SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN TUGAS AKHIR FRISKA O. SITOMPUL

SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN

TUGAS AKHIR

FRISKA O. SITOMPUL 062406113

PROGRAM STUDI D3 ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009 Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.


TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas dan memenuhi syarat mencapai gelar Ahli Madya


PROGRAM STUDI D3 ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2009 Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

PERSETUJUAN

Judul

: SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN

Kategori

: TUGAS AKHIR

Nama

: FRISKA O. SITOMPUL

Nomor Induk Mahasiswa

: 062406113

Program Studi

: D3 ILMU KOMPUTER

Departemen

: MATEMATIKA

Fakultas

: MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM (FMIPA) UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diluluskan di Medan, Juni 2009

Diketahui/ Disetujui oleh: Departemen Matematika FMIPA USU Ketua,

Pembimbing

Dr. Saib Suwilo, M.Sc NIP 131 796 149

Drs. Marihat Situmorang, M.Kom NIP 131 859 487

Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

PERNYATAAN


TUGAS AKHIR

Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya.

Medan,

Juni 2009



PENGHARGAAN

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus, dengan bimbingan dan berkatNya penulisan karya ilmiah ini berhasil diselesaikan dengan waktu yang telah ditetapkan. Saya mengucapkan terima kepada Bapak Drs. Marihat Situmorang, M.Kom, selaku pembimbing pada penyelesaian Tugas Akhir ini yang telah memberikan panduan dan penuh kepercayaan kepada saya untuk meyempurnakan kajian ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada Manager Personalia dan Manajer Front Office Hotel Danau Toba Internasional Medan yang telah memberikan izin kepada saya untuk melaksanakan riset ditempat tersebut. Terima kasih juga kepada Ketua Departemen Matematika Dr. Saib Suwilo, M.Sc., Dekan dan Pembantu Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Sumatera Utara, serta rekan-rekan kuliah stambuk 2006 Kom B, Zivora dan B’Dedi Manurung. Akhirnya, tidak terlupakan kepada Bapak, Mama dan saudara-saudara saya (B’Erik, B’Delamart, K’Elfrita, K’Grace, K’Minda, K’Melda, dan keponakanku Felova) yang selama ini memberikan dukungan moril maupun materil kepada saya hingga selesainya penulisan ini. Tuhan Yesus Memberkati kita semua.


ABSTRAK

Kajian ini bertujuan untuk membangun suatu sistem informasi Front Office di Hotel Danau Toba Internasional Medan sehingga mempermudah pengolahan data di dalam bagian tersebut. Sistem ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0, Seagate Crystal Report, Sistem ini bekerja untuk dapat memasukkan data yang berkaitan dengan data kamar, data tamu yang masuk (check in), data tamu yang keluar (check out), data fasilitas, dan data pemesanan (reservation). Metodologi penelitian yang digunakan adalah dengan melakukan penelitian lapangan berupa metode wawancara serta penelitian kepustakaan yakni memperoleh data dan informasi dari buku yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.


DAFTAR ISI

PERSETUJUAN PERNYATAAN

i

PENGHARGAAN

ii

ABSTRAK

iii

DAFTAR ISI

iv

DAFTAR TABEL

vi

DAFTAR GAMBAR

vii

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

1

1.2 Identifikasi Masalah

2

1.3 Batasan Masalah

3

1.4 Maksud dan Tujuan

4

1.5 Metodologi Penelitian

5

1.6 Tinjauan Pustaka

6

1.7 Sistematika Penulisan

6

BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Landasan Teori

8

2.2 Pengertian Sistem

8

2.3 Pengertian Informasi

9

2.4 Pengertian Sistem Informasi

11

2.5 Pengertian Data Flow Diagram

12

2.6 Database

13

2.7 Sistem Pengolahan Data

16

2.8 Perancangan Sistem

17

2.9 Visual Basic

20

2.10 Microsoft Access

24


BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Hotel Danau Toba International (HDTI)

26

3.2 Bidang Kegiatan Instansi

26

3.3 Struktur Organisasi Perusahaan

28

3.4 Fasilitas-fasilitas HDTI Medan

32

3.5 Tarif Kamar di HDTI Medan

34

3.6 Fungsi, Tugas dan Wewenang

35

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM 4.1 Rancangan Database

42

4.2 Rancangan Antar Muka

44

4.3 Data Flow Diagram

48

BAB 5 IMPLEMENTASI SISTEM 5.1 Pengertian Implementasi Sistem

51

5.2 Tujuan Implementasi Sistem

51

5.3 Spesifikasi Sistem

52

5.4 Pengujian dalam Implementasi Aplikasi

54

BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan

56

6.2 Saran

57

DAFTAR PUSTAKA

58

LAMPIRAN


DAFTAR TABEL

Tabel 2.6.1 Tabel Simbol Data Flow Diagram

12

Tabel 2.8.1 Tabel Simbol Flowchart

19

Tabel 3.5.1 Tabel Tarif Kamar HDTI

34

Tabel 4.1.1 Tabel Kamar

43

Tabel 4.1.3 Tabel Reservasi

43

Tabel 4.1.4 Tabel Check In

44

Tabel 4.1.5 Tabel Check Out

44


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.9.1 Gambar New Project Visual Basic

21

Gambar 2.9.2 Gambar Layar Kerja Visual Basic

22

Gambar 2.9.3 Gambar Tool Box

22

Gambar 2.9.4 Gambar Kotak Dialog Project

23

Gambar 2.9.5 Gambar Kotak Dialog Properties

23

Gambar 2.10.1 Gambar Tampilan Awal Microsoft Access

24

Gambar 2.10.2 Gambar Kotak Dialog Penyimpanan Database

24

Gambar 2.10.3 Gambar Ruang Kerja Microsoft Access

25

Gambar 2.10.4 Gambar Perancangan Tabel

25

Gambar 3.3.1 Gambar Struktur Organisasi HDTI

30

Gambar 4.2.1 Gambar Desain Menu File

45

Gambar 4.2.2 Gambar Desain Menu Transaksi

45

Gambar 4.2.3 Gambar Desain Menu Laporan

46

Gambar 4.2.4 Gambar Desain Input Data Kamar

46

Gambar 4.2.5 Gambar Desain Input Data Reservasi

47

Gambar 4.2.6 Gambar Desain Input Data Check In

47

Gambar 4.2.7 Gambar Desain Input Data Check Out

48

Gambar 4.3.1 Gambar Data Flow Diagram (DFD) Konteks

49

Gambar 4.3.2 Gambar Data Flow Diagram (DFD) Level 0

50


BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini lebih pesat dari tahun tahun sebelumnya. Peranan teknologi dalam berbagai bidang juga sudah semakin penting karena sangat dibutuhkan. Misalnya, teknologi sistem informasi yang digunakan sebagai sarana pertukaran informasi. Salah satu bidang yang menggunakan teknologi tersebut sebagai sarana pertukaran informasi adalah bidang perhotelan. Teknologi sistem informasi dalam perhotelan ini digunakan untuk menyimpan data dari tamu, kamar, dan lain-lain untuk mempermudah aktivitas kerja di dalam hotel. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem yang dapat menyimpan data yang diperlukan oleh hotel untuk dapat mengembangkan hotel lebih baik lagi. Hotel Danau Toba Internasional merupakan salah satu hotel berbintang lima yang ada kota Medan. Hotel ini juga memanfaatkan teknologi sistem informasi

sebagai

sarana

pemberi

informasi

kepada

masyarakat

yang

membutuhkan. Dengan sistem informasi, pihak hotel juga dapat memperkenalkan fasilitas-fasilitas hotel yang dapat dinikmati oleh para pengunjung hotel tersebut. Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman berbasis Windows yang sangat popular. Dengan dukungan penuh dari program-program Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

Microsoft lainnya menyebabkan bahasa pemrograman yang satu ini banyak dipakai oleh pengguna komputer. Microsoft Visual Basic juga memberikan tampilan grafis yang menarik dengan modifikasi-modifikasi yang dapat dibuat oleh penggunanya. Oleh karena itu, penulis memilih Microsoft Visual Basic sebagai bahasa pemrograman untuk membuat aplikasi sistem informasi ini. Sistem yang dibangun ini juga berfungsi untuk membantu proses informasi data tamu atau pengunjung hotel seperti mengolah data kamar, data tamu yang masuk (check in), data tamu yang keluar (check out). Dengan latar belakang tersebut penulis akan membuat suatu aplikasi sistem informasi yang berjudul “SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN”.

1.2 Identifikasi Masalah

Pada umumnya, setiap instansi/ perusahaan tidak terlepas dari masalah dalam mencapai tujuan. Masalah yang akan diatasi adalah bagaimana Front Office Hotel Danau Toba Internasional Medan dapat memanfaatkan teknologi sistem informasi sebagai suatu sarana untuk menyajikan dan mengirim informasi lebih cepat dan mudah kepada tamu atau pengunjung hotel ataupun kepada masyarakat umum yang membutuhkan informasi mengenai hotel tersebut . Masalah lainnya yaitu bagaimana hotel ini dapat merancang dan membuat program untuk dapat mengetahui dan mempercepat proses penyimpanan data, agar pemberian laporan dapat dilakukan lebih cepat karena penyajian data yang kompleks secara manual tidak dapat dijamin ketelitian dan kebenarannya. Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

Sehubungan dengan hal tersebut maka penulis dapat merumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana informasi yang diberikan kepada tamu atau pengunjung hotel untuk proses check-in dan check-out di Hotel Danau Toba Internasional Medan. 2. Bagaimana aplikasi sistem informasi tersebut dapat di-update (diperbaharui) dengan mudah dan tepat waktu sehingga tamu-tamu yang datang ke hotel tersebut memperoleh informasi yang tepat dan dapat memberikan keuntungan bagi pihak hotel.

1.3 Batasan Masalah

Untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan permasalahan, penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas, antara lain : a. Sistem informasi ini hanya dipergunakan untuk kepentingan penyampaian data dan informasi kepada pengguna selaku user pada sistem informasi ini. b. Adapun yang akan disampaikan dalam sistem informasi, yaitu informasi tentang proses check-in dan check-out para tamu di Hotel Danau Toba Internasional Medan. c. Sistem yang dipakai menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0.


1.4 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dari penulisan ini adalah untuk membuat suatu sistem informasi yang cepat, akurat, yang dapat digunakan di Hotel Danau Toba Internasional Medan.. Tujuan penulis menyusun laporan untuk tugas akhir ini antara lain : 1. Untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan perkuliahan di Program Studi D3 Ilmu Komputer FMIPA USU. 2. Merancang sebuah sistem informasi agar penyampaian informasi melalui pihak kantor depan (Front Office) hotel kepada tamu-tamu hotel ini dapat lebih akurat dan menarik simpati dari para tamu. 3. Mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama masa perkuliahan.

1.5 Metodologi Penelitian

Metode penelitian digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan penelitian agar hasil yang diperoleh tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Adapun metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam tulisan ini, antara lain 1. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian dilakukan langsung ke Hotel Danau Toba Internasional Medan untuk mendapatkan data dimana penulis melakukan pengumpulan data dengan cara bertanya langsung kepada karyawan yang terkait.


2. Wawancara (Interview) Penulis melakukan tanya jawab kepada staf dan karyawan yang berkaitan dengan masalah yang akan diselesaikan sehingga penulis memperoleh data yang cukup akurat.

3. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan data yang bersifat teori seperti mengumpulkan buku-buku atau bahan lainnya yang akan digunakan dalam menyusun tugas akhir. 4. Observasi Observasi yang dilakukan penulis adalah mengamati secara langsung data yang diperoleh dan kegiatan yang ada di Hotel Danau Toba Internasional Medan.

1.6 Tinjauan Pustaka

Dunia sedang memasuki era globalisasi canggih. Hampir semua aktivitas perusahaan melibatkan teknologi komputer, baik perusahaan skala kecil ataupun menengah keatas. Keterlibatan bahasa pemrograman Visual Basic di dalam perkembangan pemakaian aplikasi komputer cukup besar, banyak perusahaan baik industri perbankan, jasa, maupun produksi yang telah menggunakan programprogram aplikasi Visual Basic didalam meningkatkan efektifitas kerja mereka.


(Membuat Program Aplikasi Nyata dengan Visual Basic 6.0, Indra Putra, 2004). Kantor Depan (Front Office) merupakan salah satu bagian di hotel yang memiliki kecenderungan paling tinggi untuk berinteraksi social, terutama dengan tamu. Selama dua puluh empat jam penuh bagian ini bertindak sebagai pusat aktivitas hotel. (Dasar-dasar Kantor Depan Hotel, Agus Sambodo & Bagyono, 2006).

1.7 Sistematika Penulisan

Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 6 bab dan masing-masing bab dibagi atas beberapa sub-sub dengan maksud agar penulisan Tugas Akgir tersebut lebih terperinci dan akan mempermudah di dalam pembahasan dan pemahaman masingmasing bab. Adapun urutan penulisan tersebut adalah : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini berisikan uraian latar belakang penulisan Tugas Akhir, tujuan penulisan Tugas Akhir, dan sistematika penulisan Tugas Akhir.

BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini berisikan teori-teori pendukung dalam penulisan Tugas Akhir ini. Teori tersebut diperoleh dari berbagai sumber, seperti buku-buku dan internet.


BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Bab ini berisikan uraian sejarah berdirinya perusahaan tempat pelaksanaan riset, ruang lingkup kegiatan di perusahaan, visi dan misi perusahaan, serta struktur organisasi dari perusahaan berikut tugas pokok dan fungsinya.

BAB IV : PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisikan tentang bagaimana rancangan sistem informasi tersebut dibuat. Misalnya, rancangan database dan data flow diagram (diagram alir) yang berkaitan dengan front office HDTI Medan.

BAB V : IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini berisikan tentang langkah-langkah atau prosedur yang dilakukan dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui untuk menguji, menginstal, dan memulai sistem baru yang diperbaiki.

BAB VI : KESIMPULAN DAN SARAN Berisikan tentang kesimpulan dan saran yang diperoleh penulis selama pengerjaan Tugas Akhir ini.


BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Landasan Teori

Landasan teori merupakan suatu pandangan umum dalam melaksanakan dan menyelesaikan suatu studi. Dalam hal ini penulis mengemukakan beberapa teori yang diambil dari berbagai kutipan literatur yang sesuai dengan judul Tugas Akhir ini yaitu sebagai berikut :

2.2 Pengertian Sistem

Bagi perusahaan atau instansi yang sedang berkembang, perancangan sistem memiliki peranan yang sangat penting, karena dengan perancangan sistem yang tepat maka tujuan dari perusahaan atau instansi tersebut akan mudah dicapai. Secara etimologis istilah sistem itu sendiri berasal dari bahasa yunani “systema” dan

mengandung

kesatuan

atau

keseluruhan

dari

bagian–bagian

yang

berhubungan satu sama lain. Ditinjau dari sudut katanya sistem berarti kumpulan beberapa komponen atau objek yang bekerja bersama–sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode, prosedur, teknik yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai tujuan.


Beberapa pnegertian tentang sistem yang diperoleh dari berbagai sumber dan latar belakang pemikiran yang mungkin berbeda. Tata Sutabri (2005:2), menyatakan sistem adalah sebagai suatu kumpulan atau himpunan dan unsur, komponen atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Raymond Mc Leod, Jr (2002:9), menyatakan bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau area bisnis cocok dengan definisi ini. Organisasi ini terdiri dari sejumlah sumber daya dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. Jogiyanto H.M (2004:683), menyatakan bahwa sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau sub sistem yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Dari pengertian sistem yang dikemukakan diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan saling mendukung satu sama lain dalam mencapai suatu tujuan tertentu.

2.3 Pengertian Informasi

Informasi diambil dari data yang ditulis kembali, diolah dan digunakan untuk tujuan informasi ataupun kesimpulan, sebagai alat dasar pengambilan keputusan. Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi perkembangan perusahaan atau Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

organisasi, tanpa informasi maka tidak mungkin suatu perusahaan atau organisasi akan maju. Untuk memahami pengertian informasi kita terlebih dahulu mengetahui pengertian data. Data adalah bahan mentah yang melalui pengolahan tertentu untuk menjadi informasi atau keterangan yang benar. Untuk lebih mendalami tentang pengertian informasi, dibawah ini akan penulis jelaskan tentang pengertian informasi dari berbagai para ahli antara lain: Tata Sutabri (2005:23), menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses mengambil keputusan. Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya. Jeffry L. Whitten, dkk (2004:23), Informasi adalah data yang telah diproses atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti, informasi dibentuk dari kombinasi data yang memiliki arti ke penerima. Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon (2004:10), Informasi merupakan satuan data yang sudah dibentuk ke dalam format yang memiliki arti bagi manusia. Kegunaan dari informasi ini adalah untuk mengurangi ketidakpastian dan kesalah pahaman, maka informasi itu yang pertama harus akurat yaitu informasi yang disampaikan harus bebas dari kesalahan-kesalahan, harus jelas dan mencerminkan maksudnya. Yang kedua tepat pada waktunya sehingga bisa lebih berguna. Yang ketiga relevan, informasi yang disampaikan harus bermanfaat bagi pemakainya. Informasi yang disampaikan membutuhkan teknologi yang canggih untuk mendapatkannya, mengolah dan mengirimnya.


2.4 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Dan untuk mendalami pengertian sistem informasi disini maka dijelaskan pengertian sistem informasi menurut para ahli, antara lain: Tata Sutabri (2003:42), Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yan gdipertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Abdul kadir (2003:10), Sistem Informasi merupakan sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja), ada suatu yang diproses data menjadi informasi dan dimaksudkan untuk mencapai sasaran dan tujuan. Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon (2005:9), menyatakan bahwa sistem informasi adalah suatu komponen yang saling berhubungan yang mengumpukan

(mendapatkan–kembali),

memproses,

menyimpan,

dan

mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Dengan beberapa kutipan diatas bahwa

sistem informasi adalah

maka penulis dapat

menyimpulkan

sistem dalam suatu instansi/ organisasi/

perusahaan yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian dalam


suatu organisasi/ instansi/ perusahaan yang saling berhubungan dan memberikan laporan-laporan atau informasi yang dibutuhkan.

2.5 Pengertian Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi yang menggambarkan aliran data. Data flow diagram sering digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa memperhatikan lingkungan fisik dimana data tersebut megalir (misalnya file, kartu, hard disk, disket). Dalam kamus lengkap dunia komputer (2003:81) didefinisikan bahwa Data Flow Diagram (DFD) adalah salah satu alat dalam perancangan sistem yang menggunakan simbol-simbol untuk menggambarkan aliran data melalui serangkaian proses yang saling berhubungan. Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan Data Flow Diagram adalah: Tabel 2.5.1 Tabel Data Flow Diagram (DFD) NO 1

Simbol

Fungsi Kesatuan

luar

(Eksternal

Entity)

merupakan kesatuan di lingkungan luar

sistem

yang

berupa

orang,

organisasi atau sistem lainnya yang akan

memberikan

input

atau


menerima output. 2

Arus data masuk (Data Flow) diberi simbol panah, arus data ini mengalir diantara proses, yang dapat dilakukan dari atas bawah, dari bawah atas, dari kiri.

3

Proses adalah kegiatan atau kinerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses

4

Data

store

(simpanan

data),

merupakan tempat penyimpanan data yang dapat berupa file atau database di sistem komputer

2.6 Database

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras sistem dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database juga merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam penyedian informasi bagi pemakainya. Penerapan database dalam sistem disebut Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

juga database sistem. Untuk lebih mendetail tentang pengertian database ini, diartikan juga pendapat dari ahli yaitu: Harianto Kristanto (2004:3), menyatakan database merupakan kumpulan dari file-file yang saling berkaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan suatu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu. Linda Marlinda (2004:1), menyatakan bahwa database adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan informasi optimal yang diperlukan pemakainya Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data merupakan fakta yang belum tersusun yang mencapai arti yang dihubungkan dengan kenyataan yang benar-benar terjadi, yang dapat dinyatakan dengan gambar, huruf, simbol, angka dan sebagainya. Database relasional merupakan database yang datanya direpresentasikan dalam tabel yang terbentuk dari baris-baris dan kolom-kolom. Dalam terminologi database, baris disebut record dan kolom dinamakan dengan field. Tabel-tabel yang ada dalam database relasional adalah tabel-tabel yang akan dihubungkan. Seluruh operasi yang dilakukan pada database ini didasarkan atas tabeltabel dan hubungannya. Tujuan database adalah untuk membantu orang dan organisasi untuk menelusuri hal-hal tersebut.


Terdapat empat unsure dasar sebuah database: 1.

User Menerapkan sistem database untuk melaksanakan pekerjaannya memasukkan data baru. Mengubah data yang ada dan menghapus data. Mereka juga membaca data dengan berbagai cara yaitu melalui form, via queries dan dengan membuat laporan.

2.

Aplikasi Database Berfungsi sebagai penghubung antara user dan DBMS, yaitu sebuah program yang memproses database. Aplikasi ini menghasilkan form, query dan report; mengirim serta menerima data dari dan ke user dan mentransformasikan permintaan user akan aktivitas manajemen data oleh DBMS.

3.

Database Management Sistem Tujuan

DBMS

adalah

sebagai

penerima

permintaan

aplikasi

dan

menerjemahkan permintaan ini ke perintah baca atau tulis pada file database. 4.

Database Sebagai pusat penyimpanan data, merupakan asset organisasi yang sangat bernilai. Proses pembuatan sistem database terdiri dari tiga fase dasar, yaitu:

1.

Fase Requirement Selama fase ini sebuah model data dikembangkan; jenis item data, panjang, dan properti lainnya ditentukan; dan batasab serta aturan mengenai konsepsi data didefinisikan.


2.

Fase Desain Selama fase desain, model data ditransformasikan menjadi tabel dan hubungan. Kebutuhan akan indeks ditentukan selama fase desain database dan kadang-kadang karakteristik indeks juga dispesifikasikan. Mekanisme batasan, prosedur tersimpan dan trigger semuanya juga didesain.

3.

Fase Implementasi Tabel dan hubungannya diciptakan selama fase implementasi. Ada dua cara umum yang dapat digunakan untuk membuat tabel itu; via SQL dan via tool desain grafis. Pasa sebagian produk DBMS batasan data juga bisa dispesifikasikan dengan SQL atau tool grafis. Selama implementasi, prosedur tersimpan (stored procedure) dan trigger akan ditulis dan diuji. Terakhir , database akan diisi dengan data dan sistemnya akan diuji.

2.7 Sistem Pengolahan Data

Suatu sistem pengolahan data berbasis komputer memiliki empat komponen dasar, yaitu : 1.

Mesin / perangkat keras (hardware)

2.

Program / perangkat lunak (software)

3.

Data

4.

Orang (user) File adalah kumpulan data yang diorganisir yang disimpan dalam disk

magnetic atau pita magnetis. Salah satu faktor paling penting yang mempengaruhi


kemampuan dan efisiensi sistem adalah bagaimana cara data diorganisir dalam files. Tujuan utama memiliki organisasi file adalah: 1.

Untuk menyediakan alat untuk menempatkan records guna diolah, dipilih, atau diambil.

2.

Untuk memudahkan pembuatan files dan pemeliharaannya Faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan metode organisasi

file adalah : a.

Volatilitas Istilah ini dikaitkan dengan banyaknya penambahan, pengurangan, dan perubahan records dalam files.

b.

Aktivitas Jumlah aktivitas adalah proporsi record yang harus diolah pada saat komputer dioperasikan.

c.

Luasnya / Besarnya Bila suatu file amat besar, kadang-kadang diinginkan untuk mengubah organisasinya dan mengolahnya dengan cara tertentu untuk mencapai efisiensi dalam pencarian kembali. Bilamana setiap record berisi data yang amat banyak sering diinginkan menyelenggaraka dua files. Suatu file dikenal dengan istilah abridged file, berisi data yang sering berubah dan yang satu file lengkap berisi seluruh data item.

d.

Pertumbuhannya.

e.

Medium file yang tersedia. Pada dasarnya ada dua tipe organisasi file, yaitu:


1. Sequential : file dimana record disusun menurut urutan yang telah ditentukan. 2. Random : file yang recordnya satu sama lainnya tidak berhubungan.

2.8

Perancangan Sistem

Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang pertama yaitu top-down. Pada metode ini sistem diturunkan dari pemetaan secara global yang kemudian akan menurun kearah yang lebih deskriptif. Metode kedua yaitu bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil hingga kesatuan besar. Aktivitas pendesainan secara terstruktur melingkupi: a.

Survey Berfungsi untuk mengetahui pemakai, kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu pada perancangan tersebut.

b.

Analisa Sistem Menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan pemodelan.

c.

Desain Mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.

d.

Implementasi Merepresentasikan hasil desain ke dalam pemrograman.


e.

Uji coba desain Menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.

f.

Testing Akhir Menguji coba sistem secara keseluruhan.

g.

Deskripsi Prosedur Pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian.

h.

Konversi Database Mengkonversi data

i.

Instalasi Aspek terakhir yang harus dilakukan mencakup serah terima manusal, perangkat keras, dan pelatihan pemakaian Tools Perancangan Sistem yaitu:

1. Flowchart adalah suatu alur untuk menyelesaikan suatu masalah secara logika dengan simbol-simbol sebagai berikut : Tabel 2.8.1 Tabel Simbol Flowchart No 1

Simbol

Fungsi Proses,

suatu

simbol

yang

menunjukkan setiap pengolahan yang dilakukan oleh komputer 2

Terminator

untuk

memulai

atau

mengakhiri suatu program


3

Input-output

memasukkan

data

ataupun menunjukkan hasil dari suatu proses 4

Decision suatu kondisi yang akan menghasilkan beberapa kemungkinan jawaban atau pilihan

5

Preparation process, suatu simbol untuk

menyediakan

tempat-tempat

pengolahan storage 6

Connector, suatu prosedur yang akan masuk

atau

keluarnya

prosedur

melalui kertas lainnya 7

Off-page conector merupakan simbol masuk dan keluarnya prosedur dari kertas lainnya

8

Arus Flow dari prosedur yang dapat dilakukan dari atas ke bawah, atau dari bawah ke atas, dari kiri ke atas, dari kiri ke kanan ataupun dari kanan ke kiri.

9

Dokumen merupakan simbol untuk data yang berbentuk kertas maupun untuk informasi


10

Untuk

menyatakan

sekumpulan

langkah-langkah proses yang ditulis sebagai prosedur 11

Simbol untuk output yang ditujukan kesuatu device seperti printer, plotters dan lain sebagainya

12

2.9

Untuk penyimpanan data

Visual Basic

Visual Basic merupakan bahasa pemrograman event-driven yang berasal dari Basic. Event- driven artinya program menunggu sampai adannya respon dari pemakai berupa kejadian tertentu, misalnya tombol diklik, atau menu pilih. Ketika event terdeteksi, event yang berhubungan akan melakukan aksi sesuai dengan kode yang diberikan. Cara menjalankan Visual Basic yaitu: a.

Klik Start, Programs, Microsoft Visual Basic 6.0.

b.

Dari New Project, pilih Standard EXE (Visual Basic IDE) untuk memulai program baru.


2.9.1 Gambar New Project Visual Basic c.

Klik tombol open, setelah itu Anda akan melihat sebuah file bernama Project1 dengna sebuah file bernama Form1. Sebuah file Project dapat menampung beberapa file form. Program-program dibuat dan didesain pada setiap form. Setelah selesai file Project dapat di-compile menjadi sebuah file EXE yang dapat dijlankan pada Windows 95, Windows 98, Windows XP.

2.9.2 Gambar Layar Kerja Visual Basic Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

Komponen-komponen Visual Basic yaitu: a.

Jendela Form Jendela Form adalah jendela untuk merancang form, Anda dapat memperbesar atau memperkecil ukuran form sesuai dengan ukuran yang Anda butuhkan dalam program. Sebab dalam Microsoft Visual Basic, untuk membuat program dibutuhkan dua tahapan, yaitu merancang form dan membuat kode program. Tetapi Anda juga dapat membuat program tanpa mernacang form.

b.

Tool Box

2.9.3 Gambar Tool Box Semua icon yang terdapat dalam Tool Box desebut Controls. Sebagai contoh, ikon label disebut dengan Label Control.

c.

Kotak dialog Project Berisi form-form yang telah kita rancang. Untuk berpindah dari form satu ke form yang lain double klik form yang terdapat pada kotak dialog Project tersebut.


2.9.4 Gambar Kotak Dialog Project d.

Kotak Dialog Properties Kotak dialog properties adalah kotak dialog untuk membuat setting terhadap form, juga untuk membuat setting terhadap control yang telah kita masukkan kedalam form.

2.9.5 Gambar Kotak Dialog Properties

2.10 Microsoft Access Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi office yang berkaitan dengan database. Microsoft Access mampu mengolah database dalam skala menengah.


Cara menjalankan Microsoft Access, yaitu: 1. Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Access. 2. Pilih blank database

Gambar 2.10.1 Gambar Tampilan Awal Microsoft Access 3. Pada bagian sebelah kanan, simpan dimana database anda. Lalu create.

Gambar 2.10.2 Gambar Kotak Dialog Penyimpana Database


4. Kemudian mulailah membuat tabel-tabel yang diperlukan melalui design view.

Gambar 2.10.3 Gambar Perancangan Tabel

5. Kemudian isikan field-field yang akan ditampilkan di dalam tabel

Gambar 2.10.4 Gambar Perancangan Tabel Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

BAB 3

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

3.1

Sejarah Singkat Hotel Danau Toba International (HDTI)

Ide untuk mendirikan perusahaan dan menjalankan usaha perhotelan lahir sebagai akibat dari surat keputusan bersama Menteri Keuangan Republik Indonesia dan Menteri Perhubungan Republik Indonesia. Setelah mempelajari dokumendokumen yang ada pada surat keputusan tersebut dan mendengar keterangan yang di kirim dari pihak yang berkompeten, maka diambil kesimpulan bahwa usaha perhotelan untuk masa ini dan yang akan datang merupakan usaha yang menguntungkan dan mempunyai aspek sosial yang lebih luas. Hal di atas menjadi latar belakang didirikannya usaha perhotelan oleh keluarga DR. TD. PARDEDE. Secara berturut-turut didirikan beberapa hotel yang kesemuanya

tergabung

dalam

satu

grup,

dengan

nama

PARDEDE

INTERNATIONAL HOTEL GROUP (PIHG), yang unit-unitnya terdiri dari:

1. Hotel Danau Toba Internasional Medan, yang berlokasi di Jl. Imam Bonjol No.17 Medan 2. Pardede International Medan, yang berlokasi di Jl. Ir. H. Juanda No. 14 Medan


3. Motel Danau Toba Medan, yang berlokasi din Jl. Hayam Wuruk Medan 4. New Belawan International Medan, yang berlokasi di Belawan 5. Danau Toba International Cotage Parapat, yang berlokasi di Parapat 6. Hotel Danau Toba International Berastagi, yang berlokasi di Berastagi 7. Hotel Danau Toba International Tebing Tinggi, yang berlokasi di Tebing Tinggi 8. Jhon’s Pardede International yang berlokasi di Jakarta. Hotel Danau Toba International mulai di buka secara resmi untuk umum mulai tangggal 10 Juni 1972, dengan General Manager pertama bernama Stanley Alision yang berasal dari London.

3.2 Bidang Kegiatan Instansi

HDTI adalah hotel bertaraf Internasional atau bintang lima yang bergerak di bidang pelayanan jasa penginapan. Hotel ini menyediakan 271 kamar. HDTI memiliki tipe-tipe kamar sebagai berikut: 1. Kamar tipe Moderat 2. Kamar tipe Luxury 3. Kamar tipe Deluxe 4. Kamar tipe Suite 5. Kamar tipe Executive Suite 6. Kamar tipe Junior President Suite 7. Kamar tipe President Suite. Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

Dari setiap tipe kamar yang dimiliki, masing-masing tipe berbeda dalam tatanan Interior dan Fasilitas serta biayanya. Pihak HDTI terus melakukan peningkatan dari waktu ke waktu. Peningkatan diutamakan dalam hal pelayanan bagi setiap tamu yang berkunjung maupun menginap. HDTI memiliki sebuah departemen atau bagian pengelolahan data dan informasi yang sering disebut ELECTRONIC DATA PROCESSING (EDP) Departemen, dan di EDP Departemen inilah PKL dilaksanakan.

3.3

Struktur Organisasi Hotel Danau Toba Internasional (HDTI) Medan HDTI memiliki model dan bagian struktur organisasi yang menjelaskan

adanya suatu kepengurusan dan tanggung jawab dari setiap departemen yang ada dalam hotel ini, pengoperasiannya dipimpin oleh General Manager, yang memiliki tugas sebagai berikut: 1.

Mengoordinasikan dan mengawasi semua bagian yang ada dalam unit Hotel

2.

Mengambil suatu keputusan yang baik

3.

Membuat peningkatan pada setiap staf dan pegawai yang kurang disiplin

4.

Memutasikan staf dan pegawai yang tidak mematuhi peraturan yang ada di perusahaan tersebut.

Adapun model dari struktur organisasi yang diterapkan di hotel ini adalah madel struktur Organisai Garis dan Staf, dan bentuk dari bagan strukturnya ditunjukkan dalam gambar berikut: Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

Hotel ini merupan salah satu unit dari Pardede International Hotels Group (PIHG) yang mempunyai hubungan yang sangat dalam dengan TD. PARDEDE Company. Dalam struktur organisasi ini, sebagai pemimpin yang tertinggi adalah ketua Board of Director (BOD). Dalam melaksanakan tugasnya, Ketua BOD dibentuk oleh beberapa biro direksi yang terdiri dari: 1. Biro Kesekretariatan Biro ini bertugas melaksanakan segala sesuatu yang berhubungan dengan kesekretariatan. 2. Biro Accounting Biro ini bertugas mencatat transaksi yang terjadi di dalam menyusun laporan keuangan. 3. Biro Budgetting Biro ini bertugas menyusun dan mengawasi budgetting untuk unit dari group perusahaan. 4. Biro Pembelian Biro ini bertugas mengadakan pembelian barang-barang dari dalam dan luar negeri sesuai dengan pesanan masing-masing unit. 5. Biro Auditing Biro ini bertugas memeriksa dan mengawasi semua pencatatan transaksi dari semua unit perusahaan. 6. Biro Teknik Biro ini bertugas mengatur, mengawasi, dan memperbaiki mesin-mesin dan alat-alat lain yang berhubungan dengan mesin di dalam perusahaan.


7. Biro Dekorasi Biro ini bertugas mengatur tatanan ruang setiap kamar dan juga mengatur tatanan suatu ruang pertemuan (Hall) sesuai dengan tema dari setiap acara yang diadakan, bukan hanya pada Hotel Danau Toba International saja melainkan hotel yang tergabung dalam (PIHG). 8. Biro Umum Biro ini bertugas membahas dan menangani masalah keamanan, hukum, dan hubungan masyarakat. Masing-masing perusahaan di pimpin oleh Presiden Direktur dan diberikan hak otonom oleh ketua BOD dalam memimpin perusahaan tersebut.

3.4

Fasilitas–Fasilitas Hotel Danau Toba International Medan

Hotel Danau Toba International Medan adalah salah satu hotel bertaraf International berbintang empat di kota Medan. Adapun syarat–syarat agar suatu hotel di kategorikan sebagai hotel berbintang empat adalah memiliki fasilitas– fasilitas yang memadai. Oleh karena itu, Hotel Danau Toba International Medan mempunyai beberapa fasilitas yang menunjang sehingga dapat dikategorikan sebagai hotel berbintang empat dan bertaraf International. Adapun fasilitas– fasilitas di HDTI Medan adalah sebagai berikut: 1. Guest Room sebanyak 271 kamar 2. Sebuah Restoran bernama Cafe Terrace Restaurant 3. Sebuah Lobby Bar 4. Sebuah Restoran bernama Matsukaze Restaurant Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

5. Sebuah Restoran Jawa 6. Sebuah Kitchen (dapur) umum 7. Sebuah Kitchen Karyawan 8. Sebuah Room Service 9. Sebuah Bar bernama The Tavern 10. Sebuah Kafe Tobasa 11. Sebuah Kafe Dangdut Interntional 12. Sebuah Kafe bernama Rock Café 13. Sebuah Family Karaoke 14. Sebuah Bilyard Centre 15. Sebuah piano Lounge 16. Sebuah Fitness Centre 17. Sebuah Video Rental 18. Sebuah Salon 19. Tiga buah toko tempat pembelian cinderamata bernama Taj Mahal 20. Sebuah Banquette 21. Sebuah Laundry & Dry Cleaning 22. Sebuah Linen 23. Bus Pariwisata 24. Tiga buah Chartered 25. Sebuah Poliklinik 26. Airport Taxi 27. Parking Area 28. Travel Agent. Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

3.5

Tarif Kamar di HDTI Medan

Salah satu informasi yang dibutuhkan oleh tamu maupun calon tamu yang ingin menginap di HDTI adalah tarif kamar. Tarif kamar berbeda pada hari Minggu sampai dengan Kamis dengan hari Jumat sampai dengan hari Sabtu. Tarif kamar untuk hari Jumat sampai dengan hari Sabtu lebih tinggi dari pada tarif untuk hari Minggu sampai dengan hari Kamis, karena pada saat itu merupakan akhir Minggu, di mana banyak tamu yang akan menginap di hotel. Tarif kamar yang berlaku pada saat ini dapat kita lihat pada tabel berikut.

3.5.1 Tabel Tarif Kamar Hotel

Hari Minggu s.d. Kamis

Hari Jumat s.d. Sabtu

(Rupiah)

(Rupiah)

Jenis Kamar

Moderate

289.000

317.900

Luxury

299.000

328.900

Deluxe

315.000

346.500

Suite

435.000

478.500

Executive Suite

500.000

550.000

Junior Suite

535.000

588.500

1.546.000

1.546.000

110.000

110.000

President Suite Extra Bed


3.6

Fungsi, Tugas dan Wewenang 1. General manager General Manager dalam hal ini mempunyai tugas sebagi berikut: a.

Memimpin dengan baik operasional perusahaan

b.

Mengoordinir dan mengawasi semua bagian-bagian yang ada dalam unit hotel yang dipimpinnya

c.

Mengambil keputusan yang bijak dan baik

d.

Membuat peningkatan pada setiap staf dan pegawai yang kurang disiplin

e.

Menyusun rencana dan kebijaksanaan yang baik untuk memajukan perusahaan

f.

Mewakili perusahaan di dalam instansi pemerintah, perusahaan swasta dan pihak lain yang terkait di dalamnya.

2. Assistant General Manager General Manager dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Assisten General Manager. Asisten General Manager mempunyai tugas: a.

Untuk

membantu

General

Manager

dalam

memperlancar

pekerjaannya b.

Mewakili General Manager bila tidak ada ditempat

c.

Mengganti General Manager apabila berhalangan untuk datang atau sedang berpergian keluar kota.


3. Secretary Secretary bertugas membantu General Manager dan Asisten General Manager dalam menjalankan tugas. Tugasnya yaitu: a.

Menerima tamu yang datang dan menanyakan keperluan tamu tersebut

b.

Menerima surat

yang masuk dan menangani masalah dan

kepentingan dari surat tersebut c.

Membuat surat keluar dan memberikan nomor pada surat yang akan dikeluarkan tersebut.

4. Duty Manager Duty Manager mempunyai tugas sebagai berikut: a.

Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

b.

Bertanggung jawab atas bagian yang dibawahinya

c.

Mengawasi hasil kerja bagian yang dibawahinya.

5. Accounting Department Accounting Department mempunyai tugas sebagai berikut: a.

Mengkoordinir dan mengawasi keuangan yang masuk dan keluar

b.

Mencatat setiap transaksi keuangan yang terjadi

c.

Menyusun laporan keuangan

d.

Membuat daftar gaji karyawan.


Accounting membawahi departemen dan membawahi beberapa bagian yaitu: Chief Accounting, Book Kipper, Administration, Internal control, Nite Auditor, central, Credit Manager.

5. EDP Department EDP Department mempunyai tugas sebagai berikut: a.

Membuat sistem komputerisasi yang dibutuhkan oleh setiap department dan juga oulet-outlet pada hotel

b.

Menjaga aliran data pada sistem jaringan

c.

Merawat komputer dan peralatan-peralatan computer

d.

Memberikan pengarahan dan pelatihan kepada pegawai, tentang penggunaan sistem komputer yang digunakan. Sebelumnya EDP berada pada satu department yaitu Accounting

Departement akan tetapi dengan semakin berkembangnya zaman dan ilmu teknologi serta semakin besarnya usaha perhotelan DR. TD. PARDEDE di Medan, jadi EDP dipisah dan di buat menjadi satu departemen.

6. Front Office Department Front Office adalah satu bagian yang ada di hotel yang terletak di bagian terdepan hotel yang merupakan pintu dan sumbu dari hotel. Front Office Department yang pertama kali dilihat oleh tamu apabila masuk. Front Office mempunyai tugas sebagi berikut: a.

Melayani tamu-tamu yang kan menginap di hotel dan memberikan pelayanan informasi sebaik-baiknya


b.

Melayani tamu-tamu yang akan meninggalkan hotel

c.

Merupakan

tempat

penyimpanan

beberpa

unit

kerja

yang

berhubungan antara satu dengan yang lain. Unit-unit kerja tersebut adalah: A. Reservation Bagian ini mempunyai tugas untuk melayani tamu yang memesan kamar secara tidak langsung atau tidak berhadapan dengan pemesan tetapi dilakukan dengan melalui telepon. B. Reception Section Adapun tugas dan tanggung jawab Reception adalah: a. Menerima dan melayani tamu apabila telah tercapai kesepakatan dalam penjualan kamar, maka tamu di minta untuk

mengisi formulir pemesanan kamar, kemudian

reception akan memberikan kunci kamar pada tamu b. Memasukkan data-data tamu ke dalam komputer untuk pengarsipan c. Membuat laporan penjualan termasuk harga penjualannya dan menangani pesanan dari dan untuk tamu hotel pesan yang masuk dicatat

di message formulir untuk kemudian

diteruskan kepada yang bersangkutan.

C. Info Section Tugasnya adalah untuk memberikan informasi secara umum tentang fasilitas hotel. Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

D. Uniform Section Mempunyai tugas sebagai berikut: a. Membuka pintu untuk tamu pada saat tamu masuk dan keluar b. Mengantar tamu ke reception c. Mengantar tamu menuju kamar yang dipesan.

7. Food & Beverage Department Food & Beverage Department adalah bagian yang mengurus masalah hidangan dan menu yang tersediakan di hotel. Baik itu hidangan untuk tamu-tamu yang menginap di hotel maupun tamu-tamu umum yang datang ke hotel. Bagian ini mempunyai tugas sebagai berikut: a.

Bertanggung jawab kepada General Manager

b.

Bertanggung jawab atas bagian yang berada di bawah naungannya

c.

Mengawasi operasi setiap bagian yang ada dibawahnya

d.

Memeriksa hasil penjualan ke Accounting Department.

8. Purchasing Department. Purchasing Department mengurus masalah bahan-bahan yang dibutuhkan setiap bagian yang ada di hotel. Tugas dari Purchasing Department ini adalah: a.

Bertanggung jawab terhadap pengadaan bahan-bahan makanan dan minuman

b.

Bertanggung jawab terhadap pengadaan keperluan bangunan dan mesin-mesin yang dibutuhkan oleh perusahaan.


9. House Keeping Department House Keeping Department merupakan salah satu bagian di hotel yang fungsinya sangat besar karena menyangkut kebutuhan-kebutuhan tamu di dalam hotel. a.

Bertanggung jawab atas persiapan kamar untuk tamu baik kebersihan dan perlengkapannya

b.

Bertanggung jawab terhadap pengatur linen untuk tamu.

10. Maintenance Department Maintenance Department adalah bagian yang melakukan pemeliharaan terhadap peralatan yang meliputi pengoperasian dan perawatan mesin dalam perusahaan.

11. Personal Department Dalam melaksanakan tugasnya Personal Department bertanggung jawab kepada General Manager melalui Duty Manager. Tugas-tugasnya adalah sebagai berikut: a.

Melaksanakan test dan interview bagi pelamar

b.

Menjabarkan kebijaksanaan perusahaan dalam rangka pembinaan dan pengembangan karyawan

c.

Membuat anggaran tenaga kerja secara menyeluruh


d.

Mewakili General Manager untuk menyelesaikan segala masalah yang menyangkut tenaga kerja pada department tenaga kerja serta kepada instansi terkait

e.

Melakukan pembinaan tenaga kerja melalui kegiatan in House Training.

12. Security Department Security Department adalah bagian yang bertugas mengawasi dan bertanggung jawab atas keamanan tamu hotel dan area hotel.

13. Sales & Marketting Departement Sales & Marketting Departement adalah bagian yang bertugas dalam penjualan dan pemasaran produk dan jasa kepada para tamu hotel.

14. Management Financial Departement Departement ini bertugas mengatur dan mengawasi arus keuangan perusahaan.

15.

Fitness Departement Merupakan departement yang mengurusi bidang kesehatan jasmani yaitu

olah raga dan kebugaran.


16. Loundry Departement Departement ini betanggung jawab terhadap setiap pakaian tamu yang dititipkan dan terhadap sebagian perlengkapan perusahaan seperti handuk, sprei, tempat tidur, dan lain-lain.


BAB 4

PERANCANGAN SISTEM

4.1 Rancangan Database

Database adalah kumpulan dari data yang berhubungan antara satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam system komputerisasi. Adapun perancangan database mengenai sIstem informasi ini diperlukan beberapa tabel database yaitu sebagai berikut: 1. Kamar 2. Pesanan 3. Check In 4. Check Out


Tabel 4.1.1 Kamar Field Name

Type Data

Size

Indexed Yes

Description

No_Kamar

Text

4

Type_Kamar

Text

20

Tipe Kamar

Tarif

Currency

9

Tarif Kamar

Lantai

Text

2

Lantai

Kode_Fas

Text

2

Yes

Nomor Kamar

Kode Fasilitas

Tabel 4.1.2 Reservasi Field Name

Type Data

Size

Indexed

No_Psn

Text

7

Yes

Tgl_Psn

Date

8

Tanggal Pesan

No_Tamu

Text

3

Nomor Tamu

Nama_Tamu

Text

25

Nama Tamu

Alamat

Text

30

Alamat

Jenkel

Text

1

Jenis Kelamin

Telp

Text

12

Telepon

Asal_Neg

Text

15

Asal Negara

No_Kamar

Text

4

Tgl_Check_In

Date

8

Tanggal Check In

Currency

8

Deposit

Deposit

Yes

Description Nomor Pesan

Nomor Kamar


Tabel 4.1.3 Check In Field Name

Type Data

Size

Indexed

No_Reg

Text

8

Yes

Nomor Registrasi

No_Psn

Text

7

Yes

No. Pesan

Jam_Check_In

Text

6

Jam Check In

Currency

8

Deposit

Deposit

Description

Tabel 4.1.4 Check Out Field Name

Type Data

Size

Indexed

Description

No_Reg

Text

8

Yes

Tgl_Check_Out

Date

8

Tanggal Check Out

Lama_Inap

Integer

2

Lama Menginap

Biaya_Kmr

Currency

8

Biaya Kamar

Biaya_Fas

Currency

8

Biaya Fasilitas

Total_Biaya

Currency

8

Total Biaya

Nomor Registrasi

4.2 Rancangan Antar Muka Desain dialog merupakan tampilan menu utama dimana berisikan sistem informasi yang akan diinput dan hasil dari sistem atau output. Adapun desain dialog penulis adalah sebagai berikut :


a. Menu File MENU UTAMA FILE

TRANSAKSI

LAPORAN

Kamar Reservasi Exit

Gambar 4.2.1 Desain Menu File

b. Menu Transaksi MENU UTAMA FILE

TRANSAKSI

LAPORAN

Check In Check Out

Gambar 4.2.2 Desain Menu Transaksi


c. Menu Laporan MENU UTAMA FILE

TRANSAKSI

LAPORAN Check In Check Out

Gambar 4.2.3 Desai Menu Laporan d. Desain Input Desain masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi. Hasil dari sistem informasi tidak lepas dari data yang dimasukkan. Adapun desain input yang penulis buat adalah sebagai berikut :

Input Data Kamar No. Kamar Tipe Kamar Tarif Lantai

Gambar 4.2.3 Desain Input Kamar

Fasilitas Tambah Simpan Hapus


Gambar 4.2.4 Desain Input Data Kamar

Input Data Reservasi No. Pesan Tanggal Pesan Nama Tamu Alamat Jenkel Telp Asal Negara No. Kamar Tgl Check In Deposit

Gambar 4.2.5 Desain Input Data Reservasi

G Tambah Simpan Hapus

Gambar 4.2.5 Desain Input Data Reservasi

Input Data Check In No. Registrasi No. Pesan Tgl Check In Deposit Tambah Simpan Hapus Print Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

Gambar 4.2.6 Desain Input Data Check In

Input Data Check Out No. Registrasi Tgl Check In LamaGambar Inap 4.2.7 Desain Input Check Out Biaya Kamar 4.3 Data Flow Diagram (DFD) Biaya Fasilitas Total Biaya

Tambah Simpan Hapus

Gambar 4.2.7 Desain Input Data Check Out

4.3 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbol-simbol) untuk menggambarkan arus dari data sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. Adapun data flow diagram yang penulis ajukan, yaitu :


Bell Boy

FRONT OFFICE

Data Kamar

TAMU

Data Check In Data Check Out Data Pesanan

Data Pesanan

Data Tagihan

SISTEM INFORMASI PEMASARAN KAMAR

Laporan

Pimpinan

Kasir

Gambar 4.3.1 Data Flow Diagram (DFD) Konteks


Bell Boy

FRONT OFFICE

TAMU

Data Check In Data Check Out Data Pesanan

Laporan Tagihan

Data Pesanan Data Kamar

1 Input Data

Data Check In

Data Check Out

Data Kamar

Data Check Data Pesanan

Out

Pesanan Kamar Data Pesanan

Check In

Data Kamar

Data Check In

2 Pembuatan Laporan

Data Tagihan Laporan Laporan Tagihan

Pimpinan

Kasir

Gambar 4.3.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0


BAB 5

IMPLEMENTASI SISTEM

Analisa merupakan tahap pengumpulan data, mengelolanya serta menghasilkan sebuah laporan analisa yang akan dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan pelaksanaan proyek pembangunan sistem dan sebagai referensi dalam perancangan sistem. Setelah analisa dilakukan, maka akan dilanjutkan pada tahap perancangan yang telah dibahas pada bab sebelumnya.

5.1 Pengertian Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah langkah-langkah atau prosedur yang dilakukan dalam menyelesaikan desain sistem yang telah disetujui untuk menguji, menginstal, dan memulai sistem baru yang diperbaiki.

5.2

Tujuan Implementasi Sistem

Dari defenisi diatas jelaslah bahwa sebelum sistem dilakukan diperlukan implementasi sistem. Untuk lebih jelasnya, maka penulis akan memberikan penjelasan mengenai tujuan daripada implementasi sistem, yaitu : Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

1. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen sistem yang disetujui. Menyusun dokumen-dokumen baru atau dokumen yang diperbaiki. 2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedurprosedur yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui. 3. Memastikan bahwa pemakai (user) dapat mengoperasikan sistem baru dan melatih pemakai. 4. Memperhitungkan bahwa sistem memenuhi permintaan yaitu dengan menguji sistem secara menyeluruh. 5. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan dengan baik, yaitu dengan membuat rencana, mengontrol dan melakukan instalasi baru secara benar.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan implementasi sistem adalah: a. Menyelesaikan desain sistem. b. Mendapatkan software dan hardware. c. Menulis, menguji, mengontrol dan mendokumentasikan program. d. Menyelesaikan manual pemakai e. Mendapatkan persetujuan.

5.3 Spesifikasi Sistem

Untuk menjalankan sistem, kita perlu mengetahui perangkat apa saja yang akan mendukung dalam proses program dan data. Perangkat komputer yang dibutuhkan yaitu: Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

d. Perangkat Keras (Hardware) Penggunaan perangkat keras yang baik akan mempengaruhi cepat lambatnya proses program yang dijalankan dan yang dihasilkan. Kebutuhan hardware merupakan mesin utama dalam penggunaan komputer, bekerja dengan bantuan sistem informasi. e. Perangkat Lunak Untuk mendukung sistem kerja dari hardware maka diperlukan juga software didalamnya. Kebutuhan ini menyangkut segala jenis instruksi yang mengarah pada komputer untuk menjalankan suatu program. f. Pemakai (Brainware) Dalam mengolah suatu program diperlukan tenaga sumber daya manusia yang akan menjadikan program tersebut dapat berjalan dengan baik dan efisien. Tenaga sumer daya manusia yang akan dibutuhkan adalah sebagai berikut: 1. Sistem analis, yaitu seorang professional yang bergerak di bidang pengembangan sistem yang akan membentuk dan membangun fasilitas desain sistem. 2. Programmer, yaitu seorang yang akan menyusun instruksi pada komputer agar dapat digunakan oleh pemakai serta merancang antar muka pemakai pada program. 3. Operator, yaitu seorang yang akan menangani secara langsung pengolahan data dalam ruangan komputer. 4. Data entry operator, yaitu orang yang akan melakukan pengurusan terhadap data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan data, perekaman Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

data kedalam komputer hingga pemeriksaan dan pengiriman informasi yang dihasilkan oleh komputer. Seorang operator yang bertugas mengoperasikan program yang telah tersedia seharusnya memahami program yang tersedia agar program dapat berjalan dengan baik dan hasilnya akan sesuai yang diharapkan oleh pemakai.

5.4 Pengujian dalam Implementasi Aplikasi

Dalam tahap ini biasanya implementasi aplikasi telah selesai diperiksa dan diuji. Pengujian ini bertujuan untuk memastikan aplikasi yang telah dibuat. Beberapa tingkatan pengujian sebelum mengimplementasikan aplikasi, yaitu: 1. Pengujian Aplikasi Tingkatan ini menguji aplikasi yang telah dibuat untuk memperhitungkan bahwa setiap kelompok tersebut memenuhi spesifikasi aslinya.

2. Pengujian Integrasi Menguji

setiap

kelompok

logika,

modul-modul

program

untuk

memperhitunkan bahwa setiap kelompok tersebut memenuhi spesifikasi fungsi logika tersebut.

3. Pengujian Penerimaan Pengujian ini bertujuan untuk mempertimbangkan bahwa semua komponen dalam sistem baru berada dalam keadaan memuaskan.

4. Pengujian Operasi dan Pengujian Lingkungan Friska O. Sitompul : Sistem Informasi Front Office Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 Di Hotel Danau Toba Internasional Medan, 2009.

Pengujian ini adalah aplikasi yang telah dibuat kemudian dicoba ke lingkungan yang sesungguhnya untuk memperhitungkan bahwa semua peralatan baru dan faktor-faktor lain dalam lingkungannya tersebut.

5. Pengujian Bagian Dalam pengujian ini biasanya pengujian dilakukan ke setiap modul program untuk memperhitungkan bahwa setiap modul program tersebut memenuhi spesifikasinya.


BAB 6

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang diperoleh oleh penulis adalah : 1.

Dengan adanya sistem komputerisasi, data-data mengenai tamu akan lebih aman tersimpan dan laporan yang dihasilkan lebih baik tampilannya.

2.

Dengan menggunakan sistem informasi pengunjung yang dirancang dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dapat

mengefisienkan waktu sehingga

menghasilkan kerja yang maksimal. 3.

Bahasa pemrograman Visual Basic merupakan sarana untuk mengolah database yang terstruktur dan berkemampuan tinggi dalam mengolah file yang berkapasitas besar.

4.

Seagate Crystal Report 7.0 sangat membantu user untuk membuat laporan yang dibutuhkan sesuai dengan data yang ada.


6.2 Saran

Dari kesimpulan diatas, penulis memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat berguna bagi perusahaan dimasa yang akan datang. 1.

Dengan adanya sistem informasi pengunjung ini, maka disarankan adanya pengembangan lebih lanjut untuk merancang sistem yang lebih baik dan kompleks sesuai dengan kebutuhan.

2.

Untuk memudahkan pegawai dan pimpinan dalam membuat kebijakan dan keputusan sesuai dengan tujuan yang diharapkan, sebaiknya digunakan sistem pengolahan data yang berbasis komputer.

3.

Penggunaan komputer hendaknya lebih diberdayakan sehingga kegunaan komputer pada instansi tersebut tidak terbatas sebagai alat ketik.


DAFTAR PUSTAKA

Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta Setiawan, Agung. 2003. Pengantar Sistem Komputer. Bandung: Informatika Bandung Sembel, Roy. 1997. Manajemen Bisnis. Jakarta : Rineka Cipta Kroenke. 2003. Dasar-dasar, Desain dan Implementasi Database Processing. Jakarta: Erlangga Iskandar Pohan, Husni, Bahri, Saiful dan Kusna Sriyanto. 1997. Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga Pardosi, Mico. 2003. Visual Basic 6.0. Surabaya: Dua Selaras


SISTEM INFORMASI FRONT OFFICE MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN TUGAS AKHIR FRISKA O. SITOMPUL

Recommend Documents