SISTEM PENILAIAN KINERJA PETUGAS DIREKTORAT RESERSE KRIMINAL UMUM POLDA SUMSEL Sudinar Widyan Astutie Thulus Charisma Yulita Sari Jurusan Sistem Informasi STMIK PalcomTech Palembang Abstrak Direktorat Reserse Kriminal Umum adalah unsur utama Kepolisian Daerah Sumatera Selatan yang berada di bawah Kepala Kepolisian Daerah. Ditreskrimum bertugas membina fungsi dan menyelenggarakan kegiatan penyelidikan Ditreskrimum Polda SumSel dipimpin oleh Direktur Reskrimum, yang mempunyai tanggung jawab kepada Kapolda dan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari berada dibawah kendali Wakil Kapolda. Dirreskrimum dibantu oleh Wakil Dirreskrimum yang mempunyai tanggung jawab kepada Dirreskrimum. Ditreskrimum Polda SumSel memiliki 3 bagian utama, yaitu Perencanaan Administrasi, Bagian Operasional dan Bagian Pengawasan Penyidikan, juga memiliki Sub Bagian yaitu Sub Direktorat I, II, III, dan IV yang dalam pelaksanaan tugas sehari-hari berada dibawah kendali Wadir Reskrimum.Melihat kondisi sistem yang berjalan masih terdapat kelemahan, yaitu sistem penilaian yang masih menggunakan formulir dalam melakukan penilaian sehingga Ditreskrimum harus mempunyai suatu aplikasi yang mampu menampung dan mengolah data penilaian kinerja secara tepat, kedua pada proses perhitungan data penilaian kinerja, yang mana proses perhitungannya tidak secara efisien karena masih menggunakan kalkulator, dan yang ketiga pada proses pencarian data, karena harus melihat satu per satu formulir penilaian yang telah diisi sehingga memerlukan waktu yang lama. Selain, formulir yang dicari juga sulit untuk ditemukan. Kata Kunci : Sistem, Penilaian Kinerja, Petugas, PHP & MySQL
PENDAHULUAN Direktorat Reserse Kriminal Umum Kepolisian Daerah Sumatera Selatan (Ditreskrimum Polda SumSel) yang beralamat di Jl. Jenderal Sudirman Km. 4,5 Palembang, merupakan badan pemerintahan yang bertugas memberikan pelayanan prima kepada masyarakat secara profesional, proporsional, prosedural dan akuntabel dalam proses penyidikan dan penyelidikan tindak pidana umum. Ditreskrimum Polda SumSel memiliki visi “Mewujudkan penyidik yang profesional, proporsional, jujur, adil dan bertanggung jawab, menjunjung tinggi hukum dan hak asasi manusia”. Sedangkan misi merupakan suatu yang harus diemban untuk dilaksanakan, maka Ditreskimum Polda SumSel telah menetapkan beberapa kegiatan untuk dijadikan sebagai pedoman oleh seluruh anggota dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta peran dari masing-masing antara lain : Mengembangkan sistem dan manajemen pelaksanaan penyelidikan dan penyidikan tindak pidana dengan tetap menjunjung tinggi supremasi hukum dan hak asasi manusia (HAM) yang diimplementasikan melalui pemberian pelayanan, perlindungan dan pengayoman kepada masyarakat demi adanya kepastian hukum dan rasa keadilan, Membangun dan meningkatkan kemampuan profesionalisme penyidik untuk penanganan jenis-jenis kejahatan konvensional, transnasional, kejahatan terhadap kekayaan Negara dan kejahatan yang berimplikasi kontijensi, Mengusahakan kelengkapan sarana dan prasarana penyidikan untuk penanganan tindak pidana baik konvensional maupun transnasional, Mengoptimalkan peranan bantuan teknis (Identifikasi, Laboratorium Forensik (Labfor), Dokumentasi Kesehatan (Dokkes), Psikologi Kepolisian (Psipol), Kedokteran Forensik dll) dalam rangka mengembangkan
1
kemampuan penyidikan melalui proses ilmiah secara lengkap, Menyelenggarakan penyelidikan dan penyidikan secara profesional dan proporsional, terbebas dari keterpengaruhan politik dan intervensi politik kelompok atau pribadi dengan tetap menjunjung tinggi supremasi hukum dan HAM dalam rangka memberantas kejahatan bersama masyarakat demi terwujudnya kepastian hukum dan rasa keadilan, Mengintensifkan koordinasi dan kerjasama dengan Badan / Instansi di luar Polri dalam rangka kepentingan penyelidikan dan penyidikan, dan Memelihara solidaritas institusi Ditreskimum Polda SumSel dari berbagai pengaruh eksternal yang dapat merugikan organisasi, sebagai upaya menyamakan visi dan misi Ditreskimum Polda SumSel ke depan. Untuk meningkatkan pelayanan prima terhadap masyarakat, maka Ditreskimum Polda SumSel juga harus meningkatkan kinerja para petugas atau anggota Kepolisian maupun Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang bertugas di dalamnya. Kinerja petugas dinilai setiap bulan dengan cara mengisi formulir Sistem Manajemen Kinerja (SMK) yang diisi dan dinilai oleh pejabat penilai dan rekan kerja penilai dari anggota Ditreskrimum yang dinilai. Aspek yang dinilai terdiri dari Penilaian Generik dan Penilaian Spesifik. Penilaian Generik terdiri dari 10 aspek kinerja, yaitu Kepemimpinan, Jaringan Sosial, Komunikasi, Pengendalian Emosi, Agen Perubahan, Integritas, Empati, Pengelolaan Administrasi, Kreativitas, dan Kemandirian. Sedangkan Penilaian Spesifik terdiri dari 5 aspek kinerja yang disesuaikan dengan karakteristik dari anggota yang dinilai berdasarkan bagian dan unit kerja masing-masing pegawai. Ditreskrimum Polda SumSel memiliki 3 Bagian dan 4 Sub Direktorat. Total seluruh pegawai Ditreskrimum Polda SumSel berjumlah 180 pegawai. Adapun bentuk rencana dan tindak lanjut terhadap anggota Ditreskrimum yang dinilai yaitu : Jika anggota yang dinilai mendapat penilaian yang rendah dari total penilaian kinerja, maka pejabat penilai perlu menindaklanjuti dengan memberikan saran pengembangan agar anggota yang dinilai dapat melakukan pendidikan atau sekolah lagi sesuai dengan bidangnya, atau bisa juga hanya mendapat bimbingan mental oleh pejabat penilai dan Untuk penilaian kinerja Generik, bentuk tindak lanjut terhadap anggota yang dinilai disesuaikan dengan perilaku konkrit atau dapat diamati, sedangkan untuk penilaian kinerja Spesifik disesuaikan dengan karakteristik dari anggota yang dinilai. Pengolahan data penilaian kinerja petugas Ditreskimum dinilai belum diolah secara maksimal, karena proses pengolahan data masih secara manual yaitu dengan cara mengisi formulir SMK yang diisi dan dinilai oleh pejabat dan rekan kerja penilai dari anggota yang dinilai, kemudian formulir SMK yang telah diisi diserahkan langsung ke Bagian Perencanaan Administrasi (Renmin) untuk direkap dan hasilnya diserahkan ke Kepala Biro Sumber Daya Manusia (Karo SDM) berupa laporan rekap data SMK.Pengolahan data yang belum maksimal tersebut menyebabkan besarnya pengeluaran biaya untuk mendistribusikan formulir SMK ke para Pejabat Penilai dan Rekan Kerja Penilai, selain itu lambatnya proses dalam melakukan penilaian kinerja petugas Ditreskrimum Polda SumSel, karena harus mengisi formulir SMK secara manual, serta lambatnya pada proses perhitungan rekap data penilaian kinerja karena banyaknya jumlah pegawai yang akan dinilai sedangkan dalam melakukan perhitungan masih menggunakan kalkulator. Melihat sistem yang berjalan masih terdapat permasalahan, maka penulis membuat sistem yang mampu meminimalisir biaya pengeluaran, selain itu dapat mempermudah Pejabat Penilai dan Rekan Kerja Penilai dalam melakukan penilaian kinerja, serta dapat mempermudah Staf Renmin dalam melakukan perhitungan data penilaian kinerja seluruh pegawai Ditreskrimum Polda SumSel. Tujuan akhir dari sistem penilaian kinerja petugas Ditreskrimum Polda SumSel adalah untuk memperbaiki cara kerja setiap pegawai berdasarkan tindak lanjut yang diberikan oleh penilai, untuk melakukan pendidikan kejuruan (dikjur), untuk kenaikan pangkat, dan untuk kenaikan gaji.
2
LANDASAN TEORI Sistem Menurut Kusrini (2007:5), kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata tersebut didefinisikan. Menurut Gaol (2008:9), sistem adalah hubungan satu unit dengan unit lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju suatu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penilaian Kinerja Menurut Griffin (2003:429), penilaian kinerja adalah suatu penilaian formal mengenai seberapa baik pegawai melakukan pekerjaan mereka. Web Menurut Ardhana (2012:3), World Wide Web atau lebih sering dikenal sebagai web adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas - berkas gambar, video, atau berkas lainnya. Membangun Web dengan Database Menurut Anhar (2010:45), Sebuah website yang dinamis membutuhkan tempat penyimpanan data agar pengunjung dapat memberikan komentar, saran, dan masukan atas website yang dibuat. PHP Menurut Ardhana (2012:3), Hypertext Preprocessor (PHP) merupakan bahasa pemrograman berbasis server side yang dapat melakukan parsing script PHP menjadi script web sehingga dari sisi client menghasilkan suatu tampilan menarik. MySQL Menurut Anhar (2010:45), MySQL adalah salah satu Database Management System (DBMS). MyQL berfungsi untuk mengolah database menggunakan bahasa Structure Query Language (SQL). MySQL bersifat open source sehingga kita bisa menggunakannya secara gratis. Pemrograman Hypertext Preprocessor (PHP) juga sangat mendukung dengan database MySQL. HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis lakukan di Ditreskrimum Polda SumSel, penilaian kinerja yang dilakukan masih secara manual, yaitu dengan cara mengisi Formulir Penilaian Standar Manajemen Kinerja (SMK) yang terdiri dari 4 (empat) formulir, yaitu Formulir SMK Generik dan Spesifik Pejabat Penilai(PP), Formulir SMK Generik Rekan Kerja Penilai (RKP) dan Formulir Rekap SMK. Formulir SMK Generik dan Spesifik Pejabat Penilai (PP) diisi dan dinilai oleh Pejabat Penilai atau atasan dari anggota yang dinilai berdasarkan Faktor Kinerja yang telah ditentukan. Sedangkan Formulir SMK Generik Rekan Kerja Penilai (RKP) diisi dan dinilai oleh Rekan Kerja satu unit dari anggota yang dinilai berdasarkan Faktor Kinerja yang telah ditentukan pada masing-masing unit kerja. Kemudian Formulir Rekap SMK diisi dan dihitung oleh Staf Bagian Perencanaan dan Administrasi (Renmin) dan hasilnya diserahkan kepada anggota yang dinilai untuk dilihat dan ditanda tangani, dan selanjutnya diserahkan kembali ke Staf Renmin.
3
Melihat kondisi sistem yang berjalan masih terdapat kelemahan, pertama yaitu pada sistem penilaian yang masih menggunakan formulir dalam melakukan penilaian sehingga Ditreskrimum Polda SumSel harus mempunyai suatu sistem yang mampu menampung dan mengolah data penilaian kinerja secara tepat, kedua pada proses perhitungan data penilaian kinerja, yang mana proses perhitungannya membutuhkan waktu yang cukup lama karena masih menggunakan kalkulator, dan yang ketiga pada proses pencarian data, karena harus melihat satu per satu formulir penilaian yang telah diisi sehingga memerlukan waktu yang lama. Selain tidak efisien dalam sistem pencarian data, formulir yang dicari juga sulit untuk ditemukan dan ada juga yang hilang. Jadi, apabila dibuat suatu sistem penilaian kinerja, diharapkan dapat membantu Ditreskrimum Polda SumSel dalam proses pengolahan data penilaian secara efektif dan efisien. Data Flow Diagram (DFD) Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, aliran data terhadap sistem penilaian kinerja petugas Ditreskrimum Polda SumSel yang dibuat digambarkan penulis sebagai berikut : Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan input dan proses yang dibutuhkan serta output yang dihasilkan oleh sistem penilaian kinerja petugas Ditreskrimum Polda SumSel. Diagram konteks penilaian kinerja memiliki lima entitas, yaitu : Staf Renmin, Pejabat Penilai, Rekan Kerja Penilai, Anggota yang Dinilai dan Karo SDM. Diagram konteks yang diusulkan penulis dapat dilihat pada Gambar 1 :
Gambar 1. Diagram Konteks
4
Diagram Level 0 Diagram aliran level 0 adalah penjabaran keseluruhan proses utama yang lebih rinci dari diagram konteks. Pada Diagram aliran level 0, sistem penilaian kinerja dibagi menjadi beberapa proses, yaitu proses data pegawai, data penilai, penilaian spesifik, penilaian generik, rekap penilaian SMK dan laporan. Diagram aliran level 0 dapat dilihat pada Gambar 2:
Gambar 2. Diagram level 0 Diagram Level 1 Diagram aliran level 1 merupakan gambaran rinci dalam proses pengolahan data penilaian SMK. Adapun Diagram level 1 dari sistem penilaian kinerja yang diusulkan penulis pada Ditreskrimum Polda Sumsel adalah sebagai berikut :
Gambar 3. Diagram level 1
5
Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar entity relationship diagram yang merupakan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dan atribut penghubungnya. periode_thn kode_generik
periode_bln kode_pp
nama
kode_rkp
nip
kode_generik kode_pp nip_pejabat
1
1 penilai
Melakukan
nama_penilai
1
kode_rkp
nip
nip_rkp
nama
nama_rkp periode_bln
satuan unit_kerja
periode_thn Menilai
pangkat
nip
M
jabatan
1
pegawai jk
FKG1
1
1
Mendapatkan
penilaian_generik FKG2
1
1
alamat
FKG3
agama
FKG4 bagian
tempat_lahir
Mendapatkan
tgl_lahir
FKG5 kode_spesifik FKG6 kode_pp
telp
FKG7 nip_pejabat
1
Menghasilkan
nama_penilai
1 Melakuakn
FKG8 FKG9
penilaian_spesifik FKG10
1
periode_bln
tindak
periode_thn
total
nip periode FKS1 FKS2 FKS3 FKS4
1
FKS5
1 total
view_laporan
periode Menghasilkan nip
Total_generik
nama
Total_spesifik periode
pangkat
tindak
jabatan
periode_thn
satuan periode_bln
Gambar 4. Entity Relationship Diagram Implementasi Interface Tabel 1. Implementasi Interface Nama Interface Form Pegawai
Kegunaan Mengolah Data Pegawai atau Untuk Menginput Data Pegawai.
6
Form Pejabat Penilai
Mengolah Data Pejabat Penilai atau Untuk Menginput Data Pejabat Penilai.
Form Isi Penilaian Generik Rekan Kerja Penilai (RKP)
Mengolah Data Penilaian Kinerja Generik (RKP) atau Untuk Menginput Data Penilaian Kinerja Generik (RKP).
7
Form Isi Penilaian Generik Pejabat Penilai (PP)
Mengolah Data Penilaian Kinerja Generik (PP) atau Untuk Menginput Data Penilaian Kinerja Generik (PP).
Form Isi Penilaian Spesifik
Mengolah Data Penilaian Kinerja Generik (PP) atau Untuk Menginput Data Penilaian Kinerja Generik (PP).
Form Login
Mengolah Data Login atau Untuk Menginput Data Login
8
Pengujian Menurut Rosa (2013:272), Pengujian adalah satu set aktifitas yang direncanakan dan sistematis untuk menguji atau mengevaluasi kebenaran yang diinginkan. Pengujian diperlukan tidak hanya untuk meminimalisasi kesalahan secara teknis tapi juga kesalahan non teknis (misalnya pengujian pesan kesalahan sehingga user tidak bingung atau tidak mengerti dengan pesan kesalahan yang muncul, atau juga jika masukan dan keluaran yang diperlukan berkapasitas sangat besar). Pengujian perangkat lunak adalah sebuah elemen sebuah topik yang memiliki cakupan luas dan sering dikaitkan dengan verifikasi dan validasi. Verifikasi mengacu pada sekumpulan aktifitas yang menjamin bahwa perangkat lunak mengimplementasikan dengan benar sebuah fungsi yang spesifik. Sedangkan Validasi mengacu pada sekumpulan aktifitas yang berbeda yang menjamin bahwa perangkat lunak yang dibangun dapat ditelusuri sesuai dengan kebutuhan pelanggan (customer). Rencana Pengujian Pengujian sistem penilaian kinerja petugas Ditreskrimum Polda SumSel menggunakan data uji berupa sebuah data masukan seperti tabel 1 : No
Tabel 2. Pengujian Halaman Admin Requirement yang diuji Butir Uji
Jenis Pengujian
1
Login Admin
Admin melakukan login Black Box ke dalam sistem
2
Edit Pegawai
Admin melakukan edit Black Box data pegawai
3
Edit Pejabat
Admin melakukan edit Black Box data pejabat
4
Edit Rekan
Admin melakukan edit Black Box data rekan
5
Hapus Data Pegawai
Admin melakukan penghapusan data pegawai
6
Hapus Data Pejabat
Admin melakukan Black Box penghapusan data pejabat
7
Hapus Data Rekan
Admin melakukan Black Box penghapusan data rekan
8
Cetak Daftar Pegawai
Admin melakukan cetak Black Box data pegawai
9
Cetak Laporan Penilaian Admin melakukan cetak Black Box Kinerja Laporan Hasil Penilaian Kinerja
10
Cetak
Rekap
Black Box
Penilaian Admin melakukan cetak Black Box
9
Kinerja
Rekap Penilaian Kinerja
No
Tabel 3. Pengujian Halaman Pejabat Requirement yang diuji Butir Uji
1
Login Pejabat
Pejabat melakukan login ke Black Box dalam sistem
2
Edit Penilaian Kinerja
Pejabat melakukan edit data Black Box Penilaian Kinerja
No
Tabel 4. Pengujian Halaman Rekan Requirement yang Butir Uji diuji
Jenis Pengujian
Jenis Pengujian
1
Login Rekan
Rekan melakukan login ke Black Box dalam sistem
2
Edit Penilaian Kinerja Pejabat melakukan edit data Black Box Penilaian Kinerja
Kasus dan Hasil Pengujian Berikut beberapa kasus pengujian dan hasil dari pengujian : Pengujian semua pada proses dan setelah login admin Tabel 5. Pengujian Black-Box Pada Halaman Admin No.
Requirement
Skenario Uji Input Login (Jika benar)
1.
2.
Login
Isi Data Pegawai
Input Login (Jika salah) Input Pegawai (Jika benar) Input Pegawai (Jika salah)
3.
Isi Data Pejabat
Input Pejabat (Jika benar) Input Pejabat (Jika salah)
Hasil yang diharapkan Tampil halaman muka Admin Tampil konfirmasi gagal login Tampil konfirmasi “data berhasil disimpan” Tampil peringatan pada setitap kesalahan Tampil konfirmasi “data berhasil disimpan” Tampil peringatan pada setitap kesalahan
10
Hasil pengujian Sesuai harapan
Kesimpulan Valid
Sesuai harapan
Valid
Sesuai harapan
Valid
Sesuai harapan
Valid
Sesuai harapan
Valid
Sesuai harapan
Valid
Pengujian semua pada proses dan setelah login pejabat Tabel 6. Pengujian Black-Box Pada Halaman Pejabat No.
Requirement
Skenario Uji Input Login (Jika benar)
1.
2.
3.
Login
Input Login (Jika salah)
Input Penilaian Generik Isi Penilaian (Jika benar) Generik Input Penilaian Generik (Jika salah) Input Penilaian Spesifik Isi Penilaian (Jika benar) Spesifik Input Penilaian Spesifik (Jika salah)
Hasil yang diharapkan Tampil halaman muka Pejabat Tampil konfirmasi gagal login Tampil konfirmasi “data berhasil disimpan” Tampil peringatan pada setitap kesalahan Tampil konfirmasi “data berhasil disimpan” Tampil peringatan pada setitap kesalahan
Hasil pengujian Sesuai harapan
Kesimpulan Valid
Sesuai harapan
Valid
Sesuai harapan
Valid
Sesuai harapan
Valid
Sesuai harapan
Valid
Sesuai harapan
Valid
Pengujian semua pada proses dan setelah login rekan Tabel 7. Pengujian Black-Box Pada Halaman Rekan Hasil yang Hasil Kesimpulan diharapkan pengujian Input Login Tampil halaman Sesuai Valid (Jika benar) muka Rekan harapan 1. Login Tampil Input Login Sesuai konfirmasi Valid (Jika salah) harapan gagal login Tampil Input Penilaian konfirmasi “data Sesuai Generik Valid berhasil harapan Isi Penilaian (Jika benar) disimpan” 2. Generik Input Penilaian Tampil Sesuai Generik peringatan pada Valid harapan (Jika salah) setitap kesalahan Pembahasan Selama melakukan penelitian di Direktorat Reserse Kriminal Umum Polda Sumsel, penulis mengidentifikasi masalah yang timbul dan solusi permasalahannya seperti berikut: Proses penilaian kinerja pada Direktorat Reserse Kriminal Umum Polda Sumsel masih dilakukan secara manual, yaitu dengan cara mengisi formulir SMK yang diisi dan dinilai oleh pejabat dan rekan kerja penilai dari anggota yang dinilai, kemudian formulir SMK yang telah No.
Requirement
Skenario Uji
11
diisi diserahkan langsung kebagian Renmin untuk direkap dan hasilnya diserhkan ke Karo SDM berupa laporan rekap data SMK. Dari permaslahan tersebut maka penulis memberikan solusi media pengajuan aplikasi Penilaian Kinerja Petugas Ditreskrimum Polda Sumsel berbasi web. Setelah dialakukan test dan pengujian maka implementasi program dinyatakan berhasil. Hasil Implementasi dari solusi yang ada seperti pada gambar:
Gambar 5. Desain Halaman Form Input Penilaian Generik
Gambar 6. Halaman Form Penilaian Generik pada website
12
Gambar 7. Desain Halaman Form Input Penilaian Spesifik PENUTUP Berdasarkan hasil pembahasan sebelumnya terhadap sistem penilaian kinerja petugas Ditreskrimum Polda SumSel, maka dapat diambil simpulan bahwa pengolahan data penilaian kinerja petugas Ditreskrimum Polda SumSel belum diolah secara maksimal. Pengolahan data yang belum maksimal tersebut menyebabkan besarnya pengeluaran biaya untuk mendistribusikan formulir SMK ke para Pejabat Penilai dan Rekan Kerja Penilai, selain itu lambatnya proses dalam melakukan penilaian kinerja petugas Ditreskrimum Polda SumSel, karena harus mengisi formulir SMK secara manual, serta lambatnya pada proses perhitungan rekap data penilaian kinerja yang masih menggunakan kalkulator, maka dari itu penulis membuat suatu sistem penilaian kinerja yang mampu: Meminimalisir biaya pengeluaran, Mempermudah Pejabat Penilai dan Rekan Kerja Penilai dalam melakukan penilaian kinerja, dan Mempermudah Staf Renmin dalam melakukan perhitungan data penilaian. DAFTAR PUSTAKA Anhar. Panduan Menguasai PHP & MySQL secara Otodidak, Media Kita: Jakarta Selatan. 2010. Ardhana, Kusuma. Membuat Website 30 Juta, Jasakom: Jakarta. 2012. Gaol. Sistem Informasi, PT. Grasindo: Jakarta. 2008. Griffin. Manajemen, Edisi 7, Erlangga: Jakarta . 2003.
13
Kusrini. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Andi: Yogyakarta. 2007.
14
