SISTEM PERANCANGAN DATA INVENTARIS KANTOR IMS PADA PT INDOCEMENT TUNGGAL PRAKARSA Tbk. CITEUREUP BOGOR
NASKAH PUBLIKASI
COVER
Oleh Radika Purwanto 07.11.1524
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
INVENTORY DATA SYSTEM DESIGN OFFICE AT IMS INDOCEMENT TUNGGAL PRAKARSA Tbk. CITEUREUP BOGOR SISTEM PERANCANGAN DATA INVENTARIS KANTOR IMS PADA PT INDOCEMENT TUNGGAL PRAKARSA Tbk. CITEUREUP BOGOR
Radika Purwanto Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Over time the development of technology is growing very rapidly, one development in the digital data storage is by computerization. Storage of data that used to only use the paper has now developed a computerized data storage even though the use of paper can’t be completely abandoned. Because stored data and requires a more extensive therefore computerized data storage is needed for storage and searching of data needed by users in addition to the computerized storage by using more efficient in some ways ranging from cost to storage space does not need a place wide. In addition to this I want to explore creativity in work would also like to introduce my works to the public. Show tangible results in making the work one of them by creating the Office Inventory Data Design System IMS On PT Indocement Tanggul Prakarsa Tbk. Citeureup. IMS inventory data design office was created to simplify the data collection tools in the IMS office. Making System Design Inventory Data Office Application IMS using Java software, SQL Server, Adobe Photoshop. Making Design Data Systems IMS Office Equipment is simple, namely by implementing the knowledge I can on the bench during these lectures, mastery of supporting software that is used and is no less important are the ideas and creativity. Using simple tools and optimize it so that later the Office Inventory Data Design System for IMS can be used with the maximum.
Key words: technological development, digital data storage, computerized
1.
Latar Belakang Dalam era globalisasi saat ini teknologi sistem informasi berkembang semakin
pesat, dengan seiring kebutuhan akan sistem informasi yang akurat dan handal bangsa indonesia tidak mau ketingalan dengan kemajuan zaman yang semakin canggih seperti saat ini. Sejak pertama kali dipublikasikan komputer telah banyak membantu kebutuhan manusia dalam menyelesaikan masalah dalam mengelola data dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat. hal ini menunjukkan bahwa kebutuhan akan teknologi terutama komputer sangatlah besar manfaatnya bagi manusia diberbagai aspek kehidupan salah satunya adalah penginventarisasian alat–alat kantor. Salah satu implementasi sistem komputerisasi adalah dalam hal pengelolaan dan penyimpanan berkas–berkas data yang dibutuhkan oleh penggunanya baik itu dalam perusahaan–perusahaan,
instansi
pemerintah,
dan
lain
sebagainya,
dalam
penyimpananya tidak memerlukan penyimpanan yang besar dan kertas yang banyak. Dalam Penelitian ini penulis akan menuliskan mengenai “Sistem Perancangan Data Inventaris Kantor IMS (Indocement Maintenance System) pada PT INDOCEMENT TUNGGAL PERKASA Tbk. 2.
Dasar Teori
2.1
Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam
pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga processing systems atau information processing system atau information-generating systems. Sistem informasi menurut Robert A. leitch dan K. Roscoe Davis adalah “suatu sistem harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan(Jogiyanto HM. 2005, h.11).”1 2.2
Konsep Basis Data Basis data merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan (relasi) satu 2
sama lain. Relasi biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat recortd-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record
terdiri dari field yang saling
berhubungan yang menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu perhatian yang lengkap
1
2
Ibid, hal.11
M.Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000,(Yogyakarta: ANDI,2006), hal.33
dan direkam dalam satu record. Ada definisi yang umum digunakan dalam basis data, yaitu : 1.
Entitas: Entitas merupakan objek nyata yang mampu dibedakan dengan objek lain.3 Misal orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Pada bidang Administasi karyawan misalnya, karyawan, alat, pemakaian.
2.
Atribut: Atribut merupakan informasi yang berkaitan dengan entitas.4 Misalnya atribut dari entitas pegawai diterangkan oleh, nama, umur, alamat, pekerjaan.
3.
Data Value (Nilai Data): Data value adalah data actual atau informasi yang disimpan pada tiap data, elemen, atau, atribut, atribut nama pegawai menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, nilai datanya misalnya adalah Dadang, Arif, Herman, dan lain-lain yang merupakan isi data nama pegawai tersebut.
4.
File/Table: kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai datanya.
5.
Record/Tuple:
kumpulan
elemen-elemen
yang
saling
berkaitan
menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi. 3.
Perancangan
3.1
Analisis sistem Dalam tahapan analisis sistem ini yang pertama dilakukan adalah mengidentifikasi
masalah yang timbul. Adapun masalah yang timbul dalam sirkulasi inventaris di kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. 3.1.1 Analisis kelemahan sistem Tujuan dari analisis kelemahan sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menetukan permasalahan yang dihadapi, dalam hal ini sistem sirkulasi inventaris kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga untuk mengatahui kelemahan yang ada pada sistem yang baru. Untuk memastikan suatu sistem baru layak atau tidak maka siperlukan analisis Performance, Information, Economic, Control and Service (PIECES).
3 4
Ema Utami, RDBMS Menggunakan Ms SQL Server 2000,(Yogyakarta: Graha Ilmu, 2008), hal.15 Ibid, hal.16
3.1.2 Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem ini digunakan untuk mengerti kebutuhan-kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk merealisasikan sistem yang diusulkan, diantaranya adalah analisis kebutuhan perangkat keras, analisis kebuutuhan perangkat lunak, analisis kebuthan pengguna (brainware). Analisis tersebut dirinci baik saat pembuatan sistem maupun pada saat implementasi manjalankan sistem. 3.1.3 Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan memganalisa masalah yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagaipengembangan dari sistem yang lama layak pakai atau tidak.. Beberapa analisis yang digunakan untuk sistem ini anatara lain: 1. 2. 3. 4. 3.2
Analisis Kelayakan Teknologi Kelayakan Operasional Analisis Kelayakan Hukum Analisis Kelayakan Biaya dan Manfaat
Perancangan sistem Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud untuk memberikan
gambaran umum kepada user tentang sistem baru atas sistem yag diusulkan. Rancangan ini mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. 3.2.1 Perancangan Proses 3.2.1.1
Sistem Flowchart Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada sistem sirkulasi data
inventaris kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. maka diusulkan sistem baru dengan flowchart sebagai berikut:
Gambar 3.1 Flowchart sistem yang diusulkan
3.2.1.2
Data Flow Diagram (DFD) yang Diusulkan Gambar dibawah ini adalah gambar data flow diagram level 0 sistem informasi
inentrais kantor IMS yang menunjukkan atau menggembarkan begaimana sistem berhubungan atau berinteraksi dengan aktifitas dengan aktifitas luar atau pemakai yang berkepentingan atau membutuhkan informasi yang dihasilkan oleh sistem.
Gambar 3.2 Diagram Alur
Gambar 3.3 DFD Level 0
3.2.2 Perancangan Basis Data Rancangan
basis
data
atau
database
secara
rinci
dimaksudkan
untuk
mandefinisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file telah didefinisikan pada tahap rancangan secara umum. Agar diperoleh basis data yang tepat dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam manipulasi data, maka dalam tahap ini perlu dilakukan: 3.1.2.1 Penerapan Normalisasi Normalisasi bertujuan untuk membantu relasi-relasi yang ada menjadi lebih mudah dimengerti serta untuk menunjukkan hubungan atar relasi. Beberapa level normalisasi dapat dijelaskan dan criteria yang mendefinisikan level-level pada normalisasi adalah bentuk normal.
Tahap-tahap normalisasi a. Bentuk tidak Normal Bentuk tabel tidak normal adalah tabel yang terdapat duplikasi data besar, anomaly isert, anomaly delete, dan anomaly update juga terdapat pansial depensi dan transitip depedensi. Tabel 3.1 Bentuk Tidak Normal
b. Bentuk Normalisasi Pertama (INF) Mempunyai cirri-ciri yaitu setiap data dibentuk dalam file datar. Data berbentuk per record dan nilai dari field berupa ‘atomic value’ tidak ada atribut berulang atau bernilai ganda. Cara ini dilakukan dengan mengumpulkan seluruh field basis data, sehingga semua field terlihat lebih jelas. Tabel 3.2 Bentuk Normal Pertama
c. Bentuk Normal Kedua (2NF) Mempunyai syarat, yaitu bentuk data telah berada dalam bentuk normal pertama. Atributbukan kunci utama harus bergantung secara fungsional pada kunci utama atau primary key. Pembentukan normal kedua dengan kunci-kunci field yang dapat dipakai sebagai pedoman dalam pencarian data yang bersifat unik.
Tabel 3.3 Bentuk Normal Kedua (2NF)
Keterangan: * Primary key d. Bentuk Normal ketiga (3NF) Suatu relasi dikenal sebagai normal kettiga, jika berada dalam bentuk normal kedua tidak adanya ketergantungan transitif, yang mana semuaatribut bukan kunci (foregien key) betgantung pada atribut (primary key) secara menyeluruh. Tabel 3.4 Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Keterangan: *Primary Key **Foreigen Key
3.1.2.2
Relasi Antar Tabel
Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel 4
Implementasi
4.1
Implementasi Program Pada pengetesan program, masing-masing program yang talah berjalan dengan
benar dan baik bukan berarti program tersebut juga akan dapat berjalan dengan program lainya dalam sistem dengan baik. Kumpulkan dari semua program yang telah diitregrasikan perlu dites kembali untuk memilih apakah suatu program dapat menerima input dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program lainya. Pengujian paerangkat lunak dilakukan dengan metode: 1. Uji Coba White Box Pengetesan White Bok Testing adalah metode perancangan test case yang menggunakan struktur control dari penegtesan perosedural untuk mendapat test case. Test ini dimaksudkan untuk meramal cara kerja perangkat lunak secara rinci karenanya logic path (jalur logika) perangkat lunak akan ditest dengan menyediakan test case yang akan mangerjakan kumpulan kondisi dan perulangan secara fisik. Dengan menggunakan White Box Testing, software engineer dapat mendesain satu test case yang dapat digunakan untuk: a.
Menguji setiap jalur independent
b.
Menguji keputusan logic(true dan false)
c.
Menguji data struktur internalnya
d.
Menguji loops dan batasanya
2. Uji Coba Black Box Penegtesan Black Box Testing ini dapat dilakukan dengan interface perangkat lunak. Test case bertujuan untuk menunjuk fungsi perngkat lunak tentang cara beroprasi. Apakah pemasukan data telah berjalan dengan sebagaiman yang diharapan dan apakah informasi yang tersimpan dapat dijaga tingkat kemutahiranya, lebih spesifik lagi metode ini bertujuan untuk mencari pada:
4.2
a.
Fungsi yang salah atau hilang
b.
Kesalahan interface
c.
Kesalahan pada struktur data atau akses database
d.
Kesalahan pada performance
e.
Kessalahan inisialisasi dan tujuan akhir
Kegiatan Implementasi Tesing program Seteleh sistem baru diterapkan, dan tahapan akhir yang harus dilakukan adalah
perawatan. Perawatan sangat penting peranannya agar sistem baru yang dikembangkan tetap bisa digunakan untuk masa sekarang sampai masa yang akan datang. Adapun yang dilakukan untuk perawatan sistem adalah: 1.
Melakukan back-up data secara berkala untuk menghindari bahwa hardisk pada komputer tidak dapat menampung data lagi.
2.
Melakukan pemantauan terhadap kinerja sistem yang dilakukan ileh petugas dengan maksud mendeteksi kesalahan-kesalahn yang tidak terdeteksi selam masa pengujian.
4.3
Manual Program Manual program merupakan suatu bagian pemakaian tentang bagaiana cara
menggunakan sistem yang diusulkan oleh penulis. Adapun contoh penggunaan sebagai berikut: 4.3.2 Menu Utama
Gambar 4.5 Tampilan menu utama
Setelah username dan password yang dimasukkan benar maka petugas atau user bisa mengakses sistem. Di menu ini ada beberapa menu yang hanya bisa diakses oleh admin yaitu data petugas dan seting denda Menu yang terdapat pada menu utama sistem inventaris ‘kantor IMS adalah sebagai berikut : 4.3.2.1
Menu Akses Pada menu ini terdapat sub menu login, menu logout, dan menu keluar.
a. Menu Login
Gambar 4.6 Tampilan login Pada form login ini terdapat dua user yaitu admin petugas yang berwenang untuk mengakses program inventaris ini. b. Login Salah
Gambar 4.7 Tampilan login salah Jika username dan password yang dimasukkan salah makan akan secara otomatis mengeluarkan peringatan bahwa kombinasi user dan password salah dan petugas tidak bisa mengakses sistem inventaris kantor IMS ini. 4.3.2.2
Menu Data Pada menu ini terdapat sub menu data karyawan, data alat, data pembuat, data
petugas, data alat, setting denda. Dimana untuk sub menu data petugas dan setting denda hanya bisa diakses oleh admin.
a. Data Karyawan
Gambar 4.8 Tampilan data karyawan Keterangan: Form data karyawan digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data karyawan inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat: 1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan data karyawan baru dan mengubah data karyawan lama dengan data karyawan yang baru. 2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada tabel karyawan dan menghilangkan isi semua field pada pengisisan data karyawan yang baru. 3. Tombol hapus berfungsi untuk menghapus data karyawan yang sudah dipilih pada table karyawan.
b. Data Petugas
Gambar 4.9 Tampilan data petugas Keterangan: Form data petugas digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data petugas pada sistem inevntaris Kantor IMS. Yang didalamnya terdapat: 1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan data petugas baru dan mengubah data petugas lama dengan data petugas yang baru. 2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada tabel petugas dan menghilangkan isi semua field pada pengisisan data petugas yang baru. 3. Tombol hapus berfungsi untuk menghapus data petugas yang sudah dipilih pada table petugas.
c. Data Kategori
Gambar 4.10Tampilan data klategori Keterangan: Form kategori alat berfungsi untuk menembah dan merubah kategori alat pada kategori alat inventaris kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. , di form kategori ini alat terdapat tombol simpan untuk menyimpan ata menambah kategori alat. Tombol ubah untuk mengubah ketegori alat yang terdapat dalam database. Tombol clear berfungsi untuk mengosonghan file masukan kategori
d. Data Pembuat
Gambar 4.11 Tampilan data pembuat Keterangan: Form data pembuat digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data pembuat alat di dalam sistem inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat: 1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan data pembuat baru dan menguag data pembuat lama dengan data pembuat yang baru. 2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada table pembuat dan menghilangkan isi semua field pada pengisian data pembuat yang baru. 3. Tombol harus berfungsi untuk menghapus data pembuat yang sudah dipilih pada tabel pembuat.
e. Data Alat
Gambar 4.12 Tampilan data alat Keterangan: Form data alat digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus data pembuat alat di dalam sistem inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat: 1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan data alat baru dan menguag data alat lama dengan data alat yang baru. 2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada table alat dan menghilangkan isi semua field pada pengisian data alat dan menghilangkan isi semua field pada pengisian data alat yang baru. 3. Tombol harus berfungsi untuk menghapus data alat yang sudah dipilih pada tabel alat.
f. Label Alat
Gambar 4.13 Tampilan label alat Keterangan: Form label alat digunakan untuk memasukkan, mengubah, dan menghapus label alat di dalam sistem inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat: 1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan label alat baru. 2. Tombol harus berfungsi untuk menghapus label alat dengan cara melakukan pemilihan terhadap label alat yang akan dihapus pada ThreeTable label alat kemudian tombol hapus.
4.3.2.3
Menu transaksi Menu ini digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian
alat. a. Peminjaman
Gambar 4.14 Tampilan menu peminjaman Keterangan: Form peminjaman digunakan untuk memasukkan data peminjaman alat di dalam sistem inventaris kantor IMS, yang didalamnya terdapat: 1. Tombol simpan/ubah berfungsi untuk menyimpan peminjaman alat pada sistem inventaris kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. 2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran pada table peminjaman dan menghilangkan isi semua field pada pengisian data peminjaman alat yang baru. 3. Tombol cetak untuk mencetak data alat inventaris yang dipinjam oleh karyawan. Cara memasukkan data peminjaman adalah dengan memasukkan no karyawan yang bisa di lihat di pencarian data karyawan atau pada kartu karyawan, kemudian memasukkan tagihan peminjaman dan label alat yang akan dipinjam. b. Pengembalian
Gambar 4.15 Tampilan menu pengembalian
Form pengembalian alat digunakan untuk melakukan transaksi pengembalian alat pada inventaris data kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk., yang didalamnya terdapat: 1. Tombol
simpan
berfungsi
untuk
melakukan
penyimpanan
terhadap
pengembalian alat pada sistem inventaris kator IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. 2. Tombol refresh berfungsi untuk merefresh keluaran form pengembalian. Cara melakukan transaksi pengembalian adalah dengan cara memilih karyawan yang mempunyai kewajiban mengembalikan alat pada ThreeTable inventaris kemudian menentukan tanggal pengembalian baru menekan tombol simpan. 4.3.2.4
Menu pencarian Menu ini digunakan untuk melakukan pencarian data alat dan pencarian data
karyawan sistem inventaris kantor IMS. a. Menu Pencarian Karyawan
Gambar 4.16 Tampilan menu pencarian karyawa b. Menu Pencarian Karyawan
Gambar 4.17 Tampilan menu pencarian alat
Pada menu pencarian terdapat sub menu pencarian karyawan dan pencarian alat. Pada menu pencarian karyawan digunakan untuk mencari data karyawan inventaris berdasarkan nama, ruang, atau alamat. Sedangkan pencarian alat digunakan untuk melakukan pencarian data alat berdasarkan Merk, Model, atau Pembuat Cara melakukan pencarian adalah dengan cara memilih salah satu kriteria berdasarkan pencarian kemudian memasukkan kata kunci pada text field. Secara otomatis data akan keluar. 4.3.2.5
Menu laporan Menu ini digunakan untuk mencetak laporan-laporan.
a. Laporan Data Karyawan
Gambar 4.18 Menu laporan data karyawan b. Laporan Data Alat
Gambar 4.19 Menu laporan data alat c.
Cetak Kartu Karyawan
Gambar 4.20 Menu cetak kartu karyawan
d. Laporan Peminjaman
Gambar 4.21 Menu laporan peminjaman 4.3.2.6
Menu Bantuan Peda menu bantuan terdapat sub menu manual program dan tentang program.
Manual program berisi tentang manual program sistem inventaris kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk., sedangkan tentang program merupakan menu yang manampilkan mengenai program system perancangan data inventaris kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. a. Tentang Program
Gambar 4.22 Tentang Program
b. Manual Program
Gambar 4.23 Manual Program
4.4
Instalasi Program Sebelum kita melakuka instalasi program aplikasi java yang dibuat kita dianjurkan
untuk melakukan instalasi JDK (Java Development Kit) sebagai pendukung aplikasi java tersebut. 5
Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan
program, hingga tahap implementasi Sistem Perancangan Data Inventaris Kantor IMS pada PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk., maka secara garis besar penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: a. Dengan sistem yang baru ini, petugas inventaris kantor IMS lebih mudah dalam melakukan peminjaman dan pengembalian alat yang dipinjam karena sistem ini sudah dirancang dengan database yang menyimpan data peminjaman tanpa perlu mengetik nama peminjam ataupun nama alat dari awal lagi. b. Proses pecarian data alat dan karyawan inventaris dapat dilakukan dengan cepat karena semuanya data alat dan karyawan sudah ada dalam database yang sudah dibuat diawal, petugas tinggal mengetik nama alat atau karyawan dan data yang diinginkan akan muncul secara otomatis. c. laporan yang dibuat menjadi akurat, tepat waktu dan releva
DAFTAR PUSTAKA Arief, M.Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000.Yogyakarta: Andi Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Utami , Ema. 2008.RDBMS Menggunakan Ms SQL Server 2000.Yogyakarta: Graha Ilmu.
