SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN TEKNIK SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN PROYEK OLEH KONSULTAN PERENCANA Studi Kasus Proyek Platform

SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN TEKNIK SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN PROYEK OLEH KONSULTAN PERENCANA Studi Kasus Proyek Platform

Dibuat oleh : Nama : Sayid Muhammad Zen NIM : 41106110053 Jurusan : Teknik Sipil

Dosen Pembimbing : Ir. Mawardi Amin, MT

JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK SIPIL & PERENCANAAN UNIVERSITAS MERCUBUANA JAKARTA 2009 Terakreditasi A Berdasarkan SK No. 012/BAN PT/Ak-VII/S1/VII/2003

i

LEMBAR PENGESAHAN SIDANG SARJANA KOMPREHENSIF LOKAL FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN PERENCANAAN UNIVERSITAS MERCU BUANA

Semester : Ganjil

Q

Tahun Akademik : 2008/2009

Tugas akhir ini untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Teknik, jenjang pendidikan Strata 1 (S-1), Jurusan Teknik Sipil, Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Universitas Mercu Buana, Jakarta. Judul Tugas Akhir

:

Sistem Pengendalian Dokumen Teknik sebagai Sarana Pengendalian Proyek oleh Konsultan Perencana Studi Kasus Proyek Platform

Disusun oleh : N ama NIM Jurusan/Program Studi

: : :

Sayid Muhammad Zen 41106110053 Teknik Sipil

Telah diajukan dan dinyatakan LULUS pada sidang sarjana pada tanggal : 15 Ferbuari 2009 Jakarta,

2009 Mengetahui,

Pembimbing

Ir. Mawardi Amin, MT

Ketua Sidang

Ketua Program Studi Teknik Sipil

Ir. Agus Suroso, MT

Ir. Mawardi Amin, MT

ii

LEMBAR PERNYATAAN SIDANG SARJANA KOMPREHENSIF LOKAL FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN PERENCANAAN UNIVERSITAS MERCU BUANA

Q

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama

: Sayid Muhammad Zen

Nomor Induk Mahasiswa : 41106110053 Program Studi

: Teknik Sipil

Fakultas

: Teknik Sipil dan Perencanaan

Menyatakan bahwa Tugas Akhir ini merupakan kerja asli, bukan jiplakan (duplikat) dari karya orang lain. Apabila ternyata pernyataan saya ini tidak benar maka saya bersedia menerima sanksi berupa pembatalan gelar kesarjanaan saya.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya untuk dapat dipertanggung jawabkan sepenuhnya.

Jakarta,

2009

Yang memberikan pernyataan,

Sayid Muhammad Zen

iii

ABSTRAK Judul : Sistem Pengendalian Dokumen Teknik Sebagai Sarana Pengendalian Proyek oleh Konsultan Perencana Studi Kasus Proyek Platform, Nama : Sayid Muhammad Zen, Fakultas : Teknik Sipil & Perencanaan, Pembimbing : Ir. Mawardi Amin, MT, Universitas : Mercubuana – Jakarta, Tahun : 2009, xvi, 137, lampiran 9. Pembangunan proyek platform (anjungan lepas pantai) dalam industri Oil & Gas adalah proyek yang nilainya sangat mahal dan proyek yang bertaraf internasional. Dalam hal ini bukan membahas pembangunan proyek platformnya, tapi hanya membahas perencanaan atau design engineering proyek platform. Design engineering dilakukan oleh perusahaan Konsultan Perencana. Tugas Akhir ini akan membahas mengenai bagaimana metode dan sistem pengendalian dokumen sebagai sarana pengendalian proyek yang kita kenal dalam teori manajemen proyek dan standar mutu dokumen pada ISO 9001 : 2000. Metode pengendalian dokumen yang optimal yang merupakan bagian dari pengendalian proyek secara menyeluruh berdasarkan sistem flowchart, bentuk organisasi, pemakaian tenaga ahli sesuai jabatannya masing-masing dan latar belakang pendidikan, sistem pengendalian dokumen, informasi dokumen dan prosedur-prosedur yang sudah ditentukan oleh Client. Pengendalian dokumen yang dilakukan oleh konsultan perencana meliputi antara lain : mutu dokumen, identifikasi dokumen, aliran dokumen, informasi dokumen, prosedur pengendalian koresponden, semua ini merupakan satu kesatuan produk untuk mendapatkan dokumen yang berkualitas, tersimpan rapi, mudah dicari, dan praktis. Kata kunci : sistem pengendalian dokumen, prosedur, informasi dokumen, aliran dokumen.

iv

ABSTRACK Title : Sistem Pengendalian Dokumen Teknik Sebagai Sarana Pengendalian Proyek oleh Konsultan Perencana Studi Kasus Proyek Platform, Name : Sayid Muhammad Zen, Faculty : Civil Engineering & Planning, Tutor : Ir. Mawardi Amin, MT, University : Mercubuana – Jakarta, Year : 2009, xvi, 137, attachment 9. Construction of platform project (anjungan lepas pantai) in Oil & Gas industry is project with the cost value is very expensive and include in international standard. In this matter don’t discuss constuction of platform project, but only to discuss engineering design for platform project. The engineering design to be done by Oil & Gas consultant engineering company. This Final Project will discuss about methode and document controlling system is a part of project controlling in project management and document quality in ISO 9001 : 2000. The optimalization of document control methode is a part of project controlling comprehensive and based on flowchart system, organization chart, expert judgment utilization according to each skill and education backround, document control system, document information and some procedures from Client. Document controlling to be done by engineering consultant, covers : document quality, document identification, flow of document, document information, correspondence control procedure, all of these are formed one product system to get document with good quality, orderly saving, easy to look, and pratical. Key words : document control system, procedure, document information, flow of document.

v

KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdulilah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunian Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana dengan judul :

SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN TEKNIK SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN PROYEK OLEH KONSULTAN PERENCANA Studi Kasus Proyek Platform

Tujuan penulisan Tugas Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan program Stara Satu (S1) Universitas Mercu Buana. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil pengamatan, pencatatan, dan beberapa sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak akan berjalan lancar. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1.

Bapak-bapak dan Ibu dosen selaku pengajar

2.

Bapak pembimbing Tugas Akhir penulis, yakni Ir. Mawardi Amin, MT yang senantiasa meluangkan waktu untuk membimbing tugas akhir penulis dari awal hingga akhir menuju hasil tugas akhir yang benar.

3.

Bapak-bapak dan atau ibu-ibu pejabat Universitas Mercubuana. vi

4.

Orang tua dan keluarga yang memberikan kesempatan kepada saya yang banyak membantu baik dalam bentuk dorongan moril dan material.

5.

Teman-teman mahasiswa teknik sipil angkatan 2006/2007 yang memberikan semangat untuk selalu mempercepat dan menyelesaikan penulisan Tugas Akhir tersebut.

6.

Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, untuk itu

penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi

kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih, semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca umumnya.

Jakarta, …………..……………..2009

(Sayid Muhammad Zen) NIM : 41106110053

vii

DAFTAR ISI Uraian

Hal.

Judul ..............................................................................................................

i

Lembar Pengesahan ......................................................................................

ii

Lembar Pernyataan .......................................................................................

iii

Abstrak ..........................................................................................................

iv

Abstrack .........................................................................................................

v

Kata Pengantar ..............................................................................................

vi – vii

Daftar Isi .........................................................................................................

viii – x

Daftar Gambar ...............................................................................................

xi – xii

Daftar Tabel ...................................................................................................

xiii– xiv

Mind Map ........................................................................................................

xv

BAB I .

PENDAHULUAN ...........................................................................

I–1

I.1 Latar Belakang Masalah ..........................................................................

I–2

I.2 Tujuan ......................................................................................................

I–4

I.3 Ruang Lingkup dan Batasan Masalah ....................................................

I–4

I.4 Flowchart Penyusunan Tugas Akhir (TA) .................................................

I–6

I.5 Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen .............................................

I–7

I.6 Sistematika Pembahasan ........................................................................

I–9

BAB II.

KAJIAN PUSTAKA ........................................................................

II – 1

II.1 Rencana Pengembangan Management Proyek : Inputs ........................

II – 1

II.2 Rencana Pengembangan Management Proyek : Tools and Techniques

II – 5

II.3 Rencana Pengembangan Management Proyek : Outputs ......................

II – 7

viii

Uraian

Hal.

II.4 Document Identification Procedure (Prosedur Identifikasi Dokumen) ..... II.5 Correspondence Control Procedure (Prosedur Pengendalian

II – 9 II – 17

Korenponden) .................................................................................................. II.6 Data Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional ....................

II – 26

II.7 Sarana Proses Pengendalian Dokumen .................................................

II – 35

BAB III .

METODOLOGI PEMBAHASAN .....................................................

III – 1

III.1 Metodologi Pembahasan .............. .........................................................

III – 1

III.2 Metodologi Manajemen Proyek ..............................................................

III – 2

III.3 Sistem Informasi Manajemen Proyek .....................................................

III – 2

BAB IV.

PEMBAHASAN DAN ANALISA ......................................................

IV – 1

IV.1 Struktur Organisasi Yang Dipakai .........................................................

IV – 1

IV.2 Pembuatan Basic Engineering Schedule ..............................................

IV – 8

IV.3 Document Identification Procedure (Prosedur Identifikasi Dokumen) ...

IV – 13

IV.4 Correspondence Control Procedure (Prosedur Pengendalian

IV – 25

Koresponden) .................................................................................................. IV.5 Proses Pengecekan Dokumen Internal ................................................

IV – 30

IV.6 Analisa Proses Pembuatan Dokumen Sampai Persetujuan ..................

IV – 35

IV.7 Kurva S (Rencana dan Aktual) ..............................................................

IV – 37

IV.8 Data Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi....................

IV – 58

IV.9 Hasil Evaluasi Proses Persetujuan Dokumen..........................................

IV – 66

ix

Uraian

Hal.

IV.10 Analisa Pemakaian Sumber Daya Manusia ...........................................

IV – 70

IV.11 Analisa Efisiensi Waktu Pelaksanaan Proyek .......................................

IV – 74

IV.12 Hasil Evaluasi Efektivitas dan Efisiensi...................................................

IV – 76

IV.13 Sarana Distribusi dan Aliran Dokumen ........ ..........................................

IV – 79

BAB V.

SIMPULAN DAN SARAN ..............................................................

V–1

V.1 Simpulan .................................................................................................

V–1

V.2 Saran .......................................................................................................

V–2

BAB VI.

LAMPIRAN ....................................................................................

VI – 1

VI.1 Lampiran 1 (Lembar Asistensi) ..............................................................

VI – 1

VI.2 Lampiran 2 (Gambar Platform) ..............................................................

VI – 3

VI.3 Lampiran 3 (Project Management Body of Knowledge) ..........................

VI – 4

BAB VII. DAFTAR PUSTAKA .......................................................................

VII – 1

x

DAFTAR GAMBAR

No.

Uraian Gambar

Hal.

Gambar I.4

Flowchart Penyusunan Tugas Akhir (TA)

I-6

Gambar I.5.1

Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen (halaman 1

I-7

dari 2) Gambar I.5.2

Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen (halaman 2

I–8

dari 2) Gambar II.3.1

Kurva S Proyek (Rencana)

II – 7

Gambar II.3.2

Kurva S Proyek (Rencana dan Aktual)

II – 8

Gambar II.6.1

Proses Persetujuan Dokumen - Process

II – 26

Gambar II.6.2

Proses Persetujuan Dokumen - Mechanical / Piping

II – 28

Gambar II.6.3

Proses Persetujuan Dokumen - Electrical

II – 30

Gambar II.6.4

Proses Persetujuan Dokumen - Civil / Structural

II – 32

Gambar II.6.5

Rekapitulasi Proses Persetujuan Dokumen Metode

II – 34

Konvensional Gambar IV.4.1

Outgoing (Surat Keluar) Transmittal Sheet

IV – 25

Gambar IV.4.2

Incoming (Surat Masuk) Transmittal Sheet

IV – 26

Gambar IV.4.3

Contoh Comments dari Client

IV – 27

Gambar IV.7.1

Kurva S – S.W.U.7.1 – S.W.U.7.4

IV – 37

Gambar IV.7.2

Kurva S – S.W.U.7.5 – Requisition

IV – 39

Gambar IV.7.3

Kurva S – S.W.U.7.6 – Process

IV – 41

Gambar IV.7.4

Kurva S – S.W.U.7.7 – Mechanical & Vessels

IV – 43

Gambar IV.7.5

Kurva S – S.W.U.7.8 – Piping

IV – 45

xi

No.

Uraian Gambar

Hal.

Gambar IV.7.6

Kurva S – S.W.U.7.9 – Structure

IV – 47

Gambar IV.7.7

Kurva S – S.W.U.7.10 – Electrical

IV – 50

Gambar IV.7.8

Kurva S – S.W.U.7.11 – Instrumentation

IV – 52

Gambar IV.7.9

Kurva S – S.W.U.7.12 – Safety

IV – 54

Gambar IV.7.10

Kurva S – S.W.U.7.13 – Telecomm. / Telemetry

IV – 55

Gambar IV.7.11

Kurva S – S.W.U.7.14 – Control System

IV – 56

Gambar IV.7.12

Kurva S – S.W.U.7.15 – Tie-in Woks

IV – 57

Gambar IV.8.1

Proses Persetujuan Dokumen – Process

IV – 58

Gambar IV.8.2

Proses Persetujuan Dokumen – Piping

IV – 60

Gambar IV.8.3

Proses Persetujuan Dokumen – Electrical

IV – 62

Gambar IV.8.4

Proses Persetujuan Dokumen – Structure

IV – 64

Gambar IV.8.5

Rekapitulasi Proses Persetujuan Dokumen Metode

IV – 66

Komputerisasi Gambar IV.9.1

Coordination Procedure Mengenai Jadwal

IV – 68

Pengembalian Dokumen yang sudah dikomen Gambar IV.13.1

Spesifikasi Dekstop dan Laptop

IV – 79

Gambar IV.13.2

Penampilan (view) PRODOM

IV – 80

Gambar IV.13.3

Sub Direktori File untuk PRODOM

IV – 81

xii

DAFTAR TABEL

No.

Uraian Tabel

Hal.

Tabel II.6.1

Persetujuan Dokumen – Process

II – 27

Tabel II.6.2

Persetujuan Dokumen – Mechanical / Piping

II – 29

Tabel II.6.3

Persetujuan Dokumen – Electrical

II – 31

Tabel II.6.4

Persetujuan Dokumen – Civil / Structural

II – 33

Tabel IV.1.1

Struktur Organisasi Metode Konvensional

IV – 3

Tabel IV.1.2

Struktur Organisasi Metode Komputerisasi

IV – 4

Tabel IV.1.3.1

Diagram Proses Persetujuan Dokumen Metode

IV – 6

Konvensional Tabel IV.1.3.2

Diagram Proses Persetujuan Dokumen Metode

IV – 7

Komputerisasi Tabel IV.2

Detailed Engineering Schedule

IV – 9

Tabel IV.3.1

Master Document Register (MDR)

IV – 14

Tabel IV.5.1

Form Discipline Internal Check (DIC)

IV – 31

Tabel IV.5.2

Form Discipline Internal Check (lanjutan)

IV – 32

Tabel IV.5.3

Form Intern Discipline Check (IDC)

IV – 33

Tabel IV.5.4

Form Intern Discipline Check (lanjutan)

IV – 34

Tabel IV.6

Standar Proses Pembuatan Dokumen Sampai

IV – 35

Persetujuan Tabel IV.7.2

S.W.U.7.5 – Requisition

IV – 38

Tabel IV.7.3

S.W.U.7.6 – Process

IV – 40

Tabel IV.7.4

S.W.U.7.7 – Mechanical & Vessels

IV – 42

xiii

No.

Uraian Tabel

Hal.

Tabel IV.7.5

S.W.U.7.8 – Piping

IV – 44

Tabel IV.7.6

S.W.U.7.9 – Structure

IV – 46

Tabel IV.7.7

S.W.U.7.10 – Electrical

IV – 49

Tabel IV.7.8

S.W.U.7.11 – Instrumentation

IV – 51

Tabel IV.7.9

S.W.U.7.12 – Safety

IV – 53

Tabel IV.7.10

S.W.U.7.13 – Telecomm. / Telemetry

IV – 55

Tabel IV.7.11

S.W.U.7.14 – Control System

IV – 56

Tabel IV.7.12

S.W.U.7.15 – Tie-in Woks

IV – 57

Tabel IV.10.1.a

Rekapitulasi Waktu Proses Persetujuan Dokumen

IV – 70

Metode Konvensional Tabel IV.10.1.b

Perincian Jumlah Karyawan Metode Konvensional

IV – 71

Tabel IV.10.2.a

Rekapitulasi Waktu Proses Persetujuan Dokumen

IV – 72

Metode Komputerisasi Tabel IV.10.2.b

Perincian Jumlah Karyawan Metode Komputerisasi

IV – 73

Tabel IV.11.1

Persentase Keterlambatan Proses Persetujuan

IV – 74

Dokumen Metode Konvensional Tabel IV.11.2

Persentase Keterlambatan Proses Persetujuan

IV – 75

Dokumen Metode Komputerisasi Tabel IV.12.1

Hasil Evaluasi Efektivitas

IV – 76

Tabel IV.12.2

Hasil Evaluasi Efisiensi

IV – 77

Tabel IV.12.3

Kajian Prosedur dan Arus Dokumen

IV – 78

xiv

MIND MAP MIND MAP

State of Requirement (SOR)

Akan dipakai sebagai dasar pembuatan dokumen Basic Engineering pada Tender Stage 1

Feasibility Study

Special Team

CLIENT

TENDER STAGE 2

EPCI Contractor

TENDER STAGE 1 E (Engineering)

MANA, PRO, MEC, PVV, STR, ELE, INS, SAF

Engineering Consultant P (Procurement)

Long Lead Item

Bulk Material

Basic Engineering Project C (Construction)

Akan dipakai sebagai dasar pembuatan dokumen Detail Engineering

I (Installation)

Management / Coordination

S.W.U.7.1 Coordination S.W.U.7.2 Reporting : Progress Control Procedure, Monthly Report, Close Out Report S.W.U.7.3 Planning : Detailed Engineering Schedule Level 1, Level 2, Level 3 S.W.U.7.4 Site Survey (Not Available)

Document Number

S.W.U.7.1 - Coordination

ID-T12-GE-SM2-010100

Master Document Register

ID-T12-GE-SM2-011101

Coordination Procedure For Work Order 2

ID-T12-GE-SM2-011102

Engineering Document Control Procedure

ID-T12-GE-SM2-011103

Document Identification Procedure

ID-T12-GE-SM2-011104

Correspondence Control Procedure

ID-T12-GE-SM2-011105

Engineering Quality Plan

ID-T12-GE-SM2-011106

Project HSE Plan

ID-T12-GE-SM2-011107

Design Control Procedure

ID-T12-GE-SM2-011108

Engineering Query Procedure

ID-T12-GE-SM2-011109

3D Organisation Procedure

ID-T12-GE-SM2-011110

Filing and Architecture of CDRoms

Engineering Work

S.W.U.7.5 S.W.U.7.6 S.W.U.7.7 S.W.U.7.8 S.W.U.7.9 S.W.U.7.10 S.W.U.7.11 S.W.U.7.12 S.W.U.7.13 S.W.U.7.14 S.W.U.7.15

Prepare Requisition, SPEC, MTO for Procurement Process Mechanical / Vessels Piping Structure Elecrical Instrumentation Safety Telecommunication / Telemetry Control System Tie-in Works

xv

Akan dipakai untuk Procurement pada Tender Stage 2 EPCI Contractor

BAB I. PENDAHULUAN

Penulisan tugas akhir ini sebagai syarat untuk menyelesaikan studi Strata 1 (S1) pada Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan Jurusan Teknik Sipil Unersitas Mercu Buana Jakarta. Isi tugas akhir yang diambil adalah mengenai pengertian dan pemahaman pengendalian

dokumen

teknik

sebagai

sarana

pengendalian

proyek

yang

dilaksanakan oleh Konsultan Perencana. Dalam hal ini penulis akan memberikan penjelasan mengenai pengendalian dokumen teknik pada proyek engineering “Studi Kasus

Proyek

Platform”

yang

meliputi

pekerjaan-pekerjaan

Manajemen

/

Coordination, Preparing of Requisition / SPEC / MTO for Procurement, Process Engineering, Mechanical Engineering, Piping Engineering, Structural Engineering, Electrical Engineering, Instrument Engineering, dan Safety Engineering. Pengendalian dokumen teknik pada kasus proyek platform tersebut sudah disebutkan dalam Master Document Register (MDR) pada proyek “Basic Engineering” yang akan dibahas dan hal ini sangat berhubungan erat dengan pengendalian dokumen teknik yang akan disebutkan juga pada Detail Engineering” dalam tahap EPCI (Engineering, Procurement, Construction, Installation). Pengendalian dokumen dalam proyek tersebut berhubungan dengan sistem manajemen yang dilakukan secara sederhana dan sistematis dengan mengoptimalkan penggunaan fasilitas komputer yang harus diikuti oleh semua team proyeknya sesuai dengan prosedur-prosedur yang berlaku dan sudah ditetapkan. I-1

I.1

Latar Belakang Masalah Di dalam bidang perencanaan dan pekerjaan konstruksi, kita sudah banyak mengenal beberapa jenis bangunan yang direncanakan dan dibangun pada area daratan, seperti : bangunan gedung bertingkat, jembatan, hotel, pabrik, stasiun kereta api, lapangan terbang, museum, terminal bis, dan lain sebagainya. Berdasarkan pengamatan dan pengalaman dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian dokumen yang ada belum dilengkapi dengan prosedur-prosedur yang sudah standard dari Client (Owner) dan arus dokumennya masih bersifat sederhana dan tidak terlalu rumit, sehingga sebagian perusahaan belum secara maksimal menggunakan fasilitas komputer yang lengkap dan optimal sebagai pusat penyimpanan data yang akan dipakai berdasarkan persyaratan-persyaratan dan prosedurprosedur yang ada. Sebagian perusahaan masih mengerjakan sistem dokumentasi secara sederhana dan manual dengan cara memfoto copy semua dokumen yang ada dan menyimpannya dalam lemari file dan juga sudah mengerjakan sistem dokumentasi yang baik dengan menggunakan fasilitas komputer dalam arti hanya sebatas pada penyimpanan atau pengarsipan dokumen dan belum memahami tentang pengendalian dokumen untuk keperluan pengendalian proyek secara optimal. Karena hal ini tergantung kepada pemilik bangunan yang dikerjakan yang mana pemiliknya bisa berganti-ganti, kadang pihak pemerintah atau pihak swasta sebagai pemilik

I-2

proyeknya. Dan sebagian pemilik proyek tersebut tidak mempunyai sistem pengendalian proyek yang handal yang menyangkut pengendalian dokumennya. Hal ini juga dapat dilihat dari struktur organisasi yang ada dalam

suatu

organisasi

perencanaan

dan

kontraktor,

umumnya

perusahaan-perusahaan tersebut tidak menampilkan posisi project control, document control, atau posisi lainnya yang berhubungan dengan pengendalian dokumen dan pengendalian proyek secara khusus. Sistem pengendalian dokumen ini baru bisa dilaksanakan oleh beberapa perusahaan yang sangat memerlukan adanya pengendalian dokumen secara maksimum, karena semua dokumen yang ada saling terkait antara dokumen yang satu dengan dokumen lainnya dalam beberapa proyek yang juga berhubungan mengenai datanya. Untuk melaksanakan program system pengendalian yang maksimal tersebut harus didukung oleh adanya fasilitas komputer yang canggih dan handal sebagai pusat penyimpanan dan pengarsipan dokumen, karena dokumendokumen ini akan selalu diperlukan setiap saat dan mudah didapatkan. Pengadaan fasilitas komputer yang canggih dan handal hanya perusahaan yang besar dengan proyek-proyek yang nilainya besar yang bisa

melakukannya,

sehingga

penulis

mengambil

judul

“Sistem

Pengandalian Dokumen Teknik Sebagai Sarana Pengendalian Proyek Oleh Konsultan Perencana Studi Kasus Proyek Platform (Anjungan Lepas Pantai).

I-3

I.2

Tujuan Mengkaji dan menganalisa efektifitas dan efisiensi pengendalian dokumen pada tahap design engineering proyek dengan mempergunakan flowchart sistem pengendalian dokumen dan prosedur yang sudah ditentukan oleh Client (Owner). Kajian dan analisa yang lebih mendalam dalam tulisan tugas akhir tersebut sampai sejauh mana pemahaman dan pelaksanaan sistem pengendalian dokumen yang optimal yang mengikuti kaidah-kaidah ISO 9001 : 2000 tentang pengendalian dokumen. Sehingga para pembaca nantinya benarbenar bisa memahami dan diusahakan juga bisa melaksanakan sistem pengendalian dokumen ini dengan baik dan benar, apabila sebagian dari para pembaca adalah berperan sebagai pemilik proyek, konsultan perencana, kontraktor pelaksana, atau bidang disiplin lainnya yang sangat memerlukan sistem ini.

I.3

Ruang Lingkup dan Batasan Masalah 1. Mengkaji dan menganalisis pengendalian dokumen berdasarkan prosedur-prosedur yang ada 2. Meningkatkan efektifitas informasi melalui fasilitas komputer 3. Memberikan pelayanan informasi data yang benar dan cepat 4. Mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran 5. Mengkaji dan menganalisa pemakaian sumber daya manusia dan sumber daya lainnya I-4

6. Menganalisa distribusi dan aliran dokumen (flowchart) 7. Mengenai biaya tidak dibahas dalam tulisan tugas akhir ini karena sangat luas pembahasannya

I-5

I.4

Flowchart Penyusunan Tugas Akhir (TA) Gambar I.4.1 Flowchart Penyusunan Tugas Akhir (TA)

MULAI

Proses Pengumpulan Data : Data Metode Konvensional dan Data Komputerisasi

Mencari Kajian Pustaka, Menyusun Kajian Pustaka

Apakah Kajian Pustaka Sudah Lengkap dan Sesuai?

OK Menyusun Metodologi Pembahasan dan Membuat Pembahasan

Kesimpulan dan Saran

SELESAI

I-6

Tidak OK

I.5

Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen Gambar I.5.1 Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen (halaman 1 dari 2) Client Project Manager

Consultant Engineering Coordinator

Check Deliverables List dan No . Dokumen

Check Deliverables List dan No. Do kumen

Engineers Team / Document Control

Proyek

Deliverab les List d an No . Dokumen

Review Deliverables List dan No . Dokumen

Tidak

Ap akah Deliverab les List Sudah Leng kap ?

Ya Ap pro val Engineering Sched ule d an Kirim Native File ke Server

Review Engineering Sched ule

Prep are / Buat Engineering Sched ule oleh Project Co ntrol sesuai Deliverables List

Kirim Native File (Engineering Sched ule) ke Server

App ro val Master Do cument Reg ister (MDR)

Review Master Do cument Register (MDR)

Prepare / Buat Master Do cument Register (MDR) oleh Project Co ntrol lengkap dengan Tanggal sesuai Eng ineering Schedule

Kirim Native File (MDR) ke Server

Buat File pd f d an Fo rm Transmittal oleh Document Co ntrol

Kirim File ke Client oleh Document Co ntrol Pakai PRODOM (Co mputer Pro gram)

Distribusi Eng ineering Sched ule dan Master Do cument Reg ister (MDR) ke Eng ineer Team

Pemb uatan / Revisi Dokumen Meng ikuti Engineering Schedule d an sesuai MDR o leh Engineer Masing -masing Disiplin

I-7

Gambar I.5.2 Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen (halaman 2 dari 2) Review Do kumen o leh Lead Eng ineer

Tid ak

Ap akah Dokumen Sudah Leng kap ?

Ya Kirim Dokumen IDC ke Document Cont ro l untuk Didistribusi ke Lead Eng ineer Lainnya yang berhubung an dg Isi Do kumen tersebut

App ro val Engineering Sched ule d an Kirim Nat ive File ke

Tid ak Ap akah Dokumen Sudah Leng kap ?

Ya

App roval Do kumen untuk Is sue Fo r Comment (IFC)

Ap akah Dokumen Sudah Leng kap ?

Ya

Kirim Do kumen ke Document Cont rol untuk Iss ue Fo r Comment dan Kirim ke Engineering Coo rd inator

Tidak

Kirim Dokumen ke Do cument Co ntro l d an Kemudian Dokumen Dikirim ke Client dengan memakai PRODOM

Client Terima Dokumen unt uk Direview d an Kemudian Dikirim Lag i Ke Document Cont ro l deng an memakai PRODOM

Apakah Do kumen Sud ah Lengkap ?

Do cument Co ntrol Terima Dokumen melalui PRODOM unt uk Direview Kemb ali o leh Engineers Team

Tidak

Do cument Co ntrol Terima Dokumen melalui PRODOM unt uk Dinaikkan Revisinya / Status nya Diganti menjadi IFA

Ya

Engineer Team Menaikkan Revis i Dokumen s es uai Co mment d ari Client

App roval Do kumen untuk Is sue For Ap pro val (IFA)

Kirim Do kumen ke Document Co ntrol untuk Is sue Fo r Ap pro val (IFA) dan Kirim ke Eng ineering Co ord inato r

Kirim Dokumen ke Document Cont ro l dan Kemud ian Dokumen Dikirim ke Client d eng an memakai PRODOM Client Terima Dokumen untuk Tahap Akhir

I-8

I.6

Sistematika Pembahasan Yang sangat diharapkan pada pengendalian dokumen dalam pengendalian proyek tersebut adalah selesainya semua dokumen yang disetujui oleh Client sesuai jadwal yang telah ditentukan. Sistematika pembahasan meliputi antara lain :  Analisa pengendalian dokumen  Analisa pemakaian sumber daya manusia dan sumber daya lainnya  Analisa distribusi dan aliran dokumen  Evaluasi efektivitas dan efisiensi

I-9

BAB II. KAJIAN PUSTAKA II.1

Rencana Pengembangan Manajemen Proyek : Inputs II.1.1 Project Charter Dalam proyek pembuatan platform terdapat beberapa tahapan proyek mulai dari studi kelayakan proyek sampai selesainya pekerjaan kontruksi pembangunan platform, yang terdiri dari : Studi Kelayakan yang menghasilkan dokumen Pre Project, kemudian Pre Project ditenderkan kepada beberapa konsultan engineering

untuk

melaksanakan

proyek

Basic

Engineering.

Dokumen Basic Engineering ini ditenderkan lagi kepada beberapa kontraktor pelaksana untuk mengerjakan pembangunan platform tersebut (konstruksi proyek). Di dalam konstruksi proyek terdapat adanya pekerjaan Detail Engineering yang merupakan bagian dari konstruksi proyek ini. Kontrak proyek yang ditulis dalam tugas akhir ini adalah “Detail Engineering

dan

Early

Detail

Engineeiring”.

Early

Detail

Engineering ini hampir sama dengan Basic Engineering. II.1.2 Project Scope Statement Lingkup Pekerjaan Proyek (Scope of Work) Delerable List (Item Pekerjaan) yg tertuang dalam Master Document Register (MDR) yang merupakan bagian utama pekerjaan untuk II - 1

proyek engineering tersebut dan akan dibahas secara khusus dalam bab pembahasan. II.1.3 Project Management Processes (Proses Manajemen Proyek) Analisa bobot pekerjaan untuk masing-masing disiplin

dalam

menyelesaikan semua pekerjaan engineering berdasarkan pada disiplin engineering masing-masing (process, mechanical, piping, structure,

electrical,

instrumentation,

safety).

Masing-masing

pekerjaan sesuai disiplinnya dihitung plan progressnya, plan progress tersebut dijadikan acuan untuk mengontrol dan memonitor progressnya setiap minggu berdasarkan dokumen-dokumen yang dikirim ke Client. II.1.4 Forecast (Perkiraan) Perkiraan waktu selesainya peleksanaan proyek secara terperinci berdasarkan masing-masing item pekerjaan (deliverable list) yang termuat dalam Master Document Register, dalam Master Document Register ini juga termuat tanggal-tanggal rencana dan sekalian tanggal aktualnya pada saat dokumen dikirim ke Client. Perkiraan tersebut bisa dilakukan pada saat proyek berlangsung setiap minggunya, sehingga team proyek bisa menjadikan acuan perkiraan ini sebagai dasar untuk mengejar target pekerjaan dalam satu minggu atau satu bulan.

II - 2

II.1.5 Environmental and Organizational Factors (Faktor-faktor Organisasi dan Lingkungan) Organisasi proyek, lingkungan kerja, dan fasilitas / sarana dalam melaksanakan pekerjaan proyek engineering ini adalah sangat penting. Dengan adanya organisasi proyek dan lainnya sebagai pendukung pelaksanaan proyek bisa memperlancar pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana atau target yang diinginkan. Organisasi proyek berhubungan dengan para karyawan yang harus disediakan sesuai kebutuhan proyeknya dan mempunyai keahlian sesuai permintaan Client yang tertuang dalam dokumen kontrak. Selain tenaga kerja, fasilitas kerja seperti komputer (lengkap dengan

sofwarenya)

dan

fasilitas

komunikasi

juga

sangat

diperlukan dan harus memenuhi standard yang diminta oleh Client karena hal ini juga menyangkut

kelangsungan dan kelancaran

pekerjaan. Setiap disiplin pekerjaan harus memakai program komputer (sofware tertentu sesuai permintaan), sehingga hampir semua tenaga ahli yang bekerja dalam team proyek tersebut harus bisa melaksanakan pekerjaannya dengan memakai software yang sudah ditetapkan. II.1.6 Organizational Process Assets (Aset Proses Organisasi) Pimpinan proyek, koordinator engineering, team manajemen, engineer masing-masing disiplin, designer, CAD operator adalah

II - 3

merupakan aset proses organisasi yang bekerja secara team work dan bersama-sama mengerjakan proyek engineering secara optimal. Diusahakan pada saat proyek berlangsung, tidak terjadi kekurangan tenaga kerja dan tenaga ahli sesuai disiplinnya masingmasing yang dapat menghambat kelancaran pelaksanaan proyek. Suatu missal di tengah-tengah pelaksanaan proyek, terjadi keluarnya karyawan, beberapa engineer atau beberapa designer, yang mana pekerjaanya belum selesai atau belum dimulai oleh karyawan tersebut, hal ini dapat menghambat pekerjaan secara langsung dan mudah diamati pada laporan mingguan atau jumlah distribusi dokumen yang dikirim ke Client. Dengan jumlah dokumen yang dikirim tidak sesuai dengan rencana dan ada perbedaan jumlah dokumen yang cukup penting yang tidak dikirim dan menunjukkan progress pekerjaannya jauh dari rencana, maka Client bisa mengetahui bahwa ada masalah atau hambatan pekerjaan tersebut, sehingga Client bisa memberikan surat teguran kepada perencana. Aset proses organisasi adalah satu kesatuan asset yang saling berhubungan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya dalam satu team proyek, diusahakan jumlah karyawannya sesuai dengan kebutuhan dan disertai dengan keahlian masing-masing untuk melaksanakan pekerjaan proyek engineering ini.

II - 4

II.1.7 Expert Judgment (Pemakaian Tenaga Ahli) Pertimbangan dan pemakaian tenaga ahli sangat diperlukan untuk kondisi-kondisi tertentu, khususnya pada jenis Client, misal Clientnya adalah perusahaan asing. Hal ini sangat berpengaruh kepada tenaga ahli yang akan dipakai pada suatu proyek yang akan ditenderkan dan dilaksanakan oleh pemenang tendernya. Umumnya permintaan tenaga ahli asing disebutkan dalam dokumen tender yang akan dijakukan oleh Client, kemudian para konsultan yang ikut tender harus mencari tenaga ahli yang diperlukan dalam dokumen tender tersebut sebagai persyaratan utama dalam seleksi technical.

II.2

Rencana Pengembangan Management Proyek : Tools and Techniques Dalam proyek Basic Engineering terdapat adanya aliran dokumen teknik yang harus diperhatikan bersama antara team proyek Konsultan dengan team proyek Client (Owner). Kelancaran suatu sistem aliran dokumen dalam pelaksanaan proyek tersebut harus didukung oleh adanya prosedur-prosedur standar yang ada dari pihak Client (Owner). Dalam prosedur - prosedur ini disebutkan juga mengenai beberapa jenis software yang harus dipakai untuk jenis pekerjaan management dan pekerjaan teknik. Secara otomatis pemakaian softwarenya juga didukung oleh fasilitas komputer yang harus dipakai dan disediakan oleh Konsultan.

II - 5

Dengan ini penulis memberikan istilah metode konvensional (untuk proyek yang prosedurnya belum standard dan belum lengkap) dan metode komputerisasi (untuk proyek yang prosedurnya sudah standar dan lengkap). Keberadaan prosedur

yang lengkap sangat mempengaruhi

kelancaran aliran dokumen teknik yang menjadi bagian dalam proyek Basiic Engineeriing tersebut. Rencana dan penjadwalan proyek dalam bentuk barchart (memakai program Microsoft Project). Selain program Microsoft Project, dalam hal ini juga dipakai program Microsoft Excel, program Microsoft Word dan program-program teknik lainnya sebagai alat untuk menghitung progress pelaksanaan proyek, sebagai sarana pembuatan tabel, sebagai sarana untuk membuat perhitungan teknik yang dibutuhkan, sebagai sarana

untuk

menggambar,

dan

sebagai

pendukung

kebutuhan

pengendalian proyek dan pengendalian dokumen secara keseluruhan. Program-program tersebut ada yang dibeli dan ada yang disewa, tergantung kebutuhannya dan harga dari masing-masing program tersebut. Secara umum program-program yang dipakai oleh engineer dan designer adalah disewa dengan jangka waktu tertentu dan hanya bisa dipakai dengan jumlah orang tertenu pula.

II - 6

II.3

Rencana Pengembangan Management Proyek : Outputs II.3.1 Kurva S Proyek (Rencana) Gambar II.3.1

Kurva S Proyek (Rencana)

Rencana dan penjadwalan proyek dalam bentuk barchart (diagram batang) dan kurva S

Plan

4.88%

0.00%

0.00%

0.00%

11.26%

0.00%

0.00%

0.00%

3 S.W.U.7.6 - Process

7.07%

0.00%

0.00%

0.00%

4 S.W.U.7.7 - Mechanical & Vessels

3.67%

0.00%

0.00%

0.00%

5 S.W.U.7.8 - Piping

20.71%

0.00%

0.00%

0.00%

6 S.W.U.7.9 - Structure

20.09%

0.00%

0.00%

0.00%

7 S.W.U.7.10 - Electrical

10.27%

0.00%

0.00%

0.00%

8 S.W.U.7.11 - Instrumentation

17.17%

0.00%

0.00%

0.00%

9 S.W.U.7.12 - Safety

3.95%

0.00%

0.00%

0.00%

10 S.W.U.7.13 - Telecommunications / Telemetry 0.14%

0.00%

0.00%

0.00%

11 S.W.U.7.14 - Control System

0.27%

0.00%

0.00%

0.00%

12 S.W.U.7.15 - Tie-in Works

0.52%

0.00%

0.00%

0.00%

100.00% 0.00%

0.00%

0.00%

Description

1 S.W.U.7.1 up to S.W.U.7.4 2

S.W.U.7.5 - Preparation of requisitions, specifications and MTO's for Procurement

Week Ending

Cumulative Weight (%)

Weight Factor (%)

No.

Actual Variance

30-Apr

7-May

0

1

14-May 21-May 28-May 2

3

4

4-Jun

11-Jun

18-Jun

25-Jun

2-Jul

9-Jul

16-Jul

23-Jul

28-Jul

5

6

7

8

9

10

11

12

13

50%

100%

45%

90%

40%

80%

35%

70%

30%

60%

25%

50%

20%

40%

15%

30%

10%

20%

5%

10%

0%

0%

Week Actual Progress

Plan Progress

Cum. Actual Progress

Cum. Plan Progress

Week Ending

30-Apr

7-May 14-May 21-May 28-May

4-Jun

11-Jun 18-Jun 25-Jun

2-Jul

9-Jul

16-Jul

23-Jul

28-Jul

Actual Progress

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

Plan Progress

0.00%

0.00%

0.00%

0.39%

4.53%

6.61%

9.57%

21.13%

13.08%

13.25%

11.15%

10.47%

9.04%

0.79%


0.00%

0.00%

Cum. Plan Progress

0.00%

0.00%

0.00%

0.39%

4.92% 11.52% 21.10% 42.22% 55.30% 68.55% 79.70% 90.17% 99.21% 100.00%

II - 7

Perhitungan weight factor (%) adalah mhrs per deliverable list atau per disiplin dibagi dengan total mhrs. II.3.2 Kurva S Proyek (Rencana dan Aktual) Gambar II.3.2

Kurva S Proyek (Rencana dan Aktual)

Plan

2.41%

100.00%

100.00%

0.00%

12.10%

100.00%

100.00%

0.00%

3 S.W.U.7.6 - Process

7.34%

100.00% 100.00%

0.00%

4 S.W.U.7.7 - Mechanical & Vessels

3.49%

100.00% 100.00%

0.00%

5 S.W.U.7.8 - Piping

18.03% 100.00% 100.00%

0.00%

6 S.W.U.7.9 - Structure

27.03%

100.00% 100.00%

0.00%

7 S.W.U.7.10 - Electrical

10.91%

100.00% 100.00%

0.00%

8 S.W.U.7.11 - Instrumentation

12.85%

100.00% 100.00%

0.00%

9 S.W.U.7.12 - Safety

5.04%

100.00% 100.00%

10 S.W.U.7.13 - Telecommunications / Telemetry

0.14%

Description

1 S.W.U.7.1 up to S.W.U.7.4 2

S.W.U.7.5 - Preparation of requisitions, specifications and MTO's for Procurement

Week Ending

Cumulative Weight (%)

Weight Factor (%)

No.

Actual

Variance

28-May

4-Jun

11-Jun

18-Jun

25-Jun

2-Jul

9-Jul

17-Jul

24-Jul

31-Jul

7-Aug

14-Aug

21-Aug

27-Aug

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

50%

100%

45%

90%

40%

80%

35%

70%

30%

60%

25%

50%

20%

40%

0.00%

15%

30%

100.00% 100.00%

0.00%

10%

20%

5%

10%

11 S.W.U.7.14 - Control System

0.29%

100.00% 100.00%

0.00%

12 S.W.U.7.15 - Tie-in Works

0.36%

100.00% 100.00%

0.00%

100.00% 100.00% 100.00%

0.00%

0%

0%

Week Actual Progress

Plan Progress

28-May

4-Jun

11-Jun

18-Jun

Actual Progress

0.00%

0.00%

5.78%

10.05% 14.73% 14.62%

Plan Progress

0.40%

3.96%

6.24%


0.00%

0.00%

5.78%

Cum. Plan Progress

0.40%

4.36%

10.60% 18.61% 40.31% 56.58% 73.08% 83.19% 95.69% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00%

21.70%

2-Jul

Cum. Plan Progress

Week Ending

8.01%

25-Jun


16.27%

9-Jul

17-Jul

24-Jul

31-Jul

7-Aug

14-Aug

21-Aug 27-Aug

6.77%

13.24%

9.89%

8.92%

6.51%

6.49%

2.99%

16.50%

10.11%

12.50%

4.31%

0.00%

0.00%

0.00%

0.00%

15.84% 30.57% 45.19% 51.96% 65.20% 75.09% 84.01% 90.52% 97.01% 100.00%

Kajian pustaka mengenai Rencana Pengembangan Management Proyek yang meliputi Inputs, Tools, Techniques, Outputs di atas diambil dari buku Project Management Body of Knowledge (PMBOK) tahun 2000. Kurva S diambil dari proyek “Early Detail Engineering” yang sudah selesai.

II - 8

II.4

Document Identification Procedure (Prosedur Identifikasi Dokumen)

II - 9

II - 10

II - 11

II - 12

II - 13

II - 14

II - 15

II - 16

II.5

Correspondence Control Procedure (Prosedur Pengendalian Koresponden)

II - 17

II - 18

II - 19

II - 20

II - 21

II - 22

II - 23

II - 24

II - 25

Data Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional Gambar II.6.1 Proses Persetujuan Dokumen - Process

Proses Persetujuan Dokumen - PROCESS 160.00 140.00 120.00

Waktu (H ari)

II.6

100.00 80.00 60.00 40.00 20.00 1

2

3

4

5

6

7

8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

No. Dokumen Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Dokumen Process Engineering terdiri dari Calculation, Drawing, List, dan Specification, seperti tersebut pada tabel di bawah ini.

II - 26

Tabel II.6.1

Persetujuan Dokumen – Process

PROCESS No.

-

Judul Dokumen

Nama Dokumen

-

Jenis Dokumen Plan (Hari) Aktual (Hari)

1 SP-FA-PC-CAL-0001

Line Sizing

CAL

66.00

130.00

2 SP-FA-PC-CAL-0002

Preliminary Main Process Equipment Sizing

CAL

63.00

101.00

3 SP-FA-PC-CAL-0004

Fire Water Demand

CAL

63.00

99.00

4 SP-FA-PC-CAL-0003

Utility Equipment Sizing

CAL

20.00

87.00

5 SP-FA-PC-LST-0001

Preliminary Equipment List

LST

57.00

149.00

6 SP-FA-PC-LST-0002

Preliminary Line List

LST

54.00

149.00

7 SP-FA-PC-LST-0003

Fire and Safety Equipment List

LST

20.00

48.00

8 SP-FA-PC-PFD-0001

Process Flow Diagrams (PFDs)

DRW

38.00

150.00

9 SP-FA-PC-HMB-0001

Heat and Material Balance

HMB

57.00

150.00

10 SP-FA-PC-PID-0001

Drawing Index

DRW

63.00

141.00


Legend & Symbols (3 Sheet)

DRW

63.00

141.00


Wellhead and Manifolds

DRW

63.00

141.00


Production Separator

DRW

63.00

141.00


Heater Treater

DRW

63.00

141.00


Degassing Boot

DRW

63.00

141.00


Storage Tanks

DRW

63.00

141.00


Produced Water Tank

DRW

63.00

141.00


Produced Water Treatment Unit

DRW

63.00

141.00


Fuel Gas Scrubber

DRW

63.00

141.00


Fuel Gas Filter

DRW

63.00

141.00


Flare System

DRW

63.00

141.00


Corrosion Inhibitor Package

DRW

63.00

141.00


Pig Launcher

DRW

63.00

141.00


Main Electrical Genset

DRW

63.00

141.00


Diesel Storage Tanks

DRW

63.00

141.00


Instrument Air Package

DRW

63.00

141.00


Fire Water Pumps & Tank

DRW

63.00

141.00

28 SP-FA-PC-SYS-0001

Shutdown Logic Hierarchy

SPE

27.00

67.00

29 SP-FA-PC-SCM-0001

Interface Drawings

DRW

26.00

46.00

II - 27

Gambar II.6.2 Proses Persetujuan Dokumen - Mechanical / Piping

Proses Persetujuan Dokumen - MECHANICAL / PIPING 120.00

100.00

W aktu (H ari)

80.00

60.00

40.00

20.00

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

No. Dokumen Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Dokumen Mechanical / Piping terdiri dari Data Sheet, Drawing, List, dan MTO seperti tersebut pada tabel di bawah ini.

II - 28

Tabel II.6.2

Persetujuan Dokumen - Mechanical / Piping

MECHANICAL / PIPING No.

-

Judul Dokumen

Nama Dokumen

-


1 SP-FA-ME-EDS-V001

Pig Launcher

EDS

38.00

10.00

2 SP-FA-ME-EDS-U001

Pour Point Dispersant Package

EDS

38.00

53.00

3 SP-FA-ME-EDS-U002

Fire Extinguisher Data Sheet

EDS

24.00

84.00

4 SP-FA-ME-EDS-P001

Fresh Water Pump Package

EDS

16.00

14.00

5 SP-FA-ME-EDS-T001

20 KL Diesel Tank

EDS

16.00

18.00

6 SP-FA-ME-LST-0001

Mechanical Piping Drawing Index

LST

16.00

22.00

7 SP-FA-ME-GNA-0001

Process Plant Facilities General Nozzle Orientation 6" Pig Launcher

DRW

23.00

34.00

8 SP-FA-ME-LAY-0001

Process Plant Area General Layout

DRW

65.00

108.00

9 SP-FA-ME-PLN-0001

Process Plant Area Plot Plan

DRW

65.00

108.00

10 SP-FA-PP-PLN-0001

Piping Key Plan Process Plant Facilities

DRW

16.00

54.00


Piping Plan Well Area to Manifold

DRW

16.00

54.00



DRW

16.00

54.00



DRW

16.00

54.00



DRW

16.00

54.00



DRW

16.00

54.00



DRW

16.00

54.00



DRW

16.00

54.00


Piping Plan Pig Launcher Area

DRW

16.00

54.00


Piping Section Well Area

DRW

16.00

54.00


Piping Section Well Area

DRW

16.00

54.00


Piping Section and Detail Manifold Area

DRW

16.00

54.00


Piping Section and Detail Pig Launcher Area

DRW

16.00

54.00


Fire Water System

DRW

16.00

71.00


Escape Route & Fire Safety Equipment Layout

DRW

24.00

84.00

25 SP-FA-PP-ISO-0001

Overall Early Production Isometric

ISO

64.00

93.00


4"-PL-0010-AB Piping Isometric for Early Production

ISO

16.00

61.00



ISO

16.00

61.00



ISO

16.00

61.00



ISO

16.00

61.00



ISO

16.00

61.00


3"-PL-0019/4"-PL-0020-AB Piping Isometric for Early Production

ISO

16.00

61.00



ISO

16.00

61.00


L-125 (PIG Launcher) Piping Isometric for Early Production

ISO

16.00

61.00


Service Water System (2 sheet)

ISO

24.00

84.00

35 SP-FA-ME-RFM-0001

Attachment for RFM Pig Launcher, Pig Receiver

RFM

16.00

41.00

36 SP-FA-ME-RFM-0002

Attachment for RFM Pour Point Dispersant Package & Corrosion Inhibitor Package

RFM

53.00

52.00

37 SP-FA-ME-ISO-0010

Attachment for RFM 5KL, 20 KL & 32 KL Diesel Tank

ISO

16.00

18.00

38 SP-FA-PP-MTO-0001

MTO Valves, Pipes & Fittings Facilities

MTO

24.00

84.00

II - 29

Gambar II.6.3 Proses Persetujuan Dokumen - Electrical

Proses Persetujuan Dokumen - ELECTRICAL 120.00

100.00

W aktu (H ari)

80.00

60.00

40.00

20.00

1

3

5

7

9

11

13

15

17

19

21

23

25

27

29

31

33

35

37

39

No. Dokumen Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Dokumen Electrical terdiri dari Specification, Calculation, Drawing, List, dan MTO seperti tersebut pada tabel di bawah ini.

II - 30

Tabel II.6.3

Persetujuan Dokumen - Electrical

ELECTRICAL No.

-

Judul Dokumen

Nama Dokumen

-


1 EMPK-EL-007T

Gas Engine Generator Set (deleted)

SPE

65.00

108.00

2 EMPK-EL-008T

Diesel Engine Generator Set (deleted)

SPE

63.00

108.00

3 EMPK-EL-100C

Electrical Installation (review)

SPE

62.00

108.00

4 EMPK-EL-103C

LV Generator Less than 1 MW

SPE

62.00

133.00

5 EMPK-EL-105T

Low Voltage Switchgear (review)

SPE

58.00

88.00

6 EMPK-EL-106T

Low Voltage Motor Control Center (review)

SPE

54.00

88.00

7 EMPK-EL-107T

Technical Notes to the Specification for Power Transformer to 1500 KVA

SPE

50.00

35.00

8 EMPK-EL-1115T

Technical Notes to the Specification for Dry Type Lighting Transformer

SPE

46.00

35.00

9 EMPK-EL-123T

Technical Notes to the Specification for Switchrack

SPE

42.00

35.00

10 EMPK-EL-125T

Static Inverner System Specification addendum

SPE

54.00

131.00

11 SP-FA-EL-CAL-0001

ETAP Analysis

CAL

63.00

128.00

12 SP-FA-EL-CAL-0002

Cable Sizing

CAL

62.00

143.00

13 SP-FA-EL-LST-0001

Load List

LST

63.00

120.00

14 SP-FA-EL-EDS-0001

Gas Engine Generator Data Sheet (Rental)

DRW

56.00

114.00


Diesel Engine Generator Data Sheet (Rental)

DRW

56.00

128.00


AC Panel Distribution Board Data Sheet

DRW

56.00

114.00


Low Voltage Switchgear Data Sheet

DRW

17.00

71.00


Low Voltage Motor Control Center Data Sheet

DRW

17.00

71.00


Power Transformer

DRW

17.00

45.00


Dry Type Transformer

DRW

17.00

45.00

21 SP-FA-EL-LST-0001

Drawing Index

DRW

20.00

88.00

22 SP-FA-EL-LDS-0001

Legend and Symbols

DRW

68.00

102.00

23 SP-FA-EL-SLD-0001

Single Line Diagram 480 V AC Overall

DRW

64.00

119.00

24 SP-FA-EL-LAY-0001

Electrical Hazardous Area Classification Drawing

DRW

61.00

136.00


Outdoor Lighting Layout WH-02 & WH-03

DRW

20.00

88.00


Electrical Power and Control Cable Layout sht 1

DRW

20.00

70.00


Grounding Layout WH-02 & WH-03

DRW

20.00

88.00

28 SP-FA-EL-SHD-0001

Electrical Lighting Panel Schedule LP-01

DRW

20.00

66.00

29 SP-FA-EL-SHD-0002

Lighting Ditribution Panel Schedule LP-P WH-02 and WH-03 Area

DRW

20.00

70.00

30 SP-FA-EL-PLN-0001

Electrical Installation Grounding Details (2 sht)

DRW

20.00

88.00


Electrical Installation Details wh-002 & wh-003

DRW

20.00

70.00



DRW

20.00

58.00


Electrical Installation Details Switchrack SP-PDB-05

DRW

20.00

51.00



DRW

20.00

57.00


Electrical Installation Details Junction Box Process Wellhead Area WH-02 & WH-03

DRW

20.00

56.00

36 SP-FA-EL-SCH-0001

Power Cable Schedule

DRW

20.00

88.00


Control Cable Schedule

DRW

20.00

88.00


Heater Cable Schedule

DRW

20.00

88.00

39 SP-FA-EL-SCM-0001

Electrical Schematic diagram wh-02 & wh-03

DRW

20.00

50.00

40 SP-FA-EL-MTO-0001

MTO

MTO

59.00

136.00

II - 31

Gambar II.6.4 Proses Persetujuan Dokumen - Civil / Structural

Proses Persetujuan Dokumen - CIVIL / STRUCTURE 120.00

100.00

Waktu (Hari)

80.00

60.00

40.00

20.00

1

3

5

7

9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 No. Dokumen Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Dokumen Civil / Structural terdiri dari Specification, Calculation, Drawing, List, dan MTO seperti tersebut pada tabel di bawah ini.

II - 32

Tabel II.6.4

Persetujuan Dokumen - Civil / Structural

CIVIL / STRUCTURAL No.

-

Judul Dokumen

Nama Dokumen

Jenis Dokumen

-

Plan (Hari)

Aktual (Hari)

1

EMPK-ST-001T

Spec. Addendum for General Site Grading and Excavation

SPE

55.00

64.00

2

EMPK-ST-002T

General Surfacing, Paving and Roadways

SPE

55.00

64.00

3

EMPK-ST-003T

Spec. Addendum for General Underground and Surface Drains

SPE

53.00

63.00

4

EMPK-AR-001T

Security fencing and landscaping

SPE

53.00

63.00

5

EMPK-ST-004T

General Reinforcing and Unreinforced Concrete

SPE

51.00

63.00

6

SP-FA-CV-CAL-0001

Equipment Foundations

CAL

44.00

80.00

7

SP-FA-CV-CAL-0002

Tanks Foundations

CAL

46.00

116.00

8

SP-FA-CV-CAL-0003

Road Pavement & Heliport Parking Slab

CAL

46.00

69.00

9

SP-FA-CV-CAL-0004

Generator Shelter

CAL

55.00

87.00

10

SP-FA-CV-LST-0001

Drawing List

LST

45.00

120.00

11

SP-FA-CV-LST-0002

General Notes Civil and Structure

LST

45.00

99.00

12

SP-FA-CV-LAY-0002

Building and Equipments Foundation General Layout

DRW

58.00

85.00

13

SP-FA-CV-LAY-0003

Building and Equipments Foundation Sub Area-1 Layout

DRW

57.00

85.00

14

SP-FA-CV-LAY-0003


DRW

56.00

85.00

15

SP-FA-CV-LAY-0003


DRW

55.00

85.00

16

SP-FA-CV-LAY-0003

Building and Equipments Foundation Sub Area-4 Layout (cancelled)

DRW

54.00

81.00

17

SP-FA-CV-LAY-0003

Building and Equipments Foundation Sub Area-5 Layout (cancelled)

DRW

53.00

81.00

18

SP-FA-CV-LAY-0004

Water Drainage Layout

DRW

50.00

127.00

19

SP-FA-CV-PLN-0001

Well Head Dikes and Foundation Plan & section

DRW

47.00

99.00

20

SP-FA-CV-PLN-0002

Emulsion Breaker Package and Circulation Heater ( H-106 A/B ) Details

DRW

45.00

126.00

21

SP-FA-CV-PLN-0003

Manifold and Pig Launcher ( SP-FA-L-125 ) Plan , Sections and Details

DRW

45.00

90.00

22

SP-FA-CV-PLN-0004

Crude Oil StorageTank Foundation

DRW

40.00

113.00

23

SP-FA-CV-PLN-0005

Pipe Support Foundation Plan & Section

DRW

45.00

82.00

24

SP-FA-CV-PLN-0005

Diesel Storage Tank (T-215 A/B) Foundation Plan and Section

DRW

45.00

82.00

25

SP-FA-CV-PLN-0007

Production Separator Foundation

DRW

42.00

125.00

26

SP-FA-CV-PLN-0008

Degassing Tank (SP--FA-V110) Foundation Plan & Section

DRW

47.00

124.00

27

SP-FA-CV-PLN-0009

Heat Treater Foundation

DRW

41.00

120.00

28

SP-FA-CV-PLN-0010

Flare KO Drum Foundation

DRW

41.00

125.00

29

SP-FA-CV-PLN-0011

Fire Water Tank / Water Pond

DRW

36.00

113.00

30

SP-FA-CV-PLN-0012

Fuel Gas Scrubber (SP-FA-V200) Foundation Plan & Section

DRW

39.00

119.00

31

SP-FA-CV-PLN-0013

Flare Tip (Y-270) Foundation Plan, Sections and Details

DRW

15.00

115.00

32

SP-FA-CV-PLN-0014

Security House Plan. Elevation and Section

DRW

36.00

126.00

33

SP-FA-CV-PLN-0015

Main Power Generation Shelter Plan and Elevation & Detail

DRW

22.00

123.00

34

SP-FA-CV-PLN-0016

Helipad Facility

DRW

45.00

120.00

35

SP-FA-CV-PLN-0017

Pump Shelter ( P-115A/B & 116 A/B ) Plan , Elevation and Section

DRW

22.00

99.00

36

SP-FA-CV-PLN-0018

Pump Shelter ( P-225A/B, 226 & 227 ) Plan , Elevation and Detail

DRW

22.00

99.00

37

SP-FA-CV-PLN-0019

Produced Water Treatment ( U-240 ) & Water Tank ( V-265 ) Plan and Details

DRW

36.00

85.00

38

SP-FA-CV-PLN-0020

Produced Water Pump ( P-245A/B) Fress Water Pump (P-228) and Service Treatment Units ( U-260 ) Plan DRWand Details 36.00

89.00

39

SP-FA-CV-PLN-0021

Fire Water Pond ( T-225 ) Foundation Plan and Details

DRW

36.00

89.00

40

SP-FA-CV-PLN-0022

Fuel Gas Filter ( V-201 ) Instrument air Package (U-250)

DRW

25.00

90.00

41

SP-FA-CV-PLN-0023

Oil Pit ( T-275 ) Plan and Details Corrosion Inhibitor Package, Pour Point Package and Wellhead Control Panel (WHCP-02/03)

DRW

22.00

85.00

42

SP-FA-CV-PLN-0024

DRW

42.00

90.00

43

SP-FA-CV-PLN-0025

Ware House and Workshop Building Plan, Elevation and Sections

DRW

42.00

90.00

44

SP-FA-CV-PLN-0026

Travo ( TR-001, TR-ESP-001~006 ) Plan, Sections and Detals

DRW

42.00

90.00

45

SP-FA-CV-STD-0001

Typical Road Type-1 & 2 Plan, Section & Detail

DRW

53.00

126.00

46

SP-FA-CV-STD-0002

Typical Drainage Details

DRW

53.00

123.00

47

SP-FA-CV-STD-0003

Typical Pipe Support Foundation Details

DRW

43.00

85.00

48

SP-FA-CV-STD-0004

Typical Walkway Foundation Details

DRW

43.00

90.00

49

SP-FA-CV-STD-0005

Typical Septic Tank Detail

DRW

53.00

101.00

50

SP-FA-CV-STD-0006

Typical Water/Oil Separator Pit

DRW

20.00

76.00

51

SP-FA-CV-STD-0007

Typical Detail WHCP - 01~04 Shelter Foundation Plan, Floor Plan and Details (deleted)

DRW

20.00

10.00

52

SP-FA-CV-STD-0008

Typical Portacamp Foundation Details

DRW

20.00

76.00

53

SP-FA-ST-PLN-0001

Warehouse & Workshop Building Plan, Elevation and Sections (4 sheets)

DRW

56.00

119.00

54

SP-FA-ST-PLN-0002

Generator Shelter ( G-205/210) Plan, Elevation and Sections (3 sheets)

DRW

49.00

123.00

55

SP-FA-ST-PLN-0003

Pump Shelter Plan ( P-115A/B & 116 A/B ) Elevation and Section (2sheets)

DRW

56.00

123.00

56

SP-FA-ST-PLN-0004

Pump Shelter ( P-225A/B, 226 & 227 ) Found. Plan, Elevation and Section (2 sheets)

DRW

48.00

99.00

57

SP-FA-ST-PLN-0005

Secutiry House Floor Plan , Elevation and Sections (3 sheets)

DRW

48.00

89.00

58

SP-FA-ST-PLN-0006

Produce Water Pump (P-245A/B) Plan, Elevation and Sections (2 sheets)

DRW

48.00

89.00

59

SP-FA-ST-STD-0001

Fence and Gate Standard Details (2 sheet)

DRW

53.00

126.00

60

SP-FA-ST-STD-0003

Typical Walkway Details

DRW

53.00

108.00

61

SP-FA-ST-STD-0004

Standard for Welding

DRW

53.00

108.00

62

SP-FA-ST-STD-0005

Standard Connection Details ( 5 sheets )

DRW

53.00

108.00

63

SP-FA-ST-STD-0006

Typical Detail WHCP - 01~04 Shelter Floor Plan, Elevation and Sections ( 3 sht ) - deleted

DRW

53.00

10.00

64

SP-FA-ST-STD-0007

Typical Fire Extinguisher Shelter

DRW

53.00

108.00

65

SP-FA-CV-MTO-0001

MTO Civil / Structural Part-I Equipment Foundation

MTO

53.00

95.00

66

SP-FA-CV-MTO-0001

MTO Civil / Structural Part-II Building / Shelter and Plant Facilities

MTO

53.00

95.00

Foundation Plan , Section and Details

II - 33

Gambar II.6.5 Rekapitulasi Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional

PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN RATA-RATA PROYEK SEPANJANG PRODUCTION FACILITY DEVELOPMENT WAKTU PELAKSANAAN PROYEK = 23 MINGGU

DISIPLIN ENGINEERING

WAKTU (HARI) PLAN ACTUAL

PROCESS

35

98

MECHANICAL / PIPING

13

36

ELECTRICAL

20

67

CIVIL / STRUCTURE

22

67

II - 34

II.7

Sarana Proses Pengendalian Dokumen Dalam melakukan proses pengendalian dokumen diperlukan adanya sarana-sarana atau informasi-informasi awal yang merupakan bagian dari proses tersebut, salah satunya adalah bagan organisasi yang di dalam bagan organisasi ini akan nampak siapa-siapa saja yang berperan dalam pelaksanaan proyek termasuk jabatannya yang akan berpengaruh kepada kelangsungan proses pengendalian dokumen tersebut. Bagan organisasi akan memperlihatkan sampai sejauh mana peran serta masing-masing karyawan dalam satu team proyek sesuai dengan jabatannya, sehingga semua karyawan yang terlibat harus secara maksimum melakukan pekerjaannya masing-masing dan harus saling mendukung antara karyawan yang satu dengan karyawan lainnya, tanpa adanya kesatuan yang terpadu dalam satu team proyek sulit dikatakan bahwa pelaksanaan proyek akan berjalan dengan lancer dan sesuai target yang sudah direncanakan. Sarana proses pengendalian dokumen dalam tulisan ini hanya meliputi bagan organisasi dan elemen SNI 19-9001-2001/ISO 9001:2000. Kedua hal tersebut di atas adalah merupakan syarat terpenting untuk melakukan analisa proses pengendalian dokumen yang optimal yang disesuaikan dengan prosedur-prosedur yang dikeluarkan oleh Client dan sebagai perencana harus mengikuti prosedur-prosedur tersebut.

II - 35

II.7.1 Bagan (Struktur) Organisasi II.7.1.1 Pengertian Bagan (Struktur) Organisasi Agar struktur organisasi tampak jelas, mudah dilihat, mudah dan cepat dibaca serta dimengerti orang lain, struktur

organisasi

perlu

digambar

dalam

sebuah

gambaran grafis. Gambaran grafis dari struktur organisasi dinamakan bagan organisasi. Pengertian ini sesuai dengan pengertian yang dikemukakan oleh GR Terry yang mengatakan sebagai berikut « An organization chart is grafis », « Suatu bagan / skema organisasi adalah suatu gambaran grafis dari suatu struktur organisasi ». Lebih lanjut GR Terry mengatakan : « It can be thought of as picture of the organization structure ; it shows the organizational units, the relationships, and the existing lines of authority » (hal ini dapat dipandang sebagi suatu lukisan tentang struktur organisai ; hal ini menunjukkan satuan-satuan

organisasi,

hubungan-hubungan,

dan

saluran wewenang). Pengertian yang sangat singkat dikemukakan oleh Henry G. Hodges dan Louis A. Allen. Henry G.

Hodges memberikan perumusan sebagai

berikut : « The chart is the structural design on the organization »,

artinya

« Bagan

adalah

suatu

design/rancangan dari suatu unsur struktur organisasi. Sedang Louis A. Allen mengatakan : « The organization chart is graphic means of showing organization data », artinya « Bagan organisasi adalah suatu alat yang menggambarkan penyajiab data organisasi. « Pengertian organisasi secara rinci dikemukan oleh Drs. Sutarto sebagai berikut : « Bagan organisasi adalah gambaran struktur organisasi yang ditunjukkan dengan kotak-kotak II - 36

atau garis-garis yang disusun menurut kedudukan yang masing-masing memuat fungsi tertentu dan satu sama lain dihubungkan dengan garis-garis saluran wewenang ». II.7.1.2 Kegunaan Bagan (Struktur) Organisasi Dengan menggambarkan struktur organisasi dalam suatu bagan, maka akan dapat diperoleh beberapa gambaran sebagai berikut : 

Dapat diketahui bentuk organisasi yang bersangkutan.



Dapat diketahui besarnya organisasi yang bersangkutan, termasuk jenjang organisasi atau tingkat-tingkat satuan organisasi yang ada di dalam organisasi.



Dapat diketahui saluran perintah, wewenang dan tanggung jawab dari pucuk pimpinan sampai sauna organisasi yang paling bawah, dan sebaliknya.



Dapat diketahui berbagai saluran hubungan yang ada di antara satuan-satuan organisasi.



Dapat diketahui perincian tugas dari setiap satuan organisasi.



Dapat diketahui batas-batas wewenang dari masingmasing satuan organisasi.



Dapat diketahui jumlah pejabat yang ada di dalam organisasi.

II - 37



Dapat diketahuinama dari masing-masing jabatan yang ada di dalam organisasi.



Dapat diketahui pangkat dan golongan dari masingmasing pejabat apabila bagan organisasi itu adalag bagan organisasi nama.



Dapat diketahui pangkat dan golongan dari masingmasing pejabat, apabila bagan organisasi isinya menunjukkan pangkat dan golongan dari masingmasing pejabat yang ada di dalam organisasi.



Dapat diketahui photo dari masing-masing pejabat, apabila bagan organisasi itu adalah bagan organisasi photo.



Dapat dipergunakan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang organisasi.



Dapat dipergunakan sebagai alat untuk mengetahui apakah organisasi tersebut benar-benar menjalankan azas-azas atau prinsip-prinsip organisasi yang telah ditetapkan.



Bagan organisasi penting bagi para pegawai karena bagan organisasi dapat memberikan petunjuk kedudukan pegawai tersebut dalam organisasi.



Dapat memberikan motasi kepada para pegawai atas kemungkinan untuk dapat menduduki suatu jabatan

II - 38

dalam organisasi, karena melalui bagan organisasi para pegawai dapat mengatahui berbagai macam dan tingkat jabatan dalam organisasi. II.7.1.3 Macam-macam Bagan (Struktur) Organisasi Struktur organisasi dapat digambarkan dalam berbagai macam perwujudan. Berbagai macam bagan organisasi itu pada dasarnya dapt dibedakan menjadi dua macam, yaitu bagan

organisasi

menurut

bentuknya,

dan

bagan

organisasi menurut isinya. 

Menurut bentuknya, bagan organisasi dibedakan menjadi 9 (sembilan) macam, yaitu : o

Bagan piramid

o

Bagan pohon

o

Bagan menegak

o

Bagan lingkaran

o

Bagan setengah lingkaran

o

Bagan elip

o

Bagan setengah elip

o

Bagan mendatar

o

Bagan garis

II - 39



II.7.2

Menurut isinya, bagan organisasi dibedakan menjadi : o

Bagan struktur

o

Bagan kegiatan

o

Bagan jabatan

o

Bagan tugas

o

Bagan nama

o

Bagan pangkat / golongan

o

Bagan photo

o

Bagan kode

o

Bagan lukisan

Elemen SNI 19-9001-2001/ISO 9001 : 2000 Pengantar 1. Ruang Lingkup 2. Referensi 3. Terminologi dan Definisi 4. Sistem Manajemen Mutu 4.1 Persyaratan Mutu 4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum  Kebijakan mutu dan sasaran mutu

II - 40

 Pedoman mutu  Prosedur terdokumentasi yang disyaratakan  Dokumen

yang

diperlukan

untuk

memastikan

perencanaan, operasi dan kendali proses 4.2.2 Manual Mutu 4.2.3 Pengendalian dokumen Dokumen yang diperlukan oleh SMM harus ditetapkan dan prosedurnya dikendalikan. Pengendalian tersebut untuk :  Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan  Mengkaji dan memutakhirkan dokumen  Menjamin perubahan dan status revisi diketahui  Menjamin dokumen versi mutakhir tersedia di  tempat penggunaan  Menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan dikenali  Menjamin dokumen dari luar dikenal dan terkendali  Mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa 4.2.4 Pengendalian rekaman 5.

Tanggungjawab Manajemen

6. Manajemen Sumber Daya II - 41

7. Realisasi Produk 8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan Menurut ISO tersebut di atas, fungi dokumen meliputi tiga hal, yaitu : Pertama, dokumen berfungsi sebagai alat komunikasi. Dalam sebuah dokumen termuat informasi-informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan, contohnya dokumen perencanaan, daftar sediaan, riwayat pelatihan. Dalam hal ini dibahas mengenai dokumen perencanaan. Kedua, dokumen berfungsi sebagai alat bukti. Seorang inspektor dapat menunjukkan bukti bahwa ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukkan check sheet pemeriksaan barang. Ketiga, dokumen berfungsi sebagai “knowledge sharing”. Dengan menggunakan drawing yang terdahulu, misalnya, seorang designe dapat mengembangkan produk barunya. Seperti aset-aset perusahaan yang lain, dokumen harus dikontrol secara sistematis dan terstruktur. Tujuannya untuk menjamin bahwa dokumen yang tersedia dan beredar di perusahaan adalah dokumen terkini (up-date) dan telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku.

II - 42

BAB III. METODOLOGI PEMBAHASAN III.1

Metodologi Pembahasan Metodologi yang dipakai dalam pembuatan Tugas Akhir tersebut adalah Data Flow Diagram (DFD). Ada 4 (empat) elemen yang menyusun Data Flow Diagram (DFD), yaitu sebagai berikut :  Proses Aktitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, biasa berupa manual maupun terkomputerisasi.  Data Flow Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses.  Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data diupdate atau ditambahkan ke data store.  External Entity Orang, organisasi, atau system yang berada di uluar system tetapi berinteraksi dengan system.

III - 1

III.2

Metodologi Manajemen Proyek Metodologi yang dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan proyek tersebut Data Flow Diagram (DFD) dengan menggunakan program-program komputer (software) seperti Microsoft Project, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan program-program lainnya untuk pekerjaan engineering. Pengendalian dokumen dalam pengendalian pekerjaan proyek dengan mengoptimalkan penggunaan fasilitas komputer dan program-programnya (software) sangat membantu untuk untuk kelancaran pelaksanaan proyek.

III.3

Sistem Informasi Manajemen Proyek Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian,

pengendalian

kegiatan

operasi

subsistem

suatu

perusahaan. Dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output – IPO) dapat diliha pada gambar berikut :

Input Data

Pemrosesan

Konsep Sistem Informasi

III - 2

Output Data

Stair menjelaskan bahwa sistem informasi berbasi komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut :  Perangkat Keras Yaitu

perangkat

keras

komponen

untuk

melengkapi

kegiatan

memasukkan data, memproses data, dan keluaran data.  Perangkat Lunak Yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.  Database Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna system informasi.  Telekomunikasi Yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna system dengan system komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.  Manusia Yaitu

personel dari system

informasi, meliputi manajer, analis,

programmer, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan system. Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode, dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.

III - 3

BAB IV. PEMBAHASAN DAN ANALISA IV.1

Struktur Organisasi yang Dipakai Bagan organisasi yang dipakai adalah organisasi bagan pyramid, yaitu gambar struktur organisasi yang digambar menurut tingkat tata jenjang mulai pucuk pimpinan ke bawah. Saluran wewenang dan dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi yang paling rendah disusun dari

atas

ke

bawah.

Bagan

organisasi

pyramid

cocok

untuk

menggambarkan organisasi bentuk lini/garis. Karyawan-karyawan dengan jabatannya masing-masing (pendidikan, pengalaman kerja, dan keahlian) di dalam Struktur Organisasi metode konvensional dan metode komputerisasi tersebut adalah sudah ditentukan oleh Client, sehingga pemakaian karyawan-kayawannya harus benarbenar sesuai permintaan dan persyaratan yang tertuang dalam dokumen kontrak. Umumnya pihak Client dapat langsung mengawasi keberadaan setiap karyawan yang terlibat dalam team proyek tersebut karena beberapa karyawan sebagai perwakilan dari Client bisa berada satu kantor dengan perencana (konsultannya) dan biasanya sudah tertuang juga dalam dokumen kontrak. Struktur organisasi, jumlah karyawan dan keahliannya masing-masing akan berpengaruh dengan jenis proyek dan nilai proyek yang akan dikerjakan dalam waktu tertentu sesuai kebutuhan proyeknya.

IV - 1

Dalam pelaksanaan dokumen tender untuk menentukan pemenang dalam suatu proyek engineering hanya dibagi dalam 2 (dua) tahap, yaitu tahap technical dan komersial. Tahap pertama adalah tahap technical meliputi antara lain ; nama perusahaan,

pengalaman

perusa-haan

dalam

bidang

pekerjaan

pembuatan paket engineering proyek platform, jumlah karyawan dan tenaga ahli yang dimiliki oleh perusahaan, fasilitas gedung yang dimiliki oleh perusahaan, fasilitas computer yang dimiliki termasuk programprogram apa saja yang sudah dimiliki, memiliki program-program penjadualan proyek (project schedule) seperti Microsoft project atau Primavera, dan lainnya sesuai kebutuhan Client. Tahap kedua adalah tahap komersial, yaitu tahap penentuan pemenang melalu penawaran harga proyek. Tahap ini dilakukan apabila perencana (konsultan) sudah dinyatakan lulus penilaiannya

pada tahap pertama

(tahap technical) dan nilainya harus di atas 80%, apabila di bawah 80% didiskualifikasi dan tidak bisa mengikuti tahap komersial.

IV - 2

IV.1.1 Struktur Organisasi Metode Konvensional Tabel IV.1.1 Struktur Oganisasi Metode Konvensional

Struktur Organisasi - Engineering Consultant Project Manager 1. QA/QC 2. Project Secretary 3. Project Control 4. Document Control

Engineering Coordinator

Process Lead Engineer

Mechanical Lead Engineer

Piping Lead Engineer

Structure Lead Engineer

Electrical Lead Engineer

Instrumentation Lead Engineer

HSE Lead Engineer

Senior Engineers / Engineers

Designers Coordinator

Lead Designers / Designers

Draftsmen / Drafters

Struktur organisasi metode konvensional hampir sama dengan struktur organisasi metode komputerisasi, perbedaannya hanya pada posisi Designers Coordinator yang tugasnya mengontrol dan memonitor pekerjaan-pekerjaan designer dan draftsmen yang berhubungan dengan kualitas pekerjaan.

IV - 3

IV.1.2 Struktur Organisasi Metode Komputerisai Tabel IV.1.2 Struktur Oganisasi Metode Komputerisasi

Struktur Organisasi - Engineering Consultant Project Manager 1. QA/QC 2. Project Secretary 3. Project Control 4. Document Control


Process Lead Engineer

Mechanical Lead Engineer

Piping Lead Engineer

Structure Lead Engineer

Electrical Lead Engineer

Senior Engineers / Engineers

Lead Designers / Designers

Instrumentation Lead Engineer

HSE Lead Engineer

PDMS Coordinator

PDMS Administrator

PDMS Designers

Draftsmen / Drafters

Struktur organisasi metode komputerisasi tetap mengacu pada struktur organissi metode konvensional. Dalam struktur organisasi ini tidak diperlukan lagi posisi Designers Coordinator karena pekerjaannya langsung kontrol oleh masing-masing Engineer / Lead Engineer. Dalam organisasi tersebut ditambahkan posisi PDMS

IV - 4

Coordinator yang mengontrol dan memonitor pekerjaan-pekerjaan PDMS. Dalam organisasi ini, semua pekerjaan-pekerjaan menggambar dan designer untuk disiplin piping dan structure sudah memakai program PDMS (Plant Design Management System). Dengan PDMS seorang designer merancang sebuah model platform tiga dimensi yang sudah lengkap dengan elevasinya, lengkap dengan semua jenis material pipanya dan structurenya. Setelah gambar tiga dimensinya selesai dan lengkap, kemudian gambar design tersebut diextract menjadi gambar design 2 dimensi, dan semua kebutuhan material pipa dan structurenya sudah terhitung secara otomatis. Pekerjaan tersebut dalam struktur organisasi metode konvensional tidak dilakukan, dan biaya pengadaan atau sewa program PDMS ini adalah sangat mahal, sehingga hanya bisa dilaksanakan pada proyek-proyek yang mahal dan sangat kompleks jenis proyeknya. Model yang sudah jadi dalam satu proyek tertentu nantinya bsa dipakai untu proyek-proyek berikutnya yang hampir sejenis, yang berbeda mungkin hanya ukuran platformnya, kedalaman (tingginya) paltformnya,

dan

data

lainnya.

Pembuatan

gambar

design

pemodelan platform ini memerlukan waktu yang lama, minimal sebulan

dan

bisa

lebih

platformnya.

IV - 5

tergantung

bentuknya

dan

fungsi

IV.1.3 Diagram Proses Persetujuan Dokumen IV.1.3.1 Metode Konvensional Tabel IV.1.3.1 - Diagram Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional

Uraian Dokumen

Prepared by

Reviewed by

Approved by

For Comment / Approval

Project Manager

Project Manager

Send to Client

QA / QC Dokumen prosedur dan manajemen

Project Control

D o k u m e n T e k n ik

Project Manager

SPEC Data Sheet

Eng. / Sr. Engineer

Lead Engineer

Lead Engineer

Engineering Coordinator Send to Client

Calculation Notes MTO

Designer

Drawings

Design Coordinator Eng. / Lead Engineer Engineering Coordinator

Drafsmen / Designer

Diagram proses persetujuan dokumen metode konvensional hampir sama

dengan

struktur

organisasi

metode

komputerisasi,

perbedaannya hanya pada posisi Designers Coordinator yang tugasnya mengontrol dan memonitor pekerjaan-pekerjaan designer dan draftsmen yang berhubungan dengan kualitas pekerjaan.

IV - 6

IV.1.3.2 Metode Komputerisasi Tabel IV.1.3.2 - Diagram Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi

Uraian Dokumen

Dokumen prosedur dan manajemen

Prepared by

Reviewed by

Approved by

For Comment / Approval

Project Manager

Project Manager

Send to Client

Lead Engineer


QA / QC Project Control

D o k u m e n T e k n ik

Project Manager

SPEC Data Sheet

Engineer / Sr. Engineer

Send to Client

Calculation Notes MTO Drawings

Designer

Engineer / Lead Engineer Engineering Coordinator

Drafsmen / Designer

Diagram proses persetujuan dokumen metode komputerisasi tetap mengacu pada metode konvensional. Dalam diagram tersebut tidak diperlukan lagi posisi Designers Coordinator karena pekerjaannya langsung kontrol oleh masing-masing Engineer / Lead Engineer. Dalam diagram tersebut, proses pertujuan dokumen oleh Client adalah melalui

fasilitas computer dengan memakai email dan

software-software pendukung lainnya, sehingga tidak ada hard copy yang dikirim kepada Client untuk direview atau disetujui.

IV - 7

IV.2

Pembuatan Detailed Engineering Schedule Tabel IV.2 Detailed Engineering Schedule

IV - 8

IV - 9

IV - 10

IV - 11

IV - 12

IV.3

Document Identification Procedure (Prosedur Identifikasi Dokumen) Identifikasi dokumen dan penomorannya harus mengikuti system struktur identifikasi yang meliputi kode-kode sebagai berikut :  Kode Negara  Kode lapangan  Kode area platform  Kode kontraktor / perencana  Kode disiplin, jenis dokumen, nomor urut dokumen Kode disiplin meliputi antara lain : Project Management, Process, General/Safety, Package and Mechanical, Cil Works/Building, Piping, Electrical / Telecommu-nication, Instrumentation, Tophography, Structure. Identifikasi dokumen dan penomoran ini akan menjelaskan sampai sejauh mana kebutuhannya pada saat proyek engineering berlangsung dan bagaimana semua data yang sudah dibuat pada proyek engineering tersebut akan dipakai lagi pada proyek detai engineering yang akan dikerjakan oleh kontarktor lainnya. Semua identifikasi dokumen harus jelas dan mudah dicari pada saat diperlukan dan histori revisi dan review dokumen harus juga tercatat dengan baik yang tertuang dalam kolom proses pertujuan dokumen lengkap dengan tanggal reviewnya dan pembuatan dokumennya.

IV - 13

IV.3.1 Master Document Register (MDR) Tabel IV.3.1 Master Document Register (MDR)

IV - 14

IV - 15

IV - 16

IV - 17

IV - 18

IV - 19

IV - 20

IV - 21

IV - 22

IV - 23

IV - 24

Correspondence Control Procedure (Prosedur Pengendalian Koresponden) Prosedur Pengendalian Koresponden meliputi pengendalian koresponden internal dan external. Semua surat menyurat harus mengikuti prosedur dan standar yang berlaku. Pelaksana dan pengendali surat menyurat dilakukan oleh Document Control dan Project Secretary. Surat-surat internal dan external harus mempunyai system penomoran yang berurutan. Semua surat menyurat harus mudah dicari dan akan dikumpulkan semuanya pada akhir proyek. Contoh surat keluar dan surat masuk seperti bawah ini : Gambar IV.4.1

Outgoing (Surat Keluar) Transmittal Sheet EARLY DETAIL ENGINEERING PROJECT TRANSMITTAL SHEET

FROM :

SINGGAR MULIA - DORIS Contract n° :

Name :

Olivier Robert

Transmittal N° :

Address :

Wisma GKBI Level 15th Jl. Jendral Sudirman no. 28 Jakarta

Issue Date :

DD-GEN\BE-01

TO :

T12- SM2 076 17-Jul-2007

Attn :

Phillipe DI COSTANZO

Address :

Kuningan Plaza North Tower Jl. HR Rasuna Said Kav.C 11-14 Jakarta Selatan

Remarks :

Transmittal and documents have been delivered by :

CD E-mail Courier DMZ Other

X

Acknowledgement of receipt : Date : Signature :

X

We are pleased to deliver to your Company the following documents. Prior to be sent, these documents have been checked as per contract requirements. Information included in this transmittal for each document is in accordance with the document itself.

318006

01

B

17-Jul-07

DS - GTS Bx - Instrument Gas Filters 50 VP 7001 A/B

PVV DTS

100

1

SMD

T12 Fx SM2

318006

01

B

17-Jul-07

DS - GTS Fx - Instrument Gas Filters 51 VP 7001 A/B

PVV DTS

100

1

SMD

ID

T12 Nx SM2

318006

01

B

17-Jul-07

DS - GTS Nx - Instrument Gas Filters 52 VP 7001 A/B

PVV DTS

100

1

SMD

IV - 25

Equipment TAGs Included (2) Instrument TAGs Included Lines TAGs Included Referenced Documents

T12 Bx SM2

ID

Approved by

ID

Checked by

Issued by

FolioNumber

Approval Class

Syst.

Type

CONTRACTOR DocNber

Title

Disc.

Rev. Date Stat.

Docum ent Num ber

Progress (%)

Olivier Robert

Rev

IV.4

Gambar IV.4.2

Incoming (Surat Masuk) Transmittal Sheet

TUNU12 PROJECT Outgoing Transmittal sheet FROM :

T12 ~ Tunu12 Project Group

Contract n° :

Name :

P. Di costanzo

Transmittal N° :

Address :

Project Address Kuningan Plaza North Tower Jl. HR Rasuna Said Kav.C 11-14 Jakarta Selatan

Issue Date :

Transmittal and content have been delivered by : Delivered by: KHASNAMBER

DD-GEN\BE-01

T12-SM2-TSO-MC-038-2007

1-Aug-07

Rev Stat.

SM2 ~ Pt. Singgar Mulia PO102

Attn :

D. Hagege

Address :Wisma GKBI Level 15th

Jl. Jendral Sudirman no. 28 Jakarta

Remarks :

CD/Physical support : E-mail : Courier : Other :

X

Please received following documents as per contract requirements 1. Approved with comments 2. Approved without comment 3. Reviewed with comments Document Number

TO :

4.Reviewed without comment 5.Does not affect me 6.Rejected CONTRACTOR DocNber

Title

Rev. Date

Disc. Type Syst.

ID T12 Fx SM2

129013 01 B

24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxTie - In to 16" MP Trunkline

PRO

PID

2

ID T12 Nx SM2

607100 01 B

20-Jul-07 Calculation Note GTS Nx Power Balance and CCVT Sizing

ELE

CAL

1

ID T12 Fx SM2

129009 01 B

24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxInstrument Gas Header

PRO

PID

2

ID T12 Nx SM2

639112 01 B

GTS Nx - Electrical Cable Tray & Support Layout (Access Walkwayto Adjacent 25-Jul-07 Wellhead)

ELE

LAY

2

ID T12 Nx SM2

209011 00 A

17-Jul-07 GTS Nx - Overall Layout

NAP

LAY

3

ID T12 Nx SM2

509112 00 A

17-Jul-07 GTS Nx - Piping Layout - Elevation View Section B.B

PVV

LAY

3

ID T12 Fx SM2

129001 01 B

24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxTypical Adjacent Wellhead

PRO

PID

2

ID T12 Fx SM2

129007 01 B

24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxOpen and Closed Drains

PRO

PID

1

ID T12 GE SM2

508106 01 B

17-Jul-07 DS - Hot Tap Split Barred Tee For GTS Fx

PVV

DTS

3

ID T12 Nx SM2

509111 00 A

17-Jul-07 GTS Nx - Piping Layout - Elevation View Section A.A.

PVV

LAY

3

ID T12 GE SM2

508110 00 A

18-Jul-07 DS - Lateral Tee For GTS Bx, Fx, Nx

PVV

DTS

3

ID T12 Nx SM2

639111 01 B

GTS Nx - Electrical Cable Tray & Support Layout (Inst/Elect/Telecom Shelter & 25-Jul-07 ESDV Platform)

ELE

LAY

2

ID T12 Nx SM2

509118 00 A

17-Jul-07 GTS Nx - Piping Layout - Detail

PVV

LAY

3

ID T12 Fx SM2

129008 01 B

24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxInstrument Gas

PRO

PID

2

ID T12 Nx SM2

129001 02 B

24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS Nx Typical Adjacent Wellhead

PRO

PID

2

ID T12 GE SM2

285001 00 A

17-Jul-07 SafetyConcept

HSE

PHI

3

ID T12 Nx SM2

519220 00 A

17-Jul-07 GTS Nx - Tie-in No.3 - Isometric Drawing

PVV

ISO

3

ID T12 Fx SM2

129011 01 B

24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxCorrosion Inhibitor Package

PRO

PID

2

ID T12 Nx SM2 708001 02 B

24-Jul-07 GTS Nx - Data Sheet On-Off Valves

INS

DTS

1

ID T12 GE SM2 508100 01 B

20-Jul-07 Data Sheet Manual Valves 4" and Below For GTS Bx, Fx and Nx

PVV

DTS

1

ID T12 Bx SM2 129011 01 B

24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS Bx Corrosion Inhibitor Package PRO

PID

2

ID T12 Nx SM2 639110 01 B

25-Jul-07 GTS Nx - Electrical Cable Tray & Support Layout (GTS Deck)

LAY

2

IV - 26

ELE

Return Code

Remarks

Gambar IV.4.3

Contoh Comments dari Client

IV - 27

IV - 28

IV - 29

IV.5

Proses Pengecekan Dokumen Internal Proses pengecekan dokumen internal adalah pengecekan dokumen yang dilakukan oleh team proyek secara internal sebelum dokumen tersebut dikirim (diissued) ke Client (Owner). Pengecekan dokumen internal ini meliput antara lain Discipline Internal Check (DIC) dan Intern Discipline Check (IDC). Discipline Internal Check (DIC) adalah pengecekan yang dilakukan oleh senior engineer dan lead engineer dalam disiplin engineering yang sama, setelah DIC sudah dinyatakan benar oleh lead engineernya. Kemudian apabila dokumen tersebut perlu dicek lagi oleh disiplin engineering yang lain, kalau diperlukan, maka dokumen tersebut dicek lagi oleh disiplin engineering yang lain dengan menggunakan form Intern Discipline Check (IDC) yang selanjutnya dokumen dicek dan direview oleh Coordinator Engineering dan Project Manager. Setiap dokumen yang akan dikirm (disused) ke Client harus memakai form Discipline Internal Check (DIC) dan Intern Discipline Check (IDC). Metode pengecekan dokumen tersebut adalah salah satu syarat yang harus dilakukan sebagai bagian dari persyaratan mutu dokumen yang akan dikirim (diissued) ke Client. Di bawah ini saya tampilkan tabel form DIC dan IDC.

IV - 30

Tabel IV.5.1

Form Discipline Internal Check (DIC)

CONSULTANT COMPANY CLIENT

:

PROJECT TITLE

:

JOB NO

:

DOC / DRW NO.

:

DOC / DRW TITLE

:

VERIFICATION LEVEL Originator Date :

DISCIPLINE CHECK

REV

DESCRIPTION OF CHECKS

:

ACCEPTED Y

N

COMMENTS

NA

All referencing documents incorporated Proper Layout of document and document quality Coorect title identification of document

Sign :

Checker

Originator has signed this sheet

Position:

Design bases, requirements have been correctly met Formulas and calculations corrects

Name:

Units, quantities and sizes verified Consistency with standards, specifications and codes

Date Sign

Approval

Designer/Checker has signed this sheet

Position:

All feedback/changes incorporated Correct translation of document

Name:

Interdiscipline verification required Correct presentation of documents

Date Sign

DECISION FROM THE CHECK/VERIFICATION:

(To be completed and approved by Lead Discipline Engineer, after Discipline Check)

A

- Accepted, no comment added. Move to next Cycle

B

- Minor Comment as indicated. Modify and move to next Cycle

C

- Major comment as indicated. Modify and re-issue same review Cycle

Arrange for Inter Discipline Check

yes

no

The above comments have been checked / verified and incorporated

yes

no

IV - 31

Lead

Tabel IV.5.2

Form Discipline Internal Check (lanjutan)

IV - 32

Tabel IV.5.3

Form Inter Discipline Check (IDC)

CONSULTANT COMPANY

CLIENT NAME PROJECT TITLE IDC - INTER DISCIPLINE CHECK ISSUED FOR : DOCUMENT TITLE: DOCUMENT NO: DATE ISSUE

POSITION

INITIAL

SIGNATURE

PROJECT MANAGER ENGINEERING COORDINATOR LEAD PROCESS ENGINEER LEAD MECHANICAL ENGINEER LEAD PIPING ENGINEER LEAD ELECTRICAL ENGINEER LEAD INSTRUMENT ENGINEER LEAD STRUCTURAL ENGINEER LEAD PIPELINE ENGINEER LEAD SAFETY ENGINEER QUALITY / DOCUMENT CONTROLLER COST ESTIMATOR ORIGINATOR REMARKS:

IV - 33

EXPECTED ACTUAL DATE RETURN DATE RETURN

COMMENT

Tabel IV.5.4

Form Inter Discipline Check (lanjutan)

IV - 34

IV.6

Analisa Proses Pembuatan Dokumen Sampai Persetujuan Tabel IV.6 Standar Proses Pembuatan Dokumen Sampai Persetujuan STANDAR PROSES PEMBUATAN DOKUMEN SAMPAI PERSETUJUAN WAKTU (JAM) / DOKUMEN

Description

MINIMUM

MAKSIMUM

Process Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note Drawing

96 112 160 80

144 168 208 120

Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing

96 112 160 144 96

144 168 208 216 144

Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing Instrumentation & Telecommunication Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing Civil / Structural / Architectural / Jetty Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing Pipeline Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing

80 96 160 128 80

120 144 208 192 120

80 96 160 128 80

120 144 208 192 120

112 128 160 192 96

168 192 208 288 144

64 64 160 144 96

96 96 208 216 144

Mechanical / Piping

Electrical

Standar proses pembuatan dokumen sampai persetujuan meliputi beberapa proses seperti di bawah ini :

IV - 35

Proses Document Finish (IDC = Inter Discipline Check), bobot 40% Proses Comments (Issued For Comments), bobot 70% Proses Review (Issued For Review), bobot 85% Proses Approval (Issued For Approval atau Approved For Construction), bobot 100% Masing-masing proses pembuatan dokumen di atas memerlukan waktu beberapa hari atau jam untuk menyelesaikannya dan juga mempunyai bobot masing-masing seperti di atas. Standar proses pembuatan dokumen tersebut merupakan acuan dasar dalam menentukan atau mengestimasi lamanya proyek yang akan dikerjakan dan berapa biaya yang diperlukan untuk menghitung biaya proyek. Secara umum waktu pelaksanaan proyek keseluruhan sudah ada dalam dokumen kontrak yang ditenderkan.

IV - 36

IV.7

Kurva S (Rencana dan Aktual) Gambar IV.7.1

Kurva S - S.W.U.7.1 up to S.W.U.7.4

Tabel S.W.U.7.1 up to S.W.U.7.4 untuk data kurva S tidak ditampilkan karena semua tanggal rencana dan aktual mengkitui tanggal rencana dan aktual

pekerjaan

engineering S.W.U.7.5 – S.W.U.7.15. Sehingga kurva S mengikuti kurva S pekerjaan engineering.

Secara umum kurva S yang dibuat adalah bersifat optimis untuk

memberikan gambaran bahwa semua pekerjaan harus segera diselesaikan dalam jangka waktu yang singkat dan bisa selesai tepat pada waktunya. Rumus umum pembuatan kurva S berdasarkan Weight (%), Issued For Comments (60%),

Issued For Approval, dan tanggal rencana atau tanggal aktual. Misal

dokumen A mempunyai weight = 0,10% dan diissued pada tanggal tertentu untuk IFC (60%), maka dihitung = 0,10% x 60% = 0,06%. Dan pada tanggal berikutnya diissued tahap kedua (IFA), maka dihitung = 0,10% x 100% = 0,10%. Semua weight dihitung secara komulatif, sehingga terbentuklah kurva S rencana dan kurva S actual. IV - 37

Tabel IV.7.2

S.W.U.7.5 - Requisition

IV - 38

Gambar IV.7.2

Kurva S - S.W.U.7.5 – Requisition

IV - 39

Tabel IV.7.3

S.W.U.7.6 - Process

IV - 40

Gambar IV.7.3

Kurva S - S.W.U.7.6 – Process

Kurva S process engineering menggambarkan bahwa pekerjaan process harus selesai lebih awal dari disiplin engineering lainnya, karena sebagian besar dokumennya seperti : process design data, calculation notes, piping & instrumentation Diagram (P&ID), line list adalah merupakan dokumen yang harus dikirm (diissued) ke Client

lebih awal karena merupakan

dokumen dasar untuk disiplin engineering lainnya.

IV - 41

Tabel IV.7.4

S.W.U.7.7 – Mechanical & Vessels

IV - 42

Gambar IV.7.4

Kurva S - S.W.U.7.7 – Mechanical & Vessels

Kurva S mechanical engineering menggambarkan bahwa pekerjaan mechanical bisa dimulai pekerjaannya hampir bersamaan dengan disiplin process engineering. Dokumen-dokumen teknik mechanical engineering umumnya adalah berupa dokumen data sheet untuk beberapa equipment yang akan dipakai dan sebagian datanya berdasarkan Process Design Data dan P&ID yang dikeluarkan oleh process engineering.

IV - 43

Tabel IV.7.5

S.W.U.7.8 - Piping

IV - 44

Gambar IV.7.5

Kurva S - S.W.U.7.8 – Piping

Kurva S piping engineering menggambarkan bahwa pekerjaan piping yang direncanakan terlalu optimis berdasarkan prediksi awal, sehingga hampir semua pekerjaannya terlambat sebelum proyek selesai. Keterlambatan disebabkkan menunggu gambar modeling 3 dimensi. Tapi keterlambatan masih bisa diantisipasi dengan baik dan tidak menambah waktu pelaksanaan proyek secara keseluruhan. IV - 45

Tabel IV.7.6

S.W.U.7.9 - Structure

IV - 46

Gambar IV.7.6

Kurva S - S.W.U.7.9 – Structure

IV - 47

Kurva S structure engineering menggambarkan bahwa pekerjaan structure engineering yang direncanakan terlalu awal, sehingga

hampir semua

pekerjaannya terlambat sebelum proyek selesai. Umumnya rencana waktu proyek yang dibuat harus mengikuti rencana waktu proyek piping engineering, maksudnya beda hanya beberapa hari setelah dokumen piping engineering dikirim (diissued), kalau bisa hanya beda sekitar 3 hari, dan diusahakan masih dalam periode minggu yang sama, sehingga kalau progress piping engineering terhitung, maka progress structure engineering juga terhitung. Dokumen gambar dalam structure engineering sangat banyak, sehingga diusahakan dokumen gambar ini harus segera dikirim (diissued) ke Client secepatnya, kalau misalkan terlambat jangan sampai seminggu. Hal ini sangat berpengaruh kepada progress yang akan terhitung pada dokumen gambar yang dikirim pada tahap awal (Issued For Comments) yang bobotnya adalah 60% dari masing-masing dokumen. Dokumen dalam structure engineering yang tidak bisa dipaksakan untuk segera dikirim (diissued) adalah dokumen calculation note, pembuatan calculation note sangat lama untuk structure engineering jika dibandingkan dengan disiplin engineering lainnya, kalau waktu proyeknya cukup singkat, ada harapan pengiriman (issued) dokumen calculation note akan terlambat juga dan bisa mempengaruhi keterlambatan proyek secara keseluruhan. KKeterlambatan juga bisa terjadi pada waktu komen yang diperlukan oleh Client sesuai dengan jenis calculation notenya.

IV - 48

Tabel IV.7.7

S.W.U.7.10 - Electrical

IV - 49

Gambar IV.7.7

Kurva S - S.W.U.7.10 – Electrical

Kurva S electrical engineering menggambarkan bahwa pekerjaan electrical yang direncanakan terlalu cepat, sehingga hampir semua pekerjaannya terlambat sebelum proyek selesai. Keterlambatan disebabkan menunggu hasil komen dari Client yang dapat mempengaruhi keterlambatan proyek design engineering secara keseluruhan.

IV - 50

Tabel IV.7.8

S.W.U.7.11 - Instrumentation

IV - 51

Gambar IV.7.8

Kurva S - S.W.U.7.11 – Instrumentation

IV - 52

Tabel IV.7.9

S.W.U.7.12 – Safety

IV - 53

Gambar IV.7.9

Kurva S - S.W.U.7.12 – Safety

Pada kurva S pekerjaan safety engineering, lebih dari 50% pekerjaannya adalah terlambat, tapi keterlambatan bisa diatasi beberapa minggu sebelum proyek selesai, sehingga tidak terjadi keterlambatan proyek. Idealnya waktu pelaksanaan proyek design engineering disiplin safety bisa dimuali pekerjaannya setelah beberapa minggu pekerjaan process engineering dimulai, missal kalau durasi proyek 3 (tiga) bulan, maka pekerjaan safety engineering bisa dimulai pada awal bulan kedua atau minggu kelima. Waktu yang cukup lama untuk pekerjaan safety engineering adalah pada saat pembuatan dokumen calculation note (perlu waktu sekitar sebulan sampai sebulan setengah).

IV - 54

Tabel IV.7.10

Gambar IV.7.10

S.W.U.7.13 – Telecommunication / Telemetry

Kurva S - S.W.U.7.13 – Telecommunication / Telemetry

Kurva S pada S.W.U.7.13 di atas dibuat sangat optimis, keterlambatan issued sangat lama, tapi keterlambatan bisa diatasi karena pembuatan dokumen tekniknya menunggu dokumen lainnya yang berhubungan sudah hampir selesai dan sudah dikomen oleh Client.

IV - 55

Tabel IV.7.11

Gambar IV.7.11

S.W.U.7.14 – Control System

Kurva S - S.W.U.7.14 – Control System

Kurva S pada S.W.U.7.14 di atas dibuat sangat optimis, keterlambatan issued sangat lama, tapi keterlambatan bisa diatasi karena pembuatan dokumen tekniknya menunggu dokumen lainnya yang berhubungan sudah hampir selesai dan sudah dikomen oleh Client. Lagi pula jumlah dokumen yang akan dibuat tidak banyak.

IV - 56

Tabel IV.7.12

Gambar IV.7.12

S.W.U.7.15 – Tie-in Works

Kurva S - S.W.U.7.15 – Tie-in Works

Kurva S pada S.W.U.7.15 di atas dibuat sangat optimis, keterlambatan issued sangat lama, tapi keterlambatan bisa diatasi karena pembuatan dokumen tekniknya menunggu dokumen lainnya dan menunggu hasil survey lapangan yang dilaksanakan pada pertengahan masa proyek. Keterlambatan masih bisa diantisipasi.

IV - 57

Data Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi Gambar IV.8.1 Proses Persetujuan Dokumen – Process Konvensional

Proses Persetujuan Dokumen - PROCESS 160.00 140.00 120.00

W aktu (H ari)

IV.8

100.00 80.00 60.00 40.00 20.00 1

2

3

4

5

6

7

8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

No. Dokumen Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Pada metode konvensional ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Process Engineering adalah 35 hari kalender dan aktualnya adalah 98 hari. Perbedaan waktu antara aktual dan rencana mencapai 180%, nilai persentase ini adalah sangat tinggi dan akan mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan.

IV - 58

Komputerisasi

Proses Persetujuan Dokumen - PROCESS 70.00 60.00

Waktu (Hari)

50.00 40.00 30.00 20.00 10.00 1

3

5

7

9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 No. Dokum en Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Pada metode komputerisasi ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Process Engineering adalah 20 hari kalender dan aktualnya adalah 34 hari. Perbedaan waktu antara actual dan rencana mencapai 70%, nilai persentase ini juga cukup tinggi dan bisa mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Tapi perbedaan waktu ini nantinya akan kita gabungkan dengan perbedaan waktu pada disiplin engineering lainnya, dan akan didapat sampai berapa hari terjadi keterlambatan proyeknya.

IV - 59

Gambar IV.8.2 Proses Persetujuan Dokumen - Mechanical / Piping Konvensional

Proses Persetujuan Dokumen - MECHANICAL / PIPING 120.00

100.00

Waktu (Hari)

80.00

60.00

40.00

20.00

1

2

3 4

5

6

7 8

9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

No. Dokumen Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Pada metode konvensional ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Mechanical / Piping Engineering adalah 13 hari kalender dan aktualnya adalah 36 hari. Perbedaan waktu antara aktual dan rencana mencapai 177%, nilai persentase ini adalah sangat tinggi dan bisa juga mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan.

IV - 60

Komputerisasi

Proses Persetujuan Dokum en - PIPING 60.00

Waktu (Hari)

50.00 40.00

30.00 20.00

10.00

1

3

5

7

9

11

13

15

17

19

21

23

25

27

29

31

33

35

37

39

41

43

45

47

49

No. Dokum en Plan

Act ual

Rat a-rat a Plan

Rat a- rat a Act ual

Pada metode komputerisasi ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Piping Engineering adalah 16 hari kalender dan aktualnya adalah 26 hari. Perbedaan waktu antara actual dan rencana mencapai 63%, nilai persentase ini juga cukup tinggi dan bisa juga mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Tapi perbedaan waktu ini bisa dilihat pada Gambar IV.7.5 Kurva S - S.W.U.7.8 – Piping,

apakah

perbedaan

waktu

tersebut

akan

keterlambatan proyek secara keseluruhan atau tidak.

IV - 61

mempengaruhi

Gambar IV.8.3 Proses Persetujuan Dokumen - Electrical Konvensional Proses Persetujuan Dokumen - ELECTRICAL 120.00

100.00

Waktu (Hari)

80.00

60.00

40.00

20.00

1

3

5

7

9

11

13

15

17

19

21

23

25

27

29

31

33

35

37

39

No. Dokumen Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Pada metode konvensional ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Electrical Engineering adalah 20 hari kalender dan aktualnya adalah 67 hari. Perbedaan waktu antara aktual dan rencana mencapai 235%, nilai persentase ini adalah sangat tinggi dan sangat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Hal ini seharusnya tidak terjadi karena umumnya pekerjaan electrical engineering tidak dimulai pada awal proyek atau bersamaan dengan pekerjaan process engineering. Atau bisa juga rencana mulainya dibuat terlalu optimis.

IV - 62

Komputerisasi

Proses Persetujuan Dokumen - ELECTRICAL 70.00 60.00

Waktu (Hari)

50.00 40.00 30.00 20.00 10.00 1

3

5

7

9

11

13

15

17

19

21

23

25

27

29

31

33

35

37

39

41

43

No. Dokum en Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Pada metode komputerisasi ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Electrical Engineering adalah 18 hari kalender dan aktualnya adalah 31 hari. Perbedaan waktu antara actual dan rencana mencapai 72%, nilai persentase ini juga cukup tinggi dan bisa juga mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan atau bisa juga tidak sama sekali. Tapi perbedaan waktu ini bisa dilihat pada Gambar IV.7.7 Kurva S - S.W.U.7.10 – Electrical, apakah perbedaan waktu tersebut akan mempengaruhi keterlambatan proyek secara keseluruhan atau tidak.

IV - 63

Gambar IV.8.4 Proses Persetujuan Dokumen - Structure Konvensional Proses Persetujuan Dokumen - CIVIL / STRUCTURE 120.00

100.00

Waktu (Hari)

80.00

60.00

40.00

20.00

1

3

5

7

9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 No. Dokumen Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Pada metode konvensional ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Civi/Structure Engineering adalah 22 hari kalender dan aktualnya adalah 67 hari. Perbedaan waktu antara aktual dan rencana mencapai 204%, nilai persentase ini adalah sangat tinggi dan sangat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Jumlah dokumen Civil/Structure cukup banyak jika dibandingkan dengan jumlah dokumen sebelumnya dengan jumlah gambar yang banyak juga. Dan pada disiplin Civil/Structure engineering ini sering terjadinya revisi yang berulang-ulang yang memang sangat diperlukan sesuai kebutuhannya serta disesuaikan dengan gambar pada disipling Piping engineering.

IV - 64

Komputerisasi

Proses Persetujuan Dokumen - STRUCTURE 60.00

50.00

Waktu (Hari)

40.00

30.00

20.00

10.00

1

4

7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 52 55 58 61 64 67 70 73 76 79 82 85 88 No. Dokum en Plan

Actual

Rata-rata Plan

Rata-rata Actual

Pada metode komputerisasi ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Structure Engineering adalah 15 hari kalender dan aktualnya adalah 32 hari. Perbedaan waktu antara actual dan rencana mencapai 113%, nilai persentase ini juga cukup tinggi dan bisa juga mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Tapi perbedaan waktu ini bisa dilihat pada Gambar IV.7.6 Kurva S - S.W.U.7.9 – Structure, apakah perbedaan waktu tersebut akan mempengaruhi keterlambatan proyek secara keseluruhan atau tidak. Dan pada disiplin Structure engineering ini sering juga terjadinya revisi yang berulang-ulang untuk menghasilkan dokumen teknik yang benar dan akurat serta harus disesuaikan dengan gambar pada disiplin Piping engineering.

IV - 65

Gambar IV.8.5 Rekapitulasi Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi

PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN RATA-RATA PROYEK TUNU 12 WAKTU PELAKSANAAN PROYEK = 13 MINGGU

DISIPLIN ENGINEERING

IV.9


PROCESS

25

34

MECHANICAL / PIPING

16

26

ELECTRICAL

18

31

STRUCTURE

15

32

Hasil Evaluasi Proses Persetujuan Dokumen Dari data pada metode konvensional dan metode komputerisasi terdapat perbedaan yang sangat tinggi, yaitu 98 hari (maksimum) pada metode konvensional dan 34 hari (maksimum) pada metode komputerisasi. Ada beberapa hal yang mengakibatkan terlalu lamanya proses persetujuan dokumen yag terjadi, yaitu diantaranya adalah sebabagai berikut :

IV - 66

IV.9.1 Tidak Adanya Plan Schedule Pengembalian Dokumen dari Client ke Konsultan Pada metode konvensional, secara umum dapat dikatakan bahwa Client tidak mempunyai waktu standar pengembalian dokumen yang merupakan tanggung jawab masing-masing engineernya dan kurangnya pengendalian internal di pihak Client. Sedangkan pada metode komputerisasi, proses pengembalian dokumen umumnya sekitar 15 hari working days (21 hari kalender) seperti tertulis dalam Coordination Procedure di bawh ini. Pada metode konvensional tidak ada prosedur koordinasi secara khusus yang menyatakan bahwa dokumen paling lambat dikomen adalah berapa hari. Prosedur koordinasi yang sudah direncanakan oleh Client dan dipatuhi pelaksanaannya oleh Konsultan ini adalah salah satu sarana dari kebutuhan pengendalian dokumen, sehingga aliran proses persetujuan dokumen tidak terlalu lama yang akan mengakibatkan

dan

berpengaruh

kepada

dokumen-dokumen

lainnya yang berhubungan dan dapat memperlambat pelaksanaan proyek secara menyeluruh.

IV - 67

Gambar IV.9.1 Coordination Procedure Mengenai Jadwal Pengembalian Dokumen yang sudah dikomen

IV - 68

IV.9.2 Client Kurang Memperhatikan Jadwal Plan yang Sudah ada dalam MDR atau Project Schedule Pada metode konvensional, pihak Client secara umum dapat dikatakan kurang perhatian terhadap jadwal yang sudah ada dalam MDR atau Project Schedule, padahal sudah ada informasi yang dimasukkan

dalam

weekly report

(laporan

mingguan) yang

mengingatkan kepada Client, bahwa dokumen-dokumen yang harus segera dijawab komennya. Pada metode komputerisasi, waktu pengembalian dokumen menjadi perhatian utama dari masing-masing engineernya untuk segera mengembalikan hasil komennya sekitar 15 hari kalender - 21 hari kalender. Apabila terdapat dokumen yang belum dikembalikan setelah 21 hari kalender, maka pihak konsultan memasukkan dokumen-dokumen yang terlambat tersebut dalam weekly report (laporan mingguan) dan nantinya hal ini akan dibahas dalam meeting bulanan dengan pihak Client. Dalam metode komputerisasi, perhatian Client terhadap jadwal pengembalian dokumen yang dokumen sangat tinggi, hal ini untuk menghindari keterlambatan pengembalian dokumen yang bisa dijadikan acuan atau dasar oleh pihak Konsultan untuk permohonan pengajuan penambahan waktu pelaksanaan proyek jika terjadi keterlambatan proyek.

IV - 69

IV.10

Analisa Pemakaian Sumber Daya Manusia IV.10.1

Metode Konvensional

Tabel IV.10.1.a Rekapitulasi Waktu Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional REKAPITULASI WAKTU PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK Plan (rencana) Actual (aktual)

= 14 minggu = 23 minggu

Description

= 100 hari kalender = 163 hari kalender


Engineering General

66

87

Process

56

128

Mechanical / Piping

92

199

Electrical

74

168

Instrumentation & Telecommunication

81

148

Civil / Structural / Architectural / Jetty

89

167

Pipeline

47

76

IV - 70

Tabel IV.10.1.b Perincian Jumlah Karyawan Metode Konvensional PERINCIAN JUMLAH KARYAWAN Team Proyek

JUMLAH ORANG

Management & Support

12

Project Manager

1

Project Engineer

1

Designer Coordinator

1

Project Controlling

1

Document Control

2

Project Secretary

1

Office Support

5

Lead Engineer / Engineers

3

CAD Operator / Drafstman

1

Process

4

Mechanical / Piping

11


4

Designers

3

CAD Operator / Drafstmen

4

Electrical

8


3

Designers

2


3


9


3

Designers

2


4


12


5

Designers

3


4

Pipeline

3


2


1

Total

IV - 71

59

IV.10.2

Pemakaian Tenaga Kerja Metode Komputerisasi

Tabel IV.10.2.a Rekapitulasi Waktu Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi REKAPITULASI WAKTU PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK Plan (rencana) Actual (aktual)


Description


WAKTU (HARI) PLAN

ACTUAL

Preparation of requisitions, specifications and MTO's for Procurement

18

30

Process

25

34

Mechanical & Vessels

17

33

Piping

15

27

Structure

14

29

Electrical

16

29

Instrumentation

16

45

Safety

17

24

Telecommunications / Telemetry

13

4

Control System

13

8

Tie-in Works

11

9

IV - 72

Tabel IV.10.2.b Perincian Jumlah Karyawan Metode Komputerisasi PERINCIAN JUMLAH KARYAWAN Team Proyek Management & Support

JUMLAH ORANG

10

Project Manager

1

Project Engineer

1

Project Controlling

1

Document Control

1

Project Secretary

1

Office Support

5


3


1

Process

4

Mechanical

2


2

Piping

12


4

Designers

6


2

Structure

11


4

Designers

6


1

Electrical

4


2

Designers

2

Instrumentation

8


5

Designers

2


1

Safety Lead Engineer / Engineers

Total

IV - 73

2 2

53

IV.11

Analisa Efisiensi Waktu Pelaksanaan Proyek IV.11.1

Metode Konvensional Tabel IV.11.1 Persentase Keterlambatan Metode Konvensional

Proses

Persetujuan

Dokumen

PERSENTASE KETERLAMBATAN PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK Plan (rencana) Actual (aktual)


Description



KETERLAMBATAN (%)

Engineering General

66

87

31.3%

Process

56

128

128.6%

Mechanical / Piping

92

199

114.9%

Electrical

74

168

127.8%


81

148

84.1%


89

167

88.2%

Pipeline

47

76

62.5%

Rata-rata

-

-

91.1%

Keterlambatan waktu pelaksanaan proyek adalah 63 hari kalender.

IV - 74

IV.11.2

Metode Komputerisasi Tabel IV.11.2 Persentase Keterlambatan Metode Komputerisasi

Proses

Persetujuan

Dokumen

PERSENTASE KETERLAMBATAN PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK Plan (rencana) Actual (aktual)



WAKTU (HARI)

Description

PLAN

ACTUAL

Preparation of requisitions, specifications and MTO's for Procurement Process Mechanical & Vessels Piping Structure Electrical Instrumentation Safety Telecommunications / Telemetry Control System Tie-in Works

Rata-rata

KETERLAMBATAN

-

(%)

18

30

72.3%

25 17 15 14 16 16 17 13 13 11

34 33 27 29 29 35 24 4 8 9

37.1% 96.1% 76.2% 99.5% 77.3% 121.8% 38.8% -67.5% -36.8% -20.0%

-

45.0%

Keterlambatan waktu pelaksanaan proyek adalah 16 hari kalender.

IV - 75

IV.12

Hasil Evaluasi Efektivitas dan Efisiensi Tabel IV.12.1 Hasil Evaluasi Efektivitas Metode Komputerisasi Lebih Efektif daripada Metode Konvensional No. Uraian 1 Waktu menunggu komen dari Client

Konvensional Lebih lama : Mencapai 5 - 20% dari total manhours

Komputerisasi Lebih cepat : Mencapai 0 - 2% dari total manhours

2 Waktu tambahan proyek Lebih lama, mencapai 63 hari kalender

Lebih cepat, yaitu 16 hari kalender

3 Pengembalian dokumen Lebih lama : dari Client Lebih dari 21 hari kalender dan bisa mencapai 60 hari kalender Tidak mempunyai prosedur yang standar untuk menentukan batas waktu pengembalian dokumen

Lebih cepat : Sekitar 15 - 21 hari kalender

4 Waktu yang diperlukan untuk revisi komen dari Client

Lebih cepat : Client sangat memperhatikan tentang waktu pengembalian dokumen ke konsultan Cukup 1 (satu) orang

Lebih lama : Client kurang memperhatikan tentang waktu pengembalian dokumen ke konsultan 5 Karyawan document Memerlukan 2 (dua) orang control yang dibutuhkan atau lebih 6 Karyawan project control 1 orang project control yang dibutuhkan mengerjakan 1 (satu) proyek 7 Beberapa karyawan Hanya mengerjakan 1 (satu) dalam satu team proyek proyek 8 Jumlah karyawan Lebih banyak seluruhnya

IV - 76

Mempunyai prosedur yang standar untuk menentukan batas waktu pengembalian dokumen

Keterangan Prosedur dalam sistem komputerisasi sangat menjadi perhatian serius oleh team proyek konsultan dan Client (Owner) Akibat dari lamanya aliran dokumen pada saat proses approval 15 hari kalender adalah waktu standar pengembalian dokumen ke konsultan yang sudah ditentukan dalam prosedur. Waktu maksimum pengembalian dokumen dari Client ke Konsultan adalah 21 hari kalender. Semua team proyek sangat memperhatikan waktu tersebut di atas. Team proyek selalu mengikuti prosedur standar yang ada

Pemakaian fasilitas komputer lebih optimal dan maksimal 1 orang project control bisa Pemakaian fasilitas komputer mengerjakan lebih dari 2 (dua) lebih optimal dan maksimal proyek Bisa mengerjakan lebih Berpengaruh pada pemakaian dari 1 (satu) proyek manhours Lebih sedikit, karena ada Berpengaruh pada pemakaian beberapa karyawan yang bisa manhours mengerjakan lebih dari 1 (satu) proyek

Tabel IV.12.2 Hasil Evaluasi Efisiensi

Metode Komputerisasi Lebih Efisiensi daripada Metode Konvensional No. Uraian 1 Biaya kertas foto copy dokumen

Konvensional Perlu biaya khusus untuk kertas foto copy setiap dokumen yang diissued ke Client harus difotocopy sebanyak 2 (dua) set untuk issued pertama, untuk Client 1 (satu) set dan untuk konsultan sebagai file 1 (satu) set.

Komputerisasi Biaya kertas untuk foto copy kecil, karena dokumen yang diissued (dikirim) ke Client dalam bentuk pdf dengan email. Begitu juga mengenai dokumen hasil komen yang kembali dari Client juga melalui email

Keterangan Pemakaian kertas pada metode komputerisasi lebih efisien sekitar 95% dari pemakaian kertas pada metode konvensional.

2 Jumlah karyawan team proyek

59 karyawan sesuai tabel IV.10.1.b 53 karyawan sesuai tabel IV.10.2.b

Pemakaian karyawan pada metode komputerisasi lebih efisien 6 orang

3 Waktu keterlambatan 63 hari sesuai tabel IV.11.1 pelaksanaan proyek

16 hari sesuai tabel IV.11.2

Keterlambatan pada metode komputerisasi lebih kecil, hal ini akan berhubungan dengan pemakaian manhours selama keterlambatan tersebut

4 Penambahan biaya Lebih mahal karena memakai gai karyawan team jumlah karyawan yang lebih banyak proyek yang berpengaruh pada jumlah manhours secara keseluruhan

Lebih efisien dan lebih murah karena jumlah karyawan dalam 1 (satu) team proyek lebih sedikit yang berhubungan dengan jumlah manhours secara keseluruhan Contoh perhitungan pemakaian manhours dalam 1 proyek berdasarkan data no. 2 dan 3 di atas : = 53 x 16 hari x 8 hours = 6.784 manhours

Pemakaian manhours pada metode komputerisasi lebih efisien sekitar 77% dari pemakaian manhours pada metode konvensional dampak dari keterlambatan proyek.

Contoh perhitungan pemakaian manhours dalam 1 proyek berdasarkan data no. 2 dan 3 di atas : = 59 x 63 hari x 8 hours = 29.736 manhours

IV - 77

Tabel IV.12.3 Kajian Prosedur dan Aliran Dokumen Kajian Prosedur dan Aliran Dokumen No. Konvensional 1 Pembuatan prosedur hanya bersifat umum dan hanya terdiri dari : Coordination Procedure Engineering Document Control Procedure Engineering Quality Plan Design Control Procedure

2

3

4

5

Prosedur kurang mendapatkan perhatian yang serius dari team proyek Client dan Konsultan

Komputerisasi Jenis dokumen prosedur sangat lengkap, yang terdiri dari : Master Document Register Coordination Procedure Engineering Document Control Procedure Document Identification Procedure Correspondence Control Procedure Engineering Quality Plan Project HSE Plan Design Control Procedure Engineering Query Procedure 3D Organisation Procedure Filing and Architecture of CDRoms Prosedur sangat mendapatkan perhatian yang serius dari team proyek Client dan Konsultan

Keterangan Kelengkapan prosedur berhubungan dengan jenis dokumen, kelancaran aliran dokumen, kelengkapan dokumen, dan sistem penyimpanan dokumen

Perhatian terhadap prosedur sangat berpengaruh pada kelancaran aliran dokumen. Pada metode komputerisasi, masing-masing team proyek Konsultan dan Client sudah menyepakati kapan dokumen haliran diissued (dikirim) ke Client dan kapan Client mengembalikan dokumen hasil komennya kepada Konsultan. Di dalam prosedur tidak tertulis Di dalam prosedur tertulis dengan Penentuan waktu dalam dengan jelas, kapan dokumen jelas kapan dokumen yang dikomen prosedur sangat berpengaruh yang dikomen haliran dikembalikan haliran dikembalikan kepada Konsultan, juga kepada kelancaran kepada Konsultan yaitu minimal 15 hari kalender dan aliran dokumen. maksimal 21 hari kalender Apabila ada dokumen yang belum dikembalikan sampai batas waktu 15 - 21 hari kalender, maka Konsultan menginformasikan kepada Client melalui meeting mingguan, agar segera mengembalikan dokumen hasil komen. Aliran dokumen tidak seberapa Secara umum dokumen lebih lancar, Pada metode konvensional lancar jika dibandingkan dengan jika dibandingkan dengan metode terjadi persentase keterlammetode komputerisasi konvensional, walaupun masih batan aliran dokumen 91,1%. ada beberapa yang jadwalnya tidak Pada metode komputerisasi tepat dan terlambat proses pesterjadi persentase keterlamsetujuannya. batan aliran dokumen 45%. Pada metode konvensional terjadi keterlambatan proyek selama 63 hari kalender. Pada metode komputerisasi terjadi keterlambatan proyek selama 16 hari kalender. Keterlambatan yang terjadi tidak bisa mencapai angka 0 (nol) karena banyak faktor yang mempengaruhinya. Aturan koresponden antara Aturan koresponden antara Pada metode konvensional, Konsultan dengan Client (Owner) Konsultan dengan Client (Owner) informasi mengenai pengiriman dalam prosedur hanya mencakup dalam prosedur mencakup semua dokumen hanya beberapa beberapa hal yang sifatnya umum hal yang berhubungan dengan orang yang mengetahuinya. dan pengiriman dokumen masih aliran dokumen lebih terperinci Pada metode komputerisasi memakai kurir dan pengiriman dokumen memakai informasi mengenai pengiriman fasilitas email yang lebih cepat dokumen bisa diketahui oleh seluruh team proyek. Hal ini sangat berpengaruh pada aliran dokumen yang maksimal.

IV - 78

IV.13

Sarana Distribusi dan Aliran Dokumen IV.13.1

Spesifikasi Dekstop dan Laptop

Gambar IV.13.1 Spesifikasi Dekstop dan Laptop

Peralatan komputer yang dipakai adalah jenis dekstop dan laptop dengan spesifikasi seperti di atas yang harus disediakan oleh konsultan untuk keperluan pelaksanaan pekerjaan selama proyek

IV - 79

berlangsung. Tersedianya komputer-komputer tersebut adalah sangat berhubungan dengan distribusi dan aliran dokumen dengan memakai PRODOM system seperti tersebut di bawah ini. IV.13.2

Pemakaian PRODOM System

Proses keluar dan masuknya dokumen memakai PRODOM system yang merupakan salah satu program (software) khusus yang dipakai pada proyek tersebut. Dengan memakai program tersebut sangat diusahakan pengendalian dokumen bisa terkontrol lebih baik dan cepat sehingga semua informasi yang berhubungan dengan dokumen tersebut bisa langsung didistribusi kepada semua pihak terkait (team engineering dan team manajemen). Gambar IV.13.2 Penampilan (view) PRODOM

IV - 80

Gambar IV.13.3 Sub Direktori File untuk PRODOM

PRODOM allows you to : 

Review your technical document



Manage technical document, correspondence, management and communication documents



Search your documents



Create / import documents



Archive your comments



Distribute your documents



Subscription features

IV - 81

project

BAB V. SIMPULAN DAN SARAN V.1

Simpulan  Pada metode komputerisasi, team proyek sangat memperhatikan prosedur – prosedur standar yang ada, sehingga pengendalian aliran dokumennya lebih optimal. Prosedur-prosedur tersebut mempengaruhi kepada semua aspek kelangsungan kelancaran pelaksanaan proyek.. Semua isi prosedur harus selalu dipantau, dikontrol, dan dilaksanakan oleh kedua team proyek (Client dan Konsultan), sehingga kelancaran arus dokumen sebagai sarana pengendalian proyek yang maksimal dapat tercapai.  Proses keterlambatan persetujuan dokumen pada metode konvensional mencapai 91% sedangkan pada metode komputerisasi mencapai 45%, akibat dari perhatian yang maksimum dari team proyek terhadap pelaksanaan prosedur yang maksimal.  Pengembalian dokumen untuk metode konvensional bisa mencapai 60 hari kalender, sedangkan pada metode komputerisasi sekitar 15 hari 21 hari kalender sesuai prosedu. 21 hari kalender adalah batas waktu maksimum pengembalian dokumen dari Client ke Konsultan. Standar waktu pengembalian dokumen yang diatur dalam prosedur merupakan tolak ukur kelancaran aliran dokumen secara menyeluruh.

V-1

V.2

Saran  Pengendalian dokumen teknik ini bisa juga dilanjutkan untuk Tugas Akhir berikutnya pada pelaksanaan pekerjaan konstruksi bangunan yang lebih komplek dan lengkap, sehingga semua dokumen yang tersimpan nantinya bisa dipakai dalam waktu jangka panjang (tidak kehilangan data).  Untuk

para

mahasiswa

angkatan

berikutnya

harus

selalu

memperhatikan dalam hal pemahaman dan pemakaian programprogram

(software)

dalam

bidang

Pengendalian

Proyek

yang

kebutuhannya sangat luas dan sangat diperlukan pada perusahaan – perusahaan besar seperti perusahaan oil & gas, sehingga para tenaga ahli Indonesia tidak kalah bersaing dengan tenaga asing dalam bidangbidang tertentu.  Dalam makalah ini tidak sempat dibahas mengenai biaya secara rinci karena beberapa hal yang menjadi pertimbangan, untuk akan datang kemungkinan pembahasan mengenai biaya yang berhubungan dengan pengendalian dokumen teknik ini bisa dilanjutkan oleh mahasiswa angkatan berikutnya.

V-2

BAB VII. DAFTAR PUSTAKA

Sutarto, 1984, Dasar-dasar Organisasi, Gadjah Mada Unersity Press, Yogyakarta. Thoha, Miftah, 1983, Kepemimpinan dalam Management, Rajawali, Jakarta. Drs. Ig. Worsanto, 2002, Dasar-dasar Ilmu Organisasi, ANDI, Yogyakarta. Debbie O’Brai, 2000, Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide. Etzioni, Amitai .. 1982, Organisasi-Organisasi Modern, terjemahan oleh Suryatim, UI Press, Jakarta. Gobson, ancevich, Donnely .. 1985, Organisasi dan Manajemen, terjemahan oleh Djorban Wahid SH, Erlangga, Jakarta Winardi, 1981, Organisasi dan Pengorganisasian dalam Manajemen, Alumni, Bandung

VII - 1

SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN TEKNIK SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN PROYEK OLEH KONSULTAN PERENCANA Studi Kasus Proyek Platform

Recommend Documents