ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA MANAJEMEN PENCALONAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA ORGANISASI INTERNASIONAL BERBASIS WEB DI KEMENTERIAN LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA
Shadrina Ghaisani Universitas Bina Nusantara, DKI Jakarta, Indonesia
Adityo Nugroho Universitas Bina Nusantara, DKI Jakarta, Indonesia dan
Yoga Widya Iswara Universitas Bina Nusantara, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan sistem basis data berbasis web yang dapat mengelola manajemen pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional secara efisien dan efektif, menyediakan informasi yang tepat dan mudah dipahami bagi pengguna, serta menyediakan solusi atas permasalahan pengelolaan data pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional yang selama ini berjalan secara manual. Metode penelitian yang dilakukan adalah melakukan proses pengumpulan data yang berupa proses studi pustaka, obeservasi, wawancara, pemeriksaaan dokumen serta metodologi perancangan yang terdiri dari perancangan basis data, diagram aliran data, state transition diagram, perancangan layar aplikasi, serta spesifikasi proses. Hasil yang didapat dalam penelitian ini adalah sebuah rancangan sistem basis data berbasis web yang dapat mendukung proses pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional. Simpulan yang didapat adalah dengan adanya implementasi sistem ini dapat memudahkan seluruh proses pengelolaan data pencalonan di Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Kata Kunci Analisis, Perancangan, Sistem, Basis Data, Pencalonan, Web
ABSTRACT The purpose of this research is to produce a design of web-based database system that can manage the human resource management of Indonesia's candidacy on international organizations efficiently and effectively, providing accurate and easy to understand for users, as well as providing data management solutions to the problems of human candidacy Indonesia in international organizations who had been running it manually. Research methodology used is the process of collecting data in the form of the literature, observation, interviews, document examination and design methodology that consists of database design, data flow diagrams, state transition diagrams, screen design application, and process specifications. The results obtained in this study is a design of web-based database system that can support process the human resource management of Indonesia's candidacy on international organizations.Conclusions are obtained with the implementation of this system can facilitate the entire process of nomination data management at the Ministry of Foreign Affairs of Republic Indonesia. Keyword Analysis, Design, Systems, Database, Nomination, Web
1.
Pendahuluan Informasi merupakan salah satu kebutuhan dasar dalam suatu organisasi yang harus dipenuhi guna
mendukung suatu pemikiran, rencana, maupun pengambilan suatu keputusan. Teknologi informasi tidak lagi dipandang sebagai pelengkap saja, melainkan menjadi salah satu strategi bisnis suatu organisasi dan penentu terlaksananya tujuan yang ingin dicapai. Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia adalah suatu
kementerian
dalam pemerintahan
Indonesia yang membidangi urusan luar negeri. Salah satu proses bisnis utama Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dalam bidang multilateral adalah pencalonan sumber daya manusia (selanjutnya disingkat SDM) Indonesia pada organisasi internasional. Proses bisnis tersebut menjadi semakin berkembang antar kedutaan, namun masih dikelola secara manual sehingga membuat proses pengambilan keputusan membutuhkan waktu cukup lama dan sering terjadi kesalahpahaman. Sehubungan dengan masalah di atas, maka akan dibuat suatu rancangan sistem basis data berbasis web dengan sistem baru berdasarkan kebutuhan data yang sudah ada sebelumnya. Aplikasi ini akan digunakan dalam proses manajemen pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional yang akan dikelola dan digunakan oleh Direktorat Jenderal Multilateral Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia. Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan sistem basis data berbasis web yang dapat mengelola manajemen pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional secara efisien dan efektif, menyediakan fitur-fitur aplikasi yang dapat membantu untuk mengetahui data organisasi terbaru dan hasil rekapitulasi semua data yang akan digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan, menyediakan informasi yang tepat dan mudah dipahami bagi pengguna, serta menyediakan solusi atas permasalahan pengelolaan data pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional.
2. Metodologi Penelitian Adapun Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : a.
Pengumpulan Data 1) Melakukan studi pustaka meliputi proses pengumpulan data yang berasal dari berbagai macam sumber informasi seperti jurnal, internet, buku panduan, dan laporan-laporan. Hasil dari pengumpulan data tersebut akan digunakan sebagai landasan teori dan panduan dalam seluruh proses penulisan skripsi ini; 2) Melakukan observasi atau pengamatan langsung pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia untuk mendefinisikan beberapa hal seperti sistem yang sedang berjalan, kelemahan sistem, kebutuhan dari sistem, dan mendapatkan gambaran fisik dari sistem tersebut; 3) Melakukan wawancara pada bagian Direktorat Jenderal Multilateral Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia yang bertugas mengatur pencalonan Indonesia pada organisasi internasional untuk mengetahui kebutuhan dari aplikasi yang akan dikembangkan; 4) Melakukan pemeriksaan pada berkas atau dokumen organisasi yang berkaitan dengan masalah atau topik yang dibahas untuk menambah referensi data yang dibutuhkan;
b.
Analisis Melakukan analisis dari data yang diperoleh sehingga dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada, kemudian menentukan ruang lingkup, tujuan, dan solusi dari permasalahan;
c.
Perancangan Merupakan serangkaian proses yang meliputi perancangan basis data (konseptual, logikal, dan fisikal), diagram aliran data, state transition diagram, perancangan layar aplikasi, dan spesifikasi proses.
d.
Implementasi Merupakan proses penerapan suatu solusi yang telah dirancang secara terstruktur pada suatu sistem yang akan dikembangkan, dimana solusi tersebut dapat menghasilkan perubahan yang dapat menyelesaikan permasalahan pada sistem yang berjalan sebelumnya.
2.1. Analisis 2.1.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Sistem
pengelolaan
datapencalonan
Indonesia
pada
Direktorat
Jenderal
Multilateral
Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel. Informasi mengenai suatu pencalonan yang berupa data pencalonan Indonesia,data pencalonan negara asing, beserta data organisasi yang akan membuka pencalonan diinput ke dalam tabel pada Microsoft Excel. Dari hasil data tersebut akan dilakukan pewarnaan pada field tertentu pada tabel untuk memberikan arti pada data tersebut sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan. Kemudian dilakukan pembuatan laporan detil dari hasil proses pencalonan tersebut. Berikut adalah diagram alir dari proses manajemen pencalonan SDM Indonesia pada organisasi internasional :
2.1.2. Permasalahan Berikut adalah beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan di bagian Direktorat Jenderal Multilateral Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia : a.
Proses pengelolaan data pencalonan Indonesia masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel;
b.
Pihak dirjen multilateral kemenlu sering terlambat mengetahui informasi suatu jabatan yang akan berakhir di organisasi internasional yang akan membuka pencalonan baru;
c.
Tingkat keakuratan data pencalonan masih rendah dikarenakan pengelolaan datanya yang manual dan tidak terkomputerisasi;
d.
Terdapat kesulitan ketika mencari data hubungan kerjasama Indonesia dengan negara lain yang berupa data dukungan terhadap Indonesia maupun data Indonesia mendukung negara lain dalam suatu pencalonan;
e.
Belum ada sistem keamanan yang terorganisir sehingga data yang ada mempunyai tingkat kerusakan yang tinggi maupun berpindah tangan secara tidak disengaja.
f.
Hanya beberapa pihak tertentu saja yang dapat mengelola data pencalonan dikarenakan banyaknya data dan penggunaannya yang tidak user-friendly.
2.1.3. Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis pada permasalahan yang ada, penulis dapat mengusulkan beberapa alternatif pemecahan pada permasalahan tersebut, yaitu : a.
Membuat suatu rancangan sistem basis data berbasis web yang bertujuan untuk mempermudah seluruh proses pengelolaan data pencalonan Indonesia pada organisasi internasional.
b.
Menyediakan fitur tampilan data organisasi yang akan berakhir dalam enam bulan kedepan sehingga memudahkan persiapan Indonesia ketika ada suatu pencalonan yang akan berlangsung;
c.
Menyediakan fitur hubungan kerjasama yang akan menampilkan data historikal hubungan kerjasama Indonesia dengan negara lain pada suatu pencalonan;
d.
Menyediakan fitur laporan detail pencalonan yang akan memudahkan proses rekapitulasi data pencalonan Indonesia;
e.
Menerapkan pembatasan hak akses pada pihak-pihak tertentu sehingga akan meningkatkan sistem keamanan yang sebelumnya masih semi-komputerisasi.
2.2. Perancangan 2.2.1. Perancangan Basis Data a. Perancangan Basis Data Konseptual Proses perancangan ini terdiri dari beberapa tahap, yaitu mengidentifikasi tipe entitas, mengidentifikasi tipe relasi, mengidentifikasi dan menghubungkan atribut dengan entitas atau relasi, menentukan atribut domain, menentukan atribut candidate key dan primary key, dan menentukan diagram entitas relasional (ERD). Berikut adalah hasil dari proses perancangan konseptual :
b.
Perancangan Basis Data Logikal Tahap ini merupakan tahap lanjutan dari perancangan basis data konseptual yang bertujuan untuk menghasilkan suatu model data logikal. Berdasarkan model data konseptual yang telah diindentifikasi pada tahap sebelumnya, dilakukan proses pembuatan relasi dari model data logikal serta proses validasi dari struktur model data tersebut. Langkah-langkah dari perancangan basis data logikal adalah menghilangkan fitur yang tidak sesuai dengan model relasional (langkah pilihan), membuat relasi untuk model data logikal lokal, memvalidasi relasi menggunakan normalisasi, menentukan batasan integritas, meninjau model data logikal lokal dengan pengguna, menggabungkan model data logikal lokal dengan model data global, memeriksa perkembangan di masa yang akan datang dan meninjau model data logikal global dengan pengguna. Berikut adalah hasil dari proses perancangan konseptual :
c. Perancangan Basis Data Fisikal Tahap ini bertujuan untuk menghasilkan deskripsi dari implementasi basis data pada tempat penyimpanan yang menjelaskan relasi dasar, organisasi file, indeks yang digunakan dalam pengelolaan data, dan tindakan keamanan yang harus dilakukan dalam pengelolaan data
2.2.2. Spesifikasi Proses Berikut adalah salah satu contoh dari penjelasan spesifikasi proses : Mulai Tampilkan halaman indeks Masukkan IDPengguna dan kata sandi Jika tombol “masuk” ditekan Maka cek basis data Jika IDPengguna dan kata sandi valid Maka buat session tampilkan halaman beranda Selain itu tampilkan indeks Akhir Jika Akhir jika Selesai
pesan
kesalahan
pada
halaman
2.2.3. Diagram Aliran Data a. Diagram Konteks
b. Diagram Nol
2.2.4. State Transition Diagram
2.2.5. Perancangan Layar Berikut adalah salah satu contoh dari proses perancangan layar :
2.3. Implementasi Berikut adalah salah satu hasil print screen dari aplikasi yang telah dirancang :
2.4. Evaluasi evaluasi dari aplikasi manajemen pencalonan dilakukan berdasarkan delapan aturan emas perancangan antar muka serta hasil wawancara dengan pengguna. Dari hasil evaluasi tersebut dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang telah dirancangan telah memenuhi persyaratan yang ditentukan serta kebutuhan dari pengguna dan akan terus dikembangkan seiring perkembangan teknologi yang terus berjalan,
3. Simpulan dan Saran Berdasarkan hasil analisis dan perancangan serta evaluasi yang telah dilakukan pada Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia, maka dapat ditarik simpulan bahwa sistem basis data berbasis web ini membantu dan memberikan kemudahan bagi Direktorat Jenderal Multilateral Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia dalam mengelola manajemen pencalonan SDM Indonesia yang selama ini dilakukan secara manual, sistem basis data berbasis web ini memberikan kemudahan bagi Kementerian Luar Negeri dalam mengambil keputusan dalam pencalonan Indonesia di organisasi internasional, dan sistem basis data berbasis web yang dibangun ini memberikan kemudahan kepada semua elemen yang berhubungan dengan manajemen pencalonan Indonesia sehingga mereka dapat memperoleh informasi yang diinginkan. Adapun saran yang penulis berikan untuk pengembangan sistem selanjutnya yaitu diadakan sebuah pelatihan bagi pengguna yang menggunakan sistem ini sehingga mereka memiliki pengetahuan yang cukup dan kesiapan dalam mengoperasikan sistem ini dengan baik, diperlukan pengembangan aplikasi yang lebih lanjut dari sistem ini sehingga dapat terintegrasi dengan proses pencalonan yang lebih luas lagi,serta diperlukan adanya pemeliharaan sistem secara berkala untuk menjaga aplikasi agar dapat mengikuti perubahan dan perkembangan.
DAFTAR PUSTAKA [1] Connolly, Thomas M. and Carolyn E. Begg. (2010). Database Systems A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, Fifth Edition. Boston : Pearson. [2] Coronel, Carlos, Steven Morris, and Peter Rob. (2012). Database Systems: Design, Implementation, and Management. Boston : Cengage Learning. [3] Dara-Abrams, Benay, Drew Dara-Abrams, Trevor Peace, and Bebo White. (2001). Supporting Web Servers. New Jersey : Prentice-Hall, Inc. [4] Date, Christhoper J. (2004). An Introduction to Database Systems. New York : Addison Wesley. [5] Dyck, Bruno and Mitchell J. Neubert. (2009). Principles Of Management. Boston : Cengage Learning. [6] Hellerstein, Joseph M., Stonebraker and J.Hamilton, Architecture of a Database System, Foundations and Trends in Databases, Vol.1, No.2, 2007, 141-259. [7] Valacich, Joseph S., Joey F. George, and Jeffrey A. Hoffer (2009). Essentials of Systems Analysis and Design, Fourth Edition. London : Pearson Prentice Hall. [8] Hoffer, Jeffrey A., Mary B. Prescott, and Heikki Topi. (2009). Modern Database Management. London : Pearson Education LTD. [9] Irvianti, Laksmi Sito Dwi, and Julius Adi, Pengaruh Analisis Jabatan dan Perencanaan Sumber Daya Manusia Terhadap Rekrutmen Karyawan, Journal The Winners, Vol. 11, No.1, 2010, 1-11. [10] Kusumawardhani,
Indriati.
(2009).
Diplomasi
Indonesia
Dalam
Dinamika
Internasional : Perspektif dan Analisis Diplomat Muda Indonesia. Jakarta : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia.
[11] Kusumawati, Dini, Perencanaan Sumber Daya Manusia : Suatu Penerapan Konsep Permintaan dan Penawaran, Laporan Teknis Berkala Komputerisasi Akuntansi, Vol.11, No.1, 2003, 91-96. [12] Mall, Rajib. (2009). Fundamentals Of Software Engineering, Third Edition. New Delhi : PHI Learning Private Limited. [13] Narang, Rajesh. (2011). Database Management Systems, Second Edition. New Delhi : PHI Learning Private Limited. [14] Pratt, Philip J. and Joseph J. Adamski. (2011). Concepts of Database Management. Boston : Cengage Learning. [15] Rainer Jr., R. Kelly and Casey G. Cegielski. (2011). Introducing to Information Systems. New Jersey : John Wiley & Sons, Inc. [16] Ramakrishnan, Raghu and Johannes Gehrke. (2003). Database Management Systems. Singapore : McGraw Hill. [17] Rankins, Ray, Paul Jensen and Paul Bertucci. (2002). Microsoft SQL Server 2000 Unleashed. New York : Sam Publishing. [18] Robbins, Stephen P. and Mary K. Coulter. (2009). Management. New Jersey : Pearson Prentice Hall. [19] Rushkan, Abdul Gaffar. (2007). Kompas Bahasa Indonesia. Jakarta : Grasindo. [20] Schengili-Roberts, Keith. (2000). Core Cascading Style Sheets. New Jersey : PrenticeHall, Inc. [21] Shelly, Garry B. and Mysty E. Vermaat. (2011). Discovering Computers Introductory Living in a Digital World 2011. Boston : Course Technology.
[22] Shneiderman, Ben and Catherine Plaisant. (2010). Designing User Interface-Strategies for Effective Human-Computer Interaction, Fifth Edition. Boston : Pearson AddisonWesley. [23] Suherman, Ade Maman. (2003). Organisasi Internasional dan Integrasi Ekonomi Regional Dalam Perspektif Hukum dan Globalisasi. Jakarta : Ghalia Indonesia. [24] Tahar, Reshanti, Indonesia’s Engagement with International Organizations, Buletin Diplomasi, Vol.1, No.2, 2012, 32-34. [25] Ullman, Larry. (2008). PHP 6 and MySQL 5 for Dynamic Websites, Fourth Edition. California : Peachpit Press. [26] Wasson, Charles S. (2006). System Analysis, Design, and Development. New Jersey : Hoboken. [27] Welling, Luke and Laura Thomson. (2005). PHP and My SQL Web Development. New Jersey : Developers Library. [28] Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley, and Kevin C. Dittman. (2004). Systems Analysis and Design Methods. New York : Mc Graw Hill. [29] Williams, Brian K. and Stacey C. Sawyer. (2007). Using Information Technology : Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. Yogyakarta : Penerbit ANDI. [30] Yuhefizar. (2008). 10 Jam Menguasai Internet : Teknologi dan Aplikasinya. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
