SISTEM INFORMASI KALENDER KEGIATAN INSTANSI INSTANSI PESANTREN

[2014] Sistem Informasi Kalender Kegiatan Instansi – Instansi Pesantren

SISTEM INFORMASI KALENDER KEGIATAN INSTANSI – INSTANSI PESANTREN Ach. Ali Humaini, Muhasshanah Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Ibrahimy website : www.amiki.ac.id ABSTRACT As one of the boarding schools are centers of higher education that provides educational services to students. Institutions - institutions that are under the shade takes time and costs a long and expensive in the information for each activity, it is necessary to have a system which can facilitate the publishing officer -list list of activities that have been there, to give us the inspiration to make a system that can assist officers in publicizing every activity. Therefore, we created a system that is expected to be a way out of the problem. Proficiency level is way out of them with the features of inputting activities, publication activities As well as detailed reports on the data - data that has been fed. As per that has been presented above, then the system we've created at least be able to overcome the problems that exist. Starting from the difficulty of officers in the print activity reports and the time and location of activities that often goes wrong. In this case, we have built a system that is expected to provide facilities for workers and the general public. Keyword: publications, events, calendar INTISARI Pesantren adalah Sebagai salah satu pusat pendidikan tinggi yang memberikan pelayanan pendidikan terhadap santri. Lembaga – lembaga yang berada di bawah naungannya memerlukan waktu dan biaya yang cukup lama dan mahal di dalam memberikan informasi tiap kegiatannya, hal itu dibutuhkan adanya sebuah sistem yang dapat memudahkan petugas dalam mempublikasikan daftar – daftar kegiatan yang telah ada, hingga memberikan kami inspirasi untuk membuat sebuah sistem yang dapat membantu petugas dalam mempublikasikan setiap kegiatannya. Oleh karena itu, sistem yang kami buat ini diharapkan menjadi jalan keluar dari masalah tersebut. Jalan keluar tesebut diantaranya adalah dengan adanya fitur penginputan kegiatan, publikasi kegiatan Serta adanya laporan detail tentang data – data yang telah di inputkan. Sesuai yang telah disampaikan diatas, maka sistem yang kami buat setidaknya dapat mengatasi masalah-masalah yang ada. Mulai dari sulitnya petugas dalam mencetak laporan kegiatan dan waktu serta lokasi pelaksanaan kegiatan yang sering terjadi kesalahan. Dalam hal ini, sistem yang kami bangun diharapkan dapat memberikan kemudahan bagi petugas dan juga publik umum. Kata Kunci: Publikasi, kegiatan, calender. Dengan latar belakang itulah, penulis memilih judul “Sistem Informasi Kalender Kegiatan Instansi - Instansi Pesantren”. Guna memudahkan mereka yang ingin mengetahui setiap kegiatan yang ada di ponpes ini. Dengan sistem inilah kita bisa memperoleh informasi-informasi tentang apa saja kegiatan yang ada di masing-masing lembaga tersebut.

1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi semakin semakin hari semakin maju. Seiring dengan lajunya percepatan teknologi, membuat banyak orang termotivasi untuk membuat sesuatu yang baru, sesuatu yang dapat dikendalikan dengan mudah dengan sistem yang tentunya mudah pula untuk dioperasikan. Pada kenyataannya, perkembangan teknologi ini membantu kita dalam memperoleh suatu informasi yang mereka inginkan dengan mudah dan cepat. Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah Sukorejo merupakan salah satu pondok yang besar yang tentunya memiliki lembaga-lembaga yang banyak kegiatan di dalamnya. Sehingga untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan-kegiatan itu terkadang sangat sulit. Oleh sebab itu, perlu adanya sistem informasi yang bisa memudahkan setiap orang untuk mengetahui kalender kegiatan pondok pesantren tersebut.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat diambil rumusan masalahnya adalah “Bagaimana membuat sistem informasi kalender kegiatan instansi – instansi pesantren menggunakan php dan MySQL ”. 1.3 Batasan Masalah Untuk membahas persoalan agar sesuai dengan tujuan dan tidak meluas atau menyimpang dari pembahasan yang ada, maka penulis membatasi pembahasan ini. Adapun yang menjadi batasan masalah antara lain :

1


1. 2. 3.

Pada pendataan kegiatan. Penginputan data kegiatan. Penelitian yang diarahkan akademik dan LBM.

pada

merupakan sesuatu yang penting di dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data. a. Menurut Resika Arthana dalam postingannya pada tanggal 3 Januari 2012 jam 12:56 AM Sistem informasi adalah : sistem informasi adalah kumpulan elemen atau komponen yang terdiri dari input, proses dan output berupa informasi untuk memenuhi tujuan tertentu.

fakultas,

1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Untuk mempermudah bagi setiap orang yang ingin mengetahui kegiatan-kegiatan di pondok pesantren ini. 2. Sebagai media yang bisa membantu Sukorejo dalam pembuatan Sistem Informasi Kalender Kegiatan Instansi – Instansi Pesantren sehingga memudahkan kita memperoleh informasinya.

2.2. Kalender Kegiatan Kalender Kegiatan adalah pembagian waktu kegiatan yang akan kita realisasikan berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja selama satu tahun. Penjadwalan kegiatan dalam kalender tahunan membantu dalam mobilisasi kegiatan tahunan. Dengan adanya kalender kegiatan, membuat jadwal kegiatan kita menjadi lebih teratur, terealisasi dengan baik dan terhindar dari berbenturnya jadwal.

1.5 Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dalam penelitian Sistem Informasi Kalender Kegiatan Instansi – Instansi Pesantren adalah sebagai berikut : 1. Dapat mempermudah dalam publikasi kegiatan. 2. Dapat mempermudah laporan data kegiatan. 3. Dapat memperoleh info kegiatan dengan mudah dan cepat.

2.3. Software yang Digunakan 2.3.1. PHP PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf, yang diberi nama FI (Form Interpreted) dan digunakan untuk mengelola form dari web. Pada perkembangannya, kode tersebut dirilis ke umum sehingga mulai banyak dikembangkan oleh programer di seluruh dunia. PHP (Hypertext Preprocessor) yaitu bahasa pemograman web served-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (Server Side Embedded Scripping). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu yang terbaru/up to date. Semua script PHP dieksekusi pada server dimana script tersebut dijalankan.

1.6 Metode Penelitian Adapun metode penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Wawancara Mengadakan tanya jawab kepada pihak DIKTI, akademik, fakultas dan LBM untuk mencari informasi dan data yang dibutuhkan dalam pembuatan Sistem Informasi Kalender Kegiatan Instansi – Instansi Pesantren. 2. Observasi Penulis memperoleh data dengan cara mengamati langsung proses kerja yang berkaitan dengan penginformasian tentang kegiatan di lembagalembaga Pondok Pesantren ini. 3. Browsing Internet Penulis juga memanfaatkan media internet sebagai referensi untuk menyelesaikan laporan ini. 2. KAJIAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Sistem informasi memiliki definisi yang berbeda menurut para ahli, namun secara umum, sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Sementara ada juga definisi lain yang mengatakan kalau sistem informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi

2.3.2.

MySQL MySQL merupakan database server dimana proses pengolahan data dilakukan di dalam server dan client hanya mengirim dan meminta data. Dikarenakan pemrosesan data terjadi di server, maka pengaksesan data tidak terbatas. Pengaksesan dapat dilakukan di mana saja dan siapa saja selama komputer tersebut terhubung dengan server. MySQL bersifat RDBMS (Relation Database Management System) sehingga dapat mempercepat pencarian suatu data, yang didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public License), artinya bebas untuk digunakan tetapi dilarang untuk dijadikan produk turunan yang bersifat komersil dan bersifat open source.

2


1. External Style Sheet. 2. Internal Style Sheet. 3. Inline Style Sheet.

2.3.3.

APACHE Apache adalah sebuah nama web server yang bertanggung jawab pada request-response HTTP dan logging informasi secara detail. Selain itu, Apache juga diartikan sebagai suatu web server yang kompak, modular, mengikuti standar protokol HTTP, dan tentu saja sangat digemari. Saat ini ada dua versi Apache yang bisa dipakai untuk server produksi, yaitu versi mayor 2.0 dan versi mayor 1.3. Apache merupakan webserver yang paling banyak digunakan saat ini. Hal ini disebabkan oleh beberapa sebab, di antaranya adalah karena sifatnya yang opensource dan mudahnya mengkostumisasikannya. diantaranya dengan menambahkan support secure protocol melalui ssl dan konektifitasnya dengan database server melalui bahasa scripting PHP.

2.3.6.

Java Script JavaScript Merupakan bahasa yang berbentuk kumpulan skrip yang berfungsi untuk memberikan tampilan yang tampak lebih interaktif pada dokumen web. Dengan kata lain, bahasa ini adalah bahasa pemrograman untuk memberikan kemampuan tambahan ke dalam bahasa pemrograman HTML (Hypertext Markup Language) dengan mengijinkan pengeksekusian perintah – perintah pada sisi client, dan bukan sisi server dokumen web. Pada hakikatnya, bahasa pemrograman JavaScript berisi skrip yang pemasangannya terselip disebuah dokumen HTML. Sehingga bahasa JavaScript ini tidaklah memerlukan sebuah kompilator atau penerjemah khusus untuk mengeksekusinya. Hal tersebut juga bergantung pada navigator yang terdapat pada setiap browser.

2.3.4.

HTML5 HTML (Hypertext Markup language) 5 adalah sebuah bahasa markup untuk menstrukturkan dan menampilkan isi dari World Wide Web, sebuah teknologi inti dari Internet. HTML 5 adalah revisi kelima dari HTML. HTML pertama kali diciptakan pada tahun 1990. Versi keempatnya, HTML4, dibuat pada tahun 1997 dan hingga Juni 2011 masih dalam pengembangan. Tujuan utama pengembangan HTML 5 adalah untuk memperbaiki teknologi HTML agar mendukung teknologi multimedia terbaru, mudah dibaca oleh manusia, dan juga mudah dimengerti oleh mesin. HTML 5 merupakan salah satu karya World Wide Web Consortium (W3C) untuk mendefinisikan sebuah bahasamarkah tunggal yang dapat ditulis dengan cara HTML ataupun XHTML. HTML 5 merupakan jawaban atas pengembangan HTML 4.01 dan XHTML 1.1 yang selama ini berjalan terpisah dan diimplementasikan secara berbeda – beda oleh banyak perangkat lunak pembuatan web.

2.3.7.

Jquery JQuery adalah salah satu library javascript. Dengan Jquery, kita dapat melakukan banyak hal yang tidak bisa dilakukan oleh HTML maupun CSS. Misalnya, menampilkan artikel tanpa me-reload halaman, memunculkan pop-up di tengah – tengah halaman, menyembunyikan artikel ketika diklik, dan sebagainya. Contoh yang menarik dan bisa kita lihat adalah pada facebook. 3. PERANCANGAN DAN ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Proses Setelah proses pembuatan Kalender Kegiatan Instansi – Instansi Pesantren teridentifikasi, maka proses tersebut akan dianalisa. Dalam hal ini proses yang telah teridentifikasi akan di analisa satu persatu. Gambaran analisis di sini akan digambarkan dengan flowchart sistem.

2.3.5.

CSS Cascading Style Sheet (CSS) merupakan salah satu bahasa pemrograman web untuk mengendalikan beberapa komponen dalam sebuah web sehingga akan lebih terstruktur dan seragam. Sama halnya styles dalam aplikasi pengolahan kata seperti Microsoft Word yang dapat mengatur beberapa style, misalnya heading, subbab, bodytext, footer, images, dan style lainnya untuk dapat digunakan bersama-sama dalam beberapa file. Pada umumnya CSS dipakai untuk memformat tampilan halaman web yang dibuat dengan bahasa HTML dan XHTML. CSS dapat mengendalikan ukuran gambar, warna body teks, warna tabel, ukuran border, warna border, warna hyperlink, warna mouse over, spasi antar paragraf, spasi antar teks, margin kiri/kanan/atas/bawah, dan parameter lainnya. Dengan adanya CSS memungkinkan kita untuk menampilkan halaman yang sama dengan format yang berbeda. Ada tiga jenis cara dalam penggunaan CSS ini, yaitu:

Gambar 3.3 Flowchart sistem 3.2. Desain Output Desain output merupakan suatu rancangan pola dari hasil yang diinginkan dari aplikasi kalender

3


kegiatan ini agar sesuai dengan yang dibutuhkan. Output dari kalender kegiatan di instansi – instansi pesantren ini adalah berupa output laporan data kegiatan. Output data kegiatan yang dimaksud adalah semua data kegiatan mulai dari DIKTI, Fakultas, Akdemik dan ditambah LBM (Lembaga Bahtsul Masail).

Gambar 3.7 Input muallim

Gambar 3.4 Output kegiatan instansi

Gambar 3.8 Input kitab

Gambar 3.5 Output kegiatan pengajian 3.3 Desain Input Desain input merupakan rancangan formulir masukan yang digunakan untuk menghasilkan output. Desain input ditujukan agar masukan-masukan yang akan diproses sesuai dengan target dan rancangan output. Rancangan input pada kalender kegiatan instansi - instansi pesantren juga difungsikan sebagai rancangan tampilan pada user untuk memasukkan input-input yang berhubungan dengan database.

Gambar 3.9 Input lokasi

Gambar 3.10 Input lembaga

Gambar 3.6 Input petugas

4


4. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Cara Kerja Sistem Pada bagian ini akan dijelaskan cara kerja sistem. Cara kerja sistem akan dijelaskan dengan deskripsi lengkap dengan tangkapan layarnya. 1.

Halaman Login Untuk dapat menggunakan aplikasi kalender kegiatan user diharuskan login menggunakan username dan password yang telah ada di database. Bila user berhasil login maka user akan diarahkan ke dalam halamanya masing-masing.

Gambar 3.11 Input data instansi

Gambar 4.1 Halaman login 2.

Halaman Administrator Setelah login admin akan diarahkan menuju halaman administrator di mana admin dapat mengontrol jalannya aplikasi dari halaman ini.

Gambar 3.12 Input data pengajian 3.3. Context Diagram Diagram konteks atau juga disebut dengan context diagram merupakan bagan yang menggambarkan aktifitas entitas yang berhubungan dengan proses. Dengan adanya diagram konteks maka akan mempermudah dalam memahami hubungan entitas dan proses seperti gambar 3.23 : Gambar 4.2 Halaman login

entry data kegiatan entry petugas

petugas

laporan keg iatan admin

entry lembaga

3.

Halaman Setting Ada beberapa menu yang disiapkan untuk administrator yaitu dasboard, menu setting, menu master dan menu profile admin.

0

entry muallim laporan_pengajian

entry kitab kalender keg iatan instansi pesantren

entry lokasi

user umum

entry data peng ajian

+

info kalender keg iatan berdasarkan hak akses

Gambar 3.13 Input data pengajian

Gambar 4.3 Halaman setting

5


4.

Halaman View Data Petugas Untuk memasukan atau menginputkan data bisa langsung menekan tab yang telah disediakan seperti gambar 4.13. Pada halaman setting administrator ini dapat melihat data dari inputan petugas, muallim, kitab dan lokasi yang telah diinputkan seperti gambar 4.14 :

Gambar 4.7 Halaman laporan kalender kegiatan 6.

Halamn Input Kegiatan Kemudian untuk memasukan atau menginputkan data kalender kegiatan bisa langsung menekan tombol menu disamping seperti pada gambar 4.19 : Gambar 4.4 Halaman view data petugas 5.

Halaman Menu Master Pada menu master petugas dapat menginputkan kegiatan, melihat daftar kegiatan dan melihat laporan kegiatan seperti pada gambar 4.15, 4.16 dan 4.17 :

Gambar 4.8 Halaman input kalender kegiatan 7.

Halaman Cetak Kegiatan Setelah data kalender kegiatan sudah terisi, seorang petugas dapat mencetak data kalender kegiatan berupa kertas dengan menekan tombol cetak seperti gambar 4.20: Gambar 4.5 Halaman input kegiatan

Gambar 4.9 Halaman cetak kalender kegiatan Gambar 4.6 Halaman kalender kegiatan

4.2 Mantainance (Perawatan) Perawatan adalah hal yang tidak bisa dikesampingkan dalam hal ini dijelaskan cara perawatan aplikasi kalender kegiatan ini dalam dua bagian yaitu perawatan berkala dan update atau patch. 1.

Perawatan Berkala Perawatan berkala diperlukan agar aplikasi kalender kegiatan tetap berfungsi sebagaimana

6


mestinya. Perawatan berkala adakalanya dengan memantau seberapa banyak data yang telah masuk ke database, membackup dan pembersihan file-file sampah yang ada.

DAFTAR PUSTAKA Anhar. 2010. “Panduan Menguasai PHP & MySQL Secara Otodidak”. Dalam Sudarma S. (Ed.). 2010. Jakarta Selatan: Media Kita.

2.

Update Update atau pembaruan adalah tindakan memperbarui aplikasi dengan menambahkan komponen, menambah fitur dan lain sebagainya. Hal ini sangat diperlukan mengingat kebutuhan manusia yang terus berkembang.

Arthana, Resika. 2014. “Mengenal sistem Informasi”. Dalam www.rey1024.com. 25 Februari. CFadhli. 2014. “Pengertian Apache”. Dalam www.maniacms.web.id. 25 Februari. Doraemon. 2014. “Pengertian Sistem Informasi”. Dalam www.9triliun.com. 25 Februari.

5. PENUTUP 5.1 Simpulan Pembuatan sistem informasi kalender kegiatan berbasis web ini merupakan salah satu bentuk upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan penginformasian kegiatan yang ada di instansi – instansi pesantren. Dari proses dan hasil penelitian ini, maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut: 1. Sistem informasi kalender kegiatan ini, dapat membantu pihak Lembaga dalam mempublikasikan daftar kegiatan – kegiatan yang akan di realisasikan. Sehingga publik umum bisa mudah memperoleh info tentang daftar kegiatan tersebut. 2. Sistem informasi kalender kegiatan ini, dapat memudahkan bagi petugas di setiap instansi untuk melakukan proses pendataan kegiatan, pembuatan laporan kegiatan serta mempublikasikannya tanpa harus menunggu dengan waktu yang cukup lama.

Komputer, Wahana. 2010. “Menguasai Pemrograman Web Dengan JavaScript 2009”. Dalam Hernita P. (Ed.). 2010. Yogyakarta: CV. Andi Offset. Kun, Toni. 2010, “Membuat Website Canggih dengan Jquery Untuk Pemula”. Dalam Sudarma S. (Ed.). 2010. Jakarta Selatan: Media Kita. Kusuma, YM, Ardhana. 2013. “Buku Pintar Pemrograman HTML 5 Untuk Pemula”. Dalam Budi Setiawan (Ed.). 2013. Yogyakarta: Lokomedia. Sumbawa, Aditya. 2014. “Pengertian CSS”. Dalam www.databendi.com. 27 Februari. Swandana, Ketut. 2014. “Kalender Kegiatan op ukm”. Dalam www.slideshare.net. 24 Januari.

5.2 Saran-saran Untuk lebih menembangkan hasil pengerjaan sistem informasi kalender kegiatan ini, maka akan diberikan saran-saran yang dapat digunakan untuk pengembangan lebih lanjut dari sitem informasi tersebut, agar hasil yang diperoleh lebih maksimal. 1. Adanya penambahan fitur terhadap aplikasi ini seperti halaman khusus laporan ke pengasuh. 2. Bagi yang ingin membuat atau mengembangkan sistem informasi kalender kegiatan ini, diperioritaskan untuk desain tampilan menggunakan kalender, mengelola pesan atau live chat dan pesan komentar dan lain sebagainya. Sehingga daftar kegiatan yang dihasilkan benarbenar kompleks dan sangat memudahkan dalam pempublikasian kegiatan instansi –instansi di pesantren ini.

Winarko, Edi. 2006. “Perancangan database dengan Power Desaigner”. Dalam Saluky (Ed.). 2006. Jarkarta: Prestasi Pustaka.

7

SISTEM INFORMASI KALENDER KEGIATAN INSTANSI INSTANSI PESANTREN

Recommend Documents