Sessie 1: Nieuwe- en sociale media in onze leefwereld! Sessie 2: Waar wilt een organisatie naar toe?

Handleiding

Opstellen van een sociaal media protocol. Doelgroep

Elk team binnen een organisatie of school.

Duur

4 sessies van 4h. Telkens met minimum 2 weken tussen.

Auteur

Heleen Mesellem

Doelstelling

In deze handleiding wordt omschreven hoe het voor organisaties of scholen mogelijk is een werkdocument op te stellen waarin zowel het beleid als de regels rond nieuwe media opgenomen zijn. Opgesteld vanuit een missie op nieuwe en sociale media, gedragen vanuit het team en de werkers en ondersteund door het beleidsteam.

Onderwerp

Sociaal Media Protocol.

Benodigd materiaal

-

Brainstorm materiaal.

-

Een rustige ruimte.

-

Computers zijn NIET noodzakelijk.

Sessie 1: Nieuwe- en sociale media in onze leefwereld! Binnen een eerste sessie zorg je er voor dat alle meningen op tafel liggen en dat iedereen een deftige basis heeft van het concept (nieuwe) media in de leefwereld van jongeren. Elk personeelslid moet het gevoel hebben dat zijn of haarmening relevant is én dat de basiskennis rond sociale media er bij iedereen in zit. Dit wordt dus theoretische sessie die wij de titel ‘Nieuwe media voor dummies’ meegaven.

Sessie 2: Waar wilt een organisatie naar toe? 2.1 Insteek. Wanneer het gaat over aantrekkingskracht en beleving van nieuwe media bij jongeren spreken we eigenlijk over een online verderzetting van het offline leven van onze jongeren. De voornaamste factoren die onze jongeren tekenen in hun mediabeleving kan je in drie pijlers uitschrijven. Profilering, communicatie en netwerking. Elk van deze drie pijlers moet bekeken worden vanuit drie standpunten. Dat van de jongeren, dat van de werkers en dat van de organisatie als identiteit op zich. De start van het inzetten van social media binnen De Organisatie begint met een visie. Het ontbreken van een visie op (sociale) media bij het uitvaardigen van een ‘(Sociaal) Media Protocol’ is als het instellen van eenrichtingsverkeer in een grote stad zonder na te denken of iedere bewoner nog wel op zijn bestemming kan komen (maar hij wordt vervolgens wel beboet als hij de verkeerde straat inrijdt).

2.2 Einddoel. In deze sessie gaan we op zoek naar een concensus over waar De Organisatie naar toe wilt in zake nieuwe media. Onderverdeeld in de drie hieronder uitgewerkte pijlers. Hierbij is het belangrijk dat er heel open gedacht wordt. Waar wilt de organisatie voor staan, en wat zijn daar de mogelijkheden en gevaren van. Die discussie vormt de kern van de tweede sessie.

Link in de Kabel

vzw

Riddersstraat 147, 3000 Leuven | Tel. 016 62 34 45 | www.lidk.be

digitale brug architecten

1 12

2 12

3. Leidraad voor discussie. 1. Profilering en vaardigheden. Op welke manier worden jongeren/begeleiding en de organisatie aangemoedigd om zichtzelf te profileren (hun identiteit kenbaar te maken) in het kader van- of in het tijdsbestek op De Organisatie? Welke vaardigheden hiertoe worden van binnen De Organisatie actief opgepikt en aangeleerd? Worden jongeren ondersteund om mediawijs hun curriculum verder te zetten buiten/na De Organisatie? 2. Communicatie Hoe kunnen (sociale) media ingezet worden om de communicatie met de verschillende doelgroepen in en om de organisatie te versterken? Binnen een organisatie is er meestal een heel spinnenweb aan communicatie-wegen. Post, mail, intranet, gedeelde servers, een gsm voor permanenties, binnenlijnen en telefoonnummers, algemene en persoonlijke e-mailaccounts. Met eventueel ergens daartussen verloren, een Facebook-account die vasthangt aan een e-mailadres waar niemand het wachtwoord van kent. Maar waar wilt een organisatie naar toe als het gaat over laagdrempelige communicatie en het verschil tussen de diverse kanalen. Waar ligt de ideale balans tussen directe hulpverlening en structurele communicatie. Waar kan een organisatie ruimte voor vrijmaken? Is het mogelijk om personeel 24h/24 bereikbaar te laten zijn? Zijn er de middelen en personeelsuren om online accounts na te kijken en te onderhouden? Wat is de ideale situatie? 3. Netwerken.

Link in de Kabel

vzw



3 12

Sessie 3 Vertalen naar nieuwe regels en projecten. 3.1 Insteek. In een ideaal geval is het resultaat van de vorige brain-storm sessie besproken met het beleid. Met elk deel waarover concencus of een goedkeuring bereikt is, kan er vandaag aan de slag gegaan worden. Het doel: het vertalen van de nieuwe missie- en visie naar regels en projecten. Een vertaling dus van strategische naar operationele doelstellingen.

3.2 Leidraad voor de discussie. Hierbij kan er voor deze sessie niet veel neergeschreven worden. Het is aan te raden om elk van de drie pijlers onder te verdelen in de drie doelgroepen. Profilering 1. Jongeren. 2. Begeleiding en kader. 3. De organisatie op zich.

Communicatie

Netwerken

1. Jongeren. 2. Begeleiding en kader. 3. De organisatie op zich.

1. Jongeren. 2. Begeleiding. 3. De organisatie op zich.

3.3 Einddoel In deze sessie wordt er een set aan regels en doelstellingen genoteerd bij elk van deze categorien. Hierbij wordt ook verdeeld wie de taak op zich neemt om de regels en doelstellingen effectief in te zetten op de werkvloer. Bij voorbeeld: Moet er met de jongeren samen gezeten worden om de nieuwe regels en projecten af te toetsen? Wie houdt er zich bezig met de online-profilering van de organisatie? In hoeverre kunnen we testfases afbakenen voor elke nieuwe doelstelling?

Link in de Kabel

vzw



4 12

Sessie 4 3.1 Insteek. Binnen de vierde sessie wordt er geëvalueerd. Het is aangeraden om een SWOT-methodiek te gebruiken om de vooruitgang in zake sociale- en nieuwe media gemakkelijk te kunnen benoemen voor een gesprek. Het is hierbij de bedoeling dat De Organisatie al een aantal nieuwe regels en projectjes heeft opgestart en besproken op de werkvloer, en dat er een duidelijk engagement voelbaar is binnen De Organisatie, en niet enkel vanuit beleid/de werkgroep nieuwe media of een enkele ICT-coördinator.

3.2 Leidraad.    

Swot; waarbij de S- staat voor Strenght, sterktes. sWot; waarbij de W- staat voor Weakness, zwaktes. swOt; waarbij de O- staat voor Opportunities, mogelijkheden. swoT , waarbij de T- staat voor Threats, bedreigingen.

3.3. Einddoel. Na deze sessie moet elke werker of elke leerkracht het gevoel hebben dat het protocol ook hem/haar eigen is. Duidelijke regels, afspraken en vervolgplannen moeten er voor zorgen dat de implementatie van het protocol niet bij één verantwoordelijke ligt, maar bij de organisatie en elk van zijn leden. Hieronder in bijlage een voorbeeld-protocol. Te gebruiken als inspiratie-bron bij het opstellen van een eigen versie. Let wel, elke organisatie is anders en elke school legt andere focussen of heeft een ander beleid. Gebruik dit alleen als leidraad in het opstellen van een protocol of bij het tussentijds evalueren van wat er uit de sessies gekomen is. Onderstaand protocol is opgesteld door Link in de Kabel zelf.

Link in de Kabel

vzw



Een Voorbeeld-Protocol.

5 12

1. Visie De start van het inzetten van (sociale) media binnen De Organisatie - begint met een visie. Een mooie definitie van visie in dit kader is; “De trein van nieuwe media is vertrokken, onze gasten zijn aan boord. ’t Is beter om er mee op te springen en te zien waar ze afstappen. Op die manier kan er samen gekeken worden aan welke halte we uitkomen, om daar dan samen de weg te vinden.”. Wanneer het gaat over aantrekkingskracht en beleving van nieuwe media bij jongeren spreken we eigenlijk over een online verderzetting van het offline leven van onze jongeren. De voornaamste factoren die onze jongeren tekenen in hun mediabeleving kan je in drie pijlers uitschrijven. Het gebruik van social media door non-profit is gestoeld op 3 pijlers. Drie pijlers die door de begeleiding en het bestuur van De Organisatie gezien worden als de drie belangrijkste risico’s maar vooral mogelijkheden aangaande (sociale) media. Profilering – communicatie en netwerken.

Link in de Kabel

vzw



6 12

2. Uitgewerkt protocol. 1. Profilering en vaardigheden. Op welke manier worden jongeren/begeleiding en de organisatie aangemoedigd om zichtzelf te profileren (hun identiteit kenbaar te maken) in het kader van- of in het tijdsbestek op De Organisatie? Welke vaardigheden hiertoe worden van uit De Organisatie actief opgepikt en aangeleerd? Worden jongeren ondersteund om mediawijs hun cirriculum verder te zetten buiten/na De Organisatie? Vanuit De Organisatie – 

Jongeren die De Organisatie (parallel met een schoolloopbaan) verlaten zouden sociaal en digitaal vaardig moeten zijn, omdat zij naschools onderwijs hebben genoten in een omgeving waar het mogelijk is te experimenteren met en discussiëren over sociale media;



Begeleiders lopen voor de jongeren uit in het ontwikkelen van vaardigheden om (sociale) media in te zetten ten behoeve van de ontwikkeling van de identiteit van jongeren. De begeleiding wordt hierin door de organisatie getraind, ondersteund door Link in de Kabel.



De Organisatie zet berichtgeving op sociale media in met het doel om positieve informatie te verspreiden over de (activiteiten) van de werking. De Organisatie gaat in hoedanigheid van ‘organisatie’, niet als ‘individuele begeleiding’ online. Eventueel naar aanleiding van deze ervaringen kan er ‘in real life’ in overleg of gesprek gepland worden waar mogelijk.  Behalve in geval van onjuistheden wordt op negatieve discussies niet gereageerd via sociale media;  De Organisatie vraagt toestemming van jongeren voor het publiceren van foto-, filmen geluidsopnamen van organisatie-gerelateerde situaties (projectweek, schoolreisje etc.) op sociale media.

Link in de Kabel

vzw



7 12

2. Communicatie Hoe kunnen (sociale) media ingezet worden om de communicatie met de verschillende doelgroepen in en om de organisatie te versterken? Vanuit De Organisatie 

De Organisatie wil door middel van sociale media de ouderparticipatie vergroten door hen een omgeving te bieden die het voor hen eenvoudig en laagdrempeliger maakt de ontwikkeling van hun kind te volgen en met de school en ouders te communiceren; Hiertoe wordt er gewerkt aan een Facebook-platform, afgesloten van het publiek en enkel open gesteld voor ouders. Op die manier wordt er door De Organisatie gecommuniceerd over de dagelijkse gang van zaken binnen De Organisatie, wordt de agenda gecommuniceerd en wordt er aan ouders een mogelijkheid geboden, parallel aan mailverkeer, om contact op te nemen met de begeleiding in via het mail-systeem dat Facebook aanbiedt.  Er wordt niet de mogelijkheid geboden tot chat of andere ‘real time’ gesprekken. Dit is te arbeidsintensief en kan niet ondersteund worden door De Organisatie. Dit contact heeft dus op geen enkel manier een overlapping met Ib-gerelateerde communicatie. Er wordt ook niet de mogelijkheid geboden aan ouders om zelf berichten te posten op de pagina van de organisatie. Dit om te vermijden dat er online ongepaste discussies gevoerd worden.



De Organisatie wilt binnen het tijdsbestek dat jongeren mogen doorbrengen ‘online’, toestaan dat er via het internet gecommuniceerd wordt met de buitenwereld. Hiervoor worden de volgende regels in acht genomen. -

Kinderen van -10 jaar, krijgen niet de mogelijkheid om via het internet te communiceren met anderen. Zij hebben beperkte toegang tot het internet, gemonitord door de begeleiding. Aangezien de computers in een centrale ruimte staan en op elke computer gewerkt wordt met een veilige browser als MyBee lijkt dit haalbaar. Er wordt verwacht dat begeleiding op de hoogte is van de werking van deze browser, en dat zij actief mee met de jongeren/kinderen online gaan.

-

Link in de Kabel

Jongeren tussen 10j en 13j krijgen de mogelijkheid tot een aangepaste toegang tot communicatiemiddelen online. Hierover wordt door de IB contact opgenomen met

vzw



8 12

ouders of gezin en elke jongere krijgt zo zijn eigen media-menu en mogelijkheden, in samenspraak met ouders. Hierbij wordt verwacht van de begeleiders dat zij het maatschappelijk standpunt in aanmerking nemen en dat zij steeds naar gezinnen toe communiceren dat een aantal sociale media –zoals Facebook – officieel niet toegestaan zijn voor jongeren onder de 13 jaar. -

Jongeren van 13j en ouder krijgen toegang tot websites die hen in staat stellen contact op te nemen met vrienden. Zij krijgen een tijdslimiet en willen ze op de computer, is dat in de gemeenschappelijke ruimte, maar verder is er weinig restrictie. Ook hierbij wordt verwacht dat de begeleiding actief mee het internet verkent met de jongeren en een gesprek aangaat op IB-niveau over de gevaren en concrete regels rond ‘nieuwe media’. De begeleiding functioneert hier als ‘gezond verstand’.

Opgelet met Smartphone die gelinkt zijn aan Wifi of 3G, en dus het inetrnet! Gsm’s (en dus smartphones) zijn nog steeds niet toegestaan binnen de werking. Tenzij na voorafgaand overleg.

Link in de Kabel

vzw



9 12

3. Netwerken. 

De Organisatie zet sociale netwerken als Facebook in om de dialoog met belanghebbenden aan te gaan, met als doel betere informatieverstrekking en profilering naar eventuele geïnteresseerde vrijwilligers, sponsors of losse medewerkers.



Als organisatie laat De Organisatie het gebruik van sociale media door medewerkers over niet werkings- gerelateerde onderwerpen over aan de inschatting van de medewerker. Elke medewerker of elk personeels-lid is zich hierbij bewust dat zij ambassadeurs zijn van De Organisatie en dat de integriteit van de berichtgeving op sociale media essentieel en vanzelfsprekend is. Daarnaast- en tegenover respecteert De Organisatie de vrijheid van meningsuiting van al haar medewerkers. In het geval dat de medewerker communiceert via sociale media vanuit zijn/haar professie, wordt kenbaar gemaakt dat dit gebeurt als leerkracht en namens de school.



Link in de Kabel

Net als het beleid in de jaren die vooraf gaan aan de media-revolutie, blijft De Organisatie als organisatie weigerachtig staan tegenover contacten die jongeren of ouders onderling opzetten, zij het via nieuwe media of in het echte leven. Dit kan echter niet verboden worden en blijft een vrijblijvende richtlijn, gecommuniceerd binnen IB.

vzw



10 12

3. Concreet regelement binnen De Organisatie. 1. Regels voor internetgebruik vanuit De Organisatie. (Jongeren regelement)



Gebruik steeds je eigen identiteit. Zeg wie je bent, spreek vanuit je persoon en maak steeds duidelijk dat je uitspraken uitgaan van je eigen opvattingen. Stuur nooit anonieme boodschappen uit vanuit De Wissel.



Respecteer andermans privacy. Hou je aan een vanzelfsprekende gedragscode. Het is nooit toegestaan gegevens, beelden of foto’s van andere jongeren of begeleiding van De Organisatie online te plaatsen zonder de toestemming van De Organisatie. Ook niet als de persoon die op het beeld staat daar toestemming voor geeft. Plaats nooit vertrouwelijke informatie online die niet voor de buitenwereld gekend hoeft te zijn.



Wees zorgvuldig. Plaats alleen informatie online waarvan je weet dat die 100% strookt met de waarheid. Wat je op het internet publiceert zal een lange tijd daar op terug te vinden zijn. Je hebt niet altijd toegang tot je informatie als je die later zou willen terug roepen.



Respecteer copyright. Gebruik geen logo’s of beeldmateriaal dat eigendom is van iemand anders. Plaats geen materiaal online waarvoor je geen toestemming hebt van de eigenaar. Wil ej toch aan de slag met beeldmateriaal, maak dan steeds je bronnen kenbaar.



Heb respect voor anderen. Gedraag je online zoals je je ook zou gedragen in het echte leven op De Wissel. Stuur geen berichten de wereld in die obsceen, gewelddadig, gevaarlijk of discriminerend zijn, tegenover een persoon, De Wissel of een groep mensen in het algemeen.



Wees je bewust van je verhouding tot anderen. Je gaat binnen de Wissel om met medewerkers en begeleiding zoals dat hoort. Zet dan dan ook verder in je online-contact. Vrienden zijn met de persoonlijke pagina’s van begeleiding of medewerkers wordt niet geaccepteerd. Gebruik geen sociale media om beledigende of kwetsende berichten de wereld in te sturen waar je het met je vrienden hebt over begeleiding van De Organisatie of de organisatie op zich.

Link in de Kabel

vzw



11 12



Herstel snel. Maak je een fout in je communicatie online, herstel die dan direct, zonder eerdere berichten te wijzigen of verwijderen. Zet daar dan duidelijk bij dat jij diegene bent die het oorspronkelijke bericht geplaatst heeft én die het nu ook corrigeert. Door het oorspronkelijke bericht niet te verwijderen maar te nuanceren of verbeteren, behoud je je geloofwaardigheid.

4. Regels voor internetgebruik vanuit De Organisatie. (Regelement voor begeleiding) 

Jij bent verantwoordelijk.

Je bent ten allen tijde zelf verantwoordelijk voor uitspraken die jij zelf plaatst. Plaats via sociale media (ook met je privé accounts) nooit berichten die het imago van de werking of de jongeren kunnen schaden. Bij twijfel geldt: NIET plaatsen. 

Persprotocol.

Voor sociale media gelden dezelfde regels op het gebied van persvoorlichting en woordvoering als op de traditionele media als krant en tv. Berichtgeving of reacties op berichtgeving wordt dan ook enkel geaccepteerd na overleg met de kerndirectie. Geef NOOIT vertrouwelijke informatie over De Organisatie en de jongeren door via sociale media. Al zeker niet aan pers. 

Hou privé en werk gescheiden.

Jij bent uitdrager van de missie en visie van De Organisatie. Accepteer geen enkele jongere als vriend vanuit een privé account op sociale media. De Organisatie ondersteund wel een systeem waarin contact met jongeren vanuit een professionele account kan opgezet worden via sociale media. De verhouding tussen (i)begeleider en jongere (met hun ouders) wordt anders als zij ook op de hoogte zijn van de privé bezigheden van begeleiding. Hetzelfde geldt voor jongeren die eerder al in begeleiding waren en opnieuw hun ouders. 

Gebruik van eigen media tijdens de werkuren.

Binnen de werking van De Organisatie worden geen gsm’s toegestaan aan jongeren. Gebruik dan zelf ook geen smartphones of sociale media in het zicht van jongeren, tijdens de uren van de werking. Er kan steeds gemakkelijk getraceerd worden op welk moment welk bericht online geplaatst is, dit kan de geloofwaardigheid van de werking aantasten. Een uitzondering wordt hier opnieuw gemaakt voor de sociale media die ingezet worden in het kader van de organisatie. Omgekeerd geldt ook: er wordt niet verwacht dat men ’s avonds of na de werkuren professionele internet-accounts opent of gebruikt. 

Monitor van mediagebruik.

Link in de Kabel

vzw



12 12

Signaliseer berichten en filmpjes waar je weet van hebt en waaraan je twijfelt. Communiceer dit naar directie of collega’s. 

Respecteer andermans privacy.

Hou je aan een vanzelfsprekende gedragscode. Het is nooit toegestaan gegevens, beelden of foto’s van jongeren of begeleiding van De Organisatie online te plaatsen zonder de toestemming van De Organisatie. Ook niet als de persoon die op het beeld staat daar toestemming voor geeft. De directie beschikt over de regels die van toepassing zijn op elke jongere specifiek. Plaats nooit vertrouwelijke informatie online die niet voor de buitenwereld gekend hoeft te zijn. 

Herstel snel.

Maak je een fout in je communicatie online, herstel die dan direct, zonder eerdere berichten te wijzigen of te verwijderen. Zet bij die correctie duidelijk bij dat jij diegene bent die het oorspronkelijke bericht geplaatst hebt én die het nu ook corrigeert. Door het oorspronkelijke bericht niet te verwijderen maar te nuanceren of verbeteren, behoud je je geloofwaardigheid.



Wees zorgvuldig.

Plaats alleen informatie online waarvan je weet dat die 100% strookt met de waarheid. Wat je op het internet publiceert zal een lange tijd daar op terug te vinden zijn. Je hebt niet altijd toegang tot je informatie als je die later zou willen terug roepen.



Respecteer copyright.

Gebruik geen logo’s of beeldmateriaal dat eigendom is van iemand anders. Plaats geen materiaal online waarvoor je geen toestemming hebt van de eigenaar. Wil ej toch aan de slag met beeldmateriaal, maak dan steeds je bronnen kenbaar. Net zoals in je off-line leven, is De Organisatie steeds verantwoordelijk voor wat er online gebeurt binnen het tijdsbestek dat jongeren toegang hebben tot het net. Ga met die verantwoordelijkheid correct om en ondersteun de jongeren van dichtbij in hun internetgebruik.

Link in de Kabel

vzw



Sessie 1: Nieuwe- en sociale media in onze leefwereld! Sessie 2: Waar wilt een organisatie naar toe?

Recommend Documents