SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO TUGAS AKHIR. Oleh : MASHLUCHI SUNDJAYA D

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh : MASHLUCHI SUNDJAYA D1509052

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012 commit to user i


digilib.uns.ac.id

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama : Mashluchi Sundjaya NIM

: D1509052

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul ”SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Yang Membuat Pernyataan,

Mashluchi Sundjaya

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Kemenangan yang seindah-indahnya dan sesukar-sukarnya yang bisa direbut oleh manusia adalah menundukkan diri sendiri. ( R.A. Kartini ) Jenius adalah satu persen inspirasi dan sembilan puluh sembilan persen keringat. ( Thomas Alva Edison ) Semangat, kerja keras, keyakinan tinggi dan berdo’a merupakan kunci dalam memperoleh kesuksesan. ( Penulis ) Tak ada hal yang sulit apabila kita mau belajar, mencoba, dan terus berusaha. ( Penulis )

commit to user v


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan kepada:



Bapak dan Ibu tercinta yang telah

mengasuh,

membimbing,

mendidik,

dan

menyayangi penulis sehingga penulis bisa seperti sekarang ini. 

Kakak, adik, serta keluarga besarku

yang

selalu

memberikan

dukungan

dan

semangat. 

Teman-teman

yang

selalu

bersama

dalam suka dan duka, tak henti-hentinya memberi dukungan dan bantuan kepada penulis. 

Keluarga Besar Komunitas Musik FISIP

yang telah memberi inspirasi dan dorongan semangat kepada penulis untuk menyelesaikan karya ini. 

Keluarga Besar MA B FISIP UNS 2009.

Terima kasih atas kerjasamanya selama ini. 

Almamater.

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Assalamu`alaikum Wr. Wb. Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas segala rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ”Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos di Bagian Paket Kantor Pos Solo 57100” dengan lancar. Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk menjelaskan bagaimana sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos yang terdapat di bagian paket Kantor Pos Solo 57100 sekaligus untuk melengkapi persyaratan kelulusan program Diploma III jurusan Manajemen Administrasi guna memperoleh sebutan Vokasi Ahli Madya. Penulisan Tugas Akhir ini dapat terlaksana karena adanya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang turut membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini, antara lain kepada: 1. Drs. Is Hadri Utomo, M. Si., selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan dalam penyusunan dan penulisan Tugas Akhir ini. 2. Prof. Drs. Pawito, Ph. D. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Drs. Sudarto, M. Si. selaku Ketua Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 4. Drs. Budiarjo, M. Si. selaku pembimbing akademik. 5. Segenap karyawan FISIP UNS yang telah membantu kelancaran dalam pengurusan administrasi. 6. Pimpinan dan seluruh karyawan Kantor Pos Solo 57100 yang telah menerima dan membantu penulis dalam melakukan pengamatan. commit to user vii


digilib.uns.ac.id

7. Bapak Heru Kristianto selaku Supervisor Bagian Logistik (Paket) Kantor Pos Solo 57100 dan Mas Fathohuddin Al-Ayubi selaku petugas puri paket pada Kantor Pos Solo 57100 yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data selama pengamatan. 8. Orang tua, Kakak, Adik, serta keluargaku semuanya. 9. Keluarga Besar Komunitas Musik FISIP 10. Teman-teman Manajemen Administrasi 2009, khususnya MA B 11. Untuk semua pihak yang telah membantu yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu, terima kasih telah membantu terselesaikannya Tugas Akhir ini. Semoga segala bantuan, bimbingan, dukungan, dan pengorbanan yang telah diberikan kepada penulis menjadi amal baik dan mendapat imbalan dari Allah SWT. Amin. Penulis menyadari dalam tugas akhir ini masih jauh dari kesempurnaan, baik dari materi pembahasan maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan tugas akhir ini. Akhir kata penulis berharap dan berdo’a semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat-Nya kepada kita semua dan semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat khususnya bagi penulis dan bagi kita semua Amin. Wassalamu`alaikum Wr. Wb.

Surakarta, Penulis

Mashluchi S.

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL.................................................................................................i PERSETUJUAN......................................................................................................ii PENGESAHAN......................................................................................................iii PERNYATAAN......................................................................................................iv MOTTO....................................................................................................................v PERSEMBAHAN...................................................................................................vi KATA PENGANTAR...........................................................................................vii DAFTAR ISI...........................................................................................................ix DAFTAR GAMBAR..............................................................................................xi DAFTAR TABEL..................................................................................................xii DAFTAR LAMPIRAN.........................................................................................xiii ABSTRAK............................................................................................................xiv BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang...........................................................................................1 B. Rumusan Masalah......................................................................................4 C. Tujuan Pengamatan....................................................................................4 D. Manfaat Pengamatan..................................................................................5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem.........................................................................................................7 a. Definisi Sistem.......................................................................................7 b. Karakteristik Sistem.............................................................................11 c. Unsur Sistem.......................................................................................12 B. Pengolahan…...........................................................................................14 C. Pendistribusian.........................................................................................14 a. Definisi distribusi.................................................................................14 b. Saluran Distribusi.................................................................................16 c. Bentuk-bentuk Distribusi.....................................................................17 d. Fungsi Distribusi..................................................................................17 commit to user e. Distribusi Jasa......................................................................................18 ix


digilib.uns.ac.id

D. Sistem Distribusi......................................................................................20 E. Metode Pengamatan..................................................................................21 a. Lokasi Pengamatan..............................................................................22 b. Jenis Pengamatan.................................................................................22 c. Sumber Data.........................................................................................22 d. Teknik Pengumpulan Data..................................................................23 e. Teknik Analisis Data............................................................................24 BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN A. PT. Pos Indonesia....................................................................................26 a. Sejarah PT. Pos Indonesia...................................................................26 b. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia.........................................................29 c. Tugas dan Fungsi PT. Pos Indonesia...................................................30 d. Kepemilikan Modal PT. Pos Indonesia...............................................31 e. Produk-produk PT. Pos Indonesia (Persero).......................................31 B. PT. Pos Indonesia Solo 57100 ...............................................................36 a. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100.......................36 b. Identifikasi Instansi ............................................................................37 c. Lokasi PT. Pos Indonesia (Persero) Solo 57100 (KPRC)...................37 d. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100............................42 e. Varian layanan dalam produk PT. Pos Indonesia (Persero)................45 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Tahapan Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos..................48 B. Sistem Pendistribusian Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100.................59 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan.............................................................................................65 B. Saran....................................................................................................66 DAFTAR PUSTAKA PEDOMAN WAWANCARA LAMPIRAN commit to user x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 : Model umum sebuah informasi .........................................................8 Gambar 2.2 : Aliran Fisik.......................................................................................19 Gambar 2.3 : Model Analisis Interaktif..................................................................25 Gambar 3.1 : Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100........................41 Gambar 4.1 : Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Negeri............................63 Gambar 4.2 : Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Jawa...............................63 Gambar 4.3 : Aliran Proses Distribusi Paket dari daerah Jawa...........................64

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL Tabel 1.1: Perkembangan Pelayanan Jasa Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100 Tahun 2011 Bulan Januari-Desember.....................................................................2

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN 1. Contoh Advis PP 8 2. Contoh Berita Acara P6 3. Contoh Bukti Serah Kiriman R7 4. Contoh Label Kantong Paket Pos Biasa 5. Contoh Label Kantong Paket Pos Kilat Khusus 6. Contoh Panggilan Paket Pos PP 14 7. Contoh Panggilan X13 8. Contoh Daftar Pengantar Kiriman 9. Contoh Bukti Pengiriman (Resi) I-POS 10. Daftar COT yang harus diperhatikan di bagian Paket Pos 11. Surat Tugas Magang 12. Surat Keterangan Selesai Magang 13. Form Monitoring Magang 14. Form Penilaian Magang 15. Form Presensi Magang

commit to user xiii


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK Mashluchi Sundjaya, D1509052. Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos di Bagian Paket Kantor Pos Solo 57100, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2012. PT. Pos Indonesia (Persero) merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di bidang jasa pelayanan pengiriman yang memiliki cabang di seluruh Indonesia. Paket pos merupakan salah satu jenis produk layanan jasa dari PT. Pos Indonesia (Persero) yang sering digunakan oleh para pelanggan untuk mengirimkan barang ke tempat tujuan. Namun seiring berjalannya waktu, sekarang mulai bermunculan perusahaan jasa pengiriman barang lainnya yang menjadi pesaing PT. Pos Indonesia (Persero). Hal ini mutlak memacu PT. Pos Indonesia untuk meningkatkan kualitas layanan agar memperoleh kepuasan pelanggan dan meningkatkan omset. Salah satunya dengan membuat sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik, untuk itu permasalahan yang akan dikemukakan pada obyek ini adalah sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100. Tujuan pengamatan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui dan memahami sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100. Pengamatan ini mengambil lokasi di Kantor Pos Solo 57100, jenis pengamatan ini adalah pengamatan deskriptif kualitatif. Sumber data berasal dari (1) Narasumber atau informan, (2) Peristiwa, aktivitas dan perilaku, (3) Dokumentasi. Teknik pengumpulan data dalam pengamatan ini menggunakan teknik (1) wawancara, (2) observasi, (3) mengkaji dokumen dan arsip. Teknik analisis data adalah menggunakan teknik interaktif, dengan melalui tiga tahapan yaitu (1) mereduksi data, (2) menyajikan data, dan (3) menarik kesimpulan. Hasil dari pembahasan penulis menjelaskan tentang sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos yang berpedoman pada prinsip ”CPTDR” yaitu : Collecting(Pengumpulan), Processing(Pengolahan), Transporting(Pengiriman), Delivering(Pengantaran), dan Reporting (Pelaporan). Sistem pendistribusian paket pos terdiri dari beberapa prosedur, mulai dari prosedur paket masuk gudang sampai dengan prosedur pengiriman dan transportasi. Kesimpulan yang didapat dari pengamatan tersebut yaitu sistem pengolahan serta pendistribusian pada bagian paket Kantor Pos Solo 57100 sudah baik karena telah mengacu pada karakteristik sistem yang baik. Sistem-sistem tersebut juga sudah memenuhi syarat dan ketentuan sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik meskipun masih sering terdapat beberapa penyimpangan-penyimpangan. Saran yang bisa diberikan yaitu untuk meningkatkan kepuasan pelanggan antara lain dalam pendistribusian paket pos perlu ditingkatkan kecepatan serta ketepatan pengiriman paket. Selain itu dalam pengolahan paket pos perlu ditingkatkan lagi ketelitian petugas. Untuk menangani keluhan dari pelanggan juga perlu ditingkatkan kesigapan serta kesiapan petugas. commit to user xiv


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini, berbagai kemajuan pesat yang terjadi di industri barang dan jasa mau tidak mau mensyaratkan perusahaan untuk berkembang sejalan dengan kemajuan tersebut, yang berarti operasional organisasi kian menjadi kompleks. Perkembangan tersebut tak lepas dari perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Selain itu transportasi juga merupakan salah satu unsur penunjang utama dalam proses operasional organisasi maupun perusahaan. Transportasi mempunyai peranan yang sangat vital, dalam hal ini transportasi yang dimaksud adalah pengangkutan. Tanpa adanya pengangkutan menimbulkan konsekuensi yang fatal bagi sebuah perusahaan, karena dapat dipastikan perusahaan tersebut akan mengalami hambatan dalam pertumbuhannya dan kerugian sebab tidak dapat memasarkan barang-barang yang telah diproduksinya. Tidak hanya perusahaan saja yang terkena dampaknya, tetapi bagi setiap orang yang akan mengirim suatu barang juga. Salah satu bentuk layanan di bidang pengangkutan adalah kecepatan dan ketepatan dalam pengiriman barang. Kecepatan dan ketepatan waktu pengiriman barang menjadi suatu syarat yang mutlak dan harus dipenuhi dalam layanan pengangkutan tersebut. Dalam perkembangannya, pengiriman surat dan paket tidak hanya dilakukan oleh suatu perusahaan atau pihak-pihak yang bergerak di bidang niaga, melainkan dilakukan juga oleh masyarakat untuk tetap dapat saling menjalin komunikasi. PT.Pos Indonesia (Persero) merupakan salah satu BUMN di Indonesia yang mengolah jasa hantaran pos nasional dengan tujuan profit oriented. PT. Pos Indonesia (Persero) ternyata di era sekarang dihadapkan pada persaingan yang semakin ketat. Untuk menjaga kelancaran dan kemajuan jalannya bisnis, maka harus mampu bersaing dengan maksimal. Salah satu cara adalah commit user yaitu cara yang bisa dilakukan dengan bisa memberikan pelayanan yangtoterbaik, 1

2 digilib.uns.ac.id


adalah memberikan pelayanan yang cepat, tepat waktu, aman serta nyaman. Dengan pelayanan yang terbaik itulah PT Pos Indonesia (Persero) khususnya di Kantor Pos Solo 57100 mengalami perkembangan dalam pelayanan jasa pengiriman. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan pelayanan jasa mulai pada Bulan Januari 2011 sampai dengan Desember 2011 adalah sebagai berikut: Tabel 1.1 Perkembangan Pelayanan Jasa Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100 Tahun 2011 Bulan Januari-Desember Bulan

Penerimaan

Januari

3833

Februari

3037

Maret

2977

April

2806

Mei

2747

Juni

2563

Juli

3110

Agustus

3722

September

2788

Oktober

3120

November

2955

Desember

3097

Jumlah

36755

Sumber : PT. Pos Indonesia (Persero) Solo, 2011 Pada Tabel 1.1 menunjukkan perkembangan penggunaan pelayanan jasa paket pos tahun 2011 dari bulan Januari-Desember yang mengalami pasang surut. Walaupun perkembangan penggunaan jasa tersebut mengalami pasang surut, namun hal ini tidak mengurangi pelayanan dari jasa paket pos. Perkembangan tersebut membuat pengolahan data harus terkelola dengan baik. Selama ini commit to user


3 digilib.uns.ac.id

pengolahan data pada Kantor Pos Solo 57100 menggunakan aplikasi Microsoft Office Excel. Aplikasi tersebut tidak jarang sering terjadi kesalahan data, kehilangan data, ketidak akuratan data bahkan sulit dalam mencari arsip data yang terdahulu. Sehubungan dengan masih digunakannya aplikasi tersebut dalam proses pengolahan data, maka aplikasi yang ada dicoba dikembangkan lagi menjadi aplikasi I-POS (Integrated Postal Operating System) berbasis database sehingga data yang diolah lebih cepat, tepat, aman, dan efisien. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja perusahaan dalam hal memberikan pelayanan. Kegiatan pengolahan dan pendistribusian hantaran dalam hal ini paket pos perlu dikelola dengan sistem yang bagus dan profesional agar menghasilkan pelayanan prima. Tujuan dari pelayanan prima tersebut yang diterapkan pada pengiriman barang dalam negeri maupun luar negeri adalah untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pengguna jasa pengiriman barang. Dengan adanya pelayanan prima di PT. Pos Indonesia (Persero) maka kehidupan masyarakat bisa semakin maju dan mudah dalam mengirimkan barang-barang dalam negeri, apabila saudara atau teman yang tinggal jauh dari di tempat tinggal kita meminta untuk dikirimkan barang dengan menggunakan jasa lewat paket pos dengan jasa paket kilat khusus maupun paket pos biasa. Hal ini menunjukkan bahwa proses pelayanan prima pada pengiriman barang lewat paket pos dapat dijadikan peralatan yang mampu bekerja lebih cepat dan terjamin. Pengiriman barang dengan menggunakan jasa pelayanan prima dapat dilakukan secara tepat dan terjamin pada waktu pengiriman barang ke tempat tujuan. Apabila pengolahan dan pendistribusian paket pos berjalan lancar,maka pengiriman barang ke tujuan juga lancar dan tepat waktu. Sebaliknya apabila mulai dari pengolahan sampai pendistribusian paket pos tersebut tidak berjalan dengan lancar maka dalam pengiriman terjadi hambatan-hambatan yang menyebabkan keterlambatan pengiriman sampai ke tujuan. Sistem pengolahan dan pendistribusian merupakan suatu rangkaian yang tidak bisa dipisahkan dalam commit to user

4 digilib.uns.ac.id


keberjalanannya dan untuk memperoleh hasil yang memuaskan, keduanya harus dioptimalkan dalam pengelolaanya. Kantor Pos Solo 57100 sebagai salah satu unit cabang PT. Pos Indonesia (Persero) pastinya mempunyai Standart Operating Procedure(SOP) dalam sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos. Hal ini dilakukan agar dapat menghasilkan pelayanan prima kepada pengguna jasa kiriman/Customer yang berorientasi pada kepuasan Customer di samping untuk mewujudkan visi dan misi PT. Pos Indonesia (Persero). Kualitas pelayanan perlu ditingkatkan karena hal ini akan berdampak langsung dengan kepuasan pelanggan dan akhirnya juga berimbas pada pendapatan perusahaan. Dengan adanya perbaikan-perbaikan tersebut diharapkan dapat meningkatkan omset perusahaan agar perusahaan dapat berkembang dan semakin maju. Mengingat pentingnya sistem yang baik dalam proses pengolahan dan pendistribusian barang tersebut,disini penulis akan mengupas tentang sistem tersebut khususnya di Kantor Pos Solo 57100. Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka dalam penyusunan tugas akhir ini penulis tertarik mengkaji tentang “SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO 57100” B. Rumusan Masalah Berdasarkan

latar

belakang

di

atas,

maka

dapat

dirumuskan

permasalahannya sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem pengolahan paket pos yang diterapkan pada bagian paket

Kantor Pos Solo 57100? 2. Bagaimana sistem pendistribusian paket pos yang diterapkan pada bagian

paket Kantor Pos Solo 57100? C. Tujuan Pengamatan Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan Tugas Akhir ini antara lain adalah : commit to user

5 digilib.uns.ac.id


1. Tujuan Operasional Untuk mengetahui dan memahami sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos pada bagian paket Kantor Pos Solo 57100 2. Tujuan Fungsional Untuk memberikan manfaat bagi semua pihak yang membutuhkan khususnya bagi Kantor Pos Solo 57100, baik itu pengetahuan, masukan, saran dan bahan pertimbangan dalam kegiatan perusahaan. Disamping itu juga dapat bermanfaat bagi masyarakat umumnya. 3. Tujuan Individual Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. D. Manfaat Pengamatan Pengamatan ini diharapkan mampu memberikan manfaat bagi pihak perusahaan, penulis dan pihak lainnya. Adapun manfaat yang ingin dicapai dari hasil pengamatan ini adalah : 1. Bagi Pihak Perusahaan a) Mampu mengambil kebijakan dalam sistem pengolahan sampai pendistribusian paket sehingga dapat meningkatkan keuntungan perusahaan. b) Dengan diketahuinya sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos yang efektif dan efisien diharapkan dapat memperlancar proses pendistribusian paket ke pelanggan sehingga bisa tepat waktu. c) Adanya perbaikan citra perusahaan di mata customer/pengguna

jasa. 2. Bagi Penulis a) Untuk melatih dalam mengadakan pengamatan dan menyusul hasil pengamatan dalam bentuk yang sistematis. commit to user

6 digilib.uns.ac.id


b) Untuk menambah wawasan dan pengetahuan terhadap dunia usaha

nyata pada umumnya dan dalam bidang sistem pengolahan dan pendistribusian paket pada khususnya. c) Untuk

lebih

meningkatkan

kemampuan

mahasiswa

dalam

membuat skala perbandingan dan penerapan teori yang diperoleh selama perkuliahan dengan praktek yang sesungguhnya. 3. Bagi Pihak Lain a) Sebagai informasi yang dapat digunakan untuk bahan pengamatan dan menambah pengetahuan bagi yang berminat dalam bidang yang serupa.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini akan dijelaskan tentang kajian pustaka yang menimbulkan gagasan dan mendasari pengamatan yang akan dilakukan. Agar tidak memperluas permasalahan atau menimbulkan salah tafsir dalam perumusan masalah yang telah dikemukakan. Maka dalam bab ini akan dipaparkan mengenai pengertian mengenai Sistem, Pengolahan, dan Pendistribusian, Sistem Distribusi serta metode pengamatan yang digunakan. A. Sistem 1. Definisi Sistem Istilah sistem bukanlah hal yang asing bagi sebagian besar orang. Secara umum, menurut KBBI sistem adalah seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas. Menurut Robert G. Mudick (1984;16) dalam bukunya “Sistem Informasi untuk Manajemen Modern” “Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau prosedur/bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan atau tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/ atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/ atau energi dan/ atau barang”. Sedangkan pengertian sistem menurut Gordon B.Davis (1995; 65) dalam bukunya “Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen” menyatakan bahwa sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud tertentu. Model dasar sebuah sistem menurut Davis adalah masukan, pengolahan, dan keluaran. Sistem adalah suatu cara yang ditempuh oleh seseorang (suatu badan atau organisasi) untuk mencapai salah satu sasaran, baik di dalam maupun sasaran commit mempunyai to user keluar, karena suatu organisasi haruslah tujuan ataupun sasaran yang 7

8 digilib.uns.ac.id


ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan itu dilakukan berbagai kegiatan dan masingmasing kegiatan. Mempunyai sasaran tertentu yang secara keseluruhan ditujukan terhadap tercapainya tujuan organisasi. Guna mencapai sasaran pada masingmasing kegiatan itu dipakai cara-cara tertentu yang dianggap paling cocok (efektif) diantara berbagai cara. Cara inilah yang biasa diistilahkan sebagai “sistem”. Tidak semua cara-cara tersebut diberi istilah sistem, hanya yang berada dalam lingkungan organisasi yang biasa diberi istilah demikian. Sesuai dengan yang dikemukakan George R. Terry dalam buku “Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen”

adalah sebagai berikut “…a system is a network of

procedurs which are integrated and designed to carry out a major activity”. (1970:26), (…”Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang terpadu untuk mencapai aktivitas yang besar”.) Sistem sebagai suatu aturan tidak timbul sendiri melainkan harus diciptakan. Sarana penilaian dari suatu sistem antara lain: a) Pegawai b) Sarana, prosedur, dan metode yang digunakan c) Input dan output. Gambar 2.1 Model Umum sebuah Informasi

Masukan

Sistem

Keluaran

Model Sistem Sederhana

Masukan 1 Masukan 2 Masukan n

Sistem

commit to user Sistem Dengan Banyak Masukan dan Keluaran

Keluaran 1 Keluaran 2 Keluaran n


9 digilib.uns.ac.id

Sumber : Gordon B. Davis (1995;69) Dari pendapat diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa sistem pada hakekatnya adalah kesatuan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu sama lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Klasifikasi sistem menurut Gordon B. Davis, terdiri dari sistem fisik dan abstrak, sistem deterministik dan probabilistik serta sistem tertutup dan terbuka. Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan-kumpulan bagian-bagian subsistem-subsistem yang disatukan, yang dirancang, untuk mencapai suatu tujuan. (Moekijat,1996 : 3) dalam bukunya “Pengantar Sistem Informasi Manajemen” Menurut The Liang Gie dalam Moekijat, sistem diartikan sebagai suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu (Moekijat, 1996 : 34) dalam buku “Pengantar Sistem Informasi Manajemen”. dalam bukunya Beberapa Ensiklopedi seperti yang dikutip oleh Moekijat menjelaskan arti sistem itu sebagai berikut : 1) The Encyclopedia of Management dalam Moekijat menjelaskan :

Suatu sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling bergantung dan prosedur-prosedur yang berhubungan, yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi. 2) Dalam Ensiklopedia Manajemen dijelaskan bahwa :

Sistem adalah suatu keseluruhan yang terdiri atas sejumlah variabel yang berinteraksi. Suatu sistem pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang melaksanakan dan memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi (Drs. Komaruddin, 1983 : 472) Sistem merupakan faktor yang sangat penting dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan, tidak hanya dalam bidang atau lapangan kegiatan operasional, tapi commit to user


10 digilib.uns.ac.id

juga dalam bidang pekerjaan perkantoran. Suatu sistem dan prosedur juga merupakan suatu faktor yang saling berkaitan (integrated) Secara sederhana dapat diartikan bahwa sistem adalah suatu cara yang ditempuh atau diambil seseorang (suatu badan atau organisasi) untuk mencapai salah satu sasaran baik di dalam maupun sasaran ke luar, karena suatu organisasi haruslah mempunyai tujuan ataupun sasaran yang ingin dicapai dan menunjukkan bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan organisasi yang dinamis A.S. Moenir (1987 : 19) dalam bukunya “Pendekatan Manusiawi dan Organisasi Terhadap Pembinaan Kepegawaian” berpendapat bahwa : “Berhasilnya suatu organisasi secara keseluruhan tergantung pada berhasilnya unit-unit dalam melakukan pekerjaan. Sedangkan hasil kerja unit yang satu harus merupakan bagian dari unit yang lain, demikian secara beruntun sehingga hasil-hasil unit dapat merupakan hasil keseluruhan secara utuh saling berhubungan dan saling tergantung”. Keadaan demikian disebut sebagai sistem karena adanya saling berhubungan dan saling bergantung antar bagian dalam suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan itu dilakukan berbagai kegiatan dan masing-masing kegiatan mempunyai sasaran tertentu yang secara keseluruhan ditujukan kepada tercapainya tujuan organisasi. Guna mencapai sasaran pada masing-masing kegiatan itu dipakai cara-cara tertentu yang dianggap paling cocok (efektif) diantara berbagai cara. Cara inilah yang biasa diistilahkan sebagai sistem. Tidak semua cara-cara tersebut diberi istilah sistem hanya yang berada dalam lingkungan organisasi yang biasa diberi istilah demikian. Menurut Richard A Johnson,Fremont E Kast & James E. Rosenzweig (1981 : 4) dalam bukunya “Teori Sistem dan Penerapannya dalam Manajemen” Suatu sistem adalah “suatu kebulatan/perpaduan hal-hal atau bagian-bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh”. Istilah sistem mencakup suatu spektrum yang sangat luas dari suatu faham. Misalnya, kita mempunyai sistem gunung-gunung, sistem sungai, sistem tata surya sebagai bagian dari lingkungan fisik kita. Tubuh manusia sendiri adalah suatu organisme commitsistem to user yang kompleks termasuk di dalamnya tulang kerangka, sistem peredaran



darah, dan sistem syaraf. Kita sehari-hari dapat melihat dan berhubungan dengan fenomena yang sedemikian itu seperti misalnya sistem transportasi, sistem komunikasi (telepon,telegram dan sebagainya) dan sistem ekonomi. Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem (Quible, 2001 : 31-32) dalam buku “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” adalah : 1) Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien; 2) Salah satu alat pengendali biaya; 3) Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan dalam kantor; 4) Alat bantu pencapaian tujuan organisasi; 5) Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya. Adapun kerugiannya adalah sebagai berikut : (a) Pengoperasian yang kurang fleksibel akan menjadikan sistem tidak berfungsi secara optimal; (b) Tuntutan lingkungan untuk mengubah sebuah metode atau prosedur akan menyebabkan perubahan pada metode atau prosedur bagian atau departemen yang lain. Begitu juga, jika sistem atau subsistem diubah, maka seluruh metode dan prosedur di suatu organisasi akan ikut berubah; (c) Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode, prosedur atau sistem baru yang akan diterapkan perusahaan; (d) Kemungkinan terdapat resistensi dari anggota organisasi. Dari pengertian-pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa pada dasarnya sistem adalah suatu rangkaian prosedur ataupun unsur-unsur yang teratur, saling berkaitan dan terorganisasi serta membentuk suatu totalitas guna mencapai tujuan dari suatu organisasi secara efektif dan efisien. 2. Karakteristik Sistem Menurut Mcleod dan Schell (2001 : 32) dalam buku “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” sebuah sistem yang baik memiliki commit to user karakteristik sebagai berikut :



a) Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang

terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah; b) Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah

diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya; c) Sistematis. Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada

bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada; d) Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai

tujuan yang telah ditentukan; e) Sederhana. Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih

mudah dipahami dan dilaksanakan; f)

Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya.

3. Unsur Sistem Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur (Laudon dan Laudon, 2004; Odgers,2005 : 32-33) dalam buku “Manajemen Administrasi Perkantoran Modern” sebagai berikut : a) Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber

daya. Di dalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data, informasi, dan material diperoleh baik dari dalam maupun luar organisasi. Tentunya kelancaran aliran input ini akan ditunjang oleh ketrampilan dan pengetahuan karyawan, serta peralatan kantor yang memadai guna menjalankan metode dan prosedur dalam sistem. Dalam beberapa instansi, output dari satu sistem menjadi input sistem yang lain;

commit to user



b) Processing.

Perubahan input menjadi output yang diinginkan

dilakukan pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam

sistem.

Biasanya,

aktivitas

ini

akan

secara

otomatis

mengklasifikasikan,mengonversikan,menganalisis, serta memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan; c) Output. Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output,

berupa informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai yang membutuhkan. Untuk itu kualitas output mempunyai dampak yang signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan, karena bisa menjadi output pada suatu subsistem (departemen atau bagian) tertentu merupakan input dari sistem (departemen atau bagian) yang lain; d) Feedback. Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah

sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi. Sebagai contoh, jika unit biaya melebihi standar yang ditentukan, maka pengendalian masing-masing proses perlu untuk ditingkatkan. Umpan-balik akan membuat sistem dapat mengevaluasi efektivitas output yang dihasilkan agar lebih bernilai tambah bagi organisasi. Tentunya kuantitas maupun kualitas umpan balik yang dibutuhkan berbeda dari satu sistem (departemen atau bagian) ke sistem (departemen atau bagian) yang lain. Semakin vital keberadaan sistem (departemen atau bagian) tersebut bagi organisasi, semakin penting pula umpan-balik tersebut diperlukan; e) Pengawasan. Seperti halnya elemen sistem yang lain pengawasan juga memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan commit to user pertimbangan moral.



Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut di atas sangatlah penting, karena masing-masing memainkan peranan yang penting dalam menjalankan sistem. B. Pengolahan Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 1 (1988:625) memberikan pengertian tentang olah dan pengolahan adalah sebagai berikut : 1.

Olah yaitu memasak (mengerjakan, mengusahakan) sesuatu (barang dsb) supaya menjadi lain atau menjadi lebih sempurna.

2.

Pengolahan yaitu proses, perbuatan, cara mengolah Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 2 (1996:701)

memberikan pengertian tentang olah adalah sebagai berikut : 1.

Olah yaitu : a) Laku; ulah; cara (melakukan sesuatu); akal (daya upaya,tipu daya) b) Perbuatan Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa pengolahan adalah

suatu proses atau cara perbuatan mengubah/mengusahakan sesuatu menjadi lebih sempurna atau memiliki nilai guna. C. Pendistribusian 1. Definisi Distribusi Cepat atau lambat alat atau barang yang disimpan dalam gudang/tempat penyimpanan akan dikeluarkan guna didistribusikan kepada pihak yang membutuhkan. Dalam pendistribusian perlu juga diusahakan bagaimana agar pengiriman alat/barang berjalan dengan aman dan dengan biaya yang murah dalam artian pengiriman secara efektif dan efisien. Pengertian distribusi itu sendiri adalah proses yang menunjukkan penyaluran barang dari produsen sampai ke tangan masyarakat konsumen. Produsen artinya orang yang melakukan kegiatan produksi. Konsumen artinya orang yang menggunakan barang atau pemakai barang/jasa dan orang yang melakukan kegiatan distribusi disebut distributor. commit to user Distribusi merupakan kegiatan ekonomi yang menjembatani kegiatan produksi



dan konsumsi. Berkat distribusi barang dan jasa dapat sampai ke tangan konsumen. Dengan demikian kegunaan dari barang dan jasa tersebut akan lebih meningkat setelah dapat dikonsumsi. Dari apa yang baru saja diuraikan tampaklah bahwa distribusi turut serta meningkatkan kegunaan menurut tempatnya (place utility) dan menurut waktunya (time utility). Distribusi Menurut Winardi (1986:299) dalam bukunya, “Prinsip-Prinsip Manajemen” yang dimaksud dengan saluran distribusi adalah “Merupakan suatu kelompok perantara yang berhubungan erat satu sama lain dan yang menyalurkan produk-produk kepada pembeli”. Menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirjo, S. H. dalam bukunya Dasar-dasar ( Pengantar Studi) Administrasi Niaga (Business Administratiton) (1982 : 286) seri 5, “Distribusi” adalah bidang keahlian dan kegiatan-kegiatan untuk mendekatkan barang-barang kita (commodities, merchandise) sedekatdekatnya dan ditempatkan semenarik-menariknya kepada warga masyaraka, calon-calon atau peminat pembeli, sedemikian rupa, sehingga mereka yang tadinya sudah menjadi langganan atau pemakai barang-barang merk lain mulai piker-pikir untuk membeli dan memakai barang-barang (produk) perusahaan kita. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi 3 (2007:270) memberikan pengertian tentang distribusi dan pendistribusian adalah sebagai berikut : Distribusi yaitu : a) Pembagian barang keperluan sehari-hari kepada penduduk atau

kepada pegawai, anggota tentara, polisi, dan sebagainya. b) Penyaluran barang kepada beberapa orang atau kebeberapa tempat. c) Pendistribusian yaitu pembagian, penyebaran ke tempat-tempat

secara merata. http://akupunmenulis.wordpress.com/2009/07/22/produksi-konsumsi distribusi-dan-ekonomi-kerakyatan/ (July 22, 2009), dalam postingan Produksi, Konsumsi, Distribusi, dan Ekonomi Kerakyatan, “Distribusi” merupakan setiap tindakan atau usaha yang dilakukan baik oleh orang atau lembaga yang ditujukan commit to user untuk menyalurkan barang-barang dan jasa-jasa dari produsen ke konsumen.



Produsen perlu memikirkan saluran yang bagaimana yang akan dipilih untuk menyalurkan barang dan jasanya dengan tepat dan biaya murah. Menurut Wikipedia (http://id.m.wikipedia.org/wiki/distribusi), “Distribusi” adalah salah satu aspek dari pemasaran. Seseorang atau sebuah perusahaan distributor

adalah

perantara

yang

menyalurkan

produk

dari

pabrikan

(manufacturer) dan pengecer (retailer). Setelah suatu produk dihasilkan oleh pabrik, produk tersebut dikirimkan (dan biasanya juga sekaligus di jual) ke suatu distributor. Menurut Alex S. Nitisemito (1993 : 102) dalam buku “Marketing” Distribusi dapat didefinisikan sebagai kegiatan untuk menyalurkan atau menyampaikan barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Secara ekonomi, kegiatan distribusi merupakan suatu upaya untuk memberikan kegunaan waktu dan tempat. Dalam memutuskan saluran distribusi biasanya melibatkan: 1. Jumlah pedagang perantara yang akan dilibatkan 2. Bagaimana

memelihara

saluran-saluran

komunikasi

antara

berbagai tingkat dari pedagang perantara 3. Seleksi pedagang perantara yang khusus 4. Penempatan menurut letak geografis dari persediaan barang 5. Lokasi dari pusat-pusat distribusi

Dalam kegiatan distribusi haruslah dituntut kerjasama yang baik dari tiap pelaksananya agar dalam kegiatan pendistribusian tidak terjadi kendalakendala/hambatan-hambatan pada saat pendistribusian sehingga dalam kegiatan pendistribusian dapat berjalan dengan lancar. Dari berbagai pengertian di atas, bisa diambil kesimpulan bahwa distribusi merupakan suatu struktur yang menggambarkan alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen. 2. Saluran Distribusi

Saluran ini mencakup siapa yang berpartisipasi dalam menghantarkan jasa. Menurut Lupiyoadi (2001 : 82) dalam buku “Manajemen Pemasaran Jasa (Teori commit to user dan Praktek) ada tiga partisipan dalam distribusi jasa :



a) Penyedia jasa b) Intermediary/perantara c) Konsumen

3. Bentuk-bentuk Distribusi a) Distribusi Langsung

Adalah suatu metode penyimpanan barang kepada konsumen yang dilakukan sendiri dan menyeluruh oleh suatu perusahaan tanpa melalui pihak lain sebagai perantara b) Distribusi Tidak Langsung

Adalah suatu cara menyalurkan barang dengan menggunakan jasa perantara

sebagai pihak

yang

menjembatani

hubungan

antara

perusahaan ke konsumen atau pelanggan. Pemilihan bentuk distribusi ini sangat penting dan harus dilakukan secara teliti dan dengan pertimbangan yang masak, sebab kesalahan dalam pemilihan bentuk distribusi akan dapat memperlambat bahkan memacetkan usaha penyaluran barang dan jasa dari produsen ke konsumen. 4. Fungsi Distribusi

Fungsi distribusi menurut Kotler (2001 : 168-169) dalam bukunya “Manajemen Pemasaran Indonesia Analisis Perencanaan Implementasi dan Pengendalian (terjemahan) jilid 2, yaitu : a) Informasi

: Pengumpulan dan penyebaran informasi

riset pemasaran mengenai pelanggan, pesaing, dan pelaku lain serta kekuatan dalam lingkungan pemasaran yang potensial dan yang ada saat ini. b) Promosi

:

Pengembangan

dan

penyebaran

komunikasi persuasif mengenai penawaran yang dirancang untuk menarik pelanggan.

commit to user



c) Negosiasi

:

Usaha untuk mencapai persetujuan akhir

mengenai harga dan syarat lain sehingga transfer kepemilikan dapat dilakukan. d) Pemesanan

: Komunikasi terbalik dari anggota saluran

pemasaran dengan produsen mengenai minat untuk membeli. e) Pembiayaan

: Perolehan dan alokasi dana yang dibutuhkan untuk

membiayai persediaan pada tingkat saluran pemasaran yang berbeda. f)

Pengambilan resiko : Asumsi resiko yang berhubungan dengan

pelaksanaan fungsi saluran pemasaran tersebut. g) Pemilikan fisik

:

Kesinambungan

penyimpanan

dan

pergerakan produk fisik dari bahan mentah sampai ke pelanggan akhir. h) Pembayaran

: Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu

organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain. i)

Hak milik

: Transfer kepemilikan sebenarnya dari satu

organisasi atau orang ke organisasi atau orang lain. 5. Distribusi Jasa

Menurut Lamb Hair Mc Daniel (2001) dalam bukunya “Pemasaran” Distribusi jasa memfokuskan pada tiga hal penting, yaitu : a) Meminimalisasi waktu tunggu b) Mengelola kapasitas pelayanan c) Meningkatkan pengiriman melalui saluran distribusi baru

Salah satu hal yang menjauhkan distribusi jasa dari distribusi fisik adalah bahwa Dalam produksi, suatu hambatan produksi dapat diobati dengan menggunakan persediaan pengaman atau jenis transportasi yang lebih cepat. Pengganti seperti itu tidak mungkin dilakukan dalam jasa. Manfaat dari suatu jasa relatif juga tidak berwujud yaitu biasanya tidak dapat melihat manfaat tersebut. Menurut J. David Viale (2000 : 97) dalam bukunya “Dasar-dasar Manajemen Sediaan” Distribusi fisik produk berlangsung melalui berbagai titik distribusi yang ditempatkan secara geografis. Titik distribusi bisa meliputi fasilitas commit to user manufaktur, pusat distribusi, distributor, dan pengecer, atau distribusi barang



dapat mengalir secara langsung ke pelanggan atau melalui berbagai tingkatan sepert ditunjukkan dibawah. Sediaan disimpan di setiap lokasi berdasarkan kriteria seperti biaya, tingkat kepuasan-pelanggan yang diinginkan, dan efisiensi operasi distribusi. Distribusi fisik produk haruslah diperhitungkan dalam semua jenis lingkungan manufaktur (dibuat-untuk-stok, dibuat-atas-pesanan, dan dirakit-ataspesanan) serta lingkungan distributor dan pengecer. Berikut disajikan sebuah diagram yang menunjukkan distribusi fisik dan manajemen material yang saling sesuai membentuk aliran barang yang logis. Gambar 2.2 Aliran Fisik

Manajemen Material

Manajemen Distribusi

Pemasok

Pelanggan

Pabrikan

Pusat Distribusi

Material

Barang setengah jadi

Pelanggan

BarangJadi

LOGISTIK Lokasi dan saluran distribusi untuk menyediakan jasa kepada pasar sasaran adalah dua kunci area keputusan. Keputusan lokasi dan saluran mencakup bagaimana menyampaikan jasa kepada konsumen dan dimana terjadinya. Hal ini memiliki relevansi yang besar karena jasa tidak dapat disimpan serta diproduksi dan dikonsumsi di tempat yang sama.

commit to user



D. Sistem Distribusi

Sistem distribusi merupakan suatu rangkaian prosedur yang berurutan maupun unsur-unsur yang teratur maupun struktur yang menggambarkan alternatif penyampaian barang atau jasa dari produsen ke konsumen. Menurut J. David Viale (2000 : 99) dalam bukunya yang berjudul “Dasar-Dasar Manajemen Sediaan” menjelaskan sistem distribusi secara bebas dapat diklasifikasikan atas sistem tarik dan sistem dorong. 1. Sistem Tarik

Pada sistem tarik, keputusan penambahan kembali sediaan dilakukan di gudang daerah. Hal ini berlawanan dengan pengambilan keputusan pada sistem dorong yang tersentralisasi. Keuntungan dari sistem tarik ini adalah kendali terletak pada tim manajemen daerah. Sementara kerugian potensialnya adalah kurang terlihatnya penampakan antar gudang, sehingga dapat mengakibatkan kelebihan sediaan. 2. Sistem Dorong

Sistem ini mendorong sediaan dari pabrik pusat ke gudang. Keputusan penambahan kembali sediaan dilakukan di pabrik. Keuntungan dari sistem dorong adalah tercapainya skala ekonomis oleh satu sumber pusat, seperti pabrik. Kerugiannya adalah kurang fleksibel dalam menanggapi kebutuhan pelanggan lokal. Sistem dorong yang paling umum adalah perencanaan kebutuhan distribusi (distribution requirements planning/DRP). Seperti halnya proses MRP, DRP menggunakan

teknik

titik

pemesanan

kembali

berbasis

waktu

untuk

mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang di semua tingkatan sistem distribusi. Peramalan untuk permintaan independen, bersama dengan data penjualan aktual dijabarkan melalui berbagai tingkatan distribusi. Titik penghubung antara sistem manufaktur dan sistem distribusi adalah jadwal induk produksi (master production schedule/MPS). Pada perencanaan dan pengendalian sediaan distribusi dengan sistem dorong, titik kendali pusat seperti pabrik menetapkan jumlah sediaan yang akan diterima setiap pusat distribusi. Sistem dorong tersentralisasi commit to user



ini hanya digunakan dalam situasi di mana pusat distribusi dan pusat manufaktur dimiliki oleh satu perusahaan yang sama. Menurut Sondang P. Siagian (2001 : 262-263) dalam bukunya “Kerangka Dasar Ilmu Administrasi” agar sistem yang handal dalam pendistribusian tercipta diperlukan kerjasama yang erat antara satuan-satuan kerja pengguna alat/barang tertentu dengan para petugas penyimpanan. Kerjasama yang dimaksud akan lebih mudah terbina dan terpelihara apabila : a) Pengguna alat/barang menyampaikan kebutuhannya dengan jelas

dalam arti barang apa yang diperlukan, dalam jumlah apa, dimana diperlukan dan kapan diperlukan. Untuk memperlancar pemrosesan semua permintaan yang datang dari berbagai satuan kerja dalam organisasi disediakan formulir permintaan barang untuk disampaikan kepada petugas gudang penyimpanan melalui suatu mekanisme dan prosedur kerja yang diketahui bersama. b) Terdapat kecekatan petugas gudang untuk memproses permintaan

yang diterimanya dan menyampaikan/mengirimkannya kepada satuan kerja yang meminta dengan cepat dan aman. c) Kesemuanya itu berarti bahwa harus ada suatu sistem distribusi yang

tidak berbelit-belit akan tetapi tetap menjamin bahwa mekanisme dan prosedur yang telah ditetapkan ditaati oleh semua pihak yang berkepentingan E. Metode Pengamatan

Metode pengamatan merupakan faktor penting di dalam suatu penelitian. Disamping untuk memperoleh data yang sesuai dengan tujuan penelitian juga untuk mempermudah pengembangan dan guna kelancaran penyusunan laporan tugas akhir. Metode pengamatan yang digunakan dalam pengumpulan data ini, sebagai berikut :

commit to user



1. Lokasi Pengamatan

Penulis mengambil lokasi pengamatan pada Kantor Pos Solo 57100 yang terletak di Jalan Jendral Sudirman no.8 Surakarta. Pemilihan lokasi ini didasarkan atas pertimbangan sebagai berikut : a) Dimungkinkan

adanya

pengumpulan

data

sebagai

bahan

pembuatan laporan pengamatan yang penulis susun. Karena Kantor Pos Solo 57100 merupakan salah satu perusahaan yang mengolah jasa hantaran pos nasional sehingga dituntut untuk mempunyai sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik agar terjadi peningkatan kualitas layanan jasa paket pos khususnya. b) Diberikannya ijin kepada penulis untuk mengadakan pengamatan

di Kantor Pos Solo 57100, sehingga penulis mudah dalam memperoleh data, informasi, dan referensi yang dibutuhkan. c) Lokasinya yang mudah dijangkau. d) Karena lokasi pengamatan merupakan tempat magang penulis,

sehingga penulis dapat lebih leluasa memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. 2. Jenis Pengamatan

Berdasarkan dengan rumusan permasalahan yang telah dikemukakan diatas, bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang memaparkan dan menggambarkan realita secara cermat dan sistematis mengenai system pengolahan dan pendistribusian paket pos pada Kantor Pos Solo 57100. Seperti yang dikemukakan Sutopo (2002 : 110-111) yaitu pengamatan yang mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya. 3. Sumber Data

Data adalah fakta atau keterangan dari obyek yang diamati. Sumber data dalam pengamatan ini berdasarkan jenis sumber data menurut Sutopo (2002 : 5054) adalah :

commit to user



a. Narasumber

Data diperoleh melalui wawancara dengan Supervisor bagian jasa logistik (Paket), serta wawancara dengan beberapa karyawan sebagai informan yang dapat memberikan informasi yang menunjang. b. Dokumen

Data yang diperoleh dengan cara membaca, mempelajari buku-buku, peraturan-peraturan, arsip-arsip, serta dokumen-dokumen maupun literatur yang ada pada Kantor Pos Solo 57100 yang berhubungan dengan masalah yang diteliti, seperti pedoman pengolahan dan pendistribusian,arsip serta data advis paket pos Kantor Pos Solo 57100, dan buku referensi kepustakaan. 4. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini berdasarkan pada teknik pengumpulan data menurut Sutopo (2002 : 58-72) adalah sebagai berikut : a. Observasi

Dalam pengamatan ini penulis menggunakan teknik observasi berperan aktif. Yang berarti penulis memainkan peran yang dimungkinkan pengamatannya,

dalam dengan

suatu

situasi

yang

mempertimbangkan

berkaitan akses

dengan

yang

bisa

diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data dengan cara menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat, atau lokasi dan benda serta rekaman gambar dan wawancara. Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan langsung selama masa magang di bagian paket pos Kantor Pos Solo 57100 yaitu pada pertengahan bulan januari sampai dengan pertengahan bulan maret 2012. b. Wawancara

Yaitu cara pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung atau bertatap muka kepada narasumber yang berhubungan commit to user dengan materi pengamatan dan kegiatan yang dipelajari di lapangan



kepada Supervisor bagian jasa logistik (Paket) serta beberapa karyawan lainnya di Kantor Pos Solo 57100 yang dianggap kompeten. Teknik ini dipakai penulis agar data yang diperoleh lebih hidup dan lengkap. Teknik wawancara yang penulis gunakan adalah wawancara mendalam (tidak terstruktur) dimana pertanyaan yang mengarah pada kedalaman informasi dilakukan secara mendalam dan dilakukan beberapa kali untuk mendapatkan kejelasan baik jumlah dan kualitas data yang diharapkan. c. Mengkaji Dokumen

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis bukan hanya sekedar mencatat isi penting yang tersurat dalam dokumen yang berbentuk tertulis sederhana. 5. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model analisis interaktif. Menurut Sutopo (2002 : 91-93) dalam model ini ada tiga komponen analisis yaitu reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan yang dilakukan secara serempak dengan bentuk interaktif dengan proses pengumpulan data sebagai siklus. Komponen analisa tersebut dilaksanakan secara terpadu selama dan sesudah pengumpulan data. Ketiga kegiatan dalam analisis model interaktif dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Reduksi data (Data reduction)

Reduksi data merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan pengabstrakan data yang muncul dari catatan lapangan, yaitu Kantor Pos Solo 57100. Proses ini berlangsung secara terus menerus sepanjang pelaksanaan pengamatan. Proses analisis juga dimaksudkan untuk mempertegas, memperpendek, membuat fokus, dan membuang hal-hal yang tidak penting serta mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan. commit to user



b. Penyajian data

Penyajian data dapat diartikan sebagai suatu rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan dapat mudah dipahami. Berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain yang berdasarkan pemahamannya tersebut. Dalam tahapan ini sajian data dalam bentuk narasi serta deskripsi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan. c. Penarikan kesimpulan (Conclution drawing)

Kesimpulan yang diambil perlu diverifikasi agar cukup mantap dan benar-benar

dipertanggungjawabkan.

Perlu

dilakukan

aktifitas

pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran yang timbul pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali catatan lapangan. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data berakhir. Ketiga komponen utama tersebut saling mendukung dan berhubungan membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga menjadi satu siklus penting dalam penyusunan laporan ini. Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup mantap dan memuaskan. Bagan 2.3 Model Analisis Interaktif

Pengumpulan Data

Reduksi Data

commit to user

Penarikan Kesimpulan

Sajian Data


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN

A. PT. Pos Indonesia 1. Sejarah PT. Pos Indonesia Pada dasarnya sebuah perusahaan akan selalu mengalami perubahan sejalan dengan perkembangan zaman yang seperti ini, baik mengenal perubahan jenis, struktur organisasi. Di Nusantara, komunikasi jarak jauh dengan surat sudah mulai sejak zaman kerajaan-kerajaan. Namun yang berkirim surat dan penerimanya adalah raja-raja, setidaknya kaum bangsawan, bukan orang kebanyakan. Dan surat itu diantarkan oleh pesuruh atau utusan kerajaan (kurir) dengan berjalan kaki atau menunggang kuda. Pesannya mungkin pendek saja tidak seperti surat-surat modern yang sifatnya pribadi atau bercerita panjang lebar tentang keadaan atau tempat. Ketika bangsa belanda mulai menjajakan kaki di bumi Nusantara ini, surat menyurat menjadi “internasional”. Tidak saja antara raja dengan raja atau bangsawan dengan bangsawan di seantero Nusantara dan raja di negeri seberang, yaitu Eropa khususnya negeri Belanda. Kurirnya tidak lagi berjalan kaki atau naik kuda melainkan naik kapal. Dan waktunya tidak hanya beberapa hari atau minggu, tetapi berbulan-bulan. Ketika Belanda mendirikan perusahaan kongsi dagang dengan Hindia Timur di Nusantara dengan nama VOC (Verenigde Oostindinche Compagnie – United East Indies Company – Perusahaan Persatuan (Kongsi) Hindia Timur). Tanggal 20 Maret 1602 mereka (lama kelamaan) merasa butuh mendirikan juga kantor yang dapat mengurusi pengiriman dan penerimaan surat antara mereka yang berada di Hindia Belanda dan induknya di Negeri Belanda. Maka pada 26 Agustus 1746 VOC mendirikan Kantor Pos Pertama di Batavia atau Jakarta. Saat itu Batavia diperintah oleh Gubernur Jenderal G.W Baron van Imhoff. Tahun 1750 di Semarang kota pelabuhan di Jawa Tengah Utara, juga didirikan kantor pos. commit to user 26



Pada tahun 1922-1923 Kantor Pos jawatan PTT yang awalnya berkedudukan di Woltergarden dipindahkan ke Gedung Werken (Dinas Pekerjaan Umum) di Bandung. Selama masih menjadi jawatan, PTT terpecah-pecah. Pada masa itu masih terdapat jawatan PTT Sumatra, Jawa, dan Bandung. Pada saat pemerintahan Jepang menyerahkan Indonesia kepada pemerintahan Sekutu merupakan hari bakti postel dan sebagai kepala jawatan PTT RI adalah Bapak Soeharto dan sebagai wakilnya Bapak R.Dijar. Perkembangan Pos di Surakarta dipengaruhi oleh perkembangan global pos di Jawa, yaitu antara lain dengan dibuatnya sarana jalan yang membentang dari Anyer sampai Panarukan. Pembuatan jalan raya pos dari Anyer sampai Panarukan sepanjang kurang lebih 1000 kilometer dimulai pada tahun 1908 dan selesai setahun kemudian. Pada mulanya jalan tersebut dipergunakan sebagai sarana militer, namun ternyata juga bermanfaat bagi perekonomian dan telekomunikasi khususnya pos. Surakarta yang terletak di tengah-tengah pulau Jawa disamping dijadikan sebagai tujuan pos juga dijadikan sebagai tempat penggantian kuda yang merupakan sarana penyampaian surat pada waktu itu. Perkembangan PT.Pos Indonesia akan dijabarkan sebagai berikut : a) Dinas Pos sebagai Jawatan Pada tahun 1864 Dinas Pos sebagai jawatan, berada dibawah pengawasan Directur Productieen en ciile magazijne dan pada tahun 1867 Dinas Pos disatukan dengan Dinas Telegram dengan nama status jawatan Post en Telegreph Dients (Staatblad 1876 No 4 tanggal 8 November 1876 tentang Algemenee Bepalingent Ontrent het Beher Van De Groverments Post en Telegraf Dients). b) Dinas Pos Sebagai Perusahaan ICW (Indische Comptabtinier Wet)

Dengan Statblaad tahun 1906 No 395 lahir jawatan Pos, Telegraf dan Telepon atau jawatan PTT (di Hindia Belanda) yang berada di bawah Departemen Lalu Lintas dan Pengairan (Departemen Van Verkeze en Water Staat). Cara pengurusan dan pertanggung jawaban keuangan tunduk pada ICW dan juga disebut perusahaan ICW. ICW to user Staatblad tahun 1864 no.106, diundangkan pertamacommit kali dengan



diumumkan lagi dengan Staatblad tahun 1925 no 448 (dengan perubahan terakhir sebutan Indische diubah menjadi Indonesiche dan seterusnya dengan singkatan ICW). c) Dinas Pos sebagai Perusahaan IBW (Indische Bedrijven Wet)

Status Dinas Pos sebagai ICW dianggap kurang tepat, maka pada tahun 1931 dengan Staatblad tahun 1931 no 524 jawatan pos, telegraf, telepon atau PTT diubah statusnya dari perusahaan ICW menjadi IBW. d) Dinas Pos sebagai Perusahaan Negara Setelah UU no.19 PRP tahun 1960, maka semua perusahaan yang modalnya untuk seluruhnya merupakan kekayaan Negara, baik yang terjadi karena Nasionalisasi berdasarkan UU no. 86 tahun 1985 menjadi perusahaan Negara. Menurut UU no.19 tahun 1960 dan lembaran Negara UU tahun 1809 jawatan pos, telegraf, dan telepon (PTT)

kemudian

menjadi

perusahaan

Negara

yang

didirikan

berdasarkan ordinasi tahun 1931, telah ditetapkan sebagai perusahaan Negara berdasar IBW (Staatblad tahun 1927 no.419). e) Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi Berdasar PP no.240 tahun 1961, PN POS, Telegraf, dan Telepon yang diatur dengan ordinasi tanggal 28 tahun 1931 (Staatblad tahun 1927 no.524) tersebut ditunjuk sebagai perusahaan Negara dalam arti pasal 2 IBW dan berkedudukan di Bandung dan dilebur menjadi Perusahaan Negara dan Telekomunikasi (Pn Postel. Dalam peleburan segala hak, kewajiban, perlengkapan, dan kekayaan serta jawatan usaha dari pos,telegraf, dan telepon kepada PN Postel (Lembaran Negara No.306 tahun 1961 pasal 1). f) Perusahaan Negara Pos dan Giro Dengan PP no. 29 tahun 1965 (lembaran Negara No.62 tahun 1965) didirikan perusahaan Negara Pos yang terpisah dari Perusahaan Negara Telekomunikasi yang didirikan dengan PP no 31 tahun 1965. commit to user



g) Perusahaan Umum Pos dan Giro (Perum Pos dan Giro) Dinas Pos dan Giro merupakan Perusahaan Umum yang berdasarkan PP No. 30 tahun 1976. Perusahaan Pos dan Giro yang didirikan dengan PP no.29 tahun 1965 berdasar pada UU tahun 1960 yang dikembangkan menjadi Perusahaan Umum Pos dan Giro sesuai dengan UU No. 9 tahun 1969 dengan singkatan Perum Pos dan Giro. h) Perum Pos dan Giro berdasarkan PP No.6 tahun 1984 UU. No.6 tahun 1984 menggantikan UU.No 4 tahun 1959 sebagai penyesuaian diri perusahaan dengan tuntutan jaman. Dengan perubahan UU tersebut, maka secara tidak langsung menyebabkan perubahan PP No.9 tahun 1978 dengan PP No.24 tahun 1984 tentang Perum Pos dan Giro. i) PT. Pos Indonesia (Persero) Dengan PP no. 5 tahun 1995 tentang pengalihan bentuk perum menjadi Persero, maka tanggal 20 Juni 1995 Perum Pos dan Giro berubah menjadi Perseroan dengan nama PT. Pos Indonesia (Persero). 2. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia

Dalam pendiriannya PT. Pos Indonesia mempunyai visi dan misi sebagai arah orientasi perusahaan dalam melakukan pelaksanaan operasional. Adanya visi dan misinya adalah sebagai berikut : a) Visi PT.Pos Indonesia (2009-2010) Integrated mail,logistics, and service infrastructure. (2011-2013) Indonesia’s leader in the mail, logistic, and financial service. (2014-2018) ASEAN champion of postal industries. Menjadi perusahaan pos yang berkemampuan memberikan solusi terbaik commit todomestik user dan menjadi pilihan utama stakeholder maupun internasional dalam



mewujudkan pengembangan bisnis dan pola kemitraan, yang didukung oleh sumber daya manusia yang unggul dan menjunjung tinggi nilai. b) Misi PT.Pos Indonesia Memberikan solusi terbaik bagi badan,bisnis, pemerintah dan individu melalui penyediaan sistem bisnis dan layanan komunikasi tulis, logistik, transaksi keuangan, dan filateli berbasis jaringan terintegrasi, terpercaya, dan kompetitif di pasar domestik dan internasional. 3. Tugas dan Fungsi PT.Pos Indonesia PT. Pos Indonesia adalah salah satu badan usaha milik Negara yang bergerak di bidang jasa. Tujuan yang ingin dicapai adalah membangun hubungan dan mengembangkan usaha pelayanan pos dan giro guna memperlancar hubungan masyarakat untuk menunjang terlaksananya pembangunan nasional. Supaya tujuan dapat tercapai dengan baik maka PT. Pos Indonesia harus mempunyai tugas dan fungsi yang jelas sehingga masyarakat atau pengguna jasa tidak kecewa dengan pelayanan yang ada. Adanya tugas dan fungsi PT. Pos Indonesia sebagai berikut : a) Tugas PT. Pos Indonesia 1) Penyelenggaraan dan pelayanan pos dan giro, baik dalam negeri

maupun luar negeri. 2) Perencanaan, penggunaan, perluasan sarana-sarana pos dan giro. 3) Usaha ini sesuai dengan peraturan yang berlaku.

b) Fungsi PT. Pos Indonesia PT. Pos Indonesia mempunyai fungsi yang isi pokoknya memberikan pelayanan kepada masyarakat yang meliputi; 1) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan

lalu lintas barang misalnya : Pengurusan paket pos. 2) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan

commit to user lalu lintas berita misalnya : Pelayanan surat menyurat.



3) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang pemberian

pembayaran pensiun. 4) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang penyelenggaraan

lalu lintas uang contohnya : Pengiriman atau penerimaan uang dalam bentuk wesel. 4. Kepemilikan Modal PT. Pos Indonesia merupakan perusahaan BUMN sehingga kepemilikan modal adalah pada pemerintah, dibawah pengawasan sepenuhnya oleh Departemen Keuangan dalam hal ini adalah Menteri Keuangan. 5. Produk-Produk PT. Pos Indonesia (Persero) Setiap bagian-bagian atau unit-unit kerja tersebut yang mengurusi produkproduk pos. Bagian-bagian atau unit-unit kerja dan produk pos tersebut adalah sebagai berikut : a) Kiriman Internasional 1) Express Post Layanan pengiriman dokumen dan barang express dengan jangkauan lebih dari 200 negara dengan fasilitas track and trace. 2) EMS EMS adalah layanan premium PT.Pos Indonesia (Persero) untuk pengiriman dokumen dan barang dagangan ke luar negeri. Kiriman express ke 83 negara yang masuk dalam jaringan EMS. Pengiriman maupun penerimaan dapat dilacak secara elektronik. 3) Paket Pos Internasional Layanan pengiriman barang ke 184 negara, baik Paket Pos Cepat Internasional (Udara) maupun Paket Pos Biasa Internasional (Laut). 4) Wesel Pos Internasional Layanan pengiriman uang dari dan ke-14 Negara (Brunei, Hongkong, Iran, Jepang, Korea Selatan, Philipina, Malaysia, Qatar, Singapura, commit to user



Uni Emirat Arab, Austria, Brazil, Taiwan, dan Thailand) dan dapat dilayani oleh seluruh Kantor Pos Online Wesel Pos. b) Filateli Filateli merupakan hobi dalam mengumpulkan perangko, tanpa disadari. Seorang pengumpul perangko yang menekuni hobinya dengan sungguh-sungguh, akan memperoleh pengetahuan yang luas. Perangko-perangko yang diterbitkan oleh berbagai negara biasanya menampilkan

gambar-gambar

yang

berkaitan

dengan

sejarah,

ekonomi, politik, kebudayaan, flora dan fauna, dan lain-lain. c) Hybrid Mail Hybrid Mail adalah surat elektronik atau yang biasa lebih dikenal dengan nama SMS(Short Message Services) yang meliputi antara lain : 1) Ratron Simpati Layanan surat dan pemberitaan singkat berupa ucapan/pesan simpati dari satu orang ke orang lain dalam wilayah yang berbeda. 2) SMS Ratron Simpati Layanan pengiriman dan pemberitaan singkat melalui SMS kepada masyarakat yang tidak memiliki pesawat seluler/Handphone. 3) SMA – POS Pengiriman ucapan selamat melalui SMS yang dikirimkan oleh pemegang pesawat seluler kepada masyarakat dan akan diterima dalam bentuk ucapan. d) Ritel Kios Pos merupakan salah satu inovasi kantor pos untuk memberikan pelayanan ekstra kepada konsumen. Peningkatan nilai pelayanan kantor pos yang dilakukan melalui proses transformasi dari konsep “office” menuju “store” dengan meningkatkan fungsi KIOS POS. commit to userinteraksi produsen-konsumen dan sebagai pasar yang menjembatani



sebagai pusat informasi sekaligus sarana untuk berkomunikasi dan bertemu antar anggota masyarakat. e) Logistik Layanan pengiriman barang dengan spesifikasi dan harga yang sesuai dengan pemerintah / kesepakatan. 1) Layanan Kargo Beberapa jenis layanan kargo yang ditawarkan : (a)

Trucking Freight Forward (1) Layanan pengiriman dari gudang pengiriman langsung ke

gudang penerima. (2) Harga dapat dinegosiasikan.

Kargo Pos

(b)

(1) Solusi untuk kiriman konsumen tanpa batasan ukuran dan berat. (2) Garansi asuransi ongkos kirim dan nilai barang. (3) Pengurusan penyelesaian dokumen. (4) Tarif kompetitif.

2) Layanan Logistik lainnya Layanan Logistik lainnya yang ditawarkan antara lain : (a) Warehousing (b) Custom Clearance (c) Management Inventory (d) Marking & Labeling/Praposting (e) Tracking f) Keuangan PT. Pos Indonesia juga melayani jasa keuangan dengan layanan kelas dunia dan handal sehingga konsumen akan terpenuhi, diantaranya : commit to user



1) System Online Payment Point (SOPP) Merupakan cara termudah, cepat, praktis, dalam melakukan setoran tabungan, pembayaran tagihan, rekening telephone seluler, asuransi, kredit, penerimaan pajak, dan isi ulang kartu seluler. Kerjasama SOPP di Solo dilakukan dengan kerjasama TELKOM, TELKOMSEL, INDOSAT, ADIRA, BAF, OTO FINANCE, AIG LIPPO, GE CONSUMER SERVICE, ABN AMRO, FIF, SHARE-E, PLN, SETORAN PAJAK, BANK MUAMALAT INDONESIA, BHAKTI FINANCE, NUSA PRO, WANA ARTHA, KARTU HALO, KARTU MATRIKS, dan FLEXI. 2) Wesel Pos Standar Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan service level paling cepat 2 hari (H+2) uang dapat diantar sampai ke rumah. 3) Wesel Pos Prima Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dengan service level H+0/H+1. Produk kiriman uang cepat, dapat diantar sampai ke rumah. 4) Wesel Pos Instan Merupakan solusi untuk pengiriman uang anda secara cepat dan aman karena dilengkapi dengan PIN. Dapat diambil diseluruh kantor pos dalam jaringan. 5) Wesel Pos Berlanggganan Sarana pengiriman uang untuk tujuan ke seluruh Indonesia dalam jumlah uang yang tetap dan rutin. Kiriman uang dapat diterima di rumah. 6) Wesel Pos Luar Negeri Sarana pengiriman dan penerimaan uang dengan tujuan ke seluruh dunia dan dengan service H+0 dan dapat diterima di semua kantor pos jaringan. commit to user



g) Paket Pos Merupakan layanan pengiriman paket ke seluruh Indonesia dan dunia layanan darat, laut, maupun udara yang meliputi : 1) Paket Pos Biasa Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut : (a)

Darat/Laut dengan berat maksimum 50 kg

(b)

Udara dengan berat maksimum 30 kg

2) Paket Pos Kilat Khusus Layanan prioritas dari unit logistik PT. Pos Indonesia yang tersedia di 28 provinsi di Indonesia. Layanan ini menawarkan garansi waktu tempuh dan gantu rugi apabila terjadi keterlambatan atau hilang. 3) Paket Pos Perlakuan Khusus h) Surat Pos 1) Surat Pos Biasa (standar) Layanan pengiriman pesan dan barang secara impresif untuk semua lapisan masyarakat. 2) Surat Pos Kilat Khusus Sarana pengiriman dokumen dan barang domestik yang cepat dengan jaringan terluas. 3) Pos Express Jasa kurir cepat (express courier service), merupakan layanan kiriman ritel terdiri dari : (a) Service Level Guaranteed Based, memiliki keunggulan : (1) Time Certain akurat dan terlacak (2) Layanan

dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak

berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati kedua belah pihak. (3) System

Collecting

yang

memberikan

kemudahan

bagi

pelanggan maupun unit bisnis pos express dalam memproses commit to user kiriman.



(b) Mailing Room (1) Layanan dituangkan dalam perjanjian kerjasama/kontrak

berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati kedua belah pihak. (2) Layanan Mailing Room meliputi :

a. Penanganan

kiriman

antar

departemen

pada

suatu

perusahaan yang berlokasi dalam satu gedung. b. Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu

perusahaan. c. Penanganan kiriman antar perusahaan yang berlokasi pada

satu gedung. (c) Surat Pos Tercatat Sarana pengiriman dokumen dan barang dengan aman dan dalam jangkauan yang terluas. (d) Surat Pos Kilat Sarana pengiriman pesan dan barang secara impresif dan cepat yang dapat diposkan kapan saja dan dimana saja. B. PT. Pos Indonesia Solo 57100 1. Sejarah Perkembangan PT. Pos Indonesia Solo 57100 Berdirinya Kantor Pos Surakarta tidak terpisahkan dari perkembangan Kota Surakarta pada umumnya dan perkembangan dinas pos pada khususnya. Pada dasarnya PT. Pos Indonesia (Persero) Kota Surakarta tidak terlepas dari sejarah PT. Pos Indonesia (Persero) secara utuh. Berdirinya PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta tidak diketahui secara pasti kapan berdirinya. Sekitar tahun 1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di Surakarta, namun masih dalam masa penjajahan prancis karena pada masa tersebut Surakarta masih berbentuk suatu kerajaan. Di awal berdirinya, dinas pos masih berstatus sebagai jawatan dan masih commit to user menjadi satu dengan telegram dan telepon sehingga disebut dengan jawatan PTT.



Pada masa terjadi Agresi Militer Belanda II, banyak kantor PTT yang dibumi hanguskan termasuk Kantor Pos Solo di dalamnya, hal ini bertujuan untuk melindungi dan mempertahankan diri beserta alat-alat telekomunikasi. Namun diperkirakan juga pada tahun 1945 Kantor Pos Solo dibangun kembali sebagai kantor pos utama (rayon). Keadaan umum jawatan PTT setelah berakhirnya masa perang kemerdekaan adalah pelaksanaan berbagai upaya perbaikan dan pembangunan, serta upaya menghadapi hambatan-hambatan di berbagai daerah. Keadaan yang semakin membaik mulai dirasakan, misalnya dengan diadakan seminar Rehabilitation Centre di Solo pada tahun 1957. Pada bidang pendidikan diadakan tingkat pendidikan menengah yang meliputi tentang pendidikan pengawas pos, pendidikan pengatur pos, dan pendidikan perakit pos. Perkembangan pos yang cukup baik dari tahun ke tahun dan dalam rangka efisiensi dan efektifitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro, utamanya dalam menjalankan perannya sebagai salah satu pelaku perekonomian nasional, sesuai dengan tujuan yang ada dalam PP No. 5 tahun 1995, maka Perum Pos dan Giro Kota Surakarta berubah menjadi perusahaan Perseroan yaitu PT. Pos Indonesia (Persero) Kota Surakarta. Lokasi kantor PT. Pos Indonesia (Persero) Solo terletak di Jalan Jenderal Sudirman No.8 Solo 57111. 2. Identifikasi Instansi Nama

: PT. Pos Indonesia (Persero)

Alamat

: Jalan Jenderal Sudirman No.8 Solo 57100

Pimpinan

: Bapak Achmad Chaerul Hadi

3. Lokasi PT. Pos Indonesia Solo 57100 (KPRC) PT. Pos Indonesia Solo 57100 terletak di tengah kota Surakarta, tepatnya di Jalan Jenderal Sudirman No. 8 Solo 57100, berdekatan dengan Balaikota Surakarta yang merupakan Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) serta sebagai Sentral Pengelolaan Pos (SPP) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau dari segi aktivitas layanan fungsi-fungsi antara lain : a) Sebagai Kantor Poscommit to user



b) Sebagai Kantor Sentral Distribusi c) Sebagai Kantor Sentral Giro Gabungan Untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang cukup lengkap tersebut, di Kantor Pos Solo 57100 dibentuk 13 bagian yang masing-masing dipimpin oleh seorang supervisor, kecuali bagian pengolahan pos dipimpin oleh 3 orang supervisor yang bertugas bergantian secara shift. Untuk melayani masyarakat kota Solo yang membutuhkan layanan jasa pos, Kantor Pos Solo mempunyai fasilitas pelayanan sebagai berikut : a) Kantor Pos Pusat sebanyak 1 buah b) Kantor Pos cabang sebanyak 22 buah c) Pos Keliling Desa sebanyak 5 buah d) Pos Sarling sebanyak 3 buah e) Pos Desa sebanyak 2 buah f) Agen Pos sebanyak 20 buah g) Depot BPM sebanyak 61 buah h) Pos Sekolah sebanyak 8 buah i) Kotak Pos sebanyak 796 buah j) Trompol Pos sebanyak 24 buah k) Bis Surat sebanyak 109 buah l) Loket di Kantor Pos Pusat sebanyak 19 buah m) Loket di Kantor Pos Cabang sebanyak 64 buah Jangkauan pelayanan Kantor Pos Solo 57100 meliputi seluruh wilayah Kota Surakarta dengan jumlah kecamatan dan kelurahan sebagai berikut : 1) Kecamatan sebanyak 5 kecamatan 2) Kelurahan sebanyak 51 kelurahan Disamping itu, Kantor Pos Solo 57100 juga melayani : (a)

Sebagian wilayah Kabupaten Sukoharjo, meliputi wilayah

kecamatan Kartasura, Bekonang, dan Grogol. (b)

Sebagian

wilayah Kabupaten Karanganyar, meliputi to user Colomadu, dan Ngringo. wilayah kecamatancommit Gondangrejo,



Untuk tiap-tiap kecamatan tersebut telah tersedia masing-masing 1 buah Kantor Pos Cabang (KPC) Kantor Pos Solo 57100 memiliki 22 buah Kantor Pos Cabang (KPC) yang tersebar di seluruh Kota Surakarta, antara lain : (1)

KP Cabang Gading

(2)

KP Cabang UNS

(3)

KP Cabang Purwosari

(4)

KP Cabang Nusukan

(5)

KP Cabang Semanggi

(6)

KP Cabang Bekonang

(7)

KP Cabang Ngringo

(8)

KP Cabang Kerten

(9)

KP Cabang Pajang

(10) KP Cabang Mojosongo (11) KP Cabang Jebres (12) KP Cabang Gondangrejo (13) KP Cabang UMS (14) KP Cabang Jongke (15) KP Cabang Cengklik (16) KP Cabang Makamhaji (17) KP Cabang Colomadu (18) KP Cabang Solo Baru (19) KP Cabang Kartosuro (20) KP Cabang Solo Barat (21) KP Cabang Setabelan (22) KP Cabang Tipes Untuk melayani kebutuhan masyarakat akan jasa pos, maka Kantor Pos Solo 57100 juga merupakan Kantor Pos Pusat menyediakan loket antara lain : a) Loket Layanan Jasa Komunikasi Prioritas, melayani Kilat Khusus, Prima Pos dan EMS commit to user



b) Loket Wesel Pos Terima dan Kirim c) Loket Tabanas dan Layanan Takukersa atau JPS d) Loket Giro e) Loket BPM (Loket Benda Pos Materai) f) Loket SOPP g) Loket Filateli h) Loket Customer Service (CS) i) Loket Pensiun j) Loket Layanan Logistik/Paket Pos Kantor Pos Solo 57100 memiliki jam buka loket 6 hari dalam seminggu dengan jam buka sebagai berikut : 1) Jam buka loket di Kantor Pos Pusat Solo 57100 Senin-Sabtu

: Pukul 07.00-19.00WIB

Minggu/hari libur

: Tutup

2) Jam buka loket di Kantor Pos Cabang Senin-Kamis

: Pukul 07.30-14.00WIB

Jum’at-Sabtu

: Pukul 07.30-11.00WIB

Minggu/hari libur

: Tutup

commit to user



commit to user



4. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Solo 57100 Struktur organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 digambarkan dalam bentuk struktur organisasi garis, dimana dalam struktur organisasi ini wewenang dari puncak pimpinan yaitu Kepala Kantor Pos Indonesia (Persero) Solo 57100 dilimpahkan kepada pejabat umum manajer operasional yang bertugas sebagai koordinator operasional dari berbagai kepala bagian. Deskripsi jabatan Kantor Pos Solo 57100 adalah sebagai berikut : a) Kepala Kantor Pos Tugasnya bertanggung jawab terhadap segala aktivitas kantor dan segala kegiatan yang berkaitan dengan tujuan organisasi sebagai penentu, penggerak, dan pengarah. b) Wakil Kepala Kantor Pos/Manajer Operasional Tugasnya bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional kantor. c) Quality Control Tugasnya bertanggung jawab mengawasi dan sebagai pengontrol kualitas serta mutu layanan agar sesuai dengan standar kualitas yang ditentukan d) Supervisor Bagian Layanan 1 dan Layanan 2

1) Bertanggung

jawab

dan

melakukan

pengawasan

terhadap

pelayanan di loket giro pos 2) Bertanggung jawab terhadap kelancaran dinas dan memeriksa neraca di loket Wesel, Tabanas, Kukesra/Takesra, Pensiun, dan layanan keagenan lainnya 3) Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemakaian register berharga di loket penyaluran dana. 4) Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penerimaan/pembayaran Wesel pos baik secara manual maupun melalui SIMWESPOS, 5) Bertanggung jawab terhadap penagihan dan penyelesaian fee

pembayaran pensiun dan fee pemotongan uang pensiun, serta fee commit to user keagenan lainnya.



e) Supervisor Bagian Pengolahan Pos (Spv.PP)

Tugasnya : 1) Mempersiapkan dan mengawasi pelaksanaan angkut bis surat 2) Menerima dan mengirimkan semua pelayanan pos 3) Mengawasi terhadap pengolahan pos f)

Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Logistik (Spv. Pelayanan Jasa Logistik) Tugasnya

mengawasi

dan

bertanggung

jawab

terhadap

terselenggaranya pekerjaan dinas paket pos dengan baik. g) Supervisor Bagian Pemasaran (Spv. Pemasaran)

Tugasnya : 1) Bertanggung jawab atas pembuatan dan pelaksanaan program aksi pemasaran. 2) Melakukan analisis serta evaluasi terhadap kegiatan pemasaran yang sudah dan sedang dilaksanakan. 3) Membuat izin depot dan agen pos untuk dimintakan persetujuan dari Kepala Kantor Pos. 4) Bertanggung jawab untuk penagihan dan penyelesaian piutang kepada para pelanggan. h) Supervisor Bagian Akuntansi (Spv.Akuntansi)

Tugasnya : 1) Membuat

jurnal

laporan

mutasi

kirim

atau

terima

dan

melaporkannya. 2) Bertanggung

jawab terhadap kebenaran pertanggungjawaban

keuangan pada BKH dan jurnal pertanggung jawaban keuangan lainnya, laporan mingguan dan bulanan ke WilPos dan Transipos Bandung serta keamanan sarana komputer yang menjadi fasilitasnya. 3) Memeriksa dan menandatangani kebenaran Neraca PP-Giro dan loket. 4) Bertanggung jawab atas kebenaran entry data ke dalam SIM di commit to user bagian akuntansi.



i)

Supervisor Bagian Keuangan (Spv. Keuangan) Tugasnya : 1) Melakukan pencatatan mutasi dan rekonsiliasi atas saldo-saldo rekening bank. 2) Mengawasi dan mempersiapkan panjer kerja. 3) Membuat arsip kas dan mengawasi penggunaan mesin perangko

j)

Supervisor Bagian Unit Pelayanan Luar (Spv.UPL) Tugasnya : 1) Bertanggung jawab atas pengawasan pemakaian register berharga

oleh kantor-kantor cabang termasuk nomor urutnya. 2) Mengajukan panjar kerja Kantor Pos Cabang sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya, berdasarkan naskah-naskah pembayaran yang bertalian. 3) Menyimpan dan mendistribusikan register berharga untuk Kantor Pos Cabang dengan jumlah yang layak dan mencukupi. 4) Memeriksa dan menandatangani Buku Permintaan BPM Kantor Pos Cabang. k) Supervisor Bagian Antaran

Tugasnya

melakukan

pengawasan

pegawai

bagian

antaran,

bertanggung jawab melaksanakan pengawasan bagian antaran, dan melalukan pengaturan perputaran tugas antaran. l)

Supervisor Bagian Pelayanan Jasa Komunikasi 1) Bertanggung jawab atas kelancaran dinas di loket pelayanan jasa komunikasi. 2) Memeriksa neraca loket dan mengawasi pengiriman surat yang beanya dilunasi secara kredit. 3) Membuat rekapitulasi harian produk dan pendapatan peka waktu. 4) Bertanggung jawab atas penyimpanan register berharga pada akhir commit to user dinas.



5) Bertanggung jawab terhadap pengawasan pemungutan dan penyetoran premi asuransi prioritas standar maupun prioritas perlakuan hukum. m) Supervisor Bagian Sentral Layanan Pelanggan Korporat (Spv.SLPK)

Tugasnya

mengawasi

dan

bertanggung

jawab

terhadap

terselenggaranya pekerjaan dinas pos express dan layanan korporat dengan baik. 5. Varian layanan dalam produk PT. Pos Indonesia (Persero) : a) Jasa Kurir Cepat (Express Courier Service)

Merupakan layanan kiriman ritel terdiri dari : 1) Sameday Service, barang atau dokumen akan disampaikan ke

tangan alamat yang dituju pada hari yang sama. 2) Nextday Before 10.00am Service, barang atau dokumen akan

disampaikan ke tangan alamat yang dituju pada keesokan harinya sebelum pukul 10 pagi. 3) Nextday service Before 05.00pm, barang atau dokumen akan

disampaikan ke tangan alamat yang dituju pada keesokan harinya sebelum pukul 5 sore. b) Service Level Guaranteed Based, merupakan layanan bisnis/korporat

(Presorted First Class Mail) yang memiliki keunggulan : 1) Time Certain, akurat dan terlacak. 2) Layanan

dituangkan

dalam

perjanjian

kerjasama/kontrak

berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati kedua belah pihak. 3) System Collecting yang memberikan kemudahan bagi pelanggan

maupun Unit Bisnis Pos Express dalam pemrosesan kiriman. 4) Penyediaan report status secara cepat. c) Mailing Room commit to user



1) Layanan

dituangkan

dalam

perjanjian

kerjasama/kontrak

berdasarkan Service Level Agreement (SLA) yang telah disepakati kedua belah pihak. 2) Layanan Mailing Room meliputi :

(a)

Penanganan

kiriman

antar

departemen

pada

suatu

perusahaan yang berlokasi dalam satu gedung. (b)

Penanganan kiriman antar kantor cabang pada suatu

perusahaan. (c)

Penanganan kiriman antar perusahaan yang berlokasi pada

satu gedung. (d)

Penanganan

kiriman

antar

departemen

pada

suatu

perusahaan yang berlokasi pada suatu wilayah. d) Project Based 1) Kiriman berbasis proyek secara prinsip memiliki karakteristik yang sama dengan kiriman korporat. 2) Memiliki jangka waktu yang relatif pendek.

Sebagai penunjang tercapainya tujuan dalam pelaksanaan kerja kegiatan dari masing-masing bagian, diperlukan sumber daya pendukung untuk Pos Express. Sumber daya tersebut diantaranya : (a)

Sumber Daya Manusia (SDM)

Proporsi sumber daya manusia SBU (Strategi Bisnis Unit) Pos Express yang sampai dengan periode Mei 2006 berdasar pemenuhannya adalah Pegawai Organik yaitu berkisar antara 249 orang pegawai dan Tenaga Kerja Kontrak (TKK) yaitu berkisar antara 430 orang pegawai. Jadi total jumlah pegawai Pos Express adalah 679 orang. (b)

Sarana Pos

Secara umum jumlah alat operasi berupa sarana kerja yang terdata adalah : a) Jenis Alat 1)

commit to user Komputer (Set PC)berjumlah 117 unit



2)

Notebook berjumlah 5 unit

3)

Printer berjumlah 86 unit

4)

Barcode Reader berjumlah 73 unit

5)

UPS berjumlah 8 unit.

b) Jenis Kendaraan : 1)

Mobil (KBM Roda 4) berjumlah 63 unit

2)

Motor (KBM Roda 2) berjumlah 15 unit

Untuk mengembangkan suatu bisnis PT. Pos Indonesia (Persero), maka dikendalikan dalam tingkat pemasarannya dalam Strategi Pengembangan Bisnis berslogan “Selalu Melangkah Lebih Maju Bersama Layanan PT.Pos Indonesia (Persero)”, SBU PT. Pos Indonesia” selalu berusaha mempersembahkan yang terbaik bagi perusahaan dan diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan maupun masyarakat yang merupakan salah satu kerja dan karya nyata bagi Transformasi Bisnis yang sedang dilakukan PT. Pos Indonesia.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

Didalam bab ini penulis akan menguraikan mengenai hasil pengamatan penulis selama melaksanakan kegiatan magang yang dimulai pada tanggal 16 Januari 2012 sampai dengan 16 Maret 2012 di PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100. Dalam hal ini penulis akan membahas mengenai sistem pengolahan serta sistem pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100. Sebelum membahas tentang sistem pengolahan dan sistem pendistribusian paket pos, penulis akan menjabarkan terlebih dahulu mengenai pedoman dasar dalam sistem pengolahan serta pendistribusian tersebut. A. Tahapan Sistem Pengolahan dan Pendistribusian Paket Pos

Tahapan sistem pengolahan dan pendistribusian Paket Pos pada dasarnya sama dengan dengan tahapan sistem umumnya yakni dimulai dari input – process – output. Bedanya dalam pengolahan paket lebih dijabarkan lagi menjadi 5 tahapan,

yaitu

:

Collecting

(Pengumpulan),

Processing

(Pengolahan),

Transporting (Pengiriman), Delivering (Pengantaran), dan Reporting (Pelaporan). Hal ini sesuai dengan hasil wawancara yang dikemukakan oleh bapak Heru Kristianto selaku Supervisor Paket Pos pada tanggal 18 Februari 2012 : “Dalam pengolahan dan pendistribusian paket pos pada dasarnya mengacu pada pedoman CPTDR, yaitu Collecting (Pengumpulan), Processing (Pengolahan), Transporting (Pengiriman), Delivery (Pengantaran), Reporting (Pelaporan)” 1. COLLECTING (PENGUMPULAN)

Collecting merupakan tahap pertama dari aktivitas operasi dalam jasa pos. Terdiri dari aktivitas pelanggan dalam mengirimkan surat pos/paket pos hingga menerima oleh kantor pos PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses kolekting. commit to user 48



Kegiatan pengumpulan adalah proses penerimaan paket pos dari pengirim yang diterima melalui KPC (Kantor Pos Cabang) maupun dari perusahaan yang mengadakan kerjasama pada loket baik loket RETAIL serta fasilitas-fasilitas pelayanan pos meliputi loket KPRK, loket KP cabang, loket agen pos, dan unit pelayanan bergerak (PKK, PKD, Possarling) Penerimaan dari KPC di wilayah Surakarta dan sekitarnya akan dikirimkan ke KPRK Surakarta pada jadwal yang telah ditentukan. Hal ini sesuai yang dikemukakan oleh Mas Ayyub selaku petugas puri paket pos yaitu : “Penerimaan dari KPC (Incoming) wilayah Surakarta dan sekitarnya sudah tercantum dalam jadwal, seperti dari KPC-KPC di Surakarta akan dikumpulkan di KPRK pada jam 17.00 WIB, sedangkan dari KPC Sragen dan Karanganyar akan diterima di KPRK pada pukul 18.30. Berbeda dengan pelanggan yang langsung mengirim melalui Kantor Pos Solo 57100 (KPRK) yang langsung bisa diolah, paket yang berasal dari KPC biasanya dikumpulkan dulu lalu dikirimkan ke KPRK Solo untuk diolah. Jadi, cenderung lebih lama pengirimannya daripada yang mengirimkan dari KPRK Solo.” (wawancara tanggal 27 Januari 2012) Dalam proses Collecting kiriman produk jasa paket pos, pegawai loket PLB (Pusat Layanan Bisnis) yang menangani semua aktivitas tersebut. Prosedurnya diantaranya : a) Penerimaan di loket Petugas loket harus memeriksa apakah kiriman tersebut : 1) Telah dikemas dengan baik/kuat 2) Tidak melampaui batas maksimal ukuran dan berat (jika

melampaui dapat dialihkan ke layanan paket perlakuan khusus) 3) Tidak berisi barang yang dilarang pengirimannya melalui paket pos 4) Apabila terdapat keragu-raguan tentang isi paket atau kurang

sempurna pangemasannya, maka paket tersebut oleh pengawas dapat diminta untuk dibuka atau bila perlu dapat ditolak 5) Berdasarkan peraturan yang berlaku di paket pos, yang dilarang

dikirim dengan Layanan Paket Pos meliputi : (a)

Barang – barang yang karena sifat atau bungkusnya dapat

menimbulkan bahaya bagi petugas pos dan lainnya atau dapat commit to user mengotori/merusak kiriman diantaranya, bubuk pemutih,



peroksida, accu/baterai basah, makanan basah/berminyak, dan benda cair. (b)

Benda yang dapat meledak atau menyala atau dapat

terbakar seperti, senjata api, peluru, mercon, korek api dan gas, dan bahan peledak lainnya. (c)

Binatang dalam segala kondisi (hidup atau mati)

(d)

Uang logam, uang kertas Bank dan surat berharga bagi

pengunjuk, platina, emas/perak, permata, perhiasan, dan barang berharga lainnya. (e)

Barang yang menyinggung kesusilaan.

(f)

Candu morphin, kokain, dan obat terlarang lainnya

(narkoba). (g)

Bahan biologis yang mudah busuk dan mudah menularkan

penyakit. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh Mas Arif selaku Petugas Loket Paket Pos : “Barang/benda yang tidak boleh dikirimkan melalui paket pos sudah tertera jelas di peraturan paket pos, seperti benda yang dapat meledak, obat-obatan terlarang, hewan dalam segala kondisi, dan lain sebagainya. Namun terkadang ada beberapa pelanggan yang barangnya melanggar ketentuan memaksa barangnya untuk dapat dikirimkan. Kalau sudah begitu, biasanya hal ini akan saya rundingkan dengan Pak Heru. Untuk barang-barang yang memang sudah tidak bisa ditolerir terpaksa akan tetap ditolak, namun untuk barang-barang yang masih bisa ditolerir saya sarankan untuk dibungkus dengan pembungkus yang kuat serta apabila ada barang yang dikirim pelanggan tersebut yang dapat merusak paket orang lain maka akan dikenai ganti rugi sesuai aturan yang berlaku” (wawancara tanggal 17 Februari 2012) b) Menimbang berat kiriman Semua kiriman paket pos yang selesai akan dikirim oleh loket PLB Paket Pos harus ditimbang berat produk jasa tersebut. Penimbangan tersebut berdasarkan tarif kilogram pertama ditambah tarif perkilogram berikutnya, dengan ketentuan tarif minimal adalah tarif sampai dengan tingkat berat 3 (tiga) kilogram. Selebihnya dihitung per kilogram untuk Paket Pos Biasa berdasarkan berat commit user volumetrik ataupun berat aktual yangtodigunakan untuk menentukan harga



pengiriman Paket Pos tersebut. Berat maksimal kiriman paket pos biasa adalah 50 kilogram (untuk lebih dari 50 kilogram menggunakan dua resi) dan untuk kiriman non standar, penentuan berat kiriman tidak mempergunakan berat aktual tetapi dihitung dengan perhitungan volumetrik. Bila menurut perhitungan, berat volumetrik lebih besar dari berat aktual kiriman maka yang dipergunakan sebagai dasar perhitungan tarif adalah berat volumetrik. Perhitungan berat tersebut juga berlaku untuk Paket Pos Kilat Khusus serta Paket Pos Biasa Internasional dan Cepat Internasional,namun dengan ketentuan tarif minimal dan berat maksimal yang berbeda tentunya. Sedangkan untuk Paket Pos Perlakuan Khusus dan Paket Pos Trucking Freight Forwarding mempunyai rumus perhitungan berat serta ketentuan-ketentuan yang berbeda dengan paket pos lainnya, karena ketentuan-ketentuan yang terdapat pada kedua paket tersebut merupakan kesepakatan pihak pos dengan pelanggan. c) Penempatan (entry) data kiriman

Petugas loket harus mengentry/memasukkan data kiriman paket pos ke aplikasi komputer I-POS (Integrated Postal Operating System). Data tersebut terdiri dari kota atau kantor pos tujuan, berat daripada kiriman paket pos, nama dan alamat tujuan paket pos, nama dan alamat pengirim, dan informasi lainnya yang dibutuhkan. Semua data harus dimasukkan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan langkah proses dalam Divisi Pengiriman (Puri Antaran). d) Bukti kiriman dan daftar pengantar kiriman Dalam bukti kiriman paket pos, antara surat pos maupun paket petugas loket pos seharusnya lebih hati – hati. Mengisi “daftar

pos,

pengantar

kiriman” yang ditandatangani oleh petugas loket paket dan pengirimnya. Terdiri dari 4 lampiran yaitu lampiran putih untuk pengirim, lampiran kuning untuk pemasaran, lampiran merah untuk akuntansi, dan lampiran biru untuk petinggal atau arsip. e) Memberi stempel pos Petugas loket pos PLB (Pusat Layanan Bisnis) selalu memberikan stempel pos pada setiap kiriman paket pos, karena stempel/cap pos sangatlah penting commit user sebagai bukti bahwa paket tersebut sah.toStempel pos paket pos menunjukkan



tanggal pengiriman dan kode pos serta nama kantor pos pengirim paket pos. Jika petugas loket PLB lupa untuk memberi stempel pos pada paket pos, maka dibebankan akan kehilangan pelanggan. f) Memberi lampiran bukti pengiriman (resi) pada kiriman Bukti kiriman (resi) terdiri dari 2 lampiran dalam warna yang berbeda. Lampiran bukti kiriman Paket Pos diberikan ke kantor pos tujuan (1 lampiran), pengirim, dan kantor pengirim/kantor pos setempat (sebagai arsip), mengingat bukti kiriman berfungsi sebagai bukti salinan pengiriman. Hal ini juga bagi kantor pengirim, pengirim, dan penerima (alamat tujuan). Bukti kiriman (resi) harus dilampirkan pada kiriman paket pos setelah dilengkapi pada data kiriman. Pada Paket Pos, resi yang harus dilampirkan yaitu lampiran pertama (ke kantor pos tujuan). g) Memberikan resi pengiriman ke pengirim

Resi merupakan lembar kedua dan ketiga dari Bukti Pengiriman (Consigment Note) yang berisi data kiriman dan dilengkapi dengan nomor barcode yang berfungsi sebagai bukti pengeposan kiriman dimana nama si penerima, pengirim dan bea kiriman sudah tertera pada resi/berita terima yang dibuat dalam register serba guna yang dibuat rangkap dua yang diberikan kepada pengirim setelah pengirim membayar ongkos/biaya pengiriman paket pos. Sebelum pelanggan membayar ongkos/biaya pengiriman, kiriman paket pos tidak akan di tempatkan pada kantong pos, hal ini berarti bahwa kiriman paket pos tidak akan dikirim sampai pengirim membayar ongkos/biaya pengirim. h) Laporan neraca loket pos Pada akhir kegiatan, petugas membuat rekap pertanggungan yang diprint out dan dicatat pada buku neraca loket paket pos untuk pembukuan. 2. PROCESSING (PENGOLAHAN PAKET POS)

Processing merupakan tahap kedua dari aktivtitas operasi dalam jasa pos. Kegiatan pengolahan (Processing) secara garis besar dibagi menjadi dua, yaitu pengolahan dikantor asal dan pengolahan dikantor tujuan. commit to user



a) Pengolahan di Kantor Asal

Pengolahan dikantor asal dimulai dari kegiatan Penyortiran, Pencatatan dan Penutupan. Agar kegiatan tersebut efektif dan sistematis perlu diatur supaya kegiatan penyortiran dan pencatatan (pada advis PP-8) perlu dilakukan secara berangsur-angsur (tidak sekaligus) selama masa olah, sedangkan kegiatan penutupan dilakukan menjelang akhir masa olah. 1) Penyortiran dan Penempatan (entry) data. Paket pos disortir berdasarkan kantor pos/kota tujuan paket untuk setempat atau kantor lain untuk para petugas antaran sesuai jalan antarnya masing – masing. Pelaksanaan yang diproses mulai dari entry data yaitu discan barcode resi paket yang masuk pada aplikasi penerimaan advis kiriman yaitu daftar rincian isi kiriman dari kota asal ke kota tujuan dimana data harus sama dengan jumlah dari resinya. Memasukkan data ke dalam aplikasi I – POS puri terima apabila jumlah kiriman, nomor advis, nomor kantong pos tersebut sesuai dengan lampiran bukti kiriman dalam advis kirim maka dilanjutkan diserahkan kepada mandor pengantar untuk pengecekan apakah sudah final ataupun beres. 2) Pencatatan

Setelah melalui proses penyortiran dan penempatan, selanjutnya petugas puri kirim melakukan tutupan kiriman paket pos sesuai dengan kota tujuan dengan PP 8 (Advis kirim) dengan diberikan nomor urut tahunan dan mencatatnya pada buku pengawasan PP 8 kirim. 3) Penutupan Dalam penutupan advis, pembungkusan paket pos yang telah disortir tersebut menggunakan kantung yang telah disediakan, yaitu menggunakan kantung paket. Alur prosesnya adalah : (a)

Advis kirim dimasukkan ke kantung tersebut.

(b)

Kantung ditali, diplombir dan diberi label pos yang

dicantumkan nama kantor asal, kantor tujuan, berat, nomor barcode, nomor advis, serta tanggal proses. commit to user



b) Pengolahan di Kantor Tujuan

Pengolahan dikantor tujuan dimulai dari pembukaan kantung/kiriman paket pos di kantor tujuan sampai dengan paket tersebut diserahkan ke bagian ekspedisi untuk diolah lebih lanjut. Alurnya adalah sebagai berikut : 1) Setiap barang di kantong Paket Pos dicocokan terlebih dahulu

bentuk fisik barangnya dengan keterangan yang terdapat di bukti advis pengiriman 2) Apabila terdapat selisih (selisih lebih atau kurang), demikian pula

apabila terdapat kerusakan PP, maupun ketidak cocokan barang yang di kantong dengan keterangan di advis maka akan dilaporkan ke pengawas / KKP untuk dibuatkan berita acara P6 3) Apabila

terjadi

kesalahan

kiriman,

kekeliruan

atau

kelebihan/kekurangan biaya kirim maka hal tersebut dilaporkan kepada pengawas / KKP untuk dibuatkan berita acara P6 4) Duplikat advis PP8 yang telah diterima dari kantor asal/puri kirim diberi keterangan tanggal penerimaan kiriman paket pos. 5) Selanjutnya paket pos diserahkan kepada bagian ekspedisi

(pengantaran) untuk dikirim ke alamat tujuan. Apabila penerima didapati tidak berada di alamat tujuan maka paket pos akan diserahkan ke loket terima agar si penerima mengambil langsung di kantor pos. 3. TRANSPORTING (PENGIRIMAN)

Transporting

adalah

kegiatan

pengiriman

barang

(muatan)

dan

penumpang dari suatu tempat ke tempat yang lain. Transporting yang secara umum adalah rangkaian kegiatan mengirim / mengangkut barang dari PT. Pos Indonesia sampai ke pelanggan baik pelanggan korporat maupun ritel dengan menggunakan salah satu moda transportasi, yang dapat meliputi moda transportasi darat, laut, maupun udara. Transporting merupakan tahap ketiga dari aktivitas operasi dalam jasa pos. commit to user Terdiri dari aktivitas pengiriman produk paket pos ke alamat kota tujuan kota



pelanggan oleh Kantor Pos baik melalui darat, laut, maupun udara. PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses transporting / distribusi. Aktivitas transporting / proses aktivitas pengiriman distribusi produk jasa paket pos ke alamat kota tujuan pelanggan oleh kantor pos baik melalui darat, laut, maupun udara. Dimulai ketika Paket Pos tersebut telah diproses oleh Divisi Pelayanan Loket Bisnis (PLB) Paket Pos dan dikirim ke alamat pelanggan. Proses transporting Divisi Pelayanan Loket Bisnis (PLB) secara garis besar meliputi beberapa prosedur : a) Penyortiran. Pengelompokkan paket pos berdasarkan kota/kabupaten tujuan di wilayah regional Surakarta yang meliputi (Solo, Sukoharjo, Boyolali, Wonogiri, Sragen, Klaten, Karanganyar) b) Penempatan (entry data)

Melakukan entry data/pengolahan data kiriman Paket Pos dan melakukan pencetakan Advis kiriman paket pos serta mentransfer data dimaksud ke server pusat. Melakukan proses pengolahan kantung (proses Scan Label Alamat, Penimbangan, Seal Pengaman) serta mempersiapkan kelengkapan administrasi kantung pos yang dimaksud. Mempersiapkan dan mencetak Daftar Pengantar Kantung pos dengan mencatat nomor urut pengiriman, kantor tujuan, dan nomor alat angkutan yang digunakan. c) Pendistribusian. Proses pendistribusian paket pos yang dilaksanakan dengan proses menyerahkan kantung pos ke pihak pengangkut yang ditugaskan menyerahkan dan mendistribusikan kantung pos ke pelanggan. Dengan memasukkan paket pos ke kantong pos yang telah tersedia berdasarkan Label Kantong yang telah discan barcode kantong dan stempel pos melalui aplikasi entry kiriman advis kirim pada loket PLB (Pelayanan Loket Bisnis) berdasarkan nomor trayek tujuan atau yang disebut dengan kodepos kota/ kabupaten dan berat paket. Pengiriman secara langsung dikemukakan oleh bapak Tarmin selaku to user: petugas pengantaran paket pos commit yaitu meliputi



“Kota setempat yang telah berhubungan dengan Paket Pos meliputi kota/kabupaten Sragen, Karanganyar, Wonogiri, Klaten, Surakarta, Boyolali, Sukoharjo, dll. Untuk Kota Surakarta dibagi menjadi 3 wilayah pendistribusian yaitu Solo Utara, Solo Selatan, dan Solo Barat. Solo Utara meliputi kelurahankelurahan di wilayah Solo Utara (Mojosongo sampai Ketelan), Solo Selatan meliputi kelurahan-kelurahan di wilayah Solo Selatan (Cemani sampai Sriwedari), Solo Barat meliputi Colomadu, Kartasura, Gonilan, dan sekitarnya. Sedangkan untuk kabupaten-kabupaten lain langsung dikirim ke KPC setempat”. (wawancara tanggal 25 Februari 2012) d) Perubahan status dan pencetakan. Melakukan transfer data terhadap hasil pengolahan kantung pos yang dimaksud, melakukan pengawasan terhadap Nomor Urut Daftar Pengantar Kantung pos menurut kantor tujuan masing – masing. Penutupan advis kiriman dimana paket pos masuk pada puri terima, di DO (Delivery Order) untuk mengubah status penerima, penutupan advis dan dicetak 2 lampiran yaitu lembar 1 untuk kantong pengiriman surat sebagai bukti besarnya jumlah kiriman surat tersebut kepada kantor pos tujuan dan lembar 2 untuk kantor pos sebagai arsip laporan. 4. DELIVERING (PENGANTARAN)

Delivering merupakan tahapan keempat dari aktivitas operasi dalam jasa pos. Terdiri dari aktivitas dalam pengubahan status kiriman produk jasa paket pos sesuai dengan rute sebelum dikirim PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas yang memudahkan proses delivering order. Aktivitas pengiriman merupakan tanggung jawab Divisi Pengiriman Pos, terdiri dari kiriman surat kilat khusus, surat biasa maupun paket pos. Rentang waktu jasa pengiriman paket pos oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Solo 57100 yang dikemukakan oleh bapak Fajar selaku petugas pengantaran paket pos yaitu : “Di dalam Paket Pos (Biasa maupun Kilat Khusus) sebenarnya tidak ada batasan waktu pengiriman, namun untuk toleransi waktu pengiriman adalah H+14 (2 minggu) untuk seluruh pengiriman ke Pulau Jawa. Pengiriman paket pos ke luar Jawa waktunya menyesuaikan dengan situasi dan kondisi cuaca karena pengiriman ke luar Jawa menggunakan kapal, sedangkan untuk Paket Pos Kilat commit to user Khusus menggunakan Pesawat Terbang.” (wawancara tanggal 25 Februari 2012)



Aktivitas delivering/proses aktivitas dalam pengubahan status kiriman produk jasa paket pos sesuai jumlah paket pos sebelum dikirim oleh pengantar/kurir. Dimulai ketika produk paket pos tersebut sebelum dikirim ke alamat pelanggan. Proses delivering Divisi Pelayanan Loket Bisnis (PLB), meliputi : a)

Penerimaan kiriman paket pos dari armada truk oleh petugas scan kantong dan diterima oleh petugas scan kantong

b)

Mengisi Buku Pengawasan Perjalanan Spm (KM - 2) secara lengkap dan akurat dan memeriksa dan mencocokkan Delivery Order (Bukti Serah Kiriman R7) dengan kiriman paket pos yang diberikan oleh Bagian Processing.

c)

Sebelum

membuka

aplikasi

I-POS

kantong,

download (unduh) data dari server pusat mengenai pola R7 d)

Paket pos

yang

telah

diproses oleh

Bagian

Processing disortir berdasarkan alamat tujuan, diperiksa dan dicocokkan Delivery Order (Bukti Serah Kiriman R7) dan dilakukan proses antaran/pengiriman sesuai dengan jalan antar dan prosedur yang telah ditetapkan sebelum didistribusikan oleh petugas antaran harus diperiksa terlebih dahulu kelengkapan paket pos. e)

Pengubahan status paket sebelum diantar, petugas antaran diharapkan mengerjakan tugasnya yaitu dengan scan barcode resi surat yang akan menyerahkan dan melaporkan hasil dari proses antaran yang telah dilaksanakan ke Petugas Processing. Petugas puri terima memvalidasi terlebih dahulu.

f)

Semua PP yang akan diantar oleh pengantar PP terlebih dahulu dicatat pada register I-POS

g)

PP yang berhasil diserahkan kepada si alamat atau orang yang serumah dengan si alamat sebagai bukti penerimaannya, si penerima membubuhkan tanda tangan pada resi I-POS

h)

PP yang tidak berhasil diserahkan (misalnya karena commit to user rumah tertutup) maka petugas pengantar dapat meninggalkan surat



panggilan

PP-14

(sekarang

X-13)

dirumah

si

alamat

yang

bersangkutan untuk datang ke kantor untuk mengambil PP tersebut. i)

Bila si penerima menolak menerima PP yang diantar untuk menulis penolakannya pada resi I-POS serta membubuhkan tanda tangan.

j)

Setelah pengantar selesai melaksanakan antaran maka pada saat kembali ke kantor harus menyerahkan sebagai berikut: 1)

PP yang tidak berhasil diserahkan beserta resi I-POS

2)

Resi I-POS yang telah ditandatangani si penerima

Adapun kendala dalam pengantaran paket pos yang dikemukakan Mas Jun selaku petugas antaran paket pos adalah : “Seringkali alamat tujuan yang tertera di advis kurang lengkap sehingga menyulitkan pengantaran ke penerima paket. Hal ini juga ditambah dengan tidak dicantumkannya nomor telepon yang bisa dihubungi, jadi kami harus bertanya dahulu dengan Ketua RT atau RW terdekat untuk menanyakan kebenaran alamat. Selain itu, kesalahan dalam penulisan alamat waktu proses penerimaan paket juga dapat menyesatkan proses pengantaran, oleh karena itu kami biasanya mengkonfirmasi dulu dengan petugas puri terima.” (wawancara tanggal 7 Maret 2012) 5. REPORTING (PELAPORAN)

Reporting merupakan tahapan kelima dari aktivitas operasi dalam jasa pos. Terdiri dari aktivitas dalam pelaporan status kiriman produk jasa paket pos baik yang berhasil diantar maupun gagal antar kepada alamat/penerima paket pos. PT. Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos Solo 57100 menyediakan beberapa fasilitas untuk memudahkan proses reporting tersebut. Reporting disebut juga dengan pelaporan kiriman status paket pos baik yang berhasil maupun yang gagal menuju alamat yang dituju pada paket pos yang diantar oleh petugas kurir. Aktivitas reporting / proses aktivitas dalam pelaporan status kiriman produk jasa paket pos apakah gagal atau berhasil diantarkan oleh kurir / petugas antaran sampai kepada alamat tujuan. Berikut merupakan alur dari Reporting : commit to user



a) Penerimaan. Menerima paket pos dari KPC (Kantor Pos Cabang) prosesnya menunggu pengantar/petugas antaran membawa paket pos datang dan memberikan paket tersebut. b) Updating status.

Dengan proses cara membuat status kiriman paket pos yang berhasil diantar/ gagal antar dengan penerima dengan aplikasi Ms. Excel I POS. Melakukan update status antaran dengan cara memasukkan data yang ada dari hasil proses antaran (berhasil, gagal, diteruskan atau dikembalikan lagi, dll) selanjutnya mentransfer data dimaksud ke server pusat. c) Penempatan (entry) status.

Resi (BT = berita terima) yang sudah diantar oleh pengantar di cap tanggal sesuai hari itu juga, membuat status di filling pada aplikasi excel I – POS dan discan nomor barcode, dicetak dan dikaitkan dengan jumlah resi tersebut sebagai laporan dan apabila bukti terima paket gagal antar dan tidak dapat diserahkan karena suatu sebab, BT disortir berdasarkan tanggal pengeposan dan dibendel dan diberi label BT periode tanggal……sampai dengan…. d) Mematikan status. Periksa resi dan masukkan nomor barcode misal penerima siapa (keterangan ada beberapa pilihan), hubungan dengan apa paket tersebut, nama yang bertanggung jawab menerima paket dengan mencantumkan tanda tangan dan nama jelas si penerima kemudian resi dan data disimpan dikantor terima/ kantor asal untuk paling lama 2 bulan terhitung sejak tanggal pengeposan, penyimpanan kurang lebih 1 tahun dan sesudahnya dapat dimusnahkan atau dipotong. B. Sistem Pendistribusian Paket Pos di Kantor Pos Solo 57100

commit to user



Dalam melaksanakan kuliah kerja manajemen administrasi (KKMA) di Kantor Pos Solo 57100, penulis memperoleh pengetahuan data dan keterangan mengenai sistem pendistribusian paket beserta penjelasannya adapun data-data yang didapatkan selama magang kerja yang berhubungan dengan sistem distribusi paket pos adalah : 1.

Prosedur-prosedur yang terdapat dalam sistem distribusi paket pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta a) Prosedur Pengisian Tanda Terima Pengiriman Paket Petugas pengiriman mengisi sebagian tanda terima pengiriman paket yang telah disediakan tanpa coretan rangkap 3 dan diserahkan kepada bagian penerimaan untuk diisi petugas. Kemudian dibuat PP 8 yaitu nomor advis kiriman dan label kantong pos b) Prosedur Paket Masuk Gudang Setelah pembuatan PP 8 dan label kantong pos, petugas membungkus paket dengan plastik dan diikat dengan timah plumber kemudian dimasukkan dalam gudang. Petugas memisahkan paket ke dalam kelompok paket : daerah Jawa, luar Jawa, dan Luar Negeri. c) Prosedur Pembuatan Dokumen Petugas membuat R7 yaitu bukti serah untuk mengirim paket pos ke alamat yang dituju. d) Prosedur Pengiriman dan Transportasi Setelah paket selesai diproses dan diserahkan ke bagian transportasi beserta dokumen-dokumen yang diperlukan dan siap dikirim ke kantor tujuan dengan menggunakan transportasi darat, laut, dan udara.

2.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem distribusi paket pada PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta a) Tanda terima pengiriman paket Tanda terima pengiriman ini sebagian diisi pengirim, terkait nama pengirim paket, alamat pengirim, isi paket, nama penerima dan alamat penerima. Sebagian lagi diisi petugas, terkait jenis paket, ukuran dan commit todibuat user rangkap 3 (tiga), lembar 1 (satu) tarif. Tanda terima pengiriman



untuk pengirim, lembar 1 (satu) untuk diarsip dan lembar terakhir untuk kantor tujuan. b) Dokumen perjalanan Dokumen perjalanan ini terdiri dari : 1) Tanda terima pengiriman paket (Resi I-Pos) 2) PP 8 yaitu nomor advis 3) Label Kantong Pos 4) X-13 yaitu panggilan 5) R7 yaitu bukti serah 3.

Konsumen atau pelanggan merupakan bagian dari sistem distribusi paket pada Kantor Pos Solo 57100 a) Pengirim Konsumen atau pelanggan yang menggunakan jasa PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta, terutama pengiriman paket adalah seluruh kalangan masyarakat se-Kotamadya Surakarta b) Penerima Sedangkan konsumen atau pelanggan yang menerima kiriman paket dari PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta adalah seluruh kalangan masyarakat yang ditunjuk pengirim, baik itu masyarakat se-kotamadya Surakarta atau masyarakat luar kota madya Surakarta, bahkan masyarakat Luar Jawa dan Luar Negeri.

4.

Distribusi Paket di Kantor Pos Solo 57100 a) Bentuk Distribusi Paket Distribusi dapat didefinisikan sebagai kegiatan untuk menyalurkan atau

menyampaikan barang atau jasa dari produsen ke konsumen Alex S. Nitisemito (1993 : 102) dalam buku “Marketing”. Distribusi dan transportasi adalah rangkaian kegiatan memindahkan atau mengangkut barang dari produsen kepada konsumen dengan menggunakan salah satu prasarana taransportasi baik darat, laut, maupun udara. PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta merupakan salah satu perusahaan commit to user paling luas. PT. Pos Indonesia jasa nasional terbesar yang mempunyai jaringan



(Persero) Surakarta menyalurkan barang atau produknya menggunakan bentuk distribusi tidak langsung, termasuk distribusi paket. Distribusi tidak langsung adalah suatu cara penyaluran barang dengan menggunakan jasa perantara sebagai pihak yang menjembatani hubungan antara perusahaan ke konsumen atau pelanggan. PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta menyampaikan paket kepada penerima secara tidak langsung, tetapi melalui perantara atau agen, dimana perantara atau agen tersebut adalah kantor pos cabang. PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta bekerja sama dengan seluruh kantor pos di Indonesia maupun di luar negeri Shipping

Pengirim

Transportasi

Kantor Pos Induk

KPRK

Penerima

Pengantaran

Kantor Lalu Bea

Gambar 4.1 Bagan Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Negeri Pengirim

Kantor Pos

paket

Asal

Penerima

Shipping

Kantor Pos Tujuan

Pengantaran

Gambar 4.2 Bagan Aliran Proses Distribusi Paket dari Luar Jawa commit to user

PURI



Pengirim

Kantor Pos

paket

Asal

Penerima

Transportasi dan Distribusi

Kantor Pos Pengantaran

Tujuan

Gambar 4.3 Bagan Aliran Proses Distribusi Paket dari daerah Jawa Keterangan : : Arus Distribusi Paket : Arus Pengaduan bila terjadi penyimpangan : Arus Pengadaan terhadap penyimpangan Dari pembahasan diatas dapat diketahui bahwa PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta memiliki (3) tiga sistem dan prosedur distribusi sistem paket yaitu : 1) Sistem dan prosedur distribusi paket dari luar negeri : Sistem ini

melewati dan kegiatan shipping (perkapalan) dan melalui Kantor Lalu Bea 2) Sistem dan prosedur distribusi paket ke Luar Jawa : sistem ini

melewati kegiatan shipping (perkapalan) namun tidak melalui Kantor Lalu Bea 3) Sistem dan prosedur distribusi paket di daerah Jawa : sistem ini

tidak melewati kegiatan shipping (perkapalan) maupun Kantor Lalu Bea

commit to user



b) Penyimpangan dalam proses dan prosedur distribusi paket pos 1) Bila paket tidak terkirim tepat waktu atau melampaui waktu

tempuh kirim, bagian PURI segera memeriksa arsip-arsip pengiriman dan memeriksa semua paket yang diterima, ditemukan paket segera dikirim ke kantor tujuan. Hal ini seperti yang dikemukakan oleh Petugas Pengantar Paket “ Mas Hendro”, yaitu : “Suatu paket pos dinyatakan gagal kirim apabila proses pengirimannya melebihi waktu tempuh kirim yang telah ditetapkan, Apabila paket pos mengalami gagal kirim akibat kekeliruan teknis maka paket pos akan dikembalikan ke kantor pos lalu disimpan di gudang dan dikirim lagi keesokan harinya sambil menunggu perbaikan kekeliruan. Apabila dalam jangka waktu 3x24 jam penerima tidak terdapat di alamat tujuan maka akan dibuatkan Panggilan Pp 14 kepada penerima untuk mengambil paket di kantor pos” (wawancara tanggal 7 Februari 2012) 2) Bila paket hilang Pengirim akan menerima gantu rugi pengiriman atau pertanggungan sesuai dengan nilai kirim, syarat dan ketentuan yang berlaku.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pengamatan mengenai sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos di bagian paket Kantor Pos Solo 57100 dapat disimpulkan bahwa : 1. Sistem pengolahan dan pendistribusian paket pos berpedoman pada prinsip

“CPTDR”, yaitu : a) Collecting (Pengumpulan) b) Processing (Pengolahan) c) Transporting (Pengiriman) d) Delivering (Pengantaran) e) Reporting (Pelaporan)

2. Sistem pengolahan serta pendistribusian pada bagian paket Kantor Pos

Solo 57100 sudah baik karena telah mengacu pada karakteristik sistem yang baik. Sistem-sistem tersebut juga sudah memenuhi syarat dan ketentuan sistem pengolahan dan pendistribusian yang baik meskipun masih sering terdapat beberapa penyimpangan-penyimpangan. 3. Penggunaan teknologi yang mutakhir, dalam hal ini aplikasi I-POS

(Integrated Postal Operating System) terbukti dapat mengefisienkan kinerja dari aktivitas operasi pengolahan serta pendistribusian paket pos. 4. Terjadinya penyimpangan-penyimpangan pada proses pendistribusian

paket pos disebabkan karena beberapa faktor antara lain : a) Human Error (Kesalahan Manusia)

commit to user

b) System Error (Kesalahan dalam sistem) 65



c) Ketidaktepatan informasi yang diterima dapat mempengaruhi

pengolahan serta pendistribusian paket pos B. Saran Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, seringkali ditemukan penyimpangan dalam pendistribusian paket pos, diantaranya adalah paket pos yang mengalami gagal kirim dan paket pos yang hilang. Maka dari itu penulis memberikan saran yang dapat dijadikan pertimbangan serta masukan dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan jasa paket pos pada Kantor Pos Solo 57100 agar dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Saran tersebut yakni : 1. Lamanya pendistribusian paket pos untuk tujuan tertentu khususnya dari

luar Pulau Jawa menyebabkan paket pos mengalami gagal kirim. Oleh karena itu sebaiknya, sistem pendistribusian paket pos perlu meningkatkan kecepatan serta ketepatan pengiriman agar para pelanggan puas dan memperkecil terjadinya paket yang gagal kirim 2. Kurang telitinya petugas dalam mengolah paket pos dapat menyebabkan

kesalahan informasi dalam pendistribusian paket serta menyebabkan gagal kirim suatu paket. Sebaiknya dalam pengolahan paket pos lebih menekankan ketelitian dalam tahap Collecting dan Processing untuk menekan angka paket yang gagal kirim. 3. Selama ini bagian paket Kantor Pos Solo kurang sigap dalam menangani

keluhan dari pelanggan akibat penyimpangan dalam pendistribusian paket, sebaiknya perlu adanya peningkatan kesigapan serta kesiapan dari petugas paket dalam menangani keluhan pelanggan.

commit to user

SISTEM PENGOLAHAN DAN PENDISTRIBUSIAN PAKET POS DI BAGIAN PAKET KANTOR POS SOLO TUGAS AKHIR. Oleh : MASHLUCHI SUNDJAYA D

Recommend Documents