Setkání s řešiteli projektů Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost. Centrum podpory inovací

Setkání s řešiteli projektů Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost Centrum podpory inovací

5. Setkání s řešiteli projektů Ukončování projektů OP VK, sčítání veřejných zakázek, řešení nesrovnalostí Datum a místo konání: 18. října 2013 Podnikatelský inkubátor VŠB-TUO Vystupující: Ing. Alena Galačová, Oddělení ekonomiky a účetnictví JUDr. Ludmila Tatranská, Útvar veřejných zakázek Ing. Ludmila Tilková, Ing. Richard Sladký, Centrum podpory inovací

Program 1. Ukončování projektů OP VK 2. Nesrovnalosti 3. Veřejné zakázky

3

1. Ukončování projektů OP VK  Metodický dopis č. 18 – Metodika ukončování projektů OP VK (aktualizace k 9. 10. 2013)

 Newsletter OP VK – Nejčastější nedostatky v závěrečných monitorovacích zprávách

4

www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – technické zajištění  Připravit a ošetřit veškerou dokumentaci spojenou s plněním projektu k archivaci a veškerý hmotný majetek označit tak, aby byl po závaznou dobu snadno identifikovatelný (např.): - přiložit k dokumentaci písemné sdělení, kde lze dohledat originály dokumentů - archivovat výpis z oddělené účetní evidence - provést inventarizaci hmotného majetku a přiřadit soupis majetku k archivované dokumentaci (inventární seznam, majetek musí být označen logolinkem, inventárním číslem, příp. reg. číslem projektu a zkráceným názvem, umístění majetku) - archivovat veškeré materiály a dokumenty, které byly vytvořeny v rámci publicity projektu (např. letáky, publikace, CD, …) - ověřit, zda byly písemně oznámeny v MZ všechny nepodstatné změny (pokud ne, napravit v závěrečné MZ) - přiřadit k archivované dokumentaci dokumenty vztahující se k plnění opatření stanovená subjekty provádějící kontroly a auditem 5

www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – technické zajištění -

-

6

přiřadit k archivované dokumentaci korespondenci se všemi subjekty, která je pro případnou kontrolu ukončeného projektu podstatná viditelně označit dokumenty povinnou dobou archivace – min. do roku 2025 (razítko) – na všech dokumentech i archivovaných mimo projekt. složku po dobu udržitelnosti, vhodným způsobem, zachovat výstupy projektu, dle typu výstupu personálně zajistit udržitelnost projektu (MZ o udržitelnosti) informovat partnera o daných doporučeních

www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – technické zajištění  Archivace  K archivaci je příjemce i partner zavázán v právním aktu (např. Rozh. o posk. dotace)  Minimálně do konce roku 2025, pokud český právní systém nestanovuje lhůtu delší.  Dokumenty:                 7

Projektová žádost, včetně příloh; Potvrzení o podání žádosti; Vyrozumění o schválení žádosti o finanční podporu z OP VK; Text právního aktu o poskytnutí dotace; Texty smluv s partnery, jejich změny a dodatky; ČP vztahující se k poskytnuté veřejné podpoře nebo podpoře de minimis; Plná korespondence s poskytovatelem podpory; Originály zápisů z provedených kontrol; Dokumentace související se zadáváním zakázek; Doklady o externích výdajích; Faktury; Doklady o interních výdajích (pracovní výkazy, cestovní doklady, knihy jízd, …); Prezenční listiny; Kopie MZ včetně ŽoP; Materiální výstupy projektu (tisky – např., publikace, TZ, letáky, atd.; videonahrávky, fotodokumentace, …) Další dokumentace (např. smlouva s auditorem, auditní zpráva apod.)

www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – technické zajištění  Příjemce nejpozději do předložení závěrečné MZ zajistí: -

-

-

správné nakládání s osobními údaji, pokud se stanou předmětem archivovaných dokumentů (dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů) ověření splnění oznamovací povinnosti vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů, je-li pro projekt relevantní (grantové projekty – zpracovávání osobních údajů) provedení auditu projektu, je-li tato povinnost uložena vyúčtování záloh dodavateli uchování uživatelského jména a hesla pro vstup do Benefit 7 (pro možnost podávání zpráv o udržitelnosti)

Doporučuje se: 8

Zkontrolovat plnění limitů kapitol, případně snížit závěrečnou ŽoP tak, aby nedošlo k jejich překročení. Zkontrolovat, zda nebyly překročeny průměrné jednotkové sazby stanovené jako závazné (kapitola osobní náklady), případně jejich čerpání snížit, aby k jejich překročení v závěrečné MZ nedošlo. Zkontrolovat skutečnou výši čerpání NN, aby nedošlo k jejich nedočerpání ani přečerpání v závěrečné MZ. www.vsb.cz

Ochrana osobních údajů  Každý zaměstnanec projektu má podepsáno Místopřísežné prohlášení (příloha TUO_SME_01_008 verze: C )  Každý z administrativy projektu (projektový manažer, finanční manažer, administrátor,…) má podepsáno Prohlášení o mlčenlivosti

 Ti ze zaměstnanců, kteří mají podepsáno prohlášení a získávají informace z personálního útvaru (kopie smluv, mzdové sjetiny,…) jsou na seznamu Práce s OU, který se odevzdává na personální útvar (příloha TUO_SME_01_008 verze: C )  K dispozici je prohlášení o registraci na Úřadě na ochranu osobních údajů, dále je možno tuto registraci ověřit zde (nutno zadat IČ VŠB – TUO): http://www.uoou.cz/uoou.aspx?menu=29&submenu=30&loc=503

9

www.vsb.cz

10

www.vsb.cz

11

www.vsb.cz

12

www.vsb.cz

13

www.vsb.cz

Audit projektu OP VK  Ode dne 25. 6. 2012 je v platnosti Smlouva o dílo k provádění Auditů projektů OP VK s firmou INTEREXPERT BOHEMIA, spol. s.r.o.  Cena za provedení auditu bez DPH se vypočítává z celkového rozpočtu projektu s DPH – 0,0907 % z rozpočtu projektu  Kontaktní osoba za VŠB-TU Ostrava – Ing. Ludmila Tilková (k dispozici veškerá dokumentace k VZ)  Specifické znění objednávky k dispozici (rozesláno řešitelům OP VK)

14

www.vsb.cz

Audit projektu OP VK  Postup objednání auditu pro projekt OP VK:  Kontaktní osoba projektu zašle objednávku (elektronicky) na kontaktní osoby auditorské firmy (Renata Lvová: [email protected] nebo Josef Kafoněk: [email protected]), v kopii na e-mail: [email protected]. Prosím, znění objednávky je závazné a podkladem pro fakturaci, neměňte dané znění.  Auditorská firma zašle na jméno kontaktní osoby za VŠB-TU Ostrava (Ing. Tilková) písemné potvrzení objednávky tak, aby se mohlo sledovat čerpání celkové nabídkové ceny firmy a na kontaktní osobu projektu elektronicky.  Originál tohoto písemného potvrzení bude následně interně zaslán na kontaktní osobu projektu.  Veškerá další komunikace s auditorskou firmou probíhá nadále pouze mezi řešitelem a jí. Fakturu tedy zasílá auditorská firma na uvedenou fakturační adresu v objednávce (přímo na určitý útvar).

15

www.vsb.cz

16

www.vsb.cz

Audit projektu OP VK - podklady  Kapitola rozpočtu – osobní výdaje související s realizací projektu  Pro každého pracovníka hrazeného z projektu:  Pracovní smlouvy  Dohody o pracovní činnosti  Dohody o provedení práce  Autorské honoráře – smlouvy, předávací protokoly  Pracovní výkazy  Mzdové listy  Kalkulace mezd na úkoly či podobná sestava vytvořená v mzdovém programu organizace, která alokuje příslušnou část mezd na daný projekt  Namátkově pak bude kontrolována úhrada těchto mezd jednotlivým pracovníkům

17

www.vsb.cz

Audit projektu OP VK - podklady  Kapitola rozpočtu – cestovní náhrady související s realizací projektu  Vyplněné cestovní příkazy  Vyplněné vyúčtování pracovních cest včetně příloh, kde jsou doloženy jednotlivé účtenky prokazující čerpání vedlejších nákladů  Kopie technického průkazu vozidla  Zpráva ze služební pracovní cesty

 Kapitola rozpočtu – zařízení související s realizací projektu  Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu  V případě majetku s pořizovací cenou vyšší než 40.000 Kč, resp. 60.000 Kč u nehmotného majetku, také protokol o zařazení majetku do užívání a odpisové karty  Křížové financování 18

www.vsb.cz

Audit projektu OP VK - podklady  Kapitola rozpočtu – místní kancelář  Metodika výpočtu nákladů, které jsou v rámci této rozpočtové kapitoly alokovány na projekt  Výpis z účetnictví takových nákladů, které jsou následně v souladu s metodikou výpočtu alokovány k tíži projektu

 Kapitola rozpočtu – nákup služeb souvisejících s realizací projektu  Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu

 Kapitola rozpočtu - stavební úpravy související s realizací projektu  Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu

19

www.vsb.cz

Audit projektu OP VK - podklady  Kapitola rozpočtu – přímá podpora  Mzdové příspěvky  Seznam osob, kterým byl mzdový příspěvek proplacen  Podklady ze kterých bude zřejmé, jak byl proplacený mzdový příspěvek kalkulován (doložení výpočtu průměrných hodinových sazeb, prezenční listiny,...)  Cestovné, ubytování, stravné  Vyúčtování a doklady prokazující tyto výdaje včetně dokladů prokazujících jejich úhradu

 Kapitola rozpočtu – náklady vyplývající přímo ze Smlouvy/Opatření/Rozhodnutí  Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu

 Kapitola rozpočtu – nepřímé náklady  Objednávky, daňové doklady, bankovní výpisy prokazující úhradu  Případně metodika, kterou jsou nepřímé náklady alokovány k tíži projektu 20

www.vsb.cz

Audit projektu OP VK - podklady  Výběrová řízení Připravit k auditu veškerou dokumentaci k jednotlivým výběrovým řízením Týden až čtrnáct dní před začátkem auditu na místě zaslat elektronicky fin. části MZ: Soupisky dokladů (formát .xls), Přehledy čerpání (formát .xls), Rozpisy mzdových výdajů (formát .xls) a exporty z účetnictví výdajů a příjmů projektu v souhrnu za projekt, nebo po kalendářních letech (formát pdf. nebo .xls). Současně zaslat naskenované: Rozhodnutí/Smlouvu o poskytnutí dotace včetně všech dodatků Schválenou projektovou žádost (příloha Rozhodnutí/Smlouvy č. 1).  21

Spolu s elektronickými podklady sdělit, kolik výběrových řízení bylo v průběhu realizace projektu vyhlášeno a kolik zaměstnanců bylo z projektu vypláceno. www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – financování  Chronologické kroky při ukončování projektů: 1. Výpočet skutečné výše nepřímých nákladů a vypořádání prostředků z pokladny 2. Refundace veškerých uznatelných výdajů projektu provedených z vlastních prostředků až do výše poskytnutých záloh z provozního účtu na projektový účet 3. Podání závěrečné monitorovací zprávy a závěrečné ŽoP

22

www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – financování  Závěrečná monitorovací zpráva - http://www.msmt.cz/strukturalnifondy/monitorovaci-zprava-a-jeji-prilohy-1 - Nejpozději do 2 měsíců po ukončení realizace projektu, není-li stanoveno v Rozhodnutí o poskytnutí dotace jinak - U projektů se schválenou podporou ve výši 3 mil. Kč (příp. 10 mil. Kč) se předkládá společně se závěrečnou MZ auditorská zpráva - Musí být oznámeny všechny nepodstatné změny, provedené v posledním MO - Předají se výstupy projektu v elektronické podobě a zajistí pro poskytovatele neomezenou nevýhradní licenci k použití těchto produktů a jejich dalšímu šíření

23

www.vsb.cz

24

www.vsb.cz

25

www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – financování  Souhrnná informace o realizaci projektu - Zvláštní příloha závěrečné MZ Obsah: 26

Stručný popis průběhu realizace projektu Dosažené cíle projektu Zpětná vazba od cílových skupin Dosažené hodnoty monitorovacích ukazatelů Poznámky / zdůvodnění nedosažení plánovaných hodnot Publicita projektu Webové stránky projektu Udržitelnost projektu Problémy při realizaci Horizontální témata Výstupy/produkty projektu (typ, název, popis, dostupnost) www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – financování  Závěrečná žádost o platbu - Zahrnuje všechny výdaje prokazované v závěrečné MZ - Způsobilé výdaje projektu nezahrnuté nejpozději do závěrečné ŽoP nemohou být ze strany ŘO proplaceny. - V závěrečné ŽoP musí být vypořádány zálohy mezi dodavatelem a příjemcem - Je doporučeno provést kontrolu limitu skutečného čerpání kapitoly rozpočtu „služby“. Zjistí-li příjemce překročení hranice 60 % celkového-skutečného rozpočtu, zohlední tuto skutečnost v závěrečné ŽoP tak, aby nedošlo k čerpání prostředků nad limit kapitoly.

27

www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – financování 4. Na základě vyrozumění od poskytovatele o schválení způsobilých výdajů stanoví příjemce rozdíl mezi přijatými prostředky a schválenými způsobilými výdaji projektu ze všech žádostí o platbu včetně závěrečné (doplatek či vratka). -

28

Příloha č. 5 Metodického dopisu č. 18 (Přehled proplacených výdajů projektu)

www.vsb.cz

29

www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – financování 5. Vyčkání na proplacení závěrečné ŽoP, případně provedení vratky dotace  Příjemce provede vratku prostředků bez vyzvání poskytovatele v termínu do 30 dnů od schválení závěrečné monitorovací zprávy, nestanoví-li poskytovatel jiný termín.  O vratce informuje příjemce poskytovatele zasláním informace (avízem) obsahující reg. číslo projektu, název projektu, identifikaci příjemce, výši vratky a její rozčlenění na investice a neinvestice. Bankovní účet sdělí poskytovatel (příp. uvedeno v Rozhodnutí o posk. dotace).  Příjemce může být vyzván k provedení vratky v dřívějším termínu, zejména v případech, kdy nespotřebované prostředky, které jsou předmětem vratky, byly příjemci poskytnuty v daném kalendářním roce (jiný účet MŠMT, určeno v Metodickém dopise) – a to až do výše prostředků poskytnutých v aktuálním roce, maximální výše je limitována celkovou výší nevyužitých prostředků dle závěrečné MZ.  Nevyužité prostředky přijaté na účet v předchozích letech příjemce vrátí nejpozději v termínu do 30 pracovních dnů od schválení závěrečné MZ.  Každá vratka musí být označena variabilním symbolem, který tvoří posledních deset čísel registračního čísla projektu.

6. Zrušení bankovního účtu projektu  Je možné ho zrušit v okamžiku, kdy je provedeno finanční vypořádání (jsou provedeny všechny platby vztahující se k projektu vč. proplacení závěrečné ŽoP, resp. provedeny vratky prostředků) – bez úroků. 30

www.vsb.cz

31

www.vsb.cz

1a) – Ukončení projektů – financování  7. Finanční vypořádání dle vyhlášky č. 52/2008 Sb. - Tento formulář se předkládá souhrnně za všechny dotace obdržené od MŠMT v termínu stanoveném příslušným pokynem MŠMT pro vypořádání prostředků se státním rozpočtem - je nutné vyplnit tabulku Příloha 7 část b) vyhlášky a tuto odeslat poskytovateli. - S účetním oddělením je domluveno, že takto vyplněnou tabulku každý projekt, který bude v daném roce končit, vyplní do 31.1. následujícího roku a odevzdá na účetní oddělení Ing. Akritidu ke kontrole a odeslání na MŠMT. Jedná se o vyplnění 3 jednoduchých sloupců, které vycházejí z účetnictví daného projektu. Pokud nechcete čekat až do konce roku, tabulku můžete taktéž na MŠMT zaslat za svůj projekt dříve. - Upozornění: pro jiné poskytovatele finančních prostředků než je MŠMT mohou chodit obdobné požadavky, ale zde si odeslání formuláře řeší jako doposud každý řešitel sám. 32

www.vsb.cz