Sistem Informasi Kepegawaian PT. Multi Area Conindo
Project Charter
I. Pendahuluan 1. Latar Belakang (Kebutuhan Bisnis) Perusahaan saat ini mengalami kesulitan dalam melihat cashflow keuangan yang berkaitan dengan penggajian serta mengalami kesulitan dalam melakukan monitor/pengawasan kinerja karyawan. Oleh karena itu otomatisasi sistem ini perlu direalisasikan. Untuk selanjutnya disebut dengan proyek Sistem informasi Kepegawaian.
2. Tujuan Tujuan proyek adalah membangun sistem yang didapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai perusahaan. Penyelesaian masalah gaji dan absensi dibuat secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi perusahaan maupun pegawai.
3. Metode atau Pendekatan Pendekatan : a. Melakukan pertemuan langsung dengan klient untuk mendapatkan requierement. b. Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek. c. Melakukan riset perangkat lunak SIK. 4.Key Performance Indicator Faktor penentu keberhasilan Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu: a.
Komitmen dan dukungan pihak manajemen
b.
Komitmen dan dukungan dari tim proyek
c.
Ketersedian sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing
d.
Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing
e.
Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi)
f.
Disiplin pelaksanaan proyek tanpa ada interupsi
g.
Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap
h.
Tersedianya
semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai
II. Pembahasan Frame Work Informasi
Realita
Pekerjaan
1. Absensi karyawan masih menggunakan format tulis tangan 2. Daftar gaji
pegawai
1. Pengembangan
Deliverable
format
absensi Laporan sistem informasi kepegawaian
karyawan masih dilakukan
perhitungan dengan Excel
meliputi: daftar absensi dan daftar gaji
2. Pengembangan format daftar gaji pegawai pegawai
3. Laporan data absensi sering terlambat 4. Perhitungan gaji karyawan sering terlambat
3. Pengembangan
Laporan
data
absensi karwan
karena masih berupa form yang ditulis dengan tangan Teknologi
Absensi karyawan Absensi karyawan masih Membuat aplikasi dekstop untuk absensi Melakukan absensi dengan fingerprint menggunakan format tulis tangan
Proses
dan penggajian
1. Sistem pengolahan data karyawan Bagian SDM dan keungan berkewajiban
yang terkoneksi dengan aplikasi
1. Absensi karyawan menggunakan
sudah sudah tersedia namun belum mengirimkan laporan absesni dan laporan
fingerprint
yang
dilakukan secara optimal
aplikasi
sistem
2. Sistem
pengolahan
data
penggajian secara periodik absensi
karyawan sudah sudah tersedia namun belum dilakukan secara optimal 3. Sistem pengolahan data penggajian sudah sudah tersedia namun belum dilakukan secara optimal
terkoneksi
ke
informasi
kepegawaian 2. Penyajian
laporan
absensi
karyawan melalui aplikasi sistem informasi kepegawaian 3. Penyajian
laporan
penggajian
karyawan melalui aplikasi sistem
Frame Work
Realita 4. Staff
harus
menggerjakan
Pekerjaan lembur
laporan
untuk
Deliverable informasi kepegawaian
penggajian
karyawan Staff
User sudah biasa menggunakan aplikasi Diadakan pelatihan penggunakan aplikasi Staff yang terlatih untuk pemggunaan windows dan aplikasi excel untuk pengelolaan sistem informasi kepegawaian
aplikasi sistem informasi kepegawaian
data karyawan, absensi karyawan, laporan absensi karyawan dan laporan penggajian karyawan Manajemen
Melakukan kerjasama dari bagian SDM Dukungan dari bagian SDM dan bagian dan bagian Keuangan
Keuangan berupa kerjasama
1. Lingkup Pekerjaan Proyek Sistem Informasi Kepegawaian adalah proyek untuk membangun sistem informasi kepegawaian disebuah perusahaan produsen alat edukatif PT. Multi Area Conindo. Fungsi sistem informasi yang akan dibuat: a. Mengeluarkan daftar gaji pegawai b. Mencetak slip gaji pegawai c. Mencetak data induk pegawai d. Absensi karyawan otomatis e. Mengeluarkan daftar absensi jumlah pegawai beserta jumlah jam kerjanya f. Mencetak absensi tiap pegawai yang akan digunakan sebagai laporan ke bagian SDM 2. Perkiraan Jadwal & budget Tanggal Mulai Proyek
: 15 Mei 2008
Tanggal Akhir Proyek
: 02 September 2008
Informasi Anggaran
: PT. Multi Area Conindo menganggarkan Rp. 75.000.000
3. Peran & tanggung jawab (organisasi: WP, task, Who, How muchtime) Peranan Tanggung Jawab : Nama
Peranan
Posisi
Otto dinaya
Direktur
Direktur
Rudi Firman
Project owner
Project owner
Dhema Yunautama
Project Manager
Project Manager
Anggeila Meisesari
Sistem analyst
Sistem analyst
Andy Prasetyo
Desainer
Desainer
Andriyas Hardinata
Programer
Programer
Yahya Fitriansyah
Programer
Programer
Sandy sultan
Programer
Programer
Zaenal arifin
Programer
Programer
Andy victor
Tester
Tester
Nining yulainingsih
Documentator
Documentator
Serli marlina
Administrator
Administrator
4.Asumsi (cth : diasumsikan perangkat keras sudah tersedia) Keuntungan yang diharapkan 1. Dari sisi perusahaan a. Lebih mudah melihat cash flow keuangan terutama yang berhubungan dengan penggajian b. Lebih mudah melakukan monitoring kinerja pegawai c. Meningkatkan produktivitas perusahaan
d. Pertanggung jawaban perusahaan terhadap pegawai lebih mudah 2. Dari sisi pegawai a. Lebih mudah mengejek gaji b. Lebih nyaman, karena sistem mencetak semua slip gaji dengan semua perhitungan yang telah ditentukan c. Lebih mudah melakukan absensi d. Pembuatan absensi ke pihak SDM lebih mudah
Scope Of Work
I Scope of Work: Menjelaskan pekerjaan menjadi lebih detail. Spesifikasi hardware dan software yang terlibat serta karakteristik dari suatu pekerjaan. II. Location of Work: Menjelaskan dimana pekerjaan harus dilaksanakan.. spesifikasi lokasi hardware and software dan dimana orang harus mengerjakannya. III. Period of Performance: Menentukan kapan pekerjaan akan dimulai dan berakhir, jam kerja, jumlah jam yang dibayar per minggu, dimana tempat melakukan pekerjaan, dan berhubungan dengan informasi jadwal.Pilihan penggantian bagian. IV. Deliverables Schedule: Daftar khusus hasil yang disampaikan, menjelaskan lebih detail,dan spesifikasi kapan disampaikan kepada customer. V. Applicable Standards: Menentukan perusahaan atau standar indutsri khusus yang relevan untuk melakukan pekerjaan. VI. Acceptance Criteria: Menjelaskan bagaimana organisasi yang membeli akan menentukan apakah hasil pekerjaan diterima. VII. Special Requirements: Menetapkan persyaratan khusus seperti sertifikasi hardware atau, minimum lulusan atau tingkat pengalaman personal, persyaratan perjalanan, dokumentasi, testing, support, and sebagainya.
Contoh: I Scope of Work: 1. Spesifikasi hardware a. Processor minimum 3, 5 Hetz. b. VGA minimum 256 MB c. RAM minimum 2 GB. d. Hardisk minimum 200 GB. 2. Spesifikasi software Sistem Operasi yang dipakai yaitu Microsoft windows XP, untuk pembuatan aplikasi Microsoft Visual Basic. II. Location of Work: OMG IT & Management Consultan Menara BRI Lantai 13 Jl Asia Afrika Bandung 40262 III. Period of Performance: Tanggal Mulai Proyek: 15 Mei 2008 dan Tanggal Akhir Proyek
: 02 September 2008. Untuk
mengerjakan proyek diperlukan waktu kerja 80 hari kerja (untuk membangun sistem), ditamnah 20 hari jam kerja ( untuk maintence/perawatan sytem) ditambah 15 hari (untuk persediaan waktu tambahan perubahan pekerjaan dan meeting).Total waktu yang disedikan untuk pembuatan proyek ini dari mulai pembukaan sampai penutupan proyek adalah 115 hari kerja. IV. Deliverables Schedule: Laporan kemajuan proyek dilaporkan setiap minggu, Agenda pertemuan dilakukan setiap bulan, setiap pertemuan dibuat dokumentasinya. V. Applicable Standards: Standar perusahaan OMG IT & Management Consultan sudah berstandar ISSO VI. Acceptance Criteria: OMG IT & Management Consultan sudah mengerjakan proyek yang sudah berstandarisasi. VII. Special Requirements: Menetapkan persyaratan khusus minimum lulusan untuk programmer adalah S1 dan sudah bekerja mimal satu tahun
Sistem Informasi Kepegawaian PT. Area Multi Conindo WBS (Work Breakdown Structure)
1.0 Analisa & Desain Sistem 1.1. Menganalisa kepegawaian dengan melakukan wawancara kepada pihak yang ditunjuk membuat statement of purpose, Event List dan Contex diagram 1.2. Membuat DFD Levelled 1.3. Membuat Kamus data 1.4. Membuat process specification 1.5. Membuat ERD 1.6. Dokumentasi Analisa dan Desain sytem 2.0 Desain aplikasi 2.1 Desain menu aplikasi + form entri 2.2 Membuat desain report + form report 2.3 Dokumentasi aplikasi 3.0 Programming 3.1 Programming (Back End & front end) 3.2 Dokumentasi program (Front End & Back End) 4. Testing program 4.1 Melakukan test terhadap program 4.2 Memberikan catatan list perbaikan 4.3 Dokumentasi testing program 5.0 Instalasi Program 5.1 Setting infrastruktur dan software pendukung 5.2 Instalasi program ke komputer user 6.0 Training usr/ SDM 6.1 Melakukan pelatihan kepada user 7.0 Dokumentasi 7.1 Desain spek Sistem 7.2 Dokumentasi SOP 7.3 Dokumentasi Admisitrasi Proyek 7.4 User & Admin Manual+Dokumen Program 7.5 Dokumen manajemen proyek 8.0 Maintenance 8.1Pemeliharaan & Perbaikan Sistem 9.0 Administrasi 9.1 Melakukan Administrasi Proyek & mendokumetasinya
