SLIDE PANDUAN MEMBELI KENDARAAN BERMOTOR MENGGUNAKAN APLIKASI EPURCHASING KENDARAAN BERMOTOR
Dalam aplikasi e-purchasing Kendaraan Bermotor, ada 3 user yang terlibat yaitu - Panitia - Penyedia - PPK
PANITIA
Agar dapat melakukan pembelian Kendaraan Bermotor melalui aplikasi e-purchasing Kendaraan Bermotor, satker /pokja harus mempunyai username dan password untuk login ke dalam LPSE Satker login sebagai non-penyedia ke dalam LPSE masing-masing
Masuk ke dalam lpse dimana satker terdaftar, dan Mengklik Login-Non Penyedia
Halaman Login, user memasukkan username dan password
username *******
Panitia berhasil login, saat di halaman Home memilih ‘Aplikasi e-procurement lainnya’
Mengklik Halaman Aplikasi Home e-procurement aplikasi LPSE lainnya.
Panitia akan masuk ke dalam portal inaproc. Disini panitia memilih aplikasi ePurchasing Kendaraan Bermotor >> Masuk Versi Production
Pilih aplikasi e-purchasing Kendaraan Bermotor
Setelah Login, Panitia akan masuk ke dalam halaman awal aplikasi e-purchasing Kendaraan bermotor
Klik kelola paket untuk membuat paket baru / mengecek paket yang ada
Halaman kelola paket adalah halaman yang akan menampilkan semua paket yang pernah dibuat oleh panitia Halaman ini terdiri dari 3 bagian Tombol Perintah
Filtering
List paket
Fungsi Tombol Perintah
Tombol perintah adalah bagian dari halaman yang memuat tombol-tombol untuk melakukan perintah dalam aplikasi. Ada beberapa tombol diantaranya : - Buat paket untuk membuat paket baru - Validasi cetak pesanan melihat kapan terakhir surat pesanan dicetak - Refresh untuk me-refresh halaman (update halaman)
Fungsi Filtering
Fungsi filtering adalah bagian untuk mencari paket tertentu Pencarian paket bisa melalui nama paket, status paket, posisi paket, status negosiasi, dan urutan tanggal
List Paket
Bagian list paket adalah bagian dari halaman yang menampilkan paket yang telah ada. Ada beberapa fungsi yang dapat dilakukan pada paket yang telah ada yaitu edit, detail paket, dan download surat pemesanan
Untuk membuat paket baru, klik “Buat paket”
Yang Harus Diisi Pada Form Pembuatan Paket Detail Satker
Detail PPK dan anggota ULP
Kendaraan Bermotor yang Dibeli SIMPAN
Panitia Mengisi Form: Informasi detail KLDI dan detail PPK yang terkait dengan paket tersebut.
Klik tombol “Cari PPK” untuk menambah informasi PPK
Setelah mengklik ‘cari ppk’, akan muncul daftar list seluruh PPK yang pernah login ke Aplikasi Epurchasing Kendaraan Bermotor. Dalam daftar list tersebut mempunyai fitur filtering untuk mencari nama PPK yang mau ditunjuk. Jika PPK yang akan ditunjuk tetap belum ada di daftar list, kemungkinan PPK tersebut belum pernah login ke aplikasi Kendaraan Bermotor. Maka PPK tersebut diharapkan login terlebih dahulu ke aplikasi E-purchasing Kendaraan Bermotor.
Fungsi Selanjutnya Filtering Tampilan untuk mengklik Mencari Daftar/List di nama PPK“Cari PPK yangyang PPK” hendak ditunjuk. ditunjuk.
Setelah mengklik ‘tambah anggota’, akan muncul daftar list seluruh nama panitia yang pernah login ke Aplikasi E-purchasing Kendaraan Bermotor. Dalam daftar list tersebut mempunyai fitur filtering untuk mencari nama panitia yang masuk dalam satker. Jika nama panitia yang menjadi anggota satker tetap belum ada di daftar list, kemungkinan panitia tersebut belum pernah login ke aplikasi Kendaraan Bermotor. Maka panitia tersebut diharapkan login terlebih dahulu ke aplikasi E-purchasing Kendaraan Bermotor.
Fungsi Filtering untuk Mencari Nama Panitia Selanjutnya Mengklik Tampilan Nama Daftar/List Panitia yang “Tambah Akan Anggota” Dijadikan Anggota Satker yang Hendak Dimasukkan Menjadi Satker
Untuk memasukkan produk Kendaraan Bermotor yang akan dibeli, dengan cara memilih nama penyedia Kendaraan Bermotor terlebih dahulu.
Pilih penyedia kendaraan bermotor terlebih dahulu
Klik tombol “Tambah Kendaraan Bermotor” untuk menambah produk
Pilih lokasi terlebih dahulu, isikan provinsi baru kemudian kabupaten/kotanya. Bila sudah, klik “Filter Data” untuk melihat produknya
Pilih produknya, kemudian klik “OK” di kanan bawah
Total Harga keseluruhan akan otomatis ditampilkan
Isi Kuantitas jumlah produk yang dipesan
Bila seluruh informasi telah diisi, panitia menyimpan paket dengan meng-klik tombol “Simpan” di bagian atas Klik “Simpan” untuk menyimpan paket
Setelah paket tersimpan, maka proses selanjutnya adalah tahapan negosiasi Panitia diberi kesempatan untuk melakukan negosiasi terhadap harga yang dicantumkan oleh penyedia (dari halaman detail paket) Masukkan harga negosiasi ke dalam kolom harga satuan dan klik simpan negosiasi Pada tahapan ini sebenarnya detail harga negosiasi sudah terlihat di sisi penyedia, namun untuk memberi notifikasi ke penyedia, maka klik kirim ke penyedia
Status Negosiasinya, bila panitia telah setuju, klik tombol setuju. Paket hanya dapat dilanjutkan bila panitia dan penyedia dua-duanya telah setuju pada harga
Tombol untuk mengirimkan paket ke penyedia
Kolom harga untuk memasukkan harga negosiasi
Tombol simpan negosiasi
Di sisi penyedia, akan muncul harga negosiasi yang diberikan oleh panitia, disini penyedia dapat menolak harga dengan memasukkan harga yang diinginkan pada kolom harga dan klik simpan negosiasi Tetapi bila penyedia sudah setuju, maka penyedia mengklik tombol setuju negosiasi agar paket dapat dilanjutkan ke proses berikutnya
Tombol simpan negosiasi
Tombol setuju negosiasi
Kolom harga untuk memasukkan harga negosiasi
Bila antara penyedia dan panitia belum terjadi kesepakatan harga, maka proses negosiasi masih dapat terus dilangsungkan, dan jangan lupa untuk setiap kali memasukkan perubahan harga harap klik “simpan negosiasi”
Saat kesepakatan harga sudah tercapai, proses selanjutnya adalah konfirmasi ke penyedia Disini sebelumnya penyedia harus memasukkan data distributor. Data distributor ini adalah distributor yang ditunjuk oleh penyedia untuk berkontrak pengadaan nantinya dengan PPK
Tombol tambah distributor di penyedia
Isian data distributor yang harus diisi
Panitia mengecek data distributor yang dimasukkan oleh penyedia Setelah mengisi data distributor, penyedia baru dapat menyetujui paket yang dibuat oleh panitia
Tombol setuju paket
Bila tahapan ini sudah selesai, paket selanjutnya akan dikirim ke PPK oleh panitia
Tombol untuk meneruskan paket ke PPK
PPK menreview paket yang disubmit oleh panitia. Disini PPK dapat menyetujui / menolak paket yang telah dibuat Bila PPK telah setuju, maka paket dapat diproses. Diharapkan PPK mendownload template kontrak, dan meng-edit kontrak tersebut agar sesuai dengan syaratsyarat yang diinginkan (misal: lama pengiriman, dsb) Kontrak tersebut kemudian ditandatangani oleh kedua belah pihak (PPK dan penyedia)
PPK melakukan approval atas paket yang sudah diproses panitia dan disetujui penyedia
Tombol download kontrak, ppk mempersiapkan kontrak untuk ditandatangani ppk dan penyedia
Sampai disini sebenarnya kontrak pengadaan telah selesai dan proses pengadaan dan pembayaran dapat dilakukan Bila seluruh proses pengadaan telah selesai, tugas PPK selanjutnya adalah meng-input data-data terkait kontrak Yang harus diisi kemudian adalah riwayat pembayaran dan informasi kontrak
Mengisi Informasi Kontrak, upload kontrak fisik dalam bentuk pdf Mengisi data pembayaran, no.tagihan dan tanggal pembayaran
