SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT AUSTRAL BYNA MUARA TEWEH KALIMANTAN TENGAH
Naskah Publikasi
diajukan oleh Sunday Pangalinan 09.12.4273
kepada SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
PAYROLL INFORMATION SYSTEM DI PT. AUSTRAL BYNA MUARA TEWEH CENTRAL KALIMANTAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT. AUSTRAL BYNA MUARA TEWEH KALIMANTAN TENGAH Sunday Pangalinan Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Employee payroll system PT Austral Byna a combination of manual system and computer system simple. This is evident from the data storage using Microsoft Excel as the personnel do not have a database, where it slows down the process, inefficient and enlarge human error. Based on the background of the problem, then in the preparation of this thesis will be designing payroll system using Microsoft Visual Basic 6.0 as the programming language and interface design, as well as Microsoft SQL Server 2000 for data storage. Extent of the problem of writing this essay is only payroll and employee data. Data collection methods used were direct surveys to PT. Austral Byna (Muarateweh) and literature study Keywords: Designing Applications, Computerized Data Processing, PT. Austral Byna
1.
Pendahuluan Kehidupan manusia pada sekarang ini tidak terlepas dari informasi, apa pun profesinya dan informasi senantiasa membuka hal-hal yang baru dan utama dalam era globalisasi, perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi merupakan suatu hal yang sangat cepat perkembanganannya dari tahun ke tahun. Teknologi komputer salah satunya, memiliki banyak kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan serta efisiensi dalam pengolahan data dibandingkan sistem manual. Pengolahan data menjadi informasi inilah yang dijadikan sebagai salah satu kelebihan dari komputer. Salah satu kebutuhan yang sangat besar dalam penyajian informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi yang sering dipakai oleh masyarakat umum, perusahaan dan instansi-instansi Negara, salah satu contohnya sistem penggajian karyawan. Dalam permasalahan ini sistem penggajian karyawan yang sebelumnya menggunakan
sistem
manual
dan
sistem
komputer
sederhana
sehingga
memperlambat proses penggajian, tidak efisien serta memperbesar kesalahan manusia. Dengan melihat keadaan ini, mendorong penulis untuk melakukan penelitian tentang penggajian karyawan yang akan dilanjutkan untuk pembuatan skripsi yang akan diberi judul “Sistem Informasi Penggajian di PT. Austral Byna Muara Teweh Kalimantan Tengah”. Dengan tujuan dapat menggambarkan sistem penggajian yang sudah ada menjadi sistem penggajian yang lebih efektif. 2.
Landasan Teori
2.1
Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling bergantung sama lain. Murdick dan Ros (1993) mendefinisikan sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Sementara definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi1
1
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi, hal 3
2.2
Informasi Menurut Gordon B Davis, “informasi adalah data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan”2 Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
2.3
Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer.(Stairs,1992)
2.4
Penggajian Sistem informasi penggajan karyawan dapat didefinisikan sebagai berikut: “ Sistem penggajian merupakan fungsi penting yang menjadi tanggung jawab manajemen Sumber daya Manusia. Fungsi utamanya adalah memberikan kompensasi untuk pegawai berupa gaji sebagai ganti konstribusi mereka terhadap organisasi/instansi. Penggajian merupakan salah satu proses dalam organisasi yang rentan terhadap masalah. Pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya penyajian informasi sehingga dimungkinkan pula terjadi keterlambatan pembayaran gaji. Ditambah lagi jika terjadi kesalahan perhitungan dapat menjadikan informasi menjadi tidak akurat. Hal ini menjadikan sistem penggajian perlu didukung dengan sistem informasi yang baik.
2
Gordon B.Davis, Management Information Systems:Conceptual Foundation, Structure and Development, Tokyo:Mcgraw-Hill Kogausha,Ltd.,International Student Edition,1974,p.32
2.5
Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
2.6
Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic 6.0 adalah bahasa pemrograman yang dikeluarkan oleh Microsoft Visual Basic 6.0 digunakan untuk membangun program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lainnya lainnya yang berbasis Microsoft Windows. Selain itu, Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman event-drive yang berasal dari bahasa BASIC. Event-driven artinya program menunggu sampai adanya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol diklik, atau menu dipilih. Ketika event terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. Di samping itu Visual Basic selalu mengalami perkembangan terus sampai versi yang sekarang yaitu VB.net.
2.7
Microsoft SQL Serever 2000 SQL Server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. Selain Microsoft SQL server 2000, produk DBMS Microsoft yang lain adalah Access yang di-include-kan dalam paket Microsoft Office sehingga versi terbaru Microsoft access menyesuaikan versi versi Microsoft Office yang ada. Selain itu SQL Server 2000 merupakan database yang mendukung penggunaan arsitektur client-server. Sehingga sangat cocok bagi pengguna yang ingin membangun aplikasi yang berbasis client-server.
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Identifikasi Masalah Masalah adalah suatu pertanyaan yang ingin dipecahkan, yang menyebabkan sasaran tidak tercapai. Untuk itu penyebab masalah, titik keputusan dan personilpersonil harus diidentifikasi.
3.2.1
Diagram Konteks
Gambar 3.3 Diagram Konteks
3.2.2
Data Flow Diagram (DFD) Level 1
Gambar 3.4 DFD Level
3.2.3
Relasi Antar Tabel
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi
4.1.2
Manual Program
1. Form Login
Gambar 4.11 Form Login Form
login merupakan form yang berfungsi untuk
petugas
yang
mengoperasikan sistem penggajian ini. Untuk masuk kedalam sistem, terlebih dahulu harus menginputkan Username dan Password. Berikut ini adalah tampilan form login sistem informasi penggajian PT AUSTRAL BYNA 2. Tampilan Menu Utama
Gambar 4.26 Form Menu Utama
Pada Form Menu Utama terdapat menu-menu yang diperlukan yang bisa diakses dan digunakan oleh pengguna. 3. Tampilan Form Pengguna Form Pengguna digunakan untuk mengisi nama dan password sebagai user.
Gambar 4.27 Form Pengguna 4. Tampilan Form Data Pegawai Form input data pegawai digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus, menyimpan, dan membatalkan data pegawai pada PT AUSTRAL BYNA.
Gambar 4.28 Form Data Pegawai
5. Tampilan Form Tahun Penggajian Form ini berisi Tahun penggajian dan kabag serta staff HRD yang mengetahui data penggajian ini.
Gambar 4.29 Form Tahun Penggajian 6. Tampilan Form Data Presensi Form ini berfungsi untuk mengisi jumlah presensi setiap bulan semua pegawai dari divisi dan jabatan apapun
Gambar 4.30 Form Absen
7. Tampilan Form Gaji Tetap Form isi berfungsi untuk mengisi gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan kesehatan, serta tunjangan catu yang nantinya akan menjadi gaji tetap pegawai tiap bulannya.
Gambar 4.31 Form Data Gaji Tetap 8. Tampilan Form Tunjangan Form ini berfungsi untuk mengisi semua tunjangan (tunjangan kehadirian dan tunjangan masuk hutan) pegawai setiap bulannya. .
Gambar 4.32 Form Data Tunjangan
9. Tampilan Form Overtime Form ini berfungsi untuk mengisi data pegawai yang memilik jam overtime setiap bulan.
Gambar 4.33 Form Data Overtime 10. Tampilan Form Parameter Premi
Form ini berfungsi untuk mengisi jumlah parameter premi setiap bulan. .
Gambar 4.34 Form Parameter Premi
12. Tampilan Form Premi Produksi Form ini untuk mengisi pegawai yang mendapatkan premi produksi setiap bulannya. Pada PT Austral Byna ini, hanya yang jabatannya kabag saja yang mendapatkan premi produksi setiap bulan
Gambar 4.35 Form Premi Produksi 13. Tampilan Form Penggajian Pada form inilah diketahui total jumlah gaji setiap pegawai yang diterima setiap bulan.
Gambar 4.36 Form Data Gaji Pegawai
14. Tampilan Form Cetak Form ini berfungsi untuk mencetak laporan data pegawai, rekap absen, slip gaji, dan rekap gaji pegawai.
Gambar 4.37 Form Cetak Data Pegawai
Gambar 4.38 Form Cetak Rekap Absen
Gambar 4.39 Form Cetak Slip Gaji
Gambar 4.40 Form Cetak Rekap Gaji
15. Laporan Data Pegawai
Gambar 4.41 Laporan Data Pegawai 16. Laporan Rekap Absen
Gambar 4.42 Laporan Rekap Absen
17. Laporan Slip Gaji
Gambar 4.43 Laporan Slip Gaji 18. Laporan Rekap Gaji
Gambar 4.44 Laporan Rekap Gaji
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian, analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga mengakibat keterlambatan penggajian pada perusahaan. Dengan sistem baru keterlambatan penggajian dapat dicegah karena pengolahan data dan pencarian data, dan pembuatan laporan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga informasi yang dihasilkan menjadi lebih berkualitas. 2. Aplikasi sistem informasi penggajian ini dapat digunakan untuk membantu kinerja PT. AUSTRAL BYNA yang berkepentingan dalam mengolah data transaksi penggajian karyawan hanya menginputkan data saja dan proses pengolahan dilakukan oleh komputer sehingga akan meminimalkan tingkat kesalahan yang biasanya terjadi dalam sistem manual. 3. Penerapan sistem informasi yang baru ini tidak akan merusak siatem yang selama ini berjalan diperusahaan tersebut, tetapi dengan sistem ini diterapkan dapat mendukung kinerja proses pengolahan data pada perusahaan tersebut menjadi lebih efisien. 4. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerisasi penggajian karyawan ini jika digunakan di PT AUSTRAL BYNA antara lain: a. Menghemat waktu untuk penggajian karyawan b. Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat
5.2
Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut: 1. Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem pengolahan data penggajian karyawan yang dilakukan secara manual diperbaruhi dengan sistem yang terkomputerisasi. 2. Aplikasi sistem penggajian karyawan yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu dalam melakukan pengolahan data pegawai dan jabatan serta menyajikan informasi yang dibutuhkan untuk membantu pengambilan keputusan manajemen. 3. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan
masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI OFFSET. B.Davis Gordon. 1974. Management Information Systems:Conceptual Foundation, Structure and Development. Tokyo: Mcgraw-Hill Kogausha. Drs. Daryanto. Belajar Komputer Visual Basic 6.0. Yrama Widya. Dr. Jogiyanto, H.M, M.B.A, Akt. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer, Konsep Dasar dan Komponen. Yogyakarta: BPEF Yogyakarta.
