SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR)

Business Process R Reengineering i i (BPR) Langkah awal penerapan SIM

SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


Apakah Organisasi Anda:???

Sering dikeluhkan pelayanannya oleh publik/kastemer? blik/k t ? Sudah tidak jelas lagi apa yang menjadi tujuan dasar adanya organisasi bagi kepentingan publik? Prosedur/birokrasi yang berbeli-belit/rumit? Banyaknya Sumber daya organisasi yang terbuang percuma? Banyaknya duplikasi kerja serta formulir? Tidak bisa mengikuti perubahan ? Teknologi g ((informasi)) tidak optimal p digunakan? g Proses kerja dilakukan dengan biaya tinggi? Tidak memilki daya saing dengan kompetitor?

Ini sering terjadi di Sektor Swasta/ private

Bagaimana di sektor publik/pemerintah blik/ i t h ????????



Kesemuanya itu merupakan MASALAH YANG BERKAITAN dengan:



Apa itu P r o s e s ?? ““..........Sekumpulan S k l k kegiatan i t yang menggunakan satu macam atau t llebih bih Input I t dan d menghasilkan sebuah Output yang ang memp mempunyai n ai nilai(bernilai) bagi penggunanya/Kastemer” Hammer & Champy (1993)



MACAM--MACAM PROSES MACAM Proses Utama Proses yang menghasilkan jasa/produk yang diterima atau mempunyai dampak pada kastemer external.Contoh: Promosi produk, customer service, pengembangan produk, produksi, produk. Proses pendukung Proses yg biasanya tidak tampak untuk kastemer eksternal, tetapi mendukung pproses oses uutama.. Contoh: Manajemen fasilitas, rekruitmen, pengembangan sistem, anggaran, HRD. Proses manajemen Proses yang mengorganisasikan, mengkoordinasikan, memonitor dan mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi Contoh: Stratejik planning, pengalokasian sumber daya organisasi, manajemen keuangan dll.. SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


Apa yang biasanya dilakukan untuk menyelesaikan masalah:



Permasalahan dengan Continous I Improvement…… t Tidak menyelesaikan Permasalahan proses secara fundamental Proses organisasi cenderung tetap merupakan akumulasi dari aktifitas--aktifitas yang ketinggalan jaman, yang aktifitas tidak lagi dibutuhkan atau tidak lagi memberikan nilai il i tambah t b h pada d organisasi. i i SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR) Organisasi pemerintah masih cenderung menggunakan pendekatan d k t ffungsii d dalam l merancang k kegiatan i t organisasinya (Tugas, Pokok dan Fungsi) CEO

Fungsi SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


Apa itu BPR…? BPR ? “ Pemikiran ulang secara fundamental dan pendesainan ulang secara radikal dari proses kerja (kepemerintahan) untuk mencapai kemajuan secara dramatis dalam ukuranukuran-ukuran kritis dari kinerja seperti biaya, kualitas pelayanan kecepatan dll kualitas,pelayanan, dll” ” Hammer & Champy (1993) SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


BEBERAPA ISTILAH KUNCI..... FUNDAMENTAL - Tanyakan pertanyaan mendasar tentang organisasi dan bagaimana itu beroperasi - Tentukan apa yang orgns. harus lakukan dan bagaimana melakukannya

RADIKAL -Mendapatkan akar/sumber dari segala sesuatu dan menemukan secara komplet cara/jalan baru untuk melakukan kerja.

DRAMATIK sebagian--sebagian - Mencapai lompatan dalam kinerja dan tidak kemajuan sebagian atau berkelanjutan. j

PROSES - Sekumpulan kegiatan yang menggunakan satu macam atau lebih Input dan menghasilkan sebuah Output yang mempunyai nilai(bernilai) bagi penggunanya/Kastemer SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR) Prinsip fundamental yang dituju BPR……. Struktur O Organisasi i i yang fokus f k pada d PROSES. PROSES CEO Internal

Pelayanan Online Eksternal Pengembangan produk CEO Sistem Pendukung Keputusan SIMTAP/online service

Fungsi



BPR dan Continous Improvement. Improvement . . . . Proses Pengembangan

C G C

C: Continous Improvement B: BPR

G C

Waktu SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR) Perbedaan antara BPR dan Continous Improvement ( (pengembangan g b g berkelanjutan) b k l j t ) Faktor

BPR

Countinous Improvemant

Tingkat Perubahan

Radikal

Incremental, berkelanjutan

Tujuan

Pengembangan dramatis

Kecil, peningkatan kumulatif

Karakteristik perubahan

Perubahan cepat

Gradual perubahan konstan Gradual,

Dampak thd organisasi

Tinggi

Rendah

Resiko relatif

Tinggi

Rendah

Penerapan

Diarahkan, Top-down

Pemberdayaan, dari bawah

Filsafat

Desain /pembangunan ulang

Pelihara dan tingkatkan

Keterlibatan Top Manajemen

Intensif

Hanya permulaan

Pendorong

TI, rancangan organisasi

Manajamen kualitas

Potensi penggunaan TI

Sangat Tinggi

Hanya kalau diperlukan



Motif--motif untuk menerapkan BPR ? Motif • • • • • • • • •

Menambah Pendapatan Mengurangi biaya Meningkatkan pelayanan Meningkatkan daya saing Memperbaiki efisiensi kerja Meningkatkan kapasitas Menyesuiakan dengan krisis Mengeksploitasi Teknologi baru M Menggantikan tik sistem i t yang llama

Apakah motif ini juga perlu diraih oleh sektor publik???? SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


Macam-macam Macam macam Tipe Proyek BPR 1 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Relokasi pekerjaan dari/ke kastemer dan supplier Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka) Integrasi dan menyatukan tugas Paralelisme alamiah Standarisasi dan kastemisasi Mengurangi penggunaan sumber daya Mempercepat proses pengambilan keputusan


Business Process Reenginering (BPR) 1. Relokasi pekerjaan Memecahkan masalah: • Dapatkah organisasi mengambil alih pekerjaan yang saat ini dipegang ke pihak lain • Maukah publik/kastemer mengambil alih beberapa pekerjaan dari organisasi.

Contoh: ATM VS Bank Sh i online, Shoping li Pom P Bensin B i Swalayan, Dll.

Pertimbangan: • Kesedian untuk membayar VS kesediaan untuk melakukan sendiri • Relatifitas lebih mudah/susah untuk kastemer/organisasi untuk dilakukan SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR) 2 Mengurangi Interface (Hubungan antar Muka) 2. Memecahkan masalah: • Dapatkah beberapa interface terpisah antara organisasi dan kastemer dikurangi? • Dapatkan p solusi-solusi otomatis diperoleh p untuk mengurangi kebutuhan besar dari interface Contoh: Otomatisasi information desk, desk (contoh dial 109 untuk menanyakan informasi tagihan telp) Pertimbangan: g • Kehilangan keintiman dan kontak personal • Sulit mengkoordinasikan & memelihara konsistensi SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


• Atau……..Kasus Ata Kas s B Busway s a


Business Process Reenginering (BPR) 3. Intergrasi dan menyatukan tugas Memecahkan masalah: • Dapatkan jalur prosedur dikurangi untuk mengurangi kesalahan dan keterlambatan Contoh IBM credit Kastemer telp.

Sampaikan permintaan

20 menit

ProsesSebelum BPR Cheking kredit Periksa Persyaratan

Persiapan pemenuhan

30 menit 10 menit

7 hari rata-rata ((terburuk 2 minggu) gg )

effektif= Waktu sebenarnya waktu menunggu

= 90 Menit 7x8X 60 menit


30 menit

Business Process Reenginering (BPR) Proses setelah BPR……

Kastemer telp.

90%

T Tenaga Ahli

10%

Pemeriksa p y persyaratan

90%

Waktu bernilai/waktu menunggu 90/4 jam

Pemeriksa Kredit

Database& Expert sistem

14 K Kali li lebih l bih cepatt SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pemeriksa K i Kesiapan

Business Process Reenginering (BPR) 4. Paralelisme alamiah Apakah kegiatan dapat dilakukan secara bersamaan (dibuat secara parelel) l l) dibanding dib di secara bersambung/sekuen/ serial?

Proses sebelum BPR

Merketing Desainer

Contoh: Kodak Engineering Pertimbangan: Proses yang panjang dengan banyak tugas yyangg salingg ketergantungan

Insinyur/teknisi


Pabrik

Business Process Reenginering (BPR) Proses dengan BPR….. BPR

Desainer

Merketing

Desain terintegrasi Insinyur/teknisi

Pabrik


Business Process Reenginering (BPR) 5. Standarisasi & Kastemisasi Kastemisasi: Menyesuaikan dengan keinginan pelanggan Memecahkan masalah: Bagimana kebutuhan akan sesuatu yang saling bertentangan yaitu standarisasi dan b banyak k pilihan ilih diselesaikan di l ik Contoh: IKEA (perusahaan Mebel) M j l komponen Menjual k standar d tetapii kastemer k membeli b li produk d k yang unik Pertimbangan: •Komponen yang standar tetapi memberikan kebebasan untuk mengkombinasikan •Biaya untuk kastemisasi (banyak pilihan) VS kesediaan untuk membayar SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR) 6. Mengurangi Penggunaan Sumber Daya Memecahkan masalah: Bagaimana g mengurangi g g pengunaan p g sumber daya y tetapi dapat lebih memuaskan pelanggan/publik Contoh: Komite Pemilihan Umum India Prosedur pemilu sama dengan di Indonesia (menggunakan kertas suara))

Masalah utama: -Logistik -Kerumitan - waktu -manfaat








Business Process Reenginering (BPR) 7. Mempercepat proses pengambilan keputusan Memecahkan masalah: Dapatkah perbaikan proses dihasilkan dari perubahan alur pengambilan keputusan Example: p UNITED COLOR OF BENETTON

Considerations: id i • Kelebihan stock VS kekurangan stocking /terlambat mengirim p cepat p kastemer dapat p menyebutkan y kebutuhannya y •Seberapa (dapatkah teknologi menolong) SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


Peranan TI di BPR The REAL power of technology is NOT To make the old process work faster BUT Enables the organisation to Break old rules and CREATE new ways of working Kekuatan K k t sebenarnya b dari d i teknologi t k l i BUKAN pada d bbagaimana i membuat proses kerja lama menjadi lebih cepat TETAPI membuat mampu organisasi untuk merombak aturan lama dan MENCIPTAKAN cara kerja yang baru. SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


O2 + NT = CO2 OLD Organisation + New Technology = Costly y Old Organisation g SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR) TAHAPAN PERENCANAAN BPR

Review pendahuluan

Analisis proses

Perancangan proses

Validasi


Perencanaan penerapan

Business Process Reenginering (BPR) Review pendahuluan

Review pendahuluan

Analisis proses

Perancangan proses

Validasi


• Apakah pelaksanaan BPR mempunyai keuntungan yang signifikan • Proses apa yang harus di reenginering • Berapa besar scope dari proses reengineering • Prioritas apa p yyang g harus diberikan untuk p proses yyang g berbeda


Business Process Reenginering (BPR) Analisis proses

Review pendahuluan

Analisis proses

Perancangan proses

Validasi


• Bagaimana kinerja proses yang sekarang? • Apa permasalahan dan kekurangan dalam proses? • Kebutuhan apa yang perlu dipuaskan dari kastemer, kastemer dan bagaimana memuaskannya? • Apakah ada peluang untuk memperbaiki proses? • Apa tujuan khusus yang harus dicapai oleh BPR


Business Process Reenginering (BPR) Perancangan Proses

Review pendahuluan

Analisis proses

Perancangan proses

Validasi


• Pengkoleksian Ide-ide yang besar untuk proses reenginering • Spesifikasi detail proses reenginering, pengorganisasian dan struktur kerja, sistem manajemen dan pengukuran, budaya organisasi dll.


Business Process Reenginering (BPR) Validasi

Review pendahuluan

Analisis proses

Perancangan proses

Validasi


• Langkah-langkah yang dibutuhkan untuk merubah organisasi dari kondisi sekarang menujua kondisi yang diharapkan melalui BPR •Dengan prioritas apa dan dengan urutan seperti apa perubahan akan diambil? • Sumber daya y apa p yyng g dibutuhkan untuk implementasi p dan bagaimana itu diperoleh dan dikoordinasikan


Business Process Reenginering (BPR) Tahap Penerapan

Review pendahuluan

Analisis proses

Perancangan proses

• Implementasikan BPR • Kembangkan Sistem yang dibutuhkan • Kelola proses perubahan (management change)


Validasi

Penerapan


Cheklist dari Desain BPR Mengurangi Proses -Kurangi persetujuan yang multiple -Mengurangi Mengurangi jumlah penanganan -Mengurangi jumlah pelimpahan -Hilangkan formulir dan database duplikat -Hapuskan p data yyang g tidak berguna g -Hapuskan penggadaan Outsource -Perlakukan partner sebagai partner yang sesungguhnya -Investasi dan pengembangan bersama Pertimbangkan P ti b k Ketidakmungkinan K tid k ki -Apa yang kastemer inginkan tetapi tidak mungkin untuk dimiliki? -Bagaimana juka kastemer dijadikan partner -Bagaiman Bagaiman jadinya lingkungan bisnis dan proses di abad mendatang? -Pertimbnagkan industri yang lain SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR) Mempercepat proses -Gabungkan kegiatan sejenis -Paralelkan kegiatan-kegiatan -Rubah Rubah alur kegiatan -Kurangi gangguan -Tingkatkan ketepatan/kecepatan -Kurangi Kurangi penggerakan dari hasil -Standarisasi -Otomatiskan kegiatan di jalur kritis bila memungkinkan Kejelasan Proses -Tingkatkan penggunaan data/informasi/pengetahuan Aspek geografis -Pindah ke lokasi yang lain -Kurangi gerakan fisik -Koordinasikan K di ik proses antara t yang berjarak b j k jauh j h SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Business Process Reenginering (BPR) Kastemerisasi: K t i i -Kastemerisasi secara masal (manufakturing maupun jasa) Keunggulan bersaing Melalui sumber yang berbeda-beda: -Memperbaiki mutu dari nilai pendukung (tingkatkan hubungan dan integrasi) -Ciptakan alat yang dpat mengikat kuat pelanggan (menyediakkan pelayanan bernilai tambah)




SERI: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Recommend Documents