SLIDES of the lecture by Mr. Hans D'Hondt Chairman of the Executive Committee of the Federal Public Service Finance. On Monday 12 March 2012

“Challenges and perspectives of the Department of Finance” (Défis et perspectives pour le département des Finances Uitdagingen en perspectieven voor het departement Financiën)

SLIDES of the lecture by Mr.

Hans D'Hondt Chairman of the Executive Committee of the Federal Public Service Finance

On Monday 12 March 2012

in the Auditorium of the National Bank of Belgium

Federale Overheidsdienst FINANCIEN Service public fédéral FINANCES

1

Federale Overheidsdienst FINANCIEN

Fiscaliteit

Personeel en Organisatie

Inning en Invordering

Begroting en Beheerscontrole

Fraudebestrijding (BBI) d b ijdi ( )

ICT C

Douane en Accijnzen

Strategische Coördinatie en Communicatie

Patrimoniumdocumentatie

Logistiek

Thesaurie

Beleidsexpertise en Ondersteuning 2


Fiscalité

Personnel et Organisation

Perception et Recouvrement

Budget et Contrôle de Gestion

Lutte contre la Fraude (ISI) l d ( S )

ICT C

Douane et Accises

Coordination Stratégique et Communication

Documentation patrimoniale

Logistique

Trésorerie

Expertise et Support stratégique 3


• Rechtvaardige en juiste inning van de

belastingen • Financiering van de Staat en beheer van de schuld, financiële regelgeving excl. toezichthouders • Rechtszekerheid verzekeren bij de juridische omloop van goederen • Toezicht op in‐, uit‐, en doorvoer van goederen en bescherming reguliere handel • Bestrijding fraude • Beleidsondersteuning l d d 4


• Perception juste et correcte des impôts • Financement de l’Etat et gestion de la

dette, réglementation financière excl. régulateurs • Assurer la sécurité juridique (immobilier) • Contrôle des importations, exportations et ttransit. Protection a s t. otect o du du commerce régulier co e ce égu e • Lutte contre la fraude • Support aux décisions politiques 5


• Organisatie: verantwoordelijk, d l k

performant en professioneel • Attitude: integer, loyaal, flexibel, billijk • Gebruiker: respectvol, open, transparant • Regelgeving: gelijkheid, respect voor R l i lijkh id p privacy y

6


• Organisation: responsable, performant bl f et

professionnel • Attitude: intégrité, loyauté, flexibilité, équité • Utilisateur: respect, ouverture, Utilisateur: respect ouverture transparance • Régulation: égalité, respect pour la protection t ti de la vie d l i privée i é 7


• 27.000 FTE FTE • * 22.400 statutair • * 4.800 contractueel • > 400 vestigingen • Kredieten +/‐ 2.000 mio • Personeel +/‐ 1.400 mio • Werkingskosten 294 mio • ICT+/‐ 120 mio • Beleidskredieten: +/‐ 166 mio 8


• 27.000 ETP ETP • * 22.400 statutaires • * 4.800 contractuels • > 400 unités d d’établissement établissement • Crédits +/‐ 2.000 mio • Personnel +/‐ 1.400 mio • Fonctionnement 294 mio • ICT+/‐ 120 mio • Autres crédits: +/‐ 166 mio 9


• Fiscaliteit: 10.000 l • Inning en Invordering: 3.100 Inning en Invordering: 3 100 • Fraudebestrijding: 530 j g 53 • Patrimoniumdocumentatie: 4.300 • Douane en Accijnzen: 3.600 • Thesaurie: 520

10


• Fiscalité: 10.000 l • Perception et recouvrement: 3.100 et recouvrement: 3 100 • Lutte contre la fraude: 530 53 • Documentation patrimoniale: 4.300 • Douane et Accises: 3.600 • Trésorerie: 520

11


Personeel en Organisatie: 890 P l O i i 8 Logistiek: 740 ICT: 470 Begroting en beheerscontrole: 144 Strategische Coördinatie en Communicatie: 35 • BEO en Voorzitter: 310 • Hulppersoneel: 2.200 Hulppersoneel: 2 200 • • • • •

12


Personnell et Organisation: 890 P O i i 8 Logistique: 740 g q 74 ICT: 470 Budget et contrôle de gestion 144 Budget et contrôle de gestion: 144 Coordination stratégique et Communication: 35 • Expertise et Support Stratégique et Président: 310 • Personnel auxiliaire: 2.200 auxiliaire: 2 200 • • • • •

13


• Omvang van de organisatie • Hiërarchische structuur Hië hi h t t • Reglementair kader • Onzekerheid • Motivering na tien jaar g j

herstructureren • Traditie versus vernieuwing d 14


• Taille de l’organisation • Structure St t hié hiérarchique hi • Cadre réglementaire • Insécurité • Motivation après 10 ans de

restructuration • Tradition d versus innovation 15


• Leadership • Change Ch management • Verenging • •

fiscaliteit <‐> departement p IT‐driven

• Stop and go • Vertrouwen ‐ V t onzekerheid k h id 16


• Leadership • Change Ch management • Réduction • •

fiscalité<‐> département p IT‐driven

• Stop and go • Confiance C fi ‐ insécurité i é ité 17


• • • • • • •

Eenheid van visie Kruispunt van strategische informatie Technische competenties Innoverende IT‐omgeving I t Internationaal en Europees kader ti l E k d Capaciteit en geografische spreiding Maatschappelijk draagvlak voor wezenlijke opdrachten lijk d h 18


• • • • • • •

Unité de vision Lieu d d’informations informations stratégiques Compétences techniques Environnement TIC innovante C d international et européen Cadre i t ti l t é Capacité en répartition géographique Appui de la société pour les missions essentielles i ll 19


Effectiviteit Human resources management Gebruikersgerichtheid Beperkt vermogen creativiteit, innovatie en proactiviteit • Rigiditeit g • Demografie • Kennisbeheer te organiseren K i b h i • • • •

20


Effectivité Gestion des ressources humaines Attention pour l’utilisateur Capacités limitées en matière de créativité innovation et proactivité créativité, innovation • Rigidité g • Démographie • Gestion G i de la connaissance d l i à à organiser i • • • •

21


• Invoering nieuwe structuur I i i t t •

Twee stappen: eerst personeel bij juiste pp p jj algemene administratie / stafdienst, daarna intern juist toewijzen

• Feitelijke <‐> juridische structuur • Problemen overgang “coperfin” • • •

“IMBY” premies, vergoedingen IT‐driven 22


• Instauration I t ti nouvelle structure ll t t •

Deux phases: d’abord p affecter le p personnel au service, ensuite affectation à l’intérieur de celui ci celui‐ci

• Structure juridique<‐> de fait • Problèmes transition “coperfin” • • •

“IMBY” primes, indemnités IT‐driven 23


•Herstructurering • Professionalisering

24


•Restructuration • Professionnalisation

25


• Juridische Onderbouw J idi h O d b • • • • •

Opheffing blokkering voorlopige cel p g g pg Organiek reglement Loopbaan personeel Toelagen / vergoedingen Regels voor overgang

• Randvoorwaarden: • •

Standplaatsen mutaties i 26


• Base juridique B j idi • • • • •

Suppression pp blocage g cellule p provisoire Règlement organique Carrière du personnel Primes/ indemnités Règles de transition

• Autres conditions: • •

Résidence administrative M Mutations i 27


• Fase 1: iedereen bij de juiste pijler d b d l • Fase 2: Van een Fase 2: Van een “specifieke” naar een specifieke naar een

“generieke” functie • Fase 3: aanduiding van iedereen op een plaats in de nieuwe organisatie • Voorafgaand: uittekenen nieuwe

structuur voor elke pijler lk l 28


• Phase h 1: chacun h auprès du bon pilier d b l • Phase 2: d 2: d’une une fonction spécifique vers

une fonction générique • Phase 3: affectation de chacun(e) dans la nouvelle organisation • Au préalable: fixation d’une nouvelle

structure pour chaque h pilier l 29


g g • Overgang naar de nieuwe structuur Juridisch • Feitelijke status quo • Belangrijke eerste stap l k • Overeenstemming juridische en O ereenstemming juridische en feitelijke organisatie j g • Belangrijke impact op interne toepassingen (rollen) •

30


• Transition vers la nouvelle structure

Juridique • Status quo de fait • Premier pas important • Correspondance situations juridiques et de fait • Impact important sur les applications internes (rôles) •

31


• Omzetting van specifieke naar O i ifi k

algemene functies • Functiecartografie g • •

1.750 functies 250 specifiek financiën

• Specificiteit carrière & technische p

opleidingen (brevetten) 32


• Conversion spécifiques C i des fonctions d f i é ifi

vers des fonctions génériques • Cartographie g p de fonctions • •

1.750 fonctions 250 finances

• Spécificité p carrière & formations

techniques (brevets) 33


• Definitieve aanwijzing in de

nieuwe structuur • Op basis van aangepaste O b i t functiebeschrijvingen (Coperfin) • Methodiek: verglijding g j g of kandidaatstelling? • Beheersmatige uitdaging 34


• Désignation définitive dans la

nouvelle structure • Sur la base de descriptions S l b d d i ti d de fonction adaptées (Coperfin) • Méthode: glissement g ou postulation? • Défi de gestion 35


• Omvang van de operatie • Continuïteit van de activiteiten C ti ït it d ti it it • Administratieve omgeving • Sociaal overleg

36


• Taille de l’opération • Continuité C ti ité des activités d ti ité • Cadre administratif • Concertation sociale

37


• • • • • • • •

ICT Projectopvolging B h Beheerscontrole l Interne controle Audit Ontwikkelcirkels Leadership Communicatie 38


• • • • • • • •

ICT Suivi des projets C Contrôle ôl de gestion d i Contrôle interne Audit Cercles de développement Leadership Communication 39


• Zeer veel kritieke toepassingen • Grote complexiteit • Onderling afhankelijke • • • •

applicaties Functionele analyse Opstartproblemen T ti Testing Progressieve verbetering

40


applications • Beaucoup d d’applications • • • • • •

critiques C Complexité l i é importante i Applications liées Analyse fonctionnelle Problèmes de démarrage T ti Testing Amélioration progressive 41


• Systematische monitoring • Gebruik centrale tool • Business reviews per kwartaal, per kwartaal

geïntegreerd met opvolging g g p g g beheers‐ en interne controle • Afhankelijkheden 42


• Monitoring systématique • Utilisation outil central • Business reviews par trimestre

avec une intégration g du contrôle de gestion • dépendances 43


• Meetbaarheid • Vergelijkbaarheid : plaats / tijd g j p j • Opvolging KPI’s tot op niveau

gewestelijke directies lijk di i • Sturen teams op concrete meetbare doelstellingen • Door te trekken naar persoonlijke doelstellingen (ontwikkelcirkels) 44


• Mesurabilité • Comparabilité: temps p p / lieu • Suivi des KPI jusqu’au niveau des

directions di i régionales é i l • Pilotage des équipes sur la base de données mesurables concrètes • Lien avec les objectifs personnels (cercles de développement) 45


• Identificatie risico’s op essentiële Identificatie risico s op essentiële • • • • •

processen K d f d Kader: federaal auditcomité l dit ité Wezenlijke voorwaarde voor afbouw j van de a‐prioricontroles Kwantificering risico en maatregelen Audit: verdere uitrol na interne controle l Carrièreperspectieven auditors 46


• Identifier les risques sur les processus • • • • •

essentiels C d Cadre: comité d’audit ité d’ dit fédéral fédé l Condition p préalable p pour abandonner les contrôles a priori Quantifier les risques et mesures Audit: extension après contrôle interne Perspectives p de carrière pour p les auditeurs 47


• Sluit aan op beheerscontrole p • Sturen op concrete meetbare

• • • •

doelstellingen i.p.v. “administratieve” d l t lli i “ d i i t ti ” aangelegenheden g g Leerproces Omvang van het departement 3 “golven” 3 golven Belang van formulering duidelijke doelstellingen 48


• Lien avec le contrôle de gestion g • Gérer sur base d’objectifs concrets • • • •

mesurables bl Processus d d’apprentissage apprentissage Taille du département 3 “vagues” Importance de formuler d f l des objectifs d bj if clairs 49


• Middle management • Algemeen probleem overheid g p • “traditie” van technische vorming • Bevordering op basis van expertise • Weinig vorming inzake people

management • 3 golven 50


• Middle management • Problème g général dans le secteur • • • •

public “tradition” de formation technique P Promotions ti b é sur l’expertise basées l’ ti Peu de formation en matière de people p p management g 3 vagues

51


Strategische onderbouw Intern en extern Transparantie en duidelijkheid Beperking kanalen bv. aantal websites van het departement • Eenvormigheid e vo g ed • Ambtelijke woordvoerder(s) • • • •

52


Basée sur la stratégie Interne et externe Transparente et claire p Limitation des canaux: p.ex. sites web du département bd d • Uniformité U if ité • Porte parole administratif • • • •

53


• Scharniermoment • Laatste kans • Human Resources is uitdaging

nummer 1 • Minimaliseren impact van de transitie op de productie p p • Aflijning tijdsbestek • CULTUURVERANDERING 54


• Moment clé • Dernière chance • Ressources humaines constituent le

défi numéro é 1 • Minimaliser ll’impact impact de la transition sur la production p • Limité dans le temps • CHANGEMENT DE CULTURE 55


• De juiste acties? • Goed uitgevoerd? • Kostenefficiëntie? K ffi ië i ?

56


• Les bonnes actions? • Bien exécutées? • Efficacité Effi i é ‐ coûts? û ?

57


• = basisopties : wat zijn de doelstellingen

en wat is de prioritisering • Allocatie van middelen • Evaluatie is minder eenduidig g • Ontwikkelen beleidsondersteuning: bv inzake vereenvoudigen en transparanter k d maken (wetgeving, procedures,…) 58


• = options de base: quels sont les

objectifs bj tif et les priorités? t l i ité ? • Allocation des moyens • Evaluation est moins simple • Développer l’appui à la décision politique: p ex En matière de politique: p.ex. En matière simplification ou de transparence (législation procédures) (législation, procédures) 59


• Transparantie • Duidelijkheid en vereenvoudiging D id lijkh id di i • Rechtvaardig • Optimaal aanwenden beschikbare p

middelen • Loyaal en enthousiast 60


• • • •

Transparence Cl té et simplification Clarté t i lifi ti Juste Utilisation optimale des moyens p y disponibles

• Loyauté et enthousiasme 61


• Gigantisch transitietraject maar

haalbaar • Uitdaging professionalisering maar al goed op weg l d • Human resources is sleutelelement

62


• Transition énorme mais faisable • Défi p professionnalisation mais

sur la bonne voie • Ressources humaines constituent l’élément constituent l élément‐clé clé

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Federale Overheidsdienst FINANCIEN Service public fédéral FINANCES

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