Sistem Informasi Pengolahan CPO (Crude Palm Oil) (Studi Kasus pada Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu)
Information System of CPO (Crude Palm Oil) Processing (Case Study at PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu) Taufik Rizaldi, Saipul Bahri Daulay, Ahmad Ilmuwan
Abstract The aim of using of Information System in Palm Oil Factory is to provide information and to support production process of CPO (Crude Palm Oil), and also to furnish the function of analysis and observation of factory performance. Especially the usage of information system in Palm Oil Factory of PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu will being the available archivesystem to completion. The information system was developed by using Visual Basic Program to create computerized reporting system, evaluation and analysis of palm oil factory performance. This information system can improve efficiency and effectivity of factory performance in the case of reporting and observation of production process so that factory performance will be better. Keywords: information system, Crude Palm Oil, archive of data, reporting system, product evaluation Abstrak Penggunaan Sistem Informasi di pabrik kelapa sawit ditujukan untuk menyediakan data dan informasi yang mendukung proses produksi CPO (Crude Palm Oil) serta melengkapi fungsi analisa dan pengawasan kinerja pabrik. Secara khusus penggunaan sistem informasi di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu akan melengkapi sistem berkas yang selama ini digunakan. Sistem informasi berbasis komputer ini dikembangkan dengan menggunakan program Visual Basic untuk menciptakan sistem pelaporan, analisa dan evaluasi kinerja pabrik kelapa sawit yang terkomputerisasi. Sistem informasi ini dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja pabrik dalam hal pelaporan dan pengawasan proses produksi sehingga kinerja pabrik akan berlangsung dengan baik. Kata kunci: sistem informasi, Crude Palm Oil, penyimpanan data, pelaporan, evaluasi produksi
Pendahuluan Latar Belakang Tanaman kelapa sawit merupakan salah satu sumber minyak nabati, pada saat ini telah menjadi komoditas pertanian utama dan unggulan di Indonesia, baik sebagai sumber pendapatan bagi jutaan keluarga petani, sebagai sumber devisa negara, penyedia lapangan kerja, maupun sebagai pemicu dan pemacu pertumbuhan sentra‐sentra ekonomi baru, serta
sebagai pendorong tumbuh dan berkembangnya industri hilir berbasis minyak kelapa sawit /CPO (Crude Palm Oil) di Indonesia. Luas areal perkebunan kelapa sawit di Indonesia mengalami peningkatan yang sangat pesat. Pada tahun 1968 luas areal perkebunan hanya mencakup 120 ha dengan luas perkebunan swasta sebesar 41 ha dan perkebunan milik negara mencapai 79 ha. Pada tahun 2000 luas areal perkebunan sawit di Indonesia mencapai 3.175.000 ha dengan
15
Taufik Rizaldi, Saipul Bahri Daulay, Ahmad Ilmuwan: Sistem Informasi Pengolahan CPO (Crude Palm Oil) (Studi Kasus pada Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu)
perbandingan perkebunan rakyat (33%), perkebunan swasta (16%), dan perkebunan milik negara (51%), atau meningkat sebesar beberapa kali lipat dibandingkan luas areal pada tahun 1968. Sedangkan pada tahun 2004 diperkirakan luas areal perkebunan sawit di Indonesia mencapai 4.409.306 ha atau meningkat sebesar 1,4% dari luas tahun 2000 (Ditjen Bina Produksi Perkebunan, 1999). Seiring peningkatan luas areal perkebunan kelapa sawit di Indonesia produksi CPO juga mengalami peningkatan dari 181.000 ton CPO pada tahun 1968 menjadi 6.217.000 ton CPO pada tahun 2000. Sedangkan pada tahun 2004 diprediksi produksi CPO Indonesia mencapai 8.709.064 ton CPO, atau 56% dari total produksi CPO Indonesia. Dengan demikian Indonesia mengkonsumsi 16% dari konsumsi CPO dunia sebesar 17,3 juta ton (BIRO, 1999). Secara historis pertumbuhan produksi minyak sawit dunia selama dua dasawarsa terakhir mencapai 7,3% per tahun. Perkembangan minyak sawit dunia ini sangat dipengaruhi oleh produksi minyak sawit Malaysia dan Indonesia yang memberikan kontribusi sebesar 80% dari produksi dunia. Berdasarkan data oil world diperkirakan produksi CPO lima tahun ke depan akan meningkat tetapi tetap lebih kecil dibandingkan dengan konsumsi masyarakat dunia. Sehingga membawa kondisi investasi yang baik (Oil Word, 2000). Namum jika dilihat total produksi produksi CPO dunia yang mencapai 16,7 juta ton CPO, Indonesia hanya menempati posisi kedua (30%) di bawah Malaysia (50%), sedang sisanya adalah negara‐negara lain seperti Nigeria. Dari total produksi CPO itu Indonesia mempunyai tingkat konsumsi yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan konsumsi CPO negara Malaysia. Pada tahun 1998 konsumsi CPO Indonesia mencapai 2.784.000 ton atau 16% dari konsumsi CPO dunia sedangkan Malaysia hanya mengkonsumsi 6% dari total konsumsi CPO dunia. Pada tahun 2000 konsumsi Indonesia mencapai 2.945.000 ton CPO (Oil Word, 2000). Manajemen produksi CPO perlu diperhatikan khususnya pada perkebunan milik
16
negara perlu ditingkatkan seiring dengan perkembangan teknologi informasi sekarang ini. Sistem pelaporan dan pengawasan yang selama ini dikerjakan secara manual (menggunakan kertas, pinsil) dan dikerjakan secara terpisah‐ pisah menyulitkan proses pelaporan dan pengawasan sistem produksi CPO. Untuk itu diperlukannya suatu sistem informasi pengolahan dan penyajian data dalam bentuk informasi dengan cara yang lebih cepat dan tepat dengan memanfaatkan teknologi komputer. Tujuan 1. Mengevaluasi manajemen sistem informasi pengolahan CPO yang diproduksi di PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu. 2. Melakukan perbaikan terhadap sistem informasi pengolahan CPO.
Metodologi Penelitian Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian dilakukan di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu mulai bulan April sampai bulan Juli 2004. Pengumpulan Data 1. Pengamatan Langsung Data diperoleh dengan meninjau langsung bagian‐bagian yang berkaitan dengan penelitian. 2. Wawancara Pengumpulan data dilakukan dengan cara menghubungi petugas‐petugas yang berwenang untuk memberikan informasi‐ informasi yang dibutuhkan dalam penelitian 3. Studi Pustaka Data diperoleh dengan membaca buku‐buku yang berkaitan dengan penelitian. 4. Pencatatan Data‐data pengamatan langsung dan hasil wawancara yang diperoleh dicatat. Data‐Data yang Dibutuhkan
Buletin Agricultural Engineering BEARING • Vol. 1 • No. 1 • Juni 2005
Dalam penelitian ini dibutuhkan data‐data sebagai berikut: 1. Data inventaris alat dan mesin pengolahan CPO di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu 2003. 2. Data tandan buah masuk yang diperoleh dari ihtisar timbangan buah tahun 2003 3. Data produksi CPO yang diperoleh dari buku jurnal pabrik. 4. Data analisis produksi laboratorium tentang kadar air, kadar kotor, dan ALB 5. Format masukan dan keluaran laporan, seperti laporan harian tandan buah masuk,laporan hasil pengolahan, laporan mutu produksi, dan neraca produksi. Analisis dan Perancangan Sistem Analisis Sistem Langkah‐langkah yang digunakan untuk menganalisis sistem informasi pengolahan CPO di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi masalah Yaitu dengan cara mempelajari dan mengumpulkan data dari setiap bagian yang terlibat dalam bentuk pengolahan data yang telah ada. 2. Memahami kerja dari sistem yang ada Yaitu dengan cara mempelajari aliran informasi dari setiap bagian yang terlibat dalam penggunaan dan pengolahan CPO di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu, dan juga mempelajari format masukan dan keluaran informasi pada setiap bagiannya. 3. Menganalisis sistem. Yaitu menganalisis kelemahan sistem dan kebutuhan informasi bagi pemakai. 4. Perbaikan sistem. Setelah mempelajari berbagai kelemahan yang ada pada sistem informasi yang lama, langkah selanjutnya melakukan perbaikan.
Perancangan Sistem
Langkah‐langkah dalam melakukan perancangan sistem informasi pengolahan CPO di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu sebagai berikut: 1. Merancang masukan, keluaran, dan merancang program secara keseluruhan, berdasarkan masukan dan keluaran yang digunakan di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu. 2. Menulis kode program (bahasa pemograman), dalam hal ini menulis kode program dengan mengguakan Visual Basic 6.0 3. Mendiagnosa kesalahan dalam penulisan kode program. 4. Melakukan perbaikan bila terdapat kesalahan dalam penulisan kode program. Bila tidak terdapat kesalahan dilanjutkan dengan menyusun kode program menjadi program. 5. Mendiagnosa kesalahan program apabila terdapat kesalahan. 6. Bila program sudah benar maka segera melakukan pengetesan dengan menggunakan data. 7. Mendiagnosa kesalahan program dan melakukan perbaikan bila masih terdapat kesalahan 8. Dokumentasi program.
Hasil dan Pembahasan Dalam uraian diatas terlihat bahwa sistem informasi pengolahan CPO di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu masih mempunyai beberapa kelemahan dan oleh karena itu perlu dikembangkan suatu sistem informasi yang lebih baik sehingga dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat dan akurat. Untuk itu penulis membuat sebuah program komputer bernama SIPENG_MUAN untuk melakukan pengolahan data TBS masuk/diterima, hasil pengolahan, dan mutu pengolahan. Program tersebut menggunakan Microsoft Visual Basic versi 6.0. yang merupakan bahasa pemrograman yang memungkinkan penulis untuk membuat aplikasi DBMS yang berbasis Windows dengan mudah. Bahasa ini
17
Taufik Rizaldi, Saipul Bahri Daulay, Ahmad Ilmuwan: Sistem Informasi Pengolahan CPO (Crude Palm Oil) (Studi Kasus pada Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu)
sangat populer disebabkan kemudahan dan kelengkapannya untuk mengembangkan dan membuat aplikasi (tools, database, client server, aplikasi web, dan lain‐lain) Salah satu alasan yang membuat Microsoft Visual Basic 6.0 digunakan oleh penulis adalah karena adanya fasilitas editor yang serba fungsi. Fasilitas tersebut adalah Integrated development Environment atau disingkat IDE. Fasilitas ini memberikan kemudahan dalam mengelola sumber‐sumber program dan menyediakan segala sesuatu yang dibutuhkan, seperti untuk membuat sebuah aplikasi, menulis kode, mencoba eksekusi program, dan mengkompilasi kode program hingga menjadi file EXE. Format masukan dan keluaran data yang digunakan pada program ini mengacu pada format masukan dan keluaran data yang digunakan pada Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu dengan memberikan beberapa perubahan tampilan dalam format keluaran. Pada program ini masukan untuk inventaris mesin dimasukkan dalam menu Inventori dalam sub menu yang berbeda yaitu sub menu Mesin dan Elektromotor. Pemisahan tabel inventaris mesin dan inventaris elektromotor dimaksudkan untuk melakukan normalisasi pada tabel untuk menghindari ketergantungan antara beberapa field pada field yang bukan merupakan key, sehingga diharapakan tidak terjadi kesalahan kerja pada waktu menjalankan program. Sedangkan masukan untuk TBS masuk/diterima, data tangki untuk mutu pengolahan dan data minyak sawit untuk produksi minyak sawit ditempatkan menu transaksi tetapi berada dalam sub menu yang berbeda. Pemisahan sub menu masukan masing‐masing data dimaksudkan untuk memudahkan dalam pemilihan data untuk pembuatan laporan harian. Pada masing‐masing form Inventori dan Transaksi dilengkapi dengan fasilitas edit, tambah, dan hapus yang diperuntukkan bagi Admin. Fasilitas edit digunakan untuk merubah data yang telah ada sebelumnya dengan data baru. Sedangkan fasilitas tambah memungkinkan pengguna untuk menambah data inventaris alat yang baru pada database
18
inventaris alat. Dan fasilitas hapus memungkinkan para pengguna untuk menghapus data yang sudah ada tetapi tidak diperlukan lagi atau alat dan mesin yang dimaksud sudah tidak ada, semua form dilengkapi fasilitas cetak. Program ini dijalankan dengan menampilkan MDI (Multiple Document Interface) form sebagai layar pembuka dan dilengkapi dengan proses login. MDI form mengaitkan seluruh form yang terdapat dalam menu Inventori, Transaksi, Laporan, Evaluasi, dan Bantuan. Form‐form tersebut dikaitkan melaui menu pull down sehingga diharapkan para pengguna dapat dengan mudah menggunakannya. Login ditujukan untuk mengatur segala kepentingan pengguna (user) pada waktu menjalankan program. Dalam program ini terdapat dua jenis pengguna yang dapat menjalankan program dengan tingkat sekuritas yang berbeda. Yang pertama adalah Admin. Admin adalah petugas khusus bidang administrasi yang mempunyai seluruh wewenang dalam menggunakan program ini dan dapat menggunakan seluruh fasilitas DBMS (Data Base Management System) yang yang tersedia seperti edit, tambah dan hapus. Sedangkan pengunjung adalah orang selain Admin yang hanya dapat melihat tampilan browser tabel, laporan, serta evaluasi tanpa bisa menggunakan menu DBMS yang tersedia. Akses kedua pengguna ini dibedakan dengan password yang digunakan. Menu utama yang terdapat pada program SIPENG_MUAN adalah Inventori, Transaksi, Laporan, Evaluasi, dan Bantuan. Pada masing‐ masing menu terdapat sub menu yang berbeda. Pada Inventori terdapat inventaris alat dan elektromotor yang datanya berubah dalam jangka waktu yang cukup lama sedang pada menu transaksi terdapat masukan data harian yang perubahan datanya berlangsung setiap hari. Laporan mencantumkan fasilitas cetak transaksi harian sedangkan Evaluasi memberikan fasilitas evaluasi produksi dan TBS masuk. Bantuan memberikan informasi kepada pengguna tentang program SIPENG_MUAN. Bagi Admin disediakan fasilitas DBMS yaitu tambah, edit dan hapus untuk menambah data,
Buletin Agricultural Engineering BEARING • Vol. 1 • No. 1 • Juni 2005
mengedit data ataupun untuk menghapus data untuk menambah data digunakan button tambah yang tersedia pada form dan kemudian pada form tambah pengguna dapat memasukkan data inventaris yang akan disimpan ke dalam daftar inventaris mesin. Begitu pula dengan fasilitas edit digunakan button edit untuk merubah data yang telah ada. Fasilitas hapus juga disediakan apabila data yang tersedia dalam tabel inventaris ingin dihapus karena alat yang dimaksud sudah tidak digunakan lagi. Sedangkan bagi pengunjung fasilitas DBMS ditiadakan sehingga pengunjung hanya dapat melihat tabel Mesin tanpa dapat mengubah data yang ada pada tabel baik menambah, mengedit ataupun menghapus data dalam tabel. Menu kedua adalah Transaksi. Data yang terdapat pada menu transaksi adalah data yang mengalami perubahan dalam jangka waktu yang cepat (harian) sehingga diperlukan pemasukan data setiap hari dalam proses pengolahan CPO. Pada Transaksi terdapat tiga sub menu yaitu TBS, Tangki, Minyak Sawit. Laporan merupakan menu ketiga dari menu utama. Dalam laporan terdapat tiga sub menu yaitu Laporan TBS, Laporan Hasil Pengolahan dan Laporan Mutu Produksi. Laporan TBS masuk yang mencantumkan laporan TBS masuk harian pada tanggal yang dipilih. Laporan Hasil Pengolahan adalah laporan yang mencantumkan jumlah TBS yang diolah, produksi minyak sawit dan inti sawit serta rendemennya pada tanggal yang dipilih. Evaluasi menyediakan evaluasi produksi CPO dan TBS masuk yang memungkinkan pengguna untuk membandingkan produksi harian dengan standar mutu yang telah ditetapkan oleh pengguna dan perbandingan ini ditampilkan dalam bentuk grafik. Tujuan penggunaan grafik adalah untuk memudahkan para pengguna untuk membandingkan hanya dengan melihat gambar atau grafik. Menu evaluasi juga juga dirancang untuk menampilkan tabel TBS yang masuk pada rentang tanggal yang diinginkan, sehingga memudahkan pengguna untuk mengetahui jumlah TBS masuk dengan melihat daftar yang ada.
Menu terakhir adalah menu Bantuan yang menyediakan sub menu Tentang Program dan sub menu Bantuan. Sub menu Tentang Program menggambarkan sekilas tentang program dan perancangnya dalam tulisan berjalan secara vertikal bawah ke atas. Sedangkan sub menu Bantuan menjelaskan tentang isi program tersebut.
Gambar 1. Tampilan SI_CPO Beserta Menunya
Gambar 2. Tampilan sub menu Mesin
19
Taufik Rizaldi, Saipul Bahri Daulay, Ahmad Ilmuwan: Sistem Informasi Pengolahan CPO (Crude Palm Oil) (Studi Kasus pada Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu)
Gambar 3. Fasilitas Tambah Pada sub menu Mesin
Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Sistem Informasi pengolahan CPO (Crude Palm Oil) di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu masih dilakukan secara manual sehingga penyampaian informasi kepada pimpinan perusahaan belum dapat dilakukan dengan waktu yang cepat Program SIPENG_MUAN diharapkan dapat digunakan untuk memperbaiki sistem informasi pengolahan CPO yang sekarang digunakan di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu yaitu sistem kertas menjadi sistem informasi berbasis komputer. Saran Program yang dihasilkan dapat membantu pengelolaan sistem informasi di Pabrik Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara IV Pabatu. Namun untuk lebih baiknya sistem ini nantinya dikembangkan dengan sistem jaringan per unit pelapor secara real time data update(setiap saat bisa di‐update) sehingga pemasukan dapat dilakukan secara on‐line.
Daftar Pustaka Bank Bumi Daya (BBD), 1988. Minyak Kelapa Sawit Palm Oil, Suatu Tinjauan Produksi, Pemasaran dan Prospek, Penerbit Bank Bumi Daya, Jakarta. BIRO,1999. Perkembangan Luas Lahan Kelapa Sawit Indonesia. Jakarta. _____,1999. Dugaan Produksi CPO Indonesia. Jakarta.
20
Ditjen
Bina Produksi Perkebunan,1999. Perkembangan Areal dan Produksi Kelapa Sawit Indonesia Tahun 1968 – 2000. Jakarta.
Fathansyah,Ir, 2001. Basis Data. Penerbit Informatika Bandung. Hadi, R. 2004. membuat Laporan dengan Crystal Reports 8.5 dan Visual Basic 6.0. Elex Medi Komputindo Gramedia, Jakarta. Hamsi, A., 2000. Kajian Aliran Proses Pengolahan Minyak Kelapa Sawit, Jurusan Teknik Mesin, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera Utara, Medan. Kadir A., 1999. Konsep dan Tuntunan Basis Data. Penerbit Andi, Yogyakarta. Lucas, H.C.Jr.,1993. Analisis, Desain Dan Implementasi Sistem Informasi. Tj. Abdul Basith, Erlangga, Jakarta. Laudon, K.C., Laudon, J.P., 2002. Management Information System, Prentice‐Hall International Inc, New Jersey. Mahyudin, Drs., 1995. Sistem Pengelolaan Basis Data, USU Press. Medan. O’brien, J.A., 1996. Managemenr Information System. Irwin Chicago. Oil Word. 1999. Konsumsi CPO dan PKO Indonesia Tahun 1996–2000. Jakarta. Satyawibawa, I dan Y.E. Widyastuti., 2000. Kelapa sawit Usaha Budidaya Pemanfaatan Hasil Dan Aspek Pemasaran, Penebar Swadaya, Jakarta. Sianturi., 1996. Kelapa Sawit, Fakultas Pertanian Universitas Sumatera Utara Medan. Sigit, P. W., 1999. Analisis Dan Perancangan Sistem, LP3I, Jakarta.
Buletin Agricultural Engineering BEARING • Vol. 1 • No. 1 • Juni 2005
Turban,E., Ephraim Mclean, James Wetherbe, 2001. Information Technology For Management, John Wiley & Son Inc. New York.
21
