Pracovní cesty považované za výkon práce .......................................................... 27

2. 3.

Druhy cestovních náhrad ...................................................................................... 28

2. 4.

Náhrada jízdních výdajů ....................................................................................... 30

2. 5.

Náhrada výdajů za ubytování................................................................................ 35

2. 6.

Tuzemské a zahraniční stravné ............................................................................. 37

2. 7.

Náhrada nutných vedlejších výdajů ...................................................................... 50

2. 8.

Vyúčtování pracovních cest .................................................................................. 51

3. Vybraná ustanovení zákona o daních z příjmů ............................................................. 54 3. 1.

Příjmy ze závislé činnosti a funkční požitky ........................................................ 54

3. 2.

Výdaje podle ustanovení § 24 odst. 2 zákona o daních z příjmů.......................... 55

4. Souhrnné praktické příklady ......................................................................................... 63 4. 1.

Pracovní cesta v tuzemsku .................................................................................... 63

4. 2.

Pracovní cesta do zahraničí................................................................................... 64

4. 3.

Co naše úprava neřeší, včetně návrhů a doporučení ............................................. 69

Závěr Literatura Seznam příloh

Úvod Téměř 15 let pracuji jako kontrolní pracovnice ve školství. Za tuto dobu jsem se setkala nesčetněkrát s problematikou týkající se cestovních náhrad poskytovaných zaměstnancům. Tuto práci jsem si zvolila z toho důvodu, že se jedná na jedné straně o běžnou oblast, na druhé straně je to stále problematika, kde lze objevovat zlepšení a zjednodušení. Zájem o cestovní náhrady je velmi široký. Bezesporu největší zájem bude ze strany zaměstnavatelů a zaměstnanců, ale také inspektorátů práce, finančních úřadů, Nejvyššího kontrolního úřadu a dalších kontrolních orgánů veřejné správy. Předmětem této diplomové práce jsou služební cesty a to zejména zaměstnanců, kteří jsou jak z podnikatelské sféry, tak i z rozpočtové sféry. V jednotlivých kapitolách jsem vycházela z dikce zákonných předpisů a uvedla odůvodnění včetně odkazů na konkrétní ustanovení příslušného zákona. Práce je koncipována tak, abych čtenáře uvedla do problematiky služebních cest, poté jsem provedla analýzu jednotlivých druhů cestovních náhrad tak, abych poskytla jejich zásadní specifika. Cílem je provést rozbor cestovních náhrad, věcné a formální náležitosti dokladů včetně účetních a zjistit rozsah a nezbytnost schvalovacích úkonů, které tento proces provázejí. Protože cestovní náhrady v úpravě platné pro zaměstnance jsou použity i pro některé další skupiny osob, například zastupitele krajských a obecních zastupitelstev, věnovala jsem pozornost i těmto vztahům. V poslední části práce uvedu na praktických příkladech některé obecné zásady při účtování cestovních náhrad, zejména jejich nejčastější pochybení, tak jak jsem se s nimi setkala ve své dlouholeté praxi.

1. Právní úprava cestovních náhrad 1. 1

Historie vývoje právní úpravy služebních cest

Když jsem se poprvé zamyslela nad obsahem této kapitoly, zastavily se mé myšlenky až u prehistorických lovců mamutů. Pravda, toto společenství ještě nebylo zatíženo cestovními náhradami, avšak bezesporu jejich kočování mělo již prvek cestování. Jenže žádný doklad o nějakém „cesťáku“ se nezachoval. Ani v prvním psaném zákoníku vydaném okolo roku 1686 před naším letopočtem (dále př. n. l.) známém jako „Chamurappiho zákoník“ není úprava cestovních náhrad upravena a stejně tak ani Zákon dvanácti desek (Leges duodecim tabulárum), přesto že kodifikace římského práva (polovina pátého století př. n. l.) spadá do období, kdy lidstvo, zejména osídlené okolo středozemního moře čile cestovalo, tuto problematiku neřeší. Přeci jenom, k prvku cestování patří ještě i prvek určité vazby služebnosti nebo zaměstnanosti. Takže ještě poslední pokus, Code civil z roku 1804, známý jako Napoleonův kodex a od něj odvozené zákoníky, včetně Obecného zákoníku občanského vyhlášeného dne 1. června 1811 (Císařský patent č. 946/1811 Sb. z. s.) již řešil část pracovně právních vztahů a služebních poměrů, avšak o cestovních náhradách zase ani zmínka. Takže jsem se smířila i s tím, že můj historický exkurs nebyl v této části naplněn. Ano, až s rozvojem výrobních vztahů ve druhé polovině 19. století vedla k postupnému vyčlenění pracovně právního zákonodárství z oblasti občanského práva, z nichž některé úpravy byly včleněny i do zmíněného Obecného zákoníku občanského, jehož XXXVI. hlava byla zrušena až zákonem č. 65/1965 Sb., zákoník práce. Ostatně do účinnosti tohoto zákoníku práce platila celá řada právních norem z období před vznikem Československé republiky. Přesto, první právní úprava obsahující mimo jiné i prvky služebních náhrad byla obsažena již i v říšském zákoně č. 15/1914 ZŘ o služebním poměru státních úředníků a státních sluhů (služební pragmatika) [20]. Tento zákon se vedle státních úředníků a státních sluhů, jak je patrno již z názvu, vztahoval také na státní učitele. Na tento zákon pak navázal již záhy po vzniku ČSR zákon č. 274/1919 Sb., jimž se upravují služební příjmy a výslužné učitelstvu na veřejných školách obecných a občanských (měšťanských) [21]. Podle tohoto zákona příslušely učiteli obecných a občanských škol při změně služebního místa tzv. aktivitní přídavky a při přestupu

7

z občanské na obecnou školu také služební požitky. Těmito požitky, jak je uvedeno v § 10 tohoto zákona cit.: „… Nárok na pravidelné diety, na cestovné a náhradní (substituční) příplatky při služebním výkonu mimo vlastní působiště, jako i na úhradu výloh stěhovacích …“ Výše těchto požitků se ovšem odvíjela podle pravidel, která byla dána služební pragmatikou, zejména podle toho, do jaké hodnostní (platové) třídy byl učitel zařazen a podle výše služného. Podle § 14 zákona č. 275/1919 Sb., o platech zatímních a suplujících profesorů státních středních škol, [22] který nabyl účinnost od 1. dubna 1919, byly přiznány i zatímním a suplujícím profesorům státních středních škol cit.: „Mimořádné přídavky, diety, cestovní poplatky, náhrada stěhovacích výloh a jiné výhody, jichž se poskytuje všem státním úředníkům podle hodnostních tříd nebo podle výše jejich služného, přiznávají se zatímním profesorům (suplujícím profesorům) stejnou částkou jako ostatním státním úředníkům, požívajícím téhož platu, dvouleté přídavky v to počítajíc, avšak ne nižší než podle XI. hodnostní třídy.“ Další zásadní změna nastala poté, co byl 30. listopadu 1938 zvolen Emil Hácha prezidentem a 1. prosince byla jmenována nová vláda vedená Rudolfem Beranem. Význam vlády narostl po změnách, kterými prošel československý politický a právní systém, stejně jako státoprávní uspořádání česko-slovenského státu. Důležitým mezníkem se tak stalo dne 15. prosince 1938, a to na základě Ústavního zákona č. 330/1938 Sb. z. a n., o zmocnení ku zmenám ústavnej listiny a ústavných zákonov republiky Česko-Slovenskej a o mimoriadnej moci nariaďovacej[28], [11] kdy Národní shromáždění na dva roky rozšířilo pravomoc vlády v legislativních otázkách tím, že mohla přijímat vládní nařízení s mocí zákona. V prosinci 1940 bylo nařízením Říšského protektora toto oprávnění až na další prodlouženo. Na základě tohoto zmocnění vláda Protektorátu Čechy a Morava schválila dne 21. prosince 1939 Vládní nařízení č. 102/1940 Sb., jímž se zatímně upravují některé otázky náhrad služebních výloh protektorátních zaměstnanců a učitelů národních škol, jakož i některé otázky s nimi souvisící, (dále jen vládní nařízení). [12]

8

Toto vládní nařízení upravovalo cestovní náhrady, stěhovací a jiné výdaje pro protektorátní zaměstnance včetně soudců a učitelů, podle tehdy platného učitelského zákona. Mezi protektorátní zaměstnance patřili všichni zaměstnanci úřadů, ústavů, podniků, fondů a protektorátních zařízení nebo které byly pod správou Protektorátu. Služebními výlohami se dle tohoto vládního nařízení rozuměl rozdíl mezi zaměstnancovými pravidelnými výdaji a vyššími nutnými výdaji vzniklými vzhledem ke zvláštním podmínkám, okolnostem a předpokladům služby, pokud náhrada těchto výloh nebyla obsažena již v pravidelných zaměstnancových služebních příjmech nebo v jiném způsobu odškodného. Paušální náhrady služebních výloh bylo možno zavést u té skupiny zaměstnanců, kteří služební cesty podstupovali opakovaně a paušál by zaručoval jednoduší a hospodárnější řešení. Ve vládním nařízení je podrobně upraveno, kdo a za jakých podmínek má nárok na stěhovací výdaje, např. nárok na stěhovací výdaje neměli zaměstnanci, jejichž služební a platové výměry nebyly upraveny platovým zákonem, případně obdobným zákonem nebo bylo-li stěhování ve vlastním zájmu zaměstnance. Prvotní úhradu těchto stěhovacích výdajů mohl uhradit zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a poté si uplatnit náhradu, což odpovídalo termínu vlastní stěhování nebo výdaje za přestěhování uhradilo příslušné odvětví správy, pak se jednalo o režijní stěhování. Existovalo také tzv. stěhování s odškodným nebo stěhování s příspěvkem, tyto stěhovací výlohy si zaměstnanci uplatňovali u příslušného odvětví správy. Správní úřad byl oprávněn přijmout opatření, ve kterém určil povinnost, tzn. způsob, jakým se zaměstnanec bude stěhovat. Za splnění podmínek vznikl zaměstnanci nárok na náhradu jízdného za veřejný hromadný dopravní prostředek, který byl ovšem limitován vozovou třídou nebo třídou lodí. Zaměstnanci tak byl zákonem určen dopravní prostředek, který závisel od výchozího a konečného místa služební cesty či stěhování a to buď osobním vlakem, spěšným nebo rychlovlakem. Vládní nařízení rovněž připouštělo úhrady jízdného i za pomocnici v domácnosti, která se spolu se zaměstnancem stěhovala, nebo připouštělo náhrady za přepravu zavazadla, kde výše náhrady byla v členění na svobodný, ženatý bezdětný či ženatý s dětmi a to do maximální váhy přepravovaných zavazadel. Všechny uvedené výlohy musel zaměstnanec vynakládat účelně a hospodárně, pro získání náhrad musel také dokládat potvrzení o odhlášení z dosavadního bytu a jeho přihlášení v místě nového bytu. A pokud se nevyskytovaly zvláštní právní překážky, měl zaměstnanec povinnost nabídnout vyprázdněný byt dosavadnímu služebnímu úřadu. Dojížděl-li denně ženatý zaměstnanec do služby do jiného místa než měla bydliště jeho rodina, měl nárok na náhrady

9

za prokazatelné výdaje za nutné denní jízdy z místa bydliště do služby a zpět nejlevnějším hromadným dopravním prostředkem. Lhůta, po kterou se výše uvedené náhrady mohly poskytovat, nesměla být delší než 6 měsíců. Ústřední úřad mohl lhůtu prodloužit až na jeden rok. Lhůta pro uplatnění náhrad služebních výloh byla třicetidenní počínající dnem následujícím po skončení úřední cesty, což znamenalo po přestěhování, v jiných případech poté co vznikly. Náhrady služebních výloh se uplatňovaly tzv. účtem. Připadl-li poslední den lhůty na neděli, svátek či státem uznaný památný den, končila lhůta nejbližším příštím pracovním dnem, přičemž stačilo, když byl účet na náhradu služebních výloh prokazatelně dodán na poštu k přepravě na příslušný úřad během výše uvedené lhůty. Účet na náhradu služebních výloh vyplňoval sám zaměstnanec a to na tiskopisu, který určil příslušný ústřední úřad. Náležitosti tohoto účtu mohlo určovat pouze Ministerstvo financí. Zaměstnanec tedy dokládal výlohy, stručný popis služební cesty a další skutečnosti, které byly rozhodné pro posouzení uplatňované náhrady jako např. výkaz práce, ze kterého muselo být zřejmé místo, povaha, přesná doba zahájení a skončení jednotlivých úředních úkonů. U stěhovacích výloh musel zaměstnanec dokládat nákladní listy, zasilatelské nebo povoznické účty ad. Vyplněný a doložený účet zaměstnanec předložil poštovnému úřadu, kde přednosta tohoto úřadu potvrdil správnost údajů a následně jej předal příslušnému úřadu, kterým byl buď ústřední úřad, nebo úřad ústředního úřadu přímo podřízený např. ústav, fond, podnik protektorátní nebo Protektorátem spravovaný popřípadě provozovaný. Příslušnost úřadu byla v závislosti na tom, zda zaměstnanec v rozhodné době konal služební cestu pro ústřední úřad, tzn., zda obdržel od něj služební opatření nebo zda od něj dostával plat. Služební opatření, kterým vznikl právní nárok na služební výdaje, potažmo na jejich náhrady se vydávalo zaměstnanci jen v těch případech, kdy nebylo možné zajistit úřední (služební) povinnost s menšími náklady, které by vyplývaly pro protektorátní správu. Celé vládní nařízení nese zásady hospodárnosti a efektivnosti vynakládaných prostředků, které spadaly pod protektorátní správu, čemuž nasvědčuje i § 42. V závěrečném ustanovení si vláda ponechala oprávnění měnit návrhy ministerstva financí měnit sazby a jiné číselné podklady podle potřeby. Další vládní nařízení č. 379/1940 Sb., Vlády Protektorátu Čechy a Morava o prozatímní úpravě některých otázek náhrad služebních výloh protektorátních zaměstnanců a učitelů

10

národních škol, jmenovitě při úředních cestách, [14] upřesňovalo přehled kategorií zaměstnanců spadajících do jednotlivých skupin v návaznosti na výši náhrad služebních výloh, nebo trvalé úřední (služební) působiště, jímž se rozumělo nařízení politické obce, v níž bylo např. sídlo úřadu, úřadovny, služebny nebo pracoviště, ke kterému byl zaměstnanec přidělen. Více méně toto vládní nařízení bylo upřesňováním pojmů jako např. úřední cesta, substituce, dočasné přidělení. Ovšem poprvé se zde objevil institut bezplatné půjčení automobilu pro použití při úřední (služební) cestě. Zde pak zaměstnanci příslušela náhrada za související výlohy s použitím vozidla a prokázaných výloh za jeho půjčení, ovšem za podmínky, že tyto výlohy v úhrnu nebudou vyšší než by činily výlohy za použití veřejného hromadného dopravního prostředku. Pokud by zaměstnanec z nějakých vážných příčin nemohl použít veřejný hromadný dopravní prostředek a výlohy by byly vyšší, než kdyby ho použil, pak zaměstnanci náležely cestovní náhrady pouze ve výši, jak by činily při použití veřejného hromadného dopravního prostředku. Služební úřad mohl uložit v zájmu služby, a rovněž pokud to dovolovaly předpoklady zaměstnance, aby zaměstnanec určitý dopravní prostředek sám řídil. Jednalo se např. o motorové vozidlo, jízdní kolo, lyže, motorovou nebo veslovou lodici apod. Rovněž se poprvé objevilo řešení použití svého dopravního prostředku. Použil-li zaměstnanec na základě příkazu svůj (vlastní) dopravní prostředek, náležely mu náhrady za skutečně ujeté kilometry nejméně však za ujetých 400 metrů. Veškeré výlohy musely souviset s použitím dopravního prostředku při služebním výkonu. Pokud tímto dopravním prostředkem bylo přepravováno více osob, zvyšovaly se paušální náhrady vždy o 10 % za každou další osobu. Paušální částky stanovilo ministerstvo financí po dohodě s příslušným ústředním úřadem vyhláškou uveřejněnou v Ústředním listě. [13] I toto vládní nařízení upřednostňovalo cestovní výlohy, které musely být co nejvíce efektivní a hospodárné (§ 23 o společných jízdách). Diety (§ 27), jejž v sobě zahrnovaly paušální náhradu veškerých vyšších osobních výloh např. za byt, stravu, případně nutné místní jízdné, ale také spropitné. Diety příslušely jen při úředních cestách, které byly delší než čtyři kilometry vzdušnou čárou od středu místa, kde měl zaměstnanec trvalé působiště nebo kde se nacházelo místo počátku úřední cesty. Základní sazba diet byla stanovena pro „ženatého bezdětného zaměstnance s vazbou na jeho platové zařazení“. Pro svobodné zaměstnance se základní sazba snižovala o 10 % a u ženatých zaměstnanců s dětmi se tato částka zvyšovala o 10 %. Diety podle § 28 byly určeny na celé dny tj. 24 hodin počítaných „od okamžiku k okamžiku“ tzv. rozhodná doba. A poprvé se setkáváme s časovými limity.

11

Diety se krátily v závislosti na době strávené na služební cestě. Trvala-li služební cesta méně než 24 hodin, avšak alespoň 12 hodin náležela zaměstnanci plná výměra diety, při služební cestě kratší než 12 hodin, náležela výše diety jedné polovině výměry, při méně než 8 hodin, avšak alespoň 6 hodin náležely tři desetiny vypočtené diety a při méně než 6 avšak alespoň 4 hodiny náležely diety ve výši jedné čtvrtiny a nakonec při služební cestě kratší než 4 hodiny nenáležely zaměstnanci žádné diety. Rozhodná doba pro výpočet diet byla stanovena při použití veřejného hromadného prostředku odjezdem a příjezdem př. vlaku podle jízdního řádu. Rovněž vládní nařízení řešilo délku rozhodné doby např. při nesjízdných cestách a použití buď náhradní přepravy, nebo pěšky. Zaměstnanec mohl uplatňovat i náhrady za výdaje za nocležné a to ve výši, podle skupiny do které bylo místo, kde bylo ubytovací zařízení, zařazeno. Diety i nocležné se krátily v případě, kdy služební cesta trvala déle jak sedm dnů v jednom místě nebo v případě kdy byla strava či nocležné poskytnuto zdarma nebo za režijní (evidenční) poplatek. V případě, že zaměstnanec na služební cestě onemocněl, případně utrpěl úraz, který si sám nezavinil, byla mu ponechána dieta včetně nocležného nejdéle po dobu čtrnácti dnů. Pokud nemoc trvala déle jak oněch čtrnáct dnů, rozhodl ústřední úřad, zda a do jaké míry lze diety ponechat. Vydané rozhodnutí muselo opět ctít efektivnost a hospodárnost vynaložených prostředků ústředního úřadu. V rámci hospodárnosti se také nařizovaly služební cesty jen v nezbytném důvodu např., nešla-li věc vyřídit telefonicky, telegraficky nebo jiným zaměstnancem ustanoveným na nejbližším místě nebo jiným zaměstnancem, který již byl vyslán na určené místo. Proto také nebylo přípustné vysílat na úřední (služební) cesty více než jednoho zaměstnance, byť by se úřední jednání týkalo více oborů správy. A byla-li služební cesta jakkoli spojena s dovolenou zaměstnance, pak mu náležely náhrady služebních výloh pouze tehdy, pokud příslušné výdaje prokazatelně vznikly provedením úřední cesty. Diety a nocležné nesměly být poskytnuty za dobu více než 90 dnů v kalendářním roce, ovšem z důležitých důvodů mohl ústřední úřad nebo ministerstvo financí povolit odchylku. Kromě výše uvedených náhrad vládní nařízení řešilo i jiné cesty např. k prohlídce úředním lékařem, při povolání ke službě z dovolené na zotavenou, k odborné zkoušce, cesty v disciplinárním popřípadě v pořádkovém řízení a to z příkazu příslušného orgánu, cesty za účelem střežení a doprovodu při dopravě důležitých nebo cenných zásilek ad. V situacích, které toto vládní nařízení neřešilo, se postupovalo podle příslušných ustanovení ve vládním nařízení č. 102/1940 Sb., jímž se zatímně upravují některé otázky náhrad služebních výloh

12

protektorátních zaměstnanců a učitelů národních škol, jakož i některé otázky s nimi souvisící. [12] Vláda Protektorátu Čechy a Morava schválila dne 9. dubna 1941 ještě jedno nařízení, které si situace a zejména politická doba vyžadovaly. Jednalo se o vládní nařízení č. 157/1941 Sb., o některých dalších ustanoveních v oboru náhrad služebních výloh. [13] Zde byla poprvé právně řešena situace dočasný vnější výkon služby. Jednalo se o jednotlivé skupiny zaměstnanců nebo služebních úkonů, které určil ústřední úřad nebo ministerstvo financí a jejich dočasnou služební činnost mimo trvalé úřední (služební) působiště a skutečné stálé bydliště v trvání delším jak 7 dnů. Za dočasný vnější výkon služby bylo možno považovat například účast v kurzech (praktické průpravě, školení, výcviku), pokud takový výkon nenáležel k pravidelným služebním úkolům. Substituce, dočasné přidělení a účast v kurzech, které byly kratší než sedm dnů, se stavěly na roveň služebním cestám a tak také byly hrazeny služební výlohy. Vnější výkon služby, který započal osmým dnem, byl hrazen jako odškodné a to ve výši, která odpovídala skupině, do které byl zaměstnanec zařazen. Skupiny byly členěny na zaměstnance svobodné, ženaté s dětmi, anebo bezdětné a to vždy s vlastní domácností či bez vlastní domácnosti. Zaměstnanec mohl při dočasném vnějším výkonu služby dojíždět do svého trvalého působiště nebo do stálého bydliště (týdenně nebo měsíčně) a pak mu náležely náhrady výdajů za jízdné, případně náhrada za udržování a používání kola, pokud ho použil při úřední cestě. Dojížděl-li denně, náhrada výdajů za dojíždění spolu s náhradou odškodného nesměla přesáhnout částku, kterou by zaměstnanec obdržel, kdyby setrval v místě dočasného vnějšího výkonu služby. A úhrn odškodného nesměl převýšit náhradu stěhovacích výloh, pokud by se tak stalo, ústřední úřad měl pravomoc nařídit přestěhování zaměstnance do místa dočasného vnějšího výkonu služby avšak s přihlédnutím na to, zda je zaměstnanec svobodný, ženatý, s vlastní domácností atd. Rovněž byla stanovena lhůta k proplacení náhrady služebních výloh. Ta byla v § 19 stanovena do 15 dnů po předložení účtu na náhradu služebních výloh zaměstnancem. Také mohla být v případě potřeby poskytnuta přiměřená záloha, kterou však musel zaměstnanec co nejdříve vyrovnat. Novinkou nebyly ani tak podmínky pro použití služebního či soukromého vozidla ke služebním účelům, ale že mohla být zaměstnancům pořízena protektorátní správou k výkonu služby motorová vozidla, které byly následně odevzdány do jejich vlastnictví nebo jim svěřeny po dobu, kdy trvala umořovací lhůta. Hodnota motorového vozidla se účtovala jako úvěr poskytnutý bezúročně zaměstnanci. Umořitelnou

13

hodnotou pak byla základní hodnota, která kromě jiného tvořila souhrn nákupní ceny motorového vozidla, výdaje za opatření dalších součástek nad míru jeho sériového vybavení, příslušná úřední povolení a osvědčení atd. Pokud bylo zaměstnanci pořízeno ojeté vozidlo, stanovilo ministerstvo veřejných prací po dohodě s ministerstvem financí jeho umořitelnou hodnotu. Hodnota motorového vozidla se umořovala odpisy, které byly vládou stanoveny u nových motorových vozidel sériového vybavení jejich pořizovací cenou, počtem ujetých kilometrů v roce, které byly seřazeny do stupňů a odpovídajícím procentem umořitelné hodnoty motorového vozidla. V prvním roce byl odpis umořitelné hodnoty odlišný podle toho, zda bylo vozidlo používáno při výkonu služby méně než deset měsíců nebo deset a více měsíců. Bylo-li vozidlo používáno deset a více měsíců pro výpočet odpisové částky se použil základ, který tvořil počet kilometrů účelně projetých při výkonu služby a procentní sazbou. Bylo-li vozidlo používáno méně než deset měsíců, byla potřeba nejdříve vypočíst na základě počtu kilometrů účelně projetých při výkonu služby a doby, po jakou bylo vozidla v prvním provozním roce používáno, do kterého stupně by motorové vozidlo patřilo, kdyby bylo po celý provozní rok v provozu. Odpisová částka pak byla krácena v poměru, který vyplýval z poměru počtu skutečně provozních měsíců k počtu dvanácti měsíců. Výsledná hodnota se zaokrouhlila na plné měsíce. Pokud zůstal neumořený zbytek po uplynutí odpovídajících provozních letech, který mohl vzniknout například tím, že přecházelo motorové vozidlo z jednoho stupně do druhého, odepsal se tento neumořený zbytek v následujícím roce. Umořitelná hodnota motorového vozidla zmenšená o odepsané částky se nazývala bilanční hodnotou motorového vozidla. Po úplném umoření hodnoty bylo motorové vozidlo dle tohoto vládního nařízení svěřeno zaměstnanci do vlastnictví. Mimo jiné byla zaměstnanci přiznána náhrada (tzv. provozné) za provoz, udržování a péči o vozidlo a to na základě počtu kilometrů účelně projetých při výkonu služby. Výši provozného stanovilo ministerstvo financí po dohodě s nejvyšším cenovým úřadem. Pokud zaměstnanec provozné nespotřeboval, byl povinen částku uložit na účet s úrokem, aby byla vytvořena úsporová rezerva. Po úplném umoření hodnoty motorového vozidla tato rezerva připadla protektorátní správě. Zaměstnanci, kterému bylo pořízeno motorové vozidlo, byla hrazena také daň z motorového vozidla. Muselo být rovněž pojištěno proti poškození a ztrátě, proti úrazům nebo nehodám a také proti následkům odpovědnosti z provozu motorového vozidla. Pojistné smlouvy se sjednávaly pokud možno hromadně. Pominuli-li

14

předpoklady, které byly rozhodné pro svěření vozidla zaměstnanci, pak byl zaměstnanec povinen vozidlo vrátit protektorátní správě.

1. 2 Vývoj cestovních náhrad Po válce pokračoval dříve nastoupený trend rozvoje pracovního zákonodárství, byl však násilně přerušen po únoru 1948. Vlivem politické situace se na základě socialistických principů mění charakter pracovního práva. Opouští se podoba smluvního vztahu mezi zaměstnavatelem a fyzickou osobou, jejímž předmětem je směna práce za odměnu. Pracující jsou vlastníky výrobních prostředků a v pozici zaměstnavatele je socialistická organizace hospodařící se státním majetkem. Soukromé vlastnictví a s tím spojené uzavírání pracovněprávních vztahů mezi jednotlivými občany je zakázáno, s nepatrnou výjimkou spočívající v poskytování služeb malého rozsahu pro osobní potřebu. V nově vzniklých právních předpisech je patrné sjednocování právní úpravy pro všechny zaměstnance v pracovním poměru. A tak se pro potřeby pracovních/služebních cest dne 14. října 1949 usneslo Národní shromáždění republiky Československé na zákoně č. 234/1949 Sb., o náhradách cestovních, stěhovacích a jiných výdajů, [18] který platil více než čtyřicet let a to jen s minimálními úpravami. Oblast úpravy tohoto zákona se dotýkala jak zaměstnanců, tak jiných osob vyjma veřejných funkcionářů např. soudců při jejich soudcovské činnosti. Při pracovních cestách náležely náhrady výdajů spojené s účelným překonáním vzdálenosti a to při použití veřejných hromadných dopravních prostředcích zásadně částkou jízdného za nejnižší třídu. Výši stravného a nocležného upravovala vláda nařízením. Náhrady za nutné vedlejší výdaje se uplatňovaly, jen pokud souvisely s účelem pracovní cesty. Za dobu strávenou na pracovní cestě nad rámec pravidelné pracovní doby jinak než výkonem práce nepříslušela mzda ani plat za práci přesčas, pokud jinak nestanovily prováděcí předpisy. Náhrady při vnějším řízení se použily s malými odlišnostmi (např. poskytnutí náhrady vyšších výdajů spojených s nutným stravováním), obdobně jako u pracovních cest. Vnějším řízením se rozumělo vykonávání práce zaměstnance na příkaz zaměstnavatele mimo své pravidelné pracoviště, ale v obvodu obce pravidelného pracoviště nebo v obvodu obce svého bydliště. Při přechodném přidělení byly poskytovány náhrady za výdaje s účelným překonáním vzdálenosti a přídělné. Přídělné se poskytovalo v případech, kdy nebylo možné požadovat na osobě, která byla přechodně přidělená, aby se denně vracela do bydliště. Dobu přídělného určovaly prováděcí předpisy. Pokud by se tato osoba denně vracela do svého

15

bydliště, náležely by jí náhrady prokázaných výdajů za jízdné jako při pracovní cestě a za určitých podmínek (nepřítomnost v bydlišti alespoň 11 hodin) příplatek na stravu, který byl upraven vládním nařízením. Náhrady stěhovacích a jiných výdajů náležely zaměstnanci na základě skutečně vzniklých výdajů, které byly spojené s přestěhováním zaměstnance z dosavadního bydliště do nového pracovního místa, případně do místa v jeho blízkosti, z něhož mohl zaměstnanec pravidelně docházet nebo dojíždět. Zákon umožňoval, aby náklady na přestěhování nesl sám zaměstnavatel, pokud s tím zaměstnanec souhlasil. V § 8, část III tohoto zákona se stanoví, co nelze za pracovní cestu považovat. Jedná se o druh práce, která svou povahou mění pracovní místo nebo vnější pracovní výkon patří k pravidelným úkolům osoby, která uplatňuje náhrady výdajů. Prováděcí předpisy stanovily, za jakých podmínek bylo možné poskytnout snížené náhrady. Nároky na náhrady výdajů zanikly, pokud nebyly uplatněny do jednoho roku od vzniku právního nároku. Na základě zmocnění v tomto zákoně vydalo Ministerstvo práce a sociální péče s Ministerstvem zahraničních věcí spolu s Jednotnou odborovou organizací zvláštní předpisy týkající se náhrad cestovních, stěhovacích a jiných výdajů ve vztahu k zahraničí (Vyhláška ministerstva financí č. 18/1960 Sb., o náhradách výdajů při zahraničních pracovních cestách). [17] Vyhláška Federálního ministerstva práce a sociálních věcí č. 33/1984 Sb. o cestovních náhradách, kde oblasti úpravy byly cestovní náhrady, výdaje stěhovací a jiné např. odlučné. Vyhláška byla schválena 27. února1984 s účinností od 1. června 1984. [16] K problematice cestovních náhrad existovala řada zvláštních právních předpisů nižší právní síly např. i Směrnice Českého svazu výrobních družstev č. 29/1985 o zvláštních paušálních náhradách cestovného pro kominíky.

Oblasti úpravy této směrnice byly

cestovní náhrady, výdaje stěhovací a jiné výdaje související s profesí kominíků. Směrnice byla schválena 4. září 1985 s účinností od 1. listopadu1985 [10] Téměř všechny dosavadní předpisy byly zrušeny dne 1. května 1992 a to zákonem 119/1992 Sb., o cestovních náhradách. [19] Po sametové revoluci nastal legislativní boom. Téměř všechny právní předpisy platné do roku 1990 byly nevyhovující nebo zastaralé. Docházelo tak vlivem politické a společenské situace k postupnému přizpůsobování právní úpravy potřebám tržního hospodářství, 16

soukromého podnikání, a tím i ke vzniku nových právních forem zaměstnavatelů, zejména fyzických osob a obchodních společností. V této době dochází k omezení ingerencí státu do pracovněprávních vztahů. Odstranění rozdílů v právní úpravě mezi různými formami zaměstnavatelů, zaměstnavateli právnickými a fyzickými osobami je provedeno s účinností od 1. června 1994 novelou provedenou zákonem č. 74/1994 Sb. Postupně se rozvíjejí tři základní složky pracovního práva – individuální pracovní právo, kolektivní pracovní právo a oblast zaměstnanosti. Z režimu zákoníku práce se v roce 1992 vydělila oblast odměňování, kde bylo třeba vytvořit právní úpravu respektující zásadu tržního chování subjektů pracovněprávního vztahu. Kogentní sekundární legislativa upravující odměňování, která už v podnikatelské sféře nevyhovovala, byla s účinností od 1. 1. 1992 nahrazena zákonem č. 1/1992 Sb., o mzdě, odměně za pracovní pohotovost a o průměrném výdělku; tato právní úprava vychází ze zásady, že každý může činit vše, co mu zákon nezakazuje a vyznává smluvní princip v oblasti odměňování. Pro zaměstnance zaměstnavatelů v nepodnikatelské sféře byla zákonem 143/1992 Sb., o platu a odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a v některých dalších organizacích a orgánech, ponechána kogentní úprava odměňování, vzhledem k poskytování prostředků na odměňování z veřejných zdrojů. V souvislosti cestovními náhradami Federální shromáždění České a Slovenské Federativní Republiky dne 4. března 1992 schválilo zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách. [19] Každoročně Ministerstvo financí vydávalo prováděcí vyhlášku, kterou upravovalo sazby náhrad za pohonné hmoty a Ministerstvo práce a sociálních věcí upravilo výši stravného ve třech časových pásmech, které náleželo zaměstnanci za dobu strávenou na tuzemské pracovní/služební cestě. Rovněž vydávalo Upozornění na postup při poskytnutí stravného při zahraničních pracovních cestách, v jiné cizí měně, než stanoví vyhláška. Zákoník práce č. 65/1965 Sb., musel být novelizován z důvodu, že nedostatečně vymezoval předmět své působnosti, chybělo vymezení charakteru tzv. závislé práce, která by byla výlučně řešena pracovněprávními předpisy. V praxi tak často docházelo k obcházení zákoníku práce a k uzavírání právních vztahů, jejichž předmětem byl výkon závislé práce, podle norem občanského zákoníku, popřípadě obchodního zákoníku. Subjekt, pro něhož byla práce konána, byl v občanskoprávním vztahu zbaven mnoha povinností, které stanoví kogentní pracovněprávní normy a na druhé straně byla fyzická

17

osoba vykonávající práci zbavena ochrany a postavena do rovného postavení se subjektem, pro něhož práci konala.

1. 3 Aktuální právní úprava Časem se ukázalo, že vše co souvisí s pracovněprávním vztahem, je lepší mít pohromadě a tak hlediskem pro obsah nového zákoníku práce bylo soustředění více dosavadních samostatných zákonů do jednoho zákona. Rovněž problematika náhrada cestovních výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce byly zapracovány a to do sedmé části nového zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práceChyba! Nenalezen zdroj odkazů.. Důvodem pro různé změny už nově schváleného zákoníku práce byly legislativní souvislosti a návaznosti na další součásti právního řádu, které však ve svých důsledcích znamenaly, že právní úprava dosavadního zákoníku práce (zákon č. 65/1965 Sb., ve znění pozdějších předpisů), která byla harmonizována s právem Evropské unie, v novém zákoníku práce plně harmonizována nebyla. Například se v této souvislosti jedná mimo jiné i o důsledek neschválení antidiskriminačního zákona. Z požadavku harmonizace, ale také i z požadavku odstranění nepřesností, byl zákon č. 262/2006 Sb., novelizován. Uvádím pouze výběr novelizací ZP do současnosti, tj. doby, kdy je zpracovávaná tato diplomová práce, které se nějakým způsobem dotýkaly problematice cestovních náhrad:  zákon č. 362/2007 Sb. (účinnost od 1. ledna 2008), Dne 17. prosince 2007 byl schválen zákon č. 362/2007 Sb., o kterém se hovoří jako o technické novele zákona č. 262/2006 Sb. Jednalo spíše o technické úpravy a opravy a pro problematiku cestovních náhrad má význam až na výjimky pouze okrajově.  nález Ústavního soudu č. 116/2008 Sb. (účinnost od 14. dubna 2008). Za nejpodstatnější, po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, je změněný vztah občanského zákoníku k zákoníku práce. Tento vztah vychází z podpůrné působnosti (subsidiarity) občanského zákoníku vůči zákoníku práce, změněna byla rovněž výkladová pravidla zákoníku práce. Zachováno zůstalo posouzení charakteru jednotlivých ustanovení zákoníku práce provedené podle změněných výkladových pravidel. [5] Než se budu podrobněji zabývat zákoníkem práce, musím uvést i další ustanovení právních předpisů, které se významně dotýkají problematiky cestovních náhrad: 18

a)

nebo nařízení vlády č. 62/1994 Sb., o poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům

rozpočtových

a

příspěvkových

organizací

s pravidelným

pracovištěm v zahraničí, ve znění pozdějších předpisů. Obsahem nařízení je úprava poskytování náhrad některých výdajů rozpočtových a příspěvkových organizací, jejichž platové poměry upravuje zákon č. 143/1992 Sb., ve znění zákona č. 10/1993 Sb. a zákona č. 40/1994 Sb., kteří mají místo výkonu práce v zahraničí uvedeno jako pravidelné pracoviště; [3] b)

Vybraná ustanovení zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. [31] Podle obecné zásady vycházející z předpokladu, že náklady spojené s výkonem práce zaměstnance nese zaměstnavatel (§ 2 odst. 4 zákoníku práce) navazuje i úprava zákona o dani příjmů, ve znění pozdějších předpisů, konkrétně jde o § 6 odst. 7 písm. a) a § 24 odst. 2 písm. k) a písm. zh) [38]

c)

Vyhláška č. 459/2009 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2010; [1]

d)

Vyhláška č. 462/2009 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot (ze dne 16. prosince 2009);

19

2. Náhrady

cestovních

výdajů

poskytované

zaměstnavatelem 2. 1. Vymezení pojmů Zaměstnanec a zaměstnavatel Zaměstnanec je jeden z účastníků v pracovněprávním vztahu. Může to být pouze fyzická osoba (občan). Druhým účastníkem je zaměstnavatel, u kterého není zákonem určena právní forma. Zákoník práce nepoužívá rozlišování na zaměstnavatele, kteří provozují podnikatelskou činnost a na zaměstnavatele, kteří takovou činnost neprovozují. Vychází se z předpokladu, že všichni zaměstnavatelé bez ohledu na charakter jejich činnosti mohou používat dispozitivní právní normy. Zaměstnavatelé vyjmenovaní v § 109 odst. 3 ZP mohou zakládat práva jen v mezích prostředků, které jim byly stanoveny, pokud v zákoníku práce není stanoveno jinak, protože jinými, než přidělenými prostředky nebudou disponovat. Úkolem zaměstnance je vykonávat smluvně určenou „závislou činnost“, která je vymezena v § 2 odst. 3 a 4 ZP, za kterou mu náleží peněžité plnění ve formě mzdy nebo platu. Zda to bude mzda nebo plat bude záviset na tom, z jakých zdrojů hradí své výdaje jeho zaměstnavatel, což je definováno v části šesté hlavě 1. zákoníku práce. Pojem „pracovník“ např. pedagogický pracovník, který se rovněž používá, ovšem není ze zákonného hlediska totožný s pojmem zaměstnanec. V našem právním řádu existují dvě podmínky pro pracovněprávní způsobilost být zaměstnancem. Jde jednak o podmínku věkovou uvedenou v ustanovení § 6 odst. 1 zákoníku práce, (dosažení 15 let věku) z hlediska možnosti sjednání pracovněprávního vztahu s fyzickou osobou, jednak o podmínku ukončení povinné školní docházky z hlediska možnosti výkonu práce v pracovněprávním vztahu. Ze skutečnosti, že zaměstnavatel nesmí sjednat jako den nástupu do práce den, který by předcházel dni ukončení povinné školní docházky, s fyzickou osobou, která dosáhla 15 let věku, vyplývá, že žáci základních škol, ale také žáci nižšího stupně víceletého gymnázia tzn., žáci plnící povinnou

školní

docházku,

nemohou

konat

práci

v pracovněprávním

vztahu

k zaměstnavateli (v pracovním poměru, ani na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr). Za podmínek stanovených v § 121 – 124 zákona č. 435/2004 Sb.,

20

o zaměstnanosti v platném znění, mohou tyto osoby vykonávat jen uměleckou, kulturní, reklamní nebo sportovní činnost. Plné neomezené způsobilosti k právním úkonům se podle občanského zákoníku dosahuje zletilostí, dovršením 18. roku věku. To platí také pro oblast pracovněprávních vztahů. Zaměstnanci starší 15 let a mladší 18 let jsou označováni jako mladiství. Pozbýt způsobilost k právním úkonům může zaměstnanec jen rozhodnutím soudu, tzn., nepostačí jen rozhodnutí lékařů. Právní úkony, k nimž není způsobilý, činí pak za něho jeho zástupce; nemůže však za něj uzavřít dohodu o hmotné odpovědnosti. [23] Pracovněprávní vztahy Základními pracovněprávními vztahy podle zákoníku práce jsou pracovní poměr a právní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr. V jiném než základním pracovněprávním vztahu nemůže být závislá práce vykonávána. Na území České republiky jsou upraveny § 1 až § 5 zákoníku práce (ZP). Podle ustanovení § 36 odst. 1 ZP pracovní poměr vzniká dnem, který byl sjednán v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce nebo dle § 33 ZP dnem jmenování na pracovní místo vedoucího zaměstnance. Pokud zaměstnavatel nesjednal v pracovní smlouvě pravidelné pracoviště a místo či místa výkonu je bez jakéhokoli omezení, tak se v případě uplatňování cestovních náhrad postupuje podle § 34 odst. 2 ZP. Zaměstnavatel může pro zajištění svých úkolů uzavírat také dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Jedná se o dohodu o provedení práce a dohodu o pracovní činnosti, za které zaměstnanci náleží sjednaná odměna. Dohodu o provedení práce není sice nutno sjednávat písemně, avšak z hlediska prokazatelnosti při kontrolách prováděných jinými orgány např. inspektorátem práce či finančním úřadem je vhodné tuto skutečnost mít doloženu písemně. Cestovní náhrady lze poskytnout, jen pokud bude pracovní úkol proveden mimo obec bydliště této osoby a navíc musí být zvláštním ujednáním uvedeno přímo v dohodě (§ 155 ZP), že budou poskytovány cestovní náhrady, jinak je nelze uhradit. [5] Úprava pracovní cesty a přeložení zaměstnance v novém zákoníku práce odpovídá úpravě, která byla v předchozím zákoníku práce. To znamená, že zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu, pokud s tím zaměstnanec souhlasí nebo souhlas projeví konkludentně tj. nastoupením pracovní cesty podle pokynu zaměstnavatele. Na základě pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal, vykonává zadanou práci. Vysílá-li zaměstnavatel zaměstnance na pracovní cestu k plnění svých úkolů do jiné organizační složky (k jinému zaměstnavateli), může pověřit

21

jiného vedoucího zaměstnance (jiného zaměstnavatele), aby zaměstnanci ve vymezeném rozsahu dával pokyny k práci, popřípadě jeho práci organizoval, řídil a kontroloval. Pokud jde o pracovní podmínky včetně odměňování za práci, odbornou přípravu a příležitost dosáhnout funkčního nebo jiného postupu v zaměstnání jsou zaměstnavatelé povinni zajišťovat rovné zacházení u všech zaměstnanců v pracovněprávním poměru. V pracovněprávním vztahu je zakázána jakákoli diskriminace tzn., že případy, které jsou typově naprosto totožné, mají být posuzovány podle stejných zásad a bez rozlišování zaměstnanců. Odchylná úprava nebude považována za diskriminující, jestliže je pro ni dán věcný důvod. Jedním z takových důvodů může být kvalifikační požadavek zaměstnavatele k výkonu určité pracovní pozice zaměstnance. Zákoník práce pro účely náhrad výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce zejména pro poskytnutí cestovních náhrad upřesnil zaměstnance zaměstnavatelů, kteří nejsou uvedeni v § 109 odst. 3 zákoníku práce, odborné veřejnosti známý tzv. podnikatelský sektor a na zaměstnance zaměstnavatelů, kteří jsou uvedeni v § 109 odst. 3, tzv. nepodnikatelský sektor nebo také veřejný sektor. Po novele zákoníku práce, která odstranila nepřesnost v případě školské právnické osoby, u které nebylo zřejmé, která hlava se vztahuje na tu osobu, která je zřízena MŠMT, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí, a která hlava části VII se vztahuje na ostatní školské právnické osoby, je v této době upřesněno a není zde pochyb. Novou filozofií zákoníku práce je, co není zákonem zakázáno, je dovoleno, jedná se zejména o taková ustanovení zákoníku práce, kde se nedovoluje odchýlit od zákonné úpravy (zejména § 2 odst. 1 až 3; § 363 ZP). Práva a povinnosti vyplývající z pracovněprávního vztahu se týkají jak pro zaměstnance tak i zaměstnavatele. A náhrady výdajů poskytované zaměstnavatelem v souvislosti s výkonem práce patří do pracovních podmínek, které jsou uvedeny v článku 28 Listiny základních práv a svobod. Zaměstnanec má povinnost plnit úkoly na základě příkazů zaměstnavatele a zaměstnavatel musí vytvářet řádné podmínky pro zdárné plnění těchto úkolů, to znamená, že i náklady spojené s výkonem práce nese zaměstnavatel. Pokud tedy vzniknou zaměstnanci výdaje v souvislosti s pracovní cestou nebo s cestou mimo pravidelné pracoviště, např. používá-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele vlastní vozidlo ke služebním účelům tj. k plnění úkolů pro zaměstnavatele, musí mu zaměstnavatel nahradit výdaje, tzn. vyplatit cestovní náhrady podle ZP. Poplatníkem

22

poměrné části silniční daně je podle § 4 odst. 2 písm. a) zákona č. 16/1993 Sb., ve znění pozdějších přepisů zaměstnavatel. Silniční daň zaměstnavatel platí buď za každý měsíc, kdy byly tyto pracovní cesty vykonány, anebo 25 Kč za každý den pracovní cesty podle zákona o dani silniční. [24] Protože cestovní náhrady hradí zaměstnavatel, ukládá se zaměstnanci povinnost ho bezodkladně informovat o změnách skutečností, které by mohly jejich poskytování nebo výši ovlivnit tak, aby měl zaměstnavatel možnost o dalším postupu rozhodnout. Jde zejména o případy, kdy zaměstnanec zjistí až na místě, že není možné použít zaměstnavatelem určený způsob ubytování, přepravy nebo dodržet časový plán. Důležité jsou i případy, kdy změna skutečnosti má za následek ztrátu nároku na cestovní náhradu, např. změna bydliště zaměstnance, a tedy o zamezení bezdůvodnému obohacení nebo alespoň minimalizovat složitosti při účtování. [25] Služební cesta/pracovní cesta, výkon práce/výkon funkce Pracovní cestou zaměstnance podle zákonné úpravy se rozumí cesta zaměstnance vyslaného k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Pracovní cesty a cesty zaměstnance mimo pravidelné pracoviště zakládají zaměstnanci právo na náhradu výdajů spojených s výkonem práce pro zaměstnavatele. Doba strávená na pracovní cestě se pro účely cestovních náhrad rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, včetně výkonu práce v tomto místě a návratu zaměstnance z této cesty. Často se používá výraz služební cesta, který má z pohledu cestovních náhrad stejný význam. Za pracovní cestu se rovněž považuje: - mimořádný výkon práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště -

přeložení ve smyslu § 43,

-

při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru a při výkonu práce v zahraničí.

Zda se jedná o pracovní cestu je nutno tuto skutečnost posuzovat podle pracovní smlouvy se zaměstnancem, kde jednou z povinných náležitostí této smlouvy je uvedeno místo výkonu práce. Zaměstnance lze vyslat na služební cestu jen na základě dohody, což znamená, že obě strany zaměstnavatel, ale i zaměstnanec musí se služební cestou souhlasit. Pokud zaměstnanec v rámci sjednaného místa výkonu práce bude zajišťovat pro

23

zaměstnavatele požadovanou činnost – např. předem stanovenou pohotovost v místě bydliště a zaměstnavatel ze závažných důvodů vyzve zaměstnance, aby nastoupil na pracoviště a tuto pohotovost odpracoval v místě výkonu práce, které má sjednané v pracovní smlouvě, nepůjde o pracovní cestu, ale o cestu při které zaměstnanci vzniká právo na cestovní náhrady a proto zaměstnavatel nemusí vyžadovat souhlas k jejímu konání. Zaměstnanec, který je v pracovním poměru na základě jmenování (např. ředitel školy), musí mít ve jmenovacím dekretu rovněž uvedeno místo výkonu funkce. Pokud jde o výkon funkce společníka nebo jednatele společnosti s ručením omezeným, nejde o pracovněprávní vztah, ale o obchodně právní. Společník ovšem může mít uzavřen pracovněprávní vztah na jiný druh činnosti pro společnost, a pokud pobírá jakýkoli i minimální příjem podle § 6 odst. 1 písm. b) zákona o daních z příjmů, v platném znění, zle usuzovat, že je i zaměstnancem společnosti se všemi právy a povinnosti. S jednatelem společnosti bývá zpravidla uzavřena mandátní smlouva na výkon funkce, ve které musí být sjednáno

poskytování

cestovních

náhrad,

jinak

je

nelze

poskytovat.

Členům

představenstva, dozorčí rady, správní rady atd., kteří jsou členy statutárních orgánů právnických osob lze v souvislosti s jejich činností poskytovat cestovní náhrady. Avšak podle pokynu Ministerstva financí D-300 nelze cesty u výše uvedených osob do sídla společnosti považovat za pracovní cesty a tudíž jim za ně nenáleží cestovní náhrady. Obdobně to platí u zaměstnanců v pracovně-právním vztahu, kdy rovněž nelze poskytovat náhrady za cestu do zaměstnání (tedy místa, kde má zaměstnanec určeno místo výkonu práce) a za cestu zpět do jeho bydliště. [9] Mimořádný výkon práce mimo rozvrh směn Co lze považovat za mimořádný výkon práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště? V zásadě nejde o předem stanovenou přesčasovou práci nebo předem stanovenou pohotovost. Jedná se o mimořádné a neočekávané případy např. při živelných pohromách, práce související k odstranění havárií, kdy zaměstnavatel povolá zaměstnance k výkonu práce do místa, které má v pracovní smlouvě určeno jako místo výkonu práce či pravidelné pracoviště. Pokud zaměstnanci vznikly v souvislosti s tímto mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn cestovní výdaje za cestu do pravidelného

24

pracoviště a za cestu zpět do místa bydliště nebo jiného určeného místa, náleží mu rovněž příslušné cestovní náhrady včetně stravného za celou dobu trvání pracovní cesty. Přeložení Vznikne-li situace, kdy zaměstnavatel nemůže přidělovat zaměstnanci práci v místě, ke kterému se v pracovní smlouvě zavázal a zaměstnance přeloží do jiného místa výkonu práce je povinností zaměstnavatele nést též vyšší náklady, které tímto přeložením zaměstnanci vznikly. Náhrady těchto vyšších výdajů jsou ve stejném rozsahu a podmínek jako při pracovní cestě. Přeložením zaměstnance do jiného místa výkonu, než bylo původně se zaměstnancem dohodnuto v pracovní smlouvě, tj. do místa výkonu práce, které je odlišné od bydliště zaměstnance, jedná se o zásadní změnu sjednaných podmínek a je nezbytné splnit tři základní podmínky uvedené v § 43 ZP. První podmínkou je, že zaměstnanec s touto změnou souhlasí, druhá podmínka, že jde o přeložení zaměstnance v rámci zaměstnavatele (tudíž ne přeložení k jinému zaměstnavateli) a třetí podmínkou je, že bude zaměstnanec převeden po dobu nezbytné provozní potřeby zaměstnavatele. Odpadnou-li důvody, pro které byl zaměstnanec přeložen do jiného místa, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, případně uplynula doba, na kterou byla tato změna sjednána, je zaměstnavatel povinen zařadit zaměstnance k výkonu práce zpět na místo sjednané podle pracovní smlouvy, pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem nedohodnou na změně pracovní smlouvy. [5] Výkon práce v jiném místě představuje vždy změnu pracovní smlouvy, se kterou musí zaměstnanec souhlasit. Změnu pracovní smlouvy je možné sjednat dodatkem k pracovní smlouvě, vždy však se souhlasem obou smluvních stran, ke kterému nemůže být žádná ze stran nucena. V případě, že na sjednaném místě výkonu práce nebude mít zaměstnavatel možnost nadále zaměstnanci přidělovat práci a zaměstnanec se změnou místa výkonu práce nebude souhlasit, zaměstnavateli nezbude, než dát zaměstnanci výpověď. Po splnění výše uvedených podmínek náleží zaměstnanci náhrady ve výši a za podmínek stanovených v § 157 až 164 zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů. V případě, že se zaměstnanec denně vrací do bydliště, tak se doba strávená v tomto místě nezapočítává do doby rozhodné pro poskytování stravného. Rovněž může nastat situace, že zaměstnanec, který je přeložen (mimo místo výkonu práce sjednaného v pracovní smlouvě a mimo jeho bydliště) a nevrací se denně do místa svého bydliště, a navíc je v této době vyslán na pracovní cestu mimo místo přeložení. Tehdy vzniká zaměstnanci nárok na

25

stravné a to jednak z důvodu přeložení i z důvodu vyslání na pracovní cestu. Zaměstnavatel může stanovit ve vnitřním předpise jinou výši stravného pro pracovní cesty a jinou výši při přeložení. Tato výše však nesmí být nižší než je minimální částka uvedená v zákoníku práce pro příslušné časové pásmo. Podle ustanovení § 165 odst. 2 ZP poskytne zaměstnavatel stravné ve výši, které je pro zaměstnance výhodnější. U poskytování ostatních náhrad se postupuje jako při pracovní cestě. [2] Cestovní náhrady při přijetí do zaměstnání Ve všeobecnosti platí, že je věcí zaměstnance si zajistit na své náklady ubytování, stravování, hradit si sám cestu do práce a zpět do místa bydliště nebo místa, kde žije jeho rodina tak, aby mohl řádně plnit své pracovní povinnosti. Z předcházející věty tedy je zřejmé, že se tyto náklady neřeší při uzavírání pracovní smlouvy. Totéž platí v případě přeložení na žádost zaměstnance. Mohou však nastat případy, kdy na přijetí zaměstnance má mimořádný zájem zaměstnavatel. Může jít o odborníky v oboru, politické spolupracovníky atd., umožňuje se proto, aby zaměstnavatel, který hospodaří s veřejnými zdroji, mohl použít tyto prostředky i na poskytování náhrad v těchto případech. Jde však pouze o výjimečné, fakultativní plnění, které nemusí být poskytováno v plném rozsahu jako při přeložení zaměstnance z provozních důvodů (§ 181) ani co do titulů ani co do výše. Jako pojistka proti zneužívání těchto náhrad je v ZP stanovena maximální doba poskytování náhrad, která se v zásadě stanoví na čtyři roky. Delší období již by bylo obtížné dávat do souvislosti s přijetím do pracovního poměru a vůči ostatním zaměstnancům by bylo těžko zdůvodnitelné. Ve výjimečných případech, kdy jde např. o politického spolupracovníka ministra, jehož působení souvisí s funkčním obdobím ministra a nepočítá se s přestěhováním zaměstnancovy celé rodiny, lze poskytovat po celou dobu jeho působení náhrady. Rovněž se nepočítá s přestěhováním celé rodiny do dočasného místa výkonu práce u zaměstnanců v pracovním poměru na dobu určitou. Zde se mohou poskytovat náhrady po celou dobu trvání pracovního poměru, i když výjimečně tato doba přesáhne maximální hranici čtyř let. Finančně výhodnější variantou je umožnit zaměstnanci poskytnutí taxativně stanovených náhrad spojených se stěhováním, a tím vyloučit jeho zájem na oddalování přestěhování. Možnost poskytování náhrad zaniká v případě, když se zaměstnanec přestěhuje do obce místa výkonu práce (§ 177 a § 178 ZP). [34]

26

2. 2. Pracovní cesty považované za výkon práce Základem tzv. závislé práce je, že pracovník je závislý na příkazech zaměstnavatele. Tato závislá práce je dle zákoníku práce vymezena nejen druhově, ale i místem, kde má být práce konána. Proto k podstatným náležitostem pracovní smlouvy náleží sjednání místa výkonu práce. Může jím být obec, organizační jednotka nebo jinak určené místo. Sjednáním místa výkonu práce je určen rozsah dispozičního oprávnění zaměstnavatele z hlediska místa výkonu práce a také je toto určení důležité z hlediska určení nástupu případné pracovní cesty. Je na zaměstnavateli, jak vymezí místo výkonu práce. Může být sjednáno – vymezeno šíře nebo úžeji. Zde neexistuje a ani nemůže existovat žádný bližší obecně závazný pokyn či směrnice, které by stanovily, co může či nemůže být sjednáno v pracovní smlouvě jako místo výkonu práce. V tomto směru musí být splněn jediný požadavek, a to § 19 zákoníku práce, který stanoví, že je neplatný právní úkon, který nebyl učiněn ve formě, kterou vyžaduje tento zákon. A zákon stanoví formu pracovní smlouvy, ve které musí být mimo jiné uvedeno místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce vykonávána. Proto je-li sjednáno jedno místo výkonu, pak je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Je-li sjednáno místo výkonu šířeji (§ 34 odst. 1 písm. b ZP), než jedna obec, považuje se pro účely cestovních náhrad za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance. Pak je zaměstnanec povinen nastoupit na kterékoliv pracovní působiště, ve sjednaném regionu, aniž by k tomu byla nezbytná dohoda o změně pracovních podmínek. Avšak má-li zaměstnanec sjednáno jako místo výkonu práce Hodonín (obec), pak je povinen na základě jednostranného příkazu zaměstnavatele pracovat na kterémkoliv pracovišti zaměstnavatele v dané obci. Je-li sjednáno jako místo výkonu práce pracoviště zaměstnavatele v konkrétní ulici a budově, pak při přestěhování této provozovny do jiné ulice a budovy jde o změnu pracovní smlouvy, která vyžaduje souhlasu zaměstnance. [2] Pro účely vzniku nároků na cestovní náhrady při pracovních cestách a při jiných změnách výkonu práce, je třeba vymezit pojem „pravidelné pracoviště“. Pravidelným pracovištěm se rozumí místo dohodnuté se zaměstnancem. Dohoda musí být oboustranná, a proto ji nelze nahradit jednostranným rozhodnutím zaměstnavatele, ani ustanovením v kolektivní smlouvě či ve vnitřním předpise. Pokud se na takovém místu nedohodnou, je podle § 24 odst. 2 zákoníku práce, pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. U zaměstnanců, u nichž častá změna pracoviště vyplývá ze zvláštní povahy povolání, je možno jako pravidelné pracoviště dohodnout i místo jejich pobytu. Sjedná-li 27

zaměstnavatel se zaměstnancem místo výkonu či pravidelné pracoviště mimo území ČR je zaměstnavatel povinen zaměstnanci, a za určitých podmínek i člen rodiny, za cesty tam i zpět poskytnout cestovní náhrady jako při pracovní cestě. Je možné mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem sjednat místo či místa výkonu práce (jeho šíři) bez jakéhokoli omezení, což bezesporu zaměstnavatelé častokrát využívají. Proto je také spravedlivé, aby náklady na vyšší než pravidelné výdaje spojené s výkonem práce, které vzniknou zaměstnanci s cestou mimo obec, kde převážně vykonává práci nebo má trvalý pobyt, nesl vždy zaměstnavatel. V uvedeném případě se nebude jednat o pracovní cestu, neboť se v pracovní smlouvě zavázal k takovému výkonu práce a proto není potřeba souhlasu zaměstnance k vyslání na takovou cestu. [34] Z výše uvedeného vyplývá, že ne všechny cesty v souvislosti s výkonem práce, kterou má zaměstnanec sjednanou v pracovní smlouvě budou pracovní cesty. Na druhou stranu jestliže zaměstnanec vykoná cestu v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, v souvislosti s přeložením, přijetím do zaměstnání v pracovním poměru nebo při výkonu práce v zahraničí, budou mít tyto cesty charakter pracovní/služební cesty nebo budou alespoň zakládat nárok na náhradu jízdních výdajů. [25]

2. 3. Druhy cestovních náhrad O jaké druhy náhrad v současnosti vlastně jde? Obecně jde o cestovní výdaje, které hradí zaměstnavatel zaměstnanci, a které vzniknou zaměstnanci, vyslanému zaměstnavatelem na pracovní cestu, cestu mimo pravidelné pracoviště, anebo cestu v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, rovněž v souvislosti s přeložením, přijetím do zaměstnání v pracovním poměru nebo při výkonu práce v zahraničí. Protože cestovní náhrady poskytuje zaměstnavatel, má dle zákoníku práce svěřena práva a to určování podmínek, které ovlivňují jejich výši. Z důvodu zamezení možných budoucích problémů je vhodné, aby zaměstnavatel předem stanovil konkrétní podmínky nejlépe písemně. V případě, že tak neučiní, mohou ovlivnit výši poskytovaných cestovních náhrad. Do těchto podmínek patří zejména doba a místo nástupu a ukončení cesty, způsob dopravy a ubytování atd. Vždy však musí přihlédnout k oprávněným zájmům svého zaměstnance. Z nepřesně stanoveného místa nástupu na pracovní cestu vznikají problémy jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Jak už jsem výše uvedla, lze určit jako místo nástupu i místo bydliště zaměstnance a to zejména v těch 28

případech, kdy jde o souběh více indikátorů. Může jít o případy, kdy je místo pravidelného pracoviště ve stejné obci, kde má místo bydliště zaměstnanec a také počátek služební cesty (např. v 6 hodin ráno) bude shodný nebo alespoň přibližný s počátkem pracovní doby zaměstnance (např. 6:30 hod.). Dalším důvodem může být, kdy místo bydliště zaměstnance a směr služební cesty bude shodný a dopravní prostředek, který je určen zaměstnavatelem pro použití ke služební cestě tímto místem bude projíždět. Těchto indikátorů může být samozřejmě více, vše záleží na zaměstnavateli, jaké určí místo nástupu a jak zváží všechny okolnosti. [25] Určení počátku pracovní cesty nabývá na významnosti, zejména jedná-li se o zahraniční pracovní cesty, kdy počátek cesty nejčastěji bývá na území České republiky. Tehdy vznikají zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě i výdaje v české měně, které mu zaměstnavatel rovněž hradí. Pro určení podmínek (podle § 153) každé jednotlivé pracovní cesty stačí formulář „cestovní příkaz“. Výjimka se vztahuje pouze na případ, kdy je nezpochybnitelná výše náhrad a pokud písemné podmínky zaměstnanec nepožaduje. Podmínky pro poskytování náhrad pro zaměstnance, kteří pracují pro zaměstnavatele na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (§155), lze také určit s přihlédnutím, zda jde o dlouhodobější pracovněprávní vztah, nebo o výkon jednorázového úkolu. Jde o náhrady, které vzniknou zaměstnanci za: a) jízdní výdaje b) jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny c) výdaje za ubytování d) zvýšené stravovací výdaje (dále jen stravné) e) nutné vedlejší výdaje Pro zaměstnance, se kterým jeho zaměstnavatel (který je uveden v § 109 odst. 3 ZP) sjedná místo výkonu práce, popřípadě i pravidelné pracoviště mimo území České republiky tzn. výkon práce je v zahraničí, stanovila Vláda svým nařízením právní nárok na náhradu: a) zvýšených životních nákladů, b) zvýšených vybavovacích výdajů, c) jízdních výdajů a výdajů za ubytování při některých cestách do České republiky a zpět,

29

d) výdajů spojených s přepravou osobních věcí. A jestliže se zaměstnancem cestuje se souhlasem zaměstnavatele i člen rodiny, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci i náhradu prokázaných jízdních, ubytovacích a nutných vedlejších výdajů, které vznikly tomuto členu rodiny. Formu finančního zabezpečení zaměstnance, se kterým zaměstnavatel sjedná místo výkonu práce v zahraničí, ponechává úprava zákoníku práce plně na vzájemné dohodě (§ 172 ZP). Může to být jak formou platu, tak formou cestovních náhrad nebo jejich kombinací. Nárokově upravuje zákoník práce pouze náhradu výdajů zaměstnance spojených s cestou do místa výkonu práce v zahraničí a zpět. [34]

2. 4. Náhrada jízdních výdajů Náhrada jízdních výdajů, které přísluší zaměstnanci za dopravní prostředek, který použil při pracovní cestě, a který zaměstnavatel prokazatelně před pracovní cestou stanovil. Z toho vyplývá, že při vyúčtování je zaměstnanec povinen doložit příslušný doklad ze zaměstnavatelem určeného druhu dopravního prostředku, tedy nikoli z jiného dopravního prostředku. Pokud zaměstnanec použije jiný dopravní prostředek, než který mu zaměstnavatel před pracovní cestou určil, je na rozhodnutí zaměstnavatele, zda zaměstnanci cenu za jízdné proplatí. Může se také stát, že zaměstnanec použije jiný dopravní prostředek se souhlasem zaměstnavatele, tzn., použije jiný dopravní prostředek, než který mu prvotně určil zaměstnavatel. V tomto případě přísluší náhrada jízdních výdajů ve výši jízdného určeným dopravním prostředkem. Například zaměstnavatel prvotně určil autobus a později povolil použití soukromého osobního automobilu. V tomto případě náleží náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného autobusem, kde rovněž zaměstnavatel určuje konkrétně přepravce např. ČSAD Hodonín, od kterého bude použita cena pro potřebnou kalkulaci náhrady. Jede-li však zaměstnanec např. svým osobním autem (ne silničním motorovým vozidlem zaměstnavatele tzv. služebním) na žádost zaměstnavatele, přísluší mu za každý 1 km jízdy aktuální základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (PHM). Základní sazba je uvedena v §157 odst. 4. Pravidelně od 1. ledna každého roku ministerstvo práce a sociálních věcí mění vyhláškou sazbu základní náhrady, stravné a stanoví průměrnou cenu pohonných hmot. Při pracovní cestě může zaměstnanec použít silniční motorové vozidlo:

30

 které zaměstnavatel zaměstnanci neposkytl – může jít o soukromé vozidlo zaměstnance, které je jeho výlučným vlastnictvím, nebo vozidlo ve společném vlastnictví manželů, vozidlo v podílovém spoluvlastnictví zaměstnance, nebo vozidlo, která má zaměstnanec v nájmu ať už, které si pořizuje formou finančního leasingu, nebo které má pronajato z půjčovny vozidel, anebo též může jít o vozidlo, které má zaměstnanec vypůjčeno od kohokoli,  autotaxi,  zaměstnavatele – které má ve svém vlastnictví, nebo v nájmu, anebo vozidlo vypůjčené zaměstnavatelem v případě, že jde o zaměstnavatele, který je fyzickou osobou. V případě použití vozidla zaměstnavatele, nemá zaměstnanec nárok na žádné náhrady za použití vozidla. Vývoj náhrad jízdních výdajů Sazby základních náhrad za používání silničních motorových vozidel při pracovních cestách Tabulka 1

Období

Právní úprava

Jízdné Jednostopá

Osobní

Přívěs

1.1.2000 - 31.12.2000

0,90

3,30

-

333/99 Sb.

1.1.2001 - 31.12.2001

0,90

3,30

-

448/2000 Sb.

1.1.2002 - 31.12.2002

0,90

3,40

-

445/2001 Sb.

1.1.2003 - 31.12.2003

0,90

3,40

-

569/2002 Sb.

1.1.2004 - 31.12.2004

0,90

3,50

449/2003 Sb.

1.1.2005 - 31.12.2005

1,00

3,80

647/2004 Sb.

1.1.2006 - 31.12.2006

1,00

3,80

496/2005 Sb.

1.1.2007 - 31.12.2007

1,00

3,80

262/2006 Sb. (§157)

1.1.2008 - 31.12.2008

1,10

4,10

357/2007 Sb. (§1)

1.1.2009 - 31.12.2009

1,10

3,90

451/2008 Sb. (§1)

1.1.2010 – 31.12.2010

1,10

3,90

462/2009 Sb. (§1)

Zdroj: http://www.epis.cz/sazby-stravneho-pri-pracovnich-cestach

31

V případě použití motorového vozidla, které je vlastní nebo je zahrnuté do obchodního majetku lze použít výše uvedenou, ale vždy platnou základní sazbu náhrad nebo průměrnou cenu PHM nebo spotřebu dle skutečnosti. Cenu PHM prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Předloží-li zaměstnanec více takovýchto dokladů souvisejících s pracovní cestou, cena PHM se vypočítá aritmetickým průměrem. Průměrnou cenu PHM stanovenou vyhláškou použije zaměstnavatel pro výpočet výše náhrady v případě, kdy zaměstnanec neprokáže hodnověrným způsobem skutečnou cenu pohonné hmoty. [2] Ceny pohonných hmot u auta nezahrnutého do obchodního majetku Tabulka 2

Průměrné ceny PHM dané vyhláškou MPSV ČR období

Speciál 91

Normal 91

Super

Super 95 (Natural

96

95)

Super 98

Nafta

od 01/2010

28,50 Kč

28,50 Kč

-

28,70 Kč

30,70 Kč

27,20 Kč

od 01/2009

26,30 Kč

26,30 Kč

-

26,80 Kč

29,00 Kč

28,50 Kč

Zdroj: http://www.sfinance.cz/osobni-finance/cestovni-nahrady/ceny-phm/

Náhrada za spotřebované PHM se stanoví jako součin spotřeby použitého vozidla zpravidla stanovené v l/100 km a uvedené v technickém průkazu (TP), počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě a ceny PHM zpravidla zjištěné v Kč/litr. Výpočet cestovních náhrad za použití vlastního motorového vozidla při stejných parametrech v roce 2009 a 2010: Spotřeba automobilu dle TP: ve městě: 8,8 l/100 km; mimo město: 8,0 l/100 km; kombinace: 8,4 l/100 km; počet ujetých 200 km; druh použitých PHM Natural 98 a) v roce 2009: Neprokáže-li zaměstnanec cenu PHM – obdrží 1267 Kč. Pokud prokáže cenu PHM dokladem o nákupu, kde cena 1 litru Natural 98 byla například za 31,50 Kč, pak zaměstnanec obdrží 1309 Kč jako náhradu za spotřebované pohonné hmoty a opotřebení vozidla. Výpočet: Průměrná spotřeba pohonné hmoty činí 8,4 l/100 km Výpočet základní náhrady: 3,90 Kč/km x 200 km = 780 Kč Cena benzinu podle vyhlášky MPSV ve výši 29 Kč/l Výpočet náhrady za spotřebované PHM: 8,4 : 100 x 200 km x 29 Kč/l = 487,20 Kč 32

Celková náhrada za použití osobního automobilu: 780 Kč + 487,20 Kč = 1267,20 Kč, po zaokrouhlení 1267 Kč. Pro zaměstnance je výhodnější předložit doklad o nákupu benzinu, protože nakupoval za vyšší cenu, než je průměrná cena uvedená pro rok 2009 ve vyhlášce MPSV v platném znění. Prokáže-li dokladem, že PHM zakoupil je výpočet obdobný, vyjma výpočtu za spotřebované PHM, kde se dosadí částka skutečné nákupní ceny: (8,4 x 31,50) : 100 = 2,646 Kč, tzn. 200 x 2,646 = 529,20 Kč pak celková náhrada po zaokrouhlení je (529,20 + 780) = 1309 Kč. b) v roce 2010: Neprokáže-li zaměstnanec cenu PHM – obdrží 1295 Kč. Pokud prokáže cenu PHM dokladem o nákupu, kde cena 1 litru Natural 98 byla stejná jako v roce 2009, tedy za 31,50 Kč, pak zaměstnanec obdrží stejnou částku ve výši 1309 Kč jako náhradu za spotřebované pohonné hmoty a opotřebení vozidla. Výpočet pro rok 2010 je stejný jako pro rok 2009 s tím, že průměrná cena pohonné hmoty stanovená vyhláškou MPSV pro rok 2010 je 30,70 Kč. Spotřeba PHM vozidla v l/100 Km se zjistí výhradně z technického průkazu vozidla. Podle norem Evropského společenství jde o údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz. Není-li takový údaj v technickém průkazu, vypočte se jako aritmetický průměr všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu příslušného vozidla. A pokud není žádný údaj o spotřebě pohonných hmot ve velkém technickém průkazu, nastává obtížná situace pro zaměstnance, jakým způsobem doloží zaměstnavateli zmíněné údaje (např. zda osloví jiného majitele se stejným typem vozidla a stejným počtem válců, který má v technickém průkazu alespoň jeden takový údaj nebo osloví výrobce, který mu doplní chybějící údaje do technického průkazu). V případě, že údaj/údaje zaměstnanec nedoloží, nelze vypočíst náhradu za spotřebované PHM, a tudíž je zaměstnavatel nemůže ani uhradit. Spotřebu vozidla nelze doložit žádným jiným dokladem např. údaj o spotřebě pohonných hmot z informačního letáku vystaveného prodejcem vozidel anebo údaje o spotřebě pohonných hmot a emisích CO2 vystavené v servisu. [2] Situace je o něco složitější u prokazování jízdních výdajů za hromadnou dopravu. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce totiž platí zvláštní 33

pravidlo. Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by je musel prokazovat. Zaměstnavatel je oprávněn do služebního vozidla instalovat GPS a to z důvodu, že chce sledovat pohyb zaměstnanců v pracovní době. V případě, že zaměstnanec používá soukromé vozidlo ke služebním účelům a zaměstnavatel by měl požadavek instalace GPS i do tohoto soukromého vozidla, je zaměstnanec oprávněn tento požadavek odmítnout. Problematika používání soukromých vozidel pro služební účely, nebo služební vozidla pro soukromé účely je velmi široká, proto bývá zvykem, že každá organizace či firma upravuje celou řadu těchto podmínek ve svých vnitro-organizačních předpisech. Můžou se zde stanovit podmínky pro toho, kdo je oprávněn tato vozidla používat. V některých firmách řeší např. používání služebního vozidla pro soukromé účely nejen zaměstnancem, ale i jeho rodinným příslušníkem. Jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny Zahraniční pracovní cesta může trvat více než sedm kalendářních dnů a může tak zasahovat do osobního života zaměstnance. V takovém případě je zaměstnavatel povinen podle § 161 ZP poskytnout zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, a to buď do jeho bydliště, nebo do jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny, a zpět. Termíny a četnost těchto návštěv zákoník práce zcela ponechává na ujednání mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem před začátkem pracovní cesty. Které osoby se považují za členy rodiny, jsou uvedeny v § 187 ZP. Samozřejmě i zde platí, že závisí na tom, jaký prostředek zaměstnanec k cestě použije. Pokud použije zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, které není služebním vozidlem, poskytne zaměstnavatel náhradu jízdních výdajů ve výši a za podmínek, které jsou stanoveny v § 157 – § 160 ZP. Limitující výše náhrady odpovídá výši jízdních výdajů do místa výkonu práce, případně pravidelného pracoviště, nebo do místa bydliště na území České republiky a to vždy tu částku, která je pro zaměstnance nejvýhodnější. Použije-li zaměstnanec leteckou přepravu, uhradí zaměstnavatel zaměstnanci částku, která odpovídá ceně jízdného zaměstnavatelem určeného silničního nebo železničního dopravního prostředku dálkové přepravy. Náhradu výdajů k návštěvě člena rodiny musí zaměstnavatel poskytnout nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny, nedohodne-li se zaměstnavatel se zaměstnancem na době kratší

34

například v prvním volném víkendu, tzn., může být dohodnuta návštěva člena rodiny už v prvním týdnu konání dlouhodobé pracovní cesty na území České republiky. Cesta k návštěvě rodiny není ovšem pracovní cestou, a proto se hradí pouze prokázané jízdné výdaje. Nárok na úhradu jízdného k návštěvě rodiny vzniká bez ohledu na rodinný stav zaměstnance (svobodný, ženatý, vdaná, rozvedený). Při tuzemských cestách je náhrada nároková, avšak jízdní výdaje jak už jsem uvedla, musí být prokázané. V případě uzavření smlouvy/dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem na delší interval, je tato smlouva/dohoda neplatná, protože zákon tuto eventualitu neumožňuje. [30] Zaměstnavatel předem stanoví podmínky pracovní cesty včetně způsobu ubytování. Jestliže zaměstnanci vzniknou výdaje/náklady za ubytování v souladu s určenými podmínkami, je zaměstnavatel povinen je uhradit, a to ve výši, kterou zaměstnanec prokáže. To se ale netýká výdajů za ubytování po dobu návštěvy člena rodiny, nebo pokud v předem dohodnuté době dojde k přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, a to i přesto, že ten musel za ubytování zaplatit. Rovněž, nemá zaměstnavatel povinnost uhradit výdaje při svévolné změně způsobu ubytování ze strany zaměstnance. Na druhé straně se může stát, že po dobu návštěvy člena rodiny si zaměstnanec musel zachovat ubytování a zanechat si zde pracovní pomůcky či osobní věci, nebo to vyžaduje povaha ubytovacích služeb, pak hradí zaměstnavatel zaměstnanci prokázané výdaje i za toto ubytování.

2. 5. Náhrada výdajů za ubytování Neexistuje žádný právní předpis, který by stanovil způsob ubytování zaměstnance na pracovní cestě. Ovšem zaměstnavatel může ve vnitřním předpise, který je závazný pro všechny zaměstnance, předem stanovit horní hranici, kterou zaměstnanci mohou za výdaje za ubytování uplatnit při vyúčtování cestovního příkazu. Zároveň může zaměstnavatel určit před pracovní cestou konkrétní způsob ubytování, např. druh ubytovacího zařízení. U zaměstnavatele, jehož náklady jsou hrazeny z veřejných zdrojů, je z důvodu hospodárnosti a efektivnosti využívání těchto zdrojů žádoucí, aby ve vnitřním předpise stanovil nejen horní limit, ale i řešení jak má zaměstnanec postupovat v případě, že nebude možnost z objektivních příčin tento limit dodržet. Kdo rozhodne o případném zvýšení limitu a kdo je oprávněn rozhodovat v době jeho nepřítomnosti. [25]

35

Doba trvání pracovní cesty může zasáhnout i nepracovní dny. V tomto případě se pracovní cesta nepřerušuje. Což znamená, že začíná zaměstnavatelem v určenou dobu a pokračuje, až do okamžiku jejího ukončení tzn. návratu zaměstnance do zaměstnavatelem určeného místa. Zaměstnanec má nárok na úhradu cestovních výdajů – stravné, u zahraničních cest i případné kapesné, za ubytování a další náhrady, které souvisí s pracovní činností. V případech, kdy se zaměstnanec předem dohodl se zaměstnavatelem na přerušení cesty z důvodů na straně zaměstnance, odpadá zaměstnavateli povinnost hradit ubytovací výdaje zaměstnance po celou dobu přerušení cesty bezvýjimečně, tedy i když výdaje za ubytování po tuto dobu musel zaměstnanec uhradit. Pokud je tedy zaměstnanec nucen kvůli povaze své pracovní cesty vynaložit výdaje za ubytování a postupuje v souladu s pokyny zaměstnavatele, poskytne mu zaměstnavatel za to náhradu v prokázané výši. Na straně druhé, pokud zaměstnavatel neurčí konkrétní způsob ubytování na pracovní cestě nebo to nevyplývá z vnitřního předpisu, je výběr ubytování zcela na zaměstnanci a zaměstnavatel je pak povinen uhradit předložený doklad o ubytování. [31] Může se stát, že zaměstnanec z jakéhokoliv důvodu přijede na služební cestu dříve např. v neděli a výkon práce započne až od pondělí, jedná se ze strany zaměstnance jednoznačně o soukromou cestu. Pokud tedy zaměstnanec při vyúčtování služební cesty předložil doklad i za ubytování, má zaměstnavatel právo požadovat úhradu těchto nákladů, které za zaměstnance zbytečně vynaložil již od neděle. Z výše uvedeného vyplývá, že náhrady výdajů za ubytování lze uskutečnit mimo jiné tehdy, pokud jsou zaměstnancem tyto výdaje prokázané dokladem. Pokud by se zaměstnanec na pracovní cestě ubytoval u příbuzných či známých, kteří nepodnikají v ubytovacích službách, a z tohoto důvodu by neměl doklad o výdaji za ubytování, vyplývá, že zaměstnanci nevznikl nárok na tuto úhradu. Doklad za ubytování musí být vystaven firmou, která v rámci své činnosti může ubytovací služby poskytovat, s uvedením osoby, která byla ubytována. Zda je ubytování hrazeno na fakturu z bankovního účtu zaměstnance nebo pokladním dokladem v hotovosti není podstatné. U zaměstnavatelů, kteří jsou plátci daně z přidané hodnoty, mohou nastat požadavky na daňový doklad (zjednodušený či běžný), na základě kterého by pak bylo možné uplatnit odpočet. V tomto případě by příjemcem této služby byl zaměstnavatel.

36

Náhrady výdajů za ubytování při zahraniční pracovní cestě se poskytují za shodných podmínek a ve stejné výši jako v § 162, protože není pro odchylnou úpravu věcný ani právní důvod. [8]

2. 6. Tuzemské a zahraniční stravné Tuzemské stravné Při cestách na území České republiky hradí zaměstnavatel zaměstnanci stravné, které je náhradou zvýšených výdajů na stravování, např. v restauračních zařízeních, kde se zaměstnanec obvykle nestravuje (nikoliv tedy veškerých výdajů na stravování). Stravné zaměstnanec pro účely cestovních náhrad neprokazuje. Na stravné má zaměstnanec nárok a je upraveno v zákoníku práce, konkrétně v §163 pro zaměstnance zaměstnavatele, který není výslovně stanoven v § 109 odst. 3. Pro zaměstnavatele, který je uveden v§109 odst. 3 tzn., příspěvkové organizace, územní samosprávný celek, stát, státní fond atd. stravné upravuje §176. Stravné je stanoveno paušální částkou, která zakládá nárok zaměstnance v závislosti na délce cesty, ale nemusí vždy odpovídat skutečným výdajům zaměstnance na stravování, proto se také nepožaduje jejich prokazování. Paušální částky se prováděcím předpisem mění v závislosti na vývoji cen (§ 189). Sazby je možné sjednat v kolektivní smlouvě, stanovit ve vnitřním předpisu nebo sjednat v pracovní smlouvě a to jen v rozsahu stanoveném

vyhláškou.

Konkrétní

výši

stravného,

kterou

bude

zaměstnavatel

zaměstnancům poskytovat, sjedná nebo stanoví před vysláním na pracovní cestu. Pokud tak zaměstnavatel neučiní, náleží zaměstnanci stravné stanovené zákoníkem práce nebo prováděcím právním předpisem. Od účinnosti nového zákoníku práce MPSV prozatím pouze v roce 2008 nezvýšilo základní sazby stravného, takže byly platné ty, které jsou přímo uvedeny v zákoníku práce v §163 (případně v §176) a to z důvodu údajů o cenách z Českého statistického úřadu. Vyhláškou č. 451/2008 Sb. bylo pak upraveno mírným nárůstem mimo jiné i stravné pro rok 2009. Stravné pro rok 2010 bylo stanoveno vyhláškou MPSV č. 462/2009, kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot, ze dne 16. prosince 2009. [1] Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytne zaměstnavatel, který není výslovně uveden v § 109 odst. 3, tzn. v podnikatelské sféře, zaměstnanci stravné podle § 163 odst. 1 37

zákoníku práce. Tito zaměstnavatelé mohou poskytnout stravné v neomezené míře, nejméně však ve výši:  61 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 – 12 hodin,  93 Kč, trvá-li pracovní cesta 12 – 18 hodin,  146 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. Zaměstnanci zaměstnavatele, který je výslovně uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce, v platném znění, tzn. veřejné sféře, poskytuje stravné podle § 176 odst. 1, kde je stanoveno v rozpětí:  61 Kč až 73 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 – 12 hodin,  93 Kč až 112 Kč, trvá-li pracovní cesta 12 – 18 hodin,  146 Kč až 174 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. Zaměstnavatel ve veřejné sféře může výši stravného určit před každou služební cestou zvlášť nebo ve vnitro-organizačním předpise určit pevnou částku, která je v zákoně uvedená v rozpětí pro příslušnou dobu trvání na pracovní cestě. Pokud tak zaměstnavatel neučiní, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby příslušného rozpětí. Zaměstnavatel může rozhodnout, avšak nesmí porušit § 16 zákoníku práce, v platném znění, zákaz o diskriminaci, že výše stravného bude pro každý druh služební cesty nebo pro různou skupinu zaměstnanců jiná. Určí-li zaměstnavatel pro podnikatelskou sféru před služební cestou stravné vyšší, než je horní hranice příslušného rozpětí platného pro veřejnou sféru, je podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, rozdíl proti horní hranici předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a současně je součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. Pro případy, kdy je zaměstnanci poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, nikoliv tedy pouhého občerstvení, se umožňuje zaměstnavateli, aby podle délky cesty stravné krátil, přičemž zákoník práce stanoví horní hranici krácení bez ohledu na skutečnou hodnotu poskytnutého jídla. Horní hranice krácení je stanovena tak, aby se zaměstnanec mohl v zahraničí ještě alespoň občerstvit. Skutečnou míru krácení za poskytnuté jídlo však musí zaměstnavatel oznámit stanovenou formou předem

38

zaměstnanci, jinak nemůže krácení provést. Pro tento postup není rozhodující, zda poskytnuté jídlo hradil zaměstnavatel, ale skutečnost, že na ně zaměstnanec nepřispíval. [1] Nárok zaměstnance na poskytování stravného obecně nelze zcela vyloučit, a to ani dohodou. Minimální výši zákonem stanoveného stravného lze však krátit ve smyslu § 163 odstavec 2 zákoníku práce, a to za podmínky, že zaměstnanci je během tuzemské pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá. Například: zaměstnanec byl vyslán na dvoudenní tuzemský seminář. Služební cesta začala ve středu v 8:00 hodin a skončila ve čtvrtek v 19:15 hodin. Ubytován byl v penzionu, kde mu byla poskytnuta v rámci ubytování ve čtvrtek snídaně a v rámci poplatku za seminář hrazený zaměstnavatelem mu byl poskytnut po oba dva dny oběd. Zaměstnavatel stanovil ve vnitřním předpise možnost krácení stravného za bezplatně poskytnuté jídlo charakteru snídaně, obědu a večeře ve výši odpovídající maximální míře krácení podle § 163 odst. 2 zákoníku práce, v platném znění. Zaměstnanci tedy za tuto pracovní cestu náleží stravné za středu (16 hodin) ve výši 88 Kč krácené za jedno poskytnuté jídlo o 35 %, tedy 57,20 Kč, za čtvrtek (19 hodin) ve výši 138 Kč krácené za dvě poskytnutá jídla o 2 x 25 %, tedy 69 Kč. Celkem tedy zaměstnanci za tuto pracovní cestu náleží stravné ve výši 126,20 Kč. Pro účely krácení stravného musí jít vždy o poskytnutí bezplatného stravování, to znamená, že zaměstnanec na toto stravování přispívá. V opačném případě, tj. pokud by zaměstnanec přispěl na zajištěné stravování zaměstnavatelem na pracovní cestě i sebemenší částkou, nepůjde již o zabezpečení bezplatného stravování a stravné nelze krátit. Za zabezpečení bezplatného stravování se nepovažuje například pohoštění podávané během pobytu v letadle nebo občerstvení při jednání či školení, které nemá charakter snídaně, oběda nebo večeře (to znamená například chlebíčky a káva). Pro krácení stravného je rozhodné, že zaměstnanec na jídlo nijak nepřispíval, nikoliv kdo zaměstnanci jídlo poskytl. Stravné tedy přísluší zaměstnanci v závislosti na době trvání pracovní cesty. V případě, že zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci na pracovní cestě plně bezplatné stravování, stravné zaměstnanci nepřísluší. Pokud zaměstnavatel zabezpečí bezplatné stravování částečně, stravné se bude zaměstnanci úměrně krátit. Pokud bylo zaměstnanci během jeho pracovní 39

cesty poskytnuto jídlo (snídaně, oběd nebo večeře) a zaměstnanec na něj finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo (nezáleží na tom, o které jídlo konkrétně šlo) krátit stravné až o hodnotu:  70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 – 12 hodin,  35 % stravného, trvá-li pracovní cesta 12 – 18 hodin,  25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. V případech, kdy je to pro zaměstnance výhodnější, je možné upustit od posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu. Týká se to těch cest, které spadají do dvou kalendářních dnů. V následující tabulce je uveden vývoj tuzemského stravného: Tabulka 3

Sazby stravného období

trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin

trvá-li pracovní cesta déle než 12, nejdéle však 18 hodin

trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin

01/09 - 12/09

60 - 72 Kč

92 - 110 Kč

144 - 172 Kč

01/08 - 12/08

58 - 69 Kč

88 - 106 Kč

138 - 165 Kč

01/07 - 12/07

58 - 69 Kč

88 - 106 Kč

138 - 165 Kč

01/06 - 12/06

58 - 69 Kč

88 - 106 Kč

138 - 165 Kč

01/05 - 12/05

58 - 69 Kč

88 - 106 Kč

138 - 165 Kč

01/04 - 12/04

58 - 69 Kč

88 - 106 Kč

138 - 165 Kč

01/03 - 12/03

58 - 70 Kč

88 - 107 Kč

139 - 166 Kč

01/02 - 12/02

57 - 69 Kč

87 - 105 Kč

136 - 163 Kč

01/01 - 12/01

55 - 67 Kč

85 - 102 Kč

133 - 159 Kč

01/00 - 12/00

54 - 66 Kč

83 - 99 Kč

130 - 155 Kč

01/99 - 12/99

53 - 65 Kč

82 - 98 Kč

128 - 153 Kč

07/98 - 12/98

53 - 64 Kč

81 - 97 Kč

127 - 152 Kč

03/98 - 06/98

52 Kč

81 Kč

126 Kč

09/97 - 02/98

50 Kč

77 Kč

120 Kč

12/96 - 08/97

48 Kč

74 Kč

115 Kč

07/96 - 11/96

46 Kč

71 Kč

111 Kč

01/96 - 06/96

44 Kč

68 Kč

107 Kč

05/95 - 12/95

42 Kč

65 Kč

103 Kč

Zdroj: http://www.epis.cz/sazby-stravneho-pri-pracovnich-cestach

Při dodržení odděleného posuzování doby pracovní cesty v kalendářních dnech může docházet k případům, kdy ani v jednom ze dvou kalendářních dnů pracovní cesty

40

nevznikne zaměstnanci právo na stravné. Pro odstranění této tvrdosti umožňuje zákoník práce dobu trvání pracovní cesty ve dvou kalendářních dnech sčítat. [2] Stravné se v zásadě poskytuje po celou dobu trvání pracovní cesty, bez ohledu na způsob jakým je tato doba trávena. Výjimky z této zásady stanoví zákoník práce. Tyto výjimky nemůže zaměstnavatel rozšiřovat na jiné případy, nemůže např. vázat poskytování stravného pouze na dobu výkonu práce. Uvedu příklad z praxe: Zaměstnanec vyjede na služební cestu např. v pondělí večer ve 20 hodin (pracovní cesta trvá 4 hodiny) a vrátí se druhý den ráno ve 4 hodiny (opět se mu započítávají 4 hodiny). Tím ovšem nemá de facto nárok na stravné (pracovní cesta trvala v obou dnech méně než 5 hodin). Ale díky podmínce uvedené v §163 odst. 4 se může upustit od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu. V takovém případě pak pracovní cesta trvala vlastně celkem 8 hodin a zaměstnanec má tak nárok na základní sazbu stravného ve výši 58 Kč (není-li zaměstnavatelem stanovena sazba vyšší).

Zahraniční stravné V současné době jsou vymezeny druhy výdajů, za které se poskytují cestovní náhrady, v zákoníku práce v § 152 až 154. A protože cestovní náhrady poskytuje zaměstnavatel, svěřuje mu tato úprava i určování podmínek, které jejich výši ovlivňují. U zahraniční služební cesty je nezbytné, aby zaměstnavatel jednoznačně vymezil – určil počátek zahraniční pracovní cesty, který je většinou na území České republiky. Tehdy vzniká zaměstnanci právo na cestovní náhrady za prokázané výdaje v české měně, a jelikož se jedná o zahraniční služební cestu, vzniká posléze i v cizí měně, které mu zaměstnavatel rovněž uhrazuje. Jedná se zejména o náhrady za cesty k návštěvě rodiny, stravného, případně kapesného, náhrady výdajů za pohonné hmoty, náhrad v cizí měně, cestovní náhrady poskytované na základě dohod o vzájemné výměně zaměstnanců a náhrad při přidělení k výkonu práce v zahraničí. Ale vraťme se k problematice stravné v cizí měně. Stravné v cizí měně náleží zaměstnanci podle ustanovení § 170 zákoníku práce. Základní sazby stravného v cizí měně pro rok 2010, které zaměstnanci přísluší, jsou stanoveny v příloze k vyhlášce Ministerstva financí č. 459/2009 Sb. [8]

41

Pokud se jedná o zahraniční stravné, je jeho výše upravena pro cca 190 zemí světa a předpokládá se, že se tato výše časem bude také měnit. To byl s největší pravděpodobností důvod, aby jeho úprava byla svěřena prováděcímu právnímu předpisu s tím, že se v § 189 stanoví rámec podmínek, ke kterým musí být při stanovení zahraničního stravného přihlédnuto. Vzhledem k těmto podmínkám – zejména podklady o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejných stravovacích zařízeních střední kvalitativní třídy – může být takto stanovená výše zahraničního stravného pro zaměstnavatele zejména v případě odlišných podmínek stravování zaměstnanců příliš vysoká. Proto zákoník práce umožňuje, aby zaměstnavatel předem sjednal nebo stanovil zahraniční stravné nižší, tzn., stanoví dolní nárokovou hranici. Horní hranice pro případ, že je stanovená sazba zahraničního stravného vzhledem k podmínkám zahraniční cesty nízká, stanovena není. Konkrétní zahraniční stravné potom určí zaměstnavatel ze základní sazby sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. [5] U zaměstnavatelů, kteří hradí své výdaje z veřejných zdrojů, se nepředpokládá rozdílná výše zahraničního stravného, zejména vychází-li z podmínek zahraničních pracovních cest, za kterých je konají jejich zaměstnanci (zejména stravování ve veřejných stravovacích zařízeních střední kvalitativní třídy). Výjimkou jsou vyjmenovaní vedoucí zaměstnanci (§ 179 odst. 2), u kterých se předpokládá stravování v restauracích vyšších kvalitativních tříd. Proto se umožňuje těmto osobám zahraniční stravné přiměřeně zvýšit (až do výše přesahující o 15 % základní sazbu zahraničního stravného). Vylučuje se však, aby se tato zvýšená sazba stala základem pro zahraniční stravné stanovené ve zvláštních předpisech, např. v zákoně č. 236/1995 Sb., o platu a dalších náležitostech spojených s výkonem funkce představitelů státní moci a některých státních orgánů a soudců a poslanců Evropského parlamentu, [2] ve kterém se pro některé vedoucí organizačních složek státu stanoví zahraniční stravné jako násobek stravného stanoveného pro zaměstnance. Všem zaměstnancům státní a veřejné správy je pak možno navíc vedle stravného poskytnout ještě kapesné do výše 40 % zahraničního stravného poskytnutého zaměstnanci. Zahraniční stravné má jednoznačně umožnit zaměstnanci, aby se mohl v zahraničí stravovat. Nelze k němu přistupovat jako k příjmu a přepočítávat jeho hodnotu matematicky na hodinu apod. Na druhé straně je třeba zamezit kumulování stravného při více zahraničních cestách v jednom kalendářním dnu, protože pak také neplní zahraniční

42

stravné svůj účel a zaměstnavateli neodůvodněně stoupají náklady. Proto se navrhuje postup, který by obě tato rizika eliminoval. [34] Zahraniční cesta je pracovní cesta konaná mimo území ČR a zaměstnanec má právo na získání zahraničního stravného za určitých podmínek uvedených v zákoníku práce v §170, a to v cizí měně. Zaměstnanec ale musí strávit mimo území ČR pracovně alespoň 1 hodinu, jinak se zahraniční stravné neposkytuje. Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. A na druhou stranu doba, při které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítává k době rozhodné pro poskytnutí stravného poskytovaného při tuzemské pracovní cestě a vypláceného v českých korunách. Zaměstnanci přísluší stravné v cizí měně: 

za každý kalendářní den, v němž zahraniční pracovní cesta trvá déle než 12 hodin v plné výši denní sazby



za každý kalendářní den, v němž zahraniční pracovní cesta trvá 6 až 12 hodin ve výši 1/2 plné denní sazby



za každý kalendářní den, v němž zahraniční pracovní cesta trvá 1 až 6 hodin ve výši 1/4 plné denní sazby

Stejně jako v případě tuzemské pracovní cesty i v případě zahraniční pracovní cesty, byloli to předem sjednáno, se může stravné krátit, pokud bylo zaměstnanci během cesty poskytnuto jídlo (snídaně, oběd nebo večeře), na které zaměstnanec finančně nepřispívá. Dostává-li celou stanovenou výši základní sazby, krátí se mu stravné až o 25 % za každé uvedené jídlo. V případě poloviční sazby se mu stravné krátí o 35 % a v případě čtvrtinové základní sazby až o 70 %. [30] Zaměstnavatel může před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu určit výši poskytovaného stravného odlišně od částky stanovené pro daný stát touto vyhláškou. Takto určené stravné však nesmí činit méně než 75 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro tuto zemi ve vyhlášce. Pokud zaměstnavatel výši stravného před zahraniční pracovní cestou tímto způsobem určí, bude se v případě krácení zahraničního stravného vycházet z takto určené hodnoty zahraničního stravného, nikoliv z hodnoty stanovené vyhláškou pro daný stát.

43

Základní sazby zahraničního stravného u vybraných zemí Tabulka 4

Země - Evropa

2006

2007

2008

2009

2010

Albánie

35 EUR

35 EUR

35 EUR

35 EUR

35 EUR

Belgie

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

Bulharsko

35 EUR

35 EUR

35 EUR

35 EUR

35 EUR

Černá Hora

40 EUR

40 EUR

40 EUR

40 EUR

40 EUR

Dánsko

50 EUR

50 EUR

50 EUR

50 EUR

50 EUR

Francie

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

Chorvatsko

40 EUR

40 EUR

40 EUR

40 EUR

40 EUR

Irsko

50 EUR

50 EUR

50 EUR

50 EUR

50 EUR

Itálie

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

Lucembursko

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

Maďarsko

35 EUR

35 EUR

35 EUR

35 EUR

35 EUR

Německo

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

Polsko

35 EUR

35 EUR

35 EUR

35 EUR

35 EUR

Rakousko

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

Rusko

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

Řecko

40 EUR

40 EUR

40 EUR

40 EUR

40 EUR

Slovensko

550 SKK

550 SKK

650 SKK

30 EUR

30 EUR

Španělsko

40 EUR

40 EUR

40 EUR

40 EUR

40 EUR

Švédsko

50 EUR

50 EUR

50 EUR

50 EUR

50 EUR

Švýcarsko

75 CHF

75 CHF

75 CHF

75 CHF

75 CHF

Ukrajina

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

45 EUR

Velká Británie

40 GBP

40 GBP

40 GBP

40 GBP

40 GBP

Zdroj: http://www.sfinance.cz/osobni-finance/cestovni-nahrady/zahranicni-stravne/

Uvedu příklad krácení zahraničního stravného při cestě trvající v zahraničí v kalendářním dni déle než 12 hodin. Zaměstnanec školské právnické osoby (dále jen škola) z Břeclavi byl vyslán na pracovní cestu do Vídně (Rakousko), aby se zúčastnil konference pořádané v rámci Mezinárodní spolupráce škol. Místo nástupu i ukončení služební cesty je vlakové nádraží v Břeclavi. Odjezd byl zaměstnavatelem stanoven ve středu v 22:25 hod., doba strávená na území ČR byla cca 25 minut. Konference probíhala ve dvou kalendářních dnech. Odjezd z Wien Westbahnhof byl druhého dne tj. v pátek ve 22:08 hod. a příjezd do Břeclavi 23:33 hodin, s tím, že na území ČR byl opět cca 25 min. tj. doba od přechodu hranic do příjezdu vlaku do cílové stanice. Ubytování i stravu (snídaně, oběd a večeři) mu předem zaplatila škola (zaměstnavatel), která ji zajistila prostřednictvím české cestovní kanceláře. Zaměstnavatel se zaměstnancem předem sjednal způsob krácení stravného.

44

Při této pracovní cestě, která trvá v zahraničí déle jak 12 hodin, se bude postupovat podle § 170 odst. 5 zákoníku práce. Jde o zcela stejný postup jako o tuzemskou pracovní cestu trvající déle než 18 hodin. Zaměstnanci se bude stravné krátit v kalendářním dnu maximálně do výše 75 % z příslušné základní sazby pro Rakousko. Při vyúčtování zahraniční pracovní cesty si zaměstnanec může uplatnit stravné nejméně ve výši 25 % příslušné základní sazby. Základní sazba pro Rakousko činí 45 EUR. O bezplatně poskytnutou stravu jde tehdy, když ji zaměstnavatel zaměstnanci poskytne bezplatně sám, anebo jiným subjektem, nebo je předem zaplacená zaměstnavatelem, nebo je nedílnou součástí bezplatné poskytované služby (např. ubytování včetně snídaně), tzn., zaměstnanec za stravu nic neplatí. Zahraniční stravné se v zásadě poskytuje po celou dobu trvání zahraniční pracovní cesty, bez ohledu na způsob jakým je tato doba trávena. Výjimky z této zásady stanoví zákoník práce v § 170 odst. 6 a 7. Tyto výjimky nemůže zaměstnavatel rozšiřovat na jiné případy, nemůže např. vázat poskytování zahraničního stravného pouze na dobu výkonu práce, nebo zahraniční pracovní cestu z důvodu šetření nákladů přerušovat v místě konání zahraniční pracovní cesty, jestliže o to zaměstnanec sám nepožádá. Čím dál častěji bývá u zahraničních pracovních cest stanoven jako dopravní prostředek letadlo. Sporná zůstává otázka jak zjistit okamžik přechodu hranic třetích zemí při použití letadla nebo lodě jako dopravního prostředku. Uvedu příklad: Zaměstnanec má u zahraniční pracovní cesty z Prahy do New Yorku určen jako dopravní prostředek letadlo s mezipřistáním např. ve Frankfurtu. Jelikož je nemožné zjistit okamžik přeletu hranic při použití letadla jako dopravního prostředku při pracovních cestách (nebo přeplutí státní hranice lodí na moři) a také z důvodu absence jakékoli úpravy v zákoníku práce k okamžiku přechodu hranic třetích zemí, lze stravné posuzovat dvěma způsoby. Nejčastěji se setkávám s postupem jako při přechodu hranic ČR. Z toho vyplývá, že rozhodující pro určení počátku příslušné doby je odlet letadla z letiště a při cestě zpět přílet letadla na tuzemské letiště. Rovněž spočívá v posouzení, který stát je v příslušné části letu za určující pro zjištění doby strávené v tom kterém státě, a zda v příslušném státě vykonával práci, pro kterou byl na pracovní cestu vyslán. [25]

45

 V případě, že by zaměstnanec nevykonával ve Frankfurtu žádnou práci, ale pouze čekal na další let, tzn., šlo by o mezipřistání, příslušelo by mu stravné od okamžiku odletu letadla z Prahy, a to až do příletu letadla do Prahy. Rozhodující by byl časový údaj v prvním a v posledním dnu zahraniční pracovní cesty ze základní sazby platné pro USA tzn. 50 USD a jeho případné krácení.  Ve druhém případě, pokud by zaměstnavatel navíc určil zaměstnanci výkon práce ve Frankfurtu, a posléze by zaměstnanec pokračoval v pracovní cestě do New Yorku, náleželo by mu za dobu od odletu z Prahy a za dobu výkonu práce ve Frankfurtu stravné ve výši základní sazby pro Frankfurt (45 EUR), s přihlédnutím doby odletu z Prahy je možné krácení. A druhá rozhodující doba bude doba odletu z Frankfurtu do New Yorku včetně pobytu v USA až do návratu do ČR. Opět se přihlédne době odletu z Frankfurtu a době příletu do Prahy, zda a jak se bude stravné krátit.  Ale také může jít o služební cesty s výkonem práce v jednom dni ve více státech. Počátek služební cesty zaměstnavatel určil na 6 hodinu. Průběh zahraničních pracovních cest vypadal následovně: Zaměstnanec odletěl z Prahy do Frankfurtu ráno v 7 hodin s příletem v 9:30 hodin, kde v 12:30 hodin odletěl na druhou služební cestu do Londýna, kde přistane v 14:45 hodin. V 17 hodin opět odletěl na třetí služební cestu a to do Vídně, kde přistál v 19 hodin. Návrat do Prahy z Vídně je stanoven odletem ve 22:30 a přistáním v 23:45 hodin. Na každém tomto místě má pracovní jednání, které trvá cca 2 hodiny. K určení výše stravného při posledním příkladu se bude postupovat podle § 170 odst. 2 věty druhé zákoníku práce. Jak už jsem výše uvedla, doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. Takže se na tyto cesty bude pohlížet jako na jednu zahraniční pracovní cestu, což znamená, že zahraniční pracovní cesta začala v 6 hodin prvního dne a skončila hodinou příletu letadla zpět do ČR téhož dne. Zaměstnanec strávil mimo území ČR pracovně více jak 12 hodin, tzn., k určení náhrady za stravné se použije příslušná základní sazba zemi, v níž ten den zaměstnanec strávil nejvíce času, což v našem případě bude Rakousko se sazbou 45 EUR. Krácení stravného by nastalo v případě, že ho zaměstnavatel sjedná před nástupem pracovní cesty za podmínky, že poskytne zaměstnanci bezplatně stravu.

46

Paušalizace a zálohy cestovních náhrad Ve firmě či jiné organizaci, kde způsob práce spočívá v množství služebních cest do stejných míst nebo stejného okruhu různých míst, je vyloženě účelné rozhodnout o paušalizaci cestovních náhrad. Paušalizace cestovních náhrad je zprůměrňování vyplácených částek do stejného místa či stejného okruhu míst. Při správné kalkulaci nejen zjednoduší likvidování cestovních náhrad a jejich účtování, ale může motivovat zaměstnance k odstranění zbytečných pracovních cest. Paušalizace cestovních náhrad se mohou sjednat v souladu s ustanovením § 182 zákoníku práce, který stanoví postup. Důležitým prvkem bude rozhodnutí zaměstnavatele, jakého období se paušalizace bude týkat, kterého okruhu zaměstnanců (profese nebo celá oddělení), nebo o který druh cestovných náhrad půjde, tzn., jízdní výdaje (cesty do banky, na poštu, na správní úřad), stravné, zahraniční stravné, výdaje za ubytování nebo nutné vedlejší výdaje či jejich kombinace. Zákon pojednává pouze o náhradách cestovních výdajů. Netýká se to tedy a není rovněž možné zprůměrňovat ujeté kilometry při používání soukromých nebo služebních automobilů. Můžeme je ale započítat do konkrétní kalkulace pro stanovení paušální částky. Své rozhodnutí o paušalizaci cestovních náhrad může zaměstnavatel vydat ve vnitřní směrnici nebo může rozhodovat individuálně. Při rozhodování paušalizace je nutné vycházet z průměrných podmínek zaměstnanců, kterých se paušalizace týká a sledovat výkyvy. Pokud je směrodatná odchylka velká, je nutné provést změny na základě nových podkladů. Období, které je rozhodné pro výpočet paušálu určí zaměstnavatel. Např. při paušalizaci stravného by zaměstnavatel měl určité období sledovat u vybrané skupiny zaměstnanců (u kterých hodlá paušalizovat stravné), jednak počet služebních cest, jednak jejich délku a rozhodně v jaké výši jim vznikl nárok na stravné (určené či sjednané). Podmínky, na základě kterých je vypočtena paušalizace cestovních náhrad, včetně způsob výpočtu je povinností zaměstnavatele vést písemně. Důvodem je právo zaměstnance nahlížet na požádání do těchto dokladů, a také budou sloužit k předložení případné kontroly kontrolním orgánům. Paušalizace se váže k výkonu práce, tzn. v případě nemoci či dovolené či jiné absence se paušální částka krátí. Způsob krácení je nutno určit ve vnitřním předpise či jiným rozhodnutím zaměstnavatele. Paušální náhrada nevylučuje právní nárok na jiné cestovní náhrady. [25]

47

Příklad vypočtu paušální náhrady při použití hromadné dopravy: Zaměstnavatel sledoval výdaje za uplynulá období u pracovní cesty pracovnice, která pravidelně vozí korespondenci na poštu. Ze zjištěných údajů vypočte a pro příští období použije zaměstnavatel paušální náhradu. Zaměstnankyně předložila k vykonaným pracovním cestám použité jízdenky: Za 1. týden v hodnotě 48 Kč, za 2. týden v hodnotě 52 Kč, za 3. týden v hodnotě 64 Kč a za 4. týden v hodnotě 48 Kč. Výpočet průměru: (48+52+64+48)/4 = 53 Průměrné jízdné za 1. měsíc činí 53 Kč. Průměrné jízdné za 2. měsíc vypočítané z předložených jízdenek činilo 52 Kč. Zaměstnavatel bude vyplácet do doby, než se změní ceny jízdného nebo počet vykonaných pracovních cest touto zaměstnankyní, týdenní paušální cestovní náhradu 52 Kč. Paušální náhrada se nemusí počítat jen z prokázaných výdajů za uplynulé období, ale také z výdajů předpokládaných. Zaměstnavatel v takovém případě téměř přesně dopředu určí, kolik a jak dlouhé pracovní cesty zaměstnanec v průběhu období vykoná. Uvedu ještě jeden příklad a to měsíčního výpočtu paušálu včetně stravného (výdaje zaměstnavatel předpokládal): Zaměstnanec s určenou pracovní dobou stráví na obchodní pracovní cestě každé pondělí 13 hodin a v pátek 8,5 hodin. V roce 2010 je 50 pondělků a 51 pátků. Stravné zaměstnavatel poskytuje podle § 163 odst. 1 zákoníku práce. Výpočet předpokládaného stravného: Zaměstnanec v roce 2010 odpracuje 50 pondělků x 93 Kč = 4650 Kč, dále odpracuje 51 pátků x 61 Kč = 3111 Kč. Celkové náhrady za jeden rok 7761 Kč. Dlouhotrvající nebo frekventované služební cesty jsou zásahem do soukromých financí zaměstnance. A jak jsem se již zmínila, záměrem zákonodárce je, aby náklady spojené s konáním pracovních a dalších cest nesl zaměstnavatel. Zaměstnanec není povinen vynakládat na příslušné výdaje svoje prostředky. Proto úprava § 183 zákoníku práce ukládá zaměstnavateli povinnost poskytnout zaměstnanci přiměřenou zúčtovatelnou zálohu. Připouští se však také možnost odlišné dohody, která bude praktická zejména u náhlých neodkladných cest, ať již tuzemských nebo zahraničních. [2] 48

Záloha na cestovní náhrady může být zaměstnanci poskytnuta v hotovosti, formou cestovního šeku, zapůjčením platební karty zaměstnavatele, apod. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být z praktických důvodů poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí zahraniční stravné. Zaměstnanec totiž bude v příslušném státě používat k placení služeb (ubytování, jízdní výdaje apod.) zpravidla měnu tohoto státu. Zaměstnavatel se ale může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v jakékoliv měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Zálohu v cizí měně je nutno zaměstnanci poskytnout prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenu a správně vedenu. Poskytnutí platební karty (nejlépe s omezenou částkou) zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě pravidelný přehled o konkrétních výdajích zaměstnance včetně dokladu, ze kterého je zřejmý příslušný směnný kurz. Nic také nebrání ani tomu, aby byla zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. Zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici, ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého soukromého účtu. Při poskytování zálohy nejde jen o zálohu na stravné či kapesné, jak se někteří zaměstnavatelé domnívají, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad, tj. také na jízdní výdaje, výdaje na ubytování a nutné vedlejší výdaje. Při stanovení výše zálohy je tedy nutné odhadnout předpokládanou celkovou výši cestovních náhrad, a to podle podmínek stanovených pro konání příslušné pracovní cesty. Při dlouhodobé pracovní cestě se zpravidla zaměstnanci neposkytuje záloha jednorázově na celou dobu trvání pracovní cesty. V těchto případech je vhodné poskytnout zaměstnanci zálohu formou platební karty, jejíž stav lze kontrolovat výpisy z účtu a příp. doplňovat. Kromě toho z těchto výpisů je zřejmé nejen kdy, k jakému účelu a jaká částka byla zaměstnancem čerpána, ale i kurz, který byl bankou ke směně měny použit. Je-li při dlouhodobé cestě zaměstnanci poskytována záloha v hotovosti a tato hotovost je průběžně doplňována, je v případech, kdy je např. podle ustanovení § 168 ZP sjednána možnost 49

návštěvy rodiny, vhodné využít této přítomnosti zaměstnance v tuzemsku nejen k doplnění zálohy, ale také k vyúčtování dosud vynaložených výdajů. Při dohodě o převodu prostředků na účet zaměstnance je pak vše jednodušší. [31] Při zahraniční pracovní cestě se připouští poměrně široká možnost forem i měn, ve kterých může být záloha poskytnuta. Záloha na zahraniční stravné může být v české měně nebo jiné měně, která je stanovená pro příslušný stát ovšem za předpokladu, že je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Zaměstnavatel, po dohodě se zaměstnancem, je oprávněn současně stanovit způsob určení její výše pro tyto případy, i postup při jejím vyúčtování, zejména použití kurzů měn.

2. 7. Náhrada nutných vedlejších výdajů Právní úprava v novém zákoníku práce zabezpečuje, aby zaměstnavatel uhradil zaměstnanci též výdaje, které musí během pracovní cesty vynaložit, a které přímo souvisí s pracovní cestou. Náhrady prokázaných nutných vedlejších výdajů, jsou nárokovány v případech, kdy zaměstnanci vznikají další vedlejší výdaje při pracovní cestě. Může jít například o: 

parkovné, dálniční poplatek, převoz na lodi, průjezd tunelem apod.



poplatky za telefon, odeslaní telegramu, faxu



poplatky za úschovu zavazadel



vstupenky na veletrh a další účastnické poplatky



poplatky za použití sprchy či WC (a i veřejného)



náklady spojené s odtahem vozidla apod.

Do vedlejších výdajů nelze zahrnout pokuty, poplatky za pobyt v sauně, vstupenky do kina a divadla, výdaje za holiče či kadeřníka, rovněž nelze uznat výdaje za pohoštění, dary, pokuty apod. [24] Nutné vedlejší výdaje musí být vždy prokázány příslušným dokladem. Pokud tak neučiní nebo tak učinit nelze (telefonování z automatu), zaměstnavatel uhrazuje zaměstnanci tyto výdaje podle jeho prohlášení, může je však upřesnit podle svých zkušeností o cenách věcí a služeb obvyklých v době a místě konání pracovní cesty. Nutnost každého výdaje posuzuje výhradně zaměstnavatel. Pokud výdaj neuzná, má právo odmítnout proplacení. [2]

50

2. 8. Vyúčtování pracovních cest Zaměstnavatel stanoví ve vnitřním předpise, kolektivní smlouvě nebo individuálně pořádkové lhůty pro vyúčtování cestovních náhrad. Pokud zaměstnavatel poskytuje zálohy, stanoví způsob její likvidace. Zákoník práce umožňuje i odlišnou dohodu, která bude praktická zejména při zapůjčení platební karty zaměstnavatele, neboť bude nutné vyčkat na zaslání výpisu dokládajícího čerpání prostředků z této platební karty. Nedodržení stanovené nebo sjednané lhůty nemá za následek ztrátu práva. Zaměstnavatel však zmeškání lhůty bez vážných důvodů může posuzovat jako porušení povinností vyplývajících z pracovního závazku zaměstnance, protože by byly porušeny právní předpisy vztahující se k vykonávané práci. Pokud zaměstnanec nevrátí poskytnuté zálohy v termínu a způsobem určeným zaměstnavatelem, je zaměstnavatel oprávněn provést srážku ze mzdy popřípadě z jiných příjmů z pracovněprávního vztahu a to i bez dohody se zaměstnancem, a to ve výši nevrácené zálohy. Postup při vyúčtování cestovních náhrad v případech, kdy nebyla poskytnuta záloha, bude velmi blízký postupu při vyúčtování zálohy, nebude však z povahy věci totožný. Např. místo kurzu vyhlášeného Českou národní bankou v den vyplacení zálohy, se použije kurz, který byl vyhlášen Českou národní bankou v den nástupu zaměstnance na zahraniční pracovní cestu. Vyúčtování cestovních náhrad ze strany zaměstnavatele musí být provedeno do deseti pracovních dnů po obdržení dokladů k vyúčtování. Na prodloužení pořádkové lhůty se lze dohodnout pouze mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, nelze tuto dohodu nahradit vnitřním předpisem ani kolektivní smlouvou. Zaměstnanec předkládá k vyúčtování cestovních a jiných náhrad souvisejících s pracovní cestou formulář s popisem průběhu služební cesty. K němu pak přiloží prvotní doklady (jízdenky, účtenky za ubytování, případně další doklady, které souvisí se služební cestou), ty pak tvoří podklad pro výdajový pokladní, příp. bankovní doklad. Každé vyúčtování musí být ověřeno odpovědnou osobou před vlastní výplatou. Při elektronickém předkládání formuláře Vyúčtování cestovních náhrad většinou k ověření postačuje neautorizovaný (bez elektronického podpisu) souhlas prostřednictvím e-mailové pošty účetním, či jiným pověřeným zaměstnancem. Ve firmách bývá často pravidlem, že veškeré takové operace následně zkontroluje při pravidelném (např. čtvrtletním) vnitřním účetním auditu předseda komise a svým podpisem autorizuje ověření.

51

U organizací, které hospodaří s veřejnými prostředky, se uplatňuje vnitřní kontrolní systém podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), [37] ve znění pozdějších předpisů. Kontrolní metody a kontrolní postupy (§6) upravuje podrobně vyhláška č 416/2004 Sb., která je k tomuto zákonu prováděcím předpisem. Zákon i vyhláška hovoří o kontrolních mechanismech v rámci (uvnitř) organizace, zejména stanovení pracovních postupů, rozdělení funkcí – pravomocí a odpovědností a nutnost zpětné vazby. V organizaci – veřejné správě je dle tohoto zákona povinnost zabudování kontrolních mechanismů v rámci systému řízení do vnitřních předpisů, norem, postupů apod. tak, aby fungovaly automaticky a byla vytvořena zpětná vazba. Při vytváření systému vnitřní kontroly je nutné dodržet zásady zejména: 

koncepčnost a systematičnost (ne nahodilost či nárazovost) kontrolní činnosti



stanovení konkrétních cílů



objektivně a pravidelně zjišťovat a vyhodnocovat výsledky kontroly (rozbory, analýzy)



pravidelně zveřejňovat výsledky kontrolní činnosti – upozorňovat ostatní na nedostatky



využívat výsledky kontrolní činnosti v řídící práci

Pokud je finanční kontrola funkční, je součástí systému finančního řízení zabezpečující hospodaření s veřejnými prostředky. Tvoří ji mimo jiné i 

vnitřní kontrolní systém v orgánech veřejné správy (§§ 25 – 31), který má dva podsystémy:  systém finančního řízení a řídící kontroly – řídící kontrola (musí zajistit každý subjekt)  systém interního auditu (nemusí být zřízen vždy)

Odpovědní vedoucími zaměstnanci zabezpečují finanční kontrolu jako součást vnitřního řízení. Bývá prováděna při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování operací až po jejich vypořádání. Interní audit pak slouží jako organizační oddělení a nezávisle přezkoumává a vyhodnocuje přiměřenost a účinnost řídící kontroly. Cílem finanční kontroly je dodržování právních předpisů a opatření přijatých organizacemi veřejné správy při hospodaření s veřejnými prostředky, zajištění ochrany veřejných

52

prostředků proti rizikům, nesrovnalostem a jiným nedostatkům, způsobených porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným nebo neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností. Bezesporu včasné a spolehlivé informování vedoucích orgánů veřejné správy o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, o jejich účetním zpracování za účelem účinného usměrňování činnosti organizací veřejné správy v souladu se stanovenými úkoly zamezí nebo alespoň sníží rizika, která mohou ovlivnit hospodaření organizace. Nejžádoucnějším výsledkem finanční kontroly bude jistě, že organizace provádí hospodárný, efektivní, účelný výkon veřejné správy. [37] Z výše uvedeného je zřejmé, že zavedení vnitřního kontrolního systému vyžaduje určité funkce. Pracovníci, kteří jsou pověřeni funkcemi – správce rozpočtu, příkazce a hlavní účetní, pak zabezpečí a uvedou mechanismus do praxe. Vyplývá z toho také, že výdaj z veřejných prostředků jako jsou náhrady ze služební cesty, musí projít schvalovacím procesem před, v průběhu a zejména po uskutečnění celého účetního případu. Ke zjednodušení při vyúčtování cestovních náhrad slouží tzv. „souhrnné vyúčtování pracovních cest“, které se předkládá nadřízenému pracovníku k jeho dalšímu ověření a souhlasu s úhradou. Na konci účetního období ještě v těchto organizacích jsou prováděny kontroly s vyhotovením protokolu s uvedením zjištění či jiným doporučeným opatřením k nápravě zjištěných nedostatků (viz. Příloha č. 2). Z tohoto velmi stručného popisu je zřejmá administrativní náročnost procesu schvalování pracovní cesty a náhrady výdajů přičemž podíl finančních nákladů pro tuto výdajovou skupinu v celkové skladbě [4] není přiměřený k vynaloženému úsilí schvalování a kontroly.

53

3. Vybraná ustanovení zákona o daních z příjmů 3. 1. Příjmy ze závislé činnosti a funkční požitky Jak už jsem se zmínila, v souvislosti s novým zákoníkem práce byl také novelizován zákon o daních z příjmů. Důvodem byla mimo jiné též zásada neklást překážky zaměstnavatelům z podnikatelské sféry při poskytování cestovních náhrad, které převyšují limity stanovené v hlavě II části sedmé zákoníku práce, ale jde o to poskytovat cestovní náhrady ve stejné výši a ve stejném rozsahu jaké jsou umožněny pro zaměstnance zaměstnavatele, jehož činnost je hrazena zcela nebo zčásti z veřejných zdrojů. A dalším důvodem je také zamezení přesunu mzdových prostředků do nezdaněných cestovních náhrad. Je třeba se zmínit i o § 6 odst. 1 písm. b) a c) a odst. 6 zákona o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, kde je uvedeno, které příjmy jsou ze závislé činnosti a které další příjmy se za příjmy považují. Pro problematiku cestovních náhrad je rozhodující § 6 odst. 7 písm. a) tohoto zákona, kde je uvedeno cit.: (7) Za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně, kromě příjmů, které nejsou předmětem daně podle § 3 odst. 4, dále nejsou a) náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem5) pro zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách; jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní právní předpis, jsou zdanitelným příjmem podle odstavce 1, …[38] Sazby jsou od roku 2007 až do současnosti přímo zakotveny v zákoníku práce, možnou změnu v závislosti na vývoji cen může určit MPSV svou vyhláškou (za podmínek v § 189 zákoníku práce, v platném znění). Zdůrazňuji, že vyplácené stravné není předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti u zaměstnance v případě, že bude vyplaceno do limitu stravného pro zaměstnance státních organizací. Nadlimitní stravné např. u zaměstnance z tzv. podnikatelské sféry se zdaní jako příjem ze závislé činnosti a vstoupí do vyměřovacího základu pro zdravotní i sociální pojištění.

54

Pracovník vyjel na pracovní cestu v pondělí v 7 hodin ráno, vrátil se v úterý ve 3 hodiny ráno. Poskytuje-li zaměstnavatel stravné v jednotlivých pásmech od 5 do 12 hodin 60 Kč, nad 12 hodin do 18 hodin 90 Kč a nad 18 hodin 140 Kč, měl by zaměstnanec nárok: - při odděleném posuzování na částku 90 Kč za pondělí (byl na služební cestě 17 hodin) a úterý nedostane nic (pouze 3 hodiny), - při společném posuzování trvá pracovní cesta 20 hodin (17 hodin v pondělí plus 3 hodiny v úterý), a zaměstnanec by tak měl nárok celkem na 140 Kč. Částka 140 Kč, kterou zaměstnavatel zaměstnanci vyplatí, bude daňově účinným nákladem zaměstnavatele a u zaměstnance to bude příjem, který není předmětem daně. V citovaném ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů navazuje i poslední úprava § 5 odst. 1 zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení, a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů a úprava § 3 odst. 1 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Dle těchto právních předpisů je zřejmé, že vyměřovacím základem pro zákonné pojistné a předmětem daně jsou pouze ty částky, které přesahují možnosti, které jsou stanoveny v části sedmé hlavě III zákoníku práce.

3. 2. Výdaje podle ustanovení § 24 odst. 2 zákona o daních z příjmů Pokud zaměstnanci vzniky adekvátní výdaje v souladu zaměstnavatelem určenými podmínkami, v souvislosti s pracovní cestou nebo cestou mimo pravidelné pracoviště je zaměstnavatel povinen tyto výdaje uhradit (jedná se o druhy náhrady uvedené v § 156 odst. 1, zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů). Zaměstnanci uhrazené výdaje jsou pro zaměstnavatele výdaje (náklady) podle § 24 odst. 2 písm. k) zákona o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, avšak s výjimkou stravného a kapesného vždy v prokázané výši, protože podle zákona o účetnictví lze účtovat pouze o průkazných skutečnostech. Naproti tomu však v některých případech, kdy nelze doložit určitý výdaj zákon umožňuje poskytnout náhrady např. náhrady jízdních výdajů místní hromadnou dopravou poskytnuté v případech uvedených v § 159 odst. 2 zákoníku práce. Jiné náhrady může zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytovat ve výši a za podmínek, ke kterým se zaváže, avšak za cestovní náhrady se považují jen ty, které jsou poskytnuty v souvislosti s případy uvedenými v § 152 písm. a) až f) zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů.

55

§ 24 (2) Výdaji (náklady) podle odstavce 1 jsou také k)

výdaje (náklady) na pracovní cesty, včetně výdajů (nákladů) na pracovní cestu spolupracujících osob (§13) a společníků veřejných obchodních společností a komplementářů komanditních společností, a to maximálně ve výši podle zvláštních předpisů5), pokud není dále stanoveno jinak, přitom 1.

na ubytování, na dopravu hromadným dopravními prostředky, na pohonné hmoty

spotřebované

silničním

motorovým

vozidlem23d)

zahrnutým

do obchodního majetku poplatníka nebo v nájmu (s výjimkou uvedenou v bodě4) a na nezbytné výdaje spojené s pracovní cestou v prokázané výši, 2.

zvýšené stravovací výdaje (stravné)5b) při tuzemských pracovních cestách delších než 12 hodin v kalendářním dnu, zahraniční stravné a kapesné při zahraničních pracovních cestách pro poplatníky s příjmy podle § 7, a to maximálně do výše náhrad vymezených pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a). Pravidelným pracovištěm pro poplatníky s příjmy podle § 7 se také rozumí místo podnikání uvedené v živnostenském listě nebo jiném obdobném povolení k podnikání,

3.

na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem23d) nezahrnutým do obchodního majetku poplatníka ve výši sazby základní náhrady, a to do maximálně do výše sazby základní náhrady vymezené pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a), a náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty5.) Na dopravu vlastním silničním motorovým vozidlem,

23d)

které není zahrnuto

do obchodního majetku poplatníka, ale v obchodním majetku poplatníka zahrnuto bylo, nebo bylo u poplatníka předmětem finančního pronájmu s následnou koupí najaté věci a nájemné (jeho část) uplatnil (uplatňuje) jako výdaj na dosažení, zajištění a udržení příjmů a u silničního motorového vozidla vypůjčeného23e) ve výši náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Pro stanovení výdajů za spotřebované pohonné hmoty lze použít ceny stanovené zvláštním právním předpisem vydaným pro účely poskytování cestovních náhrad zaměstnancům v pracovním poměru5c), který je účinný v době konání cesty. Použije-li poplatník ceny vyšší, je povinen je doložit doklady o jejich nákupu. U nákladních automobilů a autobusů se použije sazba základní

56

náhrady pro osobní silniční motorová vozidla,

23d)

a to maximálně do výše

sazby základní náhrady vymezené pro zaměstnance v § 6 odst. 7 písm. a), 4.

na dopravu silničním motorovým vozidlem23d) zahrnutým do obchodního majetku poplatníka nebo v nájmu v prokázané výši a ve výši náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty5) u zahraničních pracovních cest, při kterých výdaje (náklady) na pohonné hmoty nelze prokázat, a to s použitím tuzemských cen pohonných hmot platných v době použití vozidla,

zh)

náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem5).

_________________________________ 5) 5b) 5c) 23d)

23e

Část sedmá hlava třetí zákoníku práce Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce § 189 odst. 1 písm. c nebo odst. 2 zákoníku práce § 1 odst. 3 vyhlášky č. 41/1984 Sb., o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích (zrušena vyhláškou Ministerstva dopravy č. 102/1995 Sb.) § 659 občanského zákoníku

Nejlépe pro pochopení – kdy jde o daňový výdaj a kdy ne, jsou příklady z praxe [39]: Příklad 1 Podnikatel vyslal v lednu 2010 na pracovní cestu zaměstnance. Pracovní cesta trvala 11 hodin a zaměstnavatel vyplatil zaměstnanci stravné ve výši 150 Kč. Jaká výše stravného bude na straně zaměstnavatele daňovým výdajem? Na straně zaměstnavatele bude daňovým výdajem vyplacená částka ve výši 150 Kč podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona. Zákon o daních z příjmů horní limit pro výši stravného při pracovní cestě zaměstnance nestanoví. Zaměstnavatel však musí v daném případě pamatovat na daňovou povinnost svého zaměstnance. V daném případě částka 150 – 73 = 77 Kč, bude na straně zaměstnance zdanitelným příjmem podle §6 odst. 1 zákona o daních z příjmů. Příklad 2 Podnikatel vyslal zaměstnance na zahraniční pracovní cestu a vyplatil mu zahraniční stravné podle vyhlášky MF, ve výši 3 násobku základní sazby zahraničního stravného a dále pak 40 % z této částky jako kapesné. Jaká výše zahraničního stravného a kapesného bude na straně zaměstnavatele daňovým výdajem? Na straně zaměstnavatele bude daňovým výdajem zahraniční stravné a kapesné ve vyplacené výši podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona. Zákon o daních z příjmů horní limit 57

pro výši stravného při zahraniční pracovní cestě zaměstnance nestanoví. Zaměstnavatel však musí v daném případě pamatovat na daňovou povinnost svého zaměstnance. Na straně zaměstnance předmětem daně nebude zahraniční stravné ve výši základní sazby zahraničního stravného stanovené vyhláškou MF pro danou zahraniční cestu podle § 179 zákoníku práce a kapesné ve výši 40 % z této základní sazby zahraničního stravného. Nadlimitní částka stravného a kapesného (2 násobek stanovené výše), bude na straně zaměstnance zdanitelným příjmem podle §6 odst. 1 zákona. Příklad 3 Podnikatel vyplácí cestovní náhrady cizím zaměstnancům, kteří pro firmu pracují, na základě smlouvy s jejich zaměstnavatelem. Jedná se o daňový výdaj podnikatele? Poplatník podnikatel může vyplácet cestovní náhrady cizím zaměstnancům na základě dohody s jejich zaměstnavatelem. Zákon o daních z příjmů, ani jiný zákon tento postup nezakazuje. Vždy je však nutno, aby poplatník, který zmíněné náhrady cizím zaměstnancům vyplácí, vedl řádnou evidenci, ze které může příslušnému správci doložit, že vyplacené částky nebyly zahrnuty do jeho výdajů na dosažení, zajištění a udržení příjmů, protože se nejedná o vlastní zaměstnance. Pokud by však byly výše uvedené výdaje vypořádány v rámci dodavatelsko-odběratelských vztahů se zaměstnavatelem zmíněných pracovníků (ten je prokazatelně uhradil firmě, která je vyplácela jeho zaměstnancům) je možno uvedené výdaje zahrnout do výdajů na dosažení, zajištění a udržení příjmů. V tomto případě se postupuje podle ustanovení §23 odst. 4 písm. e), resp. podle §24 odst. 2 písm. zc) zákona o daních z příjmů (nedaňový výdaj je výdajem daňovým do výše příjmů). Příklad 4 Zákoník práce umožňuje sazbu základní náhrady u nákladních automobilů a autobusů dohodnout mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Jakou sazbu může podnikatel v dubnu 2010 dohodnout se svým zaměstnancem, jedná-li se o nákladní automobil skříňový (dodávka), aby tato sazba byla uznána finančním úřadem? Jedná-li se o pracovní cestu zaměstnance, kterou zaměstnanec uskuteční nákladním automobilem či autobusem, který mu neposkytl zaměstnavatel, bude se postupovat podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů, který sazbu základní náhrady pro daný případ nelimituje a je tedy jen na zaměstnavateli a zaměstnanci, jakou výši sazby základní náhrady dohodnou. Zákoník práce v §157 stanoví mimo jiné, že sazbu základní náhrady 58

u nákladních automobilů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve dvojnásobné výši, než je stanovena pro osobní automobily, tj. nejméně ve výši 3,90 × 2 = 7,80 Kč. Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci sazbu vyšší než 7,80 Kč, bude se na straně zaměstnavatele jednat o daňový výdaj s tím, že na straně zaměstnance bude částka nad limit 7,80 Kč zdanitelným příjmem podle §6 odst. 1 zákona o daních z příjmů. Příklad 5 Zaměstnavatel vyslal v březnu 2010 na pracovní cestu zaměstnance, která trvala v jednom dni 4 hodiny a ve druhém dni 4,5 hodiny, tj. za oba dny by zaměstnanci nepříslušelo žádné stravné. Po sečtení dob trvání pracovní cesty v obou dnech, tj. 4 + 4,5 = 8,5 hodin, již zaměstnanci přísluší stravné nejméně ve výši 61 Kč. Bude se na straně zaměstnavatele jednat o daňový výdaj, pokud zaměstnanci tuto částku vyplatí? Na straně zaměstnavatele bude stravné, vyplacené v souladu se zákoníkem práce, daňovým výdajem. Příklad 6 Zaměstnavatel vyslal zaměstnance na pracovní cestu, kde mu zaplatil oběd. Musí zaměstnavatel navíc v tomto případě poskytnout zaměstnanci ještě stravné při pracovní cestě, a zda může výdaje spojené s obědem i stravným uplatnit jako výdaje daňové? Zákoník práce stanoví mimo jiné, že bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit. Z hlediska daně z příjmů výdaje spojené s obědem zaměstnavatel může uplatnit jako výdaje daňové. Dále, bude daňovým výdajem zaměstnavatele i stravné při pracovní cestě, které vyplatí zaměstnanci v souladu se zákoníkem práce, a to podle §24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů. Příklad 7 Podnikatel vyslal na pracovní cestu zaměstnance. Pracovní cesta trvala 8 hodin, a protože zaměstnavatel zaměstnanci zaplatil snídani a oběd v ceně 250 Kč, vyplatil zaměstnanci stravné po zkrácení, ve výši 30 Kč. Jaká výše stravného nebude na straně zaměstnance předmětem daně a co bude daňovým výdajem zaměstnavatele? Na straně zaměstnance předmětem daně v souladu s §6 odst. 7 písm. a) zákona nebude částka 30 Kč, tj. vyplacená částka stravného po jeho zkrácení v důsledku toho, že

59

zaměstnanci bylo poskytnuto bezplatné stravování v souladu s § 163 odst. 2 zákoníku práce, ani poskytnuté bezplatné stravování, tj. hodnota snídaně a oběda. Na straně zaměstnavatele se bude jednat o daňový výdaj podle §24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů. Příklad 8 Podnikatel vyslal v březnu 2010 na pracovní cestu zaměstnance. Pracovní cesta trvala 11 hodin a zaměstnavatel vyplatil zaměstnanci stravné ve výši 100 Kč. Dále zaplatil zaměstnanci drobné občerstvení v ceně 40 Kč. Jak se bude postupovat z hlediska daně z příjmů? Na straně zaměstnance předmětem daně v souladu s § 6 odst. 7 písm. a) zákona nebude částka 73 Kč, tj. limitní částka stravného pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou organizací podle § 176 zákoníku práce. Částka 100 – 73 = 27 Kč, bude na straně zaměstnance zdanitelným příjmem podle § 6 odst. 1 zákona. Pokud se jedná o drobné občerstvení v ceně 40 Kč, na straně zaměstnance předmětem daně v souladu s § 6 odst. 7 písm. a) zákona tato částka nebude. Jde o bezplatné stravování poskytnuté zaměstnavatelem na pracovní cestě. Na straně zaměstnavatele se bude jednat o nedaňový výdaj – výdaje na reprezentaci podle § 25 zákona o dani z příjmů. Příklad 9 Zaměstnanci jsou často vysíláni na pracovní cesty vlakem. Může zaměstnavatel uplatnit do daňových výdajů výdaje spojené s nákupem in karet, tj. zákaznických karet, které si zaměstnanci mohou koupit, když výdaje na tuto formu dopravy jsou pro zaměstnavatele daleko nižší než v případě, že by proplácel každou cestu vlakem? Výdaje spojené s pořízením tzv. zákaznických karet (na jejichž základě se cestujícím vydávají jízdenky, kterými se jízdní výdaje prokazují) na pracovní cesty zaměstnanců zákon o daních z příjmů z daňových výdajů nevylučuje a ani zákoník práce jejich používání nezakazuje. Otázkou je uplatnění výše výdajů na pořízení této karty. V daném případě záleží na dohodě mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, kdy a kolik pracovních cest bude tímto způsobem uskutečněno. Pokud si zákaznickou kartu pořizuje zaměstnanec z hospodárných důvodů pouze ve prospěch zaměstnavatele (zaměstnanec vlakem soukromě necestuje a nemá jiný důvod k pořízení karty než důvod pracovní), potom lze na straně zaměstnavatele výdaje spojené s pořízením karty považovat za nutný vedlejší výdaj 60

na pracovní cesty zaměstnance. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout i na úhradě poměrné části příslušných výdajů, pokud zaměstnanec může kartu, která je jeho vlastnictvím, využít i pro soukromé účely. Příklad 10 Zaměstnanec používá k služebním cestám vlastní vozidlo. Toto vozidlo však měl dřív jako fyzická osoba – podnikatel, zahrnuté v obchodním majetku s tím, že v současné době už samostatně nepodniká. Může zaměstnavatel zaměstnanci poskytovat základní náhradu za 1 km jízdy, nebo je to v souladu s § 24 odst. 2 písm. k) zákona vyloučeno? V případě uplatnění výdajů spojených s pracovní cestou zaměstnance nepostupuje zaměstnavatel podle § 24 odst. 2 písm. k) zákona o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, ale podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona. Ten stanoví, že daňovým výdajem zaměstnavatele jsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem, tj. zákoníkem práce. Pokud zaměstnanec použije na pracovní cestu automobil, který mu neposkytne zaměstnavatel, musí mu zaměstnavatel uhradit sazbu základní náhrady v minimální výši na kilometr a náhradu za spotřebované pohonné hmoty. Daňovým výdajem zaměstnavatele podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona o daních z příjmů, v platném znění jsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem, tj. zákoníkem práce. Zaměstnavatel v podnikatelské sféře si může do daňových výdajů uplatnit výdaje spojené s pracovní cestou zaměstnance v té výši, v jaké je zaměstnanci vyplatí. Zákon o daních z příjmů ani zákoník práce ho nelimitují. V této souvislosti však musí zaměstnavatel pamatovat, že podle § 6 odst. 7 písm. a) zákona o daních z příjmů, v platném znění, se za příjmy ze závislé činnosti od ledna 2007 nepovažují a předmětem daně nejsou náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem, tj. zákoníkem práce, pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou organizací, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách. Jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní právní předpis, jsou zdanitelným příjmem zaměstnance. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, výši cestovních náhrad pro zaměstnavatele z podnikatelské sféry (§ 156 a násl. zákoníku práce) nelimituje horní hranicí. Zákoník práce stanoví pouze minimální limity pro zaměstnance těchto zaměstnavatelů a poskytování dalších a vyšších plnění nelimituje. Na straně zaměstnanců

61

nebudou předmětem daně pouze náhrady cestovních výdajů stanovené pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou organizací. Poskytne-li zaměstnavatel náhrady cestovních výdajů vyšší, bude se na straně zaměstnance jednat o zdanitelný příjem podle § 6 odst. 1 zákona. V § 6 odst. 7 zákon stanoví, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 zákoníku práce. Rovněž hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách; jiné a vyšší náhrady, než stanoví zákon o daních z příjmů, jsou zdanitelným příjmem podle § 6 odstavce 1. V odstavci 8 téhož paragrafu zákon umožňuje zaměstnavateli hradit určité výdaje paušální částkou např. osobní ochranné pracovní prostředky nebo opotřebení vlastního nářadí, které zaměstnanec použil pro výkon práce. Možnost hradit paušální částkou cestovní náhrady nebo některou její část zákonodárce neuvedl. Tzn., v zákonu o daních z příjmů není k tomuto postupu právní opora a to je možná příčina, proč zaměstnavatelé paušalizaci cestovních náhrad využívají jen ve výjimečných případech.

62

4. Souhrnné praktické příklady 4. 1. Pracovní cesta v tuzemsku Zaměstnavatel, který je organizační složkou státu a pro své zaměstnance stanovil pružnou pracovní dobu, jeho zaměstnanci vykonávají na příkaz pravidelné pracovní cesty, které uskutečňují 3 – 5 krát do měsíce v regionu svého kraje hromadnou dopravou, a někdy také služebním vozidlem. Ve vnitřním předpisu stanovil částku stravného pro jednotlivé časové rozmezí (65 – 100 – 155 Kč). Zaměstnavatel nařídil svému zaměstnanci služební cestu z místa jeho bydliště do Brna, hromadnou dopravou. Pro účely pracovní cesty zaměstnavatel stanovil pracovní dobu pevným režimem od 8:00 do 16:30 hodin. Zaměstnanec při vyúčtování pracovní cesty předložil doklady o výdaji za jízdné 220 Kč. Stravné 65 Kč vyplývá z času, který strávil zaměstnanec na služební cestě: od 6:30 – 17:00 hod., pracovní výkon byl od 8:00 do 15:00 hodin. Zaměstnavatel uhradí zaměstnanci v hotovosti celkem 285 Kč. Tento příjem není pro zaměstnance zdanitelným příjmem a pro zaměstnavatele je daňovým výdajem/nákladem. Pracovní cesta započala opuštěním bytu. Čas strávený na cestě v hromadním prostředku je překážka na straně zaměstnavatele, při které se mzda či plat nekrátí. Do odpracované doby se započítává i doba odpočinku. V případě, že by měl zaměstnanec zaměstnavatelem určený výkon práce (tj. takovou práci, kterou má v pracovní smlouvě určenou) až do 18:30 hodin, tzn., že mu určil dvě hodiny přesčasové práce či pohotovosti, byl by výkon této činnosti po stanovené pracovní době prací přesčas. Zaměstnanci by tak náležel příplatek za práci přesčas nebo by se mohli dohodnout na čerpání náhradního volna. V případě, že by měl zaměstnanec určen jako dopravní prostředek služební vozidlo, které by sám řídil tzv. referentsky a řízení referentského vozidla nemá uvedeno v pracovní smlouvě: Pracovní cesta je zaměstnavatelem určena na dobu od 3:30 – do 20:00 hod. Pracovní doba zaměstnance v tomto případě je stanovena od 7:00 do 15:30 hod., pracovní výkon byl stanoven od 8:00 do 16:30.

63

V tomto případě náhrady za jízdné výdaje zaměstnanci nenáleží a stravné je ve výši v druhém rozmezí tj. 100 Kč. Rozbor doby trvání pracovní cesty: -

od 3:30 do 4:00 cesta z místa nástupu na pracovní cestu do garáže

-

od 4:00 do 7:00 jízda ve vozidle mimo pracovní dobu

-

od 7:00 do 7:30 jízda ve vozidle v pracovní době = překážka v práci na straně zaměstnavatele

-

od 7:30 do 8:00 cesta z parkoviště k pracovnímu jednání v pracovní době = překážka v práci na straně zaměstnavatele

-

od 8:00 do 15:30 výkon práce

-

od 15:30 do 16:30 výkon práce mimo pracovní dobu = 1 hodina přesčasu

-

od 16:30 do 17:00 cesta z jednání na parkoviště po pracovní době

-

od 17:00 do 19:30 jízda ve vozidle mimo pracovní dobu

-

od 19:30 do 20:00 cesta z garáže do místa ukončení pracovní cesty

Cestovní náhrady tj. stravné ve výši 100 Kč pro zaměstnance nebude předmětem daně z příjmů. Podle § 210 zákoníku práce v platném znění, doba strávená na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů, která ovšem spadá do pracovní doby, se považuje za překážku v práci na straně zaměstnavatele. Doba strávená řízením vozidla by byla výkonem práce za předpokladu, že by měl zaměstnanec v pracovní smlouvě výslovně uvedeno řízení referentského vozidla. Doba strávená ve služebním vozidle mimo pracovní dobu, při které zaměstnanec výkon práce neprovádí, není výkonem práce a mzda/plat za tuto dobu zaměstnanci tudíž nepřísluší. Oba výše uvedené případy bude účetní jednotka účtovat: - nárok zaměstnance na účet 512/333 - úhradu zaměstnanci 333/221, 211 (tedy na jeho bankovní účet nebo vyplaceno v hotovosti z pokladny).

4. 2. Pracovní cesta do zahraničí Mohlo by se zdát, že vyslání zaměstnance na zahraniční pracovní cestu je již rutinní záležitostí. Ale jaké povinnosti má zaměstnavatel a co vše je potřeba si se zaměstnancem

64

před pracovní cestou dohodnout, je stále ještě pro někoho otázkou. Proto se to pokusím teď shrnout: Při stanovení podmínek zahraniční pracovní cesty postupuje zaměstnavatel jako v případě tuzemské pracovní cesty. Před nástupem zaměstnance na zahraniční pracovní cestu (tak jako u tuzemské pracovní cesty) musí určit: 

dobu a místo nástupu a ukončení pracovní cesty,



místo, kde má být práce vykonána,



dobu trvání pracovní cesty,



způsob dopravy a



způsob ubytování.

Může ovšem také určit (pokud to již není dohodnuto anebo stanoveno ve vnitřním předpisu) procento krácení stravného při bezplatném poskytnutí stravy zaměstnanci na pracovní cestě v zahraničí. Pokud zaměstnavatel některým ze způsobů krácení stravného uvedených v § 170 odst. 5 zákoníku práce nestanoví, přísluší zaměstnanci i při bezplatně poskytnutém jídle stravné nekrácené. Zaměstnavatel také může před zahraniční pracovní cestou rozhodnout o úpravě základních sazeb stravného v cizí měně (§ 170 odst. 2, § 179 odst. 2 zákoníku práce), o poskytnutí kapesného (§ 180 zákoníku práce), příp. o dalších podmínkách pracovní cesty. Stejně jako u tuzemské pracovní cesty je zaměstnavatel povinen zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se nedohodne, že záloha poskytnuta nebude. Zálohu může poskytnout zapůjčením platební karty, cestovním šekem anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Zakázáno není ani poskytnutí zálohy převodem na účet zaměstnance. [24] Uvedu příklad, kde zaměstnavatel – školská právnická osoba nařídila dne 14. 12. 2009 svému zaměstnanci služební cestu. Bude na pracovní cestě dělat pedagogický doprovod 44 žákům školy, kteří v rámci výuky (německé konverzace, dějepisu a zeměpisu) provedou exkurzi do Vídně. Termín zahájení služební cesty byl určen 16. 12. 2009 v 8 hodin. Předpokládaná délka služební cesty byla stanovena na 12 hodin. Jako dopravní prostředek byl určen autobus. Nebyla vyplacena záloha, nebyla poskytnuta platební karta.

65

Průběh cesty: Cesta do Vídně – 16. 12. 2009. V 8:00 hod. vyjel zaměstnanec spolu se žáky autobusem z Hodonína, hranice s Rakouskem byly překročeny v 8:35 hod., autobus pokračoval do Vídně, kam dojel v 10:30 hod., Exkurze trvala od 10:35 do 16:55. Cesta zpět – autobus vyjel z Vídně v 17:00 hod., hranice do Česka překročil v 18:30 hod., do Hodonína přijel ve 20:00 hod. Vyúčtování: Zaměstnanec provedl vyúčtování dne 18. 12. 2009 tím, že vyplnil formulář Cestovní příkaz pro zahraniční pracovní cesty a Přílohu k cestovnímu příkazu, kde podal zprávu svému nadřízenému pracovníku o průběhu vykonané pracovní cesty. Zaměstnanec zjistil a vyúčtoval výši cestovních náhrad v příslušné měně, což je 22,5 EUR pro Rakousko. Vycházel ze základní sazby 45 EUR. Nejdůležitější činností prováděnou v rámci vyúčtování cestovních náhrad je zjištění výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, tzn. zjištění výše doplatku resp. přeplatku (pokud byla poskytnuta záloha). Nyní ovšem tento problém nenastal, protože záloha nebyla poskytnuta a proto byl použit kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční cestu. Tzn., při věcném přezkoušení bylo zjištěno, že vyúčtovaná výše 22,5 EUR souhlasí, služební cesta netrvala déle jak 12 hodin, tudíž byla základní sazba krácena na polovinu. Kurz ČNB v den odjezdu (při neposkytnutí zálohy) tj. 16. 12. 2009 byl 26,345 EUR. Zaměstnanci byl proveden propočet na českou měnu. Částka (26,345 * 22,5) = 592,7625 Kč, byla podle § 183 odst. 5 zákoníku práce zaokrouhlena nahoru na 593 Kč a zaměstnanci vyplacena v hotovosti dne 22. 12. 2009. V uvedeném případě nemusí mít zaměstnavatel zřízenu valutovou pokladnu, ani mu nevznikají kurzové rozdíly. Jiné výdaje zaměstnanci nevznikly, jelikož autobus, který byl určen jako dopravní prostředek, zaměstnavatel uhradil sám. Ve finanční účtárně pak byla tato operace zaúčtována: 1) Vyúčtování pracovní cesty – na vrub účtu 512 – Cestovní s příslušnou analytickou evidencí pro zahraniční pracovní cesty a ve prospěch účtu 333 – Zaměstnanci. 2) Doplatek cestovních náhrad – na vrub účtu 333 – Ostatní závazky vůči zaměstnancům a na souvztažný účet 211 – Pokladna. A protože poskytnutá náhrada nepřekročila povolenou výši, není u zaměstnance vyplacena částka předmětem daně z příjmů a u zaměstnavatele je řádným výdajem (nákladem).

66

V případě, že by zaměstnanec nestihl tuto pracovní cestu vyúčtovat ještě v kalendářním roce 2009 např. z důvodu nemoci, účetní jednotka (zaměstnavatel) vytvoří ještě v roce 2009 dohadnou položku na cestovní výdaje v předpokládané výši a zaúčtuje na účty 512/389 (dohadné účty pasivní) a současně zaúčtuje kurzový rozdíl z titulu přepočtu pohledávky kurzem platným k 31. 12. V následujícím roce, což je další účetní období pak dohadnou položku zaúčtuje podle skutečně vyúčtovaných náhrad na účty 389/335 (ostatní závazky k zaměstnancům) a je-li skutečnost vyšší než vytvořená dohadná položka, pak zaúčtuje rozdíl na účty 512/389, dále vypořádání doplatku (příp. přeplatku) a také kurzový rozdíl. Pro názornost uvedu ještě dva příklady zahraniční pracovní cesty, kdy byla zaměstnanci poskytnuta záloha a) v tuzemské měně, b) v cizí měně: a) Zaměstnanec vyslal zaměstnance na zahraniční služební cestu na Slovensko, která bude uskutečněna od 28. – 30. 4. 2009. Na tuto cestu mu byla poskytnuta záloha dne 22. 4. 2009 ve výši 1600 Kč (vyplacena v hotovosti pokladnou). V den vyplacení zálohy byl kurz ČNB 27,075 EUR. Cestovní výdaje (jízdné, stravné, nocležné, nutné vedlejší výdaje) si zaměstnanec hradil sám. Výši stravného ovšem zaměstnanec neprokazuje žádným dokladem, ale dobou trvání pracovní cesty, kterou v tomto případě řádně vyplnil do formuláře k vyúčtování služební cesty. Po skončení pracovní cesty vyúčtoval zaměstnanec cestovní náhrady takto:

28. 4.- 30. 4.

jízdné (Hodonín – Břeclav - Zvolen)

496,00

Kč

jízdné (Zvolen – Břeclav – Hodonín) vč. MHD

17,60

EUR

stravné vč. kapesného

32,25

EUR

vedlejší výdaje

54,00

Kč

550,00

Kč

49,85

EUR

Celkem

česká měna

Celkem

cizí měna

Celkem

v měně zálohy 550 + (49,85 *27,075)

1899,69

Kč

Záloha

1600,00

Kč

300,00

Kč

Doplatek

67

Zaměstnanci byl doplatek vyplacen pokladnou. Zaúčtování: Poskytnutá záloha

335/261 (Kč)

Vyúčtování prac. cesty

512A/333

Zápočet poskytnuté zálohy a nároku zaměstnance

333/335

Doplatek zaměstnanci

333/261 (211) Kč

Z pohledu daní: - pro zaměstnance není výše uvedená náhrada cestovních výdajů předmětem daně z příjmů - pro zaměstnavatele je uznatelným výdajem (nákladem).

b) Případ zahraniční služební cesty, kdy byla zaměstnanci poskytnuta záloha v cizí měně: Zaměstnanec byl vyslán na zahraniční pracovní cestu do Polska dne 1. 3. 2010. Dne 4. 3. mu byla poskytnuta záloha ve výši 100 EUR. V den vyplacení zálohy byly v kurzovním lístku ČNB uvedeny kurzy 26,23 Kč/EUR a 6,47 Kč/PLN. Zaměstnanec po návratu dne 7. 3. 2010 vyúčtoval a doložil doklady za zahraniční část následně: Doklad o směně EUR na PLN ze směnárny v Polsku – kurz 3,91 PLN/EUR 1 .3. – 4. 3.

Jízdné

84

PLN

ubytování

45

PLN

120

EUR

35

PLN

161,94

EUR

-100

EUR

61,94

EUR

1624,68

Kč

stravné vč. kapesného vedlejší výdaje Celkem

přepočet na EUR (164/3,91) + 120

Celkem

Záloha

Celkem

Doplatek Doplatek v Kč – přepočet (61,94*26,23)

Zaměstnanec po vyúčtování zahraniční služební cesty obdrží po zaokrouhlení doplatek ve výši 1625 Kč.

68

Poskytnutá záloha

335/211

100,00 EUR

2623,00 Kč

Vyúčtování prac. cesty

512/333

161,94 EUR

4247,68 Kč

Zápočet poskytnuté zálohy (pevný kurz) a nároku zaměstnance 333/ 335

100 EUR

2623,00 Kč

Převod závazků

333A/333B

35,15 EUR

1624,68 Kč

Doplatek

333B/211

1625,00 Kč

Kurzový rozdíl

563/333B

0,32 Kč

Z pohledu daní - pro zaměstnance není výše uvedená náhrada cestovních výdajů předmětem daně z příjmů - pro zaměstnavatele je uznatelným výdajem (nákladem).

K vyúčtování cestovních výdajů účetní jednotka může využít svých vlastních tiskopisů, ovšem musí splňovat všechny náležitosti jak z pohledu zákona o účetnictví, zákoníku práce a taktéž daňových právních předpisů.

4. 3. Co naše úprava neřeší, včetně návrhů a doporučení V předchozím textu jsem se pokusila vyjádřit a popsat problematiku náhrad cestovného a dalších souvisejících nároků zaměstnanců. Jsou však i další skupiny „nezaměstnanců“, jejichž nároky na náhradu cestovních výdajů se posuzují podle právních předpisů platných v této oblasti pro zaměstnance. Jsou to například znalci a tlumočníci, notáři, advokáti, insolvenční správci, privátní lékaři, osoby samostatně výdělečně činné, ale také zastupitelé obecních městských či krajských zastupitelstev. Přitom však s nároky zaměstnanců mohou být tyto náhrady totožné pouze z části. Přesto, že se tato má práce týká především cestovních náhrad zaměstnanců, považuji za zajímavé se zmínit o dvou skupinách osob nárokujících si cestovní náhrady. První skupinou, jako objektem mého zájmu jsou advokáti. Advokátem je ten, kdo je zapsán v seznamu advokátů vedeném Českou advokátní komorou (§ 4 zákona č. 85/1985 Sb., o advokacii, v platném znění). Advokát poskytuje právní služby a v souvislosti s jejich poskytováním mu vznikají i různé hotové výdaje. Tyto výdaje jsou věcně vymezeny v § 13 vyhlášky č. 177/1996 Sb., advokátní tarif, v platném znění (dále jen AT). I když v prvním odstavci § 13 AT jsou uvedeny náhrady hotových výdajů pouze příkladem, jsou 69

zde přímo uvedeny i cestovní výdaje, ovšem jako nepřesné synonymum pojmu cestovní náhrady. Právě tento rozdíl použitých pojmů zapříčinil i několik rozhodnutí soudů, kterými tyto nepřiznaly advokátovi vyúčtované cestovní výdaje, vypočtené podle předpisů o cestovních náhradách (Rozhodnutí Krajského soudu v Českých Budějovicích sp. zn. 4 To 974/98). Přesto, že se jedná o případy spíše ojedinělé, je na tomto příkladu zřejmé, jak důležité je použití terminologicky přesných výrazů při legislativním zpracování právních předpisů. Pokud jde o výši náhrad hotových výdajů, odkazuje § 13 AT ve čtvrtém odstavci na předpisy o cestovních náhradách, pokud není o výši náhrady cestovních výdajů dohodnuto mezi klientem a advokátem jinak. Na této „advokátní“ úpravě náhrad hotových výdajů, je zajímavé, že citovaný předpis umožňuje advokátovi a klientovi dohodnout se na přiměřené paušální náhradě v částce jako náhradě veškerých nebo jen některých hotových výdajů, které jsou při poskytování právní služby předpokládány. Tyto „paušály“ mohou být velmi praktické, neboť odpadá někdy až přebytečná položková evidence a následné vyúčtování nákladů typu parkovacích poplatků, poštovních poplatků, místní hovorné a jízdné. Je však pravdou, že z důvodu nepřiznávání náhrad podle sjednaných paušálů soudy v plné výši, není sjednávána náhrada hotových nákladů v celkovém paušálu. V podstatě je využívána právní úprava paušálu pouze v části upravené v § 13 odst. 3 AT, kde jsou vyjmenovány výdaje, které jsou do paušálu zahrnuty. Jde o vnitrostátní poštovné, místní hovorné a přepravné. V současné době činí tato částka 300 Kč na jeden úkon právní služby a ve většině případů je tato výše k pokrytí uvedených výdajů dostatečně vysoká. Jistým problémem při stanovení tohoto paušálu mohou být telefonické hovory a korespondence mezi advokátem a jeho klientem v mezinárodním styku. Tyto náklady jsou zpravidla mnohonásobně vyšší, než lze pokrýt ve vyhlášce uvedeným paušálem. Přesto jsem však přesvědčena, že stanovení paušálů na účelně vynaložené výdaje je žádoucí a nejen pro skupinu upravenou tímto předpisem vede ke snížení nároků na evidenci náhrad. Druhou mnou vybranou skupinou „nezaměstnanců“, které vznikají nároky na náhradu cestovních výdajů, jsou zastupitelé, kteří při výkonu své funkce cestují, tedy vznikají jim také nároky na náhradu výdajů. Zatím, co u zaměstnanců vzniká nárok na cestovné poté, co je jim schválena zaměstnavatelem pracovní cesta a po splnění dalších administrativně-účetních náležitostí,

70

u zastupitelů je tento nárok dán přímo ze zákona a jako předpoklad k náhradě nákladů je dána pouze skutečnost vykonání služební cesty. [35][36] Zastupitel tedy poté co při výkonu své funkce vykoná služební cestu má nárok na náhradu mu vzniklých výdajů v rozsahu jako zaměstnanec. Z důvodů jisté opatrnosti však kraje a obce při přijímání Zásad, podle kterých vyplácejí cestovní náhrady, upravují v tomto předpise podmínky, které nejsou ve vztahu k zastupitelům opodstatněné. Jednou z nich a dá se říci, že nejčastější, je podmínka havarijního pojištění osobního motorového vozidla, se kterým zastupitel služební cestu vykonal. Tento požadavek podle mého názoru však v zásadě nemá smysl, protože na rozdíl od zaměstnance, kterému je vykonání služební cesty vlastním osobním vozidlem povolováno zaměstnavatelem předem, u zastupitele se jedná o náhradu cestovních výdajů poté, co tuto služební cestu vykonal a to zásadně bez předchozího povolení použití vlastního motorového vozidla. Mám také za to, že pokud by takováto úprava byla záměrem zákonodárcem, jistě by našel právní předpis i formulaci, jak by tuto povinnost do příslušné právní normy vyjádřil. Avšak úprava povinnosti uzavření havarijního pojištění motorového vozidla, které tyto osoby „nezaměstnanci“ používají ke služebním cestám pouze podzákonnou normou (zpravidla vnitřním organizačním předpisem) je podle mého názoru zcela nedostatečná a je také v rozporu s nezávislostí výkonu mandátu zastupitele. Jak jsem popsala již shora, jsou cestovní náhrady, od povolení služební cesty, vyplácení záloh, vyúčtování nároků a jejich schvalování až po jejich výplatu spojeny s velmi rozsáhlou agendou, schvalováním účetních operací, prostě administrativně náročným procesem. Domnívám se však, že jsou v této oblasti předpoklady pro zjednodušení celého procesu. Při pohledu na účetní výkazy té které organizace, zejména výsledovku a rozvahu získáme údaje mimo jiné i o objemu cestovních nákladů a jejich poměru k celkovým nákladům a celkovému výsledku hospodaření. V účetnictví pak zjistíme náklady na cestovné nejen na střediska, ale i na jednotlivé zaměstnance. Můžeme proto porovnat cestovní výdaje podle skupin zaměstnanců resp. podle výkonu jejich práce. Takovéto porovnání lze provést i za několik let a můžeme tak v časové řadě srovnat tyto náklady na cestovné. A právě takovýmto srovnáním bychom byli schopni přijít k závěru, že výkon určitých funkcí co do nákladů na cestovné je obdobný nezávisle na časové období, a proto u těchto funkcí by byla vhodná paušalizace těchto nákladů. I když shrnutí z účetních výkazů a výpočet až na jednotlivé funkce, tedy stanovení paušálu, není záležitost nijak složitá, musí být kvalifikovaná a musí být doložitelná jak pro zaměstnavatele, tak i pro

71

kontrolní orgán. Problém nastává, když přijde na kontrolu finanční orgán, který nechce výdaje na cestovné stanovené paušálem uznat jako náklady na dosažení zisku s odkazem na zákon o daních z příjmů, kde tento druh nákladů není konkrétně uveden. I když s tímto názorem nesouhlasím, mohl by být tento rozpor nebo nedostatek odstraněn legislativní úpravou uvedeného zákona, který je ostatně novelizován ročně i několikrát. Tato úprava by bezesporu přispěla k právní jistotě a také k rozšíření použití paušálu cestovních náhrad a samozřejmě i k odstranění zbytečné administrativa v této oblasti.

72

Závěr Cílem této diplomové práce je rozbor problematiky cestovních náhrad, věcné a formální náležitosti dokladů včetně účetních. Touto problematikou jsem se zabývala v teoretické části. Pokusila jsem se za pomoci právních norem a odborné literatury vymezit jednotlivé druhy náhrad a na praktických příkladech je aplikovat. Dále jsem se zabývala problematikou nezbytnosti schvalovacích úkonů, které tento proces provázejí. Již v části povolování a schvalování služební cesty dochází k řadě úkonů, které zbytečně zaměstnávají nadřízené vedoucí pracovníky a stejně tak při účetním zpracování a výplatě náhrad cestovních výdajů dochází k operacím, které administrativně zaměstnávají další zaměstnance. Jde o velmi širokou problematiku, se kterou se každodenně setkávám při své práci a to nejen jako kontrolní orgán, ale sama i jako zaměstnanec účtující náhradu cestovních výdajů. Jsem si vědoma, že některé zkušenosti a zobecnění nejsou popsány detailně a do hloubky, což je dáno i omezeními podle předpisu na ochranu osobních údajů a také vyplývají z povinnosti zachovávání služební mlčenlivosti. Vyjádření v této podobě však podle mého názoru není v zásadním rozporu s cílem této práce. Kromě těchto výstupů pak moje práce přináší několik zajímavých zjištění, jako je rozdíl podstaty služební cesty zaměstnance a zastupitele zastupitelského sboru. Dalším výsledkem práce je návrh legislativní úpravy některých právních předpisů, směřující ke zpřesnění právních norem či odstranění nepřesného výkladu těchto norem. Jsem přesvědčena, že výsledky mé práce mohu být aplikovány v praxi a tak lze i považovat mé shrnutí za úspěšné. I když aplikace zjištění a nálezů je z části závislá na dalším legislativním procesu, který již neovlivním, zpracování a využití této práce mne naplňuje pocitem zvláštního pracovního uspokojení. Svědčí o tom také dopis ing. Pavla Kováčika, [viz. Příloha č. 1], kterým mi odpověděl na mou nabídku spolupráce při využití zjištění mé diplomové práce. Jsem ráda, že tak dojde k využití této diplomové práce a chci touto formou poděkovat ing. Pavlu Kováčikovi, předsedovi poslaneckého klubu KSČM v Poslanecké sněmovně PČR. Byť je ve svém důsledku moje snaha o administrativní zjednodušení činností týkajících se služebních cest a cestovních příkazů jen malou kapkou v moři byrokratických úkonů, může se stát i první kapkou v moři příštích slibovaných změn.

Literatura [1]

Cestovní náhrady ÚZ 773. Periodický tisk. Sagit, a.s. Ostrava. 2010. 187s. ISBN 978-80-7208-790-7.

[2]

Jakubka, Jaroslav. Zákoník práce 2010 v praxi-komplexní průvodce s řešením problémů. 1. vydání. Grada. 2009. 240s. ISBN 978-80-247-2113-2

[3]

Pracovněprávní předpisy ÚZ 757. Periodický tisk. Sagit, a.s. Ostrava. 16. 11. 2009. 224s. ISBN 978-80-7208-773-0.

[4]

Rozpočet a financování ÚZ 772. Periodický tisk Sagit, a.s. Ostrava. 20. 1. 2010. 316s. ISBN 978-80-7208-792-1.

[5]

Sedláček, Jaroslav. Cestovní náhrady 2009. Grada. 3. vydání. 2009. 136s. ISBN 97880-247-2917-6.

[6]

Školství ÚZ 745. Periodický tisk. Sagit, a.s. Ostrava. 9. 11. 2009. 480s. ISBN 97880-7208-771-6.

[7]

Účetnictví 2010 ÚZ 761. Periodický tisk Sagit, a.s. Ostrava. 7. 12. 2009. 224s. ISBN 978-80-7208-777-8.

[8]

Zákoník práce ÚZ 765. Periodický tisk. Sagit, a.s. Ostrava. 2010. 128s. ISBN 97880-7208-780-8

Právní normy [9]

Pokyn Ministerstva financí ČR č. D-300, č.j. 15/107 705/2006, k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení zákona č. 586/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, ve znění sdělení Ministerstva financí ČR, č.j. 115/99 178/2007-151.

[10] Směrnice Českého svazu výrobních družstev č. 29/1985 o zvláštních paušálních náhradách cestovného pro kominíky. Autorizovaný systém právních informací. 2009. [11] Ústavní zákon č. 330/1938 Sb. z. a n., o zmocnení ku zmenám ústavnej listiny a ústavných

zákonov

republiky Česko-Slovenskej

a

o

mimoriadnej

moci

nariaďovacej. Sbírka zákonů 1938, částka 110, str. 1205. [12] Vládní nařízení č. 102/1940 Sb., jímž se zatímně upravují některé otázky náhrad služebních výloh protektorátních zaměstnanců a učitelů národních škol, jakož i některé otázky s nimi souvisící. Sbírka zákonů 1939, částka 34, str. 251 (1940).

[13] Vládní nařízení č. 157/1941 Sb., Vlády Protektorátu Čechy a Morava o některých dalších ustanoveních v oboru náhrad služebních výloh. Sbírka zákonů 5. 5. 1941, číslo 49, str. 913 (1941). [14] Vládní nařízení č. 379/1940 Sb., Vlády Protektorátu Čechy a Morava o prozatímní úpravě některých otázek náhrad služebních výloh protektorátních zaměstnanců a učitelů národních škol, jmenovitě při úředních cestách. Sbírka zákonů 1940, číslo 120, str. 1101 (1940). [15] Vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví. 2009. [16] Vyhláška Federálního ministerstva práce a sociálních věcí č. 33/1984 Sb. O cestovních náhradách. Sbírka zákonů 1984, částka 6, str. 143 (1984). [17] Vyhláška ministerstva financí č. 18/1960 Sb., o náhradách výdajů při zahraničních pracovních cestách. Autorizovaný systém právních informací. 2009. [18] Zákon č 234/1949 Sb., o náhradách cestovních, stěhovacích a jiných výdajů. Sbírka zákonů 1949, částka 74 (1949). [19] Zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách. Autorizovaný systém právních informací. 2009. [20] Zákon č. 15/1914 ř. z., o služebním poměru státních úředníků a státních sluhů (služební pragmatika). Uveřejněno 25. 1. 1914. Říšský zákoník č. 15/1914. [21] Zákon č. 274/1919 Sb., jimž se upravují služební příjmy a výslužné učitelstvu na veřejných školách obecných a občanských (měšťanských). Sbírka zákonů 1919, částka 59, str. 377. [22] Zákon č. 275/1919 Sb., o platech zatímních a suplujících profesorů státních středních škol. Sbírka zákonů 1919, částka 59, str. 384. [23] Zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, Autorizovaný systém právních předpisů. 2009.

Internetové stránky [24] Dashöfer Holding, Ltd. a Verlag Dashöfer, nakladatelství, s.r.o., © 1997 – 2010. Dostupné

z WWW


osoby-onnudp/?wa=www08ihl>

[25] Janoušek, Karel. Cestovní náhrady, mzdové a platové předpisy. c(2009-2010). Provozovatel

serveru

Nakladatelství

Sagit,

a.s.

Dostupné

z WWW

[26] Klášterecký, Jan. Zákoník práce. Práva a povinnosti. Dostupné z WWW [27] Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR. Příručka pro personální a platovou agendu. Oficiální

portál

MPSV

[online]

11.

1.

2010.

Dostupné

z

WWW

[28] Ministerstvo vnitra ČR. Oficiální portál [online] 2009 [cit. 2009-10-30]. Dostupné z WWW [29] Nadace rozvoje občanské společnosti. SOS – sociálně orientované služby. Dostupné z WWW [30] Podnikatel.cz. Informační centrum pro váš business a podnikání. ISSN 1802-8012. c(2010)


vyse-zakladnich-sazeb-zahranicniho-stravneho-pro-rok-2008/> [31] Verlag Dashöfer. Noviny pro daně a účetnictví. c(2010) ISSN 1213-6158 [32] Verlag Dashöfer. Noviny pro mzdové účetní a personalisty. c(2009) ISSN 12136387. Dostupné z WWW [33] Vláda České republiky. Mnichov a druhá světová válka 1938 – 1945, 31. 5. 2006. oficiální portál Vlády ČR [online] c 2009. [cit. 2009-10-27]. Dostupné z WWW [34] Vládní návrh zákoníku práce – EU. Sněmovní tisk 1153/0, část č. 1/8. Oficiální portál Poslanecké

sněmovny

ČR

[online]

c2009-2010.

Dostupné

z WWW

[35] Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení). Oficiální portál Arnet online, a.s. 25. 1. 2010. Dostupné z WWW [36] Zákon č. 129/2000 Sb., o Krajích (krajské zřízení) Oficiální portál Arnet online, a.s. 25. 1. 2010. Dostupné z WWW

[37] Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole). Ministerstvo financí ČR. Legislativa. Zákony. Dostupné z WWW http://www.mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/xsl/zakony_1542.html [38] Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Ministerstvo financí ČR. Dostupné z WWW www.mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/xsl/dc2_legis_a_metod_17864.html

CD – ROM [39] Macháček, Ivan. CD E – Poradce. Měsíčník č. 4/2010. Poradce s. r. o., Hlavní třída 28/2020, 737 01 Český Těšín.

Seznam příloh Příloha č. 1 ……………………………………………………. Dopis ing. Pavla Kováčika Příloha č. 2 …………………………………………………………… Protokol o kontrole

Seznam tabulek Tabulka 1 ............................................................................................................................. 31 Tabulka 2 ............................................................................................................................. 32 Tabulka 3 ............................................................................................................................. 40 Tabulka 4 ............................................................................................................................. 44

Příloha č. 1

Příloha č. 2 Integrovaná střední škola, Hodonín, Lipová alej 21, 695 03 Hodonín

PROTOKOL o provedené kontrole z kontroly

Kontrola zahraničních služebních cest

kterou provedla: Ing. Marta Nováková dne: 8. ledna 2010

v době: od__________do__________hod.

mzdová účetní – Vladislava Nová – kontrolorka cestovních příkazů (označení kontrolovaného subjektu a jména zúčastněných osob) Při kontrole bylo vycházeno z těchto dokladů a materiálů: Pokladní doklady – Cestovní příkazy do zahraničí  400904  402317 Při kontrole bylo zjištěno: Zahraniční služební cesty se v Integrované střední škole, Hodonín, Lipová alej 21 uskutečňují v souladu s danými ustanoveními Zákoníku práce. V roce 2009 byla realizována zahraniční pracovní cesta paní Mgr. Dagmar Bílá, která se zúčastnila jako pedagogický doprovod soutěžícího žáka dne 28. 4. 2009 na finále mezinárodní soutěže „Studentské projekty“ ve Zvolenu. Další zahraniční služební cestou v roce 2009 byla kulturní exkurze do Vídně dne 16. 12. 2009, které se zúčastnila pedagogická pracovnice PaedDr. Jana Černá. Shrnutí: Pokladní doklad č. 400904 – cestovní příkaz byl zlikvidován a vyplacen v souladu se zákoníkem práce a výši stravného pro cesty na Slovensko v roce 2009 (30 EUR). Dne 28. 4. 2009 byla sazba krácena o 35% z poloviční sazby, tj. o 5,25 EUR, dne 29. 4. o 75% (25% za každé poskytnuté jídlo) a 30. 4. o 50% (2 x 25 %).

Pokladní doklad č. 402317 - byla správně vyplacena poloviční sazba stravného za dobu cesty v zahraničí, tj.za dobu trvání 6 – 12 hodin (22,5 EUR, při platné sazbě stravného 45 EUR pro rok 2009 a Rakousko). Nápravná opatření: V poznámce by bylo dobré uvádět zahraniční stravné v cizí měně platné pro danou zemi v daném roce. Vyjádření kontrolovaného subjektu: V Hodoníně dne 8. ledna 2010 Ing. Marta Nováková, ekonom

Protokol zpracoval a sepsal: ____________________________

___________________________

Jméno, příjmení a funkce

podpis kontrolních pracovníků

S protokolem byl seznámen a poučen o právu podat námitky ve lhůtě do 5 dnů, ode dne převzetí protokolu : Vladislava Nová, kontrolor cestovních příkazů ________________________

______________________

____________________

podpis

datum seznámení

jméno, příjmení a funkce

kontrolovaného subjektu Protokol byl vyhotoven v: 2

výtiscích.

Výtisk:

č. 1

pro

EÚ (ekonomický útvar)

Výtisk

č. 1

pro

kontrolor cestovních příkazů

Předal: ______________________________

dne __________________________

(kontrolní pracovník)

Převzal: ______________________________ (podpis kontrolovaného subjektu)

dne _________________________