Sistem Admission, Discharge dan Transfer Rumah Sakit gysanjaya.blog.ugm.ac.id
Outline • Sistem Admission, Discharge and Transfer (ADT) – – – –
Standar fungsionalitas sistem ADT Registrasi/Pendaftaran Pasien vs admisi Admisi RS vs Visit Unit Layanan Discharge summary
• Sistem tagihan RS – Proses bisnis tagihan rumah sakit – Kepesertaan jaminan kesehatan
Maturitas Model SIMRS - EHR Level 0: Intention to use Level 1: Administration and billing Level 2: Ancillary systems to support clinical care Level 3: Basic decision support systems Level 4: Clinical Documentation to Support Comprehensive Care Level 5: Health Information Exchange Level 6: Consumer Health Informatics Level 7: Paperless Environment to support continuity of care
1
Aplikasi EHR – RS Transaksi Data
Registrasi
Rawat Jalan Radiologi Laboratorium
Admisi
Registrasi
Admisi
No Rekam Medis Nama Lengkap Gelar No. KTP/SIM No. Passport Nama Keluarga Jenis Kelamin (v) Tgl Lahir - Umur Tempat Lahir Alamat Tetap Wilayah (v) Kode Pos
Tgl Masuk Deskripsi Unit (v) Alamat Sementara Wilayah (v) Telepon Penjamin Personal Informasi Rujukan Dokter Perujuk Telepon Dokter Asal Rujukan (v) Jaminan (v) Dokter (DPJP) (v) Cara Masuk Diagnosa Masuk (v)
Telepon Fax
Clinical Notes
HP E-mail Agama (v) Pekerjaan (v) Alamat Bekerja Telepon Kantor Suku (v) Kebangsaan (v) Golongan Darah (v) Status Perkawinan (v) Tingkat Pendidikan (v)
Kamar Operasi Rawat Inap
Findings
Labs
Vital Sign dll (v) SNOMED
Lab RSCM Diagnosa (v) (v) LOINC ICD 10 Hasil (v) Deskripsi
Diagnosa
Prosedur Prosedur (v) ICD 9 CM Deskripsi
Discharge
Pengobata n
Tagihan
Discharge
Obat (v) RXNorm Dosis
Jasa medis Jasa sarana Tarif
Tgl Discharge Cara Pulang Lanjutan Rawat
Visit
Standar Data dan Terminologi Medis http://idn-hdd.depkes.go.id
Admission, Discharge and Transfer (ADT) • A software application used by healthcare facilities in the US to track patients from the point of arrival at a hospital until departure by transfer, discharge, or death • ADT system is usually the foundation for other types of health care information systems because it holds valuable patient information such as a medical record number, age, name, and contact information • Includes following function: – Bed Control – Day Surgery – ADT Reports
Message untuk ADT (HL7) Message Trigger
Message Trigger
Admit/Visit Notification
Cancel discharge
Transfer a patient
Pending admit
Discharge/end visit
Pending transfer
Register a patient
Pending discharge
Pre-Admit a patient
Swap patient
Change an outpatient to an inpatient
Merge patient information
Change an inpatient to an outpatient
Delete a patient records
Update patient information
Delete person information
Patient departing - tracking
Merge person information
Patient arriving - tracing
Update person information
Cancel patient admit
Change attending doctor
2
Registrasi dan Admisi • Data demografi pasien – Data item – Master Pasien Index
• Data kunjungan pasien (admisi) – Skema jaminan – Pindah pelayanan (transfer) – Janji temu (appointment) – Pindah bangsal – Rujuk pasien (referral)
Model Master Data Pasien (MPI) – Admisi – Visit dan Encounter
Master Data Pasien • Nomor Rekam Medis/ Unik ID • Data Sosiodemografi
Admisi RS • Unik ID Kunjungan/Nomor jaminan (SEP) • Data Kunjungan (umur, asal rujukan, diagnose rujukan, skema jaminan)
Visit Unit Layanan • Unik ID Visit Unit Layanan • Bisa sebagai pasien internal dan pasien external
Encounter • Petugas RM • Perawat poli • Dokter poli • Kasir
Bedanya apa? • Person vs patient? • Registrasi vs admisi? • Visit vs encounter?
3
Fungsi Modul Pendaftaran • Pencarian pasien (nama, tanggal lahir, alamat, nomor RM) – Tidak ditemukan Æ pendaftaran pasien
• Generate nomor rekam medis • Pendaftaran pasien baru (lengkap) – Setelah selesai Æ masuk admisi
• Pendaftaran pasien baru (express) – Untuk kunjungan non-pasien
• Cetak kartu • Billing pelayanan pendaftaran
Fungsi Modul Pendaftaran Rekam Medis
Mampu membuat nomor rekam medis untuk pasien baru secara otomatis
Master Pasien Index
Nomor rekam medis terhubung dengan identitas pasien (ID, Nama, Alamat)
Multiple identifier
Sistem mamu mengakomodasi berbagai nomor ID yang memungkinkan
Laporan
Data item berfungsi sebagai core laporan (Jenis kelamin = data terpilah)
Fungi Merge
Bisa menggabungkan pasien dengan identitas yang sama (double) menjadi 1 record
Modifikasi data
Modifikasi atau update data demografi mudah dilakukan
Pencarian informasi
Mudah mencari informasi demografi pasien sewaktu-waktu (nomor telpon, alamat, keluarga yang bisa dihubungi)
Informasi melekat
Informasi nama, usia, jenis kelamin harus melekat pada fungsi-fungsi yang lain untuk tujuan klinis
Minimum data set
Minumun data set demografi harus teridentifikasi (Nama, Tanggal lahir dan alamat)
Query
Pencarian pasien dapat dilakukan dengan meng-query lebih dari 1 kriteria (nama depan, tengah, belakang, nomor rekam medis, nomor identitas wilayah alamat)
Automatic date of birth
Bisa mengassign data of birth berdasarkan umur pada pasien-pasien yang tidak bisa mengidentifikasi tanggal lahir
Pertimbangan Interoperabilitas • Kemungkinan multiple sistem di rumah sakit (Farmasi, LIS, PACS, Akuntansi, dll) • Integrasi dan interoperabilitas menggunaan data pasien (Master Patient Index) – Structured data standard – Message protocol
4
Modul Pendaftara Pasien Baru/ Baru Lahir
Data Set Sistem Pendaftaran Nomor rekam medis
Number
6 digit, 8 digit, alphanumeric
Nama lengkap
Sesuai identitas dan atau akte
Nama depan, nama belakang, nama tengah, inisial, gelar
Nama Ibu Kandung
Nama gadis ibu kandung
Standar?
Jenis Kelamin
Kodefikasi HL7
M, F, U, Unk
Tanggal Lahir (umur)
ddmmyyyy
Standar?
Tempat lahir
Wilayah
Kodefikasi BPS
Alamat
Daerah
Kodefikasi BPS
Telpon
number
Dengan kode negara dan atau kode wilayah
Agama
Sesuai Kepres
6 agama (termasuk konghuchu) + lainnya
Pekerjaan
Klasifikasi pekerjaan sesuai Menakertrans
?
No Identitas
Sesuai NIK (Nomor Induk Kepndudukan)
18 digit
Kebangsaan Golongan darah
Sesuai kode PMI
Ada 8 item
Status perkawian
Sesuai kode Depag
Ada sekian item
Tingkat pendidikan
Sesuai klasifikasi Dikti
Ada sekian item
Model Admisi RS – Visit Unit Layanan • Admisi RS adalah satu episode kunjungan pasien (Datang – Pulang) • Dalam satu satu episode kunjungan (Admisi RS) dapat ke beberapa unit layanan sekaligus (Visit Unit Layanan) – Visit ke Poliklinik Penyakit Dalam – Visit ke Laboratorium – Visit ke Radiologi
• Perlu dibedakan antara Admisi RS dan Admisi Unit Layanan, contoh output laporan – Jumlah Admisi RS dalam 1 minggu – Jumlah Visit ke Poliklinik Penyakit Dalam dalam 1 minggu – Jumlah Visit ke Laboratorium dalam 1 minggu
5
Fungsi Admisi RS • Pencatatan kunjungan RS (ID Kunjungan, umur, asal rujukan, diagnose rujukan, skema jaminan, dll) • Admisi RS pertama, juga sekaligus melakukan pencatatan kunjungan (visit) pasien ke Unit Layanan (nama unit layanan, DPJP) • Admisi RS akan men-triger beberapa fungsi lainnya – Tracer rekam medis, pengambilan berkas rekam medis di Gudang – Melakukan Antrian di Unit layanan karena sudah dilakukan Admisi RS
• Memiliki fungsi Cetak Kartu Pasien
Pendaftaran vs Admisi RS Pendaftaran Pasien
Admisi RS
Nomor rekam medis
Waktu admisi
Nama lengkap
Tujuan admisi
Nama Ibu Kandung
Model jaminan
Jenis Kelamin
Nomor anggota asuransi
Tanggal Lahir (umur)
Nomor surat jaminan (SEP)
Tempat lahir
Tanggal SEP
Alamat
Nama Penjamin Personal
Telpon
Telpon Penjamin Personal
Agama
Asal Rujukan
Pekerjaan
Dokter Asal Rujukan (Pengirim)
No Identitas
Institusi Asal Rujukan
Kebangsaan
- Nama Institusi
Golongan darah
- Alamat institusi
Status perkawian
- Nomor Telpon Institusi
Tingkat pendidikan
Admisi RS – Visit Rawat Jalan
6
Admisi RS – Visit IGD • Admisi RS – Admisi IGD jadi satu kesatuan. • Kekhasan IGD antara lain – Alamat TKP (IGD) – Alasan Datang di IGD – Catatan Kedatangan di IGD – Order Visum – DPJP bisa lebih dari 1
Admisi RS – Visit Rawat Inap dan registrasi menginap
Discharge • Pasien selesai mendapatkan pelayanan di RS – Medical billing – Clinical coding – Claim generation – Patient’s discharge summary
7
Discharge Summary • A clinical report prepared by a physician or other health professional at the conclusion of a hospital stay or series of treatments. • Content of discharge summary – – – –
It outlines the patient's chief complaint, the diagnostic findings, the therapy administered and the patient's response to it, and recommendations on discharge
• Function od discharge summary – Details of the hospitalization of a patient – Refer patient to other health facility – Summary of patient care for continuity of care
Component of Discharge Summary (Kind et al. 2012) 1. 2. 3. 4.
5.
6.
“Reason for hospitalization” was defined as chief complaint and/or history of present illness. “Significant findings” was defined as primary diagnoses. “Procedures and treatment provided” was defined as hospital course and/or hospital consults and/or hospital procedures. “Patient’s discharge condition” was defined as any documentation that gives a sense for how the patient is doing at discharge or the patient’s health status on discharge. “Patient and family instructions (as appropriate)” was defined as discharge medications and/or activity orders and/or therapy orders and/or dietary instructions and/or plans for medical follow up. “Attending physician’s signature” was defined as an electronic or physical signature of the attending physician on the discharge summary.
Data Set Discharge Summary Domain
Data Set
Informasi Institusi
•Nama tenaga kesehatan pengirim •Nama fasiltias pengirim •Alamat institusi pengirim •Tanggal Mengirim
Informasi Pasien
• Nama pasien • Nomor identitas pasien (akan lebih baik menggunakan identitias unik pasien) • Tanggal lahir • Jenis Kelamin • Alamat tempat tinggal pasien
Informasi Klinis
•Riwayat penyakit sekarang (text naratif) •Temuan klinis –Pemeriksaan fisik (terminologi medis standar) –Pemeriksaan laboratorium (terminologi standar) –Interpretasi hasil radiologi (text naratif) •Tentatif diagnosis (terminologi diagnosis standar) •Pengobatan yang diberikan (terminologi obat standar) •Tindakan yang dilakukan (terminologi medis standard) •Alasan mengirim pasien (optional value)
8
Medical Billing
Medical Billing – Revenue Cycle Management Add patient account
End account
Purge patient account
Update account
Post detail financial transaction Generate bills and account receivable statement
9
Sistem Tagihan (Billing) • Hanya berdasarkan tarif pelayanan (bedakan dengan unit cost dan klaim INA-CBGs) • Umumnya ada standardisasi tarif (berdasarkan rumah sakit dan atau peraturan Pemda) Æ master data tarif • Operator menjadi kunci penting dalam sistem ini • Mekanisme klaim dan atau verifikasi kepesertaan jaminan menjadi ‘pengikat’ kebutuhan sistem tagihan
Fungsionalitas Sistem Billing Master Data
Modifikasi dan update master data tarif
Kodefikasi
Pemetaan terhadap kodefikasi ICD 9CM (tindakan medis) atau kodefikasi lain yang relevan (ex:CPT-4)
Fungsi Verifikasi
Sistem menyediakan fungsi verifikasi sebelum dieksekusi
Laporan
Data item berfungsi sebagai core laporan (jasa prasarana, jasa medis, rekap tagihan)
Cetak invoice
Cetak invoice dapat dilakukan secara fleksibel (kasir dan atau bangsal) dan mencakup semua transaksi yang ada (tindakan, obat, pemeriksaan penunjang, dll)
Pencarian informasi tagihan
Mudah mencari informasi tagihan pasien sewaktu-waktu (berdasarkan nama pasien, rekam medis, nomor identitias dan atau jaminan)
Modifikasi skema jaminan
Perubahan skema jaminan memungkinkan dan langsung berdampak pada klaim sesuai dengan aturan (Ex: Askes, Gakin, SKTM, Jamkesmas)
Minimum data set
Minumun data set jamunan harus teridentifikasi (Skema jaminan, atau belum diketahui) pada fungsi-fungsi lain
Clinical Codiing • the translation of medical terminology as written by the clinician to describe a patient's complaint, problem, diagnosis, treatment or reason for seeking medical attention, into a coded format which is nationally and internationally recognized. – – – –
Standard of coding (ICD-10, ICD-9CM, ICD-O) Statistics comparison (national and global) Claim and reimbursement Reporting
10
Clinical Coding
Proses Bisnis Pelayanan RS
11
