Sistem Informasi Manajemen INSTITUT PERTANIAN BOGOR Program Keahlian Manajemen Informatika
ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI
Sks 4(2-2)
Pokok Bahasan
● ● Pelembagaan Sistem Informasi ● dan ● Penanganan Sistem Informasi ●
●
Pendahuluan • Organisasi membutuhkan sistem informasi • Sistem informasi harus dicocokkan atau disesuaikan dengan jenis organisasi
Organisasi? • Organisasi : Perusahaan, Yayasan, Instansi Pemerintah, Pendidikan dll • Struktur formal: ada sumberdaya, modal, tenaga kerja, dan informasi. • Hubungan organisasi dengan perilaku individu dalam organisasi: unsur keragaman dapat dijadikan aset saling melengkapi untuk menciptakan tujuan organisasi.
Pengelola Sistem Informasi Satuan organisasi (bagian) yang terdiri atas sekumpulan spesialis informasi (Information Specialist) yang bertanggung jawab atas penerapan Sistem Informasi dalam sebuah organisasi -> Electronic Data Processing Spesialis Informasi : orang yang memiliki kemampuan dan keahlian dibidang ilmu komputer Yang termasuk Spesialis Informasi : Analis Sistem (System Analyst) Pemrogram Komputer (Computer Programmer) Spesialis Teknologi Komputer dan Jaringan (Computer Network Specialyst) Pengelola Basis Data (Data Base Administrator / DBA) Operator
SDM yang menjadi Komponen pelaksana Pengelola Sistem Informasi Spesialis Informasi (Information Specialist) Orang yang bertanggungjawab atas kelangsungan operasional dan pengembangan Sistem Informasi
Pemakai Akhir (End User) Disebut dengan istilah client / user Orang yang memakai dan memanfaatkan Sistem Informasi atau memakai informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi
Spesialis Informasi Analis Sistem Pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah Bertanggung jawab menterjemahkan kebutuhan pemakai menjadi sebuah rancangan basis data dan aplikasi
Pemrogram Komputer Orang yang memiliki keahlian membuat program aplikasi komputer Program berdasarkan hasil analisis dari sistem analis Tipe programmer : Pemrogram Aplikasi : membuat program aplikasi SIM Analis Program : Memprogram sekaligus analis sistem
Spesialis Informasi Spesialis Teknologi Komputer dan Jaringan Memiliki kemampuan dan keahlian membentuk jaringan komunikasi data dengan menggunakan komputer : LAN/WAN/MetropolitasnLAN Bertanggungjawab atas kelangsungan perangkat keras dan jaringan komputer Jenis : Spesialis Komunikasi Data :masalah komunikasi data dan admin jaringan Teknisi perawatan sistem :masalah perangkat keras (komputer,printer) Webmaster : bertanggungjawab atas isi situs (WEB) sebuah organisasi
Pengelola Basis Data Bertanggungjawab atas struktur data dalam basis data yang digunakan Mendefinisikan standar data
Operator Mengoperasikan perangkat keras (komputer dan pendukungnya) Melakukan pemasukan data (data entry operator) Menjalankan Sistem Informasi
Sifat Organisasi Bagian Pengelola Sistem Informasi Organisasi Kecil Satu orang (maksimum 2 orang) : pemasukan data, Pembuatan Program, Pengolahan Data, Pembuatan laporan
Organisasi Menengah Dilakukan oleh sebuah unit didalam departemen tertentu
Organisasi Besar Sebuah unit tersendiri dengan struktur yang bertanggungjawab langsung kepada pimpinan organisasi
Faktor yang mempengaruhi bentuk Bagian Pengelola Sistem Informasi Sifat Organisasi Induk Kecil, Menengah/Sedang, Besar
Lingkup Strategis Organisasi Induk Memiliki cabang atau terlokalisasi
Kerja yang didukung Bagian PSI seluruh aspek organisasi atau sebagian
Tingkat Perkembangan Teknologi Organisasi Induk Organisasi mengikuti perkembangan atau tidak
Penguasaaan Aspek Teknologi Memiliki spesialis informasi atau tidak
Keinginan pimpinan organisasi induk Pimpinan memiliki komitmen terhadap IT atau tidak
Ketersediaan Dana Apakah ada dana yang disiapkan khusus atau tidak
Arsitektur Penanganan Sistem Informasi Tersentralisasi Kegiatan Pengelolaan Sistem Informasi : Terpusat Pengelolaan data aspek organisasi diakses langsung ke pusat : menyimpan, mengambil, mengolah, menyajikan
Desentralisasi Kegiatan Pengelolaan Sistem Informasi : Tersebar Pengelolaan data aspek organisasi dilakukan di unit-unit operasional : disesuaikan dengan sifat unit yang bersangkutan (cabang) Pusat hanya menerima pelaporan akhir
Hibrid / Campuran Kegiatan Pengelolaan Sistem Informasi dilakukan bersama-sama antara unit pusat dan unit operasional Basis data tersimpan secara gabungan di pusat, namun unit operasional bisa memiliki database sesuai kondisinya Pengelolaan data aspek organisasi bisa dilakukan baik di pusat maupun unit-unit operasional Pusat mampu mengakses data unit operasional
Letak Pengelola Sistem Informasi dalam Struktur Organisasi Di tiap unit operasional Pendekatan desentralisasi Organisasi besar dengan unit kerja banyak Tersebar dengan letak geografis yang berjauhan Unit kerja yang didukung berkapasitas data yang besar Fasilitas mendukung, SDM memadai Tersedia dana besar GM KaTU Sekretariat
Keu
SDM
Umum
PSI
PSI PSI
Letak Pengelola Sistem Informasi dalam Struktur Organisasi Di unit pelayanan Pendekatan sentralisasi, diletakan pada unit administrasi Organisasi tidak terlalu besar Letak geografis tidak berjauhan, mudah dijangkau Kapasitas data tidak besar Fasilitas mendukung terutama media penyimpanan, SDM memadai Tersedia dana yang tidak terlalu besar
Keu
SDM
GM KaTU Sekretariat
Umum
PSI
Letak Pengelola Sistem Informasi dalam Struktur Organisasi Sejajar dengan unit organisasi Pendekatan sentralisasi, diletakan pada unit kerja tersendiri Dapat diimplementasikan pada organisasi besar maupun kecil Letak geografis tidak berpengaruh nyata Kapasitas data besar atau kecil Fasilitas mendukung, SDM memadai Tersedia dana yang cukup besar - Kemudahan akses bagi pimpinan - Memiliki hak yang cukup tinggi - Kemudahan melakukan pengumpulan dan permintaan data
Keu
SDM
PSI
Unit dengan struktur tersendiri
Letak Organisasi Pengelola Sistem Informasi Ada di tingkat pusat dan unit Pendekatan sentralisasi dan desentralisasi Pusat memiliki unit PSI tersendiri, unit kerja memiliki sub unit PSI Organisasi besar dan memiliki unit yang tersebar Letak geografis tidak berpengaruh nyata Kapasitas data besar Fasilitas mendukung, SDM memadai Tersedia dana yang cukup besar - Unit PSI yang tersebar di unit lain, berkoordinasi langsung dengan PSI pusat - Dokumentasi data terdapat di tiap unit PSI maupun PSI pusat
Keu
SDM
PSI PSI
PSI
Unit dengan struktur tersendiri
Komputasi Pemakai Akhir (End-User Computing) Hingga akhir era 1980an, aplikasi SI atau pengolahan data hanya dilakukan oleh para spesialis informasi, pemakai menerima informasi ‘jadi’ sesuai kebutuhan Sejak era 1990an, aplikasi SI dioperasikan bukan hanya oleh spesialis informasi Pemakai dimungkinkan untuk mengembangkan sendiri informasi yang dibutuhkan Penyelesaian masalah bisa dengan mengembangkan aplikasi sendiri atau mengolah data sesuai kebutuhan Spesialis informasi lebih berperan sebagai konsultan
EUC tumbuh karena alasan : Kebutuhan informasi semakin cepat Unit kerja yang melayani PSI tidak dapat merespon cepat kebutuhan informasi unit kerja lain Kecendrungan perkembangan komputer yang semakin murah dan mudah diaplikasikan terhubung dengan server pusat Meningkatnya pengetahuan komputer Dukungan perangkat lunak mudah digunakan oleh pemakai
Masalah akibat EUC Kehilangan kendali pusat Pengembangan sistem oleh EUC seringkali tidak memperhatikan tujuan organisasi secara keseluruhan, hanya untuk kepentingan lokal
Dokumentasi sering terabaikan Tidak adanya dokumentasi akan menyulitkan penelusuran kembali (kesalahan/pengembangan)
Redundansi / Duplikasi Sumberdaya Aplikasi yang dikembangkan mungkin sudah ada di unit kerja lain
Ketidak-kompatibel-an Aplikasi yang dikembangkan EUC tidak sama dengan plat-form yang sudah dikembangkan pusat
Ancaman terhadap keamanan Pemakai sering mengembangkan sendiri jaringan lokal, agar akses data pusat dapat dilakukan oleh banyak pemakai
Masalah lingkungan operasi Pengembangan perangkat keras seringkali mengabaikan aspek teknis : listrik, sumberdaya yang berlebihan, keinginan akses bebas
Buat Bahasan tentang Hal-hal berikut : Menurut anda siklus informasi apakah selalu terjadi disemua organisasi?, beri penjelasan! Berikan contoh yang anda ketahui tentang sebuah siklus informasi Bagaimanakah cara anda membedakan data dan informasi, tuliskan ulasannya sesuai dengan pemahaman anda! Menurut anda organisasi yang seperti apakah yang memerlukan unit kerja khusus yang menangani pengelolaan sistem informasi di tingkat pusat (sentralisasi) Letak organisasi pengelolaan sistem informasi yang seperti apa yang anda sarankan untuk IPB yang mempunyai unit kerja lebih dari 60 unit kerja (Fakultas, Direktorat, Kantor Pusat, Lembaga, Pusat Penelitian, Farm, Program Diploma, Pascasarjana, ekstensi, pendidikan profesional), dengan geografis tersebar, beri penjelasan! Dengan internet carilah situs sebuah organisasi yang mempunyai bagian pengelolaan sistem informasi yang terstruktur. Buat ulasannya, menurut anda mengapa organisasi tersebut meletakkan bagian PSI seperti struktur tersebut.
