SHAREPOINT ZET HET VERGADEREN OP ZIJN KOP. In het kader van papierloos vergaderen wordt er duchtig gebruik gemaakt van online platforms en apps van Ibabs, Notubox, OwnCloud, Zorgoplossingen.nl, papierloosvergaderen.nl, Notubiz, Spotdog enz. De meeste van deze tools zijn niet of nauwelijks geïntegreerd in de kantooromgeving die in de meeste gevallen Microsoft is. Dat is vooral vervelend als het gaat om het lezen en vooral bewerken van documenten. Vergaderverzoeken en vergaderstukken circuleren vaak via de Outlookomgeving en die mag ook lang niet altijd meespelen met deze vergadertools. In dit artikel wil ik het papierloos vergaderen toelichten vanuit de Microsoftomgeving die SharePoint heet. Mijn ervaring is dat organisaties vaak SharePoint draaien maar dat men het niet weet of geen kennis heeft van de mogelijkheden. Ik wil en beeld schetsen van hoe het zou kunnen. Ter overweging en discussie.
Weg met het verspreiden van de agenda en stop met notuleren Zo. Die komt binnen, niet? Ik verklaar mij nader. In Het Nieuwe Werken verschuift er meer verantwoordelijkheid naar iedere deelnemer aan het proces. Verder is de informatie, de agenda en de beschikbaarheid van iedereen overal en altijd beschikbaar. Het voordeel hiervan is dat er niet op bepaalde tijden moet gewacht worden om informatie te raadplegen of om input te leveren. Waarom zouden wij dan tijd moeten steken in het opstellen van een agenda die de volgende dag niet meer up to date is? En waarom moet ik als deelnemer wachten tot de vergadering om een belangrijke mededeling te doen.
Wanneer heeft een SharePoint vergadersite nut? Als de organisatie beschikt over het SharePointplatform en als het gaat om vaak terugkerende vergaderingen met veel in- en output. Een hele site optuigen heeft minder zin bij een werkoverleg of een ad-hoc vergadering.
Maak een vergadersite in SharePoint Het idee is dat je een (sub-)site maakt die alle informatie bevat om te vergaderen. Met een standaard SharePoint template kom je al een heel eind. Hier en data nog wat lijsten toevoegen en aanpassen en je hebt een site met:
Een agenda met de vergaderdata
Een lijst met algemene doelstellingen van de vergadergroep
De gegevens van de contactpersoon (voorzitter)
Een lijst met de agendapunten voor de komende vergadering
Een lijst met alle beslissingen
Een lijst met alle taken
Een lijst met bruikbare weblinks
Een bibliotheek met de vergaderstukken
Een lijst met de genodigden (leden)
Een mededelingen/discussie omgeving
2/7
De algemene vergaderstructuur wijzigt De vergadering neemt al een aanloop voordat deze gepland staat en de input en voortgang is de verantwoordelijkheid van eenieder. De voorzitter/secretaris/secretaresse vult de agenda. Dat is een continu proces. Iedereen kan daarnaast doorlopend mededelingen posten en er alvast over discussiëren. Heb je documenten/vergaderstukken aan te leveren dan post je die in de documentbiblitoheek. Het takenlijstje filter je op je eigen taken en je geeft de voortgang aan. Vind je interessante weblinks dan voeg je deze toe aan de lijst. Iedereen heeft continu overzicht over de algemene doelstellingen, de gemaakte beslissingen en de status van alle taken.
3/7
Hoe weet iedereen wat er op de agenda staat? Mededelingen en agenda items hebben een statusveld ‘op de agenda’ gekregen. Zo kun je snel via een lijstfilter de komende bepreekpunten weergeven.
Wat doet de voorzitter en de secretaris Hij/zij hebben de SharePointsite geopend en volgen de lijst met agendapunten. Het verdient aanbeveling om dit te projecteren zodat iedereen kan volgen/lezen waar het over gaat. Leden kunnen dit ook doen op laptop of tablet maar een projectie is makkelijker te sturen. Vergaderstukken kunnen hier ook worden geopend.
4/7
Hoe ziet het notuleren er uit?
De notulist houdt zich niet meer bezig met het typen van een verslag of een BAL. In de plaats daarvan opent zij de SharePointsite. De agendapunten worden geopend en aangevuld door de notulist. Hetzelfde gebeurt met de mededelingen. De beslissingen worden kort genoteerd in de betreffende lijst. Onderwerpen van de rondvraag worden aangemaakt in de lijst met mededelingen. Taken worden meteen gedelegeerd in de takenlijst. Mededelingen worden indien nodig aangevuld in de lijst met mededelingen. Het typt allemaal wat minder lekker weg omdat er voortdurend nieuwe items geopend moeten worden. Het voordeel zit hem in de effectiviteit en overzicht die wordt gecreëerd daarna.
5/7
Outlook mag ook meespelen Iedere deelnemer koppelt eenmalig de vergaderagenda en de takenlijst in deze SharePointsite aan Outlook. Vanaf dat moment is deze agenda zichtbaar in het lijstje met agenda`s en het de takenlijst zichtbaar als aparte map in de takenmodule.
6/7
En de rechtsgeldigheid dan? Om rechtsgeldig te zijn moeten notulen worden voorzien van een handtekening (“arresteren”) en gearchiveerd worden. Alles in deze SharePointsite blijft bewaard en kan op datum worden gefilterd. Maar hoe de wetgeving hier over denkt weet ik niet. Ik ga voor efficiency, de wetgever heeft een andere pet op. Ik hoor graag reacties hier op.
7/7
