SISTEM APLIKASI POINT OF SALES BERBASIS WEB PADA PT. DIGITAL SYSTEM TECHNOLOGY

SISTEM APLIKASI POINT OF SALES BERBASIS WEB PADA PT. DIGITAL SYSTEM TECHNOLOGY Louis Surya Putra Salim Binus University, Jakarta, (62-21) 534 5830, [email protected]

Rendy Binus University, Jakarta, (62-21) 534 5830, [email protected]

Juniarki Davin Binus University, Jakarta, (62-21) 534 5830, [email protected]

Aditya Kurniawan Binus University, Jakarta, (62-21) 534 5830, [email protected]

ABSTRACT The purpose of making this thesis is to produce an application point of sales at PT. DIGITAL SYSTEM TECHNOLOGY that assist in the management of inventory taking, and preparing reports for each transaction of purchase, purchase return, sales, sales returns. The method used to obtain information about the point of sales is the analysis (interviews and literature) and the method of design (designing a database, display, UML and pseudocode). The results achieved in this research is the point of sales system implementation can facilitate staff in managing the stock of goods became more organized and improve the performance of the company as it becomes more efficient. Conclusions from this research is the application point of sale system can memecahakan problems in the management of inventory check at. PT. DIGITAL SYSTEM TECHNOLOGY. Keywords: point of sales, inventory check, the system

ABSTRAK Tujuan pembuatan skripsi ini adalah untuk menghasilkan aplikasi point of sales pada PT. DIGITAL SYSTEM TECHNOLOGY yang membantu dalam pengelolaan stock opname, serta pembuatan laporan untuk setiap transaksi pembelian, retur pembelian, penjualan, retur penjualan. Metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi mengenai point of sales adalah analisis(wawancara dan studi pustaka) dan metode perancangan (perancangan database, layar, UML dan pseudocode). Hasil yang dicapai pada penelitian ini adalah dengan implementasi sistem point of sales dapat mempermudah staff dalam mengelola stock barang menjadi lebih teratur dan meningkatkan kinerja perusahaan karena menjadi lebih efisien. Simpulan dari penelitian ini adalah sistem aplikasi point of sale dapat memecahakan permasalahan dalam pengelolaan stock opname pada PT. DIGITAL SYSTEM TECHNOLOGY. Kata kunci: point of sales, stock opname, sistem

PENDAHULUAN Sistem informasi yang sedang berkembang sekarang ini mempunyai peran yang signifikan dalam pengolahan data. Dengan adanya sistem informasi ini memudahkan manusia menjalankan pekerjaannya , diantaranya dapat menghemat waktu , ruang dan meminimalisir biaya pengeluaran. Sistem informasi yang berkualitas adalah sistem yang mampu mengelola data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien sangat dibutuhkan, khususnya dibutuhkan oleh suatu lembaga atau isnstansi. Dengan adanya sistem informasi yang berkembang pesat, kegiatan yang didukung menggunakan sistem informasi menjadi sangat populer pada zaman ini. Sistem informasi membantu dalam menghadapi beberapa kendala, karena nilai yang dihasilkan akurat, cepat, dan tepat.

Banyak perusahaan yang menggunakan sistem informasi untuk membantu dalam pekerjaannya, salah satunya PT. Digital System Technology, adalah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan gadget dan mobile phone. PT. Digital System Technology sudah bergerak selama 18 tahun dalam bidang tersebut. PT. Digital System Technology bertempat Grand Cakung Blok C1 no.10, Jl. Sultan Hamengkubuwono IX Km.25 Jakarta Timur. Perusahaan ini memiliki prinsip After Sales Service yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan pada konsumen, sehingga banyak konsumen yang puas dengan pelayanan dan loyal pada PT. DIGITAL SYSTEM TECHNOLOGY. Dengan berkembangnya teknologi sekarang, pengolahan data dapat dilakukan secara online. Begitu juga dengan perusahaan ini , kami ingin menggunakan cara tersebut yang dapat membantu perusahaan ini dalam meningkatkan kinerja untuk beberapa aspek, seperti penyimpanan data. Oleh karena itu, akan dibuat sistem point of sales berbasis web , sehingga karyawan perusahaan induk maupun cabang lebih efisien pada saat melakukan pengiriman data maupun penyimpanan data serta distribusi barang. Masalah yang ada adalah pemberian informasi akan persediaan barang pada PT. Digital System Technology tidak dapat maksimal karena jumlah user yang dapat login ke dalam program dibatasi dan bergantung dari koneksi internet yang ada di kantor pusat untuk dapat mengakses persediaan barang. Hal ini terjadi karena belum adanya sistem aplikasi pengolahan data berbasis web yang dapat memudahkan perusahaan dan dapat mempersingkat waktu. Ruang lingkup yang dibahas dalam skripsi ini, antara lain: 1. Ruang lingkup dari web Point of Sales ini melibatkan beberapa aktor yaitu : staff toko (user), staff gudang(user), admin. 2. Proses pembelian dan penjualan barang pada perusahaan ini akan dicatat dalam aplikasi ini. 3. Aplikasi ini berbasis web, sehingga dibutuhkan perangkat Personal Computer atau laptop yang terhubung dengan internet untuk mengakses aplikasi ini. 4. Fitur admin dan user mendukung aplikasi ini. Tujuan dari pembuatan aplikasi ini yaitu : 1. Menganalisa masalah yang muncul dari sistem yang ada pada PT. Digital System Technology. 2. Meningkatkan kinerja perusahaan dalam pengolahan data untuk persediaan barang menjadi lebih teratur. 3. Mengevaluasi hasil dari rancangan yang telah dibuat untuk PT. Digital System Technology untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Manfaat dari pembuatan aplikasi ini yaitu : 1. Informasi akan persediaan barang menjadi lebih akurat. 2. Membuat sistem persediaan antara gudang dan toko menjadi lebih teratur. 3. Membantu kinerja perusahaan pada bidang persediaan barang. 4. Membantu kinerja karyawan dalam penghitungan persediaan barang. 5. Karyawan dapat memantau dan mengontrol persediaan barang secara online sehingga persediaan tidak terputus. Metode penelitian yang digunakan adalah: 1. Metode Pengumpulan data 1. Studi Pustaka Dalam studi kepustakaan, kegiatan yang kami lakukan adalah mencari dan membaca dari buku-buku yang terkait, mencari informasi dari berbagai media termasuk internet, dan

kemudian merangkum, menerjemahkan hingga mengambil kesimpulan dari sumber-sumber yang sudah didapatkan. Dari teori-teori yang sudah terkumpul tersebut, kemudian akan dijadikan dasar keperluan dalam melakukan perancangan sistem Point of Sales berbasis web. 2. Studi Lapangan Metode yang digunakan dalam proses penulisan skripsi ini adalah : a. Wawancara Kami melakukan kegiatan tanya jawab langsung kepada pihak perusahaan mengenai detail permasalahan, kondisi dan sistem yang ada di perusahaan. b. Kuisioner Kami memberikan beberapa pertanyaan yang membantu untuk memberikan penilaian tentang aplikasi yang akan dibuat. 2. Metode Analisis Pada metode ini sistem di rancang dengan melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan, analisis permasalahan yang ada, dan memberikan solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada. 3. Metode perancangan Pada metode perancangan, pembuatan aplikasi berbasis web yang digunakan sebagai solusi mengatasi masalah yang ada. Perancangan tersebut adalah perancangan aplikasi interface. Pembuatan aplikasi web menggunakan bahasa PHP. Sistematika penulisan laporan ini dibagi dalam beberapa bab dengan pokok pembahasan secara umum sebagai berikut: PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan skripsi. LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori – teori umum maupun teori khusus yang berhubungan dengan penelitian. Teori – teori ini akan digunakan sebagai dasar dalam pemecahan masalah. METODOLOGI Dalam bab ini akan dibahas mengenai sejarah perusahaan, struktur perusahaan, uraian tugas dan fungsi, analisis sistem yang sedang berjalan, serta permasalahan yang dihadapi. Selain itu bab ini juga menjelaskan mengenai solusi yang ditawarkan sebagai cara untuk menghadapi permasalahan yang ada serta proses perancangan basis datanya. HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai proses pengimplementasian dari rancangan yang telah dibuat serta evaluasi dari rancangan yang telah dibuat tersebut. SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian dan saran – saran yang menunjang bagi pengembangan sistem di masa yang akan datang.

Menurut Roger S Pressman (2010), Model waterfall ini digunakan untuk sistem yang hanya memiliki sedikit perkembangan baru, tapi hanya jika kebutuhan sistem tersebut benar-benar diketahui. Waterfall model menggunakan pendekatan sistematis untuk pengembangan software yang dimulai dari spesifikasi kebutuhan pelanggan, perencanaan, pemodelan, konstruksi, dan deployment. Menurut Roff (2003) Behavioral diagram digunakan untuk menunjukkan bagaimana proses mengalir di antara component, class, user, dan system. Menurut Connolly & Begg (2010) database merupakan sekumpulan data yang berhubungan secara logis dan dideskripsikan serta dirancang untuk memenuhi kebutuhan sistem informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Menurut Army, Delia, & Chintanu (2013) Point of Sales (POS) adalah sebuah sistem yang terdiri dari hardware dan software yang didesain sesuai dengan keperluan dan dapat diintegrasikan dengan beberapa alat pendukung agar dapat membantu mempercepat proses transaksi

METODE PENELITIAN 1. Tahap pengumpulan data Untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam membangun sistem ini diadakan wawancara, observasi, dan studi pustaka. Pengumpulan data ini dilakukan untuk mengetahui gambaran dan permasalahan sistem yang sedang berjalan sehingga dapat dikembangkan untuk membentuk sistem baru yang dapat mendukung sistem yang sedang berjalan. • Wawancara dilakukan di kantor PT. DIGITAL SYSTEM TECHNOLOGY. Wawancara dilakukan terhadap purchasing supervisor PT DIGITAL SYSTEM TECHNOLOGY untuk mengetahui permasalahan sistem yang sedang berjalan sekarang. • Observasi dilakukan untuk mengetahui cara kerja sistem yang ada. • Studi pustaka, melakukan pengumpulan informasi dari buku teks dan internet sebagai referensi. 2. Model Pengembangan Perangkat Lunak Model yang digunakan untuk pembuatan sistem ini adalah waterfall (Pressman, 2010), seperti ditunjukkan pada gambar 1.

Gambar 1 Metodologi

Penjelasan untuk tiap tahap waterfall pada gambar 1 adalah sebagai berikut: • Communication Pada tahap ini input yang dilakukan adalah mengumpulkan informasi dengan melakukan wawancara kepada divisi pembelian pada PT. Digital System Technology. Tahap ini diawali dengan penulis datang ke PT. Digital System Technology yang beralamatkan di Grand Cakung Blok C1 No 9-10, Cakung , Jakarta Timur pada tanggal 15 Oktober 2013. Kemudian penulis bertemu dengan Ibu Shinta Wardhani yang merupakan bagian Purchasing Supervisor. Penulis memulai wawancara dengan mengajukan pertanyaan yang berhubungan dengan sistem distribusi yang berjalan di perusahaan tersebut, proses stok opname, dan diakhiri dengan pertanyaan tentang kendala-kendala yang dihadapi pada sistem yang sedang dijalankan. Setelah proses wawancara selesai, penulis mengucapkan terima kasih dan memohon pamit untuk pulang kepada Ibu Shinta Wardhani, dan beberapa staff lainnya yang membantu proses wawancara. Setelah meninggalkan lokasi, penulis melakukan analisis terhadap hasil wawancara kemudian di dapatkan output yaitu hasil analisis wawancara. • Planning Input pada tahap ini adalah hasil analisis wawancara. Berdasarkan hasil analisis wawancara dan identifikasi masalah yang di dapat sebelumnya, penulis mendapat ide untuk membuat sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi PT. Digital System Technology. Kemudian penulis beserta tim berunding tentang waktu pengerjaan proyek dan didapatkan output yaitu schedule project. • Modeling Berdasarkan schedule project yang telah ditentukan, penulis mulai merancang model untuk sistem yang akan dibuat. Beberapa model yang dikerjakan, dirancang dalam bentuk use case diagram, class diagram, sequence diagram, dan activity diagram dengan menggunakan software Netbeans IDE 7.1.0 dan Argo UML. Pada tahap ini penulis menentukan fitur dan fungsi software yang dapat menyelesaikan permasalahan yang sesuai dengan hasil analisis wawancara pada tahap communication.

• Construction Penulis melakukan analisis untuk kebutuhan sistem lalu membuat blueprint untuk aplikasi yang akan dibuat, dengan mulai mengembangkan hasil dari rancangan UML. Dari UML yang telah dirancang, penulis membuat aplikasi berbasis web dengan spesifikasi dan fitur sesuai dengan UML yang telah dirancang sebelumnya. Penulis menggunakan metodologi waterfall menurut Roger S. Pressman(2010). Penulis beserta tim memulai dengan membuat user interface untuk tampilan web, langkah selanjutnya penulis merancang fitur dan fungsi yang telah ditentukan kedalam web. Penulis Penulis menggunakan program Adobe DreamWeaver CS6 untuk merancang desain web yang akan dibuat, MySQL sebagai database dan juga XAMPP sebagai server. • Deployment Pada tahap ini yang akan dilakukan adalah mempersiapkan aplikasi yang telah dibuat untuk diimplementasikan ke dalam sistem PT. Digital System Technology. Penulis beserta tim akan menjelaskan tata cara penggunaan sistem dan memberikan training kepada karyawan/staff yang akan menggunakan sistem tersebut. Karyawan/staff yang menggunakan sistem, diharapkan untuk memberikan feedback atau saran dan keluhan dari aplikasi yang dibuat oleh penulis.

HASIL DAN BAHASAN Fitur-fitur yang tersedia untuk admin:













Admin dapat menambah master barang Admin dapat menghapus master barang Admin dapat mengubah master barang Admin dapat melakukan transfer barang Admin dapat melihat laporan Admin dapat mengubah laporan Admin dapat menghapus laporan Admin dapat mencetak laporan Admin dapat mengubah data barang Admin dapat menghapus data barang Admin dapat melihat data barang Admin dapat melakukan setiap transaksi

Fitur-fitur yang tersedia untuk user:





User dapat melakukan transaksi User dapat melihat laporan User dapat melihat data barang User dapat mencetak laporan

Gambar 2 Halaman home admin dan user

SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan perancangan aplikasi point of sales berbasis web pada PT. Digital System Technology, dapat ditarik beberapa simpulan sebagai berikut: 1. Permasalahan perhitungan persediaan terselesaikan dengan dibuatnya aplikasi berbasis web ini. 2. Sistem yang telah dibuat dan yang akan diimplementasi sudah sesuai dengan solusi yang diberikan, dimana sistem tersebut membantu penyimpanan data transaksi pembelian, penjualan, maupun retur. 3. Pencarian data barang menjadi sangat mudah, karena aplikasi point of sales berbasis web memiliki fungsi search. 4. Mengacu pada kinerja sistem yang cukup baik dari hasil evaluasi, aplikasi point of sales berbasis web sangat membantu dalam meningkatkan kinerja karyawan PT. Digital System Technology. Dari hasil proses pembuatan sistem informasi dan penulisan skripsi ini, maka ada beberapa saran yang mungkin dapat digunakan untuk meningkatkan kapabilitas sistem informasi ini di masa yang akan datang, yaitu sebagai berikut: 1. Meningkatkan kualitas aplikasi dengan menambahkan lebih banyak lagi fitur-fitur agar kinerja perusahaan semakin meningkat. 2. Meningkatkan efisiensi dengan membuat web ini dapat diakses menggunakan mobile web.

REFERENSI Army, Delia, & Chintanu, Y. (2013). FUNCTIONAL TESTING DAN INTEGRATION TESTING UNTUK IMPLEMENTASI SAP BUSINESS ONE DAN INTEGRATED RETAIL APPLICATION-POINT OF SALES (IREAP POS) OLEH PT. STERLING TULUS CEMERLANG . Thesis.

Connolly, T.M., Begg, C.E. (2010). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th Edition). Boston: Pearson Inc. Pressman, R. S. (2010). Software Engineering : A Practitioner’s Approach. New York: McGraw-Hill. Roff, J. T. (2003). UML : A Beginner's Guide. California: McGraw-Hill/Osborne. Whitten, J. L., & Bentley, L. D. (2009). System Analysis & Design for the Global Enterprise. 7th Edition. New York: McGraw-Hill.

RIWAYAT PENULIS Louis Surya Putra Salim lahir di Jakarta pada 4 November 1987. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada 2014. Rendy lahir di Jakarta pada 19 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada 2014. Juniarki Davin lahir di Jakarta pada 28 Juni 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada 2014.