SK : Mengelola Buku Besar KD : Mempersiapkan pengelolaan buku besar
1. Pengertian Buku Besar dan Buku Pembantu Untuk mencatat transaksi yang berjenis jenis macamnya diperlukan formulir-formulir atau kartukartu khusus. Transaksi tersebut untuk mencatat penambahan atau pengurangan, tiap jenis aktiva/harta, utang, modal, pendapatan, dan beban. Formulir-formulir tadi dapat dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran kertas yang disebut akun atau rekening, perkiraan. Kumpulan akun yang saling berhubungan dan merupakan satu kesatuan disebut buku besar (ledger). Akun buku besar dapat digolongkan sebagai berikut : a. Akun permanen (real account) adalah akun yang saldonya akan berlanjut dari satu periode ke periode selanjutnya dan pelaporan bebentuk neraca. Jenis akun permanen antara lain : akun aktiva, akun kewajiban dan akun ekuitas. b. Akun Nominal ( temporary account) adalah akun yang saldonya akan berakhir dalam satu periode dan pelaporan berbentuk laporan laba/rugi. Jenis akun nominal antara lain : akun pendapatan dan akun beban. Akun buku besar kadang-kadang tidak mencerminkan data secara rinci, seperti rekening Utang, Piutang dan Persediaan Barang Dagang. Untuk mengetahui Utang, Piutang dan Persediaan Barang Dagang secara rinci, diperlukan rekening-rekening lain yang dikelompokkan dalam suatu buku atau kumpulan kartu-kartu yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger). Dengan demikian ada buku besar pembantu utang, buku besar pembantu piutang dan buku besar pembantu barang dagang.
2. Fungsi Buku Besar dan Buku Pembantu Buku besar memiliki peranan penting dalam siklus akuntansi, terutama dalam proses penggolongan (classifying). Secara garis besar buku besar berfungsi sebagai berikut :
Untuk meringkas data transaksi yang telah dicatat dalam jurnal
Sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan dan mengetahui jumlah atau keadaan rekening yang telah terjadi
Sebagai dasar penggolongan transaksi yang telah dicatat dalam jurnal
Sebagai data dan sumber informasi untuk menyusun laporan keuangan
Fungsi buku besar pembantu yaitu memberikan rincian kepada akun buku besar.
3. Peralatan yang dibutuhkan Buku Besar
Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk mengelola buku besar dan buku pembantu adalah : a. Peralatan yang digunakan untuk mengelola buku besar dan buku pembantu adalah komputer dan kalkulator. b. Perlengkapan yang digunakan untuk mengelola buku besar dan buku pembantu alat tulis seperti pena, penggaris dan alat tulis lainnya.
4. Bentuk –bentuk Buku Besar Bentuk buku akun besar tergantung dari kebutuhan masing-masing perusahaan. Bentuk yang biasa dipergunakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut : a. Bentuk Dua Kolom (skontro) ada 2 macam : 1. Bentuk T sederhana (T account) Merupakan bentuk yang paling sederhana, menyerupai huruf T, mempunyai dua sisi yaitu sisi debet dan sisi kredit
2. Bentuk T disempurnakan (bentuk dua kolom) Bentuk ini merupakan penyempurnaan dari akun bentuk T, sisi debet dan sisi kredit atau dapat disebut juga buku besar dengan bentuk skontro. Bentuknya sebagai berikut : Tgl
Keterangan Ref Debet
Tgl
Keterangan Ref Kredit
Keterangan :
Nama (judul) akun ditulis di tengah atas.
Setiap akun diberi nomor kode menurut sistem penomoran yang digunakan. Sisi kiri disebut sisi debet dan sisi kanan disebut sisi kredit.
Kolom tanggal diisi dengan tanggal terjadinya transaksi atau tanggal pemindahbukuan (posting) Kolom referens (Ref) diisi dengan nama dan nomor halaman buku dari mana data yang bersangkutan dipindahkan. Berguna untuk memudahkan penelusuran data jika terjadi kesalahan pencatatan.
Kolom DEBET diisi dengan jumlah yang harus didebetkan sesuai dengan bukti transaksi. Jika pemindahbukuan dilakukan secara periodik dalarn kolom debet dicatat jumlah kolektif dari beberapa transaksi yang serupa. Demikian pula untuk kolom KREDIT. Dalam penggunaan akun bentuk dua kolom, untuk mengetahui saldo suatu akun sisi debet dan sisi
kredit masing-masing harus dijumlahkan lebih dahulu. Apabila jumlah sisi debet lebih besar daripada jumlah sisi kredit, selisihnya disebut saldo debet. Apabila jumlah sisi kredit lebih besar daripada jumlah sisi debet, selisihnya disebut saldo kredit. b. Akun bentuk Stafel ada dua macam : 1. Bentuk Akun Tiga Kolom Tanggal
Keterangan
Ref Debet
Kredit
D/K Saldo
Cara pengisian akun bentuk tiga kolom pada dasarnya tidak berbeda dengan pengisian akun bentuk dua kolom. Dalam akun bentuk tiga kolom setiap terjadi pencatatan baik di kolom debet maupun di kolom kredit, harus diikuti dengan pencatatan saldo. Dengan demikian saldo tiap akun setiap saat dapat diketahui tanpa harus menghitung lebih dulu jumlah sisi debet dan sisi kredit. 2. Bentuk Akun Empat Kolom Saldo Tanggal Keterangan
Ref Debet
Kredit
Debet
Kredit
Pengisian akun bentuk empat kolom tidak berbeda dengan akun tiga kolom, setiap terjadi pencatatan dalam suatu akun harus diikuti dengan pencatat saldo. Perbedaan terletak pada penampilan saldo. Dalam penggunaan akun bentuk empat kolom saldo suatu akun lebih jelas ditampilkan, artinya akan tampak apakah saldo debet atau saldo kredit. Walaupun dalam akuntansi sebenarnya saldo normal setiap akun sudah dapat dipastikan. Misalnya akun-akun aktiva dalam keadaan normal tidak mungkin bersaldo kredit. 5. Bentuk – Bentuk Buku Pembantu Bentuk buku besar pembantu sama dengan bentuk buku besar, dapat berbentuk skontro atau staffel. Pencatatan ke dalam buku besar pembantu dapat secara langsung dari transaksi, tetapi dapat didasarkan dari jurnal khusus.
Di sini hanya akan dibahas buku besar pembantu utang dan buku besar pembantu piutang.
a. Buku Besar Pembantu Piutang (accounts receivable subsidiary ledger) Buku ini berfungsi untuk mencatat perincian piutang perusahaan kepada masing-masing langganannya (debitur). Toko ABC No. 102.1 Tanggal 2000 Jan Jan Jan Toko Madura
Keterangan
Debet
5 Penjualan 15 Pelunasan 29 Penjualan
Kredit
Saldo
Rp 2.000.000,00
Rp 2.000.000,00 Rp 2.500.000,00
Kredit
Saldo
Rp 2.000.000,00 Rp 2.500.000,00
No. 102.2
Tanggal Keterangan Debet 2000 Jan 20 Penjualan Rp 4.000.000,00 Jan 28 Pelunasan
Rp 4.000.000,00 Rp 4.000.000,00 -
b. Buku Besar Pembantu Utang (accounts payable subsidiary ledger) Buku ini berfungsi untuk mencatat perincian utang perusahaan kepada masing- masing kreditur. PT Surya
No. 201.1 Tgl 2000 Jan Jan Jan
Toko Karimun Tgl 2000 Jan
Keterangan 2 Pembelian 12 Pelunasan 27 Pembelian
Debet
Kredit
Saldo
Rp 3.000.000,00
Rp 3.000.000,00 Rp 3.000.000,00 Rp 4.500.000,00 Rp 4.500.000,00
No. 201.2 Keterangan 9 Peralatan 19 Pelunasan
KD :Membukukan jurnal ke buku besar
Debet
Kredit
Saldo
Rp 1.000.000,00
Rp 1.000.000,00 Rp 1.000.000,00 -
1. Pengertian Posting Pemindahan angka angka dari jurnal ke buku besar ( memindahkan jumlah angka dalam kolom debet atau jurnal kea kun ( buku besar) disebut posting. Dalam melakukan posting buku besar, diutamakan asas berpasangan yang seimbang. Posting dari jurnal khusus dilakukan sebulan sekali yaitu setiap akhir bulan. Yang di posting adalah angka jumlah dari tiap- tiap akun dan diberi tanggal akhir bulan yang bersangkutan, kecuali untuk akun- akun dalam kolom serba – serbi diposting setiap terjadi transaksi. Posting dari jurnal umum dilakukan setiap tanggal transaksi. 2. Tata Cara Posting ke Buku Besar Pencatatan ke dalam Buku Besar (Posting) : 1. Pencatatan saldo awal dari data neraca awal (jika perusahaan sudah berdiri sebelum periode bersangkutan). Rekening yang ada di sisi debet neraca dicatat sebagai saldo debet dan rekening yang di sisi kredit neraca dicatat sebagai saldo kredit. Pencatatan tanggal terjadinya transaksi yang diambilkan dari tanggal transaksi pada jurnal, ke kolom tanggal rekening buku besar yang bersangkutan 2. Pencatatan keterangan yang diambilkan dari keterangan/uraian dari jurnal ke kolom keterangan pada rekening buku besar yang bersangkutan 3. Pencatatan jumlah debet dalam jurnal ke kolom debet rekening yang bersangkutan, dan mencatat jumlah kredit dalam jurnal ke kolom kredit rekening yang bersangkutan. 4. Pencatatan nomor halaman jurnal ke kolom referensi (Ref) rekening buku besar yang bersangkutan 5. Jika rekening dalam jurnal sudah dibukukan ke dalam rekening buku besar, di kolom referensi jurnal dicatat nomor kode rekening yang bersangkutan 6. Jika digunakan rekening yang berbentuk tiga kolom atau empat kolom, carilah saldonya dengan cara membandingkan antara jumlah saldo dengan pencatatan transaksi tersebut. Pencatatan debet akan menambah saldo debet atau mengurangi saldo kredit, sedangkan pencatatan kredit akan mengurangi saldo debet atau menambah saldo kredit Sebagai contoh pada tanggal 1 Juli 2006 cleaning service Khrisna menerima uang tunai sebesar Rp 30.000.000,00 sebagai setoran investasi Khrisna dalam perusahaannya. Transaksi tersebut dicatat dalam jurnal umum sebagai berikut : Jurnal Umum Tanggal Keterangan
Ref
Debet
Kredit
2006 Juli 1 Kas
Rp 30.000.000,00 Modal Khrisna
-
Rp 30.000.000,00
Setelah pos jurnal dipindahbukukan ke dalam buku besar, dalam jurnal dan buku besar akan tampak sebagai berikut :
3. Pengkodean Kolom Referensi Pengkodean kolom Reff dalam Buku Besar diambilkan dari Buku Jurnal pada saat transaksi dipindahkan ke Buku Besar, atau dengan kata lain bahwa pemberian kode di buku besar dilakukan saat posting dilakukan. Misalnya dalam kolom referensi (Ref) Buku Jurnal ditulis nomor 111 dan 311. Artinya data yang bersangkutan sudah dipindahkan ke dalam buku besar akun nomor 111 dan 311. Dalam buku besar akun yang di debit (Kas) dalam kolom referens ditulis JU-1 artinya data yang bersangkutan diposting dari Jurnal Umum halaman. Demikian pula untuk akun yang di kredit (Modal Khrisna). Selengkapnya bisa dilihat pada bagan yang ada di topik Posting ke Buku Besar.
KD : Menyusun daftar saldo akun dalam buku besar
1. Pengertian Neraca Saldo Untuk mengetahui keseimbangan jumlah debet dan kredit rekening-rekening buku besar, perlu dibuat suatu daftar yang memuat nama-nama rekening buku besar beserta saldo masing-masing. Daftar semacam itu dinamakan neraca saldo. Sumber pencatatan neraca saldo diambil dari saldo-saldo rekening buku besar. Jika perusahaan menggunakan rekening bentuk stafel (tiga atau empat kolom), penyusunan neraca saldo tinggal mencatat saldo terakhir dari masing-masing rekening. Jika perusahaan menggunakan rekening bentuk skontro (T account atau bentuk T yang disempurnakan), lebih dulu harus dihitung saldo dari masing-masing rekening dengan jalan menjumlahkan sisi debet dan kredit, kemudian tinggal dicari selisihnya. Jumlah dari saldo tersebut ditulis dengan pensil, maka proses penghitungan saldo ini disebut dengan pencil footing. Jumlah debet lebih
besar dari jumlah kredit menghasilkan saldo debet dan ditulis di neraca saldo di sisi debet demikian juga sebaliknya. Contoh: Penjahit Sukses Neraca Saldo Per 31 Desember 2006 No Akun 101 102 103 151 201 301 302 401 402 501 503
Nama Akun
Debet
Kas Piutang Usaha Sewa Dibayar Di Muka Peralatan Jahit Utang Usaha Modal Khrisna Prive Khrisna Pendapatan Jahitan Pendapatan Obras Beban Gaji Beban Listrik dan Telepon
Rp 7.000.000,00 Rp 2.500.000,00 Rp 1.500.000,00 Rp 2. 200.000,00
Kredit
Rp 4.500.000,00 Rp 9.000.000,00 Rp 600.000,00 Rp 1.050.000,00 Rp 650.000,00 Rp 1.200.000,00 Rp 200.000,00 Rp 15.200.000,00 Rp 15.200.000,00
2. Pengertian Daftar Saldo Untuk mengetahui apakah saldo buku besar umum (ledger) sama dengan saldo buku besar pembantu (subsidiary ledger), baik untuk utang maupun piutang, maka dari buku besar pembantu utang dan buku besar piutang dibuatlah daftar saldo utang dan daftar saldo piutang. Contoh Daftar Saldo Piutang No 102.1 102.2
Nama Debitur Toko ABC Toko Madura
Debet Kredit Saldo Rp 4.500.000,00 Rp 2.000.000,00 Rp 2.500.000,00 Rp 4.000.000,00 Rp 4.000.000,00 Rp 8.500.000,00 Rp 6.000.000,00 Rp 2.500.000,00
Contoh Daftar Saldo Utang No Nama Debitur 201.1 PT Surya 201.2 Toko Karimun
Debet Kredit Rp 3.000.000,00 Rp 7.500.000,00 Rp 1.000.000,00 Rp 1.000.000,00 Rp 4.000.000,00 Rp 8.500.000,00
Saldo Rp 4.500.000,00 Rp 4.500.000,00
