EFEKTIVITAS SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK) SEBAGAI KELANCARAN PENANGANAN USULAN BERKAS MASUK PADA BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (BKN) REGIONAL II SURABAYA JAWA TIMUR Tri Wahyuni Durinta Puspasari Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Surabaya
[email protected] Abstrak Perkembangan teknologi yang cepat dan informasi yang semakin mudah diakses menuntut sebuah instansi pemerintahan untuk semakin berbenah. Penggunaan sistem aplikasi penerimaan berkas usulan masuk diharapkan dapat membantu petugas pelayanan kepegawaian dalam pengelolaan berkas usulan yang lebih baik, efektif, dan efisien. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana penanganan berkas usulan yang masuk yang ada di Badan Kepegawaian Negara (BKN) Regional II Surabaya Jawa Timur. Adapun poin yang akan diteliti yaitu mengenai: 1). Kinerja Pegawai, 2) Efektifitas sistem, 3). Manfaat sistem, serta 4). Cara kerja dari SAPK tersebut. Subyek penelitian yaitu pegawai Bidang Pensiun. Jenis penelitian ini adalah merupakan penelitian deskriptif kualitatif, dengan metode pengumpulan data yang digunakan adalah sistem pengamatan (observasi), wawancara, serta dokumentasi. Adapun hasil dari penelitian menunjukkan bahwa SAPK dinilai sudah efektif dalam membantu penanganan usulan berkas masuk yang ada di BKN karena mempermudah pekerjaan dari para pegawai, mempersingkat waktu penanganan berkas, serta menghemat biaya operasional dari bidang yang menggunakannya. Kata kunci: SAPK, efektivitas, berkas kepegawaian Abstract Rapid technological development and more easily accessible information system requesses government agencies to further improve. Admission aplication file system usage incoming proposals are expected to assist in the management of service personnel stuffing proposals beam better, effective and eficience. This research aims to determined how the file handling incoming proposals in the state personal agency (BKN) n the second region of Surabaya East Java. The points to be studied is about employee performance, the effectiveness of the systems, the benefit using the systems, and the working of the SAPK system.The subject of research, employee/worker in employee & pension status sector. This kind of research is kualitatif description, state collection method used were observation, interviews and documentation. From this research show that SAPK is an effective aplication to help the employee to handling the incoming fie proposals of BKN second Region of Surabaya because SAPK can save their time to handling the incoming file proposals and save operational cost of pension status sector that used the application. Keyword: SAPK, effective, staffing proposals
karena itu, sebuah kantor mestinya memiliki
PENDAHULUAN Kantor
pusat
kemampuan untuk menyediakan informasi sesuai
penyediaan
yang dibutuhkan oleh berbagai pihak yang
informasi, mulai dari tahap awal sejak penerimaan,
berkepentingan di dalamnya. Salah satu hal yang
pengumpulan,
diharapkan
berlangsungnya
sebagai
suatu
kegiatan
serta
dan
tempat
pengelolaan
hingga
menyimpan dan mendistribusikan informasi. Oleh
ada
dalam
suatu
kantor
adalah
menyediakan pusat pelayanan mengenai arsip serta
1
berkas yang terdapat dalam instansi tersebut.
khususnya di bagian pusat pelayanan kepegawaian,
Berkaitan dengan hal tersebut, proses usulan suatu
sebagai salah satu wujud perbaikan kinerja agar
berkas merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan
semua pegawai dapat mengoperasikannya. Adapun
pada keberlangsungan suatu instansi pemerintahan.
permasalahan kepegawaian yang muncul di BKN
Berkas usulan yang masuk harus dikelola dengan
sebelum
baik, agar informasi yang terdapat di dalamnya
administrasi kepegawaian yang terkesan rumit,
dapat ditemukan dengan mudah dan cepat saat
jumlah PNS yang dilayani begitu banyak, dan
diperlukan serta tidak terjadi kesalahan dalam
banyaknya data kepegawaian yang hilang saat
pengklasifikasiannya.
menggunakan sistem manual (tata naskah). Proses
penggunaan
SAPK
adalah
proses
Arsip dapat tertata dengan baik apabila
administrasi yang terkesan rumit dirasakan mulai
didukung dengan manajemen kearsipan yang baik
dari mengurus kenaikan pangkat, mutasi yang
pula. Mengingat pentingnya tugas manajemen
berbelit-belit, dan persyaratan pengurusan yang
kearsipan, maka dewasa ini banyak pihak yang
kadangkala sulit dipahami oleh pengusul. Sehingga
menggunakan media elektronik dalam pengelolaan
berkas yang bisa selesai ditangani dan di
dokumen sehingga menghasilkan data bersifat
distribusikan berdasarkan kepentingannya dalam
elektronik.
elektronik
satu hari menjadi lambat dan baru bisa diselesaikan
diharapkan dapat membantu pihak pengelola arsip
dalam waktu sekitar tiga hari sampai empat hari.
untuk mengelola dokumen dengan baik sehingga
Sehingga dirasa kurang efektif dan menghambat
lebih
hal
proses penanganan surat. Oleh karena itu dengan
penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian dan
adanya aplikasi SAPK ini diharapkan proses
perawatan dokumen (Sugiarto, 2005). Penggunaan
penanganan surat tidak sampai berlarut-larut.
Penggunaan
efektif
dan
media
efisien,
baik
dalam
media elektronik dalam pengelolaan arsip dikenal dengan
sebutan
sistem
kearsipan
Penelitian yang dilakukan oleh Nandari dkk
elektronik
tahun 2011 menyatakan bahwa sebuah instansi
(elektronik filing system) yang maksudnya arsip
perlu mengubah metode konvensional dalam
didokumentasikan
pengelolaan berkas yang digunakan menjadi
dengan
memanfaatkan
komputer.
metode
yang
terkomputerisasi.
Sehingga
Sejak tahun 2010 sampai 2015 Badan
penanganan berkas menjadi lebih efektif serta
Kepegawaian Negara (BKN) Kantor Regional
dapat lebih terstruktur. Kecepatan pengolahan dan
(Kanreg)
telah
penyampaian informasi memiliki peran yang
pelayanan
sangat penting bagi setiap instansi, terutama
II
Surabaya
mengembangkan kepegawaian
aplikasi
Timur
sistem
SAPK
instansi yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi
Kepegawaian).
dan memiliki banyak data untuk ditangani.
Dipaparkan oleh Ibu Ratih selaku pegawai yang
Banyaknya data maupun informasi yang ditangani
menjalankan SAPK pada awal pemakaian belum
tentu tidak memungkinkan dilakukan semua
semua pegawai dapat mengaplikasikan SAPK.
dengan cara manual. Penanganan data yang
Sehingga
pelatihan-pelatihan
jumlahnya sangat banyak akan lebih efektif
penggunaan serta penyuluhan kepada para pegawai
dilakukan dengan menggunakan bantuan software
(Sistem
online
Jawa
Aplikasi
yang dinamakan Pelayanan
diadakannya
2
aplikasi penanganan surat. Karena hal tersebut
wilayah
kerjanya;
5)
Penyelenggaraan
dan
dapat mempermudah dalam hal pelayanan kepada
pemeliharaan jaringan informasi data kepegawaian
pihak-pihak yang membutuhkan.
PNS pusat dan daerah di wilayah kerjanya.
Adanya pusat pelayanan yang menerima
Melihat pentingnya penanganan berkas yang
berkas masuk dari instansi lain menjadi tahap awal
harus dilakukan oleh BKN Kanreg II Surabaya
proses
sebelum
Jawa Timur yang juga merupakan salah satu
yang
instansi yang sudah menerapkan ISO 9001:2008
berkepentingan. Dalam melaksanakan tugasnya
untuk menjamin kualitas pelayanannya. Dimana
para pegawai BKN Kanreg II Surabaya Jawa
BKN Kanreg II Surabaya Jawa Timur merupakan
Timur ini dituntut untuk memberikan layanan
instansi yang menyelenggarakan tugas negara
prima
dibidang
masuknya
didistribusikan
ke
dalam
kualitas
suatu
berkas
bagian
bidang
pelayanan
lain
kepegawaian, pegawai
sehingga
juga
administrasi
dan
manajemen
harus
kepegawaian di wilayah provinsi Jawa Timur.
diperhatikan. Dalam hal ini yang disebut penerima
Sehingga diharapkan dapat memenuhi kebutuhan
pelayanan dari BKN Kanreg II Surabaya ini tidak
dari para pegawai negeri sipil di wilayah kerjanya,
lain adalah para Pegawai Negeri Sipil (PNS) itu
maka dikembangkanlah sistem aplikasi pelayanan
sendiri. Pelayanan yang diberikan oleh BKN hanya
kepegawaian elektronik sebagai sarana dalam
sebatas kepada para PNS saja, bukan masyarakat
mempermudah kinerja pegawai.
luas. Sehingga surat maupun berkas yang diterima oleh
bagian
pusat
pelayanan
yaitu
Berdasarkan
yang
dijabarkan
latar
tersebut,
belakang penulis
yang
telah
tertarik
untuk
berhubungan dengan PNS tersebut, mulai dari
melakukan penelitian dengan judul “Efektivitas
calon pegawai negeri sipil tersebut masuk menjadi
Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK)
PNS, menetapkan nomor identitas pegawai negeri
Sebagai Kelancaran Penanganan Usulan Berkas
sipil,
kenaikan
antarwilayah
pangkat,
atau
instansi
perpindahan
PNS
Masuk Pada Badan Kepegawaian Negara (BKN)
(mutasi),
serta
Regional II Surabaya Jawa Timur”.
pemberhentian dan pemberian pensiun bagi para
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk
PNS. Adapun Tugas Kantor Regional II Badan
mendeskripsikan
Kepegawaian
kelancaran penanganan usulan berkas masuk pada
Negara,
sebagai
berikut;
1)
Koordinasi, bimbingan, pemberian petunjuk teknis,
efektivitas
SAPK
sebagai
BKN regional II Surabaya Jawa Timur.
dari pengendalian terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian; 2)
Efektivitas “Efektivitas mengandung arti terjadinya
Pemberian pertimbangan dan atau penetapan mutasi kepegawaian bagi PNS Pusat dan daerah di
sesuatu
wilayah kerjanya sesuai peraturan perundang-
(2009:68).
undangan yang berlaku; 3) Penetapan pensiun PNS
pemanfaatan sumber daya, sarana dan prasarana
pusat dan penetapan status kepegawaian di wilayah
dalam jumlah tertentu yang secara sadar ditetapkan
kerjanya; 4) Pemberian pertimbangan pensiun PNS
sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang
daerah dan Penetapan status kepegawaian di
atau jasa kegiatan yang dijalankannya (Siagian
3
yang
dikehendaki” Efektivitas
The juga
Liang
Gie
merupakan
2011:13).
“Efektivitas
dan
adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem
kemampuan berhasilnya suatu kerja yangdilakukan
informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan
oleh manusia untuk memberikan guna yang
dan mengolah data untuk menyediakan informasi
diharapkan”. (Hasibuan, 2007:126).
yang berguna untuk semua tingkat manajemen
Fathoni
adalah
dalam
keadaan
(Puspita,
2011)
didalam kegiatan perencanaan dan pengendalian”.
mendefinisikan “efektivitas adalah pemanfaatan
(Hartono
sumber daya, sarana dan prasarana dalam jumlah
istilahnya, Sistem Informasi Manajemen harus
tertentu yang secara sadar ditetapkan sebelumnya
ditinjau dengan pendekatan sistem. Ini berarti
menghasilkan sejumlah pekerjaan yang tepat pada
bahwa manajemen itu sendiri dimana proses
waktunya”.
pengertian
informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai
tersebut dapat disimpulkan, bahwa suatu kegiatan
sistem, dalam hal ini sebagai total system. Dengan
dapat dikatakan sudah efektif apabila dengan
mengatakan manajemen sebagai total system, maka
segala sesuatu yang dipunyai baik sarana prasarana
Sistem Informasi Manajemen merupakan salah
yang ada serta digabungkan dengan sumber daya
satu sub sistem dari sekian banyak sub sistem yang
yang tersedia dapat menghasilkan sesuatu yang
tercakup oleh total system tersebut. Pada dasarnya
telah menjadi target maupun tujuan yang telah
sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama
ditetapkan oleh suatu instansi maupun organisasi.
yaitu: menerima data sebagai masukan, kemudian
Berdasarkan
beberapa
2000:96).
Sesuai
dengan
makna
memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur-unsur data dan akhirnya
Sistem Informasi Manajemen “Sistem
Informasi
Manajemen
adalah
dapat diperoleh informasi yang diperlukan sebagai
kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi
keluaran. Prinsip tersebut berlaku baik bagi sistem
yang bertanggung jawab mengumpulkan dan
informasi
mengolah data untuk menyediakan informasi yang
modern dengan penggunaan perangkat komputer.
berguna untuk semua tingkat manajemen didalam
Jadi pada dasarnya sebuah Sistem Informasi
kegiatan perencanaan dan pengendalian”. (Hartono
Manajemen adalah menerima dan memproses data
2000:96). Sesuai dengan makna istilahnya, Sistem
untuk kemudian mengubahnya menjadi informasi
Informasi Manajemen harus ditinjau dengan
yang berguna bagi para pengguna informasi dalam
pendekatan sistem. Ini berarti bahwa manajemen
tingkatan manajemen.
manual
maupun
sistem
informasi
itu sendiri dimana proses informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai sistem, dalam hal ini sebagai
total
system.
Dengan
Mengukur Efektivitas Sistem
mengatakan
Dalam menganalisis sebuah sistem, ada
manajemen sebagai total system, maka Sistem
beberapa teori yang penulis ambil yang sesuai
Informasi Manajemen merupakan salah satu sub
dengan keadaan yang ada di tempat penelitian.
sistem dari sekian banyak sub sistem yang
Teori pertama menurut Fatta (2007) biasanya akan
tercakup oleh total system tersebut.
dilakukan terhadap beberapa aspek antara lain
Pendapat lain tentang Sistem Informasi
adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan
Manajemen yaitu “Sistem Informasi Manajemen
aplikasi,
4
efisiensi
dan
pelayanan
pelanggan.
Analisis ini disebut dengan PIECES Analysis
Information Format mengukur kepuasan pengguna
(performance,information,
control,
dilihat dari sisi informasi mudah dimengerti,
eficiency and service. Analisis PIECES ini sangat
tampilan (layout) sistem informasi mudah dibaca;
penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan
Easy Of Use mengukur kepuasan pengguna dari sisi
sebuah sistem informasi karena dalam analisis ini
kemudahan pengguna atau user friendly dalam
biasanya akan ditemukan beberapa masalah utama
menggunakan sistem seperti proses memasukkan
maupun masalah yang bersifat gejala dari masalah
data, mengolah data, dan mencari informasi yang
utama.
dibutuhkan;
economy,
Teori kedua menurut Bodnar (2000:125).
Timeliness
menyajikan
teknologi
dibutuhkan oleh pengguna.
berikut:
Keamanan
kepuasan
pengguna dari sisi ketepatan waktu sistem dalam
Ukuran efektivitas sistem informasi berbasis sebagai
mengukur
yang
atau
menyediakan
data
yang
berhubungan dengan pencegahan bencana, baik
Dari beberapa teori diatas daat diambil
karena bencana alam, tindakan disengaja, maupun
kesimpulan bahwa suatu sistem dianggap efektif
kesalahan manusia; Hal yang berhubungan dengan
apabila dalam penggunaannya dapat memperingan
kecepatan
yang
pekerjaan dari user serta pihak lain yang
pemakai;
membutuhkan informasi tersebut. Sehingga dapat
Ketelitian yang berhubungan dengan tingkat
mempermudah dalam pelaksanaan kinerja suatu
kebebasan dari kesalahan keluaran informasi;
organisasi yang memiliki mobilitas tinggi dalam
Output yang berhubungan dengan kelengkapan isi
hal surat-menyurat.
dan
berhubungan
ketepatan
dengan
informasi
permintaan
informasi; Relevansi yang menunjukkan manfaat yang dihasilkan dari produk keluaran informasi,
SAPK
baik dalam analisis, pelayanan maupun penyajian
SAPK merupakan sebuah sistem aplikasi yang
data.
digunakan untuk mengetahui berjalannya proses Dool dan Torkzadeh dalam (Puspita 2011)
persuratan
di
Lingkungan
Kanreg
II
BKN
mengemukakan efektivitas dalam sistem informasi,
Surabaya Jawa Timur Aplikasi SAPK ditujukan
yaitu: Content yaitu mengkur kepuasan pengguna
untuk membantu pengguna melakukan pencatatan
dari sisi isi dari suatu sistem. Isi dari sistem
terhadap berbagai berkas usulan kepegawaian yang
biasanya berupa fungsi dan digunakan oleh
diterima oleh instansi dari Pegawai Negeri Sipil
pengguna sistem juga informasi dihasilkan oleh
yang berada di wilayah kerja Regional II. Sistem
system; mengukur kepuasan pengguna dari sisi
Aplikasi
keakuratan data ketika sistem menerima input
system pelayanan kepegawaian secara online dan
kemudian
informasi.
terhubung dengan BKN pusat, BKN Kanreg, BKD,
Keakuratan sistem diukur dari seberapa sering
Propinsi, dan Kabupaten/Kota se-Indonesia (Buku
sistem menghasilkan output
Saku SAPK Online,2011).
mengolahnya
meneria output
menjadi
yang salah ketika
Pelayanan
Kepegawaian
dari pengguna. Selain itu dapat
dilihat pula seberapa ering terjadi error
atau
kesalahan
data;
dalam
proses
pengolahan
Kelebihan Penggunaan SAPK
5
merupakan
Adapun kelebihan penggunaan SAPK antara lain:
berdasarkan pemikiran oleh suatu pihak. Dimana
Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat
pihak tersebut menyampaikannya pada pihak lain
dikelola dari awal penerimaan menjadi lebih baik;
dengan tujuan agar informasi tersebut dapat
Memenuhi
tuntutan
ditindak lanjuti sesuai dengan keinginan dari
kecepatan
dan
top
management
ketepatan.
;
akan
Memudahkan
pengirim berkas.
aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas; Menuju paperless society dan menghemat ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server) dan menjadi
Deskripsi BKN Kanreg II Surabaya
lebih ramah lingkungan. Meningkatkan pelayanan
Badan Kepegawaian Negara, disingkat
umum/public service. (Buku Saku SAPK Online,
BKN,
adalah
2011)
Kementerian
Lembaga
Pemerintah
Indonesia
yang
Non
bertugas
Dari beberapa point mengenai kelebihan
melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
SAPK tersebut peneliti mengambil kesimpulan
manajemen kepegawaian Negara. Berdasarkan
bahwa aplikasi SAPK merupakan aplikasi yang
Keputusan Kepala BAKN No. 212/KEP/1984
bermanfaat dan memiliki peran yang besar pada
Tanggal 10 Juli tahun 1984. Dibentuklah Kantor
keberlangsungan proses penerimaan berkas usulan
Wilayah II Badan Administrasi Kepegawaian
di BKN Kanreg II Surabaya Jawa Timur.
Negara (Kanwil II BAKN) yang berkedudukan di Surabaya dengan wilayah kerja Jawa Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur dan
Pengertian Berkas Masuk Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
Timor Timor. Kegiatan yang dilakukan oleh BKN
(2007) berkas diartikan sebagai lembaran-lembaran
meliputi perencaan kepegawaian, perencanaan
kertas bertuliskan berita-berita dsb. Berkas dalam
kepegawaian
arti luas adalah informasi tertulis yang dapat
pegawai di masa depan dari berbagai kategori
digunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang
pekerjaan, memprediksi suplai karyawan saat ini
dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus
dan di masa depan dari berbagi kategori pekerjaan,
berlaku untuk surat menyurat (Priansa, 2013).
dan membandingkan permintaan sumber daya
Dalam arti sempit adalah alat untuk menyampaikan
manusia dengan suplai yang ada.
berita secara tertulis. Berkas adalah sarana komunikasi
untuk
menyampaikan
mencakup
Pengadaan
perkiraan
Kepegawaian,
kebutuhan
pengadaan
informasi
Pegawai Negeri Sipil adalah kegiatan untuk
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya
Fungsinya
sarana
formasi yang lowong disebabkan adanya Pegawai
pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan
Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, meninggal
gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti
dunia atau adanya perluasan organisasi, yang
historis, dan pedoman kerja (Putra, 2012)
kemudian ditetapkan dalam keputusan Menteri
mencakup
lima
hal:
Sehingga dapat disimpulkan bahwa berkas
yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan
masuk merupakan sumber informasi tertulis, yang
aparatur negara Karena tujuan pengadaan Pegawai
didalamnya
Negeri Sipil untuk mengisi formasi yang lowong,
terdapat
informasi
yang
ditulis
6
maka pengadaan Pegawai Negeri Sipil harus
observasi, wawancara, dan berupa teori-teori yang
berdasarkan kebutuhan, baik dalam arti jumlah
berkaitan
maupun kompetensi jabatan yang diperlukan.
dilakukan. Dalam penelitian kualitatif, data yang
Disiplin PNS, keberhasilan suatu organisasi dalam
ada berbentuk kata, kalimat, skema dan gambar
mencapai sesuatu tujuan selain sangat ditentukan
(Sugiyono 2010).
oleh dan mutu profesionalitas juga ditentukan oleh disiplin
para
anggotanya.
Bagi
dengan
penelitian
yang
sedang
Pendekatan kualitatif dapat berperan untuk
aparatur
mendeskripsikan
suatu
proses
kegiatan
pemerintahan disiplin tersebut mencakup unsur-
berdasarkan apa yang terjadi di lapangan sebagai
unsur ketaatan, kesetiaan, kesungguhan dalam
bahan kajian lebih lanjut untuk menemukan
menjalankan tugas dan kesanggupan berkorban,
kekurangan dan kelemahan suatu sistem sehingga
dalam arti mengorbankan kepentingan pribadi dan
dapat ditentukan upaya penyempurnaannya. Serta
golongannya
menganalisis dan menafsirkan suatu fakta, gejala
untuk
kepentingan
negara
dan
masyarakat. Penilaian Kinerja PNS, penilaian
dan
peristiwa
yang
terjadi
kinerja Pegawai Negeri Sipil, adalah penilaian
sebagaimana adanya dalam konteks ruang dan
secara periodik pelaksanaan pekerjaan seorang
waktu serta situasi lingkungan secara alami.
Pegawai Negeri Sipil.
Pemilihan
penggunaan
di
lapangan
metode
kualitatif
Dari berbagai tugas pokok yang dilakukan
disebabkan karena sifat dari masalah yang akan
oleh BKN, tidak lepas dari aktivitas proses surat-
diteliti adalah mendeskripsikan suatu masalah
menyurat, dikarenakan surat merupakan salah satu
ataupun
bentuk komunikasi yang dilakukan baik antar
efektivitas SAPK terhadap kelancaran penanganan
instansi dengan instansi maupun oleh perorangan,
surat masuk di kantor BKN Regional II Surabaya
dalam hal ini yaitu PNS yang wilayah kerjanya
Jawa Timur.
fenomena
yang
terjadi
mengenai
berada di regional II Jawa Timur. Oleh karena itu
Penelitian kualitatif adalah penelitian yang
dibutuhkanlah sebuah aplikasi penanganan surat,
bermaksud untuk memahami fenomena tentang
agar proses penanganan berbagai surat yang
yang dialami oleh subjek penelitian misalnya
diterima maupun yang dikirim oleh BKN dapat
perilaku, persepsi, motivasi. Dan tindakan. Secara
tertangani dengan baik serta lebih mempersingkat
holistic dan dengan cara deskripsi dalam bentuk
waktu.
kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaaatkan berbagai metode
METODE PENELITIAN Dalam
penelitian ini pendekatan yang
alamiah”.
Ada
lima
ciri
pokok
karakteristik metode penelitian kualitatif yaitu:
digunakan adalah pendekatan kualitatif dengan
lingkungan
analisis deskriptif, dimana untuk memperoleh data
Peristiwa-peristiwa yang terjadi dalam suatu situasi
menggunakan teknik wawancara, observasi, dan
sosial
dokumentasi. Pendekatan kualitatif yaitu prosedur
kualitatif; Penelitian kualitatif sifatnya deskriptif
yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-
analitik.
kata-kata non angka yang diperoleh melalui hasil
pengamatan, hasil wawancara, hasil pemotretan,
7
alamiah
merupakan
Data
yang
sebagai
kajian
sumber
utama
diperoleh
data.
penelitian
seperti
hasil
analisis dokumen, catatan lapangan, disusun
Observasi/Pengamatan
peneliti di lokasi penelitian, tidak dituangkan dalam
bentuk
Tekanan
terjun langsung dalam berbagai aktifitas yang
penelitian kualitatif ada pada proses bukan pada
dilakukan oleh sekelompok orang yang menjadi
hasil.
fokus
Data
dan
dan
angka-angka;
Pengamatan adalah ketika peneliti turut
informasi
yang
diperlukan
dalam penelitiannya
(Moleong
berkenaan dengan pertanyaan apa, mengapa, dan
Observasi/pengamatan
bagaimana untuk mengungkap proses bukan hasil
dalam Pertiwi (2013:143) berpendapat bahwa
suatu
sifatnya
“observasi merupakan metode yang paling dasar
induktif. Penelitian kualitatif tidak dimulai dari
dan paling tua, karena dengan cara-cara tertentu
deduksi teori, tetapi dimulai dari lapangan yakni
kita selalu terlibat dalam proses mengamati”
fakta empiris; Penelitian kualitatif mengutamakan
Observasi yang penulis lakukan ialah melakukan
makna. Makna yang diungkap berkisar pada
pengamatan yang cermat terhadap seluk beluk
persepsi
terhadap penanganan surat masuk di Kantor BKN
kegiatan;
orang
Penelitian
mengenai
kualitatif
suatu
peristiwa
(Sugiyono, 2010).
Regional
II
menurut
2011).
Surabaya
Jawa
Poerwandari
Timur.
Jenis
pengamatan yang penulis lakukan adalah secara sistematis yaitu dengan menggunakan pedoman
Subjek dan Objek Penelitian Subjek dalam penelitian ini adalah staf
observasi sebagai instrument pengamatan.
pegawai bidang pengangkatan dan pensiun yang
Wawancara
mengoperasikan SAPK yang ada di Kantor BKN
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan
Regional II Surabaya Jawa Timur yang berjumlah
wawancara
terstruktur.menurut
5 orang yang terdiri dari: Ibu Ratih Junariah, S.E ,
(2011;186) yang sudah disimpulkan oleh peneliti
Ibu Endang Siti Sendari, Bapak H. Sugianto, S.Sos
menjelaskan bahwa wawancara adalah percakapan
, Bapak Tjahjo A. Setiawarman, S.H , dan Ibu
dengan
Endah W. Diyananingsih Objek dalam penelitian
informasi, yang dilakukan oleh pewawancara
ini adalah efektivitas SAPK sebagai kelancaran
kepada terwawancara. Wawancara ini ditujukan
penanganan berkas usulan pada BKN Regional II
kepada para staf bidang pengangkatan dan pensiun
Surabaya Jawa Timur
di kantor BKN Regional II Surabaya Jawa Timur.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Hal-hal yang ingin penulis ketahui mengenai:
maksud
tertentu
untuk
Moleong
memperoleh
Penelitian ini dilakukan di kantor BKN
Pengelolaan berkas usulan masuk pada kantor
Regional II Surabaya Jawa Timur yang beralamat
BKN Regional II Surabaya Jawa Timur; Efektifitas
di Jalan Letjen S. Parman 6, Surabaya, Jawa
SAPK dalam pengelolaan berkas usulan masuk
Timur. Penelitian ini dilakukan mulai dari studi
dalam kantor BKN Regional II Surabaya Jawa
pendahuluan sampai selesai yang diperkirakan ±6
Timur. Adapun teknik wawancara dalam penelitian
bulan. Yang dilakukan mulai dari 1 Februari dan
ini
selesai pada 26 Juni 2015
berpedoman pada teori PIECES karena teori
menggunakan
panduan
wawancara
yang
tersebut dirasa paling tepat pada kondisi yang ada di BKN Regional II Surabaya Jawa Timur. Serta
Teknik Pengumpulan Data
8
menggunakan buku saku SAPK Online, 2011. Hal
control, eficiency and service) agar apa yang akan
tersebut dilakukan agar hasil wawancara lebih
ditanyakan sesuai dengan konteks yang sudah
terfokus dan penulis dapat mendapatkan hasil
ditetapkan sebelumnya. Seperti yang terdapat pada
wawancara sesuai informasi yang diperlukan.
tabel berikut. Dalam penelitian ini peneliti
Dokumentasi
menggunakan
wawancara
terstruktur.menurut
Dokumentasi adalah metode pengumpulan
Moleong (2011;186) yang sudah disimpulkan oleh
data dengan meneliti setiap bahan tertulis ataupun
peneliti menjelaskan bahwa wawancara adalah
film yang berkaitan erat dangan objek penelitian.
percakapan
Dokumen sudah lama digunakan dalam penelitian
memperoleh informasi, yang dilakukan oleh
sebagai sumber data karena dalam banyak hal
pewawancara
dokumen sebagai sumber data dimanfaatkan untuk
dilakukan selama proses yang berlangsungnya
menguji, menfsirkan bahkan untuk meramal
penelitian yang dilakukan oleh peneliti yang
(Moleong, 2011:217). Dalam penelitian ini penulis
dilakukan di kantor BKN, adapun kisi-kisinya
melengkapi data dengan foto bagian tata usaha di
seperti yang tercantum pada tabel berikut:
dengan
maksud
kepada
tertentu
untuk
terwawancara
yang
kantor BKN Regional II Surabaya Jawa Timur, layout tentang tata kearsipan kantor BKN Regional
Tabel Kisi-kisi Wawancara
II Surabaya Jawa Timur, struktur organisasi dan
No.
profil dinas, contoh-contoh jenis berkas usulan,
1
SAPK dapat menunjang kinerja pegawai
serta susunan dalam pengelolaan berkas usulan
2
SAPK menghasilkan informasi yang akurat
oleh aplikasi SAPK. Adapun penggunaan teknik
dan relevan
dokumentasi ini adalah sebagai sumber data yang
3
masih tetap, dan juga lampiran.
Instrumen Penelitian 5 melakukan
observasi
peneliti
pedoman
observasi
untuk
mengenai
adanya
SAPK
kinerja
aplikasi
SAPK.
Dengan adanya SAPK dapat menjadikan
6.
SAPK dapat meningkatkan pelayanan bagi pihak yang membutuhkan informasi
Adapun
7.
Manfaat dengan adanya SAPK
beberapa hal yang menjadi panduan observasi
Sumber : diolah dari berbagai sumber
peneliti
Dokumentasi
Wawancara
Dalam penelitian ini dokumen yang akan
Hal-hal yang akan ditanyakan pada saat wawancara
lebih
kinerja lebih efisien
mengetahui dan mengamati hal-hal yang perlu diketahui
Dengan terkontol
Observasi
menggunakan
Adanya SAPK dapat menjadikan lebih hemat biaya
4
Dalam
Pertanyaan
sudah
tercatat
dalam
dipakai sebagai sumber data adalah dokumen resmi
kisi-kisi
dari Kantor BKN Regional II Provinsi Jawa Timur
wawancara yang diadaptasi dari Analisis PIECES
seperti
yang dijelaskan oleh Fatta 2007 yang mencakup
pimpinan digunakannya aplikasi SAPK, buku
Analysis
(performance,information,
economy,
9
struktur
organisasi,
surat
penetapan
panduan SAPK, dan dokumen-dokumen lain yang
Penyajian Data
berhubungan dengan penelitian.
Setelah data di reduksi, maka langkah selanjutnya
adalah
mendisplay
data.
Dalam
pendekatan kualitatif, penyajian data dapat berupa
Teknik Analisis Data Penelitian ini menggunakan teknik analisis
uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori dan
menurut Miles and Huberman Ada tiga tahapan
sebagainya. Dalam aplikasinya, setelah data di
dalam analisis Miles & Huberman yang harus
reduksi tahap selanjutnya yaitu penyajian data,
dikerjakan dalam menganalisis data penelitian
data yang telah di dapatkan dari narasumber
kualitatif, yaitu (1) reduksi data, (2) paparan data,
berdasarkan hasil wawancara akan disajikan dalam
selanjutnya adalah (3) menarik kesimpulan dan
bentuk kalimat dan uraian mengenai sistem alur
verifikasi (Sugiyono 2011). Adapun penjabaran
penanganan surat asuk menggunakan SAPK dalam
dari tiga tahapan tersebut adalah:
bentuk bagan atau diagram. Data yang akan disajikan berupa tulang
Reduksi Data Reduksi adalah merangkum, memilih hal-
ikan atau fish bone diagram. Dengan menyajikan
hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang
data dalam bentuk fish bone diagram, maka akan
penting, dicari tema polanya dan membuang yang
mempermudah dalam memahami apa yang terjadi,
tidak perlu. Dengan demikian data yang telah
sehingga
direduksi akan memberikan gambaran yang lebih
selanjutnya yang akan dikerjakan.
jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan
Penarikan Kesimpulan
dapa
merencanakan
tindakan
apa
pengumpulan data selanjutnya. Reduksi data ini
Kesimpulan dalam penelitian kualitatif
diawali dari proses pencarian data, dimana data
yang diharapkan adalah merupakan temuan baru
yang sudah ditemukan kemudian dikumpulkan dan
yang sebelumnya belum ada. Temuan dapat berupa
dirangkum menjadi satu, berawal dari kisi-kisi
deskripsi maupun gambaran. Kesimpulan awal
wawancara
yang
kemudian
yang dikemukakan masih bersifat sementara, dan
ditanyakan
kepada
berkaitan
akan berubah bila tidak ditemukan bukti-bukti
sudah
dibuat
informan
yang
dengan penelitian ini yaitu karyawan yang bertugas
yang
sebagai staff Tata Usaha dan staf bidang
pengumpulan data berikutnya. Tetapi apabila
kepegawaian di kantor BKN Regional II Surabaya
kesimpulan yang dikemukakan pada tahap awal,
Jawa Timur. Hal ini berkaitan dengan pendapat
didukung oleh bukti-bukti yang valid dan konsisten
mengenai SAPK, perannya dalam menunjang
saat peneliti kembali ke lapangan mengumpulkan
efektifitas penanganan surat masuk. Kemudian
data,
berkaitan
kelebihan
merupakan kesimpulan yang benar. Hal tersebut
aplikasi tersebut, serta peran aplikasi dalam
merupakan tahapan akhir analisis data dalam
menghemat waktu kerja pegawai, mengurangi
penelitian ini, namun peneliti masih dapat untuk
tingkat kesalahan penanganan surat masuk serta
melakukan verifikasi kembali pada pengumpulan
peningkatan yang diharapkan dengan adanya
data sehingga simpulan menjadi lebih sempurna.
aplikasi tersebut.
Kesimpulan dalam penelitian kualitatif berupa
dengan
kelemahan
dan
10
kuat
maka
yang
mendukung
kesimpulan
yang
pada
tahap
dikemukakan
efektivitas penggunaan aplikasi SAPK sebagai
BKN Regional II Surabaya Jawa Timur. Menurut
saranana dalam penanganan berkas usulan masuk
Standar Operasional dan Prosedur dari BKN
di kantor BKN Regional II Surabaya Jawa Timur.
Regional II tertanggal 20 April 2009 bahwa adapun tugas pelayanan status kepegawaian dan pensiun meliputi: Pelayanan penetapan Nomor
Teknik Keabsahan Data Dalam
teknik
pengumpulan
data,
Induk Pegawai Negeri Sipil; Pelayanan Pensiun
triangulasi sumber disebutkan sebagai teknik
PNS yang mencapai Batas Usia Pensiun (BUP);
pengumpulan data yang bersifat penggabungan
Pelayanan Pensiun Janda Duda dari PNS yang
dari hasil perolehan data yang telah dikumpulkan
meninggal dunia; Pelayanan Pensiun Janda Duda
oleh penulis. Triangulasi teknik berarti peneliti
dari pensiunan PNS yang meninggal dunia;
menggunakan teknik pengumpulan data yang
Pelayanan pengesahan mutasi keluarga; Pelayanan
berbeda-beda untuk mendapatkan data dari sumber
Kartu Pegawai Negeri Sipil; Pelayanan Kartu
yang sama, (Sugiyono, 2011).
Istri/Suami; Pelayanan Penetapan Nota Persetujuan
Untuk penelitian ini triangulasi sumber dilakukan
dengan
1
orang
kepala
Pengangkatan Calon PNS menjadi PNS yang
bidang
mengalami masa percobaan 2 (dua) tahun atau
pengangkatan dan pensiun di kantor BKN regional
lebih; Pelayanan penetapan nota persetujuan Cuti
II Surabaya Jawa Timur, yaitu Ibu Christina Heni
diluar
Setyawati, S.IP., M.A.P hal tersebut dikarenakan
pengaktifan kembali CLTN.
yang dapat berperan sebagai triangulasi sumber
tanggungan
Negara
(CLTN)
serta
Dari hasil observasi penulis mendapatkan
yaitu orang yang tidak menjadi subjek penelitian.
beberapa informasi mengenai tugas dari BKN Kanreg II Surabaya Jawa Timur menurut peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 36
HASIL PENELITIAN Badan
Kepegawaian
Negara
kantor
tahun 2014 tentang organisasi dan tata kerja
Regional II Surabaya Jawa Timur beralamatkan di
Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara pada
Jl. Letjen S. Parman 6, Surabaya, Jawa Timur,
pasa 19 menjelaskan bahwa Bidang Pengangkatan
Indonesia No.Telepon (031) 8531048, 8531038
dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan
Fax. (031) 8539064. Kanreg BKN mempunyai
penyiapan penetapan Nomor Induk Pegawai
tugas menyelenggarakan sebagian tugas dan fungsi
Negeri Sipil, pengangkatan Calon Pegawai Negeri
Badan Kepegawaian Negara di bidang pembinaan
Sipil/Pegawai Negeri Sipil, penetapan kenaikan
dan penyelenggaraan manajemen Aparatur Sipil
pangkat pengabdian, pemberhentian dan pensiun
Negara di wilayah kerjanya, yang kewenangannya
bagi Pegawai Negeri Sipil dan Janda/ Dudanya
masih melekat pada pemerintah sesuai ketentuan
yang telah mencapai batas usia pensiun dan /atau
peraturan perundang-undangan.
meninggal dunia, Janda/Duda bagi Pensiunan yang
Berdasarkan dari hasil penyajian data yang
meninggal dunia, serta pengelolaan tata naskah
telah dijabarkan diatas, penulis akan membahas
pensiun di wilayah kerjanya.
lebih detail mengenai apa saja yang telah penulis
PEMBAHASAN
temukan pada proses penelitian yang dilakukan di
11
Sistem
Kepegawaian
jika dulunya setiap berkas usulan yang masuk
(SAPK) adalah sistem informasi berbasis komputer
harus disertai fotokopi beberapa rangkap untuk
yang disusun sedemikian rupa untuk pelayanan
menunjang proses pengurusan, dengan adanya
kepegawaian. SAPK lahir dari adanya tuntutan terhadap
SAPK maka hal tersebut sudah tidak diperlukan
BKN
informasi.
lagi. Sehingga data yang ada dapat langsung
Pemanfaatan teknologi informasi dimaksudkan untuk
ditangani dan diproses sesuai prosedur yang
meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam bidang
berlaku. Sehingga dapat dirasakan dengan adanya
pengolahan data dan
pengelolaan informasi
SAPK ini, proses penanganan berkas dikatakan
kepegawaian, agar mendapatkan data PNS yang
lebih efektif daripada sebelumnya. Hal tersebut
akurat melalui sistem informasi kepegawaian yang
juga meningkatkan kepuasan dari pihak pengusul
terintegrasi antar instansi BKN dan Instansi Pusat serta
berkas, yang dapat mempersingkat waktu dalam
Daerah (Perka BKN No.20 Tahun 2008) berikut
pengurusan berkas usulan yang disampaikan
tampilan awal dari SAPK Online pensiun yang
kepada BKN Regional II Surabaya Jawa Timur.
untuk
Aplikasi
Pelayanan
memanfaatkan
teknologi
dapat diakses dari http://sapk.bkn.go.id
Dari
hasil
penelitian
juga
dapat
Dengan adanya SAPK maka didapatkan
disimpulkan bahwa SAPK juga dapat menghemat
banyak sekali kemudahan dalam melakukan entry
anggaran sejalan dengan hasil penulisan terdahulu
data dari berbagai tugas yang harus dilakukan oleh
yang dilakukan oleh Mufidah, 2012 bahwa
bidang layanan status kepegawaian dan pensiun.
“Efektivitas
Hal tersebut sesuai dengan hasil wawancara yang
organisasi menjamin keselamatan dan penyediaan
telah dilakukan bahwa aplikasi tersebut merupakan
naskah yang berisi data atau informasi yang
tools
kepegawaian
benar,kepada orang yang tepat, pada waktu
berdasarkan usulan yang dilakukan oleh PNS yang
yangtepat, dan dengan biaya yang serendah-
berada di wilayah kerja Regional II BKN Jawa
rendahnya”. Adapun SAPK juga dirasa menghemat
Timur. Sehingga harapan awalnya memang untuk
penggunaan sarana prasarana yang ada, misalnya
menunjang
peralatan kantor yang dibutuhkan selama proses
untuk
memproses
kinerja
data
pegawqai.
Selama
masa
kearsipan
penanganan
bahwa SAPK sudah membantu kinerja pegawai
pencatatan manual diperlukan banyak kertas, tinta
untuk mempermudah dalam proses penanganan
serta fotokopi data yang ada, maka dengan adanya
berkas masuk. Dari hasil observasi yang dilakukan
SAPK dengan menggunakan komputer yang ada di
penulis selama beberapa hari juga menunjukkan
bidang pelayanan dapat melakukan entry dari
bahwa SAPK memiliki banyak peran dalam
berkas usulan yang masuk setiap harinya. Sehingga
mempermudah
khususnya
SAPK sudah memenuhi manfaat dari Aplikasi
bidang pelayanan dalam melakukan tugas entry.
kearsipan yang ditetapkan sebelumnya yaitu
Karena berdasarkan pengamatan yang dilakukan,
sebagai: Memenuhi tuntutan top management akan
misalnya dalam waktu bersamaan terdapat 50
kecepatan
berkas yang masuk, hal tersebut tidak membuat
aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas; Menuju
pegawai lamban dalam mengatasinya. Sehingga
paperless society dan menghemat ruangan/sarana
pegawai
12
dan
Jika
kemampuan
penggunaan beberapa tahun ini sudah terwujud
pekerjaan
berkas.
adalah
dulunya
ketepatan;
dengan
Memudahkan
prasarana (dari gedung ke server) dan menjadi
apabila masih tetap menggunakan sistem manual,
lebih ramah lingkungan; Penanganan arsip dinamis
maka para pegawai akan selalu mengalami
dan
awal
kesulitan yang kerap terjadi dengan pengelolaan
penerimaan menjadi lebih baik; Meningkatkan
dan penyelesaian pekerjaannya. Sehingga dapat
pelayanan umum/public service.
dikatakan bahwa sistem aplikasi ini menjadi solusi
arsip
statis
Adapun
dapat
kendala
dikelola
sering
dari permasalahan yang dihadapi oleh para
dihadapi yaitu permasalahan jaringan koneksi
pegawai bidang pensiun. Namun memang tidak
internet yang ada di BKN Regional II Surabaya
dapat dipungkiri bahwa keahlian pengusaaan
Jawa Timur yang ketika terjadi troubel maka tidak
terhadap
dapat mengakses SAPK. Begitu juga jika terjadi
ditingkatkan
listrik padam. Hal tersebut dikarenakan SAPK
sehingga
menggunakan komputer yang terhubung pada
mengembangkan
jaringan
menyesuaikan diri dengan adanya kemajuan
internet.
yang
dari
Sehingga
masih
jika
terjadi
permasalahan pada kedua hal tersebut maka tidak dapat
diakses.
Namun
sudah
dalam
ilmu
di
bidang
kembali
pegawai
secara
bidang
teknologi terus
menerus
pelayanan
kemampuannya
harus
serta
dapat dapat
teknologi tersebut.
tahap
Dari data tabel prestasi kinerja dapat
perencanaan dalam anggaran berikutnya untuk
dilihat bahwa selama periode tahun 2014, berkas-
memakai generator genset pada internal kantor
berkas
BKN agar
menggunakan aplikasi SAPK rata-rata sudah
tidak terpengaruh ketika
terjadi
pemadaman listrik terjadi.
ini,
dirasakan
dapat
diselesaikan
dengan
mencapai 75% dari target. Hal tersebut tersebut
Manfaat yang ada dengan digunakannya aplikasi
yang
oleh
pegawai
membuktikan bahwa aplikasi tersebut sudah efektif
yang
dalam
menunjang
kinerja
pegawai
Badan
berhubungan langsung dengan data kepegawaian,
Kepegawaian Negara Kantor Regional II Surabaya
serta bidang pelayanan. Jadi lebih mempermudah
Jawa Timur. Hal tersebut juga sesuai dengan
pekerjaan yang dilakukan. Serta mempemudah
pernyataan
Kepala
narasumber yang telah di wawancara oleh penulis.
bagian
untuk
melakukan
proses
yang
besar
diungkapkan
narasumber
beberapa
pengontrolan karena lebih terpusat pada satu
Sebagian
mengungkapkan
aplikasi yang dapat diakses bersamaan baik oleh
bahwa aplikasi SAPK sudah berjalan sesuai
pegawai maupun kepala bagian pensiun dalam
dengan harapan. Hanya beberapa point saja yang
melakukan pengontrolan. Misalnya berapa jumlah
masih perlu dikembangkan berkaitan dengan
berkas usulan yang masuk pada hari ini, berapa
pembaruan teknologi.
yang sudah diselesaikan, dari instansi mana saja
Sesuai dengan motto yang diemban oleh
berkas yang masuk tersebut serta berbagai hal yang
BKN Regional II Surabaya Jawa Timur yaitu
termasuk dalam informasi kepegawaian tersebut.
Cepat, Cerdas, Cermat dan Ikhlas maka para
SAPK
(Sistem
Pusat
pegawai yang ada dituntut untuk bekerja secara
Kepegawaian) disambut dengan senang hati oleh
profesional dalam melakukan pelayanan terhadap
pegawai bidang status kepegawaian dan pensiun
pihak-pihak yang membutuhkan. Salah satunya
khususnya
yaitu dalam melakukan proses pelayanan kepada
pegawaibagian
Aplikasi
pelayanan.
Karena
13
PNS yang melakukan usulan berkas pada bidang
Saran
pensiun, maka harus dilakukan dengan cepat, tepat,
Berdasarkan dari penelitian yang telah
dan profesional sehingga tidak menjadi keluhan
dilakukan oleh peneliti, peneliti menemukan
bagi pihak pengusul. Adapun hal tersebut juga di
beberapa permasalahan yang terjadi dan belum
dukung dengan adanya SOP tanggal 20 April 2009
dirasa
yang mendukung penyelenggaraan administrasi
Kepegawaian Negara (BKN) Regional II Surabaya
pemerintahan
pasti,
Jawa Timur peneliti bermaksud mengajukan
professional, efektif dan efisien dalam rangka
beberapa saran agar dapat di jadikan pertimbangan
perbaikan
dalam mengajukan suatu kebijakan selanjutnya
dapat
kerja
berjalan
dan
dengan
kinerja
manajemen
belum
optimal
berkaitan
bagi
dengan
instansi
sistem
Badan
pemerintahan. Dengan demikian SAPK (Sistem
yang
aplikasi
Aplikasi Pelayanan Kepegawaian) memiliki peran
kepegawaian secara online. Saran tersebut antara
yang sangat penting dalam menunjang kinerja yang
lain sebagai berikut : Dalam pengoperasian SAPK,
ada pada kantor BKN Regional II Surabaya Jawa
menggunakan internet yang terpusat pada jaringan
Timur.
gedung BKN, dengan jumlah penggunabanyak. Koneksi internetnya cenderung lambat, dan ketika
PENUTUP
koneksi lambat loading antar tahap menjadi cukup
Simpulan
lama antara 30-50 detik per masukan. Saran saya,
Sistem aplikasi SAPK yang sudah dipakai
untuk bidang pelayanan yang merupakan pintu
di Badan Kepegawaian Negara Regional II
masuk pertama dalam menginput berkas usulan
Surabaya Jawa Timur sejak tahun 2010 dalam
yang masuk, ada baiknya memiliki server internet
pengaplikasiannya sudah efektif, hal tersebut
sendiri yang mencakup satu bidang tersebut
dikarenakan
SAPK sudah dapat
sehingga koneksivitasnya lebih stabil daripada
mengoptimalkan kerja pegawai yang menangani
koneksi yang dipakai secara bersamaan dengan
berkas-berkas yang berkaitan dengan kepegawaian.
pengguna gedung yang lain; Aplikasi SAPK yang
Sedangkan
digunakan
penggunaan
jenis
persuratan
lain
masih
sebaiknya
tidak
hanya
dapat
menggunakan cara manual. Diharapkan nantinya
dimanfaatkan untuk penerimaan berkas usulan
aplikasi serupa dapat dikembangkan yang dapat
masuk. Namun sebaiknya juga dapat dijadikan
menangani
surat.
untuk menerima surat masuk pada instansi lainnya;
Terbatasnya jumlah pegawai tidak menghambat
Disediakannya komputer tambahan yang bersifat
proses aplikasi SAPK sehingga dapat terorganisir
kondisional ketika berkas usulan yang harus
dengan baik. SAPK mendukung penyelenggaraan
ditangani masuk dalam jumlah banyak bertepatan
administrasi pemerintahan dapat berjalan dengan
dalam satu hari. Karena komputer yang terfokus
pasti, professional, efektif dan efisien dalam
pada bagian pelayanan hanya dua komputer saja.
rangka perbaikan kerja dan kinerja manajemen
Saran saya jika terdapat berkas usulan masuk yang
pemerintahan.
membludak pada suatu hari dapat dioperasikannya
proses
keluar
masuknya
komputer tambahan tersebut.
14
http://ejournal.unesa.ac.id/index.php/jpap/a rticle/view/9340. Diakses pada 3 Februari 2015
DAFTAR PUSTAKA Buku Saku Modul Pensiun SAPK Web Based. 2011. Badan Kepegawaian Negara
Puspita, Denok. 2011. “Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Surabaya”. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran unesa. Vol 3, no. 4
Bodnar, George H., William S. Hopwood, 2000. Sistem Informasi Akuntansi,Edisi keenam, Terjemahan Amir Abadi Jusuf, Rudi M. Tambunan, Salemba Empat, Buku Satu, Jakarta. Fatta, Muhammad. 2007. “Efektivitas Sistem Informasi Manajemen berbasis web”. Information Indonesian Jurnal on Computer UNSA-ijcss.unsa. Vol. 6, No1 http://ejurnalinfo.oncomputerijcss.unsa.ac.i d/index.php/mysql Diakses pada 1 Mei 2015
Sugiarto, Agus. 2005. Pengembangan Sistem Terdistribusi untuk Sistem Informasi Administrasi. Bandung: Rosda.
Hartono, Jogianto. 2000. Pengenalan Komputer. Semarang. Pustaka Ilmu
Sugiyono. 2010. Statistika Untuk Penelitian. Bandung: Alfabeta.
Hasibuan, Malayu S.P. 2007. Organisasi dan Motivasi dasar peningkatan produktivitas. Jakarta. PT Bumi Aksara
Sugiyono. 2011. Statistika untuk Penelitian. Bandung: Alfabeta.
http://ejournal.unesa.ac.id/index.php/jpap rticle/view/54278. Diakses pada 3 Maret 2015.
Moleong, Lexy. 2011. Metodologi Penelitian Kualitatif edisi Revisi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Mufidah, Yanuarisqi Anissatul. 2013. “Efektivitas Kerja Pegawai dalam Penggunaan Sistem Kearsipan Elektronik di Kantor Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya”. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran Unesa. Vol. 1, No.3. http://ejournal.unesa.ac.id/index.php/jpap/a rticle/view/4031. Diakses pada 1 Februari 2015 Nandari, Bhirawa Anoraga, Purnama, Bambang Eka dan Sukadi. 2011. “Aplikasi Sistem Pengelolaan Surat pada Kantor Desa Jetis Lor”. Indonesian Jurnal on Computer Science-speed-FTI UNSA-ijcss.unsa. Vol. 3, No 1. http://ejurnal.oncomputer ijcss.unsa.ac.id/index.php/ Diakses pada 8 Februari 2015 Pertiwi,
Husnia. 2014. “Keefektifan Sistem Informasi Manajemen Kearsipan (SEMAR) Terhadap Penemuan Kembali Arsip Di Kantor Perpustakaan Dan Kearsipan Kabupaten Sidoarjo”. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran Unesa. Vol. 2, No. 2.
15
