Sistem informasi manajemen #3
IT dan organisasi saling memengaruhi satu sama lain Hubungan dua-arah ini bersifat kompleks dan dipengaruhi banyak faktor, tidak hanya keputusan manajer semata. Faktor lain yang memengaruhi termasuk kultur organisasi, struktur, politik, proses bisnis, dan faktor lingkungan.
Apa itu organisasi? Definisi teknis
Definisi perilaku
Stable, formal social structure that takes resources from environment and processes them to produce outputs. A formal legal entity with internal rules and procedures, as well as a social structure.
A collection of rights, privileges, obligations, and responsibilities that is delicately balanced over a period of time through conflict and conflict resolution.
Menurut pandangan teknis atau mikroekonomik, suatu organisasi terdiri atas kapital/modal dan tenaga kerja (merupakan faktor produksi utama yang diperoleh dari lingkungan) yang ditransformasi oleh perusahaan melalui proses produksi menjadi produk dan jasa (output pada lingkungan). Produk dan jasa dikonsumsi oleh lingkungan, yang kemudian memberi tambahan kapital dan tenaga kerja sehingga membentuk siklus (feedback loop).
Definisi teknis (mikroekonomik) suatu organisasi
Pandangan perilaku (behavioural view) suatu organisasi menekankan pada hubungan antar kelompok, nilai, dan struktur.
Definisi perilaku suatu organisasi
Fitur organisasi ◉ Menggunakan struktur hirarkis ◉ Akuntabilitas dan otorisasi melekat pada pengambilan keputusan ◉ Ketaatan terhadap prinsip efisiensi ◉ Rutinitas dan proses bisnis ◉ Politik, kultur, lingkungan, dan struktur organisasi
Rutinitas dan proses bisnis ◉ Rutinitas (prosedur operasi standar/SOP) Aturan yang pasti, prosedur, dan praktik yang dikembangkan untuk menghadapi segala kemungkinan situasi yang akan dihadapi.
◉ Proses bisnis: sekumpulan rutinitas ◉ Perusahaan bisnis: sekumpulan proses bisnis
Rutinitas, proses bisnis, dan perusahaan Setiap organisasi terdiri dari rutinitas dan perilaku individu, yang kemudian membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis kemudian membentuk perusahaan bisnis. Sistem informasi memastikan bahwa rutinitas dan proses bisnis diarahkan untuk mencapai kinerja organisasi yang tinggi.
Politik organisasi
Kultur organisasi
◉ Cara pandang yang beragam yang mengarah pada pergulatan politik, kompetisi, dan konflik ◉ Perlawanan politik (political resistance) sangat menghambat perubahan organisasi
◉ Mencakup seperangkat asumsi yang mendefinisikan tujuan dan produk/jasa • • •
Produk apa yang harus kita hasilkan? Bagaimana dan di mana produk tersebut diolah? Kepada siapa produk tersebut kita jual?
◉ Dapat menjadi faktor kuat yang mendorong maupun menghambat perubahan organisasi
Lingkungan organisasi ◉ Organizations and environments have a reciprocal relationship ◉ Organizations are open to, and dependent on, the social and physical environment ◉ Organizations can influence their environments ◉ Environments generally change faster than organizations ◉ Information systems can be an instrument of environmental scanning, act as a lens
Lingkungan dapat mengubah organisasi, tetapi organisasi juga dapat memengaruhi lingkungannya. Teknologi informasi memegang peranan penting dalam membantu organisasi menerjemahkan perubahan lingkungan dan bertindak/bereaksi atas perubahan tersebut. Lingkungan dan organisasi memiliki hubungan timbal balik (reciprocal)
Teknologi disruptive ◉ Teknologi yang menyapu perubahan fundamental terhadap bisnis, industri, dan pasar ◉ Contoh: PC, word processing software, Internet, PageRank algorithm ◉ First movers dan fast followers
Frst movers adalah pencetus (inventors) dari teknologi disruptif. Fast followers adalah perusahaan yang memiliki besaran dan sumberdaya untuk mengkapitalisasi teknologi tersebut.
5 struktur dasar organisasi ◉ Entrepreneurial: usaha start-up ◉ Machine bureaucracy: perusahaan manufaktur berukuran sedang (mid-size) ◉ Divisionalised bureaucracy: Fortune 500 firms, MNC ◉ Professional bureaucracy: firma hukum, sekolah/kampus, rumah sakit ◉ Adhocracy (flexible/adaptable): jasa konsultan
Impak ekonomik ◉ IT mengubah costs of capital dan costs of information ◉ Teknologi sistem informasi merupakan faktor produksi, sama halnya dengan modal dan tenaga kerja ◉ IT memengaruhi cost dan quality sebuah informasi dan mengubah ekonomika informasi itu sendiri ◉ IT membantu kontrak perusahaan karena dapat mengurangi transaction costs (kos untuk berpartisipasi di pasar), misalnya melalui outsourcing
Teori terkait Transaction cost theory
Agency theory
◉ Firms seek to economize on transaction costs (the costs of participating in markets) ◉ Vertical integration, hiring more employees, buying suppliers and distributors ◉ IT lowers market transaction costs for a firm, making it worthwhile for firms to transact with other firms rather than grow the number of employees
◉ Firm is nexus of contracts among self-interested parties requiring supervision ◉ Firms experience agency costs (the cost of managing and supervising) which rise as firm grows ◉ IT can reduce agency costs, making it possible for firms to grow without adding to the costs of supervising, and without adding employees
Transaction cost theory Perusahaan umumnya bertumbuh untuk mengurangi transaction costs di pasar. IT berpotensi menurunkan transaction costs. Perusahaan dapat melakukan outsourcing di pasar untuk mengurangi jumlah tenaga kerja dan meningkatkan laba dengan bersandar pada perusahaan mitra outsourcing dan kontraktor di luar (Coase, 1937).
Agency theory Seiring dengan pertumbuhan ukuran perusahaan dan kompleksitasnya, umumnya agency costs akan meningkat. IT mampu menurunkan agency costs melalui komunikasi dan koordinasi yang lebih baik (Jensen & Meckling, 1976).
Impak organisasi dan perilaku IT membuat organisasi datar (flatten) Pengambilan keputusan diturunkan ke level bawah, dengan demikian makin sedikit manajer diperlukan. IT memungkinkan pengambilan keputusan lebih cepat dan meningkatkan cakupan kendali.
Postindustrialisasi Organisasi menjadi lebih datar karena di masa postindustrialisasi, otoritas diberikan berbasis pada pengetahuan dan kompetensi, bukan posisi formal.
Flattening organisation Sistem informasi dapat mengurangi tingkatan/ jenjang organisasi dengan memberikan manajer lebih banyak informasi untuk mengawasi lebih banyak karyawan serta memberikan otoritas untuk mengambil keputusan.
Resistensi organisasi terhadap perubahan ◉ Sistem informasi terbelenggu pada politik dalam organisasi karena ia memengaruhi akses kepada sumberdaya utama: informasi (contoh: keterbukaan sistem gaji dan penilaian kinerja) ◉ Sistem informasi berpotensi mengubah kultur organisasi, struktur, politik, dan pekerjaan (contoh: WhatsApp group) ◉ Kebanyakan alasan umum kegagalan suatu proyek besar adalah karena resistensi organisasi dan politik yang menghambat perubahan
Implementasi sistem informasi berakibat pada perubahan tugas pekerjaan (task arrangements), struktur, sumber daya manusia, dan teknologi itu sendiri. Oleh karena itu, implementasi yang baik harus ditunjang oleh perubahan pada seluruh empat komponen tersebut.
Organisasi dan teknologi yang saling menyesuaikan (mutually adjusting)
Internet dan organisasi ◉ Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan bagi organisasi (1) Hukum Moore: kecepatan pemrosesan informasi digital dua kali lebih cepat setiap 18 bulan (speed) (2) Hukum Kryder: biaya penyimpanan data akan dua kali lebih murah setiap 12 bulan (memory) (3) Hukum Nielsen: kecepatan transfer informasi digital akan lebih cepat dua kali lipat setiap 24 bulan (bandwidth).
◉ Internet dapat menurunkan transaction costs dan agency costs, misalnya dengan menyampaikan manual dan dokumen kepada karyawan melalui website korporat sehingga meminimalkan ongkos distribusi
Michael Porter’s competitive forces model ◉ Menjelaskan mengapa sejumlah perusahaan menjadi pemimpin dalam industrinya ◉ Memberikan pandangan umum tentang perusahaan, pesaing, serta lingkungannya ◉ Lima faktor yang memengaruhi nasib perusahaan: traditional competitors, new market entrants, substitute products and services, customers, dan suppliers.
Dalam model ini, posisi strategik perusahaan tak hanya dipengaruhi oleh kompetisinya dengan pesaing tradisional, melainkan juga oleh lingkungan perusahaan seperti: pendatang baru di pasar, produk subsitusi, pelanggan, dan pemasok.
Michael Porter’s competitive forces model ◉ Traditional competitors: setiap perusahaan berbagi pasar dengan pesaing yang terus mengembangkan produk, jasa, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dsb. ◉ New market entrants: beberapa industri memiliki entry barrier tinggi seperti mikroprosessor, perusahaan baru mungkin memiliki teknologi dan tenaga kerja lebih baru namun belum dikenal (brand recognition) ◉ Substitute products and services: pelanggan akan beralih pada produk/jasa substitusi bila harga terlalu mahal (iTunes vs CD) ◉ Customers: seberapa mudah pelanggan berpindah? ◉ Suppliers: banyaknya pilihan pemasok dapat memberi keunggulan pada perusahaan
Strategi generik terkait competitive forces dengan memanfaatkan IT ◉ Low-cost leadership: hasilkan produk dan jasa dengan harga lebih rendah dari pesaing sembari menjamin kualitas dan level of service, contoh: WalMart ◉ Product differentiation: kembangkan produk dan jasa baru yang mengubah pengalaman dan memberi kenyamanan pelanggan, contoh: Google, Nike, Apple ◉ Focus on market niche: gunakan IS untuk fokus dan spesialisasi pada satu jenis pasar (niche), contoh: Hilton Hotels ◉ Strengthen customer and supplier intimacy: gunakan IS untuk mengembangkan ikatan yang kuat dan loyalitas dengan pelanggan dan pemasok sehingga ongkos untuk berpindah (switching costs) naik, contoh: Netflix, Amazon
Impak internet terhadap keunggulan kompetitif ◉ Transformasi, perusakan (destruction), ancaman terhadap sejumlah industri seperti travel agent, encyclopedia, surat kabar ◉ Competitive forces masih relevan, tapi persaingan makin intensif ◉ Universal standards memungkinkan pesaing baru dan pendatang di pasar ◉ Peluang-peluang baru untuk membangun merk (brands) dan loyalitas pelanggan
Value chain model ◉ Perusahaan dipandang sebagai seperangkat aktivitas yang meningkatkan nilai terhadap produk atau jasa ◉ Menggarisbawahi aktivitas-aktivitas yang memungkinkan penerapan strategi kompetitif (primary activities vs. support activities) ◉ Setiap tahapannya menentukan bagaimana IS dapat meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan kedekatan dengan pelanggan serta pemasok ◉ Dapat digunakan untuk pembanding (benchmarking) dan melihat praktik terbaik (industry best practices)
Value chain model Model ini memberikan contoh suatu sistem untuk mendorong aktivitas utama maupun aktivitas pendukung dalam perusahaan dan menciptakan nilai kepada para mitranya untuk meningkatkan marjin nilai terhadap produk dan jasa perusahaan.
The value web Konsep value web adalah sistem jaringan yang menyelaraskan setiap value chain dari mitra bisnis perusahaan di dalam industri untuk merespon perubahan permintaan dan penawaran secara lebih efektif. Value web merupakan sekumpulan perusahaan independen yang menggunakan IT yang tersinkronisasi untuk mengkoordinasikan value chain dalam proses produksi kolektif. Value chain membuat proses ini lebih berorientasi pada pelanggan (customer driven) dan lebih bertingkat dibandingkan value chain tradisional.
Toyota Group dan Aisin Fire A fire at one of Aisin Seiki’s plants threatened to halt Toyota-group operations for weeks. Aisin Seiki, one of Toyota’s most trusted suppliers, was the sole source for proportioning valves (or P-valves, in the industry parlance), a small but crucial brake-related part used in all Toyota vehicles. Because of Toyota’s and Aisin’s dedication to the principles of just-in-time (JIT) production, only two or three days’ worth of stock was on hand. A shutdown of Toyota-group plants seemed unavoidable. Every day lost meant potentially huge and irretrievable losses in sales and profits for Toyota and related firms. Yet, remarkably, disaster was averted, and assembly plants were reopened after only two days of shutdown. The recovery was accomplished through an immediate and largely self-organized effort by firms, mostly from within but also from outside the Toyota group, to set up alternative production sites outside of Aisin. Within days, firms with little experience with P-valves were manufacturing and delivering the parts to Aisin, where they were assembled and inspected before being sent to Toyota’s and other clients’ assembly plants. The collaborative effort, which which involved more than 200 firms, was orchestrated with very limited direct control from Toyota and with no haggling over technical proprietary rights or financial compensation. Source: http://www.wsj.com/articles/SB863043244663561500" http://sloanreview.mit.edu/article/the-toyota-group-and-the-aisin-fire/
Bagaimana IS meningkatkan
kinerja unit bisnis Synergies
Core competencies
◉ Ketika output dari sejumlah unit digunakan sebagai input bagi yang lain, atau organisasi mengumpulkan pasar dan keahlian (expertise) ◉ Contoh: merger Bank of NY dan JPMorgan Chase, pembelian YouTube oleh Google
◉ Aktivitas di mana perusahaan menjadi world-class leader ◉ Bergantung pada pengetahuan, pengalaman, dan berbagi lintas unit bisnis ◉ Contoh: sistem intranet dan directory of subject matter experts milik Procter & Gamble’s, mikroprosessor Intel, Google search
Network-based strategies Perusahaan memanfaatkan keunggulan melalui jejaring yang diciptakan antara satu dengan yang lain, dengan cara: ◉ Network economics ◉ Virtual company model ◉ Business ecosystems
Teori terkait Law of diminishing returns
Network economics (1)
◉ Traditional economics ◉ The more any given resource is applied to production, the lower the marginal gain in output, until a point is reached where the additional inputs produce no additional outputs
◉ Marginal cost of adding new participant almost zero, with much greater marginal gain ◉ Value of community grows with size ◉ Value of software grows as installed customer base grows
Virtual company strategy (2) ◉ Virtual company memanfaatkan jejaring untuk dengan perusahaan lain untuk membuat dan mendistribusikan produk tanpa harus dibatasi oleh batasan organisasi tradisional atau lokasi fisik saja ◉ Contoh: Li & Fung mengelola produksi dan pengiriman garmen untuk perusahaan-perusahaan fashion besar melalui outsourcing semua pekerjaan kepada lebih dari 7,500 pemasok
Business ecosystems (3) ◉ Sejumlah perusahaan dalam industri memberikan produk dan jasa: platform Microsoft digunakan oleh ribuan perusahaan, sistem order entry dan inventory management Wal-Mart ◉ Keystone firms: mendominasi ecosystem dan membuat platform yang digunakan oleh perusahaan lain ◉ Niche firms: bergantung pada platform yang dikembangkan oleh keystone firm ◉ Value web hanya berada dalam satu industri, business ecosystems biasanya lintas industri
Perusahaan harus memiliki pandangan yang lebih dinamik terhadap batasan antar industri, perusahaan, pelanggan, pemasok, dengan kompetisi di antara industri dalam suatu ekosistem. Dalam model ekosistem, berbagai industri bekerja sama untuk memberi nilai kepada pelanggan. IT memegang peranan penting dalam memfasilitasi interaksi antar perusahaan yang berpartisipasi di dalam ekosistem tersebut. ECOSYSTEM STRATEGIC MODEL
Penyelarasan IT dan bisnis ◉ Memelihara keunggulan kompetitif
Kompetitor dapat melakukan retaliasi dan meniru, keunggulan kompetitif tidak selalu sustainable; sistem dapat menjamin alat untuk bertahan ◉ Menjalankan analisis strategik sistem
Seperti apakah struktur industri? Seperti apakah value chains dari perusahaan ini? ◉ Mengelola transisi strategik
Mengadopsi sistem yang strategis memerlukan perubahan dalam tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, serta prose bisnis
Thanks! Any questions ? You can find me at ◉ @imanomics ◉
[email protected] ◉ http://nofieiman.com/kuliah
