SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN TEKNIK SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN PROYEK OLEH KONSULTAN PERENCANA Studi Kasus Proyek Platform
Dibuat oleh : Nama : Sayid Muhammad Zen NIM : 41106110053 Jurusan : Teknik Sipil
Dosen Pembimbing : Ir. Mawardi Amin, MT
JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK SIPIL & PERENCANAAN UNIVERSITAS MERCUBUANA JAKARTA 2009 Terakreditasi A Berdasarkan SK No. 012/BAN PT/Ak-VII/S1/VII/2003
i
LEMBAR PENGESAHAN SIDANG SARJANA KOMPREHENSIF LOKAL FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN PERENCANAAN UNIVERSITAS MERCU BUANA
Semester : Ganjil
Q
Tahun Akademik : 2008/2009
Tugas akhir ini untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Teknik, jenjang pendidikan Strata 1 (S-1), Jurusan Teknik Sipil, Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, Universitas Mercu Buana, Jakarta. Judul Tugas Akhir
:
Sistem Pengendalian Dokumen Teknik sebagai Sarana Pengendalian Proyek oleh Konsultan Perencana Studi Kasus Proyek Platform
Disusun oleh : N ama NIM Jurusan/Program Studi
: : :
Sayid Muhammad Zen 41106110053 Teknik Sipil
Telah diajukan dan dinyatakan LULUS pada sidang sarjana pada tanggal : 15 Ferbuari 2009 Jakarta,
2009 Mengetahui,
Pembimbing
Ir. Mawardi Amin, MT
Ketua Sidang
Ketua Program Studi Teknik Sipil
Ir. Agus Suroso, MT
Ir. Mawardi Amin, MT
ii
LEMBAR PERNYATAAN SIDANG SARJANA KOMPREHENSIF LOKAL FAKULTAS TEKNIK SIPIL DAN PERENCANAAN UNIVERSITAS MERCU BUANA
Q
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
: Sayid Muhammad Zen
Nomor Induk Mahasiswa : 41106110053 Program Studi
: Teknik Sipil
Fakultas
: Teknik Sipil dan Perencanaan
Menyatakan bahwa Tugas Akhir ini merupakan kerja asli, bukan jiplakan (duplikat) dari karya orang lain. Apabila ternyata pernyataan saya ini tidak benar maka saya bersedia menerima sanksi berupa pembatalan gelar kesarjanaan saya.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya untuk dapat dipertanggung jawabkan sepenuhnya.
Jakarta,
2009
Yang memberikan pernyataan,
Sayid Muhammad Zen
iii
ABSTRAK Judul : Sistem Pengendalian Dokumen Teknik Sebagai Sarana Pengendalian Proyek oleh Konsultan Perencana Studi Kasus Proyek Platform, Nama : Sayid Muhammad Zen, Fakultas : Teknik Sipil & Perencanaan, Pembimbing : Ir. Mawardi Amin, MT, Universitas : Mercubuana – Jakarta, Tahun : 2009, xvi, 137, lampiran 9. Pembangunan proyek platform (anjungan lepas pantai) dalam industri Oil & Gas adalah proyek yang nilainya sangat mahal dan proyek yang bertaraf internasional. Dalam hal ini bukan membahas pembangunan proyek platformnya, tapi hanya membahas perencanaan atau design engineering proyek platform. Design engineering dilakukan oleh perusahaan Konsultan Perencana. Tugas Akhir ini akan membahas mengenai bagaimana metode dan sistem pengendalian dokumen sebagai sarana pengendalian proyek yang kita kenal dalam teori manajemen proyek dan standar mutu dokumen pada ISO 9001 : 2000. Metode pengendalian dokumen yang optimal yang merupakan bagian dari pengendalian proyek secara menyeluruh berdasarkan sistem flowchart, bentuk organisasi, pemakaian tenaga ahli sesuai jabatannya masing-masing dan latar belakang pendidikan, sistem pengendalian dokumen, informasi dokumen dan prosedur-prosedur yang sudah ditentukan oleh Client. Pengendalian dokumen yang dilakukan oleh konsultan perencana meliputi antara lain : mutu dokumen, identifikasi dokumen, aliran dokumen, informasi dokumen, prosedur pengendalian koresponden, semua ini merupakan satu kesatuan produk untuk mendapatkan dokumen yang berkualitas, tersimpan rapi, mudah dicari, dan praktis. Kata kunci : sistem pengendalian dokumen, prosedur, informasi dokumen, aliran dokumen.
iv
ABSTRACK Title : Sistem Pengendalian Dokumen Teknik Sebagai Sarana Pengendalian Proyek oleh Konsultan Perencana Studi Kasus Proyek Platform, Name : Sayid Muhammad Zen, Faculty : Civil Engineering & Planning, Tutor : Ir. Mawardi Amin, MT, University : Mercubuana – Jakarta, Year : 2009, xvi, 137, attachment 9. Construction of platform project (anjungan lepas pantai) in Oil & Gas industry is project with the cost value is very expensive and include in international standard. In this matter don’t discuss constuction of platform project, but only to discuss engineering design for platform project. The engineering design to be done by Oil & Gas consultant engineering company. This Final Project will discuss about methode and document controlling system is a part of project controlling in project management and document quality in ISO 9001 : 2000. The optimalization of document control methode is a part of project controlling comprehensive and based on flowchart system, organization chart, expert judgment utilization according to each skill and education backround, document control system, document information and some procedures from Client. Document controlling to be done by engineering consultant, covers : document quality, document identification, flow of document, document information, correspondence control procedure, all of these are formed one product system to get document with good quality, orderly saving, easy to look, and pratical. Key words : document control system, procedure, document information, flow of document.
v
KATA PENGANTAR
Puji syukur alhamdulilah penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunian Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Tugas akhir ini dengan baik. Tugas Akhir ini penulis sajikan dalam bentuk buku yang sederhana dengan judul :
SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN TEKNIK SEBAGAI SARANA PENGENDALIAN PROYEK OLEH KONSULTAN PERENCANA Studi Kasus Proyek Platform
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan program Stara Satu (S1) Universitas Mercu Buana. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil pengamatan, pencatatan, dan beberapa sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, penulisan Tugas Akhir ini tidak akan berjalan lancar. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1.
Bapak-bapak dan Ibu dosen selaku pengajar
2.
Bapak pembimbing Tugas Akhir penulis, yakni Ir. Mawardi Amin, MT yang senantiasa meluangkan waktu untuk membimbing tugas akhir penulis dari awal hingga akhir menuju hasil tugas akhir yang benar.
3.
Bapak-bapak dan atau ibu-ibu pejabat Universitas Mercubuana. vi
4.
Orang tua dan keluarga yang memberikan kesempatan kepada saya yang banyak membantu baik dalam bentuk dorongan moril dan material.
5.
Teman-teman mahasiswa teknik sipil angkatan 2006/2007 yang memberikan semangat untuk selalu mempercepat dan menyelesaikan penulisan Tugas Akhir tersebut.
6.
Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna, untuk itu
penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi
kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih, semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi para pembaca umumnya.
Jakarta, …………..……………..2009
(Sayid Muhammad Zen) NIM : 41106110053
vii
DAFTAR ISI Uraian
Hal.
Judul ..............................................................................................................
i
Lembar Pengesahan ......................................................................................
ii
Lembar Pernyataan .......................................................................................
iii
Abstrak ..........................................................................................................
iv
Abstrack .........................................................................................................
v
Kata Pengantar ..............................................................................................
vi – vii
Daftar Isi .........................................................................................................
viii – x
Daftar Gambar ...............................................................................................
xi – xii
Daftar Tabel ...................................................................................................
xiii– xiv
Mind Map ........................................................................................................
xv
BAB I .
PENDAHULUAN ...........................................................................
I–1
I.1 Latar Belakang Masalah ..........................................................................
I–2
I.2 Tujuan ......................................................................................................
I–4
I.3 Ruang Lingkup dan Batasan Masalah ....................................................
I–4
I.4 Flowchart Penyusunan Tugas Akhir (TA) .................................................
I–6
I.5 Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen .............................................
I–7
I.6 Sistematika Pembahasan ........................................................................
I–9
BAB II.
KAJIAN PUSTAKA ........................................................................
II – 1
II.1 Rencana Pengembangan Management Proyek : Inputs ........................
II – 1
II.2 Rencana Pengembangan Management Proyek : Tools and Techniques
II – 5
II.3 Rencana Pengembangan Management Proyek : Outputs ......................
II – 7
viii
Uraian
Hal.
II.4 Document Identification Procedure (Prosedur Identifikasi Dokumen) ..... II.5 Correspondence Control Procedure (Prosedur Pengendalian
II – 9 II – 17
Korenponden) .................................................................................................. II.6 Data Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional ....................
II – 26
II.7 Sarana Proses Pengendalian Dokumen .................................................
II – 35
BAB III .
METODOLOGI PEMBAHASAN .....................................................
III – 1
III.1 Metodologi Pembahasan .............. .........................................................
III – 1
III.2 Metodologi Manajemen Proyek ..............................................................
III – 2
III.3 Sistem Informasi Manajemen Proyek .....................................................
III – 2
BAB IV.
PEMBAHASAN DAN ANALISA ......................................................
IV – 1
IV.1 Struktur Organisasi Yang Dipakai .........................................................
IV – 1
IV.2 Pembuatan Basic Engineering Schedule ..............................................
IV – 8
IV.3 Document Identification Procedure (Prosedur Identifikasi Dokumen) ...
IV – 13
IV.4 Correspondence Control Procedure (Prosedur Pengendalian
IV – 25
Koresponden) .................................................................................................. IV.5 Proses Pengecekan Dokumen Internal ................................................
IV – 30
IV.6 Analisa Proses Pembuatan Dokumen Sampai Persetujuan ..................
IV – 35
IV.7 Kurva S (Rencana dan Aktual) ..............................................................
IV – 37
IV.8 Data Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi....................
IV – 58
IV.9 Hasil Evaluasi Proses Persetujuan Dokumen..........................................
IV – 66
ix
Uraian
Hal.
IV.10 Analisa Pemakaian Sumber Daya Manusia ...........................................
IV – 70
IV.11 Analisa Efisiensi Waktu Pelaksanaan Proyek .......................................
IV – 74
IV.12 Hasil Evaluasi Efektivitas dan Efisiensi...................................................
IV – 76
IV.13 Sarana Distribusi dan Aliran Dokumen ........ ..........................................
IV – 79
BAB V.
SIMPULAN DAN SARAN ..............................................................
V–1
V.1 Simpulan .................................................................................................
V–1
V.2 Saran .......................................................................................................
V–2
BAB VI.
LAMPIRAN ....................................................................................
VI – 1
VI.1 Lampiran 1 (Lembar Asistensi) ..............................................................
VI – 1
VI.2 Lampiran 2 (Gambar Platform) ..............................................................
VI – 3
VI.3 Lampiran 3 (Project Management Body of Knowledge) ..........................
VI – 4
BAB VII. DAFTAR PUSTAKA .......................................................................
VII – 1
x
DAFTAR GAMBAR
No.
Uraian Gambar
Hal.
Gambar I.4
Flowchart Penyusunan Tugas Akhir (TA)
I-6
Gambar I.5.1
Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen (halaman 1
I-7
dari 2) Gambar I.5.2
Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen (halaman 2
I–8
dari 2) Gambar II.3.1
Kurva S Proyek (Rencana)
II – 7
Gambar II.3.2
Kurva S Proyek (Rencana dan Aktual)
II – 8
Gambar II.6.1
Proses Persetujuan Dokumen - Process
II – 26
Gambar II.6.2
Proses Persetujuan Dokumen - Mechanical / Piping
II – 28
Gambar II.6.3
Proses Persetujuan Dokumen - Electrical
II – 30
Gambar II.6.4
Proses Persetujuan Dokumen - Civil / Structural
II – 32
Gambar II.6.5
Rekapitulasi Proses Persetujuan Dokumen Metode
II – 34
Konvensional Gambar IV.4.1
Outgoing (Surat Keluar) Transmittal Sheet
IV – 25
Gambar IV.4.2
Incoming (Surat Masuk) Transmittal Sheet
IV – 26
Gambar IV.4.3
Contoh Comments dari Client
IV – 27
Gambar IV.7.1
Kurva S – S.W.U.7.1 – S.W.U.7.4
IV – 37
Gambar IV.7.2
Kurva S – S.W.U.7.5 – Requisition
IV – 39
Gambar IV.7.3
Kurva S – S.W.U.7.6 – Process
IV – 41
Gambar IV.7.4
Kurva S – S.W.U.7.7 – Mechanical & Vessels
IV – 43
Gambar IV.7.5
Kurva S – S.W.U.7.8 – Piping
IV – 45
xi
No.
Uraian Gambar
Hal.
Gambar IV.7.6
Kurva S – S.W.U.7.9 – Structure
IV – 47
Gambar IV.7.7
Kurva S – S.W.U.7.10 – Electrical
IV – 50
Gambar IV.7.8
Kurva S – S.W.U.7.11 – Instrumentation
IV – 52
Gambar IV.7.9
Kurva S – S.W.U.7.12 – Safety
IV – 54
Gambar IV.7.10
Kurva S – S.W.U.7.13 – Telecomm. / Telemetry
IV – 55
Gambar IV.7.11
Kurva S – S.W.U.7.14 – Control System
IV – 56
Gambar IV.7.12
Kurva S – S.W.U.7.15 – Tie-in Woks
IV – 57
Gambar IV.8.1
Proses Persetujuan Dokumen – Process
IV – 58
Gambar IV.8.2
Proses Persetujuan Dokumen – Piping
IV – 60
Gambar IV.8.3
Proses Persetujuan Dokumen – Electrical
IV – 62
Gambar IV.8.4
Proses Persetujuan Dokumen – Structure
IV – 64
Gambar IV.8.5
Rekapitulasi Proses Persetujuan Dokumen Metode
IV – 66
Komputerisasi Gambar IV.9.1
Coordination Procedure Mengenai Jadwal
IV – 68
Pengembalian Dokumen yang sudah dikomen Gambar IV.13.1
Spesifikasi Dekstop dan Laptop
IV – 79
Gambar IV.13.2
Penampilan (view) PRODOM
IV – 80
Gambar IV.13.3
Sub Direktori File untuk PRODOM
IV – 81
xii
DAFTAR TABEL
No.
Uraian Tabel
Hal.
Tabel II.6.1
Persetujuan Dokumen – Process
II – 27
Tabel II.6.2
Persetujuan Dokumen – Mechanical / Piping
II – 29
Tabel II.6.3
Persetujuan Dokumen – Electrical
II – 31
Tabel II.6.4
Persetujuan Dokumen – Civil / Structural
II – 33
Tabel IV.1.1
Struktur Organisasi Metode Konvensional
IV – 3
Tabel IV.1.2
Struktur Organisasi Metode Komputerisasi
IV – 4
Tabel IV.1.3.1
Diagram Proses Persetujuan Dokumen Metode
IV – 6
Konvensional Tabel IV.1.3.2
Diagram Proses Persetujuan Dokumen Metode
IV – 7
Komputerisasi Tabel IV.2
Detailed Engineering Schedule
IV – 9
Tabel IV.3.1
Master Document Register (MDR)
IV – 14
Tabel IV.5.1
Form Discipline Internal Check (DIC)
IV – 31
Tabel IV.5.2
Form Discipline Internal Check (lanjutan)
IV – 32
Tabel IV.5.3
Form Intern Discipline Check (IDC)
IV – 33
Tabel IV.5.4
Form Intern Discipline Check (lanjutan)
IV – 34
Tabel IV.6
Standar Proses Pembuatan Dokumen Sampai
IV – 35
Persetujuan Tabel IV.7.2
S.W.U.7.5 – Requisition
IV – 38
Tabel IV.7.3
S.W.U.7.6 – Process
IV – 40
Tabel IV.7.4
S.W.U.7.7 – Mechanical & Vessels
IV – 42
xiii
No.
Uraian Tabel
Hal.
Tabel IV.7.5
S.W.U.7.8 – Piping
IV – 44
Tabel IV.7.6
S.W.U.7.9 – Structure
IV – 46
Tabel IV.7.7
S.W.U.7.10 – Electrical
IV – 49
Tabel IV.7.8
S.W.U.7.11 – Instrumentation
IV – 51
Tabel IV.7.9
S.W.U.7.12 – Safety
IV – 53
Tabel IV.7.10
S.W.U.7.13 – Telecomm. / Telemetry
IV – 55
Tabel IV.7.11
S.W.U.7.14 – Control System
IV – 56
Tabel IV.7.12
S.W.U.7.15 – Tie-in Woks
IV – 57
Tabel IV.10.1.a
Rekapitulasi Waktu Proses Persetujuan Dokumen
IV – 70
Metode Konvensional Tabel IV.10.1.b
Perincian Jumlah Karyawan Metode Konvensional
IV – 71
Tabel IV.10.2.a
Rekapitulasi Waktu Proses Persetujuan Dokumen
IV – 72
Metode Komputerisasi Tabel IV.10.2.b
Perincian Jumlah Karyawan Metode Komputerisasi
IV – 73
Tabel IV.11.1
Persentase Keterlambatan Proses Persetujuan
IV – 74
Dokumen Metode Konvensional Tabel IV.11.2
Persentase Keterlambatan Proses Persetujuan
IV – 75
Dokumen Metode Komputerisasi Tabel IV.12.1
Hasil Evaluasi Efektivitas
IV – 76
Tabel IV.12.2
Hasil Evaluasi Efisiensi
IV – 77
Tabel IV.12.3
Kajian Prosedur dan Arus Dokumen
IV – 78
xiv
MIND MAP MIND MAP
State of Requirement (SOR)
Akan dipakai sebagai dasar pembuatan dokumen Basic Engineering pada Tender Stage 1
Feasibility Study
Special Team
CLIENT
TENDER STAGE 2
EPCI Contractor
TENDER STAGE 1 E (Engineering)
MANA, PRO, MEC, PVV, STR, ELE, INS, SAF
Engineering Consultant P (Procurement)
Long Lead Item
Bulk Material
Basic Engineering Project C (Construction)
Akan dipakai sebagai dasar pembuatan dokumen Detail Engineering
I (Installation)
Management / Coordination
S.W.U.7.1 Coordination S.W.U.7.2 Reporting : Progress Control Procedure, Monthly Report, Close Out Report S.W.U.7.3 Planning : Detailed Engineering Schedule Level 1, Level 2, Level 3 S.W.U.7.4 Site Survey (Not Available)
Document Number
S.W.U.7.1 - Coordination
ID-T12-GE-SM2-010100
Master Document Register
ID-T12-GE-SM2-011101
Coordination Procedure For Work Order 2
ID-T12-GE-SM2-011102
Engineering Document Control Procedure
ID-T12-GE-SM2-011103
Document Identification Procedure
ID-T12-GE-SM2-011104
Correspondence Control Procedure
ID-T12-GE-SM2-011105
Engineering Quality Plan
ID-T12-GE-SM2-011106
Project HSE Plan
ID-T12-GE-SM2-011107
Design Control Procedure
ID-T12-GE-SM2-011108
Engineering Query Procedure
ID-T12-GE-SM2-011109
3D Organisation Procedure
ID-T12-GE-SM2-011110
Filing and Architecture of CDRoms
Engineering Work
S.W.U.7.5 S.W.U.7.6 S.W.U.7.7 S.W.U.7.8 S.W.U.7.9 S.W.U.7.10 S.W.U.7.11 S.W.U.7.12 S.W.U.7.13 S.W.U.7.14 S.W.U.7.15
Prepare Requisition, SPEC, MTO for Procurement Process Mechanical / Vessels Piping Structure Elecrical Instrumentation Safety Telecommunication / Telemetry Control System Tie-in Works
xv
Akan dipakai untuk Procurement pada Tender Stage 2 EPCI Contractor
BAB I. PENDAHULUAN
Penulisan tugas akhir ini sebagai syarat untuk menyelesaikan studi Strata 1 (S1) pada Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan Jurusan Teknik Sipil Unersitas Mercu Buana Jakarta. Isi tugas akhir yang diambil adalah mengenai pengertian dan pemahaman pengendalian
dokumen
teknik
sebagai
sarana
pengendalian
proyek
yang
dilaksanakan oleh Konsultan Perencana. Dalam hal ini penulis akan memberikan penjelasan mengenai pengendalian dokumen teknik pada proyek engineering “Studi Kasus
Proyek
Platform”
yang
meliputi
pekerjaan-pekerjaan
Manajemen
/
Coordination, Preparing of Requisition / SPEC / MTO for Procurement, Process Engineering, Mechanical Engineering, Piping Engineering, Structural Engineering, Electrical Engineering, Instrument Engineering, dan Safety Engineering. Pengendalian dokumen teknik pada kasus proyek platform tersebut sudah disebutkan dalam Master Document Register (MDR) pada proyek “Basic Engineering” yang akan dibahas dan hal ini sangat berhubungan erat dengan pengendalian dokumen teknik yang akan disebutkan juga pada Detail Engineering” dalam tahap EPCI (Engineering, Procurement, Construction, Installation). Pengendalian dokumen dalam proyek tersebut berhubungan dengan sistem manajemen yang dilakukan secara sederhana dan sistematis dengan mengoptimalkan penggunaan fasilitas komputer yang harus diikuti oleh semua team proyeknya sesuai dengan prosedur-prosedur yang berlaku dan sudah ditetapkan. I-1
I.1
Latar Belakang Masalah Di dalam bidang perencanaan dan pekerjaan konstruksi, kita sudah banyak mengenal beberapa jenis bangunan yang direncanakan dan dibangun pada area daratan, seperti : bangunan gedung bertingkat, jembatan, hotel, pabrik, stasiun kereta api, lapangan terbang, museum, terminal bis, dan lain sebagainya. Berdasarkan pengamatan dan pengalaman dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian dokumen yang ada belum dilengkapi dengan prosedur-prosedur yang sudah standard dari Client (Owner) dan arus dokumennya masih bersifat sederhana dan tidak terlalu rumit, sehingga sebagian perusahaan belum secara maksimal menggunakan fasilitas komputer yang lengkap dan optimal sebagai pusat penyimpanan data yang akan dipakai berdasarkan persyaratan-persyaratan dan prosedurprosedur yang ada. Sebagian perusahaan masih mengerjakan sistem dokumentasi secara sederhana dan manual dengan cara memfoto copy semua dokumen yang ada dan menyimpannya dalam lemari file dan juga sudah mengerjakan sistem dokumentasi yang baik dengan menggunakan fasilitas komputer dalam arti hanya sebatas pada penyimpanan atau pengarsipan dokumen dan belum memahami tentang pengendalian dokumen untuk keperluan pengendalian proyek secara optimal. Karena hal ini tergantung kepada pemilik bangunan yang dikerjakan yang mana pemiliknya bisa berganti-ganti, kadang pihak pemerintah atau pihak swasta sebagai pemilik
I-2
proyeknya. Dan sebagian pemilik proyek tersebut tidak mempunyai sistem pengendalian proyek yang handal yang menyangkut pengendalian dokumennya. Hal ini juga dapat dilihat dari struktur organisasi yang ada dalam
suatu
organisasi
perencanaan
dan
kontraktor,
umumnya
perusahaan-perusahaan tersebut tidak menampilkan posisi project control, document control, atau posisi lainnya yang berhubungan dengan pengendalian dokumen dan pengendalian proyek secara khusus. Sistem pengendalian dokumen ini baru bisa dilaksanakan oleh beberapa perusahaan yang sangat memerlukan adanya pengendalian dokumen secara maksimum, karena semua dokumen yang ada saling terkait antara dokumen yang satu dengan dokumen lainnya dalam beberapa proyek yang juga berhubungan mengenai datanya. Untuk melaksanakan program system pengendalian yang maksimal tersebut harus didukung oleh adanya fasilitas komputer yang canggih dan handal sebagai pusat penyimpanan dan pengarsipan dokumen, karena dokumendokumen ini akan selalu diperlukan setiap saat dan mudah didapatkan. Pengadaan fasilitas komputer yang canggih dan handal hanya perusahaan yang besar dengan proyek-proyek yang nilainya besar yang bisa
melakukannya,
sehingga
penulis
mengambil
judul
“Sistem
Pengandalian Dokumen Teknik Sebagai Sarana Pengendalian Proyek Oleh Konsultan Perencana Studi Kasus Proyek Platform (Anjungan Lepas Pantai).
I-3
I.2
Tujuan Mengkaji dan menganalisa efektifitas dan efisiensi pengendalian dokumen pada tahap design engineering proyek dengan mempergunakan flowchart sistem pengendalian dokumen dan prosedur yang sudah ditentukan oleh Client (Owner). Kajian dan analisa yang lebih mendalam dalam tulisan tugas akhir tersebut sampai sejauh mana pemahaman dan pelaksanaan sistem pengendalian dokumen yang optimal yang mengikuti kaidah-kaidah ISO 9001 : 2000 tentang pengendalian dokumen. Sehingga para pembaca nantinya benarbenar bisa memahami dan diusahakan juga bisa melaksanakan sistem pengendalian dokumen ini dengan baik dan benar, apabila sebagian dari para pembaca adalah berperan sebagai pemilik proyek, konsultan perencana, kontraktor pelaksana, atau bidang disiplin lainnya yang sangat memerlukan sistem ini.
I.3
Ruang Lingkup dan Batasan Masalah 1. Mengkaji dan menganalisis pengendalian dokumen berdasarkan prosedur-prosedur yang ada 2. Meningkatkan efektifitas informasi melalui fasilitas komputer 3. Memberikan pelayanan informasi data yang benar dan cepat 4. Mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan dan sasaran 5. Mengkaji dan menganalisa pemakaian sumber daya manusia dan sumber daya lainnya I-4
6. Menganalisa distribusi dan aliran dokumen (flowchart) 7. Mengenai biaya tidak dibahas dalam tulisan tugas akhir ini karena sangat luas pembahasannya
I-5
I.4
Flowchart Penyusunan Tugas Akhir (TA) Gambar I.4.1 Flowchart Penyusunan Tugas Akhir (TA)
MULAI
Proses Pengumpulan Data : Data Metode Konvensional dan Data Komputerisasi
Mencari Kajian Pustaka, Menyusun Kajian Pustaka
Apakah Kajian Pustaka Sudah Lengkap dan Sesuai?
OK Menyusun Metodologi Pembahasan dan Membuat Pembahasan
Kesimpulan dan Saran
SELESAI
I-6
Tidak OK
I.5
Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen Gambar I.5.1 Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen (halaman 1 dari 2) Client Project Manager
Consultant Engineering Coordinator
Check Deliverables List dan No . Dokumen
Check Deliverables List dan No. Do kumen
Engineers Team / Document Control
Proyek
Deliverab les List d an No . Dokumen
Review Deliverables List dan No . Dokumen
Tidak
Ap akah Deliverab les List Sudah Leng kap ?
Ya Ap pro val Engineering Sched ule d an Kirim Native File ke Server
Review Engineering Sched ule
Prep are / Buat Engineering Sched ule oleh Project Co ntrol sesuai Deliverables List
Kirim Native File (Engineering Sched ule) ke Server
App ro val Master Do cument Reg ister (MDR)
Review Master Do cument Register (MDR)
Prepare / Buat Master Do cument Register (MDR) oleh Project Co ntrol lengkap dengan Tanggal sesuai Eng ineering Schedule
Kirim Native File (MDR) ke Server
Buat File pd f d an Fo rm Transmittal oleh Document Co ntrol
Kirim File ke Client oleh Document Co ntrol Pakai PRODOM (Co mputer Pro gram)
Distribusi Eng ineering Sched ule dan Master Do cument Reg ister (MDR) ke Eng ineer Team
Pemb uatan / Revisi Dokumen Meng ikuti Engineering Schedule d an sesuai MDR o leh Engineer Masing -masing Disiplin
I-7
Gambar I.5.2 Flowchart Sistem Pengendalian Dokumen (halaman 2 dari 2) Review Do kumen o leh Lead Eng ineer
Tid ak
Ap akah Dokumen Sudah Leng kap ?
Ya Kirim Dokumen IDC ke Document Cont ro l untuk Didistribusi ke Lead Eng ineer Lainnya yang berhubung an dg Isi Do kumen tersebut
App ro val Engineering Sched ule d an Kirim Nat ive File ke
Tid ak Ap akah Dokumen Sudah Leng kap ?
Ya
App roval Do kumen untuk Is sue Fo r Comment (IFC)
Ap akah Dokumen Sudah Leng kap ?
Ya
Kirim Do kumen ke Document Cont rol untuk Iss ue Fo r Comment dan Kirim ke Engineering Coo rd inator
Tidak
Kirim Dokumen ke Do cument Co ntro l d an Kemudian Dokumen Dikirim ke Client dengan memakai PRODOM
Client Terima Dokumen unt uk Direview d an Kemudian Dikirim Lag i Ke Document Cont ro l deng an memakai PRODOM
Apakah Do kumen Sud ah Lengkap ?
Do cument Co ntrol Terima Dokumen melalui PRODOM unt uk Direview Kemb ali o leh Engineers Team
Tidak
Do cument Co ntrol Terima Dokumen melalui PRODOM unt uk Dinaikkan Revisinya / Status nya Diganti menjadi IFA
Ya
Engineer Team Menaikkan Revis i Dokumen s es uai Co mment d ari Client
App roval Do kumen untuk Is sue For Ap pro val (IFA)
Kirim Do kumen ke Document Co ntrol untuk Is sue Fo r Ap pro val (IFA) dan Kirim ke Eng ineering Co ord inato r
Kirim Dokumen ke Document Cont ro l dan Kemud ian Dokumen Dikirim ke Client d eng an memakai PRODOM Client Terima Dokumen untuk Tahap Akhir
I-8
I.6
Sistematika Pembahasan Yang sangat diharapkan pada pengendalian dokumen dalam pengendalian proyek tersebut adalah selesainya semua dokumen yang disetujui oleh Client sesuai jadwal yang telah ditentukan. Sistematika pembahasan meliputi antara lain : Analisa pengendalian dokumen Analisa pemakaian sumber daya manusia dan sumber daya lainnya Analisa distribusi dan aliran dokumen Evaluasi efektivitas dan efisiensi
I-9
BAB II. KAJIAN PUSTAKA II.1
Rencana Pengembangan Manajemen Proyek : Inputs II.1.1 Project Charter Dalam proyek pembuatan platform terdapat beberapa tahapan proyek mulai dari studi kelayakan proyek sampai selesainya pekerjaan kontruksi pembangunan platform, yang terdiri dari : Studi Kelayakan yang menghasilkan dokumen Pre Project, kemudian Pre Project ditenderkan kepada beberapa konsultan engineering
untuk
melaksanakan
proyek
Basic
Engineering.
Dokumen Basic Engineering ini ditenderkan lagi kepada beberapa kontraktor pelaksana untuk mengerjakan pembangunan platform tersebut (konstruksi proyek). Di dalam konstruksi proyek terdapat adanya pekerjaan Detail Engineering yang merupakan bagian dari konstruksi proyek ini. Kontrak proyek yang ditulis dalam tugas akhir ini adalah “Detail Engineering
dan
Early
Detail
Engineeiring”.
Early
Detail
Engineering ini hampir sama dengan Basic Engineering. II.1.2 Project Scope Statement Lingkup Pekerjaan Proyek (Scope of Work) Delerable List (Item Pekerjaan) yg tertuang dalam Master Document Register (MDR) yang merupakan bagian utama pekerjaan untuk II - 1
proyek engineering tersebut dan akan dibahas secara khusus dalam bab pembahasan. II.1.3 Project Management Processes (Proses Manajemen Proyek) Analisa bobot pekerjaan untuk masing-masing disiplin
dalam
menyelesaikan semua pekerjaan engineering berdasarkan pada disiplin engineering masing-masing (process, mechanical, piping, structure,
electrical,
instrumentation,
safety).
Masing-masing
pekerjaan sesuai disiplinnya dihitung plan progressnya, plan progress tersebut dijadikan acuan untuk mengontrol dan memonitor progressnya setiap minggu berdasarkan dokumen-dokumen yang dikirim ke Client. II.1.4 Forecast (Perkiraan) Perkiraan waktu selesainya peleksanaan proyek secara terperinci berdasarkan masing-masing item pekerjaan (deliverable list) yang termuat dalam Master Document Register, dalam Master Document Register ini juga termuat tanggal-tanggal rencana dan sekalian tanggal aktualnya pada saat dokumen dikirim ke Client. Perkiraan tersebut bisa dilakukan pada saat proyek berlangsung setiap minggunya, sehingga team proyek bisa menjadikan acuan perkiraan ini sebagai dasar untuk mengejar target pekerjaan dalam satu minggu atau satu bulan.
II - 2
II.1.5 Environmental and Organizational Factors (Faktor-faktor Organisasi dan Lingkungan) Organisasi proyek, lingkungan kerja, dan fasilitas / sarana dalam melaksanakan pekerjaan proyek engineering ini adalah sangat penting. Dengan adanya organisasi proyek dan lainnya sebagai pendukung pelaksanaan proyek bisa memperlancar pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana atau target yang diinginkan. Organisasi proyek berhubungan dengan para karyawan yang harus disediakan sesuai kebutuhan proyeknya dan mempunyai keahlian sesuai permintaan Client yang tertuang dalam dokumen kontrak. Selain tenaga kerja, fasilitas kerja seperti komputer (lengkap dengan
sofwarenya)
dan
fasilitas
komunikasi
juga
sangat
diperlukan dan harus memenuhi standard yang diminta oleh Client karena hal ini juga menyangkut
kelangsungan dan kelancaran
pekerjaan. Setiap disiplin pekerjaan harus memakai program komputer (sofware tertentu sesuai permintaan), sehingga hampir semua tenaga ahli yang bekerja dalam team proyek tersebut harus bisa melaksanakan pekerjaannya dengan memakai software yang sudah ditetapkan. II.1.6 Organizational Process Assets (Aset Proses Organisasi) Pimpinan proyek, koordinator engineering, team manajemen, engineer masing-masing disiplin, designer, CAD operator adalah
II - 3
merupakan aset proses organisasi yang bekerja secara team work dan bersama-sama mengerjakan proyek engineering secara optimal. Diusahakan pada saat proyek berlangsung, tidak terjadi kekurangan tenaga kerja dan tenaga ahli sesuai disiplinnya masingmasing yang dapat menghambat kelancaran pelaksanaan proyek. Suatu missal di tengah-tengah pelaksanaan proyek, terjadi keluarnya karyawan, beberapa engineer atau beberapa designer, yang mana pekerjaanya belum selesai atau belum dimulai oleh karyawan tersebut, hal ini dapat menghambat pekerjaan secara langsung dan mudah diamati pada laporan mingguan atau jumlah distribusi dokumen yang dikirim ke Client. Dengan jumlah dokumen yang dikirim tidak sesuai dengan rencana dan ada perbedaan jumlah dokumen yang cukup penting yang tidak dikirim dan menunjukkan progress pekerjaannya jauh dari rencana, maka Client bisa mengetahui bahwa ada masalah atau hambatan pekerjaan tersebut, sehingga Client bisa memberikan surat teguran kepada perencana. Aset proses organisasi adalah satu kesatuan asset yang saling berhubungan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya dalam satu team proyek, diusahakan jumlah karyawannya sesuai dengan kebutuhan dan disertai dengan keahlian masing-masing untuk melaksanakan pekerjaan proyek engineering ini.
II - 4
II.1.7 Expert Judgment (Pemakaian Tenaga Ahli) Pertimbangan dan pemakaian tenaga ahli sangat diperlukan untuk kondisi-kondisi tertentu, khususnya pada jenis Client, misal Clientnya adalah perusahaan asing. Hal ini sangat berpengaruh kepada tenaga ahli yang akan dipakai pada suatu proyek yang akan ditenderkan dan dilaksanakan oleh pemenang tendernya. Umumnya permintaan tenaga ahli asing disebutkan dalam dokumen tender yang akan dijakukan oleh Client, kemudian para konsultan yang ikut tender harus mencari tenaga ahli yang diperlukan dalam dokumen tender tersebut sebagai persyaratan utama dalam seleksi technical.
II.2
Rencana Pengembangan Management Proyek : Tools and Techniques Dalam proyek Basic Engineering terdapat adanya aliran dokumen teknik yang harus diperhatikan bersama antara team proyek Konsultan dengan team proyek Client (Owner). Kelancaran suatu sistem aliran dokumen dalam pelaksanaan proyek tersebut harus didukung oleh adanya prosedur-prosedur standar yang ada dari pihak Client (Owner). Dalam prosedur - prosedur ini disebutkan juga mengenai beberapa jenis software yang harus dipakai untuk jenis pekerjaan management dan pekerjaan teknik. Secara otomatis pemakaian softwarenya juga didukung oleh fasilitas komputer yang harus dipakai dan disediakan oleh Konsultan.
II - 5
Dengan ini penulis memberikan istilah metode konvensional (untuk proyek yang prosedurnya belum standard dan belum lengkap) dan metode komputerisasi (untuk proyek yang prosedurnya sudah standar dan lengkap). Keberadaan prosedur
yang lengkap sangat mempengaruhi
kelancaran aliran dokumen teknik yang menjadi bagian dalam proyek Basiic Engineeriing tersebut. Rencana dan penjadwalan proyek dalam bentuk barchart (memakai program Microsoft Project). Selain program Microsoft Project, dalam hal ini juga dipakai program Microsoft Excel, program Microsoft Word dan program-program teknik lainnya sebagai alat untuk menghitung progress pelaksanaan proyek, sebagai sarana pembuatan tabel, sebagai sarana untuk membuat perhitungan teknik yang dibutuhkan, sebagai sarana
untuk
menggambar,
dan
sebagai
pendukung
kebutuhan
pengendalian proyek dan pengendalian dokumen secara keseluruhan. Program-program tersebut ada yang dibeli dan ada yang disewa, tergantung kebutuhannya dan harga dari masing-masing program tersebut. Secara umum program-program yang dipakai oleh engineer dan designer adalah disewa dengan jangka waktu tertentu dan hanya bisa dipakai dengan jumlah orang tertenu pula.
II - 6
II.3
Rencana Pengembangan Management Proyek : Outputs II.3.1 Kurva S Proyek (Rencana) Gambar II.3.1
Kurva S Proyek (Rencana)
Rencana dan penjadwalan proyek dalam bentuk barchart (diagram batang) dan kurva S
Plan
4.88%
0.00%
0.00%
0.00%
11.26%
0.00%
0.00%
0.00%
3 S.W.U.7.6 - Process
7.07%
0.00%
0.00%
0.00%
4 S.W.U.7.7 - Mechanical & Vessels
3.67%
0.00%
0.00%
0.00%
5 S.W.U.7.8 - Piping
20.71%
0.00%
0.00%
0.00%
6 S.W.U.7.9 - Structure
20.09%
0.00%
0.00%
0.00%
7 S.W.U.7.10 - Electrical
10.27%
0.00%
0.00%
0.00%
8 S.W.U.7.11 - Instrumentation
17.17%
0.00%
0.00%
0.00%
9 S.W.U.7.12 - Safety
3.95%
0.00%
0.00%
0.00%
10 S.W.U.7.13 - Telecommunications / Telemetry 0.14%
0.00%
0.00%
0.00%
11 S.W.U.7.14 - Control System
0.27%
0.00%
0.00%
0.00%
12 S.W.U.7.15 - Tie-in Works
0.52%
0.00%
0.00%
0.00%
100.00% 0.00%
0.00%
0.00%
Description
1 S.W.U.7.1 up to S.W.U.7.4 2
S.W.U.7.5 - Preparation of requisitions, specifications and MTO's for Procurement
Week Ending
Cumulative Weight (%)
Weight Factor (%)
No.
Actual Variance
30-Apr
7-May
0
1
14-May 21-May 28-May 2
3
4
4-Jun
11-Jun
18-Jun
25-Jun
2-Jul
9-Jul
16-Jul
23-Jul
28-Jul
5
6
7
8
9
10
11
12
13
50%
100%
45%
90%
40%
80%
35%
70%
30%
60%
25%
50%
20%
40%
15%
30%
10%
20%
5%
10%
0%
0%
Week Actual Progress
Plan Progress
Cum. Actual Progress
Cum. Plan Progress
Week Ending
30-Apr
7-May 14-May 21-May 28-May
4-Jun
11-Jun 18-Jun 25-Jun
2-Jul
9-Jul
16-Jul
23-Jul
28-Jul
Actual Progress
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
Plan Progress
0.00%
0.00%
0.00%
0.39%
4.53%
6.61%
9.57%
21.13%
13.08%
13.25%
11.15%
10.47%
9.04%
0.79%
Cum. Actual Progress
0.00%
0.00%
Cum. Plan Progress
0.00%
0.00%
0.00%
0.39%
4.92% 11.52% 21.10% 42.22% 55.30% 68.55% 79.70% 90.17% 99.21% 100.00%
II - 7
Perhitungan weight factor (%) adalah mhrs per deliverable list atau per disiplin dibagi dengan total mhrs. II.3.2 Kurva S Proyek (Rencana dan Aktual) Gambar II.3.2
Kurva S Proyek (Rencana dan Aktual)
Plan
2.41%
100.00%
100.00%
0.00%
12.10%
100.00%
100.00%
0.00%
3 S.W.U.7.6 - Process
7.34%
100.00% 100.00%
0.00%
4 S.W.U.7.7 - Mechanical & Vessels
3.49%
100.00% 100.00%
0.00%
5 S.W.U.7.8 - Piping
18.03% 100.00% 100.00%
0.00%
6 S.W.U.7.9 - Structure
27.03%
100.00% 100.00%
0.00%
7 S.W.U.7.10 - Electrical
10.91%
100.00% 100.00%
0.00%
8 S.W.U.7.11 - Instrumentation
12.85%
100.00% 100.00%
0.00%
9 S.W.U.7.12 - Safety
5.04%
100.00% 100.00%
10 S.W.U.7.13 - Telecommunications / Telemetry
0.14%
Description
1 S.W.U.7.1 up to S.W.U.7.4 2
S.W.U.7.5 - Preparation of requisitions, specifications and MTO's for Procurement
Week Ending
Cumulative Weight (%)
Weight Factor (%)
No.
Actual
Variance
28-May
4-Jun
11-Jun
18-Jun
25-Jun
2-Jul
9-Jul
17-Jul
24-Jul
31-Jul
7-Aug
14-Aug
21-Aug
27-Aug
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
50%
100%
45%
90%
40%
80%
35%
70%
30%
60%
25%
50%
20%
40%
0.00%
15%
30%
100.00% 100.00%
0.00%
10%
20%
5%
10%
11 S.W.U.7.14 - Control System
0.29%
100.00% 100.00%
0.00%
12 S.W.U.7.15 - Tie-in Works
0.36%
100.00% 100.00%
0.00%
100.00% 100.00% 100.00%
0.00%
0%
0%
Week Actual Progress
Plan Progress
28-May
4-Jun
11-Jun
18-Jun
Actual Progress
0.00%
0.00%
5.78%
10.05% 14.73% 14.62%
Plan Progress
0.40%
3.96%
6.24%
Cum. Actual Progress
0.00%
0.00%
5.78%
Cum. Plan Progress
0.40%
4.36%
10.60% 18.61% 40.31% 56.58% 73.08% 83.19% 95.69% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00% 100.00%
21.70%
2-Jul
Cum. Plan Progress
Week Ending
8.01%
25-Jun
Cum. Actual Progress
16.27%
9-Jul
17-Jul
24-Jul
31-Jul
7-Aug
14-Aug
21-Aug 27-Aug
6.77%
13.24%
9.89%
8.92%
6.51%
6.49%
2.99%
16.50%
10.11%
12.50%
4.31%
0.00%
0.00%
0.00%
0.00%
15.84% 30.57% 45.19% 51.96% 65.20% 75.09% 84.01% 90.52% 97.01% 100.00%
Kajian pustaka mengenai Rencana Pengembangan Management Proyek yang meliputi Inputs, Tools, Techniques, Outputs di atas diambil dari buku Project Management Body of Knowledge (PMBOK) tahun 2000. Kurva S diambil dari proyek “Early Detail Engineering” yang sudah selesai.
II - 8
II.4
Document Identification Procedure (Prosedur Identifikasi Dokumen)
II - 9
II - 10
II - 11
II - 12
II - 13
II - 14
II - 15
II - 16
II.5
Correspondence Control Procedure (Prosedur Pengendalian Koresponden)
II - 17
II - 18
II - 19
II - 20
II - 21
II - 22
II - 23
II - 24
II - 25
Data Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional Gambar II.6.1 Proses Persetujuan Dokumen - Process
Proses Persetujuan Dokumen - PROCESS 160.00 140.00 120.00
Waktu (H ari)
II.6
100.00 80.00 60.00 40.00 20.00 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
No. Dokumen Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Dokumen Process Engineering terdiri dari Calculation, Drawing, List, dan Specification, seperti tersebut pada tabel di bawah ini.
II - 26
Tabel II.6.1
Persetujuan Dokumen – Process
PROCESS No.
-
Judul Dokumen
Nama Dokumen
-
Jenis Dokumen Plan (Hari) Aktual (Hari)
1 SP-FA-PC-CAL-0001
Line Sizing
CAL
66.00
130.00
2 SP-FA-PC-CAL-0002
Preliminary Main Process Equipment Sizing
CAL
63.00
101.00
3 SP-FA-PC-CAL-0004
Fire Water Demand
CAL
63.00
99.00
4 SP-FA-PC-CAL-0003
Utility Equipment Sizing
CAL
20.00
87.00
5 SP-FA-PC-LST-0001
Preliminary Equipment List
LST
57.00
149.00
6 SP-FA-PC-LST-0002
Preliminary Line List
LST
54.00
149.00
7 SP-FA-PC-LST-0003
Fire and Safety Equipment List
LST
20.00
48.00
8 SP-FA-PC-PFD-0001
Process Flow Diagrams (PFDs)
DRW
38.00
150.00
9 SP-FA-PC-HMB-0001
Heat and Material Balance
HMB
57.00
150.00
10 SP-FA-PC-PID-0001
Drawing Index
DRW
63.00
141.00
11 SP-FA-PC-PID-0002
Legend & Symbols (3 Sheet)
DRW
63.00
141.00
12 SP-FA-PC-PID-0003
Wellhead and Manifolds
DRW
63.00
141.00
13 SP-FA-PC-PID-0004
Production Separator
DRW
63.00
141.00
14 SP-FA-PC-PID-0005
Heater Treater
DRW
63.00
141.00
15 SP-FA-PC-PID-0006
Degassing Boot
DRW
63.00
141.00
16 SP-FA-PC-PID-0007
Storage Tanks
DRW
63.00
141.00
17 SP-FA-PC-PID-0008
Produced Water Tank
DRW
63.00
141.00
18 SP-FA-PC-PID-0009
Produced Water Treatment Unit
DRW
63.00
141.00
19 SP-FA-PC-PID-0010
Fuel Gas Scrubber
DRW
63.00
141.00
20 SP-FA-PC-PID-0011
Fuel Gas Filter
DRW
63.00
141.00
21 SP-FA-PC-PID-0012
Flare System
DRW
63.00
141.00
22 SP-FA-PC-PID-0013
Corrosion Inhibitor Package
DRW
63.00
141.00
23 SP-FA-PC-PID-0014
Pig Launcher
DRW
63.00
141.00
24 SP-FA-PC-PID-0015
Main Electrical Genset
DRW
63.00
141.00
25 SP-FA-PC-PID-0016
Diesel Storage Tanks
DRW
63.00
141.00
26 SP-FA-PC-PID-0017
Instrument Air Package
DRW
63.00
141.00
27 SP-FA-PC-PID-0018
Fire Water Pumps & Tank
DRW
63.00
141.00
28 SP-FA-PC-SYS-0001
Shutdown Logic Hierarchy
SPE
27.00
67.00
29 SP-FA-PC-SCM-0001
Interface Drawings
DRW
26.00
46.00
II - 27
Gambar II.6.2 Proses Persetujuan Dokumen - Mechanical / Piping
Proses Persetujuan Dokumen - MECHANICAL / PIPING 120.00
100.00
W aktu (H ari)
80.00
60.00
40.00
20.00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
No. Dokumen Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Dokumen Mechanical / Piping terdiri dari Data Sheet, Drawing, List, dan MTO seperti tersebut pada tabel di bawah ini.
II - 28
Tabel II.6.2
Persetujuan Dokumen - Mechanical / Piping
MECHANICAL / PIPING No.
-
Judul Dokumen
Nama Dokumen
-
Jenis Dokumen Plan (Hari) Aktual (Hari)
1 SP-FA-ME-EDS-V001
Pig Launcher
EDS
38.00
10.00
2 SP-FA-ME-EDS-U001
Pour Point Dispersant Package
EDS
38.00
53.00
3 SP-FA-ME-EDS-U002
Fire Extinguisher Data Sheet
EDS
24.00
84.00
4 SP-FA-ME-EDS-P001
Fresh Water Pump Package
EDS
16.00
14.00
5 SP-FA-ME-EDS-T001
20 KL Diesel Tank
EDS
16.00
18.00
6 SP-FA-ME-LST-0001
Mechanical Piping Drawing Index
LST
16.00
22.00
7 SP-FA-ME-GNA-0001
Process Plant Facilities General Nozzle Orientation 6" Pig Launcher
DRW
23.00
34.00
8 SP-FA-ME-LAY-0001
Process Plant Area General Layout
DRW
65.00
108.00
9 SP-FA-ME-PLN-0001
Process Plant Area Plot Plan
DRW
65.00
108.00
10 SP-FA-PP-PLN-0001
Piping Key Plan Process Plant Facilities
DRW
16.00
54.00
11 SP-FA-PP-PLN-0005
Piping Plan Well Area to Manifold
DRW
16.00
54.00
12 SP-FA-PP-PLN-0006
Piping Plan Well Area to Manifold
DRW
16.00
54.00
13 SP-FA-PP-PLN-0007
Piping Plan Well Area to Manifold
DRW
16.00
54.00
14 SP-FA-PP-PLN-0008
Piping Plan Well Area to Manifold
DRW
16.00
54.00
15 SP-FA-PP-PLN-0009
Piping Plan Well Area to Manifold
DRW
16.00
54.00
16 SP-FA-PP-PLN-0010
Piping Plan Well Area to Manifold
DRW
16.00
54.00
17 SP-FA-PP-PLN-0011
Piping Plan Well Area to Manifold
DRW
16.00
54.00
18 SP-FA-PP-PLN-0012
Piping Plan Pig Launcher Area
DRW
16.00
54.00
19 SP-FA-PP-PLN-0020
Piping Section Well Area
DRW
16.00
54.00
20 SP-FA-PP-PLN-0021
Piping Section Well Area
DRW
16.00
54.00
21 SP-FA-PP-PLN-0022
Piping Section and Detail Manifold Area
DRW
16.00
54.00
22 SP-FA-PP-PLN-0023
Piping Section and Detail Pig Launcher Area
DRW
16.00
54.00
23 SP-FA-PP-PLN-0030
Fire Water System
DRW
16.00
71.00
24 SP-FA-PP-PLN-0031
Escape Route & Fire Safety Equipment Layout
DRW
24.00
84.00
25 SP-FA-PP-ISO-0001
Overall Early Production Isometric
ISO
64.00
93.00
26 SP-FA-PP-ISO-0002
4"-PL-0010-AB Piping Isometric for Early Production
ISO
16.00
61.00
27 SP-FA-PP-ISO-0003
4"-PL-0009-AB Piping Isometric for Early Production
ISO
16.00
61.00
28 SP-FA-PP-ISO-0004
4"-PL-0015-AB Piping Isometric for Early Production
ISO
16.00
61.00
29 SP-FA-PP-ISO-0005
6"-PL-0013-AB Piping Isometric for Early Production
ISO
16.00
61.00
30 SP-FA-PP-ISO-0006
6"-PL-0017-AB Piping Isometric for Early Production
ISO
16.00
61.00
31 SP-FA-PP-ISO-0007
3"-PL-0019/4"-PL-0020-AB Piping Isometric for Early Production
ISO
16.00
61.00
32 SP-FA-PP-ISO-0008
6"-PL-0021-AB Piping Isometric for Early Production
ISO
16.00
61.00
33 SP-FA-PP-ISO-0009
L-125 (PIG Launcher) Piping Isometric for Early Production
ISO
16.00
61.00
34 SP-FA-PP-ISO-0010
Service Water System (2 sheet)
ISO
24.00
84.00
35 SP-FA-ME-RFM-0001
Attachment for RFM Pig Launcher, Pig Receiver
RFM
16.00
41.00
36 SP-FA-ME-RFM-0002
Attachment for RFM Pour Point Dispersant Package & Corrosion Inhibitor Package
RFM
53.00
52.00
37 SP-FA-ME-ISO-0010
Attachment for RFM 5KL, 20 KL & 32 KL Diesel Tank
ISO
16.00
18.00
38 SP-FA-PP-MTO-0001
MTO Valves, Pipes & Fittings Facilities
MTO
24.00
84.00
II - 29
Gambar II.6.3 Proses Persetujuan Dokumen - Electrical
Proses Persetujuan Dokumen - ELECTRICAL 120.00
100.00
W aktu (H ari)
80.00
60.00
40.00
20.00
1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
21
23
25
27
29
31
33
35
37
39
No. Dokumen Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Dokumen Electrical terdiri dari Specification, Calculation, Drawing, List, dan MTO seperti tersebut pada tabel di bawah ini.
II - 30
Tabel II.6.3
Persetujuan Dokumen - Electrical
ELECTRICAL No.
-
Judul Dokumen
Nama Dokumen
-
Jenis Dokumen Plan (Hari) Aktual (Hari)
1 EMPK-EL-007T
Gas Engine Generator Set (deleted)
SPE
65.00
108.00
2 EMPK-EL-008T
Diesel Engine Generator Set (deleted)
SPE
63.00
108.00
3 EMPK-EL-100C
Electrical Installation (review)
SPE
62.00
108.00
4 EMPK-EL-103C
LV Generator Less than 1 MW
SPE
62.00
133.00
5 EMPK-EL-105T
Low Voltage Switchgear (review)
SPE
58.00
88.00
6 EMPK-EL-106T
Low Voltage Motor Control Center (review)
SPE
54.00
88.00
7 EMPK-EL-107T
Technical Notes to the Specification for Power Transformer to 1500 KVA
SPE
50.00
35.00
8 EMPK-EL-1115T
Technical Notes to the Specification for Dry Type Lighting Transformer
SPE
46.00
35.00
9 EMPK-EL-123T
Technical Notes to the Specification for Switchrack
SPE
42.00
35.00
10 EMPK-EL-125T
Static Inverner System Specification addendum
SPE
54.00
131.00
11 SP-FA-EL-CAL-0001
ETAP Analysis
CAL
63.00
128.00
12 SP-FA-EL-CAL-0002
Cable Sizing
CAL
62.00
143.00
13 SP-FA-EL-LST-0001
Load List
LST
63.00
120.00
14 SP-FA-EL-EDS-0001
Gas Engine Generator Data Sheet (Rental)
DRW
56.00
114.00
15 SP-FA-EL-EDS-0002
Diesel Engine Generator Data Sheet (Rental)
DRW
56.00
128.00
16 SP-FA-EL-EDS-0003
AC Panel Distribution Board Data Sheet
DRW
56.00
114.00
17 SP-FA-EL-EDS-0004
Low Voltage Switchgear Data Sheet
DRW
17.00
71.00
18 SP-FA-EL-EDS-0005
Low Voltage Motor Control Center Data Sheet
DRW
17.00
71.00
19 SP-FA-EL-EDS-0006
Power Transformer
DRW
17.00
45.00
20 SP-FA-EL-EDS-0007
Dry Type Transformer
DRW
17.00
45.00
21 SP-FA-EL-LST-0001
Drawing Index
DRW
20.00
88.00
22 SP-FA-EL-LDS-0001
Legend and Symbols
DRW
68.00
102.00
23 SP-FA-EL-SLD-0001
Single Line Diagram 480 V AC Overall
DRW
64.00
119.00
24 SP-FA-EL-LAY-0001
Electrical Hazardous Area Classification Drawing
DRW
61.00
136.00
25 SP-FA-EL-LAY-0003
Outdoor Lighting Layout WH-02 & WH-03
DRW
20.00
88.00
26 SP-FA-EL-LAY-0005
Electrical Power and Control Cable Layout sht 1
DRW
20.00
70.00
27 SP-FA-EL-LAY-0009
Grounding Layout WH-02 & WH-03
DRW
20.00
88.00
28 SP-FA-EL-SHD-0001
Electrical Lighting Panel Schedule LP-01
DRW
20.00
66.00
29 SP-FA-EL-SHD-0002
Lighting Ditribution Panel Schedule LP-P WH-02 and WH-03 Area
DRW
20.00
70.00
30 SP-FA-EL-PLN-0001
Electrical Installation Grounding Details (2 sht)
DRW
20.00
88.00
31 SP-FA-EL-PLN-0002
Electrical Installation Details wh-002 & wh-003
DRW
20.00
70.00
32 SP-FA-EL-PLN-0003
Electrical Installation Details wh-002 & wh-003
DRW
20.00
58.00
33 SP-FA-EL-PLN-0004
Electrical Installation Details Switchrack SP-PDB-05
DRW
20.00
51.00
34 SP-FA-EL-PLN-0005
Electrical Installation Details wh-002 & wh-003
DRW
20.00
57.00
35 SP-FA-EL-PLN-0006
Electrical Installation Details Junction Box Process Wellhead Area WH-02 & WH-03
DRW
20.00
56.00
36 SP-FA-EL-SCH-0001
Power Cable Schedule
DRW
20.00
88.00
37 SP-FA-EL-SCH-0002
Control Cable Schedule
DRW
20.00
88.00
38 SP-FA-EL-SCH-0003
Heater Cable Schedule
DRW
20.00
88.00
39 SP-FA-EL-SCM-0001
Electrical Schematic diagram wh-02 & wh-03
DRW
20.00
50.00
40 SP-FA-EL-MTO-0001
MTO
MTO
59.00
136.00
II - 31
Gambar II.6.4 Proses Persetujuan Dokumen - Civil / Structural
Proses Persetujuan Dokumen - CIVIL / STRUCTURE 120.00
100.00
Waktu (Hari)
80.00
60.00
40.00
20.00
1
3
5
7
9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 No. Dokumen Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Dokumen Civil / Structural terdiri dari Specification, Calculation, Drawing, List, dan MTO seperti tersebut pada tabel di bawah ini.
II - 32
Tabel II.6.4
Persetujuan Dokumen - Civil / Structural
CIVIL / STRUCTURAL No.
-
Judul Dokumen
Nama Dokumen
Jenis Dokumen
-
Plan (Hari)
Aktual (Hari)
1
EMPK-ST-001T
Spec. Addendum for General Site Grading and Excavation
SPE
55.00
64.00
2
EMPK-ST-002T
General Surfacing, Paving and Roadways
SPE
55.00
64.00
3
EMPK-ST-003T
Spec. Addendum for General Underground and Surface Drains
SPE
53.00
63.00
4
EMPK-AR-001T
Security fencing and landscaping
SPE
53.00
63.00
5
EMPK-ST-004T
General Reinforcing and Unreinforced Concrete
SPE
51.00
63.00
6
SP-FA-CV-CAL-0001
Equipment Foundations
CAL
44.00
80.00
7
SP-FA-CV-CAL-0002
Tanks Foundations
CAL
46.00
116.00
8
SP-FA-CV-CAL-0003
Road Pavement & Heliport Parking Slab
CAL
46.00
69.00
9
SP-FA-CV-CAL-0004
Generator Shelter
CAL
55.00
87.00
10
SP-FA-CV-LST-0001
Drawing List
LST
45.00
120.00
11
SP-FA-CV-LST-0002
General Notes Civil and Structure
LST
45.00
99.00
12
SP-FA-CV-LAY-0002
Building and Equipments Foundation General Layout
DRW
58.00
85.00
13
SP-FA-CV-LAY-0003
Building and Equipments Foundation Sub Area-1 Layout
DRW
57.00
85.00
14
SP-FA-CV-LAY-0003
Building and Equipments Foundation Sub Area-2 Layout
DRW
56.00
85.00
15
SP-FA-CV-LAY-0003
Building and Equipments Foundation Sub Area-3 Layout
DRW
55.00
85.00
16
SP-FA-CV-LAY-0003
Building and Equipments Foundation Sub Area-4 Layout (cancelled)
DRW
54.00
81.00
17
SP-FA-CV-LAY-0003
Building and Equipments Foundation Sub Area-5 Layout (cancelled)
DRW
53.00
81.00
18
SP-FA-CV-LAY-0004
Water Drainage Layout
DRW
50.00
127.00
19
SP-FA-CV-PLN-0001
Well Head Dikes and Foundation Plan & section
DRW
47.00
99.00
20
SP-FA-CV-PLN-0002
Emulsion Breaker Package and Circulation Heater ( H-106 A/B ) Details
DRW
45.00
126.00
21
SP-FA-CV-PLN-0003
Manifold and Pig Launcher ( SP-FA-L-125 ) Plan , Sections and Details
DRW
45.00
90.00
22
SP-FA-CV-PLN-0004
Crude Oil StorageTank Foundation
DRW
40.00
113.00
23
SP-FA-CV-PLN-0005
Pipe Support Foundation Plan & Section
DRW
45.00
82.00
24
SP-FA-CV-PLN-0005
Diesel Storage Tank (T-215 A/B) Foundation Plan and Section
DRW
45.00
82.00
25
SP-FA-CV-PLN-0007
Production Separator Foundation
DRW
42.00
125.00
26
SP-FA-CV-PLN-0008
Degassing Tank (SP--FA-V110) Foundation Plan & Section
DRW
47.00
124.00
27
SP-FA-CV-PLN-0009
Heat Treater Foundation
DRW
41.00
120.00
28
SP-FA-CV-PLN-0010
Flare KO Drum Foundation
DRW
41.00
125.00
29
SP-FA-CV-PLN-0011
Fire Water Tank / Water Pond
DRW
36.00
113.00
30
SP-FA-CV-PLN-0012
Fuel Gas Scrubber (SP-FA-V200) Foundation Plan & Section
DRW
39.00
119.00
31
SP-FA-CV-PLN-0013
Flare Tip (Y-270) Foundation Plan, Sections and Details
DRW
15.00
115.00
32
SP-FA-CV-PLN-0014
Security House Plan. Elevation and Section
DRW
36.00
126.00
33
SP-FA-CV-PLN-0015
Main Power Generation Shelter Plan and Elevation & Detail
DRW
22.00
123.00
34
SP-FA-CV-PLN-0016
Helipad Facility
DRW
45.00
120.00
35
SP-FA-CV-PLN-0017
Pump Shelter ( P-115A/B & 116 A/B ) Plan , Elevation and Section
DRW
22.00
99.00
36
SP-FA-CV-PLN-0018
Pump Shelter ( P-225A/B, 226 & 227 ) Plan , Elevation and Detail
DRW
22.00
99.00
37
SP-FA-CV-PLN-0019
Produced Water Treatment ( U-240 ) & Water Tank ( V-265 ) Plan and Details
DRW
36.00
85.00
38
SP-FA-CV-PLN-0020
Produced Water Pump ( P-245A/B) Fress Water Pump (P-228) and Service Treatment Units ( U-260 ) Plan DRWand Details 36.00
89.00
39
SP-FA-CV-PLN-0021
Fire Water Pond ( T-225 ) Foundation Plan and Details
DRW
36.00
89.00
40
SP-FA-CV-PLN-0022
Fuel Gas Filter ( V-201 ) Instrument air Package (U-250)
DRW
25.00
90.00
41
SP-FA-CV-PLN-0023
Oil Pit ( T-275 ) Plan and Details Corrosion Inhibitor Package, Pour Point Package and Wellhead Control Panel (WHCP-02/03)
DRW
22.00
85.00
42
SP-FA-CV-PLN-0024
DRW
42.00
90.00
43
SP-FA-CV-PLN-0025
Ware House and Workshop Building Plan, Elevation and Sections
DRW
42.00
90.00
44
SP-FA-CV-PLN-0026
Travo ( TR-001, TR-ESP-001~006 ) Plan, Sections and Detals
DRW
42.00
90.00
45
SP-FA-CV-STD-0001
Typical Road Type-1 & 2 Plan, Section & Detail
DRW
53.00
126.00
46
SP-FA-CV-STD-0002
Typical Drainage Details
DRW
53.00
123.00
47
SP-FA-CV-STD-0003
Typical Pipe Support Foundation Details
DRW
43.00
85.00
48
SP-FA-CV-STD-0004
Typical Walkway Foundation Details
DRW
43.00
90.00
49
SP-FA-CV-STD-0005
Typical Septic Tank Detail
DRW
53.00
101.00
50
SP-FA-CV-STD-0006
Typical Water/Oil Separator Pit
DRW
20.00
76.00
51
SP-FA-CV-STD-0007
Typical Detail WHCP - 01~04 Shelter Foundation Plan, Floor Plan and Details (deleted)
DRW
20.00
10.00
52
SP-FA-CV-STD-0008
Typical Portacamp Foundation Details
DRW
20.00
76.00
53
SP-FA-ST-PLN-0001
Warehouse & Workshop Building Plan, Elevation and Sections (4 sheets)
DRW
56.00
119.00
54
SP-FA-ST-PLN-0002
Generator Shelter ( G-205/210) Plan, Elevation and Sections (3 sheets)
DRW
49.00
123.00
55
SP-FA-ST-PLN-0003
Pump Shelter Plan ( P-115A/B & 116 A/B ) Elevation and Section (2sheets)
DRW
56.00
123.00
56
SP-FA-ST-PLN-0004
Pump Shelter ( P-225A/B, 226 & 227 ) Found. Plan, Elevation and Section (2 sheets)
DRW
48.00
99.00
57
SP-FA-ST-PLN-0005
Secutiry House Floor Plan , Elevation and Sections (3 sheets)
DRW
48.00
89.00
58
SP-FA-ST-PLN-0006
Produce Water Pump (P-245A/B) Plan, Elevation and Sections (2 sheets)
DRW
48.00
89.00
59
SP-FA-ST-STD-0001
Fence and Gate Standard Details (2 sheet)
DRW
53.00
126.00
60
SP-FA-ST-STD-0003
Typical Walkway Details
DRW
53.00
108.00
61
SP-FA-ST-STD-0004
Standard for Welding
DRW
53.00
108.00
62
SP-FA-ST-STD-0005
Standard Connection Details ( 5 sheets )
DRW
53.00
108.00
63
SP-FA-ST-STD-0006
Typical Detail WHCP - 01~04 Shelter Floor Plan, Elevation and Sections ( 3 sht ) - deleted
DRW
53.00
10.00
64
SP-FA-ST-STD-0007
Typical Fire Extinguisher Shelter
DRW
53.00
108.00
65
SP-FA-CV-MTO-0001
MTO Civil / Structural Part-I Equipment Foundation
MTO
53.00
95.00
66
SP-FA-CV-MTO-0001
MTO Civil / Structural Part-II Building / Shelter and Plant Facilities
MTO
53.00
95.00
Foundation Plan , Section and Details
II - 33
Gambar II.6.5 Rekapitulasi Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional
PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN RATA-RATA PROYEK SEPANJANG PRODUCTION FACILITY DEVELOPMENT WAKTU PELAKSANAAN PROYEK = 23 MINGGU
DISIPLIN ENGINEERING
WAKTU (HARI) PLAN ACTUAL
PROCESS
35
98
MECHANICAL / PIPING
13
36
ELECTRICAL
20
67
CIVIL / STRUCTURE
22
67
II - 34
II.7
Sarana Proses Pengendalian Dokumen Dalam melakukan proses pengendalian dokumen diperlukan adanya sarana-sarana atau informasi-informasi awal yang merupakan bagian dari proses tersebut, salah satunya adalah bagan organisasi yang di dalam bagan organisasi ini akan nampak siapa-siapa saja yang berperan dalam pelaksanaan proyek termasuk jabatannya yang akan berpengaruh kepada kelangsungan proses pengendalian dokumen tersebut. Bagan organisasi akan memperlihatkan sampai sejauh mana peran serta masing-masing karyawan dalam satu team proyek sesuai dengan jabatannya, sehingga semua karyawan yang terlibat harus secara maksimum melakukan pekerjaannya masing-masing dan harus saling mendukung antara karyawan yang satu dengan karyawan lainnya, tanpa adanya kesatuan yang terpadu dalam satu team proyek sulit dikatakan bahwa pelaksanaan proyek akan berjalan dengan lancer dan sesuai target yang sudah direncanakan. Sarana proses pengendalian dokumen dalam tulisan ini hanya meliputi bagan organisasi dan elemen SNI 19-9001-2001/ISO 9001:2000. Kedua hal tersebut di atas adalah merupakan syarat terpenting untuk melakukan analisa proses pengendalian dokumen yang optimal yang disesuaikan dengan prosedur-prosedur yang dikeluarkan oleh Client dan sebagai perencana harus mengikuti prosedur-prosedur tersebut.
II - 35
II.7.1 Bagan (Struktur) Organisasi II.7.1.1 Pengertian Bagan (Struktur) Organisasi Agar struktur organisasi tampak jelas, mudah dilihat, mudah dan cepat dibaca serta dimengerti orang lain, struktur
organisasi
perlu
digambar
dalam
sebuah
gambaran grafis. Gambaran grafis dari struktur organisasi dinamakan bagan organisasi. Pengertian ini sesuai dengan pengertian yang dikemukakan oleh GR Terry yang mengatakan sebagai berikut « An organization chart is grafis », « Suatu bagan / skema organisasi adalah suatu gambaran grafis dari suatu struktur organisasi ». Lebih lanjut GR Terry mengatakan : « It can be thought of as picture of the organization structure ; it shows the organizational units, the relationships, and the existing lines of authority » (hal ini dapat dipandang sebagi suatu lukisan tentang struktur organisai ; hal ini menunjukkan satuan-satuan
organisasi,
hubungan-hubungan,
dan
saluran wewenang). Pengertian yang sangat singkat dikemukakan oleh Henry G. Hodges dan Louis A. Allen. Henry G.
Hodges memberikan perumusan sebagai
berikut : « The chart is the structural design on the organization »,
artinya
« Bagan
adalah
suatu
design/rancangan dari suatu unsur struktur organisasi. Sedang Louis A. Allen mengatakan : « The organization chart is graphic means of showing organization data », artinya « Bagan organisasi adalah suatu alat yang menggambarkan penyajiab data organisasi. « Pengertian organisasi secara rinci dikemukan oleh Drs. Sutarto sebagai berikut : « Bagan organisasi adalah gambaran struktur organisasi yang ditunjukkan dengan kotak-kotak II - 36
atau garis-garis yang disusun menurut kedudukan yang masing-masing memuat fungsi tertentu dan satu sama lain dihubungkan dengan garis-garis saluran wewenang ». II.7.1.2 Kegunaan Bagan (Struktur) Organisasi Dengan menggambarkan struktur organisasi dalam suatu bagan, maka akan dapat diperoleh beberapa gambaran sebagai berikut :
Dapat diketahui bentuk organisasi yang bersangkutan.
Dapat diketahui besarnya organisasi yang bersangkutan, termasuk jenjang organisasi atau tingkat-tingkat satuan organisasi yang ada di dalam organisasi.
Dapat diketahui saluran perintah, wewenang dan tanggung jawab dari pucuk pimpinan sampai sauna organisasi yang paling bawah, dan sebaliknya.
Dapat diketahui berbagai saluran hubungan yang ada di antara satuan-satuan organisasi.
Dapat diketahui perincian tugas dari setiap satuan organisasi.
Dapat diketahui batas-batas wewenang dari masingmasing satuan organisasi.
Dapat diketahui jumlah pejabat yang ada di dalam organisasi.
II - 37
Dapat diketahuinama dari masing-masing jabatan yang ada di dalam organisasi.
Dapat diketahui pangkat dan golongan dari masingmasing pejabat apabila bagan organisasi itu adalag bagan organisasi nama.
Dapat diketahui pangkat dan golongan dari masingmasing pejabat, apabila bagan organisasi isinya menunjukkan pangkat dan golongan dari masingmasing pejabat yang ada di dalam organisasi.
Dapat diketahui photo dari masing-masing pejabat, apabila bagan organisasi itu adalah bagan organisasi photo.
Dapat dipergunakan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang organisasi.
Dapat dipergunakan sebagai alat untuk mengetahui apakah organisasi tersebut benar-benar menjalankan azas-azas atau prinsip-prinsip organisasi yang telah ditetapkan.
Bagan organisasi penting bagi para pegawai karena bagan organisasi dapat memberikan petunjuk kedudukan pegawai tersebut dalam organisasi.
Dapat memberikan motasi kepada para pegawai atas kemungkinan untuk dapat menduduki suatu jabatan
II - 38
dalam organisasi, karena melalui bagan organisasi para pegawai dapat mengatahui berbagai macam dan tingkat jabatan dalam organisasi. II.7.1.3 Macam-macam Bagan (Struktur) Organisasi Struktur organisasi dapat digambarkan dalam berbagai macam perwujudan. Berbagai macam bagan organisasi itu pada dasarnya dapt dibedakan menjadi dua macam, yaitu bagan
organisasi
menurut
bentuknya,
dan
bagan
organisasi menurut isinya.
Menurut bentuknya, bagan organisasi dibedakan menjadi 9 (sembilan) macam, yaitu : o
Bagan piramid
o
Bagan pohon
o
Bagan menegak
o
Bagan lingkaran
o
Bagan setengah lingkaran
o
Bagan elip
o
Bagan setengah elip
o
Bagan mendatar
o
Bagan garis
II - 39
II.7.2
Menurut isinya, bagan organisasi dibedakan menjadi : o
Bagan struktur
o
Bagan kegiatan
o
Bagan jabatan
o
Bagan tugas
o
Bagan nama
o
Bagan pangkat / golongan
o
Bagan photo
o
Bagan kode
o
Bagan lukisan
Elemen SNI 19-9001-2001/ISO 9001 : 2000 Pengantar 1. Ruang Lingkup 2. Referensi 3. Terminologi dan Definisi 4. Sistem Manajemen Mutu 4.1 Persyaratan Mutu 4.2 Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum Kebijakan mutu dan sasaran mutu
II - 40
Pedoman mutu Prosedur terdokumentasi yang disyaratakan Dokumen
yang
diperlukan
untuk
memastikan
perencanaan, operasi dan kendali proses 4.2.2 Manual Mutu 4.2.3 Pengendalian dokumen Dokumen yang diperlukan oleh SMM harus ditetapkan dan prosedurnya dikendalikan. Pengendalian tersebut untuk : Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan Mengkaji dan memutakhirkan dokumen Menjamin perubahan dan status revisi diketahui Menjamin dokumen versi mutakhir tersedia di tempat penggunaan Menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan dikenali Menjamin dokumen dari luar dikenal dan terkendali Mencegah pemakaian dokumen kadaluwarsa 4.2.4 Pengendalian rekaman 5.
Tanggungjawab Manajemen
6. Manajemen Sumber Daya II - 41
7. Realisasi Produk 8. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan Menurut ISO tersebut di atas, fungi dokumen meliputi tiga hal, yaitu : Pertama, dokumen berfungsi sebagai alat komunikasi. Dalam sebuah dokumen termuat informasi-informasi penting untuk melaksanakan pekerjaan, contohnya dokumen perencanaan, daftar sediaan, riwayat pelatihan. Dalam hal ini dibahas mengenai dokumen perencanaan. Kedua, dokumen berfungsi sebagai alat bukti. Seorang inspektor dapat menunjukkan bukti bahwa ia telah melakukan inspeksi barang dengan menunjukkan check sheet pemeriksaan barang. Ketiga, dokumen berfungsi sebagai “knowledge sharing”. Dengan menggunakan drawing yang terdahulu, misalnya, seorang designe dapat mengembangkan produk barunya. Seperti aset-aset perusahaan yang lain, dokumen harus dikontrol secara sistematis dan terstruktur. Tujuannya untuk menjamin bahwa dokumen yang tersedia dan beredar di perusahaan adalah dokumen terkini (up-date) dan telah disahkan sebagai dokumen yang berlaku.
II - 42
BAB III. METODOLOGI PEMBAHASAN III.1
Metodologi Pembahasan Metodologi yang dipakai dalam pembuatan Tugas Akhir tersebut adalah Data Flow Diagram (DFD). Ada 4 (empat) elemen yang menyusun Data Flow Diagram (DFD), yaitu sebagai berikut : Proses Aktitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, biasa berupa manual maupun terkomputerisasi. Data Flow Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses. Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data diupdate atau ditambahkan ke data store. External Entity Orang, organisasi, atau system yang berada di uluar system tetapi berinteraksi dengan system.
III - 1
III.2
Metodologi Manajemen Proyek Metodologi yang dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan proyek tersebut Data Flow Diagram (DFD) dengan menggunakan program-program komputer (software) seperti Microsoft Project, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan program-program lainnya untuk pekerjaan engineering. Pengendalian dokumen dalam pengendalian pekerjaan proyek dengan mengoptimalkan penggunaan fasilitas komputer dan program-programnya (software) sangat membantu untuk untuk kelancaran pelaksanaan proyek.
III.3
Sistem Informasi Manajemen Proyek Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian,
pengendalian
kegiatan
operasi
subsistem
suatu
perusahaan. Dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output – IPO) dapat diliha pada gambar berikut :
Input Data
Pemrosesan
Konsep Sistem Informasi
III - 2
Output Data
Stair menjelaskan bahwa sistem informasi berbasi komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut : Perangkat Keras Yaitu
perangkat
keras
komponen
untuk
melengkapi
kegiatan
memasukkan data, memproses data, dan keluaran data. Perangkat Lunak Yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. Database Yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna system informasi. Telekomunikasi Yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna system dengan system komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. Manusia Yaitu
personel dari system
informasi, meliputi manajer, analis,
programmer, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan system. Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode, dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.
III - 3
BAB IV. PEMBAHASAN DAN ANALISA IV.1
Struktur Organisasi yang Dipakai Bagan organisasi yang dipakai adalah organisasi bagan pyramid, yaitu gambar struktur organisasi yang digambar menurut tingkat tata jenjang mulai pucuk pimpinan ke bawah. Saluran wewenang dan dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi yang paling rendah disusun dari
atas
ke
bawah.
Bagan
organisasi
pyramid
cocok
untuk
menggambarkan organisasi bentuk lini/garis. Karyawan-karyawan dengan jabatannya masing-masing (pendidikan, pengalaman kerja, dan keahlian) di dalam Struktur Organisasi metode konvensional dan metode komputerisasi tersebut adalah sudah ditentukan oleh Client, sehingga pemakaian karyawan-kayawannya harus benarbenar sesuai permintaan dan persyaratan yang tertuang dalam dokumen kontrak. Umumnya pihak Client dapat langsung mengawasi keberadaan setiap karyawan yang terlibat dalam team proyek tersebut karena beberapa karyawan sebagai perwakilan dari Client bisa berada satu kantor dengan perencana (konsultannya) dan biasanya sudah tertuang juga dalam dokumen kontrak. Struktur organisasi, jumlah karyawan dan keahliannya masing-masing akan berpengaruh dengan jenis proyek dan nilai proyek yang akan dikerjakan dalam waktu tertentu sesuai kebutuhan proyeknya.
IV - 1
Dalam pelaksanaan dokumen tender untuk menentukan pemenang dalam suatu proyek engineering hanya dibagi dalam 2 (dua) tahap, yaitu tahap technical dan komersial. Tahap pertama adalah tahap technical meliputi antara lain ; nama perusahaan,
pengalaman
perusa-haan
dalam
bidang
pekerjaan
pembuatan paket engineering proyek platform, jumlah karyawan dan tenaga ahli yang dimiliki oleh perusahaan, fasilitas gedung yang dimiliki oleh perusahaan, fasilitas computer yang dimiliki termasuk programprogram apa saja yang sudah dimiliki, memiliki program-program penjadualan proyek (project schedule) seperti Microsoft project atau Primavera, dan lainnya sesuai kebutuhan Client. Tahap kedua adalah tahap komersial, yaitu tahap penentuan pemenang melalu penawaran harga proyek. Tahap ini dilakukan apabila perencana (konsultan) sudah dinyatakan lulus penilaiannya
pada tahap pertama
(tahap technical) dan nilainya harus di atas 80%, apabila di bawah 80% didiskualifikasi dan tidak bisa mengikuti tahap komersial.
IV - 2
IV.1.1 Struktur Organisasi Metode Konvensional Tabel IV.1.1 Struktur Oganisasi Metode Konvensional
Struktur Organisasi - Engineering Consultant Project Manager 1. QA/QC 2. Project Secretary 3. Project Control 4. Document Control
Engineering Coordinator
Process Lead Engineer
Mechanical Lead Engineer
Piping Lead Engineer
Structure Lead Engineer
Electrical Lead Engineer
Instrumentation Lead Engineer
HSE Lead Engineer
Senior Engineers / Engineers
Designers Coordinator
Lead Designers / Designers
Draftsmen / Drafters
Struktur organisasi metode konvensional hampir sama dengan struktur organisasi metode komputerisasi, perbedaannya hanya pada posisi Designers Coordinator yang tugasnya mengontrol dan memonitor pekerjaan-pekerjaan designer dan draftsmen yang berhubungan dengan kualitas pekerjaan.
IV - 3
IV.1.2 Struktur Organisasi Metode Komputerisai Tabel IV.1.2 Struktur Oganisasi Metode Komputerisasi
Struktur Organisasi - Engineering Consultant Project Manager 1. QA/QC 2. Project Secretary 3. Project Control 4. Document Control
Engineering Coordinator
Process Lead Engineer
Mechanical Lead Engineer
Piping Lead Engineer
Structure Lead Engineer
Electrical Lead Engineer
Senior Engineers / Engineers
Lead Designers / Designers
Instrumentation Lead Engineer
HSE Lead Engineer
PDMS Coordinator
PDMS Administrator
PDMS Designers
Draftsmen / Drafters
Struktur organisasi metode komputerisasi tetap mengacu pada struktur organissi metode konvensional. Dalam struktur organisasi ini tidak diperlukan lagi posisi Designers Coordinator karena pekerjaannya langsung kontrol oleh masing-masing Engineer / Lead Engineer. Dalam organisasi tersebut ditambahkan posisi PDMS
IV - 4
Coordinator yang mengontrol dan memonitor pekerjaan-pekerjaan PDMS. Dalam organisasi ini, semua pekerjaan-pekerjaan menggambar dan designer untuk disiplin piping dan structure sudah memakai program PDMS (Plant Design Management System). Dengan PDMS seorang designer merancang sebuah model platform tiga dimensi yang sudah lengkap dengan elevasinya, lengkap dengan semua jenis material pipanya dan structurenya. Setelah gambar tiga dimensinya selesai dan lengkap, kemudian gambar design tersebut diextract menjadi gambar design 2 dimensi, dan semua kebutuhan material pipa dan structurenya sudah terhitung secara otomatis. Pekerjaan tersebut dalam struktur organisasi metode konvensional tidak dilakukan, dan biaya pengadaan atau sewa program PDMS ini adalah sangat mahal, sehingga hanya bisa dilaksanakan pada proyek-proyek yang mahal dan sangat kompleks jenis proyeknya. Model yang sudah jadi dalam satu proyek tertentu nantinya bsa dipakai untu proyek-proyek berikutnya yang hampir sejenis, yang berbeda mungkin hanya ukuran platformnya, kedalaman (tingginya) paltformnya,
dan
data
lainnya.
Pembuatan
gambar
design
pemodelan platform ini memerlukan waktu yang lama, minimal sebulan
dan
bisa
lebih
platformnya.
IV - 5
tergantung
bentuknya
dan
fungsi
IV.1.3 Diagram Proses Persetujuan Dokumen IV.1.3.1 Metode Konvensional Tabel IV.1.3.1 - Diagram Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional
Uraian Dokumen
Prepared by
Reviewed by
Approved by
For Comment / Approval
Project Manager
Project Manager
Send to Client
QA / QC Dokumen prosedur dan manajemen
Project Control
D o k u m e n T e k n ik
Project Manager
SPEC Data Sheet
Eng. / Sr. Engineer
Lead Engineer
Lead Engineer
Engineering Coordinator Send to Client
Calculation Notes MTO
Designer
Drawings
Design Coordinator Eng. / Lead Engineer Engineering Coordinator
Drafsmen / Designer
Diagram proses persetujuan dokumen metode konvensional hampir sama
dengan
struktur
organisasi
metode
komputerisasi,
perbedaannya hanya pada posisi Designers Coordinator yang tugasnya mengontrol dan memonitor pekerjaan-pekerjaan designer dan draftsmen yang berhubungan dengan kualitas pekerjaan.
IV - 6
IV.1.3.2 Metode Komputerisasi Tabel IV.1.3.2 - Diagram Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi
Uraian Dokumen
Dokumen prosedur dan manajemen
Prepared by
Reviewed by
Approved by
For Comment / Approval
Project Manager
Project Manager
Send to Client
Lead Engineer
Engineering Coordinator
QA / QC Project Control
D o k u m e n T e k n ik
Project Manager
SPEC Data Sheet
Engineer / Sr. Engineer
Send to Client
Calculation Notes MTO Drawings
Designer
Engineer / Lead Engineer Engineering Coordinator
Drafsmen / Designer
Diagram proses persetujuan dokumen metode komputerisasi tetap mengacu pada metode konvensional. Dalam diagram tersebut tidak diperlukan lagi posisi Designers Coordinator karena pekerjaannya langsung kontrol oleh masing-masing Engineer / Lead Engineer. Dalam diagram tersebut, proses pertujuan dokumen oleh Client adalah melalui
fasilitas computer dengan memakai email dan
software-software pendukung lainnya, sehingga tidak ada hard copy yang dikirim kepada Client untuk direview atau disetujui.
IV - 7
IV.2
Pembuatan Detailed Engineering Schedule Tabel IV.2 Detailed Engineering Schedule
IV - 8
IV - 9
IV - 10
IV - 11
IV - 12
IV.3
Document Identification Procedure (Prosedur Identifikasi Dokumen) Identifikasi dokumen dan penomorannya harus mengikuti system struktur identifikasi yang meliputi kode-kode sebagai berikut : Kode Negara Kode lapangan Kode area platform Kode kontraktor / perencana Kode disiplin, jenis dokumen, nomor urut dokumen Kode disiplin meliputi antara lain : Project Management, Process, General/Safety, Package and Mechanical, Cil Works/Building, Piping, Electrical / Telecommu-nication, Instrumentation, Tophography, Structure. Identifikasi dokumen dan penomoran ini akan menjelaskan sampai sejauh mana kebutuhannya pada saat proyek engineering berlangsung dan bagaimana semua data yang sudah dibuat pada proyek engineering tersebut akan dipakai lagi pada proyek detai engineering yang akan dikerjakan oleh kontarktor lainnya. Semua identifikasi dokumen harus jelas dan mudah dicari pada saat diperlukan dan histori revisi dan review dokumen harus juga tercatat dengan baik yang tertuang dalam kolom proses pertujuan dokumen lengkap dengan tanggal reviewnya dan pembuatan dokumennya.
IV - 13
IV.3.1 Master Document Register (MDR) Tabel IV.3.1 Master Document Register (MDR)
IV - 14
IV - 15
IV - 16
IV - 17
IV - 18
IV - 19
IV - 20
IV - 21
IV - 22
IV - 23
IV - 24
Correspondence Control Procedure (Prosedur Pengendalian Koresponden) Prosedur Pengendalian Koresponden meliputi pengendalian koresponden internal dan external. Semua surat menyurat harus mengikuti prosedur dan standar yang berlaku. Pelaksana dan pengendali surat menyurat dilakukan oleh Document Control dan Project Secretary. Surat-surat internal dan external harus mempunyai system penomoran yang berurutan. Semua surat menyurat harus mudah dicari dan akan dikumpulkan semuanya pada akhir proyek. Contoh surat keluar dan surat masuk seperti bawah ini : Gambar IV.4.1
Outgoing (Surat Keluar) Transmittal Sheet EARLY DETAIL ENGINEERING PROJECT TRANSMITTAL SHEET
FROM :
SINGGAR MULIA - DORIS Contract n° :
Name :
Olivier Robert
Transmittal N° :
Address :
Wisma GKBI Level 15th Jl. Jendral Sudirman no. 28 Jakarta
Issue Date :
DD-GEN\BE-01
TO :
T12- SM2 076 17-Jul-2007
Attn :
Phillipe DI COSTANZO
Address :
Kuningan Plaza North Tower Jl. HR Rasuna Said Kav.C 11-14 Jakarta Selatan
Remarks :
Transmittal and documents have been delivered by :
CD E-mail Courier DMZ Other
X
Acknowledgement of receipt : Date : Signature :
X
We are pleased to deliver to your Company the following documents. Prior to be sent, these documents have been checked as per contract requirements. Information included in this transmittal for each document is in accordance with the document itself.
318006
01
B
17-Jul-07
DS - GTS Bx - Instrument Gas Filters 50 VP 7001 A/B
PVV DTS
100
1
SMD
T12 Fx SM2
318006
01
B
17-Jul-07
DS - GTS Fx - Instrument Gas Filters 51 VP 7001 A/B
PVV DTS
100
1
SMD
ID
T12 Nx SM2
318006
01
B
17-Jul-07
DS - GTS Nx - Instrument Gas Filters 52 VP 7001 A/B
PVV DTS
100
1
SMD
IV - 25
Equipment TAGs Included (2) Instrument TAGs Included Lines TAGs Included Referenced Documents
T12 Bx SM2
ID
Approved by
ID
Checked by
Issued by
FolioNumber
Approval Class
Syst.
Type
CONTRACTOR DocNber
Title
Disc.
Rev. Date Stat.
Docum ent Num ber
Progress (%)
Olivier Robert
Rev
IV.4
Gambar IV.4.2
Incoming (Surat Masuk) Transmittal Sheet
TUNU12 PROJECT Outgoing Transmittal sheet FROM :
T12 ~ Tunu12 Project Group
Contract n° :
Name :
P. Di costanzo
Transmittal N° :
Address :
Project Address Kuningan Plaza North Tower Jl. HR Rasuna Said Kav.C 11-14 Jakarta Selatan
Issue Date :
Transmittal and content have been delivered by : Delivered by: KHASNAMBER
DD-GEN\BE-01
T12-SM2-TSO-MC-038-2007
1-Aug-07
Rev Stat.
SM2 ~ Pt. Singgar Mulia PO102
Attn :
D. Hagege
Address :Wisma GKBI Level 15th
Jl. Jendral Sudirman no. 28 Jakarta
Remarks :
CD/Physical support : E-mail : Courier : Other :
X
Please received following documents as per contract requirements 1. Approved with comments 2. Approved without comment 3. Reviewed with comments Document Number
TO :
4.Reviewed without comment 5.Does not affect me 6.Rejected CONTRACTOR DocNber
Title
Rev. Date
Disc. Type Syst.
ID T12 Fx SM2
129013 01 B
24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxTie - In to 16" MP Trunkline
PRO
PID
2
ID T12 Nx SM2
607100 01 B
20-Jul-07 Calculation Note GTS Nx Power Balance and CCVT Sizing
ELE
CAL
1
ID T12 Fx SM2
129009 01 B
24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxInstrument Gas Header
PRO
PID
2
ID T12 Nx SM2
639112 01 B
GTS Nx - Electrical Cable Tray & Support Layout (Access Walkwayto Adjacent 25-Jul-07 Wellhead)
ELE
LAY
2
ID T12 Nx SM2
209011 00 A
17-Jul-07 GTS Nx - Overall Layout
NAP
LAY
3
ID T12 Nx SM2
509112 00 A
17-Jul-07 GTS Nx - Piping Layout - Elevation View Section B.B
PVV
LAY
3
ID T12 Fx SM2
129001 01 B
24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxTypical Adjacent Wellhead
PRO
PID
2
ID T12 Fx SM2
129007 01 B
24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxOpen and Closed Drains
PRO
PID
1
ID T12 GE SM2
508106 01 B
17-Jul-07 DS - Hot Tap Split Barred Tee For GTS Fx
PVV
DTS
3
ID T12 Nx SM2
509111 00 A
17-Jul-07 GTS Nx - Piping Layout - Elevation View Section A.A.
PVV
LAY
3
ID T12 GE SM2
508110 00 A
18-Jul-07 DS - Lateral Tee For GTS Bx, Fx, Nx
PVV
DTS
3
ID T12 Nx SM2
639111 01 B
GTS Nx - Electrical Cable Tray & Support Layout (Inst/Elect/Telecom Shelter & 25-Jul-07 ESDV Platform)
ELE
LAY
2
ID T12 Nx SM2
509118 00 A
17-Jul-07 GTS Nx - Piping Layout - Detail
PVV
LAY
3
ID T12 Fx SM2
129008 01 B
24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxInstrument Gas
PRO
PID
2
ID T12 Nx SM2
129001 02 B
24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS Nx Typical Adjacent Wellhead
PRO
PID
2
ID T12 GE SM2
285001 00 A
17-Jul-07 SafetyConcept
HSE
PHI
3
ID T12 Nx SM2
519220 00 A
17-Jul-07 GTS Nx - Tie-in No.3 - Isometric Drawing
PVV
ISO
3
ID T12 Fx SM2
129011 01 B
24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS FxCorrosion Inhibitor Package
PRO
PID
2
ID T12 Nx SM2 708001 02 B
24-Jul-07 GTS Nx - Data Sheet On-Off Valves
INS
DTS
1
ID T12 GE SM2 508100 01 B
20-Jul-07 Data Sheet Manual Valves 4" and Below For GTS Bx, Fx and Nx
PVV
DTS
1
ID T12 Bx SM2 129011 01 B
24-Jul-07 Piping and Instrumentation Diagram GTS Bx Corrosion Inhibitor Package PRO
PID
2
ID T12 Nx SM2 639110 01 B
25-Jul-07 GTS Nx - Electrical Cable Tray & Support Layout (GTS Deck)
LAY
2
IV - 26
ELE
Return Code
Remarks
Gambar IV.4.3
Contoh Comments dari Client
IV - 27
IV - 28
IV - 29
IV.5
Proses Pengecekan Dokumen Internal Proses pengecekan dokumen internal adalah pengecekan dokumen yang dilakukan oleh team proyek secara internal sebelum dokumen tersebut dikirim (diissued) ke Client (Owner). Pengecekan dokumen internal ini meliput antara lain Discipline Internal Check (DIC) dan Intern Discipline Check (IDC). Discipline Internal Check (DIC) adalah pengecekan yang dilakukan oleh senior engineer dan lead engineer dalam disiplin engineering yang sama, setelah DIC sudah dinyatakan benar oleh lead engineernya. Kemudian apabila dokumen tersebut perlu dicek lagi oleh disiplin engineering yang lain, kalau diperlukan, maka dokumen tersebut dicek lagi oleh disiplin engineering yang lain dengan menggunakan form Intern Discipline Check (IDC) yang selanjutnya dokumen dicek dan direview oleh Coordinator Engineering dan Project Manager. Setiap dokumen yang akan dikirm (disused) ke Client harus memakai form Discipline Internal Check (DIC) dan Intern Discipline Check (IDC). Metode pengecekan dokumen tersebut adalah salah satu syarat yang harus dilakukan sebagai bagian dari persyaratan mutu dokumen yang akan dikirim (diissued) ke Client. Di bawah ini saya tampilkan tabel form DIC dan IDC.
IV - 30
Tabel IV.5.1
Form Discipline Internal Check (DIC)
CONSULTANT COMPANY CLIENT
:
PROJECT TITLE
:
JOB NO
:
DOC / DRW NO.
:
DOC / DRW TITLE
:
VERIFICATION LEVEL Originator Date :
DISCIPLINE CHECK
REV
DESCRIPTION OF CHECKS
:
ACCEPTED Y
N
COMMENTS
NA
All referencing documents incorporated Proper Layout of document and document quality Coorect title identification of document
Sign :
Checker
Originator has signed this sheet
Position:
Design bases, requirements have been correctly met Formulas and calculations corrects
Name:
Units, quantities and sizes verified Consistency with standards, specifications and codes
Date Sign
Approval
Designer/Checker has signed this sheet
Position:
All feedback/changes incorporated Correct translation of document
Name:
Interdiscipline verification required Correct presentation of documents
Date Sign
DECISION FROM THE CHECK/VERIFICATION:
(To be completed and approved by Lead Discipline Engineer, after Discipline Check)
A
- Accepted, no comment added. Move to next Cycle
B
- Minor Comment as indicated. Modify and move to next Cycle
C
- Major comment as indicated. Modify and re-issue same review Cycle
Arrange for Inter Discipline Check
yes
no
The above comments have been checked / verified and incorporated
yes
no
IV - 31
Lead
Tabel IV.5.2
Form Discipline Internal Check (lanjutan)
IV - 32
Tabel IV.5.3
Form Inter Discipline Check (IDC)
CONSULTANT COMPANY
CLIENT NAME PROJECT TITLE IDC - INTER DISCIPLINE CHECK ISSUED FOR : DOCUMENT TITLE: DOCUMENT NO: DATE ISSUE
POSITION
INITIAL
SIGNATURE
PROJECT MANAGER ENGINEERING COORDINATOR LEAD PROCESS ENGINEER LEAD MECHANICAL ENGINEER LEAD PIPING ENGINEER LEAD ELECTRICAL ENGINEER LEAD INSTRUMENT ENGINEER LEAD STRUCTURAL ENGINEER LEAD PIPELINE ENGINEER LEAD SAFETY ENGINEER QUALITY / DOCUMENT CONTROLLER COST ESTIMATOR ORIGINATOR REMARKS:
IV - 33
EXPECTED ACTUAL DATE RETURN DATE RETURN
COMMENT
Tabel IV.5.4
Form Inter Discipline Check (lanjutan)
IV - 34
IV.6
Analisa Proses Pembuatan Dokumen Sampai Persetujuan Tabel IV.6 Standar Proses Pembuatan Dokumen Sampai Persetujuan STANDAR PROSES PEMBUATAN DOKUMEN SAMPAI PERSETUJUAN WAKTU (JAM) / DOKUMEN
Description
MINIMUM
MAKSIMUM
Process Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note Drawing
96 112 160 80
144 168 208 120
Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing
96 112 160 144 96
144 168 208 216 144
Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing Instrumentation & Telecommunication Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing Civil / Structural / Architectural / Jetty Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing Pipeline Specification Design Basis / Philosophy Calculation Note MTO Drawing
80 96 160 128 80
120 144 208 192 120
80 96 160 128 80
120 144 208 192 120
112 128 160 192 96
168 192 208 288 144
64 64 160 144 96
96 96 208 216 144
Mechanical / Piping
Electrical
Standar proses pembuatan dokumen sampai persetujuan meliputi beberapa proses seperti di bawah ini :
IV - 35
Proses Document Finish (IDC = Inter Discipline Check), bobot 40% Proses Comments (Issued For Comments), bobot 70% Proses Review (Issued For Review), bobot 85% Proses Approval (Issued For Approval atau Approved For Construction), bobot 100% Masing-masing proses pembuatan dokumen di atas memerlukan waktu beberapa hari atau jam untuk menyelesaikannya dan juga mempunyai bobot masing-masing seperti di atas. Standar proses pembuatan dokumen tersebut merupakan acuan dasar dalam menentukan atau mengestimasi lamanya proyek yang akan dikerjakan dan berapa biaya yang diperlukan untuk menghitung biaya proyek. Secara umum waktu pelaksanaan proyek keseluruhan sudah ada dalam dokumen kontrak yang ditenderkan.
IV - 36
IV.7
Kurva S (Rencana dan Aktual) Gambar IV.7.1
Kurva S - S.W.U.7.1 up to S.W.U.7.4
Tabel S.W.U.7.1 up to S.W.U.7.4 untuk data kurva S tidak ditampilkan karena semua tanggal rencana dan aktual mengkitui tanggal rencana dan aktual
pekerjaan
engineering S.W.U.7.5 – S.W.U.7.15. Sehingga kurva S mengikuti kurva S pekerjaan engineering.
Secara umum kurva S yang dibuat adalah bersifat optimis untuk
memberikan gambaran bahwa semua pekerjaan harus segera diselesaikan dalam jangka waktu yang singkat dan bisa selesai tepat pada waktunya. Rumus umum pembuatan kurva S berdasarkan Weight (%), Issued For Comments (60%),
Issued For Approval, dan tanggal rencana atau tanggal aktual. Misal
dokumen A mempunyai weight = 0,10% dan diissued pada tanggal tertentu untuk IFC (60%), maka dihitung = 0,10% x 60% = 0,06%. Dan pada tanggal berikutnya diissued tahap kedua (IFA), maka dihitung = 0,10% x 100% = 0,10%. Semua weight dihitung secara komulatif, sehingga terbentuklah kurva S rencana dan kurva S actual. IV - 37
Tabel IV.7.2
S.W.U.7.5 - Requisition
IV - 38
Gambar IV.7.2
Kurva S - S.W.U.7.5 – Requisition
IV - 39
Tabel IV.7.3
S.W.U.7.6 - Process
IV - 40
Gambar IV.7.3
Kurva S - S.W.U.7.6 – Process
Kurva S process engineering menggambarkan bahwa pekerjaan process harus selesai lebih awal dari disiplin engineering lainnya, karena sebagian besar dokumennya seperti : process design data, calculation notes, piping & instrumentation Diagram (P&ID), line list adalah merupakan dokumen yang harus dikirm (diissued) ke Client
lebih awal karena merupakan
dokumen dasar untuk disiplin engineering lainnya.
IV - 41
Tabel IV.7.4
S.W.U.7.7 – Mechanical & Vessels
IV - 42
Gambar IV.7.4
Kurva S - S.W.U.7.7 – Mechanical & Vessels
Kurva S mechanical engineering menggambarkan bahwa pekerjaan mechanical bisa dimulai pekerjaannya hampir bersamaan dengan disiplin process engineering. Dokumen-dokumen teknik mechanical engineering umumnya adalah berupa dokumen data sheet untuk beberapa equipment yang akan dipakai dan sebagian datanya berdasarkan Process Design Data dan P&ID yang dikeluarkan oleh process engineering.
IV - 43
Tabel IV.7.5
S.W.U.7.8 - Piping
IV - 44
Gambar IV.7.5
Kurva S - S.W.U.7.8 – Piping
Kurva S piping engineering menggambarkan bahwa pekerjaan piping yang direncanakan terlalu optimis berdasarkan prediksi awal, sehingga hampir semua pekerjaannya terlambat sebelum proyek selesai. Keterlambatan disebabkkan menunggu gambar modeling 3 dimensi. Tapi keterlambatan masih bisa diantisipasi dengan baik dan tidak menambah waktu pelaksanaan proyek secara keseluruhan. IV - 45
Tabel IV.7.6
S.W.U.7.9 - Structure
IV - 46
Gambar IV.7.6
Kurva S - S.W.U.7.9 – Structure
IV - 47
Kurva S structure engineering menggambarkan bahwa pekerjaan structure engineering yang direncanakan terlalu awal, sehingga
hampir semua
pekerjaannya terlambat sebelum proyek selesai. Umumnya rencana waktu proyek yang dibuat harus mengikuti rencana waktu proyek piping engineering, maksudnya beda hanya beberapa hari setelah dokumen piping engineering dikirim (diissued), kalau bisa hanya beda sekitar 3 hari, dan diusahakan masih dalam periode minggu yang sama, sehingga kalau progress piping engineering terhitung, maka progress structure engineering juga terhitung. Dokumen gambar dalam structure engineering sangat banyak, sehingga diusahakan dokumen gambar ini harus segera dikirim (diissued) ke Client secepatnya, kalau misalkan terlambat jangan sampai seminggu. Hal ini sangat berpengaruh kepada progress yang akan terhitung pada dokumen gambar yang dikirim pada tahap awal (Issued For Comments) yang bobotnya adalah 60% dari masing-masing dokumen. Dokumen dalam structure engineering yang tidak bisa dipaksakan untuk segera dikirim (diissued) adalah dokumen calculation note, pembuatan calculation note sangat lama untuk structure engineering jika dibandingkan dengan disiplin engineering lainnya, kalau waktu proyeknya cukup singkat, ada harapan pengiriman (issued) dokumen calculation note akan terlambat juga dan bisa mempengaruhi keterlambatan proyek secara keseluruhan. KKeterlambatan juga bisa terjadi pada waktu komen yang diperlukan oleh Client sesuai dengan jenis calculation notenya.
IV - 48
Tabel IV.7.7
S.W.U.7.10 - Electrical
IV - 49
Gambar IV.7.7
Kurva S - S.W.U.7.10 – Electrical
Kurva S electrical engineering menggambarkan bahwa pekerjaan electrical yang direncanakan terlalu cepat, sehingga hampir semua pekerjaannya terlambat sebelum proyek selesai. Keterlambatan disebabkan menunggu hasil komen dari Client yang dapat mempengaruhi keterlambatan proyek design engineering secara keseluruhan.
IV - 50
Tabel IV.7.8
S.W.U.7.11 - Instrumentation
IV - 51
Gambar IV.7.8
Kurva S - S.W.U.7.11 – Instrumentation
IV - 52
Tabel IV.7.9
S.W.U.7.12 – Safety
IV - 53
Gambar IV.7.9
Kurva S - S.W.U.7.12 – Safety
Pada kurva S pekerjaan safety engineering, lebih dari 50% pekerjaannya adalah terlambat, tapi keterlambatan bisa diatasi beberapa minggu sebelum proyek selesai, sehingga tidak terjadi keterlambatan proyek. Idealnya waktu pelaksanaan proyek design engineering disiplin safety bisa dimuali pekerjaannya setelah beberapa minggu pekerjaan process engineering dimulai, missal kalau durasi proyek 3 (tiga) bulan, maka pekerjaan safety engineering bisa dimulai pada awal bulan kedua atau minggu kelima. Waktu yang cukup lama untuk pekerjaan safety engineering adalah pada saat pembuatan dokumen calculation note (perlu waktu sekitar sebulan sampai sebulan setengah).
IV - 54
Tabel IV.7.10
Gambar IV.7.10
S.W.U.7.13 – Telecommunication / Telemetry
Kurva S - S.W.U.7.13 – Telecommunication / Telemetry
Kurva S pada S.W.U.7.13 di atas dibuat sangat optimis, keterlambatan issued sangat lama, tapi keterlambatan bisa diatasi karena pembuatan dokumen tekniknya menunggu dokumen lainnya yang berhubungan sudah hampir selesai dan sudah dikomen oleh Client.
IV - 55
Tabel IV.7.11
Gambar IV.7.11
S.W.U.7.14 – Control System
Kurva S - S.W.U.7.14 – Control System
Kurva S pada S.W.U.7.14 di atas dibuat sangat optimis, keterlambatan issued sangat lama, tapi keterlambatan bisa diatasi karena pembuatan dokumen tekniknya menunggu dokumen lainnya yang berhubungan sudah hampir selesai dan sudah dikomen oleh Client. Lagi pula jumlah dokumen yang akan dibuat tidak banyak.
IV - 56
Tabel IV.7.12
Gambar IV.7.12
S.W.U.7.15 – Tie-in Works
Kurva S - S.W.U.7.15 – Tie-in Works
Kurva S pada S.W.U.7.15 di atas dibuat sangat optimis, keterlambatan issued sangat lama, tapi keterlambatan bisa diatasi karena pembuatan dokumen tekniknya menunggu dokumen lainnya dan menunggu hasil survey lapangan yang dilaksanakan pada pertengahan masa proyek. Keterlambatan masih bisa diantisipasi.
IV - 57
Data Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi Gambar IV.8.1 Proses Persetujuan Dokumen – Process Konvensional
Proses Persetujuan Dokumen - PROCESS 160.00 140.00 120.00
W aktu (H ari)
IV.8
100.00 80.00 60.00 40.00 20.00 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
No. Dokumen Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Pada metode konvensional ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Process Engineering adalah 35 hari kalender dan aktualnya adalah 98 hari. Perbedaan waktu antara aktual dan rencana mencapai 180%, nilai persentase ini adalah sangat tinggi dan akan mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan.
IV - 58
Komputerisasi
Proses Persetujuan Dokumen - PROCESS 70.00 60.00
Waktu (Hari)
50.00 40.00 30.00 20.00 10.00 1
3
5
7
9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 No. Dokum en Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Pada metode komputerisasi ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Process Engineering adalah 20 hari kalender dan aktualnya adalah 34 hari. Perbedaan waktu antara actual dan rencana mencapai 70%, nilai persentase ini juga cukup tinggi dan bisa mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Tapi perbedaan waktu ini nantinya akan kita gabungkan dengan perbedaan waktu pada disiplin engineering lainnya, dan akan didapat sampai berapa hari terjadi keterlambatan proyeknya.
IV - 59
Gambar IV.8.2 Proses Persetujuan Dokumen - Mechanical / Piping Konvensional
Proses Persetujuan Dokumen - MECHANICAL / PIPING 120.00
100.00
Waktu (Hari)
80.00
60.00
40.00
20.00
1
2
3 4
5
6
7 8
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
No. Dokumen Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Pada metode konvensional ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Mechanical / Piping Engineering adalah 13 hari kalender dan aktualnya adalah 36 hari. Perbedaan waktu antara aktual dan rencana mencapai 177%, nilai persentase ini adalah sangat tinggi dan bisa juga mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan.
IV - 60
Komputerisasi
Proses Persetujuan Dokum en - PIPING 60.00
Waktu (Hari)
50.00 40.00
30.00 20.00
10.00
1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
21
23
25
27
29
31
33
35
37
39
41
43
45
47
49
No. Dokum en Plan
Act ual
Rat a-rat a Plan
Rat a- rat a Act ual
Pada metode komputerisasi ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Piping Engineering adalah 16 hari kalender dan aktualnya adalah 26 hari. Perbedaan waktu antara actual dan rencana mencapai 63%, nilai persentase ini juga cukup tinggi dan bisa juga mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Tapi perbedaan waktu ini bisa dilihat pada Gambar IV.7.5 Kurva S - S.W.U.7.8 – Piping,
apakah
perbedaan
waktu
tersebut
akan
keterlambatan proyek secara keseluruhan atau tidak.
IV - 61
mempengaruhi
Gambar IV.8.3 Proses Persetujuan Dokumen - Electrical Konvensional Proses Persetujuan Dokumen - ELECTRICAL 120.00
100.00
Waktu (Hari)
80.00
60.00
40.00
20.00
1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
21
23
25
27
29
31
33
35
37
39
No. Dokumen Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Pada metode konvensional ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Electrical Engineering adalah 20 hari kalender dan aktualnya adalah 67 hari. Perbedaan waktu antara aktual dan rencana mencapai 235%, nilai persentase ini adalah sangat tinggi dan sangat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Hal ini seharusnya tidak terjadi karena umumnya pekerjaan electrical engineering tidak dimulai pada awal proyek atau bersamaan dengan pekerjaan process engineering. Atau bisa juga rencana mulainya dibuat terlalu optimis.
IV - 62
Komputerisasi
Proses Persetujuan Dokumen - ELECTRICAL 70.00 60.00
Waktu (Hari)
50.00 40.00 30.00 20.00 10.00 1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
21
23
25
27
29
31
33
35
37
39
41
43
No. Dokum en Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Pada metode komputerisasi ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Electrical Engineering adalah 18 hari kalender dan aktualnya adalah 31 hari. Perbedaan waktu antara actual dan rencana mencapai 72%, nilai persentase ini juga cukup tinggi dan bisa juga mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan atau bisa juga tidak sama sekali. Tapi perbedaan waktu ini bisa dilihat pada Gambar IV.7.7 Kurva S - S.W.U.7.10 – Electrical, apakah perbedaan waktu tersebut akan mempengaruhi keterlambatan proyek secara keseluruhan atau tidak.
IV - 63
Gambar IV.8.4 Proses Persetujuan Dokumen - Structure Konvensional Proses Persetujuan Dokumen - CIVIL / STRUCTURE 120.00
100.00
Waktu (Hari)
80.00
60.00
40.00
20.00
1
3
5
7
9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 59 61 63 65 No. Dokumen Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Pada metode konvensional ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Civi/Structure Engineering adalah 22 hari kalender dan aktualnya adalah 67 hari. Perbedaan waktu antara aktual dan rencana mencapai 204%, nilai persentase ini adalah sangat tinggi dan sangat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Jumlah dokumen Civil/Structure cukup banyak jika dibandingkan dengan jumlah dokumen sebelumnya dengan jumlah gambar yang banyak juga. Dan pada disiplin Civil/Structure engineering ini sering terjadinya revisi yang berulang-ulang yang memang sangat diperlukan sesuai kebutuhannya serta disesuaikan dengan gambar pada disipling Piping engineering.
IV - 64
Komputerisasi
Proses Persetujuan Dokumen - STRUCTURE 60.00
50.00
Waktu (Hari)
40.00
30.00
20.00
10.00
1
4
7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 52 55 58 61 64 67 70 73 76 79 82 85 88 No. Dokum en Plan
Actual
Rata-rata Plan
Rata-rata Actual
Pada metode komputerisasi ini direncanakan rata-rata proses pertujuan dokumen Structure Engineering adalah 15 hari kalender dan aktualnya adalah 32 hari. Perbedaan waktu antara actual dan rencana mencapai 113%, nilai persentase ini juga cukup tinggi dan bisa juga mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek basic engineering secara keseluruhan. Tapi perbedaan waktu ini bisa dilihat pada Gambar IV.7.6 Kurva S - S.W.U.7.9 – Structure, apakah perbedaan waktu tersebut akan mempengaruhi keterlambatan proyek secara keseluruhan atau tidak. Dan pada disiplin Structure engineering ini sering juga terjadinya revisi yang berulang-ulang untuk menghasilkan dokumen teknik yang benar dan akurat serta harus disesuaikan dengan gambar pada disiplin Piping engineering.
IV - 65
Gambar IV.8.5 Rekapitulasi Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi
PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN RATA-RATA PROYEK TUNU 12 WAKTU PELAKSANAAN PROYEK = 13 MINGGU
DISIPLIN ENGINEERING
IV.9
WAKTU (HARI) PLAN ACTUAL
PROCESS
25
34
MECHANICAL / PIPING
16
26
ELECTRICAL
18
31
STRUCTURE
15
32
Hasil Evaluasi Proses Persetujuan Dokumen Dari data pada metode konvensional dan metode komputerisasi terdapat perbedaan yang sangat tinggi, yaitu 98 hari (maksimum) pada metode konvensional dan 34 hari (maksimum) pada metode komputerisasi. Ada beberapa hal yang mengakibatkan terlalu lamanya proses persetujuan dokumen yag terjadi, yaitu diantaranya adalah sebabagai berikut :
IV - 66
IV.9.1 Tidak Adanya Plan Schedule Pengembalian Dokumen dari Client ke Konsultan Pada metode konvensional, secara umum dapat dikatakan bahwa Client tidak mempunyai waktu standar pengembalian dokumen yang merupakan tanggung jawab masing-masing engineernya dan kurangnya pengendalian internal di pihak Client. Sedangkan pada metode komputerisasi, proses pengembalian dokumen umumnya sekitar 15 hari working days (21 hari kalender) seperti tertulis dalam Coordination Procedure di bawh ini. Pada metode konvensional tidak ada prosedur koordinasi secara khusus yang menyatakan bahwa dokumen paling lambat dikomen adalah berapa hari. Prosedur koordinasi yang sudah direncanakan oleh Client dan dipatuhi pelaksanaannya oleh Konsultan ini adalah salah satu sarana dari kebutuhan pengendalian dokumen, sehingga aliran proses persetujuan dokumen tidak terlalu lama yang akan mengakibatkan
dan
berpengaruh
kepada
dokumen-dokumen
lainnya yang berhubungan dan dapat memperlambat pelaksanaan proyek secara menyeluruh.
IV - 67
Gambar IV.9.1 Coordination Procedure Mengenai Jadwal Pengembalian Dokumen yang sudah dikomen
IV - 68
IV.9.2 Client Kurang Memperhatikan Jadwal Plan yang Sudah ada dalam MDR atau Project Schedule Pada metode konvensional, pihak Client secara umum dapat dikatakan kurang perhatian terhadap jadwal yang sudah ada dalam MDR atau Project Schedule, padahal sudah ada informasi yang dimasukkan
dalam
weekly report
(laporan
mingguan) yang
mengingatkan kepada Client, bahwa dokumen-dokumen yang harus segera dijawab komennya. Pada metode komputerisasi, waktu pengembalian dokumen menjadi perhatian utama dari masing-masing engineernya untuk segera mengembalikan hasil komennya sekitar 15 hari kalender - 21 hari kalender. Apabila terdapat dokumen yang belum dikembalikan setelah 21 hari kalender, maka pihak konsultan memasukkan dokumen-dokumen yang terlambat tersebut dalam weekly report (laporan mingguan) dan nantinya hal ini akan dibahas dalam meeting bulanan dengan pihak Client. Dalam metode komputerisasi, perhatian Client terhadap jadwal pengembalian dokumen yang dokumen sangat tinggi, hal ini untuk menghindari keterlambatan pengembalian dokumen yang bisa dijadikan acuan atau dasar oleh pihak Konsultan untuk permohonan pengajuan penambahan waktu pelaksanaan proyek jika terjadi keterlambatan proyek.
IV - 69
IV.10
Analisa Pemakaian Sumber Daya Manusia IV.10.1
Metode Konvensional
Tabel IV.10.1.a Rekapitulasi Waktu Proses Persetujuan Dokumen Metode Konvensional REKAPITULASI WAKTU PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK Plan (rencana) Actual (aktual)
= 14 minggu = 23 minggu
Description
= 100 hari kalender = 163 hari kalender
WAKTU (HARI) PLAN ACTUAL
Engineering General
66
87
Process
56
128
Mechanical / Piping
92
199
Electrical
74
168
Instrumentation & Telecommunication
81
148
Civil / Structural / Architectural / Jetty
89
167
Pipeline
47
76
IV - 70
Tabel IV.10.1.b Perincian Jumlah Karyawan Metode Konvensional PERINCIAN JUMLAH KARYAWAN Team Proyek
JUMLAH ORANG
Management & Support
12
Project Manager
1
Project Engineer
1
Designer Coordinator
1
Project Controlling
1
Document Control
2
Project Secretary
1
Office Support
5
Lead Engineer / Engineers
3
CAD Operator / Drafstman
1
Process
4
Mechanical / Piping
11
Lead Engineer / Engineers
4
Designers
3
CAD Operator / Drafstmen
4
Electrical
8
Lead Engineer / Engineers
3
Designers
2
CAD Operator / Drafstmen
3
Instrumentation & Telecommunication
9
Lead Engineer / Engineers
3
Designers
2
CAD Operator / Drafstmen
4
Civil / Structural / Architectural / Jetty
12
Lead Engineer / Engineers
5
Designers
3
CAD Operator / Drafstmen
4
Pipeline
3
Lead Engineer / Engineers
2
CAD Operator / Drafstman
1
Total
IV - 71
59
IV.10.2
Pemakaian Tenaga Kerja Metode Komputerisasi
Tabel IV.10.2.a Rekapitulasi Waktu Proses Persetujuan Dokumen Metode Komputerisasi REKAPITULASI WAKTU PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK Plan (rencana) Actual (aktual)
= 18 minggu = 21 minggu
Description
= 65 hari kalender = 81 hari kalender
WAKTU (HARI) PLAN
ACTUAL
Preparation of requisitions, specifications and MTO's for Procurement
18
30
Process
25
34
Mechanical & Vessels
17
33
Piping
15
27
Structure
14
29
Electrical
16
29
Instrumentation
16
45
Safety
17
24
Telecommunications / Telemetry
13
4
Control System
13
8
Tie-in Works
11
9
IV - 72
Tabel IV.10.2.b Perincian Jumlah Karyawan Metode Komputerisasi PERINCIAN JUMLAH KARYAWAN Team Proyek Management & Support
JUMLAH ORANG
10
Project Manager
1
Project Engineer
1
Project Controlling
1
Document Control
1
Project Secretary
1
Office Support
5
Lead Engineer / Engineers
3
CAD Operator / Drafstman
1
Process
4
Mechanical
2
Lead Engineer / Engineers
2
Piping
12
Lead Engineer / Engineers
4
Designers
6
CAD Operator / Drafstmen
2
Structure
11
Lead Engineer / Engineers
4
Designers
6
CAD Operator / Drafstmen
1
Electrical
4
Lead Engineer / Engineers
2
Designers
2
Instrumentation
8
Lead Engineer / Engineers
5
Designers
2
CAD Operator / Drafstmen
1
Safety Lead Engineer / Engineers
Total
IV - 73
2 2
53
IV.11
Analisa Efisiensi Waktu Pelaksanaan Proyek IV.11.1
Metode Konvensional Tabel IV.11.1 Persentase Keterlambatan Metode Konvensional
Proses
Persetujuan
Dokumen
PERSENTASE KETERLAMBATAN PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK Plan (rencana) Actual (aktual)
= 14 minggu = 23 minggu
Description
= 100 hari kalender = 163 hari kalender
WAKTU (HARI) PLAN ACTUAL
KETERLAMBATAN (%)
Engineering General
66
87
31.3%
Process
56
128
128.6%
Mechanical / Piping
92
199
114.9%
Electrical
74
168
127.8%
Instrumentation & Telecommunication
81
148
84.1%
Civil / Structural / Architectural / Jetty
89
167
88.2%
Pipeline
47
76
62.5%
Rata-rata
-
-
91.1%
Keterlambatan waktu pelaksanaan proyek adalah 63 hari kalender.
IV - 74
IV.11.2
Metode Komputerisasi Tabel IV.11.2 Persentase Keterlambatan Metode Komputerisasi
Proses
Persetujuan
Dokumen
PERSENTASE KETERLAMBATAN PROSES PERSETUJUAN DOKUMEN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK Plan (rencana) Actual (aktual)
= 18 minggu = 21 minggu
= 65 hari kalender = 81 hari kalender
WAKTU (HARI)
Description
PLAN
ACTUAL
Preparation of requisitions, specifications and MTO's for Procurement Process Mechanical & Vessels Piping Structure Electrical Instrumentation Safety Telecommunications / Telemetry Control System Tie-in Works
Rata-rata
KETERLAMBATAN
-
(%)
18
30
72.3%
25 17 15 14 16 16 17 13 13 11
34 33 27 29 29 35 24 4 8 9
37.1% 96.1% 76.2% 99.5% 77.3% 121.8% 38.8% -67.5% -36.8% -20.0%
-
45.0%
Keterlambatan waktu pelaksanaan proyek adalah 16 hari kalender.
IV - 75
IV.12
Hasil Evaluasi Efektivitas dan Efisiensi Tabel IV.12.1 Hasil Evaluasi Efektivitas Metode Komputerisasi Lebih Efektif daripada Metode Konvensional No. Uraian 1 Waktu menunggu komen dari Client
Konvensional Lebih lama : Mencapai 5 - 20% dari total manhours
Komputerisasi Lebih cepat : Mencapai 0 - 2% dari total manhours
2 Waktu tambahan proyek Lebih lama, mencapai 63 hari kalender
Lebih cepat, yaitu 16 hari kalender
3 Pengembalian dokumen Lebih lama : dari Client Lebih dari 21 hari kalender dan bisa mencapai 60 hari kalender Tidak mempunyai prosedur yang standar untuk menentukan batas waktu pengembalian dokumen
Lebih cepat : Sekitar 15 - 21 hari kalender
4 Waktu yang diperlukan untuk revisi komen dari Client
Lebih cepat : Client sangat memperhatikan tentang waktu pengembalian dokumen ke konsultan Cukup 1 (satu) orang
Lebih lama : Client kurang memperhatikan tentang waktu pengembalian dokumen ke konsultan 5 Karyawan document Memerlukan 2 (dua) orang control yang dibutuhkan atau lebih 6 Karyawan project control 1 orang project control yang dibutuhkan mengerjakan 1 (satu) proyek 7 Beberapa karyawan Hanya mengerjakan 1 (satu) dalam satu team proyek proyek 8 Jumlah karyawan Lebih banyak seluruhnya
IV - 76
Mempunyai prosedur yang standar untuk menentukan batas waktu pengembalian dokumen
Keterangan Prosedur dalam sistem komputerisasi sangat menjadi perhatian serius oleh team proyek konsultan dan Client (Owner) Akibat dari lamanya aliran dokumen pada saat proses approval 15 hari kalender adalah waktu standar pengembalian dokumen ke konsultan yang sudah ditentukan dalam prosedur. Waktu maksimum pengembalian dokumen dari Client ke Konsultan adalah 21 hari kalender. Semua team proyek sangat memperhatikan waktu tersebut di atas. Team proyek selalu mengikuti prosedur standar yang ada
Pemakaian fasilitas komputer lebih optimal dan maksimal 1 orang project control bisa Pemakaian fasilitas komputer mengerjakan lebih dari 2 (dua) lebih optimal dan maksimal proyek Bisa mengerjakan lebih Berpengaruh pada pemakaian dari 1 (satu) proyek manhours Lebih sedikit, karena ada Berpengaruh pada pemakaian beberapa karyawan yang bisa manhours mengerjakan lebih dari 1 (satu) proyek
Tabel IV.12.2 Hasil Evaluasi Efisiensi
Metode Komputerisasi Lebih Efisiensi daripada Metode Konvensional No. Uraian 1 Biaya kertas foto copy dokumen
Konvensional Perlu biaya khusus untuk kertas foto copy setiap dokumen yang diissued ke Client harus difotocopy sebanyak 2 (dua) set untuk issued pertama, untuk Client 1 (satu) set dan untuk konsultan sebagai file 1 (satu) set.
Komputerisasi Biaya kertas untuk foto copy kecil, karena dokumen yang diissued (dikirim) ke Client dalam bentuk pdf dengan email. Begitu juga mengenai dokumen hasil komen yang kembali dari Client juga melalui email
Keterangan Pemakaian kertas pada metode komputerisasi lebih efisien sekitar 95% dari pemakaian kertas pada metode konvensional.
2 Jumlah karyawan team proyek
59 karyawan sesuai tabel IV.10.1.b 53 karyawan sesuai tabel IV.10.2.b
Pemakaian karyawan pada metode komputerisasi lebih efisien 6 orang
3 Waktu keterlambatan 63 hari sesuai tabel IV.11.1 pelaksanaan proyek
16 hari sesuai tabel IV.11.2
Keterlambatan pada metode komputerisasi lebih kecil, hal ini akan berhubungan dengan pemakaian manhours selama keterlambatan tersebut
4 Penambahan biaya Lebih mahal karena memakai gai karyawan team jumlah karyawan yang lebih banyak proyek yang berpengaruh pada jumlah manhours secara keseluruhan
Lebih efisien dan lebih murah karena jumlah karyawan dalam 1 (satu) team proyek lebih sedikit yang berhubungan dengan jumlah manhours secara keseluruhan Contoh perhitungan pemakaian manhours dalam 1 proyek berdasarkan data no. 2 dan 3 di atas : = 53 x 16 hari x 8 hours = 6.784 manhours
Pemakaian manhours pada metode komputerisasi lebih efisien sekitar 77% dari pemakaian manhours pada metode konvensional dampak dari keterlambatan proyek.
Contoh perhitungan pemakaian manhours dalam 1 proyek berdasarkan data no. 2 dan 3 di atas : = 59 x 63 hari x 8 hours = 29.736 manhours
IV - 77
Tabel IV.12.3 Kajian Prosedur dan Aliran Dokumen Kajian Prosedur dan Aliran Dokumen No. Konvensional 1 Pembuatan prosedur hanya bersifat umum dan hanya terdiri dari : Coordination Procedure Engineering Document Control Procedure Engineering Quality Plan Design Control Procedure
2
3
4
5
Prosedur kurang mendapatkan perhatian yang serius dari team proyek Client dan Konsultan
Komputerisasi Jenis dokumen prosedur sangat lengkap, yang terdiri dari : Master Document Register Coordination Procedure Engineering Document Control Procedure Document Identification Procedure Correspondence Control Procedure Engineering Quality Plan Project HSE Plan Design Control Procedure Engineering Query Procedure 3D Organisation Procedure Filing and Architecture of CDRoms Prosedur sangat mendapatkan perhatian yang serius dari team proyek Client dan Konsultan
Keterangan Kelengkapan prosedur berhubungan dengan jenis dokumen, kelancaran aliran dokumen, kelengkapan dokumen, dan sistem penyimpanan dokumen
Perhatian terhadap prosedur sangat berpengaruh pada kelancaran aliran dokumen. Pada metode komputerisasi, masing-masing team proyek Konsultan dan Client sudah menyepakati kapan dokumen haliran diissued (dikirim) ke Client dan kapan Client mengembalikan dokumen hasil komennya kepada Konsultan. Di dalam prosedur tidak tertulis Di dalam prosedur tertulis dengan Penentuan waktu dalam dengan jelas, kapan dokumen jelas kapan dokumen yang dikomen prosedur sangat berpengaruh yang dikomen haliran dikembalikan haliran dikembalikan kepada Konsultan, juga kepada kelancaran kepada Konsultan yaitu minimal 15 hari kalender dan aliran dokumen. maksimal 21 hari kalender Apabila ada dokumen yang belum dikembalikan sampai batas waktu 15 - 21 hari kalender, maka Konsultan menginformasikan kepada Client melalui meeting mingguan, agar segera mengembalikan dokumen hasil komen. Aliran dokumen tidak seberapa Secara umum dokumen lebih lancar, Pada metode konvensional lancar jika dibandingkan dengan jika dibandingkan dengan metode terjadi persentase keterlammetode komputerisasi konvensional, walaupun masih batan aliran dokumen 91,1%. ada beberapa yang jadwalnya tidak Pada metode komputerisasi tepat dan terlambat proses pesterjadi persentase keterlamsetujuannya. batan aliran dokumen 45%. Pada metode konvensional terjadi keterlambatan proyek selama 63 hari kalender. Pada metode komputerisasi terjadi keterlambatan proyek selama 16 hari kalender. Keterlambatan yang terjadi tidak bisa mencapai angka 0 (nol) karena banyak faktor yang mempengaruhinya. Aturan koresponden antara Aturan koresponden antara Pada metode konvensional, Konsultan dengan Client (Owner) Konsultan dengan Client (Owner) informasi mengenai pengiriman dalam prosedur hanya mencakup dalam prosedur mencakup semua dokumen hanya beberapa beberapa hal yang sifatnya umum hal yang berhubungan dengan orang yang mengetahuinya. dan pengiriman dokumen masih aliran dokumen lebih terperinci Pada metode komputerisasi memakai kurir dan pengiriman dokumen memakai informasi mengenai pengiriman fasilitas email yang lebih cepat dokumen bisa diketahui oleh seluruh team proyek. Hal ini sangat berpengaruh pada aliran dokumen yang maksimal.
IV - 78
IV.13
Sarana Distribusi dan Aliran Dokumen IV.13.1
Spesifikasi Dekstop dan Laptop
Gambar IV.13.1 Spesifikasi Dekstop dan Laptop
Peralatan komputer yang dipakai adalah jenis dekstop dan laptop dengan spesifikasi seperti di atas yang harus disediakan oleh konsultan untuk keperluan pelaksanaan pekerjaan selama proyek
IV - 79
berlangsung. Tersedianya komputer-komputer tersebut adalah sangat berhubungan dengan distribusi dan aliran dokumen dengan memakai PRODOM system seperti tersebut di bawah ini. IV.13.2
Pemakaian PRODOM System
Proses keluar dan masuknya dokumen memakai PRODOM system yang merupakan salah satu program (software) khusus yang dipakai pada proyek tersebut. Dengan memakai program tersebut sangat diusahakan pengendalian dokumen bisa terkontrol lebih baik dan cepat sehingga semua informasi yang berhubungan dengan dokumen tersebut bisa langsung didistribusi kepada semua pihak terkait (team engineering dan team manajemen). Gambar IV.13.2 Penampilan (view) PRODOM
IV - 80
Gambar IV.13.3 Sub Direktori File untuk PRODOM
PRODOM allows you to :
Review your technical document
Manage technical document, correspondence, management and communication documents
Search your documents
Create / import documents
Archive your comments
Distribute your documents
Subscription features
IV - 81
project
BAB V. SIMPULAN DAN SARAN V.1
Simpulan Pada metode komputerisasi, team proyek sangat memperhatikan prosedur – prosedur standar yang ada, sehingga pengendalian aliran dokumennya lebih optimal. Prosedur-prosedur tersebut mempengaruhi kepada semua aspek kelangsungan kelancaran pelaksanaan proyek.. Semua isi prosedur harus selalu dipantau, dikontrol, dan dilaksanakan oleh kedua team proyek (Client dan Konsultan), sehingga kelancaran arus dokumen sebagai sarana pengendalian proyek yang maksimal dapat tercapai. Proses keterlambatan persetujuan dokumen pada metode konvensional mencapai 91% sedangkan pada metode komputerisasi mencapai 45%, akibat dari perhatian yang maksimum dari team proyek terhadap pelaksanaan prosedur yang maksimal. Pengembalian dokumen untuk metode konvensional bisa mencapai 60 hari kalender, sedangkan pada metode komputerisasi sekitar 15 hari 21 hari kalender sesuai prosedu. 21 hari kalender adalah batas waktu maksimum pengembalian dokumen dari Client ke Konsultan. Standar waktu pengembalian dokumen yang diatur dalam prosedur merupakan tolak ukur kelancaran aliran dokumen secara menyeluruh.
V-1
V.2
Saran Pengendalian dokumen teknik ini bisa juga dilanjutkan untuk Tugas Akhir berikutnya pada pelaksanaan pekerjaan konstruksi bangunan yang lebih komplek dan lengkap, sehingga semua dokumen yang tersimpan nantinya bisa dipakai dalam waktu jangka panjang (tidak kehilangan data). Untuk
para
mahasiswa
angkatan
berikutnya
harus
selalu
memperhatikan dalam hal pemahaman dan pemakaian programprogram
(software)
dalam
bidang
Pengendalian
Proyek
yang
kebutuhannya sangat luas dan sangat diperlukan pada perusahaan – perusahaan besar seperti perusahaan oil & gas, sehingga para tenaga ahli Indonesia tidak kalah bersaing dengan tenaga asing dalam bidangbidang tertentu. Dalam makalah ini tidak sempat dibahas mengenai biaya secara rinci karena beberapa hal yang menjadi pertimbangan, untuk akan datang kemungkinan pembahasan mengenai biaya yang berhubungan dengan pengendalian dokumen teknik ini bisa dilanjutkan oleh mahasiswa angkatan berikutnya.
V-2
BAB VII. DAFTAR PUSTAKA
Sutarto, 1984, Dasar-dasar Organisasi, Gadjah Mada Unersity Press, Yogyakarta. Thoha, Miftah, 1983, Kepemimpinan dalam Management, Rajawali, Jakarta. Drs. Ig. Worsanto, 2002, Dasar-dasar Ilmu Organisasi, ANDI, Yogyakarta. Debbie O’Brai, 2000, Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide. Etzioni, Amitai .. 1982, Organisasi-Organisasi Modern, terjemahan oleh Suryatim, UI Press, Jakarta. Gobson, ancevich, Donnely .. 1985, Organisasi dan Manajemen, terjemahan oleh Djorban Wahid SH, Erlangga, Jakarta Winardi, 1981, Organisasi dan Pengorganisasian dalam Manajemen, Alumni, Bandung
VII - 1