Sistem Informasi Penggajian Pegawai PadaBalai Penyuluhan Pertanian Perikanan dan Kehutanan Kecamatan Suwawa 1) Tri Pratiwi Handayani*; 2) Reymon Hudjuli; 3) Wahyudin Hasyim Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Muhammadiyah Gorontalo Jl. Prof.Dr.H.Mansoer Pateda Desa Pentadio Timur Kec. Telaga Biru Kab.Gorontalo *)
e-mail:
[email protected]
ABSTRAK Penggajian merupakan salah satu proses dalam organisasi yang rentan terhadap masalah. Pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya penyajian informasi ditambah lagi adanya masalah berupa redudansi data (nama yang sama/ganda) dalam database-nya. Seperti halnya yang terjadi pada tempat penelitian yang dilakukan oleh peneliti yaitu di kantor BP3K kecamatan Suwawa. Sistem yang sedang berjalan pada kantor BP3K saat ini belum sepenuhnya menggunakan sistem komputerisasi berupa sistem informasi. Untuk membangun sistem yang baru ini, penulis menggunakan metode penelitian waterfall model. Sedangkan untuk merancang dalam rangka memperbaharui sistem yang sudah ada terhadap pengolahan data penggajian berdasarkan sistem informasi, penulis menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0, database-ya menggunakan Access 2007 dan laporannya menggunakan Crystal Report 8.5. Pengujian sistem yang dilakukan menggunakan black box testing. Adapun hasil yang didapat dalam penelitian berupa tersedianya sistem informasi penggajian pegawai sehingga dalam pencetakkan laporan slip gaji dan daftar gaji dapat lebih cepat dan akurat. Sistem informasi ini masih bersifat statis, yang berarti bahwa informasi yang diberikan tetap atau tidak dapat berubah sewaktu- waktu berdasarkan keadaan yang sedang terjadi. Kata kunci: Sistem Informasi Penggajian, Model Waterfall dan Pengujian Black Box ABSTRACT Payroll is one of the processes that are susceptible in the organization. Slow data processing resulted in slow information and also the presence of data redudancy (same name/double) in the database. This problem found in BP3K office in Suwawa where the authors conducted the research. Currently system that are running in BP3K office has yet to fully use the computerized system of information systems. In order to build a new system, the author uses waterfall models. Meanwhile, for the design is renewing the existing system to the information based systems.Tthe author used Visual Basic 6.0 programming language, database using Access 2007 and the report using Crystal Report 8.5. The system testing is done by using black box testing. The outcome of the research is having the employee payroll system that prints paychecks report and payroll a lot more quickly and accurately. This information system is static, which means that the information given to remain or cannot change at any times based on the circumstances which being the happened. (Times New Roman 10) Keywords: Sistem Informasi Penggajian, Waterfall Model dan Black Box Testing A. Pendahuluan Sistem pengolahan data gaji baik itu pegawai, THL (Tenaga Harian Lepas) maupun tenaga kontrak daerah merupakan
kebutuhan yang sangat diperlukan untuk mengetahui daftar gaji pada kantor Balai Penyuluhan Pertanian, Perikanan dan Kehutanan (BP3K) kecamatan Suwawa,
ELECTRICHSAN, VOL. 01, NO.02, DESEMBER 2014 selain itu juga dapat mengetahui tunjangan gaji berdasarkan pangkat, golongan maupun pendidikan di masingmasing pegawai. Untuk melakukan data penggajian pegawai pada kantor tersebut masih belum sepenuhnya menggunakan komputerisasi yang akurat. Perlu diadakan pembenahan yang kompleks dan teratur didalam manajemen penggajian yang lebih baik lagi. Salah satu alat yang dapat digunakan untuk memperbaiki aktifitas penggajian tersebut adalah dengan menciptakan suatu sistem penggajian pegawai yang benar-benar efisien dan cepat. Sesuai dengan observasi dan wawancara yang dilakukan penulis dengan koordinator BP3K, di kantor BP3K kecamatan Suwawa masih menggunakan Microsoft Excel seperti mengisi laporan bulanan kegiatan penyuluhan, merangkap dan merekomendasikan laporan bulanan, membuat rekapitulasi gaji, membuat laporan keuangan pegawai dan membuat slip gaji, sehingganya mengakibatka pemrosesan waktu yang lama dan adanya keterlambatan dalam pembuatan laporan gaji yang ada di kantor tersebut. Dari sistem ini sebenarnya sudah baik, tetapi sering muncul permasalahan seperti redudansi data/data ganda. Begitu banyak data yang sama dijumpai dalam pengolahan data gaji pegawai. Karena hal ini sangat penting, maka untuk menghindari kesalahan dalam melakukan penggajian perlu adanya sebuah solusi yaitu sebuah sistem yang disebut dengan sistem informasi dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. Dari uraian diatas, penulis tertarik membuat suatu program pengolahan data gaji yang lebih akurat dan efisien dan oleh karena itu penulis memilih judul “Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada Kantor Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan dan Kehutanan (BP3K) Kecamatan Suwawa”. B. 1.
Metode Penelitian Identifikasi Masalah Metode penelitian yang penulis lakukan yaitu menggunakan waterfall model. Dimulai dari analisis/definisi
persyaratan, perancangan sistem dan perangkat lunak, implementasi dan pengujian unit, integrasi dan pengujian sistem, dan operasi pemeliharaan. Lokasi penelitian ini adalah di kantor BP3K kecamatan Suwawa kabupaten Bone Bolango yang beralamatkan di Jl. Adhiyaksa desa Ulanta kecamatan Suwawa kabupaten Bone Bolango. Sumber data yang diperoleh selama dalam melakukan penelitian adalah data primer dan data sekunder. Prosedur pengumpulan data yang dilakukan meliputi observasi langsung dan interview/wawancara. Penelitian ini memakai 3 macam keabsahan data antara lain: Kepercayaan (kreadibility), Kebergantungan (dependibility) dan Kepastian (konfermability). Ada empat tahap yang ditempuh yaitu Tahap sebelum ke lapangan, Tahap pekerjaan lapangan, Tahap analisis data dan Tahap penulisan laporan Dalam kegiatan penelitian berpotensi menimbulkan masalah-masalah yaitu sistem pencatatannya masih dilakukan menggunakan aplikasi Microsoft Excel, proses dalam pencarian data yang kurang tepat dan akurat dan banyak terjadi data redundancy (redudansi data). Penyebab dari masalah yang timbul tersebut adalah belum adanya program aplikasi sistem informasi penggajian pegawai pada kantor BP3K kecamatan Suwawa. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut maka disusunlah metode yang disebut dengan waterfall model. Kebutuhan informasi yang akan dihasilkan oleh aplikasi yang dibuat adalah laporan keuangan tiap bulan dan slip gaji pegawai. Kebutuhan pengguna dari sistem ini adalah Bendahara yang bertugas sebagai Admin, Pimpinan yang bertugas sebagai user dan Bakorlah yang bertugas sebagai user. 2. Perancangan Sistem Rancangan sistem secara umum merupakan gambaran secara umum yang ditunjukan kepada user tentang sistem 39
ELECTRICHSAN, VOL. 01, NO.02, DESEMBER 2014 yang baru atau sistem yang diusulkan seperti pada Gambar 1.
Gambar 3. Diagram Konteks
Gambar 3 merupakan diagram konteks yang menjelaskan bahwa bendahara menginput data jabatan sampai data pegawai, data ini akan diserahkan kepada sistem, sehingga menghasilkan laporan keuangan dan slip gaji, yang nantinya kedua output ini akan diterima oleh pegawai, pimpinan dan bakorluh. Gambar 1. Flowchart sedang berjalan
Gambar 4. Diagram Berjenjang
Dari gambar 4 diatas terdapat turunan dari masing-masing sub proses, turunan ini yang nantinya akan dikembangkan lagi pada DAD. Gambar 2. Flowchart yang diusulkan
Gambar 2 diatas merupakan gambar flowchart sistem yang diusulkan di kantor BP3K, terlihat bendahara melakukan input data pegawai, jabatan, golongan dan tunjangan sampai melakukan perhitungan gaji sehinggab menghasilkan laporan keuangan.
Gambar 5. Diagram Alir Data Level 1
40
ELECTRICHSAN, VOL. 01, NO.02, DESEMBER 2014 Gambar 5 menjelaskan bahwa bendahara menginput data jabatan sampai data gaji kedalam sistem, data- data ini kemudian akan disimpan ke tabel file store.
Gambar 8. Normalisasi Tabel
Normalisasi pada gambar 8 terdapat table yang saling berhubungan berdasarkan pengelompokkan data, setiap tabel tidak mempunyai field yang bergantung secara transitif, artinya tidak harus bergantung penuh pada kunci utama. Gambar 6. Diagram Alir Data Level 2
Gambar 6 merupakan DAD level 2, terlihat bendahara melakukan penginputan data secara detail (terdiri dari attribut) kedalam sistem sehingga data ini akan disimpan kedalam file store, file-file ini nantinya akan menjadi form pada saat membuat aplikasi.
C. HASIL dan PEMBAHASAN 1. Implementasi Sistem a. Form Login
Gambar 9. Form Login
Form login ini fungsinya sebagai penentu bagi pengguna (user maupun admin) pada program aplikasi ini, sehingga orang lain tidak dapat mengakses program ini. b.
Form Data Jabatan
Gambar 7. Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 7 terdiri atas lima tabel, yaitu table gaji, golongan, jabatan, tunjangan dan table pegawai. Kelima tabel tersebut mempunyai masing-masing relasi one to one dan one to many.
Gambar 10. Form Jabatan
41
ELECTRICHSAN, VOL. 01, NO.02, DESEMBER 2014 Gambar 10 merupakan gambar form data jabatan, terdapat label kode jabatan, nama jabatan dan tunjangan jabatan, selain itu terdapat lima button yaitu button batal, simpan, edit, cari, hapus dan tutup. Pada dasarnya semua desain input sama prinsip desainnya. Yang termasuk desain input adalah input login, input data jabatan, input data golongan, input data pegawai, input data password dan input data tunjangan. Tujuan dari desain input adalah bagaimana agar semua desain input ini mudah digunakan. Pada semua form, desain input terdapat 5 (lima) tombol kecuali tombol login hanya memiliki 2 (dua) tombol. Kelima tombol yaitu tombol batal, simpan edit, hapus, tutup dan juga tombol cari yang fungsinya melakukan pencarian data yang diharapkan dapat mempermudah pengguna pada saat melakukan pencarian berdasarkan kode jabatan, tunjangan, golongan,NIP dan username. c.
Form Penggajian
Gambar 11. Form Proses Penggajian
Form pada Gambar 11 merupakan form yang berfungsi untuk melakukan proses penggajian pegawai serta dapat melakukan pencetakan laporan berdasarkan NIP. Desain proses ini bertujuan untuk melakukan proses penggajian pegawai berdasarkan bulan. Yang termasuk desain proses ini adalah desain form penggajian d. Slip Penerimaan Gaji Gambar 12 merupakan salah satu output dari hasil program yang telah dibuat, output ini fungsinya untuk mengetahui rincian gaji masing-masing pegawai. Semua desain output ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada pengguna tentang apa saja yang diinginkan berhubungan dengan sistem informasi penggajian pegawai ini. Yang termasuk
desain output ini adalah desain output slip gaji pegawai dan desain ouput daftar gaji pegawai.
Gambar 13. Slip Penerimaan Gaji Pegawai 2. Pengujian Sistem Tujuan uji coba sistem untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian sistem yang dilakukan menggunakan black box testing. 3.
Pemeliharaan (Maintanance) Sistem Tahap operasi dan pemeliharaan meliputi : 1. Memahami berbagai kendala dan kelemahan pada sistem yang digunakan dengan tujuan melakukan analisis ke arah pengembangan sistem 2. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan untuk digunakan sebagai referensi jika menghadapi permasalahan yang sama. D. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembahasan skripsi mengenai Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada Kantor BP3K Kecamatan Suwawa, maka dapat disimpulkan antara lain : 1. Program aplikasi penggajian pegawai yang telah dibuat terdiri atas : a. Form login berfungsi untuk menginput username dan password. b. Menu utama terdiri atas tiga menu diantaranya menu file, proses dan tutup. c. Pada menu file terdiri atas sub menu input jabatan, input golongan, input tunjangan, input pegawai dan input tambah 42
ELECTRICHSAN, VOL. 01, NO.02, DESEMBER 2014 user, kesemuanya dapat berfungsi untuk menginput, menghapus, mengubah dan mencari data yang diinginkan. d. Menu file proses terdiri atas sub menu penggajian yang fungsinya dapat melakukan proses penggajian sampai melakukan pencetakan laporan. e. Menu file tutup berfungsi untuk menutup menu utama dan akan menampilkan kembali form login. 2. Database-ya menggunakan Access 2007 yang terdiri dari enam tabel, yaitu tabel jabatan, golongan, tunjangan, pegawai, gaji dan tabel ganti password. 3. Pengujian sistem yang dilakukan menggunakan blackbox testing sehingga informasi yang didapat efektif dan efisien. 4. Sistem informasi yang telah dibuat terdiri dari input yang meliputi input jabatan, golongan, tunjangan, pegawai dan input password, untuk proses terdiri dari proses penggajian sedangkan outputnya berupa slip gaji dan daftar gaji. 2. Saran Beberapa saran yang akan disampaikan oleh penulis antara lain : 1. Apabila database Access sudah tidak mampu lagi memenuhi kebutuhan penyimpanan data (storage) yang semakin besar, sebaiknya untuk pengembangan sistem selanjutnya telah menggunakan SQL Server ataupun Oracle. 2. Untuk penelitian yang akan dating kiranya sistem yang akan dibangun nanti haruslah berbasis web/jaringan sebab sistem informasi yang dibuat ini belum bersifat online. 3. Bagi penulis lain, diharapkan dapat menjadikan skripsi ini sebagai referensi serta dapat mengembangkan fitur-fitur yang telah ada sehingga aplikasi menjadi lebih baik lagi. 4. Sistem informasi penggajian pegawai ini masih bersifat statis, diharapkan untuk penelitian selanjutnya telah bersifat dinamis. DAFTAR PUSTAKA [1]. Asrozi, Sistem
2011, Pengembangan Informasi Penggajian
Karyawan Pada BMT Berkah Syariah. Sistem Informasi. Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah. Jakarta. [2]. Edi dan Betsani, 2007. Analisis Data dengan Menggunakan ERD dan Model Konseptual Data Warehouse. Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha, Bandung. [3]. Ervianto, 2003. Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Dengan PHP dan MYSQL Di Perpustakaan SMA YPP 1, Surabaya. [4]. Jogiyanto, 2005, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset. [5]. Ningrum Agustia, 2012,, Perancangan Aplikasi Pengolahan Data Penggajian Pegawai Di Klinik Baiturrahman Dengan Metodologi Berorientasi Objek. Teknik Informatika. Sekolah Tinggi Teknologi Garut, Jawa Barat. [6]. Noviyani Mursyidah, 2009, Bab II Sistem Informasi Penggajian Pegawai Madrasah Aliyah Negeri Binjai. Medan. D-3 Ilmu Komputer. Universitas Sumatera Utara. [7]. Nurwarsito Heru, 2010, Pengembangan Sistem Informasi Payroll Untuk Penggajian Karyawan. Teknik Informatika. FTUB. [8]. Rahmat Bagus, 2011, Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada PT. Pertamina Unit Bisnis, Pertamina EP Tanjung. Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer, Amikom. Yogyakarta. [9]. Ramadhani Rina, 2009, Sistem Informasi Kepegawaian Di Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia Menggunakan Visual Basic 6.0, Medan, D-3 Ilmu 43
ELECTRICHSAN, VOL. 01, NO.02, DESEMBER 2014 Komputer. Universitas Sumatera Utara. [10]. Ramadhani Rina, 2009, Sistem Informasi Kepegawaian Di Kelurahan Sari Rejo Kecamatan Medan Polonia Menggunakan Visual Basic 6.0, Medan. D-3 Ilmu Komputer. Universitas Sumatera Utara. [11]. Samodra, Suhartono, Santosa. (2009). Multimedia Pembelajaran Reproduksi Pada Manusia. Teknik Informatika. Udinus.
44
