Bab VI Tinjauan KhususVI Tinjauan Khusus
BAB VI TINAUAN KHUSUS PENGENDALIAN BIAYA PROYEK BERBASIS INTERNET
6.1
Uraian Umum Sistem Informasi Pengendalian Proyek yang selanjutnya disingkat SIPP
adalah
salah
satu
sistem
pengendalian
biaya
proyek
sehingga
dapat
mengidentifikasi deviasi. SIPP digunakan oleh Divisi Produksi PT Hutama Karya untuk melakukan pengawasan secara langsung seluruh aktivitas pencatatan transaksi secara online. Kegiatan yang dapat dilakukan di SIPP adalah pencatatan data, klasifikasi data, memproses data, menganalisa data, hingga menjadi informasi keuangan yang relevan untuk mengkomunikasikan kepada pihak internal PT Hutama Karya yang terdiri atas Divisi dan Wilayah. Laporan yang dihasilkan SIPP mampu memberikan informasi yang terstruktur dengan tingkat ketelitian tinggi dan menghasilkan catatan yang tepat waktu untuk digunakan pengambilan keputusan oleh manajemen. Pengguna SIPP meliputi Kantor Pusat, Divisi, dan Wilayah. Prinsip pengendalian dalam SIPP a. Membandingkan hasil pelaksanaan dengan rencana, b. Mengidentifikasi deviasi yang akan muncul dikemudian hari, VI-1
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
c. Menganalisa dan mengevaluasi deviasi, d. Merekomendasikan rencana tindak lanjut (action plan) perubahan (jika ada). Dalam PT. Hutama Karya (Persero) terdapat beberapa aspek Cost Control antara lain: 1. Faktor yang mempengaruhi perubahan biaya guna memastikan bahwa perubahan dapat disetujui, 2. Meyakinkan bahwa cost overrun tidak melebihi pembiayaan total (KONTRAK & ARP) proyek. 3. Monitoring kinerja biaya untuk mendeteksi dan memahami perbedaan (deviasi, cost variance) dari acuan (cost baseline). 4. Pencegahan kesalahan, tidak sesuai (salah penggunaan / posting), atau perubahan yang tidak disetujui sehingga berdampak pada biaya atau pemakaian sumber daya. 5. Memberitahu kepada stakeholder atas adanya perubahan yang terjadi untuk mendapat persetujuan termasuk dampaknya terhadap biaya dan waktu.
VI-2
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
6.2
Sistem Informasi Pengendalian Proyek Dalam pembangunan proyek Atlanta Residence menggunakan sistem
pengendalian biaya berbasis internet, sehingga biaya proyek dapat dilihat secara online setiap waktu dan siapa saja. Pada halaman utama situs ini berisikan data login yang dapat digunakan untuk level cost control sampai dengan direksi. Dalam pembahasan ini kami menggunakan level cost control.
Gambar 6.1 Halaman Utama Sistem Informasi Pengendalian Proyek VI-3
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Gambar 6.2 Flowchart Sistem Informasi Pengendalian Proyek 6.2.1 Langkah-Langkah Pengoperasian Program SIPP a. Pembuatan Master Dalam penyusunan master program Sistem Informasi Pengendalian Proyek (SIPP) perlu memperhatikan hal berikut : 1) Master CC dan master analisa dibuat berdasarkan file perhitungan tim engineering pada saat penyusunan penawaran lelang (tender) yang kemudian ditetapkan oleh manajemen perusahaan sebagai acuan (baseline cost) pengendalian volume dan biaya Kontrak dan ARP setelah adanya penetapan pemenang lelang/tender oleh owner. 2) Pembuatan master CC dan master analisa sesungguhnya hanya merubah format file lelang/tender menjadi format yang ditetapkan (default) oleh program CC dengan langkah-langkah sbb:
VI-4
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
a. Menyusun volume, harga satuan dan jumlah per-item pekerjaan (Pay Item) untuk kontrak dan ARP. b. Menyusun analisa kebutuhan sumberdaya (bahan dan alat) untuk setiap upah yang membentuk progress/pendapatan. c. Penamaan, penempatan dan pengisian kolom-kolom harus sesuai dengan format master yang telah ditetapkan.
VI-5
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan KhususVI Tinjauan Khusus
C_PRY C_KODE C_M C_LEV C_KET C_SAT C_R0BVV C_R0BHV C_R0BJV C_R0BBV C_R0BVR C_R0BHR C_R0BJR C_R0BBR
C_R0BV C_R0BH C_R0BJ C_R0BB C_R0PB C_R0PV C_R0PH C_R0PJ C_KB C_STS C_A
Tabel 6.1 Standar master Sistem Informasi Pengendalian Proyek
ANL_PRY
ANL_ITEM
ANL_M
ANL_BAHAN
ANL_KOEF
ANL_A
Tabel 6.2 Standar analisa Sistem Informasi Pengendalian Proyek
VI-7
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan KhususVI Tinjauan Khusus
KETERANGAN KOLOM PADA PEMBUATAN MASTER SISTEM INFORMASI PENGENDALIAN PROYEK KOLOM C_PRY
URAIAN
C_KODE
Kode Identitas (Upah/Bahan/Subkon/Alat/BUL)
C_M
Status/Kode Item Pekerjaan/Pembebanan (N/M)
C_LEV
Kode Level, sesuai dengan hirarki Item Pekerjaan di BoQ
C_KET
Uraian/Keterangan dari Item2 Pekerjaan
C_SAT
Satuan yang digunakan
C_R0BVV
Volume Kontrak (Valuta Asing) per-Item Pekerjaan
C_R0BHV
Harga Satuan Kontrak (dalam Valuta Asing) per-Item Pekerjaan
C_R0BJV
Jumlah (dalam Valuta Asing) per-Item Pekerjaan
C_R0BBV
Bobot Kontrak (dalam Valuta Asing) per-Item Pekerjaan
C_R0BVR
Volume Kontrak (IDR) per-Item Pekerjaan
C_R0BHR
Harga Satuan Kontrak (dalam IDR) per-Item Pekerjaan
C_R0BJR
Jumlah (dalam IDR) per-Item Pekerjaan
C_R0BBR
Bobot Kontrak (dalam IDR) per-Item Pekerjaan
C_R0BV
Volume Konversi Kontrak (IDR) per-Item Pekerjaan
C_R0BH
Harga Satuan Konversi (dalam IDR) per-Item Pekerjaan
C_R0BJ
Jumlah Konversi (dalam IDR) per-Item Pekerjaan
C_R0BB
Bobot Prestasi/Pendapatan Konversi per-Item Kontrak (BoQ)
C_R0PB
Bobot ARP per-Item Kontrak (BoQ)
C_R0PV
Volume ARP
C_R0PH
Harga Satuan ARP
C_R0PJ
Jumlah ARP (Volume x Harga Satuan)
C_KB
Koefisien Bobot, berkaitan dengan perolehan pendapatan/prestasi.
C_STS
Kode Status Master CC (awal, revisi/cut off dst)
C_A
Kode Lokasi proyek (diisi huruf a, b … dst)
Nomor Proyek
Tabel 6.3 Legenda Master SIPP Keterangan : RENCANA KONTRAK DALAM VALAS
RENCANA KONTRAK DALAM RUPIAH
TOTAL RENCANA KONTRAK (RUPIAH)
RENCANA ARP (RUPIAH)
VI-7
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Pada kolom kedua pada master Sistem Informasi Pengendalian Proyek terdapat kolom kode. Kode tersebut didapatkan dari standarisasi yang ditetapkan oleh PT. Hutama Karya (Persero). Kode yang dipakai adalah kode akuntansi sehingga program Sistem Informasi Pengendalian Proyek (SIPP) terintegrasi dengan Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan. Kode standar biaya dimulai dengan angka 51 kemudian diikuti oleh enam angka identik dengan berbagai peruntukan. Kode identik tersebut dapat dilihat pada tabel dibawah ini: KODE IDENTITAS
URAIAN
511
Bahan
512
Upah
513
Alat
514
Subkontrator
515
Biaya Umum
KONTRAK
BIAYA
...dst
Tabel 6.4 Kode Identitas Untuk enam angka selanjutnya dapat dibuat berdasarkan level pekerjaan dan standar kodefikasi yang ditentukan oleh PT. Hutama Karya (Persero), kecuali pada kode biaya sumber daya upah dan subkontraktor. Pada sumber daya upah dan subkontraktor dibuat bukan berdasarkan standar kodefikasi melainkan urutan nomor item pekerjaan.
VI-8
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Sumber Daya
Kode
Bahan
51100000
Upah
51200000
Alat
51300000
Subkontraktor
51400000
Biaya Umum
51500000
Urutan no Item BoQ
Standar Kodefikasi
Tabel 6.5 Penggunaan Kode berdasarkan urutan dan standar kodefikasi
Dalam peng-kode-an master SIPP, terdapat lima level yang harus diperhatikan. a. Level 1 Pada level ini hanya berisikan subjumlah biaya dan sumber daya yang digunakan dalam pembiayaan yang terjadi. b. Level 2 Item pekerjaan yang berasal dari item BoQ tanpa adanya besaran volume maupun jumlah nilai rupiah. c. Level 3 Sama seperti level 2, d. Level 4 Berdasarkan item BoQ, pada level ini besar volume maupun besaran nilai rupiah muncul sebagai sales/pendapatan. e. Level 5 Level terakhir yang berisikan jumlah sumberdaya yang mempunyai besaran volume maupun besaran nilai
VI-9
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Level 1 Kode
Level 2
Uraian
Kode
Level 3
Uraian
Kode
Uraian
Level 4 Kode
Level 5
Uraian
Kode
Uraian
512000000 Upah 512100000 Pek. Struktur 512101000 Pek. Tanah 512101010 Pek. Galian Tanah 512101011 Upah Galian Tanah 512101020 Pek. Timbunan Tanah 512101021 Upah Timbunan Tanah 512101030 Pek. Buangan Tanah 512101031 Upah Buangan Tanah 512101032 Upah Perapihan Tanah
Tabel 6.6 Level Pada SIPP b. Konversi Master SIPP dan Master Analisa ke Dalam Program Setelah selesai dalam pengerjaan master SIPP dan master analisa, proses selanjutnya adalah mengkonversi master SIPP dan master analisa. Sebelum upload master diharuskan mengatur periode pengendalian sesuai dengan master schedule. Periode dibuat dalam bentuk bulan yang setiap bulannya hanya dapat input data realisasi sebanyak 2 kali atau 2 pekan sekali.
Gambar 6.3 Setting Periode Pada SIPP
Gambar 6.4 Upload Master Pada SIPP VI-10
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Dalam pelaksanaannya, pada saat upload master kedalam progam tentu terdapat kesalahan maupun kekurangan. Setiap kesalahan maupun kekurangan dapat dilihat setelah proses upload master selesai.
Gambar 6.4 Pesan Jika Terjadi Kesalahan Master Pada SIPP
Gambar 6.5 Pesan Jika Upload Master Berhasil
Langkah-langkah awal pengoperasian pengendalian biaya berbasis internet pada proyek ini adalah sebagai berikut: 1) Pembuatan Master Cost Control (Kontrak ARP) dan Master Analisa dalam format / program Excel/Lotus. 2) Melakukan proses konversi master CC dan master analisa menjadi program Cost Control dengan menggunakan fasilitas aplikasi program Cost Control, dengan langkah-langkah sbb: a) Upload file master CC dan master analisa, b) Lakukan proses cek analisa, jika belum benar maka lakukan upload master analisa kembali, VI-11
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
c) Jika jika sudah benar (status OK) lalu, 3) Lakukan proses konversi master CC & master analisa ke program CC, jika sudah benar (status OK). 4) Cek keberhasilan proses konversi melalui laporan resume laporan Cost Control atau yang lainnya. c. Proses Input Data Realisasi pada Sistem Informasi Pengendalian Proyek Untuk menghasilkan keluaran laporan yang baik, maka dalam proyek ini diharuskan menggunakan data yang tepat. Dalam memasukkan data realisasi dalam proyek ini, terdapat beberapa langkah sebagai berikut: 1) Siapkan data (backup) dari setiap realisasi transaksi yang akan dientry (input), dan pastikan bahwa setiap data sudah melalui verifikasi awal (kelengkapan data dan aritmatik) sebagai transaksi yang ‘Layak Biaya’ artinya layak untuk dibiayakan! 2) Perhatikan apakah Identitas Wilayah dan pemilihan Proyek sudah benar. 3) Lakukan Setting Periode sesuai dengan waktuentry data dilakukan 4) Lakukan proses Entry Realisasi sesuai dengan data dan dokumen transaksi yang sudah disetujui. 5) Lakukan cek proses entry data melalui Laporan Rincian Pengambilan, jika sudah benar, 6) Lakukan proses verifikasi oleh petugas yang memiliki otoritas untuk melakukan verifikasi, jika sudah benar, VI-12
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
7) Lakukan Proses (execution/running) program
Gambar 6.6 Entry Data Realisasi
Gambar 6.7 Proses Verifikasi Data Realisasi VI-13
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Gambar 6.8 Proses Data Realisasi
Gambar 6.9 Hasil Laporan Entry Data 6.2.2 Laporan yang Dihasilkan Dalam program Sistem Informasi Pengendalian Proyek ini menghasilkan sebuah keluaran berupa laporan yang dapat dilihat oleh semua orang yang mempunyai otoritas. Laporan pada proyek Atlanta Residence ini berupa laporan Biaya Karya, Laba (Rugi), Pendapatan maupun proyeksi.
VI-14
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan KhususVI Tinjauan Khusus
Gambar 6.10 Jendela Laporan Proyek
VI-7
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.7 Tabel Analisa Bahan & Alat
VI-10
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.8 Laporan Kontrak Awal Valas dan Rupiah
VI-11
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.9 Rencana Awal
VI-12
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.10 Rencana Awal dan Proyeksi
VI-13
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.11 Rencana Awal dan Rencana Posisi Saat Ini
VI-14
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.12 Realisasi Saat Ini dan Realisasi sampai dengan Saat Ini
VI-15
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.13 Daftar Penerimaan Bahan
VI-16
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.14 Perincian Transaksi Pengambilan
VI-17
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Gambar 6.15 Peringatan Proses Pemasukan Realiasasi
VI-18
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.16 Realisasi Kontrak dan Biaya
VI-19
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel. 6.17 Perubahan Anggaran Rencana Proyek
VI-20
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.18 Evaluasi Bahan
VI-21
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.19 Evaluasi Pemakaian Alat
VI-22
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.20 Evaluasi Bahan Rencana Sisa Terhadap Sisa Teoritis
VI-23
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.21 Evaluasi Rencana Sisa Terhadap Sisa Teoritis
VI-24
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.22 Rekapitulasi Realisasi dan Pendapatan
VI-25
http://digilib.mercubuana.ac.id/
Bab VI Tinjauan Khusus
Tabel 6.23 Rangkuman Laporan Laba-Rugi Proyek
VI-26
http://digilib.mercubuana.ac.id/
