SISTEM DATA ONLINE ANTAR SATUAN KERJA DILINGKUNGAN KEMENAG SUMSEL
Drs. H. M. Ridwan, MM Kabag Tata usaha Kanwil Kemenag Prov. Sumsel
SISTEM DATA ONLINE ANTAR SATUAN KERJA DILINGKUNGAN KEMENAG SUMSEL • Dasar • - UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik • UU Nomor 11 Tahun 20008 tentang Informasi Transaksi Elektronik
-
Surat Keputusan Kepala Kantor Wilayah Kemenag Sumsel Nomor : Kw.06.1/4/HM.00.1/160/2011 tanggal 26 Mei 2011 tentang - Penunjukan Tim Pelaksana Pengolah Data, Berita, dan Artikel Online Satker Melalui Situs Web Kemenag Sumsel Tahun 2011 • - Surat Keputusan Kepala Kantor Wilayah Kemenag Sumsel Nomor : Kw.06.1/4/HM.00.1/159/2011 tanggal 26 Mei 2011 tentang Penunjukan Tim Pengolah Situs Web Kanwil Kemenag Sumsel Tahun 2011
TUJUAN: • Menyamakan form-form / instrumen data Kanwil Kemenag Sumsel • Menemukan pola satu form atau form yang baku dan standar untuk pendataan bagi satuan kerja di daerah • Menghindari / meminimalisasi data ganda • Mengurangi terjadinya pendataan yang berulang atau „data redudancy‟ • Akurasi / validitas data yang maksimal • Mengurangi waktu dan biaya dalam distribusi data itu sendiri • Adanya koordinasi atau link antar satuan kerja dan bahkan unit kerja yang terkecil • Informasi yang cepat, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan • Menciptakan budaya kerja yang meminimalisir penggunaan kertas kerja atau „paperless‟
SASARAN • 1 Satker Kanwil Kemenag Sumsel • 15 Satuan Kerja Kankemenag Kabupaten/ Kota • 21 Satuan Kerja Madrasah Aliyah Negeri • 33 Satuan Kerja Madrasah Tsanawiyah Negeri • 37 Satuan Kerja Madrasah Ibtidaiyah • 109 KUA Kecamatan
POTENSI • Adanya situs web www.sumsel.kemenag.go.id • Email resmi 107 satuan kerja sudah dimiliki • 80% SDM satuan kerja sudah dilatih • Adanya dukungan dari pimpinan satuan kerja Kanwil Kemenag Sumsel
Komponen / Perangkat Pendukung yang diperlukan: • Jaringan internet di setiap satker • Perangkat komputer dan atau laptop + modem • Dana operasional
PERSIAPAN : • Penyiapan bahan data-data keagamaan dan pendidikan • Penyiapan petugas atau tim pengelola data, berita dan email masing masing satker • Pemantapan tugas • Memfasilitasi sarana pendukung bagi petugas / tim yang ditunjuk
ALUR DATA
N
INE
ALUR DATA ONLINE • Dari diagram alur data tersebut dapat dijelaskan tahapantahapan kegiatan sebagai berikut : • Form-form Pendataan yang sudah baku, di-upload ke situs www.sumsel.kemenag.go.id oleh tim website dan dimasukkan dalam banner “FORM PENDATAAN”; • Selanjutnya, para pelaksana / petugas di setiap satker yang telah ditunjuk harus men-donwload / unduh form-form tersebut dengan membuka situs web di www.sumsel.kemenag.go.id • Setelah di-unduh, form-form tersebut diserahkan pada umum untuk dicatat, dan diserahkan pada Subbag TU, Kaur TU dan Kepala Madrasah untuk ditindaklanjuti (sesuai jadwal kegiatan yang sudah ada)
• Setelah semua proses pengolahan data / pengisian form sudah selesai di tingkat satker-satker masing-masing, selanjutnya diserahkan kepada pelaksana / petugas yang sudah ditunjuk (punya „admin user dan password’ untuk hak akses berita dan dokumen di situs web) segera mengirimkan form-form tersebut, yaitu : • untuk rekapitulasi data dari Kankemenag Kab./Kota harus dikirimkan/ upload ke Subbag Hukmas Kanwil & KUB menggunakan akses „dokumen‟ di situs web www.sumsel.kemenag.go.id, sedangkan data untuk ke Bidang, Pembimas dan Subbag-Subbag, lewat e-mail masingmasing. • untuk data dari satker Madrasah, dikirim ke Kankemenag lewat email masing-masing untuk direkapitulasi dan selanjutnya dikirim ke Kanwil • sedangkan KUA Kecamatan, karena belum memiliki „admin user dan password‟, untuk sementara bisa melalui email Kankemenag Kabupaten / Kota masing-masing atau diantar langsung. • Khusus data dari madrasah yang sifatnya rutin misalnya : laporan bulanan, rekon dapat dikirim / upload ke Bidang-bidang dan Subbag lewat email. • Khusus untuk data madrasah yang dimintakan (selain form standar), dapat dikirim langsung ke Kanwil tanpa melalui Kankemenag masingmasing.
• Data yang telah dikirim/ upload dari satker Kankemenag Kabupaten / Kota ke Situs Web www.sumsel.kemenag.go.id sebagai data mentah (raw data) yang belum diproses, dan akan disimpan, sedangkan data yang telah masuk di email masingmasing Bidang , Pembimas, dan Subbag akan diproses dengan merekapitulasi data seperlunya. • Dan apabila diperlukan, Subbag Hukmas dan KUB melalui tim website dapat meminta data yang telah diproses (informasi) untuk ditampilkan di situs web • Diluar ketentuan data yang diminta, misalnya : Profil, Penerimaan Siswa Baru, Artikel, Berita atau informasi lain, dikirim langsung ke website melalui admin satker masing-masing.
ALUR DOKUMEN
KETERANGAN ALUR DOKUMEN
1. Bidang/Pembimas dan Subbag pada Kanwil Kemenag Sumsel melalui petugas pengelola data mengirimkan / upload file form-form pendataan ke dalam situs web www.sumsel.kemenag.go.id; 2. File Form-form yang sudah di upload, ditampilan di situs web untuk di unduh / download oleh satuan kerja;
3. Satker Kakankemenag Kab./Kota mengunduh / download file form-form, dan segera : 3a. dan juga melakukan koordinasi dengan KUA Kecamatan; 3b. berkoordinasi dengan Satker madrasah untuk memproses form-form tersebut; 3c. selanjutnya mengirimkan file form-form tersebut ke Bidang/Pembimas, Subbag (bila diperlukan), dan juga harus mengirimkan copy file ke situs web.
4. Satker Madrasah meng-unduh / donwload file form-form terkait dengan satkernya, dan selanjutnya berkoordinasi dengan Satker Kankemenag Kab./Kota; 5. Bidang/Pembimas/Subbag yang telah menerima kiriman file form data yang sudah valid segera merekapitulasi dan mengirimkan informasi yang diperlukan ke situs web (5-7); 6. Tim situs web di Subbag Hukmas dan KUB segera menampilkan form informasi yang sudah masuk dari Bidang/Pembimas dan Subbag.
JADWAL PENGOLAHAN DATA ONLINE SATUAN KERJA (SATKER) 1. Selasa, 28 Juni 2011 Sosialisasi Pengelolaan Data Online dan Pembentukan TIM
2. TMT, 29 Juni 2011 Petugas Pengelola Data Satker Mengunduh (download) Form/Instrumen Pendataan di Website
3). 30 Juni 2011 – 30 Juli 2011 Penghimpunan dan Pengumpulan Data 4). Senin, 4 Juli 2011 Pemanggilan 106 Petugas Pengelola Data Kab./Kota
5). 1 – 6 Agustus 2011 Petugas Pengelola Data KanKemenag Mulai Melakukan Pengelolaan Data di Kan Kemenag Kab./Kota
6). 8 – 10 Agustus 2011 Petugas Pengelola Data KanKemenag Kab./Kota Memasukan (upload) Data ke Website dan Email Bidang, Pembimas dan Subbag (data yang di Upload harus sudah diverifikasi pimpinan satker) 7). 11 – 16 Agustus 2011 Petugas Pengelola Data Kanwil danTim Website Mengambil (download) Data Tingkat Kanwil di Website dan Email
8). 18 – 26 Agustus 2011 Petugas pengolah Data Kanwil Mengolah Data Lanjutan dan Klarifikasi / Validasi Data 9). 5 – 9 September 2011 Subbag Hukmas & KUB Menyusun Laporan Informasi Keagamaan
TERIMA KASIH
