Sistem informasi manajemen #3 IT dan organisasi saling memengaruhi satu sama lain Apa itu organisasi? Definisi teknis Stable, formal social structure that takes resources from environment and processes them to produce outputs. A formal legal entity with internal rules and procedures, as well as a social structure. Definisi perilaku A collection of rights, privileges, obligations, and responsibilities that is delicately balanced over a period of time through conflict and conflict resolution. Fitur organisasi
◉ ◉ ◉ ◉ ◉
Menggunakan struktur hirarkis Akuntabilitas dan otorisasi melekat pada pengambilan keputusan Ketaatan terhadap prinsip efisiensi Rutinitas dan proses bisnis
Politik, kultur, lingkungan, dan struktur organisasi Rutinitas dan proses bisnis
◉
◉ ◉
Rutinitas (prosedur operasi standar/SOP) Aturan yang pasti, prosedur, dan praktik yang dikembangkan untuk menghadapi segala kemungkinan situasi yang akan dihadapi. Proses bisnis: sekumpulan rutinitas Perusahaan bisnis: sekumpulan proses bisnis
Rutinitas, proses bisnis, dan perusahaan Setiap organisasi terdiri dari rutinitas dan perilaku individu, yang kemudian membentuk proses bisnis. Sekumpulan proses bisnis kemudian membentuk perusahaan bisnis. Sistem informasi memastikan bahwa rutinitas dan proses bisnis diarahkan untuk mencapai kinerja organisasi yang tinggi. Politik organisasi
◉ ◉
Cara pandang yang beragam yang mengarah pada pergulatan politik, kompetisi, dan konflik Perlawanan politik (political resistance) sangat menghambat perubahan organisasi
Kultur organisasi
◉
◉
Mencakup seperangkat asumsi yang mendefinisikan tujuan dan produk/jasa • Produk apa yang harus kita hasilkan? • Bagaimana dan di mana produk tersebut diolah? • Kepada siapa produk tersebut kita jual? Dapat menjadi faktor kuat yang mendorong maupun menghambat perubahan organisasi
Lingkungan organisasi
◉ ◉ ◉ ◉ ◉
Organizations and environments have a reciprocal relationship Organizations are open to, and dependent on, the social and physical environment Organizations can influence their environments Environments generally change faster than organizations Information systems can be an instrument of environmental scanning, act as a lens Lingkungan dan organisasi memiliki hubungan timbal balik (reciprocal)
Teknologi disruptive
◉ ◉ ◉
Teknologi yang menyapu perubahan fundamental terhadap bisnis, industri, dan pasar Contoh: PC, word processing software, Internet, PageRank algorithm First movers dan fast followers Frst movers adalah pencetus (inventors) dari teknologi disruptif. Fast followers adalah perusahaan yang memiliki besaran dan sumberdaya untuk mengkapitalisasi teknologi tersebut.
5 struktur dasar organisasi
◉ ◉ ◉ ◉ ◉
Entrepreneurial: usaha start-up Machine bureaucracy: perusahaan manufaktur berukuran sedang (mid-size) Divisionalised bureaucracy: Fortune 500 firms, MNC Professional bureaucracy: firma hukum, sekolah/kampus, rumah sakit Adhocracy (flexible/adaptable): jasa konsultan
Impak ekonomik
◉ ◉ ◉ ◉
IT mengubah costs of capital dan costs of information Teknologi sistem informasi merupakan faktor produksi, sama halnya dengan modal dan tenaga kerja IT memengaruhi cost dan quality sebuah informasi dan mengubah ekonomika informasi itu sendiri IT membantu kontrak perusahaan karena dapat mengurangi transaction costs (kos untuk berpartisipasi di pasar), misalnya melalui outsourcing
Teori terkait Transaction cost theory
◉ ◉ ◉
Firms seek to economize on transaction costs (the costs of participating in markets) Vertical integration, hiring more employees, buying suppliers and distributors
IT lowers market transaction costs for a firm, making it worthwhile for firms to transact with other firms rather than grow the number of employees Agency theory
◉ ◉
Firm is nexus of contracts among self-interested parties requiring supervision
◉
IT can reduce agency costs, making it possible for firms to grow without adding to the costs of supervising, and without adding employees
Firms experience agency costs (the cost of managing and supervising) which rise as firm grows
Impak organisasi dan perilaku IT membuat organisasi datar (flatten) Pengambilan keputusan diturunkan ke level bawah, dengan demikian makin sedikit manajer diperlukan. IT memungkinkan pengambilan keputusan lebih cepat dan meningkatkan cakupan kendali. Postindustrialisasi Organisasi menjadi lebih datar karena di masa postindustrialisasi, otoritas diberikan berbasis pada pengetahuan dan kompetensi, bukan posisi formal. Resistensi organisasi terhadap perubahan
◉
Sistem informasi terbelenggu pada politik dalam organisasi karena ia memengaruhi akses kepada sumberdaya utama: informasi (contoh: keterbukaan sistem gaji dan penilaian kinerja)
◉ ◉
Sistem informasi berpotensi mengubah kultur organisasi, struktur, politik, dan pekerjaan (contoh: WhatsApp group) Kebanyakan alasan umum kegagalan suatu proyek besar adalah karena resistensi organisasi dan politik yang menghambat perubahan Organisasi dan teknologi yang saling menyesuaikan (mutually adjusting)
Internet dan organisasi
◉
◉
Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan bagi organisasi (1) Hukum Moore: kecepatan pemrosesan informasi digital dua kali lebih cepat setiap 18 bulan (speed) (2) Hukum Kryder: biaya penyimpanan data akan dua kali lebih murah setiap 12 bulan (memory) (3) Hukum Nielsen: kecepatan transfer informasi digital akan lebih cepat dua kali lipat setiap 24 bulan (bandwidth). Internet dapat menurunkan transaction costs dan agency costs, misalnya dengan menyampaikan manual dan dokumen kepada karyawan melalui website korporat sehingga meminimalkan ongkos distribusi
Michael Porter’s competitive forces model
◉ ◉ ◉
Menjelaskan mengapa sejumlah perusahaan menjadi pemimpin dalam industrinya Memberikan pandangan umum tentang perusahaan, pesaing, serta lingkungannya Lima faktor yang memengaruhi nasib perusahaan: traditional competitors, new market entrants, substitute products and services, customers, dan suppliers.
Michael Porter’s competitive forces model
◉
Traditional competitors: setiap perusahaan berbagi pasar dengan pesaing yang terus mengembangkan produk, jasa, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dsb.
◉
New market entrants: beberapa industri memiliki entry barrier tinggi seperti mikroprosessor, perusahaan baru mungkin memiliki teknologi dan tenaga kerja lebih baru namun belum dikenal (brand recognition)
◉
Substitute products and services: pelanggan akan beralih pada produk/jasa substitusi bila harga terlalu mahal (iTunes vs CD)
◉ ◉
Customers: seberapa mudah pelanggan berpindah? Suppliers: banyaknya pilihan pemasok dapat memberi keunggulan pada perusahaan
Strategi generik terkait competitive forces dengan memanfaatkan IT
◉
Low-cost leadership: hasilkan produk dan jasa dengan harga lebih rendah dari pesaing sembari menjamin kualitas dan level of service, contoh: Wal-Mart
◉
Product differentiation: kembangkan produk dan jasa baru yang mengubah pengalaman dan memberi kenyamanan pelanggan, contoh: Google, Nike, Apple
◉
Focus on market niche: gunakan IS untuk fokus dan spesialisasi pada satu jenis pasar (niche), contoh: Hilton Hotels
◉
Strengthen customer and supplier intimacy: gunakan IS untuk mengembangkan ikatan yang kuat dan loyalitas dengan pelanggan dan pemasok sehingga ongkos untuk berpindah (switching costs) naik, contoh: Netflix, Amazon
Impak internet terhadap keunggulan kompetitif
◉ ◉ ◉ ◉
Transformasi, perusakan (destruction), ancaman terhadap sejumlah industri seperti travel agent, encyclopedia, surat kabar Competitive forces masih relevan, tapi persaingan makin intensif Universal standards memungkinkan pesaing baru dan pendatang di pasar Peluang-peluang baru untuk membangun merk (brands) dan loyalitas pelanggan
Value chain model
◉ ◉ ◉ ◉
Perusahaan dipandang sebagai seperangkat aktivitas yang meningkatkan nilai terhadap produk atau jasa Menggarisbawahi aktivitas-aktivitas yang memungkinkan penerapan strategi kompetitif (primary activities vs. support activities) Setiap tahapannya menentukan bagaimana IS dapat meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan kedekatan dengan pelanggan serta pemasok Dapat digunakan untuk pembanding (benchmarking) dan melihat praktik terbaik (industry best practices)
Toyota Group dan Aisin Fire A fire at one of Aisin Seiki’s plants threatened to halt Toyota-group operations for weeks. Aisin Seiki, one of Toyota’s most trusted suppliers, was the sole source for
proportioning valves (or P-valves, in the industry parlance), a small but crucial brake-related part used in all Toyota vehicles. Because of Toyota’s and Aisin’s dedication to the principles of just-in-time (JIT) production, only two or three days’ worth of stock was on hand. A shutdown of Toyota-group plants seemed unavoidable. Every day lost meant potentially huge and irretrievable losses in sales and profits for Toyota and related firms. Yet, remarkably, disaster was averted, and assembly plants were reopened after only two days of shutdown. The recovery was accomplished through an immediate and largely self-organized effort by firms, mostly from within but also from outside the Toyota group, to set up alternative production sites outside of Aisin. Within days, firms with little experience with P-valves were manufacturing and delivering the parts to Aisin, where they were assembled and inspected before being sent to Toyota’s and other clients’ assembly plants. The collaborative effort, which which involved more than 200 firms, was orchestrated with very limited direct control from Toyota and with no haggling over technical proprietary rights or financial compensation. Source: http://www.wsj.com/articles/SB863043244663561500 http://sloanreview.mit.edu/article/the-toyota-group-and-the-aisin-fire/ Bagaimana IS meningkatkan kinerja unit bisnis (1) Synergies
◉ ◉
Ketika output dari sejumlah unit digunakan sebagai input bagi yang lain, atau organisasi mengumpulkan pasar dan keahlian (expertise) Contoh: merger Bank of NY dan JPMorgan Chase, pembelian YouTube oleh Google
(2) Core competencies
◉ ◉ ◉
Aktivitas di mana perusahaan menjadi world-class leader Bergantung pada pengetahuan, pengalaman, dan berbagi lintas unit bisnis Contoh: sistem intranet dan directory of subject matter experts milik Procter & Gamble’s, mikroprosessor Intel, Google search
Network-based strategies Perusahaan memanfaatkan keunggulan melalui jejaring yang diciptakan antara satu dengan yang lain, dengan cara:
◉ ◉ ◉
Network economics Virtual company model Business ecosystems
Teori terkait
Law of diminishing returns
◉ ◉
Traditional economics
◉
Marginal cost of adding new participant almost zero, with much greater marginal gain
The more any given resource is applied to production, the lower the marginal gain in output, until a point is reached where the additional inputs produce no additional outputs Network economics (1)
◉ ◉
Value of community grows with size Value of software grows as installed customer base grows
Virtual company strategy (2)
◉ ◉
Virtual company memanfaatkan jejaring untuk dengan perusahaan lain untuk membuat dan mendistribusikan produk tanpa harus dibatasi oleh batasan organisasi tradisional atau lokasi fisik saja Contoh: Li & Fung mengelola produksi dan pengiriman garmen untuk perusahaan-perusahaan fashion besar melalui outsourcing semua pekerjaan kepada lebih dari 7,500 pemasok
Business ecosystems (3)
◉ ◉ ◉ ◉
Sejumlah perusahaan dalam industri memberikan produk dan jasa: platform Microsoft digunakan oleh ribuan perusahaan, sistem order entry dan inventory management Wal-Mart Keystone firms: mendominasi ecosystem dan membuat platform yang digunakan oleh perusahaan lain Niche firms: bergantung pada platform yang dikembangkan oleh keystone firm Value web hanya berada dalam satu industri, business ecosystems biasanya lintas industri
Penyelarasan IT dan bisnis
◉ ◉
Memelihara keunggulan kompetitif Kompetitor dapat melakukan retaliasi dan meniru, keunggulan kompetitif tidak selalu sustainable; sistem dapat menjamin alat untuk bertahan Menjalankan analisis strategik sistem Seperti apakah struktur industri? Seperti apakah value chains dari perusahaan ini?
◉
Mengelola transisi strategik Mengadopsi sistem yang strategis memerlukan perubahan dalam tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok, serta proses bisnis
