Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO)
Materi diambil dari Panduan SAPTO versi 01 untuk Perguruan Tinggi. http://sapto.banpt.or.id
Pendahuluan
SAPTO adalah sistem yang dikembangkan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas proses akreditasi perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh BAN-PT
SAPTO mendukung setiap proses yang dilakukan dalam akreditasi seperti pengajuan usulan akreditasi oleh perguruan tinggi, pemeriksaan dokumen,penugasan asesor dan validasi yang dilakukan, proses asesmen kecukupan (AK) dan asesmen lapangan (AL) oleh asesor
Sistem Akreditasi PT oleh BAN-PT
Tidak ada proses yang berubah, SAPTO hanya mengotomasi sebagian proses melalui mode online
Kondisi Sebelum SAPTO Pendaftaran (penyerahan berkas) ke BAN-PT secara manual Proses Asesmen Kecukupan dan Asesmen Lapangan juga secara manual Pengolahan data hasil asesmen oleh BAN-PT juga secara manual
Setelah Ada SAPTO • Pendaftaran dan pengiriman berkas dilakukan secara online • Proses Asesmen Kecukupan dan Asesmen Lapangan juga didukung oleh teknologi digital • Interaksi antara BAN-PT, PT pengusul, dan Asesor juga difasilitasi oleh SAPTO
Manfaat SAPTO
Peningkatan produktivitas
Lebih banyak PT/prodi yang dapat diakreditasi pada satu periode waktu tertentu
Asesor dapat melakukan lebih banyak penugasan asesmen
Penghematan biaya
PT Pengusul: biaya cetak dokumen dan transportasi & akomodasi dalam rangka penyerahan dokumen ke BAN-PT
BAN-PT: biaya penyelenggaraan Asesmen Kecukupan (kesekretariatan, bahan habis pakai, HR panitia dan asesor, transportasi dan akomodasi asesor)
Peningkatan akuntabilitas dan akurasi asesmen
Proses asesmen online dapat “memaksa” PT pengusul untuk bertanggungjawab pada usulannya, dan asesor untuk bekerja secara akuntabel
Perhitungan data secara otomatis mengurangi resiko salah input dan salah hitung
Modul untuk Perguruan Tinggi
Mekanisme SAPTO untuk PT Pengusul
Setiap PT pengusul akan diberikan 1 akun SAPTO setelah mengirimkan surat permohonan ke BAN-PT dengan melampirkan:
Nama penanggungjawab (officer) akun SAPTO (pemegang password akun SAPTO)
Alamat email untuk verifikasi dan komunikasi terkait aktivitas akun SAPTO
Akun ini digunakan untuk mengelola penyampaian usulan akreditasi/ reakreditasi institusi/prodi di lingkungan PT pengusul
Jika PT pengusul memiliki banyak prodi, maka perlu dipikirkan pengaturan tentang mekanisme pengusulan akreditasi/reakreditasi institusi/PS secara internal
PT pengusul dapat menugaskan staf administrasi untuk melakukan proses unggah, tapi perlu ada koordinasi dengan penanggungjawab akun
Catatan untuk Pemegang Akun SAPTO di PT Jika PT pengusul memiliki banyak prodi, ada kecenderungan untuk mendistribusikan informasi akun (ID dan password) ke unit-unit akademik. Meskipun hal ini dimungkinkan, tetapi langkah ini tidak sesuai dengan desain akun SAPTO yang memusatkan kewenangan dan tanggungjawab pengusulan pada satu pintu. Implikasi dari distribusi kewenangan ke pihak-pihak dengan otoritas yang lebih rendah adalah proses-proses pengunggahan yang independen satu sama lain menjadi terganggu. Kontrol terhadap konsistensi dan akurasi menjadi lebih sulit dilakukan pada level PT (contoh: pemakai di unit bisa mengganti password sehingga akun tidak bisa digunakan oleh unit lain).
Proses Pengusulan Akreditasi / Re-akreditasi Persiapan • Dapatkan password • Unduh template & borang • Dokumendokumen persyaratan
Penyiapan borang & kelengkapannya • Dilakukan secara offline
Unggah usulan ke SAPTO • Entry data usulan • Unggah borang dan dokumen • Revisi jika masih diperlukan
http://sapto-dev.banpt.or.id User : 111111 Pass : kemenkes123
Halaman login
Cara mendapatkan password (akses pertama kali)
Jika email sudah terdaftar di dalam Database BAN PT, Maka Prodi sudah bisa melakukan Perubahan password Untuk mendapatkan password pertama kali, klik tautan ‘Lupa password’
Cara mendapatkan password
Isi dengan alamat email yang didaftarkan. Tidak berfungsi apa-apa jika diisi dengan email yang tidak ada di dalam sistem SAPTO.
Cara mendapatkan password
Cara mendapatkan password
Cara mengganti password
Pastikan hanya petugas yang berhak saja yang bisa mengganti password.
Halaman depan
Halaman Daftar SK Terbit dan Daftar Pengajuan Ditolak
Unduh template excel
Pastikan borang yang akan diunggah berasal dari template-template ini.
Pengisian borang data kuantitatif
Pastikan semua sheet dalam file Excel ini terisi dengan lengkap dan benar.
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT): isi no surat, tgl dan alamat
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT): Usulan berhasil
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT): Pilih & unggah berkas
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT): Ubah dan hapus berkas
Gunakan tombol-tombol ini untuk menghapus berkas yg sudah diunggah sebelumnya
Perubahan usulan (termasuk perubahan dokumen/berkas) dan pembatalan usulan masih dapat dilakukan selama status masih ‘Submit dokumen’ atau ‘Revisi dokumen’. Gunakan tombol ini untuk membatalkan seluruh dokumen yang sudah diunggah
Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT): Hasil setelah unggah
Pemeriksaan oleh SAPTO Pesan kegagalan
Pesan kegagalan proses disertai petunjuk di sheet mana kesalahan terjadi.
Pesan keberhasilan
Pemeriksaan manual oleh BAN-PT
Periksa kembali kelengkapan/kebenaran usulan dan borang.
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): lihat status
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): menu data PS
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih jenjang
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih Prodi
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): pilih Bidang Ilmu
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): isi no surat & alamat
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): periksa isian
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): unggah berkas
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): lihat status
Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS): jenis status • • • • • • • • • • • •
Submit dokumen Revisi dokumen Menunggu proses AK Proses AK Tidak lulus AK Tunda AL Proses AL Menunggu penetapan hasil AL Menunggu penerbitan SK SK dan sertifikat terbit SK dan sertifikat terkirim Tidak terakreditasi
Terima kasih atas perhatiannya Q&A dan Praktek (Manajemen 275)
