SigmaCONTO 2015 Felhasználói Kézikönyv SigmaCONTO könyvelő rendszerhez (c) Niara SOFTWARE Niara Kft

Könyvelés

Felhasználói Kézikönyv

I

SigmaCONTO 2015 Felhasználói Kézikönyv SigmaCONTO könyvelő rendszerhez (c) Niara SOFTWARE Niara Kft.

SOFTWARE NiaraSOFTWARE (G)

DOKUMENTÁCIÓ ES-Xpress (Niara)

A programot és a dokumentációt a Niara Kft. részéről szerzői jog védi, ezért a szoftver és annak alkotórészei, valamint a dokumentáció másolása, sokszorosítása, terjesztése a fent említett szerző tudta és beleegyezése nélkül tilos.

Könyvelés


II

TARTALOM 1. Fejezet: A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA ......................................................................................................... 1 MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK.................................................................................................................. 2 Egér kezelés .................................................................................................................................. 2 A PROGRAM TELEPÍTÉSE WINDOWS KÖRNYEZETBEN ........................................................... 3 A PROGRAM TELEPÍTÉSE DOS KÖRNYEZETBEN ....................................................................... 4 A PROGRAM INDÍTÁSA WINDOWS KÖRNYEZETBEN ................................................................ 5 A PROGRAM INDÍTÁSA DOS KÖRNYEZETBEN ........................................................................... 6 A PROGRAM AKTIVÁLÁSA .............................................................................................................. 7 A KÖNYVELÉS BIZTONSÁGI MENTÉSE ........................................................................................ 8 A PROGRAM HASZNÁLATA ............................................................................................................. 9 MOZGÁS A MENÜRENDSZERBEN .............................................................................................. 9 ADATBEVITELI BILLENTYŰK .................................................................................................... 9 ÉRTÉKELÉS NYOMTATÓRA VAGY KÉPERNYŐRE .............................................................. 10 2. Fejezet: KÖNYVELÉS ........................................................................................................................................ 1 ÚJ KÖNYVELÉS KEZDÉSE ........................................................................................................... 1 Az új cég megnevezése ................................................................................................................. 1 A könyvelési forma megadása ....................................................................................................... 2 Az ÁFA fizetés módjának megadása ............................................................................................. 2 KÖNYVELÉS ................................................................................................................................... 7 AUTOMATIKUS NYITÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN ................................................... 8 EGY ÚJ KÖNYVELÉSI TÉTEL KITÖLTÉSE ........................................................................... 8 AUTOMATIKUS KONTÍROZÁS ............................................................................................. 10 GYORSKONTÍROZÁS .............................................................................................................. 10 AUTOMATIKUS ÁFA SZÁMOLÁS ........................................................................................ 11 SEGÉDLET AZ EGYSZERES KÖNYVVITELHEZ ..................................................................... 13 A 45 napos ÁFA figyelése a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv rendszerben .................................... 13 A 30 napos időhatár figyelése a Bevételi nyilvántartás rendszerben ........................................... 16 KARBANTARTÁS A KÖNYVELÉSBEN ..................................................................................... 19 STORNO..................................................................................................................................... 19 KÖNYVELÉS ZÁRÁSA ................................................................................................................. 21 AUTOMATIKUS ZÁRÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN ................................................... 22 KILÉPÉS A PROGRAMBÓL ......................................................................................................... 23 3. Fejezet: FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS .......................................................................................................... 1 ELSŐ KÖNYVELÉSI MÓD ('A' MÓDSZER) ............................................................................. 1 MÁSODIK KÖNYVELÉSI MÓD ('B' MÓDSZER) .................................................................... 3

Könyvelés


III

FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS MENETE .................................................................................. 11 A VALUTA/DEVIZA KEZELÉS ........................................................................................................ 12 A Valuta/Devizanemek megadása, javítása ..................................................................................... 12 A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása .................................................................... 12 Deviza - Forint vagy Forint - Deviza átszámítás .............................................................................. 12 A Valuta/Devizanemek megadása, javítása könyvelés közben ........................................................ 13 A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása könyvelés közben ...................................... 13 4. Fejezet: AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA ........................................................................................................... 1 LISTÁK KÉSZÍTÉSE ELŐTTI TEENDŐK ......................................................................................... 2 LISTÁZÁS ÉS ÉRTÉKELÉS ................................................................................................................ 2 SZÁMLATÜKÖR ÉS GYŰJTŐKÓD LISTA ....................................................................................... 3 JELSZÓ .................................................................................................................................................. 5 CÉGADATOK KARBANTARTÁSA.................................................................................................... 8 HOZZÁFÉRÉSI SZINTEK ÁLLÍTÁSA ................................................................................................ 9 A NYOMTATÓ KEZELÉSE ................................................................................................................. 9 A PROGRAM MŰKÖDÉSE HÁLÓZATBAN .................................................................................... 10 M. Fejezet: MELLÉKLET ......................................................................................................................................... 1 KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOK ................................................................................................ 1 A SZÁMLASZÁMOK MEGBONTÁSA (Kettős könyvvitel) ...................................................... 2 GYŰJTŐKÓDOK KIALAKÍTÁSA (Egyszeres könyvvitel) ........................................................ 3 Segédlet a nyitáshoz (Egyszeres könyvvitel) .................................................................................... 4 Segédlet a záráshoz (Egyszeres könyvvitel)........................................................................................ 6 Gyűjtőkódok a naplófőkönyvben ..................................................................................................... 10 Segédlet a gyűjtőkódokhoz ......................................................................................................... 11 Pénztárkönyvi Összesítés (Egyszeres könyvvitel) .......................................................................... 11 PK2015 típusú Pénztárkönyv ...................................................................................................... 11 T.504/S típusú Pénztárkönyv ...................................................................................................... 12 A.504-UJ/I típusú Pénztárkönyv ................................................................................................. 13 Információ a pénzügyi helyzetről (Egyszeres könyvvitel) ................................................................. 14 Általános ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel) ............................................................................ 16 Bolti ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel) ................................................................................. 17 Általános ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel) ................................................................................. 19 Bolti ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel) ........................................................................................ 20 Éves beszámoló MÉRLEGE ............................................................................................................ 21 Éves beszámoló EREDMÉNYKIMUTATÁSA .............................................................................. 21 Általános hibalehetőségek................................................................................................................ 26

Könyvelés


1-1

A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA A program használatához nem szükséges a használt operációs rendszer teljes ismerete (pl.:DOS, Windows), de feltételezzük a programot használó könyvelési ismereteit. Az alábbiakban felsoroljuk a kézikönyvben használatos jelölés rendszer értelmezését. - Szögletes zárójelbe zárt szövegrész mindig a számítógép billentyűzetén elhelyezkedő valamelyik billentyűt jelenti: - A következő billentyűk a klaviatúra jobboldali részén találhatók: [Jobbra], [Balra], [Fel], [Le] [Home] ( Elejére ) [End] ( Végére ) [PgUp] ( Lapozás Fel ) [PgDn] ( Lapozás Le ) [Ins] [Del]

( Beszúrás, Felülírás váltó ) ( Törlés )

- A [BackSpace] ( Törlés ) a billentyűzet jobb felső részén elhelyezkedő szürke billentyű 'BackSpace' vagy /és/ ‘’ felirattal és jellel ellátva. - Az [ENTER] a [BackSpace] alatt található nagyméretű billentyű 'RETURN' vagy 'ENTER' felirattal, illetve ‘’ jellel. - Az [ESC] billentyű legtöbbször a billentyűzet bal felső sarkán elhelyezkedő billentyű. Jelentése mindig az aktuális program helyzetből történő kilépés, menekülés. - Az [F1] ... [F10] a billentyűzet bal oldalán vagy a billentyűzet felett található funkció billentyűk. - A [CTRL - ...] mindig a 'Ctrl' feliratú billentyű és valamely más billentyű egyidejű lenyomását jelenti. A [CTRL] billentyűt lenyomva tartjuk, ezután a másik billentyűt pedig leütjük. Pl.: [CTRL-W] jelentése, a [Ctrl] billentyűt lenyomva tartjuk, és a [W] billentyűt pedig megnyomjuk. - A [Kiemelt] betű a képernyőn megjelent menükben monokróm monitoron aláhúzott betű, színes monitoron piros vagy világos színű betű. ( Monokróm VGA-n más árnyalatú betű. )

Könyvelés


1-2

- Ezzel a betűtípussal a billentyűzeten keresztül beírandó szövegeket és a felhasználói kézikönyv egyéb elemeit jelöljük. - A menürendszer és a program egyéb elemeit a felhasználói kézikönyvben ilyen típusú szöveg testesíti meg.

MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK A program minimális hardver és szoftver igénye: - Számítógép: IBM AT 286 vagy IBM PS/1 vagy ezekkel kompatibilis. - Tároló: 1Mb központi memória (ebből min. 590 Kb szabad), 3 MB winchester - Monitor: Monokróm VGA vagy színes (CGA, EGA, VGA, SVGA stb.). A rendszer minden monitor típust automatikusan felismer. (A kiemelt betű csak megfelelő monokróm VGA monitoron látszik.) - Operációs rendszer: DOS 3.11, mely lehet PC-DOS, MS-DOS, DR-DOS, COMPAQ-DOS vagy TANDON-DOS. - Egyéb: Billentyűzet. - Nyomtató: EPSON ESC/P(2), IBM Proprinter, HP PCL-3, HP PCL-5-6 kompatibilis. A program ajánlott hardver és szoftver igénye: - Számítógép: IBM AT vagy IBM PS/2 vagy ezekkel kompatibilis számítógép. - Tároló: 4 Mb RAM; winchester adatfüggő: 1000 könyvelési tételenként 1 Mb. (Magába foglalva a könyvelési adatok hely igényét és a futás közbeni program adatok kiírását is. Így hálózaton figyelembe kell venni az egy időben futó programok számát is.) - Operációs rendszer: MS-DOS 6.22, DR-DOS 6.0, Novell-DOS 7.0, Novell NetWare, WINDOWS 3.1, WINDOWS FOR WORKGROUPS, WINDOWS 95,98,ME,NT,2000,XP,Vista,7,8 SCO UNIX OPEN DESKTOP 2.0, OS/2 4.0 vagy Lan Manager. Minden operációs rendszerben DOS programként. - Egyéb: Billentyűzet. - Legalább A4-es lapot kezelő nyomtató megfelelő kapcsoló állással (lásd: NYOMTATÓ FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV). Egér kezelés A menürendszerben egérrel is kiválaszthatjuk a menüpontokat. Az egér bal gombja felel meg az [ENTER] billentyűnek, a jobb gombja az [ESC] billentyűnek. Cégválasztásnál az ablakon látható fel és lenyilakkal gördíthetjük a listát. A cégre duplán vagy a kiválaszt gombra kattintva kiválaszthatjuk a céget. A böngésző vagy adatfelviteli ablakokban az adatbeviteli mezők között is válthatunk egérrel.

Könyvelés


1-3

A PROGRAM TELEPÍTÉSE WINDOWS KÖRNYEZETBEN Amennyiben Ön nem rendelte meg a program helyszíni telepítését, vagy nem a számítógéppel együtt vásárolta, akkor az üzembe helyezést az adathordozón található TELEPIT.EXE programmal végezhetjük el, az alábbiak szerint: 1. A SigmaCONTO program adathordozóját helyezzük a számítógépbe. 2. Ha a telepítő nem indul el automatikusan, akkor indítsuk el az adathordozón található TELEPIT.EXE programot. 3. A feltett kérdésekre válaszolva és elvégezve a kért műveleteket, telepítsük a programot. 4. A program indítása a Start  Minden program  SigmaCONTO 2015 menüpontban történik. A programindító menüpont vagy parancsikon tulajdonságainál lehet beállítani, hogy a program teljes képernyőn vagy ablakban, illetve ablak esetén milyen betűtípussal és elhelyezkedéssel jelenjen meg a képernyőn. Ha a Windows NT, 2000, XP vagy Vista munkaasztalon létrehozunk egy olyan parancsikont, amely a programra (SC.EXE) mutat, akkor a parancsikon tulajdonságainál a Vegyes ablakfülre kattintva, az Üresjárati érzékenységet magasra állítva a számítógép processzorának terhelését 30%-ra csökkenthetjük, ha a könyvelő rendszert ablakos üzemmódban működtetjük. FIGYELEM! A már egyszer telepített rendszerre ne telepítse újra a programot. (Újratelepítést csak akkor hajtson végre, ha az előzőleg már telepített programot és annak könyvtárát TELJESEN letörölte.) A program telepítése után egy nagyon fontos dolgot még el kell végeznünk: a Windows\System32\Config.nt (Window 95, 98, Me esetén a CONFIG.SYS) fájl tartalmát egészítsük vagy javítsuk ki a következőkre: FILES=60 (azaz legalább 60 legyen).

Könyvelés


1-4

A PROGRAM TELEPÍTÉSE DOS KÖRNYEZETBEN Amennyiben Ön nem rendelte meg a program helyszíni telepítését, vagy nem a számítógéppel együtt vásárolta, akkor az üzembe helyezést az adathordozón található TELEPITD.EXE programmal végezhetjük el, az alábbiak szerint: 1. A SigmaCONTO program adathordozóját helyezzük a számítógépbe. 2. Indítsuk el az adathordozón található TELEPITD.EXE programot. 3. A feltett kérdésekre válaszolva és elvégezve a kért műveleteket telepítsük a programot: 3a. Válasszuk ki, hogy melyik winchesterre telepítsük a rendszert (Ha a C:, akkor csak <ENTER>-t üssünk, különben a winchester kezdőbetűjét nyomjuk meg, vagy a nyilakkal [Fel] [Le] álljunk rá a megfelelő meghajtó jelére, majd nyomjunk <ENTER>-t.) 3b. A telepítés megerősítése egy 'I' betű lenyomásával a Biztos telepítsem? kérdésre. 4. Az adathordozón található TELEPITM.BAT program segítségével a DOS környezetben működő adatmentést és adatvisszatöltést telepíthetjük a számítógépre. FIGYELEM! A már egyszer telepített rendszerre újra nem telepíthetjük a programot. (Az újratelepítés csak akkor lehetséges, ha az előzőleg már telepített programot és annak könyvtárát TELJESEN letöröljük.) A program telepítése után egy nagyon fontos dolgot még el kell végeznünk: A CONFIG.SYS fájl tartalmát egészítsük vagy javítsuk ki a következőkre: FILES=60 ( azaz legalább 60 legyen ). A számítógépes hálózaton be kell állítani a közösen megnyitható fájlok számát. Ezt a hálózati operációs rendszert szállító cégtől kell kérni, ha nincsenek ilyen ismereteik. FIGYELEM! Ha a CONFIG.SYS (vagy az AUTOEXEC.BAT) tartalmaz EMM386 programot, ki kell egészíteni NOEMS paraméterrel vagy töröljük ki ezt a sort, ha gépünk nem teljesen kompatibilis. QEMM vezérlő esetén is így kell eljárni. (pl.: DEVICE=C:\DOS\EMM386.exe ----> DEVICE=C:\DOS\EMM386.exe noems ) FIGYELEM! Tartsuk be, hogy mindig csak azonos változatú vezérlőket használjunk! Pl. ha a HIMEM.SYS Windows 3.1-es, akkor az EMM386-os vezérlő is az legyen! A fentiek betartásának elmulasztása a program leállását és hibás működést eredményezhet!

Könyvelés


1-5

A PROGRAM INDÍTÁSA WINDOWS KÖRNYEZETBEN A program indítása: A Windows Start  Minden program  SigmaCONTO 2015 menüpont alatt indíthatjuk el alapesetben a programot. Ez a lehetőség természetesen csak akkor áll rendelkezésre, ha a programot a Windowsos telepítővel helyeztük üzembe. Lehetőség van a Windows Start  Futtatás menüpontjának használatára is, ide az alábbi utasításokat írhatjuk be: k2015: Elindítja a SigmaCONTO programot. ment15 vagy tolt15: Elindítja a SigmaCONTO adatmentő vagy az adatvisszatöltő programot. kiir15: Kinyomtatja a SigmaCONTO kézikönyvet. A szoftvert telepítés után a lemezcsomagban található telepítő kóddal aktiválni kell. A program aktiválásával kapcsolatos további információ a telepítő kódot tartalmazó leírásban található. Az Irattár  Paraméterek menüpontnál beállíthatjuk a képernyőn és az eredménylistákon megjelenő felhasználó megnevezését (saját cégünk elnevezését). (Ha a program új könyvelési tétel felvitelekor 0. sorszámot ad, akkor az indexfájlok megsérültek. Ekkor az Irattár  Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.) Ha egy számítógépben több meghajtón is van SigmaCONTO program, akkor mindig a legelső meghajtón lévő program indul el (például a C: és D: meghajtó közül a C: meghajtón lévő program indul el).

Könyvelés


1-6

A PROGRAM INDÍTÁSA DOS KÖRNYEZETBEN A program indítása: 1. Kapcsoljuk be a számítógépet 2. Írjuk be: k2015 3. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. (Ha a felhasználói kézikönyvet szeretnénk kinyomtatni, akkor a nyomtató készenlétbe állítása után a fent leírtak szerint járjunk el, de a 2. pontba a kiir15 utasítást írjuk be.) A szoftvert telepítés után a lemezcsomagban található telepítő kóddal aktiválni kell. A program aktiválásával kapcsolatos további információ a telepítő kódot tartalmazó leírásban található. Az Irattár  Paraméterek menüpontnál beállíthatjuk a képernyőn és az eredménylistákon megjelenő felhasználó megnevezését (saját cégünk elnevezését). (Ha a program új könyvelési tétel felvitelekor 0. sorszámot ad, akkor az indexfájlok megsérültek. Ekkor az Irattár  Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.) Ha egy számítógépben több meghajtón is van SigmaCONTO program, akkor mindig a legelső meghajtón lévő program indul el (például a C: és D: meghajtó közül a C:-n lévő program indul el).

Könyvelés


1-7

A PROGRAM AKTIVÁLÁSA Telepítés után a programot a telepítő kóddal aktiválni kell. A telepítő kód a lezárt lemezcsomagban található. Aktiválás nélkül a program megnéző üzemmódban használható. Az aktivált program csak az aktiválást végző számítógépen működőképes. Tehát ha egy aktivált programot átmásolunk egy másik számítógépre, akkor azon a számítógépen a program nem használható. Az aktivált program regisztrálását az operációs rendszer újra telepítése vagy a winchester formázása tönkre teheti, ezért ilyen tevékenységek után a programot újra aktiválni kell. Hálózatos működés esetén először a szerveren kell az aktiválást elvégezni, utána pedig a kliensgépeken. A kliensgépeken a szerveren elvégzett aktiválás segítségével regisztrálhatjuk be a programot az Irattár  Program aktiválás  Program aktiválás kliens számítógépen menüpontban. Ha a kliensgépeken is elvégezzük az aktiválást, akkor a szerveren (vagy a hálózatban) már nem kell futnia egy másik programnak ahhoz, hogy a kliensgépen is használhassuk a programot. Lejárt telepítő kód esetén az ügyfélszolgálat biztosít egy aktiváló kódot, amely a program által generált (az adott számítógépre jellemző) egyedi azonosító kód alapján készül el. Az aktiváló kód csak azon a számítógépen használható, amelynek azonosítója alapján az adott aktiváló kód készült. Aktiváló kódot az ügyfélszolgálat mindig csak a jogosultság megfelelő ellenőrzése után adja ki. További információ a telepítő kódok és az aktiváló kódok használatáról és működéséről a lemezcsomagban elhelyezett leírásban található.

Könyvelés


1-8

A KÖNYVELÉS BIZTONSÁGI MENTÉSE Könyvelésünkről időnként célszerű külső adathordozóra biztonsági másolatot készíteni, melyet a következőképpen tehetünk meg: 1. Kapcsoljuk be a számítógépet. 2. Csatlakoztassunk egy külső adathordozót a számítógéphez. 3. Írjuk be: ment15 (Windows esetén a Start  Futtatás menüpontba kell beírni.) 4. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 5. Kövessük a program utasításait a képernyőn, adjuk meg a szükséges adatokat. 6. Ha a lementés elkészült, akkor írjuk rá az adathordozóra a lementés dátumát. (Lehetőség van a lementett adatok visszatöltésére is, ekkor is a fentiek szerint járjunk el azzal a különbséggel, hogy a ment15 helyett a tolt15 utasítást írjuk be.) Ezen lementési forma minden cég 2015-ös adatát lementi egyszerre, egy másolatot készít a winchesteren lévő adatokról. Olyan gyakran mentsen, hogy két lementés között lekönyvelt anyag elvesztése könnyen pótolható legyen. (Pl. naponta, hetente, havonta stb., attól függően, ahogy Ön megítéli.) Ha egy cég adatait akarja lementeni, ezen programmodul külön megvásárolható a több gép közötti adathordozó (Export-import rendszer) illetve az ügyfél számára készült megnéző rendszerekkel együtt.

Könyvelés


1-9

A PROGRAM HASZNÁLATA MOZGÁS A MENÜRENDSZERBEN Először a főmenüben a [Jobbra] [Balra] nyilak segítségével válasszuk ki a megfelelő menüpontot, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt vagy az adott menüpont [Kiemelt] betűjét üssük le. Ekkor megjelenik az aktuális menüponthoz tartozó almenü. Az almenüben is a [Fel] [Le] [Jobbra] [Balra] vagy [Kiemelt] betűvel választhatunk. A nyilakkal kiválasztott menüpontra ráállva nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ezzel aktivizáljuk azt. Ha a menüpont [Kiemelt betűjét] ütjük le, akkor a kiválasztott funkció azonnal végre hajtódik. Ezáltal gyors program kezelést tesz lehetővé a menürendszer megfelelő használata. A program használatakor az almenükből, menükből, adatbekéréseknél, rákérdezéseknél visszaléphetünk az [ESC] billentyű leütésével. Tehát ha egy almenüben vagyunk, akkor visszatérhetünk az [ESC] lenyomásával a főmenübe, ha véletlenül egy rossz menüpontot választottunk ki, akkor a kiválasztott funkcióból a hívó menübe térhetünk vissza.

ADATBEVITELI BILLENTYŰK Adatbevitel alatt jelen esetben bármilyen adat beírását értjük a billentyűzeten keresztül. A programban legelőször ilyennel a cégadatok kitöltésénél találkozhatunk. Ilyenkor a képernyőn adatbeviteli mezők jelennek meg, melyeket ki kell töltenünk megfelelő adatokkal. Ezek kitöltése közben használható billentyűket és hatásukat az alábbiakban írjuk le. [Home] [CTRL-Home] [End] [CTRL-End] [Fel] [Le]

-- A kurzort az aktuális mező elejére állítja. -- A kurzort az első mező elejére állítja -- A kurzort az aktuális mező végére állítja. -- A kurzort az utolsó mező elejére állítja. -- A kurzort az előző mező elejére állítja. -- A kurzort a következő mező elejére állítja vagy ha az adatbeviteli mező mellett egy lenyíl látható, akkor egy listából választhatjuk ki az adatbeviteli mező tartalmát

. [CTRL-Jobbra] -- A kurzort a következő szó elejére állítja. [CTRL-Balra] -- A kurzort az előző szó elejére állítja. [CTRL-Y] -- A mező végéig töröl. [PgUp] [PgDn] [CTRL-W] [F2] [F10] -- Befejezi a változó és a mező szerkesztését. [ESC] -- Eldobja az eddig bevitt adatokat, majd kilép.

Könyvelés


1-10

[CTRL-U] [ALT-U] -- Visszaállítja a szerkesztés előtti állapotot. [ENTER] -- A következő mező elejére áll, majd befejezi a változó és a mező szerkesztését.

ÉRTÉKELÉS NYOMTATÓRA VAGY KÉPERNYŐRE A program eredménylistáit kétféleképpen tekinthetjük meg. 1. Alapesetben a listák nyomtatóra készülnek. Ha tehát például egy összesítőt készítünk el, akkor a program azt a nyomtatóra listázza. 2. Az egyes értékelések előtt bármikor változtathatjuk, hogy az értékelés NYOMTATÓRA vagy KÉPERNYŐRE történjen: 2A. A menürendszerben állva, a [CTRL-N] billentyű lenyomására NYOMTATÓRA a [CTRL-K] billentyű lenyomására KÉPERNYŐRE történik az értékelés. Az aktuális állapotról a képernyő alján látható pl.: Értékelés: NYOMTATÓRA felirat tájékoztat. 2B. Válasszuk ki a menürendszerben az Irattár  Paraméterek  Értékelés Nyomtatóra vagy az Irattár  Paraméterek  Értékelés Képernyőre menüpontot. A menüpontok mellett a (×) jel mutatja meg, hogy az értékelés eredménye hova kerül. Ha az értékelés KÉPERNYŐRE történik, akkor a teljes listát természetesen nem láthatjuk egyszerre, ezért a kurzormozgató nyilak segítségével lépegethetünk a listán belül. Ha a megtekintés közben úgy döntünk, hogy mégis szeretnénk a listát kinyomtatni, akkor nyomjuk meg az [F2], [F10] vagy a [CTRL-W] billentyűk valamelyikét. Ha nyomtatónk üzemkész, a lista megjelenik a nyomtatón. A nyomtatás eredménye a rendesen nyomtatott listához képest formailag egy kissé egyszerűbb lesz, mivel megtekintéskor a nyomtató vezérlő jeleket a program eltávolította. Ha a program azt az üzenetet küldi képernyőre történő kiértékelés estén, hogy a Kiértékelés eredménye nem fér el a memóriában, akkor egy beépített segédprogrammal nézhetjük meg az eredmény listát.

Könyvelés


2-1

KÖNYVELÉS ÚJ KÖNYVELÉS KEZDÉSE MENETE: 1. Az új cég adatainak beírása (Név, Adószám, Könyvelési forma, ...). 2. A program automatikusan létrehozza az új cég számlatükrét (kettős könyvvitel esetén: az alap-számlatükör alapján) ill. gyűjtőkód listáját (egyszeres könyvvitel esetén: az alap-gyűjtőkód lista alapján). 3. Az új cég könyvelésének megnyitása. 4. Könyvelés. Azok a felhasználóink, akik az előző évben is bejegyzett felhasználóink voltak, a tárgyévben (a közölt időpontig) jogosultak rendszerkövetéses (az előző évi program tovább fejlesztett és a hatályos törvények szerint aktualizált) programot vásárolni, mely többek közt annyiban tér el a normál kereskedelmi forgalomban lévő változattól, hogy az előző évi rendszerből adatokat (cégadatokat, számlatükröket, gyűjtőkódokat, automatikus kontírozási információkat, folyószámla és partner adatokat, stb.) lehet áthozni a tárgyévi rendszerbe. Válasszuk ki a menürendszerben a Könyvelés  Egy új cég adatainak beírása menüpontot. Ha Önnek nem korlátlan céges változatú rendszere van, akkor csak bizonyos határok között nyithatunk újabb könyveléseket és ha többre van szükségünk, mint ami a beállítás, forduljunk a gyártóhoz, vagy a forgalmazóhoz. Ezen paraméterek értékei a program futása alatt az [F4] billentyű megnyomásakor láthatók a képernyőn. Ha a megengedett számú könyvelésen túl újabbakat próbálunk nyitni, akkor a Nem lehet újabb cég adatait felvinni... üzenetet kapjuk. Ezután töltsük ki az aktuális cég adattábláját. A kitöltésnél legalább A cég megnevezése és az Adószáma sort ki kell tölteni.

Az új cég megnevezése A cég megnevezése sor kitöltése: írjuk be a cég megnevezését. Az adatbeviteli mező előtti [Lenyíl] jelentése: az adatbeviteli mezőn állva a [Le] megnyomására az előző év ügyféllistájából választva (ha van

Könyvelés


2-2

előző évi lista) a program kitölti a cég adattábláját, így nem kell a már beírt adatokat újra begépelnünk. Itt nyílik lehetőség az előző évi számlatükör/gyűjtőkód lista és automatikus kontírozási adatbázis áthozatalára is. (Az előző évi rendezetlen folyószámla tételeket és a partner adatokat a Könyvelés  Feladásos vagy Előző évi folyószámla  Előző évi rendezetlen tételek automatikus feladása menüpontban hozhatjuk át. ) A könyvelési forma megadása Ha a Könyvelési forma mezőhöz érünk a cégadatok kitöltésekor, akkor egy ablakban megjelennek a választási lehetőségek. Attól függően, hogy az adott cégnek milyen a könyvelési formája, a [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a megfelelő könyvelési formát, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Úgy is választhatunk a felkínált lehetőségek közül, hogy megnyomjuk az 1, 2, 3, 4 billentyűk valamelyikét. Ha nekünk egyik lehetőség sem tetszik, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, ezután mi tölthetjük ki tetszőlegesen az adott mezőt, az alábbiak figyelembe vételével: Az első karakternek egy számnak kell lennie. Ezek után ez jelenti az adott cég könyvelési formáját (1= Kettős könyvvitel, 2=Egyszeres könyvvitel (Naplófőkönyv), 3=Egyszeres könyvvitel (Pénztárkönyv), 4=Egyszeres könyvvitel (Bevételi nyilvántartás). A szám után tetszőleges betűk következhetnek. Kitöltési példák: 1. Kettős könyvvitel 2. Naplófőkönyv 3. Pénztárkönyv 4. Bevételi nyilvántartás Az ÁFA fizetés módjának megadása Az ÁFA fizetés módja sor kitöltése: a megjelenő ablakban láthatjuk, hogy milyen ÁFA fizetési módok közül választhatunk. A [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a cégnek megfelelő módot, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Az ÁFA fizetési módok közül úgy is választhatunk, hogy az A,B,N betűk valamelyikét megnyomjuk a billentyűzeten. Ha nekünk egyik lehetőség sem tetszik, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, ezután mi tölthetjük ki tetszőlegesen az adott mezőt, az alábbiak figyelembe vételével: Ide egy karaktert írhatunk be melyek az adott cég ÁFA fizetés módját jelentik. Ezek a következők lehetnek:

A B N

Általános ÁFA Bolti ÁFA Nincs ÁFA

Könyvelés


2-3

Az ÁLTALÁNOS ÁFÁ-t akkor válasszuk, ha a cég az általános szabályok szerint fizeti ÁFÁ-t (Adóbejelentkezési lap). BOLTI ÁFÁ-t akkor jelöljük ki, ha az adott cég bolti kiskereskedelemmel foglalkozik. Azért kell megadnunk az ÁFA fizetés módját minden cégnél, hogy ha majd A. Egyszeres könyvvitel esetén a Nyilvántartás  Meghatározott ÁFA Számfejtés B. Kettős könyvvitel esetén az Analitika  ÁFA elszámolás a Főkönyvből menüpontnál az adott cég ÁFA számfejtését akarjuk elvégeztetni, akkor a programnak tudnia kell, hogy a különböző módok közül éppen melyiket kell alkalmaznia. Azért, hogy programunk megfelelően számolja a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Ezen szabályokat a MELLÉKLETben a KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOKnál tekinthetjük meg. A Naplók listázása Könyvelési vagy Idő sorrendben mező kitöltése. Ha ezen adatbeviteli mezőbe K betűt írunk, akkor a vegyes, bank, pénztár és tárgyidőszaki naplók könyvelési, ha I betűt, akkor idő sorrendben listázódnak. Vevő számlák, szállító számlák: Itt adhatjuk meg a rendszer által vevőnek és szállítónak tekintendő számlaszámokat. A legelső számlaszám a fő vevő és szállító számlaszám (pl.: 311, 454). Ha a program automatikusan könyvel vevőt vagy szállítót, akkor ezeket a számlaszámokat használja. A fő számlaszámot a további felsorolásban szereplő számlaszámokkal együtt a rendszer arra is használja, hogy megállapítsa, az adott könyvelési tétel vevő vagy szállító tétel-e. Egyszeres könyvvitel esetén az itt megadott számlaszámokat a program a számlázó rendszerektől kettős könyvviteli formában kapott feladások egyszeres könyvviteli formává történő átalakításakor használja fel.

Könyvelés


2-4

A Bank és Pénztár egyenleg mezők kitöltése. Kitöltési példák: -- Kettős könyvvitel: Pénztár egyenleg figyeltetése: -- Pénztár egyenleget növelő: T Számlaszám: 381 -- Pénztár egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 381 Bank egyenleg figyeltetése: -- Bank egyenleget növelő: T Számlaszám: 384 -- Bank egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 384 Ha több pénztár vagy bank számlaszámunk van, akkor a figyelni kívánt számlaszámát írjuk be a megfelelő helyre. Kettős könyvvitelnél elegendő a növelő tételt megadni, a program ebből már tudja a számla csökkentő tételt is. Ezt kihasználva a csökkentő tétel helyére más számlaszámot is megadhatunk, mint a növelő számla: pl.: növelő tételnek beírhatjuk K91, csökkentőnek T51, melynek eredményeképpen a 91-es árbevétel és az 51-es költség számla különbségének alakulását figyelhetjük a képernyőn. -- Egyszeres könyvvitel: Pénztár egyenleg figyeltetése: -- Pénztár egyenleget növelő: T Számlaszám: 3811 -- Pénztár egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 3812 Bank egyenleg figyeltetése: -- Bank egyenleget növelő: T Számlaszám: 3841 -- Bank egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 3842 Ha több pénztár vagy bank számlaszámunk van, akkor a figyelni kívánt számlaszámát írjuk be a megfelelő helyre. Egyszeres könyvvitelnél (mivel a gyűjtőkód 4. pozíciója megadja, hogy a kód Tartozik vagy Követel oldalon lehet) a T,K betűket nem kötelező megadni. A pénztár és a bank egyenleg számolása géptípustól függően 0.01-1 másodperc / 100 könyvelési tételenként. Nagy adatállomány esetén ezért mindig csak azt célszerű gyűjtetni a programmal, amire feltétlenül szükségünk van (pl.: ha bank forgalmat könyvelünk, akkor a pénztár egyenleg figyeltetését kapcsoljuk ki az Irattár  Cégadatok karbantartása menüpontnál: Pénztár, Bank egyenleg képernyőn megjelenjen (I/N): N)

Könyvelés


2-5

Ha adatbevitel közben megnyomjuk az [ESC] billentyűt, akkor az aktuális beírt adatok elvesznek, a program visszalép a hívó menübe. Az adatbevitelt úgy tudjuk befejezni, hogy a legutolsó adatbeviteli mezőn megnyomjuk az [ENTER] billentyűt vagy bárhol adatbevitel közben leütjük az [F2], [F10], [PgDn] vagy a [PgUp] billentyűt. Következőkben egy kérdés jelenik meg a képernyőn: Az adatok megfelelnek? Ha nemmel válaszolunk, folytathatjuk az adatbevitelt (az [N] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása). Ha igennel válaszolunk (az [I] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása), és adataink megfelelőek, azok rögzítésre kerülnek a számítógépben. Abban az esetben, ha olyan adószámot írtunk be, amely már létezik a nyilvántartásunkban, akkor az Ilyen cég már van... üzenetet kapjuk, és az elmentendő cég adatait javíthatjuk tovább. A program ellenőrzi, hogy nem akarjuk-e túllépni a számunkra megengedett számú és könyvelési formájú céget. Ellenkező esetben a Nincs engedélyezve újabb ilyen könyvelési formájú cég felvitele... üzenetet kapjuk, és az elmentendő cég adatait javíthatjuk tovább. Ha adataink minden feltételnek megfeleltek, akkor azok rögzítésre kerülnek a számítógépben, majd a program a vegyes napló nyitására áll rá. Ha nem most akarjuk a nyitó tételeket rögzíteni, [ESC]-el kiléphetünk és a könyvelés elkezdésekor ezt bármikor megtehetjük, vagy utólag korrigálhatjuk. (Lásd KÖNYVELÉS című fejezetet)

AZ ÚJ CÉG SZÁMLATÜKRÉNEK ILL. GYŰJTŐKÓD LISTÁJÁNAK AUTOMATIKUS LÉTREHOZÁSÁT A PROGRAM A KÖVETKEZŐKÉPPEN VÉGZI EL:

Könyvelés


2-6

╔═════════════════╗ ║ Cégek Listája ║ ╠═════════════════╩════╗ ╔══════════════════════╗ ║ 1. CoSystem KFT ║ >> ║ 1. Számlatükör ║ ╟──────────────────────╢ ╟──────────────────────╢ ║ 2. Egyéni vállalkozó ║ >> ║ 2. Gyűjtőkód lista ║ ╟──────────────────────╢ ╟──────────────────────╢ ║ 3. SystemPRO KFT ║ >> ║ 3. Számlatükör ║ ╟──────────────────────╢ ╟──────────────────────╢ ║ 4. ... ║ ┌──> ║ 4. ... ║ ╚══════════════════════╝ │┌─> ╚══════════════════════╝ ││ ││ ││ ╔══════════════════════╗ │└───╢ Alap-számlatükör ║ │ ╚══════════════════════╝ │ ╔══════════════════════╗ └────╢ Alap-gyűjtőkód lista ║ ╚══════════════════════╝ Új cég létrehozásakor könyvelési formától függően vagy az alap-számlatükör (kettős könyvvitel esetén) vagy az alap-gyűjtőkód lista (egyszeres könyvvitel esetén) egy másolata lesz az új cég számlatükre ill. gyűjtőkód listája. Ha például az alap-számlatükörben módosítunk, akkor az nem lesz hatással az eddig létrehozott cégek számlatükreire. Azonban ha a módosítás után hozunk létre egy céget, akkor már az új alap-számlatükör másolódik át az új cég számlatükrének. Az egyes cégek számlatükrének vagy gyűjtőkód listájának módosítása nincs hatással más cégekére. A új cég hozzáférési szintje 1 lesz, tehát minden felhasználónak rendelkezésére áll. A cég(ek) hozzáférési szintjének állítása az Irattár  Hozzáférési szintek állítása menüpontnál lehetséges. A felhasználó(k) jogosultságát az Irattár  Jelszó  Hozzáférési jog változás menüpontnál állíthatjuk be. Ha valamelyik felhasználónak a hozzáférési joga kisebb, mint egy cég hozzáférési szintje, akkor annak adatait az adott felhasználó nem használhatja. Hozzáférési jogok és szintek állításának csak a Jelszavas Belépési Rendszer használatakor van értelme (tehát ha programunk úgy indul, hogy kéri a belépési jelszavunkat).

Könyvelés


2-7

KÖNYVELÉS Válaszuk ki a menürendszerben egyszeres könyvvitel esetén a Könyvelés  Pénztárkönyv, Naplófőkönyv, Bevételi nyilvántartás könyvelés Könyvelés  VEGYES és folyószámla könyvelés kettős könyvvitel esetén a Könyvelés  VEGYES és folyószámla könyvelés Könyvelés  BANK és folyószámla könyvelés Könyvelés  PÉNZTÁR és folyószámla könyvelés menüpontok közül a nekünk megfelelőt. Ha Ön olyan számlázó rendszerrel rendelkezik, amelyik képes feladást küldeni a könyvelő rendszernek és amennyiben Ön megvásárolta a megfelelő könyvelő program modult, akkor a Könyvelés  Más Rendszer Feladásának Lekönyvelése menüpontban egy ellenőrzési folyamat után automatikusan le tudja könyvelni a kapott adatokat a program. A menürendszerben ne keressük a napló nyitás menüpontot, mert ezt a program automatikusan kezeli. Tehát ha létrehozunk egy új céget és elkezdünk könyvelni, akkor a program felismeri, hogy ennek a cégnek még nem volt könyvelve, ezért a vegyes naplónál a nyitásra áll rá. Következő lépésként AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezet alapján jelöljük ki az a céget, amellyel dolgozni szeretnénk. Abban az esetben ha csak a vegyes naplót használjuk (egyszeres könyvvitel), akkor csak a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv, Bevételi nyilvántartás könyvelés vagy a VEGYES és folyószámla könyvelés menüpontot választhatjuk ki, ellenkező esetben a Csak a Vegyes naplót használhatja ez a cég... üzenetet kapjuk. A program alapvetően két védelmi rendszerrel kerül forgalomba: 1. Kulcslemezes adatvédelmi rendszer (A könyvelési adatokhoz csak a kulcslemezzel rendelkező felhasználó(k) férhet(nek) hozzá: ld.: A program indítása című fejezeténél). 2. Határidős rendszer (program bérlet esetén a program működési ideje korlátozva van). Ha a program beépített határidős védelmet tartalmaz, és könyvelésünk átlépte a megengedett dátum

Könyvelés


2-8

értéket, abban az esetben a könyvelésünket nem folytathatjuk. A képernyőn a A program működési határideje lejárt... üzenetet kapjuk. Ebben az esetben először győződjünk meg róla, hogy véletlenül nem írtuk-e el a könyvelésben a dátum értékeket ( Például következő évi dátum ). Elírás esetén a karbantartás menüpontban javítsuk ki a hibás dátum értékeket. A határidő tényleges lejárta esetén forduljunk a program fejlesztő céghez, annak meghosszabbítása érdekében. Ha a főkönyv már le van zárva, a könyvelést természetesen nem folytathatjuk, ebben az esetben A főkönyv már le van zárva... üzenetet kapjuk. A VEGYES könyvelés első tétele lesz a nyitó tétel (és csak az első tétel lehet!), a program ezt külön kezeli. Ezen kézikönyv MELLÉKLET része tartalmaz segédletet az egyszeres könyvviteli könyvelés nyitásához és zárásához. Bevételi nyilvántartás esetén, ha nem vezetjük a bank és a pénztár forgalmat, akkor egy speciális nyitó tételt kell alkalmazni: a nyitó tétel felvitelekor az automatikus kontírozási listából válasszuk ki a Nyitó tétel sort, összegnek pedig írjunk be például 1 Ft-ot. Ez a tétel így nem számít bele a könyvelésbe, mivel nyilvántartási gyűjtőkódokat tartalmaz csak. AUTOMATIKUS NYITÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN A könyvelő rendszer kettős könyvviteli része automatikusan meg tudja nyitni és le tudja zárni a könyvelést. Az automatikus nyitást az alábbiak szerint végezhetjük el: Minden könyvelés 1. tétele a nyitó tétel. A nyitó tétel kitöltése közben a Szöveg mezőn a [LeNyíl] billentyűt megnyomva megjelennek az Automatikus kontírozás tételei, mely lista végén az Automatikus nyitás lehetőséget kell kiválasztani. A rendszer a nyitást a cég előző évi könyvelésének zárásából készíti el. Amennyiben a rendszer az előző évi könyvelést megtalálja, a könyvelt céget be tudja azonosítani (adószám azonosság), valamint az előző évi könyvelés már le van zárva, akkor az Automatikus nyitás kiválasztása után megjelenik egy képernyő, ahol megadhatjuk az átalakítandó számlaszámokat. Következő lépésként a megadott számlaszámok figyelembevételével rendszer kitölti a nyitó tételt, amelyet a szokásos [F10] billentyűvel rögzíthetünk. A nyitó tételt tetszőlegesen módosíthatjuk. A Vegyes könyvelésnél az 1. számú könyvelési tételre állva közvetlenül módosíthatjuk azt vagy a Szöveg mezőn [LeNyíl] billentyűt megnyomva, majd a listában az Automatikus nyitás lehetőséget kiválasztva a meglévő nyitó tételt felülírhatjuk. EGY ÚJ KÖNYVELÉSI TÉTEL KITÖLTÉSE A könyvelés alapesetben idősorosan (a könyvelési tételeket növekvő idősorrendben könyveljük le) történik. A képernyő felső részén látható az aktuális cég megnevezése és adószáma. A TARTOZIK és a

Könyvelés


2-9

KÖVETEL oszlopok felett látható az aktuális könyvelés megnevezése: Vegyes Könyvelés, Bank Könyvelés, Pénztár Könyvelés. Töltsük ki az adott könyvelési tételt. A könyvelési tétel sorszámát a program automatikusan adja. (Adatfelvitel közben a sorszám csak tájékoztató jellegű! Ha a könyvelés sorszáma 0, akkor a programban a logikai adatbázisok megsérültek, ezért az indexfájlokat javítani kell: ehhez a programban az Irattár  Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.) Írjuk be a könyvelés dátumát. Ha a már könyveltünk az adott tétel beírása előtt az aktuális cégre, akkor a könyvelés, az esemény dátumát, a bizonylatszámot és a szöveg bejegyzést felajánlja a program. Ha megfelelnek az adatok, akkor az aktuális mezőre érve nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ellenkező esetben javítsuk ki az adatokat igényünk szerint. Ha egy új könyvelés első tételét írjuk, akkor először töltsük ki a Könyvelés Dátuma mezőt. Például írjuk be: 2015.01.01 A beírandó karakter sorozat a: 20150101 a dátum tagolását a program végzi. Hibás vagy értelmezhetetlen dátumot a program nem fogad el (pl.: a 2015.02.31 dátumról nem hajlandó a program tovább menni, amíg azt ki nem javítottuk). Ugyanígy írjuk be az Esemény Dátumát is. FIGYELEM! Az esemény dátuma egyszeres könyvvezetésnél a számla kiegyenlítésének dátuma, kettős könyvvitel esetén a teljesítés dátuma. Töltsük ki a Bizonylat Száma (Biz.Szám) mezőt is, melybe nyolc karaktert írhatunk. Egyszeres könyvvitelnél ezen a mezőn a [Le] billentyűt megnyomva a nyilvántartási és a 45 napos tételek közül választhatunk. (Lásd: Segédlet az egyszeres könyvvitelhez című fejezetet vagy a megvásárolt program mellé adott nyomtatott útmutatást.) A Szöveg mezőben a Nyitó tételek szövegnek kell szerepelnie (most, mivel könyvelést nyitunk), melyet nem javíthatunk, a program átlép rajta. Ha már megnyitottuk könyvelésünket, és az aktuális naplóba már legalább egy tételt beírtunk, akkor a Könyvelés Dátuma, Esemény Dátuma, Biz.Szám, Szöveg adatbeviteli mezőket a program felajánlja és az Esemény Dátuma mezőre áll. Ha a folyószámlát könyvelésből vezetjük és a könyvelésből történő folyószámla könyvelés be van kapcsolva (a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oszlopoknál állva az [F2] billentyű lenyomására megjelenő menüben a Folyószámla [X] menüpont melletti kis négyzetben egy X szerepel), akkor egy további adatbeviteli mezőt is ki kell töltenünk: Folyószla Tétel (I/N). Ha az aktuális könyvelési tétel folyószámlát is érint akkor az I, különben az N betűt írjuk be. Könyvelésből történő folyószámla vezetés menetét a FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS fejezetnél tekinthetjük át. Az adatbeviteli mezők közötti mozgás a [Fel] [Le] [ENTER] billentyűk segítségével történik. Tetszőlegesen módosítsuk az adatokat.

Könyvelés


2-10

AUTOMATIKUS KONTÍROZÁS A szöveg mezőn állva egy [Le] billentyűt nyomva előre elkészített gazdasági események közül választhatunk. (Az automatikus kontírozási listát a Számlatükör  Egy Cég Automatikus Kontírozása menüpontnál bővíthetjük, illetve módosíthatjuk.) Egyszeres és kettős könyvvitelnél használhatjuk a gyorsabb billentyű lenyomásra működő automatikus kontírozást is. Kettős könyvvitel: ha a TARTOZIK oldal számlaszám kitöltésére állva nyomjuk meg például az [ALT-F1] billentyűt ( az 'ALT' feliratú billentyűt lenyomjuk és lenyomva tartjuk, ezután megnyomjuk az 'F1' feliratú billentyűt ), melynek hatására az aktuális tétel automatikusan kikontírozódik. Más kombinációjú kontírozás az [ALT-F1]..[ALT-F10] billentyűkkel lehetséges. Egyszeres könyvvitelnél a [CTRL-F1]..[CTRL-F10] billentyűket használhatjuk. GYORSKONTÍROZÁS Könyvelés közben a szöveg mezőbe a „*” (csillag) jel után beírjuk a kontírtétel sorszámát. Például: ha a szöveg mezőbe a „*14”-et írjuk, majd megnyomjuk az [Enter] vagy a [Lenyíl] billentyűt, akkor ennek hatására az automatikus kontírozási listában a 14-es sorszámmal jelölt minta kontírtétel adatai beíródnak az aktuális könyvelési tételbe. A Szöveg mezőre állva nyomjuk meg például a [CTRL-F1] billentyűt ( a 'CTRL' feliratú billentyűt lenyomjuk és lenyomva tartjuk, ezután megnyomjuk az 'F1' feliratú billentyűt ), melynek hatására az aktuális tétel automatikusan kikontírozódik. Más kombinációjú kontírozás a [CTRL-F1]..[CTRL-F10] lehetséges. A TARTOZIK és a KÖVETEL oszlopok kitöltése. A Szöveg mező (ill. a Folyószla Tétel (I/N) mező) kitöltése után nyomjuk meg az [ENTER] vagy a [Le] billentyűt. A program ekkor rááll a TARTOZIK oszlop első sorára. Írjuk be a megfelelő számlaszámot illetve gyűjtőkódot ( továbbiakban számlaszám ), vagy válasszuk ki a megfelelőt a számlatükörből (gyűjtőkód listából) a [LeNyíl] vagy az [F9] billentyűvel, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. A számlaszámoknak hat pozíció áll rendelkezésre. Azért, hogy programunk megfelelően számolja a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Ezen szabályokat a MELLÉKLETben a KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOKnál tekinthetjük meg. A könyvelési formától függően a táblázatban az oszlopok megnevezése változik. 1. könyvelési forma esetén (kettős könyvvitel) a TARTOZIK és a KÖVETEL oszlopok első oszlop megnevezése Számla, 2., 3. és 4. könyvelési forma esetén (egyszeres könyvvitel) Rovat. A megfelelő számlaszám beírása után gépeljük be a TARTOZIK összeget is. A szám beírásakor annak tagolása megszűnik. Például begépeljük, hogy 1234. Ha ezután megnyomjuk az [ENTER] vagy a [Le] billentyűt, a beírt szám könnyebben olvasható alakba rendeződik: 1,234.00.

Könyvelés


2-11

A szám beírása után választhatunk, hogy a TARTOZIK oszlopot írjuk tovább vagy a KÖVETEL oszlopban folytatjuk az adatok beírását. Általános érvényű az oszlopok kitöltésekor, hogy ha [Le] billentyűt nyomjuk meg a szám összeg beírása után, akkor a beírást ugyan abban az oszlopban a következő sorban folytathatjuk addig, amíg az aktuális sort kitöltöttük. Ha az [ENTER] billentyűt nyomjuk meg az összeg beírása után, akkor az adatbevitelt a másik oszlopban folytathatjuk. Tehát választhatunk a sorfolytonos és az oszlop szerinti beírás vagy ezek tetszőleges kombinációja között.

AUTOMATIKUS ÁFA SZÁMOLÁS Például: a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oszlop első sorába írjuk be az összeget. Most ne az [ENTER] vagy a [Le] billentyűvel lépjünk tovább, hanem nyomjuk meg az [F5] billentyűt, melynek hatására egy ablakban megjelennek a választható ÁFA százalékok (könyvelésből történő folyószámla vezetés esetén a már megadott ÁFA % lesz a számolás alapja). Ezután a [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a nekünk megfelelőt, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, melynek hatására a program automatikusan beírja a nettó és az ÁFA összegeket a másik oldalra. ÁFA számolást akkor is végeztethetünk a programmal ha a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oldalra már írtunk be összegeket, ebben az esetben azonban a már beírt összegek felülíródnak! Ha végeztünk az adatok beírásával, akkor nyomjuk meg az [F2], [F8], [F10] vagy a [CTRL-W] billentyűk közül azt, amelyikre nekünk szükségünk van (lásd később), melynek hatására egy almenü jelentkezik. Válasszuk ki az Adatfelvétel menüpontot ( az [A] billentyű lenyomása vagy a [Fel] [Le] nyilakkal a megfelelő menüpont kiválasztása, majd az [ENTER] billentyű lenyomása ). Az adatok ezután egy ellenőrzés sorozat és egy biztonsági kérdés után rögzítésre kerülnek. ( Az adott számlaszám vagy gyűjtőkód meg van e nyitva; ha igen, lehet e rá könyvelni; a tartozik-követel forint és deviza összeg egyezik-e. Lásd később. ) A képernyő alsó részén látható, hogy mely billentyűkre milyen műveleteket végez a program. [PgUp] -- Az aktuális oszlopban lapozás felfelé ötösével. Ha egy oszlopban ötnél több bejegyzés van akkor azok nem férnek el a képernyőn egyszerre. A gyors függőleges haladás érdekében használjuk a [PgUp] billentyűt. Ha már nem lehetséges a lapozás, a billentyű lenyomására az aktuális sor a legelső bejegyzés lesz. [PgDn] -- Lapozás lefelé az aktuális oszlopban. Működése a [PgUp] billentyűvel azonos, de ellenkező irányú.

Könyvelés


2-12

[Fel] -- Az aktuális oszlopban haladás felfelé egyesével. Ha az oszlop adatai elfogytak, akkor az azt megelőző oszlopra illetve adatbeviteli mezőre lép a program. [Le] -- Haladás lefelé az aktuális oszlopban, illetve következő mező vagy számlaszám választás. [F5] -- Automatikus ÁFA számolás. [F9] -- Számlatükör vagy Gyűjtőkód-Lista karbantartás, számlaszám választás. [CTRL-F1]..[CTRL-F10], [ALT-F1]..[ALT-F10] -- Automatikus kontírozás. [ENTER] -- Következő mezőre lépés. Ha a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oszlopban az összeg beírása után nyomjuk meg, akkor oszlop váltás történik ( TARTOZIK <---> KÖVETEL ). [ESC] -- Kilépés az adatfelvitelből mentés nélkül. [F10] -- Gyorsított adatfelvétel (nincs segédmenü az oszlop műveletekhez és nincs ellenőrző kérdés) [F2], (F10), [CTRL-W] (tetszőlegesen választható, hogy a három billentyű közül melyiket használjuk) -- A billentyű kombináció lenyomására egy almenü jelentkezik. Ha TARTOZIK vagy KÖVETEL oszlop beírás közben nyomjuk meg, akkor a menüpontok jelentése: Adatfelvétel -- Az eddig beírt adatok ellenőrzés utáni elmentése adathordozóra. Beszúrás -- Az aktuális oszlopban egy üres sor beszúrása az aktuális tétel elé. Törlés -- Az aktuális oszlopban egy sor törlése. Visszalépés -- Változtatás nélkül a munka folytatása. Utókalkuláció -- Az utókalkulációs szám (másodlagos könyvelési szám) KI: [ ] BE: [X] kapcsolása. Deviza -- Deviza könyvelési lehetőség KI: [ ] BE: [X] kapcsolása. Folyószámla -- Könyvelésből történő folyószámla vezetés KI: [ ] BE: [X] kapcsolása. [F8] -- Az előző (pl.:[F2]) billentyű működéséhez hasonló, egy kivétellel: Ha ezt a billentyűt nyomjuk meg az adatfelvételhez, akkor az új (a következő) könyvelési (vagy folyószámla) tétel adatai nem lesznek törölve, hanem az előző értékekkel azonos lesz. Használata akkor célszerű, ha sok hasonló

Könyvelés


2-13

könyvelési tételt kell felvinni egymás után. (pl. több ÁFA kulcsos számla. Több ÁFA kulcsos számlát több könyvelési tételben kell rögzíteni, mivel egy könyvelési tételhez egy ÁFA kulcsot lehet megadni.) Az adatfelvétel előtti ellenőrzés. A program adatfelvétel előtt a következőket ellenőrzi: - A beírt számlaszámok és gyűjtőkódok meglétét az aktuális cég számlatükrében vagy gyűjtőkód listájában. Ha a program nem találja meg a keresett számlaszámot vagy gyűjtőkódot, akkor a következő üzenetet küldi: Ezt a gyűjtőkódot nem találom... vagy Ezt a számlaszámot nem találom... - Ha 2-es, 3-as vagy 4-es könyvelési formával dolgozunk, akkor a TARTOZIK oldalon (gyűjtőkód) a 4. pozíció csak 1-es lehet, a KÖVETEL oldalon (gyűjtőkód) a 4. pozíció csak 2-es lehet. Ha az előbbi feltételek nem teljesülnek, akkor a program a felhasználónak a következő üzeneteket küldi: A TARTOZIK oldalon a 4. pozíció csak 1-es lehet... vagy A KÖVETEL oldalon a 4. pozíció csak 2-es lehet... - A TARTOZIK és a KÖVETEL oldalnak egyenlőnek kell lennie, ellenkező esetben a A TARTOZIK és a KÖVETEL oldal nem egyenlő... felirat jelenik meg a képernyőn és a program kijelzi a két oldal összegének különbségét is ; - Ha nem töltöttük ki az adott könyvelési tételt, akkor a Nincs Adat... üzenetet kapjuk. - Abban az esetben, ha valamelyik sort hibásan töltöttük ki (pl. az aktuális sorba számlaszámot írtunk, de összeget nem), akkor a következő üzenetet kapjuk, ahol XX a hibás sor számát jelöli: Hibásan van kitöltve a(z) XX. sor... Az adatfelvitel az összes naplóformánál azonosan működik.

SEGÉDLET AZ EGYSZERES KÖNYVVITELHEZ A 45 napos ÁFA figyelése a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv rendszerben Ha Ön folyószámlát is vezet (vevő, szállító nyilvántartás), javasoljuk, hogy a folyószámla vezetése a vevőszámlák esetén (előírás és a kiegyenlítés is) a vegyes könyvelésből történjen. Szállító számlák esetén a program mellé adott segédlet alapján válasszuk ki a 3 módszer alapján a nekünk megfelelőt (I. Hagyományos; II. Teljesítéskor levonható ÁFA; III. Bolti ÁFA miatti nyilvántartásos). Egyszeres könyvvitel esetén a fizetendő ÁFÁ-t akkor kell szerepeltetni az ÁFA bevallásban és nyilvántartásban, ha az adott bevétel számla kiegyenlítésre került, vagy a teljesítéstől számított 45 nap eltelte után a számla még nem került kiegyenlítésre. Az árbevételt (ÁFA nélküli összeget) csak az összeg befolyásakor kell bevételnek tekinteni. Figyelem a nem készpénzes számlák nyilvántartásba vétele a 45 napos figyelés céljából, folyószámla vezetés esetén és normál könyvelés esetén is ugyanúgy (azonos gyűjtőkódokra könyvelve) történik. Természetesen folyószámla vezetésekor az ahhoz szükséges plusz információkat be kell írni.

Könyvelés


2-14

Nem készpénzes számlákat a következőképp kell nyilvántartásba venni a 45 napos ÁFA figyelés céljából: 1. A szöveg mezőn állva nyomja meg a [] billentyűt, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. (A tétel automatikusan kikontírozódik.) 3. A Tartozik, vagy Követel oldal 1. gyűjtőkódján állva nyomja meg a [Shift-F6] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi kódokra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [F5] billentyűt. Ezután válasszuk ki a megfelelő ÁFA kulcsot, utána nyomja meg az [ENTER]-t. 5. Az [F2], [F8], vagy [F10] billentyű használatával rögzítse a könyvelt tételt.

45 napon belüli kiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel következő a teendő: 1. A bizonylat szám mezőn állva nyomja meg a [] billentyűt. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt, és automatikusan elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt, melyet az [F2], [F8], vagy [F10] billentyű használatával rögzíthetünk).

45 napon belüli részkiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel a következő a teendő: 1. A bizonylat szám mezőn állva nyomja meg a [] billentyűt. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program.

Könyvelés


2-15

2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt és elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt). Mivel részkiegyenlítésről van szó az összeget át kell írni a részkiegyenlítés összegére, és az [F5] billentyűvel a bruttó összegből vissza kell számoltatni az ÁFÁ-t és az ÁFA alapot. 4. A számla ki nem egyenlített részét vegyük nyilvántartásba a korábban már leírt módon a számlán feltűntetett teljesítés dátumával. Ez a tétel a folyószámla könyvelése esetén sem érintheti a folyószámla könyvelést, mivel a teljes összeg már korábban előírásra került. 45 nap után a ki nem egyenlített, illetve 45 napon belül részkiegyenlített számlák fennmaradó részének könyvelése, ÁFA nyilvántartás készítése, nyilvántartásba vett tétel esetén: A rendszer automatikusan figyeli a 45 nap leteltét és automatikusan végzi az ÁFA nyilvántartásban az ÁFA szerepeltetését. (Automatikusan lekönyveli a 45 napos tételeket.)

A nyilvántartásba nem vett, 45 napon belül ki nem egyenlített számla könyvelése a helyes ÁFA nyilvántartás elkészítése miatt: 1. A szöveg mezőn állva nyomja meg a [] billentyűt, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. 3. A Tartozik, vagy Követel oldal 1. gyűjtőkódján állva nyomja meg a [Shift-F8] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi és az ÁFA kód(ok)ra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4', kivéve ÁFA, ahol a 4. pozíció '2'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [F5] billentyűt. Ezután válasszuk ki a megfelelő ÁFA kulcsot, utána nyomja meg az [ENTER]-t. 5. Az [F2], vagy [F8], vagy [F10] billentyű használatával rögzítse a könyvelt tételt.

Könyvelés


2-16

A nyilvántartásba vett számla 45 nap után történő kiegyenlítése: 1. A bizonylatszám mezőn állva nyomjuk meg a [] billentyűt, ezzel tudjuk elvégezni a keresést. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válasszuk ki a megjelenő listából a bizonylatszám és az összeg alapján a kiegyenlítésre kerülő tételt. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer automatikusan elvégzi a tétel könyvelését. A tétel kiegyenlítését a rendszer úgy könyveli, ahogy Ön előírta (ha pénztár, akkor pénztár, ha bank, akkor bank bevételként). Kérjük figyelje, hogy a pénz arra a kódra folyt-e be amit Ön eredetileg megadott. Amennyiben ez megváltozott, akkor módosítsa a gyűjtőkódot. A 30 napos időhatár figyelése a Bevételi nyilvántartás rendszerben Ha Ön folyószámlát is vezet (vevő, szállító nyilvántartás), javasoljuk, hogy a folyószámla vezetése a vevőszámlák esetén (előírás és a kiegyenlítés is) a vegyes könyvelésből történjen. Bevételi nyilvántartás esetén a kiállított számlán szereplő összeg a kibocsátásától számított 30. napon akkor is bevétel, ha azt a vevő nem fizette meg a számla kibocsátójának. Nem készpénzes számlákat a következőképp kell nyilvántartásba venni a 30 napos figyelés céljából: 1. A szöveg mezőn állva nyomja meg a [] billentyűt, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. (A tétel automatikusan kikontírozódik.) 3. Ha az automatikus kontírozású tétel nem nyilvántartási kódokat tartalmaz, akkor a Tartozik, vagy a Követel oldal 1. gyűjtőkódján állva nyomja meg a [Shift-F6] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi kódokra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra. Ha az összeget a Tartozik oldalra írta be, akkor az összeg az adatbeviteli mezőről történő ellépés után átírásra kerül a Követel oldalra is. A Tartozik és a Követel oldal 1. során állva az [F5] billentyű segítségével lehet az aktuális összeget a másik oldalra átíratni. 5. Az [F2], [F8], vagy [F10] billentyű használatával rögzítse a könyvelt tételt.

Könyvelés


2-17

30 napon belüli kiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel következő a teendő: 1. A bizonylat szám mezőn állva nyomja meg a [] billentyűt. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt, és automatikusan elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt, melyet az [F2], [F8], vagy [F10] billentyű használatával rögzíthetünk).

30 napon belüli részkiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel a következő a teendő: 1. A bizonylat szám mezőn állva nyomja meg a [] billentyűt. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt és elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt). Mivel részkiegyenlítésről van szó, az összeget át kell írni a részkiegyenlítés összegére, és az [F5] billentyűvel a Tartozik vagy a Követel oldalon szereplő összeg gyorsan átiratható a másik oldalra. 4. A számla ki nem egyenlített részét vegyük nyilvántartásba a korábban már leírt módon a számlán feltűntetett dátummal. Ez a tétel a folyószámla könyvelése esetén sem érintheti a folyószámla könyvelést, mivel a teljes összeg már korábban előírásra került. 30 nap után a ki nem egyenlített, illetve 30 napon belül részkiegyenlített számlák fennmaradó részének könyvelése a bevételek közé, nyilvántartásba vett tétel esetén: A rendszer automatikusan figyeli a 30 nap leteltét és automatikusan lekönyveli bevételnek a 30 napos tételeket.

Könyvelés


2-18

A nyilvántartásba nem vett, 30 napon belül ki nem egyenlített számla könyvelése a bevétek közé: 1. A szöveg mezőn állva nyomja meg a [] billentyűt, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. 3. A Tartozik, vagy Követel oldal 1. gyűjtőkódján állva nyomja meg a [Shift-F8] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi és a normál bevételi kód(ok)ra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon pénz- vagy értékforgalom esetén '3', a Követel oldalon bevétel esetén '2'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [F5] billentyűt, hogy az összeg a másik oldalra is átíródjon. 5. Az [F2], vagy [F8], vagy [F10] billentyű használatával rögzítse a könyvelt tételt.

A nyilvántartásba vett számla 30 nap után történő kiegyenlítése: 1. A bizonylatszám mezőn állva nyomjuk meg a [] billentyűt, ezzel tudjuk elvégezni a keresést. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válasszuk ki a megjelenő listából a bizonylatszám és az összeg alapján a kiegyenlítésre kerülő tételt. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer automatikusan elvégzi a tétel könyvelését. A tétel kiegyenlítését a rendszer úgy könyveli, ahogy Ön előírta (ha pénztár, akkor pénztár, ha bank, akkor bank bevételként). Kérjük figyelje, hogy a pénz arra a kódra folyt-e be amit Ön eredetileg megadott. Amennyiben ez megváltozott, akkor módosítsa a gyűjtőkódot.

Könyvelés


2-19

KARBANTARTÁS A KÖNYVELÉSBEN Munkánk során előfordulhat, hogy valamilyen okból elhibázzuk az adatfelvitelt és a hibás adatokat mentjük el a számítógépbe. A program a könyvelési hibák korrigálása miatt tartalmazza a karbantartás menüpontokat. A könyvelésben természetesen nem javíthatunk tetszőlegesen. Ha felvisszük az adatokat, utána célszerű azonnal ellenőrizni azokat és az esetleges hibákat ki kell javítani. A javítás mindig csak az aktuális hónapban történhet. Tehát ha egy hónap könyvelését már befejeztük és a következő hónapot elkezdtük, akkor az előző hónap adataihoz már nem nyúlhatunk hozzá alapesetben. Ha előző hónapot akarunk javítani a program a Nem Lehet Javítani... üzenetet adja. Ha a javításra mégis szükségünk van, akkor az üzenet kiírása után nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. FIGYELEM! Ha a könyvelésből történő folyószámla könyvelést is végzünk, akkor bizonyos típusú program változatoknál karbantartáskor az összes folyószámla tétel rendezetlen lesz. Értékelés előtt a program természetesen újra összerendezi a számla előírásokat és kiegyenlítéseket, ezért a karbantartás után az Analitika menüpontban rendeztessük össze a számla előírásokat és kiegyenlítéseket, mivel ezután könyveléskor számla kiegyenlítés esetén a számlaszámon állva és a [Le] billentyűt megnyomva már valóban a rendezetlen tételek közül választhatunk. STORNO Ha a javítási kísérletünkre a program a Nem Lehet Javítani... üzenetet adja, akkor a hibásan bevitt könyvelési tételt akár úgy is kijavíthatjuk, hogy a rossz tétel adatait: 1. átforgatva (TARTOZIK lesz a KÖVETEL és fordítva) vagy 2. mínusz előjellel írjuk ismét be, majd utána a jó helyesbítő tételt rendesen könyveljük le. A javítást az alábbiak szerint végezhetjük el: 1. A menürendszerben válasszuk ki a Karbantartás a VEGYES és a folyószámla könyvelésben A BANK és a folyószámla könyvelés karbantartása Javítás a PÉNZTÁR és a folyószámla könyvelésben menüpontok közül a nekünk megfelelőt. A Pénztárkönyv, Naplófőkönyv és a Bevételi nyilvántartás karbantartása a Karbantartás a VEGYES és a folyószámla könyvelésben menüpont alatt történik. 2. AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA menüpont szerint válasszuk ki azt a céget, amelynek az

Könyvelés


2-20

adataiban javítani szeretnénk. 3. Ha az adott cég aktuális naplójában nincs könyvelési tétel, akkor a Nincs javítható adat... felirat jelenik meg a képernyőn. 4. Adatbázis hiba, áramkimaradás, üzemzavar, illetéktelen személy módosítása az adatbázisban a Nem találom az adott könyvelési tételt (ÖsszeGyűjt)... üzenetet vonja maga után. Ha a program üzenet nélkül kiszáll a javításból, akkor ez szintén az előbb felsorolt okok valamelyikére vezethető vissza, de a program nem tudta azonosítani a hiba eredetét, ezért a rendszer összeomlás elkerülése végett felfüggesztette az aktuális program modul működését. 5. Következőkben megtekinthetjük a beírt adatokat és hogy az aktuális könyvelési tételt ki írta. A nézelődésnél a következő billentyűket használhatjuk (megtekinthető a monitor alsó részén): [F2] -- a billentyű megnyomására a program kiírja, hogy az adott könyvelési tételt ki írta be a számítógépbe. Ha az aktuális tétel módosítva volt, akkor természetesen a legutolsó módosító neve jelenik meg a képernyőn. Ha valaki megtekinti az adatokat értelemszerűen az nincs hatással arra, hogy ki írta be az adatokat. A billentyű lenyomására a következő üzenetek jelenhetnek meg a képernyőn: Alapesetben a következő üzenetet kapjuk: Ezt a könyvelési tételt XY írta. Ahol XY a tételt beíró személy neve. Nincs lista a felhasználókról...(üres az adatbázis). Ezt az üzenetet akkor kapjuk, ha nincs egyetlen bejegyzett felhasználó sem (1. nem hoztunk létre még felhasználói listát, 2. illetéktelen személy törölte az adatbázist). Ezt a könyvelési tételt speciális jogú személy írta... Az üzenet abban az esetben jelenik meg a képernyőn, ha a programot író (vagy egy speciális jogosultságú) személy jelentkezett be, amikor az adatok javítva voltak. Valaki belenyúlt az adatbázisba... Ez a felirat akkor jelenik meg a képernyőn, ha valaki manipulálta a beíró személyek azonosítóját. Nem tudom azonosítani a tételt beíró személyt... Ezt az üzenetet akkor kapjuk, amikor a program nem találja meg a tétel azonosító alapján a beíró személy, mert például még nem volt felhasználó lista az adott könyvelési tétel beírásakor. Folytatva tehát, a könyvelés tételeit a következő billentyűk segítségével tekinthetjük meg:

Könyvelés


2-21

[Jobbra] -- a következő könyvelési tétel adatait tekinthetjük meg, [Balra] -- az előző könyvelési tétel adatait nézhetjük meg, [PgUp] -- lapozás 10-esével előre, [PgDn] -- lapozás 10-esével hátra, [Home] -- ugrás a legelső könyvelési tételre, [End] -- ugrás a legutolsó könyvelési tételre, [F7] -- a keresés feltételeinek megadása, majd keresés az első tételtől, [F7] -es gombbal történő keresés esetén, például ha az összeg vagy számlaszám rovatokat üresen hagyjuk, az üresen hagyott mezőre nem keres a program. (pl. ha csak összeget írunk, az azonos összegek között kereshetünk előre vagy hátra, vagy ha csak számlaszámot, pl. 311-et, akkor a vevők között kereshetünk előre és hátra.) [F6] -- a megadott feltételek szerint keresés hátra [F8] -- a megadott feltételek szerint keresés előre [ENTER] -- javítás az aktuális könyvelési tételben, [ESC] -- kilépés a könyvelés megtekintéséből. - Ha az adatokat módosítani kívánjuk, nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ekkor a program belép szerkesztő üzemmódba, tehát korrigálhatjuk az adatokat, de ha az előző hónapok valamelyikét akarjuk javítani akkor a Nem Lehet Javítani ... üzenetet kapjuk. Javítás esetén a KÖNYVELÉS fejezetben leírtak szerint módosíthatjuk az adatokat. A hiba korrigálása és az adatok elmentése után (ha több tételt nem kívánunk javítani) nyomjuk meg az [ESC] billentyűt, melynek hatására visszatérhetünk a hívó menübe.

KÖNYVELÉS ZÁRÁSA A könyvelő program a havi zárást automatikusan elvégzi, mégpedig úgy, hogy ha elkezdünk egy új hónapot könyvelni, akkor az előző hónapot a program lezárja. Tehát a havi zárással nem kell törődnünk. Könyvelésünk év végi zárását a Könyvelés  Év Zárás: Zárlati tételek felvitele menüpont kiválasztása után, a Záró Tételek felvitelével zárhatjuk le (a Záró Tételek felvitele egy vagy több könyvelési tétel, melynek Szöveg adatbeviteli mezőjébe a program a Záró Tételek szöveget írja be). Ezen kézikönyv MELLÉKLET része tartalmaz segédletet az egyszeres könyvviteli könyvelés nyitásához és zárásához.

Könyvelés


2-22

AUTOMATIKUS ZÁRÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN Válasszuk ki a Könyvelés  Év Zárás menüpontot. A tétel kitöltése közben a Szöveg mezőn a [LeNyíl] billentyűt megnyomva megjelennek az Automatikus kontírozás tételei, mely lista végén az Automatikus zárás lehetőséget kell kiválasztani. A továbbiakban a rendszer kigyűjti a könyvelt számlaszámok egyenlegeit. Amennyiben az 5.,6.,7.,8. vagy a 9. számlaosztálynak egyenlege van, abban az esetben a program üzenetet küld, hogy a rendező tételek könyvelését végezzük el. Amennyiben már csak az 1.,2.,3. és a 4. számlaosztálynak van egyenlege, abban az esetben a rendszer feltölti adatokkal az aktuálisan könyvelt záró tételt, amelyet a szokásos [F10] billentyűvel rögzíthetünk. A záráshoz a számlaforgalom gyűjtése a számlatükörtől független, ezért hibás könyvelés esetén (könyvelt, de a számlatükörből kitörölt számlaszám vagy gyűjtő számlákra könyvelés) a felajánlott záró tétel és a főkönyvi kivonat forgalma közötti különbség azonnal megmutatkozik. Amennyiben tehát olyan számlaszám szerepel a zárásban, amely nincs a főkönyvi kivonatban, akkor az adott számlaszámra történt könyvelés, de az adott számlaszámot a számlatükörből kitörölték. Ha a zárásban egy adott számlaszámra más összeget ajánl fel a program, mint amennyi a főkönyvi kivonatban van, akkor gyűjtő (alábontott) számlaszámra is történt könyvelés. Amennyiben a főkönyvi kivonatban szereplő számlaszámot nem zár le a rendszer, az azért lehetséges, mert az adott számlaszám gyűjtő (alábontott) számlaszám és nincs közvetlenül rákönyvelve összeg. Amennyiben a rendszer a 491-es számlára is készít zárást, abban az esetben a Tartozik és a Követel forgalom csak a nyitómérleg számlán szereplő összeggel egyezik meg, tehát a könyvelés (valószínűleg a nyitás) Tartozik és Követel egyenlegét (a 491 nyitómérleg számla nélkül) ellenőrizni kell. A zárlati tételek tetszőlegesen módosíthatóak. Ha zárlati tételek közvetlen módosítása helyett újra le szeretnénk zárni a könyvelést, akkor a zárlati tétel módosítása közben a Szöveg mezőn nyomjuk meg a [LeNyíl] billentyűt melynek hatására megjelennek az Automatikus kontírozás tételei, mely lista végén az Automatikus zárás lehetőséget kell kiválasztani. Az automatikus zárás mindig egy több soros záró tételt készít, ezért ha több zárlati tétel van már a rendszerben, akkor azokat a program egy ellenőrző kérdés feltevése után lestornózza.

Könyvelés


2-23

KILÉPÉS A PROGRAMBÓL A programból a munka befejezése után mindig KI KELL LÉPNI! A Könyvelés  Kilépés a programból menüpont kiválasztása után, ha a feltett kérdésre igennel válaszolunk, akkor a program befejezi működését. A programból gyorsan kilépni a menürendszerben állva az [ALT-X] billentyű kombináció megnyomásával lehet.

Könyvelés


3-1

FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS Vevőink és szállítóink forgalmát, a számlák kiegyenlítését és rendezését követhetjük nyomon a folyószámla könyveléssel. Számítógéppel végzett folyószámla vezetés esetén semmiféle kézi nyilvántartást nem kell vezetnünk. Például a vevő, szállító és az ÁFA nyilvántartás is a folyószámlából készül. Az előző évi folyószámla tételek előírása a Könyvelés  (Feladásos vagy) Előző Évi Folyószámla menüpontnál lehetséges. Függetlenül attól, hogy milyen dátummal írjuk elő a folyószámla tételeket, csak az előbb említett menüpont kiválasztása utáni felvitel esetében tekinti a program a folyószámla tételeket előző évinek. Az itt megjelenő almenüben kiválaszthatjuk, hogy magunk könyveljük le az előző évi tételeket vagy automatikusan áthozatjuk a rendszerrel. Kettős könyvvitel esetén ezen menüpont alatt felvitt tételek NEM JELENNEK MEG A FŐKÖNYVI KÖNYVELÉSBEN, ezért az ezen menüpont alatt felvitt számlák egyenlegeit a főkönyvi könyvelés nyitó tételeibe is be kell írnunk (pl.: a 311-re könyvelteket a nyitó tételekben egy összegben rákönyveljük a 311-re). Egyszeres könyvvezetés esetén nem könyvelünk vevő és szállító gyűjtőkódokra a számlák előírásánál. Ez esetben a számlák előírása és kiegyenlítése hasonló könyvelési tétellel történik. A különbség a 4. pozíció számjegye. (Lásd: Segédlet az egyszeres könyvvitelhez című fejezetet vagy a megvásárolt program mellé adott nyomtatott útmutatást.) Az egyszeres és kettős könyvvezetés esetén a folyószámla könyvelési különbségeket lásd a Folyószámla könyvelés menete fejezetnél. A SigmaCONTO könyvelő rendszer alapvetően két folyószámla könyvelési módot különböztet meg:

ELSŐ KÖNYVELÉSI MÓD ('A' MÓDSZER) (Ezt a folyószámla könyvelési módot ajánljuk.)

Könyvelés


3-2

1. Könyvelés közben megadjuk, hogy melyik könyvelési tétel érinti a folyószámlát, tehát bizonyos könyvelési tételekhez hozzákapcsoljuk a folyószámla tételeket.

┌────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────┐ │ Könyvelés │ │ Folyószámla │ ├────────────────────────────┤ ├────────────────────────────┤ │ ┌───────────────────┐ │ │ │ │ │ Vegyes Könyvelés │ │ │ ┌────────────────────┐ │ │ ├───────────────────┤ │ │ │ Vevő Folyószámla │ │ │ │1. könyvelési tétel│ │ │ ├────────────────────┤ │ │ │2. könyvelési tétel╞════╪════════╪══>│ 1.Folyószámla tétel│ │ │ │3. könyvelési tétel╞════╪═══╗ │ │ 2.Folyószámla tétel│ │ │ │ . │ │ ║ │ │ 3.Folyószámla tétel│ │ │ │ . │ │ ║ │ │ . │ │ │ │ . │ │ ║ │ │ . │ │ │ └───────────────────┘ │ ║ │ │ . │ │ │ │ ║ │ │ │ │ │ ┌───────────────────┐ │ ║ │ │ │ │ │ │ Bank Könyvelés │ │ ║ │ │ │ │ │ ├───────────────────┤ │ ║ │ │ │ │ │ │1. könyvelési tétel│ │ ║ │ │ │ │ │ │2. könyvelési tétel│ │ ║ │ └────────────────────┘ │ │ │3. könyvelési tétel│ │ ║ │ │ │ │ . │ │ ║ │ ┌────────────────────┐ │ │ │ . │ │ ║ │ │ Szállító Folyószla │ │ │ │ . │ │ ║ │ ├────────────────────┤ │ │ └───────────────────┘ │ ╚════╪══>│ 1.Folyószámla tétel│ │ │ │ │ │ 2.Folyószámla tétel│ │ │ ┌───────────────────┐ │ │ │ 3.Folyószámla tétel│ │ │ │ Pénztár Könyvelés │ │ │ │ . │ │ │ ├───────────────────┤ │ │ │ . │ │ │ │1. könyvelési tétel│ │ │ │ . │ │ │ │2. könyvelési tétel│ │ │ │ │ │ │ │3. könyvelési tétel│ │ │ │ │ │ │ │ . │ │ │ │ │ │ │ │ . │ │ │ │ │ │ │ │ . │ │ │ │ │ │ │ └───────────────────┘ │ │ └────────────────────┘ │ │ │ │ │ └────────────────────────────┘ └────────────────────────────┘

Az ábra magyarázata: Az ábrán látható, hogy (példánkban) vegyes könyvelés közben a 2. könyvelési tételhez hozzákapcsoltuk a Vevő Folyószámla 1. tételét, valamint a vegyes könyvelés 2. tételéhez hozzákapcsoltuk a

Könyvelés


3-3

Szállító Folyószámla 1. tételét. Könyvelés közben ha a Folyószla Tétel (I/N) adatbeviteli mezőnél az I betű leütésével válaszolunk, akkor az aktuális könyvelési tételünkhöz hozzákapcsolunk egy folyószámla tételt is. A Folyószla Tétel (I/N) adatbeviteli mező csak kettős könyvvitel esetén jelenik meg automatikusan adatfelvitel (könyvelés) közben. Egyszeres könyvvitel esetén be kell kapcsolnunk a könyvelésből folyószámla vezetés üzemmódot. Könyvelésből vezetett folyószámla vezetés üzemmódjának BE és KI kapcsolása: 1. Könyvelés közben az TARTOZIK vagy a KÖVETEL oszlopon állva nyomjuk meg az [F2] billentyűt. 2. A megjelenő menüben a [Fel] [Le] billentyűkkel álljuk rá a Folyószámla [X] menüpontra. 3. Ha a menüpont utáni kis négyzetben egy 'X' jel látható, akkor a könyvelésből történő folyószámla vezetés be van kapcsolva, ha a kis négyzet üres, akkor nincs. 4. A Folyószámla [X] menüponton állva az [ENTER] billentyű egymás utáni többszöri leütésére a könyvelésből vezetett folyószámla üzemmód jelzőjét KI és BE kapcsolhatjuk. 5. Állítsuk be a kívánt üzemmódot.

A javasolt 'A' módszer előnyei: - A könyvelés és a folyószámla közötti kapcsolat állandó lesz, nincs szükség feladásokra. - A könyvelés és a folyószámla is teljesen részletes lesz. - Utólag javítható minden tétel - Nem felejtődik el a feladás

MÁSODIK KÖNYVELÉSI MÓD ('B' MÓDSZER) (Mi az 'A' módszert ajánljuk a folyószámla könyveléshez.)

Könyvelés


3-4

2. Külön könyveljük a könyvelést és külön könyveljük a folyószámlát, majd tetszőleges időközönként (pl. naponta, hetente, havonta) a folyószámlára könyvelt adatokat feladjuk a könyvelésbe. ┌────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────┐ │ Könyvelés │ │ Folyószámla │ ├────────────────────────────┤ ├────────────────────────────┤ │ ┌───────────────────┐ │ │ │ │ │ Vegyes Könyvelés │ │ │ ┌────────────────────┐ │ │ ├───────────────────┤ │ │ │ Vevő Folyószámla │ │ │ │1. könyvelési tétel│ │ │ ├────────────────────┤ │ │ │2. könyvelési tétel│ <══╪════╗ │ ╔╡ 1.Folyószámla tétel│ │ │ │ . │ │ ╚═══╪══╬╡ 2.Folyószámla tétel│ │ │ │ . │ │ │ ╚╡ 3.Folyószámla tétel│ │ │ │ . │ │ │ │ . │ │ │ │ . │ │ │ │ . │ │ │ └───────────────────┘ │ │ │ . │ │ │ │ │ │ │ │ │ ┌───────────────────┐ │ │ │ │ │ │ │ Bank Könyvelés │ │ │ │ │ │ │ ├───────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │1. könyvelési tétel│ │ │ │ │ │ │ │2. könyvelési tétel│ │ │ └────────────────────┘ │ │ │3. könyvelési tétel│ │ │ │ │ │ . │ │ │ ┌────────────────────┐ │ │ │ . │ │ │ │ Szállító Folyószla │ │ │ │ . │ │ │ ├────────────────────┤ │ │ └───────────────────┘ │ │ │ 1.Folyószámla tétel│ │ │ │ │ │ 2.Folyószámla tétel│ │ │ ┌───────────────────┐ │ │ │ 3.Folyószámla tétel│ │ │ │ Pénztár Könyvelés │ │ │ │ . │ │ │ ├───────────────────┤ │ │ │ . │ │ │ │1. könyvelési tétel│ │ │ │ . │ │ │ │2. könyvelési tétel│ │ │ │ │ │ │ │3. könyvelési tétel│ │ │ │ │ │ │ │ . │ │ │ │ │ │ │ │ . │ │ │ │ │ │ │ │ . │ │ │ │ │ │ │ └───────────────────┘ │ │ └────────────────────┘ │ │ │ │ │ └────────────────────────────┘ └────────────────────────────┘ A fenti ábra magyarázata: Az ábrán látható, hogy a Vegyes, Bank, Pénztár napló, valamint a Vevő és Szállító folyószámla teljesen elkülönülnek egymástól. A könyvelés és a folyószámla közötti kapcsolat ebben az esetben (példánkban) úgy fog kialakulni, hogy a könyvelésbe (példánkban a vegyes napló 2. tételébe) a program

Könyvelés


3-5

feladást készít a vevő folyószámlából (a vevő folyószámla 1,2,3 tételét összegezve). A program használatakor feladást úgy készíthetünk, hogy a menürendszerben kiválasztjuk a Könyvelés | Feladásos (vagy Előző Évi) Folyószámla menüponton belül a feladást, majd megadjuk azt a dátumot, ameddig fel szeretnénk adni a folyószámla adatokat a könyvelésbe. A program ezután automatikusan elkészíti a feladást.

A 'B' módszer előnyei: - Külön könyvelhetjük a könyvelést és a folyószámlát. - A könyvelésben a folyószámla tételek összesítve, feladásonként egy-egy tételben kerülnek rögzítésre.

A 'B' módszer hátránya: - A könyvelésben nem kerülnek részletezésre a folyószámlára könyvelt tételek (mivel összesítve egy összegben kerülnek feladásra). Tehát a könyvelésben nincs meg tételesen, hogy mely összegek kerültek a folyószámlából a könyvelésbe, hanem csak egy-egy összesített összeg szerepel. Ebben az esetben a főkönyv a folyószámlával kapcsolatban csak összesített adatokat tartalmazza és a folyószámla tartalmazza a főkönyv részletezését. Nézzünk egy példát a folyószámla könyvelésre: 'A' módszer: A KÖNYVELÉS fejezetnél leírtak szerint a Folyószla Tétel (I/N) adatbeviteli mezőre I betűvel válaszolva, majd az [ENTER] billentyűt leütve a folyószámla adatbeviteli képernyője jelenik meg, melyet az alábbiakban leírt 'B' módszer után a közöltek szerint töltsük ki. 'B' módszer: A menürendszerben válasszuk ki a Könyvelés  Feladásos vagy Előző Évi Folyószámla menüpontot (A vízszintesen elhelyezkedő menüben a [Jobbra] [Balra] billentyűk segítségével álljunk rá a Könyvelés menüpontra, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. A függőlegesen megjelenő menüben a [Fel] [Le] billentyűk segítségével álljunk rá a Feladásos vagy Előző Évi Folyószámla menüpontra, majd azon belül a könyvelésre, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt.). FONTOS! A számlák kiegyenlítése mindig a folyószámlán keresztül történik ('B' módszer!), nem pedig a BANK vagy a PÉNZTÁR könyvelésben! Ha programunkkal több cégnek is könyvelünk, akkor ezután válasszuk ki azt a céget, melynek a

Könyvelés


3-6

könyvelését el szeretnénk végezni. Az alábbiak mind az 'A', mind a 'B' módszerre vonatkoznak: Következő lépésként megjelenik a képernyőn a folyószámla adatfelvitel képernyője. A képernyő felső részén annak a cégnek a megnevezését és adószámát látjuk, melynek most a könyvelését végezzük. Alatta a bal oldalon láthatjuk a folyószámla könyvelés tájékoztató jellegű sorszámát (a ... jelentése: a folyószámla tétel sorszáma adatfelvételkor kerül megállapításra), mellette a könyvelés dátumát, melyet a számítógép automatikusan felajánl. A legelső könyvelési tételnél a program először a könyvelés dátuma soron áll. Ha a dátum nekünk megfelel, akkor nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ha nem, akkor írjuk be a nekünk megfelelő dátum értéket ( Pl. a 2015.01.01 dátumot szeretnénk beírni, akkor a beírandó karakter sorozat a 20150101, mert a dátum tagolását a számítógép végzi). A program minden egyes új tételnél a számítógép belső naptárát használja. Ha tehát a megjelenő dátum értékek nem megfelelőek, akkor a könyvelő program elindítása előtt a DATE utasítás begépelésével, majd az [ENTER] billentyű megnyomása után a helyes dátum érték beírásával beállíthatjuk a számítógép belső naptárát (ha nem magyar az operációs rendszer beállítása, akkor amerikai lehet a dátum forma!): hónap, nap, év. pl.: 10-31-2015). Ha a felajánlott dátum mégsem felel meg nekünk akkor a [Fel] billentyű megnyomásával a könyvelés dátuma mezőre állhatunk, majd javíthatjuk a dátum értéket. 'B' módszer (feladásos) esetén meg kell azt is adnunk, hogy a feladás melyik könyvelési naplóba kerüljön. Erre a Vegyes, Bank, Pénztár (V/B/P): adatbeviteli mező szolgál. A következő adatbeviteli mezőnél meg kell adnunk, hogy Vevőt vagy Szállítót érint az aktuális könyvelési tétel. Ezután azt kell beírnunk, hogy az aktuális könyvelési tétel számla előírás, kiegyenlítés, pénztár vagy ÁFA tétel. A (P) jelentése: az adott folyószámla tétel előírás is és kiegyenlítés is (Készpénzes számláknál használhatjuk). FIGYELEM! Kettős könyvvitel esetében a vevő (311) és a szállító (454) így kimarad a könyvelésből (Pl.: T384, K91, K467), ezért akinek ez így nem jó, természetesen használhatja előírva majd kiegyenlítve a pénztárt is. Egyszeres könyvvitelnél mindenképpen felesleges a készpénzes számlákat a folyószámlában előírni és kiegyenlíteni, hacsak nem akarjuk a pénztári számlákat ellenőrizni a pénztárbevételi bizonylatokkal. Egyszeres könyvvitel esetén lehetőség van csak a kiegyenlítések rögzítésére, amelyből az ÁFA nyilvántartás elkészülhet (lehetőség van ÁFA nyilvántartás készítésére a könyvelésből is). Ezen kiegyenlítések a vegyes napló könyveléséből megtehetők, nem kell külön könyvelni a folyószámlát a Feladásos Folyószámla

Könyvelés


3-7

Könyvelés menüpontok alatt. Természetesen, ha nincsenek előírások, a folyószámla analitika ennek megfelelően hozza a tételeket, de akinek nem kell folyószámla, hanem csak ÁFA nyilvántartás, olyan adat tartalommal, amelyet a folyószámlából készít a rendszer, akkor részükre ezt a megoldást javasoljuk. Egy másik lehetséges megoldás az is, hogy a Szöveg mezőbe adatfelvitelkor beírjuk a partner nevét is (pl.: 'Vásárlás XY Kft.'), így a könyvelésből elkészített ÁFA nyilvántartás adattartalma már nagyon hasonló lesz a folyószámlából készített listáéhoz (ekkor már csak a partner adószáma hiányzik a listáról). Egyszeres könyvvitelnél a folyószámlában a 'P' mód használatakor (tehát ha az adott számlát nem írjuk elő és nem egyenlítjük ki, hanem egy tétel lesz az előírás is és a kiegyenlítés is) azonban ügyelnünk kell arra, hogy a program a 'P' módot a készpénzes számláknál használja, ezért a folyószámla listázásakor a számla kelte dátum egyenlő lesz a kiegyenlítés dátumával! Az 'A' módot (Pénztárkönyv, Naplófőkönyv = ÁFA mód, Bevételi nyilvántartás = Árbevétel mód) csak egyszeres könyvvitelnél lehet használni abban az esetben, amikor egy vevő számla teljesítésétől (Pénztárkönyv, Naplófőkönyv) számított 45 nap vagy a számla kiállításától (Bevételi nyilvántartás) számított 30 nap már letelt, de a számla összegét partnerünk még nem fizette ki részünkre. Ebben az esetben a számla ÁFA tartalmát le kell könyvelnünk (Pénztárkönyv, Naplófőkönyv), illetve bevételként el kell számolnunk (Bevételi nyilvántartás) és ehhez használjuk ezt a jelölést. (Részletek: Segédlet az egyszeres könyvvitelhez fejezetben.) Majd a partner megnevezését kell megadnunk. Ezt kétféleképpen tehetjük meg. 1. Gépeljük be a partner megnevezését, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 2. Az adatbeviteli mező mellett látható egy lenyíl. Ennek a jelentése a következő: az adatbeviteli mezőt vagy úgy töltjük ki, hogy mi begépeljük az adatot vagy a szöveget, vagy pedig a számítógép szolgáltatását elfogadva megnyomjuk a [Le] billentyűt, melynek hatására a lehetséges kitöltési variációk közül választhatunk és a kitöltést a számítógépre bízzuk. A [Le] billentyű megnyomásának természetesen csak akkor van értelme, ha már van partner listánk, mert csak akkor tudunk a partnerek közül választani. Legelőször tehát ki kell töltenünk a partner megnevezését. Ha egy adott partnert már felvittünk a nyilvántartásunkba (egy előző folyószámla könyvelési tételben már megadtuk az adatait) és a könyvelés folyamán ismét vele kapcsolatos számlát kell kitöltenünk, akkor nyomjuk meg a [Le] billentyűt, melynek hatására egy ablakban megjelennek a partnereink adatai. Gépeljük be a keresett megnevezést vagy annak első néhány karakterét, melynek hatására a kijelölés a begépelt karaktersorozattal kezdődő megnevezésre áll rá (ha van olyan), vagy a [Fel] [Le] [PgUp] [PgDn] (fel, le, lapozás fel, lapozás le) billentyűk segítségével álljunk rá a kiválasztandó partnerre. A kiválasztás az [ENTER]

Könyvelés


3-8

billentyű segítségével történik. Ha nem akarunk választani, akkor nyomjuk meg az [ESC] billentyűt. Ezután adjuk meg a partner adószámát. Ha nem tudjuk partnerünk adószámát, akkor tekintsük azt egyszerű azonosító számnak vagy sorszámnak és ennek megfelelően töltsük ki. Ha partnerünket úgy választottuk a fent említettek szerint a listából, akkor a program erre a helyre automatikusan beírja a megfelelő számot. 1. Ha beírjuk az adószámot, majd megnyomjuk az [ENTER] billentyűt, akkor ezután a program ellenőrzi, hogy az adott adószám szerepel-e nyilvántartásunkban. Ha igen akkor: A: A partner megnevezése üres: a program beírja a partner megnevezését. B: A partner megnevezése ki van töltve: B1: Az adószámhoz a megfelelő partner megnevezés van beírva: a program elfogadja a partner adatait. B2: Az adószámhoz nem a megfelelő partner megnevezés van beírva: a program figyelmeztet, hogy ilyen adószámmal és más megnevezéssel már szerepel partner a nyilvántartásunkban. Ha a partner még nem szerepel a nyilvántartásban, akkor a könyvelési tétel adatfelvétele előtt néhány kiegészítő információt megkérdezve a partner bekerül a nyilvántartásba. 2. Ha az adószám adatbeviteli mezőn megnyomjuk a [Le] billentyűt, akkor partnereink közül választhatunk a fent (Vevő, Szállító megnevezésének kitöltse) leírtak szerint azzal a különbséggel, hogy most adószám (azonosító szám) szerint kereshetünk és választhatunk a partnerek között. Abban az esetben, ha kitöltöttük a partner megnevezését, de most adószám szerint új partner választunk, akkor a program felülírja a partner megnevezését a most választottak szerint. Következő lépésként írjuk be a Fizikai Teljesítés vagy az ÁFA kötelezettség Dátumát. Könyvelésből történő folyószámla vezetés estén figyeljünk arra, hogy a számla előírásakor (kettős könyvvitel) az esemény dátuma a számla fizikai teljesítésének dátuma (az áru vagy szolgáltatás átadása). Ha az esemény dátumát nem egyezően adjuk meg a teljesítés dátumával, akkor a könyvelő program erre felhívja figyelmünket. Ellenkező esetben az ÁFA elszámolás nem fog egyezni az ÁFA nyilvántartással, mert az ÁFA elszámolás a főkönyvből, az ÁFA nyilvántartás a vevő/szállító folyószámla naplókból készül. Ezen eltérésre vezethető vissza, ha a főkönyvi számla nem egyezik a vevő/szállító analitikával valamely hónapban. Ezután írjuk be a számla számát. Ez betűket és számokat is tartalmazhat. Figyeljünk arra, hogy

Könyvelés


3-9

azonos számlaszámmal csak néhány tétel szerepeljen, mert különben értékeléskor a számlák összerendezése lassú lesz (például a kp-s vevőknek ne mindig ugyanazt a számlaszámot adjuk). Kiegyenlítéskor a számlaszám adatbeviteli mező mellet megjelenik egy lenyíl. Ekkor a [Le] billentyűt megnyomva az aktuális partner kiegyenlítetlen számlái közül választhatunk. Tehát a [Le] billentyű megnyomására egy ablakban megjelennek a partner kiegyenlítetlen számlái az előírt összeggel együtt. A részkiegyenlített számlák esetén az összeg után egy csillag [*] jel látható. Így jelöli a rendszer a részkiegyenlített számlákat, mivel a számlákhoz tartozó tényleges részkiegyenlített összegek kiszámolása esetenként túl sok időt venne igénybe és ez lassítaná a könyvelést. A [Fel] [Le] [PgUp] [PgDn] (fel, le, lapozás fel, lapozás le) billentyűk segítségével álljunk rá a kiválasztandó számlára. A kiválasztás az [ENTER] billentyű segítségével történik. Ha nem akarunk választani, akkor nyomjuk meg az [ESC] billentyűt. Ezután adjuk meg a Számla Kelte, ÁFA figyelés kezdete, ÁFA számítás kezdete (45 napos ÁFA) dátumot. A program automatikusan felajánlja az Fizikai Teljesítés Dátumának megfelelő értéket. Ha nekünk ez nem felel meg, tetszőlegesen javítsuk ki, vagy írjuk felül. FIGYELEM! Egyszeres könyvvitelnél az ÁFA figyelés kezdetének dátuma a teljesítés dátuma, ezért ha a számla és teljesítés dátuma különböző, akkor ebbe a mezőbe az ÁFA figyelésének dátumát, vagyis a teljesítés dátumát kell beírni! Kiegyenlítéskor a Számla Kiegyenlítésének dátumát kell megadni. Ezalatt az időpont alatt azt értjük, amikor a pénz megérkezett a bankszámlánkra vagy a pénztárunkba. Következő lépésként adjuk meg a Fizetési Határidő dátumát. A program automatikusan felajánlja a Számla Kelténél nyolc munkanappal későbbi dátumot (hacsak nem készpénz a fizetési mód). Ha nekünk ez nem felel meg, tetszőlegesen javítsuk ki, vagy írjuk felül. Kiegyenlítéskor a Fizetés Keltének dátumát kell megadni. Ezalatt az időpont alatt azt értjük, amikor az ügyfél fizetett, tehát amikor leemelték a pénzt a bankszámlájáról vagy kivették azt a pénztárból. Ezután a Könyvelés fejezetnél leírtak szerint írjuk be a számlaszámokat (gyűjtőkódokat) és az azokhoz tartozó összegeket. Folyószámla könyvelésekor a számlák kompenzációját egy az erre a célra nyitott átvezetési számla segítségével oldhatjuk meg. Adatfelvételhez nyomjuk meg a [F2], [F8], [CTRL-W], [F10=Gyorsított adatfelvétel] billentyűk valamelyikét. Ennek hatására ([F10] kivételével) megjelenik egy kis menü. Ebben álljuk rá az Adatfelvétel menüpontra és nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Az ellenőrzés után ha új partner adatait írtuk be, akkor egy ablakban megjelennek az új partner már beírt és hiányzó adatai. Töltsük ki a hiányzó adatokat (nem kötelező!). Az utolsó adatbeviteli mezőn az

Könyvelés


3-10

[ENTER] billentyűt megnyomva ha a feltett kérdésre (Az új partner adatai megfelelőek?) igennel válaszolunk ([I] betű megnyomása), akkor az új partner (vevő vagy szállító) bekerül a partner nyilvántartásba. Ha a következő kérdésre Az adatok megfelelőek? igennel válaszolunk ([I] betű megnyomása), akkor az aktuális folyószámla könyvelési tétel is elmentésre kerül. Ha egy számlát előírunk ('B' módszer esetén!) és annak fizetési módja Készpénz, akkor egyszeres könyvvitel esetén a program automatikusan kiegyenlíti azt (ugyanazt a tételt kiegyenlítésként is felveszi (egy ellenőrző kérdés után). Egyszeres könyvvitelnél NEM KELL VEVŐRE, SZÁLLÍTÓRA KÖNYVELNI. Ebben az esetben azonban vegyük figyelembe, hogy csak SZÁLLÍTÓ és 'B' módszerű folyószámla könyvelés, valamint speciális program változat (nem adja fel a szállító előírásokat a könyvelésbe) esetén használhatjuk ezt az eljárást. (Ha azt akarjuk, hogy a kiegyenlítés ne legyen automatikus, használjuk a Később fizetett készpénz fizetési módot. Előírás helyett használjunk inkább pénztár tétel kódot ('P'), ez esetben nem egyenlít ki semmiképp automatikusan a rendszer a következő tételben, mivel a 'P' tétel előírás és kiegyenlítés is egyben.) Ha egy számlát előírunk és annak fizetési módja Készpénz, akkor kettős könyvvitel esetén a program azt félautomatikusan egyenlíti ki a pénztár naplóba (szabályszerűen felajánlja a kiegyenlítést, de mivel több pénztárunk is lehet, ezért felajánlja a kiegyenlítés módosítását). Ha azt akarjuk, hogy a kiegyenlítés ne legyen (fél)automatikus, használjuk a Később fizetett készpénz fizetési módot. Ezzel elvégeztük egy folyószámla tétel felvitelét, a program új sorszámmal rááll a következő tételre. Ha be akarjuk fejezni az adatfelvitelt, nyomjuk meg az [ESC] billentyűt, majd a feltett kérdésre Biztos visszalépjek? válaszoljunk igennel ([I] betű megnyomása). Ezután a program visszalép a menürendszerbe, ahol az [ESC] billentyű további megnyomására az almenükből is visszaléphetünk. Folyószámla könyvelés javításához a menürendszerben válasszuk ki az Irattár  Folyószámla Javítás  Vevő (Szállító) Folyószámla Javítás menüpontot, majd a Karbantartás a Könyvelésben fejezetnél leírtak szerint keressük meg a javítandó tételt és korrigáljuk (ha a számítógép engedi). STORNO: Ha a javítási kísérletünkre a program a Nem Lehet Javítani... üzenetet adja, akkor a hibásan bevitt könyvelési tételt úgy is javíthatjuk, hogy a rossz tétel adatait átforgatva (TARTOZIK lesz a KÖVETEL és fordítva) vagy mínusz előjellel írjuk ismét be, majd utána a jó helyesbítő tételt rendesen könyveljük le. A szállítók, vevők (partnerek) adatainak javításához a menürendszerben az Irattár  Partnerek adatainak javítása menüpontot használjuk. A javított partnerek adatai a folyószámla könyvelésben is aktualizálódnak.

Könyvelés


3-11

FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS MENETE 1. Év elején nyissuk meg a főkönyvet, a vevők és szállítók tartozását egy összegben a nyitó naplóban (vegyes könyvelés 1. tétele). Ezt természetesen csak kettős könyvvitelnél kell elvégeznünk, mivel egyszeres könyvvezetésnél nem könyvelünk vevő és szállító számlára (gyűjtőkódokra). 2. Írjuk elő az előző évi folyószámla tételek felvitele menüpontban tételesen az előző évi kiegyenlítetlen számlákat vevőre és szállítóra ( a részkiegyenlítettek kiegyenlítetlen részét ). Azért kell itt előírni, hogy ne kerüljön bele az ÁFA nyilvántartásba és a feladásnál, - ha a melléklet szerinti „B” könyvelési módszer szerint könyvelünk - ne adja fel a rendszer a főkönyv felé. Ha már az előző évben is ezt a rendszert használtuk, akkor a megfelelő menüpont kiválasztásával automatikusan is áthozhatjuk az előző évből a rendezetlen folyószámla tételeket és partner adatokat. 3. Ezek után a két féle könyvelési módszer közül választhatunk, melyeket keverhetjük is („A” és „B” módszer melyeket az előbbi fejezetben már részleteztünk). Kettős könyvvitel esetén az „A” és a „B” módszernél leírtak szerint könyveljük a folyószámlát. Egyszeres könyvvitelnél „B” folyószámla könyveléskor a készpénzes előírásokat a folyószámla automatikusan kiegyenlíti egy ellenőrző kérdés után (az előírást még egyszer felveszi ugyanúgy, de kiegyenlítésként [Ezt a módszert csak speciális program változat esetén lehet használni, amikor a rendszer a szállító előírásokat nem adja fel a könyvelésbe]), ezért „B” módszeres folyószámla könyvelésnél, ha mi akarjuk, a folyószámlában előírt tételt a vegyes könyvelésben kiegyenlíteni, akkor a számla előírásokat a folyószámlában Később fizetett készpénznek kell előírnunk és így az automatikusan nem kerül kiegyenlítésre a folyószámlában. A fent leírtak csak szállító számlák esetén használhatók (akkor is csak speciális program változattal), a vevő számlák könyvelése más módszerrel történik, ezért az előbb említett módszert vevők könyvelésekor ne alkalmazzuk. Javasoljuk, hogy egyszeres könyvvitelnél készpénzes számla esetén a „P”, azaz pénztártételes könyvelési módot (az „E”, „K”, „P”, „A” közül) az előző mód helyett (készpénzes számla előírása és kiegyenlítése), így a vegyes könyvelésben egy tételünk lesz a számla előírás is és a kiegyenlítés is, valamint ezt mind a vevőknél mind a szállítóknál alkalmazhatjuk. Ebben az esetben azonban ügyelnünk kell arra, hogy a programban a „P” mód miatt a számla kelte dátum egyenlő lesz a kiegyenlítés dátumával! Egyszeres könyvvitel folyószámla könyveléséhez olvassuk el a „Segédlet az egyszeres könyvvitelhez” című fejezetet vagy a nézzük meg a megvásárolt program mellé adott útmutatást.

Könyvelés


3-12

A VALUTA/DEVIZA KEZELÉS A Valuta/Devizanemek megadása, javítása Számlatükör  Valuta/Devizanemek megadása, javítása menüpont kiválasztása és a cégválasztás után megjelenő ablakban a devizanem felvitele az [INS] billentyűvel történik. Ezután megadhatjuk a Devizanemet, annak Megnevezését, Váltási Egységét, Folyószámla Kipontozhatóságát. A folyószámla kipontozáshoz cégenként maximum 5db Devizanemet adhatunk meg, melyeket később is megváltoztathatunk. Folyószámla listázásakor a Forint mellett ezekre a Devizanemekre kérhetjük le a listát. A már rögzített tételeket javítani is lehet, a megfelelő mezőre állva [ENTER] lenyomása után. A törlés a [DEL] billentyű lenyomásával történik a törlendő devizanem valamelyik mezőjén állva.

A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása Számlatükör  Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása menüpont kiválasztása után megjelenő ablakban új felvitel esetén az [INS] billentyű lenyomásával megadhatjuk a Devizanemet, az árfolyamok kezdeti érvényességi Dátumát, Vételi árfolyamát, Közép árfolyamát, Eladási árfolyamát. A Devizanemet úgy is megadhatjuk, hogy a devizanem mezőn állva [LeNyíl] billentyű lenyomására megjelenik a Valuta/Devizanemek megadása, javítása ablak, ahol módosíthatunk is, illetve a megfelelő devizanem valamelyik mezőjére állva [F7]-tel kiválaszthatjuk azt. Tétel törlése a [DEL] billentyűvel történik. Az [F7] segítségével meg lehet keresni karbantartás esetén a javítandó devizanemet, nevének beírásával a megjelenő mezőbe. Ilyenkor a kurzor a megadott devizanemre ugrik. Ha egy devizanemre több árfolyam is rögzítve van akkor az elsőre áll, illetve ha nincs olyan, amit megadtunk, azt jelzi egy ablakban.

Deviza - Forint vagy Forint - Deviza átszámítás A könyvelés során a Forint, Deviza, Devizanem mezőn állva lehet Deviza/Forint átszámítást végezni az [F6] lenyomásával. Ekkor megjelenik egy ablak, amelyben megadható az átváltandó Deviza vagy Forint összeg (ha a könyvelés ablakban már kitöltöttük valamelyik mezőt, az ott beírt értéket a rendszer felkínálja). Az átváltáshoz szükséges árfolyam típust (Vételi, Közép, Eladási) a megfelelő árfolyam kezdőbetűjének beírásával választhatjuk ki. A Devizanemet beírhatjuk, illetve a [LeNyíl] lenyomása után válogathatunk a már felvitt devizanemek közül és [F7]-tel kiválaszthatjuk a megfelelőt. A Deviza árfolyamot a Devizanem kiválasztása után a megadottak szerint a rendszer kitölti, de ez felül is írható. A Váltási egységet szintén kitölti a rendszer, de ezt is módosíthatjuk. Megadható még, hogy a Tartozik és a Követel oldalra is beírja-e a rendszer az összegeket, vagy csak az aktuális oldalra, ahonnan meghívtuk az átszámítást. Kerekíthetjük is az összegeket, illetve ha nem folyószámlás a tétel megadható,

Könyvelés


3-13

hogy a Deviza számítás után ÁFA % megadást is kívánunk-e végeztetni a rendszerrel. Folyószámlás tételnél már előre megadtuk az ÁFA %-ot. Az átszámítás kitöltés közben az [F10] billentyű lenyomására, vagy a mezők kitöltése után [ENTER] lenyomására történik.

A Valuta/Devizanemek megadása, javítása könyvelés közben Könyvelés során az [F6] billentyű lenyomására megjelenő átszámítás ablakon belül a Devizanem mezőre kell ráállni és a [LeNyíl] leütésével megkapjuk a Számlatükör menüpont alatt megismert ablakot, amelyet a fent leírtak szerint használhatunk.

A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása könyvelés közben Könyvelés közben [F6] billentyű lenyomására megjelenő Devizaátszámítási ablak Deviza árfolyam mezőjére kell ráállni és a [Shift-F10] segítségével kapjuk meg a Számlatükör menüpont alatt megismert ablakot, amelyet a fent leírtak szerint használhatunk.

Könyvelés


4-1

AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA Ha a programot csak egy cég könyvelésére használjuk, akkor természetesen nem kell a cégek közül választani, mivel ebben az esetben nincs cég lista, tehát ezen fejezet további részét ne olvassuk el, hanem folytassuk a következővel. Ha a program indulása után még nem választottunk munkacéget (az cég amelynek adataival dolgozni fogunk), akkor egyes menüpontok kiválasztása után egy ügyfél listából kell azt választanunk, Tehát ki kell jelölnünk azt a céget, amellyel dolgozni szeretnénk: - Megjelenik a képernyőn egy cég lista. A listából válasszuk ki, hogy melyik céggel szeretnénk dolgozni. Ezt a következőképpen tehetjük meg: - Használjuk a [Fel] [Le] billentyűket, melyek segítségével kiválaszthatjuk a megfelelő céget, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ezzel az adott céget kijelöltük. - A gyorsabb keresés érdekében nyomjuk meg a billentyűzeten a keresett cég kezdőbetűjét. Ekkor a kijelölt sor az első ilyen karakterrel kezdődő cégnév lesz ( ha van ) (Például: az a betű megnyomására az a és az A betűvel kezdődő cégekre áll rá, az é megnyomására az é, az É megnyomására pedig az É betűvel kezdődőkre áll rá a kijelölés). Ha még egyszer megnyomjuk ugyanazt a billentyűt, akkor a következő ilyen betűvel kezdődő sor lesz az aktuális, és így tovább. Közben természetesen használhatjuk a [Fel] [Le] billentyűket is a választáshoz. Ha megtaláltuk a keresett céget, akkor nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ezzel kiválasztottuk azt. Bizonyos menüpontoknál nem az összes, hanem csak egyes feltételeknek megfelelő cégek közül választhatunk. Például, ha belépünk a Listázás almenübe, akkor csak azok közül a cégek közül választhatunk, melyeknek könyvelési formája Kettős könyvvitel, abban az esetben, ha például az Összesítő almenübe lépünk be, akkor csak azok közül az ügyfelek közül választhatunk, amelyeknek könyvelési formája Pénztárkönyv, Naplófőkönyv vagy Bevételi nyilvántartás. Ha egy cég könyvelési formája alapján kiválasztható lenne, de mégsem tehetjük ezt meg, akkor annak az az oka, hogy a rendszer a jelszavunkhoz rendelt hozzáférési szint alapján kizárt bennünket annak a cégnek az anyagából, tehát meg sem nézhetjük azt!

Könyvelés


4-2

LISTÁK KÉSZÍTÉSE ELŐTTI TEENDŐK Ha folyószámlát is könyvelünk és a folyószámla könyvelést még nem adtuk fel a könyvelési naplókba (csak 'B' folyószámla könyvelés módszer esetén! Lásd: FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS fejezetet), akkor a listázás előtt válasszuk ki a menürendszerben a Könyvelés  Feladásos vagy Előző Évi Folyószámla menüpontot, majd azon belül a feladást és nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. ('B' folyószámla könyvelési módszer esetén azért kell feladnunk a folyószámla adatait a könyvelésbe, hogy a könyvelés a helyes könyvelési állapotot mutassa.) Következő lépésként azt kell megadnunk, hogy a folyószámla könyvelés mely időpontig kerüljön át a könyvelési naplókba (FIGYELEM! Ha például 2015.10.15-ig adjuk fel, akkor 2015.09. hónapjára már nem könyvelhetünk! (Időben visszafelé nem lehet könyvelni!) A program feladás előtt mindig felajánlja a legutolsó folyószámla könyvelési tétel időpontját, ha nekünk ez megfelel, akkor nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, melynek hatására a program elvégzi a feladást. Feladáskor a már előzőekben feladott, valamint az előző évinek előírt folyószámla tételek nem kerülnek feladásra! Az előző évi folyószámla tételek előírása a Könyvelés  Feladásos vagy Előző Évi Folyószámla menüponton belül a megfelelő könyvelési menüpont segítségével lehetséges (tételes könyvelés vagy automatikus áthozatal az előző évről). Függetlenül attól, hogy milyen dátummal írjuk elő a folyószámla tételeket, csak az előbb említett menüpont kiválasztása utáni felvitel esetében tekinti a program a folyószámla tételeket előző évinek.

LISTÁZÁS ÉS ÉRTÉKELÉS Könyvelésünkről a következők szerint készíthetjük el a különböző listákat és értékeléseket: - Válasszuk ki a menürendszerből a megfelelő menüpontot. - AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezetben leírtak szerint jelöljük ki azt a céget, amelyikkel dolgozni szeretnénk. - Következő lépésként a rendszer megkérdezi, hogy „Az ÉRTÉKELÉS melyik időszakra készüljön?”, várva a kívánt időpontokat, vagy a program megkérdezi, hogy „Az ÉRTÉKELÉS melyik hónapra készüljön? (1-12)”, majd a kívánt hónap számát várja, hogy begépeljük (1=Január, 2=Február, stb.). Alapesetben a program felajánlja az utolsó könyvelt hónapot. Ha a felajánlott időszak vagy hónap nekünk

Könyvelés


4-3

megfelel, akkor nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ha nem, akkor gépeljük be a megfelelő időszak dátumát vagy a kívánt hónap számát, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. - Következőkben a program elvégzi (KÉPERNYŐRE vagy NYOMTATÓRA) a kiválasztott értékelést vagy listázást. ÁFA SZÁMFEJTÉS, ÁFA ELSZÁMOLÁS: Amikor egy új cég adatait írtuk a számítógépbe, akkor az adatok kitöltésénél (ÁFA fizetés módja mező) meg kellett adnunk, hogy az adott ügyfélnek milyen az ÁFA fizetés módja. Ide egy karaktert írhattunk be, melyek az adott cég ÁFA fizetés módját jelentik. Emlékeztetőül ezek a következők lehetnek: A B N

Általános ÁFA Bolti ÁFA Nincs ÁFA

Amikor kiválasztjuk a Meghatározott ÁFA számfejtés, vagy az ÁFA elszámolás menüpontot, akkor a program először azt keresi meg, hogy az adott cégnél melyik ÁFA számfejtési formát kell alkalmazni (vannak kötött gyűjtőkód számok melyeket a KÖNYVELÉS fejezetnél tekinthetünk meg), majd ennek megfelelően indítja az alkalmas program modult.

SZÁMLATÜKÖR ÉS GYŰJTŐKÓD LISTA Ha programunk csak egy cég könyvelését végzi, akkor a könyvelési formának megfelelően válasszuk ki a számlatükröt vagy a gyűjtőkódokat tartalmazó listát. Abban az esetben, ha programunk több cég könyvelését végzi, akkor a megfelelő menüpontok kiválasztása után AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezetben leírtak szerint jelöljük ki azt a céget, amelyikkel dolgozni szeretnénk. Tehát a számlatükröt vagy a gyűjtőkódokat tartalmazó listát a következőképpen tekinthetjük meg, javíthatjuk vagy nyomtathatjuk ki: Először a menürendszerből kell kiválasztanunk a megfelelő menüpontokat, hogy elérhessük a számlatükrünket vagy a gyűjtőkód listánkat. - Könyvelési formánk egyszerűsített kettős vagy kettős könyvvitel: - Válasszuk ki a menürendszerben a Számlatükör  A Kiválasztott Cég Számlatükre menüpontot.

Könyvelés


4-4

- Könyvelési formánk pénztárkönyv, naplófőkönyv vagy bevételi nyilvántartás: - Válasszuk ki a menürendszerben a Számlatükör  Egy Kiválasztott Cég Gyűjtőkódjai menüpontot. Ezután a megjelenő almenüből ki kell választanunk, hogy a számlatükröt illetve gyűjtőkódot: - módosítani akarjuk (beszúrás, törlés, bővítés, javítás), vagy - nyomtatott listát szeretnénk készíteni a számlatükrünkről illetve gyűjtőkód listánkról, ekkor válasszuk ki a könyvelési formának megfelelően a számlatükörrel vagy a gyűjtőkód listával kapcsolatos menüpontot. Abban az esetben, ha programunk több cég könyvelését végzi, akkor ezután az AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezetben leírtak szerint jelöljük ki azt a céget, amelyikkel dolgozni szeretnénk. A számlatükör vagy a gyűjtőkód lista megtekintése illetve karbantartása: Először a megfelelő almenüben válasszuk ki a Karbantartás menüpontot, melynek hatására megjelenik a kiválasztott cég számlatükre (kettős könyvvitel) vagy gyűjtőkód-listája (egyszeres könyvvitel). A képernyőn megjelenő ablakban javíthatjuk az adatokat, mely ablak alapesetben három oszlopból áll, melyek a következők: - Számlaszám vagy Gyűjtőkód oszlopa, mely adatok maximum hat számjegyből állhatnak. - Rákönyvelés oszlop, mely egy karakter hosszúságú. Ha erre a helyre az „I” betűt írjuk be, akkor könyvelés adatfelvitelkor az aktuális sorban lévő számlaszámot illetve gyűjtőkódot beírhatjuk a könyvelésbe, ha „N” betűt, akkor nem, ebben az esetben a kódnak csak értékeléskor van szerepe. HIBA, ha gyűjtő számlaszámokra könyvelünk: Például könyvelünk a 21,211,212-re is, ekkor a 21 számlaszámon természetesen nem csak a bontott alszámlák összege jelenik meg, hanem a 21-re könyvelt is! Ezért a számlatükörben tiltsuk le a 21-re történő könyvelés lehetőségét (Rákönyvelés legyen: „N” (vagyis Nem). - Megnevezés, mely maximálisan harminc betűből és számjegyből állhat. A számlaszámok és a gyűjtőkódok karbantartásához, módosításához, felviteléhez az ablak jobb oldalán látható billentyűket használhatjuk. Ezek a következők: [Fel] -- Előző sorra ugrás

Könyvelés


4-5

[Le] -- Következő sorra ugrás [PgUp] -- Lapozás egy ablaknyit felfelé [PgDn] -- Lapozás egy ablaknyit lefelé [0..9] -- A beírt számot megkeresi a program a számlatükörben vagy a gyűjtőkód-listában. Ha nincs megfelelő számlaszám vagy gyűjtőkód, akkor a legjobban hasonlító sorra áll rá. Ha a számlatükröt vagy a gyűjtőkód-listát könyvelés közben a megfelelő adatmezőn hívtuk be, akkor a [Ctrl-ENTER] billentyűvel ki tudjuk választani az aktuális sorban lévő számlaszámot vagy gyűjtőkódot, mely beíródik a könyvelésbe. [ENTER] -- Belépés az adatmező szerkesztésébe [INS] -- Beszúrás -- Egy sor beszúrása az aktuális sor elé. Egyszeres könyvvitelnél sorba kell beszúrni a tételeket, kettős könyvvitelnél a gép sorba rendezi a tételeket. A számlaszámok megbontása: pl. vegyük a belföldi követelések számlát 311. Mivel nem kell kijelölni melyek a gyűjtők és melyek a részletezett számlák, ha tovább bontjuk, figyelni kell a következőkre: 3111-ben gyűjti a 31111-et. Ezért tíznél nagyobb megbontásnál (tehát ha a 311-et pl. 20 alszámlára kívánjuk megbontani), akkor a 3111 a következőképpen helyes: 31101 és 31120. Ez problémát akkor is jelenhet, ha utólag kell bővíteni a számlatükröt. Habár átvezetéssel korrigálható ez a hiba, célszerű az említett megbontást alkalmazni már a munka kezdetén. [DEL] -- Törlés -- Az aktuális sor törlése. Olyan számlaszámot nem enged a rendszer törölni, amelyre már könyveltünk. [ESC] -- Kilépés a számlatükör illetve a gyűjtőkód-lista javításából.

JELSZÓ A program kétszintű hozzáférés védelemmel készült (kulcslemez és jelszó). A hozzáférési szintek (melyik felhasználó mely cégek könyvelését használhatja, módosíthatja) jelszavakhoz vannak rendelve. A jelszavas belépési rendszer csak akkor működik a programban, ha Önnek ilyen program változata van (tehát a jelszavas belépési és azonosító rendszert megvásárolta). A program legelső indulásakor bármilyen jelszót beírhatunk, mivel ekkor még nincs felhasználó lista. A belépés után létrehozhatjuk a jelszavakat. Ehhez válasszuk ki az Irattár  Jelszó  Egy új jelszó felvitele menüpontot. Először be kell írnunk a felhasználó nevét. Gépeljük be tehát a nevet. Utána meg kell adnunk a névhez tartozó jelszót. Írjuk be a jelszavunkat. A beírás után a program kéri a jelszót még egyszer: Kérem a jelszót még egyszer! Erre az ellenőrzés miatt van szükség. Ha beírt két jelszó nem egyezik meg, akkor A beírt

Könyvelés


4-6

két jelszó nem egyezik meg... üzenetet kapjuk, és meg kell ismételnünk a beírást. A beírás alatt az [ESC] billentyűvel mindig kiléphetünk az adatok elmentése nélkül. Ha a beírt két szó egyezik, akkor a program megvizsgálja, hogy a felhasználók valamelyike választotta-e már ezt a belépési jelet. Ha igen, akkor az Ilyen jelszó már létezik, nem tudom elfogadni... felirat jelenik meg a képernyőn. Ha az előbbi üzenetek nem jelennek meg a képernyőn, akkor a beírt név és a választott szöveg adathordozóra kerül és a legközelebbi programba lépéskor már a most beírt karaktereket (jelszót) is elfogadja a program. A legelső beírt jelszó tulajdonosa lesz a legmagasabb rangú a felhasználók között. Abban az esetben, ha a programot többen is használják, akkor célszerű minden felhasználónak saját jelszavat adni. Ha jelszavunk jogokkal rendelkezik, akkor ezt könnyen megtehetjük, mivel az Irattár  Jelszó  Új jelszó felvitele menüpont kiválasztása után beírhatjuk a felhasználó nevét, majd megkérjük, hogy addig, amíg nem nézünk oda, írja be a saját kitalált jelszavát kétszer. Ha minden sikerült, akkor legközelebbi programba lépéskor az új felhasználó már saját jelszavával léphet be. Ha saját jelszavunk nem rendelkezik új felhasználót létrehozó joggal, akkor a fent leírtakat nem tehetjük meg, a program a Nincs a bejelentkezett felhasználónak joga új nevet felvinni... üzenetet küldi. A jelszavakhoz a rendszergazda adhatja a jogokat, valamint azok a felhasználók, akiket a legmagasabb rangú felhasználó erre feljogosít. A programba belépett bármely felhasználó saját, de csak is saját jelszavát módosíthatja. Ez még a rendszergazdára is vonatkozik. Mindenki belépési jelszava titkos, azt csak a tulajdonosa módosíthatja. Nincs lehetőség az elfelejtett jelszó megnézésére, mert a program azokat háromlépcsős kódolással megfejthetetlenné teszi és csak a program futásakor kerülnek visszafejtésre. A jelszavunkat tehát az Irattár  Jelszó  Jelszó módosítás menüpontnál módosíthatjuk. Az Irattár  Jelszó  Hozzáférési jog változtatás menüpontnál a jogokkal rendelkező felhasználó megváltoztathatja a felhasználók jogait. Ez a következőképpen teheti meg: - Ki kell választani a fent említett menüpontot a menürendszerből. - A képernyőn megjelenik a felhasználó lista és a hozzájuk tartozó jog. A kívánt mezőt a következő billentyűk segítségével érhetjük el: [Jobbra] -- a következő mezőre lép, [Balra] -- az előző mezőre lép,

Könyvelés


4-7

[PgUp] -- lapozás előre, [PgDn] -- lapozás hátra, [Home] -- ugrás a legelső mezőre, [End] -- ugrás a legutolsó mezőre, [ENTER] -- javítás az aktuális mezőben, [ESC] -- kilépés a javításból. - Ha az adatokat módosítani kívánjuk, nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ekkor a program belép szerkesztő üzemmódba, tehát korrigálhatjuk az adatokat. A neveknél egyszerűen kijavíthatjuk azokat: ráállunk a megfelelő mezőre, megnyomjuk az [ENTER] billentyűt, kijavítjuk a nevet, majd ismét megnyomjuk az [ENTER] billentyűt. A jogoknál 1..9 számok szerepelhetnek. A legkisebb jog [1], a legnagyobb [9]. Csak a 9-es jogú felhasználó léptethet be a rendszerbe új felhasználókat és csak ő változtathatja meg a jogokat, ezért ügyeljünk arra, hogy legalább egy felhasználónak legyen 9-es joga! A jogok javítása a következőképpen történik: ráállunk a megfelelő mezőre, megnyomjuk az [ENTER] billentyűt. Ekkor 1..9 billentyűkkel megváltoztathatjuk a jogokat. Következő lépésként nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ezzel befejezzük a mező szerkesztését. Ha végeztünk a módosításokkal, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, mellyel visszatérhetünk a hívó menübe. FIGYELEM! Ha egy felhasználónak kisebb jogot adunk, mint egy könyvelt cégnek, akkor az a felhasználó nem férhet hozzá a nála nagyobb jogú cég adataihoz! A cégek hozzáférési szintjeit az Irattár  Hozzáférési szintek állítása menüpontnál változtathatjuk meg. Az Irattár  Jelszó  Egy jelszó törlése menüpont kiválasztása után, ha jogokkal rendelkezünk, akkor egyes felhasználókat törölhetünk a listáról. Ehhez válasszuk ki a fenti menüpontot, majd a [Fel] [Le] billentyűk segítségével jelöljük ki a törlendő nevet, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Ha a feltett kérdésre igennel válaszolunk, az [I] billentyű lenyomásával, akkor a felhasználó törlődik a listáról. A főmenühöz történő visszalépéshez használjuk az [ESC] billentyűt.

Könyvelés


4-8

CÉGADATOK KARBANTARTÁSA A menürendszerben válasszuk ki az Irattár  Cégadatok karbantartása menüpontot. Következő lépésként AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezet alapján jelöljük ki azt a céget, amellyel dolgozni szeretnénk. A kiválasztás után megjelennek az aktuális cégadatok a képernyőn. A monitor felső részén látható billentyűket használhatjuk a további keresésre. Ezek jelentése: - [Jobbra] vagy [Fel] -- a következő ügyfél adatait tekinthetjük meg, - [Balra] vagy [Le] -- az előző ügyfél adatait nézhetjük meg, - [PgUp] -- lapozás 10-esével előre, - [PgDn] -- lapozás 10-esével hátra, - [Home] -- ugrás a legelső cégre, - [End] -- ugrás a legutolsó cégre, - [ENTER] -- javítás az aktuális cégadatokban, - [ESC] -- kilépés a keresésből. Ha az adatokat módosítani kívánjuk, nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ekkor a program belép szerkesztő üzemmódba, tehát korrigálhatjuk az adatokat. Az adatok módosításakor az ADATBEVITELI BILLENTYŰK fejezetben leírtak szerint járjunk el. Ha végeztünk a módosítással, akkor a következőképpen vehetjük fel az adatokat: 1. Nyomjuk meg a [PgUp] vagy a [PgDn] vagy az [F2], [F10], [CTRL-W] billentyűk közül valamelyiket, vagy álljunk a legutolsó adatbeviteli mezőre és nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 2. Egy kérdést tesz fel a számítógép (Az adatok megfelelnek?), - ha nemmel válaszolunk, folytathatjuk az adatok javítását ( az [N] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása ),

Könyvelés


4-9

- ha igennel válaszolunk ( az [I] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása ), és adataink megfelelőek, azok rögzítésre kerülnek a számítógépben. Abban az esetben, ha nem kívánjuk a módosított adatokat elmenteni, akkor nyomjuk meg az [ESC] billentyűt. Ebben az esetben a régi adataink megmaradnak, a módosított adatok elvesznek. Visszalépés vagy adatfelvétel után ismét választhatunk a cégadatok között. Ha nem kívánunk újabb adatokat módosítani, akkor nyomjuk meg az [ESC] billentyűt, melynek hatására visszalépünk a kiinduló menübe.

HOZZÁFÉRÉSI SZINTEK ÁLLÍTÁSA Minden felhasználó jelszavához egy hozzáférési szint van rendelve. Ha engedélyezünk egy új felhasználót, akkor az ő hozzáférési joga a legnagyobb, 9-es lesz. Ha létrehozunk egy új céget akkor annak a hozzáférési szintje a legkisebb, 1-es lesz. Az Irattár  Hozzáférési szintek állítása menüpontnál a cégek hozzáférési szintjeit állíthatjuk be.

A NYOMTATÓ KEZELÉSE A SigmaCONTO könyvelő rendszerhez beépített karakterkészlettel rendelkező, szabványos nyomtató kimenetre csatlakoztatható tűs, tintasugaras vagy lézernyomtató ajánlott. Ha a könyvelő rendszert Windows operációs rendszerben használjuk, akkor USB csatlakozású Windowsos nyomtató is használható. Windows operációs rendszerben az internetről ingyenes letölthető doPDF programmal (mely a nyomtatók közé egy PDF nyomtatót telepít) az eredménylisták PDF formátumban is elkészíthetők, így azokat e-mailben tovább küldve a címzett könnyen meg tudja tekinteni. A program a következő nyomtatókat tudja kezelni: Minden EPSON ESC/P, IBM Proprinter, HP PCL-3, HP PCL-5 és HP PCL-6 kompatibilis, valamint USB és Ethernet csatlakozású Windowsos nyomtatót is kezel. Nyomtatáskor a következő papír típusok használhatók: - A4 leporelló (1, 2, 3, 4, 5 példányos) - A3 leporelló (1, 2, 3, 4, 5 példányos)

Könyvelés


4-10

(A program csak A4-es méretig használja ki.) - Folyamatos papír. (Leporelló papír, ha a nyomtató képes kezelni.) - A4 méretű papír lapadagolóval. A nyomtató megfelelő beállítása után a programot kell a megfelelő üzemmódra beállítani, ha az nem EPSON üzemmód. Nyomtató üzemmód kiválasztása az Irattár  Paraméterek menüponton belül választható. A számítógép kikapcsolása után ezt a program automatikusan megjegyezi. Ha hálózaton használjuk a programot és használunk jelszavas belépési rendszert, akkor a nyomtató típusa személyenként állítható, így lehetőség van a helyi és a hálózati nyomtató terminálonkénti kihasználására. Mielőtt listát nyomtatnánk, mindig győződjünk meg róla, hogy - a nyomtató bekapcsolt állapotban van-e, - világít-e az ON LINE lámpa vagy nem világít-e a PAUSE gomb (ha nem nyomjuk meg a gombot), - a papír megfelelően be van-e állítva és megfelelő mennyiségű papír rendelkezésre áll-e a nyomtatóban.

A PROGRAM MŰKÖDÉSE HÁLÓZATBAN A könyvelő rendszert nem csak önálló gépen működtethetjük, hanem hálózatban is. A speciális ORC és OWC technikának köszönhetően még lassú hálózaton is elfogadható válaszidőkkel reagál a program. Működés közben automatikusan felismeri a hálózati alkalmazást. Több terminál esetén előfordulhat, hogy a munkahelyek ugyan azzal az állománnyal szeretnének dolgozni. Adatfelvitel és karbantartás esetén a fent említett helyzetben néhány másodpercnyi várakozás után folytathatjuk a munkát (közben a Hálózaton nem elérhetők az adatok... Próbálkozom... üzenetet küldi a rendszer). Értékeléskor a rendszer zárolja az aktuális cég adatait azért, hogy az értékelés eredménye a valós képet nyújtsa. Ellenkező esetben előfordulhatna, hogy az értékelés alatt módosított cég értékelési eredménye nem felelne meg a tényleges helyzetnek, mivel az adatokat listázás közben módosították, ezért egyes eredmények a régebbi, mások az újabb állapotnak felelnének meg.

Könyvelés


M-1

MELLÉKLET Azért, hogy programunk megfelelően számolja például a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Más szabályok mellett ezen szabályokat is az alábbiakban részletezzük: KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOK A számlatükör és a gyűjtőkód lista kialakításánál az alábbiak figyelembe vételén túl a felsorolás utáni eredménytáblák leírását is tanulmányozzuk át (lásd.: a kézikönyv végén). Ezen eredménytáblák fix számlaszámokkal és gyűjtőkódokkal dolgoznak, ezért ha ezeket használni akarjuk, akkor a táblák számlaszámainak és gyűjtőkódjainak jelentését, tartalmát vegyük figyelembe a számlatükör és a gyűjtőkód lista módosításánál. (Kettős könyvvitel esetén a számlaszámokat használó listák, mint például a mérleg és az eredménykimutatás, csak akkor működnek helyesen, ha az ajánlott számlatükörben a számlaszámok megnevezésének jelentését nem változtatjuk meg. Pl.: az árbevételt áttesszük a 9-es számlaosztályból a 3asba, akkor az alapértelmezés szerinti mérleg és az eredménykimutatás nem lesz jó. A számlaszámok tetszőlegesen tovább bonthatók.) Naplófőkönyv és Pénztárkönyv esetén a Bolti kiskereskedelem ÁFA könyvelésénél nagyon fontos, hogy a következők szerint könyveljünk: 91124 Bolti kisker árbevétele 46724 Bolti kisker árbevétel ÁFA 811141 27%-os Bolti kisker árubeszerzés 811142 18%-os Bolti kisker árubeszerzés 466141 27%-os Bolti kisker árubeszerzés ÁFA 466142 18%-os Bolti kisker árubeszerzés ÁFA További ÁFA %-ok a 811143..811145 és a 466143..466145 gyűjtőkódokra tetszőlegesen beírhatók. A fenti kódok nyilvántartási kódjaira könyvelt tételeket is (az árbevétel és az árbevétel AFA kivételével) figyelembe veszi a rendszer az ÁFA számolásakor. Kettős könyvvitel esetén Általános ÁFA fizetési mód esetén nagyon fontos, hogy a következők szerint könyveljünk: 4681 -- Tárgyévi ÁFA pénzügyi elszámolás 4682 -- Előző évi ÁFA pénzügyi elszámolás

Könyvelés


M-2

Kettős könyvvitel esetén Bolti ÁFA fizetési mód esetén nagyon fontos, hogy a következők szerint könyveljünk: 924 -- Bolti kisker árbevétel (tovább bontható) (Ténylegesen befolyt bevétel) 4671 -- Általános szabályok szerinti egyéb bev. ÁFA 4674 -- Bolti kisker árbevétel ÁFA (Ténylegesen befolyt bevétel AFA) 81441 -- 27%-os Bolti kisker árubeszerzés 81442 -- 18%-os Bolti kisker árubeszerzés 4661 -- Általános szabályok szerinti levonható ÁFA 46641 -- 27%-os Bolti kisker árubeszerzés ÁFA 46642 -- 18%-os Bolti kisker árubeszerzés ÁFA 4681 -- Tárgyévi ÁFA pénzügyi elszámolás 4682 -- Előző évi ÁFA pénzügyi elszámolás További ÁFA %-ok a 81441..81445 és a 46643..46645 számla számokra tetszőlegesen beírhatók. A fenti számlaszámok tovább bonthatók. Bolti ÁFA elszámolás egyszeres és kettős könyvvitelnél is a kézzel történő könyveléshez hasonlóan az árbevételből el kell különíteni az ÁFÁ-t. Az elkülönítést külön könyvelési tételben rögzítsük. Az elkülönítendő összeget a Bolti ÁFA Nyilvántartó Lapról olvashatjuk le. (Könyvelése: pl: egyszeres könyvvitel 100 Ft esetén: T: (üres marad!) K:91124 É:-100 Ft (mínusz!), K:46724 É:100 Ft, kettős könyvvitel 100 Ft esetén: T:924 É:100 Ft, K:4674 É:100 Ft) A SZÁMLASZÁMOK MEGBONTÁSA (Kettős könyvvitel) Pl.: 311 3111 3112 ...

Számlaszám A 311 1. megbontása A 311 2. megbontása

Így egy számlaszámot 9 részre bonthatunk meg. Ha ez nekünk nem elég, akkor számlatükrünket így alakítsuk ki: Pl.:

311

Számlaszám

Könyvelés 31101 31102 ...


M-3

A 311 1. megbontása A 311 2. megbontása

Így egy számlaszámot már 99 részre bonthatunk. Az alábbiakban megemlítünk néhány tipikus problémát, melyre könyvelés közben célszerű odafigyelni: A számlaszámok megbontása: pl. vegyük a belföldi követelések számlát 311. Mivel nem kell kijelölni melyek a gyűjtők és melyek a részletezett számlák, ha tovább bontjuk, figyelni kell a következőkre: 3111-ben gyűjti a 31111-et. Ezért tíznél nagyobb megbontásnál (tehát ha a 311-et pl. 20 alszámlára kívánjuk megbontani), akkor a 3111 a következőképpen helyes: 31101 és 31120. Ez problémát akkor is jelenhet, ha utólag kell bővíteni a számlatükröt. Habár átvezetéssel korrigálható ez a hiba, célszerű az említett megbontást alkalmazni már a munka kezdetén. Gyűjtő számlaszámokra könyvelünk: Például könyvelünk a 21,211,212-re is, ekkor a 21 számlaszámon természetesen nem csak a bontott alszámlák összege jelenik meg, hanem a 21-re könyvelt is! Ezért a számlatükörben tiltsuk le a 21-re történő könyvelés lehetőségét (Rákönyvelés legyen: N (vagyis Nem)). Olyan számlaszámot törlünk ki a számlatükörből, amelyre már könyveltünk: A könyvelő rendszer megengedi, hogy bármikor tetszőlegesen módosítsuk számlatükrünket. Ha véletlenül olyan számlaszámot törlünk ki, amelyre már könyveltünk, akkor az adott számlaosztály végösszege a részösszegek összegeivel nem lesz egyenlő. GYŰJTŐKÓDOK KIALAKÍTÁSA (Egyszeres könyvvitel) A gyűjtőkód lista kialakításánál figyeljünk arra, hogy a TARTOZIK oldalon a gyűjtőkód 4. pozíciója csak 1-es és 3-as, a KÖVETEL oldalon a gyűjtőkód 4. pozíciója csak 2-es és 4-es lehet. Ez azért van, hogy a gyűjtőkódokat ne tudjuk rossz oldalra beírni. Ha a gyűjtőkód 4. pozícióján 0 szerepel az azt jelenti, hogy a program arra a kódra értékelés közben (pl.: Összesítés) összegezni fog: 3841 3842 3840

Bankszámla bevétel (Lehet rá könyvelni) Bankszámla kiadás (Lehet rá könyvelni) Bankszámla egyenleg (Nem lehet könyvelni rá)

Könyvelés


M-4

Segédlet a nyitáshoz (Egyszeres könyvvitel) Nyitó tételek 2015. január 1. Vállalkozás neve:

.........................

adószáma:

.........................

Bankszámlák

38411

............ Ft

38412

............ Ft

38413

............ Ft

Pénztár

3811

............ Ft

Adósok

3391

............ Ft 3392 ................ Ft

Befektetések

3911

............ Ft

Értékpapírok

3221

............ Ft

El.évi ÁFA köt.

46311

............ Ft 46321 .............. Ft

El.évi TA köt.

46312

............ Ft 46322 .............. Ft

El.évi SZJA köt.

46314

............ Ft 46324 .............. Ft

El.évi m.váll k.

46316

............ Ft 46326 .............. Ft

Levont jár.köt:

47311 47312 47313 47314 47315 47316

............ ............ ............ ............ ............ ............

Bankhitel

Ft Ft Ft Ft Ft Ft

47321 47322 47323 47324 47325 47326

.............. .............. .............. .............. .............. ..............

Ft Ft Ft Ft Ft Ft

45021 .............. Ft

Könyvelés


Tagi kölcsön Lev. m.bérből

45022 .............. Ft 45013

............ Ft 45023 .............. Ft

Egyéb hitel Pü eredmény

M-5

45024 .............. Ft 4991

............ Ft 4992

.............. Ft

4152

.............. Ft

Vagyoni betét -------------------Összesen:

Budapest, 2015. január 1.

............ Ft

.............. Ft

Könyvelés


M-6

Segédlet a záráshoz (Egyszeres könyvvitel) ÉVES ZÁRÁS, ZÁRLATI TÉTELEK 2015. dec. 31. Vállalkozás neve : ................................ adószáma: ................................

I. ZÁRLATI TÉTELEK: 1. Társasági adó ---------------2015. évi kötelezettség (ezer Ft-ra kerekítve) Befizetett előleg -----------------------------Összesen ( Könyvelendő ) ha +: T89116 K46322 ha -: T46312 K99122

........................ ........................

Ft Ft

........................ Ft ........................ Ft

2. Általános Forgalmi Adó ------------------------2015. évi kötelezettség ( ezer Ft-ra kerekítve) ........................ Befizetett (visszaigényelt) összeg ........................

Ft Ft

-----------------------------Összesen: (Könyvelendő) ha +: T89116 K46321 ha -: T46311 K99122

Ft Ft

........................ ........................

3. Pénztár egyenleg rendezése, ha az egyenleg negatív -----------------------------Összesítő szerinti egyenleg T3811 K99122

........................

Ft

4. Pénzügyi eredmény 2015. dec. 31-i összesítőből ---------------------------Adóalapba beszámító ag.áru besz: ........................ Ft munkabér: ........................ Ft TB járulék: ........................ Ft egyéb ktg: ........................ Ft reprezentációs ktg ........................ Ft Adóalapba nem számító kiadás * ........................ Ft Levonható ÁFA: ........................ Ft Zárlati tételek I/1. 89116 ........................ Ft Zárlati tételek I/2. 89116 ........................ Ft ----------------------------Összesen........................

Ft

Könyvelés

Adóköteles bevételek Adóba nem számító bevételek * Bevételek ÁFA Zárlati tételek I/1 99122 I/2 99122 I/3 99122


M-7

....................... ....................... ....................... ....................... ....................... .......................

Ft Ft Ft Ft Ft Ft

Összesen:....................... Különbözet /költség + , bevétel -/ T4991 K99122 ....................... /költség - , bevétel +/ T89116 K4992 .......................

Ft Ft Ft

------------------------------

* 2015. dec. 31-ei összesítő, valamint 1-3 tételek adata

Könyvelés


M-8

II. ZÁRÓ TÉTELEK Bankszámla

3842 ......... Ft

Pénztár

3812 ......... Ft

Adósok

3391 ........... Ft 3392 ......... Ft

Befektetések

3912 ......... Ft

Értékpapírok

3222 ......... Ft

ÁFA kötel.

46311 .......... Ft 46321 ........ Ft

TA Köt.

46312 .......... Ft 46322 ........ Ft

SZJA köt.

46313 .......... Ft 46323 ........ Ft

M.váll. köt.

46315 .......... Ft 46325 ........ Ft

Levont jár.köt. 47311 47312 47313 47314 47315 47316

.......... .......... .......... .......... .......... ..........

Ft Ft Ft Ft Ft Ft

47321 47322 47323 47324 47325 47326

........ ........ ........ ........ ........ ........

Ft Ft Ft Ft Ft Ft

Bankhitel

45011 .......... Ft

Tagi kölcsön

45012 .......... Ft

Egyéb hitel

45014 .......... Ft

Lev. m.bérből

45013 .......... Ft 45023 ........ Ft

Pénzügyi er.

4991

.......... Ft 4992

........ Ft

Vagyoni betét 4151 .......... Ft 4152 ........ Ft ---------------------------------------------Összesen: .......... Ft ........ Ft Záró tételek pénzügyi eredmény számítása: dec. 31-i összesítő szerinti egyenleg

......... Ft

Könyvelés

Felhasználói Kézikönyv I/4 ......... Ft ----------------------------Összesen: ......... Ft

I/4 tételnél 4992 +, 4991 -, ha a végösszeg mínusz előjelű, akkor a 4992-re könyvelendő, ha + előjelű 4991-re könyvelendő. Adókötelezettségek egyenlegeinél figyelembe veendő a zárlati tételekben könyvelt összeg is előjelének megfelelően. Budapest, 2015. december 31. .........................

M-9

Könyvelés


M-10

Gyűjtőkódok a naplófőkönyvben (Egyszeres könyvvitel) Bankszámla

Pénztár

Bevételek

Bevétel

Kiadás

Egyenleg

Bevétel

Kiadás

Egyenleg

Az értékesítés árbevétele és bevételek

3841

3842

3840

3811

3812

3810

9112(0..9)

Egyéb eredményt nem képező bevételek

Fizetendő általános forgalmi adó

9912(1..2)

4672(1..8)

Kiadások Termelési-kezelési költség és egyéb ráfordítások Anyag- és árubeszerzés

Munkabér

A munkabérek közterhei

5111(1..6) 8111(4..6)

5411(1..6) 5511(1..5)

5611(1..9)

Egyéb termelési kezelési költség és ráfordítás 5211(1..9), 5311(1..9) 8611(1..9) 8711, 8811

Követelések

Adósok

Befektetések

Egyéb kiadások

Levonható ÁFA

8911(1..9)

4661(1..5)

Kötelezettségek

Értékpapírok

Nyugdíjjárulék

Adók

Hitelek

Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés 3391

3392

3911

3912

3221

3222

A pénzügyi eredmény elszámolása

4632 (1..7)

4631 (1..7)

4732 (1..6)

A jegyzett tőke és tőke tartalék

Növekedés

Csökkenés

Növekedés

Csökkenés

4992

4991

4152

4151

4731 (1..6)

4502 (1..4)

4501 (1..4)

Könyvelés


M-11

Segédlet a gyűjtőkódokhoz Pl.: 9112(0..9) jelentése: az adott oszlopban a következő gyűjtőkódokra könyvelhetünk: 91120, 91121, 91122,91123, 91124, 91125, 91126, 91127,91128, 91129 Pl.: 9912(1..2) jelentése: 99121, 99122 A gyűjtőkód lista szabadon módosítható, tehát ha csak a 9112-re szeretnénk könyvelni, akkor az adott cég gyűjtőkódjainak módosításával ezt is megtehetjük. Azért célszerű a részletes kódokra könyvelni, mert így a bonyolult adóbevallást is (a részletező összesítés segítségével) könnyen kitölthetjük! Ha az adott gyűjtőkód 4. pozíciója 1-es, akkor a TARTOZIK oldalon, ha 2-es, akkor a KÖVETEL oldalon szerepelhet, ha 0, akkor nem könyvelhetünk rá, mert a számítógép EGYENLEGET számol rajta. Adósok: Pl.: Adott előlegek

Pénztárkönyvi Összesítés (Egyszeres könyvvitel) PK2015 típusú Pénztárkönyv Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: (1) Adóköteles bevételek 9112 (2) Fizetendő ÁFA (Befolyt Bevétel ÁFA!) 4672 (3) Jövedelem kiszámításánál figyelembe nem veendő bevételek 9912 + 3392 + 3912 + 3222 + 4632 + 4732 + 4502 + 4992 + 4152 (4) Bevételek összesen (1) + (2) + (3) (5) Anyag-, árubeszerzés 5111 + 8111 - 81115

Könyvelés


(6) Közvetített szolgáltatások értéke 81115 (7) Az alkalmazottak bére és közterhei (5411 + 5511 + 5611) – (54116 + 56114 + 56115) (8) Vállalkozói kivét 54116 (9) Egyéb költségként elszámolható kiadás 5211 + 5311 + 56114 + 56115 + 8611 + 8711 + 8811 (10) Beruházási költség 89113 (11) Levonható ÁFA 4661 (12) Egyéb, költségként el nem számolható kiadás 8911 - 89113 + 3391 + 3911 + 3221 + 4631 + 4731 + 4501 + 4991 + 4151 (13) Kiadások összesen (5) + (6) + (7) + (8) + (9) + (10) + (11) + (12)

T.504/S típusú Pénztárkönyv Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: (1) Az adó alapjába beszámító ÉRTÉKESÍTÉSI bevételek 91120 + 91121 + 91122 + 91123 + 91124 + 91125 + 91129 (2) Az adó alapjába beszámító EGYÉB bevételek 91126 + 91127 + 91128 (3) Egyéb, az adó alapjába be nem számító bevételek 9912 + 3392 + 3912 + 3222 + 4632 + 4732 + 4502 + 4992 + 4152

M-12

Könyvelés


(4) Fizetendő ÁFA (Befolyt Bevétel ÁFA!) 4672 (5) Bevételek összesen (1) + (2) + (3) + (4) (6) Költségnek minősülő kiadások: anyag-, árubeszerzés 5111 + 8111 (7) Az alkalmazottak bére és közterhei (5411 + 5511 + 5611) – (54116 + 56114 + 56115) (8) Vállalkozói kivét 54116 (9) Egyéb termelési és kezelési költségek 5211 + 5311 + 56114 + 56115 (10) Egyéb ráfordítások 8611 + 8711 + 8811 (11) Egyéb (adóalapba nem számító) kiadások 8911 + 3391 + 3911 + 3221 + 4631 + 4731 + 4501 + 4991 + 4151 (12) Levonható ÁFA 4661 (13) Kiadások összesen (6) + (7) + (8) + (9) + (10) + (11) + (12)

A.504-UJ/I típusú Pénztárkönyv Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: (1) Az értékesítés árbevétele és bevételek 9112

M-13

Könyvelés


M-14

(2) Egyéb, eredményt nem képező bevételek 9912 + 3392 + 3912 + 3222 + 4632 + 4732 + 4502 + 4992 + 4152 (3) Fizetendő ÁFA (Befolyt bevétel ÁFA) 4672 (4) Bevételek összesen (1) + (2) + (3) (5) Anyag-, árubeszerzés 5111 + 8111 (6) Munkabér és közterhei 5411 + 5511 + 5611 (7) Egyéb termelési-kezelési költség és ráfordítás 5211 + 5311 + 8611 + 8711 + 8811 (8) Egyéb (adóalapba nem számító) kiadások 8911 + 3391 + 3911 + 3221 + 4631 + 4731 + 4501 + 4991 + 4151 - 89119 (9) Levonható ÁFA 4661 (10) Jövedelem kivét 89119 (11) Kiadások összesen (5) + (6) + (7) + (8) + (9) + (10)

Információ a pénzügyi helyzetről (Egyszeres könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: (1) Adóköteles bevétel 9112

Könyvelés


(2) Adóalapba számító költség 5111 + 5211 + 5311 + 5411 + 5511 + 5611 + 8111 + 8611 + 8711 + 8811 (2a) Ebből árubeszerzés 81114 + 81116 (3) Árbevétel [-] Könyvelt költség (1) - (2) (4) Bankszámla állomány 3841 - 3842 (5) Pénztár állomány 3811 - 3812 (6) Bankhitel állomány 45021 - 45011 (7) ÁFA kötelezettség tárgyévi 4672 - 4661 (8) ÁFA kötelezettség előző évi 46321 - 46311 (9) Befizetett ÁFA tárgyévi 89111 - 99121 (10) ÁFA fizetési kötelezettség tárgyhóban (7) - (9) (11) SZJA kötelezettség tárgyévi 46323 (12) SZJA kötelezettség előző évi 46324 - 46314 (13) Befizetett SZJA tárgyévi 46313

M-15

Könyvelés


(14) SZJA kötelezettség tárgyhóban (11) - (13)

(15) Alkalmazotti munkabér évkezdettől 54111 + 54112 + 54113 (16) Segítő családtagi jövedelem évkezdettől 54114 (17) Bérjárulékok évkezdettől 5611 (18) Ebből: befizetett vállalkozói TB járulék évkezdettől 56114 + 56115 (19) Ebből: befizetett munkaadói járulék évkezdettől 56117

Általános ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: 1. Bevételek ÁFÁ-ja tárgyhó végéig 4672 2. Bevételek ÁFÁ-ja előző hó végéig 4672 3. Bevételek ÁFÁ-ja tárgyhóban 4672 4. Levonható ÁFA tárgyhó végéig 4661 5. Levonható ÁFA előző hó végéig 4661

M-16

Könyvelés


M-17

6. Levonható ÁFA tárgyhóban 4661 7. Kötelezettség tárgyhó végéig 1. - 4. 8. Kötelezettség előző hó végéig 2. - 5. 9. Kötelezettség tárgyhóban 3. - 6. 10. Befizetések tárgyhó végéig 89111 - 99121 11. Befizetések előző hó végéig 89111 - 99121 12. Befizetések tárgyhóban 89111 - 99121 13. Tárgyhavi fizetési kötelezettség 7. - 10.

Bolti ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: 1. Tovább értékesítési célú árubeszerzés évkezdettől 81114(1..5) + 46614(1..5) + Nyitó - Záró (Összeg + ÁFA) A fenti kódok nyilvántartási kódjaira könyvelt tételeket is figyelembe veszi a rendszer az ÁFA számolásakor. 2. Áruértékesítés árbevétele évkezdettől 91124 + 46724

Könyvelés


3. Áruértékesítés árbevételének ÁFÁ-ja évkezdettől A megadott adatokból az ÁFA törvény szerinti képlettel kiszámolt összeg 4. Egyéb bevételek ÁFÁ-ja évkezdettől 4672 - 46724 5. Könyvelendő tárgyhavi ÁFA elkülönítés 3. - 46724 6. Árbevétel ÁFA évkezdettől 3. + 4. 7a. Levonható ÁFA tárgyhóban 4661 7b. Levonható ÁFA évkezdettől 4661 8. ÁFA kötelezettség évkezdettől 6. - 7b. 9. Előző hónap végéig elszámolt ÁFA Az eddigi számítást előző havi adatokkal végig számolva, majd 6e. - 7be. 10. Tárgyhavi kötelezettség 8. - 9. 11. Befizetett (visszaigényelt) ÁFA előző hónap végéig 89111 - 99121 12. Befizetett (visszaigényelt) ÁFA tárgyhó végéig 89111 - 99121 13. Tárgyidőszaki befizetés összege 12. - 11. 14. Fizetendő tárgyhavi összeg 8. - 12.

M-18

Könyvelés


M-19

Általános ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő számlaszámok összegzésével adódnak: 1. Bevételek ÁFÁ-ja tárgyhó végéig 467

2. Bevételek ÁFÁ-ja előző hó végéig 467 3. Bevételek ÁFÁ-ja tárgyhóban 467 4. Levonható ÁFA tárgyhó végéig 466 5. Levonható ÁFA előző hó végéig 466 6. Levonható ÁFA tárgyhóban 466 7. Kötelezettség tárgyhó végéig 1. - 4. 8. Kötelezettség előző hó végéig 2. - 5. 9. Kötelezettség tárgyhóban 3. - 6. 10. Pénzügyileg rendezett ÁFA tárgyhó végéig 468 11. Pénzügyileg rendezett ÁFA előző hó végéig 468 12. Pénzügyileg rendezett ÁFA tárgyhóban 468

Könyvelés


M-20

I. Tárgyhavi fizetési kötelezettség 7. - 10. II. Ebből előző évi ÁFA fizetési kötelezettség 4682

Bolti ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő számlaszámok összegzésével adódnak: 1. Tovább értékesítési célú árubeszerzés évkezdettől 8144(1..5) + 4664(1..5) + Nyitó - Záró (Összeg + ÁFA) 2. Áruértékesítés árbevétele évkezdettől (Ténylegesen befolyt bevétel) 924 + 4674 3. Áruértékesítés árbevételének ÁFÁ-ja évkezdettől A megadott adatokból az ÁFA törvény szerinti képlettel kiszámolt összeg 4. Egyéb bevételek ÁFÁ-ja évkezdettől 467 - 4674 5. Könyvelendő tárgyhavi ÁFA elkülönítés 3. - 4674 6. Árbevétel ÁFA évkezdettől 3. + 4. 7a. Levonható ÁFA tárgyhóban 466 7b. Levonható ÁFA évkezdettől 466 8. ÁFA kötelezettség évkezdettől 6. - 7b.

Könyvelés


M-21

9. Előző hónap végéig elszámolt ÁFA Az eddigi számítást előző havi adatokkal végig számolva, majd 6e. - 7be. 10. Tárgyhavi kötelezettség 8. - 9. 11. Befizetett (visszaigényelt) ÁFA előző hónap végéig 4681 12. Befizetett (visszaigényelt) ÁFA tárgyhó végéig 4681 13. Tárgyidőszaki befizetés összege 12. - 11. 14. Fizetendő tárgyhavi összeg 8. - 12.

Éves beszámoló MÉRLEGE (Kettős könyvvitel)

Éves beszámoló EREDMÉNYKIMUTATÁSA (Kettős könyvvitel) A kettős könyvvitel mérleg és eredménykimutatás lista az Analitika  Mérleg és Eredménykimutatás menüpont alatt érhető el. A rendszer beépítve tartalmazza az „A” és „B” mérleg és az Összköltség- és Forgalmiköltség-eljárással készítendő „A” és „B” eredménykimutatást is. Ezen mérleg és eredménykimutatás sablonok, minták az Az alap MÉRLEG minták sorainak megadása és az Az alap Eredménykimutatás minták sorainak megadása menüpontokban tekinthetők meg. A rendszerben mind a mérleg, mind az eredménykimutatás tartalma és felépítése teljesen megváltoztatható. Első lépésként a mérleg és eredménykimutatás típusok közül – ha az alapértelmezett beállítás nem felel meg – az Egy alap MÉRLEG minta átmásolása egy cégnek és az Egy alap Eredménykimutatás minta átmásolása egy cégnek menüpontoknál átmásolhatjuk a megadott sablonokat a megfelelő cégnek, majd ezeket az Egy cég MÉRLEG sorainak megadása és az Egy cég Eredménykimutatás

Könyvelés


M-22

sorainak megadása menüpontokban módosíthatjuk is. Módosíthatjuk az alap mérleg és eredménykimutatás mintákat is, de az ezután létrehozott cégek már a módosított listákat fogják megkapni, amennyiben az „A” mérleget és az „A”-„A” eredménykimutatást is módosítottuk. Ha a negatív kötelezettséget is szeretnénk figyeltetni a mérlegben, akkor az A kiválasztott cég MÉRLEG átvezetésének megadása menüpontban megadhatjuk a figyelendő számlaszámokat, melyeknek az egyenlege ha negatív lesz, akkor a mérlegben a megadott „+ATVEZETES” megjelöléssel a negatív kötelezettséget át vezethetjük a követelések közé. Az alap mérleg minták tartalmazzák az átvezetést, nekünk csak a figyelendő számlaszámokat kell megadni a fent említett menüpontban. A listákat az A kiválasztott cég MÉRLEGÉNEK listázása és az Egy cég Eredménykimutatásának listázása menüpontokban kérhetjük le. A listák összeállítása a Niara-CODEX listakészítő rendszer alkalmazásával lehetséges, mely az alábbi jelölés rendszert használja: A mérleg vagy az eredménykimutatás összeállítása programrészbe belépve egy táblázatot látunk, melyben a nyilakkal és a lapozó billentyűkkel mozoghatunk, az [INSERT] billentyűvel tudunk egy sor beszúrni a táblázatba, a [DELETE] billentyűvel pedig egy sort tudunk törölni. Az aktuális mező szerkesztéséhez nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt vagy kezdjük el begépelni a kívánt karaktereket. A gépelés elkezdésekor a rövidebb mezők tartalma törlődik, ha a szerkesztés megkezdésének első leütött billentyűje nem jobbra vagy balra nyíl. A táblázatból kilépni az [ESC] billentyűvel lehet. Az elvégzett módosítások azonnal tárolódnak már a táblázat szerkesztésekor. Ha egy mező tartalmát véletlenül írtuk felül, akkor a mező szerkesztéséből az [ESC] billentyűvel lépjünk ki, így visszaállítódik annak eredeti tartalma. Ha az [ENTER] vagy a nyilak billentyűkkel lépünk ki a mező szerkesztéséből, akkor annak tartalma azonnal tárolódni fog a számítógépen. Az egyes oszlopok tartalma és annak jelölésrendszere: A Sor jele: A kigyűjtésekben és a feltételekben ezzel a megadott jellel kell hivatkozni erre a sorra. A sor jele például lehet: A, AI, 01, XIV. A soroknak ez csak belső azonosító jele, a listákon nem kerül kiírásra. Típus: F - Főcsoport, C - Csoport, S - Sor, U* - Üres sor, N - Nem írja ki a sort, P** - Parancs, L - Lista neve, V* - Vízszintes vonal, M* - Megjegyzés, * = F - Főcsoport, C - Csoport, S – Sor szinten vagy alatta hajtódik végre ** = F - Főcsoport, C - Csoport, S – Sor szinten hajtódik végre (kivétel: Betűtípus mindig végrehajtódik) F - Főcsoport, C - Csoport, S – Sor: Ha a típus mező például „S”, akkor az a lista egy sora, tehát a sor a listázáskor kiírásra kerül, ha a lista lekérésekor az F - Főcsoport, C - Csoport, S – Sor lehetőségek közül a sor színtű részletességet kérjük. Ha

Könyvelés


M-23

csoport színtű listát kérünk akkor a listán az F - Főcsoport, C – Csoport megjelölésű sorok fognak csak szerepelni. Üres sor: Ha a típus mező tartalma „U”, akkor az a listán egy üres sorként jelenik meg. A „*” jelentése, hogy a típus utolsó karaktere például „S” akkor az „US”, „URES-S” vagy „URES_SOR-S” megjelölést alkalmazzuk, ekkor az üres sor csak a sor szinten kért listákon jelenik meg, ha „UC”, akkor a sor és csoport szinten lekért listákon láthatjuk, ha „U” vagy „UF”, akkor a listán mindig szerepelni fog. Nem írja ki a sort: Ha a típus mezőben „N” szerepel, akkor a sor nem kerül kiírásra. Így ideiglenesen kivehetünk egy sort, vagy segítségével mellékszámításokat is végezhetünk. Parancs: A „P” utasítással parancsot adhatunk a rendszernek, például: Típus mező: „P”, Megnevezés mező: „Kisbetü” (pontosan így kell beírni az idézőjelek közötti részt), akkor a lista kisbetűvel kerül kiírásra a parancs kiadása után, ha a Megnevezés mező: „Nagybetü”, akkor a lista nagyobb méretű betűvel folytatódik. Ha a lista valamely részét új lapon szeretnénk folytatni, akkor a Típus mezőbe: „P”, a Megnevezés mezőbe: „Lapdobás” utasítást írjunk. Ha azt szeretnénk, hogy a lapdobás parancs csak az adott, például a sorszinten lekért listában történjen meg, akkor a Típus mezőbe a : „PS” utasítást írjuk. Csoport szinten lekért listában lapdobást a „PC” Típus megadásával érhetjük el. Lista neve: Ha a Típus mező tartalma: „L”, akkor a Megnevezés mezőben lévő szöveg lesz a lista neve a lista lekérésekor. Vízszintes vonal: Ha a Típus mezőben „V” szerepel, akkor a rendszer a listában egy vízszintes vonalat húz. A Típus utolsó karakterén meghatározhatjuk, hogy a vonal mely szinten és alatt jelenjen meg. Ha a típus utolsó karaktere például „S” akkor a „VS”, „VONAL-S” megjelölést alkalmazzuk, ekkor a vonal csak a sor szinten kért listákon jelenik meg, ha „VC”, akkor a sor és csoport szinten lekért listákon láthatjuk, ha „V” vagy „VF”, akkor a listán mindig szerepelni fog. A vonal hosszát a rendszer az aktuális betűtípushoz igazítja. Megjegyzés: Ha a Típus mező tartalma „M”, akkor a rendszer a listában egy megjegyzést helyez el, melyet a Megnevezés oszlopból olvas ki. A Típus utolsó karakterén meghatározhatjuk, hogy a megjegyzés szövege mely szinten és alatt jelenjen meg. Ha a típus utolsó karaktere például „S” akkor az „MS”, megjelölést alkalmazzuk, ekkor a megjegyzés csak a sor szinten kért listákon jelenik meg, ha „MC”, akkor a sor és csoport szinten lekért listákon láthatjuk, ha „M” vagy „MF”, akkor a listán mindig szerepelni fog.

Könyvelés


M-24

Megnevezés: A megnevezés oszlop tartalma kerül kiírásra a listán, valamint ide kell beírni a programnak adott parancsokat, valamint ez a mező tartalmazza a lista nevét is. Feltétel: Ha a feltétel igaz, akkor a sor kiszámolásra kerül. Összetett példa:([XIV]+5 > [IX]-20) vagy ([III] < 0) és (1000 = [V01]+[AI]-100) Jelentése: A XIV. sor plusz 5 nagyobb mint a IX. mínusz 20 vagy a III. sor kisebb 0 és a V01+AI-100 egyenlő 1000-el, akkor a sor kiszámolásra kerül, egyébként az értéke nulla lesz. A feltételben a sorra úgy hivatkozhatunk, hogy a sor jelét „[]” jelek közé tesszük, innen tudja majd a rendszer, hogy egy sort kell keresnie, pl.: [XIV]. Ha az adott sor nem létezik, akkor nulla értékkel számolja a rendszer a hivatkozást. Egyéb használható műveleti jelek: „<”, „>”, „=”, „+”, „-”, „és”, „vagy”, „( )”, számok: pl.: 0, 1000, stb. Összeg oszlop: Ha ez az összeg meg van adva (kisebb vagy nagyobb, mint nulla), akkor a rendszer ezzel az összeggel számolja az adott sort. „A sor összege ezen Számlaszámokból és Sorokból adódik össze” oszlop: „(+)”,”(-)”: A sor mindig pozitív vagy negatív függetlenül a kiszámolt összeg előjelétől. Az egyes elemeket vesszővel kell egymástól elválasztani, utána a „+” vagy „-” jel következhet, ekkor a rendszer növeli vagy csökkenti az adott sor összegét, ha ez nincs megadva, akkor a program növeli a sor összegét az utána megadott jelölések szerint. Ezután a „T”, „K”, „S” vagy „A” következhet. „T”,”K”: egy számlaszám fog következni, mely a Tartozik vagy a Követel oldalra könyvelve növekvő egyenlegű. „S”: egy sor jele fog következni. „A”: átvezetés összegét fogja ezen helyre beilleszteni a rendszer. Ha ezt a karaktert nem adjuk meg, akkor egy „T” tartozik egyenlegű számlaszámot keres ezután a rendszer a további karaktereken. További példák: „311”,”+311”,”T311”,”+T311”: Mindegyik ugyanazt jelenti: a sor összegéhez hozzá kell adni a 311 számla egyenlegét, mely (311) a Tartozik oldalon növekvő egyenlegű „-K467”: A sor összegét csökkenti a Követel oldalon növekvő egyenlegű 467 „+SA5”: Az „S” jellel adhatjuk meg, hogy egy sor összegével is számolnunk kell az adott helyen. Példa: A sort növeli az A5. sor összege „+ATVEZETES”, „+A”: Ha az átvezetésnél megadott kötelezettség negatív, akkor a negatív összeg abszolút értéke az adott sor összegéhez hozzáadódik.

Könyvelés


M-25

A listázás megkezdésekor a program kiszámolja az adott sorok összegeit a megadott feltételeket is figyelembe véve. Amennyiben valamilyen felderíthető hibát, ellentmondást talál a rendszer, akkor arra felhívja a figyelmet. A lista összeállítása után a beállításnak megfelelően képernyőn vagy nyomtatón megtekinthetjük az értékelés eredményét.

Könyvelés


M-26

Általános hibalehetőségek (Áttekintő) Megnyitási hiba Helytelen ékezetes karakterek Rögzített adatokban felmerülő ellentmondás Elcsúszó nyomtatási kép (vízszintesen) A program lassúbb működése Nem működik a lementés Belépés jelszavának 'elfelejtése' Kevés hely a winchesteren A program nem ismeri fel a kulcslemezt A program által felkínált dátum nem helyes Az oldal utolsó sorai átcsúsznak a köv. oldal elejére Megnyitási hiba (Open Error - DOS Error 4) Akkor fordul elő, ha nem állítottuk be a config.sys file-ban a megnyitható file-ok számát a megfelelőre. Ha tehát megnyitási hibával áll le programunk, akkor írjuk be a config.sys file sorai közé (vagy ha már van, akkor javítsuk ki), hogy files=60 majd indítsuk újra számítógépünket.

Helytelen ékezetes karakterek Ha a program menürendszerében vagy bármely programbeli feliratnál az egyes magyar ékezetes betük helyett 'különös', oda nem illő karakterek íródnak ki, akkor a számítógép config.sys vagy autoexec.bat file-jaiban nem a 852-es vagy a 437-es karaktertábla van beállítva. Ezt a beállítást tehát a programunkhoz ki kell venni, pl. a rem szócska és egy szóköz beírásával abba a sorba, mely a kódlapot állítja be. Módosítás után indítsuk újra a számítógépet. Ezután a probléma megszűnik, hiszen a programunk a szabványos CWI karaktertáblát használja.

Könyvelés


M-27

Ha ugyanezen probléma a nyomtatott listáknál jelentkezik, akkor a nyomtató kézikönyve ad útmutatást arról, hogy nyomtatónkon hogyan állíthatjuk be 852-es vagy a 437-es kódtáblát.

Rögzített adatokban felmerülő ellentmondás Ha váratlan áramszünet vagy egyszerűen programfutás közbeni gépkikapcsolás miatt a programból nem 'szabályos' körülmények között lépünk ki, egyes állományok megsérülhetnek, s az ezek által okozott ellentmondások a bevitt adatokban csak a következő program indításakor derülnek ki. Általában az indexfájlok (ntx kiterjesztéssel) hibásodnak meg, ezért ezek törlését ajánlatos ilyen esetek után megtenni. Ez a művelet az aktuális munkakönyvtárba belépve a del *.ntx paranccsal véghezvihető. Ha valaki nem érzi biztosnak a számítástechnikai ismereteit ennek megtételére, akkor használja a programhoz adott indexletörlő kis programocskát. Erre a kézikönyv ad útmutatást.

Elcsúszó nyomtatási kép (vízszintesen) A programok az egyes listákat A4-es formátumban nyomtatják, ez kivétel nélkül minden listára igaz. Ha elcsúszik a nyomtatási kép, vagyis a sorok végei újsorba kerülnek, akkor a nyomtató üzemmódja nincs helyesen megválasztva. Ilyenkor a nyomtató kézikönyvében nézhetünk utána, hogy a készülék milyen üzemmódokat tud és ezeket hogyan lehet váltani. A program a fő üzemmódokra beállítható (EPSON ESC/P, HP, IBM-ProPrinter), s ezek közül azt állítsuk be, melyet a nyomtatónk is ismer. Ha ez megtörtént, akkor a listák nyomtatott képe jó lesz. Amennyiben az egyes listákat először Képernyőre kérjük le, s csak utána a képernyő listáját küldjük nyomtatóra, akkor a nyomtatási kép egyszerűbb formátumú lesz, mint amikor egyből a Nyomtatóra irányítjuk a listákat. A program lassúbb működése Ha programunk a többórás használat folyamán lelassulna, lépjünk ki belőle az operációs rendszerhez, majd indítsuk el újra. Amennyiben már az indítás után is lassan működne, az a javasolt, hogy a program futásához minél nagyobb memóriát biztosítsunk. Ez azt jelenti, hogy az olyan memóriarezidens programokat, melyek 'falják' szabad memóriánkat, ki kellene venni a program futásának idejére (ilyenek lehetnek: Norton Commander, Norton Guide vagy az egyes idegen nyelvről fordítók, pl. Ami).

Könyvelés


M-28

Nem működik a lementés Ha nem működik a programhoz biztosított lementő segédprogram, akkor valószínű, hogy ezen segédprogram nem találja a számítógépben a backup és/vagy restore parancsokat. Ez fakadhat abból, hogy a két fájl a DOS könyvtárban van és a DOS könyvtár nincs benne a PATH-ban (azaz az útvonalban). Ezt az autoexec.bat file-ban tudjuk beállítani, mégpedig úgy, hogy ha van olyan sor, mely úgy kezdődik, hogy PATH= ... akkor mögé írjuk, hogy ; C:\DOS ha nincs ilyen sor, akkor azt írjuk egy új sorba, hogy PATH=C:\DOS majd elmentjük az új autoexec.bat tartalmát és újraindítjuk a gépet. Ha ezek után sem értelmezné a backup vagy a restore parancsot, akkor ez amiatt is lehet, hogy ezek külső DOS parancsok és hiányoznak a DOS könyvtárból. Mindemellett a mentő segédprogram 5.0-ás DOS verzióra készült, tehát a magasabb verziójú DOS operációs rendszerekben nem biztos, hogy alapesetben megvan a backup és a restore, ezért ezeket fel kell telepíteni. A lementett anyag visszatöltése a kiadott töltő segédprogrammal csakis ugyanazon környezetbe tehető meg, azaz ugyanarra a meghajtóra és ugyanazon nevű könyvtárba. A visszatöltés eredménye az, hogy a gépben levő adatok teljesen felülíródnak a lementett anyaggal. Belépés jelszavának 'elfelejtése' Ha jelszavas belépési rendszerrel is rendelkezünk a program mellett, akkor előfordulhat, hogy elfelejtjük a belépési azonosítót, vagy emlékszünk rá, csak nem pontosan. Ilyenkor az is elképzelhető, hogy a pontos jelszóval kíséreljük meg a belépést, de meg van nyomva a Caps Lock billentyű, és a beírt karaktereket a gép nagybetűs formában értelmezi. Ha mégsem ez a probléma, akkor forduljunk a program forgalmazójához abból a célból, hogy az segíthessen belépni a programba.

Kevés hely a winchesteren Ha a program indítása után az egy üzenet jelenik meg, hogy a rendelkezésre álló szabad hely nem elég az adatok biztonságos rögzítéséhez, akkor vigyáznunk kell, mert elfogyóban van az új adatok fogadására

Könyvelés


M-29

képes szabad helyünk. Ilyenkor tanácsos szakemberrel megbeszélni, hogy vannak-e szükségtelen adatállományok a számítógép lemezegységén, s ekkor ezek letörölhetőek-e vagy ha nincsenek, kihez forduljunk a winchester bővítésének ügyében. Célszerű ez ügyben ahhoz fordulni, akitől magát a számítógépet szereztük be. Ha olyan üzenetet kapunk a program indítása után, hogy még a program működéséhez sincs elegendő hely, akkor addig még adatot sem tudunk rögzíteni, míg nem biztosítottunk nagyobb szabad területet a winchester-ünkön, akár adattörlésekkel, akár bővítéssel.

A program nem ismeri fel a kulcslemezt Amennyiben a használt program belépéskor nem tudja azonosítani a kulcslemezt, de számítógépünk IBM kompatibilis, akkor az indító fájl tartalmát kell módosítanunk két sor beszúrásával. Tehát hívjuk be az indító (bat kiterjesztésű) fájlunk tartalmát egy általunk használatos szövegszerkesztőbe, és írjuk az első sor elé a következő két sort: A: C: Ha a kulcslemezt ezután sem ismeri fel a program, akkor valószínűleg megsérült, ezért vegye fel a kapcsolatot a program gyártójával a lemez kicserélése végett. A program által felkínált dátum nem helyes Ha a programban olyan adatbeviteli mezőhöz érünk, melynél dátumot kell megadni, akkor a program az aktuális dátumot kiindulásként felkínálja, melyen kívánságra módosíthatunk, illetve az [Enter] billentyűvel helyben is hagyhatjuk. Ha ezen felkínált dátum nem helyes (nem az aznapi), akkor kilépve a programból az operációs rendszerbe (pl.: DOS ablakba), az angol date parancs megadásával hozhatjuk helyre a problémát. Az operációs rendszer közli az aktuális rendszerdátumot, melynek formátumát alapul véve írjuk be a helyeset. Csak helyes dátumforma esetén lesz érvényes a változtatásunk! Ezek után érdemes a time parancs megadása után a pontos rendszeridőt is beírni, szintén alapul véve a felkínált idő formátumát.

SigmaCONTO 2015 Felhasználói Kézikönyv SigmaCONTO könyvelő rendszerhez (c) Niara SOFTWARE Niara Kft

Recommend Documents