ElitCONTO 2015 Felhasználói Kézikönyv ElitCONTO könyvelő rendszerhez (c) Niara SOFTWARE Niara Kft

Felhasználói Kézikönyv

1

ElitCONTO 2015 Felhasználói Kézikönyv ElitCONTO könyvelő rendszerhez (c) Niara SOFTWARE Niara Kft.

SOFTWARE NiaraSOFTWARE (G)

DOKUMENTÁCIÓ ES-Xpress (Niara)

A programot és a dokumentációt a Niara Kft. részéről szerzői jog védi, ezért a szoftver és annak alkotórészei, valamint a dokumentáció másolása, sokszorosítása, terjesztése a fent említett szerző tudta és beleegyezése nélkül tilos.


2

TARTALOM A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA ......................................................................................................... 4 MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK.................................................................................................................. 5 A PROGRAM TELEPÍTÉSE ................................................................................................................. 5 A PROGRAM INDÍTÁSA ..................................................................................................................... 6 A PROGRAM AKTIVÁLÁSA .............................................................................................................. 7 A KÖNYVELÉS BIZTONSÁGI MENTÉSE ........................................................................................ 8 A PROGRAM HASZNÁLATA ............................................................................................................. 8 ÉRTÉKELÉS NYOMTATÓRA VAGY KÉPERNYŐRE ................................................................. 8 KÖNYVELÉS ...................................................................................................................................... 10 ÚJ KÖNYVELÉS KEZDÉSE .......................................................................................................... 10 Az új cég megnevezésének megadása ........................................................................................... 10 A könyvelési forma megadása ...................................................................................................... 11 Az ÁFA fizetés módjának megadása ............................................................................................ 11 Vevő számlák, szállító számlák .................................................................................................... 12 A Bank és Pénztár egyenleg mezők kitöltése. ............................................................................... 12 KÖNYVELÉS .................................................................................................................................. 15 AUTOMATIKUS NYITÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN................................................... 16 EGY ÚJ KÖNYVELÉSI TÉTEL KITÖLTÉSE ........................................................................... 16 AUTOMATIKUS KONTÍROZÁS............................................................................................... 17 GYORSKONTÍROZÁS ............................................................................................................... 18 AUTOMATIKUS ÁFA SZÁMOLÁS .......................................................................................... 18 SEGÉDLET AZ EGYSZERES KÖNYVVITELHEZ ...................................................................... 20 A 45 napos ÁFA figyelése a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv rendszerben ...................................... 20 A 30 napos időhatár figyelése a Bevételi nyilvántartás rendszerben ............................................ 22 KARBANTARTÁS A KÖNYVELÉSBEN ..................................................................................... 25 STORNO ...................................................................................................................................... 25 KÖNYVELÉS ZÁRÁS .................................................................................................................... 27 AUTOMATIKUS ZÁRÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN .................................................... 27 FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS ........................................................................................................ 28 FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS MENETE ....................................................................................... 34 A VALUTA/DEVIZA KEZELÉS ........................................................................................................ 35 A Valuta/Devizanemek megadása, javítása ...................................................................................... 35 A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása ..................................................................... 35 Deviza - Forint vagy Forint - Deviza átszámítás ............................................................................... 35 A Valuta/Devizanemek megadása, javítása könyvelés közben ......................................................... 36 A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása könyvelés közben ....................................... 36 AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA ......................................................................................................... 36


3

LISTÁZÁS ÉS ÉRTÉKELÉS .............................................................................................................. 37 ÁFA SZÁMFEJTÉS, ÁFA ELSZÁMOLÁS ........................................................................................ 38 SZÁMLATÜKÖR ÉS GYŰJTŐKÓD LISTA ..................................................................................... 38 JELSZÓ ................................................................................................................................................ 40 HOZZÁFÉRÉSI SZINTEK ÁLLÍTÁSA .............................................................................................. 42 A NYOMTATÓ KEZELÉSE ............................................................................................................... 43 A PROGRAM MŰKÖDÉSE HÁLÓZATBAN .................................................................................... 44 MELLÉKLET ....................................................................................................................................... 45 KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOK.................................................................................................... 45 A SZÁMLASZÁMOK MEGBONTÁSA (Kettős könyvvitel) ..................................................... 46 GYŰJTŐKÓDOK KIALAKÍTÁSA (Egyszeres könyvvitel) ....................................................... 47 Segédlet a nyitáshoz (Egyszeres könyvvitel) .................................................................................. 48 Segédlet a záráshoz (Egyszeres könyvvitel) ...................................................................................... 50 Gyűjtőkódok a naplófőkönyvben ...................................................................................................... 54 Segédlet a gyűjtőkódokhoz ........................................................................................................... 54 Pénztárkönyvi Összesítés (Egyszeres könyvvitel) .......................................................................... 55 PK2015 típusú Pénztárkönyv........................................................................................................ 55 T.504/S típusú Pénztárkönyv ........................................................................................................ 56 A.504-UJ/I típusú Pénztárkönyv ................................................................................................... 57 Információ a pénzügyi helyzetről (Egyszeres könyvvitel) .................................................................. 58 Általános ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel) ............................................................................. 60 Bolti ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel) .................................................................................. 61 Általános ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel) .................................................................................. 62 Bolti ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel) ......................................................................................... 63 Éves beszámoló MÉRLEGE ............................................................................................................. 65 Éves beszámoló EREDMÉNYKIMUTATÁSA ............................................................................... 65


4

A KÉZIKÖNYV HASZNÁLATA A program használatához részben szükséges a használt operációs rendszer ismerete, és feltételezzük a programot használó könyvelési ismereteit is. Az alábbiakban felsoroljuk a kézikönyvben használatos jelölés rendszer értelmezését. 

Szögletes zárójelbe zárt szövegrész mindig a számítógép billentyűzetén elhelyezkedő valamelyik billentyűt vagy a képernyőn lévő nyomógombot jelenti:



A következő billentyűk a klaviatúra jobboldali részén találhatók:

    

[Jobbra], [Balra], [Fel], [Le] [Home] ( Elejére ) [End] ( Végére ) [PgUp] ( Lapozás Fel ) [PgDn] ( Lapozás Le )

 

[Ins] [Del]



A [BackSpace] ( Törlés ) a billentyűzet jobb felső részén elhelyezkedő szürke billentyű 'BackSpace' vagy /és/ ' <-- ' felirattal és jellel ellátva.



Az [ENTER] a [BackSpace] alatt található nagyméretű billentyű 'RETURN' vagy 'ENTER' felirattal. Az általánostól eltérően, a sokkal könnyebb és gyorsabb kezelhetőség érdekében, a programban az adatbeviteli mezők közötti mozgás a [Fel] [Le] [TAB] [ENTER] billentyűk segítségével is történhet.



Az [ESC] billentyű legtöbbször a billentyűzet bal felső sarkán elhelyezkedő billentyű. Jelentése mindig az aktuális program helyzetből történő kilépés, menekülés.



Az [F1] ... [F10] a billentyűzet bal oldalán vagy a billentyűzet felett található funkció billentyűk. Az általánostól eltérően, a sokkal könnyebb és gyorsabb kezelhetőség érdekében, a programban bizonyos műveleteket a funkció billentyűk segítségével is elvégezhetünk.



A [CTRL - ...] mindig a 'Ctrl' feliratú billentyű és valamely más billentyű egyidejű lenyomását jelenti. A [CTRL] billentyűt lenyomva tartjuk, ezután a másik billentyűt pedig leütjük. Pl.: [CTRL-W] jelentése, a [Ctrl] billentyűt lenyomva tartjuk, és a [W] billentyűt pedig megnyomjuk.



A [Kiemelt] betű a képernyőn megjelent menükben monokróm monitoron aláhúzott betű, színes monitoron aláhúzott, piros vagy világos színű betű. ( Monokróm VGA-n más árnyalatú betű. )



Ezzel a betűtípussal a billentyűzeten keresztül beírandó szövegeket és a felhasználói kézikönyv egyéb elemeit jelöljük.

( Beszúrás, Felülírás váltó ) ( Törlés )

Felhasználói Kézikönyv 

5

A menürendszer és a program egyéb elemeit a felhasználói kézikönyvben ilyen típusú szöveg testesíti meg.

MŰKÖDÉSI FELTÉTELEK A program minimális hardver és szoftver igénye: - Számítógép: IBM AT 486 vagy IBM PS/2 vagy ezekkel kompatibilis. - Tároló: 256MB központi memória, 50 MB winchester - Monitor: Monokróm VGA vagy színes VGA, SVGA stb. - Operációs rendszer: WINDOWS 95, 98, ME, WINDOWS NT 4.0, 2000, XP, Vista, 7, 8 - Egyéb: Billentyűzet. - Nyomtató: EPSON ESC/P(2), IBM Proprinter, HP PCL-3, HP PCL-5-6 kompatibilis. A program ajánlott hardver és szoftver igénye: - Számítógép: IBM kompatibilis, Pentium II - Pentium 4 vagy Athlon processzorral, illetve ezekkel kompatibilis számítógép. - Tároló: 256 - 4096 MB RAM; winchester adatfüggő: 1000 könyvelési tételenként 1 Mb. (Magába foglalva a könyvelési adatok hely igényét és a futás közbeni program adatok kiírását is. Így hálózaton figyelembe kell venni az egy időben futó programok számát is.) - Operációs rendszer: WINDOWS 95, 98, ME, NT 4.0, Windows 2000, XP, Vista, 7, 8 - Egyéb: Billentyűzet. - Legalább A4-es lapot kezelő nyomtató megfelelő kapcsoló állással (lásd: NYOMTATÓ FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV) vagy Windows kompatibilis nyomtató.

A PROGRAM TELEPÍTÉSE Amennyiben Ön nem rendelte meg a program helyszíni telepítését, vagy nem a számítógéppel együtt vásárolta, akkor az üzembe helyezést az adathordozón található TELEPIT.EXE programmal végezheti el, az alábbiak szerint: 1. Tegye be a telepítő CD-t a megfelelő helyre a számítógépbe. 2. Indítsa el a CD-n lévő TELEPIT.EXE programot. 3. A feltett kérdésekre válaszolva és elvégezve a kért műveleteket telepítse a programot. FIGYELEM! A telepítés útvonalát NE változtassa meg! (Igény esetén a meghajtó betűjele megváltoztatható.) A már egyszer telepített rendszerre még egyszer ne telepítse a programot. (Az újra telepítést csak akkor szabad elvégezni, ha az előzőleg már telepített programot TELJESEN letörölte.)


6

A művelet végén az installáló rendszer közli, hogy az üzembe helyezés sikeres volt-e, vagy valamilyen hiba fordult elő az installálás közben. Windows 95 és Windows 98 esetén, egyedi gépen és a számítógépes hálózaton be kell állítani a közösen megnyitható fájlok számát. Ezt a hálózati operációs rendszert szállító cégtől kell kérni, ha nincsenek ilyen ismereteik.

A PROGRAM INDÍTÁSA A program indítása: A Windows Start  Minden program  ElitCONTO 2015 menüpont alatt indíthatjuk el alapesetben a programot. A szoftvert telepítés után a lemezcsomagban található telepítő kóddal aktiválni kell. A program aktiválásával kapcsolatos további információ a telepítő kódot tartalmazó leírásban található. Az Irattár  Paraméterek menüpontnál beállíthatjuk a képernyőn és az eredmény listákon megjelenő felhasználó megnevezését (saját cégünk elnevezését). Ha egy számítógépben több meghajtón is van ElitCONTO program, akkor mindig csak a legutoljára telepített program indul el (például a C: és D: meghajtó közül a C:-n lévő program indul el, ha azt telepítettük utoljára). (Ha a program új könyvelési tétel felvitelekor 0. sorszámot ad, akkor az indexfájlok megsérültek. Ekkor az Irattár  Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.)


7

A PROGRAM AKTIVÁLÁSA Telepítés után a programot a telepítő kóddal aktiválni kell. A telepítő kód a lezárt lemezcsomagban található. Aktiválás nélkül a program megnéző üzemmódban használható. Az aktivált program csak az aktiválást végző számítógépen működőképes. Tehát ha egy aktivált programot átmásolunk egy másik számítógépre, akkor azon a számítógépen a program nem használható. Az aktivált program regisztrálását az operációs rendszer újra telepítése vagy a winchester formázása tönkre teheti, ezért ilyen tevékenységek után a programot újra aktiválni kell. Hálózatos működés esetén először a szerveren kell az aktiválást elvégezni, utána pedig a kliensgépeken. A kliensgépeken a szerveren elvégzett aktiválás segítségével regisztrálhatjuk be a programot az Irattár  Program aktiválás  Program aktiválás kliens számítógépen menüpontban. Ha a kliensgépeken is elvégezzük az aktiválást, akkor a szerveren (vagy a hálózatban) már nem kell futnia egy másik programnak ahhoz, hogy a kliensgépen is használhassuk a programot. Lejárt telepítő kód esetén az ügyfélszolgálat biztosít egy aktiváló kódot, amely a program által generált (az adott számítógépre jellemző) egyedi azonosító kód alapján készül el. Az aktiváló kód csak azon a számítógépen használható, amelynek azonosítója alapján az adott aktiváló kód készült. Aktiváló kódot az ügyfélszolgálat mindig csak a jogosultság megfelelő ellenőrzése után adja ki. További információ a telepítő kódok és az aktiváló kódok használatáról és működéséről a lemezcsomagban elhelyezett leírásban található.


8

A KÖNYVELÉS BIZTONSÁGI MENTÉSE Könyvelésünkről időnként célszerű külső adathordozóra biztonsági másolatot készíteni, melyet a következőképpen tehetünk meg: 1. Kapcsoljuk be a számítógépet. 2. Csatlakoztassunk egy külső adathordozót a számítógéphez. 3. A Windows Start  Futtatás menüjébe írjuk be: ment15 4. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 5. Kövessük a program utasításait a képernyőn, adjuk meg a szükséges adatokat. 6. Ha a lementés elkészült, akkor írjuk rá az adathordozóra a lementés dátumát. (Lehetőség van a lementett adatok visszatöltésére is, ekkor is a fentiek szerint járjunk el azzal a különbséggel, hogy a ment15 helyett a tolt15 utasítást írjuk be.) Ezen lementési forma minden cég 2015-ös adatát lementi egyszerre, egy másolatot készít a winchesteren lévő adatokról. Olyan gyakran mentsen, hogy két lementés között lekönyvelt anyag elvesztése könnyen pótolható legyen. (Pl. naponta, hetente, havonta stb., attól függően, ahogy Ön megítéli.) Ha egy cég adatait akarja lementeni, ezen programmodul külön megvásárolható a több gép közötti adathordozó (Export-import rendszer) illetve az ügyfél számára készült megnéző rendszerekkel együtt.

A PROGRAM HASZNÁLATA ÉRTÉKELÉS NYOMTATÓRA VAGY KÉPERNYŐRE A program eredménylistáit kétféleképpen tekinthetjük meg. 1. Alapesetben a listák nyomtatóra készülnek. Ha tehát például egy összesítőt készítünk el, akkor a program azt a nyomtatóra listázza. 2. Az egyes értékelések előtt bármikor változtathatjuk, hogy az értékelés NYOMTATÓRA vagy KÉPERNYŐRE történjen: 2A. Válasszuk ki a menürendszerben az Irattár  Paraméterek  Értékelés Nyomtatóra vagy az Irattár  Paraméterek  Értékelés Képernyőre menüpontot. A menüpontok mellett a jel mutatja meg, hogy az értékelés eredménye hova kerül. Ha az értékelés KÉPERNYŐRE történik, akkor a teljes listát természetesen nem láthatjuk egyszerre, ezért a kurzormozgató nyilak segítségével lépegethetünk a listán belül, amennyiben az


9

értékelés beállított nyomtatási kimenete karakteres nyomtató. Windows grafikus nyomtató használatakor a KÉPERNYŐRE történő értékelés esetén a nyomtatandó lista grafikus képét láthatjuk laponként, melyek között a megfelelő nyomógombokkal mozoghatunk. Ha a program azt az üzenetet küldi képernyőre történő kiértékelés estén, hogy a Kiértékelés eredménye nem fér el a memóriában, akkor egy beépített segédprogrammal nézhetjük meg az eredmény listát (amennyiben az értékelés beállított nyomtatási kimenete karakteres nyomtató). A program tehát két teljesen különböző nyomtatási és képernyőn történő lista megtekintést tesz lehetővé. Az egyik a karakter alapú (ha a beállított nyomtató típusa karakteres), a másik a grafikus (ha a beállított nyomtató típusa Windows grafikus nyomtató). Grafikus nyomtatásnál a listák oldalai képként (grafika) készülnek el, így olyan Windowsos nyomtatókon is ki lehet nyomtatni, melyek csak Windows alól használhatók, mivel nincs beépített Nyomtató Parancsnyelvük. Grafikus nyomtatásnál bármilyen nyomtatón történjen is a nyomtatás a lista szinte mindig hasonló formában jelenik meg. Karakteres nyomtatásnál különböző nyomtatóknál más és más formában jelenik meg a lista, mivel az Irattár  Paraméterek menüpontban beállított nyomtató vezérlőnyelv segítségével vezérli a program a nyomtatót, és mivel a különböző nyomtatók nyomtató vezérlőnyelve más és más lehetőségeket tartalmaz, ezért a program mindig a lehetőségeket figyelembe véve alakítja ki a listákat. A karakter alapú lista előállítása és nyomtatása (mátrix, tintasugaras nyomtatók) sokkal gyorsabb, mint a grafikus listáé, Pentium 200 MHz-es processzor esetén. Gyorsabb számítógép esetén a sebesség különbség csökken, a nyomtató sebessége nyomtató függő.


10

KÖNYVELÉS ÚJ KÖNYVELÉS KEZDÉSE MENETE: 1. Az új cég adatainak beírása (Név, Adószám, Könyvelési forma, ...). 2. A program automatikusan létrehozza az új cég számlatükrét (kettős könyvvitel esetén: az alapszámlatükör alapján) ill. gyűjtőkód listáját (egyszeres könyvvitel esetén: az alap-gyűjtőkód lista alapján). 3. Az új cég könyvelésének megnyitása. 4. Könyvelés. Azok a felhasználóink, akik az előző évben is bejegyzett felhasználóink voltak, a tárgyévben (a közölt időpontig) jogosultak rendszerkövetéses (az előző évi program tovább fejlesztett és a hatályos törvények szerint aktualizált) programot vásárolni, mely többek közt annyiban tér el a normál kereskedelmi forgalomban lévő változattól, hogy az előző évi rendszerből adatokat (cégadatokat, számlatükröket, gyűjtőkódokat, automatikus kontírozási információkat, folyószámla és partner adatokat, stb.) lehet áthozni a tárgyévi rendszerbe. Válasszuk ki a menürendszerben a Könyvelés  Egy új cég adatainak beírása menüpontot. Ha Önnek nem korlátlan céges változatú rendszere van, akkor csak bizonyos határok között nyithatunk újabb könyveléseket és ha többre van szükségünk, mint ami a beállítás, forduljunk a gyártóhoz, vagy a forgalmazóhoz. Ezen paraméterek értékei a program futása alatt az Irattár menüpontban láthatók a képernyőn. Ha a megengedett számú könyvelésen túl újabbakat próbálunk nyitni, akkor a [ Nem lehet újabb cég adatait felvinni... ] üzenetet kapjuk. Ezután töltsük ki az aktuális cég adattábláját. A kitöltésnél legalább A cég megnevezése és az Adószáma sort ki kell tölteni. Az új cég megnevezésének megadása A Cég Megnevezése sor kitöltése: írjuk be a cég megnevezését. Az adatbeviteli mező után ha megjelenik a [v] nyomógomb: az előző év ügyféllistájából választva (ha van előző évi lista) a program kitölti a cég adattábláját, így nem kell a már beírt adatokat újra begépelnünk. Itt nyílik lehetőség az előző évi számlatükör/gyűjtőkód lista és automatikus kontírozási adatbázis áthozatalára is. (Az előző évi rendezetlen folyószámla tételeket és a partner adatokat a Könyvelés  Feladásos vagy Előző évi folyószámla  Előző évi rendezetlen tételek automatikus feladása menüpontban hozhatjuk át. )


11

A könyvelési forma megadása A Könyvelési forma sorának kitöltése: ha a Könyvelési forma mezőhöz érünk a cégadatok kitöltésekor, akkor a [v] nyomógomb hatására egy ablakban megjelennek a választási lehetőségek. Attól függően, hogy az adott cégnek milyen a könyvelési formája, a [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a megfelelő könyvelési formát, majd nyomjuk meg az [TAB] billentyűt. Úgy is választhatunk a felkínált lehetőségek közül, hogy megnyomjuk az 1, 2, 3 billentyűk valamelyikét. Ha nekünk egyik lehetőség sem tetszik, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, ezután mi tölthetjük ki tetszőlegesen az adott mezőt, az alábbiak figyelembe vételével: Az első karakternek egy számnak kell lennie. Ezek után ez jelenti az adott cég könyvelési formáját (1= Kettős könyvvitel, 2=Egyszeres könyvvitel (Naplófőkönyv), 3=Egyszeres könyvvitel (Pénztárkönyv), 4=Egyszeres könyvvitel (Bevételi nyilvántartás). A szám után tetszőleges betűk következhetnek. Kitöltési példák: 1. Kettős könyvvitel 2. Naplófőkönyv 3. Pénztárkönyv 4. Bevételi nyilvántartás Az ÁFA fizetés módjának megadása Az ÁFA fizetés módja sor kitöltése: a megjelenő ablakban láthatjuk, hogy milyen ÁFA fizetési módok közül választhatunk. A [Fel] [Le] billentyűk segítségével válasszuk ki a cégnek megfelelő módot, majd nyomjuk meg az [TAB] billentyűt. Az ÁFA fizetési módok közül úgy is választhatunk, hogy az A, B, N betűk valamelyikét megnyomjuk a billentyűzeten. Ha nekünk egyik lehetőség sem tetszik, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, ezután mi tölthetjük ki tetszőlegesen az adott mezőt, az alábbiak figyelembe vételével: Ide egy karaktert írhatunk be melyek az adott cég ÁFA fizetés módját jelentik. Ezek a következők lehetnek: A B N

Általános ÁFA Bolti ÁFA Nincs ÁFA

Az ÁLTALÁNOS ÁFÁ-t akkor válasszuk, ha a cég az általános szabályok szerint ÁFA fizetési mód szerint fizeti az ÁFÁ-t (Adóbejelentkezési lap). BOLTI ÁFÁ-t akkor jelöljük ki, ha az adott cég bolti kiskereskedelemmel foglalkozik. Azért kell megadnunk az ÁFA fizetés módját minden cégnél, hogy ha majd: A) Egyszeres könyvvitel esetén a Nyilvántartás  Meghatározott ÁFA Számfejtés


12

B) Kettős könyvvitel esetén az Analitika  ÁFA elszámolás a Főkönyvből menüpontnál az adott cég ÁFA számfejtését akarjuk elvégeztetni, akkor a programnak tudnia kell, hogy a különböző módok közül éppen melyiket kell alkalmaznia. Azért, hogy programunk megfelelően számolja a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Ezen szabályokat a MELLÉKLETben a KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOKnál tekinthetjük meg. A Naplók listázása Könyvelési vagy Idő sorrendben mező kitöltése. Ha ezen adatbeviteli mezőbe K betűt írunk, akkor a vegyes, bank, pénztár és tárgyidőszaki naplók könyvelési, ha I betűt, akkor idő sorrendben listázódnak. Vevő számlák, szállító számlák Itt adhatjuk meg a rendszer által vevőnek és szállítónak tekintendő számlaszámokat. A legelső számlaszám a fő vevő és szállító számlaszám (pl.: 311, 454). Ha a program automatikusan könyvel vevőt vagy szállítót, akkor ezeket a számlaszámokat használja. A fő számlaszámot a további felsorolásban szereplő számlaszámokkal együtt a rendszer arra is használja, hogy megállapítsa, az adott könyvelési tétel vevő vagy szállító tétel-e. Egyszeres könyvvitel esetén az itt megadott számlaszámokat a program a számlázó rendszerektől kettős könyvviteli formában kapott feladások egyszeres könyvviteli formává történő átalakításakor használja fel. A Bank és Pénztár egyenleg mezők kitöltése. Kitöltési példák: -- Kettős könyvvitel: Pénztár egyenleg figyeltetése: -- Pénztár egyenleget növelő: T Számlaszám: 381 -- Pénztár egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 381 Bank egyenleg figyeltetése: -- Bank egyenleget növelő: T Számlaszám: 384 -- Bank egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 384 Ha több pénztár vagy bank számlaszámunk van, akkor a figyelni kívánt számlaszámát írjuk be a megfelelő helyre. Kettős könyvvitelnél elegendő a növelő tételt megadni, a program ebből már tudja a számla csökkentő tételt is. Ezt kihasználva a csökkentő tétel helyére más számlaszámot is megadhatunk, mint a növelő számla: pl.: növelő tételnek beírhatjuk K91, csökkentőnek T51, melynek eredményeképpen a 91-es árbevétel és az 51-es költség számla különbségének alakulását figyelhetjük a képernyőn.


13

-- Egyszeres könyvvitel: Pénztár egyenleg figyeltetése: -- Pénztár egyenleget növelő: T Számlaszám: 3811 -- Pénztár egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 3812 Bank egyenleg figyeltetése: -- Bank egyenleget növelő: T Számlaszám: 3841 -- Bank egyenleget csökkentő: K Számlaszám: 3842 Ha több pénztár vagy bank számlaszámunk van, akkor a figyelni kívánt számlaszámát írjuk be a megfelelő helyre. Egyszeres könyvvitelnél (mivel a gyűjtőkód 4. pozíciója megadja, hogy a kód Tartozik vagy Követel oldalon lehet) a T,K betűket nem kötelező megadni. A pénztár és a bank egyenleg számolása géptípustól függően 0.01-1 másodperc / 100 könyvelési tételenként. Nagy adatállomány esetén ezért mindig csak azt célszerű gyűjtetni a programmal, amire feltétlenül szükségünk van (pl.: ha bank forgalmat könyvelünk, akkor a pénztár egyenleg figyeltetését kapcsoljuk ki az Irattár  Cégadatok karbantartása menüpontnál: Pénztár, Bank egyenleg képernyőn megjelenjen (I/N): N) Ha adatbevitel közben a [Kilép] nyomógombot választjuk, akkor az aktuális beírt adatok elvesznek, a program visszalép a hívó menübe. Az adatbevitelt úgy tudjuk befejezni, hogy az [Adatfelvétel] nyomógombot választjuk. Következőkben egy kérdés jelenik meg a képernyőn: Az adatok megfelelnek? Ha nemmel válaszolunk, folytathatjuk az adatbevitelt (az [N] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása). Ha igennel válaszolunk (az [I] billentyű lenyomása vagy a [<--] [-->] gombok segítségével a megfelelő válasz kijelölése, majd az [ENTER] billentyű lenyomása), és adataink megfelelőek, azok rögzítésre kerülnek a számítógépben. Abban az esetben, ha olyan adószámot írtunk be, amely már létezik a nyilvántartásunkban, akkor az Ilyen cég már van... üzenetet kapjuk, és az elmentendő cég adatait javíthatjuk tovább. A program ellenőrzi, hogy nem akarjuk-e túllépni a számunkra megengedett számú és könyvelési formájú céget. Ellenkező esetben a Nincs engedélyezve újabb ilyen könyvelési formájú cég felvitele... üzenetet kapjuk, és az elmentendő cég adatait javíthatjuk tovább. Ha adataink minden feltételnek megfeleltek, akkor azok rögzítésre kerülnek a számítógépben. Új cég létrehozásakor könyvelési formától függően vagy az alap-számlatükör (kettős könyvvitel esetén) vagy az alap-gyűjtőkód lista (egyszeres könyvvitel esetén) egy másolata lesz az új cég számlatükre ill. gyűjtőkód listája.


14

Ha például az alap-számlatükörben módosítunk, akkor az nem lesz hatással az eddig létrehozott cégek számlatükreire. Azonban ha a módosítás után hozunk létre egy céget, akkor már az új alap-számlatükör másolódik át az új cég számlatükrének. Az egyes cégek számlatükrének vagy gyűjtőkód listájának módosítása nincs hatással más cégekére. A új cég hozzáférési szintje 1 lesz, tehát minden felhasználónak rendelkezésére áll. A cég(ek) hozzáférési szintjének állítása az Irattár  Hozzáférési szintek állítása menüpontnál lehetséges. A felhasználó(k) jogosultságát az Irattár  Jelszó  Hozzáférési jog változás menüpontnál állíthatjuk be. Ha valamelyik felhasználónak a hozzáférési joga kisebb, mint egy cég hozzáférési szintje, akkor annak adatait az adott felhasználó nem használhatja. Hozzáférési jogok és szintek állításának csak a Jelszavas Belépési Rendszer használatakor van értelme (tehát ha programunk úgy indul, hogy kéri a belépési jelszavunkat).


15

KÖNYVELÉS Válaszuk ki a menürendszerben egyszeres könyvvitel esetén a Könyvelés  Pénztárkönyv, Naplófőkönyv és Bevételi nyilvántartás könyvelés Könyvelés  VEGYES és folyószámla könyvelés kettős könyvvitel esetén a Könyvelés  VEGYES és folyószámla könyvelés Könyvelés  BANK és folyószámla könyvelés Könyvelés  PÉNZTÁR és folyószámla könyvelés menüpontok közül a nekünk megfelelőt. Ha Ön olyan számlázó rendszerrel rendelkezik, amelyik képes feladást küldeni a könyvelő rendszernek és amennyiben Ön megvásárolta a megfelelő könyvelő program modult, akkor a Könyvelés  Más Rendszer Feladásának Lekönyvelése menüpontban egy ellenőrzési folyamat után automatikusan le tudja könyvelni a kapott adatokat a program. A menürendszerben ne keressük a napló nyitás menüpontot, mert ezt a program automatikusan kezeli. Tehát ha létrehozunk egy új céget és elkezdünk könyvelni, akkor a program felismeri, hogy ennek a cégnek még nem volt könyvelve, ezért a vegyes naplónál a nyitásra áll rá. Következő lépésként AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezet alapján jelöljük ki az a céget, amellyel dolgozni szeretnénk. Abban az esetben ha csak a vegyes naplót használjuk (egyszeres könyvvitel), akkor csak a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv, Bevételi nyilvántartás könyvelés vagy a VEGYES és folyószámla könyvelés menüpontot választhatjuk ki, ellenkező esetben a Csak a Vegyes naplót használhatja ez a cég... üzenetet kapjuk. A program alapvetően két védelmi rendszerrel kerül forgalomba: 1. Kulcslemezes adatvédelmi rendszer (A könyvelési adatokhoz csak a kulcslemezzel rendelkező felhasználó(k) férhet(nek) hozzá: ld.: A program indítása című fejezeténél). 2. Határidős rendszer (program bérlet esetén a program működési ideje korlátozva van). Ha a program beépített határidős védelmet tartalmaz, és könyvelésünk átlépte a megengedett dátum értéket, abban az esetben a könyvelésünket nem folytathatjuk. A képernyőn A program működési határideje lejárt... üzenetet kapjuk. Ebben az esetben először győződjünk meg róla, hogy véletlenül nem írtuk-e el a könyvelésben a dátum értékeket (Például: következő évi dátum). Elírás


16

esetén a karbantartás menüpontban javítsuk ki a hibás dátum értékeket. A határidő tényleges lejárta esetén forduljunk a programfejlesztő céghez, annak meghosszabbítása érdekében. Ha a főkönyv már le van zárva, a könyvelést természetesen nem folytathatjuk, ebben az esetben A főkönyv már le van zárva... üzenetet kapjuk. A VEGYES könyvelés első tétele lesz a nyitó tétel (és csak az első tétel lehet!), a program ezt külön kezeli. Ezen kézikönyv MELLÉKLET része tartalmaz segédletet az egyszeres könyvviteli könyvelés nyitásához és zárásához. Bevételi nyilvántartás esetén, ha nem vezetjük a bank és a pénztár forgalmat, akkor egy speciális nyitó tételt kell alkalmazni: a nyitó tétel felvitelekor az automatikus kontírozási listából válasszuk ki a Nyitó tétel sort, összegnek pedig írjunk be például 1 Ft-ot. Ez a tétel így nem számít bele a könyvelésbe, mivel nyilvántartási gyűjtőkódokat tartalmaz csak. AUTOMATIKUS NYITÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN A könyvelő rendszer kettős könyvviteli része automatikusan meg tudja nyitni és le tudja zárni a könyvelést. Az automatikus nyitást az alábbiak szerint végezhetjük el: Minden könyvelés 1. tétele a nyitó tétel. A nyitó tétel kitöltése közben a Szöveg mező után található [v] nyomógombra kattintva megjelennek az Automatikus kontírozás tételei, mely lista végén az Automatikus nyitás lehetőséget kell kiválasztani. A rendszer a nyitást a cég előző évi könyvelésének zárásából készíti el. Amennyiben a rendszer az előző évi könyvelést megtalálja, a könyvelt céget be tudja azonosítani (adószám azonosság), valamint az előző évi könyvelés már le van zárva, akkor az Automatikus nyitás kiválasztása után megjelenik egy képernyő, ahol megadhatjuk az átalakítandó számlaszámokat. Következő lépésként a megadott számlaszámok figyelembevételével rendszer kitölti a nyitó tételt, amelyet a szokásos [F10] billentyűvel rögzíthetünk. A nyitó tételt tetszőlegesen módosíthatjuk. A Vegyes könyvelésnél az 1. számú könyvelési tételre állva közvetlenül módosíthatjuk azt vagy a Szöveg mező után található [v] nyomógombra kattintás után a listában az Automatikus nyitás lehetőséget kiválasztva a meglévő nyitó tételt felülírhatjuk. EGY ÚJ KÖNYVELÉSI TÉTEL KITÖLTÉSE A könyvelés alapesetben idősorosan (a könyvelési tételeket növekvő idősorrendben könyveljük le) történik. A képernyő felső részén látható az aktuális cég megnevezése és adószáma. Alatta a könyvelési napló megnevezése látható: Vegyes, Bank, Pénztár. Töltsük ki az adott könyvelési tételt. A könyvelési tétel sorszámát a program automatikusan adja. (Adatfelvitel közben a sorszám csak tájékoztató jellegű! Ha a könyvelés sorszáma 0, akkor a programban a logikai adatbázisok


17

megsérültek, ezért az indexfájlokat javítani kell: ehhez a programban az Irattár  Az indexfájlok javítása menüpontot kell kiválasztani.) Írjuk be a könyvelés dátumát. Ha a már könyveltünk az adott tétel beírása előtt az aktuális cégre, akkor a könyvelés, az esemény dátumát, a bizonylatszámot és a szöveg bejegyzést felajánlja a program. Ha megfelelnek az adatok, akkor az aktuális mezőre érve nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ellenkező esetben javítsuk ki az adatokat igényünk szerint. Ha egy új könyvelés első tételét írjuk, akkor először töltsük ki a Könyvelés Dátuma mezőt. Például írjuk be: 2015.01.01 A beírandó karakter sorozat a: 20150101 a dátum tagolását a program végzi. Hibás vagy értelmezhetetlen dátumot a program nem fogad el (pl.: a 2015.02.31 dátum esetén adatfelvétel előtt a rendszer üzenetet küld részünkre, hogy javítsuk ki a hibát. Ugyanígy írjuk be az Esemény/Teljesítés Dátumát is valamint az egyéb adatbeviteli mezőket. FIGYELEM! Az esemény dátuma egyszeres könyvvezetésnél a számla kiegyenlítésének dátuma, kettős könyvvitel esetén a teljesítés dátuma. Töltsük ki a Bizonylat Száma mezőt is, melybe nyolc karaktert írhatunk. Egyszeres könyvvitelnél ezen a mező utáni [v] nyomógombot megnyomva a nyilvántartási és a 45 napos tételek közül választhatunk. A Szöveg mezőben a Nyitó tételek szövegnek kell szerepelnie (most, mivel könyvelést nyitunk), melyet nem javíthatunk, a program átlép rajta. Ha már megnyitottuk könyvelésünket, és az aktuális naplóba már legalább egy tételt beírtunk, akkor a Könyvelés Dátuma, Esemény Dátuma, Bizonylat Száma, Szöveg adatbeviteli mezőket a program felajánlja. Ha a folyószámlát könyvelésből vezetjük és a könyvelésből történő folyószámla könyvelés be van kapcsolva akkor egy további adatbeviteli mezőt is kitölthetünk: A tételhez kapcsolódik Folyószámla adat? (I/N). Ha az aktuális könyvelési tétel folyószámlát is érint, akkor az „I”, különben az „N” betűt írjuk be. Könyvelésből történő folyószámla vezetés menetét a FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS fejezetnél tekinthetjük át. Az adatbeviteli mezők közötti mozgás a [Fel] [Le] [TAB] [ENTER] billentyűk segítségével történik. Tetszőlegesen módosítsuk az adatokat. AUTOMATIKUS KONTÍROZÁS A szöveg mezőn állva a [v] nyomógombot megnyomva előre elkészített gazdasági események közül választhatunk. (Az automatikus kontírozási listát a Számlatükör  Egy Cég Automatikus Kontírozása menüpontnál bővíthetjük, illetve módosíthatjuk.)


18

GYORSKONTÍROZÁS Könyvelés közben a szöveg mezőbe a „*” (csillag) jel után beírjuk a kontírtétel sorszámát. Például: ha a szöveg mezőbe a „*14”-et írjuk, majd megnyomjuk az [Enter] vagy a [Lenyíl] billentyűt, akkor ennek hatására az automatikus kontírozási listában a 14-es sorszámmal jelölt minta kontírtétel adatai beíródnak az aktuális könyvelési tételbe. A TARTOZIK és a KÖVETEL oszlopok kitöltése. Az ÁFA% megadása (ill. ha a deviza könyvelés be van kapcsolva, akkor a Deviza mező), a Folyószámla adatok, stb. kitöltése után nyomjuk meg a [TAB] vagy a [Le] billentyűt. A program ekkor rááll a TARTOZIK oszlop első sorára. Írjuk be a megfelelő számlaszámot illetve gyűjtőkódot (továbbiakban számlaszám), vagy válasszuk ki a megfelelőt a számlatükörből (gyűjtőkód listából) az adatmező utáni [v] nyomógombbal, majd nyomjuk meg a [Le], [ENTER] vagy a [TAB] billentyűt. A számlaszámoknak hat pozíció áll rendelkezésre. Azért, hogy programunk megfelelően számolja a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Ezen szabályokat a MELLÉKLETben a KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOKnál tekinthetjük meg. A könyvelési formától függően a táblázatban az oszlopok megnevezése változik. 1. könyvelési forma esetén (kettős könyvvitel) a TARTOZIK és a KÖVETEL oszlopok első oszlop megnevezése Számla, 2., 3. és 4. könyvelési forma esetén (egyszeres könyvvitel) Rovat. A megfelelő számlaszám beírása után gépeljük be a TARTOZIK összeget is. A szám beírásakor annak tagolása megszűnik. Például begépeljük, hogy 1234. Ha ezután megnyomjuk a [Le], [ENTER] vagy a [TAB] billentyűt. A szám beírása után választhatunk, hogy a TARTOZIK oszlopot írjuk tovább vagy a KÖVETEL oszlopban folytatjuk az adatok beírását. Általános érvényű az oszlopok kitöltésekor, hogy a [Le], [ENTER] vagy a [TAB] billentyűt nyomjuk meg a szám összeg beírása után, akkor a beírást ugyan abban a sorban folytathatjuk addig, amíg az aktuális sort kitöltöttük. Ha az egér segítségével más mezőkre állunk, akkor az adatbevitelt a másik oszlopban is folytathatjuk. AUTOMATIKUS ÁFA SZÁMOLÁS Például: a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oszlop első sorába írjuk be az összeget. Most ne az [ENTER] vagy a [Le] billentyűvel lépjünk tovább, hanem nyomjuk meg az [ÁFA számolás] vagy a


19

billentyűzeten az [F5] nyomógombot, melynek hatására ( a már korábban kiválasztott ÁFA százalék hatására a program automatikusan beírja a nettó és az ÁFA összegeket a másik oldalra. ÁFA számolást akkor is végeztethetünk a programmal ha a TARTOZIK vagy a KÖVETEL oldalra már írtunk be összegeket, ebben az esetben azonban a már beírt összegek felülíródnak! Ha végeztünk az adatok beírásával, akkor nyomjuk meg az [Adatfelvétel] nyomógombot vagy az [F10] billentyűt. Az adatok ezután egy ellenőrzés sorozat és egy biztonsági kérdés után rögzítésre kerülnek. ( Az adott számlaszám vagy gyűjtőkód meg van e nyitva; ha igen, lehet e rá könyvelni; a tartozik-követel forint és deviza összeg egyezik-e. Lásd később. ) A képernyő alsó részén láthatóak a nyomógombok: [Adatfelvétel] [F10] -- Az eddig beírt adatok ellenőrzés utáni elmentése adathordozóra. [Ismétlődő] [F8] -- Az adatfelvétel után az új könyvelési tétel nem lesz üres, így nagy, hasonló adattömegeket tudunk rögzíteni (az új (a következő) könyvelési (vagy folyószámla) tétel adatai nem lesznek törölve, hanem az előző értékekkel azonos lesz. Használata akkor célszerű, ha sok hasonló könyvelési tételt kell felvinni egymás után (pl. több ÁFA kulcsos számla)). Több ÁFA kulcsos számlát több könyvelési tételben kell rögzíteni, mivel egy könyvelési tételhez egy ÁFA kulcsot lehet megadni. [Kilépés] [ESC] – Kilépés adatfelvétel nélkül. Az adatfelvétel előtti ellenőrzés. A program adatfelvétel előtt a következőket ellenőrzi: - A beírt számlaszámok és gyűjtőkódok meglétét az aktuális cég számlatükrében vagy gyűjtőkód listájában. Ha a program nem találja meg a keresett számlaszámot vagy gyűjtőkódot, akkor a következő üzenetet küldi: Ezt a gyűjtőkódot nem találom... vagy Ezt a számlaszámot nem találom... - Ha 2-es, 3-as vagy 4-es könyvelési formával dolgozunk, akkor a TARTOZIK oldalon (gyűjtőkód) a 4. pozíció csak 1-es lehet, a KÖVETEL oldalon (gyűjtőkód) a 4. pozíció csak 2-es lehet. Ha az előbbi feltételek nem teljesülnek, akkor a program a felhasználónak a következő üzeneteket küldi: A TARTOZIK oldalon a 4. pozíció csak 1-es lehet... vagy A KÖVETEL oldalon a 4. pozíció csak 2-es lehet... - A TARTOZIK és a KÖVETEL oldalnak egyenlőnek kell lennie, ellenkező esetben a A TARTOZIK és a KÖVETEL oldal nem egyenlő... felirat jelenik meg a képernyőn és a program kijelzi a két oldal összegének különbségét is ; - Ha nem töltöttük ki az adott könyvelési tételt, akkor a Nincs Adat... üzenetet kapjuk. - Abban az esetben, ha valamelyik sort hibásan töltöttük ki (pl. az aktuális sorba számlaszámot írtunk, de összeget nem), akkor a következő üzenetet kapjuk, ahol XX a hibás sor számát jelöli: Hibásan van kitöltve a(z) XX. sor... Az adatfelvitel az összes naplóformánál azonosan működik.


20

SEGÉDLET AZ EGYSZERES KÖNYVVITELHEZ A 45 napos ÁFA figyelése a Pénztárkönyv, Naplófőkönyv rendszerben Ha Ön folyószámlát is vezet (vevő, szállító nyilvántartás), javasoljuk, hogy a folyószámla vezetése a vevőszámlák esetén (előírás és a kiegyenlítés is) a vegyes könyvelésből történjen. Szállító számlák esetén a program mellé adott segédlet alapján válasszuk ki a 3 módszer alapján a nekünk megfelelőt (I. Hagyományos; II. Teljesítéskor levonható ÁFA; III. Bolti ÁFA miatti nyilvántartásos). Egyszeres könyvvitel esetén a fizetendő ÁFÁ-t akkor kell szerepeltetni az ÁFA bevallásban és nyilvántartásban, ha az adott bevétel számla kiegyenlítésre került, vagy a teljesítéstől számított 45 nap eltelte után a számla még nem került kiegyenlítésre. Az árbevételt (ÁFA nélküli összeget) csak az összeg befolyásakor kell bevételnek tekinteni. Figyelem a nem készpénzes számlák nyilvántartásba vétele a 45 napos figyelés céljából, folyószámla vezetés esetén és normál könyvelés esetén is ugyanúgy (azonos gyűjtőkódokra könyvelve) történik. Természetesen folyószámla vezetésekor az ahhoz szükséges plusz információkat be kell írni. Nem készpénzes számlákat a következőképp kell nyilvántartásba venni a 45 napos ÁFA figyelés céljából: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. (A tétel automatikusan kikontírozódik.) 3. Javítsa át a Tartozik és a Követel oldal gyűjtőkódjainak 4. pozícióját (a 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4' legyen) vagy nyomja a meg a [Nyilv. tétel] nyomógombot vagy a [SHIFT-F6] billentyűkombinációt. 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [ÁFA számolás] nyomógombot vagy az [F5] billentyűt. 5. Az [Adatfelvétel] nyomógombbal vagy az [F10] billentyűvel rögzítse a könyvelt tételt. 45 napon belüli kiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel következő a teendő: 1. Válassza ki a bizonylat szám mező utáni [v] nyomógombot. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program.


21

2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt, és automatikusan elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt, melyet az [Adatfelvétel] nyomógomb használatával rögzíthetünk). 45 napon belüli részkiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel a következő a teendő: 1. Válassza ki a bizonylat szám mező utáni [v] nyomógombot. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt és elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt). Mivel részkiegyenlítésről van szó az összeget át kell írni a részkiegyenlítés összegére, és az [ÁFA számolás] billentyűvel a bruttó összegből vissza kell számoltatni az ÁFÁ-t és az ÁFA alapot. 4. A számla ki nem egyenlített részét vegyük nyilvántartásba a korábban már leírt módon a számlán feltűntetett teljesítés dátumával. Ez a tétel a folyószámla könyvelése esetén sem érintheti a folyószámla könyvelést, mivel a teljes összeg már korábban előírásra került. 45 nap után a ki nem egyenlített, illetve 45 napon belül részkiegyenlített számlák fennmaradó részének könyvelése, ÁFA nyilvántartás készítése, nyilvántartásba vett tétel esetén: A rendszer automatikusan figyeli a 45 nap leteltét és automatikusan végzi az ÁFA nyilvántartásban az ÁFA szerepeltetését. (Automatikusan lekönyveli a 45 napos tételeket.) A nyilvántartásba nem vett, 45 napon belül ki nem egyenlített számla könyvelése a helyes ÁFA nyilvántartás elkészítése miatt: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. 3. A Tartozik és a Követel oldal gyűjtőkódjait módosítsa az alábbiak szerint: a 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4', kivéve ÁFA, ahol a 4. pozíció '2') vagy nyomja meg az ÁFA tétel nyomógombot vagy üsse le a [SHIFT-F8] billentyűkombinációt.


22

4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [ÁFA számolás] billentyűt. 5. Az [Adatfelvétel] nyomógomb használatával rögzítse a könyvelt tételt. A nyilvántartásba vett számla 45 nap után történő kiegyenlítése: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, ezzel tudjuk elvégezni a keresést. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válasszuk ki a megjelenő listából a bizonylatszám és az összeg alapján a kiegyenlítésre kerülő tételt. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer automatikusan elvégzi a tétel könyvelését. A tétel kiegyenlítését a rendszer úgy könyveli, ahogy Ön előírta (ha pénztár, akkor pénztár, ha bank, akkor bank bevételként). Kérjük figyelje, hogy a pénz arra a kódra folyt-e be amit Ön eredetileg megadott. Amennyiben ez megváltozott, akkor módosítsa a gyűjtőkódot. A 30 napos időhatár figyelése a Bevételi nyilvántartás rendszerben Ha Ön folyószámlát is vezet (vevő, szállító nyilvántartás), javasoljuk, hogy a folyószámla vezetése a vevőszámlák esetén (előírás és a kiegyenlítés is) a vegyes könyvelésből történjen. Bevételi nyilvántartás esetén a kiállított számlán szereplő összeg a kibocsátásától számított 30. napon akkor is bevétel, ha azt a vevő nem fizette meg a számla kibocsátójának. Nem készpénzes számlákat a következőképp kell nyilvántartásba venni a 30 napos figyelés céljából: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt. (A tétel automatikusan kikontírozódik.) 3. Ha az automatikus kontírozású tétel nem nyilvántartási kódokat tartalmaz, akkor vagy nyomja a meg a [Nyilv. tétel] nyomógombot vagy a [SHIFT-F6] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi kódokra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon '3', a Követel oldalon '4'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra. Ha az összeget a Tartozik oldalra írta be, akkor az összeg az adatbeviteli mezőről történő ellépés után átírásra kerül a Követel oldalra is. A Tartozik és a Követel oldal 1. sorának összegét az [F5] billentyű segítségével lehet a másik oldalra átíratni. 5. Az [Adatfelvétel] nyomógombbal vagy az [F10] billentyűvel rögzítse a könyvelt tételt.


23

30 napon belüli kiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel következő a teendő: 1. Válassza ki a bizonylat szám mező utáni [v] nyomógombot. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt, és automatikusan elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt, melyet az [Adatfelvétel] nyomógomb használatával rögzíthetünk). 30 napon belüli részkiegyenlítés esetén nyilvántartásba vett tétellel a következő a teendő: 1. Válassza ki a bizonylat szám mező utáni [v] nyomógombot. Ezután a képernyőn megjelennek a nyilvántartásba vett tételek. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válassza ki a megfelelő tételt, és nyomja meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer ezután automatikusan lemínuszolja a kiválasztott nyilvántartási tételt és elvégzi a bevétel számla normál módon történő könyvelését (felajánlja a könyvelési tételt). Mivel részkiegyenlítésről van szó, az összeget át kell írni a részkiegyenlítés összegére, és az [F5] billentyűvel a Tartozik vagy a Követel oldalon szereplő összeg gyorsan átiratható a másik oldalra. 4. A számla ki nem egyenlített részét vegyük nyilvántartásba a korábban már leírt módon a számlán feltűntetett dátummal. Ez a tétel a folyószámla könyvelése esetén sem érintheti a folyószámla könyvelést, mivel a teljes összeg már korábban előírásra került. 30 nap után a ki nem egyenlített, illetve 30 napon belül részkiegyenlített számlák fennmaradó részének könyvelése a bevételek közé, nyilvántartásba vett tétel esetén: A rendszer automatikusan figyeli a 30 nap leteltét és automatikusan lekönyveli bevételnek a 30 napos tételeket. A nyilvántartásba nem vett, 30 napon belül ki nem egyenlített számla könyvelése a bevétek közé: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, mely után megjelennek az automatikus kontírozásra kijelölt tételek. 2. Válassza ki a megfelelő könyvelési tételt.


24

3. Nyomja meg az [Árbev. tétel] nyomógombot vagy a [Shift-F8] billentyűkombinációt, melynek hatására megtörténik a nyilvántartásba vételi és a normál bevételi kód(ok)ra az átírás (A 4. pozíció a Tartozik oldalon pénz- vagy értékforgalom esetén '3', a Követel oldalon bevétel esetén '2'). 4. Írja be a bruttó összeget a megfelelő oldalra, majd a bruttó összegen állva nyomja meg az [F5] billentyűt, hogy az összeg a másik oldalra is átíródjon. 5. Az [Adatfelvétel] nyomógombbal vagy az [F10] billentyűvel rögzítse a könyvelt tételt. A nyilvántartásba vett számla 30 nap után történő kiegyenlítése: 1. Nyomja meg a szöveg mező utáni [v] nyomógombot, ezzel tudjuk elvégezni a keresést. Ha a bizonylatszám mező üres, akkor az összes használható tételt kigyűjti a rendszer, ha pedig tartalmaz valamilyen bizonylatszámot, akkor csak az azzal kapcsolatos tételeket keresi meg a program. 2. Válasszuk ki a megjelenő listából a bizonylatszám és az összeg alapján a kiegyenlítésre kerülő tételt. Nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. 3. A rendszer automatikusan elvégzi a tétel könyvelését. A tétel kiegyenlítését a rendszer úgy könyveli, ahogy Ön előírta (ha pénztár, akkor pénztár, ha bank, akkor bank bevételként). Kérjük figyelje, hogy a pénz arra a kódra folyt-e be amit Ön eredetileg megadott. Amennyiben ez megváltozott, akkor módosítsa a gyűjtőkódot.


25

KARBANTARTÁS A KÖNYVELÉSBEN Munkánk során előfordulhat, hogy valamilyen okból elhibázzuk az adatfelvitelt és a hibás adatokat mentjük el a számítógépbe. A program a könyvelési hibák korrigálása miatt tartalmazza a karbantartás menüpontokat. A könyvelésben természetesen nem javíthatunk tetszőlegesen. Ha felvisszük az adatokat, utána célszerű azonnal ellenőrizni azokat és az esetleges hibákat ki kell javítani. A javítás mindig csak az aktuális hónapban történhet. Tehát ha egy hónap könyvelését már befejeztük és a következő hónapot elkezdtük, akkor az előző hónap adataihoz már nem nyúlhatunk hozzá alapesetben. Ha előző hónapot akarunk javítani a program a Nem Lehet Javítani... üzenetet adja, akkor nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. FIGYELEM! Ha a könyvelésből történő folyószámla könyvelést is végzünk, akkor bizonyos típusú program változatoknál karbantartáskor az összes folyószámla tétel rendezetlen lesz. Értékelés előtt a program természetesen újra összerendezi a számla előírásokat és kiegyenlítéseket, ezért a karbantartás után az Analitika menüpontban rendeztessük össze a számla előírásokat és kiegyenlítéseket, mivel ezután könyveléskor számla kiegyenlítés esetén a számlaszámon állva és a [Le] billentyűt megnyomva már valóban a rendezetlen tételek közül választhatunk. STORNO Ha a javítási kísérletünkre a program a Nem Lehet Javítani... üzenetet adja, akkor a hibásan bevitt könyvelési tételt akár úgy is kijavíthatjuk, hogy a rossz tétel adatait: 1. átforgatva (TARTOZIK lesz a KÖVETEL és fordítva) vagy 2. mínusz előjellel írjuk ismét be, majd utána a jó helyesbítő tételt rendesen könyveljük le. A javítást az alábbiak szerint végezhetjük el: 1. A menürendszerben válasszuk ki a Karbantartás a VEGYES és a folyószámla könyvelésben A BANK és a folyószámla könyvelés karbantartása Javítás a PÉNZTÁR és a folyószámla könyvelésben menüpontok közül a nekünk megfelelőt. A Pénztárkönyv, Naplófőkönyv és a Bevételi nyilvántartás karbantartása a Karbantartás a VEGYES és a folyószámla könyvelésben menüpont alatt történik. 2. AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA menüpont szerint válasszuk ki azt a céget, amelynek az adataiban javítani szeretnénk.


26

3. Ha az adott cég aktuális naplójában nincs könyvelési tétel, akkor a Nincs javítható adat... felirat jelenik meg a képernyőn. 4. Adatbázis hiba, áramkimaradás, üzemzavar, illetéktelen személy módosítása az adatbázisban a Nem tálálom az adott könyvelési tételt (ÖsszeGyűjt)... üzenetet vonja maga után. Ha a program üzenet nélkül kiszáll a javításból, akkor ez szintén az előbb felsorolt okok valamelyikére vezethető vissza, de a program nem tudta azonosítani a hiba eredetét, ezért a rendszer összeomlás elkerülése végett felfüggesztette az aktuális program modul működését. 5. Következőkben megtekinthetjük a beírt adatokat. A [Keresés] gombbal történő keresés esetén, például ha az összeg vagy számlaszám rovatokat üresen hagyjuk, az üresen hagyott mezőre nem keres a program. (pl. ha csak összeget írunk, az azonos összegek között kereshetünk előre vagy hátra, vagy ha csak számlaszámot, pl. 311-et, akkor a vevők között kereshetünk előre és hátra.) Javítás esetén a KÖNYVELÉS fejezetben leírtak szerint módosíthatjuk az adatokat. A hiba korrigálása és az adatok elmentése után (ha több tételt nem kívánunk javítani) nyomjuk meg a [Kilépés] gombot, melynek hatására visszatérhetünk a hívó menübe.


27

KÖNYVELÉS ZÁRÁS A könyvelő program a havi zárást automatikusan elvégzi, mégpedig úgy, hogy ha elkezdünk egy új hónapot könyvelni, akkor az előző hónapot a program lezárja. Tehát a havi zárással nem kell törődnünk. Könyvelésünk év végi zárását a Könyvelés  Év Zárás: Zárlati tételek felvitele menüpont kiválasztása után, a Záró Tételek felvitelével zárhatjuk le (a Záró Tételek felvitele egy vagy több könyvelési tétel, melynek Szöveg adatbeviteli mezőjébe a program a Záró Tételek szöveget írja be). Ezen kézikönyv MELLÉKLET része tartalmaz segédletet az egyszeres könyvviteli könyvelés nyitásához és zárásához. AUTOMATIKUS ZÁRÁS A KETTŐS KÖNYVVITELBEN Válasszuk ki a Könyvelés  Év Zárás menüpontot. A tétel kitöltése közben a Szöveg mező után található [v] nyomógombra kattintva megjelennek az Automatikus kontírozás tételei, mely lista végén az Automatikus zárás lehetőséget kell kiválasztani. A továbbiakban a rendszer kigyűjti a könyvelt számlaszámok egyenlegeit. Amennyiben az 5.,6.,7.,8. vagy a 9. számlaosztálynak egyenlege van, abban az esetben a program üzenetet küld, hogy a rendező tételek könyvelését végezzük el. Amennyiben már csak az 1.,2.,3. és a 4. számlaosztálynak van egyenlege, abban az esetben a rendszer feltölti adatokkal az aktuálisan könyvelt záró tételt, amelyet a szokásos [F10] billentyűvel rögzíthetünk. A záráshoz a számlaforgalom gyűjtése a számlatükörtől független, ezért hibás könyvelés esetén (könyvelt, de a számlatükörből kitörölt számlaszám vagy gyűjtő számlákra könyvelés) a felajánlott záró tétel és a főkönyvi kivonat forgalma közötti különbség azonnal megmutatkozik. Amennyiben tehát olyan számlaszám szerepel a zárásban, amely nincs a főkönyvi kivonatban, akkor az adott számlaszámra történt könyvelés, de az adott számlaszámot a számlatükörből kitörölték. Ha a zárásban egy adott számlaszámra más összeget ajánl fel a program, mint amennyi a főkönyvi kivonatban van, akkor gyűjtő (alábontott) számlaszámra is történt könyvelés. Amennyiben a főkönyvi kivonatban szereplő számlaszámot nem zár le a rendszer, az azért lehetséges, mert az adott számlaszám gyűjtő (alábontott) számlaszám és nincs közvetlenül rákönyvelve összeg. Amennyiben a rendszer a 491-es számlára is készít zárást, abban az esetben a Tartozik és a Követel forgalom csak a nyitómérleg számlán szereplő összeggel egyezik meg, tehát a könyvelés (valószínűleg a nyitás) Tartozik és Követel egyenlegét (a 491 nyitómérleg számla nélkül) ellenőrizni kell.


28

A zárlati tételek tetszőlegesen módosíthatóak. Ha zárlati tételek közvetlen módosítása helyett újra le szeretnénk zárni a könyvelést, akkor a zárlati tétel módosítása közben a Szöveg mező után található [v] nyomógombra kattintva megjelennek az Automatikus kontírozás tételei, mely lista végén az Automatikus zárás lehetőséget kell kiválasztani. Az automatikus zárás mindig egy több soros záró tételt készít, ezért ha több zárlati tétel van már a rendszerben, akkor azokat a program egy ellenőrző kérdés feltevése után lestornózza.

FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS Vevőink és szállítóink forgalmát, a számlák kiegyenlítését és rendezését követhetjük nyomon a folyószámla könyveléssel. A program a könyvelésbe integrált folyószámla könyvelést alkalmazza, tehát például ha egy számla előírását lekönyveljük a Vegyes naplóba, ott megadva a folyószámla információkat is (vevő, szállító tétel-e, a vevő vagy szállító neve, stb. ), akkor a tétel könyvelési része a Vegyes naplóba kerül, a folyószámla rész pedig a vevő vagy a szállító naplóba. A Vegyes könyvelés karbantartásakor azonban nem csak a könyvelési, hanem a tételhez kapcsolódó folyószámla információkat is láthatjuk (mint adatfelvitelkor). Ha csak a folyószámla adatokat akarjuk megnézni, akkor azt az Irattár  Folyószámla javítás | Vevő (Szállító) folyószámla javítás menüpontokban tekinthetjük meg és az Analitika  Vevő (Szállító) Folyószámla Napló menüpontban listáztathatjuk ki azokat. A Vegyes könyvelésben előírt számla kiegyenlítés részét például banki kiegyenlítés esetén például a Bank naplóba rögzíthetjük. A naplók használata tetszőlegesen választható, tehát lehet mindent (számla előírásokat, kiegyenlítéseket, készpénzes tételeket is) például a Vegyes naplóba is rögzíteni, a könyvelési tételek tartalma a főkönyvi kivonatra és a kartonokra akkor is rákerül. Az előző évi folyószámla tételek előírása a Könyvelés  Előző Évi Rendezetlen Folyószámla tételek felvitele menüpontnál lehetséges. Függetlenül attól, hogy milyen dátummal írjuk elő a folyószámla tételeket, csak az előbb említett menüpont kiválasztása utáni felvitel esetében tekinti a program a folyószámla tételeket előző évinek. Az itt megjelenő almenüben kiválaszthatjuk, hogy magunk könyveljük le az előző évi tételeket vagy automatikusan áthozatjuk a rendszerrel. Kettős könyvvitel esetén ezen menüpont alatt felvitt tételek NEM JELENNEK MEG A FŐKÖNYVI KÖNYVELÉSBEN, ezért az ezen menüpont alatt felvitt számlák egyenlegeit a főkönyvi könyvelés nyitó tételeibe is be kell írnunk (pl.: a 311-re könyvelteket a nyitó tételekben egy összegben rákönyveljük a 311-re). Egyszeres könyvvezetés esetén nem könyvelünk vevő és szállító gyűjtőkódokra a számlák előírásánál. Ez esetben a számlák előírása és kiegyenlítése hasonló könyvelési tétellel történik. A különbség a 4. pozíció számjegye. (Lásd: Segédlet az egyszeres könyvvitelhez című fejezetet vagy a megvásárolt program mellé adott nyomtatott útmutatást.) Az egyszeres és kettős könyvvezetés esetén a folyószámla könyvelési különbségeket lásd a Folyószámla könyvelés menete fejezetnél.


29

A FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉSE: 1. Könyvelés közben megadjuk, hogy melyik könyvelési tétel érinti a folyószámlát, tehát bizonyos könyvelési tételekhez hozzákapcsoljuk a folyószámla tételeket. Könyvelés közben, ha az A tételhez kapcsolódik Folyószámla adat? (I/N) adatbeviteli mezőnél az I betű leütésével válaszolunk, akkor az aktuális könyvelési tételünkhöz hozzákapcsolunk egy folyószámla tételt is. Az A tételhez kapcsolódik Folyószámla adat? (I/N) adatbeviteli mező csak kettős könyvvitel esetén használható automatikusan adatfelvitel (könyvelés) közben. Egyszeres könyvvitel esetén be kell kapcsolnunk a könyvelésből folyószámla vezetés üzemmódot az Irattár  Cégadatok karbantartása menüpontban. Nézzünk egy példát a folyószámla könyvelésre: A KÖNYVELÉS fejezetnél leírtak szerint az A tételhez kapcsolódik Folyószámla adat? (I/N) adatbeviteli mezőre I betűvel válaszolva, majd az [ENTER] billentyűt leütve a folyószámla adatbeviteli mezők is megjelennek a képernyőn. Ha az előző évi rendezetlen folyószámla tételeket visszük fel (ha rendelkezünk előző évi könyvelő rendszerrel, akkor a rendezetlen tételeket és a partner adatokat át is hozhatjuk automatikusan az előző évről), akkor két dátum érték és az ÁFA százalék megadása után kell kitöltenünk a folyószámla adatok részt. A képernyő felső részén annak a cégnek a megnevezését és adószámát láthatjuk, melynek most a könyvelését végezzük. A jobb oldalon láthatjuk a folyószámla könyvelés tájékoztató jellegű sorszámát (a „...” vagy „Automata” jelentése: a folyószámla tétel sorszáma adatfelvételkor kerül megállapításra), mellette a bal oldalon a könyvelés dátumát, melyet a számítógép automatikusan felajánl. A legelső könyvelési tételnél a program először a könyvelés dátuma soron áll. Ha a dátum nekünk megfelel, akkor nyomjuk meg a [Le], [ENTER] vagy a [TAB] billentyűt, ha nem, akkor írjuk be a nekünk megfelelő dátum értéket ( Pl. a 2015.01.01 dátumot szeretnénk beírni, akkor a beírandó karakter sorozat a 20150101, mert a dátum tagolását a számítógép végzi). A program minden egyes új tételnél a számítógép belső naptárát használja. Ha tehát a megjelenő dátum értékek nem megfelelőek, akkor a könyvelő program elindítása előtt a DATE utasítás begépelésével, majd az [ENTER] billentyű megnyomása után a helyes dátum érték beírásával beállíthatjuk a számítógép belső naptárát (ha nem magyar az operációs rendszer beállítása, akkor amerikai lehet a dátum forma!): hónap, nap, év. pl.: 1031-2015). Ha a felajánlott dátum mégsem felel meg nekünk akkor a [Fel] vagy a [SHIFT-TAB] billentyű megnyomásával a könyvelés dátuma mezőre állhatunk, majd javíthatjuk a dátum értéket.


30

Következő lépésként írjuk be az Fizikai Teljesítés Dátumát. Könyvelésből történő folyószámla vezetés estén figyeljünk arra, hogy a számla előírásakor (kettős könyvvitel) az esemény dátuma a számla fizikai teljesítésének dátuma (az áru vagy szolgáltatás átadása). Ha az esemény dátumát nem egyezően adjuk meg a teljesítés dátumával, akkor a könyvelő program erre felhívja figyelmünket. Ellenkező esetben az ÁFA elszámolás nem fog egyezni az ÁFA nyilvántartással, mert az ÁFA elszámolás a főkönyvből, az ÁFA nyilvántartás a vevő/szállító folyószámla naplókból készül. Ezen eltérésre vezethető vissza, ha a főkönyvi számla nem egyezik a vevő/szállító analitikával valamely hónapban. Az ÁFA százalék megadása után a következő adatbeviteli mezőnél meg kell adnunk, hogy Vevőt vagy Szállítót érint az aktuális könyvelési tétel. Ezután azt kell beírnunk, hogy az aktuális könyvelési tétel számla előírás, kiegyenlítés, pénztár vagy ÁFA tétel. A (P) jelentése: az adott folyószámla tétel előírás is és kiegyenlítés is (Készpénzes számláknál használhatjuk). FIGYELEM! Kettős könyvvitel esetében a vevő (311) és a szállító (454) így kimarad a könyvelésből (Pl.: T384, K91, K467), ezért akinek ez így nem jó, természetesen használhatja előírva majd kiegyenlítve a pénztárt is. Egyszeres könyvvitelnél mindenképpen felesleges a készpénzes számlákat a folyószámlában előírni és kiegyenlíteni, hacsak nem akarjuk a pénztári számlákat ellenőrizni a pénztárbevételi bizonylatokkal. Egyszeres könyvvitel esetén lehetőség van csak a kiegyenlítések rögzítésére, amelyből az ÁFA nyilvántartás elkészülhet (lehetőség van ÁFA nyilvántartás készítésére a könyvelésből is). Ezen kiegyenlítések a vegyes napló könyveléséből megtehetők, nem kell külön könyvelni a folyószámlát a Feladásos Folyószámla Könyvelés menüpontok alatt. Természetesen ha nincsenek előírások, a folyószámla analitika ennek megfelelően hozza a tételeket, de akinek nem kell folyószámla, hanem csak ÁFA nyilvántartás, olyan adat tartalommal, amelyet a folyószámlából készít a rendszer, akkor részükre ezt a megoldást javasoljuk. Egy másik lehetséges megoldás az is, hogy a Szöveg mezőbe adatfelvitelkor beírjuk a partner nevét is (pl.: 'Vásárlás XY Kft.'), így a könyvelésből elkészített ÁFA nyilvántartás adattartalma már nagyon hasonló lesz a folyószámlából készített listáéhoz (ekkor már csak a partner adószáma hiányzik a listáról). Egyszeres könyvvitelnél a folyószámlában a 'P' mód használatakor (tehát ha az adott számlát nem írjuk elő és nem egyenlítjük ki, hanem egy tétel lesz az előírás is és a kiegyenlítés is) azonban ügyelnünk kell arra, hogy a program a 'P' módot a készpénzes számláknál használja, ezért a folyószámla listázásakor a számla kelte dátum egyenlő lesz a kiegyenlítés dátumával! Az 'A' módot (Pénztárkönyv, Naplófőkönyv = ÁFA mód, Bevételi nyilvántartás = Árbevétel mód) csak egyszeres könyvvitelnél lehet használni abban az esetben, amikor egy vevő számla teljesítésétől (Pénztárkönyv, Naplófőkönyv) számított 45 nap vagy a számla kiállításától (Bevételi nyilvántartás) számított 30 nap már letelt, de a számla összegét partnerünk még nem fizette ki részünkre. Ebben az esetben a számla ÁFA tartalmát le kell könyvelnünk (Pénztárkönyv, Naplófőkönyv), illetve bevételként el kell számolnunk (Bevételi nyilvántartás) és ehhez használjuk ezt a jelölést. (Részletek: Segédlet az egyszeres könyvvitelhez fejezetben.)


31

Ezután adjuk meg a Számla Kelte, ÁFA figyelés kezdete, ÁFA számítás kezdete (45 napos ÁFA) dátumot. A program automatikusan felajánlja az Fizikai Teljesítés Dátumának megfelelő értéket. Ha nekünk ez nem felel meg, tetszőlegesen javítsuk ki, vagy írjuk felül. FIGYELEM! Egyszeres könyvvitelnél az ÁFA figyelés kezdetének dátuma a teljesítés dátuma, ezért ha a számla és teljesítés dátuma különböző, akkor ebbe a mezőbe az ÁFA figyelésének dátumát, vagyis a teljesítés dátumát kell beírni! Kiegyenlítéskor a Számla Kiegyenlítésének dátumát kell megadni. Ezalatt az időpont alatt azt értjük, amikor a pénz megérkezett a bankszámlánkra vagy a pénztárunkba. Következő lépésként adjuk meg a Fizetési Határidő dátumát. A program automatikusan felajánlja a Számla Kelténél nyolc munkanappal későbbi dátumot (hacsak nem készpénz a fizetési mód). Ha nekünk ez nem felel meg, tetszőlegesen javítsuk ki, vagy írjuk felül. Kiegyenlítéskor a Fizetés Keltének dátumát kell megadni. Ezalatt az időpont alatt azt értjük, amikor az ügyfél fizetett, tehát amikor leemelték a pénzt a bankszámlájáról vagy kivették azt a pénztárból. Majd a partner megnevezését kell megadnunk. Ezt kétféleképpen tehetjük meg. 1. Gépeljük be a partner megnevezését, majd nyomjuk meg a [Le], [ENTER] vagy [TAB] billentyűt. 2. Az adatbeviteli mező mellett látható egy [v] gomb. Ennek a jelentése a következő: az adatbeviteli mezőt vagy úgy töltjük ki, hogy mi begépeljük az adatot vagy a szöveget, vagy pedig a számítógép szolgáltatását elfogadva megnyomjuk a [v] nyomógombot, melynek hatására a lehetséges kitöltési variációk közül választhatunk és a kitöltést a számítógépre bízzuk. A [v] nyomógomb megnyomásának természetesen csak akkor van értelme, ha már van partner listánk, mert csak akkor tudunk a partnerek közül választani. Legelőször tehát ki kell töltenünk a partner megnevezését. Ha egy adott partnert már felvittünk a nyilvántartásunkba (egy előző folyószámla könyvelési tételben már megadtuk az adatait) és a könyvelés folyamán ismét vele kapcsolatos számlát kell kitöltenünk, akkor nyomjuk meg a [v] nyomógombot, melynek hatására egy ablakban megjelennek a partnereink adatai. Gépeljük be a keresett megnevezést vagy annak első néhány karakterét, melynek hatására a kijelölés a begépelt karaktersorozattal kezdődő megnevezésre áll rá (ha van olyan), vagy a [Fel] [Le] [PgUp] [PgDn] (fel, le, lapozás fel, lapozás le) billentyűk segítségével álljunk rá a kiválasztandó partnerre. A kiválasztás az [ENTER] billentyű segítségével történik. Ha nem akarunk választani, akkor nyomjuk meg az [ESC] billentyűt. Ezután adjuk meg a partner adószámát. Ha nem tudjuk partnerünk adószámát, akkor tekintsük azt egyszerű azonosító számnak vagy sorszámnak és ennek megfelelően töltsük ki. Ha partnerünket úgy választottuk a fent említettek szerint a listából, akkor a program erre a helyre automatikusan beírja a megfelelő számot.


32

1. Ha beírjuk az adószámot, majd megnyomjuk a [Le], [ENTER] vagy a [TAB] billentyűt, akkor ezután a program ellenőrzi, hogy az adott adószám szerepel-e nyilvántartásunkban. Ha igen akkor A: a partner megnevezése üres: a program beírja a partner megnevezését, B: a partner megnevezése ki van töltve: B1: az adószámhoz a megfelelő partner megnevezés van beírva: a program elfogadja a partner adatait, B2: az adószámhoz nem a megfelelő partner megnevezés van beírva: a program figyelmeztet, hogy ilyen adószámmal és más megnevezéssel már szerepel partner a nyilvántartásunkban. Ha a partner még nem szerepel a nyilvántartásban, akkor a könyvelési tétel adatfelvétele előtt néhány kiegészítő információt megkérdezve a partner bekerül a nyilvántartásba. Ezután írjuk be a számla számát. Ez betűket és számokat is tartalmazhat. Figyeljünk arra, hogy azonos számlaszámmal csak néhány tétel szerepeljen, mert különben értékeléskor a számlák összerendezése lassú lesz (például a kp-s vevőknek ne mindig ugyanazt a számlaszámot adjuk). Kiegyenlítéskor a számlaszám adatbeviteli mező mellet megjelenik egy [v] nyomógomb. Ennek hatására az aktuális partner kiegyenlítetlen számlái közül választhatunk. Tehát a [v] nyomógomb hatására egy ablakban megjelennek a partner kiegyenlítetlen számlái az előírt összeggel együtt. A részkiegyenlített számlák esetén az összeg után egy csillag [*] jel látható. Így jelöli a rendszer a részkiegyenlített számlákat, mivel a számlákhoz tartozó tényleges részkiegyenlített összegek kiszámolása esetenként túl sok időt venne igénybe és ez lassítaná a könyvelést. A [Fel] [Le] [PgUp] [PgDn] (fel, le, lapozás fel, lapozás le) billentyűk segítségével álljunk rá a kiválasztandó számlára. A kiválasztás az [ENTER] billentyű segítségével történik. Ha nem akarunk választani, akkor nyomjuk meg az [ESC] billentyűt. Ezután a Könyvelés fejezetnél leírtak szerint írjuk be a számlaszámokat (gyűjtőkódokat) és az azokhoz tartozó összegeket. Folyószámla könyvelésekor a számlák kompenzációját egy az erre a célra nyitott átvezetési számla segítségével oldhatjuk meg. Adatfelvételhez nyomjuk meg az [Adatfelvétel] vagy a billentyűzeten az [F10] nyomógombot. Az ellenőrzés után ha új partner adatait írtuk be, akkor egy ablakban megjelennek az új partner már beírt és hiányzó adatai. Töltsük ki a hiányzó adatokat (nem kötelező!). Az utolsó adatbeviteli mezőn az [ENTER] billentyűt megnyomva ha a feltett kérdésre (Az új partner adatai megfelelőek?) igennel válaszolunk ([I] betű megnyomása), akkor az új partner (vevő vagy szállító) bekerül a partner nyilvántartásba.


33

Ha a következő kérdésre Az adatok megfelelőek? igennel válaszolunk ([I] betű megnyomása), akkor az aktuális folyószámla könyvelési tétel is elmentésre kerül. Egyszeres könyvvitelnél NEM KELL VEVŐRE, SZÁLLÍTÓRA KÖNYVELNI. (Ha azt akarjuk, hogy az folyószámla tétel előírásnak kiegyenlítése készpénzes tétel esetén ne legyen automatikus (csak speciális program változatnál), használjuk a Később fizetett készpénz fizetési módot. Előírás helyett használjunk inkább pénztár tétel kódot ('P'), ez esetben nem egyenlít ki semmiképp automatikusan a rendszer a következő tételben, mivel a 'P' tétel előírás és kiegyenlítés is egyben.) Ha egy számlát előírunk és annak fizetési módja Készpénz, akkor kettős könyvvitel esetén a program azt félautomatikusan egyenlíti ki (csak speciális program változatnál) a pénztár naplóba (szabályszerűen felajánlja a kiegyenlítést, de mivel több pénztárunk is lehet, ezért felajánlja a kiegyenlítés módosítását). Ha azt akarjuk, hogy a kiegyenlítés ne legyen (fél)automatikus, használjuk a Később fizetett készpénz fizetési módot. Ezzel elvégeztük egy folyószámla tétel felvitelét, a program új sorszámmal rááll a következő tételre. Folyószámla könyvelés javításához a menürendszerben válasszuk ki az Irattár  Folyószámla Javítás  Vevő (Szállító) Folyószámla Javítás menüpontot, majd a Karbantartás a Könyvelésben fejezetnél leírtak szerint keressük meg a javítandó tételt és korrigáljuk (ha a számítógép engedi). STORNO: Ha a javítási kísérletünkre a program a Nem Lehet Javítani... üzenetet adja, akkor a hibásan bevitt könyvelési tételt úgy is javíthatjuk, hogy a rossz tétel adatait átforgatva (TARTOZIK lesz a KÖVETEL és fordítva) vagy mínusz előjellel írjuk ismét be, majd utána a jó helyesbítő tételt rendesen könyveljük le. A szállítók, vevők (partnerek) adatainak javításához a menürendszerben az Irattár  Partnerek adatainak javítása menüpontot használjuk. A javított partnerek adatai a folyószámla könyvelésben is aktualizálódnak.


34

FOLYÓSZÁMLA KÖNYVELÉS MENETE 1. Év elején nyissuk meg a főkönyvet, a vevők és szállítók tartozását egy összegben a nyitó naplóban (vegyes könyvelés 1. tétele). Ezt természetesen csak kettős könyvvitelnél kell elvégeznünk, mivel egyszeres könyvvezetésnél nem könyvelünk vevő és szállító számlára (gyűjtőkódokra). 2. Írjuk elő az előző évi folyószámla tételek felvitele menüpontban tételesen az előző évi kiegyenlítetlen számlákat vevőre és szállítóra (a részkiegyenlítettek kiegyenlítetlen részét). Azért kell itt előírni, hogy ne kerüljön bele a tárgyévi ÁFA nyilvántartásba. Ha már az előző évben is ezt a rendszert használtuk, akkor a megfelelő menüpont kiválasztásával automatikusan is áthozhatjuk az előző évből a rendezetlen folyószámla tételeket és partner adatokat. 3. Ezek után a fentebb leírtak szerint könyveljük a folyószámlát. Javasoljuk, hogy egyszeres könyvvitelnél készpénzes számla esetén a „P”, azaz pénztártételes könyvelési módot (az „E”, „K”, „P”, „A” közül) az előző mód helyett (készpénzes számla előírása és kiegyenlítése), így a vegyes könyvelésben egy tételünk lesz a számla előírás is és a kiegyenlítés is, valamint ezt mind a vevőknél mind a szállítóknál alkalmazhatjuk. Ebben az esetben azonban ügyelnünk kell arra, hogy a programban a „P” mód miatt a számla kelte dátum egyenlő lesz a kiegyenlítés dátumával! Egyszeres könyvvitel folyószámla könyveléséhez olvassuk el a „Segédlet az egyszeres könyvvitelhez” című fejezetet vagy a nézzük meg a megvásárolt program mellé adott nyomtatott útmutatást.


35

A VALUTA/DEVIZA KEZELÉS A Valuta/Devizanemek megadása, javítása Számlatükör  Valuta/Devizanemek megadása, javítása menüpont kiválasztása és a cégválasztás után megjelenő ablakban a devizanem felvitele az [INS] billentyűvel történik a legelső soron állva (FelNyíl vagy CTRL-PGUP). Ezután megadhatjuk a Devizanemet, annak Megnevezését, Váltási Egységét, Folyószámla Kipontozhatóságát. A folyószámla kipontozáshoz cégenként maximum 5db Devizanemet adhatunk meg, melyeket később is megváltoztathatunk. Folyószámla listázásakor a Forint mellett ezekre a Devizanemekre kérhetjük le a listát. A már rögzített tételeket javítani is lehet, a megfelelő mezőre állva [ENTER] lenyomása után. A törlés a [DEL] billentyű lenyomásával történik, a törlendő devizanem valamelyik mezőjén állva.

A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása Számlatükör  Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása menüpont kiválasztása után megjelenő ablakban új felvitel esetén az [INS] billentyű lenyomásával a legelső soron állva (FelNyíl vagy CTRL-PGUP) megadhatjuk a Devizanemet, az árfolyamok kezdeti érvényességi Dátumát, Vételi árfolyamát, Közép árfolyamát, Eladási árfolyamát. Tétel törlése a [DEL] billentyűvel történik. Az [F7] segítségével meg lehet keresni karbantartás esetén a javítandó devizanemet, nevének beírásával a megjelenő mezőbe. Ilyenkor a kurzor a megadott devizanemre ugrik. Ha egy devizanemre több árfolyam is rögzítve van akkor az elsőre áll, illetve ha nincs olyan, amit megadtunk, azt jelzi egy ablakban.

Deviza - Forint vagy Forint - Deviza átszámítás A könyvelés során a Forint, Deviza mezőn állva lehet Deviza/Forint átszámítást végezni a [Deviza számolás] nyomógomb lenyomásával. Ekkor megjelenik egy ablak, amelyben megadható az átváltandó Deviza vagy Forint összeg (ha a könyvelés ablakban már kitöltöttük valamelyik mezőt, az ott beírt értéket a rendszer felkínálja). Az átváltáshoz szükséges árfolyam típust (Vételi, Közép, Eladási) a megfelelő árfolyam kezdőbetűjének beírásával választhatjuk ki. A Devizanemet beírhatjuk, illetve a [LeNyíl] lenyomása után válogathatunk a már felvitt devizanemek közül és [F7]-tel kiválaszthatjuk a megfelelőt. (A Devizanem megadható a könyvelési ablakban is.) A Deviza árfolyamot a Devizanem kiválasztása után a megadottak szerint a rendszer kitölti, de ez felül is írható. A Váltási egységet szintén kitölti a rendszer, de ezt is módosíthatjuk. Megadható még, hogy a Tartozik és a Követel oldalra is beírja-e a rendszer az összegeket, vagy csak az aktuális oldalra, ahonnan meghívtuk az átszámítást. Az összegeket kerekíthetjük is.


36

Az átszámítás kitöltés közben az [F10] billentyű lenyomására, vagy a mezők kitöltése után [ENTER] lenyomására történik.

A Valuta/Devizanemek megadása, javítása könyvelés közben Könyvelés során a [Deviza számolás] nyomógomb lenyomására megjelenő átszámítás ablakon belül a Devizanem mezőre kell ráállni és a [LeNyíl] leütésével megkapjuk a Számlatükör menüpont alatt megismert deviza ablakot, amelyet a fent leírtak szerint használhatunk.

A Valuta/Deviza árfolyamok megadása, karbantartása könyvelés közben Könyvelés közben a [Deviza számolás] nyomógomb lenyomására megjelenő Devizaátszámítási ablak Deviza árfolyam mezőjére kell ráállni és a [Shift-F10] segítségével kapjuk meg a Számlatükör menüpont alatt megismert deviza ablakot, amelyet a fent leírtak szerint használhatunk.

AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA Ha a programot csak egy cég könyvelésére használjuk, akkor természetesen nem kell a cégek közül választani, mivel ebben az esetben nincs cég lista, tehát ezen fejezet további részét ne olvassuk el, hanem folytassuk a következővel. Ha a program indulása után még nem választottunk munkacéget (az cég amelynek adataival dolgozni fogunk), akkor egyes menüpontok kiválasztása után egy ügyfél listából kell azt választanunk, Tehát ki kell jelölnünk azt a céget, amellyel dolgozni szeretnénk: - Megjelenik a képernyőn egy cég lista. A listából válasszuk ki, hogy melyik céggel szeretnénk dolgozni. Ezt a következőképpen tehetjük meg: - Használjuk a [Fel] [Le] billentyűket, melyek segítségével kiválaszthatjuk a megfelelő céget, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ezzel az adott céget kijelöltük. - A gyorsabb keresés érdekében nyomjuk meg a billentyűzeten a keresett cég kezdőbetűjét. Ekkor a kijelölt sor az első ilyen karakterrel kezdődő cégnév lesz ( ha van ) (Például: az a betű megnyomására az a és az A betűvel kezdődő cégekre áll rá, az é megnyomására az é, az É megnyomására pedig az É betűvel kezdődőkre áll rá a kijelölés). Ha még egyszer megnyomjuk


37

ugyanazt a billentyűt, akkor a következő ilyen betűvel kezdődő sor lesz az aktuális, és így tovább. Közben természetesen használhatjuk a [Fel] [Le] billentyűket is a választáshoz. Ha megtaláltuk a keresett céget, akkor nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ezzel kiválasztottuk azt. Bizonyos menüpontoknál nem az összes, hanem csak egyes feltételeknek megfelelő cégek közül választhatunk. Például, ha belépünk a Listázás almenübe, akkor csak azok közül a cégek közül választhatunk, melyeknek könyvelési formája Kettős könyvvitel, abban az esetben, ha például az Összesítő almenübe lépünk be, akkor csak azok közül az ügyfelek közül választhatunk, amelyeknek könyvelési formája Pénztárkönyv, vagy Naplófőkönyv. Ha egy cég könyvelési formája alapján kiválasztható lenne, de mégsem tehetjük ezt meg, akkor annak az az oka, hogy a rendszer a jelszavunkhoz rendelt hozzáférési szint alapján kizárt bennünket annak a cégnek az anyagából, tehát meg sem nézhetjük azt!

LISTÁZÁS ÉS ÉRTÉKELÉS Könyvelésünkről a következők szerint készíthetjük el a különböző listákat és értékeléseket: - Válasszuk ki a menürendszerből a megfelelő menüpontot. - AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezetben leírtak szerint jelöljük ki azt a céget, amelyikkel dolgozni szeretnénk. - Következő lépésként a rendszer megkérdezi, hogy „Az ÉRTÉKELÉS melyik időszakra készüljön?”, várva a kívánt időpontokat, vagy a program megkérdezi, hogy „Az ÉRTÉKELÉS melyik hónapra készüljön? (1-12)”, majd a kívánt hónap számát várja, hogy begépeljük (1=Január, 2=Február, stb.). Alapesetben a program felajánlja az utolsó könyvelt hónapot. Ha a felajánlott időszak vagy hónap nekünk megfelel, akkor nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ha nem, akkor gépeljük be a megfelelő időszak dátumát vagy a kívánt hónap számát, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. - Következőkben a program elvégzi (KÉPERNYŐRE vagy NYOMTATÓRA) a kiválasztott értékelést vagy listázást.


38

ÁFA SZÁMFEJTÉS, ÁFA ELSZÁMOLÁS Amikor egy új cég adatait írtuk a számítógépbe, akkor az adatok kitöltésénél (ÁFA fizetés módja mező) meg kellett adnunk, hogy az adott ügyfélnek milyen az ÁFA fizetés módja. Ide egy karaktert írhattunk be, melyek az adott cég ÁFA fizetés módját jelentik. Emlékeztetőül ezek a következők lehetnek: A B N

Általános ÁFA Bolti ÁFA Nincs ÁFA

Amikor kiválasztjuk a Meghatározott ÁFA számfejtés, vagy az ÁFA elszámolás menüpontot, akkor a program először azt keresi meg, hogy az adott cégnél melyik ÁFA számfejtési formát kell alkalmazni (vannak kötött gyűjtőkód számok melyeket a KÖNYVELÉS fejezetnél tekinthetünk meg), majd ennek megfelelően indítja az alkalmas program modult.

SZÁMLATÜKÖR ÉS GYŰJTŐKÓD LISTA Ha programunk csak egy cég könyvelését végzi, akkor a könyvelési formának megfelelően válasszuk ki a számlatükröt vagy a gyűjtőkódokat tartalmazó listát. Abban az esetben, ha programunk több cég könyvelését végzi, akkor a megfelelő menüpontok kiválasztása után AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezetben leírtak szerint jelöljük ki azt a céget, amelyikkel dolgozni szeretnénk. Tehát a számlatükröt vagy a gyűjtőkódokat tartalmazó listát a következőképpen tekinthetjük meg, javíthatjuk vagy nyomtathatjuk ki: Először a menürendszerből kell kiválasztanunk a megfelelő menüpontokat, hogy elérhessük a számlatükrünket vagy a gyűjtőkód listánkat. - Könyvelési formánk egyszerűsített kettős vagy kettős könyvvitel: - Válasszuk ki a menürendszerben a Számlatükör  A Kiválasztott Cég Számlatükre menüpontot. - Könyvelési formánk pénztárkönyv, naplófő¬könyv vagy bevételi nyilvántartás: - Válasszuk ki a menürendszerben a Számlatükör  Egy Kiválasztott Cég Gyűjtőkódjai menüpontot. Ezután a megjelenő almenüből ki kell választanunk, hogy a számlatükröt illetve gyűjtőkódot: - módosítani akarjuk (beszúrás, törlés, bővítés, javítás), vagy


39

- nyomtatott listát szeretnénk készíteni a számlatükrünkről illetve gyűjtőkód listánkról, ekkor válasszuk ki a könyvelési formának megfelelően a számlatükörrel vagy a gyűjtőkód listával kapcsolatos menüpontot. Abban az esetben, ha programunk több cég könyvelését végzi, akkor ezután az AZ ÜGYFÉL KIVÁLASZTÁSA fejezetben leírtak szerint jelöljük ki azt a céget, amelyikkel dolgozni szeretnénk. A számlatükör vagy a gyűjtőkód lista megtekintése illetve karbantartása: Először a megfelelő almenüben válasszuk ki a Karbantartás menüpontot, melynek hatására megjelenik a kiválasztott cég számlatükre (kettős könyvvitel) vagy gyűjtőkód-listája (egyszeres könyvvitel). A képernyőn megjelenő ablakban javíthatjuk az adatokat, mely ablak alapesetben három oszlopból áll, melyek a következők: - Számlaszám vagy Gyűjtőkód oszlopa, mely adatok maximum hat számjegyből állhatnak. - Rákönyvelés oszlop, mely egy karakter hosszúságú. Ha erre a helyre az ’I’ betűt írjuk be, akkor könyvelés adatfelvitelkor az aktuális sorban lévő számlaszámot illetve gyűjtőkódot beírhatjuk a könyvelésbe, ha ’N’ betűt, akkor nem, ebben az esetben a kódnak csak értékeléskor van szerepe. HIBA, ha gyűjtő számlaszámokra könyvelünk: Például könyvelünk a 21,211,212-re is, ekkor a 21 számlaszámon természetesen nem csak a bontott alszámlák összege jelenik meg, hanem a 21-re könyvelt is! Ezért a számlatükörben tiltsuk le a 21-re történő könyvelés lehetőségét (Rákönyvelés legyen: ’N’ (vagyis Nem). - Megnevezés, mely maximálisan harminc betűből és számjegyből állhat. A számlaszámok és a gyűjtőkódok karbantartásához, módosításához, felviteléhez az ablak jobb oldalán látható billentyűket használhatjuk. Ezek a következők: [Fel] -- Előző sorra ugrás [Le] -- Következő sorra ugrás [PgUp] -- Lapozás egy ablaknyit felfelé [PgDn] -- Lapozás egy ablaknyit lefelé [0..9] -- A beírt számot megkeresi a program a számlatükörben vagy a gyűjtőkód-listában. Ha nincs megfelelő számlaszám vagy gyűjtőkód, akkor a legjobban hasonlító sorra áll rá. Ha a számlatükröt vagy a gyűjtőkód-listát könyvelés közben a megfelelő adatmezőn hívtuk be, akkor a [Ctrl-ENTER] billentyűvel ki tudjuk választani az aktuális sorban lévő számlaszámot vagy gyűjtőkódot, mely beíródik a könyvelésbe.


40

[ENTER] -- Belépés az adatmező szerkesztésébe [INS] -- Beszúrás -- Egy sor beszúrása az aktuális sor elé. Egyszeres könyvvitelnél sorba kell beszúrni a tételeket, kettős könyvvitelnél a gép sorba rendezi a tételeket. A számlaszámok megbontása: pl. vegyük a belföldi követelések számlát 311. Mivel nem kell kijelölni melyek a gyűjtők és melyek a részletezett számlák, ha tovább bontjuk, figyelni kell a következőkre: 3111-ben gyűjti a 31111-et. Ezért tíznél nagyobb megbontásnál (tehát ha a 311-et pl. 20 alszámlára kívánjuk megbontani), akkor a 3111 a következőképpen helyes: 31101 és 31120. Ez problémát akkor is jelenhet, ha utólag kell bővíteni a számlatükröt. Habár átvezetéssel korrigálható ez a hiba, célszerű az említett megbontást alkalmazni már a munka kezdetén. [DEL] -- Törlés -- Az aktuális sor törlése. Olyan számlaszámot nem enged a rendszer törölni, amelyre már könyveltünk. [ESC] -- Kilépés a számlatükör illetve a gyűjtőkód-lista javításából.

JELSZÓ A program kétszintű hozzáférés védelemmel készült (kulcslemez és jelszó). A hozzáférési szintek (melyik felhasználó mely cégek könyvelését használhatja, módosíthatja) jelszavakhoz vannak rendelve. A jelszavas belépési rendszer csak akkor működik a programban, ha Önnek ilyen program változata van (tehát a jelszavas belépési és azonosító rendszert megvásárolta). A program legelső indulásakor bármilyen jelszót beírhatunk, mivel ekkor még nincs felhasználó lista. A belépés után létrehozhatjuk a jelszavakat. Ehhez válasszuk ki az Irattár  Jelszó  Új jelszó felvitele menüpontot. Először be kell írnunk a felhasználó nevét. Gépeljük be tehát a nevet. Utána meg kell adnunk a névhez tartozó jelszót. Írjuk be a jelszavunkat. A beírás után a program kéri a jelszót még egyszer: Kérem a jelszót még egyszer! Erre az ellenőrzés miatt van szükség. Ha beírt két jelszó nem egyezik meg, akkor A beírt két jelszó nem egyezik meg... üzenetet kapjuk, és meg kell ismételnünk a beírást. A beírás alatt az [ESC] billentyűvel mindig kiléphetünk az adatok elmentése nélkül. Ha a beírt két szó egyezik, akkor a program megvizsgálja, hogy a felhasználók valamelyike választotta-e már ezt a belépési jelet. Ha igen, akkor az Ilyen jelszó már létezik, nem tudom elfogadni... felirat jelenik meg a képernyőn. Ha az előbbi üzenetek nem jelennek meg a képernyőn, akkor a beírt név és a választott szöveg adathordozóra kerül és a legközelebbi programba lépéskor már a most beírt karaktereket (jelszót) is elfogadja a program. A legelső beírt jelszó tulajdonosa lesz a legmagasabb rangú a felhasználók között. Abban az esetben, ha a programot többen is használják, akkor célszerű minden felhasználónak saját jelszavat adni. Ha jelszavunk jogokkal rendelkezik, akkor ezt könnyen megtehetjük, mivel az Irattár  Jelszó  Új jelszó felvitele menüpont kiválasztása után beírhatjuk a felhasználó nevét, majd megkérjük, hogy addig, amíg nem nézünk oda, írja be a saját kitalált jelszavát


41

kétszer. Ha minden sikerült, akkor legközelebbi programba lépéskor az új felhasználó már saját jelszavával léphet be. Ha saját jelszavunk nem rendelkezik új felhasználót létrehozó joggal, akkor a fent leírtakat nem tehetjük meg, a program a Nincs a bejelentkezett felhasználónak joga új nevet felvinni... üzenetet küldi. A jelszavakhoz a rendszergazda adhatja a jogokat, valamint azok a felhasználók, akiket a legmagasabb rangú felhasználó erre feljogosít. A programba belépett bármely felhasználó saját, de csak is saját jelszavát módosíthatja. Ez még a rendszergazdára is vonatkozik. Mindenki belépési jelszava titkos, azt csak a tulajdonosa módosíthatja. Nincs lehetőség az elfelejtett jelszó megnézésére, mert a program azokat háromlépcsős kódolással megfejthetetlenné teszi és csak a program futásakor kerülnek visszafejtésre. A jelszavunkat tehát az Irattár  Jelszó  Jelszó módosítás menüpontnál módosíthatjuk. Az Irattár  Jelszó  Hozzáférési jog változtatás menüpontnál a jogokkal rendelkező felhasználó megváltoztathatja a felhasználók jogait. Ez a következőképpen teheti meg: - Ki kell választani a fent említett menüpontot a menürendszerből. - A képernyőn megjelenik a felhasználó lista és a hozzájuk tartozó jog. A kívánt mezőt a következő billentyűk segítségével érhetjük el: [Jobbra] -- a következő mezőre lép, [Balra] -- az előző mezőre lép, [PgUp] -- lapozás előre, [PgDn] -- lapozás hátra, [Home] -- ugrás a legelső mezőre, [End] -- ugrás a legutolsó mezőre, [ENTER] -- javítás az aktuális mezőben, [ESC] -- kilépés a javításból. - Ha az adatokat módosítani kívánjuk, nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ekkor a program belép szerkesztő üzemmódba, tehát korrigálhatjuk az adatokat. A neveknél egyszerűen kijavíthatjuk azokat: ráállunk a megfelelő mezőre, megnyomjuk az [ENTER] billentyűt, kijavítjuk a nevet, majd ismét megnyomjuk az [ENTER] billentyűt.


42

A jogoknál 1..9 számok szerepelhetnek. A legkisebb jog [1], a legnagyobb [9]. Csak a 9es jogú felhasználó léptethet be a rendszerbe új felhasználókat és csak ő változtathatja meg a jogokat, ezért ügyeljünk arra, hogy legalább egy felhasználónak legyen 9-es joga! A jogok javítása a következőképpen történik: ráállunk a megfelelő mezőre, megnyomjuk az [ENTER] billentyűt. Ekkor 1..9 billentyűkkel megváltoztathatjuk a jogokat. Következő lépésként nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt, ezzel befejezzük a mező szerkesztését. Ha végeztünk a módosításokkal, akkor üssük le az [ESC] billentyűt, mellyel visszatérhetünk a hívó menübe. FIGYELEM! Ha egy felhasználónak kisebb jogot adunk, mint egy könyvelt cégnek, akkor az a felhasználó nem férhet hozzá a nála nagyobb jogú cég adataihoz! A cégek hozzáférési szintjeit az Irattár | Hozzáférési szintek állítása menüpontnál változtathatjuk meg. Az Irattár | Jelszó | Egy jelszó törlése menüpont kiválasztása után, ha jogokkal rendelkezünk, akkor egyes felhasználókat törölhetünk a listáról. Ehhez válasszuk ki a fenti menüpontot, majd a [Fel] [Le] billentyűk segítségével jelöljük ki a törlendő nevet, majd nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt. Ha a feltett kérdésre igennel válaszolunk, az [I] billentyű lenyomásával, akkor a felhasználó törlődik a listáról. A főmenühöz történő visszalépéshez használjuk az [ESC] billentyűt.

HOZZÁFÉRÉSI SZINTEK ÁLLÍTÁSA Minden felhasználó jelszavához egy hozzáférési szint van rendelve. Ha engedélyezünk egy új felhasználót, akkor az ő hozzáférési joga a legnagyobb, 9-es lesz. Ha létrehozunk egy új céget akkor annak a hozzáférési szintje a legkisebb, 1-es lesz. Az Irattár  Hozzáférési szintek állítása menüpontnál a cégek hozzáférési szintjeit állíthatjuk be.


43

A NYOMTATÓ KEZELÉSE A rendszer minden, a Windowsba telepített nyomtatót tud kezelni, mely a szabványos Windows grafikus nyomtatást használja. A Windowsos nyomtatók beállítása a Windows operációs rendszeren belül történik. Az ElitCONTO könyvelő rendszerhez beépített karakterkészlettel rendelkező, szabványos nyomtató kimenetre csatlakoztatható tűs, tintasugaras vagy lézernyomtató ajánlott, de USB csatlakozású Windowsos nyomtató is használható. Windows operációs rendszerben az internetről ingyenes letölthető doPDF programmal (mely a nyomtatók közé egy PDF nyomtatót telepít) az eredménylisták PDF formátumban is elkészíthetők, így azokat e-mailben tovább küldve a címzett könnyen meg tudja tekinteni. A program a következő nyomtatókat tudja kezelni: Minden EPSON ESC/P, IBM Proprinter, HP PCL-3, HP PCL-5 és HP PCL-6 kompatibilis, valamint USB és Ethernet csatlakozású Windowsos nyomtatót is kezel. Nyomtatáskor a következő papír típusok használhatók: - A4 leporelló (1, 2, 3, 4, 5 példányos) - A3 leporelló (1, 2, 3, 4, 5 példányos) (A program csak A4-es méretig használja ki.) - Folyamatos papír. (Leporelló papír, ha a nyomtató képes kezelni.) - A4 méretű papír lapadagolóval. A nyomtató megfelelő beállítása után a programot kell a megfelelő üzemmódra beállítani, ha az nem EPSON üzemmód. Nyomtató üzemmód kiválasztása az Irattár  Paraméterek menüponton belül választható. A számítógép kikapcsolása után ezt a program automatikusan megjegyezi. Ha hálózaton használjuk a programot és használunk jelszavas belépési rendszert, akkor a nyomtató típusa személyenként állítható, így lehetőség van a helyi és a hálózati nyomtató terminálonkénti kihasználására. Mielőtt listát nyomtatnánk, mindig győződjünk meg róla, hogy - a nyomtató bekapcsolt állapotban van-e, - világít-e az ON LINE lámpa vagy nem világít-e a PAUSE gomb (ha nem nyomjuk meg a gombot), - a papír megfelelően be van-e állítva és megfelelő mennyiségű papír rendelkezésre áll-e a nyomtatóban.


44

A PROGRAM MŰKÖDÉSE HÁLÓZATBAN A könyvelő rendszert nem csak önálló gépen működtethetjük, hanem hálózatban is. A speciális ORC és OWC technikának köszönhetően még lassú hálózaton is elfogadható válaszidőkkel reagál a program. Működés közben automatikusan felismeri a hálózati alkalmazást. Több terminál esetén előfordulhat, hogy a munkahelyek ugyan azzal az állománnyal szeretnének dolgozni. Adatfelvitel és karbantartás esetén a fent említett helyzetben néhány másodpercnyi várakozás után folytathatjuk a munkát (közben a Hálózaton nem elérhetők az adatok... Próbálkozom... üzenetet küldi a rendszer). Értékeléskor a rendszer zárolja az aktuális cég adatait azért, hogy az értékelés eredménye a valós képet nyújtsa. Ellenkező esetben előfordulhatna, hogy az értékelés alatt módosított cég értékelési eredménye nem felelne meg a tényleges helyzetnek, mivel az adatokat listázás közben módosították, ezért egyes eredmények a régebbi, mások az újabb állapotnak felelnének meg.


45

MELLÉKLET Azért, hogy programunk megfelelően számolja például a különböző ÁFA fizetési módok esetén is az ÁFÁ-t, ezért bizonyos könyvelési szabályokat be kell tartanunk. Más szabályok mellett ezen szabályokat is az alábbiakban részletezzük:

KÖTELEZŐ SZÁMLASZÁMOK A számlatükör és a gyűjtőkód lista kialakításánál az alábbiak figyelembe vételén túl a felsorolás utáni eredménytáblák leírását is tanulmányozzuk át (lásd.: a kézikönyv végén). Ezen eredménytáblák fix számlaszámokkal és gyűjtőkódokkal dolgoznak, ezért ha ezeket használni akarjuk, akkor a táblák számlaszámainak és gyűjtőkódjainak jelentését, tartalmát vegyük figyelembe a számlatükör és a gyűjtőkód lista módosításánál. (Kettős könyvvitel esetén a számlaszámokat használó listák, mint például a mérleg és az eredménykimutatás, csak akkor működnek helyesen, ha az ajánlott számlatükörben a számlaszámok megnevezésének jelentését nem változtatjuk meg. Pl.: az árbevételt áttesszük a 9-es számlaosztályból a 3-asba, akkor az alapértelmezés szerinti mérleg és az eredménykimutatás nem lesz jó. A számlaszámok tetszőlegesen tovább bonthatók.) Naplófőkönyv és Pénztárkönyv esetén a Bolti kiskereskedelem ÁFA könyvelésénél nagyon fontos, hogy a következők szerint könyveljünk: 91124 Bolti kisker árbevétele 46724 Bolti kisker árbevétel ÁFA 811141 27%-os Bolti kisker árubeszerzés 811142 18%-os Bolti kisker árubeszerzés 466141 27%-os Bolti kisker árubeszerzés ÁFA 466142 18%-os Bolti kisker árubeszerzés ÁFA További ÁFA %-ok a 811143..811145 és a 466143..466145 gyűjtőkódokra tetszőlegesen beírhatók. A fenti kódok nyilvántartási kódjaira könyvelt tételeket is (az árbevétel és az árbevétel AFA kivételével) figyelembe veszi a rendszer az ÁFA számolásakor. Kettős könyvvitel esetén Általános ÁFA fizetési mód esetén nagyon fontos, hogy a következők szerint könyveljünk: 4681 -- Tárgyévi ÁFA pénzügyi elszámolás


46

4682 -- Előző évi ÁFA pénzügyi elszámolás Kettős könyvvitel esetén Bolti ÁFA fizetési mód esetén nagyon fontos, hogy a következők szerint könyveljünk: 924 -- Bolti kisker árbevétel (tovább bontható) (Ténylegesen befolyt bevétel) 4671 -- Általános szabályok szerinti egyéb bev. ÁFA 4674 -- Bolti kisker árbevétel ÁFA (Ténylegesen befolyt bevétel AFA) 81441 -- 27%-os Bolti kisker árubeszerzés 81442 -- 18%-os Bolti kisker árubeszerzés 4661 -- Általános szabályok szerinti levonható ÁFA 46641 -- 27%-os Bolti kisker árubeszerzés ÁFA 46642 -- 18%-os Bolti kisker árubeszerzés ÁFA 4681 -- Tárgyévi ÁFA pénzügyi elszámolás 4682 -- Előző évi ÁFA pénzügyi elszámolás További ÁFA %-ok a 81441..81445 és a 46643..46645 számla számokra tetszőlegesen beírhatók. A fenti számlaszámok tovább bonthatók. Bolti ÁFA elszámolás egyszeres és kettős könyvvitelnél is a kézzel történő könyveléshez hasonlóan az árbevételből el kell különíteni az ÁFÁ-t. Az elkülönítést külön könyvelési tételben rögzítsük. Az elkülönítendő összeget a Bolti ÁFA Nyilvántartó Lapról olvashatjuk le. (Könyvelése: pl: egyszeres könyvvitel 100 Ft esetén: T: (üres marad!) K:91124 É:-100 Ft (mínusz!), K:46724 É:100 Ft, kettős könyvvitel 100 Ft esetén: T:924 É:100 Ft, K:4674 É:100 Ft) A SZÁMLASZÁMOK MEGBONTÁSA (Kettős könyvvitel) Pl.: 311 3111 3112 ...

Számlaszám A 311 1. megbontása A 311 2. megbontása

Így egy számlaszámot 9 részre bonthatunk meg. Ha ez nekünk nem elég, akkor számlatükrünket így alakítsuk ki: Pl.:

311 31101

Számlaszám A 311 1. megbontása

Felhasználói Kézikönyv 31102 ...

47

A 311 2. megbontása

Így egy számlaszámot már 99 részre bonthatunk. Az alábbiakban megemlítünk néhány tipikus problémát, melyre könyvelés közben célszerű odafigyelni: A számlaszámok megbontása: pl. vegyük a belföldi követelések számlát 311. Mivel nem kell kijelölni melyek a gyűjtők és melyek a részletezett számlák, ha tovább bontjuk, figyelni kell a következőkre: 3111-ben gyűjti a 31111-et. Ezért tíznél nagyobb megbontásnál (tehát ha a 311-et pl. 20 alszámlára kívánjuk megbontani), akkor a 3111 a következőképpen helyes: 31101 és 31120. Ez problémát akkor is jelenhet, ha utólag kell bővíteni a számlatükröt. Habár átvezetéssel korrigálható ez a hiba, célszerű az említett megbontást alkalmazni már a munka kezdetén. Gyűjtő számlaszámokra könyvelünk: Például könyvelünk a 21,211,212-re is, ekkor a 21 számlaszámon természetesen nem csak a bontott alszámlák összege jelenik meg, hanem a 21-re könyvelt is! Ezért a számlatükörben tiltsuk le a 21-re történő könyvelés lehetőségét (Rákönyvelés legyen: N (vagyis Nem)). Olyan számlaszámot törlünk ki a számlatükörből, amelyre már könyveltünk: A könyvelő rendszer megengedi, hogy bármikor tetszőlegesen módosítsuk számlatükrünket. Ha véletlenül olyan számlaszámot törlünk ki, amelyre már könyveltünk, akkor az adott számlaosztály végösszege a részösszegek összegeivel nem lesz egyenlő. GYŰJTŐKÓDOK KIALAKÍTÁSA (Egyszeres könyvvitel) A gyűjtőkód lista kialakításánál figyeljünk arra, hogy a TARTOZIK oldalon a gyűjtőkód 4. pozíciója csak 1-es és 3-as, a KÖVETEL oldalon a gyűjtőkód 4. pozíciója csak 2-es és 4-es lehet. Ez azért van, hogy a gyűjtőkódokat ne tudjuk rossz oldalra beírni. Ha a gyűjtőkód 4. pozícióján 0 szerepel az azt jelenti, hogy a program arra a kódra értékelés közben (pl.: Összesítés) összegezni fog: 3841 3842 3840

Bankszámla bevétel (Lehet rá könyvelni) Bankszámla kiadás (Lehet rá könyvelni) Bankszámla egyenleg (Nem lehet könyvelni rá)


48

Segédlet a nyitáshoz (Egyszeres könyvvitel) Nyitó tételek 2015. január 1. Vállalkozás neve:

.........................

adószáma:

.........................

Bankszámlák

38411

............ Ft

38412

............ Ft

38413

............ Ft

Pénztár

3811

............ Ft

Adósok

3391

............ Ft 3392 ................ Ft

Befektetések

3911

............ Ft

Értékpapírok

3221

............ Ft

El.évi ÁFA köt.

46311

............ Ft 46321 .............. Ft

El.évi TA köt.

46312

............ Ft 46322 .............. Ft

El.évi SZJA köt.

46314

............ Ft 46324 .............. Ft

El.évi m.váll k.

46316

............ Ft 46326 .............. Ft

Levont jár.köt:

47311 47312 47313 47314 47315 47316

............ ............ ............ ............ ............ ............

Ft Ft Ft Ft Ft Ft

47321 47322 47323 47324 47325 47326

.............. .............. .............. .............. .............. ..............

Ft Ft Ft Ft Ft Ft

Bankhitel

45021 .............. Ft

Tagi kölcsön

45022 .............. Ft

Lev. m.bérből

45013

............ Ft 45023 .............. Ft

Felhasználói Kézikönyv Egyéb hitel Pü eredmény

49

45024 .............. Ft 4991

............ Ft 4992

.............. Ft

4152

.............. Ft

Vagyoni betét -------------------Összesen:

Budapest, 2015. január 1.

............ Ft

.............. Ft


50

Segédlet a záráshoz (Egyszeres könyvvitel) ÉVES ZÁRÁS, ZÁRLATI TÉTELEK 2015. dec. 31. Vállalkozás neve : ................................ adószáma: ................................

I. ZÁRLATI TÉTELEK: 1. Társasági adó ---------------2015. évi kötelezettség ( ezer Ft-ra kerekítve ) Befizetett előleg ----------------Összesen ( Könyvelendő ) ha +: T89116 K46322 ha -: T46312 K99122 2. Általános Forgalmi Adó ------------------------2015. évi kötelezettség ( ezer Ft-ra kerekítve) Befizetett (visszaigényelt) összeg Összesen: (Könyvelendő) ha ha

+: T89116 K46321 -: T46311 K99122

....................... .......................

Ft Ft

....................... .......................

Ft Ft

....................... ....................... -----------------------....................... .......................

Ft Ft

3. Pénztár egyenleg rendezése, ha az egyenleg negatív ------------------Összesítő szerinti egyenleg T3811 K99122 .......................

Ft Ft

Ft

4. Pénzügyi eredmény 2015. dec. 31-i összesítőből -------------------Adóalapba beszámító ag.áru besz: ....................... munkabér: ....................... TB járulék: ....................... egyéb ktg: ....................... reprezentációs ktg ....................... Adóalapba nem számító kiadás * ....................... Levonható ÁFA: ....................... Zárlati tételek I/1. 89116 ....................... Zárlati tételek I/2. 89116 ....................... -------------------------Összesen.......................

Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft Ft

Adóköteles bevételek Adóba nem számító bevételek * Bevételek ÁFA

Ft Ft Ft

....................... ....................... .......................

Ft

Felhasználói Kézikönyv Zárlati tételek I/1 99122 I/2 99122 I/3 99122 -------------------------

51

..................... ..................... .....................

Ft Ft Ft

Összesen: ..................... Különbözet /költség + , bevétel -/ T4991 K99122 ..................... /költség - , bevétel +/ T89116 K4992 .....................

Ft Ft Ft

* 2015. dec. 31-ei összesítő, valamint 1-3 tételek adata


52

II. ZÁRÓ TÉTELEK Bankszámla

3842 ......... Ft

Pénztár

3812 ......... Ft

Adósok

3391 ........... Ft 3392 ......... Ft

Befektetések

3912 ......... Ft

Értékpapírok

3222 ......... Ft

ÁFA kötel.

46311 .......... Ft 46321 ........ Ft

TA Köt.

46312 .......... Ft 46322 ........ Ft

SZJA köt.

46313 .......... Ft 46323 ........ Ft

M.váll. köt.

46315 .......... Ft 46325 ........ Ft

Levont jár.köt. 47311 47312 47313 47314 47315 47316

.......... .......... .......... .......... .......... ..........

Ft Ft Ft Ft Ft Ft

47321 47322 47323 47324 47325 47326

........ ........ ........ ........ ........ ........

Ft Ft Ft Ft Ft Ft

Bankhitel

45011 .......... Ft

Tagi kölcsön

45012 .......... Ft

Egyéb hitel

45014 .......... Ft

Lev. m.bérből

45013 .......... Ft 45023 ........ Ft

Pénzügyi er.

4991

.......... Ft 4992

........ Ft

Vagyoni betét 4151 .......... Ft 4152 ........ Ft ---------------------------------------------Összesen: .......... Ft ........ Ft Záró tételek pénzügyi eredmény számítása: dec. 31-i összesítő szerinti egyenleg I/4

......... Ft ......... Ft

Felhasználói Kézikönyv ----------------------------Összesen: ......... Ft I/4 tételnél 4992 +, 4991 -, ha a végösszeg mínusz előjelű, akkor a 4992-re könyvelendő, ha + előjelű 4991-re könyvelendő. Adókötelezettségek egyenlegeinél figyelembe veendő a zárlati tételekben könyvelt összeg is előjelének megfelelően. Budapest, 2015. december 31. .........................

53


54

Gyűjtőkódok a naplófőkönyvben (Egyszeres könyvvitel) Pénztár

Bankszámla

Bevételek

Bevétel

Kiadás

Egyenleg

Bevétel

Kiadás

Egyenleg

Az értékesítés árbevétele és bevételek

3841

3842

3840

3811

3812

3810

9112(0..9)

Egyéb eredményt nem képező bevételek

Fizetendő általános forgalmi adó

9912(1..2)

4672(1..8)

Kiadások Termelési-kezelési költség és egyéb ráfordítások Anyag- és árubeszerzés

Munkabér

A munkabérek közterhei

5111(1..6) 8111(4..6)

5411(1..6) 5511(1..5)

5611(1..9)

Egyéb termelési kezelési költség és ráfordítás 5211(1..9), 5311(1..9) 8611(1..9) 8711, 8811

Követelések Adósok

Befektetések

Egyéb kiadások

Levonható ÁFA

8911(1..9)

4661(1..5)

Kötelezettségek Értékpapírok

Adók

Nyugdíjjárulék

Hitelek

Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés Növekedés Csökkenés 3391

3392

3911

3912

3221

3222

A pénzügyi eredmény elszámolása

4632 (1..7)

4631 (1..7)

4732 (1..6)

4731 (1..6)

4502 (1..4)

4501 (1..4)

A jegyzett tőke és tőke tartalék

Növekedés

Csökkenés

Növekedés

Csökkenés

4992

4991

4152

4151

Segédlet a gyűjtőkódokhoz Pl.: 9112(0..9) jelentése: az adott oszlopban a következő gyűjtőkódokra könyvelhetünk: 91120, 91121, 91122,91123, 91124, 91125, 91126, 91127,91128, 91129


55

Pl.: 9912(1..2) jelentése: 99121, 99122 A gyűjtőkód lista szabadon módosítható, tehát ha csak a 9112-re szeretnénk könyvelni, akkor az adott cég gyűjtőkódjainak módosításával ezt is megtehetjük. Azért célszerű a részletes kódokra könyvelni, mert így a bonyolult adóbevallást is (a részletező összesítés segítségével) könnyen kitölthetjük! Ha az adott gyűjtőkód 4. pozíciója 1-es, akkor a TARTOZIK oldalon, ha 2-es, akkor a KÖVETEL oldalon szerepelhet, ha 0, akkor nem könyvelhetünk rá, mert a számítógép EGYENLEGET számol rajta. Adósok: Pl.: Adott előlegek

Pénztárkönyvi Összesítés (Egyszeres könyvvitel) PK2015 típusú Pénztárkönyv Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: (1) Adóköteles bevételek 9112 (2) Fizetendő ÁFA (Befolyt Bevétel ÁFA!) 4672 (3) Jövedelem kiszámításánál figyelembe nem veendő bevételek 9912 + 3392 + 3912 + 3222 + 4632 + 4732 + 4502 + 4992 + 4152 (4) Bevételek összesen (1) + (2) + (3) (5) Anyag-, árubeszerzés 5111 + 8111 - 81115 (6) Közvetített szolgáltatások értéke 81115 (7) Az alkalmazottak bére és közterhei (5411 + 5511 + 5611) – (54116 + 56114 + 56115)


(8) Vállalkozói kivét 54116 (9) Egyéb költségként elszámolható kiadás 5211 + 5311 + 56114 + 56115 + 8611 + 8711 + 8811 (10) Beruházási költség 89113 (11) Levonható ÁFA 4661 (12) Egyéb, költségként el nem számolható kiadás 8911 - 89113 + 3391 + 3911 + 3221 + 4631 + 4731 + 4501 + 4991 + 4151 (13) Kiadások összesen (5) + (6) + (7) + (8) + (9) + (10) + (11) + (12)

T.504/S típusú Pénztárkönyv Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: (1) Az adó alapjába beszámító ÉRTÉKESÍTÉSI bevételek 91120 + 91121 + 91122 + 91123 + 91124 + 91125 + 91129 (2) Az adó alapjába beszámító EGYÉB bevételek 91126 + 91127 + 91128 (4) Egyéb, az adó alapjába be nem számító bevételek 9912 + 3392 + 3912 + 3222 + 4632 + 4732 + 4502 + 4992 + 4152 (4) Fizetendő ÁFA (Befolyt Bevétel ÁFA!) 4672 (5) Bevételek összesen (1) + (2) + (3) + (4) (6) Költségnek minősülő kiadások: anyag-, árubeszerzés 5111 + 8111

56


(7) Az alkalmazottak bére és közterhei (5411 + 5511 + 5611) – (54116 + 56114 + 56115) (8) Vállalkozói kivét 54116 (9) Egyéb termelési és kezelési költségek 5211 + 5311 + 56114 + 56115 (11) Egyéb ráfordítások 8611 + 8711 + 8811 (11) Egyéb (adóalapba nem számító) kiadások 8911 + 3391 + 3911 + 3221 + 4631 + 4731 + 4501 + 4991 + 4151 (12) Levonható ÁFA 4661 (13) Kiadások összesen (6) + (7) + (8) + (9) + (10) + (11) + (12)

A.504-UJ/I típusú Pénztárkönyv Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: (1) Az értékesítés árbevétele és bevételek 9112 (2) Egyéb, eredményt nem képező bevételek 9912 + 3392 + 3912 + 3222 + 4632 + 4732 + 4502 + 4992 + 4152 (3) Fizetendő ÁFA (Befolyt bevétel ÁFA) 4672 (4) Bevételek összesen (1) + (2) + (3) (5) Anyag-, árubeszerzés 5111 + 8111

57


(6) Munkabér és közterhei 5411 + 5511 + 5611 (7) Egyéb termelési-kezelési költség és ráfordítás 5211 + 5311 + 8611 + 8711 + 8811 (8) Egyéb (adóalapba nem számító) kiadások 8911 + 3391 + 3911 + 3221 + 4631 + 4731 + 4501 + 4991 + 4151 - 89119 (9) Levonható ÁFA 4661 (10) Jövedelem kivét 89119 (11) Kiadások összesen (5) + (6) + (7) + (8) + (9) + (10)

Információ a pénzügyi helyzetről (Egyszeres könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: (1) Adóköteles bevétel 9112 (2) Adóalapba számító költség 5111 + 5211 + 5311 + 5411 + 5511 + 5611 + 8111 + 8611 + 8711 + 8811 (2a) Ebből árubeszerzés 81114 + 81116 (3) Árbevétel [-] Könyvelt költség (1) - (2) (4) Bankszámla állomány 3841 - 3842

58


(5) Pénztár állomány 3811 - 3812 (6) Bankhitel állomány 45021 - 45011 (7) ÁFA kötelezettség tárgyévi 4672 - 4661 (8) ÁFA kötelezettség előző évi 46321 - 46311 (9) Befizetett ÁFA tárgyévi 89111 - 99121 (10) ÁFA fizetési kötelezettség tárgyhóban (7) - (9) (11) SZJA kötelezettség tárgyévi 46323 (12) SZJA kötelezettség előző évi 46324 - 46314 (13) Befizetett SZJA tárgyévi 46313 (14) SZJA kötelezettség tárgyhóban (11) - (13) (15) Alkalmazotti munkabér évkezdettől 54111 + 54112 + 54113 (16) Segítő családtagi jövedelem évkezdettől 54114 (17) Bérjárulékok évkezdettől 5611 (18) Ebből: befizetett vállalkozói TB járulék évkezdettől 56114 + 56115

59


(19) Ebből: befizetett munkaadói járulék évkezdettől 56117

Általános ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: 1. Bevételek ÁFÁ-ja tárgyhó végéig 4672 2. Bevételek ÁFÁ-ja előző hó végéig 4672 3. Bevételek ÁFÁ-ja tárgyhóban 4672 4. Levonható ÁFA tárgyhó végéig 4661 5. Levonható ÁFA előző hó végéig 4661 6. Levonható ÁFA tárgyhóban 4661 7. Kötelezettség tárgyhó végéig 1. - 4. 8. Kötelezettség előző hó végéig 2. - 5. 9. Kötelezettség tárgyhóban 3. - 6. 10. Befizetések tárgyhó végéig 89111 - 99121 11. Befizetések előző hó végéig 89111 - 99121

60


61

12. Befizetések tárgyhóban 89111 - 99121 13. Tárgyhavi fizetési kötelezettség 7. - 10.

Bolti ÁFA számfejtés (Egyszeres könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő gyűjtőkódok összegzésével adódnak: 1. Tovább értékesítési célú árubeszerzés évkezdettől 81114(1..5) + 46614(1..5) + Nyitó - Záró (Összeg + ÁFA) A fenti kódok nyilvántartási kódjaira könyvelt tételeket is figyelembe veszi a rendszer az ÁFA számolásakor. 2. Áruértékesítés árbevétele évkezdettől 91124 + 46724 3. Áruértékesítés árbevételének ÁFÁ-ja évkezdettől A megadott adatokból az ÁFA törvény szerinti képlettel kiszámolt összeg 4. Egyéb bevételek ÁFÁ-ja évkezdettől 4672 - 46724 5. Könyvelendő tárgyhavi ÁFA elkülönítés 3. - 46724 6. Árbevétel ÁFA évkezdettől 3. + 4. 7a. Levonható ÁFA tárgyhóban 4661 7b. Levonható ÁFA évkezdettől 4661


8. ÁFA kötelezettség évkezdettől 6. - 7b. 9. Előző hónap végéig elszámolt ÁFA Az eddigi számítást előző havi adatokkal végig számolva, majd 6e. - 7be. 10. Tárgyhavi kötelezettség 8. - 9. 11. Befizetett (visszaigényelt) ÁFA előző hónap végéig 89111 - 99121 12. Befizetett (visszaigényelt) ÁFA tárgyhó végéig 89111 - 99121 13. Tárgyidőszaki befizetés összege 12. - 11. 14. Fizetendő tárgyhavi összeg 8. - 12.

Általános ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő számlaszámok összegzésével adódnak: 1. Bevételek ÁFÁ-ja tárgyhó végéig 467 2. Bevételek ÁFÁ-ja előző hó végéig 467 3. Bevételek ÁFÁ-ja tárgyhóban 467 4. Levonható ÁFA tárgyhó végéig 466 5. Levonható ÁFA előző hó végéig 466

62


6. Levonható ÁFA tárgyhóban 466 7. Kötelezettség tárgyhó végéig 1. - 4. 8. Kötelezettség előző hó végéig 2. - 5. 9. Kötelezettség tárgyhóban 3. - 6. 10. Pénzügyileg rendezett ÁFA tárgyhó végéig 468 11. Pénzügyileg rendezett ÁFA előző hó végéig 468 12. Pénzügyileg rendezett ÁFA tárgyhóban 468 I. Tárgyhavi fizetési kötelezettség 7. - 10. II. Ebből előző évi ÁFA fizetési kötelezettség 4682

Bolti ÁFA elszámolás (Kettős könyvvitel) Az eredmény listán szereplő sorok értékei a következő számlaszámok összegzésével adódnak: 1. Tovább értékesítési célú árubeszerzés évkezdettől 8144(1..5) + 4664(1..5) + Nyitó - Záró (Összeg + ÁFA) 2. Áruértékesítés árbevétele évkezdettől (Ténylegesen befolyt bevétel) 924 + 4674

63


3. Áruértékesítés árbevételének ÁFÁ-ja évkezdettől A megadott adatokból az ÁFA törvény szerinti képlettel kiszámolt összeg 4. Egyéb bevételek ÁFÁ-ja évkezdettől 467 - 4674 5. Könyvelendő tárgyhavi ÁFA elkülönítés 3. - 4674 6. Árbevétel ÁFA évkezdettől 3. + 4. 7a. Levonható ÁFA tárgyhóban 466 7b. Levonható ÁFA évkezdettől 466 8. ÁFA kötelezettség évkezdettől 6. - 7b. 9. Előző hónap végéig elszámolt ÁFA Az eddigi számítást előző havi adatokkal végig számolva, majd 6e. - 7be. 10. Tárgyhavi kötelezettség 8. - 9. 11. Befizetett (visszaigényelt) ÁFA előző hónap végéig 4681 12. Befizetett (visszaigényelt) ÁFA tárgyhó végéig 4681 13. Tárgyidőszaki befizetés összege 12. - 11. 14. Fizetendő tárgyhavi összeg 8. - 12.

64


65

Éves beszámoló MÉRLEGE (Kettős könyvvitel)

Éves beszámoló EREDMÉNYKIMUTATÁSA (Kettős könyvvitel) A kettős könyvvitel mérleg és eredménykimutatás lista az Analitika  Mérleg és Eredménykimutatás menüpont alatt érhető el. A rendszer beépítve tartalmazza az „A” és „B” mérleg és az Összköltség- és Forgalmiköltség-eljárással készítendő „A” és „B” eredménykimutatást is. Ezen mérleg és eredménykimutatás sablonok, minták az Az alap MÉRLEG minták sorainak megadása és az Az alap Eredménykimutatás minták sorainak megadása menüpontokban tekinthetők meg. A rendszerben mind a mérleg, mind az eredménykimutatás tartalma és felépítése teljesen megváltoztatható. Első lépésként a mérleg és eredménykimutatás típusok közül – ha az alapértelmezett beállítás nem felel meg – az Egy alap MÉRLEG minta átmásolása egy cégnek és az Egy alap Eredménykimutatás minta átmásolása egy cégnek menüpontoknál átmásolhatjuk a megadott sablonokat a megfelelő cégnek, majd ezeket az Egy cég MÉRLEG sorainak megadása és az Egy cég Eredménykimutatás sorainak megadása menüpontokban módosíthatjuk is. Módosíthatjuk az alap mérleg és eredménykimutatás mintákat is, de az ezután létrehozott cégek már a módosított listákat fogják megkapni, amennyiben az „A” mérleget és az „A”-„A” eredménykimutatást is módosítottuk. Ha a negatív kötelezettséget is szeretnénk figyeltetni a mérlegben, akkor az A kiválasztott cég MÉRLEG átvezetésének megadása menüpontban megadhatjuk a figyelendő számlaszámokat, melyeknek az egyenlege ha negatív lesz, akkor a mérlegben a megadott „+ATVEZETES” megjelöléssel a negatív kötelezettséget át vezethetjük a követelések közé. Az alap mérleg minták tartalmazzák az átvezetést, nekünk csak a figyelendő számlaszámokat kell megadni a fent említett menüpontban. A listákat az A kiválasztott cég MÉRLEGÉNEK listázása és az Egy cég Eredménykimutatásának listázása menüpontokban kérhetjük le. A listák összeállítása a Niara-CODEX listakészítő rendszer alkalmazásával lehetséges, mely az alábbi jelölés rendszert használja: A mérleg vagy az eredménykimutatás összeállítása programrészbe belépve egy táblázatot látunk, melyben a nyilakkal és a lapozó billentyűkkel mozoghatunk, az [INSERT] billentyűvel tudunk egy sor beszúrni a táblázatba, a [DELETE] billentyűvel pedig egy sort tudunk törölni. Az aktuális mező szerkesztéséhez nyomjuk meg az [ENTER] billentyűt vagy kezdjük el begépelni a kívánt karaktereket. A gépelés elkezdésekor a rövidebb mezők tartalma törlődik, ha a szerkesztés megkezdésének első leütött billentyűje nem jobbra vagy balra nyíl. A táblázatból kilépni az [ESC] billentyűvel lehet. Az elvégzett módosítások azonnal tárolódnak már a táblázat szerkesztésekor. Ha egy mező tartalmát véletlenül írtuk


66

felül, akkor a mező szerkesztéséből az [ESC] billentyűvel lépjünk ki, így visszaállítódik annak eredeti tartalma. Ha az [ENTER] vagy a nyilak billentyűkkel lépünk ki a mező szerkesztéséből, akkor annak tartalma azonnal tárolódni fog a számítógépen. Az egyes oszlopok tartalma és annak jelölésrendszere: A Sor jele: A kigyűjtésekben és a feltételekben ezzel a megadott jellel kell hivatkozni erre a sorra. A sor jele például lehet: A, AI, 01, XIV. A soroknak ez csak belső azonosító jele, a listákon nem kerül kiírásra. Típus: F - Főcsoport, C - Csoport, S - Sor, U* - Üres sor, N - Nem írja ki a sort, P** - Parancs, L - Lista neve, V* - Vízszintes vonal, M* - Megjegyzés, * = F - Főcsoport, C - Csoport, S – Sor szinten vagy alatta hajtódik végre ** = F - Főcsoport, C - Csoport, S – Sor szinten hajtódik végre (kivétel: Betűtípus mindig végrehajtódik) F - Főcsoport, C - Csoport, S – Sor: Ha a típus mező például „S”, akkor az a lista egy sora, tehát a sor a listázáskor kiírásra kerül, ha a lista lekérésekor az F - Főcsoport, C - Csoport, S – Sor lehetőségek közül a sor színtű részletességet kérjük. Ha csoport színtű listát kérünk akkor a listán az F - Főcsoport, C – Csoport megjelölésű sorok fognak csak szerepelni. Üres sor: Ha a típus mező tartalma „U”, akkor az a listán egy üres sorként jelenik meg. A „*” jelentése, hogy a típus utolsó karaktere például „S” akkor az „US”, „URES-S” vagy „URES_SOR-S” megjelölést alkalmazzuk, ekkor az üres sor csak a sor szinten kért listákon jelenik meg, ha „UC”, akkor a sor és csoport szinten lekért listákon láthatjuk, ha „U” vagy „UF”, akkor a listán mindig szerepelni fog. Nem írja ki a sort: Ha a típus mezőben „N” szerepel, akkor a sor nem kerül kiírásra. Így ideiglenesen kivehetünk egy sort, vagy segítségével mellékszámításokat is végezhetünk. Parancs: A „P” utasítással parancsot adhatunk a rendszernek, például: Típus mező: „P”, Megnevezés mező: „Kisbetü” (pontosan így kell beírni az idézőjelek közötti részt), akkor a lista kisbetűvel kerül kiírásra a parancs kiadása után, ha a Megnevezés mező: „Nagybetü”, akkor a lista nagyobb méretű betűvel folytatódik. Ha a lista valamely részét új lapon szeretnénk folytatni, akkor a Típus mezőbe: „P”, a Megnevezés mezőbe: „Lapdobás” utasítást írjunk. Ha azt szeretnénk, hogy a lapdobás parancs csak az adott, például a sorszinten lekért listában történjen meg, akkor a Típus mezőbe a : „PS” utasítást írjuk. Csoport szinten lekért listában lapdobást a „PC” Típus megadásával érhetjük el.


67

Lista neve: Ha a Típus mező tartalma: „L”, akkor a Megnevezés mezőben lévő szöveg lesz a lista neve a lista lekérésekor. Vízszintes vonal: Ha a Típus mezőben „V” szerepel, akkor a rendszer a listában egy vízszintes vonalat húz. A Típus utolsó karakterén meghatározhatjuk, hogy a vonal mely szinten és alatt jelenjen meg. Ha a típus utolsó karaktere például „S” akkor a „VS”, „VONAL-S” megjelölést alkalmazzuk, ekkor a vonal csak a sor szinten kért listákon jelenik meg, ha „VC”, akkor a sor és csoport szinten lekért listákon láthatjuk, ha „V” vagy „VF”, akkor a listán mindig szerepelni fog. A vonal hosszát a rendszer az aktuális betűtípushoz igazítja. Megjegyzés: Ha a Típus mező tartalma „M”, akkor a rendszer a listában egy megjegyzést helyez el, melyet a Megnevezés oszlopból olvas ki. A Típus utolsó karakterén meghatározhatjuk, hogy a megjegyzés szövege mely szinten és alatt jelenjen meg. Ha a típus utolsó karaktere például „S” akkor az „MS”, megjelölést alkalmazzuk, ekkor a megjegyzés csak a sor szinten kért listákon jelenik meg, ha „MC”, akkor a sor és csoport szinten lekért listákon láthatjuk, ha „M” vagy „MF”, akkor a listán mindig szerepelni fog. Megnevezés: A megnevezés oszlop tartalma kerül kiírásra a listán, valamint ide kell beírni a programnak adott parancsokat, valamint ez a mező tartalmazza a lista nevét is. Feltétel: Ha a feltétel igaz, akkor a sor kiszámolásra kerül. Összetett példa:([XIV]+5 > [IX]-20) vagy ([III] < 0) és (1000 = [V01]+[AI]-100) Jelentése: A XIV. sor plusz 5 nagyobb mint a IX. mínusz 20 vagy a III. sor kisebb 0 és a V01+AI-100 egyenlő 1000-el, akkor a sor kiszámolásra kerül, egyébként az értéke nulla lesz. A feltételben a sorra úgy hivatkozhatunk, hogy a sor jelét „[]” jelek közé tesszük, innen tudja majd a rendszer, hogy egy sort kell keresnie, pl.: [XIV]. Ha az adott sor nem létezik, akkor nulla értékkel számolja a rendszer a hivatkozást. Egyéb használható műveleti jelek: „<”, „>”, „=”, „+”, „-”, „és”, „vagy”, „( )”, számok: pl.: 0, 1000, stb. Összeg oszlop: Ha ez az összeg meg van adva (kisebb vagy nagyobb, mint nulla), akkor a rendszer ezzel az összeggel számolja az adott sort. „A sor összege ezen Számlaszámokból és Sorokból adódik össze” oszlop: „(+)”,”(-)”: A sor mindig pozitív vagy negatív függetlenül a kiszámolt összeg előjelétől.


68

Az egyes elemeket vesszővel kell egymástól elválasztani, utána a „+” vagy „-” jel következhet, ekkor a rendszer növeli vagy csökkenti az adott sor összegét, ha ez nincs megadva, akkor a program növeli a sor összegét az utána megadott jelölések szerint. Ezután a „T”, „K”, „S” vagy „A” következhet. „T”,”K”: egy számlaszám fog következni, mely a Tartozik vagy a Követel oldalra könyvelve növekvő egyenlegű. „S”: egy sor jele fog következni. „A”: átvezetés összegét fogja ezen helyre beilleszteni a rendszer. Ha ezt a karaktert nem adjuk meg, akkor egy „T” tartozik egyenlegű számlaszámot keres ezután a rendszer a további karaktereken. További példák: „311”,”+311”,”T311”,”+T311”: Mindegyik ugyanazt jelenti: a sor összegéhez hozzá kell adni a 311 számla egyenlegét, mely (311) a Tartozik oldalon növekvő egyenlegű „-K467”: A sor összegét csökkenti a Követel oldalon növekvő egyenlegű 467 „+SA5”: Az „S” jellel adhatjuk meg, hogy egy sor összegével is számolnunk kell az adott helyen. Példa: A sort növeli az A5. sor összege „+ATVEZETES”, „+A”: Ha az átvezetésnél megadott kötelezettség negatív, akkor a negatív összeg abszolút értéke az adott sor összegéhez hozzáadódik. A listázás megkezdésekor a program kiszámolja az adott sorok összegeit a megadott feltételeket is figyelembe véve. Amennyiben valamilyen felderíthető hibát, ellentmondást talál a rendszer, akkor arra felhívja a figyelmet. A lista összeállítása után a beállításnak megfelelően képernyőn vagy nyomtatón megtekinthetjük az értékelés eredményét.

ElitCONTO 2015 Felhasználói Kézikönyv ElitCONTO könyvelő rendszerhez (c) Niara SOFTWARE Niara Kft

Recommend Documents