SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Referensi : 1. Management Information Systems : A Managerial End User Perspective, James A. O'Brien 2. Management Information Systems, Raymond McLeod, Jr. Sistem Informasi dan Organisasi Sistem informasi dan informasi merupakan sumberdaya yang bernilai bagi organisasi/perusahaan, dan harus diatur dengan tepat untuk kesuksesan organisasi/perusahaan. Sistem informasi mempunyai peranan penting dalam organisasi modern, sehingga sistem informasi yang tidak dapat mendukung kepentingan strategis organisasi, budaya perusahaan, ataupun kebutuhan karyawan dapat merusak masa depan organisasi. Sehingga pengaturan sistem informasi merupakan tantangan utama perusahaan. Untuk para managerial end user, sistem informasi merepresentasikan : 1. Bagian utama sumberdaya organisasi, dan merupakan tantangan utama dalam manajemen sumbersumberdaya . 2. Faktor penting yang mempengaruhi efisiensi operasional, produktivitas dan moral karyawan, dan kepuasan serta layanan pelanggan. 3. Sumber utama informasi dan memerlukan dukungan untuk menghasilkan keputusan yang efektif yang dibuat oleh para manajer. 4. Bagian penting dalam pengembangan produk dan layanan yang kompetitif, sehingga memberikan keuntungan strategis bagi organisasi. 5. Kesempatan karir yang menantang, dinamis dan penting bagi banyak orang. Pengguna Sistem Informasi Manajemen adalah para manager, staf spesialis dan juga orang-orang yang berada dalam lingkungan organisasi/perusahaan. Manajer dalam sebuah organisasi/perusahaan berada pada beberapa level yang berbeda, yaitu : 1. Strategic Planning Level, yaitu manager yang berada di posisi puncak hirarki perusahaan seperti ; presiden direktur dan wakilnya, yang berwenang mengambil keputusan yang dapat mempengaruhi seluruh perusahaan untuk beberapa tahun mendatang. 2. Management Control Level, merupakan manajer level menengah termasuk manajer wilayah, manajer produksi, dan kepala divisi. Bertanggungjawab untuk menjalankan rencana dan memastikan tujuan rencana tersebut tercapai. 3. Operasional Control Level, adalah manajer yang berada pada level terrendah, seperti kepala departemen, supervisor, dan pimpinan proyek. Para manajer tersebut bertanggungjawab untuk menyelesaikan rencana yang telah dispesifikasikan oleh para manajer diatasnya.
The three major roles of Information System SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Februari2011
1
Keterampilan Manajemen
1. Keterampilan komunikasi (Communication Skills), manager menerima dan mengirimkan informasi secara 2.
tertulis dan lisan. Komunikasi tertulis meliputi laporan-laporan, surat menyurat, memo,dan e-mail. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, telepon atau voice mail, pertemuan informal dan aktivitas sosial. Keterampilan pemecahan masalah (Problem-Solving Skills), yaitu segala aktivitas yang mengarah kepada pemecahan masalah. Cara melihat kesempatan/peluang diubah menjadi pemecahan masalah dengan mendefinisikan masalah tersebut menjadi sebuah kondisi atau kejadian yang berbahaya atau berpotensi membahayakan perusahaan dengan cara yang negatif. Menguntungkan atau berpotensi menguntungkan perusahaan dengan cara yang positif. Keluaran dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi.
Manajer dan Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen yang terintegrasi dengan kegunaan umum untuk mencapai tujuan organisasi. Contoh sistem dapat ditemukan dalam ilmu fisika dan biologi, teknologi dan aktivitas manusia. Tidak semua sistem memiliki elemen yang sama, tetapi semua sistem memiliki konfigurasi dasar yang sama, yaitu menerima masukan dan menghasilkan keluaran melalui proses transformasi yang terorganisir. 1. Input, meliputi elemen pengumpulan dan pengambilan yang masuk kedalam sistem untuk diproses, seperti data, manusia dan energi. 2. Proses, meliputi proses transformasi yang mengubah masukan menjadi keluaran, seperti ; proses manufaktur, proses pernafasan manusia dan proses kalkulasi data. 3. Output, meliputi pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi menjadi bentuk akhir, seperti produk jadi, dan informasi manajemen harus disampaikan kepada pada pengguna akhir. Konsep sistem dapat dibuat menjadi lebih bermanfaat dengan menambahkan 2 komponen, yaitu komponen pengawasan dan umpan balik (feedback and control). Feedback adalah data mengenai performa sistem, sedangkan control adalah fungsi utama sistem yang mengawasi dan mengevaluasi feedback untuk menentukan apakah ssistem bergerak mengarah kepada pencapaian tujuannya. Sistem dengan tambahan kedua komponen ini dikenal dengan istilah 'cybernetic system' yaitu, sistem yang self-monitoring, self-regulating.
Komponen dasar dan karakteristik sistem Data VS Informasi Data secara umum didefinisikan sebagai fakta atau hasil observasi, biasanya mengenai fenomena fisik atau bisnis transaksi. Secara khusus data adalah pengukuran objektif dari atribut (karakteristik) suatu entitas (seperti orang, barang, dan kejadian). Pengukuran ini biasanya berupa jumlah dalam angka, huruf ataupun simbol-simbol lain. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah mengalami perubahan bentuk kedalam konteks yang lebih berartii dan berguna bagi end user tertentu. Data tetap tidak akan berguna sebelum diberikan nilai tambah, yaitu : (1) Bentuk data digabungkan, dimanipulasi dan diatur, (2) Isi data dianalisa dan dievaluasi, dan (3) Data ditempatkan dalam konteks yang tepat untuk pengguna akhir (manusia). SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Februari2011
2
Konsep Sistem Informasi Model sistem informasi terdiri dari 3 konsep utama : 1. Hardware (mesin dan media), software (Program dan prosedur), dan manusia (spesialis dan pengguna akhir), merupakan sumberdaya utama yang dibutuhkan untuk menyelesaikan aktivitas pemrosesan informasi dalam sistem informasi. 2. Sumberdaya data diubah menjadi bermacam produk informasi melalui aktivitas pemrosesan informasi dalam sistem informasi. 3. Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas dasar sistem seperti input, proses, output, penyimpanan, dan pengawasan. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam sistem informasi yaitu : 1. Memasukkan sumberdaya data, yaitu merekam dan mengedit data transaksi dari format hardcopy (kertas) kedalam sistem penyimpanan terkomputerisasi. 2. Pemrosesan data menjadi informasi, data dimanipulasi melalui sejumlah aktivitas seperti perhitungan, perbandingan, pengurutan, pengklasifikasian dan peringkasan. Seluruh aktivitas tersebut mengatur, menganalisa dan memanipulasi data dan mengubahnya menjadi informasi yaang berguna bagi end user. 3. Keluaran hasil informasi, informasi dalam berbagai bentuk diteruskan kepada end user, dan dibuat tersedia bagi end user didalam aktivitas keluaran. Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan produk informasi yang sesuai bagi end user-nya 4. Sumberdaya pengetahuan, penyimpanan data dan model, penyimpanan data(storage) merupakan komponen dasar sistem informasi yang juga merupakan aktivitas dimana data dan informasi disimpan dengan cara yang tertentu untuk kepentingan selanjutnya. Data dan informasi merupakan sumberdaya penting suatu organisasi yang dapat disimpan dalam sistem informasi dalam bentuk : a) Basis data (databases), menyimpan data yang telah diorganisir dan diproses b) Berbasis model (model bases), menyimpan model konseptual, matematikal dan logikal yang menggambarkan hubungan bisnis, rutin komputasional, maupun teknik analisis. c) Berbasis pengetahuan (knowledge bases), menyimpan berbagai informassi pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta, aturan-aturan yang berpengaruh terhadap subjek tertentu. 5. Pengawasan performa sistem, sebuah sistem informasi harus menghasilkan umpanbalik (feedback) dari aktivitas masukan, proses, keluaran dan penyimpanan yang dilakukan. Umpanbalik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan apakah sistem telah memenuhi standar performa yang telah ditentukan.
An information system model SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Februari2011
3
Klasifikasi Sistem Informasi
A Conceptual overview of information system Sistem informasi mendukung kegiatan bisnis dalam performa operasional, manajerial dan strategis. Secara konseptual diklasifikasikan menjadi 2 : sistem informasi operasional dan manajerial, dimana keduanya mendukung kesuksesan strategis organisasi. 1. Operation Information System, memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Menghasilkan produk informasi yang digunakan untuk internal dan eksternal. a) Transaction Processing System (TPS), merupakan tipe awal sistem informasi. TPS merekam dan memproses data yang dihasilkan dari transaksi bisnis seperti perubahan data penjualan, pembelian, dan persediaan. Perubahan data dalam basis data, seperti perubahan data pelanggan, dan menghasilkan berbagai dokumen juga laporan, seperti tagihan belanja dan laporan pajak. b) Process Control System (PCS), melakukan rutin keputusan yang mengawasi proses fisikal/operasional, seperti pemesanan ulang otomatis dan keputusan pengawasan produksi. c) Office Automation System (OAS), merubah metode perkantoran manual dan menggunakan media komunikasi kertas menjadi terkomputerisasi. Dengan OAS, pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, pemindahan data dan informasi dalam bentuk komunikasi perkantoran elektronik.
SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Februari2011
4
2. Management Information System, yaitu ketika suatu sistem informasi dirancang untuk menyediakan informasi yang akurat, memiliki rentang waktu dan relevan untuk mendukung efektivitas pengambilan keputusan manajemen. Tipe utama dari sistem informasi manajemen memiliki tujuan-tujuan berikut : a) Information Reporting Systems (IRS), menyediakan informasi mengenai produk yang mendukung kebutuhan pengambilan keputusan bagi end user manajerial. Produk informasi berupa tampilan dan laporan yang dapat diatur berdasarkan : permintaan, periode, bergantung pada jadwal yang ditentukan, atau kapanpun diinginkan. b) Decision Support Systems (DSS) merupakan sistem yang interaktif dan berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan spesialisasi basis data untuk membantu proses pengambilan keputusan manajerial. DSS menyediakan model analisis, pembacaan data dan kemampuan presentasi informasi yang memungkinkan para manajer untuk menghasilkan informasi yang mereka butuhkan dalam bentuk yang tidak terstruktur. c) Executive Information Systems (EIS), merupakan sistem informasi manajemen yang dibuat untuk kebutuhan informasi strategis bagi para top manajer. Informasi berasal dari berbagai sumber, termasuk surat-surat, memo, laporan berkala, hasil rapat, telepon dan aktivitas sosial. Beberapa kategori utama dari sistem informasi, menyediakan klasifikasi yang lebih luas dan unik, dan dapat mendukung aplikasi operasional, manajemen dan strategis, seperti : 1. Expert System (ES), merupakan knowledge based information systems yang mengigunakan pengetahuan mengenai area yang spesifik (khusus) untuk memberikan saran-saran ahli yang mendukung pengambil keputusan operasional dan manajerial. Digunakan dalam berbagai bidang seperti ; pengobatan, ilmu fisika, dan bisnis. 2. End User Computing systems (EUS), merupakan sistem informasi berbasis komputer yang mendukung aplikasi operasional dan manajerial bagi end user, seperti ; word processing, email dan pengambilan data dari database. 3. Business Function Information systems, yaitu aplikasi operasional dan manajerial yang mendukung fungsi bisnis dasar, seperti fungsi akunting, keuangan, pemasaran, dan personalia. 4. Strategic Information Systems, merupakan sistem informasi yang mendukung layanan dan produk yang kompetitif untuk mencapai tujuan strategis.
Hubungan MIS dan OIS dengan operasi bisnis dan level manajemen
SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Februari2011
5
Evolusi Sistem Informasi Hingga tahun 1960-an fungsi sistem informasi masih sangat sederhana : proses transaksi, penyimppanan data, akunting, dan aplikasi pemrosesan data elektronik (EDP : Electronic Data Processing). Tahun 1960 hingga 1970 ditemukan konsep sistem informasi manajemen (MIS), yang fokus pada penyediaan laporan bagi manajerial end user. Pada tahun 1970, diketahui bahwa produk yang dihasilkan dari IRS terkadang tidak memenuhi kebutuhan dalam pengambilan keputusan manajemen, maka dikembangkanlah konsep Decision Support System (DSS). Di tahun 1980, berbagai jenis sistem informasi mulai bermunculan dengan dukungan kekuatan pemrosesan microcomputer, paket aplikasi dan komunikasi jaringan. Hingga saat ini end user dapat menggunakan sumberdaya komputerisasinya sendiri untuk mendukung kebutuhan kerjanya.
Evolusi Sistem Informasi
SIM/Ayuliana, ST., MMSI./Februari2011
6
