PERANCANGAN APLIKASI HELPDESK TICKETING SYSTEM BERBASIS WEB PADA WILMAR GROUP
SKRIPSI Oleh: STEPHANNIE CHINTALOIS NIM. 1145023
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK TIME MEDAN 2015
ABSTRAK Pada umumnya, pada saat karyawan terdapat masalah pada alat kerja seperti komputer dan perangkat keras lainnya dikantor mereka harus melakukan pelaporan secara manual. Dengan ada permasalahan seperti itu dibuatlah sebuah rancangan aplikasi Helpdesk Ticketing System berbasis Web untuk mempermudah masalah tersebut. Berdasarkan hasil penelitian pada WILMAR GROUP dapat diidentifikasikan bahwa sistem pengontrolan terhadap keluhan yang dilaporkan tidak dapat dilakukan secara cepat. Helpdesk Ticketing System membantu setiap departemen untuk melakukan pelaporan terhadap rusaknya pada komputer. Perangkat Lunak yang digunakan adalah EditPlus, Xampp dan PHP. Sehingga setelah adanya web ini diharapkan dapat membantu setiap keluhan dilakukan secara efektif dan efisien. Kata Kunci : PHP, MySQL, Helpdesk Ticketing System
ABSTRACT
In a general way, when employee had broken device like computer and others hardware at office they need to report it manually. Because of that matters writer designed Helpdesk Ticketing System application to solve that matter. Based on detailed examination in WILMAR GROUP can be identified that controlled system on employee‟s complaint cannot be done effectively. That‟s why Helpdesk Ticketing System application will help any others complaint among every department. Software that the writer used such as Editplus, XAMPP and PHP. Therefore after this website has been put in operation hopefully can helped every complaints effectively and efficiently. Key Word : PHP, MySQL, Helpdesk Ticketing System
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena dengan berkat dan anugerah-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan skripsi yang berjudul “ Perancangan Aplikasi Helpdesk Ticketing System Berbasis Web pada Wilmar Group“ dengan baik. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk salah satu syarat dalam memperoleh gelar sarjana, program studi Sistem Informasi pada STMIK TIME Medan. Penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada banyak pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penyusunan skripsi ini. Penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Yoshida Sary, S.E., M.Kom., selaku dosen Pembimbing I telah memberikan arahan dan bimbingan bagi penulis demi penyempurnaan penulisan skripsi ini. 2. Andy, S.E., selaku dosen pembimbing II yang telah membimbing penulis dalam hal penulisan skripsi ini. 3. Bapak Simon Kanggali, selaku Ketua Yayasan STMIK TIME Medan. 4. Bapak Prof.Chainur Arrasyid,S.H., selaku Ketua BPH STMIK TIME Medan. 5. Bapak Prof.Harlem Marpaung,Ph.D., selaku Ketua STMIK TIME Medan. 6. Bapak Jackri Hendrik, S.T., M.Kom., selaku Pembantu Ketua I STMIK TIME Medan. 7. Ibu Feriani Astuti Tarigan, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi STMIK TIME Medan.
8. Seluruh Dosen STMIK TIME Medan yang telah memberikan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 9. Rekan-rekan dan teman-teman yang ada di STMIK TIME Medan. 10. Para staf dan karyawan Wilmar Group Medan yang telah bersedia bekerja sama dengan penulis dalam hal melayani permintaan penulis dalam penyelesaian skripsi ini.
Penulis juga menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih belum sempurna, baik dalam penulisan maupun isi, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang dapat membantu dalam penyempurnaan isi skripsi ini. Medan, April 2015 Penulis,
Stephannie ChintaLois 1145023
DAFTAR ISI
ABSTRAK .......................................................................................................
i
ABSTRACT ......................................................................................................
ii
KATA PENGANTAR ...................................................................................... iii DAFTAR ISI ......................................................................................................
v
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... viii DAFTAR TABEL ............................................................................................. ix DAFTAR LAMPIRAN .....................................................................................
x
BAB I
PENDAHULUAN ......................................................................
1
1.1
Latar Belakang Masalah ..................................................
1
1.2
Identifikasi Masalah ........................................................
2
1.3
Batasan Masalah..............................................................
3
1.4
Tujuan dan Manfaat Penelitian .......................................
3
1.5
Sistimatika Penulisan ......................................................
4
LANDASAN TEORI.................................................................
6
2.1
Pengertian Sistem ............................................................
6
2.1.1 Klasifikasi Sistem ...............................................
6
2.2
Pengertian Informasi .......................................................
7
2.3
Pengertian Sistem Informasi ...........................................
9
2.4
Helpdesk .......................................................................... 12
BAB II
2.4.1 Kelebihan Helpdesk ............................................ 12 2.4.2 Helpdesk pada Masa Dahulu dan Sekarang ........ 13 2.5
XAMPP ........................................................................... 15
2.5.1 Sejarah Singkat XAMPP ..................................... 15 2.5.2 Pengertian XAMPP ............................................. 15 2.6
EditPlus ........................................................................... 15
2.7
PHP ................................................................................. 16 2.7.1 Sejarah PHP ........................................................ 16 2.7.2 Pengertian PHP ................................................... 16
2.8
Alat Bantu Perancangan .................................................. 17 2.8.1 Flowchart (Diagram Alir) ................................... 17 2.8.2 Data Flow Diagram (DFD) ................................ 22 2.8.3 Diagram Hubungan Entitas (ERD) ..................... 24 2.8.4 Basis Data ........................................................... 25
BAB III
BAB IV
METODE PENELITIAN ......................................................... 27 3.1
Metode Penelitian............................................................ 27
3.2
Tempat dan Jadwal Penelitian......................................... 28
3.3
Kerangka Kerja ............................................................... 29
3.4
Metode Pengumpulan Data ............................................. 30
3.5
Objek Penelitian .............................................................. 31
3.6
Analisa Sistem................................................................. 31
3.7
Perancangan Sistem ....................................................... 32
3.8
Pembangunan Sistem ...................................................... 33
3.9
Uji Coba Sistem .............................................................. 34
3.10
Implementasi Sistem ....................................................... 34
ANALISA DAN PERANCANGAN ......................................... 35 4.1
Analisa Sistim ................................................................. 35
4.2
Perancangan .................................................................... 37 4.2.1 Bagan Alir (Flowchart) Perangkat Lunak ........... 37 4.2.2 Rancangan Data Flow Diagram .......................... 40 4.2.3 Use Case Diagram............................................... 41 4.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ................... 41 4.2.5 Struktur File ........................................................ 42 4.2.6 Perancangan Antar Muka .................................... 44
BAB V
BAB VI
HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................. 51 5.1
Tampilan Hasil ................................................................ 51
5.2
Pembahasan ..................................................................... 59
KESIMPULAN DAN SARAN ................................................. 61 6.1
Kesimpulan ..................................................................... 61
6.2
Saran ................................................................................ 61
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1
Cara Kerja Helpdesk ................................................................... 13
Gambar 3.1
Kerangka Kerja ........................................................................... 29
Gambar 4.1
Flowchart Proses Tahapan Perancangan Perangkat Lunak ........ 39
Gambar 4.2
Diagram Konteks ........................................................................ 40
Gambar 4.3
Diagram Use Case Sistem Informasi WILMAR GROUP .......... 41
Gambar 4.4
Entity Relation Ship WILMAR GROUP .................................... 41
Gambar 4.5
Struktur Hubungan Antar Sistem Administrator ........................ 45
Gambar 4.6
Struktur Hubungan Antar Sistem Technicians............................ 45
Gambar 4.7
Tampilan Login pada Helpdesk Ticketing System ....................... 46
Gambar 4.8
Tampilan Halaman Konten Profil ............................................... 47
Gambar 4.9
Tampilan User Support Ticket List ............................................. 48
Gambar 4.10 Tampilan Halaman Create Ticket ............................................... 49 Gambar 4.11 Tampilan Rancangan Change Password .................................... 50 Gambar 5.1
Tampilan Pembuka...................................................................... 51
Gambar 5.2
Tampilan Konten Profil Admin .................................................. 52
Gambar 5.3
Tampilan Konten Profil Teknisi.................................................. 53
Gambar 5.4
Tampilan Konten Ticket pada Teknisi ........................................ 53
Gambar 5.5
Tampilan Konten Ticket pada Admin ......................................... 54
Gambar 5.6
Tampilan Menu Pembuatan Tiket ............................................... 55
Gambar 5.7
Tampilan Menu Report ............................................................... 56
Gambar 5.8
Tampilan Halaman Tabel Report ................................................ 57
Gambar 5.9
Tampilan Halaman Change Password ........................................ 57
Gambar 5.10
Tampilan Halaman Menu Add User .......................................... 58
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Flow Direction Symbols .................................................................... 18 Tabel 2.2 Processing Symbols ........................................................................... 19 Tabel 2.3 Input Output Symbols ........................................................................ 21 Tabel 2.4 Komponen-Komponen DFD ............................................................. 22 Tabel 2.5 Simbol ERD ...................................................................................... 24 Tabel 3.1 Jadwal Penelitian .............................................................................. 28 Tabel 4.1 Tabel Departemen ............................................................................. 42 Tabel 4.2 Tabel Tiket ........................................................................................ 42 Tabel 4.3 Tabel User ......................................................................................... 43 Tabel 4.4 Tabel Details ..................................................................................... 44
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Daftar Riwayat Hidup Lampiran 2 Surat Keputusan Lampiran 3 Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing I Lampiran 4 Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing II Lampiran 5 Source Code Lampiran 6 CD Program
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Beberapa tahun belakangan ini sistim informasi berbasis web di Indonesia semakin dirasakan keberadaannya dalam menunjang kegiatan-kegiatan seharihari, baik yang bersifat ekonomis atau non-ekonomis. Pengolahan data secara manual tentunya tidak bisa mengimbangi kebutuhan akan penyajian informasi yang cepat, tepat dan akurat. Saat ini pengolahan data dengan cara manual dinilai kurang efektif untuk penyediaan laporan dan informasi bagi perusahaan yang sedang berkembang dan memiliki transaksi yang beragam. Pentingnya Helpdesk adalah membuat perataan pada beban kerja yang adil dan seimbang disamping itu juga sebagai alat untuk penilaian pada setiap teknisi. Maka dengan ini penulis mencoba untuk mengkaji tentang pengaplikasian teknologi berbasis web yang dapat diaplikasikan terhadap masalah yang ada dalam satu aktifitas sehingga dapat mengintegrasikan kegiatan yang bersangkutan. WILMAR GROUP merupakan perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis terbesar di Kawasan Asia. WILMAR GROUP mempunyai lebih dari 90.000 karyawan di seluruh dunia dan di Medan sendiri yang merupakan kantor pusat di Indonesia mempunyai lebih dari 1.000 orang. Maka dari itu, apabila ada kerusakan maupun gangguan pada komputer maupun jaringan di Head Office Medan lebih memudahkan jika di posting melalui web yang tersedia agar staff dari bagian Management Information System (MIS) dapat memproses lebih efisien dan efektif. Selama ini bila terjadi gangguan pada komputer staff bagian lain, pihak MIS akan dihubungi oleh staff yang bersangkutan dan akan dicek oleh salah
satu anggota MIS. Tidak semua anggota MIS turut serta dalam penanganan masalah yang dihadapi oleh karyawan pada WILMAR GROUP, sehingga sulit untuk melakukan penilaian terhadap anggota MIS yang aktif maupun tidak aktif. selain itu bila adanya sistim aplikasi yang mengatur perihal ini, maka akan memudahkan pihak MIS untuk mengetahui kerusakan-kerusakan sebelumnya yang pernah terjadi. Mereka tinggal mengecek History laporan karyawan yang bersangkutan untuk pengecekan lebih lanjut. Terkadang masalah yang dihadapi karyawan adalah sama jadi akan lebih memudahkan bila telah didapatkan solusi permanen untuk mengatasinya. Kerusakan komputer pada user sering kali tidak langsung diproses oleh pihak MIS sehingga banyak karyawan yang pekerjaannya terbengkalai karena komputer yang tidak bisa hidup maupun adanya gangguan. Dengan hal ini maka dirancanglah sebuah sistim informasi yang dituangkan melalui sebuah penulisan skripsi berjudul “PERANCANGAN APLIKASI HELPDESK TICKETING SYSTEM BERBASIS WEB PADA WILMAR GROUP”. 1.2. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah, perumusan masalah dari penulisan skrispi ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana cara untuk membangun record history untuk pengerjaan kasus kerusakan komputer pada karyawan? 2. Bagaimana cara merancang dan membangun aplikasi perataan beban kerja karyawan dengan menggunakan Helpdesk Ticketing System berbasis web ? 1.3. Batasan Masalah
Adapun batasan–batasan dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1.
Aplikasi yang dibangun hanya sebatas sistim informasi helpdesk sederhana tanpa deadline per tiket, sehingga tidak bisa diaplikasikan kepada sistim yang memiliki SLA (Service Level Agreement).
2.
Aplikasi yang dibangun berorientasi pada department yang sudah ada, sehingga jika ada penambahan department baru harus melalui database editing tanpa melalui program ini.
3.
Aplikasi yang dibangun juga berorientasi pada karyawan wilmar Group saja maka tidak bisa diakses diluar kantor karena masih menggunakan intranet.
1.4. Tujuan dan Manfaat Penulisan Tujuan dari perancangan aplikasi helpdesk ticketing system berbasis web ini antara lain adalah : 1.
Merancang sistim informasi berbasis web yang sesuai untuk bagian Management Information System (MIS) melalui tampilan interface serta sistim navigasi yang user friendly.
2.
Agar semua karyawan yang telah melaporkan kerusakan dapat ditindaklanjutin secara cepat untuk perbaikan.
3.
Agar semua aktivitas anggota IT helpdesk support tercatat secara sistimatis dan bisa direview kembali untuk keperluan-keperluan tertentu seperti penilaian tim, masalah yang sering terjadi dan solusi untuk setiap insiden yang terjadi.
Manfaat–manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1.
Bagi teknisi akan menambah kinerja kerja dan menaikkan semangat untuk mengatasi semua kendala yang ada karena adanya pembagian kerja yang merata.
2.
Penanganan pada pelayanan terhadap keluhan karyawan dapat di kerjakan lebih cepat sehingga tidak menggangu pekerjaan operasional lainnya.
1.5. Sistimatika Penulisan Berisikan tentang Bab-Bab yang terdapat dalam penulisan skripsi berikut penjelasan isi setiap bab. BAB I
: PENDAHULUAN Dalam bab ini membahas tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat metode penulisan, sistimatika penulisan.
BAB II
: LANDASAN TEORI Dalam bab ini membahas tentang uraian-uraian teori yang hanya terkait dengan masalah penulis yang teliti, serta mengenai aplikasi komputer yang akan diterapkan oleh penulis dalam sistim.
BAB III
: METODE PENULISAN Dalam bab ini membahas tentang kerangka kerja dan metode pengumpulan data yang digunakan dalam penyusunan skripsi.
BAB IV
: ANALISA DAN PERANCANGAN
Dalam bab ini membahas tentang menganalisa sistim yang sedang berjalan dan yang akan dirancang, penggambaran, perancangan dan pembuatan sketsa dalam penyusunan skripsi. BAB V
: HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini membahas tentang hasil perancangan dan pembahasan mengenai sistim yang diusulkan oleh penulis dan hasil dari system yang dirancang penulis tersebut.
BAB VI
: KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh selama penulisan dan juga kesimpulan dari hasil penulisan serta membahas saran yang diberikan penulis agar sistim yang berjalan akan lebih baik..
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistim Sistim berasal dari bahasa Latin (Systēma) dan bahasa Yunani (Sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Pada prinsipnya, setiap sistim selalu terdiri atas empat elemen : 1. Objek yang dapat berupa bagian, elemen, ataupun variable. Ia dapat benda fisik, abstrak, ataupun keduanya sekaligus; tergantung kepada sifat sistim tersebut. 2. Atribut, yang menentukan kualitas atau sifat kepemilikan sistim dan objeknya. 3. Hubungan internal, di antara objek-objek di dalamnya. 4. Lingkungan, tempat di mana sistim berada. 2.1.1. Klasifikasi sistim Sistim mempunyai beberapa klasifikasi yang perlu kita ketahui agar dapat mendefinisikan sebuah sistim tersebut. Berikut ini penjelasannya : 1. Sistim abstrak dan fisik. a. Sistim Abstrak : Sistim yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistim Teologis. b. Sistim Fisik : Sistim yang ada secara fisik. Contoh : Sistim Komputer. 2. Sistim alamiah dan buatan manusia.
a. Sistim Alamiah : Sistim yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat oleh manusia. Contoh : Sistim Perputaran Bumi. b. Sistim Buatan Manusia : Sistim yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dan mesin. Contoh : Sistim Informasi. 3. Sistim tertentu dan tak tentu. a. Sistim Tertentu : Beroperasi degan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi,interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Contoh : Sistim Komputer melalui program. b. Sistim Tak Tentu : Sistim yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistim tertutup dan terbuka. a. Sistim Tertutup : Sistim yang berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. b. Sistim Terbuka : Sistim yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2. Pengertian Informasi Menurut Abdul Kadir (2013:31) bahwa “Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut”. Informasi adalah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan. Informasi dapat direkam atau ditransmisikan. Hal ini dapat dicatat sebagai tanda-tanda, atau sebagai sinyal
berdasarkan gelombang. Namun demikian, istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy, Persepsi, Stimulus, komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental. Dalam beberapa hal pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa tertentu atau situasi yang telah dikumpulkan atau diterima melalui proses komunikasi, pengumpulan intelejen, ataupun didapatkan dari berita juga dinamakan informasi. Informasi yang berupa koleksi data dan fakta seringkali dinamakan informasi statistik. Dalam bidang ilmu komputer, informasi adalah data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan. Penelitian ini memfokuskan pada definisi informasi sebagai pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi dan alirannya. Informasi adalah data yang telah diberi makna melalui konteks. Sebagai contoh, dokumen berbentuk spreadsheet (semisal dari Microsoft Excel) seringkali digunakan untuk membuat informasi dari data yang ada di dalamnya. Laporan laba rugi dan neraca merupakan bentuk informasi, sementara angka-angka di dalamnya merupakan data yang telah diberi konteks sehingga menjadi punya makna dan manfaat. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
2.3. Pengertian Sistim Informasi Sistim informasi adalah kumpulan informasi di dalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting di dalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Sistim ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data. Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci : 1. Berbasis komputer dan sistim manusia dan mesin a. Berbasis komputer : perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi. b. Sistim manusia mesin : ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistim. 2. Sistim basis data terintegrasi Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system. 3. Mendukung operasi Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.
Sistim informasi memiliki komponen berupa subsistim yang merupakan elemen elemen yang lebih kecil yang membentuk sistim informasi tersebut misalnya bagian input, proses, output. Tanpa ketiga itu sistim informasi tidak dapat berjalan dengan baik. 1. Input : sekumpulan data yang akan kita olah menjadi sebuah informasi yang nantinya akan kita sajikan bagi masyarakat. 2. Proses : suatu kegiatan dimana kita mengolah seluruh data yang ada untuk menghasilkan suatu informasi. 3. Output : informasi-informasi yang dapat dengan mudah di peroleh, di mengerti dan dimanfaatkan oleh masyarakat. Komponen Fisik pada Sistim Informasi: 1. Perangkat keras komputer : CPU, storage, perangkat input/output, terminal untuk interaksi, media komunikasi data. 2. Perangkat lunak komputer : perangkat lunak sistim (sistim operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll). 3. Basis data : penyimpanan data pada media penyimpan komputer. 4. Prosedur : langkah-langkah penggunaan sistim. 5. Personil
:
yang
mengkonsumsi
mengoperasikan
keluaran
mendukung sistim.
dan
sistim,
melakukan
menyediakan aktivitas
masukan,
manual
yang
Suatu sistim informasi di buat untuk suatu keperluan tertentu atau untuk memenuhi permintaan penggunaan tertentu, maka struktur dan cara kerja sistim informasi berbeda-beda bergantung kepada keperluan dan permintaan yang harus dipenuhi, oleh karena kepentingan yang harus di layani sangat beraneka ragam, maka sistim informasipun semakin beraneka ragam. Berbagai bidang dapat di olah melalui sistim informasi, contohnya; sistim informasi manajemen, sistim informasi akuntansi, sistim informasi perbankan, dan masih banyak lagi yang lainnya.
Pengembangan sistim dapat berarti menyusun sistim yang baru untuk menggantikan sistim yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki sistim yang sudah ada. Sistim yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal diantaranya yaitu : 1. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. 2. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut. 3. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.
Dengan sistim informasi masyarakat jadi lebih mudah untuk memperoleh informasi dengan cepat. Perkembangan sistim informasi pun dari tahun ke tahun berkembang semakin cepat, dengan di dukung oleh perkembangan teknologi juga tentunya.
2.4. HelpDesk HelpDesk pada dasarnya adalah sebuah center point dimana masalah atau issue dilaporkan dan diatur secara terurut dan diorganisasikan. Dari perspektif umum, helpdesk merupakan bagian pelengkap dari sebuah fungsi pelayanan dan bertanggung jawab sebagai sumber dari pemecahan masalah lainnya. HelpDesk merupakan bagian dari perusahaan yang menyediakan dokumen fungsi produk, servis atau teknologi dari perusahaan tersebut. HelpDesk adalah sebuah departemen atau bagian dalam perusahaan yang melayani atau menanggapi pertanyaan teknis pengguna. HelpDesk digunakan untuk menjawab pertanyaan client. Pertanyaan dan jawaban dapat disampaikan melalui telepon, email atau web. Bahkan ada perangkat lunak HelpDesk yang membuat orang lebih mudah untuk menjalankan HelpDesk dengan cepat untuk menemukan jawaban yang bersifat umum. 2.4.1. Kelebihan HelpDesk HelpDesk memberikan pelayanan terbaik pada penggunanya serta dapat mengurangi biaya. Hal ini dikarenakan berbagai keuntungan penggunaan dari HelpDesk. HelpDesk dapat memberikan solusi atas pertanyaan – pertanyaan dalam kurun waktu singkat. HelpDesk dapat mengecek permasalahan yang ada dan mengatur pembagian staff, juga dapat meningkatkan efisiensi perusahaan dalam menangani pertanyaan dan keluhan pelanggan.
HelpDesk dapat memberi laporan kerja perkembangan kinerja para staff dan pimpinan dan menangani pertanyaan, keluhan yang sejenis karenan pertanyaan dan keluhan tersebut dicatat.
Gambar 2.1. Cara Kerja HelpDesk Sumber : http://mainhelpdesk.blogspot.com tanggal akses 20 Maret 2015 2.4.2. HelpDesk pada Masa Dahulu dan Sekarang
HelpDesk yang tradisional biasanya melalui call center yaitu untuk melayani pelanggan yang ingin meminta penjelasan mengenai produk yang dijual maupun jasa yang diperlukan. Telepon merupakan media utama untuk menyediakan dukungan sampai munculnya internet.
Beberapa kelemahan dari telepon adalah sebagai berikut : 1
Customer dapat bosan untuk menunggu tanggapan dari telepon otomatis.
2
Jika pesan pada telepon hilang, berarti masalah customer tersebut tidak diterima dan tidak terdapat dalam prioritas masalah yang harus diselesaikan.
3
Perusahaan tidak dapat memprediksikan banyaknya keluhan, terutama ketika sistim tidak dapat dipakai dan peluncuran produk baru. Maka dibutuhkan kapasitas tambahan pada call center, atau risikonya customer akan menjatuhkan diri dan perusahaan akan kehilangan customer.. Munculnya email memang mendukung sistim helpdesk, tetapi tidak
memberikan dukungan manajemen bagi sistim tersebut. Tanpa ada dokumentasi dari email-email tersebut maka hubungan antara customer dan administrator helpdesk hanya sebatas komunikasi sesaat. Sehingga history data mengenai keluhan customer dapat hilang. Semua departemen pendukung dalam suatu organisasi secara efektif menyediakan sistim helpdesk kepada pegawainya sehingga mereka mendapatkan bantuan dalam masalah fisik dan teknis yang meningkatkan keahlian departemen tersebut. Selain itu helpdesk juga dapat berfungsi sebagai alat bantu penilaian kinerja kerja para pegawai yang bersangkutan. Helpdesk sekarang adalah sebuah fundamental dan bagian pusat dalam operasi dan pelayanan bisnis yang baik. Dalam sebuah perusahaan, helpdesk digunakan untuk menjawab pertanyaan teknik dan client. Pertanyaan dan jawaban dapat dikirim melalui telepon, email, fax dan lain-lain. Dalam menggunakan software helpdesk dapat memberikan kemudahan dalam menemukan solusi masalah secara tepat dan yang ditanyakan secara umum. helpdesk juga mudah untuk digunakan untuk segala kalangan. Sehingga helpdesk dapat dijangkau dan dipakai oleh semua kalangan.
2.5. XAMPP XAMPP merupakan salah satu paket instalasi Apache, PHP dan MySQL instant yang dapat kita gunakan untuk membantu proses installasi ketiga produk tersebut.
2.5.1. Sejarah Singkat XAMPP XAMPP merupakan pengembangan dari LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP dan PERL), XAMPP ini merupakan projek non-profit yang dikembangkan oleh Apache Friends yang didirikan Kai „Oswalad‟ Seidler dan Kay Vogelgesang pada tahun 2002, projek mereka ini bertujuan untuk mempromosikan penggunaan Apache web server.
2.5.2. Pengertian XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak bebas yang mendukung banyak sistim operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsi XAMPP sendiri adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost). XAMPP merupakan perangkat yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis.
2.6. EditPlus EditPlus adalah sebuah software yang bisa dibilang sebagai pengganti Notepad (Window Standard). EditPlus digunakan untuk melakukan hal-hal seperti edit HTML, PHP, txt, Java Redaktur dan masih banyak yang lainnya layaknya
seperti Notepad. EditPlus terbaru juga menawarkan beragam fitur handal untuk para penggunanya.
2.7 PHP PHP merupakan bahasa pemrograman web yang bersifat server-side HTML = embedded scripting, dimana script-nya menyatu dengan HTML dan berada di server. Artinya adalah sintaks dan perintah-perintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan HTML biasa. PHP dikenal sebagai bahasa scripting yang menyatu dengan tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti ASP (Active Server Pages) dan JSP (Java Server Pages).
2.7.1 Sejarah PHP PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdroft, seorang programmer C. Semula PHP digunakannya untuk menghitung jumlah pengunjung di dalam webnya. Kemudian ia mengeluarkan Personal Home Page Tools versi 1.0 secara gratis. Versi ini pertama kali keluar pada tahun 1995. Isinya adalah sekumpulan script PERL yang dibuatnya untuk membuat halaman webnya menjadi dinamis. Kemudian pada tahun 1996 ia mengeluarkan PHP versi 2.0 yang kemampuannya telah dapat mengakses database dan dapat terintegrasi dengan HTML.
2.7.2 Pengertian PHP PHP adalah singkatan dari PHP: Hypertext Preprocessor yang merupakan sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik.
Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat. Hubungan PHP dengan HTML, halaman web biasanya disusun dari kode-kode HTML yang disimpan dalam sebuah file berekstensi .html. File HTML ini dikirimkan oleh server ke browser, kemudian browser menerjermahkan kode-kode tersebut sehingga menghasilkan suatu tampilan yang indah, Lain halnya dengan program PHP, Program ini harus diterjemahkan oleh web-server sehingga menghasilkan kode html yang dikirim ke browser agar dapat ditampilkan. PHP digunakan dan dijalankan di sebuah halaman website untuk mengolah isi data dari website tersebut yang akan dilihat oleh para pengunjung dari website.
2.8. Alat Bantu Perancangan
Dalam perancangan sistim informasi, dibutuhkan beberapa alat bantu perancangan agar analisa dan hasil yang ingin dicapai dapat mencapai sebuah hasil yang maksimal.
2.8.1. Flowchart (Diagram Alir) Flowchart adalah salah satu cara penulisan (notasi) algoritma dalam bentuk simbol-simbol. Flow artinya aliran, chart artinya gambar, diagram atau simbol, sehingga flowchart dapat diartikan sebagai diagram alir untuk menggambarkan alur atau aliran algoritma. Flowchart
yang
dibuat
untuk
menggambarkan
algoritma
dalam
menyelesaikan suatu permasalahan berlaku umum terhadap beberapa bahasa program yang berbeda. Adapun simbol-simbol yang di pakai dalam flowchart dibagi menjadi 3 kelompok :
1. Flow direction symbols Digunakan untuk menghubungkan simbol satu dengan yang lain dan disebut juga connecting line. 2. Processing symbols Menunjukan jenis operasi pengolahan dalam suatu proses atau prosedur. 3. Input / Output symbols Menunjukkan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output. Adapun simbol-simbol flowchart antara lain dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 2.1. Flow Direction Symbols
Simbol arus / flow, yaitu menyatakan jalannya arus suatu proses
Simbol communication link, yaitu menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain.
Simbol connector, berfungsi menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama.
Simbol offline connector, menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda.
Sumber : http://www.google.co.id tanggal akses 20 Maret 2015 Tabel 2.2. Processing Symbols
Simbol process, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer.
Simbol manual, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer. Simbol decision, yaitu menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : ya / tidak.
Simbol predefined process, yaitu menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal
Simbol terminal, yaitu menyatakan permulaan atau akhir suatu program
Simbol keying operation, Menyatakan segal jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai
keyboard
Simbol offline-storage, menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu Simbol manual input, memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard
Sumber : http://www.google.co.id tanggal akses 20 Maret 2015
Tabel 2.3. Input Output Symbols
Simbol input/output, menyatakanproses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya.
Simbol punched card, menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu.
Simbol magnetic tape, menyatakan input berasal dari pita magnetis atau output disimpan ke pita magnetis.
Simbol disk storage, menyatakan input berasal dari dari disk atau output disimpan ke disk.
Simbol document, mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer).
Simbol display, mencetak keluaran monitor.
Sumber : http://www.google.co.id tanggal akses 20 Maret 2015
2.8.2. Data Flow Diagram (DFD)
DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi (simbolsimbol) untuk menggambarkan arus dari data sistim. DFD sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu sistim yang telah ada atau sistim baru yang akan dirancang ataupun dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir.
Tabel 2.4. Komponen-Komponen DFD Nama
Simbol
Keterangan Merupakan entitas diluar sistim yang berkomunikasi/berhubungan
Terminator
langsung dengan sistim. Merupakan kegiatan yang sedang
Proses
atau
dilakukan dan menggambarkan transformasi input menjadi output
Merupakan simpanan data yang dapat berupa file/database yang Data Store
Atau
tersimpan dalam disket, hardisk atau bersifat manual seperti arsip/catatan. Untuk menerangkan perpindahan
Alur Data
data atau paket data dari satu bagian ke bagian lainnya.
Sumber : http://www.google.co.id tanggal akses 20 Maret 2015 Langkah-langkah dalam membuat diagram DFD adalah sebagai berikut : 1.
Menciptakan Diagram Konteks Diagram konteks adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistim secara keseluruhan. Proses tersebut diberi nomor. Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran data utama menuju dan dari sistim. Diagram tersebut tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data menuju dan dari sistim diketahui analis dari wawancara dengan pengguna dan sebagai hasil analisis dokumen.
2.
Menggambar Diagram Level 0 (Level Berikutnya) Lebih mendetail dibanding diagram konteks yang diperbolehkan, bisa dicapai dengan “mengembangkan diagram”. Masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram yang pertama tetap konstan dalam semua diagram suburutannya. Sisa diagram asli dikembangkan kedalam gambar
terperinci yang melibatkan tiga sampai sembilan proses dan menunjukkan penyimpanan data dan aliran data baru pada level yang lebih rendah. 3.
Menciptakan Diagram Anak (Tingkat yang Lebih Mendetail) Setiap proses dalam Diagram 0 bisa dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada Diagram 0 yang dikembangkan itu disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram (diagram anak). Aturan utama untuk menciptakan diagram anak, keseimbangan vertikal, menyatakan bahwa suatu diagram anak tidak bisa menghasilkan keluaran atau menerima masukan dimana proses induknya juga tidak bisa menghasilkan atau menerima. Semua aliran data yang menuju atau keluar dari proses induk harus ditunjukkan mengalir ke dalam atau keluar dari diagram anak.
2.8.3. Diagram Hubungan Entitas (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu model jaringan (network) yang menggunakan susunan data yang disimpan dari sistim secara baik atau merupakan konseptual yang mendeskripsikan hubungan antara data store Kemponen-komponen yang digunakan dalam ERD adalah sebagai berikut : Tabel 2.5. Simbol ERD No
1.
Simbol
Keterangan
Entitas Adalah suatu objek yang ada pada dunia nyata dan dapat dibedakan dari objek lainnya yang di defenisikan secara unik. Entity dapat berupa lingkungan elemen,
resouce, atau suatu transaksi yang sangat penting. Entity disimbolkan dengan persegi 2.
panjang. Relationship Adalah hubungan yang terjadi antara
satu
entitas
atau
lebih
dan
digambarkan dengan suatu prisma yang 3.
diberi lebel berbentuk kata kerja. Elips
4.
Adalah menyatakan atribut. Connection (hubungan antar) Yaitu garis penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dengan atribut.
Sumber : http://www.google.co.id tanggal akses 20 Maret 2015 2.8.4. Basis Data Basis data adalah sekumpulan data yang terpadu (interrelated data) yang dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data yang tersimpan secara bersama-sama dalam satu, sekaligus tempat sekumpulan berkas data yang terkomputerisasi. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa criteria yang penting yaitu : 1.
Bersifat data oriented dan bukan programming oriented.
2.
Dapat berkembang dengan mudah, baik volume maupun isinya.
3.
Dapat memenuhi kebutuhan sistim-sistim baru secara mudah.
4.
Dapat digambarkan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
5.
Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda-beda.
6.
Kerangkapan data (data redundancy) minimal.
BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Metode Penelitian Metode penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Cara atau teknik ilmiah yang dimaksud adalah dimana kegiatan penelitian itu dilaksanakan berdasarkan ciri-ciri keilmuan yaitu rasional, empiris dan sistimatis(RES). Rasional berarti penelitian dilakukan dengan cara yang masuk akal, sehingga terjangkau oleh nalar manusia. Empiris berarti cara atau teknik yang dilakukan selama penelitian itu dapat diamati oleh indera manusia sehingga orang lain dapat mengamati dan mengetahui cara atau teknik atau langkah yang dilakukan dalam penelitian itu menggunakan langkahlangkah tertentu yang logis. Dalam merancang skrispi, perlu adanya pengumpulan informasi dengan menggunakan metode penelitian dimana meliputi tempat, jadwal, bahan dan alat yang dilakukan dalam penelitian, peralatan yang dipakai, rancangan yang akan digunakan, pengukuran variabel, metode analisis, data atau teknik analis data yang sesuai. Metode penelitian yang dilalukan oleh peneliti adalah Object Oriented Analysis (OOA). Pada tahap awal peneliti mengidentifikasikan masalah yang ada pada WILMAR GROUP. Tahap berikutnya peneliti mengidentifikasikan lingkungan sistim baik internal maupun eksternal. Setelah itu peneliti melalukan pengumpulan data melalui metode wawancara, observasi dan studi kepustakaan kemudian menuangkan kebutuhan user ke dalam user requirement sebagai dasar dari penelitian. Kemudian peneliti mengaplikasikan hasil penelitian ke dalam diagram-diagram UML untuk menyajikan informasi mengenai rancangan sistim.
3.2. Tempat dan Jadwal Penelitian Penelitian yang dilakukan penulis adalah merancang Helpdesk Ticketing System berbabis web pada WILMAR GROUP, oleh karena itu penulis melakukan penelitian di WILMAR GROUP. Penulis melakukan penelitian mulai dari bulan Oktober 2014 sampai dengan bulan April 2015. Adapun jadwal penelitian penulis dapat dilihat pada tabel 3.1. seperti berikut ini. Tabel 3.1. Jadwal Penelitian No
Waktu
Bulan dan Tahun Okt‟14
Kegiatan
Nov‟14
Dec‟14
Jan‟15
Feb‟15
Mar‟15
Apr‟15
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1
Pengumpulan Data
2
Analisa Kebutuhan Sistim
3
Perancangan Sistim
4
Pembangunan Sistim
5
Uji Coba Sistim
6
Implementasi dan Evaluasi
Sumber : Hasil Pengamatan Stephannie, 2015
3.3. Kerangka Kerja Tujuan dari penyusunan kerangka kerja yang penulis lakukan adalah untuk membantu penulis dalam penyusunan prosedur-prosedur di dalam penelitian sehingga penelitian dapat dilaksanakan dan diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Metode pengembangan yang penulis pergunakan dalam perancangan Helpdesk Ticketing System berbasis web pada WILMAR GROUP menggunakan model System Development Life Cycle (SDLC) yang diterapkan dalam suatu basis sistim informasi komputerisasi yang terdiri dari beberapa kerangka kerja dalam pengembangan sistim informasi. Dalam tahap pembuatan dan perancangan sistim ini penulis membuat kerangka kerja seperti yang terlihat pada gambar 3.1. Identifikasi Masalah Pengumpulan Data Analisa Sistim Perancangan Sistim Pembangunan Sistim Uji Coba Sistim Implementasi dan Pemeliharaan Sistim Gambar 3.1. Kerangka Kerja Sumber : Hasil Pengamatan Stephannie, 2015
3.4. Metode Pengumpulan Data Dalam proses pengumpulan data peneliti menggunakan beberapa tahapan metode, sebagai berikut : a. Wawancara Wawancara adalah suatu cara untuk memperoleh data dan keterangan dengan mengadakan Tanya jawab langsung dengan orang-orang yang berhubungan dengan objek yang dipilih. Jadi, peneliti mewawancarai pimpinan, admin MIS dan beberapa karyawan untuk mendapatkan informasi mengenai WILMAR GROUP. b. Observasi Observasi adalah suatu cara untuk memperoleh data dan keterangan dengan mengadakan penelitian langsung terhadap objek yang sedang diteliti. Observasi dilakukan terhadap pemrosesan data kerusakan yang biasanya terjadi dan laporan penyelesaian setiap kasus. c. Peninjauan Kepustakaan ( library search ) Peneliti mengutip dari beberapa bahan bacaan yang berkaitan dengan penulisan tugas akhir yang dilaksanakan di WILMAR GROUP yang dikutip dapat berupa teori ataupun beberapa pendapat dari beberapa buku bacaan yang digunakan semasa kuliah. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan teori yang kuat melalui buku-buku yang tersedia diperpustakaan, baik berupa kuliah ataupan bahan bacaan yang lain yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini.
3.5. Objek Penelitian Penelitian ini dilakukan di WILMAR GROUP yang beralamat Jl. Putri Hijau No. 10 BnG Tower JW MARRIOT Medan. WILMAR GROUP berdiri atas gagasan Bpk. Martua Sitorus pada tahun 1992 dengan motto ”We Invest, You Harvest”, serta mengusung Visi “Ingin menjadi pemimpin dalam bidang Perindustrian Kelapa Sawit di Indonesia, Menjadi sebuah perusahaan yang terkemuka di bidang perindustrian dan perusahaan ini tanpa mengenal lelah terus mengutamakan dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan” dan misi “Menjadi mitra bisnis yang unggul dan layak dipercaya bagi stakeholder. Menghasilkan laba yang pantas untuk mendukung pengembangan perusahaan serta memberikan dividen yang memuaskan bagi pemegang saham dan memberikan perhatian yang tulus kepada masyarakat melalui penciptaan lapangan kerja, dukungan pembinaan sosial dan lingkungan.” 3.6. Analisa Sistim Sistim yang berjalan saat ini pada WILMAR GROUP masih kurang efisien dan sulit untuk mengontrol segala klaim yang terjadi. Tidak semua klaim dari karyawan langsung di kerjakan oleh pihak MIS. Bila sudah ada terjadi kerusakan sekali akan lebih memudahkan pihak MIS untuk pengecekan apabila sudah ada database mengenai kerusakan yg terjadi sebelumnya. Oleh karena itu dengan adanya sebuah website yang mampu untuk memberikan fasilitas penginputan data-data kerusakan komputer yang terjadi akan memberikan keuntungan kepada beberapa pihak, antara lain pihak MIS, karyawan WILMAR dan WILMAR GROUP.
Dampak positif bagi pihak MIS adalah lebih memudahkan untuk pengecekan komputer, karena sudah ada database yang menyimpan kerusakan yang terjadi sebelumnya. Setiap anggota akan dinilai berdasarkan hasil kinerja kerja. Setiap anggota yang akan memperbaikin atau melakukan pengecekan komputer terhadap karyawan departemen lain diharuskan untuk menginput kedalam website sehingga admin dapat melakukan perhitungan kinerja kerja seperti aktif tidaknya anggota tersebut dalam satu periode. Dampak positif bagi karyawan WILMAR antara lain adalah tidak membuang waktu karyawan untuk mengisi form kerusakan yang harus ditandatanganin atasan karena melalui sistim ini, karyawan WILMAR dapat langsung untuk menelepon admin MIS agar admin tersebut melakukan penginputan kedalam website, lalu anggota MIS tinggal melakukan tugasnya. Ini akan menghemat waktu dan juga segala klaim yang ada dapat dituntaskan secara cepat. Dampak positif bagi WILMAR GROUP adalah penghematan kertas yang digunakan untuk pencetakan formulir klaim kerusakan komputer dan juga untuk penghematan waktu kerja karyawan yang tidak terbuang sia-sia karena tidak lagi repot untuk meminta tanda tangan atasan dan pengajuan formulir kepada pihak MIS. Pada tahap analisa sistim penulis mulai dengan mencari buku-buku yang berhubungan dengan penelitian penulis, kemudian penulis menganalisa latar belakang penelitian dan melakukan pembangunan struktur database yang dapat menampung data-data serta mempunyai hubungan yang kuat antara entitas yang satu dengan entitas lainnya.
3.7. Perancangan Sistim Pada tahap ini, penulis merancang user interface daripada sistim yang akan penulis bangun. Pada tahap perancangan pembangunan Helpdesk Ticketing System berbasis web pada WILMAR GROUP yang sedang penulis lakukan, penulis membuat spesifikasi yang dibuat cukup rinci sehingga pada tahap implementasi tidak diperlukan keputusan baru dan meminimalkan terjadinya kesalahan ada tahap implementasi. Perancangan dibagi menjadi tiga, yaitu : 1. Rancangan database Pada pengembangan Helpdesk Ticketing System WILMAR GROUP menggunakan database yang sudah tersedia pada aplikasi yang sedang berjalan. Maka untuk perancangan database menggunakan hasil inisialisasi database. 2. Rancangan Sistim secara umum Rancangan sistim secara umum adalah mendeskripsikan Heldesk Ticketing System WILMAR GROUP secara umum. Perancangan adalah bagian yang terdiri dari gambar-gambar untuk menjelaskan alur prosedur pada kerja sistim yang akan dikembangkan. Sedangkan perancangan sistim adalah perancangan yang digambarkan dalam sebuah diagram alur yang terdiri dari gambar-gambar atau simbol-simbol yang menjelaskan suatu sistim yang akan dikembangkan. 3. Rancangan sistim secara detail Perancangan merupakan perancangan form-form yang digunakan sebagai media komunikasi dengan penggunaan sistim yang ada, agar terlihat lebih
tersusun dengan detail, untuk pembuatan setiap form yang diperlukan dalam sistim yang akan dibangun.
3.8. Pembangunan Sistim Sistim yang telah dirancang akan dihubungkan dengan sebuah program yang dibangun dengan software Dreamweaver dan EditPlus. Pada Dreamweaver dan EditPlus ini akan dibangun sebuah website yang mampu untuk menyimpan database semua data-data penginputan kerusakan yang telah terjadi. Website ini juga akan dapat dijadikan sebagai pedoman penilaian terhadap tiap-tiap anggota yang melakukan service.
3.9. Ujicoba Sistim Pada tahap ini, hasil rancangan aplikasi Helpdesk Ticketing System pada WILMAR GROUP yang telah dibangun sebelumnnya akan diuji dengan bantuan localhost untuk mengetahui apakah telah sesuai dengan tujuan yang diinginkan, dimana pengujian dilakukan pada input data, proses dan output yang dihasilkan dan pada localhost sistim. Apabila uji coba yang dilakukan terdapat kesalahan baik pada tampilan website maupun pada database, maka penulis akan memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi dari sistim yang penulis bangun dan melakukan uji coba sistim kembali sebelum hosting pada website dilakukan. 3.10. Implementasi Sistim Setelah proses ujicoba berhasil, maka website ini akan diimplementasikan kesistim yang sesungguhnya. Rencana implementasi bertujuan untuk mengatur waktu yang dibutuhkan dalam melakukan kegiatan implementasi, dengan dasar
kegiatan yang telah direncanakan dalam rencan implementasi. Selain itu, pelatihan untuk admin maupun karyawan juga dapat dilakukan pada tahap ini. Setelah semua sistim berjalan tanpa ada kesalahan, maka tahap selanjutnya adalah melakukan hosting pada website, sehingga sistim yang penulis rancang dapat dijangkau dan digunakan oleh user.
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN
4.1. Analisa Sistim Pada awalnya penulis melakukan studi pendahuluan yaitu peneliti mempelajari objek penelitian kemudian menetapkan tujuan penelitian terhadap objek yang akan di teliti sembari menganalisa dan mempelajari literatur maupun studi pustaka yang berkaitan dengan analisa dan perancangan yang berkaitan dengan penulisan tugas akhir ini. Setelah itu penulis menetapkan metode pengumpulan data untuk mendapatkan data-data yang dibutuh dalam perancangan sistim. Setelah berhasil mendapatkan data yang dibutuhkan melalui metode pengumpulan data yang telah ditetapkan maka penulis melanjutkan ke tahap analisa dan perancangan. Tahap selanjutnya penulis membuat user requirement sebagai hasil dari analisa dan sebagai sistim yang diharapkan ada setelah proyek selesai. User requirement juga merupakan perincian kebutuhan-kebutuhan user terhadap sistim. Setelah membuat user requirement, penulis akan menyimpulkan hasil dari penelitian, serta memberikan saran untuk objek penelitian maupun pengembangan model prototype. Analisa sistim yang sedan berjalan bertujuan untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistim tersebut dan masalah yang dihadapi sistim untuk dijadikan landasan usulan perancangan analisa sistim yang sedang berjalan yang dilakukan berdasarkan urutan kejadian yang ada dan dari urutan kejadian tersebut dapat dibuat Diagram Alir Dokumen (flowmap). Sistim yang sedang berjalan
dilakukan keseluruhan secara manual yaitu pelaporan servis melalui telepon sedangkan sistim yang diusulkan lebih ditekankan pada pelaporan melalui admin lalu pengambilan setiap kasus secara online. Dengan demikian pembuatan website ini diharapkan dapat membantu mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada dalam hal pelaporan kerusakan komputer. Adapun perancangan yang diusulkan merupakan langkah untuk lebih mengefektifkan dan mengefisienkan sistim yang lama. Kekurangan yang terdapat pada sistim yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Media pelaporan kerusakan komputer hanya melalui telepon sehingga kurang efektif karena tidak adanya data mengenai kerusakan sebelumnya. 2. Kesusahan dalam penilaian setiap karyawan pada departemen MIS karena tidak semua karyawan turut bekerja dan tidak ada data siapa-siapa saja yang mengatasi permasalahan yang dilaporkan. 3. Kurang efisien karena waktu yang dibutuhkan untuk melaporkan kerusakan cenderung lama karena terkadang mereka tidak tahu kepada siapa harus dilaporkan, sehingga pihak MIS juga lama dalam menelusurinya. Berikut ini adalah usulan sistim yang sedang berjalan pada WILMAR GROUP sebagai berikut : 1. Sebuah website yang mampu membantu pekerjaan teknisi MIS dalam hal pengecekan atas laporan kerusakan komputer oleh karyawan. 2. Sebuah website yang dapat melakukan pengecekan sistim kerja yakni aktif maupun tidak aktifnya anggota MIS.
3. Sebuah website yang menyimpan database kerusakan yang terjadi sebelumnya sehingga lebih memudahkan teknisi MIS untuk melakukan pengecekan lebih lanjut. 4.2. Perancangan Perancangan merupakan langkah pertama di dalam fase pengembangan rekayasa suatu produk atau sistim. Tujuan perancangan adalah membuat Helpdesk Ticketing System untuk kelancaran dalam prosedur pelaksanaan perbaikan dan pelaporan kerusakan komputer. 4.2.1 Bagan Alir (Flowchart) Perangkat Lunak Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistim secara logika. Bagan alir digunakan untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analisis sistim atau program dapat mengikuti pedoman-pedoman sebagai berikut ini : 1. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. 2. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. 3. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya. 4. Masing – masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan. 5. Masing – masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.
6. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. 7. Gunakakan simbol – simbol bagan alir yang standar. Flowchart proses Tahapan Perancangan Perangkat Lunak adalah flowchart yang menampilkan urutan perancangan sistim dari awal proses perancangan model bangunan yang akan dibangun, dan dilanjutkan dengan proses pembuatan model bangunan. Setelah model bangunan telah selesai dibangun, maka akan dilanjutkan dengan proses perancangan perangkat lunak, dimulai mulai dari perancangan form / layar, setelah form / layar telah selesai maka akan dilanjutkan dengan proses pemberian koding. Sebelum digunakan perangkat lunak ini akan melalui proses uji program, yaitu proses untuk memastikan bahwa program tersebut telah siap untuk digunakan. Setelah melalui proses pengujian program maka perangkat lunak tersebut siap untuk diimplementasikan ke sistim yang sebenarnya akan tetapi jika ditemukan adanya kesalahan pada proses uji program, maka program ini akan diulangi kembali pada proses koding, dan diulangi terus menerus hingga program dinyatakan berhasil pada proses pengujian program. Selain membuat flowchart proses Tahapan Perancangan Perangkat Lunak, juga akan dibuat flowchart logika. Flowchart logika adalah flowchart yang menampilkan proses yang terjadi didalam perangkat lunak. Proses ini dimulai dari proses login, yaitu para teknisi dan admin harus memasukkan nama dan password yang benar untuk dapat masuk kedalam sistim. Jika password yang diberikan salah maka proses loginnya akan diulang kembali ke proses memasukan nama dan password sampai passwordnya benar. Setelah masuk kedalam sistim, maka proses pengontrolan dapat dimulai, admin dapat memposting tiket yang telah di request
oleh user lalu para teknisi dapat memilih pekerjaan untuk di Pickup. Namun ada beberapa kasus yang memang sudah dipilih teknisinya oleh user. Maka teknisi tinggal memprosesnya. Adapun flowchart proses tahapan perancangan perangkat lunak dapat dilihat pada gambar 4.1.
Mulai
Perancangan Model Bangunan
Perancangan Form
Koding
Uji Program
Tidak
Ya Implementasi
Selesai Gambar 4.1. Flowchart Proses Tahapan Perancangan Perangkat Lunak Sumber : Hasil Pengamatan Stephannie, 2015
4.2.2 Rancangan Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data adalah model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistim dan tugas atau pengolahan data yang dilakukan oleh sistim. Notasi tiap level menggunakan notasi De Marco & Jourdan untuk menggambarkan DFD sistim Helpdesk. Konteks DFD level 0 menerangkan entitas-entitas yang terlibat dalam sistim. Diagram konteks merupakan diagram yang menggambarkan kondisi sistim yang ada baik input maupun output serta menyertakan terminator yang terlibat dalam penggunaan sistim.
Diagram ini akan memberikan gambaran tentang
keseluruhan sistim. Diagram konteks terdiri dari 3 entitas yaitu user, teknisi dan admin. Data Kerusakan USER Data Waiting List
Data hasil pengecekan Teknisi
Sistim Informasi Helpdesk Ticketing System Data Tiket
Data Tiket
Data Teknisi ADMIN Data Laporan Kerusakan Gambar 4.2. Diagram Konteks Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
4.2.3 Use Case Diagram Berikut adalah Use Case Diagram pada WILMAR GROUP. Pada diagram dijelaskan hubungan antara proses-proses yang ada pada sistim dengan entitas yang ada. Pelaporan Kerusakan Data User
User
Admin Pembuatan Tiket Pengecekan Kerusakan Perubahan Status Tiket
Teknisi
Gambar 4.3. Diagram Use Case Sistim Informasi WILMAR GROUP Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
4.2.4 Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut Entity Relationship Diagram pada WILMAR GROUP. Dalam ERD ini digambarkan hubungan antara entitas dan data yang ada pada WILMAR GROUP. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada gambar 4.4. Telp
Nama
User
Departemen
Data User
Data Status
Data Keluhan
Keluhan
Melaporkan
Admin
Input
Teknisi Email Nama
Gambar 4.4. Entity Relationship Diagram WILMAR GROUP Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
Id Teknisi
4.2.5 Struktur File Struktur file ini digunakan dalam melakukan perancangan sistim, karena akan menentukan struktur fisik database yang menunjukkan struktur dari elemen yang menyatakan panjang elemen data dan jenis datanya. Struktur file ini merupakan urutan isi atau data-data item yang terdaftar pada sebuah record. Adapun file yang dipakai untuk website ini dijabarkan pada tabel-tabel berikut ini: 1.
Tabel Departemen Tabel 4.1. digunakan untuk memilih departemen user yang melakukan laporan kerusakan perangkat keras. Tabel 4.1. Tabel Departemen No Field Tipe 1 Dept_Id Int 2 Dept_short Varchar 3 Dept_long Varchar Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
2.
Lebar 11 8 45
Tabel Tiket Tabel 4.2. digunakan untuk penginputan data-data laporan kerusakan yang terjadi dan juga kelengkapan dari kejelasan status dari perbaikan yang telah dilakukan. Tabel 4.2. Tabel Tiket No
Field
Tipe
Lebar
1
Ticket_ID
Int
11
2
Subject
Varchar
40
3
User
Varchar
25
4
Dept
Varchar
25
5
Ext
Varchar
6
6
Technicians
Varchar
35
7
Status
Varchar
2
8
Data_Issued
Datetime
-
9
Data_Solved
Datetime
-
10
P_Definition
Text
-
11
P_Solving
Text
-
12
Help_Desk
Varchar
30
Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 3.
Tabel User Tabel 4.3. digunakan untuk penginputan data-data anggota yang ada pada departemen MIS. Pada tabel ini akan diinput terlebih dahulu database semua anggota dan otoritas masing-masing anggota. Tabel 4.3. Tabel User No
Field
Tipe
Lebar
1
User_Id
Varchar
12
2
Username
Varchar
50
3
Password
Varchar
100
4
Display
Varchar
35
5
Authority
Varchar
10
6
Email_address
Varchar
30
Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 4.
Tabel Details
Tabel 4.4. Tabel ini merupakan tabel yang berisikan status yang direspon oleh koresponden atau teknisi. Tabel 4.4. Tabel Details No
Field
Tipe
Lebar
1
Ticket_Id
Varchar
30
2
Date_time
Datetime
-
3
Action
Text
-
4
Notes
Text
-
5
Technicians
Varchar
30
Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
4.2.6 Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka ini dibuat guna untuk mempermudah dalam pembuatan website dan perancangan tampilan website, adapun sebagai berikut : 1.
Struktur Menu Struktur menu adalah bentuk umum dari suatu rancangan website untuk memudahkan pemakai dalam melihat isi website. Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh informasi Helpdesk Ticketing System. Adapun rancangan menu dari website ini adalah sebagai berikut :
Database
Menu Utama
Login
Home
Ticket
Report
Create Ticket
Ticket Reporting
Change Password
Log Out
Gambar 4.5. Struktur Hubungan Antar Sistim Administrator Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 Database
Menu Utama
Login
Home
Change Password
Ticket
Ticket Status
Log Out
Proses Tiket
Gambar 4.6. Struktur Hubungan Antar Sistim Technicians Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 2.
Perancangan Input Rancangan masukkan adalah tampilan website untuk mengubah isi dari
halaman user website. Rancangan masukkan yang diusulkan adalah sebagai berikut :
a.
Halaman Login Halaman ini dipakai untuk login kedalam sistim Helpdesk, jika admin
maupun teknisi memasukkan user dan password yang benar maka dapat memasuki halaman konten profil, ini dapat dilihat pada gambar 4.7. berikut :
HEADER
Login User Password
Login
Gambar 4.7. Tampilan Login pada Helpdesk Ticketing System Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 b.
Halaman konten profil Halaman konten profil berisikan lima menu yang dapat dipilih oleh user. setelah melakukan proses Login. Jika admin ingin membuat tiket untuk
teknisi, admin dapat memilih menu ticket dan pemilihan menu report dapat dipilih bila ingin melihat keseluruhan laporan pembuatan tiket lengkap dengan jumlah tiket yang dapat dicapai oleh teknisi perbulan. Sedangkan bila yang Login adalah teknisi, maka menu pada report dan add new user tidak akan tertampil karena
teknisi tidak dapat mengakses menu tersebut. Teknisi hanya dapat mengakses menu ticket untuk pengambilan dan pemrosesan tiket. Jika admin maupun teknisi menginginkan penggantian password maka mereka dapat memilih menu Change Password. Pada setiap halaman menu admin dan teknisi dapat Logout bila sudah selesai mempergunakan website ini. Tampilan halaman konten profil admin dapat dilihat pada gambar 4.8.
HEADER HOME TICKET PASSWORD NEW USER
REPORT
CHANGE
Gambar 4.8. Tampilan Halaman Konten Profil Admin Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015.
c.
Halaman Tiket Pada halaman ini jika yang Login adalah teknisi maka akan ditampilkan
seluruh ticket list yang terdaftar pada bulan itu juga seperti tampilan user support ticket list pada gambar 4.9. Namun apabila Login adalah admin maka ada penambahan tombol untuk pembuatan tiket dan ketika memilih tombol tersebut admin akan langsung dihubungkan pada tampilan halaman create tiket pada gambar 4.10.
HEADER HOME PASSWORD Welcome, User
TICKET
REPORT
CHANGE
Logout
Show Yea Gambarr4.9. Tampilan User Support Ticket List Result Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 Month
ENTRIES
HEADER HOME TICKET NEW USER
REPORT
CHANGE PASSWORD
Welcome, User Logout Date/Time User Department Assigned to Subject Problem Explanation
Ext
Create Ticket Gambar 4.10. Tampilan Halaman Create Tiket Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 Halaman ini akan tersambung apabila admin menginginkan pembuatan tiket sesuai dengan keluhan yang diterima dari karyawan lainnya. Pada bagian Date/Time akan otomatis keluar sesuai dengan jam dan tanggal pembuatan tiket. Pada bagian user, department dan ext akan diisi berdasarkan data sesuai dengan karyawan yang memberikan keluhan yang terjadi. Pada bagian Subject mengenai judul yang ingin di tampilkan pada saat terdaftar pada database User Support Ticket List. Assigned to dapat dipilih sesuai dengan pilihan user. Pada pilihan tersebut dapat dituliskan mau kepada siapa tugas tersebut dikerjakan. Maka apabila sudah dipilih maka yang diperbolehkan untuk menyelesaikan tiket hanya orang yang bersangkutan. Apabila pilihan adalah any technicians maka kepada
siapapun teknisi dapat memroses tiket tersebut. Problem Explanation berisikan semua details kerusakan maupun complain yang ada. d.
Halaman Change Password Pada halaman ini, admin maupun teknisi dapat mengganti Password sesuai
dengan yang diinginkan. Berikut tampilan rancangan Change Password pada gambar 4.11.
HEADER HOME PASSWORD Welcome, User
TICKET NEW USER
REPORT
CHANGE
LogOut
CHANGE PASSWORD Gambar 4.11. Tampilan Rancangan Change Password USERNAME Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 OLD PASSWORD NEW PASSWORD CONFIRM PASSWORD
UPDATE CHANGES
Gambar 4.11. Tampilan Rancangan Change Password Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN Pada bab ini akan memaparkan kondisi apa adanya dari obyek penelitian yang berisi serangkaian data yang penulis telah kumpulkan. Penulis juga akan melakukan pembahasan dengan acuan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. 5.1.
Tampilan Hasil Berikut ini ditampilkan program berupa hasil website yang penulis
rancang, yaitu : 1.
Tampilan Pembuka
Gambar 5.1. Tampilan Pembuka Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 Gambar 5.1. merupakan tampilan pembuka untuk masuk kedalam website Helpdesk Ticketing System.
2.
Tampilan Konten Profil Admin
Gambar 5.2. Tampilan Konten Profil Admin Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 Pada gambar 5.2. merupakan tampilan setelah Login masuk admin. Admin dapa memilih lima menu pilihan yang berbeda yaitu Home, Ticket, Report, Change Password dan New Data. Masing-masing menu miliki fungsi yang berbeda-beda juga.
3.
Tampilan Konten Profil Teknisi
Gambar 5.3. Tampilan Konten Profil Teknisi Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
Pada gambar 5.3. merupakan tampilan teknisi setelah Login. Teknisi hanya memiliki 3 pilihan menu yaitu menu Home, Ticket dan Change password. 4.
Tampilan Konten Ticket teknisi
Gambar 5.4. Tampilan konten Ticket pada teknisi Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
Pada Gambar 5.4. merupakan tampilan menu ticket untuk teknisi. Teknisi dapat melihat database yang sudah ter-record kedalam sistem. Semua pengerjaan tiket dapat dilihat disini dan juga dapat dipilih kategori penyelesaian secara keseluruhan maupun secara pribadi. 5.
Tampilan konten Ticket pada admin Pada gambar 5.5. adalah tampilan menu ticket untuk admin. Admin dapat
melihat semua data yang terpapar kedalam database. Selain itu admin juga dapat memilih pembuatan tiket pada halaman ini.
Gambar 5.5. Tampilan Konten Ticket pada Admin Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
6.
Tampilan Menu Pembuatan Tiket
Gambar 5.6. Tampilan Menu Pembuatan Tiket Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 Gambar 5.6. menunjukkan halaman pembuatan tiket. Admin akan mengisi semua kolom. Untuk kolom yang bertanda bintang merah kecil di sudut, admin diharuskan untuk mengisinya guna keperluan teknisi dalam hal pengecekan. Pada kolom Problem Explanation admin akan mengisi sesuai dengan keluhan yang telah diberikan oleh user yang bersangkutan. Setelah selesai dibuat maka halaman akan kembali ke gambar 5.5.
7.
Tampilan Menu Report
Gambar 5.7. Tampilan Menu Report Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 Gambar 5.7. menunjukkan halaman menu Report. Pada halaman ini admin dapat memilih jenis report, nama teknisi maupun waktu penyelesaian tiket. Show Result akan menunjukkan laporan sesuai dengan pilihan yang telah dipilih. Laporan tersebut juga dapat kita impor ke dalam beberapa file yang berbeda seperti Excel dan juga kita dapat mencetak laporan tersebut. Setelah semua dipilih maka akan disambungkan pada halaman tabel report pada gambar 5.8.
Gambar 5.8. Tampilan Halaman Tabel Report Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 8.
Tampilan Halaman Menu Change Password
Gambar 5.9. Tampilan Halaman Change Password Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015 Pada Gambar 5.9. admin dan teknisi dapat mengganti password mereka. Pertama mereka diharuskan untuk mengisi password yang lama disertai dengan
password yang baru. Setelah selesai akan muncul notifikasi bahwa pengaturan perubahan telah selesai dilakukan. 9.
Tampilan Halaman Menu Add User
Gambar 5.10. Tampilan Halaman Menu Add User Sumber : Hasil Perancangan Stephannie, 2015
Gambar 5.10 hanya dapat diakses oleh admin ( Helpdesk ) karena yang dapat menambah user ke dalam database hanya admin. Pada halaman ini admin akan mengisi data-data yang diperlukan untuk penambahan anggota admin maupun teknisi yang baru.
5.2. Pembahasan Perancangan dan pembangunan website Helpdesk Ticketing System sebagai media pembuatan tiket teknisi atas klaim dari karyawan lainnya telah selesai
dilakukan. Adapun hal-hal yang terkait dalam pembangunan website Helpdesk Ticketing System adalah sebagai berikut : 1.
Pembangunan website menggunakan beberapa software antara lain EditPlus 3 sebagai sarana pembuatan coding untuk design halaman website dan Phpmyadmin sebagai sarana untuk pembuatan dan penampungan database.
2.
Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dan database MySQL.
3.
Agar website dapat dijalankan maka diperlukan IP Address dari server karena website ini hanya bersifat internal use only. Website Helpdesk Ticketing System dibangun dengan menggunakan
kombinasi bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Baik PHP maupun MySQL telah terinstall dengan baik dalam sebuah paket aplikasi yang bernama XAMPP. Halaman awal yang akan tampil apabila melakukan akses ke website Helpdesk Ticketing adalah halaman Home. Pada halaman Home ini akan menampilkan Form untuk Login agar dapat mengakses menu-menu lainnya. Apabila yang Login adalah admin maka akan tersedi empat menu yang dapat dipilih sedangkan kalau teknisi hanya dapat mengakses tiga menu saja. Halaman kedua yang dapat diakses adalah halaman Ticket. Pada halaman ticket admin dapat membuat tiket yang ditujukan kepada teknisi. Teknisi juga dapat melihat total keseluruhan tiket yang telah dibuat dan dapat memprosesnya. Pada halaman report yang mana hanya dapat diakses oleh admin dapat menampilkan tabel jumlah keseluruhan tiket yang telah dibuat dan diselesaikan
oleh masing-masing teknisi. Bulan dan tahun juga dapat dipilih sesuai dengan keinginan admin. Menu pilihan terakhir yang dapat dipilih adalah menu Change Password. Change Password dapat digunakan apabila ingin mengganti Password.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1.
Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari perancangan dan pembuatan website
Helpdesk Ticketing System adalah sebagai berikut : 1. Helpdesk Ticketing System ini adalah sebuah website yang dirancang untuk pelaporan kerusakan pada komputer yang terjadi di lingkungan kerja, laporan tersebut akan diinput kedalam website dan akan diatasi oleh teknisi yang bersangkutan. 2. Pembangunan website pada WILMAR GROUP bertujuan untuk menilai kinerja kerja setiap teknisi agar seimbang. 3. Perancangan sistim informasi berbasis yang user friendly sehingga setiap user dapat memahami dengan jelas dan mudah. 6.2. Saran Adapun saran yang dapat disampaikan untuk pengembangan website Helpdesk Ticketing pada WILMAR GROUP adalah sebagai berikut : 1. Masih belum ada deadline per tiket, maka akan lebih efisien bila aplikasi ini dapat dirancang berdasarkan deadline sehingga sistim yang menggunakan SLA dapat mengaksesnya. 2. Belum ada menu untuk penambahan departemen yang baru. Bila menu baru untuk penambahan departemen sudah ada maka admin tidak perlu untuk menambahkannya melalui database.
3. Masih menggunakan LAN, bila memungkinkan akan lebih efisien dan efektif jika sudah dapat diakses secara online.
DAFTAR PUSTAKA
Kadir, A., 2013, Pengenalan Sistem Informasi, Edisi III, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. Ludwig, dkk., 2015, Konsep Sistem Informasi, Edisi I, Penerbit Gramedia, Jakarta. Sutabri, T., 2010, Analisa Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta. Santoso, H., 2014, Membuat Helpdesk System Berbasis OOP dan PDO dengan PHP, Penerbit Lokomedia, Jakarta. Sumber : http://google.co.id tanggal akses 20 Maret 2015 Sumber : http://mainhelpdesk.blogspot.com tanggal akses 20 Maret 2015 Sumber : http://tito.pandubrahmanto.com tanggal akses 12 Maret 2015 Sumber : http://wikipedia.org tanggal akses 5 Februari 2015
