SISTEM INFORMASI ADMINITRASI SEKOLAH SMAN 1 NGLAMES MADIUN MENGGUNAKAN JAVA
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh
Andik Widyatmoko 06.11.1272
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
INFORMATION SYSTEMS ADSMINITRASI SMAN 1 NGLAMES MADIUN USING JAVA SISTEM INFORMASI ADMINITRASI SEKOLAH SMAN 1 NGLAMES MADIUN MENGGUNAKAN JAVA Andik Widyatmoko Abas Ali Pangera Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Information Systems Adsminitrasi SMAN 1 Nglames Madiun using JAVA language. An information system in the form of data recording and processing of student, teacher or employee, and financial data. Data collection in high school adsminitrasi 1 Nglames Madiun still use manual data collection, resulting in less effective if in high school Adsminitrasi 1 Nglames Madiun. Adsminitrasi system SMAN 1 Nglames Madiun using the Java language. This application is a desktop application that is connected to the database as a data storage medium. Applications created using the Java programming language, the MySQL database server. With dibuatnaya adsminitrasi system can facilitate and make performance school activities become more safe, effective, and efficient Keywords: Information System, Adsminitrasi
1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemajuan diberbagai bidang teknologi terutama kamajuan teknologi informasi dan computer, mendorong munculnya berbagai inovasi baru dalam penyajianinformasi untuk memenuhikebutuhan informasi.Dalam instasi pendidikan selalu membutuhkan system untuk mengumpulkan , mengolah, menyimpan, melihat kembali , dan menyalurkan informasi. Informasi merupakan salah satu sarana yang dapat membantu dalam kegiatan tersebut. Hasil sistem informasi berdasarkan komputer akan mempunyai nilai lebih daripada sisitem yang diolah secara manual. Sistempengolahan data adsminitrasi Sekolah yang ada pada SMAN 1 Nglames Madiun masih manual, tidak efisien dengan kata lain dengan adanya Sistem pengolahan data dengan komputer, pengolahan data pada SMAN 1 Nglames Madiun dapat menghasilakan informasi , cepat, tepat, akurat. 2 LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya atau elemen.Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul
bersama-sama
menyelesaikan suatu sasaran tertentu.“
untuk
melakukan
suatu
kegiatan
untuk
1
2.2 Pengertian Administrasi Sekolah Administrasi keuangan dapat didefinisikan sebagai proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. Sistem informasi administrasi sekolah adalah sistem yang didisain untuk kepentingan pengolahan administrasi sekolah 2.3 Pemrograman Database Definisi dari database adalah kumpulan dari beberapa data dalam jumlah banyak, saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu (Riyanto, 2003). Database secara global terdiri dari kumpulan tabel yang berisi baris dan kolom. Tiap baris dan tabel mewakili satu unit data yang disebut dengan record dan kolom di dalam tabel (disebut dengan field) merupakan keterangan dari masingmasing record. 1
Jogiyanto HM.Analisis dan Disainsistem informasi pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis (Yogyakarta. Andy offset. 1990). Hal 1-2 1
Pemrograman database merupakan kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan kemudahan dalam melakukan manajemen dan akses ke sebuah database (Riyanto, 2003). Pemrograman sebuah database banyak dilakukan dengan menggunakan bahasa yang disebut dengan Structured Query Language (SQL). Selain SQL, pemrograman database juga meliputi manipulasi objek-objek database, analisa query, dan juga interaksi database dengan Open Database Connectivity (ODBC). 2.4 Perangkat lunak yang digunakan 2.4.1 Sistem Operasi Dalam hal ini sistem operasi yang digunakan adalah sistem operasi Microsoft Windows XP Professional Service Pack 3 2.4.2 JAVA Java adalah bahasa yang dikembangkan oleh Sun dengan tujuan menciptakan sebuah bahasa pemrograman yang dinamis dan berorientasi objek,dan dapat dijalankan pada berbagai platform sistem operasi. 2.4.3 Netbeans Netbeans adalah IDE (Integrated Development Enterprise) open source yang ditulis sepenuhnya dengan pemograman bahasa Java. NetBeans 6,5 mendukung pengembangan semua tipe aplikasi Desktop professional,enterprise, web, dan aplikasi mobile. 2.4.4 iReport iReport adalah sebuah tool yang digunakan untuk membuat design laporan pada JasperReports. 2.4.5 XAMPP XAMPP adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Visi dan Misi VISI: UNGGUL
DALAM
IPTEK,
TANGGUH
DALAM
IMTAQ
BERWAWASAN
LINGKUNGAN MISI: 1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif sehingga setiap siswa berkembang optimal sesuai profesi yang dimiliki.
2
2. Menumbuhkan penghayatan terhadap nilai agama, budaya dan hukum sehingga menjadi sumber kearifan dalam bertindak. 3. Mendorong tumbuhnya semangat kualitas dan kompetisi yang sehat kepada seluruh warga sekolah secaraa intensif. 3.1.3 Profil Sekolah 1. Nama Sekolah : SMAN 1 Nglames 2. Alamat
: Jalan Raya Nglames Kab. Madiun
3. No. Telepon
: 0351461150
4. Fax
: 0351461150
3.2 Analisa Sistem 3.2.1 Analisis Pieces Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi dalam hal sistem Administrasi Seekolah SMAN 1 Nglames. Selanjutnya dapat dilakukan suatu analisis dengan menggunakan metode Analisis PIECES, yaitu : a. Performance (kinerja) Tabel 3.1 Hasil Analisa Performance Hasil Analisis
Faktor Troughput
Informasi yang dibutuhkan tidak bisa segera ditampilkan karena harus memilah dari banyak catatan dan arsip itupun tak luput dari kesalahan baca atau hitung. Pencarian data siswa dan pencatatan pada kartu pembayaran membutuhkan waktu kurang lebih 2 menit per siswa
Response
Banyak waktu terbuang saat harus menyajikan informasi yang diminta karena banyaknya data yang harus dicari dalam bentuk catatan-catatan
time
buku dan arsip-arsip yang menumpuk.
b. Information (informasi) Tabel 3.2 Hasil Analisa Information Faktor
Hasil Analisis
Akurat
Terkadang masih ada kesalahan dalam proses penyajian informasi karena masih dilakukan dengan sistem manual. Contohnya adalah rincian pembayaran tidak disampaikan secara mendetil sehingga menimbulkan kesalahan persepsi.
3
Relevan
Informasi yang dihasilkan kurang sesuai relevansinya dengan kebutuhan pengguna yang ada karena tidak adanya pembatasan akses. Dalam sistem harus ada informasi yang tepat untuk para operator, informasi yang tepat untuk kepala keuangan dan untuk siswa.
Tepat
Sering terjadi keterlambatan dalam pencarian data untuk mendapatkan
Waktu
informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan, sehingga keputusan yang diambil tidak sesuai dengan keadaan
c. Economy (ekonomi) Tabel 3.3 Hasil Analisa Economy Faktor
Hasil Analisis
Biaya
Masih banyak mengeluarkan biaya dalam pencatatannya yang menggunakan sistem manual karena melakukan pencatatan banyak menggunakan kertas
d. Control (kontrol) Tabel 3.4 Hasil Analisa Control Faktor
Hasil analisis
Kontrol
Kontrol terhadap jumlah pembayaran tidak ada sehingga tidak dapat
Sistem
diketahui sewaktu-waktu berapakah siswa yang telah membayar SPP maupun yang belum membayar.
e. Effisiency (efisiensi) Tabel 3.5 Hasil Analisa Effisiency Faktor
Hasil Analisis
Jumlah sumber daya
1. Banyak kertas yang digunakan sebagai data atau dokumen.
yang digunakan
2. Banyaknya orang yang mengurus pencatatan data transaksi
f. Service (servis) Tabel 3.6 Hasil Analisa Service
Faktor
Hasil Analisis
Proses
Pelayanan terhadap
Pelayanan
mengalami ketidaknyamanan karena mengakibatkan siswa terlambat
siswa
mengikuti jadwal pelajaran.
4
mengenai
pembayaran yang
ada
3.3 Perancangan Sistem 3.3.1 Sistem Flowchart (Bagan Alir)
5
Data Flow Diagram
6
Relasi Antar Tabel
Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel 4. Implementasi dan Pembahasan
4.1 Implementasi 4.1.1 Uji Coba Sistem 4.1.1.1 White Box Testing
Pengujian ini melihat dari tampilan yang menampilkan pesan error yang disebabkan karena penggunaan variable, parameter atau bisa juga disebabkan kesalahan baris-baris query yang tidak sesuai logika pemrograman 4.1.1.2 Black Box Testing
Pengujian ini memfokuskan pengecekan program pada permasalahan output dari listing program.pada Sistem ini. 4.1.2 Manual Program Aplikasi Sistem Adsminitrasi Sekolah ini di lengkapi menu Bantuan manual / Help. Sehingga User dapat memanfaatkannya untuk menggunakan Aplikasi ini.
7
4.1.3 Manual Instalasi Aplikasi ini adalah SIAS.msi, open, di teruskan mengikuti proses instalisasi sampai selesai. Hasil Instalnya SIAS.exe. cari di halaman Desktop computer, atau di menu program. Dumping database : 1. Buka web browser Anda dan ketikkan http://localhost/phpmyadmin/ Pastikan WebServer MySQL sudah terpasang di PC Anda. 2.
Buat database bernama sia
3.
Selanjutnya pilih tab Import, dan cari file sia.sql yang berada di folder installasi SIAS (Program Files> javamo> SIAS).
4.1.4 Pemeliharaan Sistem Untuk membuat sistem yang baik dan bebas dari masalah, maka perlu dilakukan pemeliharaan sistem. Pemeliharaan pada sistem dalam hal ini adalah backup database, Repair database 4.2 Pembahasan 4.2.1 Pembahasan Listing Program Dengan cukup banyak kode program dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Adsminitrasi Sekolah , maka untuk memudahkan dalam menjelaskan pembahasan program atau coding, akan membahas coding pada beberapa kelas saja Kelas Main.java Kelas DBConnection.java package administrasi.connection; import administrasi.gui.setting.DialogDatabase; …………… public class DBConnection { private Connection connection;private String server; private String database; private String username;private String password; public DBConnection() { try {Class.forName("com.mysql.jdbc.Driver"); connect(); } catch (ClassNotFoundException ex) { OptionPane.showErrorMessage(ex); }}
8
try { load(); String url = "jdbc:mysql://" + getServer() + "/" + getDatabase(); this.connection = DriverManager.getConnection(url, getUsername(), getPassword()); } catch (SQLException ex) { new DialogDatabase(null, true).setVisible(true); OptionPane.showWarningMessage("Silakan restart program"); System.exit(0); } } ……………………………………. } }…………………………………… }
Kelas DBConnection.java ini merupakankelas yang mempunya untuk koneksi ke data base. Disini koneksi penghubungnya berupa yang di berinama config.xml 4.2.2 Pembahasan Basis Data Data Base dalam Sistem Adminitrsi Sekolah ini bernama sia. Di dalam database terdiri dari 12 tabel yaitu: tahunajaran, identitassekolah, jabatan, kelas, siswa, pegawai, user, detailsiswa,
detailpegawai,masterpembayaran,
pembayaran,
program yang digunakan dalam aplikasi ini yaitu; Membuat Data base sia CREATE TABLE IF NOT EXISTS `siswa` ( `idSiswa` int(10) NOT NULL, `nama_siswa` varchar(50) NOT NULL, `nisn` varchar(20) DEFAULT NULL,
`tempat_lahir` varchar(30) DEFAULT NULL, ………………………………………………., ) ENGINE=InnoDB DEFAULT CHARSET=latin1;
9
alumni
Beberapa
listing
4.2.3 Pembahasan Interface/ antarmuka program Menu Utama Menu File 1.
Menu Login
Login merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara keseluruhan 2.
Menu logout
Menu ini akan logout dari hak akses sebagai user, baik sebagai Admin maupun Operator 3.
Menu Exit
Menu ini digunakan untuk keluar dari aplikasi 2.
Menu User Menu ini digunakan untuk menginputkanndata User, terdiri dari tambah data, ubah
data, hapus data, Cari data. Hanya Admin saja yang dapat mengakses form ini. Hak Akses terdiri dari dua yaitu Admin dan operator 3.
Menu Keterangan User Menu inidigunakan untuk melihat dan mengubah data user yang sedang mengakses
sistem 4.
Menu Tahun Ajaran Menu ini digunakan untuk menginputkan data Tahun Ajaran , terdiri dari tambah
data, ubah data, hapus data, Cari data, dan mengaktifkan Tahun ajaran. Klik Aktif untuk mengaktifkan Tahun Ajaran 5.
Menu Database
Menu ini digenakan untuk mengatur Data base Menu Master Data 1.
Menu Kelas Menu ini digunakan untuk menginputkan data Kelas, terdiri dari tambah data, ubah
data, hapus data, Cari data. Data wali kelas diambil dari data pegawai, jadi data pegawai harus diisi terlebih dahulu 2.
Menu Jabatan Menu ini digunakan untuk menginputkan data Jabatan, terdiri dari tambah data, ubah
data, hapus data, Cari data. Menu Data Siswa 1.
Menu Siswa
Menu ini digunakan untuk menginputkan data Siswa, terdiri dari tambah data, ubah data, hapus data, Cari.Klik button foto untuk mengambil data foto
10
Gambar 4.1 Menu Siswa 2.
Menu Pembagian Kelas
Menu ini digunakan untuk menginputkan data Pembagian Kelas, terdiri dari tambah data, hapus data, Cari.Klik Cari untuk menampilkan data siswa 3.
Menu Detail Siswa Menu ini digunakan untuk melihat data siswa ditahun yang aktif dan sudah
mempunyai kelas. terdiri dari lihat data detail siswa, cetak data siswa berdasarkan kelas, cetak siswa berdasarkan individu siswa. klik tabel untuk menampilkan Data Detail Siswa Menu Data Pegawai 1.
Menu Pegawai Menu ini digunakan untuk menginputkan data Pegawai, terdiri dari tambah data,
ubah data, hapus data, Cari.Klik button foto untuk mengambil data foto 2.
Menu Jabatan Pegawai Menu
ini digunakan untuk menginputkan data Pembagian Jabatan, terdiri dari
tambah data, Ubah data, hapus data, Cari.Klik Cari untuk menampilkan data siswa 3.
Menu Detail Pegawai
11
Menu ini digunakan untuk melihat data Pegawai ditahun yang aktif dan sudah mempunyai Jabatan. terdiri dari lihat data detail siswa, cetak data Pegawai berdasarkan Tahun Aktif, cetak Pegawai berdasarkan individu Pegawai. klik tabel untuk menampilkan Data Detail Pegawai Menu Data Pembayaran 1.
Menu Master Pembayaran Menu ini digunakan untuk menginputkan data Master Pembayaran, terdiri dari
tambah data, ubah data, hapus data, Cari. Menu ini digunakan untuk menentukan jumlah pembayaran. pembayaran terdiri dari Pembayaran Angsuran, Pembayaran Bulanan, Pembayaran Item. 2.
Menu Pembayaran Angsuran
Menu ini digunakan untuk menginputkan data pembayaran secara mengangsur. Dilengkapi dengan cetak kwitansi
Gambar Menu 4.2 Pembayaran Angsuran 3.
Menu Pembayaran Bulanan Menu ini digunakan untuk menginputkan data pembayaran bulanan. Dibayar 12 kali
sesuai dengan bulan pembayaran. Dilengkapi dengan cetak kwitansi 4.
Menu Pembayaran Item Menu ini digunakan untuk menginputkan data pembayaran dibayar sekali sesuai
dengan Item pembayaran. Dilengkapi dengan cetak kwitansi
12
5.
Menu Laporan Data Pembayaran Menu ini digunakan untuk melihat data dan mencetak. Berdasarkan jenis
pembayaran,nama pembayaran, tanggal pembayaran, keseluruhan Kelas ataupun perkelas, dan individu Siswa 7 . Menu Data Mutasi 1.
Menu Pindah Kelas Menu ini digunakan menginputkan data pindah kelas. Pindah kelas berdasarkan
siswa,dan keseluruhan siswa di dalam satu kelas. Pilih kelas siswa yang di pindah dan tujuan kelas siswa yang di tuju 2.
Menu Naik Kelas
Menu ini digunakan menginputkan data Naik Kelas. Naik Kelas berdasarkan siswa,dan keseluruhan siswa di dalam satu kelas. Pilih Tahun Ajaran , kelas siswa yang Naik Kelas dan tujuan Tahun Ajaran , kelas siswa yang di tuju 3.
Menu Alumni Menu ini digunakan menginputkan data Alumni, dan Cetak data Alumni berdasarkan
Tahun ajaran. Pilih kelas siswa yang di pindah dan tujuan Tahun Ajaran yang di tuju, Isi juga keterangan Alumni 8 . Menu Data Utilitas 1.
Menu Backup Data Base Menu ini digunakan untuk Backup Data Base. Klik menu Backup Data Base Pilh
Directori untuk menyimpan data base. Simpan dengan nama yang di inginkan 2.
Menu Backup Data Base
Menu ini digunakan untuk Repair Data Base, tedieri dari Analizer Table, Check Table, Optimize Table, Repair Table 9 . Menu Bantuan 1.
Menu Bantuan manual
Menu ini berisi cara mengoperasikan Aplikasi Sistem Adsminitrasi Sekolah 2.
Menu Tentang kami
Menu ini berisi profil yang membuat Aplikasi Sistem Adsminitrasi Sekolah Menu Repport Menu ini digunakan untuk melakukan proses rekap dan mecetak laporan Sistem Adsminitrasi SMAN 1 Nglames Madiun . Hasil Reportnya sebagai berikut 1 . Laporan Data Siswa 1.
Cetak Data diri Siswa
13
2 . Cetak Data Pegawai 1.
Cetak Data Diri Pegawai
2. Cetak Semua Data Pegawai 3 . Cetak Data Alumni 1. Cetak Data diri Siswa Alumni 2. Cetak Data Semua Siswa Alumni 4. Cetak Kwitansi Pembayaran Angsuran 5. Cetak Kwitansi Pembayaran Bulanan
Gambar 4.2 Cetak Kwitansi Pembayaran Bulanan 6. Cetak Kwitansi Pembayaran Item 7. Cetak Pembayaran Siswa
5 Penutup 5.1 Kesimpulan Dari uraian, penjelasan dan pembahasan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “Analisis dan Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Adsminitrasi SMAN 1 Nglames Madiun” maka penyusun mengambil kesimpulan Berikut kemudahan dan kelebihan yang didapatkan :
14
1.
Proses
pencatatan
dan
pengolahan
data
Siswa,
data
pegawai,
data
Alumni,Pembayaran menjadi lebih cepat dan efisien. 2. Mampu menyajikan informasi yang lebih baik sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. 3. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian, pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan sehingga keamanan pun terjamin. 5.2 Saran Penulis menyadari bahwa Sistem Informasi Adsminitrasi SMAN 1 Nglames Madiun ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penulis memberikan beberapa saran agar sistem ini dapat dikembangkan sehingga lebih bermanfaat.maka penulis memberikan saran sebagai berikut: 1. Sebaiknya
diadakan
pelatihan
kepada
beberapa
staff
untuk
membantu
mengoperasikan Sistem 2. Sistem yang dihasilkan masih bisa dikembangkan lebih lanjut sehingga fitur-fitur yang ada bisa dilengkapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya fitur tunggakan pembayaran, fitur RAPBS. 3. Sistem yang dikembangkan dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah atau akan dikembangkan, misalnya Sistem Presensi, Sistem Informasi Akademik, dan lain-lain. DAFTAR PUSTAKA Al-Fatta, H. 2007 Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Arief, M.Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan TranscactSQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : C.V Andi Offset. Huda, Miftakhul. 2009. Membuat Aplikasi Rental Dengan Java dan MySQL. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Disain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta. : Andi Offset Bima, I. 2003, Materi Pelatihan Java Swing. http://projecttemplate.googlecode.com/files/swing-excerpt.pdf diakses 21 April 2013 http://www.bhinneka.com/search.aspx?Search=windows+xp diakses tanggal 28 Mei 2013.
15
