Cassa New Adatok küldése és fogadása a központban Kezelési útmutató
Budapest 2002 Xix Software Kft.
1.oldal
Központi rendszer
Tartalomjegyzék 1.
ADATFOGADÁS A BOLTOKBÓL ........................................................................................... 2 1.1. A futás menete és a teendők........................................................................................ 2 1.1.1. Cikktörzs mentés................................................................................................ 2 1.1.2. Naplóállomány küldés ........................................................................................ 3 1.1.3. Új cikk érkezése és betöltése az Automatikus bevételezővel ............................... 3 1.1.4. Átárazás érkezése és elvégzése ........................................................................... 3 2. ÚJ CIKK KÜLDÉSE A BOLTOKNAK ....................................................................................... 5 3. ÁTÁRAZÁS KÜLDÉSE A BOLTOKNAK .................................................................................. 5
Központi rendszer
2.oldal
1. Adatfogadás a boltokból Ø Ha hónapváltás történt, akkor a rendszer a cikktörzset tömöríti és floppyra menti. Ø Ha napváltás történt, akkor a rendszer automatikusan kezdeményezi a naplóállomány küldést elektronikus levében. A központból kétféle adat érkezhet, a rendszer az érkező adatnak megfelelően automatikusan indítja a következő funkciókat: Ø Ha átárazás érkezett, akkor az átárazás elvégzése funkciót indítja el a rendszer, amit a szokott módon végre kell hajtani. Ø Ha cikktörzs frissítés érkezett (új cikk felvétele a cikktörzsbe), akkor az automatikus bevételezés funkciót indítja el a rendszer, amit végre kell hajtani.
1.1. A futás menete és a teendők A megjelenő üzenet: -------------------------------------------------------- ----------------Automatikus mentések indulnak. Ez a funkció automatikusan menteni fogja a cikktörzset és napi naplót, ha arra szükség van! Cikktörzs hónap váltáskor, napi napló napváltáskor. --------------------------------------------------------------- ---------Kövesse a képernyőn megjelenő utasításokat! ------------------------------------------------------------------------Kapcsolja be a MODEMET! ------------------------------------------------------------------------Nyomjon ENTER-t! -------------------------------------------------------------------------
•
Ha a modemet bekapcsoltuk és a telefonvonal nem foglalt, nyomjuk meg az [ENTER] gombot.
1.1.1. Cikktörzs mentés A cikktörzs mentése minden hónapváltáskor megtörténik. A mentéshez formázott és megcímkézett lemez szükséges. A következő üzenet jelenik meg: „Cikktörzs kimentés. Tegyen egy üres floppy-t a meghajtóba. Ezután nyomjon ENTER-t. A folytatáshoz nyomjon meg egy billentyűt.”
•
Tegyük be az üres lemezt a meghajtóba.
•
Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt.
•
Ha a menü újra megjelent, vegyük ki a lemezt és a címkére írjuk rá a dátumot.
3.oldal
Központi rendszer
1.1.2. Naplóállomány küldés Ekkor az előző munkanap naplóállománya tömörítésre kerül és megtörténik az adatküldés a telefonvonalon keresztül. További teendő nincs.
1.1.3. Új cikk érkezése és betöltése az Automatikus bevételezővel A cégen belüli cikkszámok egyezőségét a központilag kiadott cikkszámokkal lehet megoldani. Előnye, hogy az összes üzletben és raktárban a cikkszámok pontosan megegyeznek és a bolt illetve raktár vezetőknek nem kell felvinniük az új cikkszámokat. Ha a központból új cikkszám érkezik a boltba, akkor a rendszer az automatikus bevételezés funkciót indítja el. A következő üzenet jelenik meg: ************************************************************************* * Új cikkek vagy cikk módosítások betöltése a központból. * ************************************************************************* * Nyomjon ENTER -t! * **************************************************************** *********
•
Nyomjuk meg az [ENTER] gombot.
•
Adjuk meg az ügyintéző kódját, majd nyomjunk [ENTER]-t.
A bevételezést a program a képernyőre listázza, ahol a képernyős listákkal megegyező módon megnézhető vagy kinyomtatható. •
Ha megtekintettük a listát, az [ESC] billentyűvel fejezzük be a nézegetést.
Az új cikkek bekerültek a cikktörzsbe, a készlet mennyiségeket nem változtatja a program.
1.1.4. Átárazás érkezése és elvégzése Ha a központból átárazás érkezik a boltba, akkor a rendszer az átárazás elvégzése funkciót indítja el. A következő üzenet jelenik meg: ************************************************************************* * Átárazás betöltése a központból. * ************************************************************************* * Nyomjon ENTER-t! * *************************************************************************
Az "Átárazás előtt CIKKTÖRZS mentés szükséges! <ENTER>" üzenet azt jelenti, hogy ha készült biztonsági mentést az átárazás előtti cikktörzsünkről és a napi naplóállományról, akkor hiba esetén mindkettő visszamenthető és a hiba korrigálható. •
Nyomjuk le az [ENTER] billentyűt. Megjelenik az „Átárazás és CIKKTÖRZS karbantartás! Mehet?” kérdés.
•
Nyomjuk le az "I" betűt majd az [ENTER]-t ha tovább akarunk lépni, vagy nyomjuk le az "N" betűt majd az [ENTER]-t ha meg akarjuk szakítani az átárazást.
Központi rendszer
•
4.oldal
Ha "I" betűt adtunk meg, megjelenik a "Tételes lista készüljön az átárazásról?" kérdés. Nyomjuk le az "I" betűt majd nyomjuk le az [ENTER]-t, így az átárazás lista cikkenként tartalmazni fogja azokat a tételeket amelyeket az e-mailben kaptunk, vagy nyomjuk le az "N" betűt majd az [ENTER]-t, így az átárazás lista csak az átárazásból származó értékkülönbözet összesen adatait fogja tartalmazni.
Cikkenként a következő adatok láthatók a listán: Cikksz. Megnevezés Menny. Me. Új ért-2 Új ért-3 Eltér-2 Eltér-3 É.veszt-2 É.veszt-3
az átárazott cikk cikkszáma. az átárazott cikk rövid neve. az átárazott cikk mennyisége az átárazáskor. a mennyiségi egység. értékben átadási áron a cikk átárazás után. értékben fogyasztói áron a cikk átárazás után. érték eltérés az átárazás előtti és utáni állapot között átadási áron. érték eltérés az átárazás előtti és utáni állapot között fogyasztói áron. érték vesztés összege, ha az átadási ár ÁFA nélkül a beszerzési ár alá ment az átárazás eredményeként. érték vesztés összege ha a fogyasztói ár ÁFA nélkül a besz. ár alá ment az átárazás eredményeként.
A lista végén a program kiírja a következő összesen adatokat: "Össz. régi érték-2:" "Össz. régi érték-3:" "Össz. új érték-2:"
az átárazott cikkek értéke az átárazás előtt összesen átadási áron az átárazott cikkek értéke az átárazás előtt összesen fogyasztói áron az átárazott cikkek értéke az átárazás eredményeként összesen fogyasztói áron "Össz. új érték-3:" az átárazott cikkek értéke az átárazás eredményeként összesen fogyasztói áron "Össz. érték eltérés-2:" az össz. új érték-2 és az össz. régi érték-2 közötti különbség, vagyis a készlet értékének változása átadási áron "Össz.érték eltérés-3:" az össz. új érték-3 és az össz. régi érték-3 közötti különbség, vagyis a készlet értékének változása fogyasztói áron "Össz. értékvesztés-2:" ha az átadási ár ÁFA nélkül a beszerzési ár alá ment az átárazás eredményeként "Össz. értékvesztés-3:" érték vesztés ha a fogyasztói ár ÁFA nélkül a beszerzési ár alá ment az átárazás eredményeként Amennyiben a cikktörzs állományban valamelyik cikknek negatív készlet értéke volt, akkor a "Mínusz készlet volt!" szöveg jelenik meg a tábla végsorai között. Ez azt jelzi, hogy a készlet karbantartás nem volt megfelelő (előbb adtak el, minthogy a bevételezés megtörtént volna). Ez esetben a kiírt össz. értékek nyilvánvalóan torzítanak. Ilyen esetek elkerülhetők pontos mozgás felvezetéssel, továbbá az átárazás előtt készített készletlista ellenőrzésével.
Ha az átárazás sikeresen befejeződött az "Átárazás vége!" üzenet jelenik meg, a cikktörzsbe bekerültek az új árak, a haszonkulcs (szorzó-1, szorzó-2) mezők is az új ár figyelembevételével kerültek meghatározásra. A program sikeres átárazás esetén a felvitt átárazó tételeket törli. Ez a funkció egyszerre csak egy terminálról használható és közben más terminálról sem használhatják a cikktörzset (pl. mozgás felvezetés sem folyhat). A "Cikktörzs foglalt, vagy nincs hely." üzenet esetén győződjünk meg arról, hogy a cikktörzs állományt más terminálról nem használja-e valaki. Ha nem használják, és az üzenet mégis megjelent, akkor kevés a hely a winchester lemezen. Ha nyomtató hiba miatt megszakítottuk a program futását, "Az átárazás megszakítva! Indítsa újra!" üzenet jelenik meg a képernyőn. Az üzenet szerint járjunk el, indítsuk el a Cikkenkénti átárazás
5.oldal
Központi rendszer
elvégzése menüpontot. (A Cikkenkénti átárazás elvégzése menüpont az Átárazás menüben található)
2. Új cikk küldése a boltoknak Abban az estben, ha napközben kell letölteni új cikket vagy átárazást, akkor a Szerviz menüpont Eseti új cikk vagy átárazás fogadása funkcióját kell elindítanunk. A funkció megvizsgálja, hogy érkezett-e e-mail. Ø Ha érkezett átárazás, akkor az 1.1.4. Átárazás érkezése és elvégzése fejezetben leírtak szerint kell eljárni. Ø Ha új cikk érkezett, akkor az 1.1.3. Új cikk érkezése és betöltése az Automatikus bevételezővel fejezetben leírtak szerint kell eljárni.
3. Átárazás küldése a boltoknak Ha központba valami miatt nem érkezik meg egy napi napló állomány, akkor azt a központ kérésére újra el lehet küldeni. •
Indítsuk el a Szerviz menüpont Eseti naplóállomány küldés funkcióját
A következő üzenet jelenik meg: Napi napló küldése központba:
•
Dátum: 2001.
.
.
<ENTER>
Írjuk be a küldendő nap dátumát, majd nyomjuk meg az [ENTER]-t.
A következő üzenet jelenik meg: Napló küldése központba. Kapcsolja be a modemet! (ha kell) Ezután nyomjon ENTER-t. •
Ha a modemet bekapcsoltuk és a telefonvonal nem foglalt, nyomjuk meg az [ENTER] gombot.
A rendszer elküldi a naplót a központba.
