ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA BALAI PENYULUHAN PERTANIAN PERIKANAN DAN KEHUTANAN (BP3K) NGADIREJO TEMANGGUNG
Naskah Publikasi
diajukan oleh SOLICHIN 08.12.3309
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
1
ANALYSIS AND DESIGN OF PROSESSING DATA EMPLOYMENT INFORMATION SYSTEM AT BALAI PENYULUHAN PERTANIAN PERIKANAN DAN KEHUTANAN (BP3K) NGADIREJO TEMANGGUNG ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA BALAI PENYULUHAN PERTANIAN PERIKANAN DAN KEHUTANAN (BP3K) NGADIREJO TEMANGGUNG SOLICHIN Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Human life is always now faced with technological advancements are constantly changing and progressing so fast, that is one of the development of computer and communications technology used by humans as a tool to search for for information or tofind the required data. Because the computer has the advantage of including the data search process fast, accurate, time and energy efficiency. The computer becomes a very helpful tool in everyday human life, namely in the office, education, health and many others. Therefore, by the Information System Analysis and Design Of Employment Information System At Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung is the facilitate the employees and employees in the search data qickly, accurately, efficiently time and effort. Information provided to the user, ie employees and the employees are very helful in addition to the documents also for monthly date and information obtained can be justified. Visual basic application redes to the method used to create interfaces that are Graphical User Interface (GUI). With the Application and Design of Information System Officer The Istitute of At Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung, so employess can leam and understand this program. Hopefully with this program enhances staff performance and service to those who need the information data Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung. Keywords: Analysis And Design Of Employment Information System At Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung.
2
INTISARI Kehidupan manusia sekarang ini selalu dihadapkan pada kemajuan teknologi yang terus berubah dan mengalami perkembangan begitu cepatnya, yaitu salah satunya perkembangan teknologi komputer dan komunikasi yang digunakan manusia sebagai alat bantu untuk mencari informasi atau mencari data yang dibutuhkan. karena komputer mempunyai kelebihan diantaranya yaitu proses pencarian data yang cepat, akurat, efisiensi waktu dan tenaga. Komputer menjadi alat yang sangat membantu dalam kehidupan manusia sehari-hari, yaitu dalam dunia perkantoran, pendidikan, kesehatan dan masih banyak yang lainya. Oleh karena itu dengan adanya Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung ini supaya memudahkan para karyawan dan pegawai dalam proses pencarian data dengan cepat, akurat , efisien waktu dan tenaga. Informasi yang diberikan kepada pengguna, yaitu karyawan dan pegawai sangat bermanfaat disamping untuk dokumen juga untuk data-data bulanan serta informasi yang diperoleh dapat dipertanggung jawabkan. Aplikasi visual basic merujuk pada metode yang digunakan untuk membuat antar muka yang bersifat Graphical User Interface (GUI). Dengan adanya Aplikasi Dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung, sehingga para pegawai dapat mempelajari dan memahami program ini.
Kata Kunci: Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung.
3
1.
Pendahuluan Kehidupan manusia sekarang ini selalu dihadapkan pada kemajuan teknologi yang terus berubah dan mengalami perkembangan begitu cepatnya, yaitu salah satunya perkembangan teknologi komputer dan komunikasi yang digunakan manusia sebagai alat bantu untuk mencari informasi atau mencari data yang dibutuhkan. Karena komputer mempunyai kelebihan diantaranya yaitu proses pencarian data yang cepat, akurat, efisiensi waktu dan tenaga. Komputer menjadi alat yang sangat membantu dalam kehidupan manusia sehari-hari, yaitu dalam dunia perkantoran, pendidikan, kesehatan dan masih banyak yang lainya. Petani memerlukan suatu lembaga yang dapat menampung aspirasi dan keluhan-keluhan para petani dan masyarakat yang membutuhkan serta mencari informasi tentang berbagai macam cara-cara atau penyuluhan dalam bertani yang benar dan baik. Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung adalah suatu kantor yang membantu para petani atau masyarakat dalam menentukan bagaimana cara bercocok tanam yang baik dan benar serta menampung aspirasi masyarakat , sehingga para petani tidak mengalami kerugian dan gagal panen. Dengan melakukan tindakan-tindakan tanggap yang di lakukan para pegawai secara langsung memberikan penyuluhan di lapangan serta memberikan
buku-buku
panduan
bagi
para
petani
dan
masyarakat
yang
membutuhkan informasi. Di Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung memberikan pelayanan antara lain yaitu cara pola tanam, pengetahuan luas lahan, reboisasi dan penghijauan tanaman keras. Semakin banyak orang melakukan penyuluhan semakin banyak juga data-data yang masuk, maka proses pemasukan data kepegawaian dan proses pengambilan dokumen laporan bulanan untuk kepentingan rekap data Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung sehingga laporanya menjadi komplek. Kegiatan tersebut diatas tidak akan berjalan dengan baik kalau masih menggunakan sistem manual, sehingga membutuhkan sesuatu sistem pengolahan data Kepegawaian elektronik guna menunjang proses-proses transaksi dalam kegiatan pemasukan data kepegawaian.
4
2. Landasan Teori Kualitas Informasi Menurut: Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Hal 7-12. Edisi KeTiga; Andi Offeset.Yogyakarta.2005 Informasi yang berkualitas tentu akan membantu fungsional manajemen dalam mengambil keputusan organisasi. Kualitas informasi tergantung dari 3 hal yaitu a) Akurat yaitu informasi yang akurat akan mengurangi kesalahan dalam pengambilan keputusan. Maksudnya informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan yang menyesatkan bagi penerima informasi dan harus jelas tujuan – tujuan dan maksudnya. b) Relevan yaitu informasi harus mempunyai manfaat bagi penggunanya. Relevansi untuk orang – orang berbeda – beda atau sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan pengguna. Informasi yang memiliki kebaikan dan keunggulan dalam hal pengolahannya apabila tidak ditujukan kepada pihak yang benar maka informasi tersebut tidak akan memiliki nilai apapun. c) Tepat Waktu adalah informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka akan dapat berakibat pada kinerja organisasi. Nilai Informasi Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu •
Manfaat
•
Biaya.
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Analisis Pieces Menurut: Hanif Al Fatta. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi; Yogyakarta. a) Kinerja ( Performance ) Kinerja bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusaahan atau instansi. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time.
5
Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertentu. Response time adalah jumlah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menangani pekerjaan tersebut. b) Informasi ( Information ) Informasi merupakan salah satu faktor yang penting sebab informasi merupakan titik awal untuk mengoreksi keadaan dalam organisasi pada Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung terdapat sistem informasi yang kurang baik. Dengan adanya sistem baru diharapkan Informasi yang diterima lebih akurat, tepat waktu dan relevan. c) Ekonomi Peningkatan terhadap manfaat – manfaat atau keuntungan – keuntungan atau penurunan – penurunan yang terjadi. d) Pengendalian ( Control ) Menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk keamanan data dan informasi sehingga tidak menimbulkan masalah dikemudian hari. e) Efisiensi ( Eficiency ) Efisiensi sering dihubungkan dengan bagaimana sumberdaya digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari hasil output dibagi dengan inputnya. f)
Analisis Pelayanan ( Service) Adalah peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
Konsep Pemodelan Sistem ¾
Flowchart (Bagan Alir)
Menurut: Fathansyah, IR. Buku Teks Komputer Basis Data. Flowchart adalah suatu model logika yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisik, menunjukkan arus dari suatu proses program. Ada lima macam bagan alir yang dikenal antara lain : 1. Bagan alir sistem Merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur – prosedur yang ada dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem. 2. Bagan alir dokumen Bagan alir dokumen disebut juga dengan bagan alir formulir atau paper work flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan – tembusannya. Bagan alir ini menggunakan simbol – simbol sama dengan yang digunakan dalam bagan alir sistem.
6
3. Bagan alir skematik Merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem yaitu untuk mengambarkan prosedur didalam sistem. Perbedaannya adalah bagan alir skematik selain menggunakan simbol – simbol bagan alir sistem juga menggunakan gambargambar komputer dan peralatan lainnya maksudnya untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan bagan alir. 4. Bagan alir program Merupakan bagan alir yang menjelaskan secara rinci langkah – langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. 5. Bagan alir proses Merupakan bagan alir yang banyak digunakan diteknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur. ¾
DFD ( Data Flow Diagram )
Menurut: I Jerry Fizt Geraid. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi; Yogyakarta. DFD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumber dayanya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentranformasikan dalam ketujuan yang lain yang ada pada obyek yang lain. DFD memuat proses yang mentransformasi data, aliran data yang menggerakkan data. Objek yang memproduksi serta mengkonsumsi data serta data store yang menjadi tempat penyimpanan data. Teknik Normalisasi Adalah suatu teknik untuk menstruktur rangkaian atau relasi entity kedalam ciriciri tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database. Fungsi normalisasi ini dimaksudkan untuk tujuan menghindarkan basis data dari anomali-anomali (hal yang tidak diharapkan) dari hasil manipulasi data (penyisipan, penghapusan, perubahan) yang mengakibatkan redunansi ( kotoran atau pengacau). Tahapan Normalisasi : 1. Bentuk Tidak Normal Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam tidak ada keharusan untuk mengikuti formal tertentu dapat saja data tidak lengkap atau terduplikat.data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangan. 2. Normalisasi Bentuk Pertama Tahap ini dilakukan beberapa penghilangan group elemen yang berulang agar menjadi satu harga tunggal yang berinteraksi diantara setiap baris pada suatu tabel, dan setiap atribut harus mempunyai nilai data yang atomic. Syarat – syarat normal kesatu adalah :
7
a. Setiap data dibentuk dalam file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa atomic value. b. Tidak ada satu attribute yang berulang atau bernilai ganda. c.
Telah ditentukan primary key untuk tabel atau relasi tersebut.
d. Setiap atribut hanya memiliki satu pengertian 3. Normalisasi Bentuk kedua Bentuk
normal
kedua
didasari
atas
konsep
ketergantungan
fungsional
sepenuhnya (full functional dependency) syarat normal kedua adalah: a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. b. Attribute bukan kunci harus memiliki ketergantungan fungsional sepenuhnya pada kunci utama atau primary key 4. Normalisasi Bentuk Ketiga Syarat normal ketiga adalah: a. Bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kedua. b. Attribute bukan key harus tidak memiliki ketergantungan transitif dengan kata lain suatu attribute bukan
kunci tidak boleh memiliki ketergantungan fungsional
terhadap attribute bukan key lainnya, seluruh attribute bukan kunci pada suatu relasi hanya memiliki ketergantungan fungsional terhadap primary key direlasi itu. 5. Boyce –Codd Normal Form (BCNF) Suatu relasi dikatakan telah memenuhi criteria boyce-codd normal form jika dan hanya jika setiap determinan adalah suatu candidate key. 3. Analisis ( Proses Penelitian ) Dari penyelenggaraan pengolahan data dalam sistem ada beberapa masalah yang terjadi maupun yang berpotensi timbul : a)
Sistem pengolahan data yang terdapat pada Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung sekarang ini masih kurang efektif khususnya sistem kepegawaian yang masih sederhana atau manual.
b) Proses pencarian data yang membutuhkan waktu cukup lama disebabkan karena banyaknya data dan letak lokasi yang tidak teratur atau terlalu jauh. •
Identifikasi penyebab masalah Masalah kepegawaian dapat timbul karena :
a) Proses
pendataan
pegawai
yang
dilakukan
secara
manual
sehingga
mambutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan dalam pendataan pegawai. b) Sistem pembuatan laporan kepegawaian yang masih menggunakan sistem manual.
8
1. Analisis Pieces Mengacu pada sistem yang ada selama ini yang digunakan maka proses analisis khususnya proses analisis sistem informasi pengolahan data akademik yang dilakukan
dengan
beberapa
analisis.
Untuk
menyelesaikan
permasalahan
sebagaimana disebutkan sebelumya maka disusun beberapa alternatife yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi sistem yaitu dengan menggunakan ANALISIS PIECES ( Performance, Information, Control, Efisiensi, dan Service ) a. Analisis Kinerja ( Performance ) Kinerja bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusaahan atau instansi. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertentu.. Response time adalah jumlah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menangani pekerjaan tersebut. Tabel : Analisis Kinerja No
Faktor
Hasil Analisis
1
Throughput
Untuk membuat laporan data kepegawaian, pegawai membutuhkan waktu ±15menit yaitu pengisian arsip data pegawai karena pencatatanya masih manual
2
Response Time
Proses pencatatan data memerlukan waktu ±15 menit untuk setiap proses.
b. Informasi ( Information ) Analisis Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi pemimpin dalam proses pengambilan keputusan, laporan – laporan yang sudah selesai diproses nantinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan. Informasi disajikan dinilai dari tiga hal yaitu akurat, relevan dan up to date (tepat waktu). Tabel : Analisis Informasi No
Faktor
Hasil analisis
1
Keakuratan
-
Informasi tentang data yang diolah yakni data pegawai,data jabatan ,data pangkat belum tentu akurat karena pencatan masih manual. misal penulisan yang tidak jelas dan kesalahan pencatatan.
2
Ketepatan waktu
-
Dari segi laporan sering terjadi keterlambatan antara permintaan terhadap laporan dengan kedatangan laporan itu sendiri yang disebabkan oleh hilang atau rusaknya
9
data-data yang dibutuhkan untuk menyusun laporan. 3
Relevan
-
Misalkan adanya kerangkapan data sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat sesuai dengan kenyataan
c) Ekonomi ( Economy ) Dalam pengolahan data kepegawaian yang dilakukan pada Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung membutuhkan waktu yang cukup lama karena pengolahan data dilakukan secara manual dan membutuhkan biaya yang banyak. Nilai ekonomis merupakan salah satu motivasi dalam suatu proyek pengembangan. Untuk membuat sistem baru tentu saja memerlukan biaya tambahan dalam pengembangannya. Tabel : Analisis Ekonomi No
Faktor
Hasil Analisis
1
Biaya
-
Penggunaan Kertas dan alat tulis membutuhkan biaya yang tidak sedikit.
-
Biaya operasional meningkat karena pengolahan data kepegawaian sirkulasi masih dilakukan secara manual.
d) Pengendalian ( Control ) Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Tabel : Analisis Pengendalian No
Faktor
Hasil Analisis
1
Hak Akses
Sistem hanya dapat diakses oleh admin karena keamanan data harus terjamin.
e) Efisiensi ( Efficiency ) Efisiensi berhubugan dengan bagaimana suatu sumber daya digunakan dengan pemborosan minimal. Tabel : Analisis Efisiensi No
Faktor
Hasil Analisis
1
Sumber Daya
Sumber daya yang dipakai lebih banyak karena masih
yang digunakan
melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil dan peralatan berupa kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan.
10
f)
Analisis Pelayanan ( Service) Tabel : Analisis Pelayanan No
1
Faktor Pelayanan
Hasil Analisis - Pencarian data kepegawaian yang membutuhkan waktu lama ±15 menit - Pelayanan informasi membutuhkan waktu yang cukup lama sehingga pelayanan yang diberikan kurang memuaskan.
2. Analisis Kebutuhan Sistem Perancangan
dan
pengembang
sistem
memiliki
tujuan
agar
dapat
memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Dalam rangka pengembangan sistem informasi akademik. Peralatan yang diperlukan dalam pengembangan sistem antara lain : 1. Perangkat Keras ( Hardware ) Perangkat keras disini adalah alat yang digunakan untuk pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan diantaranya komputer, printer, scanner dll. 2. Perangkat Lunak ( Software ) Program software yang digunakan untuk mengendalikan kegiatan dari sistem ini adalah dengan menggunakan sistem operasi Windows XP Profesional SP 3, Visual Basic dan SQL Server sebagai Databasenya. 3. Teknologi Teknisi ( Brainware ) Dalam pengembangan sistem ini dibutuhkan orang – orang yang mengerti cara kerja sistem dan pemeliharaan sistem. 3. Studi Analisis Kelayakan Menurut: Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur
Teori
dan
Praktek
Aplikasi
Bisnis.Edisi
KeTiga;
Andi
Offeset.Yogyakarta.2005 Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisa kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembang dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak. Beberapa analisis yang digunakan untuk menguji sistem baru ini : a) Kelayakan Teknologi Teknologi komputer dalam berbagai macam bentuk dapat menunjang kinerja yang sangat dibutuhkan khususnya untuk menghasilkan informasi yang akurat.
11
b) Kelayakan Hukum Dalam hal ini perangkat lunak yang harus digunakan harus resmi sesuai dengan perijinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan ditinjau dari segi hokum yang berlaku di Indonesia maka rancangan sistem baru layak untuk diterapkan. c) Kelayakan Operasional Ditinjau dari fasilitas yang telah dimiliki dan adanya keinginan untuk menjadikan sistem informasi akademik yang lama menjadi sistem informasi akademik yang baru di Balai Penyuluhan Pertanian Perikanan Dan Kehutanan (BP3K) Ngadirejo Temanggung, maka sangat pantas hal ini direalisasikan. d) Kelayakan Ekonomi Dengan sistem yang baru manfaat yang diperoleh lebih besar dari biaya yang dikeluarkan serta dasar yang digunakan untuk membangun sistem yang sudah tersedia maka sistem yang baru ini dkatakan layak. •
Analisis Biaya dan Manfaat Untuk mendukung penerapan dan pengembangan sistem, agar dapat
berjalan dengan baik tidak lepas dari faktor biaya untuk melakukan perubahan sistem yang diperlukan juga analisis mengenai efektifitas sistem baru supaya biaya yang dikeluarkan sesuai dengan menfaat, oleh karena itu sebelum sistem ini ditetapkan perlu diperhitungkan kelayakan ekonominya. 1) Komponen – komponen biaya a) Biaya Pengadaan Biaya pengadaan termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. b) Biaya Persiapan Operasi Biaya persiapan operasi juga biasanya merupakan biaya – biaya yang terjadi diawal tahun sebelum sistem dioperasikan. c) Biaya Proyek Biaya proyek ( Project Related Cost ) berhubungan dengan biaya – biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. d) Biaya Operasi dan Biaya Perawatan Biaya operasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat dioperasikan. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. 2) Komponen – komponen manfaat
12
Manfaat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud ( Tangible Benefits ) merupakan keuntungan yang berupa penghematan – penghematan atau peningkatan dalam instansi yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk nilai uang dan keuntungan tidak berwujud ( Intangible Benefits ) merupakan keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan taksiran. Selain komponen – komponen diatas proses pengembangan sistem ini agar menjadi sistem yang lebih baik harus ditunjang dengan perangkat – perangkat teknologi yang memadai seperti : a) Perangkat Lunak ( Software ) Perangkat lunak yang digunakan untuk pengembangan sistem adalah sistem operasi Microsoft XP Profesional SP 3. b) Perangkat Keras ( Hardware ) Perangkat keras untuk memasukkan data, memproses data dan data keluaran. c) Perangkat Manusia ( Brainware ) Perangkat manusia memegang peranan penting dalam pengembangan suatu sistem. Perangkat inilah yang nantinya akan mengoperasikan teknologi tersebut. d) Perangkat Lunak ( Software ) Perangkat lunak yang digunakan untuk pengembangan sistem adalah sistem operasi Microsoft XP Profesional. Jenis Perangkat Lunak ( Software )
Rupiah
Windows XP Profesional SP 3
Rp 1.706.550,-
Microsoft SQL server 2000
Rp 3.440.625,- +
Total
Rp 5.147.175,-
Tabel 3.9 : Rincian Biaya Software Sumber : www.amazon.com e) Perangkat Keras ( Hardware ) Konfigurasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai berikut: Jenis Hardware
Harga
Komputer 1 Unit Lengkap
Rp 3.314.000
Printer Canon MP 258
Rp
Total Biaya
Rp 3.964.000
650.000
Tabel 3.10 : Rincian Biaya Hardware Sumber : Brosur ASC Computer tanggal 05 Des 2011 f)
Perangkat Manusia ( Brainware ) Perangkat manusia memegang peranan penting dalam pengembangan suatu sistem. Perangkat inilah yang nantinya akan mengoperasikan teknologi
13
tersebut. Oleh karena itu perlu dilakukan pelatihan bertahap perangkat manusia yang akan menggunakan sistem baru tersebut nantinnya. Dan penelitian dilapangan dan berdasarkan kebutuhan untuk mengembangkan sistem lama dan sistem baru, maka dapat dijelaskan rincian biaya dan manfaat proyek berikut :
Analisis Biaya dan Manfaat Keterangan A. 1.
Biaya – Biaya Biaya Pengadaan Biaya Hardware Biaya Software Total 2. Biaya Operasi Biaya Konversi Sistem Biaya Pelatihan Personil Total 3. Biaya Perawatan & Operasi Biaya Overhead Listrik Biaya Perawatan Sistem Total Total Keseluruhan Biaya B. Manfaat –Manfaat 1. Keuntungan berwujud Pengurangan Biaya Operasi Pengurangan Kesalahan Proses Total 2. Kentungan tak berwujud Peningkatan Kinerja Personil
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
Rp 3.964.000 Rp 5.147.175 Rp 9.111.175 Rp Rp Rp
425.452 138.500 563.952 Rp 989.424 Rp 410.000 Rp 1.399.424 Rp 1.399.424
Rp 1.088.366 Rp 410.000 Rp1.498.366 Rp1.498.366
Rp 4.776.000 Rp 612.000
Rp 7.750.000 Rp 680.000
Rp 5.388.000
Rp 8.430.000
Rp 1.728.000
Rp 1.900.800
Rp 7.116.000
Rp 10.330.800
Selisih Total Manfaat dengan Total Rp 9.675.127 Rp 5.716.576 biaya Tabel 3.1 : Hasil Analisis Biaya dan Manfaat
Rp 8.832.434
Total Keseluruhan Manfaat
•
Rp 9.675.127
Metode Periode Pengembalian ( Payback Period )
Payback Period = Proceed (total manfaat - total biaya). Total biaya investasi / tahun
(9.675.127)
Proceed I
5.716.576 _ 3.958.551
14
Biaya investasi pada tahun pertama bisa ditutup dengan menggunakan Proceed ke-II sebesar Rp. 9.675.127,-. Dengan perhitungan 3.958.551 / 9.675.127. = 0.40. Sehingga waktu yang dibutuhkan untuk membayar kembali investasi adalah 1 + 0,40 = 1,40. Jadi waktu yang dibutuhkan selama 1 tahun 4 bulan. Karena nilai pengembalian modal bisa dilakukan sebelum 2 tahun, maka proyek ini dinyatakan layak. •
Metode Pengembalian Investasi ( Return Of Invesment ) ROI :
Total Manfaat – Total Biaya
× 100%
Total Biaya Biaya tahun 0 = Rp 9.675.127,Biaya tahun 1 = Rp 1.399.424,Biaya tahun 2 = Rp 1.498.366,Jadi total biaya adalah Rp 12.572.917,Manfaat tahun 1 = Rp 7.116.000,Manfaat tahun 2 = Rp 10.330.800,Jadi total manfaat adalah Rp.17.446.800,= 17.446.800 - 12.572.917 x 100% 12.572.917 = 38,76 %. Karena nilai ROI di atas 0, maka proyek ini dinyatakan layak. •
Metode Nilai Sekarang Bersih ( Net Present Value )
Rumus : NPV (Net Persent Value) = -Biaya tahun 0 + Proceed 1 + Proceed 2 (1+i)^1 -
NPV
: Net Present Value
i
: Tingkat Bunga Diskonto
n
: Umur Proyek Investasi
(1+i)^2
NPV (Net Persent Value) = - 9.675.127 + 5.716.576 + 8.832.434
15
(1+0,1)^1
(1+0,1)^2
= - 9.675.127 + 5.196.887,27 + 7.299.532,23 = 2.821.292,5 Jadi nilai NPV adalah Rp 2.821.292,5,-. Dari hasil tersebut diatas dapat diambil kesimpulan bahwa proyek ini dinyatakan layak untuk diterapkan, karena NPV > 0. Jika Sistem baru sekarang diterapkan atau dipakai, keuntungan yang diterima adalah sebesar Rp 2.821.292,5
Item Penelitian
Syarat
Nilai
Hasil
Payback Period
≤ 2 Tahun
1 Tahun 4 Bulan
Layak
Return Of Invesment
>0
38,76 %
Layak
Net Present Value
>0
Rp 2.821.292,5
Layak
Tabel 3.12 : Kelayakan Ekonomi
4. Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi akademik baru yang berbasis komputer maka sistem ini diharapkan mampu mengatasi masalah – masalah pada sistem lama, serta mampu menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga dapat membantu pihak – pihak yang terkait dalam mengambil keputusan. Dengan penggunaan sistem informasi Kepegawaian yang baru maka pihak (BP3K) bisa memperoleh beberapa keuntungan antara lain yaitu : 1. Sistem dapat menyajikan informasi kepegawaian secara cepat, tepat, dan akurat 2. Dapat menghemat waktu dalam proses penginputan ( penyimpanan ) data. 3. Memudahkan dalam proses pencarian data yang dibutuhkan. 4. Hasil laporan data kepegawian yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah dan tepat waktu. 5. Dengan menerapkan sistem informasi kepegawaian yang berbasis komputer maka beban kerja user menjadi lebih ringan. 6. Sistem baru yang diusulkan nantinya diharapkan mampu menggantikan sistem yang lama sehingga dapat mengerjakan tugas – tugas yang efektif.
16
DAFTAR PUSTAKA Fathansyah, IR. Buku Teks Komputer Basis Data. Hanif Al Fatta. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi; Yogyakarta. Heri Sismoro. Pengatar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman Komputer. Andi; Yogyakarta. I Jerry Fizt Geraid. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi; Yogyakarta. Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Edisi KeTiga; Andi Offeset.Yogyakarta.2005 Komputer ,W. Tips & Trik Pemrograman Visual Basic 6.0 Utami, E. RDBMS USING MS. SQL SERVER 2000. .
17
