PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT. SELALU BAHAGIA PENDEFINISIAN PROYEK (PROJECT DEFINITION)

PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT. SELALU BAHAGIA

PENDEFINISIAN PROYEK

(PROJECT DEFINITION)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ……………………………………………………………………………………………. DOKUMEN KONTROL ………………………………………………………………………………. INFO UMUM …………………………………………………………………………………………… A. Permasalahan ……………………………………………………………………………………. B. Deskripsi Produk ……………………………………………………………………………….. C. Permasalahan ……………………………………………………………………………………. D. Faktor Penentu Keberhasilan ………………………………………………………………. E. Keuntungan yang Diharapkan ……………………………………………………………… F. Teknologi yang Digunakan ………………………………………………………………….. G. Deskripsi Proyek ……………………………………………………………………………….. H. Perencanaan Aktivitas Secara Global ……………………………………………………. I. Asumsi ................................................................................................

DOKUMEN KONTROL

Daftar Perbaikan Dokumen Tanggal

Penulis

1-10-2015

Versi

Rafif Aryo Irianto

1.0

Referensi Surat Penugasan dari Direktur

Mengetahui Nama Rifa’I Arva

Jabatan Pemilik Proyek

Tanda Tangan

INFO GLOBAL

Nama Proyek

:

Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian

Pemilik Proyek

:

Rifa’I Arva

Manajer Proyek

:

Rafif Aryo Irianto

Global Proyek 

Deskripsi Singkat

:

Membangun sistem Informasi Penggajian dan sistem absensi secara otomatis



Predecessor

:

-



Successor

:

-

A. Permasalahan Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai permasalahan bisnis yang ada: Sesuai perkembangan teknologi dan kebutuhan proses bisnis perusahaan, maka dirasa sangat diburuhkan untuk segera meuwjudkan otomatisasi sistem penggajian dan sistem absesnsi di eprusahaan. Hal ini disebabkan oleh banyak hal, utamanya adalah kinerja pegawai yang cenderung menurun, oleh karena pemantauan kinerja pegawai yang kurang bagus. Dengan otomatisasi sistem ini diharapkan permasalahan yang dihadapi perusahaan ini bias segera teratasi. Hal lain yang menyebabkan perlunya otomatisasi sistem ini adalah karena tidak sedikit complain dari para pegawai tentang transparasi sistem penggajian pegawai. Oleh karenanya, otomatisasi sistem ini perlu segera direalisasikan. Selanjutnya proyek ini disebut dengan proyek pembangunan system informasi kepegawaian.

B. Deskripsi Produk / Servis Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai produk atau servis.      

Mengeluarkan daftar gaji pegawai Mencetak slip gaji pegawai Mencetak data Induk Pegawai Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print) Mengeluarkan daftar abasensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM

C. Faktor Penentu Keberhasilan Berikut ini adalah faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek, juga faktor-faktor yang bisa memhambat proyek.

       

Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen Komitmen dan dukungan dari tim proyek Ketersediaan sumberdaya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing Kerjsasama yang baik dan semua pihak yang terlibat dalam proyek Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi) Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek Dolumentasi proyek yang baik dan lengkap Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

D. Keuntungan yang Diharapkan Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan.

Dari sisi perusahaan  Lebih mudah untuk melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah penggajian  Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawas terhadap kinerja pwgawai  Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas perusahaan Dari sisi pegawai  Lebih mudah untuk mengecek jumlah gaji yang diperolehnya  Lebih nyaman karena system secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua perhitungan yang telah ditentukan oleh perusahaan  Lebih mudah melakukan absensi (masuk/keluar) jam kerja, cukup dengan menempelkan jari, maka absensi sudah tercatat di system  Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebih mudah, yaitu tinggal mencetak/manage print laporan absensi pegawai yang bersangkutan E. Teknologi Berikut ini adalah adalah sekilah tentang teknologi yang diperlukan / digunakan untuk keperluan proyek.

Teknologi yang digunakan untuk pembangunan system informasi kepegawaian ini scara garis besar dapat dibagi ke dalam beberapa bagian berikut ini :  Komputer Server : min Core 2 Duo  Komputer Client : Min Pentium 4  Sistem Operasi Komputer Server : Ms Window Server 2000  Sistem Operasi Komputer Client : MS Windwos XP  Software Development : Borlan Delphi  Database : Oracle Database 8.05  Finger Print

F. Deskripsi Proyek Berikut ini adalah deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi: F.1 Tujuan Proyek Tujuan proyek adalah memabngun system yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian, khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai perusahaan. Penyelesaian masalah gaji dan absen pegawai secara otomatis oleh system. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi perusahaan maupun pegawainya. F.2 Hasil yang Diinginkan Sistem Informasi yang dihasilkan dapat :  mengeluarkan daftar gaji  mencetak slip gaji pegawai  mencetak data induk pegawai  melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print)  mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya  mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM F.3 Jadwal Proyek dikerjakan selama kurun waktu 115 hari yaitu meliputi : 

Pekerjaan Pembangunan (pembuatan sistem) dan segala kegiatan pendukung



Perawatan



Pertemuan (meeting awal, meeting regular tim proyek, dan meeting penutupan)

F.4 Estimasi / Perkiraan Biaya Biaya yang dibutuhkan untuk membangun system ini adalah Rp. 75.000.000,(tujuh puluh lima juta rupiah) F.5 Estimasi Sumberdaya yang Diperlukan Sumber daya secara global terdiri atas :  Sumber daya manusia : 8 orang anggota tim proyek ( 1 orang bisa merangkap pekerjaan lain di waktu yang lain) + 1 orang manajer proyek.  Material/Alat : finger print + infrastruktur pendukung proyek.  Computer server dan computer client sudah tersedia (tidak termasuk dalam anggaran biaya) G. Perencanaan Aktivitas Secara Global Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas yang dimaksudkan disini adalah aktivitas global saja. No. Aktivitas

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Deskripsi Aktivitas

Analisa dan desain sistem Desain Aplikasi Pemrograman Testing Instalasi Dokumentasi Training Administrasi Pemeliharaan Tambahan Kerja + Meeting+Lain-lain TOTAL

Jumlah Hari

9 7 55 5 2 70 2 80 20 15

hari hari hari hari hari hari hari hari hari hari

115 jhari

Estimasi Biaya

3,6 2,1 22 2 1,6 7 1,2 6 2 27,5

juta juta juta juta juta juta juta juta juta juta

75 juta

Catatan : ada beberapa kegiatan/aktivitas proyek yang memang harus menunggu aktivitas lain selesai lebih dulu. Adapula aktivitas yang bisa dikerjakan secara simultan atau berbarengan (bisa 2 atau lebih pekerjaan). Jadi jumlah total hari bukanlah dari jumlah total per aktivitas.

H. Risiko Deskripsikan risiko proyek. Pembahasan disini hanya pada risiko perubahan scope proyek, tidak membahas risikorisko proyek secara keseluruhan (seperti: riisko kebijakan pemerintah, risiko perubahan struktur organisasi, dll).

I. Batasan Berikut ini adalah batasan-batasan proyek secara umum



Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan system informasi sampai dengan pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu Tidak dibahas mengenai quality control & quality assurance secara khusus Tidak dibahas mengenai resiko proyek, bahasan hanya pada resiko permintaan perubahan (akan ditangani secara khusus dimanajemen perubahan) Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek (tidak termasuk manajer proyek) + biaya lain-lain (bahan, infrastruktur pendukung dll)

 



J. Asumsi Berikut ini asumsi-asumsi proyek secara umum :

     

Procurement atau pengadaan sudah tidak ada masalah, sumber daya non personil sudah bersedia dans esuai dengan spesifikasi proyek Human resource atau sumber daya manusia sudah tersedia sesuai dengan spesifikasi proyek yang akan dikerjakan Anggota tim proyek adalah SDM professional yang disewa untuk keperluan proyek Manajer proyek adalah personil dari dalam perusahaan itu sendiri Struktur organisasi sudah ditetapkan Pemilik Proyek & manajer proyek sudah ditunjuk/ditetapkan beserta anggota tim proyek