SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OLEH : WAHJONO, SE, M.Si
MEDIA INFORMASI KONVENSIONAL •
Kenthongan
•
Tulisan di Gua-gua
•
Tulisan dari kulit kayu
•
Gong
•
Peluit
•
Asap
•
Surat pos
MEDIA INFORMASI MODERN •
Telephone
•
Telegraph
•
Tape recorder
•
Mesin Fax
•
Handphone
•
Radar
SISTEM INFORMASI •
Merupakan dasar dari proses dan model bisnis
•
Distribusi pengetahuan: suatu sistem komunikasi antar personal.
Input Data
Proses
Output (Informasi)
Teknologi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (SI) Teknologi Informasi Bentuk teknologi untuk menangani informasi. Sistem Informasi •
Integrasi komponen pemrosesan, penyimpanan dan diseminasi informasi dalam suatu organisasi
•
Studi interdisiplin suatu sistem untuk menyediakan informasi pada suatu organisasi.
Data dan Informasi Data •
Aliran fakta dasar
Informasi •
Interpretasi Data yang disajikan dengan cara yang berarti
Informatika •
Studi tentang informasi, sistem informasi dan teknologi informasi
Contoh Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Contoh Teknologi Informasi •
Perangkat Keras (PC, UNIX server, Router)
•
Consumer devices (mobile phone, token)
Contoh Sistem Informasi •
File systems, databases, e-mail servers /clients
•
Perangkat Lunak (e-mail, Internet, Windows, Word Processing)
•
e-commerce
•
Enterprise resource planning (ERP)
MANAJEMEN Fungsi Manajemen (Henri Fayol : 1914)
Planning (merencanakan)
Organizing (mengorganisasikan)
Staffing (menyusun staff)
Directing (mengarahkan)
Controlling (mengendalikan)
Peran Manajerial (Henry Mintzberg) 1. Inter – personal - Figurehead (tugas seremonial) - Leader (melatih, motivasi, mempekerjakan) - Liaison (menjalin hubungan)
2. Informational - Monitor (selalu mencari informasi) - Desseminator (meneruskan informasi ke dalam) - Spokesperson (meneruskan informasi ke luar) 3. Decisional - Entrepreneur (membuat perbaikan) - Disturbance handler (bereaksi terhadap kejadian) - Resource Allocator (mengendalikan pengeluaran) Fungsi-fungsi manajemen dan peran – peran manajerial ini akan bermanfaat
saat merancang sistem informasi. O Keahlian Manajemen 1. Keahlian komunikasi (menerima, mengirim informasi dlm bentuk lesan dan tertulis) 2. Keahlian pemecah masalah (manajer perlu membuat keputusan dlm proses pemecahan masalah) O Pengetahuan Manajemen 1 Computer
literacy
(pengetahuan
tentang
istilah,
keunggulan
&
kelemahan komputer) 2 Information
literacy
(pengertian
bagaimana
memperoleh
&
menggunakan informasi)
MANAJEMEN INFORMASI O Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna, kemudian ia memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat, sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. O Pada akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat. O Seluruh aktivitas untuk memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut “Manajemen Informasi”
MANAJEMEN SUMBER DAYA O Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan saat diperlukan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi suatu bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus. O Setelah
sumber
daya
ini
disusun,
manajer
berusaha
untuk
memaksimalkan waktu yang terbuang dan menjaganya agar berfungsi pada effisiensi puncak. O Akhirnya manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis sebelum
sumber daya tersebut menjadi tidak effisien atau usang.
JENIS SUMBER DAYA O SUMBER DAYA FISIK 1. Man (Manusia) 2. Material (Bahan) 3. Machine (Mesin - termasuk fasilitas + energi ) 4. Money (Uang ) O SUMBER DAYA KONSEPTUAL 5. Information (Informasi – termasuk data) Sumber daya yang ke-5 (informasi) memiliki nilai dari apa yang diwakilinya,
bukan dari bentuk wujudnya. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.
Alasan menaruh perhatian pada Manajemen Informasi : 1. Kegiatan bisnis telah menjadi kompleks 2. Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
MENGAPA PERLU MEMPELAJARI SIM Information System (IS) dan Information Technology (IT) menunjang efektivitas, produktivitas, dan efisiensi dari bisnis proses perusahaan. Merupakan komponen utama dari kesuksesan bisnis dan organisasi. Adanya ledakan informasi (information explosion) dimana kita telah beralih dari masyarakat industrial ke masyarakat informasi. (“Information at your finger tips”)
Fenomena
knowledengane
menghabiskan
sebagian
workers, besar
yakni
waktunya
orang-orang untuk
yang
menciptakan,
mendistribusikan dan memanfaatkan informasi. Komoditas informasi yang semakin mahal, sehingga tuntutan untuk memanfaatkan informasi untuk kepentingan organisasi, serta bagaimana mengelola informasi yang bermanfaat bagi organisasi.
HUMAN ERROR •
Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
•
Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
•
Kehilangan data atau data tidak terolah.
•
Pemeriksaan atau pencatatan.
•
Salah dalam menggunakan dokumen induk / file induk.
•
Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
•
Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.
SUMBER DAYA Manajer mengelola sumber daya sbb : •
Man (Manusia)
•
Money (Uang)
•
Material (Bahan baku)
•
Machine (Mesin, termasuk fasilitas dan energi)
•
Methode (Metode/cara)
•
Informasi (termasuk data)
Para pemakai komputer : Manajer Non – Manajer Orang dan organisasi dalam lingkungan perusahaan Tingkat – tingkat Manajemen :
Tingkat perencanaan strategis
Tingkat pengendalian manajemen
Tingkat pengendalian operasional
PERANGKAT SISTEM INFORMASI 1. HARDWARE : Komputer, Printer, dan Teknologi Jaringan 2. SOFTWARE a. OPERATING SYSTEM : Windows, Linux, Novell Netware, dll b. APLIKASI : Ms.Office, GL, Corel Draw, dll c. UTILITY : anti virus, Norton Utility, Disk Doctor, dll. d. BAHASA PEMROGRAMAN : V.Foxpro, C++, Pascal, dll. 3. BRAINWARE : a. CLERICAL PERSONNEL (Personel Administrasi)
b. FIRST LEVEL MANAGER c. STAFF SPECIALIST d. MANAGEMENT 4. DATA : dokumen bukti transaksi, nota, kuitansi, dsb. 5. PROSEDUR : Manual book, prosedur sistem pengendalian intern
MENGELOLA INFORMASI Manajer mengelola sumber daya fisik juga sumber daya konseptual • Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terk umpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna • Manajer juga memastikan orang yang layak dalam organisasi untuk menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan. • Manajer akhirnya juga membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat MANAJEMEN INFORMASI •
Memperoleh informasi
•
Menggunakan informasi dengan efektif dan efisien
•
Membuang informasi pada saat yang tepat
PERHATIAN MANAJEMEN TERHADAP INFORMASI •
Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat :
•
Pengaruh ekonomi Internasional
•
Persaingan dunia
•
Kompleksitas teknologi yang meningkat
•
Batas waktu yang singkat
•
Kendala-kendala sosial
•
Kemampuan komputer yang semakin baik
PERAN MANAJERIAL (MINTZBERG) INTERPERSONAL ROLES •
Figurehead, manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial, seperti mendampingi perjabat yang berkunjung meninjau fasilitas
•
Leader, manajer memelihara unit dengan memperkerjakan dan melatih staf serta menyediakan motivasi dan dorongan.
•
Liaison, manajer menjalin hubungan dengan orang-orang diluar unit manajer tersebut, rekan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan tujuan menyelesaikan masalah bisnis.
INFORMATIONAL ROLES •
Monitor, manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit. Indera manajer mengamati aktivitas intern unit dan lingkungannya.
•
Disseminator, manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain didalam unitnya.
•
Spokeperson, manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang diluar unit, pimpinan dan orang-orang dilingkungannya
PERAN KEPUTUSAN •
Enterpreneur,
manajer
membuat
perbaikan-perbaikan
yang
cukup
permanen pada unit seperti mengubah struktur organisasi. •
Disturbance handler, manajer bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga, seperti devaluasi dolar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya.
•
Resource Allocator, manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit bawahannya mana yang mendapatkan sumber daya.
•
Negotiator, manajer menengahi perselisihan baik didalam unitnya maupun antar unit dilingkungannya.
PENGETAHUAN MANAJEMEN Mengerti komputer (computer literacy ) •
Mengenai istilah-istilah komputer
•
Pemahaman mengenai keunggulan dan kelemahan komputer
•
Kemampuan menggunakan komputer
Mengerti informasi (information literacy ) •
Mengerti bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari prosedur pemecahan masalah
•
Mengerti bagaimana memperoleh informasi
•
Bagaimana membagi informasi kepada orang lain
PANDANGAN SISTEM 1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaannya. 2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik. 3. Menekankan pentingnya kerjasama semua bagian dalam organisasi. 4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya. 5. Memberikan penilaian yang tinggi pda informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup. TUJUAN SIM Menyajikan informasi untuk pengambilan keputusan pada perencanaan, pengorganisasian,
pengendalian
kegiatan
operasi
subsistem
suatu
perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses.
PENGGUNAAN HARDWARE OLEH MANAJER •
Stand alone personal computer (PC)
•
PC atau terminal lain, dihubungkan pada komputer sentral
•
PC atau terminal lain, dihubungkan pada distributed computer system
•
PC atau terminal lain, dihubungkan pada Local Area Network
•
Lain-lain
Mengapa perlu komputerisasi ? •
Karena keinginan bisnis yang berkembang
•
Kebutuhan proses pengolahan data yang segera dan terus menerus
•
Mempercepat pekerjaan pengetikan dokumen
•
Membuat laporan sesegera mungkin
•
Penyimpanan data yang lebih efektif dan efisien
•
Data
disimpan
secara
digital
sehingga
dapat
digunakan
untuk
pembuatan laporan lain •
Data dapat dikelompokkan, diurutkan, di-summarize dsb
Apa keuntungan penggunaan komputer ? • Cepat, tepat dan akurat • Mudah dipertanggungjawabkan • Proses tidak lelah • Efektif dan efisien • Menyimpan data lebih besar • Data mudah disimpan dan diakses • Terprogram Pengolahan data manual • Pekerjaan secara manual mudah terjadi kesalahan (human error), tidak efektif dan kurang efisien • Membutuhkan dokumen arsip yang banyak sehingga sulit dalam penyimpanan data • Proses data tidak maksimal karena pekerjanya sering lupa dan mudah lelah • Kesalahan perhitungan
Programmer • Adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah dibuat oleh sistem analis • Bertanggung jawab atas pembuatan program komputer • Memiliki
pengetahuan
terbatas
pada
teknologi
komputer,
sistem
komputer, utilitas dan bahasa pemrograman yang diperlukan • Bekerja secara teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksiinstruksi program Programmer bekerja tidak berhubungan dengan banyak orang tetapi terbatas pada
sesama
programmer
spesifikasi programnya
dan
sistem
analis
yang
mempersiapkan
Program Komputer •
Adalah rangkaian instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh komputer, disusun sedemikian rupa sehingga menghasilkan sebuah proses sesuai dengan tujuannya.
•
Program disesuaikan dengan prosedur pengolahan data dan mewakili proses manual, bila ditinjau dari prosedur dan urutan kerjanya, namun lebih mudah mengaturnya dalam sistematika yang lebih praktis.
PENGGUNAAN SOFTWARE OLEH MANAJER •
Spreadsheet / pembuat laporan keuangan
•
Pengolah kata (word processing )
•
Aplikasi database
•
Aplikasi grafis
•
Paket lain atau program jadi
•
Menulis/menyempurnakan/menjalankan program sendiri
•
Electronic mail/komunikasi
•
Aplikasi lain
Faktor Informasi O Fungsi, Nilai, Biaya, dan Mutu Informasi
Fungsi Informasi O Menambah pengetahuan O Mengurangi ketidakpastian O Mengurangi resiko kegagalan O Mengurangi keanekaragaman/varian O Memberi standar (aturan/ukuran/batasan) Nilai Informasi
Kemudahan dalam memperolehnya
Bersifat luas dan lengkap
Memperhatikan ketelitian (accuracy)
Kecocokan dengan pengguna (relevance)
Ketepatan waktu (timeliness)
Kejelasan (clarity)
Keluwesan (flexibility)
Dapat dibuktikan (bukan prasangka/perkiraan)
Dapat diukur
Biaya Informasi
Biaya perangkat keras
Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan sistem
Biaya tempat dan lingkungan
Biaya perubahan (perubahan metode)
Biaya operasi
Mutu Informasi
Kontrol sistem untuk mengeliminir kesalahan
Pemeriksaan internal dan eksternal
Penambahan batas ketelitian data
Feedback dari pemakai untuk menilai kesalahan yang mungkin terjadi
Pengaruh Pengelolaan Sistem Informasi dalam Organisasi
Cost of runing
Penekanan biaya, menaikan profit
Customer Service
Kemudahan pelayanan, meningkatkan performa layanan
Management Process
Tertib tata laksana pengelolaan organisasi
ASPEK KELAYAKAN SISTEM
•
Teknikal, apakah hardware dan software tersedia untuk menampilkan proses dari sistem yang dibutuhkan
•
Economic
return,
apakah
dibenarkan
secara
moneter
dengan
membandingkan manfaat sistem dengan “harga” (misal : harga barang yang di jual, peningkatan pelayanan konsumen dan perhitungan breakevent point ) •
Non-economic return, apakah sistem yang diusulkan dapat diterima dilihat dari segi manfaat yang tidak dapat diukur dalam pemulihan ekonomi
•
Legal (hukum dan perundang-undangan), apakah sistem yang diusulkan dioperasikan ada lindungan hukum dan dalam batas-batas yang ada dalam etika bisnis dan etika manajemen.
•
Operasional, apakah diterima atau didukung oleh orang yang harus mengerjakannya (user friendly)
•
Jadwal, apakah sistem bisa di operasikan dalam batas waktu yang sudah ditentukan
INDIKATOR PERUBAHAN SISTEM
Perubahan sistem lama ke sistem yang baru. Indikator-indikator tsb diantaranya: – Keluhan dari langganan – Pengiriman barang yang selalu terlambat – Pembayaran gaji yang terlambat – Laporan yang tidak tepat waktu – Isi Laporan yang sering salah – Tanggung jawab yang tidak jelas – Waktu kerja yang berlebihan – Kehilangan kesempatan kompetisi pasar – Kesalahan-kesalahan menual yang terlalu tinggi – File-file yang kurang teratur
– Peramalan penjualan dan produksi yang kurang tepat dll
Pengertian Flowchart (Diagram Alir) dan Simbol-simbolnya •
disebut dengan Diagram Alir ini dipergunakan untuk menggambarkan proses-proses operasionalnya sehingga mudah dipahami dan mudah dilihat berdasarkan urutan langkah dari suatu proses ke proses lainnya.
•
Pada dasarnya, Flowchart (Diagram Alir) adalah alat yang digunakan untuk
melakukan
Perencanaan
Proses,
Analisis
Proses
Mendokumentasikan Proses sebagai standar Pedoman Produksi.
dan
PERLUNYA SISTEM BERKEMBANGAN Pengembangan Sistem : •
Sistem Baru
•
Memperbaiki Sistem yang lama
Mengapa .... Sistem Berkembang ? •
Adanya Permasalahan Ketidak beresan Pertumbuhan Organisasi
•
Untuk Meraih Kesempatan
•
Adanya Instruksi (Directive)
Prinsip Pengembangan Sistem
•
Untuk Manajemen
•
Investasi Modal yang Besar
•
Memerlukan Orang yang Terdidik
•
Adanya Tahapan Kerja dan Tugas
•
Proses Pengembangan Sistem Tidak Harus Urut
•
Jangan Takut Membatalkan Proyek
•
Dokumentasi
TRANSFORMASI MASYARAKAT 1
GELOMBANG I (800-1700) MASYARAKAT PERTANIAN Era ini manusia fokus pada kehidupan agraris dan mengolah sumber
daya alam. Teknologi belum berkembang sehingga masyarakat lebih menonjolkan
kekuatan
otot
(muscle)
sehingga
pada
saat
itu
produktivitas manusia ditentukan oleh otot. 2
GELOMBANG 2 (1700-1970) MASYARAKAT INDUSTRI • Adanya peristiwa Revolusi Industri, dimana manusia mengupayakan mekanisasi dalam semua aspek kehidupan manusia. • Dalam era industri, faktor yang menonjol adalah mesin (machine) dimana mesin diperuntukkan untuk mempermudah pekerjaan manusia sehingga jumlah produksi meningkat dan lebih efesien.
3
GELOMBANG 3 (1972) MASYARAKAT INFORMASI • Adanya kehadiran Internet, dimana peradaban ini sangat didukung oleh kemajuan teknologi komunikasi dan pengolahan data. • Pada era ini, faktor yang menonjol adalah pikiran (mind) dan pengetahuan.
• Era informasi memunculkan istilah masyarakat informasi (Information Society) adalah suatu masyarakat dimana produksi, distribusi, dan pengolahan informasi merupakan aktivitas utamanya.
KARAKTERISTIK MASYARAKAT INFORMASI •
Adanya level intensitas informasi yang tinggi (kebutuhan informasi yang tinggi) dalam kehidupan masyarakatnya sehari-hari, pada organisasiorganisasi yang ada, dan tempat-tempat kerja.
•
Penggunaan teknologi informasi untuk kegiatan sosial, pengajaran dan
bisnis, serta kegiatan-kegiatan lainnya. •
Kemampuan pertukaran data digital yang cepat dalam jarak yang jauh.
INDUSTRIAL VERSUS INFORMATION SOCIETY •
Ditinjau dari sumber daya yang diolah masyarakat industri membuat tenaga dan bahan bakar, dalam masyarakat informasi sumber daya yang diolahnya adalah informasi dalam bentuk transmisi data dan komputer.
•
Ditinjau
dari
sumber
daya
yang
dibutuhkan,
masyarakat
industri
membutuhkan modal dana, sedangkan dalam masyarakat informasi adalah pengetahuan. •
Ditinjau dari keahlian sumber daya manusia yang dibutuhkan, masyarakat
industri
membutuhkan ahli mesin atau pekerja tanpa keterampilan
tertentu, sedangkan da lam masyarakat informasi membutuhkan pekerja yang profesional dengan keterampilan yang tinggi. •
Ditinjau dari teknologi yang digunakan, masyarakat industri menggunakan teknologi
mesin,
sedangkan
masyarakat
informasi
menggunakan
teknologi yang cerdas. •
Ditinjau dari prinsip perkembangan, masyarakat industri menuju kearah pertumbuhan
ekonomi
sedangkan
masyarakat
informasi
menuju
penerapan pengetahuan dalam teknologi.
MANAJEMEN DAN INFORMASI •
Manajer bukan saja mengelola sumberdaya fisik, tetapi juga sumberdaya konseptual.
•
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna sesuai dengan orang yang tepat, dalam bentuk yang tepat dan pada saat yang tepat.
•
Aktivitas memperoleh informasi, menggunakan informasi secara efektif, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.
MANAJEMEN SUMBER DAYA • Acquire Mendapatkan sumber daya • Assemble, or prepare Mengumpulkan, atau menyiapkan
• Maximize use Penggunaan secara maksimal • Replace Mengganti atau membuang
PARA PEMAKAI KOMPUTER •
Pada
awalnya
pemakai
output
komputer
adalah
adalah
pegawai
administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melakukan aplikasi pembayaran gaji, pengelolaan persediaan, dan penagihan. •
SIM
bukanlah
suatu
sistem
untuk
memproduksi
informasi
untuk
manajemen, melainkan memproduksi informasi sebagai alat pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
•
Para pemakai komputer meliputi: – Internal (Manajer, dan Non-manajer) – Eksternal yaitu Perusahaan di luar organisasi, Masyarakat luas (public).
Pentingnya Sistem InformasiI 1. Untuk mempertahankan dan mengembangkan suatu organisasi, memerlukan : – Lokasi yang beragam (perlu networking, Internet) – Produk dan layanan baru – Meningkatkan pekerjaan dan alur kerja: • Efisiensi Biaya • Etika dan isu sosial 2. Mengantisipasi Perubahan:
– Ekonomi Global – Masyarakat berbasis Pengetahuan atau Informasi – Business enterprise – Technology
Sistem Informasi pada Level Organisasi 1. Level Operasional – Aktifitas Dasar dan transaksi rutin – Akurasi dan terkinian Data
2. Level Pengetahuan (Knowledengane) – Mendukung pengetahuan dan data pekerjaan – Mengintegrasikan pengetahuan baru kedalam bisnis – Otomasi Perkantoran 3. Level Manajemen – Pengawasan secara Periodik, pengambilan keputusan dan administrasi – Mengetahui apakan kegiatan bisnis bekerja dengan baik. 4. Level Strategis – Perencanaan strategis jangka panjang (misalnya 5 tahun); – Informasi Internal dan eksternal.
Contoh a. Level Operasional Pembuatan KTP online, pelaporan pajak, perizinan, absensi, penggajian, b. Level Pengetahuan Sistem perkantoran, persiapan dan manajemen dokumen kerja, c.
Level Manajemen Pengambilan keputusan yang tidak rutin Memperoleh data dari sumber internal dan eksternal
d. Level Strategis Pengembangan Produk layanan untuk 5 tahun ke depan, Kebutuhan karyawan di 5 tahun mendatang
TIPE SISTEM INFORMASI Klasifikasi Sistem Informasi secara Vertikal (Bottom-up): – Sistem Pemrosesan Transaksi (SPT) – Sistem Pengetahuan dalam Pekerjaan (SPP) – Sistem Otomasi Perkantoran (SOP) – Sistem Informasi Manajemen (SIM) – Sistem Penunjang Keputusan (SPK) – Sistem Penunjang Eksekutif (SPE)
Tahap Pemeliharaan Sistem 1. Menggunakan Sistem 2. Audit Sistem 3. Memelihara Sistem • Memperbaiki Kesalahan • Menjaga Kemutakhiran Sistem • Meningkatkan Sistem Alat Pengembangan Sistem A. Perancangan Sistem 1. Data Flow Diagram (DFD) 2. Structured Chart (SC)
3. Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO) B. Perancangan Data Base 1. Entity Relationship Diagram (ERD) 2. Normalisasi C. Perancangan Input atau Proses Layout Charting, dll. TAHAP PERANCANGAN SISTEM 1. Meninjau & menyetujui hasil studi kelayakan, anggaran & jadwal yang merupakan hasil analisa sistem 2. Merancang Output, dengan kriteria output yang dibutuhkan user 3. Merancangan File/Database dengan alat bantu Kamus Data, ERD & Normalisasi 4. Merancang Input, disesuaikan dengan kebutuhan output & file/database yang ada
5. Proses Perancangan sistem, berdasarkan layout layar monitor dengan bantuan struktur chart & Flowchart sistem yang menghasilkan spesifikasi sistem. 6. Mendefinisi Program dengan alat bantu DFD yang menghasilkan program flowchart 7. Deskripsi program digunakan untuk merancang Modul-modul yang digunakan dalam sistem 8. Merancangan paket program secara keseluruhan dengan deskripsi modul yang telah ada sehingga menghasilkan spesifikasi program
9. Meninjau kembali hasil rancangan, disesuaikan dengan rancangan yang disteujui oleh manajemen, & membuat memorandum secara berkala kepada manajemen 10.Mendokumentasikan semua hal yang berkaitan dengan rancangan
Perancangan Sistem Informasi secara Umum 1. Merancang formulir kertas dan dokumen sumber 2. Merancang formulir elektronik 3. Alat-alat perekaman data secara langsung 4. Pemanfataan Sandi 5. Merancang menu sehingga memudahkan user berintegrasi
Output yang Diperlukan •
Internal Output Laporan digunakan oleh manajer dan bagian lain dalam organisasi
•
External Output Laporan dikirim kepada customer, client atau pihak lain dari organisasi
•
Turn around document Output komputer yang melayani input bagi aktivitas berikutnya
COMPUTER BASE INFORMATION SYSTEM (CBIS) SUATU MODEL SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER Pengertian Computer Based Information System (CBIS) •
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah
informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. DATA Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. INFORMASI Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadiankejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. SISTEM Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen
dari sistem tersebut. SISTEM INFORMASI Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat,
cepat dan akurat sesuai dengan
manajemen yang membutuhkannya. KETERSEDIAAN Tujuan CBIS adalah menyediakan data dan informasi bagi mereka yang berwenang untuk menggunakannya, terutama yang berorientasi informasi. INTEGRITAS Semua subsistem CBIS harus menyediakan gambaran akurat dari sistem fisik yang diwakilinya.
Istilah sistem informasi berbasis komputer atau CBIS untuk menggambarkan lima subsistem menggunakan komputer yang menyediakan informasi untuk pemecahan masalah. Subsistem CBIS : 1. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 3. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN 4. KANTOR VITUAL OFFICE 5. SISTEM PAKAR EKSPERT SYSTEM
Pentingnya perkembangkan subsistem CBIS: •
Sistem pelaporan informasi
•
Sistem informasi eksekutif
•
Sistem pendukung keputusan
•
Sistem informasi akuntansi
•
Sistem informasi kantor
•
Sistem pakar / kecerdasan buatan
•
Lain-lain
1 EVOLUSI CBIS – FOKUS AWAL PADA DATA •
Penggunaan punched card dan keydriven bookkeeping machines
masih mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. •
Aplikasi
akuntansi
berbasis
komputer
adalah
pengolahan
data
elektronik (electronic data processing - EDP) atau data processing (DP). •
Istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) atau Accounting Information System digunakan untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi
aplikasi
pengolahan
data
perusahaan.
SIA menghasilkan
beberapa informasi sebagai produk sampingan dari proses akuntansi. 2 EVOLUSI CBIS – FOKUS BARU PADA INFORMASI •
Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
•
Perkembangannya tidak mulus, karena: – Kurangnya pengetahuan tentang komputer,
– Kurangnya pengetahuan tentang bisnis dan keawaman spesialis informasi mengenai peran manajemen, – Peralatan komputer mahal dan terbatas 3 EVOLUSI CBIS – FOKUS REVISI PADA KEPUTUSAN •
Michael S. Scott Morton, G. Anthony Gorry, dan Peter G.W. Keen dan konsep mereka disebut Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
•
Perbedaan antara SIM dan DSS – SIM adalah suatu sumberdaya organisasional yang dimaksudkan
untuk
menyediakan
informasi
pemecahan
masalah
bagi
sekelompok manajer secara umum, sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus. 4 EVOLUSI CBIS – FOKUS SEKARANG PADA KOMUNIKASI •
Otomatisasi
Kantor
(office
automation
-
OA)
yang
memudahkan
komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. •
OA
berkembang
meliputi
aplikasi:
konferensi
jarak
jauh
(teleconferencing), voice mail, surat elektronik (electronic mail), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing.
5 EVOLUSI CBIS – FOKUS POTENSIAL PADA KONSULTASI •
Perkembangan saat ini adalah penerapan kecerdasan buatan (artificial intelligence - AI), bagi masalah-masalah bisnis.
•
Ide
dasar
AI
adalah
bahwa
komputer
dapat
diprogram
untuk
melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. •
Bagian khusus dari AI, yaitu sistem pakar (expert system - ES) yang paling banyak mendapatkan perhatian.
MODEL CBIS SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
MANAJE MEN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPUTUSAN INFORMASI SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PEMECAHAN MASALAH
KANTOR VITUAL OFFICE
SISTEM PAKAR EKSPERT SYSTEM
Ciri-ciri informasi yang berkualitas : 1. Accessibility (mudah diakses, misalnya mengakses data melalui jaringan) 2. Timelines (tepat waktu, bila kita mengakses ke internet misalnya dapat merespon dengan cepat) 3. Relevance
(informasi
yang
dihasilkan
relefan
dengan
usaha
yang
bersangkutan) 4. Accuracy (ketepatan output dari data yang diolah) 5. Usability (kegunaan output yang dihasilkan)
SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA INFORMASI Sumber Daya Informasi Mencakup perangkat keras komputer, perangkat lunak komput er, spesialis informasi, pemakai, fasilitas, database dan informasi. Sistem Informasi Sumber Daya Informasi Sistem
yang
menyediakan
informasi
mengenai
perusahaan pada para pemakai di seluruh perusahaan
sumber
daya
informasi
TANGGUNG JAWAB CHIF INFORMATION OFFICER (CIO): CIO Adalah: jabatan untuk kepala teknologi informasi dalam sebuah organisasi. Berkontribusi pada perencanaan strategis perusahaan dan jasa informasi Sumber kepemimpinan utama dalam mencapai dan memelihara kualitas informasi, menjaga keamanan sumber daya informasi, merencanakan keadaan tak terduga dan menjaga biaya sumber daya informasi tetap terkendali.
KOMPETENSI PEKERJA IT •
Memperhatikan efektivitas
•
Berinisiatif
•
Antusias pada pekerjaan
•
Percaya diri
•
Memperhatikan dampak dari suatu tindakan
•
Kecakapan membina hubungan antar pribadi
•
Pemikiran konseptual
•
Pemikiran analitis
•
Komunikatif efektif
•
Fleksibilitas
DIMENSI KUALITAS JASA Berwujud Keandalan Responsif Kepastian Empaty MANAJEMEN KUALITAS DALAM JASA SISTEM INFORMASI
Mengidentifikasi pelanggan sistem informasi
Mendefinisikan kebutuhan kualitas pelanggan
Menetapkan metrik kualitas
Mendefinisikan strategi kualitas sistem informasi
Menerapkan program-program kualitas sistem informasi
Memantau kinerja kualitas sistem informasi
KERUGIAN KUALITAS YANG BURUK
Kehilangan bisnis
Tuntutan hukum
Kehilangan produktivitas
Munculnya biaya-biaya :
Biaya kegagalan
Biaya penilaian
Biaya pencegahan
Mencapai Manajemen Kualitas dalam Jasa Informasi •
Mengidentifikasi pelanggan jasa informasi
•
Mengidentifikasi kebutuhan kualitas pelanggan
•
Menetapkan Metrik kualitas
•
Mendefinisikan strategi kualitas jasa informasi
•
Menerapkan program-program kualitas jasa informasi
•
Memantau kinerja kualitas jasa informasi
KEUNTUNGAN KUALITAS YANG BAIK •
Pasar yang dilayani oleh industri mencakup pelanggan-pelanggan dengan kebutuhan produk dan jasa tertentu.
•
Penelitian pemasaran mengidentifikasikan kebutuhan tersebut, dan mendefinisikannya dalam hal kualitas.
•
Pelanggan menganggap produk dan jasa perusahaan lebih berkualitas dari pesaingnya.
•
Karena dianggap lebih berkualitas, pelanggan bersedia membayar harga yang relatif lebih tinggi daripada harga pesaing.
•
Karena dianggap lebih berkualitas dan harganya lebih tinggi, produk tersebut dianggap memiliki nilai yang relatif lebih tinggi.
•
Nilai yang relatif lebih tinggi menghasilkan kenaikan dalam pangsa pasar.
•
Berkat program kualitasnya, perusahaan dapat mengikuti spesifikasi pelanggan lebih baik daripada para pesaing.
•
Efektivitas ini menghasilkan penurunan biaya dengan memproduksi produk yang dibutuhkan secara benar sejak pertama kali.
•
Penurunan biaya digabungkan dengan pangsa pasar yang lebihluas akan menghasilkan biaya yang lebih murah daripada pesaing.
•
Gabungan dari keunggulan relatif dibidang harga, pangsa pasar dan biaya menciptakan profitabilitas dan pertumbuhan.
Keamanan Sistem Mengacu pada perlindungan terhadap semua sumber daya informasi perusahaan dari ancaman oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Tujuan keamanan : 1. Kerahasiaan
2. Ketersediaan 3. Intergritas KERAHASIAAN •
Perusahaan
berusaha
melindungi
data
dan
informasinya
dari
pengungkapan kepada orang-orang yang tidak berhak. •
SIE, SI-SDM, dan sistem akuntansi (seperti gaji, piutang, pembelian, dan hutang) sangat kritis dalam hal ini.
ANCAMAN TERHADAP KEAMANAN 1. Pengungkapan tidak sah & pencurian 2. Penggunaan tidak sah 3. Penghancuran tidak sah & penolakan jasa
4. Modifikasi tidak sah Pengungkapan Tidak Sah Dan Pencurian •
Jika database dan koleksi perangkat lunak tersedia bagi orang-orang yang tidak berwenang dalam hal akses, maka hasilnya dapat berupa kehilangan informasi atau uang.
•
Misalnya,
mata-mata
perusahaan
dapat
memperoleh
informasi
persaingan yang berharga, dan penjahat komputer dapat mencuri uang perusahaan.
Penggunaan Tidak Sah •
Orang-orang yang biasanya tidak berhak menggunakan sumber daya perusahaan, dapat melakukannya.
•
Dalam
bidang
komputer,
penjahat
jenis
ini
disebut
sebagai cracker danhacker, yaitu orang-orang yang suka bermain dengan komputer dan suka menguasai rincian operasinya. Penghancuran Tidak Sah & Penolakan Jasa •
Orang-orang dapat merusak bahkan menghancurkan perangkat lunak atau perangkat
keras
sehingga menyebabkan terhentinya
operasi
komputer perusahaan. •
Penjahat komputer tersebut bahkan tidak perlu berada di tempat kejadian.
•
Ia dapat saja masuk ke dalam jaringan komputer perusahaan dari suatu
terminal yang jauh dan menyebabkan kerusakan fisik, seperti monitor cacat, printer macet, keyboard tidak berfungsi. Modifikasi Tidak Sah •
Perubahan-perubahan dapat dilakukan terhadap data, informasi, dan perangkat lunak perusahaan.
•
Beberapa perubahan tidak disadari dan menyebabkan para pemakai output sistem membuat keputusan yang salah.
•
Jenis modifikasi yang sangat mencemaskan adalah disebabkan oleh perangkat lunak yang merusak (malicious software).
Perencanaan Berjaga-Jaga Perencanaan berjaga-jaga bertujuan untuk mengatasi keamanan guna
meminimumkan kerusakan dari berbagai ancaman. •
Perusahaan daripada bergantung pada suatu rencana berjaga-jaga tunggal yang besar, lebih baik mengembangkan beberapa sub-rencana yang menangani kemungkinan spesifik.
•
Beberapa sub-rencana umum mencakup : 1. Rencana Darurat 2. Rencana Cadangan 3. Rencana Catatan-Catatan Vital
Rencana Darurat Rencana Darurat (Emergency Plan) merencanakan ukuran-ukuran yang memastikan keamanan pegawai jika terjadi bencana seperti sistem alarm, prosedur evakuasi dan sistem pemadam api.
Rencana Cadangan •
Pengulangan (redudancy)
•
Keragaman (diversity)
•
Mobilitas (mobility)
Pengulangan (Redudancy) Perangkat keras, perangkat lunak, dan data diduplikasi jika unit asli rusak, unit cadangan dapat melanjutkan pengolahan. Keragaman (Diversity)
Sumber daya informasi tidak dipasang pada lokasi yang sama, melainkan terpisah untuk berbagai area operasi perusahaan. Mobilitas (Mobility) Perusahaan-perusahaan kecil membuat perjanjian timbal-balik dengan para pemakai yang lain dari jenis peralatan yang sama sehingga setiap perusahaan dapat menyediakan cadangan bagi yang lain jika terjadi malapetaka.
Rencana Catatan-Catatan Vital •
Catatan-catatan vital perusahaan antara lain dokumen-dokumen kertas, microfilms, serta media penyimpanan magnetik maupun optik yang
diperlukan untuk meneruskan bisnis perusahaan. •
Rencana catatan-catatan vital menentukan bagaimana catatan-catatan vital akan dilindungi.
•
Selain mengamankan catatan-catatan pada tempat komputer, salinan cadangan harus disimpan di lokasi yang jauh.
•
Semua jenis catatan dapat dipindahkan secara fisik ke lokasi yang jauh, tetapi catatan-catatan komputer dapat ditransmisikan secara elektronik.
Terdapat 3 jasa transmisi elektronik yang sekarang tersedia, antara lain : 1. Electronic Vaulting 2. Remote Journaling 3. Database Shadowing
1. Electronic Vaulting Electronic Vaulting melibatkan transmisi elektronik dari file backup secara terkelompok (batch), seperti pada akhir hari kerja. 2. Remote Journaling • Remote Journaling melibatkan transmisi data transaksi saat transaksi itu terjadi. • Data transaksi itu kemudian digunakan untuk memperbarui database di tempat yang jauh secara terkelompok (batch). 3. Database Shadowing
Database Shadowing merupakan bentuk backup elektronik yang paling canggih dari catatan-catatan vital, melibatkan pembaruan database duplikat di tempat yang jauh saat terjadinya transaksi.
Strategi Pengurangan Biaya Manajemen Informasi : 1. Konsolidasi 2. Downsizing 3. Outsourcing
KONSOLIDASI Konsolidasi dilakukan dengan cara mengurangi jumlah sumber daya
informasi yang terpisah. DOWNSIZING Downsizing dilakukan dengan cara melakukan transfer berbagai aplikasi berbasis komputer dari konfigurasi peralatan besar (mainframe) ke platform yang lebih kecil (mini komputer, LAN berbasis PC). Smartsizing merupakan pemindahan ke sistem yang kurang mahal tetapi penuh daya (powerfull). Keuntungan Downsizing : •
Pengurangan biaya
•
User friendly
•
Lebih cepat dalam menjalankan sistem
•
User dapat berpartisipasi dalam pengembangan sistem
•
User dapat berkomunikasi dengan staf IT dengan lebih baik.
Resiko Downsizing : •
Kehilangan keamanan
•
Berkurangnya integritas
•
Kesulitan pemulihan dari bencana
OUTSOURCING •
Outsourcing dilakukan dengan cara mengkontrakkan keluar semua atau sebagian operasi komputer perusahaan kepada organisasi jasa di luar perusahaan.
•
Outsourcer merupakan
suatu
perusahaan
jasa
komputer
yang
melaksanakan sebagian atau seluruh kegiatan komputasi perusahaan pelanggan untuk periode waktu yang lama. Jasa Outsourcing •
Entry data & pengolahan data sederhana
•
Kontrak pemrograman
•
Manajemen fasilitas
•
Integrasi sistem
•
Dukungan operasi untuk pemeliharaan, pelayanan atau pemulihan dari bencana.
Keuntungan Outsourcing : •
Pengurangan biaya
•
Dapat memperkirakan biaya-biaya masa depan
Resiko Outsourcing : •
Banyak CIO ragu untuk memberikan persetujuan bagi kontrak outsourcing jangka panjang karena tidak ingin bergantung pada organisasi lain.
•
Setelah perusahaan melepaskan kemampuan komputernya, sukar untuk membangun kembali secara cepat jika diperlukan.
•
Beberapa perusahaan telah mengembangkan kemampuan komputansi canggih yang mampu memberikan keunggulan kompetisi sehingga mereka ragu untuk menyerahkan ke outsourcing.
•
Praktek mempertahankan kerja komputer di dalam perusahaan sangat kuat untuk aplikasi-aplikasi yang bernilai strategis, seperti sistem informasi eksekutif dan sistem perencanaan sumber daya manufaktur.
