SIS 2010: van inschrijfsysteem naar Onderwijs 2.0 Betere onderwijsondersteuning met Student Informatie Systemen
Ter introductie
Minisymposia
Tijdens de minisymposia van M&I/Partners staan informatieoverdracht en uitwisseling van ervaringen tussen klanten en adviseurs centraal. Regelmatig brengt M&I/Partners naar aanleiding van een minisymposium een samenvattende publicatie uit. De inhoud kan tot inspiratie d ienen in uw d agelijkse ICT-praktijk. ‘SIS 2010: van inschrijfsysteem naar Onderwijs 2.0 – Betere onderwijsondersteuning met Student Informatie Systemen’ is onderdeel van een reeks publicaties over toonaangevende ICT-projecten waaraan M&I/Partners heeft bijgedragen.
/3
Op 22 maart 2010 organiseerde M&I/Partners een minisymposium over de selectie en implementatie van Student Informatie Systemen (SIS). Vier sprekers uit het HBO en MBO en een spreker van M&I/Partners gaven een korte presentatie over dit onderwerp vanuit hun eigen praktijk. Dit boekje gaat in op de belangrijkste dilemma’s bij SIS-projecten: samen of alleen, standaardoplossing of maatwerk, onderwijsstandaarden of vrijheden, implementeren of (re)organiseren? Verder vindt u in deze uitgave enkele resultaten uit een webenquête die M&I/Partners voorafgaand aan het symposium uitvoerde onder de deel nemers.
4/
/5
Wat is een Student Informatie Systeem (SIS)? Een SIS is veel méér dan een inschrijfsysteem voor het Veel SIS-trajecten verlopen moeizaam door:
onderwijs alleen. Het is een kerninformatiesysteem. Met een SIS kan het o nderwijsproces optimaal worden ondersteund. Per student kan de planning en voortgang
■
onderschatting van de complexiteit door onderwijsmensen
van de studie nauwkeurig worden gevolgd. Om een
■
onvoldoende draagvlak in de organisatie
paar van de mogelijkheden van een SIS te noemen: een
■
onvoldoende projectmanagement en projectorganisatie
onderwijscatalogus, een studieprogramma, de inschrij-
■
te weinig sturing op onderwijsstandaarden en afspraken
ving voor toetsen en examens, de cijferadministratie
■
onvoldoende borging van kennis in de organisatie
en diplomering. Door het aanbieden van selfservice
■
te veel maatwerk
■
geen geschikte medewerkers in de organisatie
voor studenten en onderwijspersoneel wordt een eerste bescheiden stap gezet naar Onderwijs 2.0. Na de studie kan een SIS een rol spelen in het onderhouden van contacten met alumni. Waar de administratie rond inschrijving vaak strak is geregeld, is dit bij onderwijsondersteuning veel minder het geval. Dat maakt de implementatie van een SIS een complex proces, met mogelijke valkuilen, waarbij de onderwijsinstelling veel keuzes moet maken.
Bron: webenquête
6/
Dilemma 1: samen of alleen het SIS vernieuwen? Het belangrijkste voordeel van samenwerking is het delen van kennis en kosten. Dat begint al bij het opstellen van een Programma van Eisen (PvE) en de EU-aanbesteding. Ook kennis delen over implementatie en processen is vaak waardevol. Samen aanvullend maatwerk laten ontwikkelen kan daarnaast leiden tot verrijking van het product. Pas echter op dat pakket selectie geen systeemontwikkeling wordt. Maar ‘alleen doen’ kan ook. Er is al een aantal goede standaardproducten op de markt, waarbij u via de leverancier gebruik kunt maken van ervaringen elders. Daarnaast werkt een slagvaardige gebruikersvereniging vaak goed mee aan de verdere ontwikkeling van een pakket. En natuurlijk kunt u bij een zelfstandig traject nog steeds kennis delen met andere instellingen.
/7
8/
/9
Dilemma 2: standaard of maatwerk? De markt biedt een aantal goede standaardproducten. Een goed standaardpakket is configureerbaar en
Er is op de markt geen SIS te koop dat aan de eisen van de Nederlandse onderwijsinstellingen voldoet.
evolueert mee met de ontwikkelingen in onderwijs en regelgeving. Het standaardiseren van onderwijs processen is beter dan het (laten) aanpassen van het
■
zeer eens
product op uw situatie. Bepaal desondanks de speci-
■
eens
fieke kenmerken en wensen van uw organisatie.
■
oneens
■
zeer oneens
Maatwerk is beheersmatig altijd ingewikkeld en duur; een onderwijsinstelling is nu eenmaal geen softwareontwikkelaar. Maatwerk vraagt veel regie en krachtig opdrachtgeverschap. Maatwerk bevat altijd fouten die moeten worden verbeterd. Alle kinderziektes komen langs voordat het product volwassen is. Aan de andere kant is het goed te bedenken dat ook de huidige standaardproducten ooit zijn begonnen als maatwerk – de meest succesvolle overigens met één launching customer.
Bron: webenquête
10 /
Dilemma 3: onderwijsstandaarden of vrijheden? De complexiteit van een SIS-implementatie hangt af van de vraag in hoeverre onderwijsprocessen zijn gestandaardiseerd. Standaardisatie faciliteert kennisoverdracht en -uitwisseling tussen verschillende domeinen en opleidingen. Daarnaast maakt standaardisatie van onderwijsondersteuning de weg vrij naar meer flexibiliteit in het onderwijsaanbod. Helaas vinden veel opleidingen zichzelf uniek: zij hanteren hun eigen onderwijsstandaarden en examenreglementen. Een opleiding zou zich moeten onderscheiden op inhoud en kwaliteit, en niet op admini stratie en logistiek. Om de implementatie van een SIS te vereenvoudigen en maatwerk te voorkomen, moet er sturing zijn vanuit de stuurgroep en commitment van het topmanagement over het ontwikkelen van onderwijsstandaarden en het vasthouden daaraan.
/ 11
12 /
/ 13
Dilemma 4: implementeren of (re)organiseren? Wordt alleen de SIS-functionaliteit vervangen of ook het onderwijsproces gestroomlijnd? In de implementatie
Invoering van een nieuw SIS is vooral een organisatie verandering en veel minder een ICT-vernieuwing.
fase van een SIS komen allerlei onderwerpen, die de afgelopen jaren onder het tapijt zijn geschoven, pijnlijk naar voren.
■
zeer eens
■
eens
Zaken als diversiteit in onderwijsstandaarden, cultuur
■
oneens
aspecten, discipline en ervaring met projectmatig
■
zeer oneens
werken moeten allemaal worden beoordeeld en de projectaanpak moet hierop worden afgestemd. Enkele tips. • Kies een goede, wijdverbreide standaard projectmethode, zoals Prince 2. • Ban de neiging tot scopeverbreding uit: begin klein en houd het klein. • Zorg voor goede onderwijsprocessen: eerst organiseren, structureren, standaardiseren, dan pas implementeren. • Bij een bewezen pakket zijn de bedrijfsprocessen al uitgewerkt. Sluit hier waar mogelijk op aan.
Bron: webenquête
14 /
Tot slot Bij dit boekje bieden wij u een tangram aan. Een tangram is een puzzel die op veel verschillende manieren gelegd kan worden, met telkens andere vormen als resultaat. Zo werkt een SIS ook. Met één standaardpakket kan het onderwijsproces op verschillende manieren worden ondersteund. Het is aan u om er een werkend geheel van te maken, passend bij uw organisatie. In dit boekje hebben wij enkele belangrijke aandachtspunten besproken. De opsomming is uiteraard niet
Over M&I/Partners M&I/Partners acteert op het snijvlak van organisatie-inrichting en informatievoorziening. M&I/Partners is een onafhankelijk adviesbureau met ruim zestig adviseurs. Kernthema’s in het onderwijs zijn: sturing en strategie van onderwijsinnovaties met ICT, flexibilisering van het onderwijs, onderwijsondersteuning, pakketselecties. Kijk voor meer informatie op onze website www.mxi.nl of neem contact met ons op. De presentaties van het mini symposium kunt u downloaden op www.mxi.nl/presentatiessis.
volledig. M&I/Partners heeft bij verschillende onderwijsinstellingen ervaringen opgedaan met SIS-implementaties. Graag gaan wij daarom verder met u in gesprek over dit onderwerp.
© M&I/Partners, juli 2010 Overname uit deze p ublicatie is alleen toegestaan met bron vermelding en na melding aan M&I/Partners.
M&I/Partners bv Appelweg 16 3818 NN Amersfoort Postbus 1179 3800 BD Amersfoort T (033) 4 220 220
[email protected] www.mxi.nl Basistekst Karin Zwiggelaar, partner M&I/Partners Sylvan Rigal, adviseur M&I/Partners Coördinatie Linda van Groos, communicatie medewerker M&I/Partners Redactie Saffraan Communicatieprojecten, Beesd Ontwerp Volta_ontwerpers, Utrecht Druk Zetprint BV, Naarden
Overzicht minisymposia M&I/Partners Sinds 1989 organiseert M&I/Partners met en voor relaties een aantal keer per jaar een m inisymposium. Hieronder vindt u een selectie van de onderwerpen die sinds 2008 aan bod zijn gekomen.
Verplicht nummer of managementuitdaging? (2010) Over informatiebeveiliging en NEN 7510 in de zorg Zilvervloot of Haagse Armada? (2009) De opbrengsten van multichannel dienstverlening bij gemeenten De mogelijkheden zijn grenzeloos… (2008) ICT en Onderwijsvernieuwing: een tussenbalans Succesvolle regie is geen toeval (2008) Outsourcing en de rol van de regieorganisatie
Meer weten over de minisymposia en publicaties van M&I/Partners? Kijk dan op www.mxi.nl.
De kracht van toewijding
