BRANCH MANAGER DEVELOPMENT PROGRAM SESI 16 : Spare Part Management
Slide 0 dari 51
Bab 1. Pengantar Management Spare Parts
Product Spare Parts Non Genuine Parts Slide 1 dari 51
MANAGEMENT SPAREPARTS :
Slide 2 dari 51
BISNIS
BACK UP
• Sumber Pendapatan
•Menunjang Unit • Menunjang Service • Meningkatkan Brand Image
Product Spare part SGP
SGO
SPARE PARTS
MERCHANDISE
Slide 3 dari 51
SGA
Product Spare Parts NON GENUINE PARTS G – BOX
•Palsu •Menggunakan Kemasan SGP
IMITASI
•Memakai Merk Sendiri •Materi dan Spesifikasi Sendiri •Menggunakan Kemasan Sendiri
REBUILT
•Rekondisi dari SGP bekas
PARALEL IMPORT
•Asli •Importir bukan PT SIM
Slide 4 dari 51
Product Spare Parts KERUGIAN MEMAKAI PARTS NON GENUINE a. b. c. d. e. f. g.
Slide 5 dari 51
Mudah rusak Merusak mesin Mengakibatkan kerusakan pada Parts Lain Umur pakai lebih pendek Menurunkan performa mesin Membahayakan penggunaannya Menurunkan kepercayaan Konsumen
Product Spare Parts SUMBER PENGADAAN SGP IMPORT
•Suzuki Motor Corporation (SMC) •Negara Lain (Afiliasi Suzuki) •Negara Lain (Non afiliasi Suzuki)
LOKAL
•In House (PT SIM) •Local Vendor
Slide 6 dari 51
Bab 2: Ruang Lingkup Spare Parts •Sales & Marketing •Inventory & Procurement
•Warehouse •Administrasi Slide 7 dari 51
4 PILAR SPARE PART MANAGEMENT
SALES & MARKETING
INVENTORY CONTROL
WAREHOUSE
Slide 8 dari 51
ADMINISTRATION
SALES & MARKETING
• • • • •
Meningkatkan penjualan Network development & area coverage Market information, survey & counter measure Customer service/ satisfaction Promotion
Slide 9 dari 51
4 PILAR SPARE PART MANAGEMENT
SALES & MARKETING
INVENTORY CONTROL
WAREHOUSE
Slide 10 dari 51
ADMINISTRATION
INVENTORY CONTROL
• • • • •
Manage item & information Forecasting Ordering Maintenance Service Ratio Maintenance Stock Level/Inventory Turn Over
Slide 11 dari 51
4 PILAR SPARE PART MANAGEMENT
SALES & MARKETING
INVENTORY CONTROL
WAREHOUSE
Slide 12 dari 51
ADMINISTRATION
• • • •
WAREHOUSE
Manage storage system Maintenance On hand stock Receiving Control Manage out-going & delivery process
Slide 13 dari 51
4 PILAR SPARE PART MANAGEMENT
SALES & MARKETING
INVENTORY CONTROL
WAREHOUSE
Slide 14 dari 51
ADMINISTRATION
ADMINISTRATION
• System, Procedure and Control • Manage and Record Transaction • Reporting and Information
Slide 15 dari 51
Bab 3. Detail Activity SALES
• Market of Spare Parts, Analisa SWOT, Menghitung Potensi Pasar,Area Coverage, Meningkatkan Penjualan, Network Development, Informasi Pasar & Countermeasure, Customer Service
INVENTORY
• Pengertian, Kegiatan, Klasifikasi Spare Parts, Jumlah Item Spare Parts, Faktor dalam pemesanan, Order T ype, Order Processing Flow, Inventory Turn Over,
WAREHOUSE
• Mengelola Warehouse, Perhitungan Luas Warehouse, Stock Opname
Administrasi Slide 16 dari 51
• Dealer Communication System, Fasilitas DCS, Laporan
Market of Spare Parts KONSUMEN
DATANG KE BENGKEL
TIPE BENGKEL
SUMBER SPARE PARTS
BERES S
BERES S
UMUM
BERES S PART SHOP BERES S PART SHOP
SPESIALIST
DO IT YOUR SELF
Fleet / ARMADA
Slide 17 dari 51
SENDIRI
POOL
BERES S PART SHOP
BERES S PART SHOP
PARTS DISTRIBUTION
Distribution of Spare Parts SIM
28.5%
71.5%
PD
3S
28.5%
25.6%
45.9% WORK SHOP
CUSTOMER Slide 18 dari 51
PART SHOP
74.4%
Analisa SWOT STRENGTH 1. 2. 3.
Lulus uji kualitas sesuai standar dari SMC Produknya sesuai dengan yang terpasang di unit / kendaraan Jaminan / Garansi dari Suzuki
WEAKNESS 1. 2. 3.
OPPORTUNITY 1. 2. 3. 4.
Captive market Genuine parts Coverage yang masih rendah, sekitar 30% Meningkatkan pelanggan datang ke authorized bengkel BERES S Meningkatkan brand image
Slide 19 dari 51
Harga yang relatif mahal dibanding dengan Non genuine part Distribusi kurang merata Prioritas produksi masih pada supply unit.
THREAT 1. 2. 3.
Non genuine part Paralel import parts Rebuild parts
SALES Menghitung Potensi Pasar Kebutuhan rata-rata satu unit kendaraan dalam setahun untuk konsumsi sparepart adalah :
Mobil : Rp. 1000.000/ thn (Actual 2013 = Rp. 839.714/ thn) Peluang Penjualan (Potensi Pasar)
Kebutuhan rata2 spareparts / unit/ tahun
Unit populasi di wilayah tsb
POPULASI adalah Jumlah unit terjual dalam 8 tahun terakhir
Slide 20 dari 51
SALES Area Coverage
- Wajib memonitor ketersediaan SGP di
wilayahnya masing-masing - Memperluas Jaringan Pemasaran di wilayah
yang menjadi tanggung jawab Dealer
Slide 21 dari 51
SALES Meningkatkan Penjualan Promosi & Publikasi • Meningkatkan awareness konsumen terhadap SGP • Pemasangan material promosi SGP Slide 22 dari 51
Kegiatan penjualan : • Service campaign • Program insentif ke partshop
SALES Network Development • Meningkatkan kualitas jaringan : – Service Ratio bagus/ ketersediaan parts merata – Stock Level di jaringan sehat – Meningkatkan product knowledge SDM jaringan – Memberikan training spare parts management Slide 23 dari 51
SALES Informasi Pasar & counter measure • Mencari informasi pasar tentang SGP dan pesaingnya • Mengusulkan dan melakukan aktivitas counter measure, untuk merebut pangsa pasar
Slide 24 dari 51
SALES Customer Service
• Pelayanan ke konsumen dan jaringan tepat dan cepat – Lead time proses cepat – Pro aktif mengatasi masalah Back Order kepada konsumen/ jaringan
• Pelayanan dengan kesungguhan dan sepenuh hati
Slide 25 dari 51
Pengertian Back Order Item Spare Parts yang tidak bisa dipenuhi atau tidak bisa di supply, dari order konsumen / jaringan dimana konsumen / jaringan tersebut masih bersedia menunggu sampai mendapatkan parts yang dimaksud Slide 26 dari 51
INVENTORY Pengertian 1
2
3 Slide 27 dari 51
• SISTEM PENGENDALIAN DAN PENGATURAN PERSEDIAAN SPARE PARTS BERDASARKAN KOMBINASI ANTARA PERMINTAAN DAN PENJUALAN
• MENYEDIAKAN PARTS SESUAI KEBUTUHAN
• MENJAGA STOCK LEVEL YANG EFISIEN
INVENTORY Kegiatan Mengatur item yang tersedia dan mengetahui informasi untuk setiap item
Mempunyai sistem, perkiraan yang baik untuk order Membuat Order Slide 28 dari 51
Klasifikasi Spare Parts Pengadaan parts ditentukan oleh : - Jumlah permintaan - Frekuensi Permintaan
Berdasarkan kedua hal tersebut, sparepart dikategorikan menjadi : • Fast Moving Parts • Slow Moving Parts • Dead Moving Parts Slide 29 dari 51
Konsep Moving Code MOVING
FREKUENSI
CODE 0
=
New Part
Belum berumur 6 bulan dihitung sejak tanggal create
1
=
Very Fast
6x
2
=
Fast
5x
3
=
Medium
3-4x
4
=
Slow
1-2x
5 = Dead 0x Dihitung berdasarkan frekuensi penjualan dalam 6 bulan terakhir
Komposisi Stock yang ideal adalah jika Jumlah Stock item Moving Code 4 & 5 tidak melebihi 20% dari total stock yang ada. Slide 30 dari 51
INVENTORY Klasifikasi Spare Parts Mov. Code
Klasifikasi
1
2
3
4
5
6
0
New Parts
-
-
-
-
-
-
1
Very Fast Moving
X
X
X
X
X
X
2
Fast Moving
X
X
X
X
0
X
3
Medium Moving
X
0
0
X
0
X
4
Slow Moving
X
0
X
0
0
0
5
Dead Moving
0
0
0
0
0
0
Komposisi Stock yang ideal adalah jika Jumlah Stock item Moving Code 4 & 5 tidak melebihi 20% dari total stock yang ada Slide 31 dari 51
INVENTORY Jumlah Item Spare Parts Roda 4
Best Sales Item
48.350 item
400 (80% nilai penjualan)
Roda 2 21.275 item Slide 32 dari 51
Best Sales Item
400 (80% nilai penjualan)
INVENTORY Faktor Dalam Pemesanan Demand Forecast
Lead Time
• Perkiraan penjualan memakai data rata rata 6 bulan.
• Waktu dibutuhkan mulai cek stok, order sampai barang diterima.
Order Cycle • Waktu dari pesanan ke pesanan berikutnya Frekuensi makin sering menurunkan stok level.
Safety Stock • Stok yang dibutuhkan untuk pengamanan, Ditentukan oleh Lead time dan fluktuasi demand
Suggestion Order (SUGGOR) = Maximum Stock - Stock yang ada + Hutang ke pembeli [Demand Forecast x (Lead Time + Order Cycle + Safety Stock)] – (On Hand + On Order - Stock Alokasi) + Back Order Slide 33 dari 51
INVENTORY Contoh SUGGOR Demand per 6 bulan = 270 pcs Demand per hari = 1.5 pcs (270 pcs /6 bulan / 30 hari)
SUGGESTION ORDER
Safety Stock Lead Time Order Cycle
= 15 hari = 2 hari = 7 hari
= (1.5 x (2 + 7 + 15)) – 5+10 = (1.5 x 24) – 5 +10 = 36 + 5
Stock di dealer
= 5 pcs
Back Order
= 10 pcs
Slide 34 dari 51
= 41 pcs
INVENTORY ORDER TYPE REGULAR ORDER • Daily Order : • Dilakukan secara harian dengan disiplin, • Untuk item Fast Moving • Weekly Order : • Dilakukan secara mingguan dengan disiplin • Untuk item Medium dan Slow Moving Slide 35 dari 51
EMERGENCY ORDER • Warranty : Sparepart untuk kendaraan yang masih dalam masa warranty, dan tidak ada stock di dealer • V.O.R. (Vehicle off the Road) : untuk kendaraan yang tidak dapat dipergunakan karena kerusakan dan membutuhkan spare parts yang stocknya tidak ada di Dealer.
ORDER PROCESSING FLOW DEALER
SALES
ORDER IN By DCS
ORDER IN By e-mail
DOWNLOAD
ADMIN
WAREHOUSE
COMPUTER UPLOAD
PICKING TICKET
ALLOCATIO N PROCESS
PICKING
PRINTING PROCESS
CHECKING
PACKING RECEIVE
Slide 36 dari 51
DELIVERY
CARGO READY
EXPEDITION
DELIVERY
SERVICE RATIO : SUPPLY / DEMAND
ITEM
Slide 37 dari 51
QUANTITY
NILAI
CONTOH PERHITUNGAN SERVICE RATIO : A
B
C
D
E
TOTAL
DEMAND QUANTITY HARGA SATUAN TOTAL HARGA
10
200
50
2
20
282
1,000,000
20,000
100,000
2,000,000
50,000
-
10,000,000
4,000,000
5,000,000
4,000,000
1,000,000
24,000,000 -
SUPPLY QUANTITY TOTAL HARGA
5
200
25
-
15
245
5,000,000
4,000,000
2,500,000
-
750,000
12,250,000
SERVICE RATIO :
Slide 38 dari 51
ITEM
: 4/5 = 80.0 %
QUANTITY
: 245/282 = 87.0 %
NILAI
: 12.250.000 / 24.000.000 = 51.0%
INVENTORY TURN OVER
Perbandingan Jumlah Stock akhir terhadap rata-rata penjualan per bulan (dalam 6 bulan terakhir)
ITO digunakan sebagai indikator kesehatan stock Warehouse, dikaitkan dengan nilai investasi (modal) dan Cash flow. Slide 39 dari 51
Standarisasi & perhitungan ITO SALES 2013 JULI
170 Juta
AGUSTUS
180 Juta
SEPTEMBER
175 Juta
OKTOBER
185 Juta
NOVEMBER
190 Juta
DESEMBER
170 Juta
JUMLAH
Slide 40 dari 51
1,070 Juta
STOK AKHIR DECEMBER 2013 = 220 (Juta) RATA-RATA PENJUALAN PERBULAN = 1,070 (Juta) / 6 BULAN = 178.3 Juta
ITO = 220 Juta 178.3 Juta = 1.2 bulan
NOTE : Ideal ITO untuk luar Jawa : 2 Untuk JABODETABEK maximum = 1
Mengelola Warehouse Spareparts Aturan Dasar A. Proses Penerimaan dan Pengiriman ALUR PROSES PENERIMAAN : UNLOADING
UNPACKING
RECEIVING
STOCKING
ALUR PROSES PENGIRIMAN : PICKING
Slide 41 dari 51
CHECKING
PACKING
SHIPPING
B Cara kerja Operator yang Efisien & Aman C
Cara Picking yang Sistematis Slide 42 dari 51
• Fast moving & Bulky ditaruh di depan. • Slow moving dan small item di belakang. • Barang berat dibawah dan barang ringan diatas.
• Mulai ambil barang yang kecil dan ringan dulu akhiri dengan barang berat dan bulky.
Faktor Pengelolaan Warehouse Data yang diperlukan
Poin penting pengelolaan Warehouse
• Volume Order yang dilayani. • Frekuensi pemesanan dan penerimaan barang dari vendor. • Jumlah jenis barang akan disimpan dan cara distribusinya. • Peralatan yang diperlukan, • Jumlah rak diperlukan. • Jumlah Tenaga kerja yang dibutuhkan. • Software ( Data management )
• Menggunakan standard rak PT SIM (Semua jenis suku cadang punya lokasi yang jelas, • Suku cadang tidak ditaruh di lantai ( tanpa identitas jelas ) • Penataan Bin box dalam shelving harus berurut. • Ruangan 20 % untuk pembongkaran. pengemasan,pengiriman. • Dilengkapi Penerangan yang cukup dan Kebersihan terjaga.
Slide 43 dari 51
Perhitungan Luas Warehouse
Luas Warehouse (m2) = Target Penjualan per bulan x Target ITO Nilai Stock/m2
Tabel Nilai stock/m2
Rak tinggi 4 meter
Rak tinggi 2 meter
2W
Rp. 8.000.000
Rp. 5.000.000
Note : ITO = Inventory Turn Over Slide 44 dari 51
STOCK OPNAME Perhitungan barang pada awal dan atau akhir periode yang ditentukan. Fungsinya untuk mengetahui jumlah persediaan akhir dan jumlah selisih dari total nilai stock.
Idealnya dilakukan satu kali dalam satu tahun dan wajib dilakukan.
Slide 45 dari 51
ADMINISTRASI Dealer Communication System Aplikasi yang dirancang untuk mempercepat proses pertukaran informasi baik sesama Dealer maupun antara Dealer dan PT. Suzuki Indomobil Motor
Aplikasi ini bisa diakses melalui jaringan internet melalui alamat web berikut : http://dcs.suzuki.co.id/edcs http://222.124.146.237:7777/edcs http://118.97.68.21/edcs Slide 46 dari 51
ADMINISTRASI Fasilitas dari DCS
Inquiry
Upload Data File : Order
Download Data File : Bulletin & Perubahan Harga
Slide 47 dari 51
•Proses Order •Back Order •Sales Confirmation •Faktur Pajak •Available Stock •Harga •Parts Subtitusi •Model
ADMINISTRASI LAPORAN
Laporan Harian Laporan Bulanan
• Laporan Penjualan • Laporan Stock : Back order, ITO
• Laporan Penjualan • Laporan Stock Total : Service Ratio, Back Order, ITO. • Analisa Stock per Moving Code • Analisa Stock Per ABC Class • Laporan Penjualan Terbaik
LAPORAN BULANAN DILAPORKAN KE PT SIM OLEH BRANCH MANAGER !!! Slide 48 dari 51
Hal hal perlu diperhatikan
Faktor faktor mendorong margin dealer turun : a. Diskon yang berbeda dari ketentuan dari PT SIM
b. E/O ( Emergency order ) margin yang diterima lebih rendah c. LP ( Local Purchase )
d. Beban akibat tingginya nilai Dead Stock
Slide 49 dari 51
Slide 50 dari 51
TERIMA KASIH
Slide 51 dari 51
