O S I R I S
Het Student Informatie Systeem voor het Hoger Onderwijs
Student- en studie informatie systeem voor het hoger onderwijs OSIRIS is een Student Informatie Systeem voor het Hoger Onderwijs in Nederland. In 2001 kwam OSIRIS als standaardpakket op de markt. Inmiddels werken al dertien instellingen en ruim 160.000 studenten met OSIRIS. PSB concentreert zich met OSIRIS op het Hoger Onderwijs en volgt de ontwikkelingen op de voet. Voorbeelden zijn het Bachelor/Mastermodel, de Minors, het individueel studiecontract met individuele studiebegeleiding en Studielink. Over deze ontwikkelingen overlegt PSB intensief met haar gebruikers. Daarnaast garandeert PSB blijvende aansluiting van OSIRIS op de Nederlands wet- en regelgeving. OSIRIS wordt instellingsbreed ingezet en bedient binnen de instelling verschillende doelgroepen. Het pakket ondersteunt de centrale en decentrale studentenadministraties en biedt daarnaast een selfservice concept waarmee het de student, de docent, de studieloopbaanbegeleider en de manager bedient. De deelsystemen van OSIRIS zijn volledig geïntegreerd, maar kunnen ook zelfstandig worden ingezet. U kunt OSIRIS met andere informatiesystemen binnen uw instelling integreren, op gegevensen op procesniveau (via web services). OSIRIS INSCHRIJVING OSIRIS biedt volledige ondersteuning van het proces van (voor)aanmelding tot en met inschrijving, of het nu gaat om een bekostigde student die zich meldt via Studielink of een cursist die zich rechtstreeks aanmeldt. De inschrijfgegevens worden afgestemd met de IB-groep. OSIRIS genereert alle SM-mutaties automatisch en verwerkt ook de terugmeldingen van de IB-groep. Nadat een student zich heeft ingeschreven, ontstaat er meestal een vordering op deze student in de vorm van collegegeld, contractonderwijs, reprokosten, of andere verplichtingen. Deze vordering, maar ook een eventuele restitutie, wordt in OSIRIS vastgelegd. Vorderingen worden toegeschreven naar de juiste boekperiodes en middels journaalposten doorgegeven aan het financiële systeem (SAP, Exact, ..). Het collegegeld wordt automatisch (her)berekend.
OSIRIS STUDIEVOLG OSIRIS Studievolg kent vijftien afzonderlijke modules voor het beheer van onderwijs- en studentgebonden gegevens. Het onderwijsgebonden deel betreft het volledige cursusaanbod, de roostergegevens, alle examenprogramma’s en de stageplaatsen. Zo worden per cursus alle gegevens vastgelegd die nodig zijn voor publicatie in de elektronische studiegids. Het studentgebonden deel betreft de personalia, de registratie en publicatie van behaalde resultaten, de inschrijvingen voor cursussen en toetsen, de stages, het bindend studieadvies en het (individuele) studiecontract. Uit het onderwijsaanbod kunnen studieprogramma’s worden samengesteld. Dit kan de studentenadministratie doen, maar OSIRIS kan ook de student de mogelijkheid bieden om zijn eigen studieplan te ontwerpen. OSIRIS ondersteunt het proces van goedkeuring en het vaststellen van individuele studieprogramma’s.
OSIRIS STUDENT OSIRIS geeft de student een gedetailleerd beeld van de voortgang in zijn studie. Dit blijft niet beperkt tot de behaalde resultaten. De behaalde resultaten worden ook afgezet tegen zijn (individuele) studiecontract/examenprogramma. In één overzicht wordt duidelijk waar hij staat en wat hij nog moet doen. Moet hij een bepaalde cursus of minor nog doen, dan kan hij zich direct inschrijven. De student kan ook met handige zoekfuncties het volledige onderwijsaanbod van de instelling raadplegen om een geschikte cursus/minor te vinden. Bijvoorbeeld voor het invullen van de vrije ruimte in het examenprogramma. Naast het in- en uitschrijven op cursussen en minors, kan de student ook adreswijzigingen doorgeven en zijn persoonlijke (week)rooster opvragen. U kunt alle functies van OSIRIS Student naadloos integreren met de portal van de instelling.
OSIRIS DOCENT Aan het efficiënt verwerken van resultaten door docenten zelf is in OSIRIS veel aandacht besteed. De docent legt resultaten vast via het internet. Na het akkoord van de docent worden de resultaten ter verwerking aangeboden aan de administratie. Met een druk op de knop worden de resultaten definitief gemaakt en zijn ze direct beschikbaar voor de student (via OSIRIS Student). Ook kunnen docenten behaalde resultaten in een spreadsheet aanbieden. Daarnaast zijn er voor de docenten overzichten beschikbaar zoals een presentielijst.
OSIRIS BEGELEIDER OSIRIS biedt de studieloopbaanbegeleider een dashboard waarop de kerngegevens van de student direct zichtbaar zijn. Waar staat de student in zijn examenprogramma? Hoe doet de student het ten opzichte van zijn jaargenoten? Welke afspraken zijn er met deze student gemaakt? Met een doorklik kan hij detailgegevens opvragen. Welke resultaten heeft de student behaald? Voor welke cursussen staat de student ingeschreven? Naast het raadplegen van gegevens kan de begeleider ook wijzigingen aanbrengen: hij kan notities vastleggen, overeengekomen wijzigingen in het individueel studiecontract doorvoeren en actiepunten met deadlines toevoegen. OSIRIS ondersteunt de studieloopbaanbegeleider bij het ontwerpen en vaststellen van studieplannen van individuele studenten. Vanwege de privacygevoeligheid is veel aandacht besteed aan beveiliging. Zo kan de toegang van de begeleider beperkt worden tot zijn eigen studenten en zijn eigen notities.
OSIRIS MANAGER OSIRIS biedt een specifiek op het management gerichte rapportageomgeving. Deze op Business Objects of Oracle (naar keuze) gebaseerde omgeving bestaat uit een ‘universe’ waarmee de gebruiker zijn eigen rapportages kan ontwikkelen. Rapportages in de vorm van lijsten, maar ook in grafische vorm zijn eenvoudig te maken. OSIRIS biedt standaard een aantal managementrapportages die op inzichtelijke wijze informatie geven over rendement per cursus, rendement per cohort, etc. De gebruiker kan deze rapportages eenvoudig aanpassen, zodat ze naadloos aansluiten bij de informatiebehoefte van het management.
techniek OSIRIS kent een drie-lagen architectuur. De presentatielaag is webgebaseerd en draait in een browser, de applicatielogica draait op de applicatieserver en de gegevens worden centraal opgeslagen in een database. OSIRIS is gestandaardiseerd op Oracle en daarnaast op open standaarden als J2EE en Web Services. OSIRIS Manager wordt aangeboden in combinatie met Oracle of Business Objects. Deze keuze is aan de instelling.
APPLICATIESERVER OSIRIS maakt gebruik van de Oracle Application Server. Dit geldt zowel voor de selfservice deelsystemen (OSIRIS Student, OSIRIS Docent, OSIRIS Begeleider) als voor de backoffice deelsystemen (OSIRIS Inschrijving en OSIRIS Studievolg). Voor authenticatie van gebruikers kan aangesloten worden op bestaande centrale directory services gebaseerd op LDAP.
DATABASE OSIRIS maakt gebruik van de Oracle Database. Alle gegevens worden opgeslagen in één instellingsbrede database. Vanwege beschikbaarheidseisen kan ervoor gekozen worden om een kopiedatabase bij te houden op een uitwijklocatie.
integratie De deelsystemen van OSIRIS zijn volledig geïntegreerd, maar kunnen ook zelfstandig worden ingezet. U kunt OSIRIS met andere informatiesystemen binnen uw instelling integreren, op gegevens- en op procesniveau.
DATA Indien u meerdere fysieke databases voor OSIRIS wenst te gebruiken, dan verzorgt de HVR de ‘near realtime’ uitwisseling van gegevens tussen deze OSIRIS databases. Zo kan de HVR ervoor zorgen dat een inschrijving voor een toets door een student via OSIRIS Student binnen een minuut beschikbaar is voor de overige deelsystemen (met hun eigen database). Ook het inrichten van een uitwijkdatabase met de HVR is mogelijk. Zie voor verdere informatie over de HVR www.hvr.biz.
PROCESSEN Naast integratie op dataniveau biedt OSIRIS ook krachtige integratiemogelijkheden op procesniveau. Deze integratie is gebaseerd op Web Services. Een voorbeeld van integratie op procesniveau is de koppeling tussen OSIRIS en Studielink. OSIRIS biedt een aantal web services waarvan Studielink gebruik kan maken, zoals vooraanmelding, inschrijving, etc. Studielink op haar beurt biedt ook een aantal web services aan. Een broker (de Microsoft Biztalk Server) koppelt de diensten van OSIRIS en die van Studielink aan elkaar. Web services zullen de bestaande 1-op-1 interfaces vervangen. Voorbeelden hiervan zijn de 1-op-1 interfaces met SAP (ERP), Blackboard (ELO) en Syllabys (Roostering).
gebruik Na aanschaf van OSIRIS volgt de implementatiefase, het gebruikersoverleg en de ondersteuning bij het dagelijks gebruik. Voor een bedrijfskritisch systeem als OSIRIS zijn dit belangrijke processen die PSB professioneel vormgeeft.
IMPLEMENTATIE OSIRIS is een op het Nederlands Hoger Onderwijs toegesneden applicatie. Hierdoor is de implementatieinspanning relatief beperkt. Niettemin blijft de overgang naar een nieuw Student Informatie Systeem altijd een ingrijpende operatie voor een onderwijsinstelling. Een succesvolle implementatie van OSIRIS is gebaat bij begeleiding door PSB of één van haar implementatiepartners. Hoewel het de verantwoordelijkheid blijft van de onderwijsinstelling om OSIRIS te implementeren, kan deze implementatiebegeleiding ervoor zorgen dat u de juiste keuzes maakt bij de inrichting van OSIRIS. Bij eventuele vragen of knelpunten zoeken instelling en begeleider samen naar oplossingen.
GEBRUIKERSOVERLEG PSB is als eigenaar van OSIRIS verantwoordelijk voor het richting geven aan de ontwikkeling van OSIRIS. Wij laten ons daarbij intensief ondersteunen door de gebruikers. Eenmaal per jaar stemmen wij de lange termijnstrategie af met de Strategische Adviesgroep OSIRIS. Hierin zitten leden van Colleges van Bestuur. Architectuurvragen, zoals de ontwikkeling richting een Service Oriented Architecture (SOA), worden intensief besproken in het OSIRIS Architectuur Overleg. Daarnaast is er tweemaal per jaar een bijeenkomst van het Landelijk Gebruikersoverleg OSIRIS (LGO). Hier wordt de jaarplanning besproken en afgestemd. Het LGO beschikt over een eigen budget voor het realiseren van functionele wijzigingen in OSIRIS. Tenslotte is er gemiddeld eens in de twee weken een bijeenkomst van de OSIRIS Ontwerpgroep. Ook hierin zijn alle instellingen vertegenwoordigd. Functionele wijzigingen in worden in de OSIRIS Ontwerpgroep besproken alvorens ze doorgevoerd worden in OSIRIS.
ELECTRONISCHE HELPDESK Via het internet hebben gebruikers van OSIRIS toegang tot een elektronische helpdesk. Storingen en vragen kunnen zij, ook buiten kantooruren, via deze elektronische helpdesk melden. Iedere storing krijgt daarbij automatisch een uniek storingsnummer toegekend. Aan de hand van dit nummer kan de gebruiker de status van zijn melding op de voet volgen (van aangemeld tot opgelost). Daarnaast heeft de gebruiker inzage in meldingen van andere gebruikers. Met zoekfuncties kan hij zoeken naar gelijksoortige meldingen van anderen. Is de storing ook elders opgetreden? Wat was toen de oorzaak? Wat was toen de oplossing?
SERVICE CENTRE Via het OSIRIS Service Centre kan de gebruiker OSIRIS software downloaden (zoals de laatste patches). Daarnaast biedt OSIRIS Service Centre toegang tot documentatie (functioneel ontwerpen, technische documentatie) en allerlei andere informatie zoals releasekalender, releasenotes, geplande evenementen en vergaderdata.
WAT KOMT OSIRIS volgt de ontwikkelingen in het hoger onderwijs op de voet. PSB werkt daaraan met een team van 14 personen. Hieronder gaan wij op enkele ontwikkelingen nader in.
STUDIELINK Studielink is het gemeenschappelijk instrument van en voor het hoger onderwijs dat alle instellingsadministraties en de Informatie Beheer Groep met elkaar verbindt. OSIRIS loopt voorop bij de ondersteuning van Studielink. Zo worden nieuwe versies van Studielink allereerst met OSIRIS getest.
INTEGRATIE OSIRIS is het bronsysteem voor student- en cursusgegevens. Integratie is daarbij erg belangrijk. Andere systemen moeten eenvoudig en gestandaardisserd bij deze bron kunnen. OSIRIS beweegt zich richting een Service Oriented Architecture (SOA) gebaseerd op web services. Deze standaard dient als basis voor de integratie van OSIRIS met andere systemen. OSIRIS stelt inmiddels diensten beschikbaar voor integratie met ondermeer Portals, ELO’s, LDAP Directory en Studielink. Deze diensten zijn ondergebracht in het deelsysteem OSIRIS Services en zullen steeds verder worden uitgebreid. Andere pakketten bieden ook steeds meer diensten aan. De diensten worden aan elkaar gekoppeld door een broker (procesorkestratie). Voor de procesorkestratie conformeert PSB zich aan de BPEL standaard.
SELF SERVICE Het gebruik van OSIRIS verschuift steeds meer van de studentenadministraties naar de werkvloer. OSIRIS voorziet hierin met deelsystemen voor speciale doelgroepen (student, docent, studieloopbaanbegeleider, manager). Deze deelsystemen zullen zich in de toekomst zowel functioneel als technisch sterk blijven ontwikkelen. Zo zal in het najaar van 2007 het proces van digitale cijferverwerking volledig worden ondersteund. Cijfers ingevoerd (of gecorrigeerd) door de docent en voorzien van een digitale handtekening, kunnen dan zonder tussenkomst van de administratie worden verwerkt en gepubliceerd.
HUMAN WORKFLOW Met de ontwikkeling richting selfservice neemt ook het aantal gebruikers van OSIRIS toe. Met een toenemend aantal gebruikers neemt ook de vraag naar meer procesondersteuning en procesbewaking toe. OSIRIS zal dit verregaand gaan ondersteunen. Zo zal OSIRIS bij het invoeren van cijfers door docenten actief bewaken of dit binnen de gestelde termijn gebeurd. Zo niet dan wordt dit automatisch gesignaleerd en worden automatisch vervolgacties in werking gezet.
O S I R I S MEER WETEN? Voor meer informatie over OSIRIS of het maken van een afspraak voor een demonstratie kunt u contact opnemen met: PSB Informatiesystemen bv Haaksbergweg 45 1101 BR Amsterdam Contactpersoon Gert Simons Telefoon: 020 - 312 75 00 Fax: 020 - 312 75 09 E-mail
[email protected] www.studentinformatiesysteem.nl
