SISTEM KOMPUTERISASI APLIKASI PENGOLAHAN ADMINISTRASI DAN KEPEGAWAIAN STUDI KASUS RADIO FATAMORGANA FM DI TRENGGALEK
Naskah Publikasi
diajukan oleh Rebeca Septina 09.01.2573
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
COMPUTERIZED SYSTEM OF ADMINISTRATION AND PERSONAL PROCESSING APPLICATION CASE STUDY FATAMORGANA FM RADIO AT TRENGGALEK SISTEM KOMPUTERISASI APLIKASI PENGOLAHAN ADMINISTRASI DAN KEPEGAWAIAN STUDI KASUS RADIO FATAMORGANA FM DI TRENGGALEK
Rebeca Septina Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Fatamorgana FM radio is a growing company in the field of broadcasting and advertising. Almost everyday advertising transactions madebetween administrative employees with advertisers. However, in Fatamorgana FM Radio still apply the manual way to implement the entire process that occursin the office, such as advertising registrationis still done by manual record, recaps employees' salariesare still done manually, etc.It can inhibit the performance of each day as it takes a long time in the process. Office application scan greatly help the whole process of performance that occurs everyday with an easy and efficient in its use. This office suite consists of several features, such as registration advertising, recaps salaries, employee absences and broadcasters, as well as recaps of data-data radio fans. Employees also will be given additional training in order to use this application properly and smoothly. The results of the analysis of problems found many things that are still ignored in applying this office applications such as less attention to the specifications of the computer being used, ignorance and indifference of employees due to lack of knowledge of its computerization, and application installation errors. From this time the employees and the broadcasters are given a more in-depth training on the process of implementing a computerized office so the application can run smoothly.
Keywords:Advertising, System Manual, Recaps Salaries, Employee Attendance, Training and Computerization.
1.
Pendahuluan Perkembangan teknologi saat ini hampir menggantikan sistem manual dengan sistem komputerisasi. Perkembangan teknologi tersebut misalnya teknologi komputer baik hardware maupun software yang sebagian besar telah mewarnai kehidupan manusia saat ini. Semakin pesatnya perkembangan teknologi tersebut, maka semakin meningkat pula kemudahan – kemudahan dan fasilitas yang mendukung manusia dalam upaya menyelesaikan tugasnya dengan cepat dan tepat. Dunia pendidikan, perkantoran, industri, telekomunikasi, bisnis, pariwisata dan sebagainya telah menggunakan teknologi komputer sebagai alat bantunya. Kemajuan teknologi komputer dimanfaatkan untuk membangun aplikasi. Begitu mendengar kata “Aplikasi”, maka yang kita bayangkan adalah suatu subkelas perangkat lunak komputer yang memanfaatkan kemampuan komputer untuk melakukan suatu tugas yang diinginkan oleh pengguna. Dahulu sebelum ada aplikasi, semua data yang akan diolah dilakukan secara manual atau tulisan yang kurang menarik. Namun setelah teknologi komputer berkembang, aplikasi yang digunakan mampu menarik perhatian masyarakat, karena aplikasi yang digunakan akan lebih interaktif dan efisien serta mudah dipahami, sehingga masyarakat saat ini sangat antusias terhadap penggunaan berbagai jenis aplikasi. Dalam hal ini interaktif merupakan interaksi antara komputer dengan user atau pengguna, misalnya interaksi antara karyawan dengan komputer guna melaksanakan sistem kinerja setiap harinya. Radio Fatamorgana FM adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang periklanan dan penyiaran. Dilihat dari segi jangkauan jaringannya, Radio Fatamorgana FM berbeda dari radio lainnya. Dimana dalam hal jangkauannya Radio Fatamorgana FM lebih unggul dibanding dengan radio – radio yang ada di kota setempat, yaitu jaringannya hingga mencapai radius
45
KM. Hal inilah yang
memberikan nilai positif dari Radio Fatamorgana FM sehingga beberapa perusahaan tertarik untuk melakukan pemasangan iklan di Radio Fatamorgana FM. Maksud dari perancangan aplikasi pada Radio Fatamorgana FM adalah untuk meningkatkan sistem kinerja yang sudah ada menjadi sistem kinerja yang lebih baik dan interaktif, sehingga para Customer dapat secara cepat dan mudah dalam melakukan reservasi pemasangan iklan, dan lain-lain. Saat ini Radio Fatamorgana FM dalam melaksanakan sistem kinerjanya masih sangat sederhana dan menggunakan sistem manual. Dimana proses manual ini sangat tidak efisien dalam perihal waktu yaitu berkisar antara 20 hingga 30 menit untuk tiap satu kali
reservasi iklan. Di dalam proses pengolahan data administrasi dan kepegawaian seperti absensi karyawan juga masih menggunakan tanda tangan secara manual. Hal ini juga akan berpengaruh terhadap proses rekap gaji karyawan tiap bulannya, karena dalam melakukan rekap gaji karyawan masih membutuhkan waktu hingga 2 hari
untuk mengumpulkan dahulu seluruh arsip – arsip absensi karyawan yang
berupa lembaran – lembaran kertas yang berisi tanda tangan absensi seluruh karyawan. Hal tersebut sangat tidak efisien dalam perihal waktu kinerja. Berdasarkan masalah yang dialami oleh Radio Fatamorgana FM dalam sistem kinerjanya, maka penulis mencoba membangun sistem komputerisasi aplikasi pengolahan administrasi dan kepegawaian yang interaktif dan efisien, karena melalui aplikasi tersebut karyawan akan lebih mudah dan cepat dalam melakukan seluruh kinerja yang berlangsung seperti absensi dan rekap gaji karyawan setiap bulannya serta lebih cepat dalam melayani perusahaan – perusahaan yang akan melakukan reservasi pemasangan iklan di Radio Fatamorgana FM, yaitu yang sebelumnya membutuhkan waktu hingga 30 menit bisa menjadi 15 menit saja.
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem Pendekatan
sistem
yang
lebih
menekankan
pada
prosedur
mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu batasan yang tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.2
Konsep Sistem Informasi Kepegawaian Berdasarkan
definisi
diatas
maka
penulis
menyimpulkan,
kepegawaian merupakan tenaga kerja berkaitan dengan sumber daya manusia baik jasmani maupun rohani yang senantiasa dibutuhkan dalam suatu organisasi. Pengelolaan kepegawaian yang bersifat manajerial maupun teknis administrative selalu berhubungan dengan data dalam bentuk tercetak maupun data elektronik.
2.3
Konsep Java Java merupakan bahasa pemrograman berorientasi objek yang serbaguna. Selain itu java adalah bahasa pemrograman yang dapat dijalankan di berbagai platform, di berbagai lingkungan seperti internet, consumer electronic products, dan computer applications termasuk telepon genggam. Java dikembangkan oleh Sun Microsystems dan dirilis tahun 1990. Bahasa ini menyediakan sejumlah perluasan yang mendukung pengembangan aplikasi GUI dan juga pengembangan aplikasi client atau server terhadap jaringan lokal ( LAN ) atau jaringan luas ( WAN ). Bahasa java lebih populer dibandingkan dengan bahasa pemrograman lainnya, karena secara arsitektural bahasa java lebih netral, selain itu java merupakan bahasa penterjemah dan java juga bisa dijalankan pada segala jenis platform yang memiliki interpreter dan lingkungan runtime.
2.4
Konsep PBO Pemrograman berorientasi objek adalah metode implementasi dimana program diorganisasikan sebagai kumpulan objek yang bekerja sama, masing – masing objek merepresentasikan instan dari kelas, dan kelas – kelas itu anggota suatu hirarki kelas – kelas yang disatukan lewat keterhubungan pewarisan.
2.5
Konsep UML UML (Unified Modelling Language) didefinisikan sebagai bahasa visual untuk menjelaskan, memberikan spesifikasi, merancang, membuat model, dan mendokumentasikan aspek – aspek dari sebuah sistem. Karena tergolong bahasa visual, UML lebih mengedepankan penggunaan diagram untuk menggambarkan aspek dari system yang sedang dimodelkan.
2.6
Konsep Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan dari item data yang saling berhubungan satu sama lain, yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di komputer, dan harus menggunakan perangkat lunak untuk melakukan manipulasi tertentu. Hal penting dalam database adalah pengorganisasiannya yang mendukung
kemudahan pemakai dan efisiensi penampilan data untuk menginformasikan suatu perusahaan.
2.7
Proses Normalisasi Normalisasi merupakan sebuah proses pengelompokan data elemen menjadi table-tabel yang menunjukan entitas dan relasinya. Proses normalisasi bertujuan untuk mendapatkan database yang optimal. Dalam normalisasi harus dicari bentuk normal dari setiap file. Proses Normalisasi terdiri dari beberapa jenis, diantaranya bentuk tidak normal, normalisasi pertama, normalisasi kedua, normalisasi ketiga, dll.
2.8
Konsep ERD Entity Relationship Diagram merupakan salah satu alat (tool) berbentuk grafis, yang popular untuk desain database. ERD berguna untuk memodelkan system yang nantinya akan dikembangkan basis datanya serta membantu perancang saat melakukan analisis dan perancangan basis data, karena model ini dapat menunjukan macam data yang dibutuhkan dan kerelasian antar data di dalamnya.
2.9
Piranti Lunak yang Digunakan
2.9.1
Netbeans 6.9 Netbeans 6.9 adalah versi stabil terbaru dari IDE NetBeans, yang dirilis oleh Sun Microsistem. Pada prinsipnya Netbeans 6.9 tidak jauh berbeda dengan keluarga versi sebelumnya.
2.9.2
My SQL MySQL adalah sebuah system manajemen basis data dimana basis data merupakan sekumpulan data yang terstruktur. MySQL merupakan sebuah database server yang banyak digunakan karena kehandalannya dan juga bersifat shareware.
2.9.3
IReport IReport merupakan tool yang digunakan untuk membuat desain report pada JasperReport. IReport merupakan perangkat lunak buatan Giulio Toffoli pada tahun 2005.
3.
Gambaran Umum
3.1
Sejarah Radio Fatamorgana FM Radio Fatamorgana FM didirikan di Kecamatan Trenggalek, Kabupaten
Trenggalek pada tanggal 14 Februari 2002. Radio Fatamorgana FM merupakan sebuah usaha keluarga yang didirikan oleh beberapa orang yang seluruhnya merupakan satu keluarga. Pada awalnya Radio Fatamorgana FM hanya berfungsi sebagai media pemasangan iklan saja. Namun dengan semakin berkembangnya teknologi dan tuntutan masyarakat serta pelayanan yang semakin tinggi, maka Radio Fatamorgana FM selain melayani pemasangan iklan juga melayani request lagu dan kirim – kiriman salam yang diminta oleh para pendengar melalui media atensi, pesan singkat atau sms (short messages services) dan media telepon atau online. Setelah mengalami berbagai macam halangan dan rintangan, akhirnya Radio Fatamorgana FM diresmikan satu tahun kemudian yaitu tepat tanggal 14 Februari 2003 oleh Bapak Hardjiyo selaku Penanggung Jawab dari Radio Fatamorgana FM. 3.2
Visi Radio Fatamorgana FM Menjadi lembaga periklanan yang utama, terbaik, dan terpecaya khususnya di wilayah Kabupaten Trenggalek.
3.3
Misi Radio Fatamorgana FM Membantu dan memudahkan masyarakat mengembangkan kegiatan ekonomi produktifnya, menciptakan sistem kerja yang efisien dan inovatif, perbaikan terus menerus didalam perusahaan atau lembaga guna perkembangan yang lebih baik lagi.
3.4
Sistem Manajemen Radio Fatamorgana FM dikelola oleh tenaga terdidik, terpercaya dan professional dengan sistem rekruitmen yang ketat dan bertahap. Kegiatan operasional Radio Fatamorgana FM sehari – hari dilaksanakan oleh
manager yang bertanggung jawab kepada pengurus. Pengawasan anggaran dan pengawasan proses penyiaran dilakukan oleh pengurus sehingga dalam hal ini pengurus juga berfungsi sebagai penentu arah dan pengawas.
3.5
Sistem yang Sedang Berjalan Sistem kinerja yang berlangsung pada Radio Fatamorgana FM sebagai berikut : •
Petugas Administrasi melakukan pendataan data karyawan, pelanggan, iklan, dan reservasi iklan dengan cara menulisnya ke dalam sebuah buku folio. Selanjutnya petugas administrasi membuat beberapa laporan tiap bulannya guna diserahkan kepada Manajer Radio tersebut dengan mengetik menggunakan sebuah mesin tik. Khusus untuk pelanggan yang melakukan reservasi iklan maka petugas administrasi akan memberikan sebuah kwitansi sebagai tanda bukti reservasi iklan tersebut. Kwitansi tersebut juga dibuat secara manual atau tulis tangan.
•
Petugas Keuangan akan melakukan pendataan rekap gaji karyawan dan penyiar dengan cara menulisnya ke dalam sebuah buku folio. Selanjutnya petugas keuangan juga membuat beberapa laporan tiap bulannya guna diserahkan kepada Manajer Radio tersebut dengan mengetik menggunakan sebuah mesin tik.
•
Seluruh karyawan dan penyiar setiap hari melakukan proses presensi secara manual yaitu dengan cara tandatangan diatas sebuah lembar kertas presensi yang telah disediakan di meja petugas administrasi.
4.
Pembahasan
a. Form Utama Administrasi Menu Utama Administrasi ini merupakan halaman utama jika admin pada saat login memilih hak akses administrasi, dimana di dalamnya terdapat menu data, iklan, pengaturan, dan exit.
b. Form Karyawan Form Karyawan merupakan halaman yang berisi tentang data diri karyawan dan penyiar dari Radio Fatamorgana FM.
c.
Form Pelanggan Form pelanggan merupakan halaman yang berisi tentang data diri pelanggan dari Radio Fatamorgana FM.
d. Form Data Iklan Form data iklan merupakan halaman yang berisi tentang data iklan yang diperjualbelikan di Radio Fatamorgana FM.
e. Form Reservasi Iklan Form reservasi iklan merupakan halaman yang berisi tentang data reservasi iklan yang telah dipesan oleh para pelanggan.
f.
Form Rekap Gaji Karyawan Form rekap gaji karyawan merupakan halaman yang berisi tentang data rekap gaji karyawan untuk tiap bulannya.
g. Form Pembelian Form pembelian merupakan halaman yang berisi tentang data pembelian yang dilakukan oleh pihak radio untuk tiap bulannya.
h. Form Data Fans Form fans radio merupakan halaman yang berisi tentang data fans radio yang sering online atau request ke radio fatamorgana fm.
i.
Form Presensi Karyawan Form absensi karyawan merupakan halaman yang berisi tentang data absensi karyawan.
j.
Form Report Reservasi Iklan Form report reservasi iklan merupakan laporan dalam bentuk lembaran kertas sebagai kwitansi dari setiap transaksi reservasi iklan.
k.
Hasil Pengujian Berdasarkan pengujian di atas, dapat terlihat bahwa program dapat berjalan. Untukmenilai keberhasilan aplikasi yang dibuat, penulis melakukan uji coba program pada 9 orang pengguna, dimana masing-masing orang diberi pengarahan selama 5 menit untuk penggunaan program, setelah itu pengguna mencoba aplikasi yang telah dibuat, dan mengisi kuisioner yang diberikan penulis. Penulis mengelompokkan penilaian berdasarkan tampilan program, cara
penggunaan program, fasilitas pada program,kegunaan program dan ketepatan program. Data hasil pengujian dapat dilihat pada table dibawah ini :
NAMA Luluk Indrayani Ahmad Jauhari Eni Rosita Zaenal Fanani Udiono Afan Ramadhan Bagas Aditama Fara Arwani Pandu
l.
1 2 3 N S SS SS SS S S TS S SS SS N N N S S S N N S SS TS S S N S N
PERTANYAAN 4 5 6 7 SS SS SS SS N S SS SS N S S S TS N N N N S N N N S S SS S SS N N S S S SS N N S S
8 9 N SS N SS N SS TS SS TS SS S SS N SS S SS TS SS
10 N N N N N S S N N
Perbedaan Sistem Lama dengan Sistem Baru Berikut adalah perbedaan antara system yang lama dengan system yang baru. Berdasarkan media yang digunakan : a. Sistem lama
: menggunakan buku folio bergaris untuk mencatat
transaksi, data administrasi dan kepegawaian.
b. Sistem baru
: menggunakan computer dan printer.
Berdasarkan cara penggunaan dalam hal transaksi dan rekap gaji : a. Sistem lama
: untuk proses pengolahan data transaksinya
pengguna harus menuliskan ke dalam buku folio dan untuk proses perhitungannya menggunakan kalkulator secara manual.
b. Sistem baru
: untuk proses pengolahan data transaksinya
pengguna langsung memasukan datanya ke dalam form aplikasi dan untuk proses perhitungannya pengguna hanya tinggal menekan tombol jumlah, maka secara otomatis akan keluar hasil yang diingikan.
Berdasarkan software yang digunakan: a. Sistem lama
: tidak menggunakan software apapun.
b. Sistem baru
: menggunakan bahasa pemrograman Java dan
MySQL untuk databasenya. Berdasarkan laporan yang didapatkan : a.
Sistem lama
: menggunakan kwitansi yang ditulis secara manual.
b.
Sistem baru
: dengan menekan tombol print, maka akan secara
menghasilkan sebuah output secara otomatis.
Berdasarkan penyimpanan datanya :
a. Sistem lama
: menggunakan lembaran – lembaran kertas yang
digunakan sebagai arsip kantor.
b. Sistem baru
: menggunakan system database yang seluruh
datanya akan otomatis tersusun secara rapi, aman, dan akurat.
5.
Kesimpulan Berdasarkan pembahasan, penjelasan semua materi dan hasil uji coba pada bab – bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan bahwa : 1.
Penerapan system komputerisasi aplikasi pengolahan administrasi dan kepegawaian studi kasus Radio Fatamorgana FM secara manual akan memperlama proses kinerja yang berlangsung setiap harinya, serta memungkinkan terjadinya data lama hilang atau rusak karena hanya tersimpan dalam arsip – arsip lembaran kertas saja. Akan tetapi dengan adanya aplikasi ini system kinerja akan berjalan lebih cepat serta data tersimpan dengan rapi, aman dan terstruktur.
2.
Dalam pembuatan system komputerisasi aplikasi pengolahan administrasi dan kepegawaian ini, penyusun menyesuaikan dengan kebutuhan di Radio
Fatamorgana FM. Mulai dari alur system yang ditampilkan, desain, dan tampilan aplikasi. 3.
Dalam proses outputnya, system komputerisasi aplikasi pengolahan administrasi dan kepegawaian studi kasus Radio Fatamorgana FM ini dapat mencetak laporan rekap gaji karyawan dan penyiar, data penjualan dan pembelian, dan data reservasi iklan berdasarkan Nomor Induk Karyawan, Nomor Transaksi, Tanggal Transaksi, dan Nama Barang.
4.
System komputerisasi aplikasi pengolahan administrasi dan kepegawaian studi kasus Radio Fatamorgana FM ini tidak dapat dilakukan oleh sembarang orang karena dalam aplikasi ini telah diberlakukan system login yang menggunakan hak akses sehingga seluruh menu utama disesuaikan dengan kebutuhan tiap-tiap hak akses.
DAFTAR PUSTAKA
Abdul Kadir. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Bambang Hariyanto, Ir.,MT. 2007. Esensi-Esensi Bahasa Pemrograman Java. Bandung : Informatika Bandung. Bambang Hariyanto, Ir.,MT. 2008. Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Bandung : Informatika Bandung. Bunafit Nugroho. 2004. PHP & MYSQL dengan Editor Dreamweaver MX. Yogyakarta : Andi Offset. Edhy Sutanta. Sistem Basis Data. Graha Ilmu. Ema Utami dan Sukrisno. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database. Jerry Gerald. 1981. Fundamental of System Analysis, Edisi Kedua. New York : John Willy & Sons Jogiyanto, HM. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Jogjakarta : Andi Offset. Nugroho, Ad, ST.,MMSI. 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung : Informatika Bandung. Tim Dosen. 2009. Pedoman Penyusunan Proposal Penelitian dan Laporan Tugas Akhir. STMIK AMIKOM Yogyakarta. Wahana Komputer. Pengembangan Aplikasi Database Berbasis JAVADB dengan Netbeans. Yogyakarta : Andi Offset. Yuniar Supardi, Ir. Semua Bisa Menjadi Programer JAVA, Jakarta : Elex Media Komputindo.
